igac prosperidadigacnet2.igac.gov.co/intranet/programacion_files... · por medio de la presente me...
TRANSCRIPT
NIGAC ISTIV.1 10 GEOGRÁFICO
AGUST1N1 CODAZZi
PROSPERIDAD PARA TODOS-
INSTITUTO GEOGRAFICO AGUSTIN CODAZZI 16-09-2015 16:40
CIRCULAR 6020/
17020150118-01 - F:1 - A:0 ORIGEN: DIRECCION TERRITORIAL SUCRE/ANAYA NARVAEZ ARMA
DESTINO: DIRECCION TERRITORIAL SUCRE/ANAYA NARVAEZ ARMi
ASUNTO: I/ INFORMACION SOBRE SOCIALIZACION DE NUEVAS VE. R S
O BS:
Sincelejo,
PARA: Jefes de Área y auxiliares de oficinas.
DE: Profesional Especializado 2028/12
ASUNTO: Brigada de Gestión Documental
Cordial saludo.
Por medio de la presente me permito informarles que el día 18 de septiembre de 2015 se realizará en cada uno de sus puestos de trabajo una brigada de Gestión Documental a partir de las 10:00 A.M. donde se Socializaran las nuevas versiones de los formatos utilizados en Gestión Documental los cuales fueron actualizados mediante circular 8002015C1333-1 enviada por sede central; e inducción y pautas para tener una mejor organización de los archivos de Gestión y Central.
Agradecemos su puntualidad y compromiso.
Cordialmente,
/
Ana Margarita Cabaracas Fuentes Profesional Especializado 2028/12
Elaboró..losé Eliecer Ortiz
,,,,, ,,,,, ............. . Carrera 18 N.' 23-04 p. 7 Teléfonos, 282 6099 - 282 1746 Fax: 2824661 Sincelejo e-mail: [email protected] web: www.igac.gov.co
REGISTRO DE ASISTENCIA CAPACITACIÓN 41- *OTRO EVENTO Ci
GESTIÓN HUMANA
FECHA DE REALIZACIÓN HOJA
/.. DE Z.- AAAA - MM - DD
e-elc - 0c5 - LIS IGAC
CIUDAD . --)‘ ..A.. ea :\ .0,_ — Ski CA-9.... , NOMBRE DEL ,..-- i EVENTO --.:-...0C1/4.., 14-.3..c.,C ".. (\N:0.~ cr...\
TEMA ....co C...■...:&\:kocy- cks v1/4,1/4.),,„No..% k,0L,\ ...,,..--1/4 1/4,-1/4. .p.,_ o...cs._
DEPE N DENC IA / GIT RESPONSABLE
HORADE io SITIO 617-%(:‘ ......a.'S .542.. c- lo• C:\ u-1-0\ : oo po,N HORA DE FINALIZACIÓN ,.,11,..'s CC)
\ , / 11v-eZ (AA i W\ . 9..../■ Irc\ 0.."42 0 15■.r... 0..s‹...... ..,.■ MOS á 11-. T.-.1"•0""*". ‹....e.... a"..
y 1 , , , i,'„:„,,s;_s IQ. \os . 1.-,,w■,,,, 5 1/43 ‘..',V,1...„2 gl %.,... .e.._,„1,;0 ,„... 0 c._,,....xsz„..75..
.i. u ,-,-.90,s MQ-Js 0,5L-,s s Q-- Q.-‘ 4‹,1/41 (4z 1,..., ,, c2, 4o_i_s 1Z3 ---„3,
/ .,......„ V <3 O -y...á Z ■.....,, -r ...e <1.2,4t---, cs ."......--
COORDINADOR / CONVOCANTE ,....-40S1_, L....ibo'ril. lac.3.1 1/2\"9,,,.
No NOMBRE DEPENDENCIA / GIT ENTIDAD O EMPRESA CARGO TELÉFONO/ EXT CORREO ELECTRÓNICO IR I ---
1 zi,.-z,ol:., A ,3-i," -,..,.:,,,_ ) ; -6 / .f '5 ' . // ."/ 7.--'_,. Abv 9/4.,,,,- ,_ _...., o A-3k 19 %0 0/44,1,..11,9 ....,0,9;
-(2,',,---.• _ Ir- o' lile.'
1 f--.51v■' c- -0 .1--ML II 4 16 Ple, hu501419- (.31k)ts1"--wIS . --cill loct51 aL 30. CAD 4 •.- R-1
3 " v.rIr..., ...,....„.Á etr-, -v-r ob 1 Ga.C.,, d'ic..er-3tAz `3913S1t, ..Y.- u-k),_,,,,....c;3 e La, ...lo...). co 4 11 2 Ny \ % l'■...) ---. e' t-t‹...N - C....A 1 G íli-{-- d)-v)(11t C-11V-- 51:4-iZ55r i
- /VE er4t10,vv)nác loleit'a- , -ti (... , t ■4 jksye
lijiljtr'- /- --..--- .. 9. _ a . - - - < -‘-- :1.1(
,')nr)9
5 [(Sal -.¿Vil, .-..."_, 9/
I- k (
T 7,._/ 1 c C5900«&,J13,1.32(?-1"z‘fst 43)(7 I( 'Ir -.clilit/610/
,,,,,,z(zoy es,„-l_ do,' fq.c o /0) t .'(i kit, 6 _____/
t / '1/(....) C7..7 (-(.-2,--1.71...-1,-,-L, ,-L:C: 5 , 7
-1-1 CA GCf0 t -UY-) 1 - (. C- kYri Lo v 19966 16-2. V.01--to_(:cinei 6 ( :ce
8 Li I lini y to MOYirirl t 9- 1 Gfle púk.ilib), 'yt5/93)- - A lel:111A- . ¿*:(2 e (jcc . .. y .,..
u,e,-;, 'i_tc.,9' Acii„ ....--z...54-- •./ é Yld: ›,-vil ' k k....y
) (lo
61 C i7C1--c . 3 ( z----p¿vii 6 ,bc://-iik.,...1v-ut ,-.4..____-)1,-„<„,i--.14.- /t.--C- 4\---'----s, c"e-e 11 cAL(^Ad-49.^- iti-4:11YeLC,
r , 7 6 A c -rG c . AcL-i . ' . --u 1 o ?- SAL ,i/s4 C/..0 A. A, HA *)."hi 12,
12 lic>1 r L r \,-/ , , -(•:"..,1 Y-t
.-- 1 k 6 c_-
. , cp,,,\-\,-<-11.--0 -._ i 6 6 325'14 t t'Y' i U.Lry.n.k.9- r\ 4..A.1 e‘.--1.1 (:,) i' )._›,
13 14 q n' cl az,cti.. 1 a ; ,A, o.tA dx,i. st 1 6 ii.0 afr.o.,,;:...„_,./4...... 3107z zy S. C i Ny-) A 1"1- v4"44 i tU j co , 1,--jkl< •
14 res, 1U. 1) \ i ,1 '1 64 I\ i'si: , ( L .&,c-__ cp,,i,,i ht4J A,1 )5` 6099
y
.5,,.,,;),.) , Vr,,, i ly.LA 1C- tyc ‘1 Ci..) ___; I ‘13.......
