implementaciÓn de la certificaciÓn nuevo esquema
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IMPLEMENTACIÓN DE LA CERTIFICACIÓN NUEVO ESQUEMA
DE EMPRESAS CERTIFICADAS EN AUTOLÍNEAS ÁGUILAS DEL
PACÍFICO.
Cynthia Celeste López Rolón
Karen Janet Narváez Prudencio
Rene González Chávez
Ingeniería en Gestión Empresarial
Villa de Álvarez, Col., a 14 de Diciembre de 2017
INFORME TÉCNICO DE RESIDENCIA PROFESIONAL QUE PRESENTA:
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Índice
1. Introducción ................................................................................................................. 3
2. Justificación: ............................................................................................................... 4
3. Objetivos ...................................................................................................................... 6
4. Problemas a resolver jerarquizados ........................................................................ 7
5. Procedimiento y descripción de actividades .......................................................... 8
6. Resultados................................................................................................................. 11
7. Conclusiones y recomendaciones ......................................................................... 13
8. Competencias desarrolladas .................................................................................. 17
9. Referencias bibliográficas ....................................................................................... 18
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Introducción
La empresa transportista “Autolíneas Águilas del pacifico” (ALAPSA) es una
empresa 100% manzanillense que se de dedicada a la consolidación, transporte de
carga local y federal. Adaptándose a las necesidades de los clientes, el puerto y el
mercado en general, ofreciendo calidad y seguridad en los procesos que brinda.
Su objetivo primordial es la satisfacción de sus clientes con una logística eficiente que los coloque como una empresa transportista competitiva. Logrando la calidad de sus servicios con el equipo, infraestructura y la experiencia que los caracteriza.
Con los conocimientos adquiridos a lo largo de la carrera y con ayuda de nuestros asesores podremos llevar a cabo el proyecto, ya que deberemos analizar el estado actual de la empresa, sus procesos y actividades que se desarrollan dentro de todas las áreas, el personal con el que cuenta, las capacidades, los perfiles de puesto, las áreas de oportunidad y mejora, lo cual ayudara a cumplir con los estándares establecidos para la certificación entre más actividades.
Dentro del proyecto también podremos ver las actividades que se fueron realizando a lo largo de nuestra estancia y el porqué de cada una de las actividades, las problemáticas, los resultados que obtuvimos y las recomendaciones que de acuerdo a nuestros puntos de vista son las mejores para ayudar a la empresa a su certificación y mejorar como organización.
En el caso de los resultados obtenidos con dicho proyecto no podremos mostrar formatos ni evidencia fotográfica por seguridad y confidencialidad de la empresa, siendo así solo describir las actividades y graficar algunos resultados que se pudieron observar de una manera clara y sin afectar estos puntos.
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Justificación:
La certificación OEA es un programa que busca fortalecer la seguridad en la cadena
logística del comercio exterior a través de establecer estándares en materia de
seguridad internacionalmente reconocidos, y que otorga beneficios a las empresas
participantes. En México ha ido creciendo el porcentaje de empresas que se están
certificando para ampliar su mercado y poder garantizar su servicio de calidad.
La empresa transportista Autolíneas Águilas del Pacifico está mostrando un notable
crecimiento en el mercado, generado por el incremento en sus clientes y la
demanda de servicios con los que actualmente cuenta. Así mismo, con dicho
crecimiento, se han hecho notar problemáticas internas que afectan la productividad
para la satisfacción de sus clientes.
Con base en lo anterior, se requiere implementar de manera inmediata y expedita la
certificación NEEC, lo que permitirá estandarizar sus procesos y contar con un valor
agregado para sus clientes.
