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Implantación del Sistema CISnergia
Informe de Comisión de Servicio (viático) No: 53465
Nombre: Edison Ramiro Santacruz Coral
Rol: 38671
Lugar: Cuenca - Empresa Eléctrica Centro Sur
Fecha de inicio: 23/11/2016
Fecha Finalización: 25/11/2016
Actividades Planificadas
Ítem Descripción
1
Revisión versión 1 del Nuevo Sistema Comercial CIS/CRM
Actividades Desarrolladas
Fecha: Descripción actividad/tarea
Personas de la ED con
quienes trabajó /
Referencia Actas
2016-11-23
Revisión de la versión 3 del Nuevo Sistema Comercial CIS/CRM, en la sala
de sesiones de la Empresa Eléctrica Centro Sur.
ANEXO 1.
Mario Lasso
Jonatan Sanchez
Ricardo Padilla
Edison Santacruz
E.E. Centro Sur
CNEL
2016-11-24
Revisión de la versión 3 del Nuevo Sistema Comercial CIS/CRM, en la sala
de sesiones de la Empresa Eléctrica Centro Sur.
ANEXO 1.
Mario Lasso
Jonatan Sanchez
Ricardo Padilla
Edison Santacruz
E.E. Centro Sur
CNEL
2016-11-25 Regreso a Quito primer vuelo de la mañana y asistencia a oficinas Edf.
Alvarez.
Registros de :
(tipo) Acuerdos, Discrepancias, Riesgos, Solicitudes de Alcance, Observaciones
Observación
Elaborado Visto Bueno
Ing. Edison Santacruz. Ing. Christian Muñoz
ANEXO 1: MINUTA Y ACUERDOS
Sesiones de Revisión Proceso de Nuevas Conexiones con Extensión de Red (BPM)
Inicio 10:00
10:00
Términ
o
17:30
01:00
Ubicació
n
Centrosur
Centrosur
Fecha 23/11/16
24/11/16
Convocados Empresa Presente Contacto
Jonatán Sánchez Consultor BPM √ [email protected]
Mario Lasso Proyecto CIS-CRM √ [email protected]
Carlos Montero Delegado Guayaquil √ [email protected]
c
Edison Santa Cruz Delegado Quito √ [email protected]
Ricardo Padillla Delegado Quito √ [email protected]
Francisco Parra Delegado Centro Sur √ [email protected]
Participaron por parte del WM y Datos Maestros el 24/11/16:
Pablo Peirano Consultor Datos
Maestros
Jaime Rodríguez Consultor WM √ [email protected].
ec
SI (√), NO (x), Justificado (*)
Tema Proceso de Nuevas Conexiones con Extensión de Red:
Integración entre las áreas de Atención al Cliente y el
Área de Distribución a través de la herramienta BPM.
Objetivo Homologar las actividades del Área de
Distribución correspondientes al proceso de
Nuevas Conexiones con el objeto de que el área
comercial disponga de información actualizada
sobre el estado de las solicitudes de extensión
de red en cualquier parte del proceso.
Validar la implementación del proceso en
BPM:
o Flujo del Proceso
o Actividades
o Pantallas
o Roles
Continuar la revisión del proceso a partir de la
notificación del pago por parte del cliente.
Objetivos y Premisas:
Se llevaron a cabo reuniones con los representantes de las Áreas de Distribución de las
empresas Centro Sur, Quito y Guayaquil durante los días:
Miércoles 23/11/16 10:00am a 5:30pm
Jueves 24/11/16 10:00am a 12:30pm
Premisas
Se asumen las mismas premisas acordadas en las sesiones de trabajo realizadas en el mes
de julio de 2016 y recogidas en los documentos
1. “Minuta y Acuerdos Reuniones 12 al 15 Julio_Distribución-Proceso de Nuevas
Conexiones”
2. “Minuta y Acuerdos Reuniones 16 al 18 Noviembre_Distribución-Proceso de
Nuevas Conexiones con Extensión de Red”
A continuación se mencionan las principales:
Las empresas seguirán usando sus sistemas actuales de distribución para soportar
sus procesos y que de momento no se plantea integración alguna entre BPM y dichos
sistemas.
El alcance de las actividades no incluye la modificación de los procesos actuales.
Esto será atendido eventualmente con la ejecución del proyecto del Sistema de
Administración Financiera SAF-PS (ver minuta “Acta de reunión 30 de junio de
2016 Proceso de Nuevas Conexiones”).
El objetivo es homologar las actividades generales del área de distribución que
permitan a través de BPM informar al área comercial sobre el estado de las
solicitudes de extensión de red.
El punto de partida de la revisión del proceso es el proceso aprobado en el PDD
CRM16: Proceso de Nuevas Conexiones, por consiguiente sólo se incluye dentro
del alcance de implementación en BPM a los proyectos de Extensión de Red (baja
tensión). Cualquier requerimiento adicional que no haya sido incluido dentro de
dicho PDD deberá ser formalizado por los canales ya definidos dentro del proyecto
SIGDE.
