Imagen ejecutiva

CARRERA PROFESIONAL: Secretariado Ejecutivo

Semestre académico : I

NOMBRE : DIANA FASABI ANDRADE

TEMA : PERFILY GESTION SECRETARIAL

DOCENTE : TEREZA HAYDEE LOPEZ RAMIREZ

TURNO : Mañana

El Perfil De Una Secretaria Ejecutiva Para muchas mujeres, este tipo de puesto resulta una exigencia constante. Son muchos los factores que se deben tener en cuenta, entre ellos, el nivel de capacitación y el cuidado de la imagen personal.

Quienes seleccionan a sus asistentes buscan personas con solidez actitudinal: la empatía, la comunicación y el esfuerzo por despejar el camino o simplificar las tareas son cualidades importantes. También suma valor el poder asumir diferentes responsabilidades y funciones, así como contar con la facilidad para coordinarlas.

Firmeza y seguridad son cualidades que no pueden estar ausentes, sobre todo, al momento de resolver situaciones extremas. El buen humor, por su parte, contribuye a disolver el estrés propio y el de su jefe, así como a la contención y al mantenimiento de un clima laboral ameno donde los conflictos puedan ser neutralizados.

Resulta fundamental desarrollar habilidades no sólo actitudinales sino también profesionales. La capacitación y el entrenamiento continuos son primordiales.

En el momento de iniciar la búsqueda de una secretaria, las empresas tienen en cuenta muchos requisitos pero, sin duda, se busca cada vez más personal especializado. No todas las secretarias –aunque tengan estudios específicos- son aptas para todas las búsquedas.

Además de contar con una formación completa en temas de cultura general y del ámbito político y económico –esto dependerá del rubro de la compañía- resultan indispensables sus competencias técnicas y conocimientos específicos de acuerdo al área a la que deba asistir.

Características del perfil de la secretaria ejecutiva

En el actual mundo económico, las empresas vienen desarrollando grandes cambios tratando de competir eficazmente en un ambiente muy cambiante y dinámico donde sólo sobreviven las empresas que se han preparado para hacer frente a las exigencias actuales.

La secretaria es probablemente el símbolo más universal de la presencia de la mujer en este mundo de los negocios. Su aporte da el calor, la intuición y la elegancia propios del sexo femenino.

Se señala con frecuencia que la secretaria es la primera imagen de la institución hacia los de afuera: tanto para los que acuden a ella, como también para los que permanecen lejos; para estos últimos a través de la correspondencia y del teléfono.

La vemos como promotora, como animadora, como coordinadora, como ejecutiva, como asistente cercana y activa en las grandes decisiones.

La secretaria es una función esencial en cualquier tipo de actividad empresarial, tanto en el mundo de los negocios como en la industria o en las profesiones liberales. La secretaria contribuye al eficaz funcionamiento de una empresa mediante su trabajo discreto, ordenado y metódico.

           En la terminología tradicional, se denomina secretaria a la persona que escribe la correspondencia,  extiende las actas de las reuniones, resuelve los asuntos de trámite y custodia los documentos de una oficina. Pero en los últimos tiempos el concepto de secretaria ha cambiado notablemente: ahora ha pasado a ser la asistente perfecta de su jefe, hasta el punto de ser capaz incluso de asumir responsabilidades de éste con credibilidad.

              La creciente complejidad de la vida empresarial, ha tenido como consecuencia que la secretaria se encargue preferentemente de asistir a su superior de manera más directa. Será ella quien confeccione los informes, memorandos o dossiers (Conjunto de documentos o informes sobre un asunto o persona) ; en definitiva, quien facilite el trabajo a su jefe con la debida eficacia. 

