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Admincontrol PLUS

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Table of Contents Introduccin ............................................................................................................................................................... 3

Ventana principal de Quanticus Admincontrol PLUS. ................................................................................................ 4

Configuracin de Quanticus Admincontrol PLUS. ..................................................................................................... 5

1. Configurar Empresa. ........................................................................................................................................... 6

Catlogo de Almacenes. ............................................................................................................................................. 8

Personalizar Formatos de Operaciones. ...................................................................................................................10

Ventana Principal del Diseador de Reportes. .....................................................................................................11

Barras de Herramientas. .......................................................................................................................................12

Insertar un logotipo. .............................................................................................................................................14

Catlogo de Productos / Servicios. ...........................................................................................................................15

General. ................................................................................................................................................................15

Precios. .................................................................................................................................................................15

Unidades de medida. ............................................................................................................................................16

Catlogo de Clientes. ................................................................................................................................................17

General. ................................................................................................................................................................17

Condiciones. .........................................................................................................................................................18

Catlogo de Proveedores. ........................................................................................................................................19

General. ................................................................................................................................................................19

Condiciones. .........................................................................................................................................................20

Operaciones con Clientes. ........................................................................................................................................21

Cotizaciones. .........................................................................................................................................................21

Ventas ...................................................................................................................................................................25

Venta desde cotizacin. ........................................................................................................................................25

Venta sin cotizacin previa. ..................................................................................................................................29

Cuentas por Cobrar. .................................................................................................................................................33

Operaciones con Proveedores. ................................................................................................................................34

rdenes de compra. .............................................................................................................................................34

Compras. ...............................................................................................................................................................38

Compra desde Orden de Compra. ........................................................................................................................38

Compra sin orden de compra previa. ...................................................................................................................41

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Cuentas por Pagar. ...................................................................................................................................................45

Bancos. .....................................................................................................................................................................46

Reportes. ..................................................................................................................................................................50

Consulta de Inventarios. ...........................................................................................................................................51

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Introduccin.

Esta versin de Quanticus Admincontrol est enfocada a Empresas que requieren una aplicacin que les permita

llevar el control de inventarios, lo relacionado a clientes y cuentas por cobrar as como lo relacionado a

proveedores y cuentas por pagar, bancos y contabilidad.

Adicionalmente cuenta con un mdulo de CRM, mediante el cual podr concentrar el historial de las

operaciones de clientes o proveedores as como asignar tareas y citas a usuarios del sistema.

Quanticus Admincontrol le permite el envo de informacin por e-mail a sus clientes y proveedores, esta

informacin puede ser una transaccin o tal vez un reporte de estado de cuenta.

Adicionalmente le permite el uso de cualquiera de los esquemas de facturacin vigentes sin importar el rgimen

fiscal en el cual tribute su empresa.

Con Quanticus Admincontrol PLUS puede manejar la informacin de su empresa con una base de datos de:

MS Access que le permite hacer una instalacin muy rpida y es adecuada para empresas que no realizan

muchas transacciones.

o

MS SQL Server, que le permite manejar volmenes de informacin muy grandes, almacenar imgenes dentro de

la base de datos as como el poder alojar la base de datos en un servidor WEB, lo cual abre la oportunidad de

manejar varias sucursales o almacenes dentro de la misma base de datos, de manera que podr tener la

informacin de las mismas de forma individual o concentrada. Para la instalacin de esta base de datos se

requiere de personal con experiencia.

La versin de DEMO solamente trabaja con base de datos de MS Access.

Le permite tener un registro de todos sus clientes y proveedores as como un catlogo de los productos y/o

servicios que usted ofrece.

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Ventana principal de Quanticus Admincontrol PLUS.

En esta seccin nos enfocaremos a conocer la ventana de trabajo de Quanticus Admincontrol PLUS, la cual se

compone de:

1.- Barra de ttulo de la aplicacin, en la cual se muestra el nombre de la aplicacin, la versin de la aplicacin, la

razn social con la cual est trabajando y el usuario que se encuentra en sesin.

2.- Barra de men, esta seccin es el men principal de la aplicacin el cual se compone de las siguientes

opciones:

1. Vendedores, esta opcin le permite registrar su plantilla de vendedores y establecer el % de comisin

que se le pagar por las ventas realizadas.

2. Clientes, en esta opcin encontraremos el acceso (mantenimiento) al catlogo de clientes as como

todas las operaciones que se pueden realizar con clientes, dentro de las cuales se encuentran:

cotizaciones, ventas (remisiones o facturas), notas de crdito as como las cuentas por cobrar.

3. Proveedores, en esta opcin encontraremos el acceso (mantenimiento) al catlogo de proveedores as

como todas las operaciones que se pueden realizar con proveedores, dentro de los cuales se

encuentran: rdenes de compra, compras, devoluciones (notas de crdito) as como las cuentas por

pagar.

4. Productos/Servicios, en esta opcin encontraremos el acceso (mantenimiento) al catlogo de Productos

y servicios.

5. Bancos, permite llevar un control de sus cuentas bancarias y afectar desde este mdulo a las cuentas por

cobrar o pagar e incluso al mdulo de contabilidad.

6. Contabilidad, permite llevar el registro de plizas de las operaciones que se realizan en la empresa.

7. Configurar, con esta opcin se accede a la ventana de configuracin de Quanticus Admincontrol PLUS,

permitindonos establecer los parmetros bajo los cuales desea que la aplicacin trabaje.

