guia uso asl gceg

Superintendencia de Administracin Tributaria, GCEG


1/5/2013


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Superintendencia de Administracin Tributaria

Gerencia de Contribuyentes Especiales Grandes

Divisin de Recaudacin y Gestin

Estimado Contribuyente, a continuacin se le presenta una gua de apoyo para el uso de

herramienta asiste libros 2, el cual deber de leer y tomar en consideracin

mencin y la forma correcta de la oper

ARCHIVO PLANO

1. En Excel normal, se ingresan los datos de compras y ventas en una plantilla de 30

columnas segn las siguientes especificaciones.

Gua de Usuario Asiste Libros 2, GCEG

de Administracin Tributaria

Gerencia de Contribuyentes Especiales Grandes

Recaudacin y Gestin

ASISTE LIBROS

Estimado Contribuyente, a continuacin se le presenta una gua de apoyo para el uso de

asiste libros 2, el cual deber de leer y tomar en consideracin

la forma correcta de la operacin de la Herramienta Asiste Libros 2

En Excel normal, se ingresan los datos de compras y ventas en una plantilla de 30

columnas segn las siguientes especificaciones.

2 de Usuario Asiste Libros 2, GCEG

Estimado Contribuyente, a continuacin se le presenta una gua de apoyo para el uso de la

asiste libros 2, el cual deber de leer y tomar en consideracin lo que aqu se

acin de la Herramienta Asiste Libros 2.

En Excel normal, se ingresan los datos de compras y ventas en una plantilla de 30

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COLUMNAS DE CUIDADO

Columna 1 se ingresa el nmero de establecimiento, ejemplo: 1, 2 o 3, etc. Asegrese que

en el catalogo debe de haber grabado estos establecimientos.

Columna 2 se especifica si es compra o venta con una C o V respectivamente.

Columna 3 se debe utilizar uno de los

Notas Importantes

1. Para las facturas de pequeo contribuyente se utilizan el acrnico de FPC y se

ingresan los datos de las columnas de la uno a la 9 y el resto se dejan vacas hasta

llagar a las columnas de la 27 a la 30 donde deb

2. No debe ingresar valores negativos, en ningn tipo de documento, las notas de

crdito y debito, deben estar con valores absolutos. La herramienta est diseada

para que opere aritmticamente sumas y restas.

3. No deje espacios en blanco despus de cada dato ingresado, de lo contrario se

generar un error.

Columna 4 se debe digitar el nmero de serie, si es factura electr

siguiente.

Ejemplo FACE-63-FEA-01-001


COLUMNAS DE CUIDADO

se ingresa el nmero de establecimiento, ejemplo: 1, 2 o 3, etc. Asegrese que

en el catalogo debe de haber grabado estos establecimientos.

se especifica si es compra o venta con una C o V respectivamente.

se debe utilizar uno de los siguientes acrnicos:

Para las facturas de pequeo contribuyente se utilizan el acrnico de FPC y se


llagar a las columnas de la 27 a la 30 donde deben ingresar los valores gravados.

No debe ingresar valores negativos, en ningn tipo de documento, las notas de


para que opere aritmticamente sumas y restas.

cios en blanco despus de cada dato ingresado, de lo contrario se

se debe digitar el nmero de serie, si es factura electrnica digitar segn el


se ingresa el nmero de establecimiento, ejemplo: 1, 2 o 3, etc. Asegrese que

se especifica si es compra o venta con una C o V respectivamente.

Para las facturas de pequeo contribuyente se utilizan el acrnico de FPC y se


en ingresar los valores gravados.

No debe ingresar valores negativos, en ningn tipo de documento, las notas de


cios en blanco despus de cada dato ingresado, de lo contrario se

nica digitar segn el

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Columna 5 se debe digitar el nmero

segn el siguiente.

Ejemplo anteponiendo la comilla simple () Ejemplo:

quede representado como 1.20E+11 porque dar un error.

Columna 6 Debe ingresar la fecha en formato

observar que no debemos digitar la comilla simple.

Columna 12 Nmero de orden de la cdula, se debe de digitar indistintamente A

pero si ingresa un nmero de DPI o parecido por el tamao, lo debe de dejar en blanco.

Columna 13 Nmero de Orden de Cdula o DPI, si est ingresando nmero de cdula,

asegrese que sea mejor a 8 dgitos Ejemplo: 11258861, si es nmero de DPI, ingresar el

CUI, anteponiendo la comilla simple (), y sin espacios intermedio, Ej. 2065283881802

NOTA IMPORTENTE: Si ingresa datos en la columna 7 NIT, debe dejar las columnas 12 y 13

en blanco, si ingresa datos en una de estas dos columnas (12 y/o 13), debe dejar la

columna 7 en blanco.

