guia rapida & casos de uso almacenamiento - bodega

30
GUIA RAPIDA & CASOS DE USO Almacenamiento - Bodega Hospital Quillota PeopleSoft Finanzas 9.2

Upload: others

Post on 29-Nov-2021

0 views

Category:

Documents


0 download

TRANSCRIPT

Page 1: GUIA RAPIDA & CASOS DE USO Almacenamiento - Bodega

GUIA RAPIDA & CASOS DE USO

Almacenamiento - Bodega

Hospital Quillota

PeopleSoft Finanzas 9.2

Page 2: GUIA RAPIDA & CASOS DE USO Almacenamiento - Bodega

2 / 30

INDICE

1 INTRODUCCIÓN ................................................................................................................................... 3

2 DESCRIPCION DEL CASO DE USO .................................................................................................... 4

2.1 INGRESO DE RECEPCIONES ...................................................................................................... 4

2.2 INGRESO STOCK POR DONACIONES........................................................................................ 9

2.3 AJUSTES POR MERMAS ............................................................................................................ 13

2.4 ALTA DE ARTICULOS ................................................................................................................. 16

2.5 SATISFACCION PEDIDOS INTERNOS ...................................................................................... 24

Page 3: GUIA RAPIDA & CASOS DE USO Almacenamiento - Bodega

3 / 30

1 INTRODUCCIÓN

El siguiente documento contiene guías de ayuda para llevar adelante el ingreso y almacenamiento de productos a la

Bodega, así como realizar el control del stock de artículos inventariables y lograr satisfacer pedidos internos

En este contexto, los Casos de Uso describen diferentes escenarios de los principales procesos administrativos de

una actividad o tarea, mediante una secuencia de acciones vinculadas a su ejecución.

El objetivo de la implementación del módulo es poder brindar un inventario detallado para evitar discrepancias entre

el stock físico y el que muestra el sistema y a la vez, lograr la trazabilidad de los artículos.

Page 4: GUIA RAPIDA & CASOS DE USO Almacenamiento - Bodega

4 / 30

2 DESCRIPCION DEL CASO DE USO

2.1 INGRESO DE RECEPCIONES Este proceso implica la recepción de la Orden de Compra por el área de Bodega para hacer la recepción física de

los bienes, y también la recepción de bienes prestados por otras instituciones, donaciones, y compras realizadas a

través de un Fondo Fijo o Caja Chica.

En todas las recepciones, hay un tratamiento diferente a partir de la identificación de la naturaleza del bien: artículo

de stock o Activo Fijo. Aquellas compras que no sean ni artículos de Stock ni activos fijos, finalizarán su circuito en la

recepción.

Un artículo de Stock será almacenado para luego ser utilizado en el proceso de Despacho de artículos de Bodega.

En cambio, un activo fijo es inspeccionado por un referente técnico, y luego administrado por el área de Inventario.

Page 5: GUIA RAPIDA & CASOS DE USO Almacenamiento - Bodega

5 / 30

CASOS DE USO & GUIAS

Proceso Almacenamiento – Bodega

Descripción Caso Ingreso de Recepción con Orden de Compra

Módulo ERP Compras (PO).

Descripción Caso: Recepción de Compras Paso Detalle Set Datos 1-Ingrese Usuario 2-Contraseña 3-Pulse Contectar

ID Usuario:BODEGA Contraseña: BODEGA

4-Seleccione “Recepción OC”.

Accederá a las opciones de menú correspondientes al usuario.

