GUIA TECNICA DIRIGIDA AL COORDINADOR

TECNICO EXTERNO

INDICE

INTRODUCCIÓN

1. Objetivo de la Guía del Coordinador Técnico Externo2. Alcance.3. De las modificaciones.

SECCION I: ACTIVIDADES DE COORDINACIÓN TECNICA

1.1 Descripción de las actividades del Coordinador Técnico Externo. 1.2 Agentes del convenio.1.3 Actividades del Coordinador Técnico Externo.1.4 Incompatibilidad de las actividades del Coordinador Técnico Externo.1.5 De los plazos y la información remitida.

SECCION II: ACTIVIDADES PREVIAS AL INICIO DE LA OBRA Y/O SERVICIO

2.1 Descripción general.2.2 Asignación de proyectos al Coordinador Técnico Externo.2.3 Informe de Verificación previo al inicio de obra y/o servicio.2.4 Emisión de resultados de la Verificación previa al inicio de obra y/o servicio.2.5 Proceso de selección de participantes.2.6 Trámite del desembolso.2.7 Suscripción del acta de entrega de terreno.2.8 Inicio del cuaderno de obra.2.9 Previo al Inicio de los trabajos.2.10 Inicio de los trabajos. Requisitos para el inicio de la Ejecución de la Obra y/o servicio.

SECCION III: ACTIVIDADES DURANTE LA EJECUCIÓN DE LA OBRA Y/O SERVICIO

3.1 Descripción general.3.2 Autorización de trámite y autorización para entrega de desembolso.3.3 Verificación del cofinanciamiento.3.4 Revisión y aprobación de valorizaciones.3.5 Presentación de informes durante la ejecución de la obra y/o servicio.3.6 Pago a participantes.3.7 Pago a Coordinadores Técnicos Externos 3.8 Emisión de notificaciones.3.9 Paralización y reinicio de los trabajos.3.10 Modificaciones al expediente técnico.3.11 Reemplazo del Responsable Técnico. 3.12 Elaboración y suscripción de adendas.

SECCION IV: ACTIVIDADES POSTERIORES A LA TERMINACIÓN DE LOS TRABAJOS

4.1 Descripción general.4.2 Suscripción del acta de terminación de Obra y/o Servicio y el acta valorizada de

materiales sobrantes.4.3 Elaboración del informe final.4.4 Revisión de planos finales de obra y/o servicio (replanteo).

4.5 Suscripción del acta de transferencia de obra.4.6 Revisión y entrega del expediente de liquidación de convenio.

SECCION V:TRATAMIENTO DEL RECURSO PARTICIPANTE

5.1 Definición de participante.5.2 Intervención del Programa para verificar el perfil del participante y condiciones de

trabajo en los proyectos.5.3 Movimiento de participantes durante la ejecución del proyecto.5.4 Procesos de selección complementarios de participantes.5.5 Registro y presentación de los movimientos de participantes.5.6 Plazos establecidos para la comunicación de movimientos de participantes.5.7 Del retiro de los participantes en la obra y/o servicio.5.8 Del registro de las “Hojas de Tareo de Participantes”.5.9 Pago a participantes.

SECCION VI: RESOLUCIÓN DEL CONVENIO

6.1 Resolución por incumplimiento del Organismo Ejecutor.6.2 Resolución unilateral.6.3 Resolución por mutuo acuerdo – caso fortuito o de fuerza mayor.6.4 Liquidación de oficio.

ANEXO I Glosario de términos.

ANEXO II Formatos (CT) utilizados por el Coordinador Técnico Externo ANEXO III Formatos (OE) utilizados por el Organismo Ejecutor.

INTRODUCCIÓN

1. OBJETIVO DE LA GUIA DEL COORDINADOR TECNICO EXTERNO

El objeto de la presente Guía es establecer los procedimientos que permitirán realizar una adecuada verificación de los convenios suscritos por el Programa de Emergencia Social Productivo Construyendo Perú con los Organismos Ejecutores.

2. ALCANCE

Esta Guía es de observancia obligatoria para los Coordinadores Técnicos Externos, así como los Responsables de Proyectos y Técnicos de Proyectos de las Oficinas Zonales que participan durante la etapa de supervisión de los convenios.

3. DE LAS MODIFICACIONES

La Oficina Nacional del Programa podrá modificar el contenido de la presente Guía en parte o totalmente a través de directivas que se notificarán a las Oficinas Zonales y a quienes corresponda a través de comunicación escrita.

SECCION IACTIVIDADES DE COORDINACIÓN TECNICA

1.1 DESCRIPCION DE LAS ACTIVIDADES DE COORDINACION TECNICA

El Coordinador Técnico Externo contratado por el Programa, verificará el cumplimiento de las obligaciones y condiciones establecidas en el convenio de ejecución de obra y/o servicio (en adelante, el convenio) que el Programa suscriba con los Organismos Ejecutores.

Las actividades señaladas en el párrafo anterior deberán ser ejecutadas por el Coordinador Técnico Externo contratado por el Programa. En defecto del cumplimiento de las actividades del Coordinador Técnico Externo señaladas en la presente Guía, el Responsable de Proyectos o el Técnico de Proyectos podrá asumir dichas obligaciones. La verificación de convenios se realiza:

a. A través de la Oficina Zonal. b. A través del Coordinador Técnico Externo.

a. A través de la Oficina Zonal.

Están encargados de efectuar la verificación dentro de la Oficina Zonal los siguientes:

Responsable de Proyectos.- Es el profesional responsable del área de supervisión y ejerce la coordinación y supervisión de las actividades de los Coordinadores Técnicos Externos a su cargo. Coordina directamente sus actividades con la jefatura de la Oficina Zonal y de acuerdo a lo establecido en las directivas e instructivos que se establecen desde la Oficina Nacional.

Técnico de Proyectos.- Es el profesional que ejerce la supervisión de las actividades de los Coordinadores Técnicos Externos a su cargo, coordina sus actividades directamente con el Responsable de Proyectos.

Jefe de Oficina Zonal.- Es el responsable de la ejecución del Programa en la zona de intervención de la Oficina Zonal. En razón de sus actividades, conjuntamente con el Responsable de Proyectos lidera el proceso de verificación de los convenios.

b. A través del Coordinador Técnico Externo

El Coordinador Técnico Externo es el profesional externo contratado por el Programa para verificar el cumplimiento de los objetivos y las obligaciones contraídas en el o en los convenios de ejecución determinados, según sus términos de referencia. Sus actividades la realizan a través de un conjunto de visitas periódicas, en las cuales deben verificar lo siguiente:

i. La correcta ejecución de los trabajos y el cumplimiento cabal de lo establecido en el convenio, en el expediente técnico aprobado, según los cronogramas aprobados; y

ii. La cantidad y correspondencia de la mano de obra no calificada (en adelante MONC) en concordancia a las exigencias de la obra y/o servicio y en atención a lo previsto en el expediente técnico aprobado.

La verificación que realiza el Coordinador Técnico Externo, a la vez de servir como mecanismo de verificación del cumplimiento del convenio, sirve como instrumento de detección de irregularidades que pudiesen ocurrir durante la ejecución de la obra y/o servicio. En tal sentido, la verificación no sólo cumple objetivos de cautelar el cumplimiento de metas, sino que además los Coordinadores Técnicos Externos podrán absolver consultas para solucionar problemas técnicos de los Organismos Ejecutores durante el proceso de ejecución de la obra y/o servicio.

De esta manera se espera que los profesionales encargados de la verificación emitan las recomendaciones necesarias que sean hábiles y oportunas para la exitosa culminación y liquidación de la obra y/o servicio.

La información generada durante el proceso de verificación es registrada tanto en documento escrito como a través del modulo del Coordinador Técnico Externo, para ello el Programa ha sistematizado los diversos procedimientos elaborándose una serie de formatos que facilitan su labor y que aparecen detallados en el anexo – II “formatos utilizados por el Coordinador Técnico Externo”

Toda la documentación que el Coordinador Técnico Externo presente a la Oficina Zonal será efectuado a través del formato CT-09 “Carta de presentación de documentación de verificación”, a excepción de los informes de comunicación rápida (formato CT-08)

1.2 AGENTES DEL CONVENIO

Se denominan agentes del convenio a las personas contratadas por el Programa y el Organismo Ejecutor que participan de manera directa en la ejecución del proyecto. Estos agentes en virtud de sus actividades asumen responsabilidad directa sobre la ejecución del convenio. La responsabilidad a que se hace mención debe ser evaluada en relación a las funciones que corresponde a cada uno de los agentes.

1.2.1 Representante Legal.- Para todos los efectos legales es la persona natural que representa al Organismo Ejecutor ante el Programa.

1.2.2 Responsable Técnico.- Es el profesional de la especialidad contratado por el Organismo Ejecutor para asesorarlo técnicamente durante la ejecución del proyecto (obra y/o servicio) de acuerdo a lo aprobado en el expediente técnico.

1.2.3 Coordinador Técnico Externo.- Es el profesional contratado por el Programa para verificar el cumplimiento de los objetivos y las obligaciones contraídas por el Organismo Ejecutor mediante el convenio. Ello, obedeciendo a lo establecido en sus términos de referencia y el contrato suscrito con el Programa.

1.3 ACTIVIDADES DEL COORDINADOR TECNICO EXTERNO

1.3.1 Revisar el proyecto seleccionado emitiendo su opinión mediante informes que permitan al Programa, en caso sea necesario, adoptar las medidas correctivas a fin de obtener una óptima calidad de los trabajos a ejecutar.

1.3.2 Programar oportunamente, y en forma conjunta con el Responsable Técnico,

la fecha de inicio de los trabajos.

1.3.3 Participar en el acto de entrega de terreno en que se ejecutara el proyecto y suscribir la respectiva acta. Dicha acta esta referida a la delimitación de la zona y los hitos donde se ejecutará la obra y/o servicio.

1.3.4 Determinar oportunamente, y en forma conjunta con el Responsable Técnico la ubicación y colocación del cartel de obra1, dentro de los quince días calendarios de iniciados los trabajos y mantenerlo en buenas condiciones hasta la culminación de los trabajos.

1.3.5 Iniciar el cuaderno de obra foliando y visando todas sus páginas, conjuntamente con el Responsable Técnico de la obra y/o servicio.

1.3.6 Verificar la identidad y número de participantes que se dispondrá para el inicio de obra y/o servicio.

1.3.7 Verificar el cumplimiento de los plazos estipulados en los cronogramas aprobados y la correcta ejecución de los trabajos, así como de los demás aspectos técnicos y financieros previstos en el convenio respectivo.

1.3.8 Anotar en el cuaderno de obra, las principales ocurrencias, consultas y avances de la obra y/o servicio además reportar mensualmente el acumulado de dichas anotaciones en el respectivo Informe. Asimismo, deberá anotar la ocurrencia de atrasos injustificados y para los casos en que se requiera deberá exigir al Organismo Ejecutor la elaboración y presentación del cronograma acelerado de ejecución de obra y/o servicio, cronograma de aportes (desembolso del Programa y cofinanciamiento), cronograma del recurso participante, y deberá anotar en el cuaderno de obra la conformidad de terminación de los trabajos.

1.3.9 Efectuar visitas periódicas durante el mes2, con la finalidad de verificar la ejecución de los trabajos. Estas visitas deberán ser realizadas durante la ejecución de los trabajos (cuando los participantes y la MOC se encuentre realizando actividades en el lugar de la obra y/o servicio).

1.3.10 Verificar en cada visita de supervisión, la identidad y número de participantes que aportan la MONC conforme a lo señalado en el expediente técnico aprobado.

1.3.11 Verificar el cumplimiento correcto y oportuno de las medidas de seguridad prevista en el Manual de Medidas de Seguridad en Obra.

1.3.12 Presentar a la Oficina Zonal los informes señalados en el numeral 3.5 en su debida oportunidad y de acuerdo a los requisitos establecidos en el presente documento.

1.3.13 Verificar y aprobar los trazos parciales o trazo total de la obra y/o servicio, anotando las correspondientes autorizaciones en el cuaderno de obra .

1.3.14 Revisar la solicitud y autorizar la entrega oportuna del desembolso, materiales e insumos, en las cantidades y plazos establecidos en el calendario de adquisición de materiales; así como visar la hoja de pago a participantes.

1.3.15 Verificar la cantidad y calidad de los materiales utilizados en la obra y/o servicio, así como coordinar con el Responsable Técnico el retiro inmediato de los materiales que hayan sido rechazados por su mala calidad o por no corresponder a las especificaciones del expediente técnico aprobado.

1 Para los casos de obra y/o servicios.2 En el caso del coordinador técnico externo, efectuar al menos (04) cuatro visitas al mes por cada convenio.

1.3.16 Para efectos de control, establecer los mecanismos de comunicación pertinentes con los participantes, brindando información y orientación oportuna a los participantes respecto a procedimientos, principios y normas del Programa.

1.3.17 Suspender, mediante informe a la Oficina Zonal, la autorización de desembolso y/o la hoja de pago a participantes, en caso se detecte que la MONC no corresponda al Padrón OP-03 de participantes. Esta suspensión de autorización será efectuada también cuando se produzcan cualquiera de los supuestos contemplados en el convenio celebrado con el Organismo Ejecutor y que lo facultan para ello.

