guÍa para eventos corporativos realizado por: daniela pérez lenardis enero 2015

GUÍA PARA EVENTOS

CORPORATIVOSRealizado por: Daniela Pérez Lenardis

Enero 2015

ÍNDICE

INTRODUCCIÓN…………………………………………………………….I¿Qué es un evento? …………………………………………………………………………….7Clasificación de eventos………………………………………………………………………...7Etapas de un Evento ……………………………………………………………………………9

ETAPA 1: PRE EVENTO Objetivo del evento…………………………………………………………………………...9 Tipo de evento ……………………………………………………………………………… 9 Comité Organizacional ………………………………………………………………....…10 Nombre, fecha y lugar ………………………………………………………………...….10 Locación ……………………………………………………………………………………..11 Solicitud de Presupuesto …………………………………………………….….11 Visita al lugar ……………………………………………………………………..11 Decoración …………….……………………………………………………..…..11 Catering ………………………………………………………………...………...12 Audiovisual …………………………………………………………...……….…13 Protocolo y Seguridad ……………………………………………………….…..13 Traslado y Hospedaje ……………………………………………………………………. .14 Cronograma del evento …………………………………………………………………….14 Conferencistas ……………………………………………………………………14 Horarios de Comida ………………………………………………………….......14 Invitados Especiales……………………………………………………………….15

Invitaciones Diseño ……………………………………………………………………….……..15 Entrega ………………………………………………………………………….…16 Seguimiento …………………………………………………………………….…16 Confirmación …………………………………………………………………..…..16 Publicidad y Mercadeo………………………………………………………………….….....16 Redes Sociales ……………………………………………………………….…..16 Medios Audiovisuales …………………………………………………….……....17 Medios Impresos ……………………………………………………….………....17 Diseño e impresión de pendones …………………………………………….....18 Diseño e impresión de backing …….…………………………………………....19 Fotografía ……………………………………………………………………...…...20 Encuestas ………………………………………………………………………….20 Premios ………………………………………………………………………….....20 Material POP ……..…………………………………………………………………….…....21 Material Informativo .…………………………………………………………………….......21 Conferencistas ………………………………………………………………….....21 Horarios de Comida ……………………………………………………………...22 Mesa Informativa ….……………………………………………………………...22 Material de apoyo …………………………………………………………………………..22 Identificación y Certificados de Participantes………………………………………………23

ETAPA 2: EVENTO Organización de Material y Personal de Apoyo…………………………………………….24 Recepción de Invitados …………………………………………………………………….24 Apertura…………………………………………………………………………………………25 Conferencias …………………………………………………………………………………25 Comidas ……………………………………………………………………………………...25 Encuestas………………………………………………………………………………………26 Entrega de Premios……………………………………………………………………………26 Clausura………………………………………………………………………………………...26

ETAPA 3: POST EVENTO Recopilación de datos…………………………..…………………………………………….27 Participantes ………………………………………………………………………27 Personas Interesadas………………………………………………………………27 Respuesta de Encuestas ………………………………………………………...27 Material Restante……………………………………………………………………………...28 Retroalimentación …………………………………………………………………………....28 Agradecimientos……………………………………………………………………………….28 NOTAS………………………………………………………………………………………….29

INTRODUCCIÓN

Una guía para eventos corporativos resulta de mucha utilidad al momento de organizar un evento, pues es precisamente en este momento en donde se pone en juego la imagen e identidad de la marca, por lo que el mismo debe ser de calidad e inolvidable para todos aquellos que tengan la fortuna de asistir.

Café con Leche Comunicaciones es una empresa dedicada a la excelencia, en donde te ofrecemos las mejores estrategias para que tus ideas puedan brillar y convertirte en inolvidable para tu público consumidor, por lo que te presentamos esta guía que podrá ser utilizada tanto para eventos externos como internos.

