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UNIVERSIDAD NACIONAL“SANTIAGO ANTUNEZ DE MA Yº!.0”
"Una Wueva Universithpara e[©esarroíío"Resolución Rgctom[Wº 9 º 7 2016—UW/1Y/“1M
”WW; 08 NOV. 2016
Vistos, el Oficio Nº 190- 2016-UNASAM-UAD/J, de fecha 23 desetiembre del 2016, del Jefe de la Unidad de Administración Documentaria de la UNASAM, y elinforme Legal Nº 546—2016-UNASAM-OGAJ/J, de fecha 18 de octubre de 2016, sobre la DirectivaNº 001-2016-SEC-GRAL-UTDYAC/UNASAM;
HNOS DEF!NDE EL
%uuae..:u=v0xº
CONSIDERANDO:Que, mediante Oficio Nº 190 - 2016-UNASAM-UAD/J,de fecha 23 de
setiembre del 2016, el Jefe de la Unidad de Trámite Documentario remite a la Secretaria Generalde la UNASAM, el Proyecto de Directiva Nº001-2016—SEC-GRAL-UTDYAC/UNASAM, "Plan deCapacitación y Manual del Sistema de Trámite Documentario” para su revisión;
Que, con Oficio Nº 487-2016-UNASAM/SG, la Secretaria General,solicita al Jefe de Asesoría Jurídica, emita opinión legal sobre el Proyecto de la Directiva Nº001-2016-SEC-GRAL-UTDYAC/UNASAM,el Plan de Capacitación y el Manual del Sistema deTrámite Documentario;
Que, de las normas citadas se aprecia que dentro de la autonomíaadministrativa la Universidad puede emitir normas con la ñnalidad de impulsar la gestiónadministrativa, en ese sentido se ha establecido como atribución del Consejo Universitario lafacultad de aprobar reglamentos internos y normas internas;
Que, dentro de la gestión administrativa la Universidad propuso laDirectiva Nº001-2016-SEC-GRAL-UTDYAC/UNASAM,el Plan de Capacitación y el Manual delSistema de Trámite Documentario, y efectuada su revisión se encuentra acorde con lanormatividad, por lo que es procedente la aprobación de la Directiva;
Que, con informe Legal Nº 546-2016- UNASAM-OGAJ/J,de fecha 18de octubre de 2016, la Abog. | (e) de la Oficina General de Asesoria Jurídica - UNASAMrecomienda: 3.1. Que es procedente la aprobación del Proyecto de la Directiva Nº001-2016—SEC-GRAL-UTDYAC/UNASAM, el Plan de Capacitación y el Manual del Sistema de TrámiteDocumentario";
De conformidad a lo establecido en la Ley Universitaria Nº 30220 y enuso de las atribuciones conferidas en el articulo 163º del Estatuto de la UNASAM;
SE RESUELVE:ARTÍCULO 1º.- APROBAR la Directiva Nº001-2016-SEC-GRAL-
UTDYAC/UNASAM, el Plan de Capacitación y el Manual del Sistema de Trámite Documentario,que forma parte y como anexo de la presente Resolución.
ARTÍCULO 2º.- DAR cuenta de la presente Resolución al ConsejoUniversitario para su ratificación.
ARTÍCULO 3º.- DISPONER que los Órganos competentes de lan cumplimiento a la presente Resoluc' '
Q¡ÚNACIQ%(&
'g. EVA DELFIN ARQUEZ
SECRETARIA ENERAL(e)
Cc»R-URACAD-OCl-DRH-OGPL-UAD<OGAJ-DG F-DASA.AGH/MRMM.
Página 1 de 1
Anexo de la Resolución Rectoral Nº 907—2016-UNASAM '
DIRECTIVA Nº 001-2016-SEC-GRAL-UTDYAC-UNASAM.
NORMASY PROCEDIMIENTOS QUE REGULAN EL SISTEMA DE TRAMITE DOCUMENTARIO(STD) DE LA
UNASAM.
1. OBJETIVOS.v .
1.1. Establecer las normas y procedimientos para la correcta gestión de documentos para la
recepción, distribución y seguimiento de la documentación en las diversas unidades
orgánicas dela UNASAM.
1.2. Implementar un Sistema de Trámite Documentario (STD) en la Universidad Nacional
"Santiago Antúnez de Mayolo" con el fin de brindar una comunicación eficiente, seguridad y
confiabilidad en el manejo delos documentos yla administración delos mismos.
