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GUIA JURI DICA PARA LA IMPLEMENTACIÓ N DEL
TELETRABAJÓ
MINISTERIO DEL TRABAJO
Guía Jurídica para la implementación del Teletrabajo - Versión 1.0 -
Ministerio del Trabajo www.mintrabajo.gov.co Rafael Pardo Rueda Ministro David Luna Sánchez Viceministro de Relaciones Laborales e Inspección Melva Gregoria Díaz Better Directora de Derechos Fundamentales del Trabajo Ministerio de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones www.mintic.gov.co Diego Molano Vega Ministro de TIC María Carolina Hoyos Turbay Viceministra TIC Santiago Amador Director de apropiación de TIC Heidy Balanta Investigación y Producción de Contenidos
Contenido PRESENTACIÓN ............................................................................................................................. 5
CAPÍTULO PRIMERO ........................................................................................................... 6
EL TELETRABAJO EN EL SECTOR PRIVADO.................................................................. 6
1. La voluntariedad en el Teletrabajo ........................................................................................ 7
2. Acuerdo de Teletrabajo o contrato de trabajo en la modalidad de teletrabajo ............... 8
2.1 ¿Qué elementos debe contemplar el acuerdo de Teletrabajo o el contrato de
trabajo en la modalidad de teletrabajo? .................................................................................... 9
3. Modificación al Reglamento Interno de Trabajo ................................................................ 12
3.1 Condiciones especiales del Teletrabajo al interior de la organización .................. 12
3.2 Uso adecuado de equipos y programas informáticos ............................................... 13
4. Afiliación al Sistema de Seguridad Social Integral ............................................................ 14
5. Reversibilidad del Teletrabajo .............................................................................................. 15
5.1 ¿Cuándo no opera la reversibilidad? .......................................................................... 15
CAPÍTULO SEGUNDO ........................................................................................................ 16
EL TELETRABAJO EN EL SECTOR PÚBLICO ................................................................ 16
1. La voluntariedad en el Teletrabajo ...................................................................................... 17
2. Adopción del Manual de Funciones y Competencias Laborales a la modalidad de
Teletrabajo ....................................................................................................................................... 18
3. Resolución por la cual se implementa la modalidad al interior de la entidad ............... 20
4. Afiliación al Sistema de Seguridad Social Integral ............................................................ 24
5. Reversibilidad del Teletrabajo .............................................................................................. 25
5.2 ¿Cuándo no opera la reversibilidad? .......................................................................... 25
CAPÍTULO TERCERO ........................................................................................................ 26
OBLIGACIONES Y DERECHOS DE LAS PARTES EN EL TELETRABAJO .................. 26
1. Aportes al Sistema de Seguridad Social Integral. ............................................................. 26
2. Costos asociados a los Servicios Públicos ........................................................................ 27
3. Jornada Laboral de los Teletrabajadores ........................................................................... 27
4. Riesgos Laborales en el Teletrabajo ................................................................................... 27
4.1 Obligaciones por parte del Empleador ........................................................................ 27
4.2 Obligaciones por parte del Empleador ........................................................................ 29
5. Derechos de los Teletrabajadores ....................................................................................... 30
6. Registro de Teletrabajadores ............................................................................................... 31
CAPÍTULO CUARTO ........................................................................................................... 32
ANEXOS ............................................................................................................................... 32
1. Anexo 1: Solicitud por parte del Teletrabajador para incorporarse en la modalidad de
Teletrabajo ....................................................................................................................................... 33
2. Anexo 2: Modelo Acuerdo de Teletrabajo .......................................................................... 36
3. Anexo 3: Modelo Capítulo de Teletrabajo en el Reglamento Interno de Trabajo. ....... 38
4. Anexo 4: Modelo de formulario de reporte de novedades ............................................... 47
5. Anexo 5: Modelo de formato de Inspección de Seguridad para el puesto de trabajo
del Teletrabajador ........................................................................................................................... 49
6. Anexo 6: Modelo de formato de reversibilidad por parte del Teletrabajador ................ 51
7. Anexo 7: Modelo de formato de reversibilidad por parte del Empleador ....................... 52
8. Anexo 8: Instructivo para las entidades públicas que adopten el teletrabajo ............... 53
9. Anexo 9: Modelo de Resolución por la cual se implementa la modalidad al interior de
la entidad ......................................................................................................................................... 54
PRESENTACIÓN
La reglamentación de la Ley 1221 de 2008 mediante el Decreto 884 de 2012 tuvo
como objetivo sentar las bases para que las entidades públicas y privadas
implementen el teletrabajo con la debida seguridad jurídica que otorga la ley.
Las empresas se encuentran con la obligación de cumplir con las condiciones
exigidas por la normatividad. Una forma de organización laboral moderna y con
pocos años de experiencia en el país, hace indispensable que existan unas
normas mínimas y básicas de como debe operar el teletrabajo.
El Decreto de Teletrabajo se resume en cinco aspectos jurídicos que las
empresas deben abordar para implementarlo, y que en la presente guía se
desarrollan, como son: i. voluntariedad del teletrabajo, ii. Acuerdo de teletrabajo,
iii. Modificación del reglamento interno de trabajo, iv. Reporte ante la
administradora de riesgos laborales, v. Reversibilidad del Teletrabajo. En caso de
ser una entidad pública, se requiere la adopción del manual de funciones y
competencias laborales a la modalidad de teletrabajo, y la resolución la cual
implemente el teletrabajo al interior de la organización.
De igual forma, las entidades tienen una serie de dudas, respecto a las
obligaciones que deben cumplir bajo la modalidad de teletrabajo; como los costos
asociados a la energía, internet, a los servicios públicos en general, el manejo y
responsabilidades de los equipos y programas informáticos, la seguridad de la
información, y otras situaciones que se presentan en el transcurso de esta
modalidad. El presente documento pretende resolver todas las inquietudes que
giran en torno al tema, y se consolida como una herramienta de consulta por parte
de los teletrabajadores y empleadores que se encuentren en el marco de esta
modalidad laboral.
CAPÍTULO PRIMERO
EL TELETRABAJO EN EL SECTOR PRIVADO
Resumen: Este primer capítulo tiene como objetivo describir el paso a paso jurídico que
una empresa del sector privado debe contemplar a la hora de implementar el teletrabajo.
Se expone los principales aspectos a considerar dentro de la organización laboral, las
adecuaciones de forma y de fondo que se deben generar para llevar a un feliz término y
brindar seguridad jurídica a las partes implicadas.
1. La voluntariedad en el Teletrabajo
Uno de los primeros pasos para implementar el teletrabajo en una empresa, es
la socialización de esta modalidad laboral a sus trabajadores, de una manera
objetiva, exponiendo sus principales características, elementos, ventajas y
desventajas.
La Voluntariedad es un elemento indispensable y un principio básico para que
el Teletrabajo funcione. El empleador puede proponer esta modalidad al
trabajador, y este último puede aceptar o rechazar tal solicitud. El empleado
puede proponer esta modalidad al empleador y a su vez, él puede aceptar o
no. En ambos casos, no se estará vulnerando ningún derecho, o por lo
contrario no se estará incumpliendo ninguna obligación.
Es importante que esta voluntariedad, en el caso del empleado no sea inducida
por el empleador. Debe ser un acto libre del empleado el querer optar por el
Teletrabajo. Las empresas que tiente un programa de teletrabajo ya
constituido, pueden optar por tener un formato de solicitud en la incorporación
de esta modalidad laboral, o el empleado puede comunicárselo a su jefe
inmediato. Será de acuerdo al protocolo que maneje la organización para esta
modalidad.
Anexo 1: Solicitud por parte del Teletrabajador para incorporarse en la
modalidad de Teletrabajo
2. Acuerdo de Teletrabajo o contrato de trabajo en la modalidad de
teletrabajo
El acuerdo de Teletrabajo es el documento anexo al contrato de trabajo, el cual
incorpora las especificidades en que operará el Teletrabajo entre el
teletrabajador y la empresa. El artículo 3 del Decreto 884 de 2012, establece
que se debe incorporar las condiciones que establece el artículo 39 del Código
Sustantivo del Trabajo y de la Seguridad Social, las condiciones que
establecen el artículo 6 de la Ley 1221 de 2008, y por último el artículo 3 del
Decreto en mención.
El acuerdo de Teletrabajo opera cuando un trabajador vinculado previamente a
una entidad privada pasa a tener la condición de Teletrabajador.
Caso distinto, el Contrato de Trabajo en la modalidad de Teletrabajo, que
opera cuando una empresa contrata por primera vez a un teletrabajador. En
este caso debe incluir los requisitos propios del contrato de trabajo
establecidos en el Código Sustantivo del Trabajo y de Seguridad y Social,
además de incorporar los requisitos establecidos en la Ley 1221 de 2008 y el
Decreto 884 de 2012.
El acuerdo de teletrabajo, no reemplaza en ningún momento el contrato de
trabajo previamente firmado por las partes. Éste solo se limita a incorporar las
condiciones especiales en que el teletrabajo debe operar. En ese sentido, no
se podrá incorporar condiciones diferentes que desmejoren garantías,
derechos y demás prerrogativas que tenga previamente el empleado.
En cuanto al contrato de trabajo en la modalidad de teletrabajo, es importante
anotar, que al teletrabajador no le opera el principio de reversibilidad, es decir,
volver a su puesto inicial, toda vez que la naturaleza propia del contrato fue
contratarlo por primera vez a través de esta modalidad.
Si llegase el empleador considera que el teletrabajador debe realizar sus
actividades laborales al interior de la organización, éste perderá tal condición, y
será un empleado de la organización, pudiendo posteriormente aceptar o
rechazar volver a la condición de teletrabajador.
2.1 ¿Qué elementos debe contemplar el acuerdo de Teletrabajo o el
contrato de trabajo en la modalidad de teletrabajo?
A. Condiciones establecidas en el Código Sustantivo del Trabajo
El Decreto 884 de 2012, establece en su artículo 3 que el contrato o
vinculación que se genere esta forma de organización laboral debe cumplir con
los requisitos establecidos en el artículo 39 del Código Sustantivo del Trabajo y
de la Seguridad Social.
Frente a este requisito, es importante realizar las siguientes precisiones:
En cuanto al acuerdo de Teletrabajo
Se entiende que muchos de los requisitos exigidos en el artículo 39 ya se
encuentran incorporados en el contrato de trabajo. No obstante, será necesario
incorporar aquellos que se modifican a raíz de la modalidad de teletrabajo,
como es, el lugar donde va a prestar el servicio, la duración del acuerdo de
teletrabajo. Es de recordar, que los elementos de la esencia del contrato
quedan tal cual, como es la cuantía de la remuneración, su forma y periodos de
pago, duración del contrato, terminación, preaviso.
En general, el acuerdo de teletrabajo desde la mirada del Código
Sustantivo del Trabajo debe contar mínimo con los siguientes requisitos:
o Debe constar por escrito
o Debe extenderse en tantos ejemplares cuantos sean los necesarios
o Debe establecerse el lugar donde el teletrabajador desempeñara sus
funciones.
o La Duración de la modalidad de Teletrabajo
En cuanto al contrato laboral en la modalidad de Teletrabajo
o Cuando la empresa contrate a un teletrabajador por primera vez, es
decir que no haya vínculo laboral previo, deberá cumplir
integralmente el artículo 39 del Código sustantivo del Trabajo,
incorporando estos elementos en el contrato de trabajo, además de
lo contemplado en la ley 1221 de 2008 y el Decreto 884 de 2012.
