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MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y PROCEDIMIENTOS DE LA DIRECCION DE EGRESOS
Plaza de Armas No. 1 / Col. Centro / C.P. 74200 / Tel. 01 (244) 44 5 16 31 Ext. 134
H. Ayuntamiento de Atlixco, Puebla
2014-2018
Tesorería Municipal
Manual de Organización y Procedimientos de
la Dirección de Egresos
JUNIO 2016
JUNIO 2016
JUNIO 2016
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ÍNDICE Introducción…….………………………………………………………………………………..2Objetivo…...…….………………………………………………………………………………..3Cultura Organizacional…….….………………………………………………………………..4 Misión…….………………………………………………………………………………….…..4 Visión.….…………………………………………………………………………………….…..4 Valores.….……….…………………………………………………………………………..…..4 Marco Jurídico …...……………………….……………………..……………………………....5 Estructura Orgánica …………………………………………………………………………….6 Estructura Orgánica General…...………....………………………………………..………..6 Organigrama………….………..........…………………………………………………………..7 Directorio...…………………………………………………………….……………………..…..8 Descripción del Puesto………………………………………………………………………….9
A) Director(a) de Egresos………………....…………………………………………..9 B) Auxiliar ..……………………………………………………………………………11 C) Auxiliar A……………………………………………………………………………13 D) Auxiliar C.…………………………………………………………………………..15
Atribuciones…………………..…………………………………….……………….………....19 Funciones y procedimiento………………………………………..………………………… 20 Diagramas de flujo……………………………………………………………………….…… 21 Formatos…….…………………………………………………………………………………..35 Glosario……….………………………………………………………………………………...44
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INTRODUCCIÓN
La elaboración del presente Manual Administrativo de la Dirección de Egresos tiene la
finalidad de lograr la congruencia entre las atribuciones conferidas, las funciones
asignadas y los procedimientos administrativos a seguir por los responsables de las áreas
adscritas, para dar cumplimiento al marco legal y administrativo que garantice el eficiente
registro programático-presupuestal de las dependencias y entidades del H. Ayuntamiento
de Atlixco.
Con base en lo anterior, el propósito de este Manual es presentar de forma ordenada y
sistematizada la información necesaria para una adecuada planeación, coordinación y
ejecución de las actividades y operaciones, así como mejorar el desempeño y
cumplimiento del ejercicio de la gestión pública.
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OBJETIVO El presente Manual de organización y procedimientos de la Dirección de Egresos
es un documento que sirve de apoyo para la administración municipal, el cual da a
conocer de manera sencilla las atribuciones, funciones, responsabilidades de la Dirección
de Egresos. Siendo este un instrumento de obligaciones que deberán cumplir cada uno
de los servidores públicos adscritos a la a esta Dirección; en el cual se establecerán las
funciones y obligaciones de los servidores públicos adscritos a esta.
El presente manual, le permitirá al lector, identificar de una manera sencilla y clara
la estructura, funciones, procesos y trámites que realiza esta Dirección para proporcionar
una mejor atención.
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CULTURA ORGANIZACIONAL Nuestro principal compromiso de la Dirección de Egresos es el control
presupuestal de esta administración pública municipal, así como la correcta ejecución del
recurso financiero.
Misión
Garantizar la correcta utilización del Presupuesto Operativo Anual de las diferentes
áreas del H. Ayuntamiento.
Visión
La dirección de Egresos aspira a contar con mecanismos de control eficientes en
cuanto al manejo y administración del Presupuesto Operativo Anual de las diversas áreas
del Ayuntamiento.
Valores
Legalidad
Honestidad
Honradez
Lealtad
Eficiencia
Respeto
Compromiso
Equidad
Espíritu de servicio
Ética profesional
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MARCO JURÍDICO
Norma Legal Fecha de Publicación
Última Reforma
FEDERALES DOF DOF Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos 05-02-1997 29-01-2016 Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público Federal
04-01-200 10-11-2014
Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria 30-03-2006 30-12-2015 Ley de Tesorería de la Federación 30-12-2015 SIN REFORMA Ley del Impuesto Sobre la Renta 11-12-2013 18-11-2015 Ley Federal del Trabajo 01-04-1970 12-06-2015 Ley General de Contabilidad Gubernamental 31-12-2008 30-12-2015 Ley General de Transparencia y Acceso a la Información Pública
04-05-2015 SIN REFORMA
Reglamento de la ley del Impuesto Sobre la Renta 08-10-2015 SIN REFORMA
ESTATALES POE POE Constitución Política del Estado Libre y Soberano de Puebla 02-10-1997 04-01-2016 Ley Orgánica Municipal 23-03-2001 31-12-2004 Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público Estatal y Municipal
09-02-2001 02-08-2013
Ley de Coordinación Hacendaria del Estado de Puebla y sus Municipios
20-03-2009 SIN REFORMA
Ley de Egresos 2016 del Estado de Puebla 21-12-2016 SIN REFORMA Ley de Hacienda el Estado Libre y Soberano de Puebla 08-12-2010 31-12-2015 Ley de Hacienda Municipal del Estado de Puebla 17-12-2001 30-12-2013 Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado de Puebla
29-06-1984 11-02-2015
Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Estado de Puebla
31-12-2011 SIN REFORMA
Código Fiscal Municipal del Estado Libre y Soberano de Puebla 05-12-2001 29-12-2006 Código Fiscal para el Estado de Puebla 29-12-1987 DECRETO
31-12-2016
MUNICIPALES POE POE Ley de ingresos para el municipio de Atlixco para el ejercicio fiscal 2016
No está publicado en la página
oficial
SIN REFORMA
CONAC
Clasificación Programática 08/08/2013
Clasificación Funcional del Gasto 27/12/2010
Clasificador por Tipo de Gasto 30/09/2015
Clasificador por Objeto del Gasto 22/12/2014
Clasificador por Fuentes de Financiamiento 02/01/2013
Lineamientos para la elaboración del Catálogo de Bienes que permita la interrelación automática con el Clasificador por Objeto del Gasto y la Lista de Cuentas
13/12/2011
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ESTRUCTURA ORGÁNICA
Estructura Orgánica General
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Organigrama
DIRECCION DE EGRESOS
DIRECTOR DE AREA "A”
(01)
AUXILIAR (01)
AUXILIAR “A” (01)
AUXILIAR "C” (01)
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Directorio
NOMBRE CARGO CORREO ELECTRÓNICO
C. María Elpidia Sánchez Pérez Directora de Egresos [email protected]
C.P. Gonzalo Ochoa Huerta Auxiliar [email protected]
C. Jazmín Elizabeth Arcos Reyes Auxiliar A [email protected]
Gisela López Pérez Auxiliar C [email protected]
Daniel Israel Trujillo Álvarez Auxiliar C [email protected]
Taniveth Jiménez Páez Auxiliar C [email protected]
Domicilio Plaza de Armas No. 1 Col. Centro Atlixco, Puebla.