La misma facilitará la preparación y el desarrollo del evento, explicando detalladamente cuales son los pasos a seguir para que el acontecimiento sea excelente, logrando así el resultado esperado por cualquier marca y/o empresa que no es más que el reconocimiento de los suyos por su ardua labor.

Es recomendable documentar todos los datos importantes durante el evento para poder llevar un registro de todos los eventos y evitar repetir alguna falla o pulir algún aspecto que deba mejorarse.

Guía para Eventos Corporativos 7

¿QUÉ ES UN EVENTO?

Es una actividad social con un fin determinado, en ocasiones presenta o potencia determinados productos, servicios y/o la misma marca. Se desarrolla en un momento especifico y permite establecer o afianzar el acercamiento con los clientes o público potencial.

Clasificación de los eventos

Existen diversos tipos de evento, cada uno con un fin distinto. Esto dependerá directamente de las necesidades que la empresa u organización desee cubrir.


•CONGRESO: Junta Institucional de colegas de una misma asociación, con características reglamentadas y un trabajo sistematizado.

•JORNADA: Eventos que se consuman en el lapso de un día.

•FERIA: Exhibición en la que se ponen en venta productos o servicios de la empresa.

•CONVENCIÓN: Reunión formal con participantes relacionados a una corporación y cuyo objetivo es suministrar información. Se discute y luego se obtiene un consenso.

•SEMINARIO: Reunión en la cual un grupo reducido investiga un tema determinado en sesiones planificadas. Grupo de aprendizaje.

•CONFERENCIA: Un ponente desarrolla una tema en particular, consta de una sola sesión. Estos son algunos de los tipos más comunes de eventos que se desarrollan dentro de una empresa, al igual que estos existen eventos internos en los que, de igual modo se deben cuidar los detalles y cumplir los pasos pertinentes para que se cumplan los objetivos.


ETAPAS DE UN EVENTO

Son tres las etapas que deben cumplirse a cabalidad para que un evento sea exitoso, cumpliendo así con todos los objetivos propuestos.

ETAPA 1: PRE EVENTO• OBJETIVO DEL EVENTO Es primordial conocer y enfocar el objetivo del evento. Plantearse principalmente que desea lograrse o a donde se desea llegar. Ejemplo: si se trata del lanzamiento de un producto nuevo, el objetivo es darlo a conocer y captar el interés del publico en dicho producto.

•TIPO DE EVENTO Estudiar que tipo de evento desea realizarse de acuerdo al objetivo anteriormente planteado. Continuando con el ejemplo anterior, si se trata del lanzamiento de un producto se sugiere realizar una “jornada” debido a que dura un máximo de tiempo en que se pueden hacer exposiciones del producto e invitar a las personas a quienes pueda interesarles (clientes potenciales).

•COMITÉ ORGANIZACIONAL Debe crearse un comité encargado de vigilar y cuidar cada detalle durante el evento. Es importante delegar actividades para lograr una mejor organización y realización, se debe crear un cronograma o itinerario para el evento con horas y actividades y quien será el responsable de cubrir cada una.

Esta es una de las pautas más importantes a la hora de organizar un evento, pues será el comité quien se encargará de cuidar que todo se mantenga en orden y no se escapen detalles por mínimos que sean. Cada integrante debe tener conciencia de cual es su labor y saber reaccionar ante cualquier inconveniente.

•NOMBRE, FECHA Y LUGAR Recordemos que el nombre será lo que de “identidad” al evento, por lo tanto es sumamente importante a la hora de crearlo, pues también será como los invitados lo identifiquen. Se recomienda que sea corto y sencillo para que sea fácil de memorizar. Hay casos, como en los congresos en donde el nombre debe ser explicito para explicar de que se tratará a los invitados que deseen asistir.

La fecha debe establecerse antes de buscar locaciones para ver locales disponibles a la fecha ya pautada, se recomienda verificar que el evento no coincida con alguno similar y siempre se debe colocar la fecha para finales de semana para asegurar la asistencia.


