i sesiÓn aspectos legales planificaciÓn e informes i parte

ADMINISTRACIÓN Y CONTABILIDAD BÁSICA PARA ASADAS

I SESIÓN

ASPECTOS LEGALES, PLANIFICACIÓN Y RENDICIÓN DE INFORMES

CONTENIDO

1. Guía para la legalización de una ASADA: estructura, asambleas, actas, cédulas, personerías, certificación de miembros de Junta Directiva, fuentes de agua, libros legales ……………………………………………………………….9

2. Guía para la elaboración de los estatutos y del reglamento interno de una asociación………………………………………………………………………………………22

3. Funciones y sanciones aplicadas de los miembros de Junta Directiva, asociados y ASADAS……………………………………………………………………………..26

4. Elaboración de planes , cronogramas de trabajo y presupuestos...………305. Elaboración de informes de tesorería –contables, mensuales y anuales y

ante AyA……………………………………………………………………………………………….36

6. Elaboración y presentación de los informes anuales de labores de Presidente, Tesorero y Fiscalía……………………………………………………………..40

7. Declaratoria de utilidad pública de una ASADA y exoneraciones ..……….41

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1. GUÍA PARA LA LEGALIZACIÓN DE UNA ASADA.

Estructura de una ASADA

A continuación se presentan los órganos que constituyen una ASADA y los niveles en que se ubican cada uno de ellos.

Recordemos que una ASADA no es solamente la Junta Directiva, si no, que está compuesta por tres Órganos: Asamblea General, Junta Directiva y Fiscalía. Además cuenta con un área administrativa, compuesta por los empleados que requieran para apoyar la gestión: administradores, fontaneros, secretaria o cobradores.

ORGANIGRAMA DE ASADA

Asamblea General

Junta Directiva

Fiscalía

Administración

Secretaría

Fontanería

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Además por la naturaleza y el interés de servicio de estas organizaciones se derivan la siguiente Misión y Visión básicas que orientan el trabajo de las ASADAS.

La MISIÓN: es el papel o las funciones primordiales que tiene a cargo una organización actualmente.

MISION

• Construir, administrar, operar, mantener y desarrollar el sistema de acueductos.

• Aprovechar racionalmente el agua necesaria para el suministro de a las poblaciones.

• Conservar y preservar el recurso hídrico.

La VISIÓN: es lo que a futuro debe lograr la organización para cumplir con un el panorama ideal en su trabajo.

VISION

• Ser autosuficientes en armonía con el ambiente.

• Asegurar a los clientes un servicio eficiente y eficaz en cuanto a calidad, cantidad y continuidad del abastecimiento de agua potable.

Cada ASADA puede redefinir su propia misión y visión, según sus prioridades e

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ADMINISTRACIÓN Y CONTABILIDAD BÁSICA PARA ASADASIntereses.

FUNCIONES DE LOS MIEMBROS DE LA JUNTA DIRECTIVA

Fundamento Jurídico:

Reglamento de las ASADAS.

Ley de Asociaciones

Estatutos de las ASADAS

Lo más importante antes de desarrollar el tema es reconocer quienes somos como miembros de Junta Directiva, nos desempeñamos como Funcionarios públicos, pues administramos un bien público por lo cual nos remitimos al Artículo No 5 del Reglamento de Prestación de Servicios a los Clientes, que dice:

“El funcionario de AYA es un servidor público que primordialmente se debe a los clientes a quienes debe tratar con justicia, equidad y respeto.”

Por tanto debemos tener muy presente en nuestras acciones el Artículo 114 de la Ley General de Administración Pública, que también cito:

“El servidor público será un servidor de los administrados en general y en particular de cada individuo o administrado que con él se relacione en virtud de la función que desempeña. Cada administrado deberá ser considerado en el

11

ADMINISTRACIÓN Y CONTABILIDAD BÁSICA PARA ASADAScaso individual como representante de la colectividad de que el funcionario depende y por cuyos intereses debe velar.”

En este ámbito es importante no solo llegar rápido al tema que nos ocupa, si no, extenderme también a las funciones conjuntas de la Junta Directiva, ya que, la misma se compone de varios miembros diferentes entre sí, pero con un mismo objetivo.