`\,
15 ..., „..., .„,... 1 j 1--( - Á ¿ >< AJ 1 '.\--' 4 > r
Z (' '-7(7 jkcil . Db-(1-, - ' ,-
16 P11. I t__, irj , SS e- 1 ._A C ív (Á'', ii(l'e,14 3r,r2ii1(:•17/ , 7-i7.) ''.75_-'(, (:1 liS ) r ,T 41' 1. 17 / (V)N ck,CIN (1)7/11‘ 141 ----A-GING c-Jilc-*7-71414- • ',301J-A.2471i-, CA-A-o\ N'ex . cOC‘Cf .-x<_¿-;,' ‘,4,i,C_A- Cú
"11,"1401PAI/1 .Wiíli.-2W” U.
*OTRO EVENTO: Reuniones, Entrenamiento, Charlas, Jornadas, Campañas - Cuando se selecciona la casilla Capacitación, los asistentes únicamente podrán ser de Carrera Administrativa o de Libre om miento y rr" ' Nota: En caso de requerir dejar registro más amplio de los temas tratados en el evento o reunión realizada, emplee la ayuda de memoria que contempla este formato, siempre y cuando el texto no se exceda de la capacidad allí establecida (una (1) hoja). Si se necesita más espacio, elabore el acta respectiva. Si solo necesita el registro de los asistentes no imprima la ayuda de memoria
GIT GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO F20100-03/14.V6
REGISTRO DE ASISTENCIA CAPACITACIÓN 44- *OTRO EVENTO El
GESTIÓN HUMANA
FECHA DE REALIZACIÓN HOJA
& DE 2- 4.,
AAAA - MM - DD
't-ot 5 —cfi .- 1 IGAC HORA DE
SITIO ,-;j.- • HORA DE FINALIZACIÓN e (; cje. , 0,,s CIUDAD --.....› : ,..". L--,...S.L -a_ - -• ,...1 Ly...y:%...... ,....,.1 1: LA vv..2, 4- 5-£...1,:,;„; C): y, ./.._ Os, INICIO 1„,op .- «-t" NOMBRE DEL
EVENTO ‘-•-‘5 '■ Sn4. N... t'4\ ek ■̂8.1.9,. 42_ fr 0 1.1.4,J . h.S. t....g.^ tYkla. a".9... c.> ,-- v.),,,.. 5..\"‘ ■( cIS 4¿_ Z " ,\
r ....
TEMA c : O \ % .\-e. v•-• c.)..% v■ 1/4.111...V *-,`I \I ce,.../ 7>.:,:....A,9.1. Q._ OS -----.....t- .t;,....7 NtW.á. -es. ,..)k.k ,, c..1 Q. ,,..... e c.c.,,;\/..v4.,\- ty
,—, u, k-eL\ 1Q... e, cs).... 1..1.1.4.scls ca...- ,e,,,,,,g <:"., " (....5 %o.1. 4.44 ,. %. 11.C. . '. 13-1— Qi— ,- .,--.S.,
DEPENDENCIA / GIT RESPONSABLE COORDINADOR / CONVOCANTE —Dr.15 j.. ç.\-.. 1c_,...5.,15,.. ^7,‹--0. \ . _. .._.
No NOMBRE DEPENDENCIA / GIT ENTIDAD O EMPRESA CARGO TELÉFONO/ EXT CORREO ELECTRÓNICO FIRMA
1 k.'l I (c3. de-1G, rv__ 1-1csci) ViC___4 rri._.:4.c.b - (---=c-leilifc4. 25--"-, 1 Me Wc1( t. .. rrIc¿n A 1,52(6,51V<-0 i/-5;' ,91 2
f17- - 1)1 01-4 (9'4 cjr14> Aux. 1,1,.;,,,c,-1- )kby, - - 1,14,,,,i— 2 / 2- I .-4-- it 6 ei.lna-ei,..,c7:, ‹..., , e_,,, g r 3 Lktekszx tti (105 .520itz..st IGAC pral A pA6 2276E/9
- 1(ccievia .cluty-cyl /. igpc .cjouc() r •
4 ilc-17 Ce-t 4,1 • -L,., ,1-Gtt e_ . c.-1- ,z( i c.2 2 &Z ‘9'. e _ _ c • « r-ke cid ,c:,...„ , al /1...e?• __1„.. .. ...- ,
- c ....~-,
5 1.5) `r \ A.ANk•C T.& j)) 1-- 6 A C- ,L.p( n!- c, Y í i 3(0 - 36 6- cc' 5 a 6, : .1 , G-, :- e r., (c--; -i y c - y 1.3
..■ 11, -, .CO, .41
, 6 .11 O etlAUZI PV,( 1 GO-c 1-c-,:puti(-51- 25 7 02 6 ?-- -1-vntjuzq e- -fic"'-4 1-co r • a 7 ' ,
1 ocil Pa 5-0((,,r6 ,r.pi-- i 4n fl, (iniv,,,,,h) 30,,DelcuLt 4 c1211, (v¿'A i ahull (i? 9,„,„e t.:
( .i4ii,
8 •
9
10
11
12
13
14
15
16
17
*OTRO EVENTO: Reuniones, Entrenamiento, Charlas, Jornadas, Campañas - Cuando se selecciona la casilla Capacitación, los asistentes únicamente podrán ser de Carrera Administrativa o de Libre Nombramiento y Remoción Nota: En caso de requerir dejar registro más amplio de los temas tratados en el evento o reunión realizada, emplee la ayuda de memoria que contempla este formato, siempre y cuando el texto no se exceda de la capacidad allí establecida (una (1) hoja). Si se necesita más espacio, elabore el acta respectiva. Si solo necesita el registro de los asistentes no imprima la ayuda de memoria
GIT GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO
63 IGAC Asios 1935 - 2015 Sede Ce"
TODOS POR UN NUEVO PAiS Ir» I tqw,kt, H./ With
INSTITUTO GEOGRAFICO AGUS N CODAZZI 24-07-201.5 11:36
8002015C1333-01 - 'Am ORIGEN: CIFICNA ASESORA DE PLANEACION1CA.MACHO HE RNANt
CIRCULAR 1210; DES11NO: OFICINA DE CONTROL INTERNO/PORRAS EILATRAGO .10 RI
ASUNTO: MANUAt niE PROCEDIM1ENTOS MANEJO DE ARCANO DE
OnS: Bogotá,
PARA, DIRECCIÓN GENERAL, SECRETARIA GENERAL, SUSDIRECCIONES, OFICINAS, GRUPOS INTERNOS DE TRABAJO, DIRECCIONES TERRITORIALES, UNIDADES
OPERATIVAS DE CATASTRO.