Page 6: GUIA RAPIDA & CASOS DE USO Almacenamiento - Bodega

6 / 30

5 – Elija la Unidad de Negocio 6 – N° Nota Recepción: NEXT 7 – Presione el botón “Añadir”

Deberá generar una Recepcion nueva para el Pedido

Unidad Negocio:HGFA1

8 – Seleccionar el ID Pedido 9 – Presione el botón “Buscar” 10 – Seleccione la/s líneas del Pedido que desea recepcionar 11 – Presione el botón “Aceptar”

Desde ésta pagina se buscará y seleccionará el Pedido para su Recepción

UN PO: HGFA1 ID : 0000000031 0000000032 0000000033 0000000034 0000000035

12 – Elija la Cantidad a recibir 13 – Estado de Inventario debe ser Pendiente

En la siguiente página podrá visualizar los detalles de la línea que desea recepcionar

Page 7: GUIA RAPIDA & CASOS DE USO Almacenamiento - Bodega

7 / 30

14 – Ubicación en el Inventario 15 – Presione el botón “Aceptar”

Podrá visualizar la ubicación de la línea que está recepcionando en el Inventario

16 – Presione el botón “Guardar” 17 - Presione el botón “Aceptar” 18 – Se generará el ID N Recepción 19 – Presione el botón “Personal Bodega” para volver al menú principal

20 – Presione el menú “Consultas de Stock”

Consultar el stock

Page 8: GUIA RAPIDA & CASOS DE USO Almacenamiento - Bodega

8 / 30

21 – Seleccione Rev Historial Transacciones 22 – Elija la Unidad de Negocio 23 – Presione “Buscar” 24 – Seleccione el artículo a consultar 25 – Presione el botón “Aceptar”

Consultas de Stock

26 – Elegir ID Recep 27 – Mostrará detalles sobre la recepción anteriormente realizada.

Visualización del resultado de la consulta

Page 9: GUIA RAPIDA & CASOS DE USO Almacenamiento - Bodega

9 / 30

2.2 INGRESO STOCK POR DONACIONES

La institución que dona los artículos debe emitir un documento que indique las características del o los productos indicando el valor de cada uno de ellos dirigido al hospital e indicar a que servicio clínico o unidad será donado. El responsable de Farmacia o de Bodega, según corresponda, completará un formulario en el ERP con los datos necesarios para poder recibir una donación

Una vez que el formulario de Donación sea aprobado, se deberán ingresar las cantidades en el ERP, a través de la funcionalidad de “Ubicación Rápida”.

Page 10: GUIA RAPIDA & CASOS DE USO Almacenamiento - Bodega

10 / 30

CASOS DE USO & GUIAS

Proceso Almacenamiento – Bodega

Descripción Caso Ingreso por Donaciones

Módulo ERP Inventario (IN).

Descripción Caso : Ingreso de Stock Por Donaciones Paso Detalle Set Datos 1-Ingrese Usuario 2-Contraseña 3-Pulse Contectar

ID Usuario:BODEGA Contraseña: BODEGA

4 – Seleccione la opción “Ingreso de stock” en el menú principal

5 – Elegir la Unidad de Negocio 6 – Presione el botón “Buscar”

Page 11: GUIA RAPIDA & CASOS DE USO Almacenamiento - Bodega

11 / 30

7 – Ingrese el ID Artículo 8 – Ingrese la Ubicación de Almacenamiento 9 – Ingrese el precio por unidad del artículo 10 – Ingrese la Cantidad 11 – Presione el icono de la lupa para buscar e ingresar el Tipo de Distribución 12 – Presione Información de Pedidos. Podrá completar el cuadro con información referida a Pedidos 13 – Presione el botón “Guardar” 14 – Se generará el N° Nota Recepción

Visualizará la pantalla para el Ingreso de Stock

15 – Presione el botón “Personal Bodega” para volver al menú principal, seleccione “Consultas de Stock” y “Rev Historial Transacciones” 16 – Seleccione la Unidad de Negocios 17 – Presione “Buscar”

Vuelva al menú principal y seleccione Consultas de Stock

Page 12: GUIA RAPIDA & CASOS DE USO Almacenamiento - Bodega

12 / 30

18 – Seleccione el ID Artículo 19 – Presione el botón “Aceptar” 20 – Seleccione ID Recep 21 – Seleccione el Tipo de Distribución 22 – Detalles de la Nota de Recepción