2. FINALIDAD
2.1. Implementar la sistematización del trámite documentario basado en el uso obligatorio del
módulo STD que consiste en:
a) Alcarzar altos niveles de eficiencia y calidad en la gestión de los documentos en la
Universidad Nacional ”Santiago Antúnez de 'Mayolo"
b) Contar con la información respecto al registro de documentos en el sistema de TrámiteDocumentario (STD), así como el seguimiento de expedientes u otros documentos
ingresados por mesa de partes, los mismos que son generados por las diferentesunidades orgánicas internos y externos, la ruta y destino de cada documento, facilitandode esta forma el acceso a la información de los mismos, su estado yla atención que seleha dado.
3. BASE LEGAL
3.1. Ley de Procedimiento Administrativo General Ley Nº 27444.3.2. Ley de Transparencia y acceso ala Información Pública Ley Nº 27806.3.3. Ley Universitaria Ley Nº 30220!
3.4. Reglamento de Organización y Funciones dela UNASAM aprobado con RCU. Nº 068—2016
3.5. Estatuto de la UNASAM aprobado con Resolución Nº 001—2015-AE-UNASAM
3.6. Texto Único de Procedimientos Administrativos dela UNASAM vigente.4. ALCANCE.
4.1. La presente Directiva es de cumplimiento obligatorio en las dependencias de la UNASAM,
donde se recibirán, gestionen (tramiten) y trasladen documentos y/o expedientesadministrativos, los mismo que se efectuarán a través de Sistema de Trámite Documentario(STD).
Anexo de la Resolución RectoralNº 907—2016—UNASAM
5. DISPOSICIONES GENERALES.
5.1.
5.2.
5.3.
5.4.
5.5.
5.8.
5.9.
La Unidad de Trámite Documentario y Archivo Central es la encargada de recepcionar,
registrar y distribuir toda la documentación que ingresa a la UNASAM remitida por personas
naturales y/o judiciales, organismos públicos y entidades privadas mediante el Sistema de
Trámite Documentario (STD).
La atención enla Unidad de Trámite Documentario y Archivo Central será de lunes a viernes
en el horario de 8:00 a.m. a 4:00 p.m.
Todo documento dirigido ala UNASAM deberá ser ingresado obligatoriamente porla Unidad
de Trámite Documentario y Archivo Central (mesa de partes) con excepción los documentos
dirigidos a las facultades y oficinas descentralizadas.
Todo documento interno y externo que presente cualquier persona natural o jurídica, o de
entidades públicas y privadas, deberá ser registrado e ingresado en el Sistema de Trámite
Documentario (STD), por el personal encargado asignándole un número de registro
Correlativo único, con fecha, hora, nombre del remitente y órgano o unidad orgánica a la que
se dirige.
El número de registro de los documentos que ingresan, en la Unidad de Trámite
Documentario y Archivo Central, será generado de modo correlativo y automático cuando se
registre en el Sistema de Trámite Documentario (STD).
Los sobres y/o valijas recibidos que, por su naturaleza y contenido se clasifiquen como
reservado o confidencial son inviolables, debiendo ser remitidos, con hoja de envio al
destinatario enlas condiciones de seguridad enla que son recibidos. En esos casos la Unidad
de Trámite Documentario y Archivo Central no se responsabiliza del contenido de dichos
sobres y/o valijas.
Todo sobre y/o Valijas que este dirigida a cualquier funcionario y/o servidor de la UNASAM,
será abierto por el personal encargado de la Unidad de Trámite Documentario y Archivo
Central para el ingreso respectivo al Sistema de Trámite Documentario (STD), con excepción
de la documentación indicada en el numeral 5.6
El Sistema de Trámite Documentario (STD) generará un número de expediente correlativo
único que quedaná registrado en el sistema para el seguimiento y ubicación del expediente
y/o documento administrativo, dentro delas oficinas orgánicas dela UNASAM.
Todos los documentos registrados en la Unidad de Trámite Documentario y Archivo Central
(mesa de partes) deberán contar obligatoriamente con una hoja de envio y número de
expediente generado por el Sistema de Trámite Documentario (STD) (Anexo Nº 01).
5.10.
5.11.
5.12.
5.13.
Anexo de la Resolución Rectoral Nº 907—2016-UNA5AM
Todas las direcciones orgánicas de la UNASAM deberán utilizarla misma hoja de envió y el
mismo número de expediente generados mediante Sistema de Trámite Documentario (STD)
hasta que el procedimiento ha concluido.
La comunicación escrita que haya sido dirigido a un funcionario, que por razones diversas ya
no ocupan el cargo deberán ser derivados al funcionario que está ejerciendo dicho cargo bajo
responsabilidad._
Todo el documento que ingrese a la Unidad de Trámite Documentario y Archivo Central pa ra
el ingreso respectivo al Sistema de Trámite Documentario (STD), deberá estar debidamente
foliados.