DE; JEFE OFICINA ASESORA DF PLANEACIÓN
ASUNTO Manual de Procedimientos Manejo de Archivos do Gestión y Centra:
Como parte del control de documentos del Sistema de Gestión Integrado, estarnos oficializando el documento código P20900-01/15.V1, en el cual, entre otros se destacan los siguientes aspectos:
El objetivo es proporcionar a los funcionarios y contratistas una herramienta que los gula para el desarrollo de actividades de Gestión Documental relacionadas con la aplicación de las Tablas de Retención Documental (TF1E)), atendiendo las directrices del Archivo General de la Nación y el Programa de Gestión Documental del Instituto Geográfico Agustín Codazzi IGAC.
Corno alcance se encuentra que el Manual aplica a todas las dependencias de la Sede Central, Direcciones Territoriales y Unidades Operativas de Catastro y busca contribuir a la organización de los documentos de todas las dependencias del IGAC, garantizando una gestión administrativa más eficiente y permitiendo la conservación del patrimonio documental del Instituto.
Con este documento se oficializan además los siguientes formatos:
F20900-01115.V5 Inventario único documental F20900-02116V2 Acta de transferencia Documental F20900-03/15.V4 Préstamo de documentos e Archivo de Gestión F20900-04/15.V2 Rótulo para mobiliario de archivo F20900-05/15.V2 Acta de eliminación documental F20900-06/15,V2 Solicitud de documentos para consulta en el Archivo Central F20900-0711 S.V3 %talo para carpeta de archivo F20900-08/15.V2 Compromisos en Gestión Documental F20900-09/15,V1 Cuadro de Clasificación Documental F2090010115.V1 Cuadro de Caracterización Documental F20900-11/15M1 Tabla de Retención Documental
Se recuerca a los facilitadores dei Sistema de Gestión Integrado y responsables del proceso, el deber de socializar estos documentos a todos los funcionarios y contratistas involucrados, dejando evidencia de dicha actividad. Favor tener en cuenta que la presente versión de este manual de procedimientos y les formatos asociados entran en vigencia 10 días hábiles después de publicado en el listado maestro.
Los documentos elaborados por el GIT de Gestión Documental y aprobados por la Secretaria General, ha sido colocados en la Intranet en el botón Sistema de Gestión Integrado. Para su consulta, sobre el
.. .
Canra t4.• 415 I CITImbOrx: 269 net - 369 40011 Eao. 369 44aB IntwrnadOn al
4
4674 ElorAi prob ~IN igar..gavto
a -t
det Porciones Correo Interno
Segundo Comité Técnico de Actualización Catastral en Candelaria, Valle
r NaticlA Lo que está pasando Revista Visor Geográfico
Con un conversatorio sobre la evolución histórica de Villavicencio a través de imagenes. IGAC inauguro su Exposición Itinerante
Almacén General adelanta depuración y consolidación
EVALUACIÓN Y CONTROL ESTRATÉGICOS
OIREICIONAMIENTO TRATÉGICO
EVALUAC)ON Y CONTROL OR LA
GESTIÓN onvanA
CONTROL OIRCIPLINARIO
1U
COMUNICACIONES MEJORA CONTINUA
MAPA DE PROCESOS IGAC IGAC NSMUTO GrrOGLARCO
Kítaitrt CWSZif
Documentos
Formatos
Tablas de Retención Documental - TRD
Matriz de Identificación de Aspectos Ambientales y Valoración de Impactos
Ambientales
Matriz DOFA
Mapa de Riesgos de: Corruptión
Mapa de Riesgos, de Gestión
Tablero de Control - Sede Central
SiSGES - Direcciones Territoriales
CARACTERIZACIÓN PROCESO GESTION DOCUMENTAL
IGAC
FECHA DE APROBACIÓN
A,AAA - MM-DO
2015-03-26
Recursos presupuestales infraestructura física, mobiliario y equipos e insurres de oficina, necesarios para realizar el producto o la prestación del sentido_
Funcionarias públicos competentes con base en la educación, formación, habilidades, experiencia apreciada, de acuerdo con IOS perhies establecidos en el Manua de Funciones y Competencias, y contratistas con la capacidad de ejecutar el objeto del contrato que hayan demostrado la idoneidad y experiencia que garanticen la efed aprestación del servicio
.„,._ FECHA VERSION DESCRIPCION
1 Se adcta a caracterización del proceso como documento del SGI. 2015-02-04
2 Se realiza ajuste en el objetivo del proceso, se realiza cambio y ajuste en proveedores para la planificación y en las salidas ' - salidas productos) en la parte de la Gestión Documental.
2015-03-26
Pág. 3 de 3
C2D900-0/t15.V2
ema de Gestión
Código 1 Versión No. Circular Fecha Oficialización rm
2015-07-24 2015-08-18 2015-07-24 2015-08-18 2015-07-24 2015-08-18 2015-07-24 2015 Ge-18 2015-07-24 2015-08-18 2015 07-24 2015-08-18 2015-07-24 2015-08-18 2015-08-24 2015-07 24 2015-08-18 2015-07-24 2015-08-18 2015-07-24 2015-08-18
333 377 333 377 333 377 333 377 333 377
386 333 377 333 377 333 377 aNa de Retención Documenta F20900-11/15.V1
333 377 333 377 carpeta de archivo
F20900-07/15 V3
nventano único documental
F20900-01/15.V5
cta de transferencia Documental
F20900-02115.V2
restamo de documentos - Archivo de Gestión
F20900-03115. V4
ótulo para mobiliario de archivo
F20900-04115.V2
cta de eliminación documental
F20900-05/15.V2
icitud de documentos para consulta en el Archivo Central
F20900-06/15.V2
ompromisos en Gestión Documental
F20900-08/15.V3
uadro de Clasificación Documental
F20900-09/15,V1
uaciro de Caracterizadón Documental
F20900-10115N1
Formatos Gestión Documental
I TADO MAESTRO DE FORMATOS - GESTIÓN DOCUMENTAL
Entregado: Recibido:
Nombre Firma Nombre
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
Firma
•
IGAC
INVENTARIO ÚNICO DOCUMENTAL GESTIÓN DOCUMENTAL
PARA USO EXCLUSIVO DEL ARCHIVO CENTRAL
Registro de entrada (fecha)
Oficina Productora: Código Oficina:
Objeto del Inventario:
Número de transferencia
z
o
CÓDIGO SERIE O SUBSERIE
ASUNTO FECHAS EXTREMAS UNIDAD DE CONSERVACIÓN CANT
FOLIOS SOPORTE OBSERVACIONES
IDENTIFICADOR NOMBRE PALABRAS CLAVES CANT. CARP.