1.3.18 Verificar y valorizar conjuntamente con el Responsable Técnico los metrados alcanzados en el período comprendido de ejecución de los trabajos.

1.3.19 Efectuar observaciones emitiendo la correspondiente notificación de observaciones (formato CT-07), en caso el Organismo Ejecutor no cumpliese con las obligaciones dispuestas en el convenio referidas a la ejecución de la obra y/o servicio. Verificar la subsanación de las mismas y comunicar a la Oficina Zonal en caso ello no se haya producido.

1.3.20 Solicitar al Organismo Ejecutor, la inclusión de información relevante en los informes mensuales e informe final que debe presentar el Responsable Técnico.

1.3.21 Solicitar al Organismo Ejecutor el cambio del Responsable Técnico en caso de ocurrencia de alguna de las causales previstas en el convenio.

1.3.22 Comunicar, mediante cuaderno de obra, al Organismo Ejecutor las conductas inapropiadas, desórdenes o cualquier otra falta que tenga relación y afecte la correcta ejecución de la obra y/o servicio, cometida por cualquier persona que participa en la ejecución del proyecto, sea cual fuere la modalidad bajo la cual participa, a fin de que el Organismo Ejecutor proceda al retiro inmediato de la misma.

1.3.23 En caso de resolución del convenio, intervenir en la constatación del estado de la obra y/o servicio participando en la suscripción del acta respectiva. Dicha participación involucra la verificación de los materiales y/o equipos adquiridos existentes.

1.3.24 Revisar y visar los planos finales de obra y/o servicio así como la memoria descriptiva valorizada.

1.3.25 Luego de terminados los trabajos participar en la transferencia del proyecto y a su vez suscribir el acta de transferencia de obra a la institución encargada de su operación y mantenimiento.

1.3.26 Revisar y aprobar la liquidación técnica – financiera de la obra y/o servicio, elaborada por el Organismo Ejecutor.

1.3.27 Asimismo y de acuerdo a lo señalado en la presente Guía, en caso se produzca la resolución del convenio por incumplimiento por parte del Organismo Ejecutor y éste no presente la liquidación respectiva; el Coordinador Técnico Externo deberá elaborar y presentar ante el Programa la liquidación técnica y financiera respectiva.

1.3.28 Verificar que los recursos adquiridos por el Organismo Ejecutor con el aporte del Programa destinado al rubro OTROS, sean los suficientes y necesarios para el cumplimiento de la meta establecida en el expediente técnico.

1.3.29 Otras actividades que por la naturaleza de las mismas le correspondan de acuerdo a la Guía del Coordinador Técnico Externo, al convenio, a su contrato y a sus respectivos términos de referencia.

1.4 INCOMPATIBILIDAD DE LAS ACTIVIDADES DEL COORDINADOR TECNICO EXTERNO

Es incompatible el ejercicio de las actividades del Coordinador Técnico Externo con la de Proyectista, Evaluador de Proyectos y Responsable Técnico de Proyectos. Es decir, el Coordinador Técnico Externo no podrá verificar proyectos en cuya formulación haya participado o tenga algún tipo de interés, no podrá verificar obras y/o servicios en las que haya participado como evaluador, o participe como Responsable Técnico. Tampoco podrá ejercer simultáneamente las tareas de Proyectista, Evaluador o Responsable Técnico en otras Oficinas Zonales y otros convenios financiados por el Programa.

1.5 DE LOS PLAZOS Y LA INFORMACIÓN REMITIDA

El Coordinador Técnico Externo observará que la remisión de la información a la Oficina Zonal se realice dentro de los plazos establecidos en el Convenio, la presente Guía, Convenio u otros documentos normativos que emita el Programa.

SECCION IIACTIVIDADES PREVIAS AL INICIO DE LA OBRA Y/O

SERVICIO

2.1 DESCRIPCIÓN GENERAL

Estas actividades comprenden la etapa que se desarrolla desde la suscripción de los convenios hasta el inicio de la ejecución de la obra y/o servicio y corresponden principalmente a las siguientes:

• Asignación de proyectos seleccionados para el Coordinador Técnico Externo.• Informe de verificación previo al inicio de las obras y/o servicios (revisión en gabinete

y campo).• Emisión de resultados de la verificación previa al inicio de la obra y/o servicio.• Proceso de selección de participantes.• Trámite del desembolso.• Suscripción del acta de entrega de terreno• Inicio del cuaderno de obra.• Inicio de ejecución de la obra y/o servicio.

2.2 ASIGNACIÓN DE PROYECTOS AL COORDINADOR TÉCNICO EXTERNO

El Programa dentro del proceso de contratación de servicios del Coordinador Técnico Externo, asignará uno o más proyectos, a los profesionales que resulten seleccionados como Coordinadores Técnicos Externos para cumplir las funciones señaladas en la sección I.

En el caso de Coordinadores Técnicos Externos dicha asignación se realizará atendiendo a coeficientes de lejanía del distrito donde se ubica el proyecto establecido por el Programa (K). En ningún caso la suma total del coeficiente “K” de los proyectos asignados al CTE excederá a 1.10.

Para la asignación de convenios al Coordinador Técnico Externo se tendrá en cuenta lo siguiente:

• La especialidad del profesional asignado : Los convenios según el tipo de obra y/o servicio a ejecutar corresponderán a la especialidad del profesional asignado.

• Accesibilidad a obra y/o servicio : Para cada convenio según la lejanía del distrito se considera el tiempo que demanda en ir a la obra y/o servicio (lejanía) coeficiente K.Para el caso del coeficiente K se ha considerado cinco niveles de acuerdo al siguiente detalle:

K Tiempo de traslado hacia el convenio desde Of. Zonal

0.15 <= a 2 hrs acceso transporte público0.17 De 2 hrs a 4 hrs acceso transporte público0.18 De 4hrs a 8 hrs acceso transporte público0.20 > a 8 hrs acceso transporte privado0.25 > a 12 hrs acceso con movilidad propia

Así mismo se ha considerado un factor de Kc de carga, el cual controla la cantidad total de proyectos que pueden ser asignados al Coordinador Técnico Externo según el estado del proyecto como se muestra a continuación

Kc Estado de proyecto Donde:

K S, CF, INS : Suscrito T: Terminado

50% K T, R CF: Conforme R: Resuelto0.000 L IN : Iniciado L: Liquidado

La sumatoria total de Kc de todos los proyectos asignados al Coordinador Técnico Externo no será mayor a 1.100

El valor K y Kc podrán ser modificados, sólo en casos excepcionales, previo análisis y aprobación de la Dirección de Proyectos de la Oficina Nacional.

• La ubicación geográfica : Se tratará en lo posible de asignar proyectos cercanos entre sí.

Se deberá verificar que no exista incompatibilidad de las actividades del Coordinador Técnico Externo con los convenios asignados de acuerdo a lo descrito en la presente Guía.

Los costos a calcular por verificación del proyecto toman en consideración los siguientes aspectos:

• Accesibilidad a la obra y/o servicio, y• El tiempo de ejecución del proyecto

Los costos por servicio de verificación de cada proyecto están desagregados en los siguientes aspectos:

• Costo por el informe de verificación previa al inicio de obra y/o servicio• Costo por los informes mensuales/final. • Costo por el informe de liquidación.

La fórmula a ser utilizadas en el cálculo, será la siguiente:

Donde:Cs-s = Costos del Servicio por la verificación del proyecto.K = Factor de distancia (Coeficiente de lejanía del distrito donde se

ubica el proyecto).H = Costo base del servicio.Nm = Número de meses de ejecución del proyecto. En la fórmula se

afecta este componente con la suma de medio mes (0.5) para tomar en cuenta el tiempo que requiere la liquidación.

Cabe mencionar que el resultado del monto de Cs-s es un número entero (redondeado y a cero decimales), y que el coeficiente Nm una precisión en 2 decimales. Para calcular los meses de ejecución, se considerará 21 días hábiles por mes.

El honorario base incluye todos los posibles gastos que requiere por la elaboración de informe, traslado a los convenios asignados u otros relacionados que requiera el Coordinador Técnico Externo para el cumplimento de sus obligaciones.

Cs-s = [ (1+K) x H x (Nm + 0.5) ]

El desagregado de los costos está dado por los siguientes coeficientes:

Donde:Civi = Costo del informe de verificación de inicio.Cimf = Costo del Informes mensuales/final.Ciliq = Costo del Informe de Liquidación.Cs-s = Costo del servicio por verificación del proyecto.

Para el inicio de sus actividades el Coordinador Técnico Externo dispondrá del siguiente material:

• El formato de asignación de proyectos para Coordinador Técnico Externo (Formato FS-01)

• La Guía del Coordinador Técnico Externo (digital o físico).• Las Bases del Concurso (digital o físico).• Una copia por cada uno de los convenios a verificar (Incluye la guía técnica dirigida al

Organismo Ejecutor (digital o físico)).• Una copia de cada uno de los expedientes técnicos a verificar.• Manual del usuario módulo web de supervisión (digital).• Un ejemplar del Manual de Medidas de Seguridad en Obra.

2.3 INFORME DE VERIFICACIÓN PREVIA AL INICIO DE LA OBRA Y/O SERVICIO

Una vez asignados los convenios y luego de recibido los expedientes técnicos de parte del Responsable de Proyectos, o quien haga sus veces, de la Oficina Zonal, el Coordinador Técnico Externo procederá a verificar que el expediente técnico recibido contenga toda la documentación requerida en las Bases.Esta verificación comprenderá entre otros aspectos:

a) La compatibilidad entre el proyecto a ejecutar con los metrados, metas del proyecto a ejecutar, plano general y de detalles, costos unitarios, presupuesto, memoria de calculo, análisis de suelos, etc., que se indican en el expediente técnico.

b) Las condiciones del terreno en cuanto a disponibilidad, dimensiones y topografía sean las adecuadas para la ejecución de la obra y/o servicio.

c) Que la calidad y cantidad de los materiales, herramientas e implementos de seguridad que requiere la obra y/o servicio sean los adecuados.

d) La verificación de la disponibilidad del aporte de cofinanciamiento comprometido por el Organismo Ejecutor.

Dicha verificación no será necesario realizarla durante esta visita de verificación, para los convenios cuya fuente de cofinanciamiento comprometida en el expediente corresponda a organismos públicos.

La no exigencia en la presentación del cofinanciamiento durante la verificación previa al inicio, no exime la obligación de los Organismos Públicos de ingresar oportunamente los insumos comprometidos como cofinanciamiento antes del inicio de la obra y/o servicio.

Para esta actividad de revisión de gabinete y campo, el Coordinador Técnico Externo dispone de cinco (05) días hábiles contados a partir del inicio del servicio contratado.

Civi = 10% Cs-s Cimf = 65% Cs-s

2.4 EMISIÓN DE RESULTADOS DE LA VERIFICACION PREVIO AL INICIO DE OBRA Y/O SERVICIO

A más tardar al quinto (05) día hábil de iniciado el servicio del Coordinador Técnico Externo y luego de realizada la verificación del expediente y la visita de campo, el Coordinador Técnico Externo informará a la Oficina Zonal el resultado de dicha revisión, el mismo que podrá concluir:

a. Que el proyecto sea declarado conforme; en cuyo caso el Coordinador Técnico Externo emitirá el “Informe de verificación previo al inicio de obra y/o servicio” (formato CT-01), en donde se consignará además de los aspectos señalados en dicho formato la fecha programada para el inicio de los trabajos, de acuerdo al cronograma aprobado por el Programa.

El informe será remitido a la Oficina Zonal en documento físico y a través del módulo del Coordinador Técnico Externo, adjuntando al mismo el formato CT-02 “ficha técnica del proyecto”.

b. Que el proyecto sea declarado observado; en cuyo caso el Coordinador Técnico

Externo emitirá “Informe de verificación previo al inicio de obra y/o servicio” (formato CT-01), señalando los aspectos que resultaron observados. Como en el caso anterior este informe será remitido a la Oficina Zonal en documento físico e ingresado en el módulo web del Coordinador Técnico Externo.

Recibido el resultado de parte del Coordinador Técnico Externo, el Jefe de la Oficina Zonal comunicará el mismo día al Organismo Ejecutor el resultado de la revisión que efectuara:

• Si el proyecto fue declarado conforme, en dicha comunicación se precisará que el Organismo Ejecutor se encuentra apto para iniciar la obra y/o servicio.

• En caso el proyecto haya sido declarado observado, se adjuntará a la comunicación el formato CT-01 indicándole que se le otorga el plazo de tres (03) días hábiles para la presentación de las observaciones subsanadas ante la Oficina Zonal.

Una vez que el Organismo Ejecutor presente a la Oficina Zonal las subsanaciones respectivas, las mismas serán derivadas al Coordinador Técnico Externo para su revisión y pronunciamiento final.

Esta revisión debe ser efectuada dentro de los dos (02) días hábiles de alcanzadas, la misma que de resultar “conforme” deberá concluir con la emisión respectiva de un nuevo “Informe de verificación previo al inicio de obra y/o servicio” (formato CT-01), el que será alcanzado a la Oficina Zonal adjuntando al mismo, en caso correspondiera el formato CT-02 “Ficha técnica del proyecto”, los cuales serán entregados en documento físico e ingresados en el módulo web del Coordinador Técnico Externo.

