Hoja de Trabajo para recolectar la información de las retenciones del año 2008 y que se llevaría al formato 1002 (Fecha de elaboración: abril de 2009)

Según lo dispuso la resolución 3847 de abril 30 de 2008, todas las personas jurídicas, sucesiones ilíquidas y personas naturales (obligadas o no a llevar contabilidad)

que durante el año 2008 hayan llegado a practicar retenciones en la fuente durante uno o varios periodos del año 2008 (sin importar si fueron retenciones a título de Renta,

o retenciones a título de Iva al régimen común, o retenciones de Iva al Régimen Simplificado, o retenciones de Timbre), tendrán que entregar a la DIAN el formato 1002 con el

detalle de la totalidad de dichas retenciones practicadas a terceros durante dicho año (nota: existen algunas entidades que no reportarían dichas retenciones en el formato 1002

sino en el 1015, 1044, 1047, 1053 y 1057; veae los artículos 13 a 17 de la resolución 3847). Si el formato 1002 es el único que se debe entregar (de entre el total de 53 distintos

formatos que se mencionan en la resolución), en ese caso el plazo para hacerlo transcurrirá entre el 27 de abril y el 23 de junio de 2009.

Por consiguiente, las hojas de trabajo se muestran a continuación tienen como propósito servir de guía para ilustrar la forma en como se podría hacer la recolección y consolidación de la información

consignada en las declaraciones de retenciones en la fuente presentadas durante el año 2008 para luego ser llevadas hasta el formato 1002

Esta herramienta está incluida en nuestro producto educativo multimedia

en la cual se podrán encontrar muchos más detalles importantes que se deben conocer a la hora de cumplir con esta importante obligació.

RECOLECCION DE DATOS-CASO PRACTICO

Código PUC/Nit Nombre Cuenta

Movimiento neto durante Enero 2008 Movimiento neto durante Febrero 2008 Movimiento neto durante Marzo 2008 Movimiento neto durante Abril 2008 Movimiento neto durante Mayo 2008 Movimiento neto durante Junio 2008 Movimiento neto durante Julio 2008 Movimiento neto durante Agosto 2008 Movimiento neto durante Septiembre 2008 Movimiento neto durante Octubre 2008 Movimiento neto durante Noviembre 2008 Movimiento neto durante Diciembre 2008 Totales 2008

Retfte del mes

Base Valor Rtfte Base Base Valor Rtfte Base Valor Rtfte Base Base Valor Rtfte Base Valor Rtfte Base Valor Rtfte Base Valor Rtfte Base Valor Rtfte Base Base Valor Rtfte Base Valor Rtfte

2365

236505

16,792,344 Fernando Bejarano 5,600,000 313,000 313,000 5,600,000 313,000 0 313,000 0 0 313,000

236515 Honorarios

23651501

890.310.420-1 Consultores SA 10,000,000 1,100,000 0 0 1,100,000 9,000,000 1,100,000 (110,000) 990,000 (2,000,000) (220,000) (220,000) 1,500,000 165,000 165,000 10,000,000 1,100,000 1,100,000 30,500,000 3,465,000 (110,000) 3,355,000 (2,000,000) (220,000) 3,135,000

16,890,320 Jorge Vives (2,000,000) (200,000) (200,000) 0 0 0 0 (2,000,000) (200,000) (200,000)

23651502 Asumidas

16,793,233 Raul Guevara 5,000,000 500,000 500,000 0 5,000,000 500,000 0 500,000 0 500,000

236525 Servicios

890.310.420-1 Consultores SA 0 0 1,000,000 40,000 40,000 0 1,000,000 40,000 0 40,000 0 0 40,000

16,793,233 Raul Guevara 2,000,000 120,000 120,000 2,000,000 120,000 0 120,000 0 0 120,000

236530 Arrendamientos

890.233.456-4 Inmobi.Uno A 0 0 0 10,000,000 350,000 350,000 10,000,000 (350,000) (350,000) 20,000,000 350,000 (350,000) 0 0 0 0