Funciones de la Junta Directiva:

Tomar acuerdos necesarios para que la Asociación cumpla con sus fines. Presentar anualmente un informe de labores a la Asamblea General. Convocar a Asambleas Generales a través del secretario o Presidente. Nombrar las comisiones que considere necesarias. Supervisar con la Fiscalía las labores otorgadas a las Comisiones

establecidas. Recibir las solicitudes de afiliación y otorgarles aprobación o

desaprobación las cuales serán definidas por Asamblea General. Recibir las solicitudes de renuncia voluntaria y recomendar la expulsión o

no, de alguno de los asociados. Dará al Presidente poderes necesarios para la ejecución de cualquier

asunto esencial en que intervenga la Asociación con terceros. Remitir al AYA un informe contable al menos una vez al año.

Funciones de los miembros de Junta Directiva:

Del Presidente:

Será el representante Judicial y Extrajudicial de la Asociación, con carácter de Apoderado Generalísimo con límite de Suma, sin embargo, para vender, gravar o de cualquier forma enajenar bienes de la

12

ADMINISTRACIÓN Y CONTABILIDAD BÁSICA PARA ASADASAsociación requerirá la aprobación del acuerdo unánime de la Junta Directiva.

Presidirá las sesiones de Asamblea General y de Junta Directiva. Firmará las actas junto con el Secretario.

Autorizará junto con el Tesorero los pagos que la Junta Directiva acuerde.

Llevará la iniciativa en todas las gestiones que la Asociación emprenda. Convocará las sesiones ordinarias y Extraordinarias de la Junta. Velar por el cumplimiento de los planes y programas del Comité. Desempeñar todos los demás deberes y diligencias que por acuerdo le

asigne la Junta Directiva.

Del Vicepresidente:

Sustituirá al Presidente en sus ausencias temporales, con iguales atribuciones y obligaciones.

Desempeñar todos los demás deberes y diligencias que por acuerdo le asigne la Junta Directiva.

Del Secretario:

Confeccionará las actas de las reuniones de Asamblea General y de Junta Directiva.

Firmará las anteriores junto con el presidente, una vez aprobadas. Deberá llevar en perfecto orden y debidamente legalizados el libro de

actas de Junta Directiva, Asamblea General y el libro de Registro de Asociados, cuyos asientos de inscripción serán firmados por el presidente y secretario.

Dará lectura a la correspondencia y la tramitará lo más pronto posible. Llevará un archivo ordenado y completo. Tendrá custodia de los documentos y archivos de la Asociación, lo cual le

hace responsable del extravío de alguno de los mencionados y los facilitará a los miembros de Junta o Asociados cuando estos se lo requieran.

Confeccionará junto con el presidente las agendas tanto de Asamblea General como sesiones de Junta Directiva.

13

ADMINISTRACIÓN Y CONTABILIDAD BÁSICA PARA ASADAS Desempeñar todos los demás deberes y diligencias que por acuerdo le

asigne la Junta Directiva.

Del Tesorero:

Controlar y custodiar los dineros recaudados por la ASADA. Cuidará de los fondos de la ASADA los que depositará en una cuenta

corriente en uno de los bancos del Sistema Bancario Nacional a nombre de la Asociación.

Los Depósitos o retiros se harán con la firma del presidente y tesorero y en ausencia temporal del presidente, firmará el vicepresidente.

Rendirá un informe anual a la Asamblea General. Llevará al día y legalizados los libros Diario, Mayor, e inventarios y

balances, de los cuales tendrá custodia. Llevará al día y en orden el libro de tesorería. Deberá estar cubierto con una póliza de fidelidad, cuyo monto se fijará

en Asamblea General. Realizará arqueos tanto a la caja chica como a la de trabajo de la ASADA. desempeñar todos los deberes y diligencias que por acuerdo le asigne la

Junta Directiva.

De los vocales:

Ayudar en las tareas que le encomiende la Junta Directiva. Sustituir en forma temporal cuando se ausente algún miembro de la

Junta Directiva, a excepción del presidente.

De la Fiscalía:

Es un tercer órgano independiente de la Junta Directiva.

Supervisar todas las operaciones y movimientos económicos de la Asociación.