•LOCACIÓN Es necesario conocer que clase de locación se necesita de acuerdo al tipo de evento a realizarse, si son adecuados espacios abiertos, o cerrados, evaluando cada detalle, la ubicación también es importante por las vías de acceso fácil que esta posea, buscando a comodidad de nuestros invitados. Debemos tener en cuenta la posibilidad de necesitar transporte publico para poder llegar al evento.

Solicitud de Presupuesto Es recomendable buscar de cuatro a cinco presupuestos para tener diversas opciones a considerar, buscando siempre la más factible entre todas.

Visita al Lugar Luego de analizar las opciones, deben visitarse las seleccionadas a fin de estudiar el espacio con todo lo que este incluye (salidas de emergencia, sanitarios, entradas, estacionamiento, etc.)

Decoración Hay sitios que incluyen la decoración, únicamente debe coordinarse lo que se requiere para el evento y de que manera estará dispuesto en el local. No todos los salones ofrecen decoración por lo que, de ser este el caso, se recomienda buscar presupuestos de agencias de festejos que se adecuen de igual manera a los requerimientos que exija el evento.


Catering

Al igual que la decoración, son muchos los locales donde se realizan eventos corporativos que ofrecen el servicio de catering, de ser este el caso debe estudiarse el menú a ofrecer y elegir el que más se adecue al evento.Ejemplo: De ser un evento de Fitness o de salud no es considerable colocar comida con carbohidratos o grasas saturadas.

De no estar incluido el catering es recomendable igualmente buscar varios presupuestos y elegir la mejor opción.


Audiovisual Es otro aspecto importante que se debe cuidar, hay salones que ofrecen material audiovisual como pantalla, sonido, luces, video beam, micrófonos, etc. Sin embargo es importante considerar que sean de la mejor calidad, puesto que hay eventos, como los tecnológicos, que necesitan elementos de ultima generación que sean acordes con la temática. De no poseer estos implementos deberán contactarse empresas que ofrezcan este tipo de servicios y posean todo el material necesario para el evento y solicitar presupuestos.

Protocolo y Seguridad Son elementos importantes, pues serán los encargados de recibir y organizar a los invitados. La seguridad juega un papel significativo, aunque a veces no se considere necesario es un aspecto que no debe dejarse de lado, pues en ocasiones es mejor prevenir y mantener a todos los invitados resguardados en caso de percances que se escapen de la mano de los organizadores.


•TRASLADO Y HOSPEDAJE Hay que considerar que para el evento pueden asistir invitados que residan fuera de la ciudad o del país por lo que es necesario organizar paquetes de transporte y hospedaje si la empresa no ofrece este servicio. Lo ideal sería en el mismo hotel, de realizarse el evento en uno, o alguno cercano al salón en donde se realizará el mismo.

•CRONOGRAMA DEL EVENTO Conferencistas Luego de estudiar quienes serán las personas encargadas de exponer, dar charlas o animar el evento, se les debe hacer llegar la invitación especial para ser expositor durante el evento. Junto a esto debe entregársele un cronograma en donde se informe la duración de cada exposición y los parámetros de su presentación audiovisual. Es recomendable que todos los conferencistas posean el mismo tiempo para presentar su exposición y considerar aspectos como un traductor en caso de ser necesario.

Horarios de Comida Los horarios de comida o “break” deben organizarse. Si son eventos matutinos se recomienda ofrecer desayuno, de prolongarse se ofrece también el almuerzo y dependiendo del tipo de evento el cierre puede ir acompañado de un brindis. Si son eventos nocturnos se recomienda disponer el bufet para los invitados luego de las exposiciones de los conferencistas o palabras del presidente o encargado de la empresa y/o evento.

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Invitados Especiales Por lo general todo evento cuenta con sus invitados especiales, estos deben ser ubicados en las primeras filas, mesas o en puestos privilegiados, asegurando mayor y mejor visibilidad y comodidad. Preferiblemente deben reservarse estos asientos con el nombre del invitado escrito, es importante que la organización de los asientos sea lógica, es decir que si un grupo de invitados proviene de la misma localidad, ciudad o país se recomienda sentarlos juntos.

