herramientas colaborativas

Herramientas colaborativas

Gestión de documentación, cloud-computing, colaboración y almacenamiento on-line.

Presentación hecha para los alumnos de los CFGS del IES San Roque de Badajoz.

IES San Roque - Ciclos Formativos de Grado SuperiorJosé María Delgado

1. Documentos on-line


2. Zoho

3. Prezi

1. Google Docs

Google DocsOffice on-line (y off-line)

https://docs.google.com/


Google Docs es una herramienta que permite la creación, edición y transferencia de archivos ofimáticos (texto con formato, hojas de cálculo, presentaciones, formularios, dibujos...)

Google Docs


1. Permite crear, importar y exportar documentos,

hojas de cálculo y presentaciones on line:

• Formatos más comunes: .doc, .odt, .ods, .rtf, .ppt, etc.

• Permite importar y exportar documentos.

2. Permite la edición colaborativa.

• Formatos más comunes: .doc, .odt, .ods, .rtf, .ppt, etc.• Permite importar y exportar documentos.• ¡No es necesario que los colaboradores tengan cuenta de Google. Pueden acceder al documento con su correo de otro servicio.• Los documentos pueden editarse simultáneamente por varios usuarios, proporcionando herramientas de comunicación.

3. Se integra con otros servicios de Google• Permite publicar documentos.• Se integra con otros servicios (Blogger, Google Sites).• Se integra como App en Google Chrome.

Office on-line (y off-line)


Google Docs


Actividad:

1. Crea una cuenta de Google y accede a Google Docs.

2. Escribe tu dirección de correo en el documento “Nombres” que verás compartido.

3. Crea un documento de texto con tu nombre y apellidos y escribe dentro tu nombre. Da permiso a los demás compañeros para que puedan escribir igualmente su nombre en él.

4. ¡¡Al final cada uno debe tener escrito en su propio documento los nombres de todos!!.



Google Docs


Permite un trabajo colaborativo cómodo y rápido. Espacio de almacenamiento amplio: 1 Gb. Se integra con otros servicios de Google. Su interfaz está especialmente integrada con Android y

con otros sistemas o dispositivos (iOS). Permite importar y exportar la mayoría de documentos

ofimáticos. Su interfaz es simple y sencilla. El guardado automático de documentos es cómodo. El posible el almacenamiento off-line.

Ventajas

Las funciones de procesamiento de textos o cálculos son reducidas. No respeta los formatos de archivos importados si estos

tienen elementos no soportados por la herramienta. La velocidad de operación no es la misma que en los

equipos locales. No existe almacenamiento local de los documentos

(excepto con la herramienta de Google Docs Offline)

Inconvenientes



ZohoOtra forma de trabajo individual o colaborativo

http://www.zoho.com/


Zoho es una suite integral que, además de los servicios ofrecidos por otras aplicaciones como Google Docs, ofrece múltiples formas organizativas y de estructuración de documentos.


1. Permite crear, importar y exportar documentos,

hojas de cálculo y presentaciones on line:

• Formatos más comunes: .doc, .odt, .ods, .rtf, .ppt, etc.

• Permite importar y exportar documentos.

2. Permite la edición colaborativa.

• Formatos más comunes: .doc, .odt, .ods, .rtf, .ppt, etc.• Permite importar y exportar documentos.• Los documentos pueden editarse simultáneamente por varios usuarios, proporcionando herramientas de comunicación.3. Permite la integración con otros servicios.• Permite importar documentos de Google Docs.• Se integra con otros servicios (Blogger, Google Sites).• Se integra como App en Google Chrome.



4. Proporciona múltiples posibilidades de

organización colaborativa.

• Los espacios de trabajo permiten la gestión colaborativa

con usuarios en múltiples ámbitos.


Permite un trabajo colaborativo cómodo y rápido. Espacio de almacenamiento amplio: 1 Gb. Se integra con otros servicios (Google y Dropbox). Permite importar y exportar la mayoría de documentos

ofimáticos. Su interfaz es simple y sencilla. El guardado automático de documentos es cómodo. Su interfaz es más similar a las herramientas locales

tradicionales. Permite más funciones y modos de operación que otros

servicios como Google Docs.

