Guía para diligenciar el acta física

Instrucciones Generales

1. El acta de visita debe ser diligenciada en letra imprenta, clara y legible, sin borrones ni enmendaduras.

2. No se deben utilizar abreviaturas o siglas en ninguno de los espacios del acta, con excepción de las direcciones.

3. La ortografía es crucial para la utilidad de la información consignada. Asegúrese de escribir todo correctamente.

4. Es indispensable hacer las inspecciones necesarias para obtener la información completa y veraz.

5. El acta debe ser diligencia en su totalidad, con tinta.6. Todos los campos son importantes para la completa evaluación de los lugares

abordados y, en lo posible, deben ser totalmente diligenciados.

 Contenido

El acta está dividida en tres partes: 

a. La primera (numeral 1) comprende todo lo concerniente a los datos de identificación del establecimiento, así como los datos de la visita.

b. La segunda parte (numerales 2 al 6) corresponde a los ítems a ser evaluados durante la inspección.

c. La tercera parte (numerales 7 al 10) concluye la actuación, con el concepto, el plazo, las medidas sanitarias y las respectivas firmas.

Primera Parte: Datos de Identificación

Tipo de Establecimiento

Marque con una X la opción que más se ajuste a las características del establecimiento de acuerdo a la siguiente descripción:

(F) FÁBRICA:           Lugares donde la actividad principal consiste en la transformación físico-química de materias primas, derivándose de ello su riesgo principal.

(D) DEPÓSITO          Establecimientos donde el mayor riesgo asociado a su funcionamiento se debe al almacenamiento de grandes cantidades de sustancias.

(EX) EXPENDIO        Locales en los que las operaciones de transvase de sustancias y su comercio traen consigo los mayores riesgos asociados.

(EA) EMPRESA APLICADORA     Actividades económicas en las cuales el desarrollo de los servicios ofrecidos implica la manipulación y aplicación de sustancias químicas.

(C) CULTIVO            Terreno dedicado a la agricultura urbana ó rural  

Empresa Social del Estado

Escriba el nombre del Hospital que representa el funcionario  que hace la visita.

Localidad

Escriba el nombre y número de la localidad donde está ubicado el establecimiento.

Fecha

En números arábigos, escriba la fecha completa: día, mes y año (dd/mm/aaaa)

Fecha de la Última Visita

De igual manera consigne, de existir, cuándo se realizó la anterior intervención al establecimiento.

No de Acta de Inspección Sanitaria

Este número viene dado según el consecutivo del acta en el momento de la impresión. Toda acta debe tener un consecutivo.

1. IDENTIFICACIÓN DEL ESTABLECIMIENTO

Razón Social

Registre en letra clara el nombre o razón social de la empresa en la cual se realiza la visita. En caso que el lugar no cuente con Razón Social, capture el nombre del Representante Legal o Propietario.

Dirección

Este campo es de vital importancia para el posterior análisis de la información. En el momento de tomar el dato, tenga presente que:

Calle: Se codifica como  CL: Es la vía cuya dirección predominante es de Oriente a Occidente. La numeración de Las calles aumenta hacia el norte a partir del origen del sistema, o hacia el sur   acompañado del  sufijo SUR

Carrera: Se codifica como KR es la vía cuya dirección predominante es de Norte a Sur. La numeración de Las carreras aumenta hacia el occidente a partir del origen del sistema, o hacia el oriente  acompañado del  sufijo Este. 

Diagonal: Se  codifica como  DG,  Vía que tiene el mismo sentido de la Calle,  pero no es paralela a ésta, presentando  un ángulo Mayor a 22.5º y menor de 45º con relación a la dirección de la Calle.

Transversal: Se codifica como  TV,  Vía que tiene el mismo sentido de la carrera,  pero no es paralela a ésta, presentando un ángulo Mayor a 22.5º Y  menor a 45º con relación a la dirección de la Carrera.

