Imasis Renta de equipos Bienvenidos a esta guía la cual pretende ilustrar la manera de utilizar este programa Imasis es una marca registrada protegida por las leyes nacionales e internacionales de propiedad intelectual e industrial esta prohibida la reproducción de este material sin la autorización del titular. Imasis Renta de equipos es una aplicación que puede ser utilizada por personas o empresas dedicadas a la renta de cualquier tipo de equipo. Como primer paso se debe configurar los datos requeridos sobre su negocio en utilerías/parámetros, en este apartado en la pestaña extras podrá agregar el logotipo del negocio y en frases podrá agregar frases que utilizarán al cotizar

En la barra de menú e íconos de acceso rápido encontrará las siguientes opciones:

Archivo Configurar Impresora: Permite establecer el tipo de impresora y sus parámetros Nota importante: si usted establece una impresora como predeterminada las vistas previas que se realicen se mostrarán en base a esta selección esto significa que si usted utiliza una impresora de tickets al ver un reporte de tamaño carta se truncará y se corrige cambiando d eimpresora predeterminada Salir: Permite cerrar y salir del programa Editar: (solo cuando exista una ventana activa con información) Cortar: Cortar un texto, esta función se puede realizar también con las teclas Control+X Copiar: Permite copiar al portapapeles un texto también se puede realizar con Control+C Pegar: Pega un texto previamente copiado o cortado, esta función se puede utilizar también con Control+V Catálogos: Los catálogos son la base de información requerida para la operación del programa Equipos / Servicios: Es la lista de equipos y artículos con sus respectivos precios, en este apartado usted puede dar de alta promociones de manera directa, puede anotar las series de los equipos que usted arrendará Clientes: Es la base de datos de los Clientes o clientes que compran o contratan sus servicios, es muy importante que registre la mayor cantidad de datos ya que esto le permitirá contactar de forma más rápida a su cliente

Ciudades y Estados: Son las entidades en las que habitan los Clientes a los que les prestamos nuestros servicios Medios: Son los diferentes orígenes por los cuales el Cliente nos contacta ejemplo: Pagina WEB, recomendación, volante, etc. Esta información es de utilidad para dirigir promociones Zonas: Son las zonas de donde nos visita el cliente y permite identificar cuales son las áreas de influencia Giros: Es la actividad del cliente ya sea particular, empresarial y que nos permitirá en un futuro orientar nuestras promociones. Nota: Entre más información se almacene de los clientes se tendrá una oportunidad mayor de brindarle un seguimiento más amplio Oficinas: Si contamos con más de una oficina o punto de venta aquí se clasifican para que podamos tener segmentada nuestra base de datos Tipos de tareas: Son los grupos en los cuales se clasifican las actividades que realizamos ejemplos: cita, cotización, renta, llamada, etc. Artículos: Familias de Equipos: Son los grupos en los cuales se clasifican los equipos o artículos que manejamos, ejemplo: andamios, taladro, mobiliario, etc. Marcas: Son las marcas de los artículos o servicios que manejamos, ejemplos: Herradura, Bacardí, Sonido, etc. Proveedores: Son todos aquellos que nos proporcionan las materias primas en productos y servicios para operar el negocio ejemplo el proveedor de productos de limpieza, la CFE, el proveedor de teléfono, etc. Equipos: Son los equipos que tenemos para apoyo de los eventos ejemplo mesas, tablones, sillas, escavadora, planta de luz, etc. sis uested lo desea puede agregar la descripción técnica del equipo como serie, modelo, etc. Empleados: Son nuestros colaboradores los cuales pueden ser permanentes o temporales, es muy importante que recabe los datos de sus colaboradores ya que esto facilita su localización

Operaciones Pago a proveedores: Es la base de datos de los gastos generales que realizamos a los proveedores y que permiten controlar el flujo de pagos, de esta forma usted puede llevar un adecuado control de sus cuentas por pagar Proyectos (Cotizaciones / Ventas) Cotizar: Es la base de cotizaciones que realizaremos a nuestros clientes y que integra los elementos de costo y características Cotizar, primero se debe dar de alta el proyecto en el botón nuevo de la parte superior, posteriormente se llenan los datos requeridos y en esta ventana usted puede dar de alta los productos o servicios y arrastrarlos a la ventana de contenido en esta parte puede anotar la cantidad de partes a incluir

