identificación del patrimonio documental de la ciudad de ibagué · 2019. 9. 3. · centr omer er...

Centro de Comercio y Servicios - SENA Regional Tolima 1

Identificacióndel patrimonio documental

de la ciudad de Ibagué Jorge Armando Varela Rendon

Jorge Alejandro Castellanos BravoOmar Arley Arenas Quimbayo

Luis Felipe Lozada Valencia

Identificación del patrimonio documental de la ciudad de Ibagué2


Identificación y divulgación del patrimonio documental de la ciudad

de Ibagué- Tolima

Jorge Armando Varela

Luis Alejandro CastellanosJennifer Alejandra Amórtegui

Colaboradores:José Alonso Oviedo

Joaquín Eduardo Carrillo OrjuelaErika Alexandra Prada Lozano

Viviana Valderrama Vanegas


TABLA DE CONTENIDO

AGRADECIMIENTOS ....................................................................................12PRÓLOGO ........................................................................................................13INTRODUCCIÓN ............................................................................................141. DIVULGACIÓN PROACTIVA DE LA INFORMACIÓN EN LA PRESERVACIÓN DEL PATRIMONIO DOCUMENTAL ...............................162. ESTADO DEL ARTE ...................................................................................20

2.1 Contexto Internacional ............................................................................242.2 Contexto Nacional ...................................................................................25

3. TEORÍAS Y CONCEPTOS CENTRALES ..................................................283.1 Patrimonio documental ...........................................................................283.2 Descripción archivística ..........................................................................293.3 Turismo Cultural .....................................................................................32

4. MARCO NORMATIVO ...............................................................................345. ANÁLISIS DE LOS ELEMENTOS PARA LA IDENTIFICACIÓN Y DIVULGACIÓN DEL PATRIMONIO DOCUMENTAL ................................35

5.1 Identificación documental .......................................................................355.2 Divulgación y promoción ........................................................................365.3 Identificación de Fuentes de financiación ...............................................375.4 Infraestructura física y tecnológica .........................................................385.5 Personas ...................................................................................................385.6 Procesos y servicios archivísticos ...........................................................395.7 Prospectiva archivística ...........................................................................39

6. RESULTADOS DEL PROCESO DE INVESTIGACIÓN ...........................416.1 Identificación del Patrimonio - Censo Archivístico de la ciudad de Ibagué ............................................................................................................41

6.1.1 Gobernación del Tolima ...................................................................426.1.2 Conservatorio del Tolima .................................................................456.1.3 Universidad del Tolima .....................................................................486.1.4 Hospital Universitario Federico Lleras Acosta .................................516.1.5 INDEPORTES Tolima ......................................................................546.1.6 Alcaldía Municipal de Ibagué ...........................................................57


6.1.7 Hospital San Francisco E.S.E ...........................................................606.1.8 Gestora Urbana de Ibagué ................................................................636.1.9 Instituto de Financiamiento para la promoción y el desarrollo de Ibagué (INFIBAGUÉ) ...............................................................................666.1.10 Universidad de Ibagué ....................................................................686.1.11 Corporación Festival Folclórico .....................................................726.1.12 Archivo Histórico de Ibagué ...........................................................74

6.2 Análisis de los resultados del censo de archivos .....................................796.3 Diagnóstico del estado de la documentación ..........................................83

7. ESTRATEGIAS PARA LA DIVULGACIÓN DEL PATRIMONIO DOCUMENTAL DE LA CIUDAD DE IBAGUÉ ............................................968. CONCLUSIONES ......................................................................................1079. DISCUSIÓN ...............................................................................................110REFERENCIAS .............................................................................................. 111


LISTA DE TABLAS

Tabla 1. Criterios de valoración del patrimonio documental ............................35Tabla 2. Deterioro Biológico .............................................................................83Tabla 3. Porcentaje de Deterioro Fisicoquímico 1 ............................................89Tabla 4. Porcentaje de Deterioro Fisicoquímico 2 ............................................90Tabla 5. Estrategia 1 ..........................................................................................97Tabla 6. Estrategia 2 ..........................................................................................98Tabla 7. Estrategia 3 ..........................................................................................99Tabla 8. Estrategia 4 ........................................................................................100Tabla 9. Estrategia 5 ........................................................................................101Tabla 10. Estrategia 6 ......................................................................................102Tabla 11. Estrategia 7 ......................................................................................103Tabla 12. Estrategia 8 ......................................................................................104Tabla 13. Estrategia 9 ......................................................................................105Tabla 14. Estrategia 10 ....................................................................................106


LISTA DE ILUSTRACIONES

Ilustración 1. Componentes de la política para la protección del Patrimonio Cultural Mueble ................................................................................................26Ilustración 2. Niveles de Descripción Archivística ...........................................31Ilustración 3. Elementos de análisis para divulgación proactiva de la información del patrimonio documental ...............................................................................35Ilustración 4. Entidades departamentales, municipales y privadas ...................41Ilustración 5. Redes sociales .............................................................................79Ilustración 6. Servicios ofrecidos en el Archivo ...............................................80Ilustración 7. Instrumentos de Descripción ......................................................81Ilustración 8.Tipo de Soporte de la Documentación .........................................82Ilustración 9. Porcentaje de Afectación por factores de deterioro biológico (media y avanzado) .......................................................................................................83Ilustración 10. Porcentaje de Deterioro Fisicoquímico 1 ..................................89Ilustración 11. Porcentaje de Deterioro Fisicoquímico 2 ..................................91Ilustración 12. Medición de temperatura en el depósito de archivo .................92Ilustración 13. Medición de Humedad Relativa ...............................................93


LISTA DE IMÁGENES

Imagen 1. Presencia de hongos en la documentación ......................................84Imagen 2. Proliferación de hongos en el archivo .............................................85Imagen 3. El efecto de los hongos en el papel .................................................86Imagen 4. Afectación de insectos en la documentación ..................................87Imagen 5. Deterioro por insectos .....................................................................88Imagen 6. Humedad en los documentos ..........................................................94Imagen 7. Debilitamiento de los soportes por humedad ..................................95


LISTA DE ANEXOS

Anexo A. Matriz de clasificación y resgristro de bienes muebles ..................115


Equipo de Investigación

C

CATEGORÍA

C O L C I E N C I A S

Centro de Comercio y ServiciosRegional Tolima

Autores:

Jorge Armando Varela RendónLuis Alejandro Castellanos

Jennifer Alejandra Amórtegui


AGRADECIMIENTOS

El presente libro recopila el desarrollo del trabajo de investigación llevado a cabo en el Centro de Comercio y Servicios SENA – Regional Tolima, liderado por el grupo de Gestión Empresarial, Servicios e Innovación Comercial GESICOM del mismo Centro, bajo el auspicio y apoyo del grupo SENNOVA (Sistema de Investigación, Desarrollo Tecnológico e Innovación), y la contribución de instructores investigadores que han hecho posible este documento.

Los autores manifiestan total agradecimiento a la Dra. María Andrea Nieto, directora Nacional del SENA, al director de formación profesional Dr. Mauricio Alvarado Hidalgo, al coordinador del Grupo de Gestión Estratégica de la Investigación, Desarrollo Tecnológico e Innovación Dr. Emilio Eliécer Navia y su excelente equipo de trabajo —especialmente a Nancy Briceño Moreno—; quienes estuvieron pendientes de las acciones desarrolladas por el grupo de investigación.

Especial agradecimiento al Dr. Félix Ramón Triana Gaitán, director del SENA Regional Tolima, quien ha motivado e impulsado los procesos de investigación en la Regional; a las directivas del Centro de Comercio y Servicios lideradas por el subdirector, el Dr. Álvaro Fredy Bermúdez Salazar; a los coordinadores académicos Dr. Manuel César Trujillo y Dr. Omar Barragán Caicedo, y a la Dra. Gloria Inés Urueña Montes, coordinadora de Formación Profesional Integral, por su constante apoyo en el desarrollo de este proceso investigativo, por su disposición y colaboración y por el tiempo dedicado a los instructores para obtener un desarrollo continuo e idóneo en cada una de las actividades planteadas para la ejecución del proyecto.

De igual manera agradecemos a los semilleros de investigación Rocío del Pilar Gaitán, Ingri Oyola, Luisa Suaza, Norida Hernández, quienes apoyaron en la recolección de información primaria, como base para la identificación y el diseño de estrategias de divulgación del patrimonio documental de la ciudad de Ibagué.

De forma especial, reiteramos el agradecimiento a las entidades que nos permitieron el uso de su información, para el desarrollo de la investigación, es decir, a la Universidad de Ibagué, a la Universidad del Tolima, al Hospital San Francisco E.S.E, al Hospital Federico Lleras, entre otras. Y, en especial, a la profesional en Ciencia de la Información y la Documentación Nelly Flórez, coordinadora del Archivo Histórico de la ciudad Ibagué, por su apoyo y valiosos aportes al resultado de este proceso.


PRÓLOGO

Impactar positivamente en los procesos administrativos y de soporte de las organizaciones, es uno de los objetivos primordiales que tiene el Centro de Comercio y Servicios SENA Regional Tolima en la ciudad de Ibagué, a través de su formación profesional integral. Es así como se ha incentivado la formulación y desarrollo de proyectos de investigación e innovación, que tienen como actores principales a los aprendices e instructores que benefician a los microempresarios. En este sentido, es un orgullo prologar este libro como resultado del proyecto de investigación denominado Identificación y Divulgación del patrimonio documental de la ciudad de Ibagué, del grupo Gestión Empresarial, Servicios e Innovación Comercial GESICOM.

En este contexto, los resultados de investigación proponen estrategias encaminadas a la mejora de los procesos de Gestión Documental enfocados no solamente a la preservación de los documentos, sino a la apropiación del conocimiento contenidos en ellos, por parte de los ciudadanos a través de la divulgación eficiente y dinámica del patrimonio documental de la ciudad de Ibagué. Lo anterior, en la búsqueda de generar un sentido de identidad y pertinencia que contribuya a la toma de conciencia por parte de nuestra sociedad, de la importancia de conservar nuestra memoria para no repetir los errores del pasado y tomar mejores decisiones para el futuro.

Para finalizar, cada vez y en mayor grado la información documentada se ha convertido en un componente esencial de la gestión de las empresas. Por consiguiente, cabe resaltar la integración de las TIC, la Gestión Documental y el Turismo —en el presente libro se hace principal énfasis a este último—, ya que son áreas que contribuyen a la ejecución de las acciones empresariales, que optimizan los recursos existentes y otorgan una visión clara y estratégica para que, entre entidades y comunidad, se dignifique la labor de los archivistas y su importante rol en la conservación del patrimonio documental, que de acuerdo con nuestra Constitución Política, pertenece a todos los colombianos.

Alvaro Fredy Bermudez Salazar Subdirector Centro de Comercio y Servicios

SENA Regional Tolima


INTRODUCCIÓN

El Patrimonio Cultural, entendido como un legado que se transfiere, está fundamentado en la memoria y en sus posibilidades de transmisión de saberes de unas generaciones a otras. La memoria permite al individuo mantener lo adquirido —tanto en conocimientos como en habilidades y actitudes—, actualizar las experiencias positivas que se han vivido en momentos anteriores y, por medio del filtro selectivo del olvido, desechar las experiencias negativas, dolorosas o desagradables (Gobernación de Antioquia, 2011).

El patrimonio documental como parte importante del Patrimonio Cultural contribuye decisivamente a la identidad y al autoconocimiento de una sociedad, de acuerdo con Fernández (2009) “por patrimonio debemos entender el conjunto de bienes culturales heredados del pasado y el creado por las generaciones actuales, porque patrimonio puede ser también lo que estamos creando y dejaremos para las generaciones futuras” (p. 2).

En tal sentido, la investigación Identificación y Divulgación del patrimonio documental de la ciudad de Ibagué presentada en el marco de la iniciativa de propuestas de investigación del Servicio Nacional de Aprendizaje SENA por el grupo de Gestión Empresarial, Servicio e Innovación Comercial GESICOM, línea de Investigación: Gestión Administrativa, Contable y Asistencia Financiera (ACAF), y la integración de las líneas de investigación de Gestión Turística, Gastronómica y Hotelera (TUGA), de la Regional Tolima; aporta insumos importantes para la proyección de una cultura archivística en la región y, por tanto, una mejora sustancial en la preservación y administración eficiente del patrimonio documental de Ibagué.

Para la ejecución del proyecto de investigación es necesario, en primer lugar, identificar el estado actual y real del patrimonio documental, teniendo en cuenta tanto aquellos que actualmente puedan ser catalogados como tal, o los que a futuro pudieran serlo, seguido de una identificación de los elementos esenciales que se deben tener en cuenta, para así generar estrategias multidisciplinarias encaminadas a mejorar los procesos de organización, preservación, valoración y divulgación de estos documentos, que logren de forma oportuna mitigar o eliminar los problemas encontrados.

Por lo anterior, el presente libro es la síntesis del estudio investigativo y será


abordado en tres grandes acápites: primero, se constatará el estado del arte en las diferentes áreas que integran el proyecto, lo cual indica una visión completa del contexto internacional y nacional; segundo, se lleva a cabo una caracterización de los elementos esenciales para la identificación y divulgación del patrimonio documental, con el fin de determinar las variables más significativas a tener en cuenta para el cumplimiento de este objetivo y, tercero, se presentan las estrategias multidisciplinarias de mejora propuestas por los autores.


1. DIVULGACIÓN PROACTIVA DE LA INFORMACIÓN EN LA PRESERVACIÓN DEL PATRIMONIO DOCUMENTAL

“Quien tiene autoridad, tiene archivo” Código de Derecho Civil de Justiniano (Siglo VI)

Con la promulgación en el año 2014 de la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública 1712, se dio un paso importante para que los colombianos puedan acceder a la información pública de manera efectiva y transparente. En los artículos 2 y 3 de la misma ley, se relacionan los principios que se deben adoptar para su debida implementación:

• Principio de máxima publicidad para titular universal• Principio de transparencia• Principio de buena fe• Principio de facilitación• Principio de no discriminación• Principio de gratuidad • Principio de celeridad• Principio de eficacia• Principio de la calidad de la información • Principio de responsabilidad en el uso de la información• Principio de la divulgación proactiva de la información

Si bien la mayor parte de estos principios se encuentran tácitamente en otras normas legales, la Ley de Transparencia tiene el mérito de unificarlos y definirlos claramente para su aplicación, por parte de todas las entidades que custodian y controlan la documentación pública.

Dentro de los principios nombrados, el principio de la divulgación proactiva de la información aparece como una importante novedad normativa, dado que este establece básicamente que las entidades no solo tienen el deber de dar respuesta a las solicitudes de información, sino también, publicar y divulgar sus documentos de forma rutinaria y proactiva, actualizada, accesible y comprensible.

Lo anterior posibilita un reto importante para las instituciones, debido a que comúnmente los ciudadanos consultan la información pública más por una necesidad individual relacionada con la gestión administrativa de cada entidad;


que por ejercer su deber de controlar la eficiencia de los procesos estatales o satisfacer necesidades de investigación histórica, cultural o científica.

Uno de los retos es el de generar una cultura de identidad y apropiación de los ciudadanos por su documentación, para lo cual es necesario que todas las personas conozcan qué información pública poseen, dónde se encuentra y cómo acceden a ella.

Los documentos conservan parte de la memoria colectiva de nuestra sociedad, a través de ellos es posible preservar la historia de los pueblos, sus costumbres e incluso, su avance científico y cultural; por esto la importancia de que los ciudadanos no solo se sensibilicen sobre la información individual que las entidades administran, sino también, por todos los documentos que conservan la información de interés colectivo.

La falta de una aplicación eficiente del principio de divulgación, no solo desde la aprobación de la Ley de Transparencia sino mucho antes, ha traído consigo el desinterés y desconocimiento de la sociedad colombiana por su identidad cultural plasmada en documentos, contribuyendo como consecuencia, que los documentos custodiados por las instituciones —públicas y privadas— desaparezcan silenciosamente y sin doliente.

“Esta situación de desorden ha conducido a la eliminación indiscriminada, sustracción o deterioro de documentos por las inadecuadas condiciones de conservación y seguridad, y definitivamente han propiciado el detrimento del patrimonio histórico de la Nación” (Casilimas Rojas & Ramírez Moreno, 2004, p. 7), mientras que esta pasa totalmente desapercibida para la mayor parte de los ciudadanos.

Esa desaparición intencional o no de la documentación por diferentes factores es evidenciable cuando se identifica la presencia de fondos acumulados en las entidades. Los fondos acumulados según el Archivo General de la Nación de Colombia (2004) “son documentos reunidos por una entidad en el transcurso de su vida institucional sin un criterio archivístico determinado de organización y de conservación” (p13).

De acuerdo con el informe del Formulario Único Reporte de Avance de la Gestión(FURAG) del año 2016, el 39 % de las entidades de orden nacional poseen esta


clase de fondos, esto sin contar las de carácter territorial que suelen contar con un menor número de recursos (humanos, económicos, tecnológicos, entre otros) para evitar este problema.

Una de las variables de mayor impacto para la prolongación de esta situación en las entidades, es la baja eficiencia en las tareas de identificación de los documentos para su posterior archivo y localización, ya que este proceso es clave, pues estas actividades implementadas adecuadamente se traducen en un aumento considerable en la productividad al ahorrar tiempo, tanto en el proceso de archivo como en consultas futuras.

A partir de la problemática descrita con anterioridad, el grupo de investigación GESICOM del Centro de Comercio y Servicios del SENA Regional Tolima, formula el proyecto de investigación Identificación y divulgación del patrimonio documental de la ciudad de Ibagué con la intención de establecer estrategias que permitan contribuir a la solución de esta.

Teniendo en cuenta la amplia dimensión de esta problemática, el proyecto de investigación ha delimitado su alcance de acuerdo con los siguientes parámetros:

• Área de localización geográfica: Ibagué Tolima.• Tipo de documentación: Documentos en soporte papel con valores

secundarios (históricos, culturales e investigativos).• Contexto institucional: Archivos de entidades públicas de orden

departamental y municipal localizadas en la ciudad de Ibagué.

Según Godoy, López & Casilimas (2002) los valores secundarios son aquellos que sirven de referencia para la elaboración o reconstrucción de cualquier actividad de la administración; como fuente primaria para la historia y como testimonio de la memoria colectiva. Son el patrimonio documental de la comunidad que los creó y los utiliza. Algunos documentos nacen con valores permanentes, por las razones arriba citadas. Otros alcanzan estos valores con el tiempo.

Por consiguiente, el proyecto pretende centralizar sus esfuerzos en los documentos que puedan considerarse parte del patrimonio documental de la ciudad de Ibagué. De acuerdo con la UNESCO (2002) se entiende por patrimonio documental la agrupación de documentos que debido a que reflejan la memoria colectiva de un pueblo, nación, región o sociedad y a que muestra la diversidad de los pueblos,


culturas e idiomas; forma parte del Patrimonio de la humanidad; los cuales están conformados por elementos movibles consistentes en signos/códigos, sonidos o imágenes, conservables (los soportes son elementos inertes) reproducibles y trasladables, fruto de un proceso de documentación deliberado.

Como resultado de esta delimitación y priorización, en el proyecto se establecen para el mismo, los siguientes objetivos:

• Identificar el patrimonio documental de la ciudad de Ibagué.• Evaluar las condiciones de administración y conservación del patrimonio

documental de la ciudad de Ibagué.• Establecer estrategias de divulgación y apropiación del patrimonio

documental.

Los dos primeros centralizan su quehacer metodológico de la ciencia archivística que trata de los archivos, de su conservación, administración, clasificación, ordenación, interpretación, etc.; de las colecciones de documentos que en los archivos se conservan como fuente para su conocimiento ulterior y servicio público (Shellenberg, 1956). Para el último objetivo, se establece como línea base el turismo cultural para diseñar estrategias que fomenten el interés de los ciudadanos en los documentos.


2. ESTADO DEL ARTE

El procesamiento de los datos se convierte en uno de los elementos más importantes para el almacenamiento de los documentos que tengan una particularidad y sean importantes en los diferentes procesos que desarrollan las entidades. La coexistencia de diferentes formatos y soportes físicos para el almacenamiento de los datos, para la gestión de los documentos, en particular, la presencia de datos no estructurados; representa una gran limitante para la elaboración de análisis de muchos documentos y procesos. En este objetivo al explotar la adopción de diferentes técnicas para analizar textos y extraer automáticamente la información relevante, en el marco del procesamiento de la importación, se han propuesto diferentes modelos para la transformación de los datos y al implantar como modelo Trough una arquitectura basada en el análisis semántico. El análisis que se puede realizar sobre los datos tiene diferentes aplicaciones, a través del cual sus principales usos se apoyaron para la formalización y protección de historiales médicos de salud electrónica (Amato, Casola, Mazzocca, & Romano, 2011).

