Paso 1: Definir la Política de SST y determinar los recursos necesarios

En este paso se debe definir una política de SST que refleje el compromiso de la empresa con el SST, con una redacción clara, fechada y firmada por el Representante Legal.

Se deben definir los Objetivos del SST y determinar los recursos humanos, financieros y de infraestructura necesarios para la implementación, revisión, evaluación y mejora de las medidas de prevención y control.

Paso 2: Definir los roles y las responsabilidades de los responsables del SG-SST y los diferentes comités

El Artículo 8, numeral 3 del Decreto 1443 de 2014 establece que dentro de las obligaciones del empleador se encuentra la de asignar, documentar y comunicar las responsabilidades específicas en seguridad y Salud en el Trabajo (SST) a todos los niveles de la organización, incluida la alta dirección.

Paso 3: Definir la normatividad aplicable a la organización

Se deben tener definidos los requisitos normativos exigibles a la empresa acorde con las actividades propias e inherentes de su actividad productiva, los cuales dan los lineamientos normativos y técnicos para desarrollar el Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo –SG-SST, el cual deberá actualizarse en la medida que sean emitidas nuevas disposiciones aplicables.

Paso 4: Metodología para la identificación de los riesgos

En este apartado el empleador debe definir la metodología que más se ajuste a su actividad. Considerando para ello la participación de todos los empleados, para que sean ellos quienes identifiquen los riesgos a los que se encuentran expuestos en la labor que realizan.

Para este trabajo se recomienda utilizar la Guía Técnica Colombia GTC-45.

Paso 5: Análisis de ausentismo laboral

El Decreto 1443 establece que todos los empleadores deberán realizar la evaluación y análisis de las estadísticas sobre la enfermedad y la accidentabilidad ocurrida en los dos (2) últimos años en la empresa, la cual debe servir para establecer la línea base y para evaluar la mejora continua en el sistema.

A fin de recoger esta información en ÁMBITO ORGANIZACIONAL aconsejamos que sea llevada una planilla de ausentismo laboral, en donde se consigne la fecha en que se origina el ausentismo, el tipo de ausentismo (Enfermedad General-Código de la enfermedad. Enfermedad Laboral-Código de la enfermedad. Accidente de Trabajo.

Permisos médicos, etc.) y el número de horas o días que está ausente o en permiso, entre otros ítems que es importante tener en cuenta en la planilla.

Paso 6: Evaluación inicial al sistema

Es la línea base para la implementación del SG-SST. Para dicho examen es necesario considerar la siguiente información:

La normatividad legal aplicable a la empresa La identificación de los riesgos La condiciones de salud de los trabajadores Los controles previstos para eliminar y controlar los riesgos. El reporte de ausentismo laboral de dos años atrás de la entrada en vigencia de

este Decreto. La identificación de las amenazas y evaluación de la vulnerabilidad de la

empresa. La descripción socio-demográfica de los trabajadores.

Con esta información se podrán conocer las prioridades en seguridad y salud en el trabajo a fin de establecer el plan de trabajo anual o para la actualización del existente.

Paso 7: Objetivos del SG-SST

El decreto 1443 en su Artículo 7 define que se deben incluir como mínimo los siguientes objetivos sobre los cuales la organización expresa su compromiso:

Identificar los peligros, evaluar y valorar los riesgos y establecer los respectivos controles;

Proteger la seguridad y salud de todos los trabajadores, mediante la mejora continua del sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST en la empresa; y

Cumplir la normatividad nacional vigente aplicable en materia de riesgos laborales.

Paso 8: Diseño de indicadores del SG-SST

El art. 19 del Decreto 1443/2014 señala que el empleador debe definir los indicadores, mediante los cuales se evalué la estructura, los procesos y los resultados del SG-SST y debe hacer seguimientos a los mismos. Estos indicadores deben alinearse con el plan estratégico de la empresa y hacer parte del mismo.