INICIAL FINAL CAJAS CARP. TOMOS OTRO
VER INSTRUCCIONES EN EL ARCHIVO DIGITAL F20900-01115.V5 GIT DE GESTIÓN DOCUMENTAL
Pág. 1 de 1
ACTADE TRANSFERENCIA DOCUMENTAL
GESTIÓN DOCUMENTAL
No. Para uso exclusivo
del Gil de Gestión Documental o funcionario de la D.T. 1GAC
FECHA: CIUDAD (AAAA-MM-DD)
OFICINA PRODUCTORA:
OBJETO: ANEXOS:
En consideración a lo establecido en las Tablas de Retención Documental - TRD y Tabla de Valoración Documental — TVD se procede a la transferencia al Archivo Central de los documentos relacionados a continuación:
No. CóDIGO DE SERIE
Y/0 SUBSERIE NOMBRE DE LA SERIE Y/0 SUBSERIE
CANTIDAD CAJAS
FECHA OBSERVACIONES
INICIAL (AAAA-MM-DD)
FINAL (AAAA-MM-DD)
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
Para constancia firman: Entrega:
JEFE DE OFICINA / COORDINADOR DE OFICINA O DIRECTOR TERRITORIAL FIRMA
Recibe:
NOMBRE COORDINADOR DEL GIT DE GESTIÓN DOCUMENTAL / RESPONSABLE DE FIRMA ARCHIVO EN LA DIRECCIÓN TERRITORIAL
NOMBRE RESPONSABLE ARCHIVO CENTRAL FIRMA INSTRUCCIONES DE
DILIGENCIAMIENTO AL GIT DE GESTIÓN DOCUMENTAL
RESPALDO F20900-02115.V2
INSTRUCTIVO DE DILIGENCIAMIENTO ACTA DE TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
(No imprima esta hoja)
No.
Eapacio' exclushie ;len el GIT de .
oeston Documental o la
Oiteoctón Territorial
Número consecutivo de acta de transferencias
CIUDAD Y FECHA Escribir el nombre de la ciudad y la fecha en que se recibe a conformidad la transferencia documental.
OFICINA PRODUCTORA Nombre de la Dependencia que transfiere la documentación según la TRD o TVD.
OBJETO Escribir si es una transferencia documental primaria (de archivo de gestión a Archivo Central) o secundaria (de Archivo Central a Archivo Histórico) según la definición.
ANEXOS Escribir en números la cantidad de folios del Inventario Único Documental que se requiere transferir. (Por ejemplo: Inventario documental (50) folios.)
CÓDIGO DE LA SERIE O SUBSERIE DOCUMENTAL
Escribir el código de las series o subseries que son objeto de la transferencia.
NOMBRE DE LA SERIE O SUBSERIE DOCUMENTAL
Escribir el nombre de las series o subseries que son objeto de la transferencia.
CANTIDAD DE CAJAS Escribir en número la cantidad total de cajas objeto de la transferencia.
FECHA Inicial Fecha inicial de la primera caja. (AAAA-MM-DD)
Final Fecha final de la última caja. (AAAA-MM-DD)
OBSERVACIONES Escribir los datos que sean relevantes y no se hayan registrado en las columnas anteriores.
ENTREGA
Nombre Escribir el nombre del responsable de la dependencia que realiza la transferencia.
Cargo Escribir el cargo del jefe de la dependencia que realiza la transferencia.
Firma Firma del jefe de la dependencia que realiza la transferencia
RECIBEN
Nombre Escribir el nombre del Coordinador del GIT de Gestión Documental o responsable de archivo en la D.T.
Firma Firma del Coordinador del GIT de Gestión Documental
Nombre Escribir el nombre del responsable del archivo central.
Firma Firma del responsable del archivo central.
PRÉSTAhnO DE DOCUMENTOS - ARCHIVO DE GES11UN
GESTIÓN DOCUMENTAL No. de
IGAC DEPENDENCIA PRODUCTORA:
FECHA DE SOLICYTUD
CODIGO SERIE O
SUBSERIE NOMBRE DEL DOCUMENTO No. CAJA
No CARPETA SOLICITANTE DEPENDENCIA FIRMA
DEVOLUCION
_mm4D0 FIRMA "DD
---,
GIT DE GESTION DOCUMENTAL
RÓTULO PARA MOBILIARIO DE ARCHIVO
GESTIÓN DOCUMENTAL 451
IGAC
DEPENDENCIA PRODUCTORA:
Código Nombre
CÓDIGO DE LA SERIE O SUBSERIE**
NOMBRE DE LA SERIE O SUBSERIE
GIT DE GESTIÓN DOCUMENTAL
F20900-04/15.V2
RÓTULO PARA MOBILIARIO DE ARCHIVO
GESTIÓN DOCUMENTAL 1115
IGAC
DEPENDENCIA PRODUCTORA:
Código Nombre
CÓDIGO DE LA SERIE O SUBSERIE**
NOMBRE DE LA SERIE O SUBSERIE
GIT DE GESTIÓN DOCUMENTAL
F20900-04/15.
RÓTULO PARA MOBILIARIO DE ARCHIVO
GESTIÓN DOCUMENTAL 411
IGAC
DEPENDENCIA PRODUCTORA:
Código Nombre
CÓDIGO DE LA SERIE O SUBSERIE**
NOMBRE DE LA SERIE O SUBSERIE
GIT DE GESTIÓN DOCUMENTAL
F20900-04/15.V2
RÓTULO PARA MOBILIARIO DE ARCHIVO
GESTIÓN DOCUMENTAL IGAC
DEPENDENCIA PRODUCTORA:
Código Nombre
CÓDIGO DE LA SERIE O SUBSERIE**
NOMBRE DE LA SERIE O SUBSERIE
GIT DE GESTIÓN DOCUMENTAL
41;• ACTA DE ELIMINACIÓN DOCUMENTAL
GESTIÓN DOCUMENTAL
No Pata uso exdusivodeFGtT*
Gestión Documental o fulielonatio.. clejelD,T. IGAC
CIUDAD Y FECHA
OFICINA PRODUCTORA
PARTICIPANTES
OBJETIVO: SERIES DOCUMENTALES TVD SERIES DOCUMENTALES TRD DOCUMENTOS DE APOYO
ANEXOS (Inventario Único Documental)
En consideración a lo establecido en las Tablas de Retención Documental TRD y Tablas de Valoración Documental TVD luego de verificar que los documentos no se encuentran vigentes o en trámite, se procede a la eliminación de los documentos relacionados a continuación:
No. CANTIDAD
CAJAS
FECHA OBSERVACIONES CÓDIGO DE SERIE Y/O SUBSERIE NOMBRE DE SERIE Y/O SUBSERIE
INICIAL
FINAL
10
12
13
14
15
Para constancia firman:
NOMBRE DEL JEFE DE LA OFICINA PRODUCTORA (SEDE CENTRAL / DIRECCIÓN FIRMA TERRITORIAL)
NOMBRE DEL COORDINADOR DEL GIT DE GESTIÓN DOCUMENTAL / DIRECTOR FIRMA TERRITORIAL / ABOGADO JURÍDICO EN LAS DIRECCIONES TERRITORIALES
GIT DE GESTIÓN DOCUMENTAL F20900-05/15.V2
SOLICITUD DE DOCUMENTOS PARA CONSULTA EN EL ARCHIVO CENTRAL
GESTIÓN DOCUMENTAL
FECHA DE SOLICITUD
<II AAAA-MM-DD
IGAC Dependencia solicitante: Jefe de la Dependencia solicitante: Firma
Nombre(s) de la(s) persona(s) autorizada(s):
Tipo de servicio requerido: Fotocopias
Cantidad:
Consulta en sala Escaneo y envio por❑
Otro, cual? correo electronico
CÓDIGO SERIE ISUBSERIE
NOMBRE DE LA CARPETA
NÚMERO
NÚMERO DE TRASFERENCIA
NÚMERO DE CAJA
NÚMERO DE CARPETA
VO.Bo. (Coordinador GIT de Gestión Documental), Servicio prestado por (Uso exctusivo GtT dé Gestión Documental},
FIRMA NOMBRE FECHA
GIT DE GESTIÓN DOCUMENTAL
F20900-06115.V2
SOLICITUD DE DOCUMENTOS PARA CONSULTA EN EL ARCHIVO CENTRAL
GESTIÓN DOCUMENTAL
FECHA DE SOLICITUD
AAAA-MM-DD
IGAC Dependencia solicitante: Jefe de la Dependencia solicitante: Firma
Nombre(s) de la(s) persona(s) autorizada(s):
' 1 de servicio requerido: Fotocopias Consulta en sala Escaneo y envio por
Otro, correo electronico
cual?