Avenida: Vía que por sus características de diseño está destinada al trafico intenso de vehículos, pueden ser avenidas calles a avenidas carreras se  codifica como  AC y AK respectivamente.

Cuadrante  Es el tercer componente de la nomenclatura vial, que toma los valores S (SUR) ó E (ESTE) dependiendo del cuadrante en el que se encuentra la vía y del tipo de vía de la misma. Así, si la vía se encuentra en el sur o éste de la ciudad se emplearán los sufijos de acuerdo a lo siguiente:

l     El sufijo SUR (S), se emplea para las vías con tipo de vía Avenida Calle, Calle ó Diagonal

2    El sufijo ESTE  (E), se emplea  para las vías con tipo de vía Avenida Carrera, Carrera ó Transversal.

3    Los ejes límite de los cuadrantes son sobre la carrera primera (KR 1) y la calle primera (CL 1). 

NIT 

Escriba el número de Identificación Tributaria. En caso de no poseerlo consigne el número de cédula del propietario sin dígito de verificación (es decir, el número que va después del guión).

Sede No. 

Si el establecimiento tiene más de una sede, escriba el número o nombre respectivo de la sede que está siendo visitada. En caso de no tener otras instalaciones escriba ÚNICA.

Teléfono y Fax 

Registre el número del teléfono y/o Fax del establecimiento.

Barrio

Consigne el nombre del barrio donde se encuentra ubicado el establecimiento.

E-Mail

En caso de contar con correo electrónico, escriba la dirección del mismo.

Representante Legal

Consigne nombre(s) y apellido(s) de la persona que aparece inscrita ante la Cámara de Comercio como representante legal (principal o suplente).

Actividad Económica

Escriba la actividad económica, industrial o servicio que presta el establecimiento de acuerdo a lo informado por el encargado de la empresa o lo consignado en Cámara de Comercio.

Producto o Servicio

Especifique la información de la actividad económica, en caso de ambigüedad en ella,  asigne el nombre común o genérico del establecimiento (i.e. fábrica de autopartes, estación de servicio, etc.).

Área m2

Área total que ocupa el establecimiento en metros cuadrados. Si no encuentra en terreno algún documento que contenga el dato exacto, consigne una estimación.

Vivienda

Escriba Si o No, si dentro del área ocupada por la empresa existe vivienda.

CIIU

Registre el número correspondiente a la Clasificación Industrial Internacional Unificada. Se trata de un número de cuatro dígitos, que se puede encontrar en el formulario del Registro Único Tributario (RUT). En caso de tener varias actividades económicas, capture la que esté más relacionada con los riesgos asociados al funcionamiento del establecimiento.

Objeto de la Visita y Fecha

Diligencie las casillas: día, mes y año en el que se realiza la visita, indicando si la visita es inicial o de control (1er o 2do control)

Motivo de la Visita

Marque el motivo al cual corresponde la visita realizada: (VO) Visita de Oficio, (NC) Notificación Comunitaria, (AB) Asociada a Brote, (SI) Solicitud del Interesado o (SO) Solicitud Oficial.

No. de Trabajadores

Escriba el número total de trabajadores que laboran actualmente en el establecimiento.

Menores de Edad

Indique del total de trabajadores, cuántos son menores de edad.

Administrativos y Operativos

Escriba el número de trabajadores hombres y mujeres que se consideren como administrativos u operarios según el caso.

Días Laborales por semana

Consigne  la cantidad de días que el establecimiento labora en la semana.

No. de Turnos

Escriba la cantidad de turnos determinados por el establecimiento.

Horas por Turno

Registre la cantidad de horas trabajadas en cada turno.

 

Segunda Parte: Ítems a ser evaluados durante la inspección

Las secciones dos al cinco contienen un listado de características a ser revisadas y evaluadas durante la visita de inspección, vigilancia y control. Indique con una X al frente de cada ítem la calificación de acuerdo al cumplimiento (Total, Parcial o No cumple), con sus respectivas observaciones y recomendaciones en la casilla de enfrente. Comentarios adicionales sobre aspectos no contemplados en los descriptores pueden ser escritos en este espacio. La valoración de estos ítems es producto de una evaluación organoléptica de las condiciones del establecimiento.