Realizar arqueos a la caja chica y caja de trabajo de la ASADA.

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ADMINISTRACIÓN Y CONTABILIDAD BÁSICA PARA ASADAS Velar por el fiel cumplimiento de la Ley Estatuto, así como, los acuerdos y

reglamentos que emita la Asociación. Rendir un informe anual a la Asamblea General sobre la gestión realizada

por la Junta Directiva.

Oír quejas de los asociados y realizar la investigación pertinente. Solicitar la convocatoria a Asamblea General extraordinaria cuando lo

considere necesario. Participar con voz, pero sin voto en las sesiones de Junta Directiva donde

se traten asuntos que tengan ingerencia con su gestión.

DE LAS CONVOCATORIAS Y REALIZACIÓN DE ASAMBLEAS

Para constituir la Asociación

Los participantes que deseen ser miembros de la asociación deben presentarse con los siguientes requisitos:

Documentos de identidad al día, original y copia. Deben tener una propiedad en la comunidad donde se constituirá la

Asociación. Presentar certificado de propiedad preferiblemente o documentos

probatorios de que es el dueño de la propiedad. Copia del plano de la propiedad- no es obligatorio- pero es lo ideal para

que el Acueducto conforme los expedientes de cada usuario del servicio de agua.

La Asamblea tendrá una duración de máximo dos horas y comprende la siguiente Agenda:

Motivación Explicación de las funciones de la ASADA. Explicación de los estatutos y Convenio de Delegación. Levantamiento del Acta Constitutiva. Elección de la primera Junta Directiva. Acuerdos y recomendaciones finales.

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Asambleas en las ASADAS ya constituidas

Es importante coordinar con la Junta Directiva para que estén una hora antes de la Asamblea con los libros del Acueducto y el informe contable y coordinar con ellos el desarrollo de la Agenda de la Asamblea.

Asamblea Ordinaria para renovar personería y elegir la nueva Junta Directiva del Acueducto.

Los participantes con derecho a voto deben ser miembros afiliados de la Asociación y deben presentarse con documento de identidad al día. Los asuntos se aprobarán con mayoría simple (la mitad más uno), a no ser que el acuerdo requiera por Ley o Estatuto las dos terceras partes de los asociados.

La primera convocatoria se realizará con la asistencia de la mitad más uno de los afiliados.

La segunda convocatoria se realizará una hora después con los presentes, siempre y cuando no sea menor al total de los asociados a los puestos elegibles en los órganos de la Asociación.

La Asamblea tendrá una duración de máximo dos horas y comprende la siguiente agenda:

Comprobación de quórum. Bienvenida y motivación. Informe del presidente saliente. Informe del tesorero (debe llevar un informe contable de cierre del

período por escrito). Informe del fiscal saliente. Aprobación de los informes.

16

ADMINISTRACIÓN Y CONTABILIDAD BÁSICA PARA ASADAS Mociones. Elección de nueva Junta Directiva. Acuerdos y recomendaciones finales

Asamblea Anual Ordinaria de medio período de la Junta Directiva electa del Acueducto

La Asamblea tendrá una duración de máximo dos horas y comprende la misma agenda de la anterior, pero sin la elección de junta directiva, pues solo es de información de los avances.

En las Asambleas Extraordinarias

Cuando se considere necesario la Junta Directiva realizará una convocatoria en fecha extraordinaria para tratar uno o varios asuntos específicos que requieran ser informados o avalados por la asamblea general. Se debe enviar la invitación a los afiliados e indicar el o los asuntos especiales a tratar.

Registro de asistencia a Asambleas

Los asistentes a cualquiera de las asambleas ya sean afiliados, abonados o usuarios en general que participen, firmarán una lista de asistencia con su nombre y otros datos que se le soliciten, a manera de respaldo de la actividad y para actualizar información de los abonados. Sin embargo sólo deben ser transcritos en el acta la lista de afiliados con derecho a voto.

Fuente: Lic. Jenny Vargas Quesada, Consultora Legal y Estatutos de ASADAS.