8. Acceso, en esta opcin encontraremos los procesos para administrar las razones sociales que se tengan

registradas as como el acceso a usuarios y si se tiene registrada ms de una razn social el poder

cambiar de sesin entre ellas.

9. Ventanas, nos permite interactuar entre las ventanas que se tienen abiertas en la sesin de trabajo, por

ejemplo: puede tener abierta la ventana de cotizaciones, pedidos o una de bancos y poder poner en

primer plano la que desee utilizar.

10. El icono ayuda, le permite acceder a la ayuda en lnea de Quanticus Admincontrol, revisar las polticas de

uso de Quanticus Admincontrol, verificar si existe alguna nueva versin de Quanticus Admincontrol,

Abrir el archivo de la gua rpida y el poder enviar sugerencias al equipo de desarrollo de Quanticus

Admincontrol.

3.- Barra de estado, en la cual se muestran diferentes mensajes de la aplicacin dependiendo de la ventana en la

que se encuentre trabajando actualmente. Comnmente se despliega F12 que es la tecla que abre la ventana

que nos indica cuales son los accesos rpidos a las ventanas de la aplicacin.

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Configuracin de Quanticus Admincontrol PLUS.

Para que una aplicacin de cualquier tipo funcione de la manera ms adecuada a sus necesidades es de vital

importancia establecer los parmetros (configuracin) bajo los cuales trabaja su empresa.

Para ingresar a la configuracin de la aplicacin, debe seleccionar la opcin Configurar del men principal y

posteriormente la opcin deseada.

1. Configurar Empresa. Una vez que se encuentre en la ventana de configuracin de la aplicacin podr modificar los parmetros que

desee, una vez dentro de esta ventana haga clic en el botn Editar para modificar los parmetros que se

entregan por default. En Quanticus Admincontrol PLUS algunos de estos parmetros son:

1.- General, en esta seccin se especifica la forma en que se asignaran las claves dentro de los catlogos, y si

desea guardar las fotografas dentro de la base de datos.

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4,- Ventas, en esta seccin podr especificar si se permitir realizar ventas sin tener existencias o solo vender

con existencias, as como si permitir cambiar listas de precios, precios y descuentos.

5.- Operaciones, en esta seccin se define el nmero de decimales que se manejarn en importes y cantidades,

as como sus condiciones de pago (da de revisin y da de pago).

10.- Configuracin de correo electrnico. En esta seccin podr configurar una cuenta de correo mediante la

cual desea que se enven los correos electrnicos desde Admincontrol, puede proporcionar cuentas gratuitas de

Hotmail, Yahoo y Gmail o alguna cuenta que tenga contratada con un proveedor de servicios de internet.

En caso de no hacer ninguna configuracin de correo Admincontrol tratara de enviar los correos electrnicos

mediante MS Outlook.

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13.- Datos fiscales, en esta seccin se registran los datos fiscales de nuestra empresa y se tomarn para la

impresin de las facturas, tambin podr indicar si utilizar facturacin electrnica y si es tipo CFD o CFDI.

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Catlogo de Almacenes.

Dentro de los cambios fiscales se pide que se especifique la direccin en donde se emiti el documento, para

obtener esta informacin, es necesario registrar estos datos por cada uno de los almacenes.

Para ingresar a los almacenes, seleccione la opcin Productos del men principal y posteriormente seleccione la

opcin Catlogo de Almacenes.

En esta ventana se podrn especificar los datos de emisin de facturas, es decir el domicilio en que se emite la

factura.

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En esta seccin se especifican los datos necesarios para la facturacin electrnica. Tales como: Numero de folios,

Ao y nmero de autorizacin, certificado de sellos digitales y su llave privada.

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Personalizar Formatos de Operaciones.

En esta seccin explicaremos como se puede dar formato a los documentos de operaciones como son:

cotizaciones, pedidos, remisiones, facturas, entre otros.

Para ingresar a la ventana que le permitir personalizar estos documentos, haga clic en Configurar Personalizar

Formatos de Operaciones.

Ventana Principal del Diseador de Reportes. Posteriormente se abrir la ventana Personalizador de Reportes de Operaciones, esta ventana se compone de 4

secciones: Barras de herramientas, Lista de campos disponibles, rea de diseo y Lista de propiedades de cada

objeto. Las cuales describiremos a continuacin.

Barras de herramientas, Se compone de 3 barras las cuales son:

a) Barra para reporte en general.

b) Barra para formato de texto.

c) Barra para adicionar objetos al reporte.

b) Lista de campos disponibles para el reporte seleccionado.

c) rea de diseo del reporte.

d) Lista de propiedades del objeto seleccionado.