El formato CT-01 igualmente consignará la fecha programada para el inicio de los trabajos adoptando para su determinación los mismos criterios establecidos en el numeral 2.4.a. y efectuará conjuntamente con el Responsable Técnico la charla sobre las medidas de seguridad en el proyecto a implementar conforme al Manual de Medidas de Seguridad en Obra.

De no resultar conforme será comunicado en esos términos a la Oficina Zonal a través del formato CT-09 “Carta de presentación de documentos”, recomendando la resolución del convenio.

2.5 PROCESO DE SELECCIÓN DE PARTICIPANTES

Este proceso se efectuará conforme a lo normado por la Dirección de Promoción Social y Capacitación en los Manuales y Guías correspondientes (Guía para la Selección de Participantes).

Una vez concluido el proceso de selección de participantes el área de Promoción Social y Capacitación de la Oficina Zonal con apoyo del Responsable Administrativo-informático, generará y distribuirá progresivamente al Jefe de la Oficina Zonal y al área de supervisión de la Oficina Zonal los siguientes reportes:

• Relación de convenios con selección de participantes aprobada.• Reporte de participantes activos para el inicio de obra y/o servicio.

Dichos reportes serán el insumo para las coordinaciones del Responsable de Proyectos con el Coordinador Técnico Externo asignado a efectos de que se programe conjuntamente con el Organismo Ejecutor la fecha del acto de entrega de terreno. Contando con el proceso de selección de participantes aprobado, por cada convenio, permitirá conocer la identidad y número de participantes que se dispondrá para el inicio de la obra y/o servicio.

2.6 TRÁMITE DEL DESEMBOLSO

El “Informe de verificación previo al inicio de la obra y/o servicio” (CT-01) emitido por el Coordinador Técnico Externo, y el formato OE-12 “Solicitud de desembolso”, será condición suficiente para que el Programa proceda a tramitar el monto correspondiente al desembolso, según corresponda, por concepto de aportes diferentes al de mano de obra no calificada (MONC).

Corresponderá otorgar un único desembolso a Organismos Ejecutores de acuerdo a lo establecido en el convenio de financiamiento.

Este desembolso conjuntamente con el primer aporte de cofinanciamiento servirá para dar inicio a los trabajos.

Todas las solicitudes de desembolsos que se reciben dentro de una semana, serán tramitadas en conjunto el último día hábil de dicha semana, para lo cual el Jefe de la Oficina Zonal remitirá al la Unidad de Supervision de Proyectos de la Oficina Nacional la siguiente documentación:

1. Dos originales del “Informe de verificación previo al inicio de obra y/o servicio” (formato CT-01) cuyo pronunciamiento sea “Conforme” y debidamente suscrito por el Coordinador Técnico Externo.

2. Dos originales de la “Solicitud de desembolso” (formato OE-12) debidamente llenado y suscrito por el Representante Legal y el Responsable Técnico y con los vistos buenos correspondientes.

Para la remisión de la documentación antes descrita se utilizará el memorando (ANEXO 8) dirigido a la Dirección de Proyectos con atención a la Unidad de Supervision de Proyectos.

2.7 SUSCRIPCIÓN DEL ACTA DE ENTREGA DE TERRENO

Contando con la conformidad para el inicio de los trabajos y encontrándose aprobado el proceso de selección de participantes por parte de la Oficina Zonal, el Organismo

Ejecutor conjuntamente con el Coordinador Técnico Externo procederán a suscribir el “Acta de entrega de terreno” (formato OE-02).

En dicho acto participarán suscribiendo la referida acta:

1. Por parte del Organismo Ejecutor: El Representante Legal y Responsable Técnico.

2. Por parte del Programa: El Coordinador Técnico Externo y opcionalmente un representante de la Oficina Zonal (Responsable de Proyectos o Técnico de Proyectos).

3. Por parte de los beneficiarios indirectos: un representante designado de la localidad usuaria o propietaria del terreno.

4. Podrá participar también un representante de la entidad encargada de la posterior operación y mantenimiento.

Dicho acto servirá también para confirmar la fecha en que se dará inicio a los trabajos, la misma que deberá corresponder al cronograma establecido por el Programa.

2.8 INICIO DEL CUADERNO DE OBRA

El cuaderno de obra deberá contener páginas originales con dos copias, será iniciado luego de otorgada la conformidad para el inicio del proyecto por parte del Coordinador Técnico Externo y la aprobación del proceso de selección de participantes por parte de la oficina del Programa. Será proporcionado por el Organismo Ejecutor y sus páginas deberán estar enumeradas en forma correlativa con las correspondientes visaciones del Responsable Técnico y el Coordinador Técnico Externo en señal de conformidad al inicio del cuaderno de obra.

El original y las copias serán finalmente distribuidos de la siguiente manera:

5. Original para la Oficina Zonal respectiva.6. Una copia para el Coordinador Técnico Externo7. Una copia para el Organismo Ejecutor.

En caso que el cofinanciante sea una entidad pública, el Programa podrá entregar las páginas originales del cuaderno de obra a esta entidad, debiendo en este caso quedarse con una copia fedateada.En dichos cuadernos el Responsable Técnico y el Coordinador Técnico Externo, cada uno dentro de sus respectivas atribuciones, anotarán las principales incidencias, tales como el avance o retraso de los trabajos, las consultas, las respuestas, las autorizaciones y, en general, todo lo relacionado con el personal, equipo y materiales, plazo, modificaciones de la obra y/o servicio, etc. Respecto a estas anotaciones se deberá poner especial atención a la mano de obra no calificada (MONC) señalándose principalmente aspectos referidos al número diario de participantes que intervienen en la ejecución de la obra y/o servicio y a la cantidad de materiales ingresados y que fueron adquiridos tanto con aporte del Programa como del cofinanciamiento.

El primer asiento corresponde a la trascripción del Acta de Entrega de Terreno, de ser el caso, el Responsable Técnico abrirá los cuadernos de obra que sean necesarios hasta la terminación de la obra y/o servicio.

El Responsable Técnico está encargado del uso, custodia y llenado del cuaderno de obra correspondiente, su presentación al Coordinador Técnico Externo o representantes del Programa será obligatoria en cada una de las visitas. Su disponibilidad en el lugar de los trabajos será responsabilidad del Organismo Ejecutor.

Sólo el Coordinador Técnico Externo y el Responsable Técnico están autorizados para realizar anotaciones en el cuaderno de obra.

En cada una de sus visitas, el Coordinador Técnico Externo exigirá la presentación del cuaderno de obra, hará las anotaciones que crea conveniente y recabará una copia a efectos de presentarla adjunta al informe mensual correspondiente.

El cierre del cuaderno de obra lo hará el Responsable Técnico mediante anotación expresa al término de los trabajos, debiendo el Coordinador Técnico Externo, en caso estuviera de acuerdo, otorgar su conformidad mediante la anotación respectiva.

2.9 PREVIO AL INICIO DE LOS TRABAJOS

De manera previa al inicio de los trabajos, el Coordinador Técnico Externo revisará minuciosamente la memoria descriptiva, especificaciones técnicas y planos de ejecución, conformantes del expediente técnico aprobado, con la finalidad de verificar su conformidad entre si y plantear, en caso correspondiera las modificaciones o correctivos correspondientes al proyecto aprobado, según lo señalado en la directiva de modificación de expedientes aprobada a dicho fin.

Así también deberá revisar el presupuesto, metrados, cronogramas de ejecución y costos unitarios, del mismo modo revisará la documentación de tipo técnico-legal que se acompaña: acreditación de propiedad, autorizaciones, etc. de acuerdo a lo exigido en las bases y de ser el caso sus modificaciones.

Es requisito indispensable en caso de los Organismos Públicos, la presentación y verificación del aporte del cofinanciamiento antes del inicio de la obra y/o servicio.

2.10 INICIO DE LOS TRABAJOS

La ejecución de los trabajos se realizará de acuerdo al cronograma indicado en el expediente técnico aprobado.

Requisitos para el Inicio de la Ejecución de la obra y/o servicio:

a. El Programa haya contratado al Coordinador Técnico Externo.b. El Coordinador Técnico Externo haya emitido opinión favorable respecto al

inicio de la ejecución de la obra y/o servicio.c. Se haya realizado satisfactoriamente el proceso de selección de participantes

y hayan asistido al Taller de Medidas de Seguridad en Obra.d. La disponibilidad del aporte del cofinanciamiento comprometido por el

Organismo Ejecutor o por el Cofinanciante haya sido verificado por el Programa.

e. Que los implementos de seguridad, presupuestados según el expediente técnico aprobado se encuentren disponibles.

f. “Informe de verificación previo al inicio de obra y/o servicio” (formato CT-01) cuyo pronunciamiento sea “Conforme” y debidamente suscrito por el Coordinador Técnico Externo.

Los trabajos empezarán de acuerdo al cronograma establecido por el Programa, debiendo el Coordinador Técnico Externo constituirse en la obra y/o servicio a efectos de verificar que el inicio de los trabajos se realice de manera correcta.

La fecha programada para el inicio de la obra y/o servicio señalada en el formato CT-01, corresponderá al cronograma establecido por el Programa, luego del otorgamiento de la conformidad.

Si por causas imputables al Organismo Ejecutor, el proyecto no comenzara en la fecha programada (indicada en el formato CT-01) el inicio quedará diferido para la segunda fecha que corresponda según el cronograma establecido por el Programa.

Si por causas imputables al Organismo Ejecutor no inicia la obra y/o servicio en las fechas señaladas en el cronograma aprobado por el Programa, este último queda facultado a resolver el convenio suscrito con el Organismo Ejecutor.

Como máximo el primer día hábil de comenzados los trabajos, el Organismo Ejecutor a través de su Responsable Técnico alcanzará al Coordinador Técnico Externo todos los cronogramas de obra y/o servicio actualizados a la fecha de inicio de los mismos:

• Cronograma de ejecución de obra y/o servicio.• Cronograma valorizado mensual. (Apéndice de las Bases)• Cronograma del Recurso Participante. (Apéndice de las Bases)

El Coordinador Técnico Externo cumplirá con revisar, aprobar e ingresar estos cronogramas en el software de supervisión de cada uno de los convenios asignados, debiendo remitirlos a la Oficina Zonal en forma física a mas tardar el tercer (03) día hábil luego de comenzados los trabajos.Conjuntamente con esta información se remitirá también el formato CT-03 “Informe de inicio de obra y/o servicio”.

SECCION IIIACTIVIDADES DURANTE LA EJECUCIÓN DE LA OBRA Y/O

SERVICIO

3.1 DESCRIPCIÓN GENERAL

Estas actividades comprenden la etapa que se desarrolla desde el inicio de ejecución de la obra y/o servicio hasta la terminación de la misma identificándose dentro de ella dos tipos de actividades:

a. Actividades de carácter ordinario:

• Autorización de trámite y autorización para entrega de desembolso.• Verificación del cofinanciamiento.• Revisión y aprobación de valorizaciones.• Presentación de informes del Coordinador Técnico Externo.• Pago a participantes.

b. Actividades de carácter no ordinario:

• Emisión de notificaciones.• Paralización y reinicio de los trabajos.• Modificaciones al expediente técnico.• Reemplazo del Responsable Técnico.• Elaboración y suscripción de adendas.

3.2 AUTORIZACIÓN DE TRAMITE Y AUTORIZACIÓN PARA ENTREGA DE DESEMBOLSO (correspondiente al rubro otros)

Se denomina desembolso a la entrega del aporte monetario del Programa que se efectúa con cargo al convenio de ejecución. De acuerdo a lo indicado en el expediente técnico aprobado, este desembolso servirá para la adquisición de materiales, herramientas, gastos indirectos o mano de obra calificada.

De acuerdo a lo establecido por el Programa, este desembolso se efectuará de la forma siguiente:

Desembolso Único: Para Organismos Ejecutores según lo establecido en el convenio de financiamiento.

El desembolso se efectuará en moneda nacional y se realizará de acuerdo a lo que el Programa establezca.

En señal de conformidad, luego de recibido el desembolso, el Organismo Ejecutor suscribirá una declaración jurada, para el efecto empleará el formato OE-13 “Declaración jurada de recepción de desembolsos”, debiendo entregar dos copias de este formato con el cargo de recepción respectivo. Una copia formará parte del expediente de liquidación.

3.3 VERIFICACIÓN DEL COFINANCIAMIENTO

Tal como lo establecen las Bases y su documentación anexa, el aporte de cofinanciamiento deberá encontrarse disponible en el lugar de la obra y/o servicio.

El Coordinador Técnico Externo exigirá que el aporte de cofinanciamiento correspondiente al Organismo Ejecutor se haga efectivo según los cronogramas aprobados, para ello en la oportunidad que corresponda, el Coordinador Técnico Externo, en atención al cronograma de desembolsos del cofinanciamiento, revisará detenidamente el listado de insumos correspondiente y verificará su existencia así como disponibilidad en la obra y/o servicio.

Las variaciones del listado de insumos motivadas en exigencias técnicas, deberán ser analizadas conjuntamente por el Coordinador Técnico Externo y el Responsable Técnico siendo aprobadas por ambos.