La recuperación de los documentos que han transcendido en el desarrollo de los aspectos culturales más importantes y que han sido generadores de eventos relevantes en el entorno, por ende, se busca su recuperación ya que contienen gran cantidad de información valiosa para la historia. A medida que estas colecciones crecen en número y tamaño, proporcionan una recuperación efectiva de textos breves que presentan un problema de investigación significativo. Por tanto, proponemos un enfoque novedoso para mejorar la recuperación de información para textos, que nos permita minimizar y controlar su aglomeración basados en la expansión agresiva de documentos. En primera medida se realiza la selección de documentos con la misma temática y que su tipo de contenido sean consultados, por lo cual se analizan los resultados para conocer los más representativos. En cuanto a la recuperación se propone la técnica que permite modelos de las propiedades léxicas y las temporales. Por ello, este método produce mejoras efectivas para la recuperación de los datos más importantes y que estos puedan ser preservados a lo largo de los años (Efron, Organisciak, & Fenlon, 2012).

La gestión del conocimiento se transforma en un elemento que permite el desarrollo integral de los seres humanos, así mismo se ha convertido en una de las principales tendencias durante la mitad del siglo XX, en la que se destaca, principalmente, la importancia del recurso de conocimiento para las organizaciones empresariales. Uno de los principales aspectos que permite la


transferencia de conocimiento es la administración de los documentos, que dan a conocer información relevante para la estructuración de las temáticas que se quieren aprender. En análisis de la información del contenido de los documentos se han desarrollado métodos para mejorar su clasificación y las funciones de recuperación.

Los principales resultados que se encuentran son una técnica para la identificación de relaciones conceptuales para la extracción del conocimiento semántico de los documentos contractuales de construcción, que pueden utilizarse para mejorar las funciones de la gestión electrónica de los documentos, de la misma manera la clasificación y la recuperación de documentos (Al Qady & Kandil, 2010).

La preservación de la información se ha convertido en uno de los principales aspectos para resguardar la información, sea de forma digital o impreso, estos son esenciales para comprender las temáticas relacionadas en ciencias, la adecuada toma de decisiones con respecto a la salud, el medioambiente y la economía. Los conjuntos de datos acumulativos contribuyen a la comprensión de las principales tendencias, frecuencias y patrones que puedan formar una base para la proyección y tener una visión ya sea a corto, mediano o largo plazo. Dado lo anterior, la preservación de la información es una de las principales características innatas en la gestión documental, que proporciona una visión general del estado de los documentos. Asimismo, el análisis estructurado de la información que este representa tales como la calidad de datos, particularmente en precisión, confiabilidad y autenticidad y cómo son representados en metadatos. Estos conceptos se definen ampliamente desde las perspectivas científicas y archivísticas.

Por lo tanto, la gestión de los documentos destaca el concepto de registro en el contexto del entorno, se presentan mecanismos digitales para que la gestión archivística pueda emplear herramientas para la preservación de documentos y esta pueda perdurar a lo largo de los años (Lauriault, Craig, Fraser Taylor, & Pulsifer, 2007).

Hoy en día se busca la representación de los aspectos culturales más importantes que han trascendido en el entorno, también que no se pierdan los principales arraigos culturales y tradiciones que se enmarcan en la evolución de un país.

Grandes cantidades de contenido de patrimonio cultural han sido digitalizadas


y están disponibles en bibliotecas digitales. Sin embargo, a menudo no están estructuradas y son difíciles de navegar. Las técnicas que se han desarrollado para realizar un análisis estructurado a la información para la identificación de elementos similares a estas colecciones, con el fin de mejorar la navegación en las plataformas para que estos que están implícitamente conectados se vinculen entre sí y permita agrupar conjuntos de elementos similares. En este caso se representa una biblioteca digital denominada Europeana que contiene más de 20 millones de objetos digitales de un conjunto de proveedores de patrimonio cultural en todo Europa.

De la misma forma se plantean herramientas para la búsqueda de información mediante metadatos que contribuyen a la navegación. En ellas el análisis de esta información se efectúa mediante dos enfoques; el primero de ellos basado en el conocimiento que utilizan fuentes de conocimiento externas y, el segundo, se basa en el análisis de la distribución de frecuencias de las palabras en los documentos. Ambas técnicas evalúan los juicios manuales obtenidos por este estudio y una prueba de opción múltiple creada a partir de categorías generadas, dependiendo de la información de las colecciones del patrimonio cultural (Aletras, Stevenson, & Clough, 2012).

La preservación del patrimonio cultural inmaterial, como la música y la danza, requiere la codificación de los conocimientos que han sido arraigados en el entorno donde se realiza la interacción, junto con el almacenamiento de los registros digitalizados de las representaciones. Por ende, uno de los principales resultados de esta investigación es diseñar un repositorio de patrimonio cultural que pueda apoyar en la conservación de estos datos. Como el baile y la música se graban desde formato de multimedia, se efectúa un análisis que permite codificar los diferentes datos que contiene el archivo. De la misma manera, en el desarrollo con un marco arquitectónico, que incluye un método para la construcción de la ontología con un conjunto de etiqueta de datos de entrenamiento y el uso de la ontología para anotar automáticamente las nuevas instancias de artefactos del patrimonio digital. Estas anotaciones permiten la creación de un entorno de navegación semántica en un repositorio de patrimonio cultural. Igualmente, la eficacia de esta plataforma mediante la construcción y el análisis del patrimonio cultural de la danza clásica de india y la exploración para los videos, reflejan la importancia de la conservación de las principales tradiciones que se arraigan en el país (Mallik, Chaudhury, & Ghosh, 2011).


En la actualidad, las TIC han abordado diferentes procesos administrativos con el fin de resguardar la información más relevante en las empresas, por ende, las entidades han decidido adoptar mecanismos para su digitalización, con el fin de desarrollar sus actividades propias en el marco de los procesos que se clasifican en la gestión de su actividad.

Actualmente existen plataformas que permiten la administración y la preservación de los documentos que sean necesarios para la ejecución de los diferentes procesos que se ejecutan en el marco de las actividades que realizan las organizaciones. La gestión de registros en un entorno de computación en la nube y referir un modelo estratificado para la preservación en la nube. Se utiliza un sistema de archivo utilizando conceptos y clasificando el tipo de información. El modelo propuesto permite compartir la funcionalidad y los objetos de información convirtiéndolos en disponibles como servicios para capas superiores. Este modelo cubre todo el ciclo de vida del documento, posibilitando la funcionalidad de archivo como la planificación de preservación en una etapa temprana y ayudando a simplificar la transferencia de registros. El modelo proporciona un enfoque simple y compatible para representar los objetos digitales y los metadatos necesarios desde los sistemas de creación de contenido a los sistemas de archivo. Se han realizado muchas investigaciones sobre los aspectos técnicos de almacenamiento en la nube, asimismo, para la integración de la trasferencia de registro y la preservación de los sistemas en ella. En este sentido, la herramienta es considerada un apoyo digital para la preservación y conservación de documentos para resguardar la información a lo largo de los años (Askhoj, Sugimoto, & Nagamori, 2011).


2.1 Contexto Internacional

En el contexto internacional, la Unesco en el año 1995 emprendió el programa Memoria del Mundo (Memory of the World Programme, en inglés) que estableció las directrices para la salvaguarda de las memorias documentales, a través de las cuales ha recopilado diferentes conceptos y ha diseñado diferentes estrategias orientadas a la preservación y el acceso del patrimonio histórico documental de mayor relevancia para los pueblos del mundo, así como también, promocionar el interés por su conservación entre los estados miembros de las Naciones Unidas.

Las directrices originales del programa Memoria del Mundo fueron elaboradas por Jan Lyall en colaboración con Stephen Foster, Duncan Marshall y Roslyn Russell, bajo los auspicios de la Federación Internacional de Asociaciones de Bibliotecarios y Bibliotecas (IFLA). Este documento innovador y sobresaliente, publicado en 1995, sirvió de base para el consiguiente desarrollo del Programa y de los valores que representa. Adicionalmente, durante las reuniones celebradas en 1997 y 1999 por el Comité Consultivo Internacional y en la segunda Conferencia Internacional de la Memoria del Mundo en el año 2000, estas directrices han sido objeto de revisión y actualización (Organización de las Naciones Unidas para la Educación la Ciencia y la Cultura, 2002).

Otra iniciativa que se destaca dentro del rescate del patrimonio documental es el Proyecto InterPARES 3 —International Research on Permanent Authentic Records in Electronic Systems— o Investigación Internacional Acerca de Registros Documentales Permanentes y Auténticos en Sistemas Electrónicos es un esfuerzo de colaboración internacional, consolidado a lo largo de varios países y formado por equipos multinacionales. La dirección del proyecto en su conjunto está patrocinada por la Comunidad del Consejo de Investigación para las Ciencias Sociales y las Humanidades del Canadá y las Alianzas de Investigación Universitaria (Canada’s Social Sciences and Humanities Research Council’s Community - University Research Alliances) patrocinadores a su vez del equipo del Canadá, —Canadá TEAM— (Proyecto InterPARES, s.f.).


2.2 Contexto Nacional

En Colombia, el Estado, a través del Ministerio de Cultura (2013) formuló la Política para la protección del Patrimonio Cultural Mueble, en la cual se establecen directrices y estrategias coordinadas, articuladas y sostenibles a corto, mediano y largo plazo, en las que intervienen los agentes, las instituciones del campo y la sociedad en general para fortalecer e incrementar la gestión e inversión en el desarrollo de los componentes del Patrimonio Cultural Mueble.

Son considerados Patrimonio Cultural Mueble los siguientes (ver anexo A):

• Patrimonio arqueológico: Comprende aquellos vestigios producto de la actividad humana, y aquellos restos orgánicos e inorgánicos que, mediante los métodos y técnicas propios de la arqueología y otras ciencias afines, permiten reconstruir y dar a conocer los orígenes y las trayectorias socioculturales del pasado.

• Patrimonio artístico: Está constituido por aquellos bienes que fueron elaborados con fines artísticos y que muestran los diversos periodos del arte de Colombia o del mundo.

• Patrimonio bibliográfico: Es aquel constituido por libros, publicaciones seriadas, audiovisuales y demás información, registrada en diversos soportes, de obras publicadas en el país, obras de autores y temas de la respectiva nación, publicados en su territorio y en el exterior, en primera y otras ediciones.

• Patrimonio utilitario: Estos bienes se caracterizan por haber tenido una utilidad funcional para cualquier ámbito de la vida o del saber. Son bienes producidos para el uso, y algunos de ellos dan cuenta de la relación que se estableció o establece con el espacio en el que se usaron o se usan.

• Patrimonio documental: Consta de dos componentes; el contenido informativo y el soporte en el que se consigna. Dicho patrimonio está conformado por los siguientes tipos de documentos: piezas textuales, piezas no textuales, piezas audiovisuales, documentos virtuales.

Las anteriores definiciones son claves para delimitar el alcance y objeto del proyecto, dado que se puede incurrir en errores en la identificación del patrimonio documental al confundirlo con cualquiera de los otros, dado que las entidades en algunos casos suelen conservar en los archivos diferentes tipos de Patrimonio Cultural Mueble.


En la Ilustración 1. Componentes de la política para la protección del Patrimonio Cultural Mueble, se describen claramente las actividades para tener en cuenta en la ejecución del proyecto de investigación de Identificación y Divulgación del patrimonio documental de la ciudad de Ibagué.

Ilustración 1. Componentes de la política para la protección del Patrimonio Cultural Mueble

Fuente: Ministerio de Cultura —Colombia—

El Archivo General de la Nación AGN es la entidad encargada de la Declaratoria de Bienes de Interés Cultural de carácter documental archivístico del ámbito nacional por la Ley 1185 de 2008. La declaratoria de un bien documental archivístico como de Interés Cultural es el acto administrativo por medio el cual, se determina que un bien (ya sea una unidad documental, un fondo, una colección o un archivo) queda cobijado por un Régimen Especial de Protección. Para declarar un bien de interés cultural de carácter documental archivístico del ámbito nacional, se considera la presencia de todos o algunos de los valores de orden histórico, estético o simbólico, los cuales se determinan a través de los criterios de valoración que el AGN ha fijado, de acuerdo con las características particulares de los bienes documentales archivísticos.Dentro de las iniciativas que se encuentran en ejecución por parte del Archivo


General de la Nación para la identificación del patrimonio documental está la elaboración del Censo Nacional de Archivos CNA.

El CNA es el instrumento que tiene como fin identificar los archivos colombianos y sus fondos. El censo busca recopilar datos como de contacto, aspectos de infraestructura y almacenamiento de documentos, y los datos básicos de los fondos documentales. El principal objetivo del censo es conocer el panorama archivístico nacional, establecer prioridades para tomar acciones conjuntas y servir de medio para la investigación; e instrumento para la lucha contra el tráfico de patrimonio documental.

Este proyecto de elaboración CNA tiene como objetivos principales:• Llevar a cabo la planificación del hacer archivístico con planteamientos

de la política archivística vigente, basados en la situación de los archivos a nivel nacional, regional y local.

• Identificar el número total de archivos, el estado general de conservación de los fondos documentales, su equipamiento, accesibilidad y recursos humanos en un contexto global e integrado.

• Fomentar en la ciudadanía el uso y acceso a la información y a los documentos, como garantía de sus derechos.

• Normalizar la información para la identificación de los archivos en entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas.

• Establecer herramientas que garanticen la cobertura en la identificación de los archivos públicos y privados de interés público.

• Contar con un registro actualizado de los archivos del territorio colombiano, así como una identificación general de las series documentales o de los temas generales contenidos en ellos.

• Evaluar las condiciones de los archivos y sus potencialidades, lo cual permitirá tener una visión de las necesidades existentes para su desarrollo, así mismo generar planes para su modernización en coherencia con las políticas archivísticas.

• Servir como herramienta contra el tráfico ilícito de bienes documentales de interés cultural.


3. TEORÍAS Y CONCEPTOS CENTRALES

3.1 Patrimonio documental

De acuerdo con la UNESCO (2002) un documento es “aquello que consigna algo con un propósito intelectual deliberado” (p.2). Se considera que un documento consta de dos componentes: el contenido informativo y el soporte en el que se consigna. Ambos elementos pueden presentar una gran variedad de formas y ser igualmente importantes como parte de la memoria.

Por ejemplo:• Piezas textuales: manuscritos, libros, periódicos, carteles, etc. El

contenido textual puede haber sido inscrito con tinta, lápiz, pintura u otro medio. El soporte puede ser de papel, plástico, papiro, pergamino, hojas de palmera, corteza, tela, piedra, etc.

• Asimismo, piezas no textuales como dibujos, grabados, mapas o partituras.

• Piezas audiovisuales, como películas, discos, cintas y fotografías; grabadas en forma analógica o numérica, con medios mecánicos, electrónicos, u otros, de las que forma parte un soporte material con un dispositivo para almacenar información donde se consigna el contenido.

• Documentos virtuales, como los sitios de Internet almacenados en servidores: el soporte puede ser un disco duro o una cinta y los datos electrónicos forman el contenido.

El término “patrimonio” es de uso corriente en el mundo de los asuntos materiales y económicos, y en su definición se conjugan diferentes aspectos. Hace alusión al conjunto de bienes, valores y objetos que posee una persona o una unidad económica, más que a los bienes de consumo inmediato (que ingresan y se utilizan en seguida), y corrientemente se asocia a los bienes que significan un acumulado de riqueza, que permanecen a lo largo del tiempo y que constituyen, por lo tanto, la fortaleza, el capital, el punto de partida para el desarrollo de un individuo o unidad económica (Ministerio de Cultura. Colombia, 2013).

Una pieza del patrimonio documental puede ser un solo documento de cualquier tipo, o bien un grupo de documentos, como una colección, un fondo o unos archivos.


3.2 Descripción archivística

La organización documental a lo largo de su ciclo vital tiene como principales actividades los procedimientos de clasificación, ordenación y descripción archivística.

La clasificación, en primera instancia, permite estructurar a partir de categorías claramente identificadas en las agrupaciones documentales (fondos, secciones y series) del cuadro de clasificación documental, la aplicación del principio de procedencia, el cual establece el respeto por la unidad e independencia de los documentos de cada fondo y unidad productora de documentos, sin mezclarse.

La ordenación, por su parte, como acción complementaria de la clasificación efectuada para tener un control material de los fondos, secciones, series y expedientes, permite la colocación física de estos en el espacio y mobiliario disponible, con lo cual se facilita su localización.

Según Ramírez (2011) el hecho de que un archivo se encuentre bien clasificado y ordenado no garantiza, ipso facto, la posibilidad de consultarlo y acceder de manera eficaz a la información que contiene. Quizá el archivista que clasificó y ordenó un archivo dado, pueda acceder fácilmente a su información, pero eso no necesariamente implica que otros usuarios potenciales conozcan su método y que les sea fácil localizar la información que busquen. Por lo tanto, además de clasificar y ordenar los archivos, es necesario describir su contenido. Esto se logra mediante el diseño, desarrollo y uso de una serie de instrumentos descriptivos.

Los procesos e instrumentos de descripción documental constituyen una de las actividades más importantes, pues determina el cierre correcto de los procesos de organización, la vinculación de estos con sus usuarios tanto institucionales como sociales y, por ende, localización oportuna de los documentos.

Por consiguiente, un archivo del cual no se conozca su contenido, su importancia informativa, su procedencia institucional y las funciones que dieron lugar a su creación y utilización, jamás podrá valorarse, conservarse y difundirse apropiadamente.

“La descripción de los documentos constituye la parte culminante del trabajo archivístico y viene a coincidir exactamente en su finalidad con la de la propia


documentación: informar” (Cruz Mundet, 1999, s.p.).

El principal referente normativo a nivel internacional para la descripción de archivos, lo constituye la norma ISAD (G) 2000 por sus siglas en Ingles General International Standard Archival Description (Norma Internacional General de Descripción Archivística), esta norma constituye una guía general para la elaboración de descripciones archivísticas.

De la misma manera contiene reglas generales para la descripción archivística que pueden aplicarse con independencia del tipo documental del soporte físico de los documentos de archivo. Este conjunto de reglas generales para la descripción archivística forma parte de un proceso dirigido, principalmente, a garantizar la elaboración de descripciones coherentes, pertinentes y explícitas; facilitar la recuperación y el intercambio de información sobre los documentos de archivo, compartir los datos de autoridad; y hacer posible la integración de las descripciones procedentes de distintos lugares en un sistema unificado de información (Consejo Internacional de Archvos, 2001).

La estructura de la Norma ISAD (G) alude a un panorama amplio que tiene diversas implicaciones. Entre ellas: el concepto del nivel de descripción y las partes que la componen, que se relaciona con las diversas categorías de agrupación asociadas a la documentación (Consejo Internacional de Archvos, 2001).

La ISAD (G) establece los siguientes niveles de descripción:


Ilustración 2. Niveles de Descripción Archivística

Fuente: Consejo Internacional de Archivos ISAD (G)

Con base en esta norma se estructura el diseño de los instrumentos descriptivos necesarios en los archivos. Como menciona Ramírez (2011) “Los instrumentos de descripción constituyen la llave maestra que vincula, en la práctica, a los archivos con sus usuarios. Los instrumentos de descripción, manuales o automatizados registran la información resultante de los procesos descriptivos” (p. 45).

El acuerdo 005 del archivo General de la Nación (2013) establece para Colombia la obligatoriedad de la construcción de estos instrumentos de descripción, entre los que se encuentra:

• Censo: En concordancia con lo expuesto en el artículo 30 del Decreto 2578 de 2012, es responsabilidad del Archivo General de la Nación y de los Archivos Territoriales, elaborar y mantener actualizado el Censo Guía de los archivos públicos del orden nacional y territorial. El censo es el instrumento en el que se identifica y se describen de manera general los archivos pertenecientes a un ámbito nacional y


territorial, con el fin de dar a conocer datos básicos, como la titularidad, la dirección, los fondos documentales, los servicios, entre otros.

• Guía: Describe de manera general un Archivo General Territorial o Institucional, la reseña histórica de su creación y evolución institucional, la misión, las funciones, los objetivos, la visión, el alcance, los servicios, la ubicación física del edificio; así como, reseña histórica, contenido, series o asuntos, fechas extremas, clase de soporte, volumen y temas de posible investigación, de cada uno de los fondos que lo conforman, entre otros. Las entidades o el Archivo General Territorial debe destinar espacios en las respectivas páginas web para la publicación de la citada guía.