Se exceptúa del ingreso en el Sistema de Trámite Documentario (STD), aquellos documentos
que por su naturaleza no deben ser registrados, siendo éstos:
> Tarjetas de saludo por fiestas.
> Revistas.
> Estados de cuenta.
> Otros de naturaleza semejante.Estos documentos serán derivados a través del cuaderno de cargo respectivo dependiendocual sea su destino.
6. DISPOSICIONES ESPECÍFICAS.
6.1. RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS.
6.1.1 La Unidad de Trámite Documentario y Archivo Central de la UNASAM tiene a su cargola recepción y el registro en el Sistema de Trámite Documentario (STD) todo
documento interno y externo que ingresan para su atención de cualquiera de los
órganos o unidades orgánicas dela UNASAM con excepción los documentos dirigidos
a las facultades y oficinas descentralizadas.
6.1.2 El personal de la Unidad de Trámite Documentario y Archivo Central de la UNASAM
deberá recibir todo el documento presentado aun cuando incumplan los requisitosmínimos establecidos en la Ley o se encuentran afectados por defectos u omisiones
formales que ameriten su correcCión, haciendo las observaciones que correspondan
en ¿
6.1.3 Cuando el personal de la Unidad de Trámite Documentario yArchivo Central advierta
que el documento no contiene los requisitos mínimos debe informar en forma verballo observado al administrado solicitarle a completarlos antes de presentarlo.
6.1.4 Sila persona encargada dela presentación del documento persiste en su intenciónde ingresar el documento a la UNASAM , el personal encargado en un solo acto y porúnica vez debe hacer constar en el documento ye! cargo de recepción, la observación
3
6.1.5
6.1.6
6.1.7
Anexo de la Resolución Rectoral Nº 907-2016—UNASAM
de incumplimiento del requisito, otorgándole al administrado el plazo máximo de
(2) días hábiles para subsanar, plazo en el que no se les de trámite a dichos
documentos, ni se les aplica plazo alguno para su atención, si no subsana en el plazo
concedido se tiene por no presentado el documento.
Los documentos de índole personal como tarjetas, invitaciones, reportes bancarios,
notificaciones personales y otros similares no son recibidos por el personal de la
Unidad de Trámite Documentario y Archivo Central (mesa de partes), salvo las
invitaciones institucionales.
El sello de recepción en el cargo debe ser claro constando la fecha, hora de recepción,
folios, número de expediente, nombre de la institución y firma del quien recibe.
Todos los documentos, (solicitudes, invitaciones, oficios, cartas etc.) dirigidos a las
facultades y oficinas descentralizadas de Ia UNASAM deben ingresar directamente
porla secretaria de su dependencia.
6.2. DEL REGISTRO
6.2.1.
6.2.4.
6.2.5.
El personal de la Unidad de Trámite Documentario y Archivo Central (mesa de partes)
_ registrará obligatoriamente los documentos en el Sistema de Trámite Documentario
(STD) asignándole un número de expediente.
datos básicos para registrar un documento en el Sistema de Trámite
Documentario (STD) son: nombre de la entidad (persona natural o jurídica), firma,
cargo del solicitante, tipo de documento (oficio, carta, solicitud, etc.), número de
folios, asunto o sumilla silo hubiera.
Todo documento ingresado al Sistema de Trámite Documentario (STD) deberá contar
con un único número de expediente el mismo que es válido en toda la fase de la
gestión documentaria hasta su culminación de su trámite.
Los órganos de la UNASAM no pueden asignar un nuevo número de expediente enla
hoja de envío que no sea aquel que fue asignado por el Sistema de Trámite
Documentario (STD), el mismo que puede ser utilizado hasta su culminación de su
trámite.En caso se presente documentos (copias) destinados a más de una oficina o
diferentes destinatarios se le consigna al documento original un número de
expediente en la hoja de envío sin generar diferentes números a cada uno con la
finalidad de evitar tramitaciones paralelas y serán tramitados en forma directa, lo
mismo se aplica para documentos múltiples, circulares u otros similares, la
información respecto a la existencia de copias de un mismo documento se debe
/i
6.3.
6.2.6.
Anexo de la Resolución Rectorai "Nº 907—2016—UNASAM
consignarse en el rubro de observaciones del Sistema de Trámite Documentario
(STD).
El personal de la Unidad de Trámite Documentario y Archivo Central (mesa de partes)
colocara el sello de recepción en el original y cargo del documento presentado en la
cual se consigna nombre de la institución, dela Unidad, ia hora, fecha, número de
folios, número de expediente y la firma. (Anexo 2).
DERIVACIÓN
6.3.1.
6.3.2.
6.3.3.
6.3.4.