Teléfono 244 44 51631 Ext. 134
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Descripción del Puesto
Título del Puesto Director(a) de Egresos
Unidad Administrativa Dirección de Egresos
Área de adscripción Tesorería Municipal
A quién reporta Tesorería Municipal
A quien supervisa
Servidores Públicos adscritos a la Dirección de Egresos
No. de personas en el puesto uno
Perfil del Puesto
Escolaridad Licenciatura en Contabilidad
Experiencia 1 años
Conocimientos básicos Contabilidad gubernamental, manejo de pc y conocimiento de la normatividad aplicable.
Habilidades Trabajo en equipo, trato con la gente, honestidad, puntualidad, resolver problemas en forma oportuna trabajar bajo presión y toma de decisiones.
Descripción General del Puesto
Vigilar la correcta ejecución del presupuesto.
FUNCIONES PRINCIPALES
Externas
1.-Revisión y supervisión en la elaboración de los programas presupuestarios entregados por las diferentes unidades administrativas del H. Ayuntamiento. 2.-Revisión y autorización de las requisiciones de bienes y/o servicios de todas las áreas que conforman el H. Ayuntamiento. 3.-Reporte del total del presupuesto ejercido mensual por unidad administrativa. 4.-Control y revisión física de los bienes muebles del H. Ayuntamiento. 5.-Dar seguimiento y cumplimiento a los indicadores requeridos por la Agenda para el Desarrollo Municipal. 6.-Dar respuesta a las solicitudes de acceso a la información, cumplir con los criterios y lineamientos en materia de información reservada y datos personales, cumplir con los ordenamientos y criterios que en materia de Transparencia correspondan y atender los requerimientos, observaciones y recomendaciones que, en materia de transparencia, acceso a la información y protección de datos personales realice la Unidad de Transparencia.
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Internas 1.-Coadyuvar a la elaboración del presupuesto de egresos del municipio para el siguiente ejercicio fiscal en base a la ley General de Contabilidad Gubernamental y demás leyes aplicables. 2.-Llevar el control del concentrado de requisiciones de bienes y/o servicios por áreas. 3.-Revisión del registro presupuestario de los requerimientos de cada área del ayuntamiento. 4.-Revisión de informe mensual del gasto ejercido por área. 5.-Supervisar el registro de las operaciones presupuestales en el sistema contable. 6.-Elaborar un diagnóstico de egresos 7.-Seguimiento al programa para contener el gasto corriente municipal, a fin de priorizar la oferta de bienes y servicios. 8.-Contención del gasto corriente 9.-Atender oficios relacionados con el área. 11.-Las demás actividades que sean conferidas y delegadas por parte de tesorería municipal. 12.- Cumplir con la máxima diligencia en el marco normativo que rigen en su actuar en su área. 13.-Y las demás inherentes al cargo que desempeñan dentro de la administración Pública Municipal 14.- Realizar todas las actividades necesarias para dar cumplimiento a la Ley de Contabilidad Gubernamental
DIRECTOR(A) DE EGRESOS
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Descripción del Puesto
Título del Puesto AUXILIAR
Unidad Administrativa Dirección de Egresos
Área de adscripción Tesorería Municipal
A quién reporta Director(a) de Egresos
A quien supervisa N/A
No. de personas en el puesto uno
Perfil del Puesto
Escolaridad Licenciatura en Contaduría Pública o Económico administrativas
Años de experiencia 1 año
Conocimientos básicos Paquetería office
Manejo de equipo de computo Contabilidad gubernamental
Habilidades Honestidad
Sinceridad
Responsabilidad
Confiabilidad
Capacidad de trabajar bajo presión
Lealtad
Ética profesional.
Descripción General del Puesto Coadyuvar a la realización del presupuesto, revisión de programas presupuestarios, así como verificar la disponibilidad presupuestal de la operación de los gastos de los recursos propios, participaciones y demás fondos.
Funciones Principales 1.- Coadyuvar en la elaboración del presupuesto de egresos del próximo ejercicio fiscal desde la planeación hasta su entrega final para su aprobación en base a la normatividad aplicable. 2.- Revisión de Programas Presupuestarios en base a los lineamientos de la Auditoria Superior del Estado de Puebla. 3.- Registro de las solicitudes de materiales y/o servicios que realicen las diferentes unidades administrativas al módulo de requisiciones en el Sistema Contable Gubernamental. 4.- Comprometer el gasto registrado en el módulo de requisiciones para que se vea afectado en el presupuesto. 5.- Comprometer el gasto registrado en el módulo de los procedimientos de licitación para que se vea afectado en el presupuesto. 6.- Modificaciones presupuestales en el Sistema Contable Gubernamental que sean autorizadas.
