ImasisCobranza Bienvenidos a esta guía la cual pretende ilustrar la manera de utilizar este programa Imasis es una marca registrada protegida por las leyes nacionales e internacionales de propiedad intelectual e industrial esta prohibida la reproducción de este material sin la autorización del titular. ImasisCobranza es una aplicación que puede ser utilizada por personas o empresas dedicadas al otorgamiento de crédito, administrar crédito dentro de una empresa o cualquier entidad que administra cobranza. En la barra de menú e íconos de acceso rápido encontrará las siguientes opciones:

Archivo Configurar Impresora: Permite establecer el tipo de impresora y sus parámetros es importante señalar que la impresora marcada como predeterminada será la primer opción

Nota: si usted requiere que sus archivos se generen con opción a PDF puede descargar el programa PDFcreator (mr) y podrá generarlos y enviarlos por correo Salir: Permite cerrar y salir del programa, recuerde salvar todos sus cambios antes de cerrar Catálogos: Clientes / Socios: Es la base de datos de los usuarios del crédito y pueden ser cliente o socios en el caso de las cooperativas o cajas populares, le recomendamos capturar la mayor cantidad de datos ya que le serán de utilidad en un futuro

Cobradores: Es la base de datos de las personas que nos brindan el apoyo de visitar al deudor para realizar la cobranza y nos permite asociar a los deudores con los cobradores Contactos: Son las personas, empresas, dependencias, autoridades, etc. a las que recurrimos para la operación del proceso de renta, en este apartado es importante registrar cada una de las personas que nos apoyan ya que de esta forma operamos nuestro proceso de manera más autónoma Proveedores: Son todos aquellos que nos proporcionar las materias primas en productos y servicios para operar el negocio ejemplo el proveedor de productos de limpieza, la CFE, el proveedor de teléfono, etc. Nota: inclusive se puede dar de alta a los empleados como proveedores y quedan para ser registrados como cuentas por pagar Estados y Ciudades: son los catálogos de información como el nombre lo indica y que utilizaremos en varias partes del programa.

Usted la puede alimentar en una ocasión o darla de alta conforme lo requiera Seguimiento: Es la herramienta que nos permitirá realizar el proceso de recordatorio de diferentes compromisos que hacemos en la operación del proceso de arrendamiento Nota: es una herramienta muy útil ya que funciona como agenda permitiendo atender todos los asuntos que usted tenga pendientes con sus deudores

Bancos: Es el catálogo de bancos con los que trabajamos y tenemos nuestras cuentas Cuentas: Son las cuentas bancarias que mantenemos activas y que sirven de base de nuestras operaciones son necesarias para realizar el registro de los gastos Tipo de gastos: Son los grupos en los cuales se clasifican los gastos ejemplo, MANTENIMIENTO, JARDINERIA, OTROS, etc. Meses y Años: Son las clasificaciones para que los movimientos se puedan clasificar en base a los periodos en que se realizan Movimientos: Recibos: en este apartado realizaremos los recibos de adeudo y que nos permitirán tener la información de los pagos realizados o pendientes Nota: Usted puede dar de alta de forma individual sus recibos o los puede generar en su totalidad con la opción “alta de mes” la cual se menciona más adelante

Las abreviaturas usadas en el programa para documentar los recibos son Ad=Adeudos Me=Mensualidad Mu=Multas In= Intereses Va=Varios Gastos: En este apartado anotaremos todos los gastos que realizamos y que forman parte de la operación regular de arrendamiento. Recomendamos utilizar estas clasificaciones

Nota: si usted tipifica su gasto como caja chica puede obtener un reporte que le informará sobre todos los gastos derivados de este renglón

Gastos / Balance: En este apartado podemos apreciar los ingresos y gastos en una misma ventana para poder identificar el flujo que manejamos Estado de cuenta individual: Es la información del estado de cuenta respecto individual de cada uno de los inmuebles que se arrendan Conciliar Bancos: Si usted dese llevar el control de sus ingresos y egresos lo puede hacer en este apartado Generar corrida Alta de mes: Si desea facilitar la carga de los adeudos de cada mes puede usar esta opción y así evitará hacerlo forma manual uno por uno, la fecha de referencia que se menciona es en la que se establece el día límite de pago

