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Grupo Análisis y Gestión de la Cadena Logística de Comercio Exterior MINCIT | [DIRECCIÓN DE COMERCIO EXTERIOR]

GUÍA OFICIAL DE FIRMA DIGITAL CON EL

COMPONENTE PORTAFIRMAS EN SIIS

SISTEMA INTEGRADO DE INSPECCIÓN SIMULTÁNEA PARA EXPORTACIONES

SUBDIRECCIÓN DE DISEÑO Y ADMINISTRACIÓN DE OPERACIONES

GD-FM-042.V2

Contenido INTRODUCCIÓN .................................................................................................................................................................... 2

Recomendaciones generales .................................................................................................................................................. 4

Configuración para Habilitación de Ventanas Emergentes ..................................................................................................... 5

Cómo firmar una solicitud de inspección con el nuevo componente Portafirmas ................................................................... 6

Dé clic sobre el botón Crear formulario .......................................................................................................................... 7

Iniciando el Componente de firma ........................................................................................................................................... 9

Firmar Solicitud de inspección .............................................................................................................................................. 10

Descargar e instalar Aplicación eSignaDesktop .................................................................................................................... 12

Selección del certificado digital para firma ............................................................................................................................ 16

Rechazar Solicitud de inspección ......................................................................................................................................... 23

Cancelar circuito................................................................................................................................................................... 25

GLOSARIO ........................................................................................................................................................................... 28

http://www.mincit.gov.co/


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SISTEMA INTEGRADO DE INSPECCIÓN SIMULTÁNEA

INTRODUCCIÓN

E-Signa Desktop es una Plataforma horizontal de firma electrónica.

Los usuarios de la organización pueden almacenar y firmar electrónicamente desde cualquier lugar y cualquier dispositivo mediante un buzón único y ágil.

Integra circuitos de firma en el sistema de tu para agilizar todo tipo de procesos. Con e Signa Portafirmas cada usuario dispone de un buzón único para revisar, firmar electrónicamente y enviar todo tipo de documentos. Al tratarse de un sistema web, los usuarios podrán firmar desde cualquier lugar con acceso a internet y con su certificado digital y también desde móvil o Tablet. De este modo, se evita la paralización de procesos de firma por la falta de algún usuario.

Características técnicas

Incorpora la firma electrónica avanzada en cualquier formato (XADES-XL, PADES-LTV, PKCS7 y

PDF).

Integración con Webservice de terceros

Admite cualquier certificado digital homologado en su país de origen.



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Título GUÍA OFICIAL DE FIRMA DIGITAL CON EL COMPONENTE PORTAFIRMAS SIIS

Fecha elaboración 30-05-2017

Dependencia GRUPO ANALISIS Y GESTION DE LA CADENA LOGISTICA DE CCIO EX

Versión 1.0.0 Estado Revisión

Autor (es) Edgar José Villarreal Cabrera Grupo AyG de CL_CE

Revisó Tatiana L. Rodriguez Grupo AyG de CL_CE

Aprobó



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SIIS – PORTAFIRMAS

Recomendaciones generales

Con la implementación del nuevo componente para Firma Digital “Portafirmas” en el Sistema Integrado de Inspección Simultanea – SIIS Exportaciones de la VUCE, se amplía la posibilidad para esta actividad a otros navegadores que se ejecutan sobre sistema operativo

Windows y se elimina la dependencia JAVA. Esto flexibiliza y agiliza el proceso de firma digital

que se debe realizar sobre este aplicativo.

A continuación se mencionan los puntos más relevantes de esta nueva implementación:

1. La ventaja de realizar el proceso de firma digital en cualquier navegador para internet

de versión reciente sobre sistema operativo Windows.

2. La no dependencia de Java en ninguna de sus versiones e instancias, como también

el no tener que definir las URL asociadas con el proceso de firma digital en la

parametrización de seguridad de Java.

3. Se debe mantener habilitada en la configuración del navegador la opción de ventanas

emergentes, o al menos para el dominio del SIIS.

4. En la actualidad se tiene homologadas en el SIIS las firmas digitales para las entidades

Certificadoras Certicamara, GSE, Andes y Citiseg.



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Configuración para Habilitación de Ventanas Emergentes

Internet Explorer Google Chrome

Mozilla FireFox



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CÓMO FIRMAR UNA SOLICITUD DE INSPECCIÓN CON EL NUEVO COMPONENTE PORTAFIRMAS

Para firmar una solicitud de inspección que se encuentra radicada en SIIS se deben ejecutar los siguientes pasos: Cuando la solicitud de inspección se encuentra lista para firmar, al dar clic sobre la pestaña Firma digital, Se activará el botón de Crear Formulario de firma

Fig. 1: Consultar detalle solicitud de inspección



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Dé clic sobre el botón Crear formulario

Fig. 2: Crear Formulario

El sistema desplegará una pantalla con los certificados o radicados de entidades sanitarias asociados a los contenedores si los hay y preguntará cuales contenedores requieren inspeccion física de PONAL. Dé clic en el botón Continuar para crear el formulario que se va a firmar.

