Gestión del costo del proyecto

Christian Luis Correa B.

Gestión de los costos del proyecto

“Los procesos involucrados en estimar, presupuestar y controlar los costos de

modo que se complete el proyecto dentro del presupuesto detallado”

El coste o costo es el valor monetario de los consumos de factores que supone el

ejercicio de una actividad económica destinada a la producción de un bien o

servicio

Análisis de costos

1. Aproximado2. Específico3. Dinámico4. Puede elaborarse

inductiva o deductivamente

Clasificación de costos en la industria

1. Costos directos de fabricación: Materiales y mano de obra directa

2. Costos indirectos: Aquellos que presentan algunas dificultad para ser identificados con el producto

3. Costo operacional: Aquello que tiene que ver con los financieros administrativos y de ventas.

Clasificación de costos desde el punto de vista contable

1. Costos fijo: Aquellos que permanecen constante en el tiempo

2. Costos variables: Aquellos que dependen de la cantidad producida y su comportamiento en el tiempo es una función lineal

Costos en la construcción1. Costos directos de construcción: Insumos básicos requeridos para

la ejecución de cada uno de los ítem de la construccióna) Costos directos de edificaciónb) Costo directo de urbanización

2. Costos indirectos de construcción: Aquellos requeridos para el desarrollo de un proyecto, diferentes al lote y a los costos directos de urbanismo y edificación

a) Honorariosb) Gastos indirectos generales de la obra

• Derechos e impuestos• Seguros

c) Gastos generales: Los salarios de los profesionales de dirección que coordinan el proceso y del personal de apoyo necesario para la realización de la construcción

Costos en la construcción

• Costos financieros• Lote o terreno

Gestión de los costos del proyecto1. Estimar los costos: Es el proceso que consiste en

desarrollar una aproximación de los recursosfinancieros necesarios para completar las actividadesdel proyecto

2. Determinar el presupuesto: Es el proceso queconsiste en sumar los costos estimados de actividadesindividuales o paquete de trabajo para establecer unalínea de costo autorizada

3. Controlar los costos: Es el proceso que consiste enmonitorear la situación del proyecto para actualizar elpresupuesto mismo y gestionar cambios en la líneabase de costo

Plan de gestión de costos

“Establece el formato y establece los criterios necesarios para planificar, estructurar, estimar, presupuestar y controlar los costo de un proyecto”

Plan de Gestión de Costos1. Identificación clara de cada proceso y

subproceso que lo conforman, caracterizándolos para establecer los actores participantes, las condiciones de entrada y la documentación e información que se genere

2. Información oportuna de los procesos3. Adecuada disposición de la información4. Establecimientos de límites o topes de

cantidades y valores

Plan de gestión de costosDebe establecer, por ejemplo:• Nivel de exactitud• Unidades de medidas• Enlaces con los procedimientos de la organización

– EDT establece el marco– El componente de la EDT que se utiliza para

contabilidad de los costos del proyecto se denomina cuenta de control (CA)

• Umbrales de control• Formatos de los informes• Descripción de los procesos

ESTIMAR LOS COSTOS

“ Es el proceso que consiste en desarrollar una aproximación de

los recursos monetarios para completar las actividades del

proyecto”

1. Predicción de los costos basada en la información disponible en un momento dado

2. Existe una transacción entre costos y riesgo

3. Se expresa en unidades monetarias4. La exactitud aumenta a medida que el

proyecto avanza a lo largo de su ciclo de vida

Estimar los costos: Entradas, Herramientas y Técnicas, y

Salidas

Estimar los costos: entradas1. Línea base del alcance

a) Enunciado del alcanceb) Estructura de desglose del trabajoc) Diccionario EDT

2. Cronograma del proyecto3. Planificación de recursos humanos4. Registro de riesgos5. Factores ambientales

a) Las condiciones de mercadob) La información comercial publicada

6. Activos de los procesos de la organización

Estimar los costos: Herramientas y técnicas1. Juicio de expertos2. Estimación análoga3. Estimación paramétrica4. Estimación ascendente5. Estimación de tres valores6. Análisis de reserva7. Costo de calidad8. Software9. Análisis de propuestas para licitaciones

