Dirección de Contabilidad del Estado

Ministerio de Finanzas Públicas

Dirección de Contabilidad del Estado

Guatemala, 2016

Guía del Módulo de Preorden de Compra (PpR)

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GUÍA DEL MÓDULO DE PREORDEN DE COMPRA (PpR)

INTRODUCCIÓN

Esta guía está orientada a enseñar el uso y los conceptos fundamentales para la elaboración de

la Preorden de Compra desde los centros de costo en el Sistema Informático de Gestión -SIGES‐,

herramienta de apoyo para la EJECUCIÓN DEL GASTO que abarca procesos administrativos y de

seguimiento para el abastecimiento de bienes y servicios, ligado a GUATECOMPRAS y al

Sistema de Contabilidad Integrada ‐SICOIN‐.

Base Legal: Acuerdo Ministerial No. 40‐2005, de fecha 30 de diciembre de 2005, del Ministerio de Finanzas Públicas y las modificaciones contenidas en el Acuerdo Ministerial No. 385-2013.

La Preorden de Compra es un instrumento que permite registrar los insumos o servicios autorizados para la gestión de compra.

La Preorden de Compra se utiliza exclusivamente en procesos de ejecución de Presupuesto por

Resultados, para la gestión de compras de bienes y servicios que no correspondan a Servicios

Básicos, Viáticos, Comisiones, Intereses, Seguros, Fianzas, Gastos Bancarios, Impuestos,

Derechos, Tasas, Contratos de Arrendamiento, Transferencias Corrientes y de Capital, Activos Financieros, Deuda Pública, Otros Gastos y Asignaciones Globales.

Se requieren los perfiles de Técnico de Centro de Costo y Supervisor de Centro de Costo.

I. REGISTRO DE PREORDEN DE COMPRA

El proceso inicia con la solicitud, requerimiento o pedido autorizado para la gestión de

adquisición de insumos o servicios de un Centro de Costo de la Entidad, para ingresar los datos

al Sistema Informático de Gestión –SIGES‐, para la creación de la Preorden de Compra puede afectar uno o más subproductos asociados a un centro de costo.

RUTA DE ACCESO:

1. Ingresar al Sistema Informático de Gestión -SIGES‐ https://siges.minfin.gob.gt con el

usuario y contraseña de acceso designados.

La ubicación se encuentra al ingresar a la carpeta de Módulos y seleccione el ícono de

Preorden de compra

Ingresar a la carpeta Módulos a continuación seleccionar el icono Preorden de compra

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2. Seleccinar la opción Preorden de Compra

3. Seleccionar el ícono “Crear” para registrar la Preorden de compra

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El sistema muestra la cabecera de la Preorden de compra, que debe llenar con la información requerida:

a) Datos fijos (el sistema los muestra automáticamente y no pueden modificarse):

Fecha de elaboración

Unidad Ejecutora

Unidad (es) compradora (s) que corresponde continuar el trámite (es

importante indicar que la solicitud la atiende solamente una unidad

administrativa de compras de las que está asociado el centro de costo, es decir,

no pueden hacer la gestión dos unidades compradoras)

Centro de Costo

Departamento (Centro de Costo)

b) Datos Pedido (pueden modificarse):

Número de pedido

Dirección del Centro de Costos

Teléfono

Nombre de la persona que solicita los bienes

c) Seleccionar la opción “Grabar nueva Preorden de Compra”

Al aparecer la leyenda “Se creo la Preorden de compra”, debe seleccionar el icono “Aceptar”

A

B

C

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4. Descripción del procedimiento para el ingreso de datos en la Preorden de Compra:

El sistema mostrará una pantalla con los patrones de búsquedasiguientes:

4.1 Insumos: permitirá la búsqueda de insumos del catálogo general utilizando los criterios de búsqueda siguientes:

4.1.1 Búsqueda por código de insumo: para esta acción es necesario conocer

los códigos. El procedimiento consiste en digitar el código de insumo en

el campo de búsqueda, como se indica, luego presionar el buscador

(ingresar en lupa) y seleccionar “Ver Presentación” y elige la presentación deseada.

a) A continuación Ingresar el código del insumo y presionar el icono “Aplicar Criterios” (lupa)

b) En la opción ver presentación seleccionar el insumo presionando (clic) sobre el nombre de la presentación.