Cantidad:
CÓDIGO SERIE /SUBSERIE
NOMBRE DE LA CARPETA
NÚMERO
NÚMERO DE TRASFERENCIA
NÚMERO DE CAJA
NÚMERO DE CARPETA
Vo.Bo. (Coordinador GIT de Gestión Documental), S&uici0 prestado por 1140. elusivo GIT <te Gestión Documental
FIRMA N (»ABRE FECHA
GIT DE GESTIÓN DOCUMENTAL
F20900-06115.V2
GIT DE GESTIÓN DOCUMENTAL F20900-07/15.V3
GIT DE GESTIÓN DOCUMENTAL F20900-07/15.V3
F20900-07/15.V3 GIT DE GESTIÓN DOCUMENTAL
F20900-07/15.V3 GIT DE GESTIÓN DOCUMENTAL
411
IGAC
RÓTULO PARA CARPETA DE ARCHIVO
GESTIÓN DOCUMENTAL
Código: Oficina productora
Nombre:
Código: Serie
Nombre:
Código: Subserie
Nombre:
Identificador: Nombre:
Fechas extremas: Inicial: Final:
N° de caja: N° de carpeta: N° de folios:
DATOS DE LA TRANSFERENCIA (Espacio exclusivo para diligenciar por el funcionario del Archivo Central)
No. de orden No. de caja No. de transferencia
RÓTULO PARA CARPETA DE ARCHIVO
GESTIÓN DOCUMENTAL IGAC
Código: Oficina productora
Nombre:
Código: Serie
Nombre:
Código: Subserie
Nombre:
Identificador: Nombre:
Fechas extremas: Inicial: Final:
N° de caja: N° de carpeta: N° de folios:
DATOS DE LA TRANSFERENCIA (Espacio exclusivo para diligenciar por el funcionario del Archivo Central)
No. de orden No. de caja No. de transferencia
RÓTULO PARA CARPETA DE ARCHIVO
GESTIÓN DOCUMENTAL 41,
IGAC
Código: Oficina productora
Nombre:
Código: Serie
Nombre:
Código: Subserie
Nombre:
Identificador: Nombre:
Fechas extremas: Inicial: Final:
N° de caja: N° de carpeta: N° de folios:
DATOS DE LA TRANSFERENCIA (Espacio exclusivo para diligenciar por el funcionario del Archivo Central)
No. de orden No. de caja No. de transferencia
IGAC
RÓTULO PARA CARPETA DE ARCHIVO
GESTIÓN DOCUMENTAL
Código: Oficina productora
Nombre:
Código: Serie
Nombre:
Código: Subserie
Nombre:
Identificador: Nombre:
Fechas extremas: Inicial: Final:
N° de caja: N° de carpeta: N° de folios:
DATOS DE LA TRANSFERENCIA (Espacio exclusivo para diligenciar por el funcionario del Archivo Central)
No. de orden No. de caja No. de transferencia
INSTRUCTIVO PARA ROTULO DE CARPETAS DE ARCHIVO
(No imprima esta hoja)
OFICINA PRODUCTORA
CÓDIGO Código de la oficina productora como aparece en las TRD o TVD.
NOMBRE Nombre de la oficina que produce la documentación como aparece en las TRD o TVD.
SERIE
CÓDIGO Código de la serie documental como aparece en las TRD o TVD.
NOMBRE Nombre de la serie documental como aparece en las TRD o TVD.
SUBSERIE
CÓDIGO Código de la serie documental como aparece en las TRD o TVD.
NOMBRE Nombre de la serie documental como aparece en las TRD o TVD.
IDENTIFICADOR
Campo numérico o alfanumérico de los expedientes, llave o dato principal de acceso al documento. Ej. Número
de contrato, de cédula, NIT, Número predial, entre otros.
NOMBRE
Nombre particular del expediente. Ej. Nombre del servidor público, persona natural o jurídica, Nombre del
proyecto, entre otros.
FECHAS EXTREMAS Relacione la fecha inicial y final del expediente. Debe digitar AAAA-MM-DD
NÚMERO DE CAJA Número consecutivo asignado a la caja .
NÚMERO DE CARPETA
Número consecutivo asignado a la unidad de conservación.
NÚMERO DE FOLIOS Indique el número total de folios contenido en cada unidad de conservación.
DATOS DE LA TRANSFERENCIA
Espacio exclusivo para diligenciar
por el funcionario del Archivo
Central.
NUMERO DE ORDEN Número asignado según el orden del archivo central,
NÚMERO CAJA Número consecutivo de la caja asignado por el archivo
central.
NÚMERO TRANSFERENCIA _ Numero que le corresponde a la transferencia documental
IGAC
ACTA DE COMPROMISOS EN GESTIÓN DOCUMENTAL
GESTION DOCUMENTAL
FECHA
AAAA-MM-DD
Dependen Visitada:
OBJETIVO Acordar los compromisos para cumplir con los requerimientos en la organización y aplicación de las Tablas de Retención Documental establecidas
por el IGAC con el fin de mejorar de los procesos en Gestión Documental.
