GUIA PARA IMPORTAR Y DECLARAR INFORMACION

RETENCION EN LA FUENTE Y AUTOTRASLACION

PARA NO RESPONSABLES RECAUDADORES

¿COMO IMPORTAR LA INFORMACION DE LA BASE DE DATOS DEL CONTRIBUYENTE AL ARCHIVO EN HOJA DE EXCEL?

Los contribuyentes deben proporcionar los datos indicados en el siguiente cuadro, de conformidad a su base de datos y de cada una de las personas según se detalla en las definiciones siguientes:

No. RUC (1)

Nombre y

Apellidos o Razón Social

(2)

Ingresos Brutos

Mensuales (3)

Valor

Cotización INSS

(4)

Valor Fondo

Pensiones Ahorro

(5)

Base Imponible (6)

Valor Retenido

(7)

Alícuota de Retención

(8)

Código de Renglón

(9)

1. Importación y Declaración de Retención Rentas del Trabajo.

Este archivo debe contener los datos de toda la nómina de pago registrada en la base de datos del contribuyente, la cual debe ser trasladada a archivo de hoja Excel, de acuerdo a los conceptos indicados en las columnas 1, 2, 3, 4, 5, 6 y 7. En el caso de la columna 9, se debe indicar el número 1.

La columna N° 1 se refiere al número de cédula de identidad del empleado o cédula de residencia en el caso que sea extranjero el empleado. 2. Importación y Declaración Retención IR a Cuenta y Definitiva.

La información que deben trasladar los contribuyentes de su base de datos, debe ser únicamente los datos solicitados en las columnas Nº 1, 2, 6, 7. Esta información corresponde a los proveedores de servicios o bienes transados en el mes correspondientes.

En la columna 8 (Alícuota de Retención) se debe poner el valor de cada alícuota en forma ascendente sin el signo de porcentaje; en la 9 se deben poner los números en forma ascendente del 2 al 15, (del 2 al 7 corresponden al archivo de Retención IR a Cuenta y del 9 al 15 pertenecen al archivo de Retención Definitiva). Las alícuotas y números a utilizar en estos archivos, va a estar conforme a lo retenido por los conceptos transados entre el contribuyente y el proveedor en el mes correspondiente.

Es importante que los números que se deben de indicar en las columnas 8 y 9 deben de estar de forma correcta para poder realizar de forma exitosa la declaración resumida cuyo proceso se indica en el punto 6 de esta guía. 3. Importación y Declaración de Autotraslación

En este archivo, el contribuyente debe trasladar de su base de datos la información correspondiente de los proveedores no Responsables Recaudadores, que le proporcionaron servicios en general, uso o goce de bienes.

En la columna 8 se debe utilizar el número 23. A la vez se debe considerar lo siguiente:

• No. RUC (columna N° 1) y Nombre y apellidos o razón social (columna N° 2): estos datos deben corresponder al que prestó el servicio o suministro el uso otorgamiento del bien.

• Número de documento (columna N° 3): registrar la serie y el número pre impreso de la factura o documento respectivo, en su caso.

• Descripción del pago (columna N° 4): El concepto debe ser descriptivo y preciso, haciendo referencia al hecho generador de la transacción.

• Fecha de Emisión Documento (columna N° 5): se refiere a la fecha de elaboración del documento indicado en la columna N° 3.

• Valor sin Impuesto (columna N° 6): se refiere al valor pagado a quien suministró u otorgó el servicio o el uso o goce de bienes.

• Valor de Autotraslación (columna N° 7): se refiere al monto Autotrasladado, por los servicios o el uso goce de bienes recibidos. ¿COMO TRASLADAR LA INFORMACION DEL ARCHIVO DE LA HOJA EXCEL A LA BASE DE DATOS DE LA DGI?

5. Una vez conformado y guardado los archivos en hoja Excel de Retención Renta de Trabajo, Retención IR a Cuenta y Definitiva y Autotraslación se debe acceder en la VET usando la opción “Informe Retención e IVA”, y dar clic en la aplicación “cargar retención a cuenta y definitiva”, y similarmente se debe proceder con el archivo de “autotraslación”. En este caso el sistema emitirá el mensaje “Registro exitoso”.

Para mandar la información de los archivos los mismos deben estar cerrados.

¿COMO REALIZAR LA DECLARACION DE FORMA RESUMIDA PARA ENVIARLA A LA CUENTA CORRIENTE TRIBUTARIA DEL CONTRIBUYENTE?

6. Finalizada el traslado de la información de los archivos, el contribuyente debe enviar su declaración de estos impuestos a su Cuenta Corriente Tributaria de forma resumida, para lo cual debe acceder a la VET por medio de la opción de “Nueva declaración”, seleccionando el formulario N° 122 en cualquiera de sus conceptos, mostrándose el formulario con los reglones vacíos. Para que se muestren las cifras en éste, debe dar clic en la opción “validar” y automáticamente el sistema mostrará las cifras correspondiente a los valores retenidos y autotrasladados. Luego debe confirmar la declaración para que le genere la Boleta de Información Tributaria (BIT), para cada impuesto.

RUC (1)

Nombre o Razón

Social (2)

Numero de Documento

(3)

Descripción Pago (4)

Fecha Emisión documento

(5)

Valor Sin Impuesto

(6)

Valor de Auto traslación

(7)

Código de Renglón (8)

ESTRUCTURA DE ARCHIVO PARA IMPORTAR Y DECLARAR Con el fin de garantizar, que se pueda importar y declarar la información de los datos de la planilla de retención en la fuente e IVA trasladado a la base de datos de la Direccion General de Ingresos - DGI, es necesario que los datos de los archivos estructurados en la hoja Excel cumplan con las siguientes condiciones:

a) Utilizar las versiones 2003, 2007 ó 2010 de Excel.

b) Iniciar el diseño en la primera fila y primera columna de la hoja de trabajo (1A).

c) La primera fila corresponderá a los conceptos de los encabezados de la planilla.

d) Tener la cantidad de columnas ya definidas en cada planilla de datos.

e) Las celdas no deben contener fórmulas aritméticas.

f) Digitar en cada columna de datos la cantidad de caracteres definidas en el instructivo.

g) En los campos con carácter numérico el separador de miles puede ser con o sin coma (,) y el separador decimal únicamente deberá ser el punto (.)

h) Ningún de los campos podrá contener caracteres especiales, tales como: ~, Î, Ƨ , ‘, “, ^.

i) Los campos de texto no hacen diferencia de mayúsculas y minúsculas.

j) Los números de identificación (RUC y Cedula de Identidad) deben tener estructura de 14 dígitos, sin espacios, ni guiones.

k) La estructura de fecha es con el orden de "DIA", "Mes" y "Año" separados por una pleca (/).

Si tiene duda o necesita apoyo por favor comunicarse al Centro de Asistencia Tributaria (CAT) llamando al número 22489998 o escribiendo al correo electrónico centrodeasistenciatributaria@dgi.gob.ni.