Para agregar los equipos solo debe arrastrar y soltar, en esta etapa le preguntará el precio final y la cantidad Impresión, al imprimir se puede enviar a prácticamente cualquier tipo de impresoras o por medio de un driver de PDFcreator el cual es gratuito y se baja de internet se puede enviar por correo por medio de un PDF

Tiene la opción de imprimir la cotización o remisión en varios modelos si usted requiere un modelo especial se lo podemos desarrollar (solicite la cotización de este servicio)

Usted puede convertir su cotización en una remisión o nota de venta marcándola como cerrada en Proyectos/Cotizaciones/editar “Cerrada” Reportes

Catálogo de precios: en nuestra lista de precios vigentes Inventario: son todos los equipos y artículos con su respectiva existencia, mínimo y sugerencia para cubrir lo mínimo por ejemplo vendemos accesorios como COPLES y el mínimo de existencia que indique el catalogo de artículos fue de 100 y tenemos 78 en este caso en el reporte me sugerirá 22 Plantillas de contrato: Lo explicamos en capítulos anteriores permite elaborar contratos personalizados Equipos rentados: son todos los equipos que muestran el status de rentados

Venta resumida: Son las ventas realizadas por periodo y de forma resumida (aplica solo para ventas marcadas como cerradas y con fecha definida) Venta detallada: Son las ventas realizadas por periodo y de forma detallada (aplica solo para ventas marcadas como cerradas y con fecha definida)

Gastos: son los gastos que se generaron en el periodo que fueron dados de alta en Operación / Gastos aquí a aparecen por periodo todos los gastos pagados o pendientes Ventas por cliente: Es un reporte de ventas concluidas filtrado por determinado cliente Horas por equipo: Aplica para aquellos equipos que se administran por horas de uso Proyectos (Cotizaciones) no facturados: son aquellos que han sido abiertas pero que aun no marca el status de cerrado Por la condición del pago: Conoceremos lo pagado, pago parcial o pendiente y se alimenta del periodo y de estos datos Reporte de pagos: Permite identificar los pagos a provedores Inventario: Permite conocer la cantidad de productos que tenemos en inventario Plantillas de contratos o gestor de documentos: con esta herramienta podemos elaborar varios tipos de documentos personalizados por Cliente como por ejemplo: convenios, acuerdos, contratos, etc. Nota: debido al tamaño de algunos documentos es necesario dividirlo en partes

Manejo del Horómetro Al dar de alta los equipos se debe registrar las horas en que se realizará el mantenimiento así como las horas de uso actuales

Al agregar a una cotización o venta nos indicara las horas actuales y las horas de mantenimiento para que se tenga la precaución de realizar los mantenimientos de forma oportuna

Al regresar el equipo se debe actualizar las horas de retorno para que se actualice y esto se realiza editando el renglón de la última renta

Utilerías Usuarios / Empleados: Son los empleados o usuarios que pertenecen a la base de datos de empleados y que eventualmente pueden tener acceso al programa Parámetros: Son los datos del negocio como nombre, domicilio, logotipo, etc. Exportar: Este apartado permite al administrador exportar información de los equipos a un archivo de texto el cual puede ser abierto por Excel Ventana Ventana en cascada permite colocar las ventanas del programa de manera que sen visibles de forma ordenada en cascada Descripción de funciones del programa Manejo de catálogos de información estas indicaciones aplican para todos los catálogos de datos ejemplo Clientes, Proveedores, Artículos, Servicios, etc. Tomaremos como ejemplo la base de datos de Clientes Para dar de alta un cliente debemos considerar la importancia de la captura de la mayor cantidad de información ya que esto nos permitirá ser más eficientes al brindarle el servicio que el cliente

Catálogos / Clientes

En esta ventana encontramos las opciones de nuevo (agregar un cliente) editar (modificar los datos ya existentes) Borrar (eliminar el registro) Nota: si usted borra un registro ya no lo podrá recuperar por ello es muy importante que realice sus procesos de respaldo de forma regular ya que de esta manera puede rescatar algún dato que se haya eliminado por error Para ordenar esta lista de manera diferente a la que se presenta basta con pulsar el encabezado por ejemplo si deseamos ordenas por domicilio solo se deberá pulsar el encabezado en donde aparece la palabra Domicilio y la ventana se mostrará así

Esta función aplica para todas las listas ejemplo: servicios, proveedores, etc. Para crear un registro nuevo o editar los datos solo pulse el botón correspondiente y aparecerá esta ventana

Le recomendamos capturar la mayor cantidad de datos ya que le permitirá atender de mejor manera a su cliente, obviamente si haremos un servicio o entrega a domicilio serán muy importante todos los datos. Los catálogos tienen un buscador con el cual usted podrá realizar búsquedas de los datos requeridos ejemplo si deseo encontrar todos los clientes que en su base de información contengan JOSE y LUIS lo anotaré de esta manera y presiono buscar, si deseo regresar a la información original solo presiono limpiar.