TEMAS REVISADOS EN LA VISITA:
OBSERVACIONES DE LA VISITA De acuerdo a la visita realizada en la dependencia o Direccion Territorial mencionada, se evidencia el incumplimiento de varios requisitos para la
adecuada organización de los archivos de gestión como son:
COMPROMISOS DE LA DEPENDENOA O DIRECCIÓN TERRITORIAL VISITADA
COMPROMISOS. DEL GRUPO INTERNO DE TRABAJO DE GESTIÓN DOCUMENTAL
Serán compromisos del GIT Gestión Documental los siguientes:
fiRMAS
JEFE DE LA DEPENDENCIA O DIRECTOR TERRITORIAL FIRMA:
NOMBRE:
ENCARGADO
DIRECCIÓN TERRITORIAL
DE GESTIÓN DOCUMENTAL EN LA
FIRMA:
NOMBRE:
COORDINADOR DEL GIT DE GESTIÓN DOCUMENTAL FIRMA:
NOMBRE:
RESPONSABLE
DE GESTIÓN
DE LA VISITA DE SEGUIMIENTO DEL GIT
DOCUMENTAL FIRMA:
NOMBRE:
Anexo: Informes de Visita
GIT DE GESTIÓN DOCUMENTAL F20900-08/15.V2 Pag de
GESTIÓN DOCUMENTAL
CUADRO DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL FECHA
AAAA-MM-DD
IGAC
'OFICINA PRODUCTORA:
SERIE DEPENDENCIA SUBSERIE
ceo] O DE IDENTIFICACIÓN NOMBRE DE LA SERIÉ SUBSERIE
SERIE DOCUMENTAL
SUBSERIE DOCUMENTAL
SERIE DOCUMENTAL
SUBSERIE DOCUMENTAL
SERIE DOCUMENTAL
SUBSERIE DOCUMENTAL
GIT DE GESTÓN DOCUMENTAL
F20900-09/15.V1
FECHA
AAAA-MM-DD
GESTIÓN DOCUMENTAL IGAC
CUADRO DE CARACTERIZACIÓN DOCUMENTAL
DEPENDENCIA
OFICINA PRODUCTORA
Tempodeietenció0 •." ..¡.NO:años):. • •
Gestión
Conbal
Soporte Documental
Popo. ¡Stasi
SERIE DOCUMENTAL
SUBSERIE DOCUMENTAL
Tipo documental
Tipo documental
Tipo documental
SUBSERIE DOCUMENTAL
Tipo documental
Tipo documental
Tipo documental
Serie o Subsane Tipo Documental
GIT DE GESTIÓN DOCUMENTAL F20900-10/15.V1
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
FECHA
AAAA-MM-DD
I GAC
GESTIÓN DOCUMENTAL
OFICINA CÓDIGO OFICINA VERSION DE LA
PRODUCTORA: PRODUCTORA: TRD:
CÓDIGO SERIES,SUBSERIES y Tipos Documentales RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL**
PROCEDIMIENTO A. Gestión A. Central CT E M S
SERIE
SUBSERIE
Tipología
Tipología
Tipología
SUBSERIE
Tipología
Tipología
Tipología
SERIE SUBSERIE
Tipología
Tipología
Tipología
SUBSERIE
Tipología
Tipología
Tipología
**NOTA: Cr: Conservación To al / E: Eliminación / M: Microfilmación / S: Selección
Coordinador GIT Gestión Documental
Nombre:
Jefe de Oficina
Nombre:
GIT DE GESTIÓN DOCUMENTAL F20900-11/15.V1 Página 1 de 1
REGISTRO DE ASISTENCIA CAPACITACIÓN * *OTRO EVENTO 1:1 CAP
GESTIÓN HUMANA HORA DE
FECHA DE REALIZACIÓN HOJA
1- DE 2-... AAAA - MM - DD
Z.-0-1-5 — 09 — 3_8, IGAC
CIUDAD ----; '‘'` C-9-- 4- O -- Zk." C._ I.A..- SITIO V ‘ t...1 vx. ' Q_ 1..c.3,.,,Cws tk‘-.12-1-\ INICIO kt 00 eis" HORA DE FINALIZACIÓN et ce Pm NOMBRE DEL / k
1/■‘--% < /7 1 , EVENTO .T1..— o c._(.....Q,•-■ ch.‘ b 9- -.- S r I; > ....-c...h\ V\ %..1 Q ... C1 1.,,,,-...1 .5-Q_ G...s.,,,,,, á,c_,.. t." Q...."\--c›...
TEMA C._ w-c.) S o._ Si 4..1› A ../4..c.›.. C....s.-v L. gr. -11-%:.) . .,1..„. Q V\ C u %-9.-- ip á& L. f , 4- S. cz„ '-ircl, , o, ✓ C....5.3,--C, Cts-111.. ..........
' 7
q_\5-10.- ci),...,:i.9,....",‘ A-trv," u .,,m;:y., C.....ck. v 141-0,, C,_ 0.........-› C_uk qzt,..0 y„„.. u .,.1/4 ‘ 0„,,,..„L_\...,...42, \ e_q" c......, vA.,,c...., .....,„„ s......,___s
, -1-:<,.,.. -1, ..,,,....,kw. , DEPENDENCIA / GIT RESPONSABLE COORDINADOR / CONVOCANTE ,-.-ZOSA2- C.11w- Y :c..7.4.: ✓
No NOMBRE DEPENDENCIA / GIT ENTIDAD O EMPRESA CARGO TELÉFONO/ EXT CORREO ELECTRÓNICO : 1
1
, /' / ,...- / (-
/ A '02, o,/ 74 - »,-/-,‘ A-44 2W/;)- /ii,,,,z,„ fr7-4/0
ft\ Lrxt 11 ag.. -1(x) 1-11 Ills-o -51.)1511 - Cr'S
p,/,-.3 (1.:`1`
; .../../.:‘, 51,/,6..., ,. f.. ey.,-‘, 1'
. 1 Di --1 LILI Ck"
-- fi
rlilif im. izo.-,
..y--- ,....,./,,, ,i-,„,, p4 2 15e,_.5 3.....tiot
, \ • "t-14.4„,
I- h1-1(e,b4 1611)C 3 \
dife. ' \ CY5e, (/ , , t 5-4" / SS I-
Vict„,1/4 , , o ce, a, ,.., . k.:.
4 it,_, ,_ 45/
i[ 'Ie\/'‘‘VD jc-:-, • ¿.- ( ex &t. -It.)5) i e-4-C_ ili)i-k \y ck z ctr.¿2,554.. I .,5 ,,y,--7ti,,k 71-; 04c.A áre.-1-C.‘ 111,Xli •=1 'Y 1( 1h' 1.) IV •
5 41)- 1 (501/1 -eft.Zco_ ,i41,5, 2, f
6 ") , C7 ...-., i ..._ -1._ (-_-; li' L.. V
4 7 ---Ct v .‘ ( );)1 Q e'l (--:) a-1 Vel VI • Ce(--)6((82, 'N. iC) ,.(,-CaY,) , k(±,-st i
8 .í._\, \ (ktuk..„ ,(\.;\,,,,,,, i \ ene il- u kd u: v ,tc5/s¿.739- hQt_ett-t--,-, --tu e ic_ --
-- -a ' ,,,,,, ri' 1 " c- cl.Nt.'-'.ffla,
i WOr
.
. ,....;.__ ligNIMI
/ 1 . ,¿cift (2,
.ffig.