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7.- Informar periódicamente de la suficiencia presupuestal con que cuente cada programa presupuestario en el Sistema Contable Gubernamental. 7.- Coadyuvar en la entrega de reportes de presupuesto ejercido. 8.- Y demás actividades que le sean conferidas o delegadas. 9.- Cumplir con la máxima diligencia en el marco normativo que rigen en su actuar en su área. 10.-Y las demás inherentes al cargo que desempeñan dentro de la administración Pública Municipal 11.- Realizar todas las actividades necesarias para dar cumplimiento a la Ley de Contabilidad Gubernamental
FIRMA DEL SERVIDOR PUBLICO
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Descripción del Puesto
Título del Puesto AUXILIAR A
Unidad Administrativa Dirección de Egresos
Área de adscripción Tesorería Municipal
A quién reporta Director(a) de Egresos
A quien supervisa N/A
No. de personas en el puesto uno
Perfil del Puesto
Escolaridad Licenciatura en Contaduría Pública o Económico administrativas
Años de experiencia 1 año
Conocimientos básicos Paquetería office
Manejo de equipo de computo
Ley General de Contabilidad Gubernamental
Habilidades Honestidad
Sinceridad
Responsabilidad
Confiabilidad
Capacidad de trabajar bajo presión
Lealtad
Cortes
Puntualidad
Ordenada
Ética profesional.
Descripción General del Puesto Coadyuvar a la realización del presupuesto, así como verificar la disponibilidad presupuestal de la operación de los gastos de los recursos propios
FUNCIONES PRINCIPALES 1.- Verificar que las solicitudes de material y/o servicio de las diversas áreas del ayuntamiento cuenten con la suficiencia presupuestal para la adquisición. 2.- Verificar que la documentación comprobatoria sea la necesaria para para respaldar la adquisición del material y/o servicio solicitado por cada área del H. Ayuntamiento. 3.- Captura y registro de las requisiciones de solicitudes de materiales y/o servicios realizadas por las áreas del H. Ayuntamiento en el presupuesto en el formato de control de Excel. 4.- Atención de los oficios de apoyos económicos otorgados a la ciudadanía. 5.- Gestión de trámite de pagos a proveedores. 6.- Recabar y verificar la documentación comprobatoria de los cheques emitidos por gastos a comprobar.
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7.- Coadyuvar cuando sea necesario en la revisión del inventario de bienes muebles de cada una de las áreas del H. Ayuntamiento. 8.- Recepción de documentación entregada a esta Dirección. 10.- Atención y seguimiento a la información que es entregada en unidad de transparencia y acceso a la información pública para ser publicada en el portal de transparencia. 9.- Las demás actividades que sean conferidas y delegadas. 10.- Cumplir con la máxima diligencia en el marco normativo que rigen en su actuar en su área. 11.-Y las demás inherentes al cargo que desempeñan dentro de la administración Pública Municipal 12.- Realizar todas las actividades necesarias para dar cumplimiento a la Ley de Contabilidad Gubernamental
FIRMA DEL SERVIDOR PÚBLICO
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Descripción del Puesto
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Título del Puesto AUXILIAR C
Unidad Administrativa Dirección de Egresos
Área de adscripción Tesorería Municipal
A quién reporta Director(a) de Egresos
A quien supervisa N/A
No. de personas en el puesto Uno
Perfil del Puesto
Escolaridad Licenciatura en Contaduría Pública o Económico administrativas
Experiencia 1 año
Conocimientos básicos Paquetería office
Manejo de equipo de computo
Ley General de Contabilidad Gubernamental
Habilidades Honestidad
Sinceridad
Responsabilidad
Confiabilidad
Capacidad de trabajar bajo presión
Lealtad
Cortes
Puntualidad
Ordenado
Ética profesional.
Descripción General del Puesto
Realiza trabajos de apoyo secretarial.
FUNCIONES PRINCIPALES
1.- Recepción y atención de llamadas telefónicas.
2.- Atención y resguardo de oficios remitidos a esta Dirección.
3.- Coadyuvar en la elaboración y entrega del reporte de actividades de la Dirección.
4.- Coadyuvar a la revisión de actas y contratos de adquisiciones de servicios y/o
materiales, así como de obra pública para pasar a firma de la Tesorera Municipal.
5.- Atención y seguimiento de los oficios de apoyos otorgados a la ciudadanía mediante
los programas de apoyo
6.- Coadyuvar a la solventación de pliegos de observaciones realizados por la Auditoria
Superior del Estado.
7.- Remite informe de entrega de apoyos a la regiduría de grupos vulnerables.
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8.- Llevar el control del gasto ejercido de los programas de apoyo.
9.- Revisión de legajos de la comprobación de los gastos efectuados por recursos
fiscales.
10.- Coadyuvar si es necesario en la revisión del inventario de bienes muebles de cada
una de las áreas del h. ayuntamiento.
11.- Las demás actividades que sean conferidas y delegadas.
12.- Cumplir con la máxima diligencia en el marco normativo que rigen en su actuar en su área. 13.-Y las demás inherentes al cargo que desempeñan dentro de la administración Pública Municipal 14.- Realizar todas las actividades necesarias para dar cumplimiento a la Ley de Contabilidad Gubernamental
FIRMAS DEL SERVIDOR PUBLICO
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Descripción del Puesto
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Título del Puesto AUXILIAR C
Unidad Administrativa Dirección de Egresos
Área de adscripción Tesorería Municipal
A quién reporta Director(a) de Egresos
A quien supervisa N/A
No. de personas en el puesto Dos
Perfil del Puesto
Escolaridad Licenciatura en Contaduría Pública o Económico administrativas
Años de experiencia 1 AÑO
Conocimientos básicos Paquetería office
Manejo de equipo de computo
Ley General de Contabilidad Gubernamental
Habilidades Honestidad
Responsabilidad
Confiabilidad
Capacidad de trabajar bajo presión
Cortés
Ordenado
Ética profesional.
