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Herramientas Tecnológicas de Productividad
HERRAMIENTAS TECNOLÓGICAS DE PRODUCTIVIDAD
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Sesión No. 6
Nombre: Hojas de Cálculo Electrónicas Al finalizar la sesión el alumno conocerá y podrá utilizar Excel Web App, como
una herramienta de trabajo para hojas de cálculo electrónicas, bajo las fórmulas
básicas de operación.
Contextualización
Administrar información presupuestal, compartir información grupal, realizar
agendas personales, generar información contable, etc., son algunos de los
beneficios que Microsoft Excel ofrece.
Estos beneficios, ahora, son transportados a la nube, para trabajar en línea y de
manera colaborativa, permitiendo editar hojas de cálculo en tiempo real y de
manera simultánea con otras personas y contactos de las cuentas de Office 365.
Lograr compartir los archivos y editarlos en un momento y observar la
actualización de gráficas y resultados le da un poder y valor muy alto a esta
herramienta que, con el paso del tiempo se ha vuelto una de las más poderosas,
versátil y de mayor capital en cuestión de trabajo de oficina, de la suite de
Microsoft Office.
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Introducción al Tema
Observados los beneficios que tiene una herramienta tradicional de la ofimática
como Microsoft Word ahora en Web como Word Web App, toca el turno a
observar algunas de las bondades que da la, tal vez, más poderosa aplicación
de la suite Microsoft Office, ahora en línea: Excel Web App.
Esta sesión pretende dar una introducción, y recordatorio del uso básico de
Excel, para aplicarlo en Excel Web App. Retomando las funciones primordiales
y conceptos iniciales sobre el uso y aplicación de una Hoja de cálculo bajo esta
herramienta.
Además es importante recordar las ventajas que esta aplicación da como:
administración de datos, movilidad entre los datos, organización de información
en hojas y libros, filtrado y ordenamiento de datos. Adicionalmente los
beneficios que la nube le entrega a Excel Web App, como el trabajo colaborativo,
descarga de una copia o edición en Microsoft Excel, para tener todo el repertorio
completo de funciones y comandos; así como la portabilidad sobre la nube de
OneDrive para la Empresa.
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Explicación
Consideraciones previas
Para esta sesión el alumno deberá contar con su cuenta de correo institucional.
Si no cuenta con ella deberá acudir con el asesor de cómputo o con el
administrador de la sede.
Identificación del entorno de trabajo
Acceso a la plataforma.
Para poder iniciar Excel Web App, es necesario tener una conexión a internet.
Iniciar el navegador (Internet Explorer, Chrome, Firefox). Entrar a la dirección:
https://portal.office.com
La página presentará las opciones para entrar en la
cuenta de correo electrónico.
En este punto, el alumno deberá contar con sus credenciales de correo
electrónico, el cual se compone de su ID (Matrícula) y del dominio
“@red.unid.mx”. Por ejemplo:
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Excel Web App
Para tener acceso a PowerPoint Web App, es necesario, hacer clic en el botón
de inicio de Office 365 Web App , que despliega la serie de opciones
con que cuenta Web App:
Seleccionar Excel Online. Y Se abrirá la página de inicio de esta herramienta:
En esta se observarán documentos recientemente usados y los diseños que
ofrece Excel Web App para iniciar una nueva hoja de cálculo.
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Operaciones Básicas
Las operaciones básicas a realizar con archivos de Excel Web App, son crear, guardar, compartir.
La tarea más sencilla es crear un nuevo libro de Excel: En la pantalla de inicio de
Excel Web App, sólo es necesario, elegir la plantilla del nuevo libro que se desea
crear y automáticamente Excel Web App creará un nuevo archivo.
El espacio de trabajo es muy similar al entorno de trabajo de Microsoft Excel, en
su versión de escritorio. Sin embargo, es necesario recordar que las
aplicaciones Web App de Office365, son versiones más cortas que las de
escritorio.
Una vez seleccionada la plantilla o diseño del nuevo libro, se abrirá el archivo
para trabajar en él, mostrando, como ya se conoce, en la parte superior la cinta
de opciones o comandos y al centro el área de trabajo o la hoja de cálculo. Para
esta sesión se creó un nuevo archivo en blanco.
