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Herramientas Tecnológicas de Productividad
HERRAMIENTAS TECNOLÓGICAS DE PRODUCTIVIDAD
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Sesión No. 5
Nombre: Administración del Tiempo y Productividad Personal Objetivo: al finalizar la sesión el alumno conocerá y podrá utilizar herramientas
de administración y organización del trabajo por medio de su cuenta
@red.unid.mx, para mejorar la productividad de sus trabajos en clase de cara a
la eficiencia de su trabajo en estadía empresarial.
Contextualización ¿Cuántas veces al día la gente observa su celular?, a veces desde conocer la
hora, otras para resolver situaciones muy sencillas, que pueden ir desde enviar
un correo electrónico, hasta otras un poco más concretas y de mayor interés,
agendar citas, con un contacto y compartir la ubicación del sitio de la cita, etc.
Este tipo de actividades son herramientas que son provistas por un celular, una
computadora, una cuenta de correo electrónico.
Conocer el valor y el poderoso alcance, puede impulsar al usuario a volverse
aún, más productivo en sus actividades diarias, al integrar en un dispositivo que
es portable y trae consigo las aplicaciones que le permitan establecer una
conexión a internet y con ello, disfrutar de los beneficios que éste brinda en el
alcance y la experiencia de navegación por dispositivo móvil: acercar al mundo a
la palma de la mano.
Con la cuenta @red.unid.mx, que UNID, pone a disposición de sus alumnos,
esta experiencia se lleva a cabo sin salir de una misma plataforma de Internet:
Office 365.
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Introducción al Tema
Contar con cuentas de correo Office365, y en general cuentas de correo
electrónico que brinden servicios de cómputo en la nube; es una ventaja para el
usuario una vez que conoce sus herramientas para mejorar la productividad.
¿Por qué? Porque las cuentas de correo electrónico de Office365, proporcionan
una gamma de herramientas que ayudan al propietario a tener un mejor
desempeño en sus actividades cotidianas. Esto es debido a que se han
integrado estas herramientas para emular la actividad diaria de una oficina y las
personales, de manera que le permita organizar el tiempo y la respuesta de sus
actividades y dar un seguimiento a las mismas.
El correo electrónico @red.unid.mx, es una plataforma Web App, que
proporciona esta posibilidad. Lo hace integrando las funciones de Tareas,
Calendario, la administración de Contactos y obviamente, la Bandeja de Entrada
de correo electrónico.
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Explicación
Consideraciones previas
Para esta sesión el alumno deberá contar con su cuenta de correo institucional.
Si no cuenta con ella deberá acudir con el asesor de cómputo o con el
administrador de la sede.
Identificación del entorno de trabajo
Acceso a la plataforma.
Para poder iniciar Word Web App es necesario tener una conexión a Internet.
Iniciar el navegador (Internet Explorer, Chrome, Firefox). Entrar a la dirección:
https://portal.office.com
La página presentará las opciones para
entrar en la cuenta de correo electrónico.
En este punto, el alumno deberá contar con sus credenciales de correo
electrónico, el cual se compone de su ID (Matrícula) y del dominio
“@red.unid.mx”. Por ejemplo:
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Web App
Office365, como se ha observado en sesiones anteriores, es una plataforma de
integración de herramientas. En lo correspondiente a la plataforma web sobre la
cual trabaja, se observará un entorno gráfico sencillo de usar y muy intuitivo.
Es una aplicación web que permite tener integrados en un mismo sitio: Correo
electrónico, Tareas, una agenda de contactos y un Calendario, para poder
administrar las actividades personales. Por tanto, Web App de Office365, ayuda
al usuario a volverse más eficiente, organizado y productivo, ahorrando tiempo y
llevando consigo siempre la información necesaria.
Clic en el botón de inicio de Office 365 Web App , despliega la serie de
opciones con que cuenta Web App:
A continuación se observarán algunas de ellas para esta sesión, Mail o correo
electrónico ya fue observado anteriormente, pueden aparecer con nombres en
inglés o español. En la explicación siguiente se detalla el nombre en español e
ícono correspondiente, para familiarizar al alumno.
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Bandeja de Entrada
La sesión anterior, se observó a grandes rasgos qué es el
correo electrónico de Office365 y cómo se comporta la bandeja
de entrada, por tanto no será necesaria una explicación a fondo
sobre el correo, sólo se observará el comportamiento de la
bandeja de entrada.
