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HOSPITAL MILITAR CENTRAL PROCEDIMIENTO: ATENCION INTEGRAL DE PACIENTE EN CONSULTA EXTERNA

CÓDIGO: CE-COEX-PR-01

UNIDAD: SERVICIOS AMBULATORIOS FECHA DE EMISIÓN: 20-08-2015

VERSIÓN: 01

PROCESO: CONSULTA EXTERNA PÁGINA 1 DE 16

SISTEMA DE GESTION INTEGRADO SGI

HOSPITAL MILITAR CENTRAL NIT: 830.040.256-0

FT-CLDD-02 V3

1. OBJETIVO

Brindar atención integral de manera ambulatoria al usuario y su familia en el área consulta externa, cumpliendo con los estándares de calidad, y con un servicio caracterizado por un trato humanizado.

2. ALCANCE

Desde el momento en que se hace la recepción de las agendas médicas para realizar la programación del agendamiento, hasta que el usuario recibe la atención médica especializada.

3. DEFINICIONES PROPIAS DEL PROCEDIMIENTO

Calidad de la atención de salud: Se entiende como la provisión de servicios de salud a los usuarios individuales y colectivos de manera accesible y equitativa, a través de un nivel profesional óptimo, teniendo en cuenta el balance entre beneficios, riesgos y costos, con el propósito de lograr la adhesión y

satisfacción de dichos usuarios.

Condiciones de capacidad tecnológica y científica: Son los requisitos básicos de estructura y de procesos que deben cumplir los Prestadores de Servicios de Salud por cada uno de los servicios que prestan y que se consideran suficientes y necesarios para reducir los principales riesgos que amenazan

la vida o la salud de los usuarios en el marco de la prestación del servicio de salud. Asignación de citas: Instructivo mediante el cual se expide una cita a un usuario, beneficiario y/o particular.

Carpetas: Medio físico por el cual se hacen llegar a la coordinación militar asignada, las Referencias del personal de las diferentes Fuerzas Militares para

solicitar sus citas médicas, definidas por cada dirección de sanidad militar. Cita de control médico: Situación que se presenta cuando el paciente viene asistiendo a un tratamiento médico durante un periodo de tiempo

determinado por el especialista y requiere de una nueva valoración médica para evaluar se evolución patológica. DGSM: Dirección General de Sanidad Militar.

Fax: Medio de comunicación empleado para enviar las fotocopias de documentos de un emisor a un receptor con el objeto de acortar distancias y facilitar la solicitud de la cita médica.

Cita médica de primera vez: Situación que se presenta cuando el paciente requiere de los servicios médicos de la institución por primera vez al ser

remitido por un dispensario o una institución afín. Programación de citas: Es el proceso por el cual se ingresan las agendas médicas al programa de Dinámica Gerencial.

Reprogramación: Es el cambio de fecha de la consulta, que comprende desprogramación, asignación de una nueva fecha de cita y comunicación de esta al paciente.

PROCEDIMIENTO ATENCION INTEGRAL DE PACIENTE EN CONSULTA EXTERNA CODIGO CE-COEX-PR-01 VERSION 01

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Proceso autorizador: Proceso de la Dirección de Sanidad Militar (DGSM) donde se verifican los derechos de los usuarios y direccionan las remisiones según la complejidad de atención y pertinencia basados en el cumplimiento del convenio interadministrativo entre la DGSM y el Hospital Militar Central,

proceso que esta soportado a través del sello y número de registro que identifica el establecimiento de Sanidad Militar que prestara la atención. Verificación de derechos: Es el procedimiento según el manual de autorizaciones en salud DGSM 2014, por el cual se identifica la entidad responsable del

pago de los servicios de salud que demanda el usuario y el derecho del mismo a ser cubierto por dicha entidad.

Autorizaciones: Es el mecanismo según el manual de autorizaciones en salud DGSM 2014, de control que poseen el SSFM para garantizar la eficiencia y uso racional de los recursos de acuerdo con los criterios técnicos y administrativos que permiten modular la frecuencia de uso de cada una de las

actividades. Referencia: Según el Acuerdo 004 de 1997 “Por el cual se adoptan los regímenes de Referencia y Contrareferencia en el Subsistema de

Salud de las Fuerzas Militares y el Subsistema de Salud de la Policía Nacional, se define como el envío de pacientes o elementos de ayuda

diagnostica por parte de un prestador de servicios de salud, a otro prestador para atención o complementación diagnostica que, de acuerdo al nivel de resolución de respuesta a las necesidades de salud mediante el diligenciamiento del formato de referencia de la DGSM.