6.3.5.
6.3.6.
Al término de registro de documentos serán derivados por medio del Sistema de
Trámite Documentario (STD) y de manera física a las oficinas correspondientes en el
dia.
Los documentos serán distribuidos a las oficinas y unidades organices con el cargo
correspondiente en el que se consignara en número de registro, el remitente, el
asunto y ia dependencia de destino.
Es obligación de las oficinas y unidades orgánicas de la UNASAM recibir la
documentación distribuida por el personal de la Unidad de Trámite Documentario y
Archivo Central (mesa de partes), aun en el supuesto en que no se encuentre el
encargado de la recepción documental, en cuyo caso la recepción la realizará otro
trabajador dela misma oficina o unidad orgánica.
Los encargados de la recepción documental en las oficinas y unidades orgánicas de
la UNASAM deberán actuar conforme a lo siguiente:
a) Verificar que se encuentre acompañado de los antecedentes y/o anexos que se
indiquen.
b) Verificar que se haya efectuado el registro del documento en el Sistema de
Trámite Documentario (STD).
c) Verificar que la derivación en efecto se haya realizado a través del Sistema de
Trámite Documentario (STD) a su oficina o unidad orgánica.
d) Si la documentación se encuentra conforme, se acepta el documento o
expediente a través del Sistema de Trámite Documentario (STD) y se procede a
recibir el documento fisico Cºrrespondiente, C0iibígnandu en el cargo ¡a fecha y
hora de recepción, así como la firma.
La derivación de documentos y expedientes se realizará tanto física como por el
Sistema de Trámite Documentario (STD).
El encargado de la recepción de los documentos y/o expedientes de las oficinas y
unidades orgánicas es el responsable de registrar en el Sistema de Trámite
6.3.7.
6.3.8.
6.3.9.
Anexo de la Resolución Rectoral Nº 907-2016-UNASAM
Documentario (STD) todos los documentos que genere las oficinas o unidadesorgánicas a la que pertenece.El personal de la Unidad de Trámite Documentario y Archivo Central (mesa de partes)entrega los documentos en el día como minimo en dos horarios alas 12:00 pm y 4:00
pm.
Los documentos recibidos como ”urgente" los encargados de la Unidad de TrámiteDocumentario y Archivo Central (mesa de partes) deberán consignar un sello de
urgente porque son de atención prioritaria y remitidos inmediatamente a los oficinas
o unidades orgánicas de la UNASAM competentes, donde son recibidos por el
personal responsable del trámite o la secretaria del área y en su ausencia porcualquier trabajadorpresente.Los documentos deberán ser derivados en el día por la Unidad de TrámiteDocumentario y Archivo Central (mesa de partes) a las oficinas y unidades orgánicas
competentes teniendo como únicas excepciones los casos en que se requiera su
transporte a otras facultades o cuando sean presentados faltando unos minutos parala hora de salida.
Todas las oficinas y unidades orgánicas deberán consignar sus usuarios del el Sistemade Trámite Documentario (STD) entre aquellos que tienen a su cargo los documentos
y que deberán efectuar el descargo del flujo documental en el citado sistema despuésde haber recibido la documentación.
6.4. FOLIACIÓN.
6.4.1
6.4.2
6.4.3
La foliación es la acción de numerar en estricto orden cronológico cada una de las
hojas del expediente o documento y de los que van integrando el mismo siempreque contengan informaciones escritas () gráficas. La foliación se inicia en el
documento primigenio y continuo hasta el documento más reciente, no debiendofoliarse el reverso dela hoja ni de las páginas en blanco.La foliación delos documentos es y debe realizarse dela primera hoja hacia adelanteen nUmeros consrgnado en el ángulo superior derecho de cada hoja una numeracióncorrelativa con la finalidad de asegurar la conservación de cada pieza documental yla integridad del documento en el mismo.Es obligatorio que los administrados presenten los documentos debidamentefoliados incluidos los anexos, planos y cualquier otro tipo de documentos a
presentarse.
6.4.4
6.4.5
6.4.6
Anexo de la Resolución Rectora! Nº 907—2016—UNA5AM
Las oficinas y unidades orgánicas de la UNASAM que reciba los documentos o
expedientes debe continuar con la foliación de todos los documentos que se
incorporen hasta la culminación del trámite.
Para foliar un documento que forma parte de un expediente, se deberá considerar
como folio lo siguiente.
a)
b)
d)
e)
Toda documentación en soporte papel, que contengan escritos, dibujos u otro
tipo de información.
Hojas de cargo del Sistema de Trámite Documentario (STD) que contengan
disposiciones debidamentefirmadas por los funcionarios competentes.Proyecto de Resoluciones u otros que obren como antecedentes, siempre que
estén visados.
