IAPG

12 – 13 de Junio del /2008

KM EN PAN AMERICAN ENERGY

Mejores Prácticas Gente –Procesos -Tecnología

KM –Proceso - Revisión contínua

¿Cómo estamos accediendo a la información antes, durante y después

de los eventos?

¿Cómo asegurarnos que la información

capturada es aplicable para nuestra operación

y procesos futuros?

¿Qué sistema / Base de datos estamos usando

para administrar el conocimiento

simple y efectivamente?

¿Cómo compartimos la información con otros grupos internos de la

empresa?

¿Qué mecanismos aseguran el valor del

proceso de aprendizaje?

¿Cómo estamos utilizando el conocimiento para mejorar el desempeño en nuestra

operación y gestión diaria?

FO

LLO

WU

P

Knowledge Management=

PEOPLEx

PROCESSx

TECHNOLOGY

Knowledge Management=

PEOPLEx

PROCESSx

TECHNOLOGY

EMBED

MAN

AG

E

VALID

ATE

CAPTURE

BR

OA

D

CAST

FO

LLO

WU

P

=

+TECNOLOGIA

Gestión del Conocimiento

=GENTE

+PROCESOS

EMBEDINTEGRAR

MAN

AG

E

GER

ENCI

AR

VALID

ATE

CAPTURECAPTURE

BR

OA

D

CAST

DIF

UNDIR

CAPTURAR

VALIDAR

SEGUIM

IENTO

Gestion del Conocimiento -Procesos involucrados y herramientas utilizadas

Capturar el conocimiento Sitio KM

Estandarización de su registroTemplate de Lecciones Aprendidas

Validación de su contenido Proceso de revisión

Integración con otros procesosIndice de conocimientos y red de expertos

Conversión del conocimiento en acción

Acciones críticas y seguimiento

Incorporación en los procesos de trabajo

KM Plan

1

3

2

4

6

5

1.- Capturar el conocimiento Sitio KM

•Conocimiento Explícito (codificable)Bases de Datos, Captura y re-utilización, edición, distribución, etc.

•Conocimiento Tácito (valor intangible en la gente) Compartir, dialogar, mapeo de conocimientos en redes de expertos, aprendizaje por cercania (Foros)

Lecciones Aprendidas - Piloto

• 10 años de “Compartir” –Aprox 500 trabajos,

• 250 Lecciones Identificadas de SSA (2004-2008) en eB,

• Análisis de Fallas de Integridad y Mantenimiento en Sitio

web,

• GO-Card Operaciones de Petróleo,

• Registro de Lecciones de diferentes sectores como

Perforación, Operaciones de Gas, etc.

2. Estandarización de su registroTemplate de Lecciones Aprendidas

•Codificación estandarizada

•Integración con otras bases de datos.

2. Estandarización de su registroTemplate de Lecciones Aprendidas

Permite:

• Brindar información que permita definir el contexto en que ocurrió el hecho

• Analizar el problema “a fondo”

• Ayudar a pensar porqué pasó y como evitar que se repita.

• Evaluar posibles riesgos previo a la implementación de posibles soluciones.

• Aprender de los fallas y/o identificar oportunidades de mejoras

Cuál fue la razón ?

Qué pasó ?

Porqué pasó ?

Qué estaba haciendo ?

Qué aprendimos?

Análisis de Riesgo

3. Validación de su contenido Proceso de revisión

Autor RevisorGestor KM

Evaluador

"VALIDADA" "PUBLICADA" "CERRADA""REVISADA"Status de la

Lección

Publicador

Individuo, representante de un equipo de trabajo.Referente KM de un Sector

Supervisor / Referente Operativo / Tecnico

Autoridad Técnica según tema/ disciplina especifica

Autoridad de Ingeniería

Difusión, seguimiento y cierre

4. Integración con otros procesosIndice de Conocimientos y Red de Expertos

• Revisión de la Lección Aprendida por Referentes Operativos

• Evaluación de las Acciones Críticas por Autoridades Técnicas según especialidad

5. Conversión del conocimiento en acciónAcciones críticas y seguimiento

Acción 1 Modificaciónde documentos existentes a fin de incorporar el aprendizaje obtenido

Acción 2 Creaciónde nuevos documentos que reflejen el aprendizaje obtenido

Accion 3 DistribuciónDifusión del aprendizaje obtenido

Accion 4 Seguimiento y CierreGarantizar cumplimiento Acciones Críticas

6. Incorporación en los Procesos de Trabajo KM Plan

• Cómo se manejará el conocimiento?