• Inventario: Instrumento de control y de recuperación de información, en el que se describen de manera exacta, los datos de cada una de las unidades de conservación que conforman las series o asuntos de un fondo documental.

• Catálogo: Es el instrumento de consulta que describe de manera exhaustiva los documentos (expedientes, legajos, tomos) seleccionados de una serie o asunto, o parte de ella, que traten de un mismo asunto, que por su valor histórico o demanda de consulta así lo amerite.

• Índices: Lista alfabética o numérica de términos onomásticos, toponímicos, cronológicos y temáticos, contenidos tanto en los propios documentos, como en los instrumentos de descripción ya elaborados y que reflejan el contenido de los documentos mediante palabras claves o descriptores en lenguaje controlado. Según la temática de los fondos objeto de la descripción documental debe contener la referencia para su localización.

3.3 Turismo Cultural

Actualmente el Ministerio de Cultura tiene dentro de sus políticas, la del desarrollo del turismo cultural, que resalta la potencialidad del turismo para articular procesos de identificación, valoración, competitividad, sostenibilidad y difusión del patrimonio cultural. En este sentido, esta política busca fomentar el


turismo cultural por Colombia e incentivar a nacionales y a extranjeros a conocer y apropiar las costumbres y el patrimonio material e inmaterial del país. De esta manera, se intenta generar beneficios a la comunidad, así como los medios y motivaciones para cuidar y mantener el patrimonio cultural, garantizando la sostenibilidad de los sectores cultural y turístico.

El desarrollo del turismo cultural en Colombia tiene por objeto la sostenibilidad social y económica, la apropiación social del patrimonio cultural, y la participación de las poblaciones locales en la construcción de lineamientos de planes, programas y proyectos de este tipo de turismo; además del conocimiento, comprensión y disfrute responsable, preservación y mantenimiento de las expresiones culturales y naturales, propende por la puesta en valor del patrimonio nacional.

En este contexto en el proyecto de Identificación y divulgación del patrimonio documental, se consideró esta política como herramienta de su difusión, en la búsqueda de generar un mayor interés de los ciudadanos colombianos y extranjeros en este.


4. MARCO NORMATIVO

En primer lugar, la normatividad existente en Colombia respecto a la conservación del patrimonio documental tiene su base en la Constitución Política Nacional del año 1991. El artículo 8 establece que es obligación de Estado y de las personas proteger las riquezas culturales y naturales de la Nación. Cuando este artículo habla de las riquezas culturales, de la protección que estamos obligados, tanto el Estado como las personas a otorgarles, aquí está involucrada la protección que se le debe conceder a los soportes documentales, porque los documentos también forman parte de ese patrimonio cultural de la Nación colombiana.

Igualmente, dentro de estos artículos de la Constitución se encuentra el artículo 72: Que establece que el Patrimonio Cultural de la Nación está bajo la protección del Estado, el Patrimonio Arqueológico y otros bienes culturales que conforman la Identidad Nacional pertenecen a la Nación y son inalienables.

Por su parte, el artículo 95 de la Constitución Política establece que es deber de la persona y el ciudadano proteger los recursos culturales y naturales del país. Adicionalmente, el artículo 313 establece la función de los Concejos Municipales de dictar las normas necesarias para el control, la preservación y la defensa del Patrimonio Ecológico y Cultural del municipio.

En segundo lugar, aparece en la legislación colombiana la Ley 80 de 1989, la cual establece la facultad del Archivo General de la Nación de fijar políticas y expedir los reglamentos necesarios para organizar la conservación y uso adecuado del patrimonio documental de la Nación.

Posteriormente aparece en el contexto normativo la Ley General de Archivos 594 del 2000 en el cual se establecieron las principales directrices a seguir para la correcta gestión de las entidades sujetas a esta normatividad.

En tercer lugar y dando cumplimiento a la normatividad señalada anteriormente, se encuentran las normas expedidas por el Archivo General de la Nación para direccionar a las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas, en cuanto a la conservación de los documentos.


5. ANÁLISIS DE LOS ELEMENTOS PARA LA IDENTIFICACIÓN Y DIVULGACIÓN DEL PATRIMONIO

DOCUMENTAL

Ilustración 3. Elementos de análisis para divulgación proactiva de la información del patrimonio documental

Fuente: Los Autores

5.1 Identificación documental

Identificación de archivos - Censo de archivos

Tabla 1. Criterios de valoración del patrimonio documental

1. Autenticidad Se debe determinar fidedignamente su identidad y su procedencia. Se debe tener cuidado con las imitaciones y las copias.

2. Unicidad Debe haber tenido gran importancia a lo largo de un periodo de tiempo o en una zona cultural particular. Puede ser representativo de un género pero no debe existir otro idéntico.

3. Tiempo La antigüedad del documento no siempre es reflejo de su importancia. Más bien, el documento debe ser un reflejo de su época o decirnos algo sobre ella.


4. Lugar El documento puede ser un testimonio de una localidad ya desaparecida o ser un auxiliar para la comprensión de la historia de cierto país, región o sociedad.

5. Personajes relacionados

El contexto social y cultural de su creación puede reflejar aspectos significativos del comportamiento humano, o circunstancias sociales, industriales, artísticas o políticas. Puede mostrar la influencia de individuos o grupos clave.

6. Tematica El asunto puede referirse a hechos históricos o intelectuales concretos relacionados con las ciencias naturales, sociales y humanas, la política, la ideología, el deporte y el arte.

7. Forma y estilo El elemento puede poseer un notable valor estético, estilístico o lingüístico, ser un ejemplar típico o clave de un tipo de presentación, costumbre o medio, o de un soporte o formato desaparecido o en vía de desaparición.

8. Importancia social y espiritual

Permite a una comunidad determinada demostrar su apego afectivo a ese documento o a esos documentos por su contribución a la identidad y la cohesión social de dicha comunidad.

OTROS CRITERIOS

Rareza; integridad; amenaza.

Fuente: UNESCO

5.2 Divulgación y promoción

“De nada sirve el archivo más ordenado si no se utiliza”Myriam Mejía

Para Mejía (1994) uno de los fines del archivo consiste en proporcionar con la máxima celeridad posible, en el momento oportuno, los documentos o las informaciones que se requieran, “para nada servirán la Constitución, las leyes y las reglamentaciones, y los archivos organizados por personal capacitado, si la existencia y el contenido de sus documentos permanecen ignorados por sus usuarios y el público en general” (p. 44).

El desconocimiento del patrimonio documental por parte del publico es sin duda uno de los eslabones débiles en la cadena de elementos que se interrelacionan al


instante de dar trascendencia a la conservación de la memoria documental, pues al carecer de dolientes, los archivos se abandonan a su suerte y a la buena, mala o nula voluntad detengan sus funcionarios, políticos y directivos de turno.

Para esto es esencial la participación interdisciplinaria de áreas como el marketing, la comunicación social, el turismo y la educación que aporten pautas y métodos apropiados que permitan aterrizar eficientemente las estrategias que se lleguen a plantear para apoyar la promoción de los archivos y sus servicios.

Según Rosisini (2001) “la Promoción es un proceso, su objetivo fundamental es informar, persuadir o recordar. Específicamente la promoción busca que el cliente se entere de la existencia de los productos, creando imagen positiva y estimulando su adquisición inmediata” (p. 3). En este sentido es necesario analizar si los usuarios reales y potenciales de los archivos están enterados de los productos y servicios que el archivo ofrece, y en caso contrario diseñar las estrategias de divulgación necesarias para que esta información esté disponible. Entendiendo la disponibilidad como la característica por la cual los documentos puedan ser localizados, recuperados, presentados e interpretados (Instituto Colombiano de Normas Técnicas y Certificación, 2010).

Es necesario saber si los medios con que se cuenta para la comunicación de los servicios y productos de información documental son suficientes y sirven para lograr enterar a los ciudadanos de su existencia o si estos deben ser mejorados o reemplazados.

5.3 Identificación de fuentes de financiación

De acuerdo con el Ministerio de Cultura (2013), la protección del Patrimonio Cultural Mueble, en el que se encuentra clasificado el patrimonio archivístico, tiene débil presencia en la agenda pública, esto ha dado origen a una baja inversión pública y a escasa gestión para incentivar la inversión privada en el Patrimonio Cultural Mueble, si se compara con la que reciben las otras categorías del patrimonio. Si bien el acceso a los documentos de interés debe ser universal y por tanto gratuito, es necesario analizar los costos asociados a la preservación de los documentos, su administración y de los servicios archivísticos asociados, a fin de identificar de fuentes nacionales e internacionales de financiación y fortalecimiento.


De acuerdo con lo anterior, no basta solamente con identificar los documentos, sino además, llegar a la instancia de divulgarlos precisando de dónde se van a obtener los recursos necesarios para llevar a cabo esta actividad y mantenerla en el tiempo establecido.

5.4 Infraestructura física y tecnológica

Como se había anotado anteriormente, las condiciones funcionales deben facilitar la cómoda ejecución de tareas y actividades de los funcionarios y de los usuarios del archivo. Deben propender por el mejor aprovechamiento de los espacios físicos y la óptima distribución del mobiliario, racionalizando recursos y arrojando mejores índices de productividad en el desempeño.

La funcionalidad también va ligada a las características y a la distribución de muebles y equipos. De otra parte, en relación con los servicios que presta el archivo a sus usuarios, la dotación y disposición del mobiliario y equipo son de suma importancia.

5.5 Personas

En este componente es esencial abordar a los protagonistas que interactúan diariamente con los documentos, los usuarios y los funcionarios de archivos.

Los usuarios son el objetivo directo del componente de promoción. Si bien cualquier ciudadano es un potencial usuario del archivo, es necesario analizar y perfilarlos para mejorarlo, para satisfacer adecuadamente sus necesidades y expectativas y con esto aumentar su sentido de pertenencia hacia el patrimonio documental.

De acuerdo con el portal marketing directo, un cliente potencial es aquel que reúne las mismas características de perfil y motivaciones que el cliente actual, en este sentido es pertinente explorar, partiendo del estudio de usuarios, quienes pueden estar necesitando la información, que incluso puedan llegar a ampliar la motivación investigativa e histórica, que en general mantienen los archivos, para incorporar otras como las motivaciones culturales y de ocio, que se manejan, por ejemplo, en el turismo cultural.

Lo anterior bajo el argumento de que si logra una sociedad más comprometida y


comprensiva de la importancia de los documentos para su vida diaria, su pasado y futuro, se puede llegar a despertar el interés de sus dirigentes en mejorar las condiciones para el rescate de nuestro patrimonio documental.

El segundo factor es el funcionario de archivo, en este sentido es pertinete no solo valorar el conocimiento académico, sino también, analizar los saberes empíricos que se logran con la experiencia, además de otro conjunto de oportunidades, fortalezas, debilidades y amenazas que sobre este factor se puedan identificar.

5.6 Procesos y servicios archivísticos

La administración y sus procesos (planeación, dirección, organización, ejecución, evaluación y control o seguimiento) deben ser aplicados en las actividades propias de los Depósitos de Archivos, para tener certeza sobre los resultados positivos en el quehacer archivístico (Villa Ayala, 1995).

Es importante establecer lineamientos claros de administración y atención al depósito, que se reflejan en reglamentos, manuales de procedimientos (administrativos y técnicos), manuales de funciones, flujogramas, etc. Estas son herramientas que indican de forma precisa las actividades a seguir y las maneras de actuar frente al trabajo archivístico, las funciones y sus responsables en las diferentes actividades, y los recursos necesarios para ejecutar dichas tareas.

5.7 Prospectiva archivística

“No hay viento favorable para quien no sabe para dónde va” Séneca

Gaston Berger (1991) define la prospectiva como “la ciencia que estudia el futuro para comprenderlo y poder influir en él” (p.12), concepto que no debiera ser indiferente en el contexto de la archivística y su objeto de estudio, los documentos, pues estos se crean, gestionan y disponen a la par de los cambios sociales y tecnológicos, y tal como lo afirma Martín Pozuelo (2010) “la archivística experimenta en la actualidad transformaciones tan profundas que su propia naturaleza se está viendo modificada” (s.p.).

Por prospectiva archivística entiendo la investigación que se plantea y se desarrolla para dar respuesta a los interrogantes y la incertidumbre respecto al


futuro de los archivos y de la archivística, así como al estudio de los factores de cambio que determinarán ese futuro. Dicho de otra manera, la prospectiva archivística no es otra cosa que la aplicación al estudio de los archivos de las técnicas que nos hacen posible el conocimiento y la anticipación sobre su futuro, con el fin de diseñar estrategias para promover su calidad y desarrollo integral (Marín Pozuelo, 2010).

En este concepto aplicado al entorno de la administración del patrimonio documental es necesario proyectar el futuro de la administración de este tipo de archivos; pues no basta tan solo con identificar el patrimonio documental actual, sino que, también se debe tener en cuenta que a futuro algunos documentos que hoy no pueden entrar dentro de esta denominación, pueden llegar a serlo en el mediano y largo plazo; por tanto es prioritario analizar qué se está haciendo actualmente en este sentido, con el propósito de mejorar o, dado el caso, formular las acciones preventivas y correctivas que nos conduzcan a este fin.


6. RESULTADOS DEL PROCESO DE INVESTIGACIÓN

6.1 Identificación del Patrimonio - Censo Archivístico de la ciudad de Ibagué

Con base en el instrumento para la elaboración del Censo Nacional de Archivos suministrado por el Archivo General de la Nación, dentro del proceso de investigación se procedió a implementar este instrumento de descripción en las entidades departamentales y municipales con sede en la ciudad de Ibagué. En el proceso se descartaron las entidades territoriales de orden nacional, dado que de acuerdo con la normatividad archivística estás realizan este proceso direccionadas por el Archivo General de la Nación.

En el caso de las entidades privadas se tuvieron en cuenta aquellas que, por su importancia para la región en diferentes sectores, contengan información que pudiera ser considerada como patrimonio, además de la posibilidad de acceso y consulta de la documentación de acuerdo con sus características.

Ilustración 4. Entidades departamentales, municipales y privadas

Fuente: Los Autores

Priorizando la realización del Censo de Archivos en las siguientes entidades:• Gobernación del Tolima• Conservatorio del Tolima• Universidad del Tolima• Hospital Universitario Federico Lleras Acosta• INDEPORTES TOLIMA


• Alcaldía Municipal de Ibagué• Hospital San Francisco E.S.E.• Gestora Urbana de Ibagué• INFIBAGUÉ• Universidad de Ibagué• Corporación Festival Folclórico Colombiano

6.1.1 Gobernación del Tolima

IDENTIFICACIÓN INSTITUCIONAL

Entidad / Nombre / Razón social Gobernación del Tolima

N I T / C é d u l a / C ó d . DANE 800113672:7 Titularidad (Pública/pri-

vada/Mixta) Pública

Representante Legal Óscar Barreto Quiroga Cargo Gobernador

Departamento Tolima Municipio/Distrito Ibagué

Dirección Carrera 3 entre Calles 10a y 11

Teléfono(8) 2616345 -2611616 Fax

CelularCorreos electrónicos [email protected]ágina web http://www.tolima.gov.co/

Redes socialesFacebook Gobernación del Tolima YouTube Gobernación del

TolimaTwitter (@)gobertolima Instagram

Horario de atención 7:30 am a 12:30 pm y de 2:00 pm a 6:00 pm de lunes a jueves y los viernes de 7:30 am a 12.30 pm y de 2:00 pm a 5:00 pm

Servicios OfrecidosConsulta X Reprografía Vi s i t a s

guiadas

Exposiciones Capacitaciones O t r a , ¿cuál?

Especifique la etapa del archivo

Gestión Central Históri-co Total

XACCESO A LA INFORMACIÓN

Describa el proceso para acceso o razones de restricción de la consulta

Formulación de la consulta: La consulta se puede llevar a cabo mediante soli-citud verbal o escrita dirigida al jefe del área, o al funcionario responsable del Archivo de Gestión, Archivo Central o Histórico.

Estrategia de búsqueda: inventarios documentales.

Respuesta a consulta: De acuerdo con los términos y restricciones establecidas por la ley.

mailto:[email protected]

http://www.tolima.gov.co/


CONTEXTO GEOGRÁFICO Y SOCIOCULTURALTolima es uno de los treinta y dos departamentos que, junto con Bogotá, Distrito Capital, forman la República de Colombia. Su capital es Ibagué. Está ubicado en el centro-oeste del país, en la región andina, limitando al norte con Caldas, al este con Cundinamarca, al sur con Huila y Cauca, y al oeste con Valle del Cauca, Quindío y Risaralda. El río Magdalena atraviesa Tolima de sur a norte.

El Departamento del Tolima agrupó a sus municipios para una mejor administración de sus recursos, en las siguientes Provincias: Ibagué, Nevados, Norte, Oriente, Sur y Suroriente.

La música es la expresión cultural distintiva del Tolima. Su capital, Ibagué, es conocida como la Capital Mu-sical de Colombia con la educación impartida desde el Conservatorio del Tolima de orden Departamental a nivel universitario y el Conservatorio de Ibagué, 20 de orden Municipal, de educación primaria, secundaria y superior técnica, pero también tienen fama las Fiestas de San Pedro en El Espinal, de San Juan en Natagaima, el Festival Nacional de Música “Mangostino de Oro” en Mariquita y en Ibagué el Festival Folclórico colom-biano, el Concurso Nacional de duetos “Príncipes de la Canción” y el Concurso Nacional de Composición “Leonor Buenaventura”. El Conservatorio de Música de Ibagué es una escuela de músicos reconocida a nivel nacional.

HISTORIA INSTITUCIONAL DE LA ENTIDAD O EL ARCHIVO (Máx. 300 palabras)El nombre de Tolima provendría del término panche tolima, tulima o dulima (río de nieve o nube). Las primeras menciones al territorio o personas relacionadas con la palabra Tolima la da Baltasar Maldonado que la mencionan como límite de Ibagué en el acta de los aposentos de Cayma del 26 de agosto de 1551.

El Tolima fue creado jurídicamente por medio de la Ley número 01 de 1908 la cual fija sus límites territo-riales. El territorio estuvo habitado muchos años, antes de la llegada de Cristóbal Colón al continente, por razas aguerridas de origen caribe apellidadas por los españoles ‘Los Pijaos’, que comprendían las tribus o parcialidades putimaes y yalcones, pantágoras, guarinoes y marquetones, entre las cuales sobresalían los Panches.

Como Departamento, el Tolima está próximo a cumplir 120 años de vida institucional y un siglo de existen-cia autónoma e independiente del vecino y hermano Departamento del Huila. Por su ubicación geográfica, por la variedad y la abundancia de sus recursos, además por las condiciones de su raza, por la trascendencia de su historia, así como también, por las expresiones auténticas del arte, la música y el folclor, el Tolima es una de las regiones de más protagonismo y de mayor trascendencia en los anales de la historia nacional.

La entidad tiene como misión la promoción del desarrollo económico, social y ambiental del Departamento del Tolima, para la construcción de una sociedad democrática, justa y participativa, a través de la conforma-ción de alianzas estratégicas y la intermediación entre la nación y los municipios; apoyados en un Sistema Integrado de Gestión orientado a la calidad y satisfacción en la prestación de sus servicios.

Adicionalmente se proyecta como una entidad modelo de buen servicio en el ámbito nacional e interna-cional, comprometida con la competitividad, el emprendimiento, la innovación y la unidad intersectorial, dirigiendo su accionar, a favor de la población tolimense, con prioridad hacia la más vulnerable.

FUNDACIÓN DE LA ENTIDADActo Administrativo de fundación de la en-tidad

Ley número 01 de 1908 Acto Administrativo de fundación del Archivo

¿Con qué instrumentos de descripción cuenta el archivo?Inventa -rio X Guía Catálogo X Índice


EL ARCHIVO EN LA ESTRUCTURA ORGÁNICA DE LA ENTIDAD (INSERTE IMAGEN DEL ORGANIGRAMA)

Área de la que depende el archivo Secretaría Administrativa

Dirección de Gestión Documental y Apoyo Lo-gístico.

ASPECTOS ADMINISTRATIVOS¿El archivo cuenta con manual de funciones? NO¿El archivo cuenta con personal capacitado? SÍCumplimiento normativo SÍ

EDIFICIO

Época de construcción del edificio que alber-ga el archivo

1957

El edificio es Bien de inte-rés cultural (SÍ/NO)

SÍ

Acto administrativo de declaratoria del edificio como Bien de Interés Cultural

N/A

Descripción del edificio

El edificio de la Gobernación se encuentra ubicado en la carrera 3 entre calles 10a y 11.