Formularios, formatos, así como copias delos mismos, recibos títulos y todos los
documentos que son requisitos y se adjuntan para dar inicio al procedimiento
administrativo.
La documentación que se crea en cada oficina y unidades orgánicas como partedel procedimiento o gestión (informes técnica, legales, Resoluciones, asi comodocumentos externos e internos).
'
La foliación de un expediente deberá realizarse en forma cronológica, obviando
las tapas delos expedientes, se realizará de la hoja inicial hasta el final (de abajo
hacia adelante) el número asignado a cada folio deberá escribirse de manera
legible sin enmendaduras, sobre un espacio en blanco sin alterar textos,
membretes, sellos originales, etc.
Las unidades documentales, como es el caso de los expedientes no deberán
exceder de doscientos folios, siempre y cuando el volumen documental lo
permita en caso contrario podrá dividirse en función de la cantidad de folios,
pero siempre formando un solo texto, por lo que sele aperturará un nuevo tomo
del expediente cada vez que supere los 200 folios 0 así requiera.
No se foliarán los siguientes documentos.»si“'I Las .ojas totalmente blancas (ambas caras) que no contengan información, no
debiendo retirarse en caso que cumplan éstas una función de preservación y
conservación como protección de fotografías, dibujos, grabados u otros.
No se foliará el reverso ola cara vuelta de las hojas.
Carátula y contra caratula delos expedientes o fotocopia delas mismas.
Carta fianzas, cheques, pagares u otro título valor.
Anexo de la Resolución Rectoral Nº 907—2016-UNASAM
e) No deberá foliar documentos en soportes distintos al papel o documentación no
convencional como discos digitales, videos, audios, etc.
6.5. SEGUIMIENTO
6.5.
6.5.
1 El seguimiento de toda documentación sea de origen externo e interno se llevará a
cabo a través del Sistema de Trámite Documentario (STD), accediendo a través de la
página web de la UNASAM.
2 Los usuarios deberán ingresar diariamente para verificar el estado del trámite de sus
documentos pendientes en el Sistema de Trámite Documentario (STD) y tomar
acciones sobre los nuevos documentos que le han asignado.
6.5.3 Los titulares de las oficinasy unidades orgánicas de la UNASAM son los responsables
del correcto uso del Sistema de Trámite Documentario (STD), así como de la atención
oportuna de los documentos derivados a su despacho.
6.5.4 Toda persona natural o jurídica, pública o privada que haya presentado un
documento a la UNASAM puede recabar información sobre la situación de su trámite
a través de la sección ”Atención al Usuario del portal institucional de la UNASAM
http://www.unasam.edu.pe71 RESPONSABILIDADES EN EL USO DEL SISTEMA.
7.1
7.2
7.3
7.4
7.5
La Oficina General de Tecnologías de Información, Sistemas y Estadística de la UNASAM
es responsable dela administración dela red de computo institucional, garantizando la
permanente operatiyidad del Sistema de Trámite Documentario (STD) brindando el
soporte técnico y mantenimiento del mismo, que permita garantizar su adecuado
funcionamiento, crear registro de usuarios y brindar capacitación para el correcto
manejo del sistema en forma periódica.
Todo trabajadorestá obligado a manteneren reserva su contraseña de acceso al sistema,
de lo contrario es de su entera responsabilidad.El trabajador que sea consultado por un administrado sobre el estado de gestión de su
documento, está obligado a proporcionar, bajo el principio de acceso a la información
pública.
Cuando un trabajador es desplazado de una unidad orgánica a otra está Ub¡isadu de
manera formal a dar cuenta de dicha acción personal del sistema, a fin de reubicarlo a su
nueva unidad orgánica, para ello es indispensable que el trabajador no tenga ningún
documento en proceso.Los Usuarios del Sistema de Trámite Documentario (STD) son responsables del
cumplimiento de las disposiciones establecidas en la presente directiva, asi como de la
Anexo de la Resolución Rectoral Nº 907—2016-UNASAM
tramitación oportuna de los documentos que se le hayan sido derivados Y/o asignados
de ser el caso.
8 DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS.
8.1 La Unidad de Trámite Documentario yArchivo Central (mesa de partes), Unidad orgánica
de la Secretaria General, es la responsable de proponer, adecuar y/o modificar. a la
presente directiva y brindar apoyo en la gestión documentaría.
8.2 Es parte dela presente directiva el manual se usuario para el uso del Sistema de Trámite
Documentario (STD) V. 1.0, Flujograma y el plan de capacitación.