Los acuerdos reflejados en esta minuta no revocan los acuerdos anteriores (Ej.
Minuta y Acuerdos Reuniones 12 al 15 Julio_Distribución-Proceso de Nuevas
Conexiones) a menos que sea mencionado clara y explícitamente en este documento.
Y se agregan
Actividades y Acuerdos relevantes
A continuación se mencionan las actividades más relevantes llevadas a cabo y los acuerdos
y consideraciones surgidos durante las reuniones.
Se acordó que la asignación de solicitudes en BPM se realizará de forma automática
en función de la zona geográfica de atención. Se utilizará en primera instancia el
código de agencia donde se generó la solicitud para identificar la zona geográfica
de atención donde se debe asignar la solicitud. Cualquier otro criterio podrá ser
utilizado para identificar la zona donde se deberá asignar la solicitud.
Se definirán grupos en BPM para cada una de estas zonas geográficas de atención.
Los usuarios deberán asignarse a la zona que correspondan. Cada una de las
empresas deberá entregar la información sobre su división de zonas geográficas de
atención.
No se contempla la generación de órdenes desde BPM. La generación de órdenes en
WM u otro sistema legado, para soportar el proceso, se considera procedimental y
no está dentro del alcance de la solución BPM.
Para las siguientes actividades:
o Comunicar al cliente los costos del Proyecto.
o Confirmar Inventario.
o Confirmar Requisitos/Trabajos por parte del Cliente.
Se acordó reorganizar el flujo de la siguiente forma:
Donde adicional a lo ya definido se acuerda lo siguiente:
o Actividad Comunicar al cliente los costos del Proyecto: Registrar que El
(Los) Cliente(s) acepta los costos de extensión de red.
o Actividad Confirmar Inventario: Se confirmará inventario tantas veces haya
ajustes en la valoración del proyecto.
o Actividad Confirmar Requisitos/Trabajos por parte del Cliente: Se confirma
si el cliente entregó los documentos adicionales (si aplica) y/o realizó los
Trabajos complementarios (si aplica).
Se presentará la opción de re-negociar los costos del proyecto.
Registrar que El (Los) Cliente(s) acepta los costos de extensión de
red luego de la re-negociación.
Una vez el cliente acepta los costos de la re-negociación se envía una
2ª notificación con los costos definitivos de la extensión de red.
o El tiempo máximo de ejecución de las 3 actividades será de 180 días
contando desde el momento del envío de la primera notificación de costos
referencial al cliente en la actividad Comunicar al cliente los costos del
Proyecto. Este tiempo estará sujeto a la factibilidad técnica del
dimensionamiento de la plataforma de BPM.
o Se informó que por estándar de implementación en BPM estas 3 actividades
al estar asignadas al mismo rol y ser consecutivas serán agrupadas en una
sola actividad o subproceso. Se asegura que todas las funcionalidades ya
definidas en las 3 actividades serán implementadas.
Se revisó la versión 3.1 del flujo del proceso Nuevas Conexiones con Extensión de Red a
partir de la actividad de “Recibir Notificación de Pago”.
A continuación se menciona lo acordado:
1. Generar Acuerdo Comercial y 2. Facturación y Cobro (SD+FICA) (tareas del
sistema Comercial):
BPM enviará al Sistema Comercial (CRM) la información necesaria para que se
proceda a la creación del Interlocutor Comercial (IC) y el Acuerdo Comercial
(AC) de todos los solicitantes que conforman el proyecto de extensión de red.
BPM enviará al Sistema Comercial (CRM) la información sobre el costo que
deben cancelar cada uno de los solicitantes que conforman el proyecto de
extensión de red.
Consideraciones Generales pendientes por validar con los frentes de CRM y SD:
o Validar quién generará la factura de los rubros no energéticos en SD
(comercial o distribución).
o Se debe generar en CRM tantos IC y AC como solicitantes haya en la
solicitud de extensión.
o Se debe generar en SD la factura de cobro por rubros no energéticos de todos
los solicitantes que conforman el proyecto de extensión de red.
3. Recibir Notificación de Pago (Tarea de Sistema)
Una vez el cliente acepta los costos del proyecto tendrá 5 días laborales para
realizar el pago correspondiente. En caso de que no realice el pago se actualiza
el estado de la solicitud en CRM y se termina el proceso.
Queda pendiente por definir: Cómo se le notificará a BPM que los N clientes
que forman parte de un proyecto han pagado y se puede continuar con la
solicitud. En caso de que no sea factible técnicamente automatizar lo anterior se
aplicará de forma procedimental (manual).
4. Enviar Carpeta del Proyecto (Tarea Humana)
Rol: Jefe Departamental
Tiempo máximo de Ejecución de la tarea: No definido
Acción al vencer el Tiempo máximo de ejecución de la tarea: No definido
Deberá mostrar simplemente un check para confirmar que la actividad fue
completada
5. Recibir Carpeta del Proyecto (Tarea Humana)
Rol: Director o Jefes de Zona
Tiempo máximo de Ejecución de la tarea: No definido
Acción al vencer el Tiempo máximo de ejecución de la tarea: Enviar notificación
por correo al Jefe Departamental.