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Barras de Herramientas. a) Barra para reporte en general. Esta barra se utiliza para el manejo del reporte es decir, ver el reporte en

vista previa, Guardar los cambios realizados, Guardar una copia del reporte con otro nombre, Imprimir

el reporte, Ajustar las propiedades de impresin del reporte, Ver la lista de propiedades del objeto

seleccionado, Deshacer los cambios realizados, Cortar el objeto seleccionado, Copiar el objeto

seleccionado, Pegar el contenido del portapapeles, Borrar el objeto seleccionado, Borrar el reporte

seleccionado.

b) Barra para formato de texto. Esta barra le permitir cambiar el formato del texto seleccionado, las

opciones posibles son: Estilo del texto, tipo de letra, tamao de la letra, Poner en negritas, poner como

itlica, poner como subrayado, Abrir el cuadro de dialogo Font, alineacin del texto, color del fondo y de

la letra y finalmente poder poner bordes al objeto seleccionado.

c) Barra para adicionar objetos al reporte. Esta barra le permite trabajar con los objetos del reporte, estos

objetos pueden ser etiquetas, cuadros de texto (campos), imgenes, lneas, cuadrados, insertar saltos de

pgina, insertar objetos OLE e Insertar objetos de cdigo de barras.

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Una vez dentro de la ventana del diseador de reportes, debe seleccionar el tipo de reporte a modificar, con lo

cual se mostrara en el diseo actual para el reporte seleccionado as como los campos disponibles y la lista de

propiedades de los objetos.

Dentro del rea de diseo, contamos con 3 secciones bsicas:

a) PageHeader (Encabezado de pgina). Esta seccin se imprimir en el encabezado de todas las hojas que

se utilicen para la impresin de este reporte.

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b) Detail (Detalle). Esta seccin se imprimir por cada uno de los registros (renglones) que contenga el

reporte.

c) PageFooter (Pie de pgina). Esta seccin se imprimir en el pie de todas las hojas que se utilicen para la

impresin de este reporte.

Para poder darle formato un objeto, seleccinelo con el mouse haciendo clic sobre el objeto que desea

modificar, al hacerlo se habilitaran las propiedades disponibles para ese objeto tanto en la barra de formato de

texto como en la lista de propiedades dndoles oportunidad de realizar los cambios deseados.

Adicionalmente podr mover el objeto seleccionado a la zona en la que desea colocarlo, para ello, seleccione el

objeto deseado haciendo clic con el botn izquierdo del mouse. Una vez seleccionado, al pasar el puntero del

mouse sobre el objeto seleccionado el puntero cambia a forma de una mano lo cual le dar la oportunidad de

mover el objeto manteniendo presionado el botn izquierdo del mosue y arrastrndolo a la zona deseada.

Insertar un logotipo. Para insertar un logotipo a sus documentos, utilice el botn Agregar imagen y dibuje el rea en donde desea

insertar el logotipo de su empresa, posteriormente en la lista de propiedades localice la propiedad Picture y abra

el cuadro de dilogo Open haciendo clic en el recuadro que se encuentra a la derecha de esta propiedad.

Una vez abierto el cuadro de dialogo podr seleccionar la imagen que desea insertar como logotipo.

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Catlogo de Productos / Servicios.

Una vez que se configuro la aplicacin, el siguiente paso es alimentar su catlogo de Productos / Servicios que

ofrece, para ello, Haga clic en la opcin Productos del men principal y posteriormente haga clic en la opcin

Productos.

Al hacerlo se abrir la ventana de Catlogo de Productos, para registrar un nuevo producto, haga clic en l botn

Nuevo y proporcione la informacin requerida.

General. Servicio, en este campo deber registrar la clave con la cual se identificar al producto, si en la configuracin de

la aplicacin eligi que las claves serian numricas entonces no podr capturar informacin en este campo ya

que el sistema le asignara la clave de manera automtica, de lo contrario registre una clave de mximo 20

caracteres alfanumricos de entre la A y la Z y del 0 al 9.

Descripcin, en este campo deber proporcionar la descripcin del producto la cual tendr una longitud mxima

de 250 caracteres.

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Precios. En esta seccin podr registrar los precios de venta de sus productos/servicios as como los porcentajes de

impuestos que se deben cargar y los impuestos que se deben de retener en caso de ser necesario. Cabe

mencionar que el precio que se registra debe ser en base a la unidad de medida ms pequea, por ejemplo, el

producto pudiera tener las unidades de medida Caja y Pieza y sus factores de conversin seria 24 y 1

respectivamente, por lo tanto el precio de venta que deber especificar es el precio por pieza.

Unidades de medida. En esta seccin se registran las unidades de medida que aplicaran al producto/servicio que se est registrando.

Una vez que proporcione estos datos bsicos haga clic en el botn Guardar para almacenar la informacin en la

base de datos.

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Catlogo de Clientes.

En esta seccin podr registrar toda la informacin relacionada a sus clientes y solamente veremos los datos

bsicos, como son: datos fiscales y condiciones de venta.

Para ingresar al catlogo de clientes, haga clic en la opcin Clientes del men principal y posteriormente haga

clic en el botn Clientes. Al hacerlo se abrir la ventana de Catlogo de Clientes, para registrar un nuevo cliente,

haga clic en l botn Nuevo y proporcione la informacin requerida

General. En esta seccin puede registrar los datos fiscales del cliente que son los que se utilizaran para elaborar las

cotizaciones y ventas, as como los contactos con los cuales se mantendr comunicacin.

Cliente, en este campo deber registrar la clave con la cual se identificar al cliente, si en la configuracin de la

aplicacin eligi que las claves serian numricas entonces no podr capturar informacin en este campo ya que

el sistema le asignara la clave de manera automtica, de lo contrario registre una clave de mximo 20 caracteres

alfanumricos de entre la A y la Z y del 0 al 9.

Razn social, es el nombre de la empresa o persona fsica.