"
Anexo de la Resolución Rectoral Nº 907-2016-UNA5AM
FLUJOGRAMA TRAMITE DOCUMENTARIO- UNASAM
Tramite documentario/Facultades Area Responsable Area Responsable
llxll(“.lñ
- !Recepcrona eldocumento
¿Cumplerequisitosmínimos?
xs|Registra Documento
al SistemaX
Coloca sello derecepcion en el
original y cargo deldocumento
NO
Recepciona y consigna elnumero de registro
Recepciona el
Xl
Documento por sistemh ypor fisico
Verifica antácedentes,anexos y otros datoscorrespondientes al
documento
¡
Verifica y procede a darlesolucion
Xl¡Verifica registro en el
sistema y que se hayaderivado por este
Deriva al ArealCorrespondiente
X. ¡Dorma el Documento por
Fisico y por el Sistema alarea correspondiente
[ X, 4
Da Soluc¡on aldocumento y searchiva/
Anexo de la Resolución Rectora! Nº 907-2016-UNASAM
ANEXO Nº 01
ANEXO 01
UNIVERSIDAD NACIONALSANTIAGO ANTÚNEZ DE MAYOLO
“"Ulm Wawa 'Um'wrsúíad'parac[<í)cmrmú'o "
í'—r—'*“ =:¡ 4
”G_
Centenario Nº 200 — Telefax (043) 421393 — Apartado 70SECRETARIA GENERAL
UNIDAD DE TRAMITE DOCUMENTARIOY ARCHIVO CENTRAL
HOJA DE ENVIO
NOMBRE o RAZÓN SOCIALASUNTO
Expediente NºFecha
N'lndicac. Folios
Firma delRespºnsable
NTINDICACIONE5.
1.—Acciónes que correspondan2.—Acomp. Antecedente.? -Arrhivartí.-Atender Solicitud.54“Asistir 3 Reunión6.-Citar 3 Sesión.7,—Conocimiemo_8…¡Contestar Directamente.
OBStKVACIONES
9.'Coordinar con estedespacho.
10 D'V'“ºf*””.11.<Devolveral Interesado.12.—Difundir.13.—lnformar.IA.—Pasar ¡¡ C.U.15,»Proyectar Respuesta.
IS.-ProyectarResolución.17.-Representar al Rector."' f”…f:…ñIS.-Tener Pendiente.20.-Transcríbír.
3.3
Anexo de la Resolución Rectora) Nº 907—2016-UNASÁM
ANEXO Nº 02
:=wmUN!DAD DE TRAMÍYE DOCUM!NTARKD
Y ÁRGHIVD C!NTRÁL
z_z sn. zes '”FIRMA:
Anexo de la Resolución Rectora! Nº 907—2016—UNASAM
MANUEL DE USUARIO PARA EL SISTEMA DE TRAMITE EN LA UNIVERSIDAD NACIONAL
SANTIAGO ANTUNEZ DE MAYOLO
1. Acceso al Sistema
Primero seleccionamos-el tipo de usuario en el cual tenemos acceso y lo dígitamosjunto con Iá clave.
le 0. : ./_ºs ..
v_ % 2. Ahora observamos la ventana princ¡paí donde podemos escoger el tipº de tramite quezºº/% %? a?;35.0 %; .
—— º45º©9! haremos al documento.'—04&¿fr ¡a““ºjj/
SAM
M'ºººnº'ºº TRAMITE DOCUMENTARIO -:—= Enhm
Ingresa denocumenm Dislñbudemde Documentos
Ruen—f»maáonºv
' masmºfmmncmaº
(uuyrígM 2015 ';tJ…:—w. '.»;::c '… .Ie'r('.:2 -esew acc¿. 05. r _=G-.r—er ¡a :¿ T=_ 'c.ogmeóe |.—'o - '.nf.'cvv 5,¡<.:=.… ,
Anexo de la Resolución Rectora! Nº 907—2016-UNA5AM
3. El panel de acceso para el ingreso de documento
¡
UNASAM ' 5
© ºtº'…“” TRAMITEDOCUMENTAR!O ,:,….Tino de Dncumemo Númeuu Personal
54. '; ÍtJº-tf.lnúé ' €»º!arrir:né
Subir Archivo Prioridad< ISeléc;.¡w_uanarchívo e=¡gw mum-.o ¿___¡“l¡…__—uamm ¿-P, ¿
- . .