Deberá mostrar simplemente un check para confirmar que la actividad fue
completada
6. Identificar Constructor de la Obra (Tarea Humana)
Rol: SuperIntendente/Director
Tiempo máximo de Ejecución de la tarea: No definido
Acción al vencer el Tiempo máximo de ejecución de la tarea: Enviar notificación
por correo al Jefe Departamental.
Deberá indicar si la construcción de la red será realizada por :
o Personal Externo: En ese caso la solicitud se asigna de forma automática en
la bandeja del fiscalizador.
o Personal Interno: En ese caso la solicitud se asigna de forma automática en
la bandeja del Jefe Departamento Construcción.
o Personal Externo Centro Sur: Se presentará la opción para la asignación
manual al Supervisor/Fiscalizador del proyecto que corresponda.
7. Asignar Construcción de Proyecto Interno (Tarea Humana)
Rol: Jefe Departamento Construcción
Tiempo máximo de Ejecución de la tarea: No definido
Acción al vencer el Tiempo máximo de ejecución de la tarea: Enviar notificación
por correo al Jefe Departamental.
Se presentará opción para la asignación manual al Supervisor/Fiscalizador del
proyecto que corresponda.
8. Asignar Fiscalizador del Proyecto (Tarea Humana)
Rol: Fiscalizador
Tiempo máximo de Ejecución de la tarea: No definido
Acción al vencer el Tiempo máximo de ejecución de la tarea: Enviar notificación
por correo al Jefe Departamental.
Se presentará opción para la asignación manual al Supervisor/Fiscalizador del
proyecto que corresponda.
9. Registrar Ejecución del Trabajo (Tarea Humana)
Rol: Supervisor/Fiscalizador del Proyecto
Tiempo máximo de Ejecución de la tarea: No definido
Acción al vencer el Tiempo máximo de ejecución de la tarea: No definido
Se deberá presentar la opción para registrar el inicio de los trabajos de extensión
y posteriormente se actualizará estado de la solicitud en Área Comercial (CRM).
Se deberá presentar la opción para registrar finalización de los trabajos de
extensión y posteriormente se actualizará estado de la solicitud en Área
Comercial (CRM).
Al momento de la energización de la obra se deberán entregar los datos técnicos
al GIS. El responsable de distribución deberá generar un archivo con toda la
información que requiere el GIS para la creación del CUEN. La generación de
este archivo no está contemplada dentro de BPM.
El envío del archivo al GIS será mediante correo o por medio de BPM.
(Pendiente validar con el equipo del GIS).
10. Generar/ Actualizar CUEN (Pendiente validar con equipo GIS)
Rol: GIS (por definir)
Tiempo máximo de Ejecución de la tarea: No definido
Acción al vencer el Tiempo máximo de ejecución de la tarea: No definido
El envío del archivo al GIS será mediante correo o por medio de BPM.
(Pendiente validar con el equipo del GIS).
A través de la interfaz GIS/SAP se generarán/actualizarán los CUEN
correspondientes.
Se deberá establecer un mecanismo interno de validación que asegure que los
mismos clientes que aceptaron y pagaron sean los mismos a los que se le generó
el CUEN.
Es necesario que el GIS devuelva la información de los CUEN generados a
BPM. (Pendiente validar con el equipo del GIS)
11. Enviar Clientes a CRM (Tarea de Sistema)
Una vez recibida la información de los CUEN se enviará la lista de clientes y
CUEN’s al área comercial para que proceda con la generación de las órdenes de
instalación de medidor.
En el área comercial se hará la gestión para el cobro de la garantía del medidor.
12. Recibir Notificación de Instalación Medidor (Tarea de Sistema)
El proceso en BPM quedará detenido a la espera de que el área comercial envíe
notificación a BPM indicando que el medidor o los medidores fueron instalados.
La automatización de esta actividad dependerá que el área comercial (CRM)
pueda identificar los clientes que forman parte de un proyecto y de esta forma
notificar a BPM. En caso contrario la actividad deberá ser llevada a cabo de
forma manual.
Una vez recibida la notificación (automática o manual):
o Se actualiza el estado de la solicitud en CRM y se termina el proceso.
o Se gestionan los tiempos de duración del proceso.
Las actividades anteriores corresponde a aquellas que ya fueron revisadas y validadas dentro
del flujo del proceso.
Puntos Pendientes Definir mecanismo de notificación a BPM del pago de los costos de extensión de
red. Caso particular cuando se trata de más de un cliente dentro de un proyecto.
Definir mecanismo de notificación a BPM de la instalación del medidor. Caso
particular cuando se trata de más de un cliente dentro de un proyecto.
Definir mecanismo de notificación a BPM sobre la creación de los CUEN’s desde
el GIS.
Próxima Reunión
Tema
Fecha y
Hora
Lugar
Anexos
v3.2 Proceso de Nuevas Conexiones con Extensión de Red
Proceso Nuevas
Conexiones con Extensión de Red v3.2.jpg