B. Condiciones establecidas en la Ley 1221 de 2008
Retornando al artículo 3 del Decreto 884 de 2012, menciona que el acuerdo de
teletrabajo debe incorporar las garantías propias del artículo 6 de la Ley 1221
de 2008. Del mencionado artículo es importante que quede claro en el acuerdo
de teletrabajo las obligaciones que tienen las partes cuando opere la
modalidad de teletrabajo.
Por parte del teletrabajador:
o Los elementos y medios suministrados no podrán ser usados por
persona distinta al teletrabajador, quien al final del contrato deberá
restituir los objetos entregados para la ejecución del mismo, en buen
estado, salvo el deterioro natural.
Por parte del empleador:
o Dejar claro la provisión de los equipos informáticos de los
teletrabajadores, conexiones, programas, valor de energía,
desplazamientos ordenados por él, necesarios para desempeñar sus
funciones.
o Si el teletrabajador no recibe los paquetes de información para que
realice sus labores, o los programas para desempeñar su función, o
no son arreglados a pesar de haberlo advertido no podrá dejar de
reconocérsele el salario que tiene derecho.
o Cuando el lugar de trabajo sea suministrado por el empleador y no
puede realizar la prestación debido a un corte en las líneas
telefónicas o en el flujo eléctrico su labor debe ser retribuida.
o El empleador, debe contemplar el puesto de trabajo del
teletrabajador dentro de los planes y programas de salud
ocupacional, así mismo debe contar con una red de atención de
urgencias en caso de presentarse un accidente o enfermedad del
teletrabajador cuando esté trabajando
o La asignación de tareas para los teletrabajadores deberá hacerse de
manera que se garantice su derecho a contar con un descanso de
carácter creativo, recreativo y cultural
o Respeto al derecho a la intimidad y privacidad del teletrabajador.
C. Condiciones en el Decreto 884 de 2012
Las condiciones que establece el artículo 3 del Decreto en cuanto al acuerdo
de Teletrabajo o contrato laboral en la modalidad de teletrabajo, son:
o Las condiciones de servicio y los medios tecnológicos y de ambiente
requeridos
o La forma de ejecutar el trabajo estableciendo las condiciones de tiempo y
de espacio
o Determinar los días y los horarios en que el teletrabajador realizará sus
actividades para efectos de delimitar la responsabilidad
o Definir las responsabilidades en cuanto a la custodia de los elementos de
trabajo u fijar el procedimiento de entregar por parte del teletrabajador al
momento de finalizar la modalidad de trabajo.
o Las medidas de seguridad informática que debe cumplir el trabajador.
Anexo 2: Modelo Acuerdo de Teletrabajo
3. Modificación al Reglamento Interno de Trabajo
El Decreto 884 de 2012 en los artículos 5 y 8 establece que el empleador debe
incorporar en el reglamento interno de trabajo, las condiciones especiales de
como operará el teletrabajo al interior de la entidad.
3.1 Condiciones especiales del Teletrabajo al interior de la organización
Se debe incorporar un capítulo especial destinado al Teletrabajo, el cual
establezca las reglas bajo las cuales el teletrabajo se practicará al interior de la
organización.
En ese sentido, es importante incorporar los siguientes elementos:
o El objeto y ámbito de aplicación
o Órgano de coordinación y evaluación del programa de teletrabajo
o Órgano que decide quien es teletrabajador.
o Condiciones de acceso a la modalidad de teletrabajo
o La modalidad que la empresa implementará
o El procedimiento que debe seguir ante problemas técnicos y
procedimentales.
o La seguridad de la información, protección y confidencialidad de los datos,
o El cubrimiento de los gastos por parte del empleador
o Acompañamiento para el trabajador en la formación y capacitación
o Los deberes de las partes y los derechos y obligaciones de las mismas
o Gestión de programas de salud ocupacional, gestión de riesgos laborales
en el Teletrabajo
o Reclamos: personas ante quienes deben presentarse y su tramitación
o Condiciones del proceso de autorización
o Puestos de trabajo susceptibles de acogerse al régimen de teletrabajo
o Solicitudes de ingreso al programa
o Criterios de selección, equipo de selección, proceso de selección requisitos
técnicos y estructurales,
o Auxilio de transporte, horas extras dominicales y festivos, días de descanso
legalmente obligatorios
3.2 Uso adecuado de equipos y programas informáticos
El artículo 5 del Decreto 884 de 2012 establece que para el sector privado el
empleador debe incluir en el reglamento interno de trabajo, lo relacionado a
uso de equipos, programas y manejo de la información.
De igual forma es obligación de empleador informar al teletrabajador sobre las
restricciones de uso de equipos y programas informáticos, la legislación
vigente en materia de protección de datos personales, propiedad intelectual,
seguridad de la información y en general las sanciones que puede acarrear por
su incumplimiento.
Anexo 3: Modelo Capítulo de Teletrabajo en el Reglamento Interno de
Trabajo.
4. Afiliación al Sistema de Seguridad Social Integral
Los teletrabajadores deben estar afiliados al Sistema de Seguridad Social
Integral. El pago de los aportes se debe efectuar a través de la Planilla
Integrada de Liquidación de Aportes -PILA-.
El artículo 9 del Decreto 884 de 2012, establece que se debe reportar a un
Teletrabajador ante la administradora de riesgos laborales. El empleador
deberá reportar en el formulario único de afiliación, novedades y retiro de
trabajadores y contratistas la novedad de que el empleado tiene la condición
de teletrabajador
Por otro lado, el empleador deberá el empleador entregar una copia del
acuerdo de teletrabajo, o contrato laboral en la modalidad de teletrabajo.
La Administradora de Riesgos Laborales entregará una guía al empleador y al
teletrabajador para la prevención y actuación en caso de riesgos laborales en
materia de Teletrabajo.
Es importante que el empleador contemple con la Dirección de Salud
Ocupacional y Recurso Humano, todo lo relacionado con la seguridad y salud
del teletrabajador.
Para mayor información sobre este punto, consulte la Guía Técnica para
prevención y actuación en seguridad y salud en situaciones de riesgo en el
Teletrabajo
Anexo 4: Modelo de formulario de reporte de novedades
Anexo 5: Modelo de formato de Inspección de Seguridad para el puesto
de trabajo del Teletrabajador
5. Reversibilidad del Teletrabajo
Si el empleador o teletrabajador desean dar por terminado la modalidad de
teletrabajo, deben comunicar a la otra parte previamente, debiendo el
trabajador incorporarse nuevamente a su sitio de trabajo en su horario habitual.
El numeral 10 del artículo 6 de la Ley 1221 de 2008, establece: La vinculación
a través del teletrabajo es voluntaria, tanto para el empleador como para el
trabajador. Los trabajadores que actualmente realicen su trabajo en las
instalaciones del empleador, y pasen a ser teletrabajadores, conservan el
derecho de solicitar en cualquier momento, volver a la actividad laboral
convencional.
La reversibilidad, es una facultad que tiene el empleador y un derecho del
teletrabajador. Esta consiste en la posibilidad de que el teletrabajador retorne a
su puesto habitual de trabajo, es decir, perder la calidad de teletrabajador y
ocupar a su puesto de trabajo en las instalaciones del empleador.
5.1 ¿Cuándo no opera la reversibilidad?
La reversibilidad no opera en el caso de que se contrate por primera vez a un
teletrabajador, pues la reversibilidad solo aplica para los teletrabajadores que
previamente tienen una relación contractual laboral con el empleador.
No obstante, es importante que las partes establezcan unos mínimos de
cuando debe operar esta reversibilidad. Debido a que las empresas en
ocasiones cuando implementan programas de teletrabajo, invierten sumas
considerables para dotar a un trabajador de las herramientas necesarias, para
llevar a cabo el teletrabajo. Y el hecho de volver a la condición inicial hace que
se pierda ese esfuerzo que se tomo como tal. De allí que es bueno que las
partes fijen mutuamente un tiempo mínimo de retorno del empleado.
Anexo 6: Modelo de formato de reversibilidad por parte del Teletrabajador
Anexo 7: Modelo de formato de reversibilidad por parte del Empleador
CAPÍTULO SEGUNDO
EL TELETRABAJO EN EL SECTOR PÚBLICO
Resumen: El segundo capítulo tiene como objetivo describir el paso a paso jurídico
que una entidad del sector público debe tener en cuenta al implementar el teletrabajo.
Se expone los principales aspectos a considerar dentro de la organización laboral, las
adecuaciones de forma y de fondo que se deben generar para llevar a un feliz término
y brindar seguridad jurídica a las partes implicadas.
1. La voluntariedad en el Teletrabajo
Uno de los primeros pasos para implementar el teletrabajo en una entidad
pública, es la socialización de esta modalidad laboral a sus trabajadores, de
una manera objetiva, exponiendo sus principales características, elementos,
ventajas y desventajas.
La Voluntariedad es un elemento indispensable y un principio básico para que
el Teletrabajo funcione. El empleador puede proponer esta modalidad al
trabajador, y este último puede aceptar o rechazar tal solicitud. El empleado
puede proponer esta modalidad al empleador y a su vez, él puede aceptar o
no. En ambos casos, no se estará vulnerando ningún derecho, o por lo
contrario no se estará incumpliendo ninguna obligación.
Es importante que esta voluntariedad, en el caso del empleado no sea inducida
por el empleador. Debe ser un acto libre del empleado el querer optar por el
Teletrabajo. Las empresas que tiente un programa de teletrabajo ya
constituido, pueden optar por tener un formato de solicitud en la incorporación
de esta modalidad laboral, o el empleado puede comunicárselo a su jefe
inmediato. Será de acuerdo al protocolo que maneje la organización para esta
modalidad.
Anexo 1: Solicitud por parte del Teletrabajador para incorporarse en la
modalidad de Teletrabajo
2. Adopción del Manual de Funciones y Competencias Laborales a la
modalidad de Teletrabajo
El artículo 6 del Decreto 884 de 2012, establece que para los servidores
públicos las entidades deberán adaptar los manuales de funciones y
competencias laborales, con el fin de permitir y facilitar la implementación del
teletrabajo como una forma de organización laboral.
Al respecto, el Departamento Administrativo de la Función Pública, es la
entidad encargada de dar lineamientos a las entidades públicas, sobre la
adecuación del manual de funciones y competencias laborales, así como los
requisitos mínimos que las entidades públicas deben tener en cuenta la
momento de implementar el Teletrabajo, como forma de organización laboral.
El manual específico de funciones y competencias es un instrumento de
administración de personal a través del cual se establecen las funciones y las
competencias laborales de los empleados que conforman la planta de personal
de una entidad y los requerimientos exigidos para el desempeño de estos. Se
constituye en el soporte técnico que justifica y da sentido a la existencia de los
cargos en una entidad u organismo1.