Referencia. ¡…º Asumoí—»5(e—'r.ín'º¡ ¡»gm—w domrmulm
*
TJ ¿ 6 Fecha de íngmoFºlios cc. :an ºsea
Accesihil¡dan
Observación
Documentos
' Documento Asumº F(v|¡05 0hselvacion Prioridad Fecha1 ACÍA NRO 01-201G»UNA$AMÚG PEUMOÍx DE A&X?yELEA 2 CD fw$Rf.'viL 2016—09-59 12 |! 00
n… de ingle—so
Plazo Eslu(ío
5 RECEPC'ONADÓ Bu '3F'EENA a
4. Ventana para la distribución o derivación de un documento que se encuentre en
nuestra oficina
…… gTRAM¡TE DOCUMENTARÍO s' ') té “ ..Í (>'—Áf5 Í,í:'.
GLORIA DEÍNZ!. Lnbu
Des(¡no(s)
¡, RECTO… &meDE (¡MASProveldu
Expecl.entes
1: Documento
¡ 1 ACTANRO 01-2n1G—Ulw—'XSMHOGY!SE'JM
Asumo Folios 0I>uervaclnn
REUN!0h DE ASM-AREA 2 CD
Prioridad
NORMAL
Fecha Plum
2016-094312 V3.0C' 5
Anexo de la Resolución R_ectoral Nº 907-2016-UNA5AM
5. Ventana para la recepción de documentos
º' d' ¡3 LÍ¡1V&…,7¡UNA…—* &' .
1 . .
© JU£Í:“…Cº TRAMITEDOCUMENTARIO -7 .» '=';—…¿.;' - - um
Recepczon e»; D')l"a .. es (1
Documento Asnnw Pollos ºbservacion - Fecha
2 CD 2015—05—15 .E.-'-.C'TA KF“) 01—2016-UWJOGT?5&….M REUN*ON DE ASAP—€ELEA
Cr:py1ighl -'¿ 201hºi*ula—1U."-o—:c31c¡w:m—fho<,!eír.—f¿.:->e. m… ';»:r.em1¿e 7…clr.… Ce Snicnmaén Sialema': _— Ea:anº.sure,
6. Ventana para archivar documentos
…MÍ ;mguxzpomaco TRAMITE DOCUMENTARIO »:f…' a me —
= n enMr.-tivo
RESUEEL'—I=
v
o A:c¡jm
n—..… ¿—
¡ Doc-mmmu A5Unm Fol¡os Cibservac¡un Es(n(io
REUI—E QI-. DE ASAMBLEA 2 CD RECEPC?ONADO Elx 0F¡liºh…—*.»'—ÍÍ'A NRO “1—2“ 1¡5'¡íÍXÁSN:¡-CÍGTf5V3ÍÍvÍ
Anexo de la Resolución Rectoral Nº 907-2016-UNASAM
UNIVERSIDAD NACíONALSANTIAGO ANTUNEZ DE MAYOLO
¡¿ $333.€©mmlímfpam gí<Demm£fo"º—'M.st“
, _
Sistema de TrámiteDocumentario — STDV. 1.0
< 'l:.%&nWameQ—?Nixxi&m. . . v
… _'
ȒCAPAC
Anexo de la Resolución Rectoral Nº 907—2016-UNA5AM
Plan de capacitación del Sistema de TrámiteDocumentario - STD
ANTECEDENTES
En la actualidad la mayoría de las instituciones públicas del Perú, como es el caso de la UNASAM, eltrámite documentario se realiza de forma manual, identificando algunos problemas, producto deesta práctica como son: La generación costos adicionales al momento de cubrir el abundantematerial de escritorio empleado, la existencia de una sola copia del documento que es transportadafísicamente en cada etapa del flujo, desconocimiento de la ubicación física del documento y entreotros. Razones perlas cuales se planteó implementar el sistema de trámite documentario.
JUSTIFICACIÓN
El Sistema de Tramite Documentario para la Universidad Nacional Santiago Antúnez de Mayolo, STDV 1.0, es un software que permitirá gestionar de manera rápida, segura y sencilla el proceso degestión de documentos, el mismo que controlará la recepción y distribución de los documentos queingresan por mesa de partes y los mismos que serán derivados alas distintas áreas y/u oficinas parasu atención. En tal sentido se plantea el presente plan de capacitación para las oficinas de launiversidad con el fin de mejorar la calidad del servicio.
ALCANCE
El presente plan de capacitación es de aplicación para todas las secretarias que trabajan en cadauna de las oficinas de la UNASAM.
OBJETIVOS DEL PLAN DE CAPACITACION
3. Objetivos Generales
' Capacitar al personal encargado del manejo del sistema de trámite documentario -
STD, así como las autoridades de la universidad, el mismo que nos permitafortalecer y extender las funciones y capacidades de los elementos de trámiteproporcionándoles las herramientas necesarias para el manejo del sistema, asícomo la operatividad y mantener la seguridad dela información enla universidad.