¿El edificio donde se ubica el archi-vo es compartido con otras oficinas o exclusivo?

Compartido X Exclusivo

Depósito y sala de con-sulta

Metros cuadrados depósi-to del archivo

Metros lineales de la estantería

No. puestos sala investigadores N/A

Facilidades personas discapacitadas (SÍ/NO)

NO

METROS LINEALES DE DOCUMENTACIÓN (ML) 11000 metros lineales aproximados

Tipos de soporte de la documentación PapelEstado de conserva-ción Bueno X Regular Malo

DESCRIPCIÓNFechas extremas del acervo documental 1908 - 2016

Nombre del fondo (título) Contenido del fondo F e c h a s

extremasProduc -tor

Volumen de la documentación ( M e t r o s lineales)

Gobernación del Tolima

Este fondo contiene los documentos producidos

por la administración. En él encontramos decretos, reso-luciones, acuerdos, historias laborales historias vehicula-

res, nóminas, planos, for-mulación de proyectos.

1908 -2016Goberna-ción del Tolima

Papel: 11000


PERSONA DE CONTACTO

Encargado del archivoNombre Walter Pulido Ríos

Cargo Director de Gestión Documental

Teléfono 3203737528

Correo electrónico [email protected]

ELABORACIÓN DEL FORMULARIOPersona que diligenció el formulario Jennifer Alejandra Amórtegui Gómez

Fecha (dd/mm/aaaa) 21/07/2017

6.1.2 Conservatorio del Tolima


Entidad / Nombre / Razón social Conservatorio del Tolima

NIT/Cédula/Cód. DANE N/A Titularidad (Pública/

privada/Mixta) Pública

Representante Legal

James Enrique Fernández Córdoba Cargo Rector


Dirección Carrera 1 9-90

Teléfono(8) 2618526 Fax (8) 2615378 -

2625355 (8) 2639139 Celular

Correos electrónicos [email protected]

Página web http://www.conservatoriodeltoli-ma.edu.co/

Redes socialesFacebook (@) Conservatoriodeltolima YouTube conservatorioTolTwitter (@) conservatol10 Instagram N/A

Horario de aten-ción

7:30 am a 12:30 pm y de 2:00 pm a 6:00 pm de lunes a jueves y los viernes de 7:30 am a 12.30 pm y de 2:00 pm a 5:00 pm.

Servicios Ofreci-dos

Consulta X Reprografía Vis i tas guiadas

Exposiciones Capacitaciones O t r a , ¿cuál?



Gestión Central Históri-co Total

X

ACCESO A LA INFORMACIÓN

Describa el pro-ceso para acceso o razones de res-tricción de la con-sulta

Formulación de la consulta: La consulta se puede hacer mediante solicitud verbal o escrita dirigida al jefe del área, o al funcionario responsable del Archivo de Gestión, Archivo Central o Histórico.



CONTEXTO GEOGRÁFICO Y SOCIOCULTURAL

El Conservatorio del Tolima se encuentra ubicado en la carrera 1 9-90, su misión de la institución es promover el desarrollo musical y artístico de la región y del país, mediante la formación, investigación, producción, difusión artística y labor pedagógica que garantizan la innovación y la transformación de la institución y la sociedad. Con su tarea educadora, el Conservatorio afirma la identidad musical del departamento y propende por una sociedad sensible a los valores del espíritu y cultura de las más nobles expresiones humanas. Visión; en el 2022 el Conservatorio del Tolima Institución de Educación Superior, contará con programas académicos de alta calidad y acreditación institucional, será reconocida como líder en los procesos de formación musical, con un alto impacto de desarrollo social a través de propuestas artísticas que fomenten la protección de los derechos humanos.

HISTORIA INSTITUCIONAL DE LA ENTIDAD O EL ARCHIVO (Máx. 300 palabras)

Inició con la propuesta del Maestro Alberto Castilla de formar una Escuela de Música en 1906. La Escuela de Música empezó a funcionar primero para varones y después abrió cursos para damas. Mediante el Decreto No. 191 de 1909 fue declarado establecimiento oficial. El Maestro Alberto Castilla fue su primer director. Al considerar así que los programas eran de calidad se reconoció el nombre de Conservatorio de Música del Tolima. Durante su administración se construyó el Salón Alberto Castilla, inaugurado en 1932. La sucesora del Maestro Alberto Castilla fue la señora Amina Melendro de Pulecio, quien fue nombrada primero como subdirectora y luego, como directora en el año de 1959. La Señora Amina permaneció en su cargo hasta el año de 1999. El 14 de diciembre de 1959, mediante Resolución No. 008 expedida por la Directora del Conservatorio, señora Amina Melendro de Pulecio, fue creado el de Bachillerato Musical. La Resolución No. 10 de febrero 5 de 1967, el Consejo Directivo del Conservatorio, creó el Bachillerato Nocturno Técnico en Dibujo. Mediante la Ordenanza No. 101 de 1987, se dispuso que la denominación oficial de la Institución fuera CONSERVATORIO DEL TOLIMA, como se le conoce en la actualidad, siendo Institución de Educación Superior, de acuerdo con la Ley 30 de 1992. En abril de 2008 recibió la Gran Donación Cultural Japonesa, consistente en 205 instrumentos sinfónicos, lo que le permitió renovar los instrumentos musicales y cualificar el servicio educativo con instrumentos de máxima calidad.

FUNDACIÓN DE LA ENTIDADActo Administra-tivo de fundación de la entidad

Decreto No. 191 de 1909 Acto Administrativo de fundación del Archivo

¿Con qué instrumentos de descripción cuenta el archivo?Inventa -rio X Guía Catálogo Índice



Área de la que depende el archivo Secretaría General

ASPECTOS ADMINISTRATIVOS¿El archivo cuenta con manual de funciones? NO¿El archivo cuenta con personal capacitado? SÍCumplimiento normativo SÍ

EDIFICIOÉpoca de cons-trucción del edifi-cio que alberga el archivo


SÍ


A c u e r d o 053 de 1998 del Concejo Municipal

Descripción del edificio

Actualmente funciona en una edificación de estilo republicano, con mampostería en adobe, tapia pisada en algunas partes, pisos de madera, cubierta en teja de barro y cielo rasos falsos. Fue sede de la Escuela Normal y de un convento regido por la Comunidad de los Hermanos Maristas.

¿El edificio donde se ubica el archivo es compartido con otras oficinas o exclusivo?

Compartido X Exclusi-vo

Depósito y sala de consulta



No. puestos sala investigadores 0

F a c i l i d a d e s p e r s o n a s discapacitadas (SÍ/NO)

NO

METROS LINEALES DE DOCUMENTA-CIÓN (ML) 200 aproximados

Tipos de soporte de la documentación Papel, fotografías, planosEstado de conser-vación Bueno X Regular Malo

DESCRIPCIÓN

Fechas extremas del acervo documental 3 de mayo de 1920 has-ta el 24 de julio de 2017


extremasProduc -tor

Volumen de la d o c u m e n t a c i ó n (Metros lineales)

Conservatorio del Tolima

Este fondo contiene los documentos producidos

por los diferentes Maestros de música y la administra-ción. En él encontramos partituras, tesis de grado,

investigaciones, pinturas e historias laborales.

1920-2017Conserva-torio del Tolima

200


PERSONA DE CONTACTO

Encargado del archivoNombre Christian Antonio Montoya Oviedo

Cargo Auxiliar de archivo

Teléfono 3213741789

Correo electró-nico [email protected]

OBSERVACIONES

ELABORACIÓN DEL FORMULARIOPersona que dili-genció el formu-lario

Jennifer Alejandra Amórtegui Gómez


6.1.3 Universidad del Tolima

IDENTIFICACIÓN INSTITUCIONALEntidad / Nombre / Razón social Universidad del Tolima

NIT/Cédula/Cód. DANE 890.700.640-7 Titularidad (Pública/priva-da/Mixta) pública

Representante Legal Omar Albeiro Mejía Patiño Cargo Rector

Departamento Tolima Municipio/Distrito IbaguéDirección Calle 42 1b-1 barrio Santa Helena parte alta

Teléfono (8)2771212 ex-tensión 9174

Fax N/A

Celular N/A


Página web http://www.ut.edu.co/

Redes sociales F a c e -book

Comunicacionesuni-versidaddeltolima YouTube UniversidaddelToli-

maTwitter (@)Uni_Tolima Instagram N/A

Horario de atención de lunes a jueves de 8:00 am a12:00 pm a 2:00 pm a 6:00 pm y viernes de 7:30 am a 12:30 pm y de 2:00 pm a 5:00 pm.

Servicios Ofrecidos Consulta X Reprografía Visitas guia-

das X

E x p o s i -ciones

Capacitacio-nes X Otra, ¿cuál?


http://www.ut.edu.co/



Gestión Central Histórico Total

X X


Describa el proceso para acceso o razones de res-tricción de la consulta




Horario de Atención: lunes a jueves de 8:00 am a12:00 pm a 2:00 pm a 6:00 pm y viernes de 7:30 am a 12:30 pm y de 2:00 pm a 5:00 pm.

CONTEXTO GEOGRÁFICO Y SOCIOCULTURALLa Universidad del Tolima es un ente universitario autónomo, de carácter estatal u oficial, del orden departamental, creado por la Ordenanza No. 005 de 1945, con personería jurídica, autonomía académica, administrativa y financiera, y patrimonio independiente, que elaborará y manejará su presupuesto de acuerdo con las funciones que le corresponden. En lo concerniente a las políticas y la planeación del sector educativo, está vinculada al Ministerio de Educación Nacional.

La Visión: En el año 2023, la Universidad del Tolima consolidará su reconocimiento social y estará acreditada institucionalmente de alta calidad; será reconocida como una de las Universidades estatales más importantes de Colombia por su excelencia académica, el cumplimiento de su compromiso ético con la sociedad, la defensa de la vida y del ambiente, dinamizadora de procesos culturales y mo delo de gestión institucional, transparencia, eficiencia y eficacia administrativa.

La Misión: La Universidad del Tolima es una institución de educación superior de carácter público que fo-menta el desarrollo de capacidades humanas para la formación integral permanente, apoyada en valores éticos de tolerancia, respeto y convivencia mediante la búsqueda incesante del saber, la producción y la apropiación y divulgación del conocimiento en los diversos campos de la ciencia, el arte y la cultura, desde una perspectiva inter y transdisciplinar, como aporte al bienestar de la sociedad, al ambiente y al desarrollo sustentable de la región, la Nación y el mundo.HISTORIA INSTITUCIONAL DE LA ENTIDAD O EL ARCHIVO (Máx. 300 palabras)

En 1945, siendo diputado a la Asamblea del Departamento del Tolima para el período 1944-1946, don Lucio Huertas Rengifo, presentó un proyecto de ordenanza por el cual se creaba la Universidad del Tolima; este fue aprobado mediante la Ordenanza No. 05 del 21 de mayo de 1945 y pasó a sanción del señor Gobernador.

La Universidad del Tolima nació con la firma del Decreto No. 357 del 10 de marzo de 1955, que al am-paro de la Ordenanza No. 26 del 16 de diciembre de 1954 le asignaba recursos del presupuesto departa-mental. Este Decreto creó los cargos de Rector y de Decano de la Facultad de Agronomía.

El 12 de marzo de 1955 se inauguró oficialmente la Universidad del Tolima, en terrenos de la Escuela Agronómica de San Jorge (de los salesianos). Poco tiempo después se creó la Escuela de Enfermería, por Decreto No. 099 de enero 31 de 1956 y se anexó la Escuela de Bellas Artes, creada por Decreto No. 1236 de octubre 18 de 1955.

Para el primer semestre de 1956, la Universidad del Tolima contaba con Facultad de Ingeniería Agronó-mica, Escuela de Enfermería y Escuela de Bellas Artes.


A partir de la década de los 90, la Universidad del Tolima inicia la apertura de programas en el nivel de posgrado y abre el camino hacia el mejoramiento del nivel académico en todos sus programas.

Actualmente, la Universidad es ampliamente conocida a nivel de todo el país por la calidad de los pro-gramas que ofrece en el ámbito de las ciencias agropecuarias, con una tradición de más de medio siglo formando profesionales.

FUNDACIÓN DE LA ENTIDAD

Acto Administrativo de fundación de la entidad

Decreto 357 del 10 de marzo de 1955

Acto Administrativo de fun-dación del Archivo

¿Con qué instrumentos de descripción cuenta el archivo?

Inventario X Guía Catálogo Índice

EL ARCHIVO EN LA ESTRUCTURA ORGÁNICA DE LA ENTIDAD (INSERTE IMAGEN DEL ORGANIGRAMA)Área de la que depende el archivo Secretaría GeneralASPECTOS ADMINISTRATIVOS¿El archivo cuenta con manual de funcio-nes? NO

¿El archivo cuenta con personal capacitado? SÍCumplimiento normativo SÍ

EDIFICIO

Época de construcción del edificio que alberga el archivo

1955El edificio es Bien de interés cultural (SÍ/NO)

SÍ

Acto admi-nistrativo de declaratoria del edificio como Bien de Interés Cultural

Descripción del edificio El edificio de la Universidad del Tolima se encuentra ubicado en la calle 42 1b-1 Villeta, Ibagué, Tolima.

¿El edificio donde se ubica el archi-vo es compartido con otras oficinas o exclusivo?

Compartido Exclusivo X


Metros cuadra-dos depósito del archivo

300 m2 Metros lineales de la estan-tería

No. puestos sala investigadores 6 Facilidades personas disca-

pacitadas (SÍ/NO) NO

METROS LINEALES DE DOCUMENTA-CIÓN (ML) 2041

Tipos de soporte de la documentación Papel, CD

Estado de conservación Bueno X Regular Malo


DESCRIPCIÓN

Fechas extremas del acervo documental 2005 - 2017

Nombre del fondo (título) Contenido del fondo Fechas extre-

mas ProductorVolumen de la docu-mentación (Metros lineales)

Universidad del Tolima

Este fondo documental contiene documentos pro-ducidos por la Universidad los cuales son Actos Admi-

nistrativos, Actas.

2005-2017 Universidad del Tolima 2041

PERSONA DE CONTACTO

Encargado del archivoNombre Luz Nidia Bermúdez VarónCargo Profesional universitarioTeléfono 3203557968Correo electrónico [email protected]

ELABORACIÓN DEL FORMULARIOPersona que diligenció el formulario Jennifer Alejandra Amórtegui GómezFecha (dd/mm/aaaa) 21/07/2017

6.1.4 Hospital Universitario Federico Lleras Acosta

IDENTIFICACIÓN INSTITUCIONALEntidad / Nombre / Razón social Hospital Federico Lleras AcostaN I T / C é d u l a / C ó d . DANE 89070683-3 Titularidad (Públi-

ca/privada/Mixta) Pública

Representante Legal Inés Bernarda Loaiza Guerra Cargo GerenteDepartamento Tolima Municipio/Distrito IbaguéDirección Calle 33a 4a 50 la Francia

Teléfono(8) 2739805 Fax N/AN/A Celular N/A

Correos electrónicos [email protected]ágina web www.hflleras.gov.co

Redes socialesFacebook YouTube

Twitter I n s t a -gram

Horario de atención 7:00 am a 12:00 pm de lunes a jueves y el viernes de 7:00 am a 12:00 pm y de 2:00 pm a 5:00 pm.



http://www.hflleras.gov.co/


Servicios Ofrecidos Consulta X R e p ro -

grafíaV i s i t a s

guiadas X

Expos ic io -nes

Capaci-taciones

O t r a , ¿cuál?



X






Horario de 7:00 am a 12:00 pm de lunes a jueves y el viernes de 7:00 am a 12:00 pm y de 2:00 pm a 5:00 pm.

CONTEXTO GEOGRÁFICO Y SOCIOCULTURALLa entidad tiene como misión ser un centro de referencia de la red pública del Departamento del Tolima, que presta servicios de salud de mediana y alta complejidad, comprometidos con la docencia e investigación y la satisfacción de nuestros usuarios, su familia y grupo de interés a través de la mejora continua, atención humanizada, principios éticos y el fomento de la participación social.

Adicionalmente se proyecta de acuerdo con su visión para el año 2020, convertirse en un hospital autosostenible, líder en el Centro Sur del país en la oferta de servicios de alta complejidad de forma segura y humanizada, a través de un equipo humano comprometido y calificado, utilizando tecnología avanzada; referentes en docencia, investigación e innovación en salud, con un sistema de gestión integral implementado, comprometidos con el medio ambiente, la competitividad del Departamento del Tolima y la responsabilidad social.HISTORIA INSTITUCIONAL DE LA ENTIDAD O EL ARCHIVO (Máx. 300 palabras)

El Hospital Federico Lleras Acosta comenzó a gestarse en el año de 1968 en cabeza del Dr. Alberto Rocha Alvira y un grupo de tolimenses de gran sensibilidad social, quienes, aprovechando la visita del entonces presidente de la República, Dr. Carlos Lleras Restrepo, le proponen adelantar la construcción de un Hospital que llevaría el nombre de su padre, el destacado científico Dr. Federico Lleras Acosta.

El Presidente acoge la idea y después de muchos obstáculos se termina la construcción en febrero de 1973 y se inaugura oficialmente el 13 de noviembre del mismo año con la presencia del Presidente Dr. Misael Pastrana Borrero y el expresidente Dr. Carlos Lleras Restrepo.

La descentralización administrativa hace que la Asamblea del Tolima, mediante ordenanza No. 009 del 1ro de febrero de 1991 lo reestructure como establecimiento público del orden departamental, con personería jurídica y autonomía administrativa, adscrito al Ministerio de Salud y regulado por las normas de allí emanadas.

Mediante ordenanza No. 086 de diciembre 28 de 1994, la Institución se transformó en Empresa Social del Estado, de conformidad con el artículo 194 de la Ley 100 de 1993, es una entidad pública descentralizada del orden departamental, de categoría especial, con personería jurídica, patrimonio propio y autonomía administrativa, adscrita a la Dirección Seccional de Salud.




Ordenanza 009 del 1 de febrero de 1991

Acto Administrati-vo de fundación del Archivo

Ordenanza 009 del 1 de febrero de 1991


Inventario x Guía Catálo-go Índice

EL ARCHIVO EN LA ESTRUCTURA ORGÁNICA DE LA ENTIDAD (INSERTE IMAGEN DEL ORGANIGRAMA)Área de la que depende el archivo Subgerencia Administrativa y FinancieraASPECTOS ADMINISTRATIVOS

¿El archivo cuenta con manual de funciones? SÍ

¿El archivo cuenta con personal capacitado? SÍ

Cumplimiento normativo SÍ

EDIFICIO


1973

El edificio es Bien de interés cultural (SÍ/NO)

SÍ


Descripción del edificio El edificio del Hospital Federico Lleras se encuentra ubicado en la Calle 33a 4a 50 la Francia.

¿El edificio donde se ubica el archivo es compartido con otras oficinas o exclusivo?

C o m -partido Exclusivo x


Metros cuadrados depósito del archivo

Metros lineales de la estantería 300

No. puestos sala investigado-res 0


NO

METROS LINEALES DE DOCUMENTACIÓN (ML) 9360Tipos de soporte de la documentación Papel, planosEstado de conserva-ción Bueno x Regular Malo

DESCRIPCIÓNFechas extremas del acervo documental 1973 - 2017


extremasProduc-tor

Volumen de la documentación (Metros lineales)

Hospital Federico Lleras Acosta

Este fondo documental contiene los documentos producidos por la enti-dad, los cuales son Historias clíni-

cas, Historias laborales, artículos de investigación de docencia.

1973-2017Hospital Federico Lleras

9360


PERSONA DE CONTACTOEncargado del archivo Nombre Pablo Aldemar Beltrán CorralesCargo Coordinador de Gestión DocumentalTeléfono 320 464 97 90Correo electrónico [email protected]ÓN DEL FORMULARIOPersona que diligenció el formulario Jennifer Alejandra Amórtegui Gómez


6.1.5 INDEPORTES Tolima


Entidad / Nombre / Razón social Instituto Departamental de Deportes del Tolima

N I T / C é d u l a / C ó d . DANE 809005065-6 Titularidad (Pública/


Representante Legal Gerardo Yepes Caro Cargo GerenteDepartamento Tolima Municipio/Distrito IbaguéDirección Calle 18 No. 7 - 30 barrio Interlaken

Teléfono(8) 2621620 Fax N/A

(8) 2610137 Celular N/A


Página web http://www.indeportestolima.com/

Redes sociales

F a c e -book indeportestolima YouTube

www.youtube.com/channel/UC-MWKrxZQIYKlb-qUmV0n7Ftg

Twitter indeportesTol I n s t a -gram Indeportestolima

Horario de atención 7:00 am hasta las 12:00 pm y de 2:00 pm a 6:00 pm

Servicios Ofrecidos

Consul-ta X Reprografía V i s i t a s

guiadas X

Exposi-ciones X C a p a c i t a -

ciones X O t r a , ¿cuál?