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Machote de Acta de Asamblea GeneralAsamblea General Ordinaria (o extraordinaria) de la Asociación Administradora del Acueducto ______________________ celebrada en su domicilio social a las _______ horas del día_______ de _________ del año dos mil ________, actúa como presidente de esta reunión ___________ y como secretario ____________, estando presentes los señores ___________________________. Por mayoría de votos se tomas los siguientes acuerdos:

PRIMERO ______________

SEGUNDO______________

TERCERO_____________

CUARTO: cuando se procede a nombrar la nueva Junta Directiva y al fiscal por el período comprendido entre el __________ del año dos mil _____ al ______ del año dos mil _________, y por mayoría de votos se nombra:

Presidente: _________

Vicepresidente: __________

Secretario: ____________

Tesorero: ______________

Vocal: __________________

Y en el cargo de fiscal: _____________________

QUINTO: ________

Sexto para protocolizar en lo conducente la presente acta se comisiona al Notario Público: ______________, sin más asuntos que tratar se levanta la sesión a las ____________ horas con ___________ minutos del mismo día.

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Presidente Secretario

Agenda Reunión de Junta Directiva

ASADA _______________

Fecha_____/_____/______

Comprobación del quórum

Lectura y aprobación de la agenda

Atención a visitas

Lectura y aprobación de acta(s) anterior (es)

Lectura de correspondencia

Informe del presidente

Informe del tesorero

Asuntos varios

Acuerdos finales

Cierre de sesión

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LIBROS LEGALES

Se explica aquí el manejo básico de los tres libros que tiene a cargo la secretaría de la asociación. En la tercera sesión se tratarán los libros contables que maneja la tesorería.

LIBRO DE ASAMBLEA GENERAL

Se transcribe lo tratado en aquellas reuniones de asociados que fueron convocados a Asamblea y se reunieron cumpliendo el quórum legal. Las Asambleas Generales Ordinarias (salvo excepciones y según el estatuto) se celebran, cada año. Se incluyen los nombres y números de cédula de los afiliados presentes.

Las Asambleas Generales Extraordinaria son aquellas convocadas en cualquier fecha, para tratar un asunto específico y urgente.

LIBRO DE JUNTA DIRECTIVA

En este libro se transcribe lo tratado en las reuniones convocadas por la Junta Directiva. Serán sesiones de Junta Directiva extraordinarias aquellas que se realizan fuera de fecha establecida y donde se tratarán asuntos muy especiales y urgentes (en estas los miembros de Junta Directiva no devengarán dieta).

LIBRO DE AFILIADOS

Este libro sirve de control para conocer quienes tienen derecho a voz y voto en las asambleas de la asociación. Primero se transcriben en modo de lista hacia abajo los nombres completos de los asociados o afiliados fundadores (presentes en la Asamblea Constitutiva). Luego, conforme se tomen acuerdos sobre nuevas afiliaciones aprobadas por la Junta Directiva, se incorporan los

20

ADMINISTRACIÓN Y CONTABILIDAD BÁSICA PARA ASADASnombres y datos del asociado y del acuerdo que aprobó, según se detalla en la segunda sesión de este manual.

LEGALIZACIÓN DE NUEVOS LIBROS

Cuando cualquiera de los libros de actas fueron terminados, se procurará dejar en limpio la última plana o por lo menos dejar un espacio de 12 reglones al final, para que en el Registro de Asociaciones le pongan el sello del “Cierre de Libro”.

Al Registro de Asociaciones se presenta el libro ya usado y el libro nuevo que va a ser legalizado.

Debe adjuntarse una carta firmada por el presidente y autenticada por un abogado, solicitando la apertura con el número de nuevo libro a legalizar, adjuntando los timbres de ley y certificación de un Contador Público autorizado dando fe de que la Asociación tiene sus estados financieros al día.

EXTRAVÍO DE UN LIBRO

Cuando esto sucede se procede la siguiente forma:

Se publica un aviso por una vez en la Gaceta y en alguno de los periódicos de mayor circulación, a fin de escuchar las objeciones en el Registro de Asociaciones.

Después de ocho días hábiles de la publicación, se presentan los recortes de los avisos con sus respectivas fechas.

Se adjunta: solicitud firmada por el presidente o secretario autenticada por un abogado.