A partir de lo anterior, para que un funcionario pueda desempeñarse como
Teletrabajador, será necesario que cuente con las competencias laborales del
Teletrabajo en el rol genérico. Estas son:
a) Organización del trabajo a distancia
Establecer el espacio de trabajo y los recursos logísticos.
Establecer los procedimientos de organización del trabajo.
Cumplir las normativas de salud y seguridad.
b) Gestión recursos humanos a distancia
Gestionar a distancia el capital humano.
Identificar las necesidades de formación y planificar su implementación.
Llevar a cabo la gestión administrativa de los recursos humanos. 1 Definición del Departamento Administrativo de la Función Pública
c) Dirección a distancia a través de las TIC
Gestionar las actividades de equipos de teletrabajadores.
Gestionar proyectos a distancia.
Liderar equipos.
d) Uso eficiente de las TIC
Garantizar la seguridad y proteger el espacio de trabajo virtual compartido.
Ocuparse del mantenimiento y de la actualización del espacio de trabajo
virtual.
Utilizar programas informáticos de comunicación y de ofimática.
Transferir el conocimiento de TIC.
e) Comunicación eficiente a distancia
Seleccionar los métodos y herramientas de comunicación adecuados.
Gestionar la comunicación a distancia.
Gestionar y comunicar información.
Trabajar en un entorno multicultural2.
Anexo 8: Instructivo para las entidades públicas que adopten el
teletrabajo
2 Fuente: eWorkLearNet
3. Resolución por la cual se implementa la modalidad al interior de la
entidad
El artículo 8 del Decreto 884 de 2012, establece en el segundo inciso, que
el empleador deberá incorporar mediante resolución las condiciones
especiales para que opere el teletrabajo en la entidad pública.
Al respecto, uno de los casos de éxito de Teletrabajo en el sector público en
el país, se encuentra por parte de la Contraloría General de Antioquia,
quien ha establecido unos lineamientos específicos al interior de la entidad
para que opere, estos son:
“Los propósitos fundamentales de esta modalidad son: mantener la eficiencia, la oportunidad y la calidad de los productos que a nivel laboral deben desarrollar los funcionarios en el cumplimiento de las funciones propias del cargo que ocupan, en un ambiente de trabajo distinto, que busca un mayor beneficio para ambas partes.
1. Las valoraciones que se realizan a los funcionarios que solicitan ingresar a esta modalidad se relacionan con las siguientes características:
- A nivel laboral, debe:
Desempeñar funciones susceptibles de ser llevadas a cabo fuera de las instalaciones de la Contraloría General de la República.
Destreza en el manejo de Tecnologías de Información y Comunicación.
Capacidad demostrada para trabajar sin supervisión directa e independencia en el desempeño de sus funciones.
Haber demostrado efectividad en el modelo de gestión orientado al cumplimiento de resultados.
Haber demostrado, calidad en los productos y servicios a su cargo, según los estándares establecidos.
Haber superado el período de prueba en el puesto al que se le aplicaría la modalidad de teletrabajo.
- A nivel personal, debe tener las siguientes competencias:
Compromiso
Orientación a resultados
Calidad del trabajo
Adaptabilidad al cambio
Perseverancia
Integridad
Iniciativa
Responsabilidad personal
Modalidades de comunicación
Autogestión del tiempo
- A nivel de ambiente físico, debe contar con:
Espacio con condiciones básicas de confidencialidad
Condiciones básicas de salud y seguridad.
- A nivel tecnológico, debe cumplir con las siguientes condiciones:
Conexión a Internet por medio de la tecnología ADSL, inalámbrica o cable módem, mínimo 128 Kbps de ancho de banda.
Servicio telefónico que permita cualquier comunicación requerida con la Institución.
Dirección de correo electrónico adicional a la dirección electrónica asignada por la institución.
Facilidad de conexión a Internet.
Regulador de voltaje que suministre energía a la computadora, preferiblemente.
-A nivel de mobiliario, debe tener como mínimo las siguientes condiciones:
Mesa o escritorio de trabajo
Silla apropiada. Por otro lado, esta entidad deja claro unas reglas básicas bajo las cuales operará el teletrabajo, estas son:
2. “La Contraloría General no asignará impresoras para ubicar en los sitios seleccionados para teletrabajar, debiendo utilizarse tecnología colaborativa para intercambiar documentos y opiniones, e imprimiendo remotamente en las impresoras ubicadas en la Institución.
3. Está prohibida la reproducción de material de trabajo, que implique cargas económicas importantes para la Institución, salvo casos excepcionales, autorizados y justificados por su jefatura inmediata.
4. El funcionario será responsable de los documentos de la Institución que traslade a su casa para su teletrabajo.
5. El funcionario mantiene todas sus condiciones laborales, de acuerdo a lo pactado en su contrato de trabajo y a las reglas de su nombramiento;
esto significa que evidentemente conserva intactos aspectos tales como su salario, la cobertura de la póliza de seguros y demás derechos laborales.
6. La evaluación del desempeño se hará efectiva por los mismos medios que se aplican al resto del personal que ocupa el mismo puesto, lo que significa que está obligado a utilizar el registro diario de labores y trabajos ejecutados en los sistemas de información automatizados que se pondrán a su disposición.
7. Cualquier incumplimiento a las obligaciones y deberes propios del régimen de teletrabajo, faculta a la Unidad de Gestión del Potencial Humano a suspender la autorización concedida.
8. La supervisión directa de los resultados de esta modalidad, queda a cargo de los superiores jerárquicos respectivos en conjunto con la Unidad de Gestión del Potencial Humano, la que realizará una evaluación periódica de los resultados de dicha modalidad3”
En todo caso, es importante que en la resolución que la entidad expida en
virtud del programa de teletrabajo que se vaya a implementar, establezca por
lo mínimo:
o El objeto y ámbito de aplicación
o Órgano de coordinación y evaluación del programa de teletrabajo
o Órgano que decide quien es teletrabajador.
o Condiciones de acceso a la modalidad de teletrabajo
o La modalidad que la entidad implementará
o El procedimiento que debe seguir ante problemas técnicos y
procedimentales.
o La seguridad de la información, protección y confidencialidad de los datos,
o El cubrimiento de los gastos por parte del empleador
o Acompañamiento para el trabajador en la formación y capacitación
o Los deberes de las partes y los derechos y obligaciones de las mismas
o Gestión de programas de salud ocupacional, gestión de riesgos laborales
en el Teletrabajo
o Reclamos: personas ante quienes deben presentarse y su tramitación
o Condiciones del proceso de autorización
3 Lineamientos específicos, Modalidad de Teletrabajo. División de Gestión de Apoyo. Unidad de Gestión del
Potencial Humano. Contraloría General de Antioquia.
o Puestos de trabajo susceptibles de acogerse al régimen de teletrabajo
o Solicitudes de ingreso al programa
o Criterios de selección, equipo de selección, proceso de selección requisitos
técnicos y estructurales,
o Auxilio de transporte, horas extras dominicales y festivos, días de descanso
legalmente obligatorios
Anexo 9: Modelo de Resolución por la cual se implementa la modalidad
al interior de la entidad
4. Afiliación al Sistema de Seguridad Social Integral
Los teletrabajadores deben estar afiliados al Sistema de Seguridad Social
Integral. El pago de los aportes se debe efectuar a través de la Planilla
Integrada de Liquidación de Aportes -PILA-.
El artículo 9 del Decreto 884 de 2012, establece que se debe reportar a un
Teletrabajador ante la administradora de riesgos laborales. El empleador
deberá reportar en el formulario único de afiliación, novedades y retiro de
trabajadores y contratistas la novedad de que el empleado tiene la condición
de teletrabajador
Por otro lado, el empleador deberá el empleador entregar una copia del
acuerdo de teletrabajo, o contrato laboral en la modalidad de teletrabajo.
La Administradora de Riesgos Laborales entregará una guía al empleador y al
teletrabajador para la prevención y actuación en caso de riesgos laborales en
materia de Teletrabajo.
Es importante que el empleador contemple con la Dirección de Salud
Ocupacional y Recurso Humano, todo lo relacionado con la seguridad y salud
del teletrabajador.
Para mayor información sobre este punto, consulte la Guía Técnica para
prevención y actuación en seguridad y salud en situaciones de riesgo en el
Teletrabajo
Anexo 4: Modelo de formulario de reporte de novedades
Anexo 5: Modelo de formato de Inspección de Seguridad para el puesto
de trabajo del Teletrabajador
5. Reversibilidad del Teletrabajo
Si el empleador o teletrabajador desean dar por terminado la modalidad de
teletrabajo, deben comunicar a la otra parte previamente, debiendo el
trabajador incorporarse nuevamente a su sitio de trabajo en su horario habitual.
El numeral 10 del artículo 6 de la Ley 1221 de 2008, establece: La vinculación
a través del teletrabajo es voluntaria, tanto para el empleador como para el
trabajador. Los trabajadores que actualmente realicen su trabajo en las
instalaciones del empleador, y pasen a ser teletrabajadores, conservan el
derecho de solicitar en cualquier momento, volver a la actividad laboral
convencional.
La reversibilidad, es una facultad que tiene el empleador y un derecho del
teletrabajador. Esta consiste en la posibilidad de que el teletrabajador retorne a
su puesto habitual de trabajo, es decir, perder la calidad de teletrabajador y
ocupar a su puesto de trabajo en las instalaciones del empleador.
5.2 ¿Cuándo no opera la reversibilidad?
La reversibilidad no opera en el caso de que se contrate por primera vez a un
teletrabajador, pues la reversibilidad solo aplica para los teletrabajadores que
previamente tienen una relación contractual laboral con el empleador.
No obstante, es importante que las partes establezcan unos mínimos de
cuando debe operar esta reversibilidad. Debido a que las empresas en
ocasiones cuando implementan programas de teletrabajo, invierten sumas
considerables para dotar a un trabajador de las herramientas necesarias, para
llevar a cabo el teletrabajo. Y el hecho de volver a la condición inicial hace que
se pierda ese esfuerzo que se tomo como tal. De allí que es bueno que las
partes fijen mutuamente un tiempo mínimo de retorno del empleado.
Anexo 6: Modelo de formato de reversibilidad por parte del Teletrabajador
Anexo 7: Modelo de formato de reversibilidad por parte del Empleador
CAPÍTULO TERCERO
OBLIGACIONES Y DERECHOS DE LAS PARTES EN EL TELETRABAJO
1. Aportes al Sistema de Seguridad Social Integral.
Los teletrabajadores deben estar afiliados al Sistema de Seguridad Social
Integral. El pago de los aportes se debe efectuar a través de la Planilla
Integrada de Liquidación de Aportes –PILA-, así lo establece el artículo 7 del
Decreto 884 de 2012.
La afiliación al Sistema de Riesgos Laborales, se realiza tal como lo establece
la ley, en caso de que sea un trabajador que pase a tener una condición de
Teletrabajador, se hace el reporte en el formato de novedades que ese
trabajador ostenta la condición de Teletrabajador.
1. Suministro de Equipos Informáticos.
Los empleadores deberán proveer y garantizar el mantenimiento de los
equipos de los teletrabajadores, conexiones, programas, valor de la energía,
desplazamientos ordenados por él, necesarios para desempeñar sus
funciones. –Artículo 6, Ley 1221 de 2008-.