Descripción General del Puesto Encargado de realizar el inventario de bienes muebles del H. Ayuntamiento.
FUNCIONES PRINCIPALES 1.- Encargado de realizar el inventario físico de los bienes muebles propiedad del H. Ayuntamiento. 2.- Realizar la actualización del inventario de bienes muebles ingresando que sean de nueva adquisición. 3.- Concentrador y resguardante de toda documentación referente a los bienes muebles e inmuebles 4.- Llevar el control interno del inventario de bienes muebles. 5.- Dar cumplimiento a los lineamientos del inventario de Bienes Muebles. 6.- Dar seguimiento a todo asunto referente al inventario de Bienes Muebles. 7.- Las demás actividades que sean conferidas y delegadas. 8.- Cumplir con la máxima diligencia en el marco normativo que rigen en su actuar en su área. 9.-Y las demás inherentes al cargo que desempeñan dentro de la administración Pública Municipal 10.- Realizar todas las actividades necesarias para dar cumplimiento a la Ley de Contabilidad Gubernamental
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FIRMAS DEL SERVIDOR PUBLICO FIRMAS DEL SERVIDOR PUBLICO
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ATRIBUCIONES
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Ley Orgánica Municipal Art. 166 Fracciones
XV. Proporcionar de manera oportuna al ayuntamiento todos los datos e informes que sean necesarios para la formulación de los presupuestos de ingresos y egresos, vigilando que se ajusten a las disposiciones de esta ley y otros ordenamientos aplicables, así como participar en la elaboración de dichos presupuestos.
XVII. Ejercer y llevar el control del presupuesto del ayuntamiento
XVIII. Informar al ayuntamiento respecto de las partidas que estén por agotarse, para los efectos procedentes.
Ley General De Contabilidad Gubernamental
ART. 27 Los entes públicos deberán llevar acabo el levantamiento físico del inventario de los bienes a que se refiere el art. 23 de esta ley. Dicho inventario deberá estar debidamente conciliado con el registro contable. En el caso de bienes inmuebles, no podrá establecerse un valor inferior al catastral que le corresponda.
Los entes públicos contaran con un plazo de 30 días hábiles para incluir en el inventario físico los bienes que adquieran. Los entes públicos publicarán el inventario de sus bienes a través de internet, el cual deberán actualizar, por lo menos cada 6 meses. Los municipios podrán recurrir a otros medios de publicación, distintos al internet, cuando este servicio no esté disponible, siempre y cuando sean de acceso público.
ART. 28 Los registros contables reflejaran en la cuenta especifica del activo que corresponda, la baja de bienes muebles e inmuebles. El consejo emitirá lineamientos para tales efectos.
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FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS
Las funciones que desarrolla la Dirección de Egresos, son las siguientes:
Coadyuvar en la elaboración del Presupuesto de Egresos para el siguiente ejercicio fiscal.
Revisión de los Programas Presupuestarios de cada unidad administrativa.
Verificación de suficiencia presupuestal, así como aprobación de solicitudes la adquisición de materiales y/o servicios solicitados por las diferentes unidades administrativas.
Actualización y control del inventario físico de bienes muebles e inmuebles.
Estas funciones se realizan, mediante los siguientes Procedimientos, mismos que
son presentados en Diagramas de Flujo de la Dirección de Egresos.
Diagramas de Flujo
ELABORACION DEL PRESUPUESTO DE EGRESOS
Se aprueba la iniciativa de Ley de ingresos del
ejercicio fiscal.
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REVISIÓN DE PROGRAMAS PRESUPUESTARIOS
Se realiza un análisis del presupuesto ejercido de los
últimos 2 años anteriores a la planeación del
presupuesto del próximo ejercicio fiscal.
Se realiza un análisis de los ingresos percibidos por
unidad administrativa
En base a los análisis realizados se propone el
presupuesto a cada unidad administrativa del
próximo ejercicio fiscal.
Se entrega al Presidente Municipal propuesta del
presupuesto a ejercer para el próximo ejercicio fiscal
por unidad administrativa y por fondo.
Una vez aprobado el presupuesto por el presidente,
pasa a revisión y aprobación por parte de Cabildo.
Una vez aprobado por Cabildo se emite el acta
correspondiente a Tesorería quien a su vez informa
a la Dirección de Egresos para la preparación de la
documentación que se presenta a la Auditoria
Superior del Estado de Puebla.
Se presenta dicha información ante la Auditoria
Superior del Estado, en tiempo y forma.
Se solicita mediante oficio a todas las áreas su
Matriz de Indicadores de Resultados MIR (Deberá
ser elaborada bajo la Metodología de Marco Lógico
y en el Presupuesto Basado en Resultados).
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Se procede a la revisión de la MIR Con cada uno de
las Unidades Administrativas (Directores y Jefes del
área correspondiente), en conjunto con el área de
Tesorería y visto bueno del Presidente Municipal.
Una vez autorizada la MIR y el presupuesto de
egresos, se le designa su techo presupuestal a cada
unidad administrativa para que a su vez realicen el
vaciado de dicha información en el formato del
programa presupuestario designado por la Auditoria
Superior del Estado de Puebla.
Se solicita por oficio a cada área, el archivo del
programa presupuestario ASEP para su revisión,
corrección y aprobación.
Cada área presenta su formato de manera impresa
sello y firma de cada Director y/o Jefe de área que
corresponda.
Una vez reunidos todos los formatos de las distintas
áreas, se procede a recabar firma y sello del
Presidente, Tesorero y Contralor.