Como se sabe México presentó en el 2012 el Nuevo Esquema de Empresas
Certificadas (NEEC). Es un esquema diseñado en coordinación con el sector
privado para fortalecer el comercio exterior, optimizar la cadena logística
internacional y promover la competitividad de las empresas mexicanas, a través de
la implementación de sistemas basados en estándares internacionales de
seguridad. En el año 2016 cambia a su nombre por cuestión de reconocimiento
mutuo en otros países y se oficializa el nombre a Operador Económico Autorizado
(OEA). ((SAT), 2014)
Como estrategia se incluyó al sector de transporte terrestre en dicha certificación ya
que se considera un factor vulnerable en la cadena logística pues se corre un alto
riesgo de que se puedan introducir objetos, mercancías o sustancias ilícitas y/o
prohibidas. Siendo así incluidos estándares de seguridad y control, reduciendo la
posibilidad de alteraciones de los medios de transporte, contenedores, remolques y
semirremolques de dichas sustancias o mercancías.
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Ser una empresa certificada trae consigo ventajas como lo es mejorar la
productividad y eficiencia, reducir costos, mayor satisfacción de los clientes,
aprovechamiento de los recursos, ser una empresa más segura, con un mejor
ambiente laboral. Además, se brindan beneficios en La Aduana como son: atención
personal, carriles exclusivos, agilización en el despacho aduanero, simplificación y
facilidades administrativas, servicios extraordinarios para facilitar el cruce de
mercancías y reducción de costos.
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Objetivos
General:
Consolidar el proyecto empresarial de Auto Líneas Águilas del Pacifico (ALAPSA)
como una empresa de clase mundial, mediante la certificación del incremento de la
seguridad, eficiencia y productividad en la cadena logística de la transportista, para
alcanzar el más alto nivel de satisfacción del cliente
Específicos:
Conocer los procesos y funcionamientos de la empresa.
Determinar las áreas de oportunidad en los procesos de la empresa
ALAPSA.
Diseñar e implementar capacitaciones sobre el uso de las herramientas
propuestas para la certificación.
Aplicar la certificación NEEC en la empresa.
Medir resultados relevantes que nos indiquen si fueron de utilidad las
herramientas aplicadas.
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Problemas a resolver, jerarquizados
La empresa transportista Autolíneas Águilas del Pacifico (ALAPSA) ha ido creciendo
y ampliando su mercado; sin embargo, actualmente no cuenta con ningún tipo de
certificación ni con procesos sistematizados que ayuden a agilizar el desempeño de
sus actividades. Los principales problemas serian:
1.-Control y sistematización de los procesos.
2.- Capacitación del personal.
3.- Actualización de los manuales.
4.- Actualización de los registros del personal.
5.- Analizar y detectar las áreas de oportunidad de mejora.
Por ello, nos proponemos desarrollar todos los procesos necesarios para que la
empresa ALAPSA alcance la certificación NEEC, cuyo objetivo último será
consolidar su presencia en el mercado y situarla como una transportista de clase
mundial.
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Procedimiento y descripción de actividades
Primeramente, se analizó todo con lo que cuenta la empresa desde personal,
equipo, infraestructura y partiendo de esto realizar el estudio de los procesos,
capacitaciones y mejoras que se deban realizar para la implementación de la
certificación.
Para lograr ser una transportista de renombre y con mejores oportunidades internas
y externamente muchas veces se deben hacer cambios y mejoras que ayuden a
dicho cambio que beneficiara a la empresa. “La certificación de este sector tiene
como finalidad el promover la aplicación de estándares mínimos de seguridad y
mecanismos de control, reduciendo la posibilidad de alteraciones de los medios de
transporte, contenedores, remolques y semirremolques con productos prohibidos
y/o ilícitos.” (SAT, 2015)
Capacitación: Se detectó un bajo rendimiento del personal y falta de información
de las políticas, procesos y actividades que debían realizar, por lo que se
identificaron temas para la capacitación. Estas capacitaciones fueron necesarias
ya que el personal que iba entrando o tenía poco tiempo de laborar no se les
había capacitado para su puesto ni de las políticas con las que cuenta la
empresa.