No obstante, ¿puede el teletrabajador aportar sus herramientas de
trabajo? El artículo 57 del Código Sustantivo del Trabajo establece que en el
numeral 1. “Son obligaciones del empleador: 1. Poner a disposición de los
trabajadores, salvo estipulación en contrario, los instrumentos adecuados y las
materias primas necesarias para la realización de las labores”
Las partes pueden pactar que el empleado suministre los elementos de trabajo,
en ese caso el empleador debe compensar el costo que le generó esa
herramienta al trabajador, o una prima extra en compensación por la utilización
de las herramientas tecnológicas para fines laborales. Es indispensable que
este pactado por las partes que el empleado será quien aportará estos
elementos, o de lo contrario será la empresa quien suministre todas las
herramientas necesarias para el trabajo.
El empleador debe tener en cuenta, que una de las desventajas en este tipo de
casos, es la gestión de la seguridad de la información corporativa.
2. Costos asociados a los Servicios Públicos
El empleador no puede trasladar los gastos de funcionamiento de la empresa
al Teletrabajador. En ese sentido, deberá reconocerle al teletrabajador los
costos asociados a los servicios públicos que se vean afectados con ocasión al
teletrabajo, así como las conexiones.
3. Jornada Laboral de los Teletrabajadores
El artículo 3 del Decreto 884 de 2012, establece que el contrato o vinculación
que se genere a través del teletrabajo, deberá indicar los días y los horarios en
que el teletrabajador realizará sus actividades para efectos de delimitar la
responsabilidad en caso de accidente de trabajo y evitar el desconocimiento de
la jornada laboral.
Lo anterior, para significar, que si bien una de las características del
Teletrabajo es que esta basado en la confianza de las partes y en la flexibilidad
del horario laboral, este siempre debe darse en el marco de la jornada máxima
legal, otro de los motivos se encuentra también, evitar el exceso de carga de
trabajo.
4. Riesgos Laborales en el Teletrabajo
El empleador es el responsable de la salud y seguridad del teletrabajador, por
lo tanto debe verificar que el sitio establecido de teletrabajo cumpla con las
condiciones de seguridad para llevar a cabo el teletrabajo.
Previo a la implementación de la modalidad de teletrabajo en una empresa, el
empleador debe consultar con su administradora de riesgos laborales sobre la
prevención de riesgos del Teletrabajo.
4.1 Obligaciones por parte del Empleador
Diligenciar el formulario de Reporte de Novedades, indicando que el
trabajador pasa a tener la condición de teletrabajador y enviárselo a la
Administradora de Riesgos Laborales.
Allegar copia del contrato o del acto administrativo a la Administradora de
Riesgos Laborales- ARL-
Asegurar que el teletrabajador realice el Autoreporte de Condiciones de
Trabajo, para realizar la identificación de condiciones de trabajo, antes del
inicio de la labor contratada.
El empleador debe realizar la verificación de las condiciones del centro
destinado al Teletrabajo, para el cumplimiento de las condiciones de
seguridad y salud en el trabajo con la asesoría de su Administradora de
Riesgos Laborales.
Incorporar en el reglamento interno de trabajo o mediante resolución, las
condiciones especiales para que opere el teletrabajo en la empresa privada
Para el Sector Público, el empleador, las entidades deberán adaptar los
manuales de funciones y competencias laborales, dándole alcance a dichos
centros de trabajo.
Realizar y firmar acuerdo de teletrabajo o dependiendo del caso, contrato
de trabajo en la modalidad de teletrabajo incorporando las condiciones
establecidas en el artículo 3 del Decreto 884 de 2012
Contar con una red de atención de urgencias en caso de presentarse un
accidente o enfermedad del teletrabajador cuando este trabajando
Establecer las horas del día y los días de la semana en que el
teletrabajador debe estar accesible y disponible para la empresa en el
marco de la Jornada Laboral
Implementar los correctivos necesarios con la Asesoría de la
Administradora de Riesgos Laborales que se presenten en el lugar de
trabajo del Teletrabajador.
Las obligaciones en Riesgos Laborales y en el Sistema de Gestión de la
Seguridad y Salud en el Trabajo -SG-SST-, definidas en la normatividad
vigente4.
Garantizar la seguridad del teletrabajador conforme a la legislación vigente
Suministrar a los teletrabajadores equipos de trabajo seguros y medios de
protección adecuados en la tarea a realizar, y deberá garantizar que los
trabajadores reciban una formación e información adecuadas sobre los
riesgos derivados de la utilización de los equipos informáticos y su
prevención.
Informar y dar una copia al teletrabajador de la política de la empresa en
materia de salud y seguridad en el trabajo.
4 Parágrafo 2°, artículo 26, Ley 1562 de 2012
Verificar que las condiciones locativas e higiénicas del lugar en que se va a
desarrollar el Teletrabajo, cumplan con las condiciones mínimas
establecidas por la ley.
Definir el perfil para el Teletrabajo, es decir establecer un conjunto de
características personales y de competencias profesionales que, junto a
unas condiciones ambientales adecuadas, va a permitir que el proceso de
cambio de actitudes y de hábitos de trabajo se modifique y evolucione, para
que el trabajador se adapte con éxito a la nueva modalidad de trabajo5.
Afiliar al Teletrabajador al Sistema de Seguridad Social Integral. Deberá
especificar la clase de riesgo y el lugar en el que se presta el servicio. El
pago de los aportes se debe efectuar a través de la Planilla Integrada de
Liquidación de Aportes –PILA-.
4.2 Obligaciones por parte del Empleador
Diligenciar el formato de Autoreporte de Condiciones de Trabajo (anexo)
con el fin de determinar los peligros presentes en el lugar de trabajo, sobre
los cuales el empleador implementará los correctivos necesarios, con la
asesoría de su Administradora de Riesgos Laborales.
Cumplir las normas, reglamentos e instrucciones de Gestión de la
Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST de la empresa y asistir
periódicamente a los programas de promoción y prevención adelantados
por la Administradora de Riesgos Laborales
Referente al teletrabajo, las obligaciones del teletrabajador en Riesgos
Laborales y en el Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo
(SG-SST), son las definidas por la normatividad vigente6
Procurar el cuidado integral de su salud.
Suministrar información clara, veraz y completa sobre su estado de salud.
Colaborar y velar por el cumplimiento de las obligaciones contraídas por los
empleadores
Participar en la prevención de los riesgos profesionales a través de los
comités paritarios de seguridad y salud en el trabajo, o como vigías
ocupacionales.
Reportar el accidente de trabajo, de acuerdo con la legislación vigente.
5 http://convega.com/PortalTele/requisitos.htm
6Parágrafo del artículo 27, Ley 1562 de 2012
Utilizar los equipos y herramientas suministrados en forma adecuada, y
participar en los programas y actividades de promoción y prevención.
En general cumplir con todas las obligaciones establecidas en el artículo 22
del Decreto 1295 de 1994
5. Derechos de los Teletrabajadores
La igualdad de trato es uno de los principios vitales del Teletrabajo, toda vez
que el Teletrabajador tiene los mismos derechos y garantías laborales que un
trabajador que se encuentre en las instalaciones del empleado. El Teletrabajo
no implica el desmejoramiento de derechos adquiridos, ni mucho menos la
desmejora de las condiciones laborales actuales. Esta modalidad debe ser
utilizada en la mejora de la vida del trabajador y de la productividad de la
empresa, y en ningún momento modifica el contrato de trabajo.
La ley 1221 de 2008, establece que la igualdad de trato entre teletrabajador y
trabajador se deberá fomentarse, en particular, respecto de:
- Derecho de constituir o afiliarse a las organizaciones que escojan
- Protección en materia de Seguridad Social
- Remuneración
- Acceso a la formación
- Protección de la maternidad
- Respeto a la intimidad y privacidad del trabajador
Establece otros supuestos de igualdad de trato, como a la protección de la
discriminación en el empleo, a la protección por regímenes legales de seguridad
social, y la edad mínima de admisión al empleo o al trabajo.
Finalmente, el artículo 4 del Decreto 884 de 2012, establece “El empleador debe
promover la igualdad de trato en cuanto a remuneración, capacitación,
formación, acceso a mejores oportunidades laborales y demás derechos
fundamentales laborales, entre teletrabajadores y demás trabajadores de la
empresa privada o entidad pública”
6. Registro de Teletrabajadores
Muchos empleadores se preguntan, si deben registrar el acuerdo de
teletrabajo, o reportar ante el Ministerio del Trabajo que cuentan con
Teletrabajadores. La respuesta es NO.
Si bien, el artículo 7 de la Ley 1221 de 2008, establece que: “Todo empleador
que contrate teletrabajadores, debe informar de dicha vinculación a los
Inspectores de Trabajo del respectivo municipio y donde no existan estos, al
Alcalde Municipal, para lo cual el Ministerio de la Protección deberá
reglamentar el formulario para suministrar la información necesaria”. Este
requisito, se encuentra cumplido con el reporte que el empleador haga a la
administradora de riesgos laborales mediante el formulario de reporte de
novedades.
CAPÍTULO CUARTO
ANEXOS
El Ministerio del Trabajo pone a disposición de los empleadores, los siguientes
modelos de formatos para la debida implementación del Teletrabajo al interior de
la entidad. Estos formatos sirven de guía para el desarrollo de los instrumentos
jurídicos que cada empresa debe gestionar, para lo cual debe ajustarlo a las
necesidades propias.
El Ministerio del Trabajo no tiene ninguna responsabilidad, por algún error u
omisión en los modelos de formatos, y solo se entregan con fines pedagógicos.
1. Anexo 1: Solicitud por parte del Teletrabajador para incorporarse en la
modalidad de Teletrabajo Fecha de solicitud:
N° de solicitud
SECCIÓN UNO: DILIGENCIADO POR EL EMPLEADO
Datos Generales del Solicitante
Nombre Completo:
N° de identificación: Cargo
Área o Dependencia:
Nombre del jefe inmediato: Cargo del jefe inmediato:
Fecha de incorporación a la empresa
Dirección del centro de trabajo a que pertenece (en caso de existir varias sedes)
¿Tiene algún tipo de discapacidad?
Sí __ No __
Características del Teletrabajo Solicitado
¿Mencione a continuación cuáles son las causas que motivan la solicitud de teletrabajo?
Conciliación y vida familiar
¿Tiene personas a su cargo? Sí __ No__
En caso afirmativo ¿Cuántas personas tiene a su cargo? ________
Mencione las personas a su cargo
Nombre Parentesco Edad Nivel educativo que
cursa
Trabaja Horario normal de permanencia en el hogar
Otras situaciones a considerar (embarazos, tratamientos médicos prolongados, etc.):
_______________________________________ _______________________________________
Trabaja su cónyuge: Sí__ No__ No aplica __
En estos momentos, ¿Algún familiar (hasta 2 grado de consanguinidad) padece alguna enfermedad prolongada?
Sí__ No__ En caso afirmativo indique su parentesco: 1. _________________
Desplazamiento al lugar de trabajo
1. ¿Desde qué lugar trabajaría? ___ Dentro de la ciudad ___ Fuera de la ciudad. ¿Dónde?_________
Por favor indique la dirección exacta del lugar desde el cuál piensa tele trabajar ____________________________________________
2. ¿Cuánto tiempo mensual en promedio usted emplea en ir y volver de su casa al lugar de trabajo? ____Horas ____Minutos
Idoneidad de las funciones para Tele trabajar
A continuación liste sus funciones o tareas del cargo que desempeña, iniciando con las de mayor importancia y siguiendo con las de menor importancia.