Fig. 3: Asociar certificados a contenedores



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El Sistema SIIS mostrará en pantalla el formulario web con los datos de la solicitud de inspección a firmar. Dé clic en el botón Firmar para continuar o Cancelar para declinar el proceso de firma

Fig. 4: Realizar solicitud de inspección - Firmar

El sistema cargará en otra ventana de su navegador (que puede o no minimizarse) la Plataforma e Signa para firma que se compone de dos secciones:

Asunto: Corresponde a la Firma SIIS con tres opciones que son Firmar, Rechazar, o Cancelar circuito

Documentos: La Solicitud de inspección a firmar con el radicado, fecha y hora en que se realiza la firma digital. Mientras no se halla firmado, se mostrará el mensaje de Pendiente de firmar. También se muestra una copia del documento a firmar con varias opciones relacionadas a la visualización e impresión del documento. Dé clic sobre el botón Firmar. Si no desea continuar con la operación, dé clic sobre el botón Rechazar o Cancelar circuito



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ESigna Desktop - Iniciando el Componente de firma

Fig. 5: Iniciando el componente de firma

Fig. 6: Opciones de firma en la plataforma eSigna Desktop



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FIRMAR SOLICITUD DE INSPECCIÓN La plataforma de firma muestra un cuadro de diálogo en el cual usted tiene la opción de consignar sus comentarios al documento que va a firmar o dejarlo en blanco. La casilla de Realizar el proceso de firma en segundo plano se encuentra marcada, lo que permite visualizar el estado del proceso de firma. Para firmar el documento, dé clic en el botón Continuar

Fig. 7: Firmar solicitud de inspección



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El proceso comenzará a ejecutarse, cargando e iniciando el componente de firma.

Fig. 8: Cargar e Iniciar el componente de firma

Fig.9: Firma SIIS utilizando nuevo componente Portafirmas



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DESCARGAR E INSTALAR APLICACIÓN ESIGNA DESKTOP

El sistema validará si el aplicativo denominado Plataforma eSigna Desktop se encuentra instalado en el equipo desde donde se está firmando la solicitud de inspección. Por ser la Primera vez que firma desde el equipo, se mostrará un cuadro de diálogo para descargar e instalar la aplicación, (ver fig. 10)

Fig. 10: Descargar e instalar aplicación eSigna Desktop



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El programa empezará a descargar el archivo ejecutable eSigna Desktop en la carpeta Descargas o en la carpeta que usted seleccione.

Fig. 11: Descarga del aplicativo eSigna Desktop

Ubique el archivo descargado con el nombre eSignaDesktop-1.0.7.exe. En la carpeta Descargas de Windows o en la carpeta que haya seleccionado para guardar el archivo ejecutable; y ejecute el archivo de aplicación asegurándose de contar con los permisos de ejecución: Dé clic en la opción Instalar: comenzará la extracción de los archivos de la aplicación y una vez extraídos, comenzará la instalación. Espere a que el aplicativo se instale y aparezca el mensaje de Terminado (esto puede tomar algunos minutos).

Fig. 12: Ejecutar el aplicativo eSigna Desktop



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Fig. 13: Instalación del aplicativo eSigna Desktop

Una vez realizada la instalación, el sistema operativo mostrará en la barra de tareas una ventana emergente indicando que ya está listo el programa para ser utilizado e iniciará el componente de firma. También aparecerá un mensaje emergente en la barra de tareas de Windows informando a usted que el cliente de la plataforma eSigna ya se encuentra instalado.

Fig. 14: Cliente de la plataforma eSigna instalado



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INICIANDO EL COMPONENTE DE FIRMA

Fig. 15: Realizar solicitud de inspección - Firmar

La plataforma eSigna comprobará los certificados instalados en el Almacen de certificados para que escoja el autorizado para firmar la solicitud de inspección. Durante el proceso, es indispensable que no cierre el navegador.

Fig. 16: Obteniendo certificados del almacén



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SELECCIÓN DEL CERTIFICADO DIGITAL PARA FIRMA Los certificados obtenidos, se presentarán en una ventana emergente; escoja el certificado con el cual va a firmar la solicitud de inspección SIIS y dé clic en la opción Aceptar

Fig. 17: Certificados instalados



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Se mostrará un mensaje en la parte superior de la plataforma indicando que la tarea actual se encuentra en proceso de firma. Fig. 18: Tarea actual se encuentra en proceso de firma



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Fig. 19: Avance del proceso de la Firma

Fig. 20: Proceso de Cargue de la firma



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Se presenta el mensaje “Proceso de firma finalizado” y el sistema mostrará el nombre del Firmante lo que indica que ya se encuentra firmado el documento, como se observa en la siguiente imagen:

Fig. 21: Proceso de Firma finalizado.