Una vez reunida toda la información (formato de
ASEP, de las diferentes áreas), se elabora legajo para
entregarlo a ASEP, en forma impresa y digital, en
tiempo y forma.
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Para la elaboración del Presupuesto de Egresos del siguiente ejercicio fiscal se realizará un análisis del comportamiento de los ingresos y egresos de las diferentes unidades administrativas que conforman el H. Ayuntamiento, con el fin de proporcionar o tener información de referencia que sirva para la elaboración del mismo. Una vez que se tiene un margen de referencia del comportamiento de los ingresos y egresos, se determinará el presupuesto para cada unidad administrativa cuyo monto será autorizado por el Presidente Municipal.
Posteriormente dicho monto será remitido a cada unidad administrativa para la realización de sus programas presupuestarios, iniciando con la elaboración de su MIR que será elaborado bajo la metodología del marco lógico. Se plantearán reuniones de trabajo con las direcciones generales en conjunto con el Presidente Municipal para la revisión de dicha información.
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REVISIÓN DE LA SUFICIENCIA PRESUPUESTAL
El área de compras remite las Órdenes
de Compra elaboradas a la Dirección de
Recursos Materiales para su
autorización
El área solicitante sube a
través del sistema de
requisiciones del H. Ayto.
de Atlixco, su solicitud de
compra o servicio; el depto.
de compras se encarga de
cotizar dicha compra o
servicio.
Dirección de Egresos verifica
la suficiencia presupuestal,
registra la partida
presupuestal con su
componente y actividad en
el sistema de requisiciones
del H. Ayto. de Atlixco.
Remite la requisición a
Tesorería para su
autorización.
Fin del
Proceso
No se cuenta con
suficiencia en una
partida presupuestal se
le notifica al
departamento a través
del sistema
Fin del
Proceso
Si se cuenta con
suficiencia presupuestal
se autoriza
La unidad administrativa
requirente solicita si fuera
necesario mediante oficio a
la Tesorería Municipal se
realice un traspaso
presupuestal.
Sino presupuesto se
Cancela
Se notifica a la
Dirección de
Egresos se realice el
traspaso solicitado
Fin del
proceso
Tesorería
autoriza las
requisiciones a la
Dirección de
Egresos
Las requisiciones autorizadas son remitidas al
área de Compras para la elaboración de la
Orden de compra correspondiente.
Se notifica a la unidad administrativa que la
requisición fue cancelada
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Para la adquisicion de un material y/o servicio se verifica la suficiencia presupuestal con la que la unidad administrativa cuenta para la adquisicion, si la unidad administrativa no le alcanza el recurso economico o no cuenta con presupuesto para la compra del material y/o servicio se le informara al mismo, para que en su caso si lo requiere se realice un traspaso presupuestal. El cual se solicitara mediante oficio dirigido al Tesorero (a) Municipal.
En el caso de no presupuestar dicha adquisicion se cancelaria dicha solicitud, a reserva de que el solicitante requiera justificadamente su adquisicion la cual podra requerirla como se menciono en el parrafo anterior mediante oficio.
La Dirección de Recursos Materiales
remite las Órdenes de Compra ya
firmadas a la Dirección de Egresos
Remite la Orden de Compra a Tesorería
para su autorización.
Fin del proceso
Tesorería entrega las Órdenes de
Compra a la Jefatura de Compras y
Adquisiciones
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PROCESO DE REVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN COMPROBATORIA POR COMPRAS
DIRECTAS
La unidad administrativa solicitante remitirá la documentación comprobatoria del bien y/o servicio adquirido a la Jefatura de Compras y adquisiciones en un término no mayor a 24 horas después de haber ser adquirido. La documentación comprobatoria deberá ser la siguiente:
El área de Compras gestiona la entrega el material
y/o servicio solicitado al área requirente
Una vez entregado el material y/o servicio solicitado al
área requirente, esta deberá entregar a más tardar 24
horas después de haber recibido el material y/o
servicio la documentación comprobatoria en la
Jefatura de Compras y Adquisiciones o en la Dirección
de Egresos.
El área de compras remite toda la documentación a la
Dirección de Egresos para su revisión
La Dirección de Egresos verifica que la
documentación comprobatoria sea la necesaria para
avalar la adquisición del material y/o servicio.
Es remitida al área de
Compras para ser entregada a
la Dirección de Contabilidad
Se procede a recabar la
documentación que avale la
Compra
Fin del
proceso
Recabada la documentación es
anexada al expediente y se remite al
área de Compras para su entrega a
la Dirección de Contabilidad
Fin del
proceso
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1. Formato de entrega de bienes y/o servicios sellado y con la firma del director del área. 2. Evidencia fotográfica a color (de la recepción del material en caso de eventos deberá remitir
además fotos del evento realizado donde se aprecie claramente el material y/o servicio que les fue entregado)
3. En caso de consumo de alimentos, vestuario, uniformes, prendas de protección y calzado deberá remitir listas con el nombre completo y firma de las personas que recibieron dichos materiales.
4. En el caso de apoyos a la ciudadanía remitir INE (IFE), CURP, comprobante de domicilio, carta de agradecimiento dirigida al Presidente Municipal que avala el bien y/o servicio que se les fue proporcionado.
5. Por la compra de activos deberá remitir copia del resguardo por la adquisición del mismo. 6. Por talleres o cursos se remitirá reporte de las actividades que se llevaron a cabo en dicho
evento. 7. En referencia a las contrataciones de Medios de Comunicación se deberá remitir a la Dirección
de Egresos el testigo (periódicos, revistas, CD, etc.) por el servicio proporcionado. 8. Y demás información que avale y compruebe el gasto ejercido.
El punto número uno y el dos son obligatorios para ser entregados, así mismo deberán ser siempre entregados en cualquiera de los supuestos planteados en los puntos del tres al seis.