Resultados de la consulta

Page 13: GUIA RAPIDA & CASOS DE USO Almacenamiento - Bodega

13 / 30

2.3 AJUSTES POR MERMAS

Se configurarán ubicaciones de almacenamiento como “Restrigidas” y las cantidades que se encuentran en ellas, no serán tomadas en cuenta como disponibles por lo que no podrán ser utilizadas en el proceso de satisfacción de Pedidos. Por lo que cuando se identifique mercadería vencida, merma o que debe estar en cuarentena, se transferirá a esa área. Se confeccionará un formulario de Bajas para cada tipo de mercadería, basándose en el proceso de aprobación necesario para cada una de ellas. Una vez aprobado el formulario de Solicitud de Bajas, se procederá a la generación de la Resolución de Bajas. Luego de la aprobación del formulario y la generación de la resolución de Bajas, el área de Inventario será el responsable de realizar el Ajuste Negativo de stock en el ERP, seleccionando el motivo de la misma. Esta tarea será descripta en el siguiente caso de uso.

Page 14: GUIA RAPIDA & CASOS DE USO Almacenamiento - Bodega

14 / 30

Descripción Caso : Ajuste por Mermas Paso Detalle Set Datos 1-Ingrese Usuario 2-Contraseña 3-Pulse Conectar

ID Usuario:BODEGA Contraseña: BODEGA

4 – Seleccione “Ajustes Mermas”

5 – Seleccione “Ajustes” 6 – Seleccione la Unidad de Negocios 7 – Presione “Buscar/Añadir” 8 – Ingrese el ID Artículo 9 – Presione el botón “Aceptar”

Podrá visualizar la pantalla de Mermas

Page 15: GUIA RAPIDA & CASOS DE USO Almacenamiento - Bodega

15 / 30

10 – Información sobre la Ubicación de Almacenamiento del artículo 11 – Seleccione el Tipo de Ajuste 12 – Ingrese la Cantidad 13 – Seleccione un Motivo 14 – Si lo desea puede agregar un comentario 15 – Presione el botón “Guardar”

Resultados de la busqueda

16 – Seleccione “Historial de Ajustes” 17 – Seleccione la Unidad de Negocios 18 – Seleccione el ID artículo

Podrá visualizar el Historial de Ajustes

20 – Detalle del Ajuste

Resultados de la busqueda

Page 16: GUIA RAPIDA & CASOS DE USO Almacenamiento - Bodega

16 / 30

2.4 ALTA DE ARTICULOS

Previo a poder dar de alta un artículo desde el Maestro de artículos, deberán estar configurados los controles y atributos del mismo. El ERP permite organizar y agrupar los artículos de acuerdo a muchas características y/o atributos. Para configurar esos atributos, se utilizan las páginas bajo el menú “Definición de Controles”. Una vez definidos, esos atributos se convierten en opciones de selección. Algunos de los Controles de artículos más comunes son las Categorías, Familias, Grupos de artículos, tipos de utilización, tipos de stock, entre otros. Quien necesite incluir un nuevo artículo en el Maestro para poder solicitarlo, deberá completar un Formulario de Solicitud alta de artículo. Se creará un formulario para aquellos artículos que serán evaluados por el Comité de Insumos, y otro para los que serán evaluados por el Comité de Farmacia. Todo bien o servicio que sea solicitado a través del ERP, deberá ser codificado y dado de alta en el Maestro de artículos.

Page 17: GUIA RAPIDA & CASOS DE USO Almacenamiento - Bodega

17 / 30

Descripción Caso: Alta de Artículos Paso Detalle Set Datos 1-Ingrese Usuario 2-Contraseña 3-Pulse Conectar

ID Usuario:BODEGA Contraseña: BODEGA

4 – Seleccione “Alta Artículos”

5 – Seleccione “Categorías de Artículos” 6 – Ingrese el ID Set 7 – Presione el botón “Buscar” 8 – Podrá visualizar el resultado de la búsqueda, seleccione el artículo deseado

Page 18: GUIA RAPIDA & CASOS DE USO Almacenamiento - Bodega

18 / 30

9 – Descripción de la Categoría del Artículo 10 – Código del artículo seleccionado 11 – Cuenta contable 12 – Pestaña Definición 2*

Pantalla de la Categoría de Artículos

12 - * Presione el icono de flecha, podrá visualizar información relacionada a los controles de Paridad 13 – Presione el icono de flecha, se desplegará la información relacionada a los controles de Recepción 14 – Presione “Definición de Artículos”

Pantalla Definición 2, está relacionada a las tolerancias

15 – Presione la pestaña “Añadir un Valor” 16 – Elija el ID Set 17 – Ingrese un ID Artículo 18 – Presione el botón “Añadir”

Colocar como ID de Articulo, el numero que considere.