Buzón de Correo Electrónico
En la columna media, se observa la lista de correos electrónicos recibidos,
organizados por fecha (se pueden organizar por distintos criterios: fecha, de,
para, tamaño, etc.); finalmente a la derecha está el Panel de Lectura, donde se
visualizará el correo electrónico que sea seleccionado de la anterior columna.
Contactos
Es una herramienta para administrar los contactos de correo
electrónico con quiénes se sostiene comunicación, habitual o
no; su objetivo es almacenar los datos de los contactos de
correo o bien, consultar el directorio global de Office365 de UNID.
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Esta funcionalidad es una ventaja colaborativa, puesto que la cuenta de correo
institucional, pertenece a un dominio, “red.unid.mx”, donde se encuentran todos
los alumnos y profesores del sistema. Así, es posible establecer contacto no
sólo con las personas cercanas sino con toda la comunidad estudiantil y
profesorado del sistema UNID.
En este punto, se muestra la interfaz
de la administración de contactos.
La administración de los contactos permite “Crear
un contacto”, “Crear una Lista de Contactos” o
“Crear un grupo de contactos”. Para ello hay que
hacer clic en “Nuevo” y aparecerán
las opciones ya mencionadas.
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Crear un contacto
Al hacer clic en el botón “crear un contacto”, se desplegarán una serie de
campos que son para capturar
los datos del contacto. Cabe
decir que un contacto, no
necesariamente debe ser o tener
correo electrónico para
almacenarlo. A continuación se
muestra una imagen de esta
acción, aunque se invita al
alumno a realizar el proceso y
mover la barra de
desplazamiento ( de la derecha)
hacia abajo para que observe la
totalidad de los campos que puede almacenar. Al finalizar hacer clic en
“Guardar”.
Crear una lista de contactos
Esta opción permite generar una lista de “distribución”, es decir permite enlistar
contactos para enviar correos electrónicos de una vez. Se sugiere que los
contactos aquí almacenados SÍ, tengan correo electrónico, de lo contrario, esta
opción pierde fuerza y funcionalidad.
La lista recibe un nombre y en un
campo adicional se van escribiendo los
correos electrónicos de los miembros de
dicha lista. Al finalizar hacer click en
Guardar.
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Crear un grupo
La creación de un grupo, supone una similitud
como la de la lista de contactos; sin embargo, tiene
por añadidura que es un ESPACIO en el cuál se
pueden COMPARTIR, conversaciones,
documentos y un calendario. Además de
administrar la privacidad.
Una vez elegido el nombre y la configuración de la
privacidad, es necesario hacer clic en “Crear” y
posteriormente añadir a los miembros del grupo.
Cabe mencionar que para las listas y los grupos,
es preciso que el contacto a añadir sea un correo
“@red.unid.mx”.
Una vez que se han añadido los miembros al grupo, aparece una lista de éstos
y, si se es el administrador, se puede
promover a los demás a
administradores del grupo si se desea.
Además de la opción de seguir
agregando miembros, además de las
acciones que se permiten realizar en
un
gru
po.
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Tareas
Las tareas, son actividades que se programan para realizar, en
tiempo y forma, de tal manera que es posible dar seguimiento
oportuno y cargar detalles de importancia.
Como en toda actividad es
preciso hacer clic en “Nuevo”
para iniciar una nueva tarea.
En seguida se desplegará la pantalla donde se pueden ver elementos para
agregar a la tarea. Haciendo clic en el botón “mostrar más detalles” se observan
campos aún más complejos, para dar un seguimiento detallado. Al finalizar de
llenar los datos, hacer clic en “Guardar”. Y se mostrará en el panel de Tareas. En
el cual es posible consultar las tareas Vencidas y Completadas, también.
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Calendario
El calendario es otra de las herramientas de Web App de
Office365. Mediante éste se puede generar un complejo
sistema de actividades, desde Citas, Tareas, Eventos,
Recordatorios, etc., en el cuál pueden participar el propietario,
o muchas personas, contactos de listas de distribución, grupos,
etc.