•INVITACIONES Diseño Deben estar diseñadas bajo los parámetros del evento, es decir acorde con la temática del mismo. Se recomienda que la letra vaya de acuerdo con el fondo de las invitaciones. Los colores no deben ser exagerados ni muy llamativos pues no deben distraer y la letra debe ir en tamaño legible y preferiblemente de color negro.

Debe llevar todos los datos del evento, desde la hora y locación hasta el cronograma de actividades a desarrollar . El papel debe ser de calidad para que la invitación se conserve. Igualmente es recomendable poseerlas en digital para enviarlas por correo

Guía para Eventos Corporativos


Entrega Luego de impresas las invitaciones, éstas deben ser entregadas personalmente a los invitados. Esto, además de ser una formalidad, creará un lazo entre los invitados y el evento.

Seguimiento Cada quince días se puede enviar por correo electrónico la invitación de tal manera que se les recuerde a los invitados y mantener presente la actividad en sus mentes. Cercano a la actividad es recomendable comunicarse telefónicamente con cada uno de los invitados recordándoles el evento y confirmando su asistencia.

Confirmación Días previos al evento, es recomendable comunicarse con cada uno de los invitados y conferencistas para confirmar asistencia, esto servirá para llevar un control de las personas que asistirán, además de planificar el material que se entregará.

•PUBLICIDAD Y MERCADEO Redes Sociales Publicar información del evento en las redes sociales es importante. Facebook, Twitter e Instagram son las redes sociales más utilizadas en la actualidad por lo que se recomienda colocar una publicación diaria durante el mes anterior al evento.


Cerca de la fecha se debe crear una pequeña campaña mediática para inundar las redes con información del evento, esto permitirá que dicha actividad permanezca en la mente de las personas, además de incentivar a otros posibles participantes a asistir.

Medios Audiovisuales De tener la posibilidad de transmitir un comercial por radio y televisión es recomendable hacerlo. Esto sobretodo es utilizado para eventos de gran magnitud como los congresos de larga duración. De tal manera que se incremente la asistencia de invitados, consiguiendo mayor interés del público.

Medios Impresos Es recomendable al menos una publicación de un articulo referente al evento. También es factible publicar la misma invitación en alguna revista sección de periódico que tenga que ver con la temática del evento. Debe publicarse el mismo mes o semana previa para atraer la atención de más personas.


Diseño e Impresión de Pendones Deben diseñarse pendones tanto para el día del evento como para su promoción, pueden disponerse en lugares acordes con el tema del evento. También es recomendable diseñar volantes y repartirlos como complemento publicitario.

Estos pendones, volantes y demás material publicitario deben imprimirse al tiempo que las invitaciones para disponer de todo el material al mismo tiempo para posteriormente empezar con la publicidad un mes antes del evento.


Diseño e Impresión de Backing

El backing es utilizado como apoyo adicional publicitario en los eventos, usualmente se diseña con el nombre de la empresa y del evento que se esta realizando, proporcionándole un toque serio y elegante al mismo. Su impresión debe realizarse con tiempo para asegurar que este listo para la fecha seleccionada.

Se coloca en la entrada del salón o local y es utilizado en algunos eventos como fondo para las fotografías que serán utilizadas para la publicidad.


Fotografía Si la empresa no cuenta con fotógrafo o material fotográfico se recomienda solicitar presupuestos para contratar uno. La fotografía es vital debido a que se convierte en el testimonio del evento y a su vez ayudara a la publicidad para futuros eventos.

Encuestas En algunos casos en los que se desea medir la calidad del evento por parte de los invitados , se realizan encuestas con respecto al producto o servicio que se esta presentando. Estas pueden entregarse hacia la mitad del evento. Una manera de asegurarse que los invitados respondan es ofreciéndoles un incentivo como premio o rifa a cambio.