Alta por semana, quincena y libre (valor total no aplica por medio de saldos insolutos) Usted puede generar hasta 12 registros basándose en esta herramienta solo anote el monto total y calcular los montos mensuales si incluiré intereses debe agregarlos al monto la fecha base es la que marca el inicio del calculo y lo eventos deben ser un máximo de doce

Estado de Resultados: Son los resultados de las operaciones de ingresos y egresos en una sola ventana Análisis anual de pagos: Los pagos se pueden identificar de forma anual separado por mes por ello es muy importante clasificarlos de forma correcta para que aparezca Análisis anual de gastos: Es la consolidación de información de los gastos en un reporte anual clasificados mes a mes Impresiones Contratos y Cartas: Es una herramienta muy importante ya que de ella se derivan los contratos que se elaboran de cada uno de los arrendamientos que realizamos.

Nota el límite de hojas por plantilla es de cinco y usted puede crear las plantillas que requiera en base a sus necesidades como por ejemplo contratos, pagarés, recordatorios, etc.

Cartera de Saldos: Los saldos se encuentran en este reporte y pueden ser consultados y dependerán de los registros que hagamos en negativo Utilerías Usuarios: Son las personas que eventualmente pueden tener acceso al programa Nota: si usted llegará a olvidar su clave de acceso podemos ayudarlo enviándole claves nuevas, pero es una petición que atenderemos al titular de la compra Parámetros: Son los datos del negocio como nombre, domicilio, logotipo, etc. Nota: estos datos son los primeros que se debe llenar al iniciar a utilizar el programa ya que definen información muy importante

Consecutivos: Si manejamos folios predefinidos para los recibos podemos editar este numerador Ventana Cascada: Es la manera de acomodar las ventanas del programa que estamos utilizando esto en formato de cascada Mosaico: Es la manera de acomodar las ventanas del programa que estamos utilizando este acomodo es como el nombre lo indica en mosaico Descripción de funciones del programa Manejo de catálogos de información estas indicaciones aplican para todos los catálogos de datos ejemplo Clientes, Proveedores, etc. Tomaremos como ejemplo la base de datos de Clientes / Socio Para dar de alta un Cliente / Socio debemos considerar la importancia de la captura de la mayor cantidad de información ya que esto nos permitirá ser más eficientes al brindarle el servicio que se requiere Catálogos

En esta ventana encontramos las opciones de nuevo (agregar un cliente) editar (modificar los datos ya existentes) La función Borrar (eliminar el registro) esta deshabilitada para evitar que se eliminen de forma accidental datos Nota: si usted borra un registro ya no lo podrá recuperar por ello es muy importante que realice sus procesos de respaldo de forma regular ya que de esta manera puede rescatar algún dato que se haya eliminado por error

Para ordenar esta lista de manera diferente a la que se presenta basta con pulsar el encabezado por ejemplo si deseamos ordenas por domicilio solo se deberá pulsar el encabezado en donde aparece la palabra Domicilio y la ventana se mostrará así

Esta función aplica para todas las listas Para crear un registro nuevo de cliente o editar los datos del solo pulse el botón correspondiente y aparecerá esta ventana

Le recomendamos capturar la mayor cantidad de datos ya que le permitirá atender de mejor manera, obviamente si haremos un contacto serán muy importante todos los datos. Los catálogos tienen un buscador con el cual usted podrá realizar búsquedas de los datos requeridos ejemplo si deseo encontrar todos los clientes que en su base de información contengan JOSE y LUIS lo anotaré de esta manera y presiono buscar, si deseo regresar a la información original solo presiono limpiar.