Seleccionar una fecha en el calendario y hacer clic en nuevo para agregar un
nuevo evento, sobre el cual se adicionarán todos los datos que el usuario crea
prudente y necesarios para dar a conocer y compartir su evento, si es que lo
desea.
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Conclusión
El estudio y aplicación de las herramientas observadas a lo larga de esta sesión,
presuponen la posibilidad de que el alumno se familiarice con ellas y encuentre
en éstas un apoyo significativo para el desempeño de sus labores estudiantiles,
personales y laborales.
Haciendo uso eficiente del tiempo, organizando su información y desempeñando
un papel productivo positivo, las herramientas Web App, observadas en esta
sesión, son una manera de economizar esfuerzos, reducir tiempos y aumentar
productividad en quiénes las tienen al alcance para empezar a estudiarlas,
usarlas y aprender a dominarlas.
Estas herramientas son indispensables en el manejo de información para la
productividad, es decir, administrar y organizar el tiempo, los contactos y la
información, entrega un beneficio adicional al usuario al integrar las tareas y sus
asignaciones, así es posible que un usuario sin mucha experiencia inicie la
administración de proyectos y actividades, personas y dé un seguimiento puntual,
redundando en una ventaja competitiva real y veraz.
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Para aprender más
http://www.microsoft.com/online/help/es-es/guides/quicksmb.htm http://blog.udlap.mx/wp-content/uploads/2013/11/Manual-Office-365.pdf https://support.office.com/es-ar/article/Introducci%C3%B3n-a-Outlook-Web-App-para-Office-365-ab4caa06-a421-4be3-84e0-26fcffc99340?ui=es-ES&rs=es-AR&ad=AR
Actividad de Aprendizaje
Instrucciones:
Para poner en práctica los conocimientos observados en esta sesión, tendrás que
trabajar en tu propia cuenta “red.unid.mx”.
Lo primero será que solicites a tu docente que te agregue a un Grupo de la Materia
Herramientas Tecnológicas de Productividad e inicie una conversación; al estar dentro
del grupo podrás observar a tus compañeros y los detalles de sus cuentas.
Tu primera actividad consistirá en realizar los pasos observados en esta sesión:
• Agregar un Contacto
• Agregar una Lista de Contactos que serán los correos electrónicos de tus
compañeros de clase.
• Agregar una Tarea a tu calendario.
• Cada miembro de la asignatura deberá agregar una tarea al calendario del
Grupo; no tiene que ser compleja, sólo agregarla dentro de la misma semana en
que se cumple la sesión.
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• Finalmente, tendrás que elaborar un documento en tu PC en Microsoft Word
Web App. El cual compartirás con el instructor y los integrantes de la clase,
mediante el grupo.
• Estando en el grupo, en la sección “Archivos”, podrás ver 3 puntos suspensivos.
Al hacer clic, hay una opción que dice “Bloc de Notas”. Haz clic sobre esa
opción. Sigue las instrucciones (en caso de que no tengas permiso para editar).
• Da seguimiento dentro del grupo y la conversación con tu instructor para que te
de privilegios para editar en el bloc de notas del grupo.
• Una vez que tengas los privilegios, realiza 3 Notas en el bloc de notas que
contengan algún Consejo que hayas observado mientras realizabas la actividad.
Consejos como, maneras fáciles de hacer tal actividad.
• Cada vez que generes una nota, compártela con el grupo para que puedan
observar lo que has hecho y lo pongan en práctica.
Recuerda que esta actividad te ayudará a entender y apropiarte de los conceptos
esenciales del manejo de las herramientas observadas de Web App.
Evaluación
La forma en que serás evaluado es la siguiente:
Concepto Porcentaje
Cumplimento de todas las actividades descritas. 70 %
Seguimiento y contacto con el instructor 15 %
Entrega en tiempo (no postfecha) 15 %
Cibergrafía Microsoft. (s.f.). https://support.office.com/. Obtenido de
https://support.office.com/es-ar/article/Introducci%C3%B3n-a-Outlook-
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Web-App-para-Office-365-ab4caa06-a421-4be3-84e0-
26fcffc99340?ui=es-ES&rs=es-AR&ad=AR
UDLAP. (11 de 2013). http://blog.udlap.mx/. Obtenido de http://blog.udlap.mx/wp-
content/uploads/2013/11/Manual-Office-365.pdf