Posterior al evento se analizaran las respuestas y se podrá observar el interés de las personas, además se tendrá la información suficiente para mejorar lo que deba mejorarse.

Premios En algunos eventos se suelen entregar premios como incentivo a los invitados a interesarse en el producto y/o servicio. Usualmente se realizan por medio de un sorteo, ya sea repartiendo números al momento de ingresar al salón, incluyéndolo en la invitación, con la misma encuesta o por nombre.


•MATERIAL POP Durante el evento, es recomendable que la empresa u organización proporcione a sus invitados material POP con el logo de la misma, pueden ser libretas, bolígrafos, resaltadores, carpetas, bolsas, pendrive o cualquier otro elemento que identifique a la empresa o al producto o servicio que presentan en el evento (de ser este el caso).

Este material debe ser entregado a cada invitado por igual, esto debe ser organizado con anticipación. Es recomendable llevar material adicional para evitar la falta del mismo. Se recomienda siempre hacer entrega de este material en los eventos debido a que es algo muy apreciado por los invitados.

•MATERIAL INFORMATIVO Conferencistas Debe prepararse el material informativo sobre el producto o servicio que será entregado a los conferencistas, adicionalmente se les deberá entregar un cronograma indicando cuando será su momento de exponer.


Invitados Es recomendable preparar carpetas con toda la información necesaria, acerca del producto o servicio; además de información de contacto, redes sociales y cronograma de las actividades a realizarse durante el evento.

Mesa Informativa Disponer un par de mesas en cada evento con toda la información necesaria sobre el producto o servicio. Con material que los interesados puedan llevarse, y adicionalmente una mas detallada con la que el encargado pueda explicar mejor.

•MATERIAL DE APOYO Es importante contar con una Laptop o Tablets, dependiendo del evento pueden ser una o varias, una impresora y sello de la empresa. Si se venderá un producto es necesario contar con métodos de pago como puntos de venta o conformación de cheques.

Se recomienda contar con un kit de materiales que pueden ser de gran ayuda en cualquier momento, por ejemplo: tijeras, pega, regletas, bombillos, carpetas adicionales, bolígrafos, papel, extensiones y todo tipo de artículos que puedan ser de gran ayuda durante el evento.


•IDENTIFICACIÓN Y CERTIFICADOS DE PARTICIPANTES Luego de haber confirmado las asistencias, se recomienda crear una lista con los datos de cada uno de los invitados. Posterior a esto, el diseñador de la empresa u organización deberá crear un diseño simple para la identificación que se les entregará a cada uno al ingresar al evento, con el nombre de la persona, la empresa y el del evento.

Además, deberá crearse un certificado de asistencia para cada invitado y/o participante, con la fecha, nombre de la empresa y del evento, se le añadirá a cada certificado el nombre del participante, personalizando así el certificado. Este será entregado al final del evento.


ETAPA 2: EVENTO• ORGANIZACIÓN DE MATERIAL Y PERSONAL DE APOYO Horas antes del evento, deberá organizarse todo el personal de apoyo y confirmar las funciones que se les fueron delegadas, adicionalmente revisar que todo el material este en orden, además de las sillas y todos los detalles del evento para así poder dar inicio al mismo.

•RECEPCIÓN DE INVITADOS Esta debe ser puntual, debe existir una lista previa con su asistencia confirmada, se les proporcionará el material informativo y POP, además de su carnet de identificación (de ser necesario). Al llegar un invitado especial se le deberá asignar de inmediato su asiento. De nos encontrarse alguna persona en la lista de invitados confirmados deberá agregársele a la base de datos.

Se dispondrán dos mesas, una para la recepción, donde encontrarán el material mencionado anteriormente y en donde los invitados se anotarán; y una mesa de información en la cual también podrán haber productos a la venta (de ser el caso). En cada una de estas mesas debe haber mínimo dos encargados, esto dependerá de la cantidad de invitados.


NOTA: Es recomendable tomar fotografías desde el comienzo del evento, dejando testimonio de todo.