Estas variaciones serán permitidas siempre que no disminuyan el monto de cofinanciamiento que corresponda según el cronograma mensual valorizado de insumos según fuentes de financiamiento (ver apéndice de las Bases), y en los casos que comprometan al listado de insumos correspondiente a aportes del programa serán permitidas siempre que no impliquen incremento del desembolso respectivo. La oportunidad de la verificación de cofinanciamiento se realizará de acuerdo a la consideración siguiente:

a. Aporte de cofinanciamiento.- Luego de suscrito el convenio y antes del inicio del proyecto y de acuerdo a lo descrito en el numeral 2.3 de la presente Guía y el numeral 5.2.1.c de las Bases.La disponibilidad de cofinanciamiento deberá ser mostrada para la verificación del Coordinador Técnico Externo de acuerdo al cronograma del cofinanciamiento.

3.4. REVISIÓN Y APROBACIÓN DE VALORIZACIONES

La valorización de los trabajos será realizada por el Responsable Técnico de forma quincenal correspondiendo éstas al día quince (15) calendario y al último día hábil de cada mes, debiendo consignar los metrados ejecutados en el cuaderno de obra mediante el asiento respectivo.

En el caso de las valorizaciones mensuales el Responsable Técnico elaborará y presentará, dentro de los dos (02) días calendarios siguientes el formato OE-04 “valorización desagregada acumulada” al Coordinador Técnico Externo. Una vez presentadas estas valorizaciones el Coordinador Técnico Externo procederá a revisarlas, de existir discrepancias, el Coordinador Técnico Externo podrá constituirse a la obra y/o servicio a efectos de verificar dicha información.

Las valorizaciones serán presentadas a la Oficina Zonal de acuerdo a la siguiente indicación:

• Valorización de fin de mes.Será presentada conjuntamente con el “informe mensual” formato CT-05 correspondiente, al quinto (05) día calendario de cada mes.

Si al día siguiente de vencido el plazo establecido, el Responsable Técnico no cumpliera con presentar las valorizaciones referidas, el Coordinador Técnico Externo las elaborará y presentará a la Oficina Zonal en la oportunidad establecida, quedando el Organismo Ejecutor sujeto a las mismas. En este caso y de manera posterior deberá emitirse la notificación respectiva al Organismo Ejecutor, acompañando las valorizaciones (OE-04) formuladas por el Coordinador Técnico Externo. En este supuesto la presentación de la valorización de fin de mes se hará a través del formato CT-05 y OE-04.

El Avance físico de la obra y/o servicio será calculado a partir de la siguiente expresión:

% de Avance Físico =Costo Directo Valorizado

X 100Costo Directo Total del Presupuesto

El Organismo Ejecutor está obligado a cumplir con los plazos parciales establecidos en el cronograma respectivo.

En caso que el retraso sea mayor al diez (10%), el Coordinador Técnico Externo ordenará al Organismo Ejecutor la presentación dentro de los tres (03) días hábiles siguientes de un nuevo calendario que contemple la aceleración de los trabajos, de modo que se garantice el cumplimiento de la obra y/o servicio dentro del plazo previsto.

Dicho retraso se calculara de la siguiente manera:

% de retraso = % Avance físico ejecutado acum. - % Avance físico programado acum.

Si dentro del plazo establecido no se cumple con la entrega del calendario acelerado de avance, el Coordinador Técnico Externo elaborará dicho calendario quedando el Organismo Ejecutor sujeto al mismo.

Si, posteriormente a la entrega del nuevo calendario, la valorización siguiente que corresponde, según lo señalado en el numeral 3.4, arroje un atraso mayor al diez (10%) del avance físico respecto al avance programado en el calendario acelerado, el Coordinador Técnico Externo anotará el hecho en el cuaderno de obra e informará a la Oficina Zonal, considerándose como causal de resolución del convenio.

3.5 PRESENTACIÓN DE INFORMES DURANTE LA EJECUCIÓN DE OBRA Y/O SERVICIO

3.5.1 Informes Regulares

Durante la ejecución de los trabajos el Coordinador Técnico Externo efectuará a la obra y/o servicio según lo señalado en sus términos de referencia visitas regulares3 por mes.

Una de estas visitas corresponderá al día quince (15) calendario del mes (o al día hábil siguiente), debiendo realizarse en esta oportunidad una valorización de los trabajos ejecutados los que serán anotados en el cuaderno de obra. Del mismo modo la última visita deberá corresponder al último día hábil del mes y servirá para efectuar la valorización y el informe mensual respectivo.

En cada una de las visitas el Coordinador Técnico Externo verificará lo siguiente:

a. La correspondencia del registro de asistencia (formato OE-01) con lo observado en campo. Asimismo recabará una copia de cada uno de los formatos OE-01generados desde la ultima fecha en que efectuó su visita regular, registrando la información en el formato CT-04

b. Respecto a los accidentes en obra y/o servicio y su atención inmediata.c. Que los materiales y herramientas sean los necesarios para la continuidad de los

trabajos.

3 En el caso del Coordinador Técnico Externo, éste deberá efectuar al menos (04) cuatro visitas al mes por cada convenio; las visitas adicionales de los convenios dependerán de la ubicación de los convenios y necesidades de control.

d. Que se haya efectuado el desembolso del Programa.e. Que la labor del Responsable Técnico se encuentre acorde con lo señalado en el

convenio y en la Guía del Responsable Técnico, asimismo que cumpla con el coeficiente de participación en obra y/o servicio el mismo que es de medición diaria.

El resultado de cada visita regular será consolidado en un solo informe (formato CT-04) “Informe de verificación regular”, el mismo que será remitido el primer (01) día hábil de la siguiente semana de efectuadas las visitas a la Oficina Zonal en físico y a través del modulo web.

3.5.2 Informes Mensuales

A fin de elaborar el informe mensual, el Coordinador Técnico Externo exigirá al Organismo Ejecutor la presentación, debidamente suscrita por el Responsable Técnico, del informe mensual4 el que deberá contener:

• Original del informe del Responsable Técnico.• Copia aprobada de la “valorización desagregada acumulada” formato OE-04.• “Informe de gastos” formato OE-07 sustentado con las respectivas copias de los

comprobantes de pago y los recibos por honorarios si fuera el caso.• Copia del cuaderno de obra.• Otros que solicite el Coordinador Técnico Externo.

El Coordinador Técnico Externo revisará la documentación anteriormente descrita minuciosamente, verificará la existencia y calidad del material en campo y almacén y hará las observaciones del caso. Dichas observaciones serán alcanzadas al Organismo Ejecutor empleando para el efecto, el formato de notificación (CT-07) debiendo ser subsanadas dentro del plazo que establezca el Coordinador Técnico Externo.

Una vez que se cuente con el informe mensual del Organismo Ejecutor, el Coordinador Técnico Externo elaborará el informe mensual, el cual comprenderá los siguientes aspectos:

8. Control de participantes del mes.9. Control de avance físico según valorización.10. Comparación de avance físico referido a los

aportes del Programa y financiero de MONC, obtenidos de la valorización desagregada acumulada (formato OE-04). Las variaciones mayores al 10% deberán ser explicadas, mereciendo las notificaciones respectivas en caso de situaciones no justificadas.

11. Control de desembolso.12. Si fuera el caso, reporte de control de obra y/o

servicio referido a pruebas técnicas de calidad.13. Presentación de un panel fotográfico conteniendo

al menos 04 fotografías donde aparezca el Coordinador Técnico Externo mostrando el avance de los trabajos.

14. Verificación del cumplimiento de las medidas para prevenir o mitigar el impacto ambiental y las medidas de seguridad en obra.

15. Comentarios referentes a la ejecución de la obra y/o servicio, donde se indicará, si fuera el caso,

4 Dentro de los dos (02) días calendario posterior al vencimiento de cada mes y durante la ejecución de la obra y/o servicio.

la problemática general, las soluciones planteadas a partir de esta problemática, aspectos relevantes de la ejecución y observaciones generales, así como las acciones a adoptar en caso la obra y/o servicio se encontrara con un atraso mayor al 10% y si a partir de este supuesto se generaron notificaciones al Organismo Ejecutor durante el periodo de reporte.

16. Con respecto al cuaderno de obra, se anotará el número de folios del cuaderno de obra utilizados durante el periodo de reporte.

17. Control de avance financiero el cual estará referido al avance porcentual de gasto rendido respecto al monto total del aporte del aprobado en el convenio.

En este aspecto se controlará que las variaciones existentes no generen un mayor monto respecto al monto aprobado para el rubro y que finalmente no se altere el costo directo aprobado.

El avance financiero estará dado por la siguiente expresión:

% de Avance Financiero respecto al aporte del Programa

=Gasto Total Ejecutado del Aporte del

Programa x 100Aporte Total del Programa Aprobado

El gasto total ejecutado del aporte del Programa estará dado por lo reportado en el formato OE-07 (informe de gastos), la rendición se detallara por insumo.

El Coordinador Técnico Externo remitirá a la Oficina Zonal en un plazo máximo de cinco (05) días calendario posterior al vencimiento de cada mes, el informe mensual (formato CT-05) acompañado de la siguiente documentación:

• El último informe de verificación regular formato CT-04 (en físico y a través del modulo web).

• Copia del informe mensual del Responsable Técnico.• Copia de los asientos del cuaderno de obra correspondientes al periodo reportado.• Otros que solicite la Oficina Zonal. En caso el Organismo Ejecutor no cumpliera con subsanar las observaciones formuladas dentro del plazo establecido por el Coordinador Técnico Externo, éste deberá cumplir con presentar el informe mensual correspondiente en la oportunidad señalada, debiendo adicionar a su informe la “valorización desagregada acumulada” formato OE-04.

Bajo este supuesto el Coordinador Técnico Externo emitirá una segunda notificación al Organismo Ejecutor requiriéndole la presentación del informe correspondiente, el que luego de presentado y revisado será remitido a la Oficina Zonal completando la información faltante, caso contrario dicho incumplimiento será tomado como causal de resolución del convenio.

No se considerarán recibidos los informes que presentarán observaciones o documentación incompleta.

3.5.3 Comunicación rápida

El formato CT-08 “Comunicación rápida”, se establece con la finalidad de disponer de manera expeditiva de información actualizada, considerada relevante por el Programa. Esta información podrá estar referida a:

• Información de reprogramación de fecha de inicio de obra y/o servicio.• Información de paralización de obra y/o servicio.• Información de reinicio de actividades y terminación de obra y/o servicio.

Esta comunicación deberá ser remitida a la Oficina Zonal, en físico y a través del modulo web, a más tardar al día hábil siguiente de ocurrido el hecho que motiva la comunicación.

3.5.4 Otros informes eventuales

a. Informes sobre solicitud de modificatorias de proyecto .

Son informes en los cuales el Coordinador Técnico Externo deberá emitir opinión respecto a las solicitudes de modificatorias de proyecto; su tratamiento es descrito en el numeral 3.10

b. Informes de carácter adicional solicitados por el Programa .

Adicionalmente el Coordinador Técnico Externo presentará los informes que le sean solicitados por el Responsable de Proyectos o el Jefe de la Oficina Zonal, u otros que en cumplimiento de la supervisión efectuada considere necesario alcanzar al Programa. Dentro de este grupo se encuentran los informes especiales de control de calidad.

3.6 PAGO A PARTICIPANTES

El pago a participantes corresponde al monto por incentivo económico que se le reconoce a cada participante por las actividades realizadas durante la ejecución de la obra y/o servicio. Este pago es cargado al aporte destinado a la mano de obra no calificada y se realizará de manera mensual y de acuerdo a los mecanismos establecidos por el Programa. El Coordinador Técnico Externo participa otorgando su conformidad al pago efectuado.

Las Hojas de Pago de Participantes deberán corresponder con la información registrada en las Hojas de Tareo.

3.7 PAGO A COORDINADORES TECNICOS EXTERNOS

Los pagos a los Coordinadores Técnicos Externos se realizarán de acuerdo al procedimiento que establezca Oficina de Administración y Finanzas del Programa y a lo indicado en sus contratos y sus términos de referencias.

3.8 EMISIÓN DE NOTIFICACIONES

Las notificaciones son comunicaciones que realiza el Coordinador Técnico Externo al Organismo Ejecutor con la finalidad de solicitar la corrección de alguna observación o el requerimiento de cumplimiento de obligaciones señaladas en el convenio.

Para este propósito el Coordinador Técnico Externo empleará el formato “Notificación de observaciones” CT-07.

3.9 PARALIZACIÓN Y REINICIO DE LOS TRABAJOS

El Organismo Ejecutor a través del Responsable Técnico podrá solicitar al Programa la paralización de los trabajos cuando se produzca cualquiera de las siguientes circunstancias:

• Demora en la entrega de desembolso por parte del Programa.• Ejecución de obras complementarias y/o modificaciones al expediente técnico

aprobado.• Desabastecimiento sostenido de materiales (escasez de materiales en la zona) y/o

insumos u otros casos fortuitos o de fuerza mayor (fenómenos climatológicos, vicios ocultos, etc.) debidamente probados.

• Que el convenio no cuente con Coordinador Técnico Externo contratado, en cuyo caso la Oficina Zonal evaluará la pertinencia de que dichos convenios sean asignados a los profesionales de la Oficina Zonal o se proceda a la paralización de la obra y/o servicio.