Nombre comercial, Es el nombre con el cual se conoce a la empresa o persona fsica. Por ejemplo si el cliente

fuera una persona fsica y tiene una papelera el nombre comercial seria el nombre de la papelera.

RFC, es la clave con la cual se identifica a nuestro cliente en el SAT.

Los campos restantes son los relacionados al domicilio fiscal de la empresa y el registro de contactos.

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Condiciones. En esta seccin se especifican las condiciones de venta que le daremos a nuestro cliente, entre los cuales se

encuentran: Lista de precios asignada al cliente, los das de plazo, El lmite de crdito, Descuentos, Das de

revisin y pago as como la forma de pago y nmero de cuenta bancaria con la cual nos paga el cliente.

Es importante mencionar que con estas condiciones de venta es como se calcula el vencimiento de los

documentos.

En este catlogo podemos registrar ms informacin que nos ser til para obtener reportes estadsticos as

como el registro de comentarios del cliente, sin embargo, con los datos registrados es suficiente para trabajar.


base de datos.

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Catlogo de Proveedores.

En esta seccin podr registrar toda la informacin relacionada a sus proveedores y solamente veremos los

datos bsicos, como son: datos fiscales y condiciones de compra.

Para ingresar al catlogo de proveedores, haga clic en la opcin Proveedores del men principal y

posteriormente haga clic en el botn Proveedores. Al hacerlo se abrir la ventana de Catlogo de Proveedores,

para registrar un nuevo proveedor, haga clic en l botn Nuevo y proporcione la informacin requerida

General. En esta seccin puede registrar los datos fiscales del proveedor que son los que se utilizaran para elaborar las

rdenes de compra y compra, as como los contactos con los cuales se mantendr comunicacin.

Proveedor, en este campo deber registrar la clave con la cual se identificar al proveedor, si en la configuracin

de la aplicacin eligi que las claves serian numricas entonces no podr capturar informacin en este campo ya

que el sistema le asignara la clave de manera automtica, de lo contrario registre una clave de mximo 20

caracteres alfanumricos de entre la A y la Z y del 0 al 9.

Razn social, es el nombre de la empresa o persona fsica.

RFC, es la clave con la cual se identifica a nuestro cliente en el SAT.

Los campos restantes son los relacionados al domicilio fiscal de la empresa y el registro de contactos.

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Condiciones. En esta seccin se especifican las condiciones de compra que le otorga el proveedor, entre los cuales se

encuentran: Los das de plazo, El lmite de crdito y Descuentos.

Es importante mencionar que con estas condiciones de compra es como se calculan los vencimientos de los

documentos.

En este catlogo podemos registrar ms informacin que nos ser til para obtener reportes estadsticos as

como el registro de comentarios del proveedor, sin embargo, con los datos registrados es suficiente para

trabajar.


base de datos.

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Operaciones con Clientes.

Una vez que ya tenemos registrada la informacin de productos/servicios, clientes. Podr iniciar con la

operacin de la empresa, elaborando cotizaciones y ventas a sus clientes.

Cotizaciones. Para ingresar a la ventana de cotizaciones, haga clic en el men Clientes y posteriormente seleccione la opcin

Cotizaciones.

Una vez hecho esto se abrir la ventana de cotizaciones en la cual podremos registrar a que cliente le estamos

cotizando y los productos/servicios que deseamos cotizarle. Para iniciar con el registro de una cotizacin haga

clic en el botn Nuevo.

Para elaborar la cotizacin deber proporcionar los datos del encabezado de la cotizacin tales como: el

almacn del cual se vender el producto, la clave del cliente, la fecha de la cotizacin, la clave del usuario que

est elaborando la cotizacin, los das de plazo y el documento con el cual el cliente le est solicitando la

cotizacin. El folio de la cotizacin se asigna al guardar el documento.

Si sabe la clave del cliente puede escribirla o en caso de no saberla, haga clic en el botn que se encuentra a la

derecha del campo cliente o presione la tecla F2 para abrir la ventana de bsqueda de clientes.

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En la ventana de bsqueda de clientes, podr filtrar la informacin mostrada escribiendo sobre el campo Cliente

o sobre el campo Razn Social, al ir escribiendo se filtrar la informacin de manera automtica y podr

seleccionar al cliente deseado haciendo doble clic sobre el rengln correspondiente o colocando el cursor sobre

el rengln correspondiente y presionando la tecla Enter.

Una vez que seleccione el cliente deseado automticamente se obtendrn los datos restantes del cliente (Razn

Social, Das de plazo y descuentos).

Los datos para las partidas de la cotizacin son, la cantidad y clave del producto/servicio que desea cotizar, si

conoce la clave del producto/servicio a cotizar puede escribirla o si no la sabe, puede hacer doble clic sobre el

campo Producto o colocar el cursor sobre el campo producto y presionar la tecla F2 para abrir la ventana de

Bsqueda de Productos.

En la ventana de Bsqueda de Productos, podr filtrar la informacin mostrada escribiendo sobre el campo

Producto o sobre el campo Descripcin, al ir escribiendo se filtrar la informacin de manera automtica y podr

seleccionar el producto/servicio deseado haciendo doble clic sobre el rengln correspondiente o colocando el

cursor sobre el rengln correspondiente y presionando la tecla Enter.