Ventajas

Las funciones de procesamiento de textos o cálculos son reducidas. No respeta los formatos de archivos importados si estos

tienen elementos no soportados por la herramienta. La velocidad de operación no es la misma que en los

equipos locales. No existe almacenamiento local de los documentos

(excepto con la herramienta de Google Docs Offline). Más lento en operación que otros servicios como Google

Docs. No permite el almacenamiento offline.

Inconvenientes




Prezi es una herramienta on line que permite diseñar presentaciones de detalle de forma rápida y cómoda, con una interfaz sencilla y sin coste. Para poder utilizarla es necesario darse de alta en la herramienta en alguna de las modalidades que ofrece, siendo Public la de más amplia difusión por ser gratuita.

Existe una modalidad de licencia

educativa gratuita para

profesores / estudiantes, pero es

necesario un correo corporativo

para poder demostrar la condición.

Presentaciones on-linehttp://prezi.com


El tablero de dibujo de Prezi responde a una estructura habitual: En la parte superior izquierda observamos una barra de menús. En la derecha las herramientas de impresión, guardar, deshacer y salir. En el centro, mientras no se desactive la casilla de verificación correspondiente, cada vez que abramos el programa, tendremos a nuestra disposición un video tutorial que nos guiará en los primeros pasos a través de Prezi. Os recomiendo vivamente que echéis unos minutos en verlo. Aunque Prezi es muy intuitivo, aquí encontraréis las claves básicas de su bloque de herramientas, bloque que podéis observar en la izquierda superior del tablero de dibujo:


Prezi


Prezi se basa en el manejo de una serie de menús contextuales que permiten acceder a las diferentes características de la aplicación oin line y te permitirán diseñar su aspecto y su posterior presentación. Algunos de ellos son los que puedes ver en la imagen adjunta:


Entorno de trabajo de Prezi

1. Espacio Prezi de Zoom. Puedes colocar textos, imágenes y videos en diferente tamaño, aumentarlos, disminuirlos o cambiar su tamaño.2. Menú central. Acceso a Guardar, Rehacer y Deshacer, Meeting, Imprimir, Ayuda y Salida.3. Menú Burbuja. Acceso a las herramientas para crear presentación Prezi.4. Transformation Zebra. Esta herramienta permite manejar los elementos dentro del espacio de zoom.5. Editor de textos. 6. Menú de navegación.7. Botones de Zoom y Home. Zoom in y out, o vista general con botón Home.


El menú burbuja contiene las herramientas básicas para el diseño de Prezi y la definición del flujo de transiciones (Path), que permitirán posteriormente completar la presentación. En él tenemos acceso a las herramientas de inserción (formas, imágenes, videos, dibujos preestablecidos como esquemas o líneas de evolución, archivos,...), de marco (permiten dibujar formas establecidas para marcos de presentación), de flujo y de colores y fuentes, donde pueden elegirse una serie de diseños base para los colore y fuentes de la presentación.

Manejo del menú burbuja

PreziPresentaciones on-linehttp://prezi.com


El manejo de la herramienta es sencillo y la curva de aprendizaje es rápida. Permite compartir presentaciones de forma rápida. La herramienta Meeting permite la presentación on line. El diseño de la presentación es muy flexible. En un sólo espacio permite la inserción de todos los

elementos de la presentación. La herramienta es gratuita.

Ventajas

Necesita internet para su diseño y visualización. No permite el almacenamiento local (al menos, no de

forma directa). La galería de diseños y las posibilidades son limitadas. Algunas de las funciones no son accesibles en la licencia

Public.

Inconvenientes

PreziPresentaciones on-linehttp://prezi.com


Actividad:

1. Crear una presentación Prezi con al menos 15 puntos de evolución sobre un tema relacionado con la Eficiencia Energética o las instalaciones térmicas (puede ser cualquier tema de clase). La presentación debe contener:

Al menos 5 imágenes. Al menos un video. Marcos de diapositiva. Diferentes textos, formas y colores para títulos, desarrollos y elementos de la presentación. Diferentes dibujos de presentación en los elementos de transición. Un diseño que se adapte a tu gusto y al tema a exponer. Un flujo de 15 puntos de evolución, que tendrán que adaptarse a lo que quieres mostrar o explicar.

¡¡Podéis tomar como referencia cualquier de las presentaciones de Prezi.com!!