Si el catálogo lleva foto como en el caso de los servicios ésta se seleccionara de la siguiente forma: Nota: solo de pueden asociar fotos en formato jpg (en base de 3 colores) y gif, si usted tiene sus imágenes en otros formatos deberá convertirlas a estos formatos y en base de lienzo cuadrado con resolución sugerida de 300 x 300 pixeles

Para agregar un foto solo se debe acceder a la opción de editar o nuevo según sea el caso y pulsar este botón para que nos despliegue el lugar en donde buscaremos la foto, la ruta en que se encuentra la foto debe ser de máximo 100 caracteres ya que de otra manera no la vinculará: ejemplo de ruta valida c:\fotosservicios\renta.jpg, ruta no valida: c:\archivogeneral\fotosservicios\catalogodeserviciosgenerales\renta.jpg

Alta de un Cliente: Usted dará de alta al Cliente en este apartado Catalogo/Clientes solo deberá eligir nuevo Cliente o en caso de modificar la información eligirá modificar datos Para programar citas en necesario dar de alta a los Clientes previamente y luego ingresar a programación de tareas / citas

Usted puede imprimir un reporte por cada cita solo debe seleccionar la opción reporte en la esquina inferior izquierda

Para elaborar una cotización o nota de venta usted podrá realizarla en Punto de venta / Nota cotización

Deberá elegir la opción nuevo y registrar los datos que se le solicitan para elaborar la cotización para agregar productos o servicio después de que genero el proyecto solo deberá arrastrarlos del lado izquierdo al derecho para que se incluyan en la cotización. Para administrar las citas solo debe acceder al panel En el panel usted podrá programar los eventos que desee ya sea de arrendamiento o de cualquier tipo de aspecto que sea importante recordar Anexo I (uso en varios equipos en red local) Nota: para esta configuración requiere una licencia por equipo Instalación y uso de una aplicación en red !.- Verificar que la red se encuentre adecuadamente constituida se refiere a que se encuentren definidas las unidades de red (es lo recomendable) o en su caso las carpetas se encuentren compartidas y que todos los usuarios tengan derechos de lectura y escritura y se puedan identificar en la red, no se recomienda el uso de sistemas operativos diferentes ya que provocará dificultad de enlace, lentitud y ruptura de enlace y en ocasiones daño a base de datos

Nota si este paso que vamos a mencionar ya se realizó no se debe volver a realizar ya que se perderá la información capturada y se iniciará una instalación nueva 2.- Instalar el programa completo con sus archivos complementarios en el equipo que se usará como servidor ruta:

3.- En cada uno de los equipos huesped se instalará una de las licencias mecionada como licencia 2 4.- A través de la red buscar el archivos ejecutable que se encuentra en la carpeta indicada en la unidad C del equipo servidor y crear un acceso directo Ejemplo: \\Servidor\ImasisCON\ImasisEventos.exe De esta forma trabaremos todos los equipos en las mismas bases de datos 5.- Accesar al programa en el equipo huésped y en la ventana de password aparecerá un dato que se requiere para activar la licencia este datos es el número de registro ejemplo Registro 414521-0210 este dato debe ser proporcionado vía correo para que se preparen los archivos de licencia 6.- Recibir por correo y colocar en cada equipo los archivos adjuntos en la carpeta señalada y sobreecribir los actuales (nota importante según la configuración y selección de herramientas de su sistema operativo al copiar