236565

16,890,764 Pedro Gomez 200,000,000 2,000,000 2,000,000 200,000,000 2,000,000 0 2,000,000 0 0 2,000,000

2367 IVA Retenido

236701 Al Rég.Común

890.310.420-1 Consultores SA 10,000,000 800,000 800,000 9,000,000 720,000 720,000 (2,000,000) (160,000) (160,000) 2,500,000 200,000 200,000 10,000,000 800,000 800,000 31,500,000 2,520,000 0 2,520,000 (2,000,000) (160,000) 2,360,000

0 0 0 0 0 0

236701 Al Rég.simplificado

16,890,320 Jorge Vives (2,000,000) (160,000) (160,000) 0 (2,000,000) (160,000) (160,000)

16,793,233 Raul Guevara 5,000,000 400,000 400,000 2,000,000 160,000 160,000 7,000,000 560,000 0 560,000 0 0 560,000

Totales 2,213,000 360,000) 2,250,000 (380,000) 25,000 2,280,000 0 0 350,000 1,550,000 0 0 9,408,000 (740,000) 8,668,000

En consecuencia, a todos los terceros, sin importar el monto del total de retenciones que se les hizo durante el 2008, se les debe reportar dentro del formato 1002, y para hacerlo, sus direcciones son:

Tercero DirecciónConsultores SA Calle 40 30-20 de BogotáFernando Bejarano Cra 40 20-10 de BogotáJorge Vives Cra 59 40-30 CaliRaul Guevara Cra 3 45-15 de MedellínInmobiliaria UNO A Calle 45 28-30 de CaliPedro Gomez Calle 34 29-30 de Bogotá

"Guía para la preparación y presentación de la información exógena tributaria año gravable 2008 a la DIAN"

Supóngase que la empresa MUESTRA S.A., en sus cuentas contables del grupo “2365-Retenciones en la fuente”, y “2367-Impuesto a las ventas retenido", registró y luego declaró, a lo largo del año 2008, los siguientes valores:

Bases netas del

mes

Devol. Retenciones

del mismo año 2008

Devol. Retenciones de un año anterior (caso

retenciones de renta) o de un bimestre anterior (caso

de retenciones de IVA)

Varlo neto que se declaró

Bases netas del

mes

Retfte del mes

Devol. Retencion

es del mismo

año 2008

Devol. Retenciones de un año anterior (caso retenciones de renta)

o de un bimestre anterior (caso de

retenciones de IVA)

Varlo neto que

se declaró

Bases netas del mes

Retfte del mes

Devol. Retencion

es del mismo

año 2008

Devol. Retenciones de un año anterior (caso retenciones de

renta) o de un bimestre anterior (caso de retenciones de IVA)

Varlo neto que se declaró

Bases netas

del mes

Retfte del mes

Devol. Retenci

ones del

mismo año

2008

Devol. Retenciones de un año anterior (caso retenciones de

renta) o de un bimestre anterior (caso de retenciones de IVA)

Varlo neto que se declaró

Bases netas del

mes

Retfte del mes

Devol. Retencion

es del mismo

año 2008

Devol. Retenciones de un año anterior

(caso retenciones de renta) o de un

bimestre anterior (caso de retenciones

de IVA)

Varlo neto que se declaró

Bases netas del mes

Retfte del mes

Devol. Retencione

s del mismo año

2008

Devol. Retenciones de un año anterior (caso

retenciones de renta) o de un bimestre anterior (caso

de retenciones de IVA)

Varlo neto que se declaró

Bases netas

del mes

Retfte del mes

Devol. Retenci

ones del

mismo año

2008

Devol. Retenciones de un año anterior

(caso retenciones de renta) o de un

bimestre anterior (caso de retenciones

de IVA)

Varlo neto

que se declaró

Bases netas

del mes

Retfte del mes

Devol. Retenci

ones del

mismo año

2008

Devol. Retenciones de un año anterior (caso

retenciones de renta) o de un bimestre anterior (caso de retenciones de

IVA)