Presentar certificación de contador Público autorizado, haciendo constar que los registros contables cierran perfectamente.

Presentar ante el Registro de Asociaciones del Registro Nacional, todos los documentos anteriores junto con el libro nuevo a legalizar y los timbres correspondientes.

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LEGALIZACIÓN DE LAS FUENTES DE AGUA

Las fuentes de agua: nacientes o pozos deben estar debidamente registrados ante el Estado de manera que la Asociación respectiva tenga derecho sobre su aprovechamiento y administración.

Este procedimiento se llama Denuncia del Recurso Hídrico, que se tramita al presentar un formulario emitido por el AyA con la información solicitada sobre datos legales de la propiedad, de la Asociación solicitante y técnicos sobre las características y ubicación de las fuentes. Luego el AyA remite este formulario al Departamento de Aguas del Ministerio de Ambiente y Energía (MINAET), que es la entidad encargada de emitir la resolución definitiva.

El formulario y las indicaciones para el procedimiento se adjuntan al final del documento.

Fuente: Páginas web del del AyA y del Departamento de Aguas de MINAET: www.aya.go.cr y www.drh.go.cr

2. GUÍA PARA LA ELABORACIÓN DE ESTATUTOS Y REGLAMENTOS DE UNA ASADA.

ESTATUTOSEn el material de Capacitación Legal de Facio y Cañas, se adjunta un machote del estatuto o Acta Constitutiva de una ASADA, que corresponde al de las asociaciones específicas de la Ley de Asociaciones 218, pero al que se le agrega el vínculo con el AyA, como ente rector del agua en Costa Rica, y las modificaciones correspondientes por la naturaleza de estas organizaciones.

CONFECCIÓN DE REGLAMENTOS INTERNOS

22

http://www.drh.go.cr/

http://www.aya.go.cr/

ADMINISTRACIÓN Y CONTABILIDAD BÁSICA PARA ASADASLos Reglamentos son normas o disposiciones que detallan procedimientos, deberes y derechos de los trabajadores en una empresa o socios de una organización, así como las prohibiciones y penas en desacato a estas normas.

Existen tres aspectos constitutivos en todo reglamento:

Normativa: normas establecidas para una empresa Prohibiciones: prohibiciones establecidas por la empresa para los

trabajadores, pueden ser físicas (no fumar), sociales (no hablar por celular en horas laborales), ideológicas (no hablar de política, religión o deporte).

Penas: establece las sanciones que se establecen si no se cumplen las normas establecidas.

Existen dos tipos de reglamentos

General (para todos). Específico (para cada área).

Cada reglamento contiene una estructura:

Nombre: hace referencia a la empresa. Objetivo: especifica ¿para qué? Se hizo este reglamento. Capítulos: conjunto de artículos que están en función de un área. Definiciones: se especifican los significados de cada uno de los términos

utilizados en el reglamento. Artículos: descripción de las normas, prohibiciones o pena relacionado

con el tema de los capítulos. Legalidad y vigencia: Acuerdo de la Junta Directiva de cuando se aprobó,

período o fecha a partir del cual se rige la publicación. Lugar y fecha: nombre de quienes representan al a empresa y la

autenticación de un abogado.

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Ejemplo:

Reglamento Interno sobre el uso de vehículos

de la ASADA ___________________

Los miembros de la Junta Directiva de la ASADA _______________, en Sesión Ordinaria de fecha: __________.

Considerando:

1. Que la ASADA Santa Fe es propietaria de una motocicleta de placa #______________

2. Que en vista de lo anterior es necesario establecer políticas para el uso del mismo.

Acuerdan:

El Reglamento Interno sobre el uso de vehículos

Definiciones:

Vehículos : todo automotor adquirido y registrado a nombre de la ASADA Santa Fe.

Fontanero: Empleado contratado por la ASADA, encargado del área técnica de fontanería.

Conservar : Mantener en buen estado una cosa.

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ADMINISTRACIÓN Y CONTABILIDAD BÁSICA PARA ASADASControl : Comprobación, inspección.

Mantenimiento : Conjunto de acciones que se ejecutan para tener en buen estado de funcionamiento algo.