2. Gestión de documentación


1. Evernote 2. Google Reader

EvernoteAlmacenamiento y clasificación de elementos


Evernote es una potentísima herramienta para la gestión de documentación en forma de notas accesibles en forma local y on-line. Una nota es cualquier elemento susceptible de ser clasificado: documentos de todo tipo (PDF, .doc, .txt,...), imágenes, enlaces, notas de voz o de vídeo, notas geolocalizadas, y un enorme y largo etcétera.

Evernote permite (pero no obliga!!) sincronizar de forma automática las notas de forma que sean accesibles desde cualquier lugar y cualquier punto. Para ello dispone de clientes en diferentes plataformas y SO (MS Windows, Mac, Linux, Android, iOS, ...).


1. Permite clasificar cualquier cosa en infinitas

categorías.

• Accesible vía dispositivos móviles con sincronización incluida

(geolocalización de notas).

• Cliente multiplataforma.

• Sistema de etiquetas.

• Puede almacenarse cualquier tipo de archivo (con tamaño límite

de 25 Mb para cuentas gratuitas).

2. Permite el almacenamiento colaborativo.• Pueden crearse libretas compartidas y/o públicas para compartir contenidos.

3. Gran cantidad de plugins para exploradores (especialmente Chrome) y herramientas para dispositivos móviles.

• Facilitan la captura de notas vía web.• Permiten un procesado previo de las notas.• Proporcionan integración con otros servicios.• (...)


4. Cuenta gratuita de almacenamiento hasta 60 MB de

transferencia al mes.

• No hay límite de almacenamiento!!!.

• La limitación de transferencia es de 60 MB al mes (sólo para

libretas sincronizadas).

• Es posible adoptar planes Premium para necesidades más

específicas (almacenamiento de facturas, datos de cliente,

catálogos de gran tamaño, ...).


EvernoteIdeas Evernote (de Evernote.com):


EvernoteIdeas Evernote para organización de documentación:

1. Organización para el estudio.

Podemos crear en Evernote tantas libretas como módulos profesionales tengamos, almacenando en cada una de ellas documentación como temas, ejercicios, exámenes, enlaces interesantes, notas de voz o imágenes (pizarras, aclaraciones, ...).



2. Almacenamiento de enlaces.

La estrella de Evernote: almacenamiento de enlaces de interés, clasificados por temas, con sus correspondientes etiquetas, que pueden versar casi de cualquier cosa: soluciones técnicas, manuales, páginas de interés, fotografías de obra, catálogos de fabricantes, y todo lo que se te pueda ocurrir...



3. Almacenamiento de fotografías.

Es posible almacenar imágenes por categorías de soluciones técnicas de instalaciones, de edificación, realizando previamente una edición de las mismas mediante alguna herramienta on-line (picnik, picasa, ...). Las fotos pueden incluso geolocalizarse en las notas.

Consejo: ¡¡Cuidado con la calidad de las imágenes, o el límite de 60 MB se llenará rápidamente si la libreta es sincronizable!!



4. Repositorio de ideas o de proyecto.

Puede utilizarse Evernote como un almacén de ideas para proyectos aún en forma incipiente, almacenando enlaces relacionados con el tema, documentos o plantillas.

Por ejemplo, es posible almacenar en una libreta los documentos necesarios para un proyecto (formularios de certificación, memorias técnicas de diseño, resultados de programas de cálculo empleados,...).



5. Repositorio de normativa.

Una solución de Evernote muy útil en el sector técnico es emplearlo como repositorio de normativa técnica, haciendo uso de las etiquetas para la fácil localización y búsqueda. De este modo pueden almacenarse enlaces a normativa, documentos PDF con disposiciones, normas UNE/EN/ISO,...

Puedes crear una única libreta de Normativa o tantas libretas como sectores normativos te interese clasificar. Ten en cuenta que en ocasiones una gran cantidad de libretas dificulta el acceso. ¡Haz uso del sistema de etiquetas!


EvernoteIntegración de Evernote...

Existen una gran cantidad de Hardware y Software que proporcionan integración con Evernote ,permitiendo simplificar acciones como la toma de notas, la organización de las mismas, el tratamiento de documentos, la integración con otros servicios y un largo etcétera.