Función o tarea a su cargo
¿Es susceptible de realizarse a través del Teletrabajo?
(Si-No)
Si desea realizar alguna aclaración especial utilice este espacio
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Medios Técnicos y ambientales
¿Dispone de computador con aplicaciones ofimáticas? Sí __ No__
¿Tiene conexión propia a Internet? Sí __ No__
¿Qué tipo de conexión a Internet hay en su domicilio o lugar en el que trabajará a distancia?
Modem ______ Banda ancha ______ En caso afirmativo , 3. a. ¿Conoce la velocidad? ___ MG 3.b. ¿Cómo califica la velocidad de conexión a Internet que tiene en su casa? Buena____ Regular____ Mala____ 3.c. ¿Estaría dispuesto a utilizar su conexión de acceso a internet para tele trabajar?
Sí __ No__
¿Dispone de línea telefónica local? Sí__ No__
En caso afirmativo, ¿Tiene plan ilimitado a fijos locales? Sí __ No__ ¿Tiene plan ilimitado a fijos nacionales? Sí __ No__ ¿El teléfono se encuentra cerca al computador? Sí __ No__ Permitiría la recepción de llamadas en su teléfono fijo (o celular) personal durante la jornada de teletrabajo? Sí __ No__
1. Valore en una escala de 1 (Totalmente de acuerdo) y 5(Totalmente en desacuerdo) de las condiciones ambientales de trabajo en el domicilio del teletrabajador.
Aspectos a evaluar 1 2 3 4 5
1. Dispone de un espacio adecuado para trabajar
1.1. Está convenientemente iluminado
1.2. Se dispone de mobiliario adecuado (mesa de trabajo suficientemente amplia y silla regulable en altura)
1.3. El ruido ambiental se encuentra dentro de los límites normales.
1.4 Se dispone de climatización adecuada
SECCIÓN DOS DILIGENCIAR POR EL JEFE INMEDIATO
Características Del Puesto De Trabajo
Descripción de las condiciones de trabajo actuales. Valoración en escala 1 (totalmente en desacuerdo) – 5 (totalmente de acuerdo)
Aspectos a evaluar 1 2 3 4 5
1. Actividades con autonomía propia o fácilmente divisibles en otras que lo sean.
2. Necesidad de relacionarse con mandos y compañeros frecuente y poco planificable.
3. El trabajo requiere ser desarrollado habitualmente fuera de las instalaciones de la empresa (contacto con clientes, proveedores, labor de campo,..)
4. El trabajo se desarrolla en turnos.
5. El trabajo requiere ser desarrollado en un momento concreto del día, no admite flexibilidad horaria.
6. Los resultados del trabajo son fácilmente medibles, mediante un seguimiento adecuado.
Objetivos y resultados acordados en la reunión con el empleado en teletrabajo. Descripción y medición de parámetros.
Infraestructura y Aplicaciones
Detalle a continuación la necesidad de infraestructura (Hardware /Software):
Si el empleado necesita alguna otra infraestructura, detallar a continuación:
El empleado solicitante declara conocer el procedimiento de Teletrabajo de _________________ (Nombre de la empresa) y todas las recomendaciones relacionadas con el equipamiento y sobre la prevención de riesgos laborales y accidentabilidad.
Firma del Solicitante Firma del Jefe Inmediato Firma del Jefe de Recursos
2. Anexo 2: Modelo Acuerdo de Teletrabajo
En_____________ (Ciudad), a _____ (día) de_______ (mes) de _________(año). De una
parte______________________(nombre de la empresa), con Nit _____________________, representada
por__________________________ en adelante LA EMPRESA y de otra
____________________________(nombre del tele trabajador, con C.C.___________________ en adelante
EL TELE TRABAJADOR, en nombre e interés propio.
MANIFIESTAN
Que EL TELE TRABAJADOR(a) viene trabajando para la compañía desde la fecha _ _/_ _ / _ _ _ _,
mediante una relación laboral de dependencia y desempeñando el cargo de _______________________ y
que debido a las facilidades técnicas del mencionado puesto de trabajo y del estudio previo de cumplimiento
de requisitos, ambas partes consideran compatible el desempeño, desarrollo y control del mismo bajo la
modalidad del teletrabajo y, por lo tanto, acuerdan suscribir libre y voluntariamente el mencionado acuerdo
conforme a las siguientes disposiciones:
Primera.- EL TELE TRABAJADOR desempeñará las funciones inherentes a su puesto de trabajo bajo la
modalidad de teletrabajo teniendo en cuenta las siguientes características:
Horario de trabajo Medio tiempo____ Tiempo completo___ Otro_________
Horario de teletrabajo
asignado
__Lunes
__Martes
__Miércoles
__Jueves
__Viernes
Días de trabajo en la
oficina
__Lunes
__Martes
__Miércoles
__Jueves
__Viernes
Ubicación primaria del
lugar de tele trabajo
Residencia ____ Oficina satélite____ Telecentro____
Dirección del lugar de tele
trabajo
Segunda. LA EMPRESA proporcionará, instalará y mantendrá los equipos mencionados a continuación en
calidad de préstamo, los cuales son considerados por las partes como necesarios para el correcto
desempeño de las funciones del puesto de trabajo DEL TELE TRABAJADOR, y facilitará un apoyo técnico y
un servicio adecuado de los mismos a través de la línea de asistencia técnica (correo electrónico, teléfono,
etc.).
Hardware/software (Especificaciones técnicas) Referencia Valor
Tercera.- EL TELE TRABAJADOR se compromete a hacer un uso adecuado del equipo así como de las
herramientas que la empresa ponga a su disposición y a utilizarlas exclusivamente con los fines laborales
definidos por la compañía. En caso de mal uso de los equipos no acordes con las políticas de seguridad de
la de LA EMPRESA contempladas en el reglamento interno capítulo n° ____, la responsabilidad por el
daño o pérdida de los mismos será trasladado AL TELE TRABAJADOR. Finalizada la modalidad de
teletrabajo, el Teletrabajador debe reintegrar los equipos informáticos que se le haya asignado.
CUARTA. Costos: Se reconoce al teletrabajador el valor de _______________ como compensación de
gastos de Internet, energía eléctrica, que no hacen parte del salario.
QUINTA. El control de la actividad del EL TELE TRABAJADOR por parte de la empresa se hará mediante
medios telefónicos, informáticos o electrónicos. Si por motivos de trabajo fuese necesaria la presencia física
de representantes de la empresa en el lugar de trabajo del trabajador/a y éste fuera su propio domicilio, se
hará siempre con previa notificación y consentimiento de éste/a. (Privacidad)
SEXTA. Medidas de Seguridad y Previsión de Riesgos en el Teletrabajo. El teletrabajador autoriza a las
ARL y al Empleador visitas periódicas a su domicilio que permitan comprobar si el lugar de trabajo es
seguro y está libre de riesgos, de igual forma autoriza las visitas asistencia para actividades de salud
ocupacional.
No obstante, el Teletrabajador, debe cumplir las condiciones especiales sobre la prevención de riesgos
laborales que se encuentran definidas en el Reglamento Interno de Trabajo
SEPTIMA. Seguridad de la Información. El acceso a los diferentes entornos y sistemas informáticos del
EMPLEADOR será efectuado siempre y en todo momento bajo el control y la responsabilidad del
TELETRABAJADOR siguiendo los procedimientos establecidos por LA EMPRESA, los cuales se
encuentran definidos en el reglamento interno de trabajo y hace parte integral del presente acuerdo.
OCTAVA. Protección de datos personales. El Teletrabajador se compromete a respetar la legislación en
materia de protección de datos, las políticas de privacidad y de seguridad de la información que la empresa
ha implementando, como también a:
- Utilizar los datos de carácter personal a los que tenga acceso único y exclusivamente para cumplir con sus
obligaciones para con LA EMPRESA
- Cumplir con las medidas de seguridad que la EMPRESA haya implementado para asegurar la
confidencialidad, secreto e integridad de los datos de carácter personal a los que tenga acceso, así como no
a no ceder en ningún caso a terceras personas los datos de carácter personal a los que tenga acceso, ni tan
siquiera a efectos de su conservación.
NOVENA. Propiedad Intelectual. Los derechos de Propiedad intelectual e industrial que se generen en
virtud del presente acuerdo, le pertenecen al Empleador. El teletrabajador no tendrá las facultades de podrá
realizar actividad alguna de uso, reproducción, comercialización, comunicación pública o transformación
sobre el resultado de sus funciones, ni tendrá derecho a ejercitar cualquier otro derecho, sin la previa
autorización expresa del Empleador.
DECIMA. Confidencialidad. El teletrabajador se compromete a guardar la máxima reserva y confidencialidad
sobre las actividades laborales que desarrolle. Se considerará Información Confidencial la información de
propiedad de LA EMPRESA y la información que genere el teletrabajador en virtud del contrato de trabajo.
El teletrabajador se compromete a no divulgar dicha Información Confidencial, por ningún medio físico o
electrónico, así como a no publicarla ni ponerla a disposición de terceros, a no ser que cuente con el
consentimiento de la empresa
ONCE. Disposiciones finales. En la eventualidad de que, por cualquier motivo o circunstancia, fuere
necesario abandonar el programa de teletrabajo el anexo al contrato de trabajo quedará, de pleno derecho,
automáticamente sin valor legal alguno, regresando las partes contratantes a sus respectivos derechos y
obligaciones laborales originalmente pactadas. Este acuerdo se sujeta a las obligaciones establecidas por
las partes y en especial en la Ley 1221 de 2008 y el Decreto 884 de 2012.
Firman el presente documento en el lugar y fecha en el encabezamiento indicados, quedando un ejemplar
en poder de LA EMPRESA, otro en poder DEL TELE TRABAJADOR y otro a la Administradora de Riesgos
Laborales.
__________________________________ ___________________________________
Nombre del representante de la empresa Nombre del tele trabajador
C.C. C.C.
3. Anexo 3: Modelo Capítulo de Teletrabajo en el Reglamento Interno de
Trabajo.
TITULO____
Aspectos Laborales del Teletrabajo Adición al Reglamento Interno de Trabajo adoptado por la Empresa __________ mediante Resolución No. _______ al año ____________, incorporando lo dispuesto en la Ley 1221 de julio 16 de 2008 reglamentada por el Decreto 0884 del 30 de abril de 2012 respecto al TELETRABAJO.
CAPÍTULO I Objeto y ámbito de aplicación
ARTICULO 1. El presente apartado tiene como objeto la regulación de la modalidad de teletrabajo en la empresa _____________________, Este reglamento hace parte de los acuerdos individuales de Teletrabajo, celebrados o que se celebren con todos los teletrabajadores, salvo estipulaciones en contrario, que sin embargo sólo pueden ser favorables al teletrabajador.