Guardar.
En este punto del curso, el alumno
debería estar familiarizado con la
forma en que las herramientas de
Office 365, trabajan en relación a
guardar un documento: se guardan
los cambios en tiempo real, es decir,
mientras se va escribiendo la
aplicación va realizando el proceso
de guardar.
Además el menú “Archivo (File)” presenta las opciones para realizar esta acción,
como Renombrar, Descargar, o Descargar como archivo ODP (compatible con
OpenOffice.org).
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Compartir
En el menú “Archivo (File)”, se
encuentra la opción “Compartir
(Share)”, como ya se observó en la
sesión de Word Web App, es
posible compartir con los contactos,
al agregarlos en el cuadro de
diálogo que aparece luego de hacer clic en “Share with
people”. O bien en el botón “Compartir (Share) que se
encuentra en el
encabezado de
la página.
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Espacio de Trabajo del libro de Excel
Se conforma por Hojas de cálculo, que es la rejilla o conjunto de columnas y filas
(las primeras se identifican con Letras, las segundas con Números) que se
presenta al centro, una vez que se abre un nuevo libro en blanco.
Columnas y Filas, como ya se
mencionó
se
identifcan con números y letras.
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Una Celda es la intersección de una columna con una fila. Se identifica con la
selección negra o cuadrada que se muestra sobre la hoja de cálculo.
Un Rango es una selección consecutiva de
celdas.
La Barra de Fórmulas es un espacio que permite
observar qué datos se están escribiendo sobre la
celda en que se está posicionado.
Además que integra un
botón de rápido acceso
a la base de datos de
fórmulas de Excel. La
barra de fórmulas se encuentra encima del encabezado
de las columnas. El botón de fórmulas es el símbolo de
función:
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Cinta de Opciones
La cinta de opciones es la gamma de comandos que pueden ser empleados en
Excel. Dentro de las más importantes y de mayor funcionalidad, se encuentran
las fichas de Inicio e Insertar.
En la ficha “Inicio (Home)”, podrá encontrar los comandos básicos de formato,
similares a los estudiados en Word Web App (Si tiene duda puede consultar su
material de la Sesión 3) y de la suite de Ofimática en General.
En la ficha “Insertar (Insert)”, se encuentran todas las opciones de inserción de
fórmulas, objetos como gráficas, tablas hipervínculos y comentarios.
Referencias Absolutas y Relativas en Excel.
Una referencia de celda “se refiere a una celda o un rango de celdas en una hoja
de cálculo y se puede usar en una fórmula de manera que Microsoft Office Excel
pueda encontrar los valores o datos que desea que calcule la fórmula” (Microsoft,
2013).
Se dice que una fórmula que contiene una referencia de celda relativa cambia a
medida que la copia de una celda a otra.
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Como ejemplo, si copia la fórmula =A2+B2 de la celda C2 a D2, la fórmula en D2
se ajusta hacia abajo una fila y se convierte en =A3+B3. es decir, que son
relativas a la celda que las contiene. (Microsoft, 2013) Para indicar una
referencia absoluta es cuando se desea mantener la referencia de celda origina
en una fórmula y se debe de colocar delante de las columnas (A y B) y de la fila
(2).
A continuación, cuando copia la fórmula (=$A$2+$B$2) de C2 a D2, la fórmula
permanece exactamente igual (Microsoft Office, 2013) y así, aunque se copie la
celda a otra, nunca variará la referencia.
Fórmulas y Funciones
En Excel y Excel Web App, las funciones son fórmulas que han sido predefinidas,
ya sea por el programa mismo o por el usuario (cuando tiene el conocimiento
para escribirlas, guardarlas y reutilizarlas).
Todas las funciones y fórmulas deben escribirse iniciando con el símbolo “=”,
además de incorporar los símbolos matemáticos para operaciones de este tipo,
es decir, suma, resta, multiplicación y división (“+,-,*,/). Además las funciones
incorporan los paréntesis como operadores
de agrupamiento.