Una vez que seleccione el producto/servicio que desea automticamente se obtendrn los datos restantes para

la partida del documento (unidad de medida, precio y descuentos)

Una vez que proporcione todos los datos de la cotizacin haga clic en el botn Guardar para almacenar la

cotizacin en la base de datos, en ese momento Admincontrol enviar a impresin la cotizacin la cual se

imprimir con el diseo que se dio a ese documento en la personalizacin de formatos de operaciones.

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Una vez guardada la cotizacin, adicionalmente cuenta con las opciones de reimpresin de la misma, enviarla

por correo electrnico o guardarla con formato PDF.

Estas opciones las encuentra en la opcin Enviar del men de la ventana de Cotizaciones.

Como mencionamos en la introduccin usted podr enviar por correo electrnico los documentos de

operaciones o reportes a sus clientes, en este caso para enviar la cotizacin por correo electrnico, haga clic en

la opcin Envo del men de la ventana cotizacin y posteriormente haga clic en la opcin E-Mail.

Con esto se abrir la ventana Enviar Documento por Correo Electrnico, en la cual podr seleccionar al contacto

que desea enviar la cotizacin o escribir las direcciones de correo de los destinatarios.

Cabe mencionar que el correo electrnico se enviara por medio de la configuracin de correo realizada en la

configuracin del sistema o en caso de no haber configurado cuenta de correo Admincontrol trata de enviarla


En el correo electrnico se adjuntara la cotizacin en formato PDF.

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La ventana de envo de correo electrnico es diferente y depende del tipo de configuracin para el envo de

correos electrnicos realizada.

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Ventas Puede realizar una venta de dos formas.

1.- Si ya tiene una cotizacin previa, pude localizar la cotizacin deseada y en el men de la ventana de

cotizaciones hacer clic en el botn Generar y seleccionar la opcin Venta.

2.- Puede registrar la informacin de la venta proporcionando los datos del cliente y las partidas del documento.

Venta desde cotizacin. Para elaborar una venta desde una cotizacin previa, realice los siguientes pasos.

1.- Haga clic en la opcin Clientes del men principal y posteriormente seleccione la opcin Bsqueda de

operaciones, con lo cual se abrir la ventana de Bsqueda de operaciones.

En la lista desplegable Oper. Clientes, seleccione la opcin Cotizaciones con lo cual se mostraran todas las

cotizaciones realizadas, usted puede filtrar los datos mostrados seleccionando de la lista desplegable Este

Campo, el campo por el cual desea filtrar la informacin, por ejemplo, seleccione Folio y en el campo Contenga

escriba el folio de la cotizacin que desea localizar y haga clic en el botn Buscar.

Una vez que localice la cotizacin deseada haga doble clic sobre el rengln correspondiente a la cotizacin o

coloque el cursor en el rengln de la cotizacin deseada y presione la tecla Enter. Con esto se abrir la ventana

de la cotizacin.

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Para convertir la cotizacin en venta, haga clic en el botn Generar del men de la ventana de cotizaciones y

seleccione la opcin Venta.

Al hacer esto se abrir la ventana de ventas y copiara toda la informacin de la cotizacin a la ventana de

Ventas, de manera que usted podr modificar los datos de la misma o guardar la venta.

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Una vez que se guarde la venta se enviara a impresin, es importante mencionar que para que se afecten las

cuentas por cobrar y los inventarios es necesaria la impresin de la venta. Con esto se asignara un folio de

cuenta por cobrar y se mostrara en la parte inferior izquierda de la ventana.

Al guardar la venta e indicar que la impresin se realiz correctamente, Admincontrol le preguntar si desea

hacer el abono para el documento. Si respondemos afirmativamente la cuenta por cobrar quedara saldada, de lo

contrario la cuenta por cobrar se quedara pendiente.

Una vez guardada la venta, adicionalmente cuenta con las opciones de reimpresin de la misma, enviarla por

correo electrnico o guardarla con formato PDF.

Estas opciones las encuentra en la opcin Enviar del men de la ventana de Ventas.


operaciones o reportes a sus clientes, en este caso para enviar la venta por correo electrnico, haga clic en la

opcin Envo del men de la ventana Ventas y posteriormente haga clic en la opcin E-Mail.


que desea enviar la cotizacin o escribir las direcciones de correo de los destinatarios.

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En el correo electrnico se adjuntara la venta en formato PDF.



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Venta sin cotizacin previa. Para ingresar a la ventana de ventas, haga clic en el men Clientes y posteriormente seleccione la opcin Ventas.

Una vez hecho esto se abrir la ventana de Ventas en la cual podremos registrar a que cliente le estamos

vendiendo y los productos/servicios que deseamos venderle. Para iniciar con el registro de una venta haga clic

en el botn Nuevo.

Para elaborar la venta deber proporcionar los datos del encabezado de la venta tales como: el almacn de

donde se est vendiendo el producto, el concepto del documento (Remisin o Factura), la clave del cliente, la

fecha de la venta, la clave del usuario que est elaborando la venta, los das de plazo y el documento con el cual

el cliente le est solicitando la venta. El folio de la venta, Remisin o factura se asigna al guardar el documento.

Si conoce la clave del cliente puede escribirla o en caso de no saberla, haga clic en el botn que se encuentra a la

derecha del campo cliente o presione la tecla F2 para abrir la ventana de bsqueda de clientes.