Estimar los costos: salidas

1. Estimación de costos de lasactividades: Evaluaciones cuantitativasde los costos probables que se requierenpara completar el trabajo de proyecto:Costo directo, Costo indirecto, Costosfinancieros, etc

2. Base de estimados: La cantidad y eltipio de detalles adicionales querespaldan la estimación de costos

Diagrama de Flujo del proceso de Estimar los costos

PRESUPUESTO

DETERMINAR EL PRESUPUESTO

“Es el proceso que consiste en sumar los costos estimados de las actividades o

paquetes de trabajo para establecer una línea base de costo autorizada”

PRESUPUESTO

“Su objetivo es conocer de manera anticipada el valor de la ejecución material

del proyecto”

Singularidades del sector de la construcción que dificultan el procesode presupuestar:

1. La particularidad de los productos2. El empleo, en algunos casos, de soluciones

innovadoras3. Grandes variaciones de precios de insumos existentes

en el mercado

PRESUPUESTO

1. Estimar costo de construcción2. Determinar el flujo general de fondos del

proyecto3. Determinar las cantidades de obras a ejecutar

y los materiales4. Determinar los costos parciales de los

diferentes componentes y partes de la obra5. Determinar la incidencia de los componentes

en el costo final

PRESUPUESTO

Documentos necesarios para elaborar un presupuesto:

1. Proyecto arquitectónico2. Especificaciones de materiales3. Proyectos técnicos con sus cantidades de obra

PRESUPUESTO

Componente del presupuesto

• Presupuesto por capítulos• Análisis unitarios• Listado de precio básicos• Componentes del presupuesto

Estimación del presupuesto

1. Análisis geométrico2. Análisis estratégico (proceso

constructivo)3. Análisis del entorno

PRESUPUESTO DEL PROYECTO

PRESUPUESTO DEL PROYECTO

PRESUPUESTO DEL PROYECTO

Línea base de costos

CONTROL DE COSTO

DETERMINAR LOS COSTOS

“Es el proceso por el que se monitorea la situación del proyecto para actualizar el presupuesto mismo y gestionar los cambios a la línea base de costo”

Gran parte del esfuerzo del control de costo implica analizar la relación entre el uso de fondos del proyecto y

el trabajo efectuado a cambio de tales gastos

DETERMINAR LOS COSTOS1. Influir en los factores que producen cambios en la línea base de costo2. Asegurar de que todas las solicitudes de cambio se lleven de manera

oportuna3. Gestionar los cambios reales cuando y conforme suceden4. Asegurarse de que los gastos no exceden el financiamiento autorizado

para el proyecto5. Monitorear el desempeño de los costos al detectar y comprender las

variaciones con respecto a la línea base aprobada de costo6. Monitorear el desempeño del trabajo en relación a los fondos en los

que se ha incurrido7. Informar a los interesados pertinentes acerca de todos los cambios

aprobados y costos asociados8. Realizar acciones para mantener los sobrecostos previstos dentro de

límites aceptables

CONTROL DE COSTOS• Detectar problemas prontamente, para poder tomar

decisiones oportunas

• Proveer información oportuna y significativapara cada uno de los responsables de un proyecto

• Crear una atmósfera de preocupación por loscostos

• Mantener comunicación dentro de la Organización• Controlar/minimizar costos del Proyecto

ASPECTOS ESENCIALES DEL CONTROL DE COSTOS

• Conocer que es lo que se debe hacer

• Conocer lo que se ha hecho• Conocer lo que queda por

hacer

• Conocer oportunamente lo que está mal y porqué

• Tomar acciones correctivas• Controlar los resultados de

las acciones correctivas

}

}

Obtención deInformaciónde Costo

Análisis yControl de Costo

CURVA S Y CONTROL

Procesos generadores de gastos

1. Proceso de compra2. Manejo de almacenes de obra e

inventarios3. Subcontratos y contratos4. Alquileres de equipos5. Pagos

CALCULO DEL COSTE PRESUPUESTADO

COSTO PRESUPUESTADO DEL TRABAJO PROGRAMADO

• Costo Presupuestado del Trabajo Programado(CPTP o BCWS):– Presupuesto distribuido en el tiempo de