CAPÍTULO I: NORMAS

ARTÍCULO I

Corresponde a la Junta Directiva todo lo relativo al control, mantenimiento y operación del vehículo. Los costos incluyendo la regulación que implique el uso del mismo deberán ser sufragados por la ASADA.

ARTICULO II

Que el vehículo permanecerá dentro de las instalaciones de la planta física de la ASADA.

ARTICULO III

Que el único responsable del vehículo será el fontanero, una vez que entre en función de sus labores diarias.

ARTICULO IV

Que en defecto de lo anterior se designará por acuerdo un segundo responsable del vehículo, quien responderá por el mismo.

ARTICULO V

Que si por caso especial se usare el vehículo fuera de horario o por cortesía se autorizara el uso del mismo, en próxima reunión se presentará la autorización por escrito para el uso del mismo, la cual deberá estar debidamente firmado por su jefe inmediato.

ARTICULO VI

Que utilizará el equipo y documentos necesarios por el uso del vehículo, y que determine el MOPT.

CAPÍTULO II: PROHIBICIONES25

ADMINISTRACIÓN Y CONTABILIDAD BÁSICA PARA ASADASARTICULO I

Queda prohibido utilizar el vehículo en asuntos ajenos para los que fue designado.

ARTICULO II

Queda prohibido el transporte de personas ajenas a la ASADA.

ARTICULO III

Queda prohibido el transporte de dineros por parte del fontanero en el vehículo, a menos que fuese designado por escrito a dicha diligencia.

CAPÍTULO III: SANCIONES

ARTICULO I

Si se violentare cualquiera de los anteriores, y se comprobare la falta, se le aplicará sanción escrita y suspensión de sus labores de uno a tres días sin goce de salario, hasta un máximo de tres.

ARTICULO II

Después de tres sanciones escritas, la ASADA está facultada al despido sin responsabilidad patronal.

En fe de lo anterior firmamos conformes en ___________________________, a los __________días del mes de _______________ del 2008.

3. SANCIONES APLICADAS A LAS ASADAS

El Papel de la Junta Directiva

26

ADMINISTRACIÓN Y CONTABILIDAD BÁSICA PARA ASADAS Deberá cumplir con las disposiciones legales, técnicas, administrativas y

financieras que la institución defina, para garantizar la solución de problemas en los servicios de agua potable

Dirigir con eficacia y eficiencia la administración, mantenimiento y operación del acueducto Para lograr garantizar la permanencia del acueducto

Debe fijarse claramente la responsabilidad de cada uno de los miembros de la junta directiva

Por lo tanto, está en la obligación y el derecho de aplicar las sanciones que las regulaciones de la ASADA, les faculta a realizar en caso de incumplimiento de alguno de sus miembros, afiliados, trabajadores y abonados por el no cumplimiento de sus deberes.

Fundamento Jurídico

Reglamento de las ASADAS.

Ley de Asociaciones

Estatutos de las ASADAS

El tema a desarrollar es tan extenso como intrincado, sin embargo, se expondrán las situaciones más frecuentes suscitadas tanto en la parte interna como externa de las ASADAS.

De los Asociados

Los asociados dejarán de pertenecer a la Asociación por las siguientes causas:

Por fallecimiento. Por renuncia voluntaria.

27

ADMINISTRACIÓN Y CONTABILIDAD BÁSICA PARA ASADAS Por expulsión acordada por las dos terceras partes de los presentes a la

Asamblea General. Lo anterior se dará por los siguientes motivos: No pago de dos cuotas consecutivas sin causa que lo justifique. Conducta inmoral que atente contra el buen nombre de la Asociación.

Cuando un asociado actúe en nombre de la Asociación sin estar facultado para ello.

Uso indebido de los activos económicos y físicos de la Asociación.Para lo anterior la Junta Directiva le comunicará por escrito al afectado los motivos de su expulsión, para que el asociado prepare su defensa en los siguientes ocho días hábiles; una vez cumplido el plazo, la Junta convocará de manera inmediata a Asamblea General, donde el asociado expondrá su defensa y la misma decidirá definitivamente si es expulsado o no.