archivos se presenta la opción de copiar sobreescribiendo o dejando una copia del archivo anterior en este caso no se sobreescribirán los archivos y la aplicación no funcionará) 7.- Verificar que el acceso funciones y se pueda ingresar al programa y observar que los cambios realizados se manifiesten y observen en cada equipo 8.- Configure de forma adecuada su software antivirus y su contrafuego para que no le ocasiones dificultad la operación de sus archivos Nota: Obviamente al operarlo en red si el equipo servidor no se encuentra encendido no funcionará el programa Anexo II (Respaldos) El objetivo de las presentes recomendaciones es el de establecer un proceso de respaldos para evitar afectaciones graves en relación a nuestra información y sistema y establecer una rápida respuesta para restituir nuestras operaciones en caso de ser necesario 1.- Establecer un horario y frecuencia para llevarlo a cabo, se recomienda diario al final de las operaciones ejemplo 19:00 hrs. 2.- Establecer el medio de respaldo, el cual debe ser externo se recomienda un CD o DVD en su defecto puede ser un disco externo NOTA: TODOS LOS EQUIPOS DEBEN ESTAR FUERA DE LOS SISTEMA Y ARCHIVOS A RESPALDAR DURANTE ESTE PROCESO YA QUE DE OTRA MANERA NO SE RESPALDARAN LOS ARCHIVOS UN USO 3.- Determinar las carpetas que se van a respaldar la aplicación ImasisEventos se encuentra en una carpeta llamada ImasisEventos en el equipo servidor esta debe ser respaldada en su totalidad 4.- Los archivos en disco duro de los usuarios no son respaldados por lo que se recomiendo en caso de ser necesario establecer una carpeta en red para que se incluya en el respaldo 5.- Grabar el respaldo en el medio establecido siguiendo los puntos anteriores 6.- Etiquetar el medio con la fecha y la hora ejemplo: si el medio es un CD o DVD en el disco se pueden grabar varios respaldos si este fuera el caso antes de respaldar en el disco se recomienda primero copiar la carpeta (ejemplo) ImasisEventos a otra carpeta y renombrarla anotando fecha y hora ejemplo ImasisEventos1010091200 lo que significa que fue realizado el 10 de

octubre de 2009 a las 12 horas posteriormente “quemar” la carpeta en el disco 7.- Almacenar el respaldo en edificio diferente al lugar de trabajo y en condiciones seguras de clima y evitar un manejo que pueda ocasionar daño físico al medio de respaldo 8.- Almacenar el respaldo por lo menos por un año y posteriormente agruparlo en bloques anuales 9.- Realizar simulacro de recuperación 10.- Auditar el proceso de respaldo por una entidad externa y certificarlo Anexo III (instalación) Nota: antes de realizar cualquier tipo de actualización del programa se debe realizar un respaldo total ya que si no se realiza usted puede toda la información de sus bases de datos La carpeta que se genera en automático no debe ser renombrada ni cambiar a otra unidad que no sea C ya que no podrá acceder a la aplicación. El instalador creará de forma automática un acceso directo en el escritorio. Después de instalar el programa en ocasiones su antivirus no le permitirá abrirlo y debe realizar las configuraciones correspondientes, posteriormente presione el icono de accesos que se ceo en su escritorio y escriba la clave de inicio la cual es Usuario A y con clave A esta clave tan simple es solo para ingresar por primera vez le sugerimos cambiarla en el apartado de utilerías usuarios. Aun con su licencia activa siempre le pedirá su usuario y password, esta es una medida de seguridad de acceso, es muy importante que tenga un proceso de respaldos que le permita recuperar su operación en caso de alguna contingencia. Recuerde que las bases de datos son elementos que pueden ser abiertos por terceros no autorizados y por lo cual es importante que sus medios externos e internos de respaldos siempre los maneje personal autorizado y sea supervisado de forma permanente.

Al ingresar al programa aparecerá esta ventana (puede variar dependiendo el programa)

En caso de compra del programa para activar su licencia de forma definitiva le pedimos nos envíe por correo una impresión de pantalla de esta ventana con el número de su registro el cual aparece en la parte baja de la ventana en el ejemplo de la ilustración el dato es: Registro-34666-143090-20-12-0 esta ventana puede ser diferente sin embargo el dato siempre estará como se representa La activación se realiza entre 24 y 72 horas de recibir su correo por lo cual le sugerimos que en cuanto lo instale nos informe para que no le suceda que concluyan su accesos iniciales y no pueda ingresar

Posteriormente usted recibirá un correo con archivos complementarios a su licencia la cual es exclusiva para su equipo NOTA IMPORTANTE: SI USTED REISTALA EL PROGRAMA PERDERA LA INFORMACIÓN PREVIAMENTE CAPTURADA Imasis es una marca registrada y esta protegida por las leyes nacionales e internacionales de propiedad intelectual e industrial, queda prohibida la reproducción total y parcial de este material Imasis Derechos Reservados Ultima actualización 20 de agosto de 2018