Page 19: GUIA RAPIDA & CASOS DE USO Almacenamiento - Bodega

19 / 30

19 – Ingrese la Descripción del artículo 20 – Estado Actual del artículo, cambiar a Pendiente Aprobación 21 – Elija la Unidad de Medida Estándar 22 – Elija la Categoría por Defecto del artículo 23 – Elija el Grupo de Artículos al que pertenece 24 – Elija el Grupo de Perfiles Costes 25 – Elija el Tipo de Artículo 26 – Presione la pestaña “Inventario”

Podrá visualizar la pantalla para la definición de un nuevo artículo

Estado Articulo : Bajo Inicializacion

Page 20: GUIA RAPIDA & CASOS DE USO Almacenamiento - Bodega

20 / 30

27 – Seleccione el control de Seguimiento del Artículo por Lote o por Serie

Pantalla Inventario del artículo

Guardar

Pulsar Guardar

29 – Presione “Atributo Artículo Compras”

Page 21: GUIA RAPIDA & CASOS DE USO Almacenamiento - Bodega

21 / 30

30 – Ingrese el Precio Estándar 31 – Seleccione las Claves Contables 32 – Pestaña Controles de Compras, podrá visualizar los Controles de Paridad y de Recepción 33 – Podrá definir un proveedor específico para éste artículo 34 – Presione el botón “Guardar”

Pantalla Atributos de Compras

Guardar

1 – En el menú, seleccione “Vínculos de Artículos de UniNeg” 2 – Presione la pestaña “Añadir un Valor” 3 – Seleccione la Unidad de Negocio 4 – Seleccione el artículo definido en el menú anterior 5 – Presione el botón “Añadir”

SI EL ARTICULO ES UN ITEM QUE LLEVA STOCK

Ingrese el ID de Articulo que creo en el paso anterior

Page 22: GUIA RAPIDA & CASOS DE USO Almacenamiento - Bodega

22 / 30

6 – Seleccione “Definición Artículo UniNeg”

9 – Seleccionar el Elemento Coste por Defecto 10 – Ingrese el Coste Real por defecto 11 – Presione la pestaña “Inventario”

Podrá visualizar la pantalla Atributos de Artículos

Page 23: GUIA RAPIDA & CASOS DE USO Almacenamiento - Bodega

23 / 30

10 – Ingresar la Cantidad Máxima 12 – Seleccionar la Clase de Reaprovisionamiento 14 – Ingrese la Cantidad de Punto Pedido 15 – Ingrese el Stock de Seguridad 16 – Presione el botón “Aceptar”

Pantalla Inventario, seleccionar “Reaprovicionamiento”

17 – Vuelve a la pantalla “Vínculos de Artículos de UniNeg”

Page 24: GUIA RAPIDA & CASOS DE USO Almacenamiento - Bodega

24 / 30

2.5 SATISFACCION PEDIDOS INTERNOS

El área de Bodega tendrá una consulta en la que podrá visualizar todos aquellos pedidos pendientes de ser satisfechos, ya sea que se hayan creado automáticamente o no. Si existe stock disponible, ya sea para satisfacer el pedido parcial o totalmente, se deberá realizar la reserva de la mercadería en el ERP.