De los miembros de Junta Directiva

Podrán ser removidos de su cargo, cuando:

Ocurran ausencias prolongadas o definitivas. Faltare a tres sesiones consecutivas o cinco alternas, sin causa

justificada. Se comprobasen faltas o hechos no compatibles con sus funciones,

deberes y responsabilidades. Actúe en nombre de la Asociación sin haber sido comisionado para ello.

Haga mal uso de los recursos físicos y económicos de la Asociación.

Otras sanciones se encuentran en la Ley de Asociaciones 218, contenido en el Material de Capacitación de Marco Legal de Facio y Cañas.

El AyA podrá asumir la administración de los sistemas de acueductos, cuando:

No se garantice el servicio público. La ASADA propone el traspaso.

28

ADMINISTRACIÓN Y CONTABILIDAD BÁSICA PARA ASADAS Si el servicio no se brinda de conformidad con los principios básicos

(remítase al Capítulo III del Reglamento de las ASADAS.) En situaciones de emergencia e inminente necesidad. (si los miembros se

declaran incapaces, se retirasen todos lo miembros de Junta, y si la Asamblea General no logra constituir una Junta Directiva.).

De las ASADAS

La autoridad reguladora (ARESEP) sancionará cumpliendo con el procedimiento administrativo previsto en la Ley General de la Administración Pública con multa de cinco a diez veces el valor del daño causado que ella determine a quien suministre un servicio público que incurra en cualquiera de las circunstancias siguientes:

Cobro de tarifas, tasas o contribuciones distintos de los señalados por la Autoridad Reguladora.

Mantenimiento inadecuado de equipos de trabajo del servicio público regulado, que ponga en peligro personas o propiedades.

Uso fraudulento de bienes y servicios públicos para evadir el pago a la entidad reguladora.

Prestación no autorizada del servicio público.

Cuando no sea posible estimar el daño se multara con el monto de cinco a veinte salarios base.Todo lo anterior contemplado en el Artículo 38 de la Ley de la ARESEP.

El incumplimiento a las disposiciones contenidas en el Reglamento de ASADAS podrán acarrear responsabilidad civil y penal a los miembros de Junta Directiva, fiscal y funcionarios de las Asociaciones Administradoras, para lo que se remitirá al Código Civil, Código Penal y Ley de Asociaciones. (Art. 35 Inciso 10, Reglamento de ASADAS).

29


4. ELABORACIÓN DE PLANES, CRONOGRAMAS DE TRABAJO Y PRESUPUESTOS

Debemos recordar que en toda empresa u organización el planear es parte fundamental del proceso administrativo, es mediante esta que se proyectan acciones para el logro de los objetivos de la misma.

Un plan de trabajo debe responder a las siguientes preguntas:

Que vamos a hacer? Cuando lo vamos a hacer? Quien lo va a hacer? Como lo vamos a hacer? Donde lo vamos a hacer? Con que recursos lo haremos?

Es importante tener claro qué proyectos realizaremos en el período de nombramiento, esto se realiza priorizando las necesidades de la Organización. Establecido lo anterior realizaremos un cronograma de actividades que vendrá a responder las preguntas anteriores.

En reunión de junta directiva se determinan cuales son las labores a realizar durante el año siguiente; estas pueden consistir, en compra de terreno, medidores, materiales de fontanería, tanque de almacenamiento,

Bombas sumergibles, equipo de cloración, etcétera.

Posteriormente se fijan las fechas en que cada de una se llevaran a cabo (cronograma de trabajo)

30

ADMINISTRACIÓN Y CONTABILIDAD BÁSICA PARA ASADASAdemás la elaboración del plan de trabajo facilita realizar el informe anual del presidente, pues nos permite resaltar las metas logradas y pendientes en dicho año de labor

Ejemplo de descripción de actividades, responsable y plazos de un proyecto:

Tabla 1. Proyecto de construcción y administración de un acueducto rural en Las Delicias de Los Chiles.

ACTIVIDAD RESPONSABLE/TIPO DE APOYO PERIODO DE EJECUCIÓN1. Constitución Legal ASADA Comité de Acueducto Las Delicias:

Convocatoria y organización.Proyecto Río Frío: Pago de servicios notariales (abogados)

Agosto (asamblea realizada) a diciembre 2008

2. Perforación y prueba de pozo AyA: maquinaria, personal y supervisión.ASADA Las Delicias: Vigilancia y seguimiento.

Setiembre – octubre 2008

3. Construcción y/o instalación de tanque

AyA: maquinaria, personal, materiales y supervisión.ASADA Las Delicias: Mano de obra y seguimiento.