CAPÍTULO II Definiciones
ARTICULO 2. Según la Normatividad Colombiana vigente con respecto al teletrabajo, se tienen en cuenta las siguientes definiciones: TELETRABAJO: Es una forma de organización laboral, que se efectúa en el marco de un contrato de trabajo o de una relación laboral dependiente, que consiste en el desempeño de actividades remuneradas utilizando como soporte las tecnologías de la información y la comunicación -TIC-para el contacto entre el trabajador y empleador sin requerirse la presencia física del trabajador en un sitio específico de trabajo TELETRABAJADOR: Es la persona que el marco de la relación laboral dependiente, utiliza las tecnologías de la información y comunicación como medio o fin para realizar su actividad laboral fuera del local del empleador, en cualquiera de las formas definidas por la ley.
Capítulo III Objetivos
ARTICULO 3. Todo programa de teletrabajo en ______________________ (nombre de la empresa) se guiará por los siguientes objetivos:
Conciliar la vida personal y familiar a través de la flexibilidad para realizar el trabajo desde el domicilio u estación de teletrabajo, todo ello garantizando la cantidad y calidad del servicio.
Potenciar el trabajo en términos del cumplimiento de objetivos y no de tiempo de presencial en el lugar de trabajo.
Aumentar el compromiso, identidad y el nivel de motivación del personal para con la organización y las labores desempeñadas.
Disminuir el absentismo laboral.
Mejorar los procesos laborales en ____________
Facilitar el acceso al teletrabajo a las personas discapacitadas, con cargas familiares, problemas de movilidad, o en general con problemas de conciliación de la vida personal, familiar y laboral.
CAPÍTULO IV
Condiciones de acceso al programa de teletrabajo
ARTICULO 4. Los empleados de _____________________ podrán solicitar su participación en el programa de teletrabajo si cumple con las siguientes disposiciones:
Diligenciar el formato de solicitud de ingreso al programa
Haber superado el proceso de evaluación de la solicitud y de definición de las características específicas en las cuales se va a desarrollar el teletrabajo, así como la definición previa de los objetivos y mecanismos de control acordados conjuntamente con el jefe inmediato.
Haber superado la inspección de la estación de teletrabajo propuesta por el teletrabajador.
Cumplir con los requisitos estipulados en el presente reglamento y las posteriores modificaciones y mejoras que se incorporen al mismo.
CAPÍTULO V
Órgano de coordinación y evaluación del programa de teletrabajo
ARTICULO 5. Con el fin de evaluar continuamente y realizar acciones de mejora que permitan la adopción de mejores prácticas en esta modalidad no presencial, se creará un equipo de coordinador, formado por personas que mantengan relaciones fluidas con los responsables directos de todas las áreas de _______________(nombre de la empresa) que gestionen, entre otros, aspectos tales como la evaluación y autorización de ingreso de empleados a dicha modalidad así como los relacionados con las comunicaciones, las relaciones laborales, las tecnologías de la información y la comunicación, o la prevención de riesgos laborales. A continuación se mencionan los miembros que conformaran el equipo coordinador, los cuales podrá variar en función de las circunstancias:
El Gerente / Representante legal.
El director o jefe del área encargada de la gestión de recursos humanos.
El director o jefe responsable del área de salud laboral y riesgos profesionales.
El director o jefe del área responsable de sistemas y tecnologías de la información y la comunicación.
Un representante de los teletrabajadores.
Un máximo de _______ empleados seleccionados por la gerencia
ARTICULO 6. Una vez constituido este equipo coordinador procederán a definir el reglamento del equipo donde constará su alcance, la periodicidad de las reuniones, los mecanismos de selección y conducto regular para atender a las situaciones propias de esta modalidad y los demás temas que se consideren pertinentes para ser dirimidos por tal órgano de control.
CAPÍTULO VI
Contrato o vinculación de teletrabajo ARTICULO 7. Quien aspire a desempeñar un cargo en la empresa ____________________ (nombre de la empresa) como teletrabajador deberá cumplir con los requisitos establecidos en el artículo 39 del Código Sustantivo de Trabajo y de la Seguridad Social para los trabajadores particulares, las condiciones establecidas en el artículo 6 de la Ley 1221 de 2008, y el Decreto 884 de 2012. El acuerdo de teletrabajo o contrato de trabajo en la modalidad de teletrabajo, deberá indicar de manera especial: 1. Las condiciones de servicio, los medios tecnológicos y de ambiente requeridos y la forma de ejecutar
el mismo en condiciones de tiempo, y si es posible, de espacio. 2. Los días y los horarios en que el teletrabajador realizará sus actividades para efectos de delimitar la
responsabilidad en caso de accidente de trabajo y evitar el desconocimiento de la jornada máxima legal.
3. Las responsabilidades en cuanto a la custodia de los elementos de trabajo y el procedimiento de la entrega por parte del teletrabajador al momento de finalizar la modalidad de teletrabajo
4. Las medidas de seguridad informática que debe conocer y cumplir el teletrabajador.
PARAGRAFO: En caso de contratar por primera vez a un teletrabajador este no podrá exigir posteriormente realizar sus actividades en las instalaciones del empleador. A no ser que las partes de común acuerdo modifiquen lo inicialmente pactado y en dado caso, dejaría de ser teletrabajador. Si previamente existe un contrato de trabajo o vinculación laboral y las partes de común acuerdo optan por el teletrabajo, el acuerdo que firmen deberá contener los elementos descritos en el presente artículo y será anexado al contrato de trabajo o a la hoja de vida del empleado.
CAPÍTULO VII
Igualdad de trato
ARTICULO 8. Los trabajadores y teletrabajadores de la Empresa_______________ tendrán los mismos derechos, obligaciones y garantías. El Teletrabajador no perderá ningún derecho, por ostentar tal condición. La igualdad de trato se da: a) El derecho de los teletrabajadores a constituir o a afiliarse a las organizaciones que escojan y a participar en sus actividades. b) La protección de la discriminación en el empleo. c) La protección en materia de seguridad social (Sistema General de Pensiones, Sistema General de Seguridad Social en Salud y Riesgos Profesionales), de conformidad con lo previsto en la Ley 100 de 1993 y las normas que la modifiquen o adicionen o en las disposiciones que regulen los regímenes especiales. d) La remuneración e) La protección por regímenes legales de seguridad social. f) El acceso a la formación.
g) La permanencia mínima de _________ (tiempo estimado por la empresa) en la empresa como trabajador para ser admitido como teletrabajador. h) La protección de la maternidad. Las teletrabajadoras tendrán derecho a retornar al mismo puesto de trabajo o a un puesto equivalente con la misma remuneración, al término de la licencia de maternidad. i) Respeto al derecho a la intimidad y privacidad del teletrabajador.
CAPÍTULO VIII Equipos y programas informáticos
ARTICULO 9. Las necesidades técnicas del teletrabajador estarán en función de las necesidades del trabajo encomendado, siendo requisitos mínimos, los siguientes
7:
Un computador personal con las prestaciones adecuadas para realizar las tareas encomendadas que puede o no ser suministrado por la empresa, dependiendo si el tele trabajador suministra un equipo personal para tal fin.
Una conexión de banda ancha con una velocidad adecuada y suficiente para las tareas que se lleven a cabo.
Una cuenta de correo electrónico.
El resto de condiciones técnicas necesarias para desempeñar el teletrabajo. ARTICULO 10. A continuación se listan los compromisos de las partes referente a los equipos, aplicaciones, documentación y suministros entregados por la empresa:
La empresa brindará las herramientas específicas (hardware /software) que considere necesarias para el desarrollo de las funciones e implementará las correspondientes medidas de control y acceso, con el fin de garantizar la protección de datos y de los mismos equipos y aplicaciones entregadas. De igual forma el teletrabajador deberá respetar lo contemplado en las leyes colombianas así como las instrucciones por escrito que reciban de sus supervisores o jefes inmediatos.
El teletrabajador no podrá comunicar a terceros, salvo autorización expresa y escrita del empleador o por orden de las autoridades competentes, la información que tenga sobre su trabajo, cuyo origen provenga del uso de tecnologías de la información que le haya suministrado su empleador, especialmente sobre los asuntos que sean de naturaleza reservada y/o cuya divulgación pueda ocasionar perjuicios a la empresa o a las personas a quienes se les presta el servicio, lo que no obsta para denunciar delitos comunes o violaciones del contrato o de las normas legales de trabajo ante las autoridades competentes.
De igual forma el teletrabajador no podrá compartir los usuarios y/o contraseñas personales de la empresa que le hayan entregado con ocasión del teletrabajo contratado.
El teletrabajador deberá conservar, mantener y devolver en buen estado, salvo deterioro natural y razonable, en el momento en que la empresa lo solicite, los instrumentos, equipos informáticos y los útiles que se le haya facilitado para la prestación de sus servicios.
7 Universidad de educación a Distancia UNED. Reglamento para la Implantación del Teletrabajo en la Universidad Nacional
de Educación a Distancia
El teletrabajador no podrá modificar, adicionar o suprimir el software o hardware que le haya sido entregado la empresa, sin autorización previa y escrita de su jefe inmediato.
8
CAPÍTULO IX
Aportes al sistema de seguridad social integral ARTICULO 11. Los teletrabajadores deben estar afiliados al Sistema de Seguridad Social Integral. El pago de los aportes se debe efectuar a través de la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes PILA. Los teletrabajadores en relación de dependencia, durante la vigencia de la relación laboral, serán afiliados por parte la empresa al sistema de seguridad social, salud, pensiones, y riesgos profesionales de conformidad con lo establecido en la ley 100 de 1993 y las normas que la modifiquen, adicionen o sustituyan o las disposiciones que regulen los regímenes especiales, así como a las Cajas de Compensación Familiar en los términos y condiciones de la normatividad que regula dicha materia.
CAPITULO X
Obligaciones de las Partes en Seguridad y Previsión de Riesgos Laborales ARTICULO 11. Serán obligaciones de las partes en materia de riesgos laborales en el Teletrabajo: Del Empleador
El empleador debe realizar la verificación de las condiciones del centro destinado al Teletrabajo, para el cumplimiento de las condiciones de seguridad y salud en el trabajo con la asesoría de su Administradora de Riesgos Laborales.
Incorporar en el reglamento interno de trabajo o mediante resolución, las condiciones especiales para que opere el teletrabajo en la empresa privada
Para el Sector Público, el empleador, las entidades deberán adaptar los manuales de funciones y competencias laborales, dándole alcance a dichos centros de trabajo.
Realizar y firmar acuerdo de teletrabajo o dependiendo del caso, contrato de trabajo en la modalidad de teletrabajo incorporando las condiciones establecidas en el artículo 3 del Decreto 884 de 2012
Contar con una red de atención de urgencias en caso de presentarse un accidente o enfermedad del teletrabajador cuando este trabajando
Establecer las horas del día y los días de la semana en que el teletrabajador debe estar accesible y disponible para la empresa en el marco de la Jornada Laboral
Implementar los correctivos necesarios con la Asesoría de la Administradora de Riesgos Laborales que se presenten en el lugar de trabajo del Teletrabajador.
Las obligaciones en Riesgos Laborales y en el Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo -SG-SST-, definidas en la normatividad vigente
9.