.„ ,
9 - / ,O, ItZ? , b,„,...,,‘„, je: ff--- A- ti x. c co9t.--: 7,0 ,1,9? 5cRé,
10 5)1 My 1.11,--. .«-,,--- c e.--,....:-, ,T 6,4- C.:- -71 G A e
iitir....9.41.4. --rec. A pm,
-lb }o / O V
♦ Á e o .• .., :A _ . I 4)(1... A_ _. /,•4 11 S-4‘..~/2.., itm yx...,9,.)11-C,
12 t•-'''remr-k cr\ ijoy\ 1.-ti ( e ,..,,,___ j. c) p, ¿- ...,--- i .), 3 ,.3-,,-.) -,, „II:4:c_, Z-t>cli- I hl os.dkry . tv.„ --1 c, Y
. , (U 1 no , ',-,_ \ ■ i¿; '(:) ( G; I.. ' .b., 1 0/ Cal , d,. 1-\y . ilLGC,( )°) )
5: u', f■ , .\' .16d ((*), + a.c .: uk, Cc)
A4[...-xf---",:•-•.. & i .- „, . e „ .., ,......„,
(-- - - -,.--- ■.,._k3,./
- ,
,..‹. c., 14 . (7 _.,.<,, pj-,,,,.,, S hA,..s.s 1 6: A C rIrtt Un. v. ol i io--$-, cJ _II k) ¿ ¿ V- .5-1:1i
15 .\1 \ i , _ a. , '-) \ r'' ..7., s-.\ „ -, i (- i'L\J t., ?, f) J 1- , 2 (>!,--) 7 1 J ,-,
j . f, ,. , c, r- i f,...2 ‹.-. /,:;,., / /II ..---(.. , e. P -e.,-- OPQ)
16 c.. -
h.. ' 1-1_1 r ) IP, f,,,,,,:,-, ,-) el/ 1( 1-2(2 "As- (-7 ( p., . ( r ii, f (Y i '. / I. --'3(,)/-') 7 /2 -"( 7 - --T.-7 i' ;,;,9,.0,,,.- , I 01—: —‘ . 4,,,,,,„• ,
.1} 17 .•_ ..: - ̂. ..)1/t ) ' .... .. « • . ,
*OTRO EVENTO: Reuniones, Entrenamiento, Charlas, Jornadas, Campañas - Cuando se selecciona la casilla Capacitación, los asistentes únicamente podrán ser de Carrera Administrativa o de Libr- .mb - lento y R itión Nota: En caso de requerir dejar registro más amplio de los temas tratados en el evento o reunión realizada, emplee la ayuda de memoria que contempla este formato, siempre y cuando el texto no se exceda de la capad • -d allí establecida (una (1) hoja). Si se necesita más espacio, elabore el acta respectiva. Si solo necesita el registro de los asistentes no imprima la ayuda de memoria
GIT GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO F20100-03/14.V6
E ASISTENCIA REGISTRV CAPACITACIÓN *OTRO EVENTO 13
GESTIÓN HUMANA
FECHA DE REALIZACIÓN HOJA
2-- DE 2-- AAAA - MM - DD
7,o t5- -c›ti - 11, IGAC HORA DE CIUDAD
("-
SITIO c-Sy-'c_i ,, Q,.. ,Q.,_ Cr.,,,SC.), ,.zN. INICIO 2.2,e, 6" HORA DE FINALIZACIÓN £41 cc, (.7%14
NOMBRE DEL .". C_cá ;Q.2.5C> — ,....1c.._■__51—
i ...". C.51,4 ..... 4 Q_ EVENTO I ■,-- %.> ‘242...../ ,a.(>,:\ v....) ii..M:1„..i ' I cx....3 I
, , , ..0..k•-ck-1,- kgs --1----Z 4:).1_1Q "- (---ca .4- .-1.- 11-
\ z,17, 3-- SQ_ C)._41. .-rk ,.z,,,2 c._.„...._ - 502_, TEMA C1C-3 ~0 ...e.... <5.11-1-> 1.1_ \J■ 1 .
á,. '.7.-1 4/.. ..1,2). v.TX.. w■I U ...k.Cts C-)1 •4 124-- C.-1.),..--C1 Cijkei k-C2,/ .a.; ......... Ce,,..",<N"...4C, \ e_szi... se...lov C__.:21■wks. hk c.," "V ~I. Ctyl""j/̀ 4""j,......, i t / v-a.. ' y 014.... t.,2 ,.'.
DEPENDENCIA / GIT RESPONSABLE COORDINADOR / CONVOCANTE„..:3CISQ.. k--) y t....N- / acta NI\ k.... \ .
No NOMBRE DEPENDENCIA / GIT
ENTIDAD O EMPRESA CARGO TELÉFONO/ EXT CORREO ELECTRÓNICO FIRMA
1 KcIli_s ,t»(11 c y ec-cAc.),--) .
55-c cti-y-kcJ z 21:71- WeilLs,mc - 4 ) -% tC; •00(4) -4,:,....:
2 -
,01 4.(-0. /- 7 (ii" -4. 1 11 e_t (--t -1-9L7 liti)t- 1V • 2. - ‘ &(.1,,‹.¿ . , o r, i." e , or
3 bSdetek CP(0-02. enSin(3-5 -1-5PC
j
A
ke,1( c..-ruk
2W99
-2- S2_C>:;Pic-i We►0Z ,e■ z3 @ , c joC -y) O
"fYe car.--r-(.5*(- 4A C a rd -9--4-
r'f / ---
4 e--f 726p
/
0_,,,s(fill --i- 67"21 @._
5 e D ,‘ ,..) A r1 --CI A I G k C . M1DC
ilkijii
eric:inc
Win45t
3W-36e, .c9 SZ
2r--2 07,1,1)7-
/61,0 . -N 1 (... ir :e r- ei; dcyo e. t 6
P ,- 5-e. c .9e k) ¿,¿c --c--,,a
0. 1 t-9, .."-..--
cola ti 6 /1-- tu
' i Id uZu nelt [CA- C
7 MA2.0 (! b-1" líCicit, (C ii-P hl', Cin ci1/1ál.) 5.0(-1 -494- (56,2,5 al z. Q cy bie gAla
/1,,, 40/ (.1(
8 o ci
9
10
11
12
13
14
15
16
17
*OTRO EVENTO: Reuniones, Entrenamiento, Charlas, Jornadas, Campañas - Cuando se selecciona la casilla Capacitación, los asistentes únicamente podrán ser de Carrera Administrativa o de Libre Nombramiento y Remoción Nota: En caso de requerir dejar registro más amplio de los temas tratados en el evento o reunión realizada, emplee la ayuda de memoria que contempla este formato, siempre y cuando el texto no se exceda de la capacidad allí establecida (una (1) hoja). Si se necesita más espacio, elabore el acta respectiva. Si solo necesita el registro de los asistentes no imprima la ayuda de memoria
GIT GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO
80 IGAC ANOS OS "",..".%°"1"Pcn
1935 - 2015 'leribaranr
PAUTAS PARA TENER BIEN ORGANIZADO LOS DOCUMENTOS Y LOS
ARCHIVOS DE GESTION Y CENTRAL EN EL INSTITUTO.