El Coordinador Técnico Externo recepcionará y evaluará técnicamente el motivo de la paralización solicitada por el Organismo Ejecutor, la misma que de encontrarla justificada la remitirá a la Oficina Zonal recomendando la paralización de los trabajos.

Del mismo modo recomendará a la Oficina Zonal otorgar un plazo para el levantamiento de las observaciones que motivaron dicha paralización. Se adjuntará a este informe la notificación respectiva de requerimiento de cumplimiento.

El incumplimiento de las obligaciones del Organismo Ejecutor será comunicado al Programa a través de un informe escrito recomendando sustentadamente la paralización.

En caso que el motivo de paralización de la obra y/o servicio sea atribuible al Organismo Ejecutor y que el periodo de la misma sea igual o mayor a 21 días hábiles acumulados, el Programa iniciará el proceso de resolución del convenio.

Estas paralizaciones serán comunicadas a la Oficina Zonal, a más tardar al día hábil siguiente a través del (formato CT-08) “Comunicación rápida”, adjuntando para el efecto una copia del asiento del cuaderno de obra.

Caso fortuito o de fuera mayor.

Se entiende como caso fortuito o de fuerza mayor a una situación extraordinaria irresistible e imprevisible, fuera del control del Organismo Ejecutor que no le sea atribuible, o que puedan ser atribuibles a hechos naturales.

Estas situaciones podrán deberse a:

• Fenómenos naturales como terremotos, aluviones, etc, que dificulten de manera significativa la continuidad de los trabajos.

• Situaciones climáticas o la existencia de conflictos que dificulten de manera significativa la continuidad de los trabajos.

• La ausencia total o en parte de las personas que prestan servicios en la obra y/o servicio al punto que afecte la óptima calidad de los trabajos.

• La ausencia de materiales o herramientas de manera que imposibiliten la ejecución de los trabajos o afecten significativamente los rendimientos establecidos en el expediente técnico aprobado.

En estos casos el Organismo Ejecutor comunicará al Programa por medio escrito dentro de un plazo no mayor a tres días hábiles de producido el hecho, la situación que impide

la ejecución de la obra y/o servicio a fin de que este proceda a la evaluación respectiva.

El Responsable de Proyectos o Jefe de la Oficina Zonal evaluará las circunstancias que ameritan la solicitud de paralización o en su defecto las paralizaciones ordenadas de manera excepcional por el Coordinador Técnico Externo y como resultado de esta evaluación, comunicará de manera escrita al Organismo Ejecutor a efectos de que proceda a paralizar los trabajos o a ordenar su reinicio en caso la paralización ordenada por el Coordinador Técnico Externo no la encontrara justificada.

En dicha comunicación se señala también la fecha en la que debe operar la paralización o el reinicio según fuere el caso. Copia de esta comunicación se deriva al Coordinador Técnico Externo para su conocimiento.

Tanto las solicitudes de paralización como la fecha real de la misma serán anotadas en el cuaderno de obra.

El reinicio de los trabajos deberá contar necesariamente con el informe aprobatorio del Coordinador Técnico Externo. Dicho informe tiene como propósito evaluar si las causas que motivaron la paralización han sido superadas.

El Coordinador Técnico Externo solicitará al Programa la autorización de reinicio de los trabajos, para ello adjuntará el informe aprobatorio antes referido. La Oficina Zonal, de considerarlo procedente autorizará el reinicio de los trabajos emitiendo para ello la comunicación respectiva al Organismo Ejecutor, en la que además se precisará la fecha en la que debe operar el reinicio. Copia de dicha comunicación será alcanzada al Coordinador Técnico Externo del proyecto.

El Coordinador Técnico Externo informará al Programa, a través del formato CT-08 (comunicación rápida) la fecha real de reinicio de los trabajos. Este hecho será además consignado en el cuaderno de obra.

El mismo día de reiniciado los trabajos el Coordinador Técnico Externo recibirá del Organismo Ejecutor la siguiente documentación actualizada a la fecha de reinicio:

• Cronograma de ejecución de obra y/o servicio.• Cronograma valorizado mensual (apéndice de las Bases).• Cronograma del Recurso Participante (apéndice de las Bases).

El Coordinador Técnico Externo cumplirá con revisar, aprobar e ingresar estos cronogramas en el software de supervisión de cada uno de los convenios asignados, debiendo remitirlos a la Oficina Zonal en forma física a mas tardar el tercer (03) día hábil luego del reinicio de los trabajos.

De manera excepcional, debido a estas situaciones de emergencia o de urgencia que pongan en riesgo la ejecución de la obra y/o servicio o la economía del proyecto, el Coordinador Técnico Externo de manera inmediata podrá ordenar la paralización de los trabajos, consignando dicha orden en el cuaderno de obra.

3.10 MODIFICACIONES AL EXPEDIENTE TÉCNICO

Excepcionalmente, por causas justificadas, debidamente comprobadas y aceptadas, conforme a las directivas del Programa podrán modificarse los términos del convenio para lo cual, de ser el caso, requerirá la suscripción de adendas según los siguientes casos.

3.10.1 Modificaciones que requieren suscripción de adendas

El procedimiento para las modificaciones al expediente técnico que ameriten la suscripción de adendas, se encuentra regulado por el Programa.

Todas las modificatorias, a excepción de las modificaciones al convenio que no correspondan a variaciones técnicas del expediente técnico, deberán ser solicitadas al Coordinador Técnico Externo para su aprobación, de manera oportuna, por el Representante Legal del Organismo Ejecutor, adjuntando informe técnico sustentatorio del Responsable Técnico, el mismo que dependiendo del caso podrá contener presupuesto, análisis de costos unitarios, planos, memoria descriptiva, etc.

El Responsable de Proyectos o Jefe de la Oficina Zonal, en los casos que juzgue conveniente solicitará que junto al informe técnico antes referido se presente el informe aprobatorio del profesional que formuló el proyecto original (proyectista). Es responsabilidad del Organismo Ejecutor obtener este informe aprobatorio.

El Coordinador Técnico Externo, dentro del plazo de tres (03) días hábiles de recibida la solicitud de modificación, se pronunciará respecto de la procedencia de la misma. De considerarla favorable, remitirá el informe correspondiente a la Oficina Zonal adjuntando la documentación técnica alcanzada que fundamente la modificación del expediente técnico.

En la Oficina Zonal la documentación será evaluada por las áreas correspondientes de acuerdo a lo establecido en la Directiva aprobada para dicho fin.

El Responsable Técnico y el Coordinador Técnico Externo, cada uno dentro de sus atribuciones, deberán describir estos hechos en el cuaderno de obra.

Las modificaciones al expediente técnico que conlleven a la suscripción de adendas podrán estar referidas a:

a. Ampliaciones de plazo.

Las ampliaciones de plazo son aquellas que modificarán la fecha de término programada y podrán fundamentarse sólo en las siguientes causales:

i. Demora en la entrega de desembolsos por parte del Programa.ii. Desabastecimiento sostenido de materiales (escasez de materiales en la zona)

y/o insumos u otros casos fortuitos o de fuerza mayor (fenómenos climatológicos, vicios ocultos, etc.) debidamente probados.

iii. Ejecución de obras complementarias y/o modificaciones al expediente técnico aprobado.

iv. Paralizaciones aprobadas por la Oficina Zonal que cuenten con informe técnico del Coordinador Técnico Externo, según lo señalado en el numeral 3.9 de la presente guía.

Sólo será procedente otorgar ampliaciones de plazo, cuando la causal modifique el calendario de ejecución de obra y/o servicio, de manera que represente demora en la terminación del proyecto.

Las ampliaciones de plazo que no devengan de una ampliación presupuestal, no generaran incremento en el aporte del Programa.

La Resolución aprobada para establecer los modelos de adenda a los convenios de ejecución de proyectos deberá ser consultada conjuntamente con el Responsable de Proyectos de la Oficina Zonal para definir el modelo de adenda pertinente a aplicar.

b. Modificaciones al expediente técnico

i. Modificaciones presupuestales.

Los montos que se originen de las modificaciones presupuestales deberán ser comprometidos en igual forma y condiciones de financiamiento original, en ese sentido en caso de ampliaciones de presupuesto el Programa asumirá íntegramente el financiamiento de mano de obra no calificada (MONC) y en caso de deducciones de presupuesto se efectuará a favor de éste; mientras que el costo adicional diferente al de mano de obra no calificada, será asumido tanto por el Programa y el Organismo Ejecutor, en lo que les corresponda y de acuerdo a los porcentajes de financiamiento establecidos para este rubro en el expediente técnico aprobado, y deducido de la misma manera en caso de presupuestos deductivos.

Las modificaciones no serán aplicables retroactivamente.

Las ampliaciones presupuestales procederán cuando se determine la insuficiencia del presupuesto aprobado, y sólo podrán fundamentarse en las siguientes causales:

• Incremento significativo de los precios de materiales e insumos.• Modificación del proyecto y/u obras complementarias debidamente

aprobados.• Partidas no consideradas en el presupuesto aprobado.

Es presupuesto deductivo el conformado por aquellas partidas determinadas como no necesarias para el cumplimiento de la meta prevista en el expediente técnico aprobado.

ii. Ejecución de obras y/o servicios complementarios.

Son obras y/o servicios complementarios aquellas no consideradas en el expediente técnico y que resultan indispensables para el cumplimiento de la meta prevista en el expediente técnico originalmente aprobado.

iii. Ampliaciones y reducciones de meta. (Sin modificación presupuestal)

Son las mayores o menores unidades de metas físicas ejecutadas, que debido a hechos durante la ejecución del convenio merecerán la suscripción de adendas. Estas modificaciones no estarán referidas a las señaladas en el numeral 3.10.2.a de la presente guía.

iv. Otros cambios.

Son aquellos cambios referidos a modificaciones que no desnaturalicen el expediente técnico aprobado, por ejemplo: precisiones al convenio, etc.

3.10.2 Modificaciones que no requieren suscripción de adendas

Están comprendidas dentro de este grupo:

a. Ampliaciones y reducciones de meta menores. (Sin modificación presupuestal)Las variaciones5 menores cuya valorización no supere el 5 % del costo directo serán presentadas al Coordinador Técnico Externo por el Organismo Ejecutor adjuntando el Informe Técnico del Responsable Técnico. Estas variaciones serán revisadas por el Coordinador Técnico Externo, las mismas que de considerarlas procedentes las

5 Diferencia entre ampliación y reducción del presupuesto aprobado y el presupuesto propuesto, sobre partidas existentes del presupuesto vigente.

dará por aprobado dejando constancia de ello en el cuaderno de obra e informando a la Oficina Zonal a través del formato CT-09 (adjuntando toda la documentación sustentatoria, presupuesto, cronogramas actualizados, planos de ser el caso, entre otras).

Estos cambios no merecerán la suscripción de adendas, debiendo ser reportados mediante informe y presentados en la oportunidad que se presente la modificación, y en la liquidación del convenio.

Para el cálculo de este porcentaje deberá tenerse en cuenta todas las variaciones acumuladas, restándose las reducciones de las ampliaciones de metas. En ningún caso ni las ampliaciones ni las reducciones de meta independientemente, serán mayores al siete (7 %) por ciento del total de costo directo.

b. Otras variaciones a los cronogramas del expediente técnico.Las variaciones en los diferentes cronogramas del expediente técnico, que no provengan de cualquiera de las modificaciones señaladas en los puntos 3.10.1 del presente numeral, no motivarán la suscripción de adendas.

3.11 REEMPLAZO DEL RESPONSABLE TÉCNICO

El reemplazo del Responsable Técnico no merecerá la suscripción de adendas y podrá deberse a las siguientes circunstancias:

a. Por renuncia expresa del Responsable Técnico.b. Por enfermedad que le impida desarrollarse en el cargo.c. Por estar incurso en sentencia privativa de la libertad.d. Por fallecimiento o abandono del Responsable Técnico.e. Por incumplimiento injustificado de funciones detectadas por el Organismo Ejecutor

o cuando el Organismo Ejecutor decida prescindir de los servicios del Responsable Técnico.

f. Por incumplimiento injustificado de funciones detectados por el Coordinador Técnico Externo durante la ejecución del proyecto.

Para los cinco primeros casos el Organismo Ejecutor comunicará el reemplazo señalando de manera escrita las causales de dicho reemplazo, adjuntando el currículum vitae del profesional propuesto para el reemplazo.

El Coordinador Técnico Externo verificará la documentación y de ser conforme a lo exigido en las Bases de concurso comunicará al día siguiente a la Oficina Zonal. Adjuntará para el efecto copia de los documentos respectivos.De ocurrir el último de los casos, contando con el informe previo del Coordinador Técnico Externo, la Oficina Zonal notificará al Organismo Ejecutor solicitándole que proceda a presentar la documentación respectiva del Responsable Técnico propuesto.

3.12 ELABORACION Y SUSCRIPCION DE ADENDAS

Luego de revisada y de considerarlo procedente, el Coordinador Técnico Externo del proyecto remitirá a la Oficina Zonal, toda la información referente a la solicitud de suscripción de adenda. La Oficina Zonal evaluará la documentación alcanzada y de considerarlo favorable, dentro de los cinco (05) días hábiles de recibida la documentación procederá a elaborar la adenda respectiva, de acuerdo a los modelos establecidos y aprobados por el Programa.