El sistema eSigna mostrará un indicador que informa del tiempo restante que queda para que la tarea sea actualizada y un botón “Recargar ahora” para que se actualice enseguida.

Fig. 22: Tarea de Firma SIIS Finalizada



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Una vez terminado el proceso de firma, la plataforma eSigna mostrará el mensaje “No tiene ninguna tarea pendiente de realizar en este circuito.” El circuito indica que todas las tareas relacionadas con la firma fueron realizadas.

Fig. 23: Circuito completado sin tareas pendientes



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Cierre la ventana principal de la Plataforma eSigna Desktop para finalizar el proceso de firma. El Sistema SIIS mostrará la pantalla resultado con la solicitud firmada, como se muestra en la siguiente imagen: (ver figura 24) Para ver el documento PDF firmado, seleccione “Imprimir”

Fig. 24: Solicitud de inspección firmada



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El documento firmado mostrará estampado un Hash, y a pie de página los datos del firmante.

Fig. 25: Consultar detalle solicitud firmada



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Rechazar Solicitud de inspección Si usted no está seguro de firmar la solicitud de inspección, puede utilizar la opción de Rechazar documento. Fig. 26: Rechazar tarea en la plataforma eSigna Desktop La plataforma eSigna Desktop solicitará a usted escoger el responsable y los comentarios del porque el rechazo. El responsable es <<Admin eSigna SIIS>>

Fig. 27: Rechazando la tarea actual



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La plataforma eSigna Desktop solicitará a usted escoger el responsable y los comentarios del porque el rechazo. El responsable es Admin eSigna SIIS y en comentarios debe indicar el motivo del rechazo.

Fig. 28: Responsable y comentarios de la tarea rechazada Una vez rechazado, la plataforma informará a usted que no hay tareas pendientes de realizar en el actual circuito.

Fig. 29: Circuito sin tareas pendientes



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CANCELAR CIRCUITO Si usted desea cancelar todas las tareas pendientes de firma, puede utilizar la opción de cancelar el circuito. Fig. 30: Plataforma eSigna-Cancelar circuito Fig. 31: Plataforma eSigna – Cancelar- Comentarios



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Al cancelar el circuito, la solicitud de inspección quedará en el estado anterior Crear formulario. Fig. 32: Realizar solicitud de inspección – Crear formulario Asegúrese de no cerrar la ventana principal de la plataforma eSigna Desktop cuando se esté realizando el proceso de firma. Solo debe cerrarse cuando se han completado todas las tareas de firma. Fig. 33: Plataforma eSigna – Cerrar ventana principal



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Evite cerrar la ventana principal de la plataforma eSigna Desktop, porque el aplicativo quedará a espera de una de las siguientes opciones para continuar: Firmar documento, Rechazar o Cancelar circuito. De cerrar eSigna de esta manera, la solicitud no quedará firmada Para continuar con su solicitud dentro del aplicativo, deberá ingresar nuevamente por la opción “Realizar solicitud de inspección”, “Tipo de operación”, y en los filtros colocar el número de la solicitud, dar clic en Consultar y cuando se muestre la solicitud, marcar la casilla Seleccionar y luego dar clic en Ver detalle.

Fig. 34: Solicitud de inspección – Ver detalle

Fig. 35: Pestaña Firma digital



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GLOSARIO FIRMA ELECTRÓNICA: La firma electrónica es una firma digital que se ha almacenado en

un Soporte hardware, mientras que la firma digital se puede almacenar tanto en

soportes de hardware como de software. La firma electrónica reconocida tiene el

mismo valor legal que la firma manuscrita.

PORTAFIRMAS: Sistemas administradores de firma digital para la gestión de documentos

seguros.

CIRCUITO DE FIRMA DIGITAL: Comprende la iniciación de un proceso de firma digital sobre un archivo PDF a través del eSigna Desktop, hasta su finalización.

TAREA EN EL CIRCUITO DE FIRMA DIGITAL: Corresponde a los subprocesos a realizar dentro del Circuito de Firma Digital. CERTIFICADO DIGITAL: El Certificado Digital permite verificar la identidad de un ciudadano, garantizando que, únicamente él puede acceder a su información personal, evitando suplantaciones. También es el elemento usado para firmar electrónicamente solicitudes o documentos. URL: La URL es la ruta que se encuentra en la caja de texto ubicada en la barra de

navegación del navegador, sirve para ubicarse de manera precisa en un servidor, cualquier

recurso como: una imagen, un video o una página web.

DOMINIO: Es un nombre único que identifica a un sitio web en Internet.

ENTIDAD CERTIFICADORA: Entidad de certificación digital abierta autorizada por la

Superintendencia de Industria y Comercio, constituida por las Cámaras de Comercio del país

con el fin de proveer la seguridad jurídica y tecnológica en entornos electrónicos cumpliendo

el marco legal, las normas y estándares internacionales de certificación digital.


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