2. CONDICIONES LOCATIVAS

PisosParedesTechosEscaleras y RampasVentilación natural y artificialIluminación y/o artificialTemperaturaZona de almacenamiento 

3. CONDICIONES DE SEGURIDAD

Ubic. Dist. Maquinaria - EquipoEstado de Maquinaria - EquipoSeñalización y demarcación de áreasSistema contra incendioEquipo de comunicaciónElementos de protección personalSistema eléctrico-protecciónSistema de producción de energíaSistema de conducción fluidos

 4. CONDICIONES SANITARIAS

Abast. y almacenamiento de Agua    Drenajes: Cajas, canales, sifones    Servicios Sanitarios y vestieres        Orden y limpieza        Residuos sólidos-disposición           Vertimientos-tto previo           Presencia de polvos orgánicos e inorgánicos          Presencia de olores, gases, humos,otros    Presencia de animales (artrópodos, roedores, aves, caninos, felinos, otros)        

5. SALUD OCUPACIONAL, HIGIENE Y SEGURIDAD INDUSTRIAL

Afiliación a ARPAfiliación a EPSAfiliación a ARSPrograma de Salud OcupacionalMedicina del TrabajoRuidoVibración Planes de ContingenciaHojas de Seguridad/ Fichas de Emergencia

6. ASPECTOS A VERIFICAR – SUSTANCIAS QUÍMICAS

Se tienen en cuenta sustancias utilizadas, almacenadas, producto terminado y clase de residuo, en las cuales debe escribirse nombre comercial y nombre genérico al frente; marque con una X si el estado físico de la sustancia es sólido, líquido o gaseoso; escriba en números arábigos la Relación de Cantidad Mensual. Por último, capture a continuación el número ONU de la sustancia.  Para cada uno de estos datos tenga en cuenta las siguientes recomendaciones. 

El Nombre Comercial corresponde al nombre con el cual es conocido el producto en el mercado.

El Nombre Genérico es el del principio activo o de la sustancia química en cuestión. Una buena guía es el nombre asignado en la hoja de seguridad de la

sustancia, también es importante familiarizarse con el inventario anual presentado por la línea.

El estado físico de todas las sustancias debe verificarse y ser seleccionado en el acta.

A toda sustancia química consignada debe serle adjudicada la cantidad correspondiente. Use unidades de peso (Kilogramos) y de no ser posible, en unidad de volumen (Litro). Emplee sólo unidades estándar. Toda cantidad escrita sin unidad será asumida como kilogramo.

El número ONU de toda sustancia química se encuentra en la sección 14 de la Hoja de Seguridad, apartado relativo al transporte, o en la Tarjeta de Emergencias (de acuerdo al Decreto 1609 de 2002 del Ministerio de Transporte y las Normas Técnicas Colombianas 4532 y 4435). Si no le proporcionan en la visita estos materiales, gestione su consecución.

Para la familiarización con el número y nombre ONU, así como con el sistema globalmente armonizado (SGA) para la clasificación y etiquetado, y con la Guía de Respuesta a Emergencias, se pueden consultar sus textos en las siguientes páginas electrónicas:http://www.unece.org/trans/danger/publi/unrec/rev14/14files_sp.html,http://www.unece.org/trans/danger/publi/ghs/ghs_rev01/01files_s.html,http://www.tc.gc.ca/canutec/Spanish/ERGO2004_SP/ergo_sp.htm

Si en la Hoja de Seguridad se expresa que no tiene número de clasificación para el transporte, escriba en este campo el número 9999.

Otras recomendaciones generales, producto de la experiencia en la captura de sustancias químicas, son las siguientes: 

≫   Toda sustancia química que se encuentre en solución, depende de su concentración para determinar su clasificación dentro de las ONU, así como su densidad.