Columnas de la 16 a la 23

general, cuando ingrese cualquier tipo de documento a excepcin de facturas de

pequeos contribuyentes.


se debe digitar el nmero de documento, si es factura electrnica digitar

jemplo anteponiendo la comilla simple () Ejemplo: 120000000000124 observar que no

quede representado como 1.20E+11 porque dar un error.

Debe ingresar la fecha en formato dd/mm/aaaa, ejemplo 01/01/2012,

observar que no debemos digitar la comilla simple.

Nmero de orden de la cdula, se debe de digitar indistintamente A


Nmero de Orden de Cdula o DPI, si est ingresando nmero de cdula,



RTENTE: Si ingresa datos en la columna 7 NIT, debe dejar las columnas 12 y 13


Columnas de la 16 a la 23 Deben de contener como mnimo un cero y



de documento, si es factura electrnica digitar

observar que no

, ejemplo 01/01/2012,

Nmero de orden de la cdula, se debe de digitar indistintamente A-1 o A1,


Nmero de Orden de Cdula o DPI, si est ingresando nmero de cdula,



RTENTE: Si ingresa datos en la columna 7 NIT, debe dejar las columnas 12 y 13


Deben de contener como mnimo un cero y en formato


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NOTA IMPORTANTE: Los valores a ingresar es el 112% del documento (esto

significa inclusive IVA).

El archivo ser segn el siguiente ejemplo:

NOTA: En caso de Factura especial puede ingresar nmero de cdul

ejemplo de la fila 7 de la imagen anterior.

2. Asegurarse que no tenga columnas ni filas de ms, para este caso deben de presionar

las teclas {END} y luego la tecla {HOME} del teclado en ingles, en espaol {FIN} y luego

{INICIO}.



siguiente ejemplo:

NOTA: En caso de Factura especial puede ingresar nmero de cdula o DPI segn el

fila 7 de la imagen anterior.


y luego la tecla {HOME} del teclado en ingles, en espaol {FIN} y luego



a o DPI segn el


y luego la tecla {HOME} del teclado en ingles, en espaol {FIN} y luego

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Al presionar estas teclas, el cursor se ubicar en la ltima celda utilizada, ej.

NOTA IMPORTANTE: En caso de registrar una factura de pequeo contribuyente note en

la fila 2, de la imagen anterior, que solo se ingres el valor gravado de la factura en la

columna AA a la AD conforme a lo que corresponda, y se dej en blanco las colu

de la P a la W

a. S el cursor se ubica en otra columna superior a la AD seleccionar desde donde

qued el cursor, hasta la columna AE,


Al presionar estas teclas, el cursor se ubicar en la ltima celda utilizada, ej.



columna AA a la AD conforme a lo que corresponda, y se dej en blanco las colu

S el cursor se ubica en otra columna superior a la AD seleccionar desde donde

qued el cursor, hasta la columna AE,




columna AA a la AD conforme a lo que corresponda, y se dej en blanco las columnas

S el cursor se ubica en otra columna superior a la AD seleccionar desde donde

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Se marcan las columnas y con click derecho del ratn en la opcin de eliminar.

b. En el lado de las filas se debe asegurar que el cursos se ubique en la fila del ltimo

documento grabado, de lo contrario eliminar las filas con el mismo procedimiento

de las columnas.

3. Se guarda el archivo con un nombre, para nuestro caso el nombre ser Ejemplo y

luego se debe eliminar la fila de encabezados y cualquier otra fila que nos hubiera servido

de referencia, a efecto de dejar en la primera fila, el primer registro a grabar.



ilas se debe asegurar que el cursos se ubique en la fila del ltimo



ego se debe eliminar la fila de encabezados y cualquier otra fila que nos hubiera servido




ilas se debe asegurar que el cursos se ubique en la fila del ltimo



ego se debe eliminar la fila de encabezados y cualquier otra fila que nos hubiera servido


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El archivo ejemplo quedar as:

NOTA IMPORTANTE

Para asegurar que el archivo contenga 30 columnas repetimos el proceso del punto 2

anterior, si el cursor se ubica en una columna diferente a la AD, entonces consignamos un

cero en la ltima fila y columna AD, esto para que al momento de generar el archivo

plano, reconozca las 30 columnas.

4. Luego renombramos el archivo (Guardar Como),


El archivo ejemplo quedar as:

archivo contenga 30 columnas repetimos el proceso del punto 2


ltima fila y columna AD, esto para que al momento de generar el archivo

30 columnas.