La siguiente formula resulta muy práctica al momento de diseñar un indicador:

Reto + Variable + Meta (Cuánto y Cuándo) + Cómo

Ejemplo:

Minimizar + Los accidentes de trabajo + en 10% mensual + mediante el uso de EPP

Paso 9: Capacitación y entrenamiento

El Decreto 1443/2014 establece que el empleador o contratante debe definir los requisitos de conocimiento y práctica en seguridad y salud en el trabajo necesarios para sus trabajadores, también debe adoptar y mantener disposiciones para que estos los cumplan en todos los aspectos de la ejecución de sus deberes u obligaciones, con el fin de prevenir accidentes de trabajo y enfermedades laborales.

También se debe proporcionar a los trabajadores nuevos una inducción en aspectos generales y específicos de las actividades a realizar y una reinducción anual a los que ya se encuentren laborando e ingresen a la empresa después de una incapacidad superior a 15 días.

En ÁMBITO ORGANIZACIONAL sugerimos que en las empresas que implementan el SG-SST se elabore un programa de capacitación anual, diseñada con la participación del Comité o vigía de seguridad y salud y la alta dirección de la empresa; teniendo en cuenta además, que tales empresas deben contar con un proceso bien definido de inducción y reinducción

Paso 10: Plan de trabajo anual

El plan de trabajo, es un cronograma de actividades a realizar a fin de dar cumplimiento a cada uno de los objetivos del SG-SST. En él se debe especificar: metas, actividades claras, responsables, fechas y recursos necesarios y debe ser firmado por el empleador.

Los elementos de entrada que se utilizan para la construcción del plan de trabajo son:

Los objetivos del SG-SST Los indicadores del SG-SST.

Paso 11: Plan de comunicación y documentación

Establecer mecanismos para las comunicaciones internas y externas relativas a la SST. Que permitan:

Recibir, documentar y responder adecuadamente las comunicaciones internas y externas de SST;

Garantizar que se dé a conocer el Sistema de Gestión de la Seguridad y la Salud en el Trabajo a los trabajadores y contratistas, y;

Disponer de canales que permitan recolectar inquietudes, ideas y aportes de los trabajadores en materia de SST.

A fin de tener un manejo adecuado de toda la información, se sugiere parametrizar cada uno de los documentos del SG-SST, mediante códigos y crear una matriz documental que permita conocer el manejo que se debe dar a cada uno de los documentos e información relativa a la SST.

Paso 12: Programa de vigilancia epidemiológica

La empresa de acuerdo a los factores de riesgos a que se encuentran expuestos sus trabajadores deberá establecer dentro de su programa de vigilancia epidemiológica:

Exámenes de ingreso Exámenes periódicos Exámenes de egreso Exámenes complementarios Mediciones ambientales Auto reporte de condiciones de salud.

Paso 13: Programa de inspecciones de seguridad

Las Inspecciones de Seguridad son un proceso administrativo periódico, mediante el cual se identifican los factores de riesgo que pueden generar un accidente, incidente, daño a la propiedad, incendio, explosión o daño al medio ambiente, se identifican también la disponibilidad de recursos para la atención de emergencia y el mantenimiento a los equipos y herramientas. Dicha inspección debe ser firmada por el responsable o responsables de las inspecciones.

Sugerimos contar con un instructivo para la realización de las inspecciones de seguridad y con una lista de chequeo o verificación que permita desarrollar de una forma más organizada esta labor, que informe claramente sobre los puntos a observar y cómo debe hacerse, su contenido depende del área y de la empresa en que se aplique. Para ello sugerimos apoyarse en la Norma Técnica colombiana NTC 4111

Paso 14: Investigación de accidentes, incidentes y enfermedades laborales

La Resolución 1401 de 2007 establece una serie de obligaciones del empleador en materia de Accidentes de trabajo, incidentes y enfermedades laborales entre las cuales se tiene: conformar un equipo que investigue tales eventos, investigar el evento dentro de los 15 días de su ocurrencia, adoptar una metodología y un formato para la investigación, identificar las causas, adoptar las medidas correctivas necesarias y hacerles seguimiento, entre otras obligaciones.

Paso 15: Programa de mantenimiento preventivo

El empleador o contratante debe realizar el mantenimiento de las instalaciones, equipos y herramientas de acuerdo con los informes de inspecciones y con sujeción a los manuales de uso, corrigiendo de esta forma las condiciones inseguras que se puedan originar con la falta de mantenimiento o puesta a punto de equipos y herramientas.