En la galería de Evernote (http://www.evernote.com/about/intl/es/trunk/) existen cantidad de soluciones para diversas operaciones, dispositivos o plataformas. Algunas de ellas son:


Actividad:

Vamos a crear una libreta colaborativa para el almacenamiento de enlaces a normativa y almacenamiento de PDFs de normas.

1. Descargamos el cliente Evernote para Windows / Mac de https://www.evernote.com/

2. Creamos una libreta llamada “Normativa”.

3. Cada uno vamos a crear un enlace a un documento normativo (CTE, RITE, RBT,...) a añadir un PDF de norma (RD, Norma UNE,...) con la etiqueta “normativa”.

4. Compartimos la libreta con el resto de usuarios que tenemos en nuestro Google Docs y enlazamos el resto de sus libretas con la nuestra!!.


Google ReaderEl colector de información.


Google Reader es una aplicación web de Google basada en la suscripción mediante RSS (Really Simple Syndication) a cualquier página web cuya información nos sea en cierta forma relevante (blogs técnicos, noticias de interés en el sector en cuestión, ...).

Google Reader comprueba constantemente si hay contenido nuevo en tus suscripciones y sitios de noticias favoritos. Independientemente de si un sitio se actualiza diariamente o mensualmente, puedes estar seguro de que no te perderás nada. De esta forma, Google Reader es el sustituto a una visita continua a las páginas de interés,

GReader es un servicio que está automáticamente activo si tienes una cuenta Google (correo GMail).



Es posible emplear Google Reader también como almacén de información desde web y para web, empleando el sistema de etiquetas.

Permite añadir cualquier web con contenido dinámico, tenga o no tenga un feed RSS integrado. Está integrado con otros servicios de Google. Permite gestionar las suscripciones online y se integra con

otros programas de trabajo local (MS Windows, Mac, Linux, iOS, RIM o Android). Permite añadir servicios personalizados de publicación

(Evernote, Google +, Twitter, Facebook, etc). El sistema puede recomendarte feeds en función de tus

afinidades. Implementa un sistema de estrellas para destacar

elementos. Se integra con Google + añadiendo una capa social.

Ventajas


Actividad:

Vamos a añadir el RSS Feed del Blog de Aula TermOeficiencia a Google Reader y a gestionar su suscripción. Existen varias posibilidades:

1. Visitamos directamente la página a la que nos interese suscribirnos (https://termoeficiencia.wordpress.com/) y buscamos el RSS Feed, añadiéndolo automáticamente a Google Reader.

2.Desde Google Reader, añadimos el feed pinchando en “suscribir”, previa copia del enlace del RSS Feed.

3. Una vez añadido, lo colocaremos en una carpeta denominada “IES San Roque” y añadiremos su último artículo a la libreta predeterminada de Evernote.


3. Almacenamiento y sincronización de datos.


1. Dropbox 2. 4Shared

Dropbox


Dropbox es un servicio de alojamiento de archivos multiplataforma en la nube, operado por la compañía Dropbox. El servicio permite a los usuarios almacenar y sincronizar archivos en línea y entre computadoras y compartir archivos y carpetas con otros.1 Existen versiones gratuitas y de pago, cada una de las cuales con opciones variadas.

La gran ventaja de Dropbox, que no es sino un servicio de almacenamiento on line (limitado para cuentas gratuitos) es el funcionamiento de sus programas cliente: permiten la sincronización de forma transparente al usuario, funcionando en background y proporcionando al usuario carpetas sincronizadas.

Datos sincronizados desde cualquier sitio

Dropbox


Datos sincronizados desde cualquier sitio

Dropbox permite varios tipos de cuenta, cada una con un espacio límite de almacenamiento diferente para el usuario.

La cuenta Basic proporciona 2 Gb gratuitos de almacenamiento, pudiendo obtener hasta un límite de 8 Gb mediante diferentes acciones (invitación de amigos, uso de Dropbox desde dispositivo móvil, compartir mensaje desde Facebook o Twitter, etc).


Trabajo colaborativo con Dropbox:

Dropbox permite el trabajo colaborativo permitiendo la creación de carpetas compartidas. Al crear una

carpeta compartida Dropbox nos solicitará si queremos hacer la carpeta pública (proporcionando un enlace

para su acceso desde cualquier equipo y usuario) o queremos compartir la carpeta, para lo que habrá que

indicar las direcciones de correo o nombres de usuario

de Dropbox de las personas con las que queremos

compartir.