En la ventana de Bsqueda de Clientes, podr filtrar la informacin mostrada escribiendo sobre el campo Cliente

o sobre el campo Razn Social, al ir escribiendo se filtrar la informacin de manera automtica y podr

seleccionar al cliente deseado haciendo doble clic sobre el rengln correspondiente o colocando el cursor sobre

el rengln correspondiente y presionando la tecla Enter.

Una vez que seleccione el cliente deseado automticamente se obtendrn los datos restantes del cliente (Razn

Social, Das de plazo y descuentos).

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Los datos para las partidas de la venta son, la cantidad y clave del producto/servicio que desea vender, si conoce

la clave del producto/servicio a vender puede escribirla o si no la sabe, puede hacer doble clic sobre el campo

Producto o colocar el cursor sobre el campo producto y presionar la tecla F2 para abrir la ventana de Bsqueda

de Productos.





Una vez que seleccione el producto/servicio desea automticamente se obtendrn los datos restantes para la

partida del documento (unidad de medida, precio y descuentos)

Una vez que proporcione todos los datos de la venta haga clic en el botn Guardar para almacenar la venta en la

base de datos, en ese momento Admincontrol enviar a impresin la venta la cual se imprimir con el diseo

que se dio a ese documento en la personalizacin de formatos de operaciones.

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Una vez guardada la venta, adicionalmente cuenta con las opciones de reimpresin de la misma, enviarla por

correo electrnico o guardarla con formato PDF.

Estas opciones las encuentra en la opcin Enviar del men de la ventana de ventas.


operaciones o reportes a sus clientes, en este caso para enviar la venta por correo electrnico, haga clic en la

opcin Envo del men de la ventana ventas y posteriormente haga clic en la opcin E-Mail.


que desea enviar la venta (remisin o factura) o escribir las direcciones de correo de los destinatarios.




En el correo electrnico se adjuntara la venta (remisin o factura) en formato PDF.

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Cuentas por Cobrar.

Una vez que realiza ventas a sus clientes podr hacer el registro de los pagos (abonos) que realizan para saldar

las facturas pendientes.

Para realizar el abono a una factura, seleccione la opcin Clientes del men principal y posteriormente

seleccione la opcin Abonos.

Se abrir la ventana de Cuentas por Cobrar Abonos, en la cual podremos registrar pagos a uno o varios

documentos as como pagos totales o parciales. Para registrar un nuevo abono haga clic en el botn Nuevo y

proporcione los siguientes datos.

Fecha del abono, Concepto (Abono, Forma de pago, Numero de cliente, Documento Abono Documento con el

cual le estn pagando-) y seleccione los documentos que desea liquidar con el pago recibido.

Una vez que registre los abonos correspondientes haga clic en el botn Guardar.

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Operaciones con Proveedores.

Una vez que ya tenemos registrada la informacin de productos/servicios, proveedores. Podr iniciar con la

operacin de la empresa, elaborando rdenes de compra y compras a sus proveedores.

rdenes de compra. Para ingresar a la ventana de rdenes de compra, haga clic en el men Proveedores y posteriormente seleccione

la opcin rdenes de compra.

Una vez hecho esto se abrir la ventana de rdenes de compra en la cual podremos registrar a que proveedor le

estamos elaborando la orden de compra y los productos/servicios que deseamos nos venda. Para iniciar con el

registro de una orden de compra haga clic en el botn Nuevo.

Para elaborar la orden de compra deber proporcionar los datos del encabezado de la orden de compra tales

como: El almacn en donde se solicita el producto, la clave del proveedor y la fecha de la orden de compra. El

folio de la orden de compra se asigna al guardar el documento.

Si sabe la clave del proveedor puede escribirla o en caso de no saberla, haga clic en el botn que se encuentra a

la derecha del campo proveedor o presione la tecla F2 para abrir la ventana de Bsqueda de proveedores.

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En la ventana de Bsqueda de proveedores, podr filtrar la informacin mostrada escribiendo sobre el campo

Proveedor o sobre el campo Razn Social, al ir escribiendo se filtrar la informacin de manera automtica y

podr seleccionar al proveedor deseado haciendo doble clic sobre el rengln correspondiente o colocando el


Una vez que seleccione el proveedor deseado automticamente se obtendrn los datos restantes del proveedor

(Razn Social, Das de plazo y descuentos).

Los datos para las partidas de la orden de compra son, la cantidad y clave del producto/servicio que desea

comprar, si conoce la clave puede escribirla o si no la sabe, puede hacer doble clic sobre el campo Producto o

colocar el cursor sobre el campo Producto y presionar la tecla F2 para abrir la ventana de Bsqueda de

Productos.






la partida del documento (unidad de medida, costo y descuentos)

Una vez que proporcione todos los datos de la orden de compra haga clic en el botn Guardar para almacenarla

en la base de datos, en ese momento Admincontrol enviar a impresin la orden de compra la cual se imprimir

con el diseo que se dio a ese documento en la personalizacin de formatos de operaciones.

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Una vez guardada la orden de compra, adicionalmente cuenta con las opciones de: reimpresin de la misma,

enviarla por correo electrnico o guardarla con formato PDF.

Estas opciones las encuentra en la opcin Enviar del men de la ventana de cotizaciones.


operaciones o reportes a sus proveedores, en este caso para enviar la orden de compra por correo electrnico,

haga clic en la opcin Envo del men de la ventana rdenes de compra y posteriormente haga clic en la opcin

E-Mail.


que desea enviar la orden de compra o escribir las direcciones de correo de los destinatarios.