Varlo neto

que se declaró

Bases netas del mes

Retfte del mes

Devol. Retenci

ones del

mismo año

2008

Devol. Retenciones de un año anterior (caso retenciones de renta)

o de un bimestre anterior (caso de

retenciones de IVA)

Varlo neto que se declaró

Bases netas del

mes

Retfte del mes

Devol. Retencione

s del mismo año

2008

Devol. Retenciones de un año anterior (caso

retenciones de renta) o de un bimestre anterior (caso de retenciones de

IVA)

Varlo neto que se declaró

Bases netas del

mes

Retfte del mes

Devol. Retencion

es del mismo

año 2008

Devol. Retenciones de un año anterior

(caso retenciones de renta) o de un

bimestre anterior (caso de retenciones

de IVA)

Varlo neto que

se declaró

Bases netas del

mes

Retfte del mes

Devol. Retencion

es del mismo

año 2008

Devol. Retenciones de un año anterior (caso

retenciones de renta) o de un bimestre anterior (caso de retenciones de

IVA)

Varlo neto que

se declaró

Bases netas del mes

Retfte del mes

Devol. Retenciones del mismo año 2008

Subtotal retenciones del propio año 2008

Devol. Retenciones de un año anterior (caso

retenciones de renta) o de un bimestre anterior (caso

de retenciones de IVA)

Varlo neto que se declaró

Valor Rtfte

Valor Rtfte

Valor Rtfte

Ret.en la fuente a titulo de renta

Salarios y pagos laborales

Efectivamente practicadas

Ret. En la fuente a título de impuesto de timbre

En el caso de los documentos sin cuantía, pero que sí generan un "impuesto de timbre" (ejemplo salvoconductos, o visas, etc. Ver art.521 del ET), consideramos que aunque no hay "base" pero si hubo "impuesto o retención", entonces tal reporte se haría reportando en el campo "valor base" el valor de cero pesos. Pero resulta que el formato 1002 EXIGE que haya un valor en esa casilla. Y si se le pone un valor inferior al valor que irá en la casila "valor retenido" (digamos que se le pone 1=), TAMPOCO LO ACEPTA. Eso definitivamente es una falla grande en el diseño del formato 1002 el cual no han corregido. La única solución en esos casos será la de colocar como "valor base" un valor igual al "valor retenido" y comunicar por escrito a la DIAN de lo que se tuvo que hacer para poder construir el formato 1002 en los casos de esas retenciones de timbre en documentos sin cuantía

Esta cifra tendría que ser igual a la cifra del Renglón 52 en el formulario 350 de la declaración de retenciones en la fuente de dicho mes

Recuerdese que en el numeral 3 del art.5 de la resolución 3847, se dice que el valor a reporar como "valor base" en el caso de las retenciones de IVA será "el valor de la transacción económica" lo cual interpretamos como justamente "el valor de la compra antes de IVA". Pero parece entonces que la DIAN está tomando mal la información que se reporta en este formato 1002, pues al sumar los dos valores base (el de la retención a titulo de renta y el de la retención a titulo de IVA), el sistema de la DIAN asume que el tercero percibió dos ingresos distintos (cuando en realidad se trata de un mismo ingreso) y con eso ha hecho creer que muchas personas naturales quedaban obligadas a presentar declaracion de renta y al no hacerlo los considera omisos (vease el artículo "Omisos 2006 deben revisar si la DIAN les ha duplicando algun ingreso gravable" el cual está incluido en este mismo material educativo.