Posteriormente la Jefatura de Compras y Adquisiciones deberá remitir a la dirección de Egresos la documentación comprobatoria para su revisión y posterior entrega a la Dirección de Contabilidad.
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PROCESO DE REVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN COMPROBATORIA POR
PROCEDIMIENTO DE LICITACION
La Jefatura de Compras y Adquisiciones inicia el procedimiento correspondiente en los casos en los cuales la adquisición exceda el importe de $29,000.00 antes de impuestos, posteriormente realizara la entrega del bien y/servicio una vez entregado a la unidad administrativa solicitante, remitirá a la Dirección de Egresos mediante oficio la documentación comprobatoria (acta entrega, reporte de actividades, testigo, evidencia fotográfica a color según sea el caso) con la finalidad de solventar el gasto ejecutado y de poder dar trámite al pago del proveedor ante la Dirección de Contabilidad.
La jefatura de Compras y adquisiciones gestiona la
entrega el material y/o servicio solicitado al área
requirente
Se notifica al área la documentación comprobatoria
que deberá entregar en la Dirección de Egresos para
el pago correspondiente al proveedor.
La Dirección de Egresos verifica la documentación
comprobatoria entregada, así como el procedimiento
de adjudicación
Solicita la factura al proveedor por el material y/o
servicio proporcionado
Se llena la cedula de adjudicaciones
Fin del
proceso
Se remite la documentación a
contabilidad para su valoración y
pago correspondiente
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LEVANTAMIENTO DEL INVENTARIO FISICO DE BIENES MUEBLES
El levantamiento físico del inventario de Bienes Muebles se efectuará una vez al año, para dicha actividad se notificará a las Unidades Administrativas el inicio del mismo estableciendo la fechas y horarios a realizarse, así como el procedimiento a efectuarse en cada uno.
PRESIDENCIA
EMITE OFICIO DONDE INFORMA DEL LEVANTAMIENTO FISICO DEL
INVENTARIO DE BIENES MUEBLES PROPIEDAD DEL H. AYUNTAMIENTO
ANEXANDO EL CALENDARIO EN DONDE SE ESTIPULAN LAS FECHAS Y HORARIOS
EN LAS CUALES SE ESTARA EFECTUANDO.
SE NOTIFICA A TODAS LAS UNIDADES ADMINISTRATIVAS DEL H.
AYUNTAMIENTO
TODAS LAS UNIDADES ADMINISTRATIVAS
INFORMARAN MEDIANTE OFICIO A DOS RESPONSABLES QUE SERAN
DESIGNADOS PARA COADYUBAR EN EL LEVANTAMIENTO FISICO DEL
INVENTARIO DE BIENES MUEBLES.
DIRECCION DE EGRESOS
REALIZA EL LEVANTAMIENTO FISICO DEL INVENTARIO DE BIENES MUEBLES
PROPIEDAD DEL H. AYUNTAMIENTO DE ATLIXCO DE TODAS LAS UNIDADES
ADMINISTRATIVAS.
LA DIRECCION DE EGRESOS NOTIFICA A CONTRALORIA DE LOS BIENES MUEBLES
NO LOCALIZADOS PARA QUE INICIE EL PROCEDIMIENTO AL CUAL HAYA LUGAR
UNA VEZ QUE SE REALIZARA UNA BUSQUEDA EXHAUSTIVA DE LA CUAL NO
SE LOCALIZARON DICHOS BIENES.
SE ELABORA EL ACTA DE CIERRE DE INVENTARIO FISICO.
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DOCUMENTACION QUE EMITIRA LA DIRECCION DE EGRESOS AL CIERRE
DEL LEVANTAMIENTO FISICO DE BIENES MUEBLES POR UNIDAD
ADMINISTRATIVA.
DIRECCION DE EGRESOS
CONCLUIDO EL LEVANTAMIENTO FISICO DEL INVENTARIO DE LOS
BIENES MUEBLES EN CADA UNIDAD ADMINISTRATIVA SE LEVANTARA ACTA
CIRCUNSTANCIADA EN LOS SIGUIENTES SUPUESTOS:
AL CIERRE DEL LEVANTAMIENTO
FISICO DEL INVENTARIO DE
BIENES MUEBLES
DEPURAR Y ACTUALIZAR LISTADO DE
BIENES MUEBLES
POR LOS BIENES MUEBLES NO LOCALIZADOS
REALIZA LISTADO DE BIENES
MUEBLES NO LOCALIZADOS
POR LO BIENES MUEBLES
SOBRANTES
REALIZA LISTADO DE BIENES MUEBLES
SOBRANTES
POR LOS BIENES MUEBLES QUE
SERAN DADOS DE BAJA
REALIZA LISTADO DE BIENES
MUEBLES PARA BAJA
REMITIR EXPEDIENTE A TODAS LAS UNIDADES
ADMINISTRATIVAS PARA SU VALIDACION (FIRMA DEL
DIRECTOR O JEFE DE AREA Y SELLO OFICIAL).
Se llevará a cabo el levantamiento físico del inventario de bienes muebles por unidad administrativa, realizando
acta circunstanciada del cierre del inventario de bienes muebles, bienes muebles no localizados, bienes muebles
sobrantes y bienes muebles que serán dados de baja, obteniendo un expediente firmado y sellado.
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PROCEDIMIENTO A REALIZAR PARA BIENES MUEBLES DE NO UTILIDAD Y NO
LOCALIZADOS (EXTRAVIO, ROBO)
NOTA: Se deberá remitir la documentación correspondiente a la Contraloría Municipal con copia para la
Dirección de Egresos.
Cada unidad administrativa realizara actas circunstanciada de bienes muebles por no utilidad, extravió o
siniestro y robo para ser desincorporados del inventario de bienes muebles.