X


http://www.indeportestolima.com/

http://www.youtube.com/channel/UCMWKrxZQIYKlbqUmV0n7Ftg







Entes internos mediante solicitud y un registro por parte del archivo en el horario de 7:00 am a 12:00 pm y de 2:00 pm a 6:00 pm. Entes Externos mediante una orden judicial horario de 7:00 am a 12:00 pm y de 2:00 pm a 6:00 pm.


Indeportes se creó mediante la ordenanza 004 del 25 de abril de 1997, tiene como misión contribuir en la formación y desarrollo sinérgico holístico de la persona en todas sus edades mediante el servicio y apoyo a las organizaciones deportivas del Departamento, a través de sus recursos tecnológicos, físicos, humanos y financieros, en su propósito de organizar, financiar, investigar, capacitar y fomentar la Educación Física, la Recreación, El Deporte y el aprovechamiento del tiempo libre. Su visión es proyectar a partir de los niños de preescolar, generando procesos en procura de formar deportistas integrales del nivel nacional e internacional, mediante el servicio de asesoría deportiva de alto nivel, fomentando, divulgando y masificando la educación física, la cultura del deporte y la recreación y aprovechamiento del tiempo libre en las diferentes edades del desarrollo humano.

Cuentan con un objetivo general que es planificación, coordinación, fomento, masificación, patrocinio, divulgación y asesoramiento técnico y administrativo, para el deporte, la recreación, la educación extraescolar y el aprovechamiento del tiempo libre y la promoción de la educación integral de las personas en todas sus edades, en todos los niveles y estamentos sociales en el Departamento del Tolima.


Se crea el Instituto tolimense para la recreación y el deporte, como un establecimiento público del orden departamental, adscrito a la Secretaría de Educación y Cultura del departamento con personería jurídica, autonomía administrativa y patrimonio independiente integrante del Sistema Nacional del deporte y el coordinador en el departamento del Plan Nacional del Deporte, la recreación y la Educación Física, en los términos establecidos en la Ley 181 de 1995 y demás disposiciones que la regulen. El Instituto tolimense para la recreación y el deporte es el máximo organismo planificador, director y coordinador de la recreación, el aprovechamiento del tiempo libre, la educación física y la educación extraescolar, como contribución al desarrollo integral del individuo para el mejoramiento de la calidad de vida de la población tolimense.



Ordenanza 004 del 25 de abril de 1997

Acto Administrativo de fundación del Archivo


Inventario x Guía Catálogo ÍndiceEL ARCHIVO EN LA ESTRUCTURA ORGÁNICA DE LA ENTIDAD (INSERTE IMAGEN DEL ORGANIGRAMA)Área de la que depende el archivo Dirección Administrativa y FinancieraASPECTOS ADMINISTRATIVOS

¿El archivo cuenta con manual de funciones? NO

¿El archivo cuenta con personal capacitado? NO

Cumplimiento normativo NO


EDIFICIO


1997



Descripción del edificio El edificio de INDEPORTES se encuentra ubicado en la Calle 18 No. 7 - 30 barrio Interlaken.

¿El edificio donde se ubica el archivo es compar-tido con otras oficinas o exclusivo? Compartido Exclusivo x


Metros cuadrados de-pósito del archivo


No. puestos sala inves-tigadores 0


NO

METROS LINEALES DE DOCUMENTACIÓN (ML) 685

Tipos de soporte de la documentación Papel, CD, planosEstado de conserva-ción Bueno Regular x Malo

DESCRIPCIÓNFechas extremas del acervo documental 1997-2017Nombre del fondo (título)

Contenido del fondo

Fechas ex-tremas Productor Volumen de la documentación

(Metros lineales)

INDEPORTES

Este fondo documen-tal contiene docu-

mentación producida por INDEPORTES: Auditorías de control interno, Actos admi-nistrativos, Historias

laborales.

1997-2017 INDEPORTES 685

PERSONA DE CONTACTOEncargado del archivo Nombre María Jhasbleidy Nocón VazoCargo Directora Control InternoTeléfono 3178865534Correo electrónico [email protected]ÓN DEL FORMULARIOPersona que diligenció el formulario Jennifer Alejandra Amórtegui Gómez



6.1.6 Alcaldia Municipal de Ibagué

IDENTIFICACIÓN INSTITUCIONALEntidad / Nombre / Razón social Alcaldía Municipal de IbaguéN I T / C é d u l a / C ó d . DANE 800113389-7 Titularidad (Pública/


Representante Legal Guillermo Alfonso Ja-ramillo Cargo Alcalde

Departamento Tolima Municipio/Distrito IbaguéDirección Calle 9 #2-1

Teléfono(8) 2611182 Fax N/A(8) 2611686 Celular N/A

Correos electrónicos [email protected]ágina web http://www.ibague.gov.co

Redes sociales

F a c e -book alcaldiaibague YouTube

www.youtube.com/channel/UCgi_FNInsv-gBhz3vi8_-KA

Twitter (@)alcaldiaibague I n s t a -gram alcaldiadeibague

Horario de atención 7:30 am a 11:30 pm y de 2:00 pm a 6:00 pm de lunes a jueves y los viernes de 7:00 am a 12:00 pm y de 2:00 pm a 5:00 pm

Servicios Ofrecidos

C o n -sulta X Reprografía V i s i t a s

guiadasExposi-ciones

C a p a c i t a -ciones X O t r a ,

¿cuál?


Gestión Central Histórico TotalX



Entes internos LOS ADMINISTRATIVOS en el horario de 7:30 am a 11:30 pm y de 2:00 pm a 6:00 pm de lunes a jueves y los viernes de 7:00 am a 12:00 pm y de 2:00 pm a 5:00 pm. Ciudadanos y entes externos pueden ingresar el horario de 7:30 am a 11:30 pm y de 2:00 pm a 6:00 pm de lunes a jueves y los viernes de 7:00 am a 12:00 m y de 2:00 pm a 5:00 pm.

CONTEXTO GEOGRÁFICO Y SOCIOCULTURALMisión Institucional. La alcaldía de Ibagué como entidad pública territorial, garantiza el desarrollo humano, social, económico y cultural de la ciudadanía, en armonía con el medio ambiente, a través de la implementación de planes y programas que promueven de manera eficaz, eficiente y efectiva la gestión transparente de los recursos públicos.

Visión Institucional. El municipio de Ibagué en el año 2019 será una ciudad más amable para todos sus habitantes, con una Administración incluyente, comprometida con el desarrollo y bienestar integral de la ciudadanía, con amplia participación comunitaria, pionera en la exaltación del folclor y afianzada como territorio digital. Reconocida como una ciudad intermedia líder en la Región Centro de nuestro país,


http://www.ibague.gov.co/

http://www.youtube.com/channel/UCgi_FNInsv-gBhz3vi8_-KA





generando excelentes condiciones para la inversión foránea y con alto grado de compromiso por parte de sus instituciones públicas y privadas.

Política de Calidad. La Alcaldía de Ibagué a través del fortalecimiento institucional y el mejoramiento continuo de los procesos de gestión pública propende por el adecuado ejercicio de los derechos humanos, la equidad y la justicia en los ámbitos social, económica y cultural en búsqueda de la satisfacción de las necesidades de los ciudadanos de manera oportuna y efectiva.

Objetivos de Calidad

- Propender por el fortalecimiento institucional y la mejora continua de los procesos administrativos.

- Generar estrategias que propendan por el adecuado ejercicio de los derechos humanos.

- Fortalecer la equidad y la justicia en ámbitos social, económico y cultural.

- Atender de manera oportuna y eficaz las solicitudes de la ciudadanía.HISTORIA INSTITUCIONAL DE LA ENTIDAD O EL ARCHIVO (Máx. 300 palabras)Los primeros expedicionarios llegaron a un lugar que llamaron “El Valle de las Lanzas”, donde fueron detenidos y desviados por las tribus nativas, que negaron el paso al conquistador, iniciando ahí una cruel guerra que duraría sesenta años y costaría cuatro mil hombres españoles y cuarenta mil indios. Sin hacer diferencia fueron obligados a trasladarse hasta alcanzar una apartada meseta en la región llamada Ana-Ima (Anaime) territorios Kala-ana. Allí fue fundada la villa de San Bonifacio de Ibagué el 14 de octubre de 1550 por el capitán español Andrés López de Galarza. Pero los constantes ataques de los Pijaos, comandados por el Cacique Calarcá, motivan su traslado a orillas del río Combeima el 7 de febrero de 1551; sitio que actualmente ocupa.

En tiempo de la colonia la ciudad de Ibagué se pierde bajo la seguridad de una pequeña colonia de súbditos de la corona española en poblados de criollos, mestizos y castizos usados para la explotación de las encomiendas. En 1782, el científico español José Celestino Mutis, dentro del programa de la Expedición Botánica que tenía sede en Mariquita, visitó Ibagué y adelantó algunos estudios sobre la flora del lugar.

Entre 1857 y 1887, con el caos político imperante, se agudizaron las pugnas de los centros urbanos más prósperos de turno por ser la sede del gobierno estatal. Durante estos treinta años Natagaima, Purificación, Guamo, Ibagué y Honda llegaron a ser capitales, Ibagué tomó la delantera solamente a partir de la década de 1880, cuando aumenta su población debido a las migraciones causadas por el atractivo auge minero que se dio en la periferia montañosa. Se activa su economía y en 1887 es declarada capital del Tolima Grande y en 1905 del actual Tolima y sede del gobierno.

Después de 1930 da el primer salto brusco en su crecimiento demográfico e inicia su lenta transformación de villa a ciudad. El siguiente incremento notable de población ocurre a mediados del siglo XX con el éxodo campesino que provocó el fenómeno conocido como “La Violencia”, caracterizada por el enfrentamiento entre los dos partidos históricos colombianos, vivida con especial intensidad en la región, Ibagué.

FUNDACIÓN DE LA ENTIDAD Acto Administrativo de fundación de la en-tidad



Inventario x Guía Catálogo



Área de la que depende el archivoSecretaría Administrativa

Grupo de Recursos Físicos

ASPECTOS ADMINISTRATIVOS

¿El archivo cuenta con manual de funciones? SÍ

¿El archivo cuenta con personal capacitado? SÍ

Cumplimiento normativo SÍ

EDIFICIO



SÍ


Descripción del edificio El edificio de la Alcaldía de Ibagué se encuentra ubicado en la Calle 9 #2-1

¿El edificio donde se ubica el archivo es com-partido con otras oficinas o exclusivo? Compartido x Exclusivo




No. puestos sala inves-tigadores 0


NO

METROS LINEALES DE DOCUMENTA-CIÓN (ML) 4000

Tipos de soporte de la documentación Papel, CD, planos, fotografíasEstado de conserva-ción Bueno x Regular Malo

DESCRIPCIÓN

Fechas extremas del acervo documental

Nombre del fondo (título)

Contenido del fondo


(Metros lineales)

Alcaldía de Ibagué

Este fondo docu-mental contiene documentación producida por

la Alcaldía: Los actos administra-tivos del despa-cho del alcalde,

contratos, marcas de

ganado, actas de posesión, resolu-

ciones

Alcaldía de Ibagué 4000


PERSONA DE CONTACTOEncargado del archivo Nombre Luz Mila Carvajal

Cargo Jefe de archivoTeléfono 2611182Correo electrónico [email protected]ÓN DEL FORMULARIOPersona que diligenció el formulario



6.1.7 Hospital San Francisco E.S.E


Entidad / Nombre / Razón social Hospital San Francisco

N I T / C é d u l a / C ó d . DANE 890707059:9 Titularidad (Pública/


Representante Legal Gelver Dimas Gómez Gómez Cargo Alcalde


Dirección Avenida 8 24-01

Teléfono(8)2739595 Fax (098)2739583

(8)2739585 Celular (8)2739595


Página web http://hospitalsanfrancisco.gov.co/

Redes socialesFacebook Hospital san Francisco YouTube N/A

Twitter N/A I n s t a -gram N/A

Horario de atención De lunes a jueves 7:00 am a 12:00 am y 2:00 pm a 6:00 pm, los viernes de 7:00 am a 12:00 m y 2:00 pm a 5:00 pm.

Servicios Ofrecidos Consulta X Reprografía V i s i t a s

guiadas X

E x p o s i -ciones

C a p a c i t a -ciones

O t r a , ¿cuál?



X



http://hospitalsanfrancisco.gov.co/


ACCESO A LA INFORMACIÓNDescriba el proceso para acceso o razones de restricción de la consulta

Entes internos y externos mediante un oficio en compañía de la persona encargada. del archivo. De lunes a jueves 7:00 am a 12:00 am y 2:00 pm a 6:00 pm, los viernes de 7:00 am a 12:00 am y 2:00 pm a 5:00 pm.

CONTEXTO GEOGRÁFICO Y SOCIOCULTURALEl Hospital San Francisco E.S.E tiene como misión institucional prestar servicios de salud de primer nivel de complejidad fortalecidos en la promoción y prevención de la enfermedad y recuperación de salud, con el énfasis en la seguridad del paciente, basándose en el respecto, humanismo y hospitalidad; promoviendo el mejoramiento continuo con la calidad de los servicios, centrados en la acreditación, contando con talento humano altamente capacitado, motivado, comprometido, eficiente e idóneo en el desarrollo de todas las actividades de los procesos del hospital. Y propiciando espacios para la articulación de docencia-servicio que impacta en la salud de los usuarios.

Se proyecta como una entidad reconocida como la mejor IPS del departamento, caracterizada por prestar servicios de salud cumpliendo con los estándares de calidad en acreditación con el personal.HISTORIA INSTITUCIONAL DE LA ENTIDAD O EL ARCHIVO (Máx. 300 palabras)El hospital San Francisco fuel el primer hospital de Ibagué, construido por disposición y presupuesto nacional, a través del Ministerio de Salud Pública; su primera sede fue construida entre 1949-1953 como el HOSPITAL ANTITUBERCULOSO SAN FRANCISCO IBAGUÉ. En el año de 1965, la Liga Antituberculosa Colombiana del Tolima inició labores en beneficio de la construcción de un nuevo centro.

Por acuerdo 17 de 1965 del honorable Concejo Municipal, el 1 de julio de 1993, mediante acuerdo 034 se crea el Hospital San Francisco como establecimiento público de orden municipal y posterior al 4 de abril de 1995, mediante acuerdo 032 del Concejo Municipal de Ibagué, se reestructura el Hospital y se trasforma en empresa social del estado.


Mediante el acuerdo no.17 de1965


¿Con qué instrumentos de descripción cuenta el archivo?Inventario x Guía Catálogo Índice

EL ARCHIVO EN LA ESTRUCTURA ORGÁNICA DE LA ENTIDAD (INSERTE IMAGEN DEL ORGANIGRAMA)Área de la que depende el archivo Archivo centralASPECTOS ADMINISTRATIVOS¿El archivo cuenta con manual de funciones? SÍ¿El archivo cuenta con personal capacitado? SÍCumplimiento normativo SÍ

EDIFICIO



SÍ


Descripción del edificio El Hospital San Francisco se encuentra ubicado en la Avenida 8 24-01 barrio El Carmen.


¿El edificio donde se ubica el archivo es comparti-do con otras oficinas o exclusivo? Compartido Exclusivo x


Metros cuadrados depó-sito del archivo


No. puestos sala investi-gadores 1


SI

METROS LINEALES DE DOCUMENTACIÓN (ML) 343

Tipos de soporte de la documentación Papel, fotografías, planosEstado de conserva-ción Bueno x Regular Malo

DESCRIPCIÓN

Fechas extremas del acervo documental 1963 -2016

Nombre del fondo (título)

Contenido del fon-do


(Metros lineales)

Hospital San Francisco

Este fondo contiene los documentos

producidos por el Hospital. En él se encuentran Planos, acuerdo de crea-ción del Hospital, contratos que se

elaboraron para la construc-ción del Hospital,

proyectos de la obra, historias

laborales.

1963 -2016 Hospital San Francisco 343

PERSONA DE CONTACTOEncargado del archivo Nombre Alcira Inés RincónCargo Auxiliar Administrativo ArchivoTeléfono (8) 2739595Correo electrónico [email protected]

OBSERVACIONES

ELABORACIÓN DEL FORMULARIOPersona que diligenció el formulario Jennifer Alejandra Amórtegui Gómez



6.1.8 Gestora Urbana de Ibagué

IDENTIFICACIÓN INSTITUCIONALEntidad / Nombre / Razón social Gestora Urbana de IbaguéN I T / C é d u l a / C ó d . DANE 809.009.742-2 Titularidad (Pública/


Representante Legal Sandra Rocío Meneses Cargo GerenteDepartamento Tolima Municipio/Distrito IbaguéDirección Carrera 3° calle 15 Esquina edificio Caja Agraria séptimo piso.

Teléfono(8) 2614196 Fax(8) 2614832 Celular

Correos electrónicos [email protected]ágina web www.gestoraurbanaibague.gov.co

Redes socialesFacebook N/A YouTube N/A

Twitter (@)gestoraibagué I n s t a -gram N/A

Horario de atención Lunes a Jueves de 7:00 am a 11:30 am y de 2:00 pm a 5:30 pm Vier-nes de 7:00 am a 11:30 am y de 2:00 pm a 4:30 pm


guiadasExposicio-

nesC a p a c i t a -

cionesO t r a ,

¿cuál?Especifique la etapa del archivo







CONTEXTO GEOGRÁFICO Y SOCIOCULTURALMisión: La Gestora urbana de Ibagué dedica sus esfuerzos a mejorar la calidad de vida de los ibaguereños a través de la promoción de proyectos especiales y sociales de vivienda, la administración del espacio público, los bienes fiscales y el buen manejo de los lineamientos del plan de ordenamiento territorial, pro-curando su mejoramiento continuo, la competitividad y rentabilidad, bajo los criterios de transparencia, profesionalismo, dedicación y ambiente organizacional.

Visión: Para el año 2020 la GESTORA URBANA DE IBAGUÉ será un aliado estratégico del desarrollo inmobiliario de la región, con propuestas y ejecuciones de proyectos especiales, comprometida con la organización y sostenibilidad del espacio público y el ordenamiento territorial, generando los impactos sociales y económicos propuestos para el municipio de Ibagué.



HISTORIA INSTITUCIONAL DE LA ENTIDAD O EL ARCHIVO (Máx. 300 palabras)De acuerdo con la Ley 9 de 1989 en sus artículos 70 y S.s. y modificados por el artículo 118 de la Ley 388 de 1997, se facultó a los municipios para crear el Banco Inmobiliario y constituirse como establecimiento público, Empresa Industrial y Comercial del Estado o Sociedad de Economía Mixta, y sobre esta base el Concejo Municipal aprobó el acuerdo 009 de 2002 que en su artículo 180 facultó a la Administración Municipal, para que en un plazo no mayor del 31 de diciembre de 2002 realizara todos los ajustes de la política social y/o ambiental que se requirieran para la plena vigencia de la normativa.

Con anterioridad, mediante las facultades conferidas por el Acuerdo Municipal No.001 de 2001, modificado por el Acuerdo 027 de 2001, el alcalde creó mediante Decreto 0183 de Abril 23 de 2001 el establecimiento público de orden municipal denominado Instituto de Financiamiento, Promoción y Desarrollo de Ibagué INFIBAGUÉ al cual mediante Decreto Municipal No.0278 de 2001, se le asignaron transitoriamente funciones de Banco Inmobiliario. Así las cosas, se hacía evidente la carencia de un organismo en el municipio que ejerciera las funciones de Banco Inmobiliario y operador urbano y articulara los esfuerzos de los diferentes entes administrativos y el sector privado, impidiéndose el logro de los cometidos estatales relacionados con procurar el bienestar de sus habitantes, razón por la cual se dio vital importancia y se hizo imperiosa la creación del Banco Inmobiliario de Ibagué, originado por el Decreto con fuerza de Acuerdo 0175 del 23 de abril de 2002 como Empresa Industrial y Comercial del Estado del Orden Municipal, vinculada al despacho del señor alcalde regida por la Constitución Política, La Ley 9 de 1989, La Ley 388 de 997, la Ley 489 de 1998 y las disposiciones legales que los modifican, adicionen, aclaren y reglamenten, el Plan de Ordenamiento Territorial de Ibagué y por las contenidas en los estatutos de creación.


