TEMA:TEMA:ACTIVIDADES DE LA ACTIVIDADES DE LA

AUDITORIA NOCTURNAAUDITORIA NOCTURNA

PRESENTADO PORPRESENTADO PORHéctor Fabio hoyos OrdóñezHéctor Fabio hoyos Ordóñez

¿Qué es la auditoria nocturna?¿Qué es la auditoria nocturna?

• Es la que se realiza a diario en los hoteles en el turno de la noche,

tiene bajo su responsabilidad a los cajeros nocturnos, y los auditores

nocturnos de restaurantes, además de cumplir con sus

funciones normales como auditor, el auditor nocturno está

encargado también de la caja de recepción durante la noche, con todas las funciones de cajero de recepción. Su función principal,

es chequear todas las cuentas vivas y las cuentas ciudad de

recepción.

Actividades involucradas de la auditoria nocturnaActividades involucradas de la auditoria nocturna

Procedimiento de control

Revisión contable de las operaciones

Reporte de las actividades de los cajeros

Análisis detallado de los cargos

Procedimiento de controlProcedimiento de control

• Cargos a cuentas por cobrar, el posteo de cargo debe ser finalizado.

• Postear los cargos por habitación, impuestos y teléfonos.

• Distribuir los cargos, se separan los cargos por departamento y por cliente.

• Cada departamento envía su hoja de control o resumen de ventas al auditor nocturno, de manera de comparar dicho resumen con lo obtenido en la auditoria.

• Realizar el balance de los créditos de los folios, depósitos en efectivo y transferencias de créditos.

• Verificar el balance.

• El cajero de recepción hace su cuadre de caja y lo entrega al auditor nocturno.

Revisión contable de las Revisión contable de las operacionesoperaciones

• Es la revisión de la operación de todas la áreas del hotel, de los

departamentos mayores (recepción, alimentos y bebidas,

banquetes, etc.) y los menores (lavandería, teléfonos, etc.) a

excepción de habitaciones que por su desarrollo, requiere de

una persona exclusiva para ello. En la auditoria general el ciclo

de trabajo viene dado por la comparación de los documentos

generados por los departamentos operativos, los

cuales se revisan minuciosamente y se cotejan con todos los registros que

estén en el sistema de FRONT OFFICE del hotel.

Reporte de las actividades de los cajerosReporte de las actividades de los cajeros

• En algunos hoteles el recepcionista o el cajero es responsable de recolectar los reportes diarios departamentales. En esos casos el efectivo y los vouchers de tarjeta de crédito son sumados al reporte de turno del cajero de recepción. Se incluyen en ese reporte las cantidades de efectivo y cheques de tarjeta de crédito recibidos y aplicados a cuentas por cobrar. Cada reporte de cajero es verificado contra los reportes diarios departamentales.

Análisis detallado de los cargosAnálisis detallado de los cargos

• Esto depende un poco del número de habitaciones que tenga el hotel. Para hacerte una idea, en un hotel hay 4 grandes áreas alojamiento, alimentación y bebidas, comercial y administración.

AlojamientoAlojamiento• Dependiendo del DIRECTOR/A DE

ALOJAMIENTO hay 3 Departamentos: Recepción - Jefe/a de Recepción (Coordinar la recepción, los turnos, las tarifas, precio medio,... ) - 2º Jefe/a de recepción - Personal de recepción: Recepcionistas, auxiliares, botones, portero. Pisos (Limpieza de habitaciones, salas y zonas comunes) - Gobernanta (Coordinar a las camareras y supervisar el trabajo de las subgobernantes) - Su gobernanta (Supervisar el trabajo de las camareras) - Camareras de pisos reservas (Cogen las reservas y aplican tarifas en función de la ocupación) - Jefe de reservas - Personal de reservas Mantenimiento (se ocupan de reparar cualquier tipo de avería o desperfecto del hotel) - Jefe de mantenimiento - técnicos de mantenimiento

Alimentación y bebidasAlimentación y bebidas

• En este puesto se dirige las funciones relacionadas con el proceso de producción como son: elegir la materia prima, buscar el proveedor, cuidar del proceso de elaboración, regular la frecuencia de compra de materia prima, existencia y disponibilidad de los alimentos cuando sean solicitados.

• Además de las reglas de seguridad e higiene las correspondientes a las del código alimentario abarcarían los ambientes que siguen:

• almacén• cocinas • restaurantes y cafeterías • salones de fiestas• mayordomía

ComercialComercial

• Hay 2 departamentos:

• Comercial externo (se encarga de captar clientes) - jefe/a de Ventas - ejecutivos comerciales

• Comercial Interno (Se encarga de organizar la estancia del cliente en el hotel - habitaciones y reuniones) - jefe/a de CCI (Convenciones congresos e incentivos) - coordinadores/as comerciales

AdministraciónAdministración• La seguridad e higiene, la seguridad contra robos y la prevención

de incidentes comprenderían lo que sigue:• recepción • promoción y ventas• relaciones publicas • departamento económico y financiero

• La situación de carácter humano obedecen a los hábitos y costumbres del personal que formara parte de la organización; la seguridad investigara permanentemente a todo implicado y trabajador potencial con el fin de asegurarse de sus hábitos de limpieza e higiene , lealtad , grado de cultura honorabilidad honestidad rendimiento en el trabajo de esta manera garantiza la seguridad de la instalación y su huésped desde el punto de vista de la higiene , la atención y la seguridad de las personas y sus vienes.

• Se establece claramente la condición fundamental para realizar una labor eficaz en materia de prevención de accidente , la seguridad hotelera como concepto abarca la seguridad física de la instalaciones , la seguridad externa de cara el entorno la prevención de accidente laborales y de riesgos , la prevención de riesgos para los usuarios la seguridad de los bienes de los usuarios la comunidad ambiental, la higiene alimentaría, la seguridad contra incendios y catástrofes.