los recursos requeridos para completar el proyectocompleto

– Corresponde a la Base de Medición del Desempeño

VALOR GANADO

VALOR GANADO• Coste del trabajo realizado valorado según lo

presupuestado• Implica un mecanismo para valorar cómo el

trabajo realizado incorpora el valor del proyecto.– Las actividades y el proyecto son controlados por su

costo o HH.– Cada actividad tiene un presupuesto en HH o costo

• Un progreso en el logro de objetivos• No es el Costo Actual (real) del Trabajo

Ejecutado (CATE ó ACWP)

CÁLCULO DEL VALOR GANADO• Se basa en el presupuesto establecido para

un proyecto

Valor ganado = % de avance x presupuesto del proyecto

% de avance total = Valor ganado TotalPresupuesto Total

ANÁLISIS DEL VALOR GANADO

BCWS ó CPTP BCWP ó CPTE ACWP ó CATE

¿Qué PODEMOS HACER?

LO QUE DEBERÍA HABERSE REALIZADO (CPTP)

LO QUE SE HA REALIZADO REALMENTE (CPTE)

COMO DEBERÍA HABERSE REALIZADO

ES: PROGRAMACIÓN GANADA

VARIANZA DEL FLUJO DE RECURSO• Compara el gasto esperado durante un

período de tiempo con lo realmentegastado

VFR = CPTP – CATE• Interpretación:

– Sí VFR es mayor que cero entonces …– Sí VFR es cero entonces …– Sí VFR es menos que cero entonces …

INDICE DE DESEMPEÑO DEL FLUJO DE RECURSOS

• Es el radio entre el costo esperado y el real para un período de tiempo.

IDFR = CPTP / CATE• Interpretación

– Sí IDFR es mayor que 1 entonces …– Sí IDFR es igual a 1 entonces …– Sí IDFR es menor que 1 entonces …

VARIANZA DEL PROGRAMA• Compara el valor del trabajo ejecutado

según presupuesto con el trabajo programado

VP = CPTE – CPTP• Interpretación

– Sí VP es mayor que 0 entonces …– Sí VP es igual a 0 entonces …– Sí VP es menor que 0 entonces …

ÍNDICE DE DESEMPEÑO DEL PROGRAMA

• Es el radio entre el costo del trabajo ejecutado según presupuesto y el programado

IDP = CPTE / CPTP• Interpretación

– Sí IDP es mayor que 1 entonces …– Sí IDP es igual a 1 entonces …– Sí IDP es menor que 1 entonces …

FACTOR IDP

FACTOR IDP

FACTOR IDP

VARIANZA DEL COSTO• Compara el valor según presupuesto del

trabajo ejecutado y lo realmente gastado

VC = CPTE – CATE• Interpretación

– Sí VC es mayor que 0 entonces …– Sí VC es igual a 0 entonces …– Sí VC es menor que 0 entonces …

ÍNDICE DE DESEMPEÑO DEL COSTO

• Es el radio entre el costo del trabajo ejecutado según presupuesto y lo realmente gastado.

IDC = CPTE / CATE• Interpretación

– Sí IDC es mayor que 1 entonces …– Sí IDC es igual a 1 entonces …– Sí IDC es menor que 1 entonces …

RECORDARVP = CPTE – CPTPIDP= CPTE / CPTPVC = CPTE – CATEIDC = CPTE / CATE

Donde VP = Varianza del programa.VC = Varianza de costo.IDP = Índice de desempeño del programa.IDC = Índice de desempeño de costo.