Para que se haya podido hacer este debito en la cuenta del pasivo, se debe cumplir con lo indicado en el inciso 3 del artículo 5 del decreto 1189 de 1.988 que dice: Cuando las anulaciones, rescisiones o resoluciones se efectúen en el año fiscal siguiente a aquél en el cual se realizaron las respectivas retenciones, para que proceda el descuento el retenedor deberá además, conservar una manifestación del retenido en la cual haga constar que tal retención no ha sido ni será imputada en la respectiva declaración de renta y patrimonio.”Por tanto, si el tercero ya se había tomado la retención o se la pretendía tomar, entonces lo que el agente de retención tendría que haber debitado no sería la cuenta del pasivo retenciones en la fuente por pagar a la DIAN sino una cuenta por cobrar al tercero para que este le devolviera el dinero

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Si el resultado del mes fue negativo, entonces la declaracion se presentó en ceros. Pero en el formato 1002, el dato de esos terceros del mes sí se reportaría, y se haría con los conceptos 2335 y 2336

En este caso particular, como el periodo de febrero de 2008 tenía un saldo debito en la contabilidad, entonces el valor neto que se llevó a la declaración de marzo se obtuvo de restar a los valores retenidos durante marzo el valor de los saldos débitos de febrero. En todo caso, al formato 1002, sí se llevarían los valores practicados durante marzo antes de netearlos con los de febrero

Aunque este valor se vea como negativo en esta hoja de trabajo, en todo caso al formato 1002 sí se llevará como valor positivo

Para que se haya podido hacer este debito en la cuenta del pasivo, se debe cumplir con lo indicado en el parágaro 1 del artículo 11 del decreto 380 ded 1996 que dice: "PARAGRAFO 1. Para los efectos de lo previsto en este artículo, el retenidodeberá manifestarle por escrito al retenedor que los valores retenidos en la condiciones aquí previstas no fueron ni serán imputados en la declaración del impuesto sobre las ventas correspondiente. Si dichos valores fueron utilizados, el retenido deberá reintegrarlos al retenedor."

Por tanto, si el tercero ya se había tomado la retención o se la pretendía tomar, entonces lo que el agente de retención tendría que haber debitado no sería la cuenta del pasivo retenciones en la fuente por pagar a la DIAN sino una cuenta por cobrar al tercero para que este le devolviera el dinero. Sin embargo, si la retención de IVA devuelta era una retención de IVa asumida con un régimen simplificado, en ese caso sí se aceptaría en todos los casos que el agente retenedor debite de su cuenta del pasivo y no tiene nunca que debitar una cuenta por cobrar al tercero pues el tercero NUNCA se descontó la retención ya que no presenta declaraciones de IVA

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En el caso de las retenciones por conceptos diferentes por salarios, sería con este valor neto (si es positivo), con el cual se le expediría el certificado de retenciones en la fuente en marzo de 2009

En el caso se las retenciones en la fuente por salarios, en el valor base es mejor manejar el valor total de los pagos laborales del mes antes de ser depurados y no el valor neto después de depuraciones (aunque este último haya sido el que se usó para calcular al final del mes la respectiva retención). La razón para ello estriba en el hecho de que si por ejmplo estuvieramos reportando una retención por honorarios hecha a un trabajador independiente, ese trabajador independiente también hubiera podido lograr que el agente de retención le disminuyera la base de su retención diciendole que mandara sus dineros a Fondos de Pensiones y cuentas AFC (algo que también se permite a los asalariados). Pero aun si ese pago por honorarios hubiera podido ser afectado en su base con esas disminuciones antes mencionadas, aun así el valor base por honorarios que reportaríamos sería el valor total bruto del Honorario pues incluso ese mismo valor bruto por honorarios también quedará reportado en el formato 1001 (pagos a terceros). Por consiguiente, para ser coherentes, lo correcto es seguir el mismo criterio en el caso de una retención por salarios

En este caso particular, como el periodo de abril de 2008 tenía un saldo debito en la contabilidad, entonces el valor neto que se llevó a la declaración de mayo se obtuvo de restar a los valores retenidos durante marzo el valor de los saldos débitos de febrero. En todo caso, al formato 1002, sí se llevarían los valores practicados durante marzo antes de netearlos con los de abril

Este total deberá coincidir con el "total retenciones" (renglón 52) de todos los formularios presentados durante el 2008

Reportes de Información exógena Tributaria a la DIAN año gravable 2008

Formato 1009(art. 10 resolución 3847 de abril 30 de 2008)

Nota:

el Prevalidador hecho por la DIAN.

La unica intención para hacer esta copia de dicha estructura sería la de que acá, en esta hoja de trabajo, sí se pueden hacer ciertas operaciones que no se permite haceren el Prevalidador Tributario tales como hacer un ordenamiento de todos los registros según el "Nit", o según el "Concepto", o según "la razón social", o según el Munipio",etc. Además, acá sí funcionan herramientas como la de "Buscar y/o reemplazar" un dato (Control + B), herramienta que no funciona cuando se está trabajando en el Prevalidador Diseñado por la DIAN

En consecuencia, si los mismos datos que se han de llevar al prevalidador son digitados primero acá en esta hoja de trabajo, entonces, antes de pasarlos hasta el prevaliador(usando las fuciones de "copiar" y "pegar), será posible organizarlos de acuerdo a cualquier criterio (por ejemplo "el Nit", o "el Concepto"), y al tenerlos así organizados se facilitarían imprimir la hoja de trabajo y hacer posteriores verificaciones y auditorías por parte de los auditores internos o Revisores Fiscales de la Empresa. Y hasta se lograría llevarlos en forma más ordenada hasta el prevalidador (aunque esto último no es obligatorio)

Concepto Tipo de documento Dv Primer apellido Segundo Apellido Primer Nombre Otros Nombres Razon Social Dirección

2301 13 16793244 Bejarano Fernando 11 001 169 5600000 313000

2304 31 890310420 1 11 001 169 30500000 3355000

2305 31 890310420 1 11 001 169 1000000 40000

2305 13 16793233 Guevara Raul 05 001 169 2000000 120000

2318 31 890310420 1 11 001 169 31500000 2520000

2319 13 16793233 Guevara Raul 05 001 169 7000000 560000

2324 13 16793233 Guevara Raul 05 001 169 5000000 500000

2334 13 16890764 Gómez Pedro 11 001 169 200000000 2000000

2335 31 890310420 1 11 001 169 2000000 220000

2335 13 16890320 Vives Jorge 76 001 169 2000000 200000

2336 31 890310420 1 11 001 169 2000000 160000

2336 13 16890320 Vives Jorge 76 001 169 2000000 160000

Total 10,148,000

ConciliaciónValor reflejado en la columna de "Subtotal retenciones del solo año 2008"en la hoja de trabajo anterior 9,408,000

Más: Valor reflejado en la columna de"Retenciones devuletas durante el 2008 y que eran de años o bimestres anteriores", en lahoja de trabajo anterior (tomandolo comovalor positivo) 740,000

Total 10,148,000

Reportes de retenciones practicadas a terceros (renta,IVA y Timbre) durante el año 2008-Literal "b" del art.631 del ET

La estructura de la hoja de trabajo que se muestra a continuación es solo una copia de la misma que se mostraría para el formato 1002 cuando se usa el "Prevalidador Tributario 2008 V.2.2." diseñado por la DIAN, y no contiene todos los nivles de ayuda y validaciones que sí tiene

Numero de

identificación del

informado

Cod.

Dpto.

Cod.

Mcipio.

Pais de

residencia

o domicilio

Valor del pago o

abono sujeto a

retención

Vr de la

retención a titulo

de renta, Iva o

timbre

Cra 40 20-10

Consultores SA

Calle 40 30-20

Consultores SA

Calle 40 30-20

Cra 3 45-15

Consultores SA

Calle 40 30-20

Cra 3 45-15

Cra 3 45-15

Calle 34 29-30

Consultores SA

Calle 40 30-20

Cra 59 40-30 Cali

Consultores SA

Calle 40 30-20

Cra 59 40-30 Cali

Esta "conciliación" no se efectúa dentro del formato 1002cuando se diligencia en el prevalidador de la DIAN. Solo la mostramos en esta hoja de trabajo como un dato adicional que serviría para confirmar que los datos que se llevarían hasta el formato 1002 sí están completos y correctos