Si el catálogo lleva foto como en el caso de las propiedades ésta se seleccionara de la siguiente forma: Nota: solo de pueden asociar fotos en formato jpg (en base de 3 colores) y gif, si usted tiene sus imágenes en otros formatos deberá convertirlas a estos formatos y en base de lienzo cuadrado con resolución sugerida de 300 x 300 pixeles

Para agregar un foto solo se debe acceder a la opción de editar o nuevo según sea el caso y pulsar este botón para que nos despliegue el lugar en donde buscaremos la foto, la ruta en que se encuentra la foto debe ser de máximo 100 caracteres ya que de otra manera no la vinculará: ejemplo de ruta valida c:\fotosservicios\bodega1.jpg, ruta no valida c:\archivogeneral\fotosservicios\catalogodepropiedades\bodega1.jpg

Para generar recibos se debe ingresar en movimientos recibos y en él seleccionara al cliente y definirá el contenido de los recibos, el dato de folio impreso es indispensable si usted no utiliza folios impresos puede presionar el botón de folio impreso para que el sistema lo numere Nota: los registros que aparecen están filtrados por los rangos de la parte media para elegir otro periodo solo se debe anotar y presionar el botón filtrar

Las abreviaturas usadas en el programa para documentar los recibos son Ad=Adeudos Me=Mensualidad Mu=Multas In= Intereses Va=Varios

Para imprimir un reporte usted tiene varias opciones

Puede obtener reportes individuales o grupales de los adeudos y de los pagos

Puede obtener gráficas por gastos, por deudor y por tipo de ingreso

Para conocer un balance de los gastos e ingresos por periodo elija movimientos / estado de resultados, anote el periodo a analizar y presiones procesar

Para conocer el resultado anual de pagos y gastos elegir según sea el caso Movimientos / Análisis anual de pagos o Análisis anual de gastos elegir el periodo

Los periodos se definen en Catálogos / Meses y años y se dan de alta como este ejemplo que corresponde a 2014

En el apartado de recibos usted encontrará múltiples reportes que le serán de utilidad

Anexo I (Respaldos)

El objetivo de las presentes recomendaciones es el de establecer un proceso de respaldos para evitar afectaciones graves en relación a

nuestra información y sistema y establecer una rápida respuesta para restituir nuestras operaciones en caso de ser necesario 1.- Establecer un horario y frecuencia para llevarlo a cabo, se recomienda diario al final de las operaciones ejemplo 19:00 hrs. 2.- Establecer el medio de respaldo, el cual debe ser externo se recomienda un CD o DVD en su defecto puede ser un disco externo NOTA: TODOS LOS EQUIPOS DEBEN ESTAR FUERA DE LOS SISTEMA Y ARCHIVOS A RESPALDAR DURANTE ESTE PROCESO YA QUE DE OTRA MANERA NO SE RESPALDARAN LOS ARCHIVOS UN USO 3.- Determinar las carpetas que se van a respaldar la aplicación ImasisCobranza se encuentra en una carpeta llamada ImasisCobranza en el equipo servidor esta debe ser respaldada en su totalidad 4.- Los archivos en disco duro de los usuarios no son respaldados por lo que se recomiendo en caso de ser necesario establecer una carpeta en red para que se incluya en el respaldo 5.- Grabar el respaldo en el medio establecido siguiendo los puntos anteriores 6.- Etiquetar el medio con la fecha y la hora ejemplo: si el medio es un CD o DVD en el disco se pueden grabar varios respaldos si este fuera el caso antes de respaldar en el disco se recomienda primero copiar la carpeta (ejemplo) ImasisCobranza a otra carpeta y renombrarla anotando fecha y hora ejemplo ImasisCobranza1010091200 lo que significa que fue realizado el 10 de octubre de 2009 a las 12 horas posteriormente “quemar” la carpeta en el disco 7.- Almacenar el respaldo en edificio diferente al lugar de trabajo y en condiciones seguras de clima y evitar un manejo que pueda ocasionar daño físico al medio de respaldo 8.- Almacenar el respaldo por lo menos por un año y posteriormente agruparlo en bloques anuales 9.- Realizar simulacro de recuperación 10.- Auditar el proceso de respaldo por una entidad externa y certificarlo

Nota: antes de realizar cualquier tipo de actualización del programa se debe realizar un respaldo total ya que si no se realiza usted puede toda la información de sus bases de datos Gracias por su atención Imasis es una marca registrada y esta protegida por las leyes nacionales e internacionales de propiedad intelectual e industrial, queda prohibida la reproducción total y parcial de este material. Actualización más reciente 12 de septiembre de 2017