≫   Para los gases se debe especificar si está comprimido o enfriado, y si se trata de una mezcla.

≫   El uso de fórmulas condensadas no es una forma válida de llenar el campo.

≫   En los casos en los que el metal (o elemento de transición) de un compuesto químico pueda tener varias valencias, la nomenclatura debe reflejarlo.

≫   Es necesario prestar atención al estado de hidratación de las sustancias químicas reportadas, pues dependiendo de este pueden variar los riesgos relacionados.

≫   No se ponen las tildes a las palabras que las precisan y, en consecuencia, estas pequeñas diferencias no permiten sumar las cantidades de las respectivas sustancias químicas mal notadas.

≫   Los plaguicidas están divididos, en la clasificación ONU, por sus grandes grupos, por lo cual es necesario revisar con cuidado la hoja de seguridad para poder asignar el código, puesto que por el nombre no se va a encontrar. De igual manera, pueden estar clasificados por el solvente en el que se encuentran, lo que también es evidente en su número ONU.

≫   Varios compuestos pueden estar entre las clasificaciones generales de la ONU, es decir, las que incluyen sustancias no contempladas en clasificaciones específicas,  y no poder ser evidenciado hasta conseguir la MSDS.

≫   La clasificación de los metales depende de su presentación (polvo, lingote, color)

≫   La captura de la unidad “Libras” en terreno, sólo tiene sentido si se trata de libras inglesas.

≫   Para registrar los residuos es importante consignar el nombre con el que se conoce el desecho y el material químico del que proviene.

En la casilla “Observaciones y Recomendaciones”, en caso de ser necesario, relaciónelas por sección del acta.

Además indague y consolide si están utilizando sustancias químicas de uso controlado, restringido (estupefaciente).

En clase de residuo determinar si es: tóxico, volátil, inflamable, reactivo, explosivo, peligroso, combustible. 

Tercera Parte: Conclusión de la actuación

7. CONCEPTO 

Marque con una X el concepto correspondiente a la visita.

8. APLICACIÓN DE MEDIDAS SANITARIAS 

Con base en el concepto anterior, marque con una X la aplicación de la medida sanitaria de seguridad así:

(CT): Consiste en poner fin a las tareas o procesos que se desarrollan por la existencia de hechos o conductas contrarias a las disposiciones sanitarias.

(CP): Consiste en el cierre parcial del funcionamiento de todo el establecimiento o de una de sus áreas cuando se considere que está causando un problema sanitario.

(SP) o (ST): Consiste en la orden de cese de actividades cuando estas violen las disposiciones sanitarias. La suspensión podría ordenarse sobre todo o parte de los servicios.

(DC): Es la incautación del producto, materia prima o residuo que no cumple con los requisitos de orden Sanitario. Los productos decomisados podrán quedar en custodia mientras se defina su destino final.

(CG): Es el hecho de impedir la venta, empleo o vertimiento de un producto, materia prima o residuo que se presume está originando problemas sanitarios, mientras se toma una decisión definitiva, para ser sometido a un análisis en el cual se verifique que sus condiciones se ajustan a las normas sanitarias.

(DT): Consiste en la inutilización de un producto o artículo, aplicando medios físicos, químicos o biológicos, tendientes a modificar la forma, las propiedades o las condiciones de un producto o artículo para inutilizarlo.

 9. FUNCIONARIO DE SALUD – FUNCIONARIO DEL ESTABLECIMIENTO

Escriba en letra clara, la firma, nombre, cédula, cargo, código, profesión y nombre de la institución del funcionario  de salud que diligenció el acta; así mismo consigne la firma, nombre, profesión, cargo y cédula del funcionamiento del establecimiento que atendió la visita.

NOTA: La firma del funcionario de salud que expide el acta, conlleva su responsabilidad civil, penal y ética. (En el acta irá consignada la información que el funcionario de la empresa suministre, se partirá del principio de la buena fe)