Contrareferencia: Según el Acuerdo 004 de 1997 “Por el cual se adoptan los regímenes de Referencia y Contrareferencia en el Subsistema de Salud de las Fuerzas Militares y el Subsistema de Salud de la Policía Nacional, se define como la respuesta que el prestador de servicios de

salud receptor de la referencia, da al prestador que remitió. La respuesta puede ser la contraremisión del paciente con las debidas indicaciones a seguir o simplemente la información sobre la atención prestada al paciente en la institución receptora, o el resultado de las solicitudes de ayuda diagnostica para dar

continuidad a la atención en salud.

Bioestadística: Es una disciplina con base matemática que se combina con las ciencias de la vida, y a través de la cual se realiza la recolección sistematizada de datos, el análisis e interpretación de los mismos; los cuales son útiles a la hora de tomar de decisiones en varios ámbitos social, negocios

y de salud. Área donde se realiza la apertura de la historia clínica, se ingresan los datos demográficos a la base de datos de acuerdo a la Información dada por el usuario, que viene por primera vez a la institución, para recibir atención médica especializada. Área donde se realiza el alistamiento, integral,

custodia y de evolución de las historias clínicas.

Cita Prioritaria: Es una atención en salud autorizada según la pertinencia por el médico especialista la cual es autorizada posteriormente a el agendamiento inicial, esta requiere tener el sello de Auditoria de la DGSM, donde se autoriza la atención en el Hospital Militar Central y/o de la agenda

programada para la consulta se reservaran dos cupos para la asignación de citas prioritarias y estas serán manejadas únicamente por la Coordinación de Consulta Externa.

4. DISPOSICIONES GENERALES

Según la reglamentación interna N°38930 referente a Las Normas De Programación De Consulta Externa del 22 de Diciembre 2014, que contempla los

siguientes aspectos:

En relación al componente normativo definido en la resolución 1552 de 2013 en el Artículo 1°. Agendas abiertas para asignación de citas. Las Entidades Promotoras de Salud (EPS), de ambos regímenes, directamente o a través de la red de prestadores que definan, deberán tener agendas

abiertas para la asignación de citas de medicina especializada la totalidad de días hábiles del año.

Del mismo modo el acuerdo 052 de 2013 , El Consejo Superior De Salud De Las Fuerzas Militares Y De Policía define en el Articulo 18 Términos de tiempo para la prescripción de medicamentos “b. la cantidad de medicamentos formulados a los usuarios de SSMP atendidos


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por consulta externa por tratamiento no crónicos se hará hasta por treinta (30) días calendarios. C. La prescripción de medicamentos crónicos podrá hacerse hasta por ciento veinte (120) días y su dispensación hasta por sesenta (60) días según pertinencia médica en todas las especialidades y programas especiales Dirección General Sanidad Militar, Hospital Militar y Dirección de sanidad Policía Nacional”. (Se consideran servicios de atención crónica: Hipertensos. Diabéticos, Osteoartritis, Enfermedad Pulmonar Obstructiva (EPOC). Enfermedad coronaria, Hipotiroidismo, Epilepsia,

Demencias, Mioclónicas, Paciente con enfermedad mental estable, glaucoma, ojo seco, entre otros).

“PARAGRAFO PRIMERO: la formulacion para 120 dias no limita la atencion medica de control por los respectivos programas de acuerdo a protocolo y/o guia de manejo establecido, adecuadamente justificado médicamente en la Remisión.”

El Hospital Militar establece un procedimiento para la programación de las agendas médicas de la consulta externa, la cuál será anual, la

estructura sobre la ejecución de los años anteriores, los contratos realizados con personas naturales y/o jurídicas, y la capacidad instalada de acuerdo a los consultorios disponibles para cada servicio, ajustados a los horarios de funcionamiento de la consulta externa de la entidad la cual se

realizara en bloques de consulta de la siguiente manera:

7:20 a 13: 00 (último paciente a las 12:40 hrs.)

13:20 a 18:20 (último paciente a las 18:00 hrs.) Este aumento de horas en los bloques de las jornadas de mañana y la tarde, está justificado de acuerdo al compromiso del HMC frente la contraloría.