Si la asignación es total, el sistema automáticamente seleccionará el lote más próximo a vencer. Las cantidades de ese pedido quedarán reservadas en el ERP para satisfacer el pedido seleccionado y no podrán ser tomadas por otro. Luego de realizar la reserva de la mercadería, se imprimirá un Plan de Acopio, donde se indicarán las ubicaciones de la mercadería reservada para el pedido al igual que las cantidades Junto con el plan de acopio, el pedido será preparado por Bodega. Una vez que el pedido haya sido revisado y se encuentre correcto, se ingresarán al ERP las cantidades acopiadas y se ejecutará el proceso de “Confirmación de Acopio”. Por decision del HGF, al ejecutarse este proceso, también se hará la deducción de la mercadería y bajará el stock en el Sistema El proceso de Confirmación de Acopio generará la baja de stock, y se podrá visualizar en el Historial de transacciones del artículo enviado, el movimiento.

Page 25: GUIA RAPIDA & CASOS DE USO Almacenamiento - Bodega

25 / 30

En la misma página “Rev Historial de Transacciones”, se puede visualizar la Fecha de despacho del pedido desde Bodega hasta la Unidad Solicitante Luego de realizar la baja de stock, se imprimirá el Documento de Envío, que será la hoja de entrega, donde se detallarán los artículos enviados con sus cantidades. Una vez que la mercadería le es entregada al solicitante, ya sea en su lugar de trabajo o en la misma Bodega, deberá realizar una revisión de los artículos, verificando el estado de los mismos, las cantidades, si coincide con lo solicitado, entre otro. Si la mercadería no es la que esperaba o existe algún error, deberá realizarse una devolución de esos artículos a Bodega

Luego de la revisión de artículos, el solicitante deberá firmar la hoja entrega brindando su conformidad.

Page 26: GUIA RAPIDA & CASOS DE USO Almacenamiento - Bodega

26 / 30

Descripción Caso : Satisfacción Pedidos Internos Paso Detalle Set Datos 1-Ingrese Usuario 2-Contraseña 3-Pulse Conectar

ID Usuario:BODEGA Contraseña: BODEGA

4 – Seleccione “Despacho Pedidos”

5 – Seleccione “Visor de Consultas” 6 – Seleccione “Excel” 7 – Una vez que termine la descarga podrá abrir el Excel generado

Podrá visualizar la pantalla de Consultas

Page 27: GUIA RAPIDA & CASOS DE USO Almacenamiento - Bodega

27 / 30

Resultados en Excel

1 – Seleccione “Taller Asignación” 2 – Seleccione la Unidad de Negocio 3 – Seleccione el Origen Demanda 4 – Seleccione los Filtros Demanda 5 – Presione el botón “Buscar” *

5 - * Seleccione la Línea Demanda deseada 6 – Elegir un Tipo Asignación 7 – Presione el botón “Procesar” 8 – Seleccione “Información Acopio de Material”

Resultados de la busqueda

Page 28: GUIA RAPIDA & CASOS DE USO Almacenamiento - Bodega

28 / 30

9 – Elegir la Unidad de Negocio y presionar “Buscar” 10 – Presione el botón “Aceptar”

Pantalla de Información Acopio de Material

11 – Seleccione la Acción para la Línea de Acopio 12 – Información detallada de la Ubicación del Acopio 13 – Presione “Ejecutar”

Resultados de la busqueda Podrá visualizar el Número Pedido y el Detalle de la Ubicación del Acopio del material

1 – Seleccione “Estado de Satisfacción” 2 – Elija la Unidad de Negocio 3 – Presione “Buscar”

Estado de Satisfacción

Page 29: GUIA RAPIDA & CASOS DE USO Almacenamiento - Bodega

29 / 30

4 – Seleccionar el Origen de la Demanda 5 – Seleccionar la Unidad de Negocio Origen 6 – Seleccionar el N° de Pedido 7 – Presionar el botón “Aceptar”

Pantalla de Selección Pedido Estado de Satisfacción

8 – Seleccione el N° Pedido

Resultado de la búsqueda

Page 30: GUIA RAPIDA & CASOS DE USO Almacenamiento - Bodega

30 / 30

9 – Detalle de la Cantidad

Visualizará el Detalle de la Línea Pedido