8 Colegio San José De Calasanz, Orden Religiosa De Las Escuelas Pías. Capitulo XXI. Aspectos Laborales Del Teletrabajo.
Julio 24 de 2012 9 Parágrafo 2°, artículo 26, Ley 1562 de 2012
Suministrar a los teletrabajadores equipos de trabajo seguros y medios de protección adecuados en la tarea a realizar, y deberá garantizar que los trabajadores reciban una formación e información adecuadas sobre los riesgos derivados de la utilización de los equipos informáticos y su prevención.
Informar y dar una copia al teletrabajador de la política de la empresa en materia de salud y seguridad en el trabajo.
Verificar que las condiciones locativas e higiénicas del lugar en que se va a desarrollar el Teletrabajo, cumplan con las condiciones mínimas establecidas por la ley.
Por parte del Teletrabajador
Diligenciar el formato de Autoreporte de Condiciones de Trabajo con el fin de determinar los peligros presentes en el lugar de trabajo, sobre los cuales el empleador implementará los correctivos necesarios, con la asesoría de su Administradora de Riesgos Laborales.
Cumplir las normas, reglamentos e instrucciones de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST de la empresa y asistir periódicamente a los programas de promoción y prevención adelantados por la Administradora de Riesgos Laborales
Referente al teletrabajo, las obligaciones del teletrabajador en Riesgos Laborales y en el Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST), son las definidas por la normatividad vigente
10
Suministrar información clara, veraz y completa sobre su estado de salud.
Colaborar y velar por el cumplimiento de las obligaciones contraídas por los empleadores
Participar en la prevención de los riesgos profesionales a través de los comités paritarios de seguridad y salud en el trabajo, o como vigías ocupacionales.
Reportar el accidente de trabajo, de acuerdo con la legislación vigente.
Utilizar los equipos y herramientas suministrados en forma adecuada, y participar en los programas y actividades de promoción y prevención.
En general cumplir con todas las obligaciones establecidas en el artículo 22 del Decreto 1295 de 1994
CAPÍTULO XI Obligaciones y responsabilidades especiales de la empresa
ARTICULO 12. Son responsabilidades de _____________________ (nombre de la empresa): a) La seguridad del teletrabajador conforme a la legislación vigente. b) El suministro a los teletrabajadores de equipos de trabajo seguros y medios de protección adecuados
en la tarea a realizar y deberá garantizar que los teletrabajadores reciban una formación e información adecuadas sobre los riesgos derivados de la utilización de los equipos informáticos y su prevención.
c) Incluir al teletrabajador dentro del programa de salud ocupacional y permitirle la participación en las actividades del comité paritario de salud ocupacional.
d) Informar y dar una copia al teletrabajador de la política de la empresa en materia de salud y seguridad en el trabajo.
e) Definir la unidad de causación del salario (hora, día, mes, obra)
10
Parágrafo del artículo 27, Ley 1562 de 2012
f) g) La necesidad y probabilidad de controlar la duración de la jornada y con ella la causación de
recargos de ley por labores en tiempo nocturno y suplementario. h) Tener en cuenta la no causación de auxilio de transporte i) El carácter no salarial de los contenidos orientados a facilitar su trabajo, tales como equipos
informáticos y de comunicación, insumos, auxilios, o pagos de servicios de energía y teléfono. j) Programación precisa de los descansos remunerados y de las vacaciones.
CAPÍTULO XII Obligaciones de los teletrabajadores
ARTICULO 13. Los trabajadores tienen como deberes los siguientes: a) Respeto y subordinación a los superiores. b) No permitir el uso de los equipos y el acceso al sistema de personas distintas. c) Confidencialidad en el manejo de la información. d) Cumplimiento de los protocolos de conservación y archivo de documentos electrónicos. e) Concurrir a las reuniones presenciales que se establezcan por el empleador. f) Permitir la inspección del sitio de trabajo para efectos de salud ocupacional y de cumplir con los reglamentos y prescripciones relacionados con su oficio. g) Conectividad y disponibilidad. h) Incompatibilidades e inhabilidades. i) Firma digital j) Participar en las actividades de prevención y promoción organizadas por la empresa, el Comité de Salud Ocupacional, o el Vigía Ocupacional correspondiente. k) Cumplir con las normas, reglamentos e instrucciones del programa de salud ocupacional de la empresa l) Utilizar los elementos de protección personal y participar en los programas y actividades de promoción.
CAPÍTULO XIII Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST
ARTICULO 14. El Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST tendrá en cuenta la modalidad de Teletrabajo, en las diferentes etapas del proceso lógico, esto es en la organización, la planificación, la aplicación, la evaluación, la auditoria y las acciones de mejora con el objetivo de anticipar, reconocer, evaluar y controlar los riesgos que pueden afectar la seguridad y la salud en la modalidad de Teletrabajo.
CAPÍTULO XIV REVERSIBILIDAD
ARTÍCULO 15 - Debido a la condición de reversibilidad, inherente a las características implícitas del teletrabajo, tanto EL TELE TRABAJADOR como LA EMPRESA podrán dar por finalizado la situación de teletrabajo a través de comunicación escrita con un preaviso mínimo de un mes de antelación. Si EL TELE TRABAJADOR previamente desempeñaba sus funciones al interior de las oficinas de la organización este retomará la situación laboral existente previa a la celebración del presente acuerdo,
pero si EL TELE TRABAJADOR fue contratado inicialmente bajo esta modalidad de tele trabajo no podrá exigir integración al modelo presencial convencional excepto si
las dos partes lo acuerdan mutuamente, dejando en tal caso de ser considerado un TELE TRABAJADOR. ARTÍCULO 16.- Si EL TELE RABAJADOR tuviera intención de cambiar el lugar habitual donde desempeña su trabajo, deberá comunicarlo a LA EMPRESA de forma escrita y con una antelación mínima de__________ (periodo de tiempo estimado). En este caso, LA EMPRESA se reserva el derecho de evaluar y reconsiderar si la nueva ubicación del trabajador, reúne las condiciones suficientes de idoneidad para seguir desarrollando sus tareas en la modalidad de teletrabajo.
CAPÍTULO XV DERECHOS DE LOS TELETRABAJADORES
ARTÍCULO 17. EL TELE TRABAJADOR tendrá derecho a disfrutar de la misma jornada, horario, descan-sos y vacaciones que el resto de los empleados de la empresa que desempeñen sus tareas mediante presencia física en el centro de trabajo. Asimismo, EL TELE TRABAJADOR tendrá las mismas obligaciones laborales que los demás empleados de LA EMPRESA. ARTÍCULO 18. EL TELE TRABAJADOR tendrá derecho a participar en todos los escenarios de formación que LA EMPRESA considere oportunas en el proceso de mejora de sus competencias y adquisición de nuevas habilidades según el plan de capacitación anual de la empresa. Además, EL TELE TRABAJADOR recibirá una formación adecuada y específica sobre las características del modelo de teletrabajo implantado en la empresa relacionadas con las buenas prácticas de salud y seguridad ocupacional como del adecuado uso de la organización del trabajo y manejo de horarios de trabajo. Igualmente la empresa se compromete a actualizar periódicamente la formación teórica necesaria para el uso de los medios de teletrabajo. ARTÍCULO 19. El teletrabajo no supondrá deterioro de los derechos sindicales del TELE TRABAJADOR. Estará sometido a las mismas condiciones de participación y elegibilidad en las elecciones para las instancias representativas de los trabajadores. ARTÍCULO 20. Lo que no se encuentre establecido en este capítulo sobre TELETRABAJO, se remitirá a las disposiciones generales del presente Reglamento.
4. Anexo 4: Modelo de formulario de reporte de novedades
SISTEMA GENERAL DE RIESGOS LABORALES
FORMULARIO UNICO DE AFILIACION, NOVEDADES Y RETIRO DE TRABAJADORES Y
CONTRATISTAS I. TRÁMITE Fecha de diligenciamiento (dd mm aaaa) Fecha de Radicación (dd mm aaaa)
Afiliación Traslado Actualización
Retiro Ingreso a ARL Retiro de ARL
II. DATOS GENERALES DEL CONTRATANTE Tipo de documento
NIT C.C. C.E. PA R.C. T.I. No. de documento Nombre o razón social Sector Público Sector
Privado
Dirección sede principal Municipio Departamento Teléfono Fax
Código Actividad Económica Actividad Económica:
_________________________________________________________________________________________
III. INFORMACIÓN DEL CENTRO DE TRABAJO DONDE EJERCERÁ SUS FUNCIONES EL TRABAJADOR (Si tiene más de
uno coloque el de mayor Clase de Riesgo) Código: ________________ Código del Clase de riesgo Dirección Municipio
Actividad económica: ________________________________________ Centro de trabajo
Departamento Teléfono Fax Correo electrónico
Propio del contratante Diferente a centros de trabajo del contratante
IV. DATOS DEL TRABAJADOR Y/O CONTRATISTA Y DE LA ACTIVIDAD A DESARROLLAR Tipo de documento No. De documento Primer apellido Segundo apellido Nombres
C.C. C.E. PA R.C. T.I.
Fecha de diligenciamiento (dd mm aaaa) Sexo EPS Codigo EPS
Masculino Femenino
AFP Código AFP Tipo de contrato Recibe transporte del contratante
Civil Comercial Administrativo SI NO
Tipo de cotizante: Según Resolución 2377 de 2008
Dependiente Independiente Otro__________________________________________________________ Tele trabajador Si
No
Fecha inicio contrato (dd mm aaaa) Fecha terminación contrato (dd mm aaaa) Fecha inicio cobertura (dd mm aaaa) Valor del contrato Ingreso mensual IBC
Código; __________ Día de la semana Lugar de trabajo Horario en que ejecutara las actividades hora Actividad Económica: ____________________ C.T. Sede
Lunes 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20
21 22 23 24
Martes 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20
21 22 23 24
Miercoles 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20
21 22 23 24
Jueves 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20
21 22 23 24
Viernes 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20
21 22 23 24
Sabado 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20
21 22 23 24
Domingo 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20
21 22 23 24
C.T.- Centro de Trabajo Sede – Oficinas del Contratante o Empleador
Para los teletrabajadores el Centro de Trabajo (C. T.), se toma como el sitio de residencia o el lugar desde donde desarrollará las actividades contratadas.
V. DATOS DE LA AFILIACION SIMULTÁNEA AL SGRL ARL POR DIFERENTES CONTRATANTES O EMPLEADORES
Nombre ARL Código NIT del Contratante o Empleador Nombre del Contratante o Empleador Tipo de cotizante
Modalidad de contrato
Dependiente Independiente
Teletrabajo
Dependiente Independiente
Teletrabajo
Dependiente Independiente
Teletrabajo
CON ESTE FORMULARIO SE PERFECCIONA LA AFILIACION AL SISTEMA GENERAL DE RIESGOS LABORALES Y SE CONSTITUTE EL RESPECTIVO CONTRATO DE ADMINISTRACION DE
RIESGOS LABORALES, REGIDO EN TODOS SUS ASPECTOS POR LO DISPUESTO EN LA LEY 100 DE 1993, EL DECRETO 2885 DE 1994, LA LEY 776 DE 2002, EL DECRETO 2800 DE 2003
Y DEMAS NORMAS QUE LOS MODIFICAN, ADICIONAN O COMPLEMENTAN.