Otras funciones son: las comparativas,
lógicas, financieras, y todas las que
despliega el botón de fórmulas:
Se recomienda ampliamente acudir al
apartado “Para Aprender más” para leer a
fondo el artículo sobre fórmulas.
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Conclusión
Tener una herramienta en línea para organizar la información de manera tabular,
datos de tipo financiero, contable, presupuestal, o bien agendas personales,
cálculos de cualquier tipo es una forma poderosa de dar ventaja competitiva a
quiénes sepan manejarla.
Pero contar con esta herramienta adicionada a la suite de Web Apps de la
plataforma Office 365 da mayo alcance a las posibilidades de ser sumamente
eficiente y efectivo.
Excel Web App, igual que su predecesor de escritorio, Excel, son programas de
ofimática muy completos y complejos, que sólo con la práctica, se pueden llegar
a dominar. Hace uso de todas las capacidades en tecnología de los usuarios, y
de la lógica con la que desea trabajar, además de extraer de las matemáticas las
fórmulas más básicas para aplicarlas a operaciones complejas que arrojen los
resultados buscados y esperados por las necesidades que desea plasmar el
usuario en su archivo de Excel.
Excel Web App, se incorpora al conjunto de aplicaciones web en la nube,
posibilitando además del cómputo en la nube, la portabilidad y el trabajo
colaborativo, de manera que vuelve al usuario un trabajador, estudiante o
navegante más eficiente.
Para Aprender más
https://support.office.com/es-es/article/Informaci%C3%B3n-general-sobre-f%C3%B3rmulas-7abfda78-eff3-4cc6-b4a7-6350d512d2dc?ui=es-ES&rs=es-ES&ad=ES#bmcomponents https://www.youtube.com/watch?v=4WRyB1cyvAI http://www.nationaltechgoeshome.org/sites/default/files/resources/docs/guia_mic
rosoft_office_apps.pdf
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Actividad de Aprendizaje
Instrucciones:
Para poner en práctica los conocimientos observados en esta sesión, tendrás que
trabajar en tu propia cuenta “red.unid.mx”, y crear un libro de Excel con los siguientes
datos y características:
• Similar a la imagen que se adjunta, deberás generar el mismo formato
observado. Las características del funcionamiento son:
• Utilizar la función “Aleatorio entre” para rellenar los datos de sueldo
percibido, con valor mínimo de $2000 y máximo de $3000.
• Utilizar la función “Suma” para totalizar por mes, y para totalizar
Anualmente por empleado.
• Crear 2 tablas debajo del formato.
o La primera deberá totalizar por empleado lo percibido en el primer
y en el segundo semestre.
o Agrega columnas para calcular las retenciones de cada semestre
bajo el concepto siguiente:
Si el total percibido en el semestre es mayor a 15,000, obtén
el 15% de él, en caso contrario el 12%
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o La segunda tabla deberá totalizar (sumar) el total de retenciones.
• Finalmente, inserta una nueva
hoja de cálculo haciendo clic en
el símbolo de “+”, que está en la
parte inferior.
• En esta nueva hoja inserta una
gráfica que muestre el total
percibido por empleado en cada
semestre.
•
o Consejo: si seguiste completamente las instrucciones, te servirá
seleccionar la gráfica e ir al menú “CHART” y la opción “Select
Data”
o o Cuando solicite el rango, escribe:
o
Comparte tu archivo por OneDrive a tu instructor, nombrándolo como Ses06_Nombre_Apellido.
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Evaluación
La forma en que serás evaluado es la siguiente:
Concepto Porcentaje
Elaboración completa del ejercicio 40 %
Funcionalidad correcta del ejercicio 35 %
Entrega a tiempo (no postfecha) 15 %
Estética y presentación del ejercicio 10 %
Total 100 %
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Cibergrafía Microsoft, C. (2013). https://support.office.com/. Obtenido de
https://support.office.com/es-mx/article/Crear-o-modificar-una-referencia-
de-celda-078c7e49-0eb2-491e-9635-1bebe4bc9379