• APERTURA La persona encargada del producto o servicio, deberá dar apertura al evento, decir unas palabras de bienvenida a todos los invitados, usualmente luego de la bienvenida y presentación se invita a degustar el catering, esto dependerá del cronograma.

•CONFERENCIAS Se deberá llevar el control del cronograma de los expositores, contando el tiempo de cada exposición, cuidando que no se exceda del tiempo previamente definido. Deben cuidarse de igual manera los detalles de la reproducción del material audiovisual. Verificar si algún conferencista necesita un traductor y ponerlo a su disposición.

•COMIDAS Durante las horas de comida, debe estar dispuesto el personal en las mesas de información o venta, debido a que puede que algún invitado aproveche estos “break” para acercarse a preguntar. Antes de reanudar las conferencias, debe avisarse con anticipación para dar tiempo a que los invitados regresen a sus puestos.


•ENCUESTAS Estas pueden ser entregadas cuando se de la información al invitado o durante alguna comida para que en un momento libre puedan completarla. Un modo de asegurar que contesten es enlazarla con un premio o reconocimiento.

•ENTREGA DE PREMIOS Deberá evaluarse cual es el mejor momento para realizar la entrega de los premios o rifas, sin interrumpir el cronograma del evento; por lo general estas actividades suelen hacerse en la etapa final del mismo para mantener a los invitados expectantes hasta el final.

•CLAUSURA Debe realizarse una charla de clausura y agradecimiento. Dependiendo del evento sería recomendable finalizar con un brindis. Los encargados de esta área deben estar pendientes de que todos los invitados reciban su certificado de participación.

Es probable que al culminar el evento, muchos invitados deseen más información sobre el producto o servicio, por lo tanto es recomendable no abandonar la mesa de información.


ETAPA 3: POST EVENTO• RECOPILACIÓN DE DATOS Participantes Se revisará la base de datos de todas las personas que asistieron al evento para realizar el análisis de cuantas personas se estimaba que asistieran y cuantas asistieron en realidad, con esto puede visualizarse claramente si se logró el objetivo o no.

Personas Interesadas Es necesario hacer un análisis de las personas que estuvieron interesadas en el producto o servicio; cuantas personas solicitaron información. Esto para analizar el impacto e interés de las personas o si hay que buscar otros medios para llamar su atención. Si por el contrario se logró el objetivo, buscar nuevas formas de conseguir un impacto mayor.

Respuesta de Encuestas Se deberán pasar todas las encuestas a la computadora, posterior a esto se estudiará y se realizará un análisis con sus respectivas gráficas evaluando las respuestas. Esto ayudará a mejorar la manera de satisfacer al público.


•MATERIAL RESTANTE Realizar un inventario del material POP que sobró del evento, se notificará a la empresa por medio de un correo electrónico y se regresará al almacén.

•RETROALIMENTACIÓN Debe realizarse una junta o reunión con las personas que trabajaron y estuvieron encargadas del evento, evaluando los pro y contras, buscando siempre mejorar y corregir los errores que pudieron existir. Las conclusiones de esta junta deben quedar por escrito, de manera tal que puedan revisarse a futuro a ver si se ha cumplido lo previsto.

•AGRADECIMIENTOS Redactar una carta de agradecimiento para todos los conferencistas, animadores, etc. por el aporte brindado y por su asistencia, de igual modo se redactará otra carta a todos los invitados agradeciendo su participación en el evento y por último una carta para agradecer a todos los medios de comunicación que cubrieron o apoyaron el evento. Todas estas cartas deben ser enviadas por correo electrónico.

A los invitados especiales se les deberá contactar por teléfono, además de hacerles llegar una carta igualmente vía correo electrónico, creando un lazo entre la persona y la empresa, consiguiendo posibles alianzas.


NOTAS

GUÍA PARA EVENTOS CORPORATIVOSCAFÉ CON LECHE COMUNICACIONES

REALIZADO POR: DANIELA PÉREZ LENARDISENERO 2015

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