Se realizaron folletos para dar a conocer en lo que consiste la certificación Neec
(OEA), sobre las políticas internas de seguridad que tiene la empresa y sobre las
adicciones, lo cual se difundió la información a todos los trabajadores en la sala
de juntas. Esta información les fue compartida para involucrarlos en la
certificación ya que ellos son una parte fundamental en la empresa, debiendo
estar informados del porqué de las modificaciones y mejoras que se deberán
realizar, además de que esto les favorecerá también.
Se elaboró un programa interno de protección civil, para ello se han realizado los
croquis con la señalética correspondiente, así como actualización de la
normatividad utilizada.
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Se definieron planes de contingencia para Alapsa, para que cuenten con las
medidas de seguridad necesarias y un plan de “qué hacer en caso de”.
Realizamos un recorrido por las instalaciones de la empresa para observar y
tomar evidencia de lo que estaba en mal estado o en mal funcionamiento,
adicionalmente se realizó una cotización de los materiales para el mantenimiento
de las instalaciones, así como propuestas para su remodelación. Además, se
realizaron formatos de revisión de instalaciones para llevar el control del
mantenimiento.
Realizamos un croquis en donde se especifica la ubicación de puertas y casetas
principales de toda la instalación de la empresa, además otro croquis exclusivo
de la oficina Alapsa, para que tengan plasmado como está divida las áreas de la
empresa y en que ubicación se encuentra.
Se realizó el procedimiento de las actividades que realizan los guardias de
seguridad cuando ingresa o sale personal interna y externa de la empresa.
Se modificó el procedimiento de la programación de revisión que se lleva a cabo
en la empresa por el Personal de Seguridad, para poder tener un mejor control
de seguridad y no haya incidencias muy consecutivas.
Se realizó un registro del personal que tiene vehículo con acceso a los
estacionamientos de la empresa, para que puedan ser identificados y
autorizados por el personal de vigilancia.
Se realizaron Cartas Responsivas a cada personal autorizado (operadores de
tractocamión) que cuenta con una unidad móvil de Alapsa, para registrar y
verificar que las unidades son utilizadas debidamente para el desempeño de sus
actividades y darles a conocer las responsabilidades que tienen por el uso de la
unidad.
Se llevó a cabo el procedimiento para contactar al personal de seguridad de una
manera más rápida y eficaz.
Se hizo el inventario de los aparatos de comunicación como son los radios base
y los celulares radio que tiene el personal autorizado, así como la elaboración de
las cartas responsivas de los aparatos asignados a cada uno con sus
respectivas responsabilidades.
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Se auditó el registro que deben de llevar a cabo en la bitácora cuando ingresa
una persona externa, así como el procedimiento que utilizan para el retiro de
personal no autorizado y se creó un diagrama de flujo de acuerdo con las
actividades de los guardias ante dicha situación.
Se actualizó y mapeo el proceso de las actividades que se realizan cuando se
presenta una situación del ingreso de una persona no autorizada a las
instalaciones de la empresa, para que se tuviera plasmado que es lo que se
debe de hacer.
Se realizó un Checklist para proveedores, colocando una serie de preguntas
referente a los requisitos que pide la norma.
Se modificó el manual de procesos, de acuerdo con las actividades que realiza
cada uno de los empleados de Alapsa, ya que los procedimientos no estaban
completos y ni de manera correcta.
Se realizó un estudio socioeconómico, así como un registro de huellas
dactilares, para anexarlo al expediente de cada trabajador junto con la más
documentación ya obtenida.
Selección de la documentación que cumple con el tiempo de vida útil, y
depuración de la que excede el tiempo establecido, para hacer una limpieza de
documentos y así evitar estorbos y confusiones en los archivos.
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Resultados
Al realizar los análisis correspondientes de toda la empresa, basándonos en los
antecedentes, el equipo con el que se contaba, los recursos humanos y actividades
que se realizaban en las áreas, pudimos crear distintas actividades que de acuerdo
a los criterios que la norma requería se debían llevar a cabo.
Ya con los datos recabados y con las actividades establecidas nos pusimos a la
tarea de ir aplicando dichas actividades en un determinado tiempo, mientras
algunas solo había que darles un seguimiento, actualizar, mejorar o empezar desde
cero pudimos completar a lo largo de nuestra estancia un 70% de avance.