• Qué conocimiento se necesitará?

• De donde obtendremos ese conocimiento crucial?

• Cuándo lo haremos?• Quién lo hará?

Tanto para un proyecto, pozo importante, programa de pozos pequeños o programa de trabajo anual, el KM plan define:

KM Plan

Programa de Perforación

6. Incorporación en los procesos de trabajo

Modelo de Gestión de Conocimiento y requerimientos funcionales

• PUSH de conocimiento y lecciones con conocimiento para ofrecer.

• PULL de conocimiento y lecciones a quien necesita conocimientos.

• TRANSFER de conocimiento tácito por medio de la comunicación.

• TRANSFER de conocimiento explícito almacenado en la Base de Conocimiento.

• En el marco de un clima corporativo definido por las expectativas del Management y análisis de la performance

COMUNICAR

RECOLECTAR ORGANIZARBUSCAR / PUBLICAR

PUSH PULL

Conocimiento Tácito

Conocimiento Explícito

KPIs

FOLLO

WU

P

Knowledge Management=

PEOPLEx

PROCESSx

TECHNOLOGY

Knowledge Management=

PEOPLEx

PROCESSx

TECHNOLOGY

EMBED

MANA

GE

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BR

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D

CAST

FOLLO

WU

P

Gestión del Conocimiento=

GENTE+

PROCESOS+

TECNOLOGIA

EMBEDINTEGRAR

MAN

AG

E

GER

EN

CIA

R

VALID

ATE

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BR

OA

D

CAST

DIF

UN

DIR

CAPTURAR

VALID

AR

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IMIEN

TO

Requerimientos de la aplicación de KM y especificaciones generales

Aplicación de KM

•Sistema de Lecciones Aprendidas

•Acciones criticas y seguimiento

•Biblioteca de conocimiento

•Foros •Páginas amarillas

•Manejo de Información y documentación en múltiples formatos y accesible desde Intranet e Internet

•Flexibilidad para expandir funcionalidad e integrabilidad incluso con Manejo de Cambio

•Búsqueda por Taxonomías u otros criterios dentro de la lección y dentro de los attachments (FTR)

•Integrar todas las funcionalidades en una sola aplicación para garantizar

integridad contextual y de información

•Integración con aplicaciones e información de PAE

•Automatización del workflow de aprobación y

manejo de acciones criticas

Modelo de Evolución en la Empresa

EIM

Change Management

Context Identification

Drawing Management

Document Management

Imaging

Inte

grity

/Kno

wle

dge

Man

agem

ent

Records M

anagement

Esquema general de la solución

• Utilización de la Plataforma de Document Management (Enterprise Informatics eB)

• Utilización de la Plataforma de Manejo de Procesos de Negocios (Singularity SPP)

• Base de Datos Oracle 10g• Sistema de control de versiones

Sitio KM

Oracle DBVaults con

Archivos

Otras aplicaciones

Intranet PAE

BPM

Funcionalidad completa del Site KM

-Lecciones aprendidas -Biblioteca

-Foros

-Paginas amarillas

.Lecciones

aprendidas

•Biblioteca

•Foros

•Paginas Amarillas

.Lecciones

aprendidas

•Biblioteca

•Foros

•Paginas Amarillas

Sistema de búsqueda dinámico sobre la base de lecciones aprendidas

Búsqueda Rápida

Busca por cualquier palabra dentro de la lección –todos los campos- y en adjuntos –los contenidos –FTR_

Búsqueda Avanzada

Permite manejar varios filtros especificos para acotar resultados

Búsqueda Rápida

-A través d e todos los ámbitos.- Ejemplo Biblioteca de Estándares.

El resultado de la búsqueda permite ver datos de la lección y documentos adjuntos

Foros

Foros

•Ambito de discusión organizado por Tema/subtema

•Dos versiones:

•Abierto sin workflow,

•Controlado por workflow

•Contenido de las discusiones se almacena en el mismo repositorio de KM

22

Muchas Gracias !!!

Preguntas ?

Filosofía del eB

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Management

RecordsManagement

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LoB

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