4. Luego renombramos el archivo (Guardar Como),


archivo contenga 30 columnas repetimos el proceso del punto 2


ltima fila y columna AD, esto para que al momento de generar el archivo

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5. Seleccionamos el tipo de archivo a grabar como Texto (Delimitado por comas)

NOTA: Debemos de guardar el archivo en un lugar donde lo podamos ubicar fcilmente,

en este caso en el escritorio.



Debemos de guardar el archivo en un lugar donde lo podamos ubicar fcilmente,



Debemos de guardar el archivo en un lugar donde lo podamos ubicar fcilmente,

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6. Al dar click en guardar, saldrn dos errores al primero se le da aceptar

Y al segundo Si.

Luego se cierra la hoja que se est trabajando,

Dando click sobre la x para cerrar el archivo, aceptando todos los mensa

siguen:


6. Al dar click en guardar, saldrn dos errores al primero se le da aceptar

Luego se cierra la hoja que se est trabajando,

Dando click sobre la x para cerrar el archivo, aceptando todos los mensa


Dando click sobre la x para cerrar el archivo, aceptando todos los mensajes como

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7. Ubicamos el archivo grabado como .txt, y lo marcamos y lo abrimos para editar.

8. El archivo se abrir con el editor de texto y posicionamos el cursor sobre el lado

derecho del primer nmero, en este caso sobre el

Presionamos la tecla Shift y sin soltarla la tecla flecha a la derecha (

marcar el espacio en blanco

archivo ejemplo ingresar a herramientas, reem


ado como .txt, y lo marcamos y lo abrimos para editar.

. El archivo se abrir con el editor de texto y posicionamos el cursor sobre el lado

derecho del primer nmero, en este caso sobre el lado derecho del primer 1.

Presionamos la tecla Shift y sin soltarla la tecla flecha a la derecha (->), del teclado para

marcar el espacio en blanco y copiar el espacio intermedio del nmero uno y la c del

emplo ingresar a herramientas, reemplazar, pegar seleccionar reemplazar todo.


ado como .txt, y lo marcamos y lo abrimos para editar.

. El archivo se abrir con el editor de texto y posicionamos el cursor sobre el lado

lado derecho del primer 1.

>), del teclado para

intermedio del nmero uno y la c del

plazar, pegar seleccionar reemplazar todo.

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Posteriormente en la casilla de Reemplazar usamos la c

(ALT+124),para que aparezca el | llamando pipe.

9. Y luego dar click sobre la opcin de Reemplazar todo.


Posteriormente en la casilla de Reemplazar usamos la combinacin de teclas

para que aparezca el | llamando pipe.

. Y luego dar click sobre la opcin de Reemplazar todo.


ombinacin de teclas

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10. Luego procedemos a cambiar de extensin de .txt a .csv asi;

sobre archivo, luego en Guardar como segn la siguiente pantalla.

En tipo de archivo le consignamos Todos los Archivos y en nombre le agregamos .ASL

Posteriormente cerramos el archivo.

OBSERVACIONES

- Manejo de varias empresas en una misma PC: Lcontribuyentes, es que instalen el asiste libros en varias mquinas segn el nmero de empresas que tengan que trabajar

- Otra solucin sera que, con el apoyo del personal de informtica de la empresa, se cree una carpeta en algn servidor o computadora en la que existan tantas copias de la herramienta como empresas necesiten trabajar.

- Si tienen registros con C/F colocar el - Las notas de crdito deben de ser consignadas con signo positivo.- Las facturas anuladas no incluirlas.


cambiar de extensin de .txt a .csv asi; para ello damos click

sobre archivo, luego en Guardar como segn la siguiente pantalla.


riormente cerramos el archivo.

Manejo de varias empresas en una misma PC: La nica solucin que se le puede dar a los contribuyentes, es que instalen el asiste libros en varias mquinas segn el nmero de empresas que tengan que trabajar Otra solucin sera que, con el apoyo del personal de informtica de la empresa, se cree una carpeta en algn servidor o computadora en la que existan tantas copias de la herramienta como empresas necesiten trabajar. Si tienen registros con C/F colocar el NIT del contribuyente que realiza el asiste libros.

deben de ser consignadas con signo positivo. facturas anuladas no incluirlas.


para ello damos click


a nica solucin que se le puede dar a los contribuyentes, es que instalen el asiste libros en varias mquinas segn el nmero de

Otra solucin sera que, con el apoyo del personal de informtica de la empresa, se cree una carpeta en algn servidor o computadora en la que existan tantas copias de la

del contribuyente que realiza el asiste libros.

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ESTRUCTURA DE UN ARCHIVO PLANO


ESTRUCTURA DE UN ARCHIVO PLANO


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Gua de Usuario Asiste Libros 2, GCEG 16 de Usuario Asiste Libros 2, GCEG

guia uso asl gceg

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