Algunos procesos fueron un poco más difíciles ya que no solo era llegar y cambiar o
implementarlo estrictamente, si no que se debía informar al personal, hacerlos parte
y ayudar en su implementación o cambio, algunas actividades son las que se
muestran a continuación en imágenes.
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En las imágenes se muestra como se modificaron los procesos, se realizaron
distintas actividades para mapear los procesos, se crearon bases de datos del
personal, del equipo con el que cuenta la empresa, se realizaron registros de llaves,
unidades, cartas responsivas de operadores, propuestas de mantenimiento de las
instalaciones, presupuestos de la misma los cuales han ido aplicando.
A mediados de nuestra estancia nos dedicamos a actualizar el manual de
protección civil de la empresa, donde también se actualizaron las brigadas de
emergencia las cuales no habían sido modificadas y varios elementos ya no
estaban laborando en la empresa, además de la realización de simulacros y
actualización de los croquis que también ya estaban obsoletos.
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También se realizó un análisis de los socios comerciales con los que se contaba en
la empresa y realizamos un cuestionario.
En el caso de los estudios socioeconómicos de los trabajadores no se contaba con
los expedientes, los cuales tuvimos que elaborar y tomar datos y antecedentes del
mismo, tomando sus huellas y creando una base de datos con toda su información.
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Conclusiones
De las actividades que realizamos dentro de la empresa para cumplir con los
requerimientos de la certificación NEEC (OEA), concluimos que es importante la
colaboración de todos y cada uno de los que integran la empresa, que se debe de
llevar un control detallado de las actividades en materia de seguridad y procesos
que se realizan, además de que la mejora continua siempre es una oportunidad
para seguir creciendo.
También que a las actividades y los puntos que logramos desarrollar en nuestra
estancia creemos que es importante darles continuidad y no dejarlos como un
campo cumplido para la certificación, si no irlos mejorando ya que la empresa tiene
un gran futuro siempre y cuando se dedique a mejorar.
Gracias a estas prácticas que realizamos en la residencia pudimos ampliar nuevos
conocimientos y poner en práctica los aprendidos a lo largo de nuestros estudios.
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Recomendaciones
Contar con un uniforme que los identifique como empresa.
Contar con el equipo y material necesario para realizar las actividades
laborales. (EPP, Papelería, equipo de oficina)
Que el equipo y las instalaciones este en buen estado.
Registrar y mantener el control de las actividades y procesos.
Realizar el mantenimiento adecuado y a tiempo para evitar pérdidas equipos y
materiales.
Ofrecer motivación al personal para que realicen sus labores con mejor
desempeño.
Contratar al personal que cumpla adecuadamente con el perfil de puesto.
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Competencias desarrolladas
Aplicación de métodos, técnicas y herramientas para la solución de
problemas.
Implementación de estrategias para la motivación y comunicación entre los
trabajadores.
Mejora de la estructura de los procesos implementados en la empresa.
Investigación y capacitación de los distintos puntos referentes a la
certificación.
Evaluación de los procesos y/o actividades que se realizaban.
Disponibilidad para la realización de actividades en cualquier área de la
empresa.
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Referencias bibliográficas
http://ciao.com.mx/oea-neec/
http://www.sat.gob.mx/comext/neec/Paginas/default.aspx
http://www.integracemx.com/
http://www.sat.gob.mx/comext/neec/Paginas/transportista_terrestre.aspx
http://certificacionneec.com/
http://t21.com.mx/logistica/2015/11/12/46-comercio-exterior-certificado-neec
http://t21.com.mx/logistica/2013/01/29/brinda-neec-beneficios-mayores-que-
ley-aduanera
https://www.forbes.com.mx/ser-o-una-empresa-neec/
http://www.uacj.mx/DGDCDC/SP/Documents/RTI/2015/IIT/-
An%C3%A1lisis.pdf