                    Por lo tanto, también debe conocer, en líneas generales, las características generales de éste, para colaborar con él con cierto conocimiento de la materia. El trabajo administrativo que deba realizar cada secretaria puede ser muy diferente entre una y otra, en relación al campo de actividad de la empresa en que se encuentre laborando, ya que  cada sector tiene sus propias características. Poseer el siguiente perfil:

Importancia de la secretaria en la empresa moderna

Personalidad equilibrada y pro-activa.         Autoestima positiva.     Capacidad de adaptación a los cambios.         Habilidades comunicativas y escucha activa.        Capacidad de crear, innovar e implementar.        Criterio propio para actuar oportunamente y distinguir prioridades.       Disposición para trabajar en equipo.     Capacidad de observación, concentración y amplitud de memoria.         Tacto y prudencia para manejar situaciones diversas.         Espíritu de superación.     Flexibilidad·         Sentido de humor.          Resistencia física y nerviosa.        Agudeza visual. 

Introducción

El perfil de la secretaria es una función esencial en cualquier tipo de actividad empresarial, tanto en el mundo de los negocios como en la industria o en las profesiones liberales. La secretaria contribuye al eficaz funcionamiento de una empresa mediante su trabajo discreto, ordenado y metódico. En la terminología tradicional, se denomina secretaria a la persona que escribe la correspondencia, extiende las actas de las reuniones, resuelve los asuntos de trámite y custodia los documentos de una oficina. Pero en los últimos tiempos el concepto de secretaria ha cambiado notablemente: ahora ha pasado a ser la asistente perfecta de su jefe, hasta el punto de ser capaz incluso de asumir responsabilidades de éste con credibilidad.

cUALIDADES PERSONALES   DE LA SECRETARIA MODERNA:

Toda secretaria eficiente debe poseer cualidades personales, que conjuntamente con las destrezas y conocimientos le permitirán desarrollar su trabajo de la manera más óptima y además le ayudarán a trabajar con otras personas como miembros de un equipo.  Dentro de las cualidades personales más importantes que una secretaria debe poseer son las siguientes: 

1. Discreción.-   Es vital para toda secretaria, puesto que ocupa un cargo de confianza y tiene acceso a material considerado reservado, deberá tener los documentos alejados de miradas indiscretas, además de mantener la prudencia respecto a la información que conoce.  

2. Adaptabilidad.-  Se requiere que toda secretaria tenga la capacidad para poder adaptarse a los cambios de ambiente, de funciones y de normas dentro de su trabajo. Esto significa que debe tener disposición favorable ante cambios bruscos en su rutina de trabajo.

3. Iniciativa y capacidad de trabajo.-  se entiende por iniciativa a la capacidad que tiene toda persona para emprender una acción, sin la necesidad de que otras se lo indiquen. Una secretaria con iniciativa debe anticiparse a las necesidades de su jefe con precaución y criterio.

4. Puntualidad.-   Es una manifestación de seriedad y formalidad. Toda secretaria debe ser puntal en el cumplimiento de su horario de trabajo como en el desarrollo de las labores encomendadas.

5. Responsabilidad.-  Implica que la secretaria debe ser capaz de realizar su trabajo de manera óptima sin necesidad de supervisión.

6. Limpieza y orden. -   Una secretaria siempre debe ser ordenada, tener su oficina, archivos, armarios y estanterías en orden y limpios.

7. Paciencia.-  La secretaria debe mantener la tranquilidad en todo momento, incluso cuando las cosas no marchen como lo espera.

8. Cooperación.-  El trabajo administrativo constantemente requiere de trabajo en equipo, por lo tanto la secretaria debe ser capaz de trabajar y de cooperar con los demás compañeros de trabajo.

9. Buen criterio.-  Poseer un buen juicio significa tener la habilidad de recopilar información sobre un tema, estudiarlo cuidadosamente y decidir la acción que sea más apropiada, en beneficio a los intereses de la empresa.

10. Buena voluntad.-  Toda organización requiere en algunas oportunidades de un esfuerzo adicional de sus colaboradores, para ello la secretaria debe tener la voluntad de ofrecer sus servicios cuando se lo requieran y calidad. 

11. Dedicación.-  Durante el tiempo que la secretaria permanezca en la oficina debe mostrar dedicación en su trabajo, sin emplear su tiempo en actividades que no se relacionen con sus quehaceres habituales.

12. Pulcritud.-  Todo trabajo encomendado a la secretaria debe realizarse con esmero y su presentación debe ser impecable.