DropboxDatos sincronizados desde cualquier sitio


Actividad:

1. Vamos a crear una carpeta compartida para el módulo de EEI en Dropbox, dando privilegios únicamente a los miembros de la clase. Para ello instalaremos abriremos una cuenta en Dropbox e instalaremos el cliente en nuestros ordenadores (podéis seguir los pasos para obtener el almacenamiento gratuito).

Tras esto, iremos anotando nuestro nombre de usuario Dropbox en la hoja Google Docs que anteriormente compartimos. Cada uno creará una carpeta compartida que se llame (EEI-Nombre del alumno), dando privilegios al resto de la clase para poder acceder a ella.

DropboxDatos sincronizados desde cualquier sitio

4shared


Existen multitud de servicios para alojamiento de archivos en la nube, pero 4shared se destaca por varios motivos: ofrece un espacio de almacenamiento importante (10 Gb para cuentas gratuitas) y posee un entorno de manejo (similar a un cliente de escritorio) intuitivo y cómodo. Permite igualmente compartir archivos y permite links para libre descarga de los mismos. Por contra adolece de servicio de sincronización al estilo Dropbox y la gestión de documentos compartidos o la gestión de usuarios es mucho más pobre.

Servicios de almacenamiento masivo


Proporciona un espacio de almacenamiento grande. Su interfaz web es cómodo e intuitiva. Se integra bien como herramienta de servidor de archivos.

con servicios alojados en hosting con almacenamiento limitado Permite compartir archivos de forma rápida en base a

links. La herramienta es gratuita hasta 10 Gb.

Ventajas

No posee cliente de escritorio. No implementa servicio de sincronización. Sólo es posible acceder a nuestros archivos con conexión a

internet. No permite el trabajo colaborativo.

Inconvenientes

4sharedServicios de almacenamiento masivo

En el almacenamiento en la nube (on line) el espacio no lo es todo!!.

4. Organización de eventos y tareas.


Google Calendar


Google Calendar es un servicio de Google que permite crear calendarios y agendas de tareas para uso personal o colaborativo mediante la compartición de calendarios. De esta forma, mediante el uso de esta herramienta, pueden crearse calendarios compartidos o incluso públicos.

Organización colaborativa

Google Calendar


Una vez se dispone de una cuenta de Google, crear un calendario es tan sencillo como acceder a la herramienta Calendar y pulsar el botón Crear Calendario.


El primer paso es dar un nombre al calendario, una descripción y una ubicación. Posteriormente, deberás decidir si este calendario será público, privado o si lo compartirás con determinadas personas.

Google Calendar



Una vez creado el calendario, podrás crear eventos asociados al mismo de forma fácil y sencilla, eligiendo fechas, duraciones, lugares, colores del evento y otros detalles que pueden complementar la descripción de la actividad.

Aunque un calendario no sea compartido, es posible compartir eventos de forma individual añadiendo direcciones de invitados.

Google Calendar



Un calendario de Google Calendar permite manejar información adicional, con algunas opciones como las siguientes:

• Configuración del calendario: permite modificar información general del calendario, incrustarlo en una página web, etc.

• Notificaciones: es posible configurar alertas generales, además de las individuales para cada tarea, en cada calendario. Incluso pueden configurarse notificaciones vía SMS.

• Colores de calendarios o tareas: Es posible asignarle un color diferente a cada calendario o tarea.

Consejo: emplea los colores de eventos y calendarios. Ayuda a la organización!!


Actividad:

Vamos a crear un calendario privado para el curso, donde copiaremos posteriormente las tareas del calendario compartido de www.fpsanroque.es.

1. En primer lugar deberás crear un calendario propio. Dale el nombre que quieras, será para tu organización propia.

2. Desde la página de www.fpsanroque.es añadirás posteriormente los eventos del mes de Diciembre y Enero que figuren en el calendario. Para ello sólo tendrás que pinchar en “Copiar a mi calendario”.

3. Una vez configurado el calendario, asigna colores a las diferentes tareas y compártelo con tus compañeros de clase.

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