LA UNIDAD ADMINISTRATIVA LEVANTA
ACTA CIRCUNSTANCIADA DE BIENES
MUEBLES ESPECIFICANDO DICHOS BIENES
EN LOS SIGUIENTES SUPUESTOS:
NO UTILIDAD EXTRAVIO
O
SINIESTRO
ROBO
NO UTIL PARA LAS
ACTIVIDADES DE LA
UNIDAD
ADMINISTRATIVA
MAL ESTADO SE LEVANTARÁ EL ACTA
CORRESPONDIENTE UNA
VEZ QUE SEA AGOTADA
TODA BUSQUEDA PARA SU
LOCALIZACION
ACTA DE DENUNCIA AL
MINISTERIO PUBLICO
SE REASIGNA A
OTRA UNIDAD ADMINISTRATIVA
PROGRAMA ANUAL DE DESINCORPORACION DE BIENES
MUEBLES PROPIEDAD DEL H. AYUNTAMIENTO
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PROCEDIMIENTO A REALIZAR POR TRASPASOS DE BIENES MUEBLES A OTRAS
UNIDADES ADMINISTRATIVAS
Las unidades administrativas que realicen movimientos de bienes muebles entre unidades administrativas
deberán llenar el formato de traspaso de bienes muebles, notificando a la contraloría municipal y a la
dirección de egresos con el fin de tener actualizado el inventario de bienes muebles.
SOLICITAR FORMATO DE TRASPASO DE
BIENES MUEBLES A LA DIRECCION DE
EGRESOS
REMITE A LA DIRECCION DE EGRESOS,
MEDIANTE OFICIO FORMATO DE
TRASPASO DE BIENES MUEBLES CON
COPIA A CONTRALORIA MUNICIPAL.
SE ANEXA LA
DOCUMENTACION SOPORTE
AL EXPEDIENTE
ACTUALIZAR LISTADO DE
BIENES MUEBLES DE LA
UNIDAD ADMINISTRATIVA
TRASPASANTE
ACTUALIZAR LISTADO
BIENES MUEBLES DE LA
UNIDAD ADMINISTRATIVA
RECEPTORA
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PROCEDIMIENTO A REALIZAR PARA TRAMITE DE BAJA DE BIENES MUEBLES DE
LAS UNIDADES ADMINISTRATIVAS
DICTAMEN DE NO UTILIDAD DEL BIEN
MUEBLES PARA LA UNIDAD
ADMINISTRATIVA.
REMITE A LA DIRECCION DE EGRESOS,
MEDIANTE OFICIO FORMATO DE BAJA
DE BIENES MUEBLES Y DICTAMEN CON
COPIA A CONTRALORIA MUNICIPAL.
SE VALIDA LA INFORMACION
ENTREGADA Y SE ANEXA A LA
DOCUMENTACION SOPORTE DEL
EXPEDIENTE
LA DIRECCION DE EGRESOS
ACTUALIZA EL INVENTARIO DE
BIENES MUEBLES DE LA UNIDAD
ADMINISTRATIVA
SOLICITAR FORMATO DE BAJA DE
BIENES MUEBLES A LA DIRECCION DE
EGRESOS
SE NOTIFICA MEDIANTE OFICIO A LA
DIRECCION DE RECURSOS
MATERIALES QUE SERAN REMITIDOS
DICHOS BIENES POR LA UNIDAD
ADMINISTRATIVA SOLICITANTES AL
ALMACEN PARA SU RESGUARDO
SE REALIZA EL PROCEDIMIENTO
DE DESINCORPORACION DE
BIENES MUEBLES ANTE
CABILDO
Para dar de baja bienes muebles deberá llenar el formato de bajas y remitirlo a la dirección de egresos para
posterior mente mandarse al almacén general con el fin de hacer la desincorporación de bienes muebles ante
cabildo.
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PROCEDIMIENTO A REALIZAR POR LA ADQUISICION DE BIENES MUEBLES
La jefatura de compras y adquisiciones llenará el resguardo de bienes muebles adquiridos y los remitirá a
la dirección de egresos con el fin de verificar la ubicación de dichos bienes y tener un inventario
debidamente actualizado.
JEFATURA DE COMPRAS Y ADQUISICIONES
REALIZA LA COMPRA DE LOS BIENES MUEBLES
DIRECCION DE RECURSOS MATERIALES
EMITE MEDIANTE OFICIO A LA DIRECCION DE EGRESOS LOS RESGUARDOS DE LOS
BIENES MUEBLES ADQUIRIDOS
DIRECCION DE EGRESOS
RECIBE LOS RESGUARDOS CORRESPONDIENTES PARA ACTUALIZAR
LA BASE DE DATOS DEL INVENTARIO
VERIFICA LA UBICACION DEL BIEN MUEBLE EN LA UNIDAD ADMINISTRATIVA
SOLICITANTE
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FORMATOS
Respecto a los formatos utilizados en esta Dirección de Egresos:
1.- Se anexa formato de Control de Presupuesto
2.- Se anexa formato para solicitudes de Traspasos Presupuestales.
3.- Formato de Control de Inventario de Bienes Muebles.
4.- Formato de resguardo de Bienes Muebles adquiridos.
5.- Formato de solicitud de baja de bienes muebles.
6.- Formato de traspaso de bienes muebles.