En el correo electrnico se adjuntara la orden de compra en formato PDF.

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Compras. Puede realizar una compra de dos formas.

1.- Si ya tiene una orden de compra previa, pude localizar la orden de compra deseada y en el men de la

ventana de rdenes de Compra hacer clic en el botn Generar y seleccionar la opcin Compra.

2.- Puede registrar la informacin de la compra proporcionando los datos del proveedor y las partidas del

documento.

Compra desde Orden de Compra. Para elaborar una compra desde una orden de compra previa, realice los siguientes pasos.

1.- Haga clic en la opcin Proveedores del men principal y posteriormente seleccione la opcin Bsqueda de

operaciones, con lo cual se abrir la ventana de Bsqueda de operaciones.

En la lista desplegable Oper. Proveedores, seleccione la opcin Ordenes con lo cual se mostraran todas las

rdenes de compra realizadas, usted puede filtrar los datos mostrados seleccionando de la lista desplegable Este

Campo, el campo por el cual desea filtrar la informacin, por ejemplo, seleccione Folio y en el campo Contenga

escriba el folio de la orden de compra que desea localizar y haga clic en el botn Buscar.

Una vez que localice la orden de compra deseada haga doble clic sobre el rengln correspondiente a la orden de

compra o coloque el cursor en el rengln de la orden de compra deseada y presione la tecla Enter. Con esto se

abrir la ventana de la orden de compra.

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Para convertir la orden de compra en compra, haga clic en el botn Generar del men de la ventana de rdenes

de Compra y seleccione la opcin Compra.

Al hacer esto se abrir la ventana de Compras y copiara toda la informacin de la orden de compra a la ventana

de Compras, de manera que usted podr modificar los datos de la misma o guardar la compra.

Una vez que se guarde la compra se enviara a impresin, en ese momento se afectara tambin al inventario y a

las cuentas por pagar. Con esto se asignara un folio de cuenta por pagar y se mostrar en la parte inferior

izquierda de la compra.

Una vez guardada la compra se afectan los inventarios y cuentas por pagar, adicionalmente cuenta con las

opciones de reimpresin de la misma, enviarla por correo electrnico o guardarla con formato PDF.

Estas opciones las encuentra en la opcin Enviar del men de la ventana de Compras.

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operaciones o reportes a sus proveedores, en este caso para enviar la compra por correo electrnico, haga clic

en la opcin Envo del men de la ventana Compras y posteriormente haga clic en la opcin E-Mail.


que desea enviar la compra o escribir las direcciones de correo de los destinatarios.




En el correo electrnico se adjuntara la compra en formato PDF.



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Compra sin orden de compra previa. Para ingresar a la ventana de Compras, haga clic en el men Proveedores y posteriormente seleccione la opcin

Compras.

Una vez hecho esto se abrir la ventana de Compras en la cual podremos registrar a que proveedor le estamos

comprando y los productos/servicios que deseamos comprar. Para iniciar con el registro de una Compra haga

clic en el botn Nuevo.

Para elaborar la compra deber proporcionar los datos del encabezado de la Compra tales como: El almacn al

que ingresar el producto, el concepto del documento (Compra o Ajuste), la clave del proveedor, la fecha de la

compra, los das de plazo y el documento con el cual le hicieron entrega del producto. El folio de la compra se

asigna al guardar el documento.

Si conoce la clave del proveedor puede escribirla o en caso de no saberla, haga clic en el botn que se encuentra

a la derecha del campo proveedor o presione la tecla F2 para abrir la ventana de Bsqueda de proveedores.

En la ventana de Bsqueda de Proveedores, podr filtrar la informacin mostrada escribiendo sobre el campo

Proveedor o sobre el campo Razn Social, al ir escribiendo se filtrar la informacin de manera automtica y

podr seleccionar al proveedor deseado haciendo doble clic sobre el rengln correspondiente o colocando el


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Una vez que seleccione el proveedor deseado automticamente se obtendrn los datos restantes del proveedor

(Razn Social, Das de plazo y descuentos).

Los datos para las partidas de la compra son, la cantidad y clave del producto/servicio que desea comprar, si

conoce la clave del producto/servicio a comprar puede escribirla o si no la sabe, puede hacer doble clic sobre el

campo Producto o colocar el cursor sobre el campo producto y presionar la tecla F2 para abrir la ventana de

Bsqueda de Productos.






la partida del documento (unidad de medida, precio y descuentos)

Una vez que proporcione todos los datos de la compra haga clic en el botn Guardar para almacenar la compra

en la base de datos, en ese momento Admincontrol enviar a impresin la compra la cual se imprimir con el

diseo que se dio a ese documento en la personalizacin de formatos de operaciones.

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Una vez guardada la compra se afectaran los inventarios y las cuentas por pagar, adicionalmente cuenta con las

opciones de reimpresin de la misma, enviarla por correo electrnico o guardarla con formato PDF.

Estas opciones las encuentra en la opcin Enviar del men de la ventana de ventas.


operaciones o reportes a sus proveedores, en este caso para enviar la compra por correo electrnico, haga clic

en la opcin Envo del men de la ventana compras y posteriormente haga clic en la opcin E-Mail.


que desea enviar la compra o escribir las direcciones de correo de los destinatarios.