REPRESENTACIÓN GRÁFICA

VARIANZA DE LA DURACIÓN• Compara el tiempo requerido para el

trabajo ejecutado y el programado

VD = DPTE – DATE• Interpretación

– Sí VD es mayor que 0 entonces …– Sí VD es igual a 0 entonces …– Sí VD es menor que 0 entonces …

ÍNDICE DE DESEMPEÑO DE LA DURACIÓN

• Es el radio entre la duración real y programada

IDD = DPTE / DATE• Interpretación

– Sí IDP es mayor que 1 entonces …– Sí IDP es igual a 1 entonces …– Sí IDP es menor que 1 entonces …

PRESUPUESTO AL TÉRMINO VS. ESTIMACIÓN AL TÉRMINO

• Presupuesto al Término (PAT)– Número presupuestario que representa todo

el trabajo autorizado.– No debe cambiar a no ser que se cambie el alcance

del proyecto o se apruebe en forma específica.• Estimación al Término (EAT)

– Número de fondos que representa todo el dinero que se va a gastar

– Puede cambiar con cambios respectivos del alcance del proyecto.

COSTO PRESUPUESTADO DEL TRABAJO PROGRAMADO VS. ESTIMACIÓN PARA

COMPLETAR EL PROYECTO• Estimación paraTérmino

– Fondos requeridos para completar el trabajo quequeda

– Cuando se agrega el costo actual del trabajoejecutado (CATE), resultan en la estimación altérmino.

INFORMES DEL PROYECTO• Estado: al término de etapas específicas en relación a logro de progresos técnicos.

• Informe de avance: semanal o mensual preparado por cada líder de proyecto o actividad.

• Informe de problemas que requieren atención particular ( conveniente generar formulario).

• Informe de cambios al alcance del proyecto (formulario).

• Informe final

INFORMES EFECTIVOS• Hechos con relación al Plan• Criterio de control previamente definidos• Herramientas de Control simples y

amigables• Informes deben realizarse periódicamente

a intervalos previamente definidos.• Informes deben discutirse en reuniones

formales• Los informes deben estimular una

discusión creativa

ACCIONES PARA RECUPERAR A UN PROYECTO EN PROBLEMAS• Detener el proyecto y pensar.• Mirar, escuchar y aprender.• Desarrollar opciones y seleccionar un

curso de acción más apropiado.• Ganar apoyo para la solución elegida.• Actuar. • Continuar con seguimiento.

CAUSAS DEL PROBLEMA• Errores serios de estimación.• Trabajo rehecho por problemas de calidad.• Trabajo rehecho por introducción de cambios.• Demora externas.• Matriz de responsabilidades no es aplicada.• Problemas de capacidad del recurso humano.• Problemas de motivación y credibilidad.• Falta de apoyo de la gerencia.• Errores serios de planificación.

OPCIONES DISPONIBLES

1. Encontrar una solución alternativa.

2. Comprometer costo.3. Comprometer tiempo.4. Comprometer alcance.5. Abortar el proyecto.

ACCIONES PARA REDUCIR DURACIÓN DEL PROGRAMA.

• Revisar lógica del plan, con énfasis en restricciones de secuencia innecesarias

• Análisis de los métodos de ejecución del programa

• Uso de sobretiempo• Substitución de recursos que producen demora• Sistema de incentivos• Análisis del valor de los proyectos

RESUMEN DE AVANCE Y COSTO DE UN PROYECTO

TERMINOS

FORMULAS

REPRESENTACIÓN GRÁFICA

¿COMO SE CALCULA ES (PROGRAMACIÓN GANADA)?

¿COMO SE CALCULA ES (PROGRAMACIÓN GANADA)?

¿COMO SE CALCULA ES (PROGRAMACIÓN GANADA)?

¿COMO SE CALCULA ES (PROGRAMACIÓN GANADA)?

¿COMO SE CALCULA ES (PROGRAMACIÓN GANADA)?

¿COMO SE CALCULA ES (PROGRAMACIÓN GANADA)?

Bibliografía • Serpell, A. y Alarcón L.F. (2001) “Planificación y control de proyectos”. Ediciones

Universidad Católica de Chile.• Fisk E. (2000). “Construction Project Administration”. Prentice Hall, New Jersey.• Romero L (1993) “Técnicas de programación y control de proyectos”. Editorial Piramide,

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