Anexo de la Resolución Rectoral Nº 907-2016-UNASAM
b. Objetivos Específicos
. Mayor control y seguimiento en la administración de trámite documentario.- El Sistema desarrollado tiene como función principal el control, registro y
seguimiento de toda la documentación que es emitida a la UNASAM, se registrarála fecha, hora, persona o institución y entre otros que emite el documento.
0 Controlar el estado de los documentos, como son recepcionados, distribuidos y
atendidos, anulados, etc.
o El sistema soporta una Hoja de Ruta, en cuando al organigrama de la UNASAM, el
mismo que podrá variar, sien caso se requiera.
' Distribuir la documentación a las áreas respectivas, indicando su prioridad y si es
urgente, muy urgente 0 de trámite regular, indicando los plazos para resolverdichos documentos, el Sistema además tiene una opción para el registro y controldelos cargos al momento que se distribuye la documentación.
V. METAS
Capacitar al 100% a todas las secretarias que trabajan en cada una de las oficinas de la universidad,el mismo que asciende a un mm] de ¡in n……m5
VI. ESTRATEGIAS
Las estrategias a emplear son.
0 Desarrollo de trabajos prácticos en el manejo del sistema de trámite documentario — STD.
- Presentación de casos casuísticos en temas de trámite.
0 Realizar talleres.
. Metodología de exposición — diálogo.
0 La capacitación tendrá una duración de 02 días, cada día con una duración de 06 horas.
VII. ACCIONES A DESARROLLAR
Las acciones para el desarrollo del plan de capacitación están respaldadas por los temarios quepermitirán a los asistentes a capitalizar los temas, y el esfuerzo realizado que permitirán mejorar lacalidad en temas de manejo y control del sistema de trámite documentario — STD, para ello se estáconsiderando lo siguiente:
VIII.
IX.
Anexo de la Resolución Rectoral Nº 907-2016-UNASAM
Formación: _
Su propósito es impartir conocimientos básicos orientados a proporcionar una visión general y
amplia con relación al contexto de desenvolvimiento.
Actualización_
Se orienta a proporcionar conocimientos y experiencias derivados de recientes avances científico -
tecnológicos en una determinada actividad.
EspecializaciónSe orienta a la profundización y dominio de conocimientos y experiencias o al desarrollo de
habilidades, respecto a un área determinada de actividad.
PerfeccionamientoSe propone completar, ampliar o desarrollar el nivel de conocimientos y experiencias, a fin de
potenciar el desempeño de funciones técnicas, profesionales, directivas o de gestión.
ComplementaciónSu propósito es reforzar la formación de un colaborador que maneja solo parte de los
conocimientos o habilidades demandados por su puesto y requiere alcanzar el nivel que este exige.
RECURSOS
a. HUMANOS
Lo conforman los participantes, facilitadoresy expositores especializados en la materia.
la. MATERIALES
. INFRAESTRUCTURA. — Las actividades de capacitación se desarrollarán en ambientes
adecuados proporcionados porla gerencia de la empresa.
. MOBILIARIO, EQUIPO Y OTROS. - Está conformado por carpetas y mesas de trabajo,
pizarra, plumones, rotal folio, equipo multimedia,TV-VHS, y ventilación adecuada.
- DOCUMENTOS TECNICO — EDUCATIVO. - entre ellos tenemos: certificados, encuestas
de evaluación, material de estudio, etc.
FINANCIAMIENTO
El monto de inversión de este plan de capacitación, será financiada con ingresos propios de la
empresa contrata nte.
Anexo de la Resolución Rectoral Nº 907-2016-UNASAM
X. PRESUPUESTO
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XI.
Anexo dela Resolución Rectoral Nº 907-2016-UNASAM
CRONOGRAMA
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TEMA
' INTRODÚCOIÓNSTD
DESCRIPCIÓN DE
MÓDULOS
ÍINI¿IO“BE“SESIONIW "
GESTIÓN DE CUENTAS,USUARIOS.
*M6DIJ'IOSISE“
? MANTENIMIENTO
' 02 HORASÍ OPERACIONES -
Í MODULOSDE 'W"; SEGUIMIENTOS,
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CONSULTASYÍ REPORTES.
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DURACIÓN
*
02 HORAS
02 HORAS
02 HORAS
02 HORAS
02 HORAS
PRESENCIAL
MODALIDAD EACILITADOR f PARÍ¡CÍPAN'EES€*
EECI—IA*
PERSONAL
OGTISE
> El horario de capacitación de 3:00 pm. hasta 5:00 pm.
> Se otorgarán certificado para los asistentes.
PersohalAdministrativo
UNASAM
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28/11/2016
30/11/2016
02/12/2016
05/12/2016
07/12/2016
09/12/2012