Ley 9 de 1989 Acto Administrativo de fundación del Archivo

¿Con qué instrumentos de descripción cuenta el archivo?Inventario x Base de

Datosx Catálogo Índice

EL ARCHIVO EN LA ESTRUCTURA ORGÁNICA DE LA ENTIDAD (INSERTE IMAGEN DEL ORGANIGRAMA)Área de la que depende el archivo Oficina de RecursosASPECTOS ADMINISTRATIVOS¿El archivo cuenta con manual de funciones? SÍ¿El archivo cuenta con personal capacitado? SÍCumplimiento normativo SÍ

EDIFICIOÉpoca de construcción del edificio que alberga el archivo 1997



Descripción del edificio El edificio se encuentra ubicado en la Carrera 3° calle 15 Esquina edificio Caja Agraria séptimo piso.

¿El edificio donde se ubica el archivo es compartido con otras oficinas o exclusivo? Compartido x Exclusivo





No. puestos sala investi-gadores

0 Facilidades personas discapacitadas (SÍ/NO)

SI

METROS LINEALES DE DOCUMENTACIÓN (ML)

600

Tipos de soporte de la documentación Papel, fotografías, planosEstado de conserva-ción Bueno Regular x Malo

DESCRIPCIÓN

Fechas extremas del acervo documental 2002 - 2017Nombre del fondo (título)

Contenido del fondo Fechas ex-tremas

Productor Volumen de la documentación (Metros lineales)

Gestora Urbana de Ibagué

Este fondo contie-ne los documentos producidos por la entidad los cuales

son documentos de ejidos (terrenos que la entidad tienen y

los arriendan),

comprobantes contables, planos,

Historias laborales, escrituras, minutas.

2002 - 2017Gestora

Urbana de Ibagué

600

PERSONA DE CONTACTOEncargado del archivo Nombre Mariela Vallejo

Cargo Archivo de correspondenciaTeléfono 2614832Correo electrónico documental@gestoraurbanaibagué.gov.coOBSERVACIONESELABORACIÓN DEL FORMULARIOPersona que diligenció el formulario



mailto:documental@gestoraurbanaibagué.gov.co


6.1.9 Instituto de Financiamiento para la promoción y el desarrollo de Ibagué (INFIBAGUÉ)


Entidad / Nombre / Razón socialInstituto de Financiamiento para la Promoción y el Desarrollo de Ibagué (INFIBAGUÉ).

N I T / C é d u l a / C ó d . DANE 890.700.755-5 Titularidad (Pública/


Representante Legal Yolanda Corzo Candia Cargo GerenteDepartamento Tolima Municipio/Distrito IbaguéDirección Calle 60 carrera 5 Edificio Cami Norte barrio La Floresta

Teléfono(8) 2747222 Fax (8) 2746410(8) 2746888 Celular N/A

Correos electrónicos [email protected]ágina web http://www.infibague.gov.co/

Redes socialesFacebook Infibagué YouTube

www.youtube.com/channel/UCIL8OI-jGS7mpAPOgC-K8hapw

Twitter (@)Infibagué I n s t a -gram N/A

Horario de atención 8:00 am a 12:00 m y de 2:00 pm a 6:00 pm

Servicios Ofrecidos Consulta X Reprografía X V i s i t a s

guiadas X

E x p o s i -ciones

C a p a c i t a -ciones X O t r a ,




Entes internos por medio de petición en la sala de consulta en las horas de 8:00 am a 12:00 m y de 2:00 pm a 6:00 pm en compañía de un funcionario de archivo.

CONTEXTO GEOGRÁFICO Y SOCIOCULTURALLa entidad tiene como misión generar el desarrollo para la comunidad ibaguereña, su zona de influencia y entes gubernamentales mediante la oferta de productos financieros, creación de esquemas empresariales y prestación eficaz de servicios públicos con compromiso social y transparencia, a través de un talento humano altamente calificado y comprometido.

Se proyecta para el año 2025 como una entidad núcleo de excelencia de la Administración Municipal, generador y promotor de esquemas empresariales para el desarrollo social, económico y ambiental del municipio de Ibagué y administrador responsable y efectivo del portafolio de inversiones.


http://www.infibague.gov.co/

http://www.youtube.com/channel/UCIL8OIjGS7mpAPOgCK8hapw






Mediante Decreto 0183 de 23 de abril de 2001, se crea un establecimiento público del orden municipal denominado Instituto de Financiamiento, Promoción y Desarrollo de Ibagué INFIBAGUÉ y se ordena su fusión con la Empresa de Servicios Públicos de Ibagué ESPI--E.S.P.

INFIBAGUÉ, como establecimiento público del orden municipal, está dotado de personería jurídica, autonomía administrativa, presupuestal y patrimonio propio e independiente.


Acto Administrativo de fundación de la en-tidad

Decreto 0183 Acto Administrativo de fundación del Archivo


DatosCatálogo Índice

EL ARCHIVO EN LA ESTRUCTURA ORGÁNICA DE LA ENTIDAD (INSERTE IMAGEN DEL ORGANIGRAMA)Área de la que depende el archivo Dirección Administrativa y Comercial

Grupo Gestión Humana y DocumentalASPECTOS ADMINISTRATIVOS¿El archivo cuenta con manual de funciones? NO¿El archivo cuenta con personal capacitado? NOCumplimiento normativo



NO


Descripción del edificio El edificio fue construido en el 2005, allí reposa únicamente el archivo de la entidad ubicada en Calle 60 carrera 5 Edif. Camí Norte B/ La Floresta.

¿El edificio donde se ubica el archivo es comparti-do con otras oficinas o exclusivo? Compartido Exclusivo x




No. puestos sala investi-gadores



300

Tipos de soporte de la documentación Papel, planosEstado de conserva-ción Bueno x Regular Malo


DESCRIPCIÓN

Fechas extremas del acervo documental 1930-2017Nombre del fondo (título)


Fechas ex-tremas


Instituto de Fi-nanciamiento para la pro-moción y el desarrollo de Ibagué

Este fondo contiene los documentos producidos por la entidad: Historias laborales, y las nóminas.

1930-2017

Instituto de F i n a n c i a -miento para la promoción y el desarro-llo de Ibagué

PERSONA DE CONTACTOEncargado del archivo Nombre Jairo Rodríguez Vega

Cargo Coordinador de ArchivoTeléfono 3172209535Correo electrónico [email protected]ÓN DEL FORMULARIOPersona que diligenció el formulario



6.1.10 Universidad de Ibagué

IDENTIFICACIÓN INSTITUCIONALEntidad / Nombre / Razón social Universidad de IbaguéN I T / C é d u l a / C ó d . DANE 890704382-1 Titularidad (Pública/


Representante Legal Hans Peter Knudsen Que-vedo Cargo Gerente

Departamento Tolima Municipio/Distrito IbaguéDirección Carrera 22 calle 67 barrio Ambalá

Teléfono(@) 2709400 Fax N/AN/A Celular N/A

Correos electrónicosPágina web www.unibague.edu.co

Redes socialesFacebook Universidad de Ibagué YouTube N/A

Twitter N/A I n s t a -gram (@) unibague2017

Horario de atención De 8:00 am a 12:00 pm y de 2:00 pm hasta las 6:30 pm de lunes a viernes.


http://www.unibague.edu.co/



guiadasE x p o s i -

cionesC a p a c i t a -

cionesO t r a ,




Entes internos pueden acceder a la documentación en el horario de 8:00 am a 12:00 am y de 2:00 pm hasta las 6:30 pm los días lunes, miércoles y viernes. Entes externos no tienen acceso.

CONTEXTO GEOGRÁFICO Y SOCIOCULTURALLa Universidad de Ibagué fue creada mediante la resolución 1867 de 1981; tienen como misión promover la formación integral de líderes y empresarios con sólida formación científica y profesional, con arraigados principios éticos y morales, y comprometidos con el desarrollo social, cultural y económico regional. Fomentará sin distingos de raza, nacionalidad o sexo, la formación profesional que procure el desarrollo integral del ser humano y contribuya al aprovechamiento de los recursos naturales de la región y el bienestar general de la comunidad. La Universidad de Ibagué entiende la educación superior como una estrategia y una oportunidad de perfeccionamiento y realización personal de quienes han de intervenir en la transformación de su medio, en beneficio de la comunidad regional y de la sociedad en general.

La Universidad de Ibagué busca la recuperación de los valores esenciales de la persona, el fortalecimiento de la democracia, el respeto a los derechos humanos, la equidad y la justicia y la afirmación de la identidad regional y nacional. Para la realización de sus programas, consultará el grado de desarrollo actual de la región, sus proyecciones y en forma preferencial, las necesidades de la comunidad regional y de las empresas y entidades de la región, teniendo en cuenta los requerimientos del país para su progreso económico, social y cultural. Su Visión: vislumbramos a la Universidad de Ibagué como una universidad calificada a nivel nacional e internacional y líder en el ámbito regional, en la búsqueda de la excelencia académica para el progreso y desarrollo de la comunidad.

Se distingue como una Universidad que cimienta la formación de sus estudiantes sobre los valores que dignifican la persona y que, en su clima académico interno, los expone permanentemente a los grandes universales en el tiempo y en el espacio: universales de la cultura ética, de la cultura política, de la creciente cultura científica, de la cultura estética y de la cultura empresarial y del trabajo; una Universidad que despierta en sus estudiantes un espíritu reflexivo orientado al logro de la autonomía personal, en un marco de libertad de pensamiento y de pluralismo ideológico que tenga en cuenta la Universalidad de los saberes y la particularidad de las formas culturales existentes en el país. Vislumbramos también a la Universidad de Ibagué como una Universidad que se caracteriza por: -Ser maestra de las disciplinas científicas y de la disciplina de la vida intelectual: por enseñar a pensar. -Contar con profesores idóneos, calificados y con vocación académica e investigativa, comprometidos con el desarrollo de la Universidad y de la región y con la búsqueda permanente de la excelencia académica: docentes que reflejan en su comportamiento los perfiles deseados en el estudiante. -Ser un centro permanente de reflexión sobre el desarrollo del medio; una Universidad que entiende que la investigación es componente fundamental de la educación superior y del espíritu científico, y reconoce que es función suya generar y transmitir conocimientos y destrezas y difundir y aplicar el conocimiento científico a la solución de problemas de la comunidad.


HISTORIA INSTITUCIONAL DE LA ENTIDAD O EL ARCHIVO (Máx. 300 palabras)La Universidad de Ibagué se fundó el 27 de agosto de 1980. Durante estos años ha graduado alrededor de nueve mil estudiantes. En la actualidad cuenta con 161 docentes de planta (142 de tiempo completo y 19 de medio tiempo). Para finales del presente año todos sus docentes de planta tendrán, por lo menos, formación en maestría. Unibagué ofrece 16 programas desde cinco facultades: Ingeniería, Ciencias Económicas y Administrativas, Derecho y Ciencias Políticas, Humanidades, Artes y Ciencias Sociales y Ciencias Naturales y Matemáticas. Seis de estos programas cuentan con Acreditación de alta calidad: cuatro ingenierías (Industrial, Sistemas, Mecánica y Electrónica), Administración de Negocios Internacionales y Contaduría Pública. En diciembre de 2009, el Consejo Superior creó la Dirección de Proyección Social con el propósito de integrar sinérgicamente las actividades académicas con los proyectos de impacto social que decida impulsar. En consonancia con la necesidad de ofrecer una formación de carácter global, la Universidad ha formalizado 37 convenios marco que posibilitan la movilidad docente, las pasantías de estudiantes y la realización de proyectos conjuntos de investigación. A la fecha, 303 estudiantes han adelantado estudios principalmente en universidades europeas. En octubre de 2009 se firmó el más reciente de estos convenios con el Tomkin Cortland Community College (TC3) del Estado de Nueva York que permite que estudiantes de las dos instituciones adelanten cursos durante el período intersemestral y obtengan una doble titulación. Mención especial merece también la Escuela Internacional de Verano que, en su primera versión de junio y julio de 2009, ofreció siete cursos de carácter multidisciplinario, a cargo de docentes con título doctoral de universidades como Aston y Humberside del Reino Unido, L´Università Degli Studi di Napoli Federico II de Italia, Salamanca y Politécnica de Valencia de España, y Quebec de Canadá. Participaron 254 personas entre estudiantes, docentes funcionarios de la Universidad, y trabajadores de empresas de la región.


Resolución 1867 de 1981 Acto Administrativo de fundación del Archivo

¿Con qué instrumentos de descripción cuenta el archivo?Inventario x Guía Catálogo Índice

EL ARCHIVO EN LA ESTRUCTURA ORGÁNICA DE LA ENTIDAD (INSERTE IMAGEN DEL ORGANIGRAMA)Área de la que depende el archivo Depende del Área de Dirección AdministrativaASPECTOS ADMINISTRATIVOS¿El archivo cuenta con manual de funciones? NO¿El archivo cuenta con personal capacitado? NOCumplimiento normativo SI



NO


Descripción del edificio El edificio de la universidad de Ibagué se encuentra ubicado en la Carrera 22 calle 67 barrio Ambalá

¿El edificio donde se ubica el archivo es comparti-do con otras oficinas o exclusivo? Compartido x Exclusivo







NO


100

Tipos de soporte de la documentación PapelEstado de conserva-ción Bueno x Regular Malo

DESCRIPCIÓN

Fechas extremas del acervo documental 1930-2017Nombre del fondo (título)


Fechas ex-tremas


Universidad de Ibagué

Este fondo documental

contiene documentos

producido por la Universidad, entre los cuales se encuentran

los documentos relacionados con el diseño y ejecución de sus programas

académicos y los documentos

de soporte administrativo.

1981-2017 Universidad de Ibagué 100

PERSONA DE CONTACTOEncargado del archivo Nombre Sandalio Moreno Rojas

Cargo Coordinador de la administración de documentosTeléfono 2709400 ext 257Correo electrónico sandalio.moreno@unibagué.edu.coOBSERVACIONESLa Universidad, a la fecha, se encuentra en proceso de elaboración de Tablas de Retención y Valoración DocumentalELABORACIÓN DEL FORMULARIOPersona que diligenció el formulario



mailto:sandalio.moreno@unibagué.edu.co


6.1.11 Corporación Festival Folclórico


Entidad / Nombre / Razón social Corporación Festival FolclóricoN I T / C é d u l a / C ó d . DANE 809008450-2 Titularidad (Pública/


Representante Legal Bethy García Cargo Gerente

Departamento Tolima Municipio/Distrito IbaguéDirección Calle 5 3a 27 barrio La Pola

Teléfono(8) 2620314 Fax (8) 2620310

(8) 2620310 Celular 3186306933


Página web [email protected]

Redes socialesFacebook Corporación Festival Folcló-

rico YouTube N/A

Twitter N/A I n s t a -gram

(@)FestivalFolclo-rico

Horario de atención De 8:00 am a 12:00 am y de 2:00 pm hasta las 6:00 pm de lunes a viernes.

Servicios Ofrecidos Consulta Reprografía V i s i t a s

guiadasE x p o s i -

cionesC a p a c i t a -

cionesO t r a ,


Gestión Central Histórico TotalX X X X



Entes internos pueden acceder a la documentación en el horario de 7:00 am a 2:00 pm y de 2:00 pm hasta las 6:00 pm los días lunes, miércoles y viernes. Entes externos no tienen acceso a la documentación, únicamente cuando es de carácter legal.


La Corporación Festival Folclórico es una Corporación Tolimense sin ánimo de lucro, institución dedicada a la cultura, el arte y el folclor nacional de índole privada, cuya misión es rescatar, enseñar, promover y difundir la pluriculturalidad de nuestro folclor a través de la danza y la música, preservando así continuar siendo “patrimonio cultural y artístico de la nación”. Su Visión es lograr en el mediano plazo consolidarse como la mejor institución del folclor nacional, de reconocida imagen dentro de la comunidad local e internacional, ofreciendo la capacitación artística y la realización de eventos culturales coreo musicales de excelente calidad y ser generadores de cultura y bienestar social, que le permita cumplir a cabalidad su objetivo social que es la esencia de su existir, conservando siempre el respeto, la igualdad y la sociabilidad como ingredientes motor de su desarrollo institucional.


http://[email protected]


HISTORIA INSTITUCIONAL DE LA ENTIDAD O EL ARCHIVO (Máx. 300 palabras)El Festival Nacional del Folclor Colombiano nació antes que todo, como una gran aventura del corazón. Se concibió y se llevó a cabo del 23 al 29 de junio de 1959 con plena conciencia de estar corriendo uno de los más severos riesgos de orden público. Sin embargo, allí reside toda su filosofía. El Tolima había soportado una de las más crueles y absurdas formas de violencia política, su sociedad estaba resentida, fracturada. Los odios llegaron, inclusive, a afectar las relaciones familiares. En la prensa nacional y en todos los medios de información extranjeros se hacía aparecer al pueblo del Tolima como una caterva de facinerosos y asesinos. Jamás se vio más escarnecida y deteriorada nuestra imagen ni afectada más hondamente nuestra propia identidad social y cultural.


ley 851 de 2003 Acto Administrativo de fundación del Archivo


DatosCatálogo Índice

EL ARCHIVO EN LA ESTRUCTURA ORGÁNICA DE LA ENTIDAD (INSERTE IMAGEN DEL ORGANIGRAMA)Área de la que depende el archivo Depende del Área AdministrativaASPECTOS ADMINISTRATIVOS¿El archivo cuenta con manual de funciones? SI¿El archivo cuenta con personal capacitado? NOCumplimiento normativo NO


El edificio es Bien de in-terés cultu-ral (SÍ/NO)

SÍ


Descripción del edificio El edificio de la Corporación Festival Folclórico se encuentra ubicado en la Calle 5 3a 27 barrio La Pola

¿El edificio donde se ubica el archivo es compar-tido con otras oficinas o exclusivo? Compartido x Exclusivo


Metros cuadrados de-pósito del archivo 7 Metros lineales de la

estantería



NO


30

Tipos de soporte de la documentación Papel, CD, planos y fotografíasEstado de conserva-ción Bueno Regular Malo x


DESCRIPCIÓN

Fechas extremas del acervo documental Desde 1999 hasta el 23 de agosto de 2017Nombre del fondo (título)


Fechas ex-tremas


Corporación Festival

Folclórico

Este fondo documental

contiene documentos

producidos por la Corporación y donaciones por

parte de los entes gubernamentales:

Estatutos, Historias laborales, la Ley

851 de 2003, escrituras

1999-2017Corporación

Festival Folclórico

30

PERSONA DE CONTACTOEncargado del archivo Nombre María Julieth Villanueva Arenas

Cargo Asistente administrativaTeléfono 2620314Correo electrónico [email protected] Universidad, a la fecha, se encuentra en proceso de elaboración de Tablas de Retención y Valoración DocumentalELABORACIÓN DEL FORMULARIOPersona que diligenció el formulario


Fecha (dd/mm/aaaa) 23/08//017

6.1.12 Archivo Histórico de Ibagué


Entidad / Nombre / Razón social Universidad del Tolima/Archivo Histórico de Ibagué

N I T / C é d u l a / C ó d . DANE 890.700.640-7 Titularidad (Pública/


Representante Legal Omar Albeiro Mejía Patiño Cargo Rector

Departamento Tolima Municipio/Distrito IbaguéDirección Calle 10 4-55 barrio Centro



TeléfonoFaxCelular 3114524467


Página web

www.ut.edu.co

http://www.ut.edu.co/academi/institucional1/facultades-e-instituto-de-educacion-a-distancia/facultad-de-ciencias-humanas-y-artes/unida-des-adscritas/proyecto-de-archivos-historicos

Redes socialesFacebook Facultad de Ciencias Huma-

nas y ArtesYouTu-

be N/A

Twitter N/A I n s t a -gram N/A

Horario de atención 8:00 am a 12:00 pm y de 2:00 pm a 6:00 pm de lunes a viernes

Servicios Ofrecidos Consulta X Reprografía X V i s i t a s

guiadas X

E x p o s i -ciones X C a p a c i t a -

ciones X O t r a , ¿cuál?

Investiga-ción





1. Establecer la consulta (entidades a través de solicitud escrita, ciudadanos, estudiantes e investigadores solicitud verbal). 2. Hacer la búsqueda por medio de los instrumentos de consulta (índice, catálogo). 3. Se hace el registro de préstamo de la documentación para consulta en sala. 4. Reubicación del documento.