En el correo electrnico se adjuntara la compra en formato PDF.

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Cuentas por Pagar.

Una vez que realiza ventas a sus clientes podr hacer el registro de los pagos que realiza a sus proveedores para

saldar las facturas pendientes.

Para realizar el abono a una factura, seleccione la opcin Proveedores del men principal y posteriormente

seleccione la opcin Abonos.

Se abrir la ventana de Cuentas por Pagar Abonos, en la cual podremos registrar pagos a uno o varios

documentos as como pagos totales o parciales. Para registrar un nuevo abono haga clic en el botn Nuevo y

proporcione los siguientes datos.

Fecha del abono, Concepto, Numero de proveedor, Documento Abono Documento con el cual est pagando-)

y seleccione los documentos que desea liquidar con el pago realizado.

Una vez que registre los abonos correspondientes haga clic en el botn Guardar.

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Bancos.

Este mdulo nos permite llevar un control de nuestras cuentas bancarias y afectar a las cuentas por cobrar y

cuentas por pagar, de manera que se podr dar una idea clara de la situacin de sus cuentas bancarias.

Para poder trabajar con el mdulo de bancos es necesario que registre los bancos a utiliza, el tipo de cuentas as

como las cuentas bancarias que desea manejar. Para poder registrar esta informacin haga clic en la opcin

Configurar del men principal y posteriormente seleccione la opcin Diversos.

Se abrir la ventana de catlogos diversos, una vez dentro de esta haga clic en la opcin Bancos y seleccione la

opcin que desea configurar.

Posteriormente, para poder trabajar con estas cuentas seleccione la opcin Bancos del men principal y

posteriormente la opcin Movimientos.

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Al seleccionar esta opcin se abrir la ventana de seleccin de cuentas bancarias, seleccione la cuenta con la

cual desea trabajar haciendo doble clic en el rengln correspondiente a la cuenta deseada.

Al seleccionar la cuenta con la cual desea trabajar se abrir la ventana de movimientos bancarios, en la cual

podr registrar abonos, cheques o cargos que afectarn a la cuenta seleccionada.

Cuando desea registrar un pago de clientes, debe seleccionar la opcin abonos y se abrir la ventana de abonos,

en la cual deber registrar los datos correspondientes al abono.

Para afectar a la cuenta por cobrar haga clic en el botn CxC Abono, y proporcione los datos que se solicitan en

la siguiente ventana.

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En esta ventana podr hacer pagos totales o parciales a los documentos que le debe el cliente. Una vez

registrados los pagos, haga clic en el botn Guardar y posteriormente en el botn Salir, con esto se afecta a la

cuenta por cobrar y para que el movimiento quede registrado en bancos haga clic en el botn Guardar de la

ventana de Abonos.

Puede afectar a las cuentas por pagar seleccionando la opcin de Cheque o Cargo, por ejemplo: vamos a afectar

a una cuenta por pagar con un cargo que podra ser transferencia electrnica.

Para afectar a la cuenta por pagar haga clic en el botn CxP Abono, y proporcione los datos de las facturas a

pagar en la siguiente ventana.

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En esta ventana podr hacer pagos totales o parciales a los documentos que le debe al proveedor. Una vez

registrados los pagos, haga clic en el botn Guardar y posteriormente en el botn Salir, con esto se afecta a la

cuenta por pagar y para que el movimiento quede registrado en bancos haga clic en el botn Guardar de la

ventana de Cargos.

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Reportes.

Una vez que ya cuenta con informacin registrada, podr obtener diferentes reportes ingresando al mdulo de

reportes de Admincontrol.

Admincontrol cuenta con un aproximado de 50 reportes que se encuentran agrupados en las diferentes

categoras.

Para ingresar al mdulo de reportes haga clic en la opcin Proveedores del men principal y posteriormente

seleccione la opcin Reportes.

La opcin de reportes se encuentra en cada mdulo del Admincontrol.

Con esto se abrir el mdulo de reportes de Admincontrol.

Todos los reportes se podrn imprimir, exportar a formato PDF, Excel o incluso tablas dinmicas y enviarlos por

correo electrnico.

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Para seleccionar un reporte haga doble clic sobre la opcin Objetos para expandir las opciones de reportes,

posteriormente haga doble clic en la categora deseada y finalmente haga doble clic sobre el nombre del

reporte.

Por ejemplo, para emitir el reporte de consecutivo de facturas, seleccione la categora Ventas y posteriormente

haga doble clic sobre el reporte Consecutivo de Facturas.

Para tener una vista previa del reporte, haga clic en el botn vista previa (resaltado con el crculo rojo) y a

continuacin se le pedir que proporcione el rango de fechas que desea imprimir. Si quiere ver todas las facturas

haga doble clic en la opcin .

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Consulta de Inventarios.

Una vez que se ha registrado movimientos en el inventario con las compras y ventas realizadas, podr consultar

las existencias de los productos, para ingresar a esta consulta seleccione la opcin Productos del men principal

y posteriormente la opcin Consultas.

Con lo cual se abrir la ventana de Consulta de Productos, en esta ventana puede consultar las existencias

(disponibles), los movimientos del kardex, los precios y costos.

En esta ventana podr filtrar la informacin del producto y almacn deseado, proporcione la informacin por la

cual desea filtrar y haga clic en el botn Buscar.

guia rapida admincontrol plus

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