Se deben dejar documentados los mantenimientos respectivos y las precauciones que se deben tener en la manipulación de las diferentes herramientas, equipos o sustancias, por lo que más recomendable es recurrir a la elaboración de un formato para tal fin.

Paso 16: Programa de evaluación y selección de proveedores

En este paso se deben establecer los requisitos necesarios para la contratación de todos los servicios, obras y productos a comprar o a contratar. Verificando antes del inicio del trabajo y periódicamente, el cumplimiento de la obligación de afiliación al Sistema de riesgos Laborales.

El empleador debe adoptar y mantener las disposiciones que garanticen el cumplimiento de las normas de seguridad y salud en el trabajo así como los pagos correspondientes a Salud y ARL.

Paso 17: Prevención, preparación y respuesta ante emergencias

El empleador debe diseñar un Plan de prevención, preparación y respuesta ante emergencia considerando los siguientes aspectos:

Identificación de todas las amenazas. Identificación de los recursos disponibles. Analizar la vulnerabilidad de la empresa frente a las amenazas indicadas. Valorar y evaluar los riesgos considerando los trabajadores expuestos, los

bienes y servicios de la empresa. Diseñar e implementar procedimientos para prevenir y controlar amenazas. Formular el plan de emergencias. Asignar los recursos necesarios. Implementar acciones factibles. Informar, capacitar y entrenar a los trabajadores en capacidad de actuar. Realizar simulacros como mínimo una vez al año. Conformar, capacitar, entrenar y dotar las brigadas de emergencias. Inspeccionar con la periodicidad que sea definida en el SG-SST, todos los

equipos relacionados con la prevención y atención de emergencia. Desarrollar programas o planes de ayuda mutua ante amenazas.

En ÁMBITO ORGANIZACIONAL, recomendamos que en este paso se elabore una Matriz de Vulnerabilidad para analizar los puntos vulnerables de la empresa y posteriormente, con dicha información elaborar el Plan de Emergencia para documentar este paso.

Paso 18: Gestión del cambio

Se debe establecer un instructivo, en donde se defina el procedimiento a seguir frente a los cambios internos (Introducción de nuevos procesos, cambios en los métodos de trabajo, cambio en las instalaciones, compra de nuevos equipos, contratación de personal nuevo, entre otras) o externos (cambios en la legislación, evolución del conocimiento en SST, entre otros) que puedan afectar el SG-SST. Se sugiere la elaboración de un formato para tal fin.

Paso 19: Auditoría de cumplimiento al SG-SST

El empleador debe realizar una auditoría anual, la cual será planificada con la participación del comité Paritario o Vigía de Seguridad y Salud en el Trabajo. Si la auditoría se realiza con personal interno de la empresa, debe ser independiente a la actividad, área o proceso objeto de verificación.

El programa de auditoría debe contar con un instructivo que defina claramente:

El objetivo de la auditoría El alcance de la auditoría Los documentos y registros a auditar El perfil que debe cumplir el auditor

Paso 20: Revisión de la alta dirección

La alta dirección, independiente del tamaño de la empresa, debe adelantar una revisión al SG-SST, la cual debe realizarse por lo menos una (1) vez al año, de conformidad con las modificaciones en los procesos, resultados de las auditorías y demás informes que permitan recopilar información sobre el funcionamiento.

Paso 21: Acciones preventivas, correctivas y de mejora continua

El empleador debe dar las directrices, proporcionar los recursos y garantizar que se definan e implementen acciones preventivas, correctivas y de mejora, con el objeto de mejorar la eficacia de todas las actividades y el cumplimiento de sus propósitos.

Debe considerar para ello las siguientes fuentes para identificar oportunidades:

El cumplimiento de los objetivos del SG-SST. Los resultados de la intervención en los peligros y los riesgos priorizados.

Los resultados de la auditoría y revisión del SG-SST, incluyendo la investigación de los incidentes, accidentes y enfermedades laborales.

Las recomendaciones presentadas por los trabajadores y el comité Paritarios de SST o vigía de SST según corresponda.

Los resultados de los programas de promoción y prevención. El resultado de la supervisión realizada por la alta dirección; y Los cambios en la legislación que apliquen a la organización.