1. Para una buena foliación debemos tener en cuenta lo siguiente, esta se debe hacer en la parte superior derecha conservando la orientación del documento. las carpetas pueden tener un máximo permitido de 200 folios.
4
1
1
2. La foliación se debe hacer en lápiz negro 2B según la norma.
Carrera 18 N.° 23-26 piso 7 Tels: 282 6099 - 282 1746 Fax: 282 4661 Sincelejo e-mail: [email protected] web: w/dwigac.gov.co
.0 IGAC ANOS "1"-=6"14" 1935 - 2015 reas al
11)0(XSPC)It 11111 PAIS
res egnrvtin 41114,,e150
3. Al momento de organizar una carpeta se debe tener en cuenta los siguientes pasos: ➢ La parte que tiene la pestaña va en la parte de atrás - abajo. ➢ El rotulo se debe colocar en la parte de adelante inferior sentido vertical. ➢ Al momento de llenar los rótulos preferiblemente se debe hacer a computador,
en caso de que queden algunos campos en blanco estos se deben hacer a lapicero con letra legible.
Carrera 18 N.° 23-26 piso 7 Tels: 282 6099 - 282 1746 Fax: 282 4661 Sincelejo e-mail: sincelejoé7g7"c.gov.co web: www.igac.gov.co
AÑOS 1935 - 2015
GAG ~TUYO GODGe~ci
A414rIM CoPozia -111DYJWie- t'YODOS POR LIN
altlE110 PAiS - m tomo SQVc40611
4. El gancho legajador se debe colocar de la forma como está en la fotografía quedando el documento más antiguo en la parte superior y el más reciente en la parte inferior. Ejemplo el folio 1 es el documento A y el folio 200 es el documento Z.
-5 • C3.41 11 Carrera 18 N.° 23-26 piso 7 Tels: 282 6099 - 282 1746 Fax: 282 4661 Sincelejo e-mail: sincelejo©igac.gov.co web: www.igac.gov.co
IGAC AÑOS 1935 -1015
100 1000SPOlt PAIS
141/ evurow WillnisC40
5. Al momento de llenar los rótulos de las cajas se debe hacer de esta manera y a lápiz.
Caja de archivo. Caja de archivo. Archivo de gestión. Archivo central.
6. A las cajas de archivo se le debe meter un máximo de 1200 folios esto es el equivalente a 6 carpetas de 200 folios; para evitar que se rompan las carpetas al momento de sacarlas.
Carrera 18 N.° 23-26 piso 7 Tels: 282 6099 - 282 1746 Fax: 282 4661 Sincelejo e-mail: [email protected] web: www.igac.gov.co
IGAC ANOS --:=--tr 1935 - 2015 -11-1116"1"6"1- tTODOS PONI
iqUEVOPAiS
INFORME DE BRIGADA DE GESTIÓN DOCUMENTAL REALIZADA EL DÍA 18 DE SEPTIEMBRE 2015.
Se realizó la brigada a las siguientes Áreas:
• Dirección: Kelly Johana Meza, Edna Piña. • Jurídica: Freddy Castilla Paba. • Pagaduría: Arleen Rodríguez, Tatiana Mendoza, Lisdeira Quiroz, • Contaduría: Patricia Rosso • Almacén: Carolina De La Ossa. • Conservación: Jhon Jairo Salcedo, Iván Gómez Cuestas, Ana Milena Benítez,
Argemiro Madera, Martha Rasero.
➢ Se presentó a las personas encargadas de estas áreas: Todos los cambios que se realizaron en todos los formatos de gestión documental, por medio de unas guías se explicó las rutas para llegar por la IGACNET a los formatos actualizados.
➢ Se dieron los lineamientos para tener una adecuada organización de los archivos de gestión tales como la correcta foliación, rotulación, posición de las carpetas al momento de colocar los rótulos, el tipo de lápiz que se debe utilizar para hacer la foliación, cuantas carpetas se deben meter por cajas de archivo.
❖ Dirección: Al momento de la brigada se encontró que estaban llevando el formato ROTULO PARA CARPETAS DE ARCHIVO versión 2; También se encontró 1 carpeta de externas recibidas que no tenía el rotulo.
Compromisos: A partir de esta fecha en adelante comenzar a utilizar el formato ROTULO PARA CARPETAS DE ARCHIVO versión 3; y colocar el rotulo a la carpeta de externas recibidas. Responsables: Kelly Johana Meza, Edna Piña.
❖ Jurídica: Al momento de la brigada se encontró que estaban llevando el formato ROTULO PARA CARPETAS DE ARCHIVO versión 2; También se encontró dos contratos que no estaban foliados al 100%
Compromisos: A partir de esta fecha en adelante comenzar a utilizar el formato ROTULO PARA CARPETAS DE ARCHIVO versión 3; y terminar de foliar los contratos. Responsable: Freddy Castilla Paba
❖ Pagaduría: Al momento de la brigada se encontró que estaban llevando el formato ROTULO PARA CARPETAS DE ARCHIVO versión 2.
Compromiso: A partir de esta fecha en adelante comenzar a utilizar el formato ROTULO PARA CARPETAS DE ARCHIVO versión 3. Responsables: Arleen Rodríguez, Tatiana Mendoza, Lisdeira Quiroz
Carrera 18 N.° 23-26 piso 7 Tels: 282 6099 - 282 1746 Fax: 282 4661 Sincelejo e-mail: [email protected] web: wvwv.igac.gov.co
TODOS POR (114 MOMO r rgunion tourArasx
Atentamente.
José Eliecer Ortiz Payares. Contratista. Gestión Documental.
IGAC Aft4. 4"nnt'1.9411/44°41Dri:4) 1935 - 2015 -reiritoriergai-cíe
❖ Contaduría: Al momento de la brigada se encontró que estaban llevando el formato ROTULO PARA CARPETAS DE ARCHIVO versión 2.
Compromiso: A partir de esta fecha en adelante comenzar a utilizar el formato ROTULO PARA CARPETAS DE ARCHIVO versión 3. Responsable: Patricia Rosso.
❖ Conservación: Al momento de la brigada se encontró que estaban llevando el formato ROTULO PARA CARPETAS DE ARCHIVO versión 2.
Compromiso: A partir de esta fecha en adelante comenzar a utilizar el formato ROTULO PARA CARPETAS DE ARCHIVO versión 3. Responsables: Jhon Jairo Salcedo, Iván Gómez Cuestas, Ana Milena Benítez, Argemiro Madera, Martha Rasero.
Resumen. En todas las áreas del instituto se están organizando los archivos de gestión según los lineamientos establecidos.
Carrera 18 N.° 23-26 piso 7 Tels: 282 6099 - 282 1746 Fax: 282 4661 Sincelejo e-mail: [email protected] web: www.igac.gov.co