CONTEXTO GEOGRÁFICO Y SOCIOCULTURALEl Archivo Histórico se creó por medio del Acuerdo N° 012 del 28 de abril de 1978. Su misión es la siguiente: El Archivo Histórico de Ibagué es una unidad de información, que organiza, conserva, prote-ge, facilita y divulga el patrimonio documental del municipio; para acrecentar la identidad nacional y la gestión del acervo documental a partir de los cuales se puede construir su historia, basado en las fuentes primarias que evidencia el pasado generando conocimiento. Promueve el desarrollo archivístico para una administración más trasparente y eficiente, y coadyuva en el ejercicio notarial.

Visión: El Archivo Histórico de Ibagué ejercerá y servirá en el futuro, un centro de calidad para facilitar la investigación, fomentado la cultura, preservando la memoria como testimonio histórico del quehacer universitario en su actividad educativa, investigadora y administrativa, con base en el acervo que salva-guarda y difunde del Patrimonio Cultural.

Ofrece los servicios de:

• Fomentar la investigación en todos sus niveles de consulta y divulgación de la Historia de los toli-menses.

• Garantizar el continuo acceso a los documentos.

• Expedición de copias autenticadas del protocolo notarial.

Visitas guiadas a todas las entidades, públicas y privadas que acuden a conocer, observar y analizar el trabajo que se realiza dentro de esta unidad de información.


http://www.ut.edu.co/


HISTORIA INSTITUCIONAL DE LA ENTIDAD O EL ARCHIVO (Máx. 300 palabras)El Consejo Municipal, por medio del Acuerdo N° 012 del 28 de abril de 1978, creó El Archivo Histórico de Ibagué, el cual solo hasta 1980 la Universidad del Tolima inicia sus labores de rescate de la documentación; escucha por una emisora local la existencia de unos documentos de valiosa importancia para la historia de Ibagué y del Tolima que se encontraban abandonados en unas piezas llamadas “tumbas” ubicadas en el edificio de la Alcaldía; siendo este el momento para que la Universidad se pronunciara, conformando un grupo de profesores y estudiantes para efectuar el rescate de este patrimonio documental que consistió en limpieza, foliación, descripción y catalogación de documentos.

El Consejo Superior de la Universidad del Tolima en uso de sus facultades legales, crea el “Programa Permanente de Archivos Históricos del Tolima”, mediante el Acuerdo 037 del 3 de abril de 1984, y continúa esta ardua tarea de recuperar y conservar este archivo, incentivando a profesores y a estudiantes a la investigación, especialmente a los de Ciencias Sociales, comprometiéndose de esta forma con proyectos y otros aspectos en beneficio y conservación de los acervos documentales; como lo son Fondo de Colonia, Fondo de República, Archivo Anexo (diario oficial, Gaceta del Tolima, Concejo Municipal, decretos, ordenanzas, planos y periódicos), entre 1991 y 2004 recibe para su custodia protocolos notariales; escrituras públicas de las Notarías primera y segunda, desde el año 1615 hasta 1969, y el Archivo Judicial del Tolima. De esta manera quedan conformados los fondos y series del Archivo Histórico.

En la actualidad se encuentra adscrito a la Facultad de Ciencias Humanas y Artes de la Universidad del Tolima; ente académico quien organiza, custodia y administra. A la vez cumple funciones científicas, pedagógicas, culturales, sociales y políticas y difunde de esta manera la historia de los tolimenses; constituyéndose en una fuente básica a nivel local, nacional e internacional.


Acto Administrativo de fundación de la en-tidad

Decreto 357 del 10 de marzo de 1955

Acto Administrativo de fundación del Ar-chivo

Acuerdo 012


Inventario X Guía Catálogo X ÍndiceEL ARCHIVO EN LA ESTRUCTURA ORGÁNICA DE LA ENTIDAD (INSERTE IMAGEN DEL ORGANIGRAMA)Área de la que depende el archivo Universidad del Tolima/Facultad de Ciencias Hu-

manas y Artes/Archivo Histórico.ASPECTOS ADMINISTRATIVOS¿El archivo cuenta con manual de funciones? SI¿El archivo cuenta con personal capacitado? SICumplimiento normativo SI

EDIFICIOÉpoca de construcción del edificio que alberga el archivo


Acto administrati-vo de declaratoria del edificio como Bien de Interés Cultural

Descripción del edificio El edificio se encuentra ubicado en la Calle 10 4-55 barrio Centro y cuenta con dos niveles y sótano.

¿El edificio donde se ubica el archivo es comparti-do con otras oficinas o exclusivo? Compartido x Exclusivo



Metros cuadrados depósito del archivo 80 Metros lineales de

la estantería 80


Facilidades perso-nas discapacitadas (SÍ/NO)

SI


378

Tipos de soporte de la documentación Papel, planosEstado de conservación Bueno Regular X Malo

DESCRIPCIÓNFechas extremas del acervo documental 1582-2017Nombre del fondo (título)


Fechas ex-tremas


Archivo Histórico

COLONIA: -Cabildo -Caminos -Esclavos

-Instrucción pública

-Obras públicas -Reales Cédulas

-Manumisión -Minas

-Resguardados

1582-1820 Archivo Histórico

Archivo Histórico

REPÚBLICA -Baldíos -Actas

-Resoluciones -Ejidos

-Gobernación -Resguardos


Archivo Histórico

PROTOCOLOS NOTARIALES

-Notaría 1 y 21615-1969 Archivo

Histórico

Archivo Histórico

REGISTROS OFICIALES -Informes de Secretarías


Archivo Histórico

ARCHIVO JUDICIAL

-Problemas de Tierras

-Guerras Civiles -Problemática

Indígena -Conflictos de

familia -Violencia partidista

Archivo Histórico


Archivo Histórico

PRENSA REGIONAL

-Gaceta Oficial -El Carmen

-El Comercio -El Cronista -El Derecho -La Tribuna


Archivo Histórico

PLANOS: -División de globos

comuneros -Ejidos

-Plazas de mercado -Cementerios

-Urbanizaciones -Algunos barrios

Archivo Histórico

PERSONA DE CONTACTOEncargado del archivo Nombre Nelly Flórez

Cargo Coordinadora de ArchivoTeléfono 2771212Correo electrónico [email protected] Universidad, a la fecha, se encuentra en proceso de elaboración de Tablas de Retención y Valoración DocumentalELABORACIÓN DEL FORMULARIOPersona que diligenció el formulario

Jorge Armando Varela



6.2 Análisis de los resultados del censo de archivos

Ilustración 5. Redes sociales

Fuente: Los Autores

En el uso de las redes sociales se identificó que el 92,31 % de las entidades públicas que fueron encuestadas utilizan las redes sociales como medio de interacción y publicación de contenido. Asimismo, permite tener una relación más estrecha entre los ciudadanos y una mayor captación de consumidores que permitan visualizar los diferentes procesos que se ejecutan en la entidad, no obstante el 7,69 % no hace uso de esta herramienta para la divulgación de la información y no cuenta con herramientas claves que le permitan la atracción al público objetivo.


Ilustración 6. Servicios ofrecidos en el archivo

Fuente: Los Autores

En el servicio que ofrecen las diferentes entidades en los procesos de archivo (ver Figura 2), se evidencia que el 100 % de las entidades prestan el servicio de consulta para la búsqueda de información clave que se ha almacenado a lo largo de los años en su actividad, no obstante este servicio se cohíbe cuando los documentos que se encuentran están en algún proceso legal, o que tengan carác-ter reservado conforme a la Constitución o a la ley, estipulado en la Ley 594 de 2000 art. 27; por otra parte, el segundo servicio que más prestan las entidades son las visitas guiadas con el 67 %, con el fin de que se desarrolle la transferencia de conocimiento a las personas interesadas en los procesos que se ejecutan en el archivo en estas organizaciones.


Ilustración 7. Instrumentos de Descripción

Fuente: Los Autores

En la tipología de los instrumentos de descripción (ver Figura 4), el 100 % de las entidades tienen un control del inventario de los documentos con los que cuen-tan, permitiendo de esta forma establecer la cantidad de documentos y expedien-tes que existen en el archivo. Por otra parte, el 25 % utiliza como instrumento el catálogo que busca realizar un análisis de los tipos documentales existentes y las diferentes clasificaciones que pueda tener el documento dependiendo de la información que contenga.


Ilustración 8.Tipo de soporte de la documentación

Fechas: Los Autores

En los tipos de soportes de la documentación (ver Figura 5), se evidencia que la gran mayoría de las organizaciones manejan su ciclo documental con formato de papel que corresponde al 100 %. Asimismo, el 50 % almacena los planos para identificar la estructura organizacional de las entidades o zonas con un alto grado de importancia en la ciudad de Ibagué.


6.3 Diagnóstico del estado de la documentaicón

Tabla 2. Deterioro biológico

Grado de Afectación

Hon

gos

% H

ongo

s

Inse

ctos

% In

sect

os

Roe

dore

s

%R

oedo

res

Avanzado 22 14% 22 14% 7 4%Medio 59 38% 37 24% 18 11%Bajo 42 27% 75 48% 43 27%Incipiente 34 22% 23 15% 89 57%

Fuente: Los Autores

Ilustración 9. Porcentaje de afectación por factores de deterioro biológico (media y avanzado)

Fuente: Los Autores


La gráfica nos indica los diferentes factores biológicos que están alterando la integridad física de los documentos, analizados en los grados de afectación mássignificativos determinados como avanzado y medio. Estos riesgos bióticos además de producir cambios físicos que conllevan a la pérdida o dificultad al acceso de la información, también generan pérdidas económicas a la entidad y deficiencia en los servicios prestados por el Archivo.

En los soportes estudiados se halló un porcentaje del 38 % medio y 14 % avanzado de microrganismos tipo Hongo, presentando las siguientes manifestaciones físicas: “Alteración de color. Erosión superficial. Soporte blando y absorbente. Debilitamiento del soporte, puede ser pulverulento. Faltantes, pelusa coloreada, asociada con deformación de plano, manchas superficies y profundas” (Jaimes & García, 2003, s.p.).

Imagen 1. Presencia de hongos en la documentación

Fuente: Los Autores


Se evidencia la presencia de hongos en la documentación del Archivo Histórico y una afectación significativa al soporte, producto de la proliferación de los microorganismos.

Imagen 2. Proliferación de hongos en el archivo

Fuente: Los Autores

Los efectos percibidos en la imagen son desfavorables, porque se observa el origen de la degradación en los materiales de elaboración del soporte y un efecto cromático, dado a que también la temperatura presente en el archivo favorece la germinación de hongos.


Imagen 3. El efecto de los hongos en el papel

Fuente: Los Autores

Los hongos no solo generan manchas de color verde en el soporte, sino que también son responsables de la pérdida de la fuerza de las fibras de la celulosa del papel, en otras palabras, el papel se adelgaza y se convierte en blando.

En el caso de los insectos, nos muestra que los documentos presentan un porcentaje del 24 % medio y 14 % avanzado, con las siguientes alteraciones físicas: presencia de agujeros, erosión superficial, galerías, cavernas y manchas, excremento en forma de bolitas café oscuro o polvo fino amarillento.


Imagen 4. Afectación de insectos en la documentación

Fuente: Los Autores

La pérdida de la información contemplada en este documento fue total, como se evidencia en la imagen, los insectos utilizan los soportes como nidos dejando como resultado cavernas que afectan de manera considerable la información.


Imagen 5. Deterioro por insectos

Fuente: Los Autores

Tan solo el 15 % de la documentación está iniciando a presentar afectación a causa de los insectos, lo cual significa, que el Estado colombiano está a tiempo de aplicar las medidas correctivas que eviten la destrucción de nuestro patrimonio documental, detalladas en los distintos acuerdos e instructivos de archivo.

El estudio nos muestra un porcentaje del 11 % medio y 4 % avanzado concerniente a la presencia de roedores, la cual se manifiesta con los siguientes indicadores de alteración: manchas y pérdida de soporte, faltante, producidos por la acidificación del excremento de los roedores.


Tabla 3. Porcentaje de deterioro fisicoquímico 1

Grado de afectación

Man

chas

% m

anch

as

Hum

edad

% h

umed

ad

Frag

ilida

d

%fr

agili

dad

Ras

gadu

ra

%ra

sgad

ura

Avanzado 71 45% 75 48% 32 20% 12 8%Medio 68 43% 59 38% 70 45% 30 19%Bajo 18 11% 22 14% 41 26% 62 39%Incipiente 0 0% 1 1% 14 9% 53 34%

Fuente: Los Autores

Ilustración 10. Porcentaje de deterioro fisicoquímico 1

Fuente: Los Autores


En la anterior gráfica podemos observar los diferentes factores de deterioro fisicoquímico causados por circunstancias ajenas al soporte y las diferentes variaciones en Temperatura y Humedad Relativa, que al no ser controladas a tiempo pueden generar daños irreversibles, transformando el material original de composición de los documentos.En la documentación examinada encontramos un 19 % correspondiente a un nivel medio y un 8 % a un nivel avanzado de rasgaduras, generando bordes de forma irregular en los folios originados por la incorrecta manipulación y almacenamiento por parte de los custodios.

El factor fragilidad, se encuentra representado en un nivel medio del 45 % y un 20 % nivel avanzado, indicándonos que las condiciones ambientales no son las adecuadas, además los procesos de manipulación afectan la preservación y conservación de los documentos.

Los índices hallados de manchas presentes, corresponden a niveles medios y avanzados con un 43 % y 45 % respectivamente, que se relacionan con la humedad relativa, la presencia de organismos biológicos y la utilización de elementos escritores.

Tabla 4. Porcentaje de deterioro fisicoquímico 2

Grado de afectación

Frag

men

taci

ón

% F

ragm

enta

ción

Dob

lez

% D

oble

z

Mat

eria

l M

ETÁ

-LI

CO

%M

ater

ial

ME-

TÁLI

CO

Cin

ta a

dhes

iva

%C

inta

adh

esiv

a

Avanzado 6 4% 11 7% 1 1% 6 4%Medio 14 9% 28 18% 1 1% 7 4%Bajo 38 24% 45 29% 5 3% 26 17%Incipiente 99 63% 73 46% 150 96% 118 75%

Fuente: Los Autores


Ilustración 11. Porcentaje de deterioro fisicoquímico 2

Fuente: Los Autores

La anterior gráfica nos muestra los porcentajes de afectación producidos por materiales inestables, que en este caso corresponden a la cinta adhesiva en un nivel avanzado del 4 % y un nivel medio del 4 %, incluyendo la presencia de material metálico en un 1 % avanzado y un 1 % medio. Además, se encuentran “Manchas o amarillamiento en el papel. Perforación del soporte por la oxidación de las tintas se torna quebradizo. Pérdida de resistencia y flexibilidad, faltantes, fragmentación” (Jaimes & García, 2003, s.p.).

Las afectaciones por dobles y fragmentación son producidas por la mala manipulación de los documentos, representadas un 18 % nivel avanzado, 7 % nivel medio y un 9 % nivel medio, 4 % avanzado correspondiente, ocasionando deterioro físico o mecánicos en general por manejos malintencionados.


Ilustración 12 . Medición de temperatura en el depósito de archivo

Fuente: Los Autores

La temperatura idónea para la conservación y preservación de los documentos de archivo debe oscilar entre 15°C y 20°C, con una fluctuación diaria de 4 °C, según lo establecido por el Archivo General de la Nación estipulado en el Acuerdo 049 del año 2000. De la anterior gráfica podemos deducir que la temperatura de los archivos no es favorable para la conservación y preservación de los soportes en papel estudiados, provocando las siguientes afectaciones a la integridad física de los documentos: “debilitamiento y pulverización del soporte. Cristalización de los encolados y adhesivos. Deformación y debilitamiento del plano, ya que la temperatura presente en los archivos, corresponde a los 25°C y 30°C aumentando un alto índice de afectación.


Ilustración 13. Medición de Humedad Relativa

Fuente: Los Autores

Según el Archivo General de la Nación la humedad relativa presente en los Archivo debe estar entre 45 % y 60 % con una fluctuación diaria del 5 %. Con los datos contenidos en la gráfico podemos inferir que la humedad relativa presente en los archivos según los días del 12 al 17 de septiembre del presente año, están dentro de los porcentajes que favorecen la preservación y conservación de los archivos en soporte papel. Por el contario, los días del 18 al 21 de septiembre presentan una fluctuación desfavorable del 5 %. Estos cambios improvistos en las condiciones ambientales ocasiones afectaciones en documentación tales como “fragilidad, quebradizo, pérdida de resistencia, pulverización y craquelamiento de colas”. (Jaimes & García, 2003, s.p.).


Imagen 6. Humedad en los documentos

Fuente: Los Autores

En las siguientes imágenes se evidencia la tonalidad amarillenta persistente en los documentos, que puede abarcar en fragmentos o la totalidad del soporte, que también genera trasparencia ocasionado dificultad en la lectura, producido por el efecto espejo.


Imagen 7. Debilitamiento de los soportes por humedad

Fuente: Los Autores

De acuerdo con el estado de conservación que se evidenció en los documentos, es necesario la implementación inmediata de acciones preventivas y correctivas orientadas a la preservación de los documentos. Para esto es pertinente tener en cuenta no solo las acciones ordinarias que se aplican a cualquier tipo de archivo, sino también, las acciones especializadas de restauración, control microbiológico y de condiciones ambientales con equipos tecnológicos idóneos, que controlen las causas de deterioro tanto extrínsecas como intrínsecas.


7. ESTRATEGIAS PARA LA DIVULGACIÓN DEL PATRIMONIO DOCUMENTAL DE LA CIUDAD DE IBAGUÉ

Se plantean las siguientes estrategias para la divulgación del patrimonio documental como parte esencial del patrimonio cultural de la ciudad de Ibagué.

La identidad de un pueblo como elemento y factor cultural se convierte en un elemento para la dinamización de la oferta turística como atractivo para el desarrollo social y económico, a través de su incorporación en actividades turísticas. De hecho, la política de Turismo Cultural enmarca como elemento para la identidad y desarrollo competitivo del patrimonio, que se debe promover el patrimonio documental para el turismo cultural.

La Ley General de Cultura, Ley 397 de 1997, define el patrimonio cultural como el conjunto de todos los bienes y valores culturales que son expresión de la nacionalidad colombiana, entre ellos, claramente, aquellos que poseen un especial interés histórico, testimonial, documental, literario y bibliográfico.

De acuerdo con lo anterior, se proponen estrategias que permitan la incorporación del patrimonio documental en actividades turísticas con el fin de divulgar el mismo tanto a la comunidad local como a los visitantes y de tal forma promover su conservación y protección a través de la valoración del mismo.

Las estrategias que se presentan a continuación se proyectan a corto, mediano y largo plazo de acuerdo, sobre todo, con el recurso económico necesario para su implementación y la complejidad de la acciones contempladas.

Si bien algunas de ellas pudieran considerarse bastante ambiciosas y de difícil alcance, se puede considerar que los motivos expuestos sobre la importancia de preservar el patrimonio documental de Ibagué, son lo suficientemente fuertes para sustentar la proyección de logros de gran valor, no solo en el plano económico, sino también, en el académico y social.


Tabla 5. Estrategia 1

Estrategia 1:Diseño de una sala o espacio interactivo para conocer el contenido de documentos históricos.

Objetivo:

Brindar un escenario que posibilite el desa-rrollo de un producto turístico novedoso para la ciudad de Ibagué basado en interacción con los contenidos de documentos históricos.

Cód. Actividad Meta Responsable Medios

E1-1

Proponer a los encargados de la gestión pública del

turismo o a entes privados del sector turístico o Banco de la República, la creación del espacio, tomando como ejemplo la Sala de Gabriel García Márquez del Museo del Caribe en Barranquilla

Sala interactiva para el

conocimiento del patrimonio

documental

Entes interesados

Financiación público privada

E1-2Proponer la apertura de una

sala interactiva a instituciones interesadas en el proyecto

Sala interactiva para el

conocimiento del patrimonio

documental

Entes interesados


Fuente: Los Autores

Descripción:

Crear una sala, auditorio, salón o ambiente interactivo equipado con artículos, equipos, fotos y demás elementos históricos, de manera que mientras se escuchan relatos o lectura en voz en off o voz narrativa de los documentos que hacen parte del patrimonio cultural e histórico, los visitantes puedan ver artículos, elementos, gráficos o proyecciones relacionadas con el tema narrado del documento histórico e interactúen con dichos elementos para comprender y conocer mejor la historia, lo cual genera una mayor valoración del patrimonio.



Estrategia 2:Diseñar rutas turísticas que incluyan visitas a instituciones o entidades tenedoras de patrimonio documental.

Objetivo:Dinamizar la oferta turística y ampliar la posibilidad de actividad en recorridos guiados por la cuidad.