Febrero 2009

4. Sanjeo e instalación de tubería

AyA: asesoría y supervisión técnica. AyA y Asignaciones Familiares: compra y suministro de materiales. ASADA Las Delicias: Mano de obra y seguimientoMunicipalidad de Los Chiles: Maquinaria (back hoe) y mano de obra.Proyecto Río Frío: Apoyo en combustible y/o materiales

Marzo 2009

5. Instalación de previstas y medidores

AyA: asesoría y supervisión técnica. AyA y Asignaciones Familiares: compra y suministro de materiales. ASADA Las Delicias: Mano de obra y seguimientoProyecto Río Frío: Apoyo en materiales

Mayo 2009

6. Capacitación legal, administrativa y técnica

Proyecto Río Frío: Pago de instructores, asesores y materiales.AyA: Materiales (fascículos de

A partir de Agosto 2008 (ya iniciada)

31

ADMINISTRACIÓN Y CONTABILIDAD BÁSICA PARA ASADAScapacitación)ASADA Las Delicias: Alimentación y transporte.

7. Mapeo y georeferenciación de acueductos

Proyecto Río Frío: Trabajo de campo y elaboración de Mapas ASADA Las Delicias: Trabajo de campo

Mayo 2009

Ejemplo de elaboración de cronograma de actividades del Plan de trabajo de una ASADA:

Asociación Administradora de Acueducto Rural de ________________________

PLAN DE TRABAJO 2009

ACTIVIDADES

MESES

Ene Feb Mar Abr May Jun Jul Ago Set Oct Nov Dic

1. Elaboración de proyecto de financiamiento de ampliación de la red de servicio

X X

2. Búsqueda de fondos y negociación. X X X

3. Celebración de fechas y miniproyectos ambientales

X X X

4. Reuniones y giras de coordinación con AyA y cooperantes

X X X X X X X X X X X X

5. Ejecución inicial del proyecto de ampliación de la red de acueducto

X X X X

6. Elaboración de propuesta de Plan de Trabajo para 2010.

X

7. Capacitaciones para Junta Directiva y fontaneros

X X X X

32

ADMINISTRACIÓN Y CONTABILIDAD BÁSICA PARA ASADAS8. Elaboración de informes labores y contables para asamblea.

X X

9. Asamblea General Ordinaria X

10. Elaboración y presentación de informes ante AyA.

X X X X

Ejemplo de elaboración de cronograma de actividades para un trabajo, proyecto o trabajador específico de una ASADA:

Asociación Administradora de Acueducto Rural de ________________________

CRONOGRAMA

Labores de fontanería 2009

ACTIVIDADES

MESES

Ene Feb Mar Abr May Jun Jul Ago Set Oct Nov Dic

1. Lavado de tanque. 7 11 13 8 9 11

2. Revisión de fugas. 16 12 11

3.Limpieza área de posos y tanques ,casetas

6 27 5 7 9 1

4.Limpieza y mantenimiento de medidores internos y externos

2 1 3 3 4 4

5.Limpieza de válvulas en finales de red

16 13 13 17 15 12 17 14 18 16 13 12

6.Mantenimiento en sistema eléctrico en motobombas

19 1

33

ADMINISTRACIÓN Y CONTABILIDAD BÁSICA PARA ASADAS7.Pintura en cajas de registro, Hidrantes ,casetas

9

8. Mantenimiento de cajas de registros 8 6 17

9.Cloración ٭ Diaria D D D D D D D D C D D D

10.Mantenimiento de basureros 27

Presupuestos

Este es una forma de planificación económica que permite visualizar en colones las inversiones esperadas en una actividad o proyecto específico, o bien durante un período administrativo (mensual, trimestral, semestral, anual, u otros períodos)

Los presupuestos se elaboran a partir de los precios y costos de materiales, insumos, honorarios, mano de obra, servicios públicos u otros (transporte, acarreo,otros)

34


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