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4.1.2 Búsqueda por “nombre o característica de insumo”: habilitar la

búsqueda en la carpeta de insumos y digitar el nombre completo o

parcial del insumo o, en su caso, una característica en el cuadro de búsqueda.

a) Para ubicar un insumo presionar el icono “Aplicar criterios” (lupa)

b) Ingresar el nombre o característica del insumo y presionar el

buscador. La pantalla presenta los diversos códigos existentes en el

catálogo para el insumo filtrado.

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4.1.3 Búsqueda por Renglón: Digitar el número del renglón en el indicador

“filtros” o bien presionar la flecha, despliega el listado de renglones,

presionar el buscador (lupa) y aparecerán los insumos relacionados con

el mismo.

a) Seleccionar renglón y presionar el buscador (lupa)

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En cualquiera de las formas de búsqueda, se debe presionar ver presentación del insumo

El sistema presentará en la Preorden de compra el renglón, Código de insumo, su nombre,

características, presentación.

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El siguiente paso es presionar Agregar Subproducto, en esta etapa es importante que el

centro de costo sepa para que resultado servirá lo que se compra y no tomar la decisión

de afectar el subproducto que más disponibilidad tenga.

Deberá seleccionar el subproducto que corresponde y colocar la cantidad de insumo que

se encuentra en el pedido, luego presionar el ícono de Agregar Insumo.

IMPORTANTE: Un centro de costo puede estar asociado a varios Productos y Subproductos,

esto significa que debe tener conocimiento cual debe afectar para solicitar la compra.

Al seleccionar el (los) subproducto (s) para los que están asociados los insumos, el sistema

mostrará una pantalla, en la que serealizan las siguientes acciones:

a. Editar insumos en cantidades y subproductos

b. Eliminar insumos

c. Agregar a la carpeta de “insumo frecuente" todos aquellos insumos que sean

utilizados con regularidad, para facilitar su utilización para la selección de futuras pre‐órdenes.

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El sistema muestra la Preorden así

4.2 Renglones sin insumos: El proceso permitirá seleccionar los renglones que no

detallan insumos del Grupo 100 (a excepción del Subgrupo 18), y los renglones 285

Materiales y equipos diversos, 298 Accesorios y repuestos en general y 333

Construcciones Militares.

a. Seleccionar el renglón que corresponde

b. Describir el servicio

c. Seleccionar la unidad de medida

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d. Seleccionar el subproducto(s) asociado(s) al servicio

e. Ingresar la cantidad solicitada f. Agregar insumo

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Con esta operación se visualiza la pantalla con el renglón seleccionado, en donde se

selecciona el ícono “crear” que se encuentra ubicado en la parte inferior derecha para

finalizar el registro de la Preorden.

4.3 Programación inicial: Mostrará los insumos programados en la formulación del

presupuesto aprobado en cada entidad.

4.4 Insumo frecuente: Mostrará todos los insumos que el usuario del centro de costos

defina que son frecuentes y podrán eliminarse desde el centro de costos en la

carpeta de insumos frecuentes.

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Para continuar con el proceso de enviar la pre-orden a la Unidad Compradora es

necesario que presionemos el icono de volver a la pantalla principal.

5. Enviar Preorden de compra para consolidar

a) Marcar la preorden que se ha registrado y presionar el ícono “Enviar”

b) Con esta selección se visualiza la pantalla en la que debe presionar enviar

preorden de compra a la Unidad Compradora. (Al ejemplo de esta pantalla le corresponden1/2140, 21/966 y 35/1104)

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