E2-1

Diseñar rutas turísticas que incluyan recorridos o

actividades con el patrimonio documental

Diseñar rutas turísticas

que incluyan patrimonio documental

Prestadores de Servicios Turísticos

Sector

E2-2

Incorporar a los planes turísticos actuales, la visita a instituciones tenedoras de

patrimonio documental

Planes turísticos

rediseñados


Sector

Fuente: Los Autores

Descripción:

Incorporar en los planes y paquetes turísticos de las agencias de viaje y operadores de turismo de la ciudad de Ibagué; rutas para conocer instituciones tenedoras del patrimonio documental. O bien, que en los recorridos que se realicen a lugares históricos estén acompañados por copia del documento para su lectura, físico o digital. Los atractivos turísticos carecen de documentación histórica que permita conocer más sobre ellos.



Estrategia 3:Alianzas con hoteles, restaurantes, centros comerciales y demás sitios de interés de la ciudad.

Objetivo:

Establecer alianzas con sitios de interés de la ciudad, con el fin de dar a conocer el patrimonio documental a turistas, clientes y huéspedes.


E3-1

Crear alianzas con hoteles, restaurantes, centros

comerciales y sitios de interés turístico de la ciudad, para

que se conserven allí algunas muestras del patrimonio documental (en póster o en físico) para que sean

conocidas por los diferentes usuarios

Enseñar el patrimonio

documental de la ciudad

Entidades participantes Documentos

E3-2

Sensibilizar a los prestadores de servicios turísticos sobre la importancia de su apoyo en la conservación del patrimonio documental dando a conocer

este en la cadena turística


involucrados con la

actividad


Sector

Fuente: Los Autores

Descripción:

Ubicar en hoteles, restaurantes, centros comerciales o sitios de interés turístico local; algunos documentos o réplicas de estos, que puedan ser leídos por los usuarios y visitantes de los diferentes sitios. En estos lugares se cuenta con salas de espera en las que frecuentemente los clientes buscan un artículo para leer. Igualmente, muchas veces se requiere aprovechar tiempos muertos o de espera para evitar que un cliente tenga un mal servicio.



Estrategia 4:

Creación del Museo Documental de la Región Andina.

Objetivo: Crear un producto turístico basado en el patrimonio documental.


E4-1

Proponer ante los posibles interesados

la creación del Museo Documental de la Región Andina

Diseñar un producto

turístico de patrimonio documental

Entidades participantes

Fuentes de Financiación

público privada

Fuente: Los Autores

Descripción:

La región carece de oferta museística. Se cuenta con espacios para su posible adaptación como lo es el Panóptico de Ibagué o algunos espacios en salas de las principales bibliotecas de la ciudad que se pueden potenciar como museos documentales abiertos al público para su difusión y apropiación. La riqueza histórica documentada puede estar reunida en un lugar que permita visibilizar su contenido y conocer más sobre su historia. Se pueden albergar también obras literarias representativas de la región.



Estrategia 5:

Exposiciones o exhibiciones permanentes e itinerantes sobre el patrimonio documental de Ibagué.

Objetivo: Enseñar e interpretar el patrimonio cultural documental de la ciudad de Ibagué.


E5-1

Establecer alianzas con terminales de transporte aéreo y terrestre de la

ciudad de Ibagué para la conservación

y difusión del patrimonio

documental a través de exhibiciones

Enseñar el patrimonio documental en zonas de

movimiento de viajeros

Entidades participantes Documentos

Fuente: Los Autores

Descripción:

Al igual que con la estrategia propuesta sobre la creación del Museo Documental de la región Andina; se debe llevar el patrimonio a diferentes lugares logrando que llegue a muchos la difusión del mismo. Se propone la creación de exposiciones o exhibiciones permanentes e itinerantes en terminales de transporte aéreo y terrestre que a diario movilizan una cantidad significativa de viajeros y visitantes de la ciudad.



Estrategia 6:

Creación de evento musical basado en partituras o cancioneros que sean considerados patrimonio documental.

Objetivo: Aportar al título de Ibagué Capital Musical. Cód. Actividad Meta Responsable Medios

E6-1

Establecer un evento musical con repetición anual que sirva para divulgar

el patrimonio documental asociado

a la música

Evento Musical Anual

Entidades interesadas Financiación

Fuente: Los Autores

Descripción:

Ibagué conserva el título de Ciudad Musical de Colombia; esto es posible gracias a la agenda de diversos eventos musicales en la región, así como las academias e instituciones encargadas de la formación musical. Se propone incluir un nuevo evento musical que reúna artistas en pro de la divulgación del patrimonio documental musical, a través de concursos de canto basado en cancioneros antiguos, de música con partituras históricas y otras.



Estrategia 7:

Fortalecimiento a instituciones musicales como Conservatorio o Casa Corporación Festival Folclórico.

Objetivo:Crear espacios para la conservación, protección y difusión del

patrimonio documental asociado a la música.Cód. Actividad Meta Responsable Medios

E7-1

Generar espacios de conservación del patrimonio

documental musical a través de ambientes

para su disfrute por parte de la

comunidad local y visitantes

Espacios de conservación,

protección y difusión generados

Entidades interesadas


Fuente: Los Autores

Descripción:

El Festival Folclórico colombiano es el principal evento que se realiza en el marco de las festividades de San Juan en Ibagué; este evento no solo es importante por su calidad y significado local, regional, nacional e internacional; sino también porque reúne en un solo lugar el folclor de diversas culturas del país y el mundo. Dada su importancia, se debería incluir en la Casa Corporación Festival Folclórico además de piezas claves de la historia del festival; los documentos asociados al mismo para su conocimiento y apropiación de la comunidad residente y visitante.



Estrategia 8:

Creación de una aplicación para dispositivos móviles con realidad aumentada como herramienta de apropiación del patrimonio documental de la ciudad de Ibagué.

Objetivo:Posibilitar el acceso a los archivos patrimoniales de la ciudad de Ibagué por medio de la tecnología móvil.


E8-1

Sensibilizar a entidades y funcionarios de archivo sobre

las ventajas y el alcance de las TIC en el conocimiento

del patrimonio documental de la ciudad de Ibagué

Las entidades comprenden las ventajas

de las herramientas

TIC en el conocimiento del patrimonio

documental

Instructor del área de sistemas

Charla en el auditorio

E8-2 Realizar acompañamiento en el uso de la aplicación móvil

Verificación de metadatos del uso de la aplicación y apoyo en el manejo de

la aplicación móvil


Seguimiento a empresas

Fuente: Los Autores

Descripción:

Las TIC cobran cada vez más una mayor importancia y articulación en el conocimiento de la cultura, identidad e historia local de los pueblos; es así como para visitar muchos destinos ya se cuenta con audio, guías o aplicaciones que permiten conocer más información sobre los sitios a visitar. Se pueden articular plataformas para el conocimiento del patrimonio documental y su importancia en la historia local.



Estrategia 9:Creación de una aplicación web para la consulta del patrimonio documental ibaguereño.

Objetivo: Posibilitar el acceso a los archivos patrimoniales de la ciudad de Ibagué.


E9-1

Sensibilizar a entidades y funcionarios de archivo sobre

las ventajas y el alcance de las TIC en el conocimiento

del patrimonio documental de la ciudad de Ibagué

Las entidades comprenden las ventajas

de las herramientas

TIC en el conocimiento del patrimonio

documental


Charla en el auditorio

E9-2 Realizar acompañamiento en el uso de la plataforma web

Verificación de metadatos del uso de la aplicación y apoyo en el manejo de la plataforma

web


Seguimiento a empresas

Fuente: Los Autores



Estrategia 9: Creación de una aplicación web para la consulta del patrimonio documental ibaguereño.

Objetivo: Posibilitar el acceso a los archivos patrimoniales de la ciudad de Ibagué.


E9-1

Identificar y aplicar procesos para la organización y

conservación del patrimonio documental

Las entidades comprenden las ventajas de las

herramientas TIC en el conocimiento

del patrimonio documental

Instructor de logística y Gestión

Documental

Documento

E9-2

Elaborar una propuesta metodológica para la administración del

flujo documental en los depósitos de archivos, en entidades públicas y privadas que presten servicios públicos de la

ciudad de Ibagué

Metodología de Administración del flujo de documental

Instructor de logística y Gestión

Documental

Documento

Fuente: Los Autores


8. CONCLUSIONES

Como herramienta en la investigación, el censo fue utilizado para dar cumplimiento a nuestro primer objetivo: Identificar el patrimonio de la ciudad de Ibagué, los cuales son considerados memoria de la humanidad y reposan en diferentes archivos históricos.

El censo es un formato expedido directamente por el Archivo General de la Nación (entidad encargada de establecer las políticas archivísticas en Colombia) el cual, nos permite realizar la descripción de las entidades para analizar y determinar el funcionamiento de su administración archivística. A través de los datos recolectados a las 12 entidades se concluyó de manera general, que emplean las redes sociales en un 93 % como herramientas de difusión, siendo un aspecto importante que les facilita la divulgación de la información, ya que actualmente para las personas les es accesible la interacción con dispositivos tecnológicos; todos los archivos cumplen con el deber de prestar el servicio de consulta a la comunidad, entre otros. El instrumento de descripción más utilizado es el Inventario, indicándonos que es un factor desfavorable que dificulta el acceso a la información, ya que su descripción es básica. De acuerdo con los criterios ya establecidos se identificaron tres entidades que resguardan documentación de carácter patrimonial:

1. Arquidiócesis de Ibagué: Alberga documentos que datan desde la creación de la ciudad.

2. Conservatorio de música: Referente para la educación y la cultura, resguardando obras musicales representativas de la ciudad de Ibagué.

3. Archivo Histórico de Ibagué: Ampara los documentos que nos identifican como ciudad perteneciente al territorio colombiano, resguardando nuestra reseña histórica desde la misma época Colonial hasta la fecha.

Se dificultó el acceso al archivo de la Arquidiócesis ya que las políticas religiosas establecidas por la Iglesia Católica son rigurosas.En cuanto al Conservatorio de Música por motivos de traslado de su archivo no fue posible realizar la valoración de sus instalaciones y el estado de la documentación.

Para dar cumplimiento a nuestro segundo objetivo: Evaluar las condiciones


de administración y conservación del patrimonio documental de la ciudad de Ibagué, la entidad a la cual fue posible la realización del diagnóstico integral fue al Archivo Histórico de Ibagué, por lo anteriormente nombrado, agradecemos a la señora Neli Flórez profesional en Archivo por su acompañamiento durante todo el proceso de la investigación.

En el desarrollo del diagnóstico se inspeccionó la infraestructura del Archivo Histórico ubicado en el centro de la ciudad Calle 10 #455, Biblioteca Soledad Rengifo y determinando que no cuenta con el área proyectada, pues es insuficiente para el almacenamiento de los acervos documentales, sin embargo, se encuentran ordenados y clasificados de manera adecuada según lo establecido por el Archivo General de la Nación.

Se analizó el 10 % de los documentos pertenecientes a siete fondos: época colonial, república, protocolos notariales, registros oficiales, archivo judicial, prensa judicial y planos, mediante la aplicación de la fórmula estadística que se encuentra en el libro de “Pautas para el Diagnóstico Integral de Archivos”, que asigna el número de muestras a evaluar, representadas en tablas de datos y gráficas por medio de las cuales podemos concluir: las afectaciones de deterioro biológico causado por la interacción de microorganismos, insectos y roedores en la documentación tiene mayor porcentaje en daños ocasionados por hongos en un 52 %, evidenciando erosión superficial, alteración del color, faltante, entre otros indicadores como resultado, seguidos de las afectaciones causadas por roedores e insectos que generan pérdida parcial en la documentación, como se demuestra en las fotografías. Con respecto a las afectaciones físicas-químicas un mayor porcentaje en manchas en un 88 %, en relación con rasgaduras, fragilidad, humedad, cinta adhesiva, material metálico, doblez y fragmentación, dichas afectaciones están correlacionadas ya que el grado de avance da origen a una de las ya mencionadas.

Se determinó que las condiciones ambientales no son las más óptimas para el almacenamiento de documentación en formato papel, mediante un dispositivo electrónico llamado Datalogger, se logró obtener y registrar los datos de temperatura y humedad relativa durante 21 días, desde el 12 de septiembre al 21, las cuales fueron: Temperatura 25°C y 30°C, con una variación de 5 grados fuera del rango establecido por el Archivo General de la Nación

Una variación 10°C entre el 2 al 4 de octubre del presente año. Según lo


establecido en el Acuerdo 049 del Archivo General de la Nación, la temperatura idónea para garantizar la conservación y preservación de la documentación en formato papel, debe oscilar entre 15°C y 20°C, causando debilidad y pulverización del soporte. La humedad relativa se encuentra dentro del rango establecido en la normatividad archivística, en un porcentaje de 45 % y 65 %, con una fluctuación del 5 %, estos cambios regulares en la humedad puede ocasionar en los documentos fragilidad y pérdida de resistencia, pero si se mantiene controlada genera una estabilidad en la estructura del documento.

La importancia de implementar las estrategias se basa en crear un impacto positivo en la comunidad, acerca del valor generacional en la transmisión de la información y gracias a la correcta labor archivística desarrollada por la señora Nelly Flórez, los documentos que datan desde 1582 a la fecha han logrado prologar su ciclo vital en el archivo. Si el estado designara los fondos necesarios que el archivo requiere para la ampliación de infraestructura o el traslado, que permita una adecuada distribución de los acervos documentales y la implementación de programas de conservación preventiva y correctiva, asegurando la integridad del patrimonio documental.

Para ello debemos ser constantes en la identificación y la divulgación de nuestro patrimonio que nos permite conocer mejor nuestro pasado y mejorar nuestro futuro; por tal razón damos tal importancia a la formulación del tercer objetivo.


9. DISCUSIÓN

La falta más común en los archivos es la carencia en la identificación y divulgación de la memoria humana de la ciudad de Ibagué, que después de conocer su importancia y su significado, nos ha conducido a la implementación de una serie de estrategias que pueden generar un impacto tanto positivo como negativo en la sociedad.

Vale la pena resaltar que, cuando hablamos de documentos de historia o patrimonio, las personas hacen referencia al aburrimiento, desistiendo de su interés por acceder a la información que obstaculiza su enriquecimiento al conocimiento. Además, este tipo de consulta se limita generalmente a las necesidades que son requeridas en el estudio o en el trabajo: realización de doctorados, tesis de grado, posgrados, informes, investigaciones, proyectos, entre otros.

Generalmente le designamos la culpa al Estado de las falencias que están originando el deterioro del patrimonial mueble de nuestra ciudad, sin siquiera darnos cuenta de que es responsabilidad de cada uno de nosotros salvaguardar y difundir nuestra historia que nos identifica de las diferentes regiones del país.

Si el Estado crea espacios destinados a que las personas conozcan sus memorias, de una manera mucho más práctica y didáctica, donde las familias puedan participar desde el más pequeño hasta el más grande y que además no genere gastos costosos sino que sean accesibles al bolsillo de todos; además, estamos en la era de la tecnología y debemos hacer un buen uso de estas herramientas, y que mejor manera de utilizarlas, para adquirir nuevos conocimientos y afianzar los ya existentes de una manera mucho más divertida.


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ANEXOS


MATRIZ DE CLASIFICACIÓN Y REGISTRO DE BIENES MUEBLES

Grupo Subgrupo Categoría

De Carácter Arqueológico

MaderaBanquitos, sillas, bastones, agujas,

lanzaderas, sarcófagos, etc.

Lítico

Estatuaria

Cuentas de collares, hachuelas, másca-

ras,etc.

Cerámica

Figuras antropomorfas y zoomorfas

Urnas funerariasRecipientes

Instrumentos musicales

Sellos, rodillos, ralladores, etc.

Orfebrería

Pendientes, pectorales, narigueras, collares,

máscaras,etc.Cabezas de bastón,

discos, agujas, botones, etc.

Textil Mantas, mochilas, etc.

Arte RupestrePictografíasPetroglifos

Óseo Collares, agujas, punzones, cucharas, etc.

MomiaOtros

Anexo A. Matriz de clasificación y registro de bienes muebles


De Carácter Etnográfico

Madera

Banquitos, sillas, bastones, agujas,

lanzaderas, sarcófagos, etc.

Lítico Cuentas de collares,hachuelas, máscaras,etc.

CerámicaRecipientes

Instrumentos musicales

Orfebrería

Textil Mantas, mochilas, etc.

Óseo Collares, punzones, cucharas, etc.

Otros Cestería etc.

De Carácter Artístico

Pintura

Al óleo

Al temple

Acuarela y gouache

Pastel

Encaústica

Mural

Acrílica

Mixta

Escultura

Tallada

Fundida

MoldeadaMoldeadaRelieve

Constructiva/construcción


De Carácter Artístico

Grabado

Agua fuerteAguatintaPunta secaLitografíaXilografíaSerigrafía

Aguafuerte en base blandaMixta

Dibujo

Pastel, carboncillo, puntas metálicas, lápizPluma o pincel o tintasTintas, color, sanguina

Artes Gráficas

CartelesAfiches

IlustracionesFotografía artística

Vitral Vidrio de color o pintado

Obras Espacio Temporales

Instalaciones o performancesIntervenciones

Tejidos Artísticos GobelinosOtro

De Carácter Utilitario

Objetos Relacionados con el Culto

Copón, cáliz, custodia, insensario, naveta,

patena, vinajeras, etc.

Ornamentos Litúrgicos e

Indumentaria Religiosa

Hábitos religiosos, capa pluvial, báculo, mitra,

toca, escapulario, casulla, velos de altar,

paño mortuorio, conopeo, ciborrios, etc.



Mobiliario

Cancel, atril, confesionario,

baldaquino, retablo, arca, cama, bargueño,

escritorio, florero, porcelana, reloj de pared

o mesa, lavabo, etc.

Uso Doméstico o Cotidiano

Olla, cuchara, aguama-nil, vajilla, cubrelechos,

sábana, funda, etc.

Uso Personal

Cepillo, elementos de tocador, reloj de pulsera,

anillo, brazalete, camafeo, diadema, mancuernilla, etc.

IndumentariaCamisa, casaca, corpiño, gorro, sandalia, túnica, uniforme, zapatos, etc.

Instrumentos Musicales Marimba, flauta,

guitarra, timbal, etc.

ArmasArcabuz, bayoneta,

cerbatana, florete, flecha, hacha, espada, etc.

Condecoraciones, Trofeos y Premios Cruz , orden militar, etc.

Banderas y Escudos

Utensilios, Instrumentos,

Herramientas de Trabajo, Equipos

Tecnológicos y Máquinas

Instrumental quirúrgico, instrumentos de medición, elementos de escritorio, martilllo, cincel, alicate, máquina

de coser, etc.

VehículosBicicleta, canoa, automóvil, tren,locomotora, etc.



Accesorios de Bienes Muebles

Aldaba, candado, estoperol, etc.

Accesorios de Bienes Inmuebles

Campana, pila bautismal, etc.

Elementos Relacionados con el

Inmueble

Cancel, ventana, artesonado, camarín,

baranda, veleta, columna, rosetón, etc.

Uso Funerario Urnas, sepulcro, etc.

Maquetas y Modelos

De objetos tridimensionales, aeromodelo, globo terráqueo, modelocartográfico, etc.

Numismático y Filatélico

Monedas, estampillas y sellos de correo

Otros

De Carácter Documental Documento Histórico

Álbum

Apunte

Carta

Cédula real

Diploma

Registro

Otro


De Carácter Documental

Archivo Administrativo

Acto administrativoCenso

ContratoEstudio

ExpedienteFicha

InformeInvestigación

InventarioLibro de cuentasLibro parroquialProcolo notarial

ProyectoCorrespondencia

Otro

Gráfico

AficheAerofotografía

DiapositivaPlano

Reproducción fotomecánica

DiagramaFotografíaNegativo

PlacaRadiografía

Otro

Cartográfico

MapaAtla

GloboMapa digital

Otro


De Carácter Documental

MonográficoLibro

FolletoPliego suelto

Seriado

PeriódicoRevistaAnuarioMemoria

Sonoro y Musical

Carrete de cinta sonoraCartucho sonoroCasete sonoro

Grabaciones en películaBanda sonoraDisco sonoro

Disco compactoOtro

AudiovisualObra de cinematografíaProducciones de video

Otro

Recurso Electrónico

Carrete de cinta de computadora

Cartucho de cinta de computadora

Cartucho integrado de computadora

Casete de cinta de computadora

Disco de computadoraDisco óptico de

computadoraOtro

Conjunto


Monumento en Espacio Público

Monumento en Espacio Público

Escultura, busto, columna, fuente, placa,

obelisco, etc.

De Carácter Científico

Especímenes Biológicos

Especímenes Geológicos

Cuerpos Astronómicos