De manera posterior y dentro de los siete (07) días hábiles de remitida la documentación a la Oficina Zonal por parte del Coordinador Técnico Externo, se suscribirá conjuntamente con el Representante Legal del Organismo Ejecutor, la adenda respectiva.

SECCION IVACTIVIDADES POSTERIORES

A LA TERMINACIÓN DE LOS TRABAJOS

4.1 DESCRIPCIÓN GENERAL

Estas actividades comprenden la etapa que se desarrolla desde la terminación de los trabajos y hasta la presentación de la liquidación de convenio. Comprende básicamente las siguientes actividades:

• Suscripción del Acta de Terminación de los Trabajos.• Elaboración del informe final de supervisión.• Revisión de planos finales de obra y/o servicio y memoria descriptiva valorizada.• Suscripción del acta de transferencia de obra.• Revisión y entrega del expediente de liquidación de convenio.

4.2 SUSCRIPCIÓN DEL ACTA DE TERMINACIÓN DE OBRA Y/O SERVICIO Y EL ACTA VALORIZADA DE MATERIALES SOBRANTES

La terminación de la obra y/o servicio será comunicada por el Responsable Técnico mediante anotación en el cuaderno de obra, esta fecha de terminación de obra y/o servicio no podrá exceder la fecha de término programada.

A más tardar al día hábil siguiente el Coordinador Técnico Externo verificará la correcta terminación de los trabajos, posteriormente y de encontrarlos conformes otorgará su aprobación consignando este hecho en el cuaderno de obra.

El Coordinador Técnico Externo informará mediante el formato CT-08 “Comunicación rápida”, la terminación de la obra y/o servicio, disponiendo para ello de un (01) día hábil de realizada la visita de verificación.

De existir observaciones a la terminación de obra y/o servicio no se considerará terminado, debiendo ser subsanadas las observaciones dentro de los cinco (05) días hábiles siguientes de la fecha señalada como término de obra y/o servicio, este periodo no generará adenda por ampliación de plazo.

Si el plazo otorgado para la subsanación de las observaciones origina, que la fecha de termino real corresponda al mes siguiente de la fecha de termino programada, merecerá la presentación de cronogramas actualizados (señalados en el numeral 3.9.2 de la presente Guía), que permitan ampliar dicha fecha en el sistema, previa coordinación con la Oficina Zonal.

Se entenderá que se produjo la culminación de la ejecución de la obra y/o servicio a partir de la fecha real de término, cuando el Coordinador Técnico Externo consigne su conformidad en el cuaderno de obra.

De manera posterior a la terminación de los trabajos y dentro de los cinco (05) días hábiles de concluida la obra y/o servicio se suscribirán tanto el Acta de Terminación de Obra y/o Servicio como el Acta de Materiales Sobrantes. La fecha sobre la cual corre el plazo señalado será la indicada en el cuaderno de obra, es decir la que haya sido consignada por el Responsable Técnico como término de obra y/o servicio y que a su vez haya contado con la aprobación del Coordinador Técnico Externo. Para este propósito el Coordinador Técnico Externo deberá realizar previamente las coordinaciones necesarias con el Representante Legal del Organismo Ejecutor, el Responsable Técnico y la Oficina Zonal, a efectos de fijar la fecha y hora en la que se llevará a cabo la suscripción de las actas referidas. Para ello, el Coordinador Técnico Externo deberá presentar al área de supervisión, copia de los asientos del cuaderno de obra del Responsable Técnico y del Coordinador Técnico Externo en los que se consigna la comunicación de término de obra y/o servicio y la aprobación respectiva del Coordinador Técnico Externo. El día y hora fijada y, las personas designadas se constituirán al lugar donde se ejecutaron los trabajos, recorrerán la obra y/o servicio verificando los trabajos ejecutados y procederán a suscribir el Acta de Terminación de Obra y/o servicio y el Acta de Materiales Sobrantes.

El Coordinador Técnico Externo es el encargado de llevar adelante el acto asesorando a las demás personas designadas en los aspectos técnicos referidos a los trabajos ejecutados. De existir observaciones, éstas serán comunicadas al Organismo Ejecutor y a su Responsable Técnico, consignando las mismas en el cuaderno de obra. En dicha anotación se indicará también el plazo otorgado para la subsanación definiéndose la nueva fecha de suscripción del acta, el mismo que no podrá exceder los cuatro (04) días hábiles.

Los gastos que origine la subsanación de las observaciones planteadas serán de responsabilidad del Organismo Ejecutor.

Esta acta será suscrita luego de revisar el levantamiento de las observaciones formuladas y posteriormente deberá ser transcrita al cuaderno de obra. Ambas actas tanto de terminación de obra y/o servicio como de materiales sobrantes se adjuntarán al expediente de liquidación del convenio.

4.3 ELABORACIÓN DEL INFORME FINAL

Dentro de los tres (03) días hábiles siguientes de terminados los trabajos, el Coordinador Técnico Externo exigirá al Representante Legal y Responsable Técnico, la presentación del informe final (formato OE -03) conteniendo la siguiente documentación:

• Resumen final de las principales ocurrencias de la obra y/o servicio que contengan un panel fotográfico que permita apreciar la secuencia constructiva, así como los trabajos concluidos.

• Valorización desagregada acumulada totalizada (formato OE-04).• Informe de gastos totalizados (formato OE-07). • Acta de terminación de obra y/o servicio (formato OE-09).• Acta valorizada de materiales sobrantes (formato OE-11).• Otros que solicite el Coordinador Técnico Externo.

Respecto a los informes de gastos totalizados o por rubro acumulados, en observancia a los plazos permitidos (hasta 15 días calendarios de recibido el desembolso) para la

rendición de gastos, podrá aceptarse la rendición disponible de gastos parciales. La rendición faltante deberá ser presentada dentro del expediente de liquidación.

Dentro de los cinco (05) días hábiles de terminados los trabajos y luego de recibir el informe final del Responsable Técnico, el Coordinador Técnico Externo presentará el informe final (formato CT-05) acompañado de la siguiente documentación:

• Informes de verificación regular (formatos CT-04)• Informe final del Responsable Técnico.• Otras que solicite la Oficina Zonal.

Si fuera el caso y sólo por razones justificadas, la documentación complementaria referida a rendiciones de gastos será revisada y luego de aprobada, presentada a la Oficina Zonal, dentro de los dos días hábiles de haber sido recibida del Organismo Ejecutor.

4.4 REVISIÓN DE PLANOS FINALES DE OBRA Y/O SERVICIO (REPLANTEO)

Luego de terminados los trabajos a conformidad del Coordinador Técnico Externo, éste exigirá al Organismo Ejecutor para que dentro de los siete (07) días hábiles posteriores le sean alcanzados en dos copias, los planos finales de obra y/o servicio (replanteo) los que deberán encontrarse debidamente suscritos por el Responsable Técnico.

El Coordinador Técnico Externo revisará la información alcanzada y de encontrarla conforme la visará en señal de aprobación luego de ello la remitirá a la Oficina Zonal dentro del plazo que corre desde la fecha de término de obra y/o servicio y hasta el décimo día hábil.

4.5 SUSCRIPCIÓN DEL ACTA DE TRANSFERENCIA DE OBRA

El acto de transferencia de obra tiene por propósito efectuar la transferencia de la obra ejecutada a la entidad u Organismo encargado de su operación y mantenimiento, conforme consta en el acta de compromiso asumido durante la presentación del proyecto a concurso, el mismo que aparece en la parte anexa del expediente técnico aprobado.

La suscripción de esta acta (formato OE-10) se realizará dentro del plazo que corre desde el cuarto (04) y el décimo quinto (15) día hábil de concluidos los trabajos a conformidad del Coordinador Técnico Externo. En dicho acto participarán el Coordinador Técnico Externo, el Jefe de la Oficina Zonal o a o quien el designe, el Representante Legal del Organismo Ejecutor y el representante de la entidad u Organismo receptor encargado.

El Responsable Técnico asesorará al Organismo Ejecutor en las coordinaciones previas que se realicen a efectos de fijar la fecha y hora en la que se llevará a cabo el acto de transferencia.

En dicho acto de transferencia se hará entrega de los planos de replanteo a la entidad u organismo encargado a efectos de que se realice, de acuerdo a lo establecido en las bases del concurso, el saneamiento físico legal.

Tanto los planos de replanteo como la memoria descriptiva valorizada formarán parte integrante del Acta de Transferencia de Obra.

4.6 REVISIÓN Y ENTREGA DEL EXPEDIENTE DE LIQUIDACIÓN DE CONVENIO

El Coordinador Técnico Externo exigirá al Organismo Ejecutor y a su Responsable Técnico, la presentación de la respectiva liquidación técnico-financiera de la obra y/o servicio (expediente de liquidación).

La fecha máxima para que el Organismo Ejecutor presente el expediente de liquidación al Coordinador Técnico Externo quedará definida por la que corresponda al último de los siguientes eventos:

• 15 días hábiles después de terminada la ejecución de los trabajos.

• 03 días hábiles después de la fecha programada (según cronograma aprobado) para el último pago a participantes.

El expediente de liquidación presentado por el Organismo Ejecutor estará conformado básicamente por la siguiente documentación:

a. Liquidación financiera.

• Informe de gastos totalizados.• Copia de facturas, boletas de venta y, de ser el caso, de los recibos por

honorarios, las cuales se encontraran completamente legibles.• Copia de los comprobantes de pago de desembolsos.• Copia de las declaraciones juradas de recepción de desembolsos.• Cuadro resumen de pago a participantes, según formato.• El listado de planillas original obtenido del módulo web.• Declaración jurada de aporte de cofinanciamiento.

a. Liquidación técnica. contendrá básicamente la siguiente documentación:

• Informe de liquidación del Organismo Ejecutor (formato OE-15).• Valorización desagregada acumulada totalizada (formato OE-04). • Acta de entrega de terreno, de ser el caso.• Acta de terminación de obra y/o servicio.• Acta de transferencia de obra.• Acta valorizada de materiales sobrantes adquiridos con financiamiento del

Programa.• Original desglosado del cuaderno de obra. • Planos finales de obra y/o servicio (replanteo) debidamente suscritos por

el Representante Legal del Organismo Ejecutor, el Responsable Técnico y visados por el Coordinador Técnico Externo.

• Copia del convenio y adendas.

El Coordinador Técnico Externo dispondrá de tres (03) días hábiles para la revisión de esta liquidación debiéndose pronunciar sobre su conformidad empleando para el efecto el formato CT-06 “Informe de Liquidación” y visando todas las hojas del Informe de liquidación presentado por el Organismo Ejecutor (formato OE-15).De existir observaciones estas serán alcanzadas al Organismo Ejecutor otorgándole un plazo de dos (02) días hábiles para la subsanación.

En idéntico plazo el Coordinador Técnico Externo revisará el levantamiento de las observaciones, dando por aprobada la liquidación si estas se encontraran conformes.Finalmente el expediente de liquidación será presentado a la Oficina Zonal por el Coordinador Técnico Externo dentro de los dos (02) días hábiles de otorgada la conformidad. A este expediente de liquidación adjuntará la siguiente documentación:

• Formato CT-06 “Informe de Liquidación”.• Todas las valorizaciones desagregadas acumuladas (OE-04).

SECCION VTRATAMIENTO DEL RECURSO PARTICIPANTE

5.1 DEFINICIÓN DE PARTICIPANTE

Participante es el poblador desempleado prioritariamente con carga familiar que se incorpora a una estrategia de apoyo a su inserción laboral y desarrollo de capacidades.

Puede participar desde el inicio de los proyectos hasta su culminación. Su rol no se limita al aporte de mano de obra no calificada, por lo cual percibe un incentivo económico, sino que además, desarrolla sus competencias y fortalece su empleabilidad mediante las acciones de capacitación que el Programa ofrece.

La capacitación posibilita su inserción laboral y/o mejora su capacidad de emprendimiento para la generación de ingresos propios.

Adicionalmente, se beneficia del efecto generado por la infraestructura y servicios resultantes de la ejecución del proyecto.

El organismo ejecutor es el responsable de verificar el cumplimiento de lo señalado en los párrafos anteriores.

Para efectos de la ejecución de los proyectos materia de los convenios de financiamiento, la participación se refiere al aporte de la “mano de obra no calificada” conforme lo señalado en el expediente técnico aprobado.

Perfil del Participante

Los Participantes son aquellas personas desempleadas que intervienen en la ejecución del proyecto proporcionando mano de obra no calificada. Dichas personas han sido elegidas, de la población objetivo, a través de un proceso de selección conducido por el Organismo Ejecutor y supervisado por el PROGRAMA.

La selección de participantes se efectúa de la población objetivo, priorizándose hasta un 70% a los padres o madres de familia mayores de edad, que acrediten al menos un hijo menor de 18 años de edad. Es importante precisar que dicho criterio se enmarca dentro de los alcances del Plan Nacional de Prevención y Erradicación del Trabajo Infantil, aprobado por Decreto Supremo Nº 008-2005-TR.