7.- Formato de entrega de materiales y/o servicios
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FORMATO DE CONTROL PRESUPUESTAL
PROGRAMA:
SUBPROGRAMA:
POLIZA
PARTIDA PRESUPUESTAL
REQ. FECHA ORDEN DE COMPRA
FECHA PROVEEDOR DESCRIPCION SUBTOTAL
CAPÍTULO DE GASTO
COSTO ANUAL
FONDO NOMBRE
DEL FONDO CUENTA
SCG CUENTA
SUBCTA NIVEL 2
TOTAL
H. AYUNTAMIENTO DE ATLIXCO PUEBLA DESGLOSE POR CAPÍTULO DE GASTO Y CENTRO DE COSTO
PRESUPUESTO DE EGRESOS EJERCICIO 2016
HOJA: DE
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FORMATO DE TRASPASOS PRESUPUESTALES
H. AYUNTAMIENTO DE ATLIXCO, PUEBLA
ADMINISTRACION 2014-2018
DIRECCION DE EGRESOS
FORMATO DE SOLICITUD PARA TRASPASO DE PARTIDAS PRESUPUESTALES
FECHA:
DEPARTAMENTO:
CENTRO DE COSTO:
MARQUE CON UNA X EL TIPO DE MOVIMIENTO QUE SOLICITA
1.- TRASPASO ENTRE CUENTAS DE UN MISMO CENTRO DE COSTO:
2.- TRASPASO DE CUENTAS DE UN CENTRO DE COSTO A OTRO:
MOTIVO DEL TRASPASO:
DE LA CUENTA A LA CUENTA
CENTRO DE COSTO: CENTRO DE COSTO:
NO. DE CUENTA: NO. DE CUENTA:
NOMBRE DE LA CUENTA: NOMBRE DE LA CUENTA:
IMPORTE A TRASPASAR:
NOMBRE Y FIRMA DEL SOLICITANTE DIRECTORA DE EGRESOS
DIRECTORA DE CONTABILIDAD TESORERA MUNICIPAL
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FORMATO DE CONTROL DE INVENTARIO DE BIENES MUEBLES
FORMATO POR UNIDAD ADMINISTRATIVA
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FORMATO DE RESGUARDO DE BIENES MUEBLES PROPIEDAD DEL H. AYUNTAMIENTO
FECHA DE RESGUARDO
CLASIFICACION
DESCRIPCION
MARCA
MODELO
N° DE SERIE
NO. DE FACTURA
PROVEEDOR
COSTO
FECHA DE ADQUISICION
DEL BIEN MUEBLE
UNIDAD ADMINISTRATIVA
RESGUARDANTE
NO. DE INVENTARIO
DIRECCIÓN DE EGRESOS DIRECCIÓN DE REC. MAT.
RESPONSABLE UNIDAD ADMINISTRATIVA RESGUARDANTE
FR16/00001
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FORMATO DE SOLICITUD DE BAJA DE BIENES MUEBLES PROPIEDAD DEL H. AYUNTAMIENTO
FECHA DE SOLICITUD DE BAJA
TIPO DE BIEN
DESCRIPCION
MARCA
MODELO
N° DE SERIE
NO. DE FACTURA
PROVEEDOR
COSTO
UNIDAD ADMINISTRATIVA
RESGUARDANTE
NO. DE INVENTARIO
NO. DE RESGUARDO
MOTIVO DE BAJA
RESPONSABLE UNIDAD ADMINISTRATIVA RESGUARDANTE
TESTIGO TESTIGO
FB16/00001
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FORMATO DE TRASPASO DE BIENES MUEBLES PROPIEDAD DEL H. AYUNTAMIENTO
FECHA DE TRASPASO
UNIDAD ADMINISTRATIVA
TRASPASANTE
UNIDAD ADMINISTRATIVA
RECEPTORA
TIPO DE BIEN
DESCRIPCION
MARCA
MODELO
N° DE SERIE
NO. DE FACTURA
NO. DE INVENTARIO
NO. DE RESGUARDO
RESPONSABLE UNIDAD ADMINISTRATIVA RESGUARDANTE
TRASPASANTE
RESPONSABLE UNIDAD ADMINISTRATIVA RESGUARDANTE
RECEPTORA
FT16/0001
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FORMATO DE ENTREGA DE MATERIALES Y/O SERVICIOS
FECHA CANTIDAD PRECIO
UNITARIO TOTAL
-$
NOMBRE: NOMBRE:
CARGO:
FIRMA: FECHA:
FIRMA:
FECHA DE ENTREGA:
SELLO DEL DEPTO. QUE RECIBE EL MATERIAL Y/O SERVICIO
ENTREGA RECIBE
DESCRIPCION DEL MATERIAL O SERVICIO
MUNICIPIO DE ATLIXCO, PUEBLAADMINISTRACION 2014-2018
TESORERIA MUNICIPAL
DIRECCION DE RECURSOS MATERIALES
NO. REQ:
NOMBRE DEL DEPARTAMENTO:
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GLOSARIO
Unidad administrativa. - las que se encuentren adscritas a las dependencias, órganos
y entidades del poder ejecutivo del estado, de conformidad con su reglamento interior,
acuerdo, estatuto u ordenamiento aplicable.
No utilidad. – son los bienes se consideran desechos, o bien, no son útiles para su servicio dentro de la unidad administrativa. No localizados. – son los bienes muebles los cuales no fueron encontrados en la unidad administrativa.
Sobrantes. - son los bienes muebles de los cuales no se sabe su procedencia. Extravió. – son los bienes muebles los cuales fueron perdidos. Robo. – son los bienes muebles los cuales fueron robados. Ley de Ingresos. - tiene por finalidad registrar, a partir de la Ley y a través de los rubros que
la componen las operaciones de ingresos del período.
Presupuesto de Egresos. - tiene por finalidad registrar, a partir del Presupuesto de Egresos
del período y mediante los rubros que lo componen, las operaciones presupuestarias del período.
Programa Presupuestario. - es la oferta de solución a un problema específico que aqueja a
un sector de la población, cuyo objetivo se expresa bajo condiciones de una situación deseada. Comprende el conjunto de actividades encaminadas a cumplir con los compromisos expresados en una función, por medio del establecimiento de objetivos y metas, a los cuales asignan recursos-humanos, financieros y tecnológicos- administrativos por unidad ejecutora.