ACCESSPrincipales características de Access que se necesita para elaborar tablas, consultas e informes

NOMBRE: Guisella Calvache

ACCESSMicrosoft Access es una de las aplicaciones que vienen incluidas en la suite

ofimática Microsoft Office en su versión profesional.

TABLAS DE ACCESSUna tabla es un objeto de base de datos que usa para almacenar datos sobre un tema en concreto, como empleados o productos. ◦Una base da datos en Access almacena la información en tablas.

Una tabla es un conjunto de columnas y filas donde se guardarán los datos de una manera organizada. Una tabla en Access es similar (hasta cierto punto) a una hoja de Excel.

Principales características de Access que se necesita para elaborar tablas:◦Una tabla consta de registros y campos.◦Cada registro contiene datos sobre una instancia del asunto de la tabla, como un empleado en

particular. ◦Un registro también se denomina normalmente una fila o una instancia.◦Cada campo contiene datos sobre un aspecto del asunto de la tabla, como el nombre o la

dirección de correo electrónico. ◦Un campo también se denomina normalmente una columna o un atributo.◦Un registro se compone de valores de campo, como Contoso, Ltd. o alguien@example.com. ◦Un valor de campo también se denomina normalmente un hecho.

UNA TABALA CONTIENE:◦1. Un registro◦2. Un campo◦3. Un valor de campo

Propiedades de tabla y campo

Las tablas y los campos también tienen propiedades que puede establecer para controlar sus

características o su comportamiento.

CONSULTAS◦Cuando desee revisar, agregar, cambiar o eliminar datos de la base de datos,

considere la posibilidad de usar una consulta.

Principales características de Access que se necesita para elaborar

consultas:◦Una consulta es una solicitud de los resultados de los datos, de las acciones de los datos o de

ambos. Puede usar una consulta para responder a una pregunta sencilla, realizar cálculos, combinar datos de diferentes tablas o incluso para agregar, cambiar o eliminar datos de una tabla. Las consultas que se utilizan para recuperar datos de una tabla o realizar cálculos se denominan consultas de selección. Las consultas que agregan, cambian o eliminan datos se denominan consultas de acción.

◦También puede utilizar una consulta para proporcionar datos para un formulario o informe. En una base de datos debidamente diseñada, los datos que desea presentar mediante un formulario o informe se encuentran a menudo en varias tablas. Al utilizar una consulta, puede reunir los datos que desee usar antes de diseñar su formulario o informe.

◦Para obtener más información sobre cómo usar una consulta para proporcionar datos para formularios e informes, vea los vínculos que aparecen en la sección Vea también o busque en la Ayuda.

◦Las consultas pueden realizar diversas funciones en una base de datos. La función más común es recuperar datos específicos de las tablas. Los datos que quiere ver generalmente están distribuidos en varias tablas y las consultas le permiten verlos en una única hoja de datos. Además, debido a que muchas veces no quiere ver todos los registros a la vez, las consultas le permiten agregar criterios para "filtrar" los datos y obtener solo los registros que quiere.

◦Ciertas consultas son "actualizables", es decir, puede modificar los datos de las tablas subyacentes mediante la hoja de datos de la consulta. Si está trabajando en una consulta actualizable, recuerde que los cambios se realizan en realidad en las tablas, no solo en la hoja de datos de la consulta.

◦Hay dos variedades básicas de consultas: consultas de selección y consultas de acciones. Una consulta de selección simplemente recupera los datos y los pone a disposición para su uso. Puede ver los resultados de la consulta en la pantalla, imprimirlos o copiarlos al portapapeles. O bien, puede usar el resultado de la consulta como un origen de registro para un formulario o un informe.

◦Una consulta de acción, tal como el nombre lo indica, realiza una tarea con los datos. Las consultas de acción se pueden usar para crear tablas nuevas, agregar datos a las tablas existentes, o actualizar o eliminar datos.

INFORME

◦Los informes pueden ofrecer detalles sobre registros individuales, resúmenes de varios registros o ambos. También se pueden usar los informes de Access para crear etiquetas para correo u otros fines.◦Es posible crear informes “no enlazados” que no muestren datos,

pero para el objeto de este artículo, se dará por sentado que un informe está enlazado a un origen de datos como una tabla o consulta.

Principales características de Access que se necesita para elaborar

informe:◦ Se puede ejecutar un informe por vez y siempre se reflejan los datos actuales de la base de datos.

Generalmente, se les da formato a los informes para imprimirlos, pero también pueden verse en pantalla, exportarse a otro programa o enviarse como datos adjuntos en un correo electrónico.

◦Al usar una base de datos, normalmente se usan informes para ver, formatear y resumir datos. Por ejemplo, se puede crear un informe de tipo lista para mostrar los números de teléfono de todos los contactos o un informe resumido para calcular el total de las ventas de la compañía en distintas regiones y períodos de tiempo.

◦ En este artículo se proporciona información general acerca de los informes en Microsoft Access 2010 y se describen las características de informes nuevas o modificadas. También se explican los procedimientos para crear informes, ordenar, agrupar y resumir datos, así como para obtener una vista previa de un informe e imprimirlo.

◦ Resultará mucho más fácil crear informes significativos si la base de datos contiene una estructura de tabla y relaciones bien diseñadas. Para obtener una introducción a la preparación y diseño de una base de datos, vea el artículo Conceptos básicos del diseño de una base de datos.

FUENTES:◦ http://www.accessyexcel.com/que-es-y-para-que-sirve-microsoft-access/◦ https://support.office.com/es-es/article/Introducci%C3%B3n-a-las-consultas-d85e48

93-0ed7-4118-8297-785a01357516◦ https://exceltotal.com/crear-una-tabla-en-access/