También considera como participante hasta un 25% de jóvenes (varón o mujer) entre 18 a 29 años de edad que asumen la responsabilidad de atender a mayores o menores de edad (carga familiar) o presenten necesidades básicas insatisfechas. Se considera la inclusión de personas mayores de 18 años con discapacidad, hasta un máximo del 5% del total de participantes por proyecto.

Asimismo, se considera a personas desempleadas comprendidas dentro de los convenios suscritos con el INPE, Ministerio de Justicia, Ministerio Público u otros.

De no cubrirse el número de participantes requeridos para la ejecución del proyecto, se incorpora de manera excepcional a aquellas personas mayores de 30 años sin carga familiar, que sin cumplir con las prioridades señaladas anteriormente se encuentran desempleadas.

5.2 INTERVENCIÓN DEL PROGRAMA PARA VERIFICAR EL PERFIL DEL PARTICIPANTE Y CONDICIONES DE TRABAJO EN LOS PROYECTOS

El Responsable de Proyectos, Técnico de Proyectos, Responsable de Promoción Social y Capacitación, realizará visitas regulares a las obras y/o servicios y revisará toda la documentación que corresponda a los participantes, con la siguiente finalidad:

Monitorear los procesos de selección de participantes (iniciales y complementarios).

Verificar la identidad y edad del participante que se desempeña realizando labores de mano de obra no calificada, así como la documentación que acredite su condición de ingreso.

Verificar la actualización de la información remitida por el Organismo ejecutor respecto al movimiento de participantes en obra y/o servicio (formato OE-06 “Informe de movimiento de participantes durante la ejecución de la obra y/o servicio”).

Validar la lista de asistencia diaria OE- 01 en relación a los participantes presentes en la ejecución de la obra y/o servicio.

Verificar el uso de implementos de seguridad de acuerdo a lo señalado en el expediente técnico.

Monitorear y promover que las condiciones de trabajo de los participantes se encuentren dentro de los lineamientos y principios establecidos por el Programa (identidad del participante, perfil del participante, no existencia de maltratos, discriminación, ni coacción de ningún tipo; entre otros).

5.3 MOVIMIENTO DE PARTICIPANTES DURANTE LA EJECUCIÓN DEL PROYECTO

Se denomina movimiento de participantes durante la ejecución de la obra y/o servicios a las siguientes situaciones: salida de un participante que no implica un reemplazo, salida de un participante que implica reemplazo, ingreso de un nuevo participante. El movimiento de participantes generará cambios al interior del Padrón Inicial de Participantes con que se inició la obra y/o servicio, actualizándolo y generándose el Padrón de Participantes Activos (OP-03). Se denomina así al reporte que emite la Oficina Zonal a partir de las comunicaciones del Organismo Ejecutor mediante el formato OE-06 “Informe de movimiento de participantes durante la ejecución de la obra y/o servicio”. Este padrón permitirá a quienes se encuentran involucrados en la ejecución de la obra y/o servicio tener la lista (registro) de personas que se encuentran trabajando en la obra y/o servicio en un determinado período solicitado.

5.3.1 Ingreso de Nuevos Participantes (INP)

Esta situación se produce cuando el Organismo Ejecutor requiere incorporar nuevos participantes, adicionales a los participantes activos que figuran en el Padrón de

Participantes. Esta incorporación de participantes puede responder a los siguientes motivos:

De acuerdo a lo establecido en el Cronograma Recurso Participante el Organismo Ejecutor requiere incorporar un número mayor de participantes del que viene trabajando.

Se requiere reemplazar a participantes que han desertado o que han sido retirados (ver numeral 5.7 del presente capitulo).

Los nuevos ingresos de participantes se determinarán mediante su registro en el formato OE-06 y/o mediante los procesos de selección complementarios de participantes; según la modalidad de intervención del Programa.

5.3.2. Salida del participante que no implica un reemplazo (SP)

Esta situación se produce cuando el participante es retirado de la obra y/o servicio debido a que el requerimiento de la MONC señalado disminuye, de acuerdo al Cronograma Recurso Participante vigente. En este caso el retiro no requiere de un reemplazo.

5.3.3 Salida del participante que implica un reemplazo (SPR)

Se produce a partir de las dos situaciones siguientes:

• Retiro del participante.

Esta situación se produce cuando un participante es retirado de la obra y/o servicio por el Responsable Técnico en atención a alguna de las causales señaladas en el numeral 5.7 del presente capítulo.

• Deserción del participante.

Esta situación se produce cuando el participante voluntariamente decide retirarse del proyecto, debido a problemas de salud, accidentes, problemas de índole personal o familiar u propuesta de trabajo. También se incluye en esta causal la circunstancia fallecimiento del participante.

5.4 PROCESOS DE SELECCIÓN COMPLEMENTARIOS DE PARTICIPANTES

Es el proceso de selección de participantes que realiza el Organismo Ejecutor antes y durante la ejecución del proyecto.

Antes del inicio del proyecto: Cuando realizada la asamblea de selección de participantes, no se logra cubrir el mínimo de las vacantes necesarias para el inicio del proyecto; por lo cual se programa realizar un proceso de selección complementaria de participantes a fin de completar las vacantes para el inicio del proyecto.

Durante la ejecución del proyecto: tiene por finalidad cubrir las vacantes que se generan ante la salida de participantes o por requerimiento de obra y/o servicio, de acuerdo al cronograma recurso participante.

El período para que se realice dicha selección dependerá del requerimiento señalado por el Organismo Ejecutor.

5.5 REGISTRO Y PRESENTACIÓN DE LOS MOVIMIENTOS DE PARTICIPANTES

Es responsabilidad del Organismo Ejecutor registrar y comunicar a la Oficina Zonal los movimientos de participantes detallados en el numeral 5.3 que ocurran durante la ejecución de la obra y/o servicio, de acuerdo a lo siguiente:

• El registro del movimiento de participantes en obra y/o servicio será efectuado por el Responsable Técnico empleando el formato OE-06 “Informe de movimientos de participantes durante la ejecución de la obra y/o servicio”. El plazo para la presentación de este formato es de máximo 02 días hábiles a partir de producido el movimiento.

• La presentación del formato OE-06 la realizará el Responsable Técnico a la Oficina Zonal para la verificación y el VºBº de los siguientes aspectos:

• En caso de participantes nuevos : Verificación de que estos cumplan con el perfil requerido por el Programa y que se adjunte correctamente la documentación exigida.

El Coordinador Técnico Externo verificará la información entregada por el Organismo Ejecutor, de encontrarse observaciones, éstas serán comunicadas al Responsable Técnico para su respectiva subsanación, en un plazo no mayor a 1 día hábil.

La existencia de participantes no reportados por el Organismo Ejecutor en los plazos establecidos o no autorizados por el Programa será notificada al Organismo Ejecutor, pudiendo constituir esta falta una causal de resolución del convenio.

5.6 PLAZOS ESTABLECIDOS PARA LA COMUNICACIÓN DE MOVIMIENTOS DE PARTICIPANTES

La presentación en la Oficina Zonal de los movimientos de participantes ocurridos mediante el formato OE-06, será a más tardar el quinto día antes del vencimiento del mes.Para cada período de trabajo mensual, no serán aceptados los movimientos de participantes (salidas, salidas con reemplazos, nuevos ingresos) producidos y comunicados dentro de los últimos cuatro días hábiles del mes. De producirse estos, corresponderán al siguiente período de trabajo y serán de entera responsabilidad del Organismo Ejecutor.

5.7 DEL RETIRO DE LOS PARTICIPANTES EN LA OBRA Y/O SERVICIO

El Responsable Técnico podrá proceder a retirar a participantes de la obra y/o servicio teniendo en cuenta las siguientes causales:

Cuando el participante realice conductas que impidan el normal desenvolvimiento de las actividades del proyecto.

Tres inasistencias continuas del participante sin justificación. El participante seleccionado no se presentó a la obra y/o servicio. Por incumplimiento de las tareas asignadas que afecten el avance de la obra y/o

servicio de acuerdo a los cronogramas vigentes. Retiro de participante según Cronograma de obra y/o servicio.

El Programa velará por que el Organismo Ejecutor realice los retiros de participantes de acuerdo a lo señalado en la presente Guía.

5.8 DEL REGISTRO DE LAS “HOJAS DE TAREO DE PARTICIPANTES”

El Coordinador Técnico Externo es el responsable de ingresar en el sistema web los formularios para el registro de las “Hojas de Tareo de participantes” formato OE-16, Para el registro de la información se deberá tener en cuenta lo siguiente:

Hojas de Tareo:

El Responsable Técnico es el responsable de la correcta suscripción y entrega de las hojas de asistencia OE-01 al Coordinador Técnico Externo, así mismo podrá realizar la verificación de dicha información en las respectivas hojas de tareo (formato OE-16) a través del módulo web. El registro del tareo se realizará al día siguiente de realizada la visita regular del Coordinador Técnico Externo, y corresponderá a los días tareados desde la visita regular anterior hasta la actual.Los últimos días de tareo del mes se registrará el mismo día del cierre de planillas, para lo cual deberán revisar el cronograma de pago a participantes remitido por administración (adjunto).En casos que se requiera realizar una modificación, contando para ello con el debido sustento, sólo los profesionales del área de proyectos asignados al proyecto podrán habilitar el registro de un día ya tareado, asumiendo la responsabilidad que ello conlleve.

5.9 PAGO A PARTICIPANTES

El procedimiento operativo para la generación de Hojas de Pago será el siguiente:

El último día hábil del mes, el Organismo Ejecutor a través del Responsable Técnico visualizará la información registrada en las hojas de tareo OE-16 en el módulo web. Esta servirá para la generación de las hojas de pago a participantes.

De encontrar observaciones en las hojas de tareo (OE-16), el Organismo Ejecutor podrá solicitar la corrección de ésta.

Luego, suscribirá dos (02) ejemplares impresos de las hojas de pago y las entregará al Coordinador Técnico Externo, éste revisará las hojas de pago generadas por el Responsable Técnico procediendo a visarlas y entregarlas a la Oficina Zonal.

La Oficina Zonal revisará la información presentada, la consolidará y la tramitará ante la Oficina Nacional debiendo enviar dos (02) ejemplares de las hojas de pago.

Conforme al cronograma establecido para el efecto por el Programa, el pago a los participantes se realizará según sea la modalidad de pago empleada que el programa señale.

Los pagos a participantes no efectuados en la fecha programada por causas imputables al Organismo Ejecutor no serán reprogramados.

Las Hojas de Pago de participantes deberán corresponder con la información registrada en las Hojas de Tareo. El adecuado y oportuno registro de información en el modulo web será condición necesaria para el trámite de pago de los Coordinadores Técnicos Externos.

SECCION VIRESOLUCIÓN DEL CONVENIO

El convenio podrá resolverse por cualquiera de las siguientes circunstancias:

• Resolución de convenio por incumplimiento del organismo ejecutor.• Resolución unilateral.• Mutuo acuerdo.

6.1 RESOLUCIÓN POR INCUMPLIMIENTO DEL ORGANISMO EJECUTOR

Cuando el Organismo Ejecutor no cumpliese con las obligaciones dispuestas en el convenio, el Programa a través del Coordinador Técnico Externo procederá a emitir una notificación requiriendo el cumplimiento de las obligaciones identificadas. Las observaciones que motivaron los incumplimientos identificados, deberán ser levantadas dentro del plazo establecido en la notificación; vencido dicho plazo, el Coordinador Técnico Externo verificará si se produjo la subsanación requerida.

En caso el Organismo Ejecutor no haya subsanado dichas observaciones, el Coordinador Técnico Externo comunicará a la Oficina Zonal de esta situación. Comunicado el hecho, la Oficina Zonal procederá a notificar al Organismo Ejecutor comunicándole el incumplimiento y otorgándole un plazo no menor a dos (02) ni mayor a quince (15) días hábiles para subsanar las observaciones.

Vencido dicho plazo, el Jefe de la Oficina Zonal podrá resolver de pleno derecho el convenio, mediante la respectiva carta de Resolución Unilateral.

Conjuntamente con la comunicación de resolución, le será exigida al Organismo Ejecutor, la presentación, dentro de los tres (03) días hábiles siguientes, de la liquidación respectiva del convenio hasta el momento en que operó la resolución. En caso el organismo ejecutor no cumpliera con presentar la liquidación dentro del plazo establecido, el Programa efectuará la liquidación de oficio, de acuerdo a los procedimientos establecidos en las directivas que apruebe el Programa a dicho fin.

En caso de paralización de obras y/o servicios cuya causal sea atribuida al Organismo Ejecutor y que el periodo de la misma sea igual o mayor a 21 días hábiles consecutivos o acumulados, durante la ejecución de la obra y/o servicio, el Programa iniciará el proceso de resolución del convenio.

La carta de resolución deberá indicar lo siguiente:

• Las causas que motivaron la resolución del convenio.• Otorgar al Organismo Ejecutor el plazo de tres (03) días hábiles, contados a partir

del día siguiente de recibida la notificación, a efecto que presente ante la Oficina Zonal, la liquidación del convenio respectivo.

• En el caso de proyectos inconclusos y proyectos terminados que no cuenten con acta de terminación, el plazo se computará a partir del día hábil siguiente a la realización del acto de constatación y levantamiento del acta.