13. Previsión.-  Significa saber anticiparse a las necesidades que pudieran suscitarse en la organización.

14. Sinceridad.-  La relación jefe – secretaria tiene que sustentarse en la confianza. Por lo tanto la secretaria debe transmitir información correcta y verdadera a su jefe cuando este la solicite.

15. Buena educación.-  Es indispensable demostrarla en el trato con el jefe, compañeros de trabajo, personal de la empresa, clientes y visitas.  

FORMACIÓN DE LA SECRETARIA:          

Cada vez es mayor el número de secretarias que requiere el ámbito empresarial, puesto que una secretaria es de vital importancia en todos los sectores de desarrollo. Pero así como existen grandes ofertas de trabajo para las secretarias, también se espera de ellas un alto nivel competitivo, lo cual se logra con la formación profesional de estas. Aparte de los estudios que haya cursado, una secretaria debe tener una sólida preparación, extensa cultura general, uso correcto del lenguaje escrito y oral con una expresión fluida y clara y además de una muy buena educación, que le facilitará su desenvolvimiento en cualquier nivel en el ámbito empresarial La secretaria debe conocer sobre ciertas materias que le permitirán desempeñar sus funciones con la debida eficacia profesional:    

1. Mecanografía. - El dominio de la mecanografía es básico para toda secretaria, puesto que en la realización de sus labores diarias tendrá que mecanografiar diversos  documentos con pulcritud, a una velocidad adecuada y sin errores ni faltas ortográficas.      

2. Ofimática.-  El avance vertiginoso de la informática, hace que la computadora sea la herramienta básica en el trabajo de oficina, por lo tanto toda secretaria debe saber hacer uso de los programas de procesamiento de textos, hojas de cálculo, elaboración de presentaciones, diseño, entre otros.      

3. Ortografía y gramática.-  Los conocimientos gramaticales son imprescindibles a nivel de redacción, se espera que toda secretaria sepa expresarse correctamente por escrito con claridad y condición.  Así mismo, debe estar capacitada para redactar distintas clases de documentos administrativos y comerciales.    

4.  Caligrafía.- Una buena caligrafía, es decir una letra legible en la escritura de palabras y números, evitará confusiones y errores.      

5. Archivo.-  Es también importante que la secretaria tenga conocimientos sobre los sistemas de organización de archivos, para que pueda almacenar la información adecuadamente y así poder localizarla rápidamente.       

6. Idiomas extranjeros .-  Es imprescindible el conocimiento de inglés tanto a nivel escrito como hablado, puesto que cada día se incrementan las relaciones internacionales.      

7. Matemática financiera.-  El trabajo administrativo requiere el conocimiento de la  matemática financiera, que consiste en el cálculo de operaciones sencillas como los porcentajes, intereses, tasas, etc.      

8. Contabilidad.-    Es importante conocer los elementos básicos de la contabilidad, para poder interpretar la estructura y transacciones financieras de un negocio.    

Titulo:

Perfil y gestión secretarial

DEDICATORIA:

A Mis Padres Y Hermanos Por Sus Apoyo Incondicional Que Me Dan Cada Día De Mi Vida Y Por Sus Consejos Que Me Ayudan A Ser Mejor Persona Y Desarrollar Mis Capacidades Y Así Ver Lo Capaz De Ser En Mi Campo Laboral.

GESTION SECRETARIAL

La palabra gestión implica, en el Ámbito del trabajo, algo más que realizar tareas o tramites; este concepto alude, principalmente, a la acción de tomar decisiones de manera responsable.El concepto de gestión toma en cuenta todas las áreas y funciones al interior de un sistema, donde las partes están relacionadas entre sí . En este sentido, la empresa como sistema constituye un todo interrelacionado donde la gestión cobra su verdadero sentido, ya que las partes se necesitan unas a otras para generar sus productos y servicios, y las personas deben colaborar para lograr sus objetivos como grupo.El presente curso surge debido a la importancia creciente que tiene la gestión  secretarial, en su rol de coordinadora en el logro de los objetivos, metas y tareas de cualquier empresa u organización, lo cual demanda la capacitación dirigida al desarrollo y aplicación de conocimientos, herramientas, técnicas y competencias comunicacionales necesarias para respaldar la excelencia y la productividad en el desempeño personal y profesional.