La Subdirección de Servicios Ambulatorios, la Subdirección Médica, La Jefatura de Consulta Externa, La Unidad Clínico Quirúrgica y La Unidad

Médico Hospitalaria les enviará los horarios y días de consulta para el año 2015, debido a que el Hospital Militar Central debe realizar una planeación anual y con el objeto de brindar una atención con calidad y oportunidad a los usuarios, garantizando el cumplimiento de esta

planeación, para este agendamiento se tendrá en cuenta:

Cumplir el número de consultas y/o procedimientos establecidos en el contrato al mes, las cuales se aumentaran según la demanda insatisfecha y/o el indicador de oportunidad.

Se distribuirá la agenda por cada servicio 50% en la mañana y 50% en la tarde, para la asignación de consultorio, se tendrá en cuenta que la capacidad instalada por consultorio es de 630 consultas, si se realizan más de estas 630 consultas, se asignará un segundo consultorio y así

sucesivamente. Como normas generales se recuerda que es obligatorio cumplimiento:

o Inicio de la consulta a la hora establecida.

o Trato humanizado al usuario y su familia. o Adecuada presentación personal, bata con logo del HOMIC, fichero en solapa izquierda, se permite el uso de traje de mayo.

o Comunicación asertiva con el usuario y su familia. o No se permite las muestras médicas en los consultorios o áreas de atención.

Cumplirá con los procedimientos institucionales exigidos en la normatividad: o Lavado de manos.


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o Segregación de residuos. o Aplicación de medidas de bioseguridad

o Política de seguridad del paciente. o Dar buen uso y controlar los elementos y equipos biomédicos asignados para su consulta.

La consulta médica será realizada por el Médico, garantizando la privacidad y respeto a la intimidad del paciente. Puede estar acompañado de personal en formación, teniendo en cuenta las directrices definidas por la Subdirección de Docencia e Investigación y la capacidad instalada de

consulta externa. Es de obligatorio cumplimiento el diligenciamiento de los registros de la historia clínica en el Sistema Dinámica. NET o el sistema disponible en el

Hospital, estos registros serán los soportes para la facturación de los mismos.

En caso de fallo del sistema debe solicitar el soporte a sistema al correo informá[email protected] y/o informar a la Jefatura de Consulta externa, solo en este caso se podrán diligenciar registros de la atención en forma física.

La periodicidad de las consultas de los pacientes crónicos será de cada cuatro meses siguiendo lineamiento de la DGSM, acorde a la política de formulación definida en el acuerdo 052 de 2013, si requiere controles más frecuentes se deben justificar médicamente en el formato de

referencia y contra referencia. Se consideran servicios de atención crónica: Hipertensos. Diabéticos, Osteoartritis, Enfermedad Pulmonar Obstructiva (EPOC). Enfermedad coronaria, Hipotiroidismo, Epilepsia, Demencias, Mioclónicas, Paciente con enfermedad mental estable, glaucoma, ojo seco,

entre otros. Se incluirán en esta relación las patologías (CIE -10) que se acuerden con el asegurador teniendo en cuenta el perfil epidemiológico.

La programación de otras patologías que requieran una frecuencia menor a treinta días será justificada con resumen de Historia Clínica y en el formato de referencia y contra referencia.

Es de obligatorio cumplimiento el diligenciamiento de los formatos de referencia y contra referencia definiendo el programa al cual pertenece el paciente ( Crónico y no crónico) clase de consulta ( primera vez , control , pos operatorio o reformulación) y el Nivel en el cual debe seguir su

atención ( Nivel I ESM Nivel II o HMC) dando cumplimiento a los lineamientos de la Dirección General Sanidad Militar, es importante que la

Justificación de atención en IV nivel debe ser únicamente médica ( complejidad de la patología). Las agendas son enviadas por cada servicio, con el aval de la Unidad Medico Hospitalario y Clínico Quirúrgica según corresponda, a la Jefatura de

Consulta Externa. Las agendas deben ser enviadas en el formato Excel establecido por la subdirección médica y en medio físico para poder desarrollar en consulta

externa los procesos internos de estructuración del agendamiento, así mismo tener los correspondientes soportes de las firmas de los respectivos Jefes de Unidad y Jefes de cada servicio o área.