• Establecer que en caso de no cumplir con la presentación de la liquidación del convenio en el plazo otorgado o de presentarla con observaciones, ésta será efectuada por el Programa, asumiendo el Organismo Ejecutor los gastos que irrogue la Liquidación de Oficio.

• Indicar que el Organismo Ejecutor es el único responsable encargado de efectuar la transferencia y/o recepción de las obras ejecutadas.

6.2 RESOLUCIÓN UNILATERAL

Sin perjuicio de las causales de resolución por incumplimiento, el Programa unilateralmente, sin incurrir en responsabilidad alguna, podrá en cualquier momento, resolver el convenio por razones justificadas, incluyendo las de carácter presupuestario, mediante notificación escrita al Organismo Ejecutor.

La notificación indicará la razón de la resolución y la fecha a partir de la cual la resolución entrará en vigencia, sin más derecho del Organismo Ejecutor que el desembolso que corresponda por la ejecución hasta el momento de la resolución, debiendo devolver el exceso entregado por el Programa en los casos que corresponda, según los procedimientos establecidos para tal fin.

6.3 RESOLUCIÓN POR MUTUO ACUERDO

El Convenio podrá ser resuelto antes de su vencimiento previo acuerdo entre las partes, para lo cual bastará un documento firmado por las partes donde conste el referido acuerdo.

CASO FORTUITO O DE FUERZA MAYOR

Por “caso fortuito” o “fuerza mayor” se entenderá una situación extraordinaria e imprevisible fuera del control del Organismo Ejecutor y/o el Cofinanciante, que no le sea atribuible. Si se presentase una situación de caso fortuito o de fuerza mayor, el Organismo Ejecutor notificará al Programa por escrito, dentro del plazo de tres (3) días hábiles de producido el hecho, para su respectiva evaluación.

6.4 LIQUIDACIÓN DE OFICIO

La liquidación de Oficio, se realizará de acuerdo a los procedimientos establecidos por el Programa en las directivas que apruebe a dicho fin y, operará en cualquiera de los siguientes supuestos:

• Cuando se produzca la resolución del convenio, y el Organismo Ejecutor no cumpla con presentar el expediente de liquidación respectiva, dentro del plazo de tres (03) días hábiles de recibida la carta de resolución, a que se hace referencia en el numeral 6.1 del presente documento.

• En caso el Organismo Ejecutor hubiera presentado la liquidación respectiva, se hubiesen encontrado observaciones que no han sido levantadas dentro del plazo de dos (02) días hábiles de notificadas las mismas al Organismo Ejecutor.

ANEXO IGLOSARIO DE TERMINOS

1. Acta de Entrega de Terreno. Es el acta que se levanta antes del inicio de la obra y/o servicio y mediante la cual se hace entrega del terreno donde se ejecutarán los trabajos, definiéndose los hitos que delimitan la zona de trabajo. Suscriben dicha acta representantes del Programa y del Organismo Ejecutor.

2. Acta de terminación de los trabajos. Es el acta que se levanta luego de culminados los trabajos con la conformidad respectiva del Programa. Es suscrita en señal de conformidad por representantes del Programa y del Organismo Ejecutor, lo que presupone la revisión previa de toda la obra y/o servicio.

3. Acta de transferencia de obra. Es el acta que se levanta para efectos de dejar constancia de la transferencia de la obra ejecutada al organismo encargado de su operación y mantenimiento. Suscriben dicha acta representantes del Programa, del Organismo Ejecutor y del Organismo receptor.

4. Adenda al convenio. Es un documento mediante el cual se modifica, precisa, amplía o posterga los términos de un convenio.

5. Jefe de Oficina Zonal. Es el responsable de la ejecución del Programa en la zona de intervención, asimismo cumple las actividades de secretario técnico del comité interinstitucional.

6. Agentes del convenio. Se denominan agentes del convenio a las personas designadas que participan de manera directa en la ejecución del proyecto. Estos agentes en virtud de sus cargos asumen responsabilidad directa sobre la ejecución del convenio. Son agentes del convenio: el Representante Legal, Responsable Técnico y Coordinador Técnico Externo.

7. Ampliación de metas. Son las mayores metas ejecutadas. Esta ampliación está referida a las metas ejecutadas y corresponde a las mayores unidades de medida ejecutadas, por ejemplo: 10 Ml. de vereda, 20 M2. de áreas verdes, 01 Módulo de S.H., etc.

8. Asistente de cuadrilla. El asistente de cuadrilla es aquel que cuenta con una calificación intermedia y participa realizando labores de asistencia al jefe de cuadrilla o desarrollando actividades de mediana habilidad. Deberá contar con experiencia en la ejecución de proyectos financiados por el Programa o similares.

9. Avance financiero. Representa el porcentaje de gasto rendido respecto al monto total del aporte del Programa aprobado en el convenio.

10. Avance físico. Representa el porcentaje de obra y/o servicio ejecutado, según valorización de obra, respecto al costo directo aprobado.

11. Caso fortuito o fuerza mayor. Por caso fortuito o “fuerza mayor” se entenderá una situación extraordinaria, irresistible e imprevisible fuera del control del Organismo Ejecutor, que no le sea atribuible. Tales situaciones pueden incluir incendios, terremotos, epidemias y restricciones por cuarentena, entre otros de naturaleza análoga.

12. Comité interinstitucional. Comité creado con la finalidad de priorizar los proyectos presentados por los Organismos Proponentes, el cual está conformado por autoridades y

representantes del estado y de la sociedad civil quienes realizan la evaluación de relevancia socioeconómica de los proyectos.

13. Cofinanciamiento. Aporte monetario o en materiales por parte del Organismo Ejecutor y/o Organismo Cofinanciante del proyecto para la ejecución del mismo.

14. Incentivo económico. Es el monto que se le entrega mensualmente a los participantes por su intervención en la ejecución del proyecto, proporcionando mano de obra no calificada. La compensación económica diaria asciende a S/. 16.00 (dieciséis y 00/100 nuevos soles).

15. Convenio. Es el acuerdo de voluntades celebrado entre el Organismo Ejecutor y el Programa, en el cual constan las obligaciones de las partes.

16. Coordinador Técnico Externo. Los Coordinadores Técnicos Externos son profesionales contratados para realizar la verificación de la ejecución de los convenios.

17. Cuaderno de Obra (término empleado tanto para obras como para servicios). Documento enumerado en todas sus páginas y que se abre antes del inicio de la obra y/o servicio y en donde el Coordinador Técnico Externo y el Responsable Técnico, cada uno dentro de sus atribuciones anotarán las ocurrencias, indicaciones y consultas respecto a la obra.

18. Desembolso. Es el aporte monetario con cargo al proyecto seleccionado correspondiente a los compromisos del Programa y que es destinado a la adquisición de materiales, herramientas o al pago de gastos o mano de obra calificada.

19. Día hábil. Todo día laborable sin considerar sábado, domingo ni feriado.

20. Día Calendario. o Día natural es aquel que corresponde al calendario gregoriano, incluye los sábados, domingos y feriados.

21. Expediente técnico. Es el conjunto de documentos que definen las características técnicas que deben de guiar la correcta ejecución de la obra. Conforman este expediente: el proyecto seleccionado, el padrón de participantes y todas las modificatorias al proyecto aprobadas durante la ejecución de la obra.

22. Expediente de liquidación. Es el conjunto de documentos que conforman la documentación exigida para la liquidación del convenio, el cual comprende la liquidación de la obra y/o servicio o la parte de obra y/o servicio ejecutado en virtud del convenio suscrito.

23. Hoja de pago. Constituida por el formato OE-05, donde se consigna a todos los participantes que laboraron durante un mes, el número de días laborados por cada participante, el monto que corresponde pagar a cada participante y el monto total de la hoja de pago. La cancelación en la fecha establecida por el Programa.

24. Jefe de cuadrilla. El jefe de cuadrilla es aquél que cuenta con la calificación necesaria para ejecutar actividades que exigen mucha habilidad, de manera que el producto obtenido cumpla con los requisitos técnicos exigidos. Deberá contar con experiencia en el manejo de personal de obra y/o servicio, así como en la ejecución de proyectos financiados por el Programa o similares.

25. Liquidación de obra. Es el procedimiento mediante el cual se determina el monto efectivamente gastado en la obra (valor real de la obra). El detalle de esta liquidación es plasmado en el formato OE-15 informe de liquidación.

26. Liquidación de oficio. Es la liquidación practicada al convenio por el Programa. Esta se realiza cuando luego de resueltos los convenios, el Organismo Ejecutor no cumple con presentar el expediente de liquidación respectivo.

27. Mano de Obra No Calificada (MONC). Se denomina MONC a aquellas personas que en el marco de la ejecución del Programa, participan en la ejecución de los proyectos relacionados en la construcción, ampliación, remodelación y/o rehabilitación de obras y/o servicios, constituyéndose como participantes. Por el tipo de labor que desarrolla en la obra no requiere de mayores habilidades.

28. Mano de Obra Calificada (MOC). Es aquella persona que participa de manera directa y con alguna habilidad en la ejecución de los proyectos que financia el Programa. Dicha habilidad estará referida a la requerida para la realización de los trabajos en las especificaciones técnicas del expediente técnico aprobado y de acuerdo a los rendimientos establecidos en los costos unitarios que lo integran. Esta podrá ser de dos tipos: Asistente de cuadrilla y Jefe de cuadrilla.

29. Memoria descriptiva valorizada. Es el documento técnico en el cual se describe de manera detallada y valorizada la obra ejecutada, especificándose sus características técnicas y su costo total de la obra así como sus principales rubros.

30. Obras complementarias. Son obras complementarias aquellas no consideradas en el expediente técnico y que resultan indispensables para el cumplimiento de la meta prevista en el proyecto originalmente aprobado.

31. Organismo Ejecutor. Es aquel organismo proponente seleccionado que ha suscrito convenio con el Programa para la ejecución de un proyecto.

32. Organismo proponente. Son aquellas organizaciones e instituciones que formulan y presentan los proyectos en el concurso de proyectos convocado por el Programa, en los términos, condiciones y plazos establecidos en las Bases.

33. Organismo proponente seleccionado. Se denomina organismo proponente seleccionado a la institución / organización cuyo proyecto ha sido seleccionado para su ejecución en el marco del Programa.

34. Organismo Ejecutor Publico.- Son aquellas organizaciones pertenecientes al sector público.

35. Organismo Ejecutores Privado.- Son aquellas organizaciones e instituciones que no pertenecen al sector público.

36. Padrón de Participantes Activos (OP-03): Es el reporte que genera la Oficina Zonal a partir de los movimientos de participantes comunicados por el Organismo Ejecutor a través del formato OE-06: “Informe de movimiento de participantes durante la ejecución de la obra”. Estos movimientos podrán ser: salidas, salidas de participantes con reemplazo, nuevos ingresos.

37. Participante. Es el poblador desempleado prioritariamente con carga familiar que se incorpora a una estrategia de apoyo a su inserción laboral y desarrollo de capacidades. Puede participar desde la etapa de presentación de proyectos hasta su ejecución. Su rol no se limita al aporte de mano de obra no calificada, por lo cual percibe un incentivo económico, sino que además, desarrolla sus competencias y fortalece su empleabilidad mediante las acciones de capacitación que el Programa ofrece.

38. Planos finales de obra. Son los planos de obra que se elaboran luego de concluida la ejecución de los trabajos, en ellos serán señaladas todas las modificaciones existentes durante la ejecución de la obra.

39. Plazo de ejecución aprobado original. Es el plazo de ejecución en días hábiles establecido en el convenio originalmente aprobado.

40. Plazo de ejecución total aprobado. Es el plazo de ejecución en días hábiles que incluye el plazo aprobado original y todas las ampliaciones de plazo aprobadas a través de adendas al convenio.

41. Plazo de ejecución real. Es el plazo de ejecución en días hábiles definido por el plazo que corre desde la fecha de inicio del proyecto hasta la fecha término aprobada por el Coordinador Técnico Externo debidamente asentada en el cuaderno de obra.

42. Proceso de selección complementario de participantes: Son aquellos procesos de selección que se realizan durante la ejecución de la obra y/o servicio, que tienen por finalidad cubrir las vacantes que se generan ante la salida de participantes o por requerimiento de obra, de acuerdo al Cronograma Recurso Participante. El período para que se realice la selección dependerá del requerimiento señalado por el Organismo Ejecutor, por ejemplo realizar procesos de selección complementarios por un mes o dos meses.

43. Proyecto seleccionado. Es el proyecto que luego de cumplir con la evaluación correspondiente por parte del Programa, resulta priorizado por el Comité Interinstitucional.

44. Resolución de convenio. Es el acto por el cual se deja sin efecto el convenio debido a causas sobrevinientes del mismo.

45. Responsable técnico. Es el profesional contratado por el Organismo Ejecutor para asesorarlo técnicamente, durante la ejecución del proyecto seleccionado.

46. Representante legal. Es la persona natural que representa al Organismo Ejecutor ante el Programa y para todos los efectos legales.

ANEXO IIFormatos (CT) utilizados por el

Coordinador Técnico Externo

ANEXO IIIFormatos (OE) utilizados por el Organismo Ejecutor