COMO DEBE SER UNA SECRETARIA

Toda digitadora aspira a ser secretaria particular, ya que este trabajo es más valioso e interesante.

Esta posición tiene más oportunidades para su iniciativa y tareas que no encuentra en la rutina diaria.

Como digitadora se debe llevar una perfección que la capacite para aceptar la responsabilidad que un puesto de secretaria exige.

La secretaria no espera que el jefe le diga todo lo que tiene que hacer, debe saber los  datos que el jefe necesita y tenerlos a mano. Al hablar por teléfono debe ser gentil y recordar que está representando a su jefe y que desea que a todas las traten con la misma cortesía acostumbrada por él. Al tomar el auricular debe de dar a conocer el nombre o razón social del negocio.

La secretaria por el puesto que ocupa oye y conoce muchos asuntos relacionados con el negocio, debe ser discreta y no confiarlos absolutamente a nadie ni siquiera a sus familiares, en caso de hacerlo faltaría al sigilo de perder la confianza y si pierde la confianza perderá el puesto.

Por ejemplo: Apuestico Sucursal Uno habla la secretaria de gerencia ¿En qué puedo servirle?, en esta forma hay un claro entendimiento, de la persona de quien se trata y así debe evitarse la incertidumbre de pérdida de tiempo, debe asegurar toda clase de papeles donde no estén a mano, ni vista de los ojos indiscretos del público, debe saber que un pequeño descuido ocasiona la perdida de cualquier negocio.

CONCLUSION

La secretaria mantiene la firmeza y seguridad son cualidades que no pueden estar

ausentes, sobre todo, al momento de resolver situaciones extremas. el buen humor, por

su parte, contribuye a disolver el estrés propio y el de su jefe, así como a la contención y

al mantenimiento de un clima laboral ameno donde los conflictos puedan ser

neutralizados.

Resulta fundamental desarrollar habilidades no sólo actitudinales sino también

profesionales. la capacitación y el entrenamiento continuos son primordiales.

En el momento de iniciar la búsqueda de una secretaria, las empresas tienen en cuenta

muchos requisitos pero, sin duda, se busca cada vez más personal especializado. no

todas las secretarias –aunque tengan estudios específicos- son aptas para todas las

búsquedas.

Además de contar con una formación completa en temas de cultura general y del ámbito

político y económico –esto dependerá del rubro de la compañía- resultan indispensables

sus competencias técnicas y conocimientos específicos de acuerdo al área a la que deba

asistir.

Sugerencias

EXPERIENCIA LABORAL

Poner las distintas empresas en las que trabajamos, los meses y años entre los que

desarrollamos nuestras actividades, el cargo desempeñado y las funciones o tareas

desarrolladas.

Es conveniente poner en primer lugar el trabajo más reciente y al final el que realizamos hace

mucho tiempo atrás.

IDIOMAS

Poner el dominio de cada idioma (básico, intermedio o avanzado) tanto oral como escrito.

COMPUTACIÓN

Poner el grado de dominio (básico, intermedio o avanzado) y los programas que manejamos.

OTRAS ACTIVIDADES

Esta sección se refiere a actividades deportivas, culturales, literarias, de voluntariado, etc. Si el

CV ocupa menos de dos hojas, es recomendable ponerlo; de lo contrario, evitar desarrollar

esta sección, salvo que se considere fundamental para el puesto al que se está aplicando.

Bibliografía

http://www.todaviaservimos.com/sugerencias-para-preparar-

http://entremujeres.clarin.com/trabajo/Secretaria-ejecutiva-

http://mba.americaeconomia.com/articulos/reportajes/las-6-virtudes-cardinales-

de-una-secretaria-top

Índice

Introducción ………………………………….

Perfil de una secretaria ………………………………….

Importancia de una secretaria ……………………………………….

Cualidades de una secretaria ……………………………………….

Formación de una secretaria ………………………………………

Gestión secretarial ………………………………………..

Conclusión ………………………………………….

Sugerencias …………

Bibliografías ……………………………………..

Índice ……………………………………….

Ilustraciones ………………………………………..

Ilustraciones