El proceso de agendamiento debe estar articulado con las metas establecidas de los indicadores de gestión definidos por la superintendencia de

salud. De la agenda programada para la consulta se reservaran dos (2) cupos para la asignación de las citas extras, estas serán manejadas únicamente por

la Coordinación de la Consulta Externa. En los casos que el médico tratante requiera por la condición del paciente un control extra deberá justificarlo en el formato de referencia y contra referencia y luego de ser autorizado por la DGSM, la Jefatura de consulta externa autorizará y

agendará la cita extra conservando el número de citas extras.

Para brindar atención oportuna se requiere que las novedades( permisos a congresos, viajes, conferencias programadas) debe ser enviadas a la Jefatura de Consulta Externa con el visto bueno del supervisor del contrato y el Jefe de Unidad Correspondiente, los cinco primeros días del mes

anterior a la novedad relacionando el remplazo que cubrirá las agendas previstas.

mailto:informá[email protected]


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En caso de novedades de fuerza mayor (incapacidad, situaciones familiares, cumplimiento de citaciones legales), se realizara comunicación con el servicio correspondiente, quien establecerá el lineamiento del plan de contingencia, el cual debe ser informado al coordinador de consulta externa y

jefe de unidad respectiva. La agenda asignada se cumplirá de acuerdo a la información dada al usuario, respetando los tiempos y no se realizara modificación de los mismos

sin previa autorización del coordinador de consulta externa, garantizando el cumplimiento de los estándares de calidad.

Los tiempos de consulta se establecen de la siguiente manera:

Tabla N°1 Tiempos de Consulta

CONSULTA PRIMERA VEZ CONTROL

Todas las Especialidades 30 Minutos 20 Minutos

Materno Fetal 30 Minutos 30 Minutos

Neonatología 30 Minutos 20 Minutos

Adolescentes 30 Minutos 30 Minutos

VIH 30 Minutos 20 Minutos

Neuropsicología 60 Minutos 60 Minutos

Neurología 30 Minutos 20 Minutos

Control pos operatorio

15 Minutos

Nutrición 30 Minutos 20 Minutos

Psicología 40 Minutos 30 Minutos

Fuente: Área de Calidad Hospital Militar central.

La programación y evaluación de la planificación de la capacidad de la consulta se enmarca en el atributo de calidad de oportunidad, para lo

cual se tomaran los siguientes parámetros:

Tabla N°2

SERVICIO UNIDAD FRECUENCIA

META

DIAS

CITAS DE MEDICINA GENERAL DIAS MENSUAL 3

CITAS DE CONSULTA ESPECIALIZADA DE MEDICINA INTERNA DIAS MENSUAL 20

CITAS DE CONSULTA ESPECIALIZADA DE PEDIATRIA DIAS MENSUAL 5

CITAS DE CONSULTA ESPECIALIZADA DE DIAS MENSUAL 8


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GINECOLOGIA

CITAS DE CONSULTA ESPECIALIZADA DE

OBSTETRICIA DIAS MENSUAL 5

CITAS DE CONSULTA ESPECIALIZADA DE CIRUGIA GENERAL DIAS MENSUAL 20

CITAS DE CONSULTA DE ODONTOLOGIA GENERAL DIAS MENSUAL 3

PSICOLOGIA DIAS MENSUAL 20

CITAS DE ODONTOLOGIA ESPECIALIZADA DIAS MENSUAL 20

CITAS DE CONSULTA DE NUTRICION DIAS MENSUAL 20

Fuente: Se toma como referencia la circular 30 de la SUPERSALUD.

El Decreto 1011 de 2006 Sistema Obligatorio de Garantía de Calidad de la Atención de Salud del Sistema General de Seguridad Social en Salud.

Resolución 1043 de 2006 Sistema Único de Habilitación.

Ley 1438 de 2011 Reforma al Sistema General de Seguridad Social en Salud.

Resolución 1441 de 2013 Se definen los procedimientos y condiciones que deben cumplir los prestadores de Servicios de Salud para habilitar los

servicios y se dictan otras Disposiciones.

Resolución 2003 de 2014 “Por la cual se definen los procedimientos y condiciones de inscripción de los Prestadores de Servicios de Salud y de

habilitación de servicios de salud “. Resolución 1552 de 2013 Se definen las Agendas abiertas para asignación de citas Las Entidades de Promotoras de Salud (EPS).

Resolución 3374 del 2000 Registro Individual de Prestación de Servicios de Salud –RIPS.

Código de Ética 2006.

Resolución N° 1080 de 2014 (diciembre 04 de 2014): Estructura de Grupos Internos de Trabajo adscritos a las dependencias del Hospital Militar

Central.

Acuerdo 002 de 2001 (Abril 27 de 2001) “Por el cual se establece Plan de Servicios de Sanidad Militar y Policial”.

Resolución 591 de 2014 (Julio 15 de 2014) “Política de seguridad del paciente”.

Criterios de admisión del usuario a servicios médicos de consulta externa:

Todo paciente que ingresa por primera vez a consulta externa para solicitar cita por una especialidad, debe tener previamente la apertura de la historia clínica en bioestadística y debe tener los siguientes documentos: carnet de servicios médicos vigente, documento de identidad y referencia

interna de servicios para el Hospital Militar Central, con número de autorización pertinente al nivel de complejidad de atención en salud dado por la DGSM o las DISAN según Acuerdo 002 de 2001, donde se encuentran inmersos todos los servicios a los que tienen derecho los afiliados al Sistema de

Salud de las Fuerzas Militares y de la Policía Nacional (SSMP) y los usuarios del Hospital Militar Central.

El día de la cita médica el usuario deberá asistir 20 minutos antes de la hora asignada, con los documentos de identidad, referencia interna, sello de auditoría (otorgado por cada fuerza) y resultados de exámenes diagnósticos, entre otros.

Especialidades de menor demanda: entre ellas se encuentran las especialidades de Infectología pediátrica, Reumatología Pediátrica, Psiquiatría Pediátrica, Genética, Gastropediatría, Psiquiatría Adulto, Psicología, Prótesis y Amputados, Cirugía Cardiovascular, Cirugía de Tórax, Clínica de


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Heridas, Terapias, Radiología (huesos, estudios especiales, mamografías).

Especialidades de mayor demanda: entre estas se encuentran Anestesia, Clínica del dolor, Audiología, Otorrinolaringología, Oftalmología, Ortoptica,

Optometría, Cirugía Plástica, Cirugía Vascular, Cirugía Maxilofacial, Odontología, Cirugía General, Endocrinología, Electrofisiología, Gastroenterología, Radiología (Ecografías), Neurocirugía, Neurología, Neuropsicología, Neumología, Nefrología, Ortopedia, Ginecología, Ginecoobstetricia, Ginecología

Oncológica, Dermatología, Infectologia, Medicina Interna, Medicina General, Medicina Nuclear Nutrición, Reumatología, Coloproctologia, Trabajo

Social, Medicina Familiar, Hematología, Cardiología, Cardiología Intervencionista, Pediatría (Subespecialidades) y Urología.

5. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

ID

(QUE)

ACTIVIDAD

(COMO)

TAREA

(QUIEN-DONDE)

RESPONSABLE / LUGAR

CUANDO REGISTRO

1

Recepcionar Agendas Médico-

Quirúrgicas y de Apoyo de los

Servicios

Las agendas deben entregarse de forma física y

en medio magnética (formato Excel aprobado por la Subdirección Médica), con la respectiva firma y

sello del Jefe del Servicio y del Jefe de la Unidad

correspondiente, son recibidas por la secretaria de Consulta Externa, quien firma el recibido con

fecha y hora.

Secretaria Consulta Externa

En el momento

que se recepcionan las

agendas de programación

Programación de Consulta Externa

(Físico-Magnético)

2

Verificar Agendas Médico- Quirúrgicas y de Apoyo de los

Servicios

Se dirige a la jefatura de consulta externa, para su

respectiva revisión y aprobación.

Secretaria Consulta Externa/Jefe de Consulta

Externa

En el momento

que se recepcionan las

agendas de

programación

Programación de Consulta Externa

(Físico-Magnético)

3

Registrar Agendas Médico- Quirúrgicas y de Apoyo de los

Servicios

Se registran las agendas Médico-Quirúrgicas y de Apoyo de los servicios, según Instructivo

“PROGRAMACION DE AGENDAS Y NOVEDADES CÓDIGO: CE-COEX-PR-01-IN-

01”.

Secretaria Consulta

Externa/Auxiliar de Apoyo

Son aprobadas las

agendas médicas

Entrega de Agendas Médicas/

Correspondencia


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ID

(QUE)

ACTIVIDAD

(COMO)

TAREA

(QUIEN-DONDE) RESPONSABLE /

LUGAR

CUANDO REGISTRO

4

Programar la Consulta Médica

Con la aprobación del Jefe de Consulta Externa se procede a realizar la programación o la

reprogramación por novedades, según sea el caso.

Ingresa a Dinámica Gerencial.Net, al Módulo Citas

Médicas, se selecciona el módulo Archivos e indica la opción Médicos, iniciando por la verificación si

se encuentra activo, según Instructivo “PROGRAMACION DE AGENDAS Y

NOVEDADES CÓDIGO: CE-COEX-PR-01-IN-01”.

Auxiliar de apoyo

asignada para esta actividad

Son entregadas al

área de Programación de

agendas

Agenda emitida por Dinámica

Gerencial.Net

Módulo Citas Médicas- Proceso

Turnos Médicos

5

Dar respuesta a la solicitud de

citas médicas

Saludar de forma respetuosa y cordial al usuario, mirándolo a los ojos y con un tono amable

solicitarle los documentos necesarios para la

asignación de la citas, ver Instructivo de “Asignación de Citas Médicas CE-COEX-PR-

01-IN-02”.

Los diferentes medios de asignación son:

a. Ventanilla

b. Call Center c. Fax

d. Correo Electrónico e. Carpeta f. Página Web

Continuar en la actividad ID 7.

Funcionario (a) de

Ventanilla/Call Center/ Fax/Correo

Electrónico/Carpeta/Página Web/Usuario

En el momento que el usuario

solicite la cita por

los diferentes medios

Documentos de

Identificación /Referencia

Interna Autorizada

por Fuerza/Registro

Dinámica Gerencial.Net:

Modulo- Cita médicas Proceso-

Cita

médica/Página web Hospital

Militar Central/ Correo del usuario

6

Cancelar Citas por los

En caso en que el usuario decida cancelar, debe

realizar directamente la cancelación de citas: “con

Funcionario(a) de

Ventanilla/Carpeta/Call

En el momento de

la solicitud de

Referencia Interna

Autorizada/


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ID

(QUE)

ACTIVIDAD

(COMO)

TAREA


LUGAR

CUANDO REGISTRO

diferentes Canales

24 horas de anterioridad a la cita programada”. Puede hacerlo de forma presencial y por el Call

Center al número telefónico N° 3 59 88 88 de Lunes a Viernes de 7 a.m. - 7 p.m.

Ver Instructivo de “Cancelación de Citas Médicas CE-COEX-PR-01-IN-03”.

Center/ Página web, Coordinador de Dinámica

Gerencial.Net /Usuario

cancelación del usuario

Formato de cita médica asignada/

Dinámica Gerencial.Net

Proceso Citas

Médicas – Módulo Citas Médicas/

Página web Hospital Militar

Central

7

Recordar Citas de Mayor Demanda

Llamar a los usuarios dos (2) días antes de la cita asignada, recordándoles la información de la

fecha, hora, especialidad, médico y consultorio, de los cinco primeros servicios que presentan mayor

demanda insatisfecha, dejando registro de esta

actividad en la planilla de control de llamadas.

Funcionaria (o) asignado (a) de consulta externa

Una vez

programada la cita

Planilla de

llamadas-

Recordación citas

8

Gestionar la recepción y

asignación de Historias

Clínicas al recibo correspondiente

La auxiliar de servicios asistenciales recoge del

área de Bioestadística las historias clínicas con el

listado de citas por servicio y médico, según procedimiento: “Entrega, Recibo y Archivo de

Historias Clínicas CÓDIGO:GD-BAHC-PR-03” Si el listado de citas por servicio y médico no corresponde con las historias clínicas (faltantes,

sobran y/o están incorrectas)?:

Si: La auxiliar de servicios asistenciales le informa al funcionario de Bioestadística quien realiza el

ajuste pertinente.

Auxiliar de servicios asistenciales

Se efectúe el alistamiento de

historias clínicas

Listado de citas por servicio y

médico /Historias Clínicas


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ID

(QUE)

ACTIVIDAD

(COMO)

TAREA


LUGAR

CUANDO REGISTRO

No: Hay ningún error, recibe del área de Bioestadística y hace entrega de las historias

clínicas a las auxiliares de enfermería de cada recibo.

9 Ordenar Historias Clínicas

El listado de citas por servicio y médico coincide con el número de historias clínicas, números de

identificación y están completas?:

Si: Asignar las historias clínicas a cada uno de los

consultorios según la programación de la consulta. Continúa en la actividad ID 11.

No: Realizar la lista de las historias clínicas faltantes (identificadas como punto) y hacer

entrega del listado de pendientes a bioestadística

para el proceso de búsqueda con la solicitud de historias clínicas. Ver procedimiento: “Entrega,

Recibo y Archivo de Historias Clínicas, CÓDIGO: GD-BAHC-PR-03”.

Auxiliar de Enfermería asignada al

recibo/Auxiliar de Servicios Asistenciales

Se efectúe la

verificación de

historias clínicas

Listado de citas

por servicio y médico /Historias

Clínicas/ Solicitud de Historias

Clínicas

10 Organizar Consulta Médica

Previo al inicio de la consulta médica la auxiliar de enfermería organiza el consultorio dotándolo de

los insumos necesarios para la consulta según la especialidad y los procedimientos a realizar.

Auxiliar de Enfermería

asignada al recibo

El día de la

consulta médica N/A

11 Validar Documentación previo a la Consulta Médica

El paciente entregará la impresión de la cita

médica a la auxiliar de enfermería del recibo correspondiente.

La auxiliar de enfermería encargada brinda un

trato amable y cordial al paciente, verificando que los documentos se encuentren con los siguientes

requisitos: el paciente correcto, fecha y hora

Usuario/Auxiliar de

Enfermería asignada al recibo

El día de la cita

asignada

Documentos de

identificación/Refe

rencia Interna/ Autorización de la

Fuerza


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ID

(QUE)

ACTIVIDAD

(COMO)

TAREA


LUGAR

CUANDO REGISTRO

correctas de la consulta y fechas de vencimientos de la referencia interna y de la autorización de la

fuerza.

Cumple con la documentación?

SI: Se hace entrega de la historia clínica y de la cita médica impresa, al especialista. Continúa en

la actividad ID 12. NO: Indicar al paciente que documento está

incompleto, vencido o no autorizado, y lo direcciona al proceso pertinente.

12

Realizar Consulta Médica

Especializada

El especialista inicia consulta a la hora establecida según el “listado de citas por servicio y médico”,

con el obligatorio y correcto diligenciamiento del

Registro Individual de Prestación de Servicios de Salud-RIPS, brindando comunicación asertiva y un

trato humanizado al usuario y familia, con adecuada presentación personal, cumpliendo con

la normatividad institucional.

El médico especialista realiza la consulta basado

en las guías de manejo y protocolos específicos de cada especialidad.

Al finalizar la consulta médica, el especialista entrega y explica las indicaciones

correspondientes al usuario según el caso

(formulación, paraclínicos, interconsultas, entre otros).

El especialista firma y sella el listado de citas por servicio y médico y el respaldo de la referencia

Médico especialista

asignado a la consulta

Durante la

realización de la consulta médica

Referencia

Interna/Dinámica Gerencial.Net/

Planilla de Citas


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ID

(QUE)

ACTIVIDAD

(COMO)

TAREA


LUGAR

CUANDO REGISTRO

interna como soporte para facturación.

13

Finalizar la Consulta y Entrega

de Soportes de Facturación

Al finalizar la atención médica, se organizan las historias clínicas del consultorio, relacionadas el

listado de citas por servicio y médico, con las referencias internas, verificando que estas se

encuentren con sello y firma del especialista y el

sello de auditoria y realiza el consolidado en el libro de facturación correspondiente a cada recibo.

Las cuales se entregaran cada tres días.


asignada al recibo

Finaliza la consulta

Referencia

interna/Listado de citas por servicio y

médico/Autorización de la Fuerza/

Libro de facturación

14

Alistar Consultorios para la

realización de la Consulta Médica

Realiza la oportuna limpieza y desinfección del

consultorio según Protocolo: “LIMPIEZA Y DESINFECCION DE ELEMENTOS NO CRITICO

CÓDIGO: PT-UEPI-01” y registra en el formato de control diario realización proceso de limpieza y

desinfección, organiza con papelería suficiente el

consultorio, proporciona los insumos necesarios para la consulta según la especialidad y los

procedimientos, alista las historias clínicas del día siguiente y verifica el inventario del consultorio.


asignada al recibo

Finaliza la consulta

Libro de

Inventario de cada recibo/Protocolo

Limpieza y Desinfección de

Elementos No

Critico/Formato de control diario

realización proceso de

limpieza y

desinfección

15

Entregar Historias Clínicas

La auxiliar de servicios asistenciales entrega las

historias clínicas al área de Bioestadística, según el Listado de citas por servicio y médico.

Auxiliar de Servicios Asistenciales

Entrega las historias clínicas a

bioestadística


médico


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6. PUNTOS DE CONTROL

ACTIVIDAD(ES) DE CONTROL OBSERVACIONES DEL CONTROL REGISTROS DEL CONTROL

ID ACTIVIDAD

2

Verificar Agendas Médico- Quirúrgicas y de

Apoyo de los Servicios

Se verifica que las agendas médico quirúrgicas y de apoyo de los

servicios sean enviadas en forma física y medio magnético (formato Excel aprobado por la Subdirección Médica) y con las debidas firmas del Jefe

de Servicio y visto bueno del Jefe de la Unidad correspondientes.

Programación de Consulta Externa (Físico-Magnético)

3 Registrar Agendas Médico- Quirúrgicas y de

Apoyo de los Servicios

El ingreso de información a la base de datos (escanea la agenda),

permite tener acceso al documento fuente brindando seguridad de la misma.

La entrega de la documentación (Agendas Médicas) a la persona que

realiza la programación debe realizarse diligenciando el formato asignado para tal fin, firmando el recibido con fecha.

Entrega de Agendas Médicas/ Correspondencia

8 Gestionar la recepción y asignación de

Historias Clínicas al recibo correspondiente

La auxiliar de servicios asistenciales realiza el respectivo traslado de las historias clínicas, verificando que correspondan con el listado de citas por

servicio y médico, y en el caso que no concuerden por faltantes,

incorrectas y/o sobran, se realiza la observación al funcionario de bioestadística, quien efectúa la corrección pertinente, para luego ser

entregadas a la auxiliar de enfermería asignada a cada recibo.


médico /Historias Clínicas

9

Ordenar Historias Clínicas

La auxiliar de enfermería asignada a cada recibo, debe verificar que las

historias clínicas entregadas por la auxiliar de servicios asistenciales, concuerden con el listado de citas por servicio y médico, la cantidad de

historias clínicas y números de identificación, de lo contrario, la auxiliar de enfermería realizara la lista de historias clínicas faltantes, con el fin de

darle seguimiento y completarlas para el día de la consulta médica.


médico /Historias Clínicas/

Solicitud de Historias Clínicas

11 Validar Documentación previo a la Consulta

Médica

Con el fin de evitarle contratiempos al paciente, la auxiliar de enfermería

del recibo correspondiente, le solicitara los documentos necesarios para

proceder a la consulta médica, esto permitirá direccionar.

Documentos de identificación/Referencia

Interna/ Autorización de la

Fuerza

13 Finalizar la Consulta y Entrega de Soportes de

Facturación

La verificación de las historias clínicas con el listado de citas por servicio

Referencia interna/Listado de

citas por servicio y


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6. PUNTOS DE CONTROL

ACTIVIDAD(ES) DE CONTROL OBSERVACIONES DEL CONTROL REGISTROS DEL CONTROL

ID ACTIVIDAD

y médico y las referencias internas debe tener firma y sello del especialista al respaldo, esto para efectos de facturación, y consolidarlo

en libro de facturación.

médico/Autorización de la Fuerza/ Libro de facturación

14

Alistar Consultorios para la realización de la Consulta Médica

La desinfección es un proceso que se realiza con el fin de evitar la

proliferación y la eliminación de microorganismos, de ahí la importancia de llevar un control diario y semanal del mismo; y el inventario de cada

consultorio, es un control diario que corroboran que los elementos se encuentren completos y en buen estado.

Libro de Inventario de cada

recibo/Formato de control

diario realización proceso de limpieza y desinfección

15 Entregar Historias Clínicas

Se lleva a cabo la entrega de las historias clínicas con el listado de citas por servicio y médico, evitando que en el proceso se encuentren pérdidas

o faltantes de las mismas.


médico

7. CONTROL DE CAMBIOS

ACTIVIDADES QUE SUFRIERON CAMBIOS OBSERVACIONES DEL CAMBIO MOTIVOS DEL CAMBIO

FECHA DEL

CAMBIO ID ACTIVIDAD


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8. FLUJOGRAMA


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9. ANEXOS

hospital militar central cÓdigo: procedimiento: … · 2018-01-22 · y de salud. Área donde se...

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