Nombre y firma del representante legal – contratante Firma del Trabajador Nombre y firma del representante de la ARL Nombre y firma del
funcionario que recibe
DECLARO BAJO JURAMENTO QUE LA INFORMACION AQUÍ SUMINISTRADA CORRESPONDE A LAS ACTIVIDADES A DESEMPEÑAR POR EL CONTRATISTA EN LA EJECUCIÓN DEL CONTRATO BASE DE ESTA AFILIACION Y CONOZCO LAS OBLIGACIONES ENTRE EL SGRL EN MI CALIDAD DE CONTRATANTE
DECLARACION PARA LA DETERMINACION DEL RIESGO Y DEFINICION DEL ORIGEN EN MI CONDICION DE TRABAJADIOR, MANIFIESTO MI VOLUNTAD DE AFILIARME AL SISTEMA GENERAL DE RIESGOS LABORALES Y DECLARO QUE LA ACTIVIDAD ANTERIORMENTE RELACIONADA, EL HORARIO Y EL LUGAR DONDE DESARROLLARE LA MISMA DETERMINA EL RIESGO Y DEFINE EL ORIGEN DE LAS CONTINGENCIAS QUE SE LLEGAREN A PRESENTAR
5. Anexo 5: Modelo de formato de Inspección de Seguridad para el
puesto de trabajo del Teletrabajador
¿Los elementos de trabajo se encuentran distribuidos
según la zona efectiva (menos de 25cm de distancia
horizontal) de alcance para los objetos mas usados?
¿Para el desarrollo de actividades laborales el espacio
dispuesto en la residencia cumple con las
dimensiones necesarias (trabajo de oficina en
posición sentado), Mínimo 150 cm de ancho por 150
cm de largo?.
La ubicación del puesto de trabajo permite movilidad
en la silla? Validar que el espacio de movilidad de la
silla sea de 80cm o mas.
¿El escritorio permite ajustar el teclado de modo que
se obtenga una posición cómoda al digitar
manteniendo la mano, muñeca y brazo en línea recta
con buen espacio delante del teclado para descansar
las manos?
¿El mouse lo ubica al lado del teclado y no en otro
nivel del escritorio de modo que se pueda alcanzar
fácilmente y con la muñeca recta?.
¿El escritorio permite un buen espacio para los
miembros inferiores y la facilidad de movimiento?
Espacio de 60 cms como mínimo.
Contacto con fluidos
biológicos.
¿En el área de trabajo hay ausencia de actividades de
tipo hospitalario? Describir en observaciones cuales.
Contacto con insectos y
roedores.
¿Se hacen fumigaciones periódicas contra Insectos,
larvas y control de roedores?
Virus, Bacterias y hongos¿El área definida para teletrabajo es un ambiente libre
de residuos sólidos?
¿Conoce los procedimientos para actuar en caso de
emergencia según sus instalaciones o lo definido por
el consejo de administración?
¿Cuenta con medios de extinción o extintor? Interno
y/o
externos como zonas comunes?
¿Conoce el procedimiento para uso y manejo de
extintores?
¿En el lugar definido para el teletrabajo hay ausencia de
almacenamiento de líquidos o sólidos combustibles?
Evacuación¿El espacio definido para el acceso y salida al área de
trabajo esta libre de obstáculos?
¿En el área de trabajo hay buenas practicas de orden,
limpieza y aseo?
¿Si el escritorio cuenta con cajonera, los elementos
de trabajo son almacenados en ella y es suficiente?
¿Los equipos en el área de trabajo tienen conexión a
tierra?
¿Las instalaciones eléctricas están en buenas
condiciones, no hay presencia de señales que
indiquen que hubo sobre cargas eléctricas?
¿Hay ausencia de empalmes en cables eléctricos?
¿Las instalaciones eléctricas están en buen estado?
¿Los cables eléctricos se encuentran protegidos o
canalizados en el piso, paredes o techos?
¿Los enchufes del área de trabajo no están sobre
cargados con muchas conexiones?
Las cajas de interruptores están cubiertos?
ACCIONES CORRECTIVAS SUGERIDAS:
BIOLÓGICOS
OBSERVACIONES GENERALES:
POSTURAS SENTADO ERGONÓMICAS
CONTROL DE
INCENDIOS
ORGANIZACIÓN DE
PUESTOS DE TRABAJO
REDES ELÉCTRICAS CABLES ELÉCTRICOS
INCENDIOS Y
EXPLOSIONES
ORDEN Y ASEO
SSS
SS
S
SS
S
SSSS
6. Anexo 6: Modelo de formato de reversibilidad por parte del
Teletrabajador
____________ (ciudad), ___ (día) del ______ (mes) del________ (año)
Señores:
Equipo coordinador programa teletrabajo
________________________ Nombre de la empresa
Ciudad
Referencia: Solicitud de reversibilidad del programa de teletrabajo
Yo, ___________________________, con identificado con número de cédula _______________,
empleado de la empresa ______________________________ solicito voluntariamente la no continuación
de participar en el programa de teletrabajo, teniendo como motivación:
________________________________, _______________________________,
______________________________. Y de igual forma pido se me restituyan las condiciones laborales de
las cuales gozaba previamente al ingreso al programa tal y como se acordó en la adición al contrato n°
___.
Agradezco la atención prestada y firmo la presente como constancia de la solicitud para que sea tramitada
acorde a los tiempos definidos por la empresa para tal fin.
_________________________________
Nombre del teletrabajador
Cargo
7. Anexo 7: Modelo de formato de reversibilidad por parte del Empleador
____________ (ciudad), ___ (día) del ______ (mes) del________ (año)
Señor (a):
Nombre del teletrabajador
Cargo
Nombre de la empresa
Ciudad
Referencia: Solicitud de finalización de participación en el programa de teletrabajo
Por medio de la presente le notificamos, que se ha tomado la decisión de que usted retome el
cumplimiento de sus labores de manera presencial, dado que consideramos lo más conveniente para
la empresa. Por tal motivo se dará por finalizada su participación en el citado programa a partir de el
próximo _________________ (fijar fecha con el periodo de preaviso necesario para que el trabajador
se adapte a su nueva situación).
Para poder dar cierre al proceso de su participación, le solicitamos hacer entrega de los equipos,
aplicaciones y todos aquellos suministros entregados a usted para el desarrollo de sus labores de
manera no presencial y registrar su devolución con el área encargada donde se encuentra el inventario
de estos implementos antes de ____________ (fecha de plazo de entrega).Con la entrega de esta
notificación la empresa liberada de los compromisos de pago de los costes asumidos con el trabajador
con motivo del teletrabajo.
Con la finalización de su participación en el programa de teletrabajo, usted vuelve a gozar de los
mismos derechos y obligaciones que los empleados de su misma categoría laboral que llevan a cabo
su actividad en las oficinas de la empresa, de los cuales gozaba previo al ingreso al programa.
Atentamente,
______________________________________
Firma y nombre del representante del equipo coordinador
Cargo
8. Anexo 8: Instructivo para las entidades públicas que adopten el
teletrabajo
Esta información la suministra el Departamento Administrativo de la Función
Pública
9. Anexo 9: Modelo de Resolución por la cual se implementa la
modalidad al interior de la entidad
“Por la cual se define el plan de acción para implementar en el Ministerio de ___________ el Teletrabajo”
EL MINISTRO DE ___________
En ejercicio de las atribuciones legales señaladas en el decreto ___ y
CONSIDERANDO:
Que el propósito de la Ley 1221 de 2008 es promover y regular el teletrabajo como un instrumento de
generación de empleo y autoempleo mediante la utilización de tecnologías de la información y las
telecomunicaciones.
Que a efectos de garantizar la igualdad laboral de los teletrabajadores frente a los demas
trabajadores del sector público y privado se hizo necesario regular las condiciones laborales
especiales que regirán las relaciones entre empleadores y teletrabajadores, como en efecto se hizo
en el decreto 0884 del 30 de abril de 2012, por medio del cual se reglamentó la Ley 1221 de 2008, y
se dictaron otras disposiciones.
Que se hace necesario implementar el Teletrabajo entre los funcionarios del Ministerio de ________
con fundamento en el decreto 0884 de 2012.
Que en mérito de lo expuesto,
RESUELVE
ARTÍCULO PRIMERO: Para definir el plan de acción para implementar en el Ministerio del
_________ el teletrabajo, el Despacho del Ministro, de los Viceministros de ___________ e
_________, y de la Secretaria General, en un término máximo de 15 días hábiles contados a partir
de la expedición de la presente resolución, remitirán a la Subdirección de Gestión de Talento
Humano un listado con los cargos de sus dependencias que en el marco de la relación laboral con el
ministerio y de las funciones asignadas puedan utilizar las tecnologías de la información y
comunicación como medio o fin para realizar sus actividades laborales fuera de las sedes del
Ministerio de manera parcial, de dos a tres días a la semana (texto resaltado no hace parte del
original)
Estos cargos, tendrán inicialmente una vigencia hasta el 31 de diciembre de 2012, a fin de evaluar el
desarrollo de la presente implementación.
El listado total contendrá mínimo el ____% del número de profesionales asignados a la planta de
personal de estas dependencias.
En esta identificación se deberá promover la inclusión de los funcionarios que sin distinción de cargo o
nivel se encuentren en situación de vulnerabilidad, y las funcionarias embarazadas que se encuentren
dentro del noveno mes de embarazo y durante la etapa de lactancia
ARTÍCULO TERCERO: Los funcionarios antes indicados y relacionados en el listado enviado por los
jefes de las dependencias mencionadas, para la aplicación de la presente resolución deberán expresar
su aceptación en la aplicación e implementación del teletrabajo en su relación laboral con el ministerio
del Trabajo, y para el efecto suscribirán un Acuerdo con la entidad a efectos de la aplicación de lo
establecido en el decreto 0884 del 30 de abril de 2012, especialmente en su artículo 3° en lo relacionado
con:
1. Las condiciones de servicio, los medios tecnológicos y de ambiente requeridos y la forma de ejecutar el mismo en condiciones de tiempo y si es posible de espacio
2. Determinar los días y los horarios en que el teletrabajador realizará sus actividades para efectos de delimitar la responsabilidad en caso de accidente de trabajo y evitar el desconocimiento de la jornada máxima legal.
3. Definir las responsabilidades en cuanto a la custodia de los elementos de trabajo y fijar el procedimiento de la entrega por parte del teletrabajador al momento de finalizar la modalidad de teletrabajo.
4. Las medidas de seguridad informática que debe conocer y cumplir el teletrabajador.
ARTÍCULO CUARTO: El Ministerio del Trabajo llevará un registro de los teletrabajadores de su entidad
y modificará el manual de funciones y competencias laborales respecto de los cargos identificados en los
cuales se implementará el teletrabajo.
ARTÍCULO QUINTO: La presente resolución rige a partir de la fecha de su expedición
PUBLIQUESE, Y CÚMPLASE
Dada en Bogotá D.C., a los 31 días del mes de Julio de 2012
XXXXX
Ministro de ___________
GUIA JURÍDICA PARA LA IMPLEMENTACIÓN DEL TELETRABAJO
MINISTERIO DEL TRABAJO
En caso de encontrar algún error en esta guía, por favor escribirnos a: