guía google drive

Diplomado de MEaD y uso de TIC - Curso Moodle

1

Documento recopilación del sistema de ayudas, guías, tutoriales oficiales de Google Drive.

Material de estudio para el Diplomado de MEaD y uso de TIC - Curso Moodle de la

institución universitaria Antonio José Camacho


2

TABLA DE CONTENIDO Página

Google Drive es la nueva ubicación de Google Docs ..................................................... 4

Similitudes .................................................................................................................. 4

Novedades ................................................................................................................. 5

Cómo usar Google Drive con otros productos de Google ........................................... 5

Una introducción a Google Drive .................................................................................... 6

Iconos y botones de Google Drive .................................................................................. 6

Iconos de Google Drive para Mac/PC ......................................................................... 7

Cómo obtener una vista previa de un archivo o un documento ...................................... 8

Cómo personalizar la forma en que se muestran los archivos en Google Drive ............. 9

Características adicionales ....................................................................................... 10

Requisitos del sistema y configuración ......................................................................... 11

Escritorio................................................................................................................... 11

Cambio de la configuración de idioma .......................................................................... 12

Acerca de "Mi unidad" .................................................................................................. 13

Cómo sincronizar archivos y carpetas .......................................................................... 13

Cómo funciona la sincronización .............................................................................. 13

Cómo organizar los archivos en carpetas ..................................................................... 14

Cómo crear una carpeta en Google Drive ................................................................. 14

Cómo añadir archivos a una carpeta ........................................................................ 14

Descripción general de la configuración de uso compartido ......................................... 15

Configuración de uso compartido ............................................................................. 15

Opciones de visibilidad ............................................................................................. 15

Niveles de acceso ..................................................................................................... 16

Cómo compartir archivos con una dirección de correo electrónico o con una lista de

distribución ............................................................................................................... 16

Cómo enviar un enlace a un archivo compartido ...................................................... 17

Consejos para compartir en Google Drive ................................................................ 18

Colaboración en tiempo real ......................................................................................... 19

Cómo sincronizar archivos compartidos contigo ........................................................... 20

Cómo suprimir el acceso de un colaborador ................................................................ 21

Eliminar colaboradores. ............................................................................................ 21


3

Cómo evitar que los colaboradores concedan el acceso a otras personas ............... 21

Cómo hacer privado un elemento ............................................................................. 22

Cómo hacer búsquedas en Google Drive ..................................................................... 23

Cómo hacer una búsqueda básica............................................................................ 23

Técnicas para buscar más rápidamente ................................................................... 23

Límites de tamaño de los documentos, las hojas de cálculo y las presentaciones de

Google Docs ................................................................................................................ 26

Límites del uso compartido ........................................................................................... 27


4

na de las necesidades es poder tener un almacenamiento en la nube ahora con el servicio de Google Drive de forma fácil y ágil puedes subir, modificar, compartir y crear archivos online. Puede acceder a tus archivos desde cualquier

lugar y dispositivo que cuente con acceso a internet.

Google Drive es un remplazo de Google Docs que ha cambiado su dirección de enlace de docs.google.com por drive.google.com entre otras cualidades. Google Drive es un servicio de almacenamiento de archivos en línea. Cada usuario cuenta con 5 Gigabytes de espacio gratuitos para almacenar sus archivos, las posibilidades de ampliar la cantidad de almacenamiento es posible mediante pago para ello hay un listado donde según la cantidad de gigas de almacenamientos se hace el pago mensual. Es accesible por su página web desde su computador y dispone de aplicaciones para iOS y Android que permiten editar documentos y hojas de cálculo.

Google Drive es la nueva ubicación de Google Docs

Tus archivos se almacenan ahora en Google Drive y puedes acceder a ellos en el momento que desees en drive.google.com. Al igual que antes, puedes subir, modificar, compartir y crear archivos online. Sin embargo, con Google Drive puedes acceder a tus archivos desde cualquier lugar y dispositivo. Además, si instalas las aplicaciones de Google Drive, puedes trabajar con todavía más tipos de archivo. Tienes tres opciones para acceder a todos tus archivos, carpetas y documentos de Google Docs:

Iniciar sesión en Google Drive en la Web desde drive.google.com. Abrir la carpeta de Google Drive de tu ordenador (que se crea cuando instalas Google

Drive para Mac o PC). Ir a la aplicación para móviles de Google Drive en tu dispositivo Android o iOS.

Similitudes

Si has utilizado Google Docs, algunas cosas de Google Drive te resultarán conocidas. Crear documentos de Google Docs haciendo clic en el botón rojo Crear.

Compartir solo con las personas que quieras; sin tener que enviar archivos adjuntos por correo electrónico.

Buscar u ordenar tus listas de archivos, de carpetas y de documentos de Google Docs.

Obtener una vista previa de archivos y de documentos de Google Docs. Diferencias

Las "colecciones" ahora se llaman "carpetas".. Se han añadido más elementos al menú Configuración, incluidas las opciones de

configuración de subida.

U

http://es.wikipedia.org/wiki/Google_Docs

https://drive.google.com/

http://drive.google.com/

https://tools.google.com/dlpage/drive

https://tools.google.com/dlpage/drive

https://support.google.com/drive/bin/answer.py?answer=2494886





5

La barra de navegación tiene vistas nuevas:

o Mi unidad

o Compartido conmigo

o Actividad

Se ha eliminado la vista Página principal. En su lugar, puedes utilizar Mi

unidad para organizar todos tus archivos, carpetas y documentos de Google

Docs.

Novedades

Sincroniza archivos entre todos tus dispositivos con Google Drive para Mac o PC.

Visualiza y busca elementos en Google Drive en la Web de una manera eficaz con

lavista de cuadrícula.

Añade un archivo a una carpeta haciendo clic en el icono de carpeta en un archivo

o en un documento, hoja de cálculo o presentación de Google Docs.

Para trabajar con más tipos de archivo, instala aplicaciones de Google Drive desde

Chrome Web Store.

Cómo usar Google Drive con otros productos de Google

Comparte directamente en Google+ una foto almacenada en Google Drive.

Busca imágenes utilizando palabras clave... sin etiquetar tus fotos. Google Drive la

tecnología Google Goggles para reconocer elementos y lugares familiares.





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Una introducción a Google Drive

Google Drive te permite almacenar y acceder a tus archivos en cualquier lugar: en la Web,

en tu unidad de disco duro o allí donde estés. El procedimiento es el siguiente:

1. Accede a Google Drive en la Web desde drive.google.com.

2. Instala Google Drive en tu ordenador o en tu dispositivo móvil.

3. Introduce tus archivos en Google Drive. Está justo en tu dispositivo.

Ahora tus archivos van siempre contigo. Si cambias un archivo en la Web, en el

ordenador o en tu dispositivo móvil, se actualiza en todos los dispositivos donde hayas

instalado Google Drive. Comparte, colabora o trabaja en solitario: tus archivos, tu

decisión.

Deja de enviar archivos adjuntos por correo electrónico. Empieza a compartir.

Google Drive te permite seleccionar exactamente quién (amigos, familia, colegas) tiene

acceso a tus archivos. Ya no necesitas adjuntar archivos en mensajes de correo.

Simplemente comparte los archivos, las carpetas o los documentos de Google Docs

desde cualquier dispositivo.

Colaboraciones

¿Colaboras con otras personas en documentos, hojas de cálculo y presentaciones de

Google Docs? Google Drive te permite continuar creando, accediendo y colaborando sin

tener que gestionar distintas versiones de un mismo archivo.

Iconos y botones de Google Drive

Haz coincidir los tipos de archivo con los iconos y averigua para qué sirven los botones de

acción de Google Drive.

En Google Drive online y en Google Drive para Mac/PC encontrarás iconos junto al título del archivo o de la carpeta que indican de qué tipo de archivo se trata. En Google Drive (online), también encontrarás botones para realizar acciones con los elementos como, por ejemplo, compartir. Iconos en Google Drive online Iconos de Google Docs A continuación, se muestran todos los iconos correspondientes a los distintos tipos de documento en Google Docs que encontrarás en Google Drive online:





7

Iconos de otros tipos de archivo

Muchos de estos iconos te resultarán familiares ya que son muy parecidos a los que encontrarás en tu equipo.

Botones de acción en Google Drive

Google Drive también cuenta con una serie de botones que permiten realizar acciones en tus archivos y carpetas. Sitúa el puntero del ratón encima de alguno de estos iconos para leer una descripción de la función del botón. A continuación, presentamos los botones de acción que verás cuando no haya ningún archivo o carpeta seleccionado:

A continuación, presentamos los botones de acción que verás cuando haya algún archivo o carpeta seleccionado:

Iconos de Google Drive para Mac/PC

Los iconos en Google Drive para Mac/PC son muy parecidos a los que encontrarás online. Los elementos sincronizados son idénticos en Google Docs y en la carpeta de Google Drive y muestran una marca de verificación verde sobre el icono cuando se han sincronizado correctamente. Los demás tipos de archivo tienen iconos idénticos a los que ves en tu equipo. Estos también tienen una marca verde cuando se sincronizan.


8

Cómo obtener una vista previa de un archivo o un documento

Echa un vistazo a un archivo o a un documento antes de abrirlo en una nueva ventana de

navegador.

El panel de vista previa en Google Drive te permite ver los detalles de un archivo o

documento antes de abrirlo en una nueva ventana. Este panel muestra la información

siguiente:

el propietario del elemento,

el momento y la persona que ha modificado por última vez el documento,

la visibilidad y el colaborador del elemento,

una descripción del elemento,

las carpetas en las que el elemento está incluido.

Para obtener una vista previa de un archivo o de un documento, marca la casilla junto al

título del archivo o del documento en Google Drive. A continuación, haz clic en el icono de

vista previa situado encima de la lista de elementos.

Para cerrar la vista previa, haz clic en la X en la parte superior derecha del panel o en el

icono de ojo de nuevo.

Inicia sesión en drive.google.com para acceder a Google Drive en la Web desde cualquier

ordenador.

Visita drive.google.com para ver tus documentos, hojas de cálculo y presentaciones, así

como cualquier archivo y carpeta que hayas subido y sincronizado. Si sueles acumular

muchísimos archivos digitales, o si quieres manejar tu unidad de Google Drive en la Web

de forma más eficiente, a continuación te describiremos algunas vistas y métodos de

búsqueda que probablemente te interese conocer:



9

Cómo personalizar la forma en que se muestran los archivos en Google Drive

Más información acerca de las vistas de la barra de navegación de la izquierda de Google

Drive en la Web

Google Drive en la Web ofrece varios modos de filtrar y ver tus archivos, carpetas y

documentos, hojas de cálculo y presentaciones de Google Docs. Estos filtros te ayudan a

encontrar los archivos más fácilmente. A continuación, te ofrecemos una lista de los filtros

que encontrarás en la barra de navegación de la izquierda:

Mi unidad

Todo el contenido de Google Drive que hayas creado, sincronizado y subido. Puedes

sincronizar automáticamente Mi unidad con la carpeta de Google Drive del ordenador.

Compartido conmigo

Todos los archivos y las carpetas que alguien ha compartido contigo. Para sincronizar

archivos de esta vista, muévelos a Mi unidad.

El filtro Compartido conmigo no incluye archivos compartidos con una lista de

distribución o archivos configurados como "Cualquier usuario que reciba el enlace" o

"Público" (a menos que el archivo se haya compartido directamente contigo a través de tu

dirección de correo electrónico).

Destacado

Los elementos que hayas destacado.

Reciente

Todos tus archivos privados y compartidos que hayas abierto, por orden cronológico inverso.

Actividad Todo lo que has modificado recientemente. En esta vista se incluyen todos los elementos que hayas creado, que se hayan compartido contigo o en cuyo enlace hayas hecho clic para abrirlos.

Todos los elementos

Todo el contenido alojado en Google Drive. Este filtro no incluye los elementos que has enviado a la Papelera. Haz clic en Más para ver este filtro en la barra de navegación de la izquierda.

Papelera

Todo el contenido que hayas movido a la Papelera. Haz clic en Más para ver este filtro en la barra de navegación de la izquierda. Haz clic en Más para ver este filtro en la barra de navegación de la izquierda. Solo puedes eliminar los elementos que sean de tu propiedad. Para eliminar los elementos que no sean de tu propiedad, selecciona Mover a la papelera en el menú Más.



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Información de Google Drive para Mac y Windows

Google Drive para escritorio es una aplicación que instala una carpeta en el equipo igual que tus otras carpetas, pero con una gran diferencia: se sincroniza automáticamente con Google Drive de forma online. Igual que las demás carpetas de tu equipo Google Drive para escritorio se comporta de la misma manera que las carpetas de tu equipo. De esta forma, puedes hacer muchas de las acciones habituales que llevas a cabo con las carpetas almacenadas en el equipo:

Arrastrar y soltar,

Cambiar nombre,

Eliminar,

Reorganizar,

Guardar,

Mover a la papelera.

La mayoría de los archivos y carpetas de Google Drive para escritorio están disponibles incluso si no tienes conexión a Internet.

Características adicionales

Google Drive para escritorio se diferencia en que los cambios que realices de forma local en esa carpeta especial se reflejan en Mi unidad (parte de Google Drive online). Eso significa que todo lo que compartas, muevas, modifiques o envíes a la Papelera se reflejará en Mi unidad la próxima vez que el equipo se sincronice.

Sigue paso a paso las instrucciones para la instalación en Windows y en Mac.

Puedes instalar Google Drive en equipos Mac o en equipos con Windows cuando recibas

la invitación por correo electrónico.

Windows

1. Ve a http://drive.google.com 2. Haz clic en el botón Descargar Google Drive para Windows. 3. Abre googledrivesync.exe para instalar e iniciar automáticamente Google Drive

en Windows. Puede que recibas una advertencia que indique que Google Drive es una aplicación descargada de Internet. Haz clic en el botón Abrir.

4. Introduce el nombre de usuario de tu cuenta de Google y la contraseña en la ventana que aparece. Esa será la cuenta que se asocie a Google Drive en Windows.

5. Selecciona una ubicación en la unidad de disco duro para la carpeta de Google Drive para escritorio durante la configuración.

6. Sigue todos los pasos de la instalación.

Inicia Google Drive para escritorio desde el menú de inicio de Windows.



11

Mac

1. Ve a http://drive.google.com 2. Haz clic en el botón Descargar Google Drive para Mac. 3. Abre installgoogledrive.dmg. 4. Abre el archivo de instalación y arrastra el icono de Google Drive a la

carpetaAplicaciones. 5. Abre Google Drive desde la carpeta "Aplicaciones". Puede que recibas una

advertencia que indique que Google Drive es una aplicación descargada de Internet. Haz clic en el botón Abrir.

6. Introduce el nombre de usuario de tu cuenta de Google y la contraseña en la ventana que aparece. Esa será la cuenta que se asocie a Google Drive en el Mac.

7. Selecciona una ubicación en la unidad de disco duro para la carpeta de Google Drive para escritorio durante la configuración.

8. Sigue todos los pasos de la instalación. Inicia Google Drive para escritorio desde la barra de herramientas del Mac.

Requisitos del sistema y configuración

Escritorio

Para Windows Windows Vista Windows XP Windows 7 Para Mac Lion (10.7) Snow Leopard (10.6)

Móviles y tablets Para teléfonos y tablets Android Eclair y versiones superiores (Android 2.1 y versiones superiores) Para iPhone y para iPad iOS 5.0 y versiones superiores



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Cambio de la configuración de idioma

Si la interfaz de los documentos, las hojas de cálculo o las presentaciones de Google

Docs se muestra en un idioma que no entiendes o no quieres utilizar, lleva a cabo estos

pasos para cambiar el idioma:

1. En tu unidad, haz clic en el icono de rueda dentada de la esquina superior derecha

y selecciona Configuración.

2. En la página "Configuración", haz clic en el menú desplegable que se encuentra

junto aIdioma.

3. Selecciona el idioma que quieras utilizar.

4. Haz clic en Guardar.

5. Para volver al documento, haz clic en el enlace Volver a Google Drive.

Estos son los idiomas que puedes seleccionar en Google Docs: alemán, árabe, bengalí, búlgaro, catalán, canarés, checo, chino (simplificado), chino (tradicional), coreano, croata, danés, eslovaco, esloveno, español, filipino, finlandés, francés, griego, gujarati, hebreo, hindi, holandés, húngaro, indonesio, inglés (EE.UU.), inglés (Reino Unido), italiano, japonés, letón, lituano, malayalam, marathi, noruego, oriya, polaco, portugués (Brasil), portugués (Portugal), rumano, ruso, serbio, sueco, tamil, tailandés, telugu, turco, ucraniano y vietnamita. Nota: puede que tengas que habilitar las cookies para asegurarte de que el idioma seleccionado no cambie. Si quieres activar las cookies, sigue las instrucciones específicas para cada navegador: En Internet Explorer:

1. Accede a Herramientas > Opciones de Internet. 2. Haz clic en la pestaña Privacidad en la ventana Opciones de Internet. 3. Haz clic en el botón Opciones avanzadas. 4. Marca la casilla de verificación que se encuentra junto a "Invalidar la

administración automática de cookies". 5. Selecciona las cookies que quieres aceptar o marca la casilla de verificación que

se encuentra junto a "Aceptar siempre las cookies de sesión". 6. Haz clic en Aceptar. 7. Vuelve a hacer clic en Aceptar para cerrar la ventana "Opciones de Internet".

En Mozilla Firefox: 1. Accede a Herramientas > Opciones. 2. Haz clic en Privacidad en la parte superior de la ventana de opciones. 3. En la sección "Cookies", comprueba que la casilla de verificación "Aceptar cookies de las

webs" esté marcada. Si no hay una marca de verificación, debes seleccionar la casilla. 4. Haz clic en Aceptar.

En Safari:

1. Accede a Safari > Preferencias. 2. Selecciona Seguridad en la parte superior de la ventana.


13

3. Marca el botón de selección que se encuentra junto a "Siempre" o a "Solo de los sitios por los que navega". Consejo: haz clic en el signo de interrogación para obtener más información.

4. Cierra la ventana "Preferencias".

Acerca de "Mi unidad"

“Mi unidad” es la sección de Google Drive online que se sincroniza en tu ordenador.

Mi unidad es la sección de Google Drive online donde se sincronizan automáticamente

archivos, carpetas y documentos de Google Docs directamente en la carpeta de Google

Drive (si has instalado Google Drive para Mac/PC). Cada vez que actualices un archivo o

una carpeta de Google Docs en Mi unidad, los cambios se reflejarán en las versiones

locales de la carpeta de Google Drive.

Mi unidad incluye:

tus elementos de Google Docs,

los archivos que hayas sincronizado o subido,

las carpetas que hayas creado, sincronizado o subido,

cualquier archivo compartido que hayas añadido a Mi unidad desde Compartido

conmigo o Todos los elementos.

Cómo sincronizar archivos y carpetas

Cuando hayas instalado Google Drive para tu Mac o PC (o la aplicación móvil), el dispositivo podrá sincronizarse con Google Drive en la Web. Los dispositivos con Google Drive solo se sincronizan con Mi unidad, la sección de Google Drive en la Web que contiene los archivos y las carpetas que has subido, así como los documentos, las hojas de cálculo y las presentaciones de Google Docs de tu propiedad. Cuando todos los elementos se hayan sincronizado entre tu dispositivo y Mi unidad (espera unos minutos si tienes muchas cosas), podrás acceder a los archivos y utilizarlos desde todos tus dispositivos.

Cómo funciona la sincronización

La sincronización está integrada, por lo que solo es necesario conectarse a Internet. Si sientes curiosidad por ver la sincronización en acción y saber si los archivos y las carpetas de Mi unidad se están sincronizando correctamente en todos los dispositivos, realiza esta pequeña prueba: haz un cambio en Mi unidad en la Web y luego comprueba si se refleja en otros dispositivos en los que hayas instalado Google Drive. La modificación debería reflejarse en todos los dispositivos con Google Drive.


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Cómo organizar los archivos en carpetas

Con las carpetas puedes organizar fácilmente todos los archivos y los documentos de Google Docs en Google Drive. Las carpetas también se pueden organizar de forma jerárquica, como las carpetas del equipo. Además, se pueden compartir. Si has decidido sincronizar una determinada carpeta con la carpeta de Google Drive, los cambios que realices en una carpeta online se reflejarán en el ordenador y viceversa. Si eliminas un archivo de una carpeta compartida, los colaboradores con acceso a esta ya no podrán ver el elemento en Google Drive.

Cómo crear una carpeta en Google Drive

Para crear una carpeta en Google Drive en la Web, sigue estos pasos: 1. Haz clic en el botón rojo Crear situado en la parte superior izquierda de Google

Drive. 2. En el menú desplegable, selecciona Carpeta. 3. Escribe un nombre para la carpeta. 4. Haz clic en Aceptar. Se creará la carpeta en Mi unidad.

Si has decidido sincronizar todos los elementos de Mi unidad, la carpeta se sincroniza con la carpeta de Google Drive para escritorio. También se muestra en la vista Todos los elementos de Google Drive en la Web. Para mover una carpeta dentro de otra, sigue los pasos que se indican a continuación:

1. Haz clic con el botón derecho del ratón y selecciona Organizar. 2. Selecciona la carpeta o las carpetas en las que quieras colocar la carpeta. 3. Haz clic en Aplicar cambios.

Cómo añadir archivos a una carpeta

Para añadir archivos a una carpeta, sigue los pasos que se describen a continuación: Selecciona el elemento o los elementos en Google Drive marcando la casilla que aparece junto al título.

1. Haz clic en el icono de carpeta situado encima de la lista de elementos. 2. Selecciona la carpeta donde quieras almacenar los elementos. También puedes

desmarcar la carpeta de la que quieras eliminar un elemento. 3. Haz clic en Aplicar cambios.


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Descripción general de la configuración de uso compartido

Comparte tus archivos y carpetas con quien quieras; tú tienes todo el control.

Con Google Drive, tú decides con quién compartir archivos, carpetas y documentos de

Google Docs y el nivel de acceso de estas personas.

Colabora en tiempo real con compañeros de trabajo o de clase y con amigos.

Olvídate de enviar archivos adjuntos por correo electrónico. Empieza a compartir.

Controla quién puede consultar y modificar tus archivos mediante las opciones de

visibilidad y los niveles de acceso.

Comparte fácilmente tu trabajo con un montón de personas.

Configuración de uso compartido

La configuración de uso compartido es el centro de control para un archivo, carpeta o

documento de Google Docs en

particular.

Puedes elegir una opción de

visibilidad para cualquier elemento de

Google Drive que quieras compartir y

un nivel de acceso para cada persona

o grupo de usuarios con los que hayas

compartido algo.

Además de seleccionar la opción de

visibilidad y el nivel de acceso, puedes

hacer lo siguiente:

utilizar el enlace de un archivo, una carpeta o un documento de Google Docs para compartirlo,

ver quién tiene acceso, añadir colaboradores (editores,

comentaristas o lectores) por nombre o lista de distribución, eliminar colaboradores o cambiar el nivel de acceso de un usuario, transferir la propiedad del documento a otro usuario.

Opciones de visibilidad

Las opciones de visibilidad te permiten controlar el acceso de los usuarios a los archivos, las carpetas y los documentos de Google Docs. Todo lo que crees, sincronices o subas en Google Drive empieza siendo privado.


16

Privado: Cualquier usuario que reciba el enlace Público en la Web: Opciones de visibilidad para clientes de Google Apps

Niveles de acceso

En Google Drive existen varios niveles de acceso al compartir archivos, carpetas y documentos de Google Docs. Si creas, sincronizas o subes un archivo, significa que eres su propietario (a menos que hayas transferido la propiedad). Existen tres niveles de acceso para los colaboradores: Puede ver, Puede comentar (solo para documentos y presentaciones de Google) y Puede editar.

Propietarios

Editores

Lectores

Comentaristas (solo en documentos y presentaciones de Google Docs)

Instrucciones detalladas para compartir elementos desde Google Drive con otra persona

En Google Drive, puedes compartir uno o varios archivos con otros usuarios enviándoles un enlace a tu archivo o compartiendo el archivo con una dirección de correo electrónico determinada o con una lista de distribución.

Cómo compartir archivos con una dirección de correo electrónico o con una lista de distribución

1. Accede a drive.google.com. 2. Marca la casilla del archivo o carpeta que quieras compartir.

3. Haz clic en el icono para compartir . O 4. Haz clic en el menú Más y selecciona "Compartir...". 5. Selecciona una opción de visibilidad: "Privado", "Cualquier usuario que reciba el

enlace" o "Público en la Web".




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1. Introduce las direcciones de correo electrónico de las personas con las que quieras compartir el elemento en el cuadro de texto debajo de "Añadir a personas". Puedes añadir una sola persona, una lista de distribución o bien elegir a personas de tus contactos.

2. Selecciona el nivel de acceso en el menú desplegable que hay junto a cada colaborador: "Puede ver", "Puede comentar" (solo para documentos y presentaciones de Google Docs) o "Puede editar".

1. Haz clic en Compartir y guardar.

¿Quieres compartir algo con una lista de distribución? No olvides enviar

notificaciones a los usuarios por correo electrónico. Tus compañeros de la lista tendrán

que hacer clic en el enlace de la notificación para que el elemento compartido se muestre

en su lista de documentos.

Cómo enviar un enlace a un archivo compartido

Si has configurado un archivo o una carpeta con la opción "Cualquier usuario que reciba el enlace" o "Público", puedes enviar el enlace a otra persona para que pueda acceder.

1. Accede a drive.google.com. 2. Marca la casilla del archivo o carpeta que quieras compartir.

3. Haz clic en el icono para compartir . O

4. Haz clic en el menú Más y selecciona "Compartir...". 5. Copia el enlace en la parte superior de la configuración para compartir.



18

6. Envía el enlace a otra persona o lista de distribución a través del correo electrónico o del chat.

Consejos para compartir en Google Drive

Notifica a las personas cuando compartas algo con ellas Cuando compartas algo con una persona, esta recibirá una notificación por correo electrónico que le indicará que podrá acceder al elemento compartido la próxima vez que inicie sesión en Google Drive. ¿Prefieres no enviar notificaciones? En ese caso, desmarca la casilla "Notificar a las personas por correo electrónico". Añade muchos colaboradores rápidamente compartiendo elementos con un grupo de Google En lugar de introducir las direcciones de correo electrónico de los colaboradores una por una, añade un grupo de Google. Cada miembro del grupo podrá acceder al elemento compartido, incluidas las personas que se incorporen al grupo después de que lo hayas compartido. Esta opción no admite listas de distribución que no sean grupos de Google. Comparte muchos archivos y documentos de Google Docs al mismo tiempo Si quieres compartir varios elementos con tus colaboradores, muévelos a una carpeta ycompártela con ellos. Dado que compartes la carpeta, esta se convierte en la puerta de acceso. Pueden acceder a cualquier elemento que guardes en ella y, si eliminas algún elemento, perderán dicho acceso.



19

Colaboración en tiempo real

Cómo varias personas pueden modificar documentos de Google al mismo tiempo desde

distintos equipos

Google Drive y Google Docs permiten que varias

personas ubicadas en distintos puntos geográficos

puedan colaborar de forma simultánea en un mismo

archivo desde cualquier equipo que disponga de acceso

a Internet. Cuando un usuario vea o modifique algún elemento al mismo tiempo que tú,

verás una imagen en mosaico de color junto a su nombre en la parte superior derecha de

la pantalla.

Chat: Todo tipo de elementos, incluidos documentos de Google Docs

Colaboración en tiempo real, carácter por carácter

Documentos de Google Docs

Hojas de cálculo de Google Docs

Presentaciones de Google Docs

Dibujos de Google Docs

Ejemplo real Supongamos que Alicia y Marta trabajan en un proyecto y tienen que redactar un documento, realizar el seguimiento de las tareas en una hoja de cálculo y crear una presentación para poderlo compartir con los otros miembros del equipo. Alicia vive en Granada y Marta en Barcelona. Cuando una de ellas modifica el documento, la hoja de cálculo o la presentación, la otra puede ver los cambios en tiempo real y responder al instante. Ambas trabajan en los mismos documentos, por lo que no tienen que enviárselos para comparar y unificar archivos.


20

Cómo sincronizar archivos compartidos contigo

Sincroniza algo que un colaborador ha compartido contigo con la carpeta de Google Drive

en tu ordenador.

Todos los archivos de tu propiedad están en Mi unidad y se sincronizan automáticamente con tu ordenador. También puedes sincronizar con tu ordenador archivos que han compartido contigo si los mueves a Mi unidad.

1. Asegúrate de haber instalado Google Drive para tu Mac/PC. 2. Ve a la vista Compartido conmigo de Google Drive en la Web. 3. Arrastra los archivos de Compartido conmigo a Mi unidad.

Los archivos se sincronizarán automáticamente con la carpeta de Google Drive de tu ordenador. También puedes añadir un elemento o eliminar un archivo de Mi unidad a través de los pasos que te indicamos a continuación:

1. Selecciona la casilla situada al lado del título para seleccionar los elementos deCompartido conmigo.

2. Haz clic en el icono de carpeta situado encima de la lista de elementos.

3. Selecciona la casilla situada al lado de Mi unidad. 4. Haz clic en Aplicar cambios. 5. Los archivos se sincronizarán automáticamente con la carpeta de Google Drive de

tu ordenador.




21

Cómo suprimir el acceso de un colaborador

Instrucciones detalladas para cambiar el nivel de acceso de un colaborador a un archivo o

a una carpeta.

Las opciones de visibilidad y los niveles de acceso en Google Drive te dan el control total de cualquier archivo, carpeta o documento de Google Docs del que seas propietario. Por lo tanto, puedes eliminar colaboradores, evitar que un editor conceda el acceso a otras personas y hacer privado cualquier elemento que sea visible para cualquier persona que reciba el enlace o acceda a la Web.

Eliminar colaboradores.

1. Accede a drive.google.com. 2. Marca la casilla correspondiente al archivo o a la carpeta que quieras compartir.

3. Haz clic en el icono de compartir . Procedimiento alternativo: Haz clic en el menú Más y selecciona "Compartir...". Haz clic en la X junto a los colaboradores que quieras suprimir.


Cómo evitar que los colaboradores concedan el acceso a otras personas

Como ya habrás leído en la información sobre uso compartido, cualquier usuario al que se le asigne la opción "Puede editar" en alguno de tus archivos, carpetas o documentos de Google Docs puede conceder acceso a otras personas y definir sus niveles de acceso. Si quieres evitar que los colaboradores permitan que otras personas accedan, sigue los pasos que se indican a continuación:

1. Accede a drive.google.com.

2. Marca la casilla correspondiente al archivo o a la carpeta que quieras compartir.

3. Haz clic en el icono de compartir .

Procedimiento alternativo:

Haz clic en el menú Más y selecciona "Compartir...".

4. Busca el enlace "Los editores pueden añadir a personas y cambiar los permisos."

al final de la pantalla de configuración para compartir y haz clic en el enlace

"Cambiar".

5. Selecciona "Solo el propietario puede cambiar los permisos".

Si algún elemento de Google Drive está configurado con la opción "Solo el propietario puede cambiar los permisos" y este se añade a una colección compartida, no se transferirá ningún cambio realizado en la configuración para compartir.




22

Cómo hacer privado un elemento

Puedes controlar quién accede a tus archivos volviendo a cambiar la opción de visibilidad

a "Privado". Por ejemplo, si cambias esta opción de "Cualquier usuario que reciba el

enlace" a "Privado", el acceso quedará restringido solo para aquellas personas a las que

les estaba permitido ver, comentar o editar.

Sigue los pasos que se indican a continuación para cambiar la configuración de visibilidad

y suprimir el acceso a los colaboradores:

1. Accede a drive.google.com.

2. Marca la casilla correspondiente al archivo o a la carpeta que quieras compartir.

3. Haz clic en el icono de compartir .

Procedimiento alternativo:

Haz clic en el menú Más y selecciona "Compartir...".

4. Haz clic en el enlace "Cambiar", junto a la opción de visibilidad actual, encima de

la lista de editores y de lectores.

5. Selecciona "Privado".

6. Haz clic en Guardar.




23

Cómo hacer búsquedas en Google Drive

Utiliza el cuadro de búsqueda situado en la parte superior de Google Drive para encontrar

archivos, carpetas y documentos de Google Docs.

Cómo hacer una búsqueda básica

Introduce una palabra o una frase en el cuadro de búsqueda de Google Drive para

encontrar un archivo, carpeta o documento de Google Docs concreto.

Técnicas para buscar más rápidamente

Acotar la búsqueda o introducir operadores de búsqueda puede ayudarte a encontrar de

forma más eficiente archivos, carpetas y documentos de Google Docs. De esta manera,

ahorras tiempo buscando y puedes dedicarte a modificar contenido.

Cómo acotar los resultados de búsqueda

1. Ve al cuadro de búsqueda y haz clic en el icono de menú desplegable. 2. Selecciona un criterio para acotar la búsqueda. Tipo: "Documentos de texto", "Imágenes", "Archivos PDF", etc. Visibilidad: "Privado", "Visible para cualquier usuario del dominio", "Público", etc. Propiedad: si el archivo es tuyo o de otra persona. 3. Introduce una palabra o una frase y pulsa la tecla Intro o bien haz clic en el botón de

búsqueda.

Cómo incluir operadores de búsqueda


24

Combina la frase de búsqueda con los operadores de búsqueda predefinidos.

1. Introduce el operador de búsqueda que quieras (en la tabla siguiente se incluyen

los más corrientes).

2. Introduce directamente una frase de búsqueda después del operador y pulsa la

teclaIntro o bien haz clic en el botón de búsqueda.

Operador Definición Ejemplo

" " comillas Sirve para buscar documentos que contengan la frase introducida exacta.

"buscar coincidencias exactas de esta frase"

OR Sirve para buscar documentos que contengan al menos uno de los términos introducidos.

jamón OR queso

- guión

Sirve para buscar documentos que no contengan una determinada palabra. Así que, si quieres localizar documentos que contengan el término "salsa", pero no el término "baile", utiliza...

salsa -baile

from: Sirve para buscar documentos que haya compartido contigo un usuario determinado.

from:[email protected]

to: Sirve para buscar documentos que hayas compartido con un usuario en concreto.

to:[email protected]

is:starred Sirve para buscar documentos que hayas destacado.

is:starred

is:hidden o is:archived

Sirve para buscar los elementos que hayas ocultado en la lista de documentos principal al desmarcar la opción Mostrar en la página principal.

is:hidden

type:

Realiza una búsqueda según el tipo de documento: Se puede buscar en documentos, hojas de cálculo, presentaciones, dibujos, imágenes, vídeos, archivos PDF y documentos de texto.

type:spreadsheet

before:AAAA-MM-DD after:AAAA-MM-DD

Sirve para buscar elementos que se hayan modificado antes o después de un día concreto.

before:2010-12-01

owner:

Sirve para realizar una búsqueda por propietario. La búsqueda por propietario funciona mejor si se utiliza "owner:dirección de correo".

owner:[email protected]

title: Sirve para realizar una búsqueda por el título del elemento.

title:"Conferencia 2010"


25

Cómo ordenar archivos en Google Drive

Ordena Google Drive para realizar un seguimiento de archivos, carpetas y documentos de

Google Docs importantes.

A medida que vayas creando y sincronizando archivos, será más difícil hacer un

seguimiento de los elementos alojados en Google Drive. Por esta razón, Google Drive

ofrece varias maneras de ordenar dichos elementos.

En el menú Ordenar situado en la parte superior derecha de Google Drive, junto al menú

de rueda dentada, se encuentran las siguientes opciones:

Última modificación mía Esta opción ordena los elementos en función de la

última vez que los modificaste. Es similar al filtro Modificado recientemente en la

navegación de la izquierda.

Última modificación Esta opción ordena elementos según la fecha en la que un

colaborador los ha modificado por última vez y es especialmente útil para realizar

el seguimiento de los elementos que los colaboradores han editado o modificado

recientemente.

Últimos abiertos por mí Esta opción ordena elementos según el orden en el que

hayas abierto un elemento o un documento por última vez, lo que es útil cuando

cierras accidentalmente una pestaña en el navegador o cuando no has añadido un

elemento a marcadores.

Título Esta opción ordena los elementos en Google Drive por orden alfabético

según el título.

Espacio utilizado Si te estás acercando al límite de almacenamiento, puedes

ordenar Google Drive según el almacenamiento utilizado para ver qué archivos

ocupan más espacio. Esta vista funciona igual que el filtro Los que más

ocupan en la navegación de la izquierda. Para liberar espacio, puedes eliminar

archivos o versiones concretas de archivos enviándolos a la Papelera.

Solo ocupan espacio los archivos sincronizados o subidos. Los archivos que se

compartan contigo y los creados en Google Docs como, por ejemplo, un

documento o una hoja de cálculo de Google, no ocupan ningún espacio de

almacenamiento. Los elementos que no cuentan para el almacenamiento se

mostrarán como "---" en Google Drive.


26

Límites de tamaño de los documentos, las hojas de cálculo y las presentaciones de Google Docs

Los documentos, las hojas de cálculo y las presentaciones que crees tienen algunos

límites, al igual que los archivos que subas.

Documentos: 1.024.000 caracteres, independientemente del número de páginas o el

tamaño de fuente. Los archivos de documento subidos que se conviertan al formato de

Google Docs no pueden ocupar más de 2 MB.

Hojas de cálculo: 400.000 celdas, con un máximo de 256 columnas por hoja. Las hojas

de cálculo subidas que se conviertan al formato de Google Docs no pueden ocupar más

de 20 MB y deben tener menos de 400.000 celdas y de 256 columnas por hoja.

Más información acerca de los límites de tamaño de las hojas de cálculo

Presentaciones: las presentaciones creadas en Google Docs pueden tener hasta 50 MB,

lo que equivale a unas 200 diapositivas. Los archivos de presentación subidos y

convertidos al formato de presentaciones de Google Docs también pueden tener hasta 50

MB.

Dibujos: hasta ahora, ningún usuario ha creado un dibujo que fuera demasiado grande

(pero no te lo tomes como un desafío).

Otros archivos: Los archivos que subas pero no conviertas al formato de documentos,

hojas de cálculo o presentaciones de Google Docs pueden ocupar hasta 10 GB cada uno.

Este límite para los archivos que subas es superior al almacenamiento gratuito que se

proporciona a cada usuario de Google Drive. Cada usuario recibe una cuota gratuita de

almacenamiento de 5 GB para sus archivos y puede comprar espacio adicional de Google

Docspara subir archivos de mayor tamaño.




27

Límites del uso compartido

Cantidad de usuarios con los que es posible compartir un archivo o una carpeta

Existen límites en el número de personas con las que puedes compartir documentos,

archivos y carpetas de Google Docs, y en el número de personas que pueden colaborar

de forma simultánea.

Un mismo documento, archivo o carpeta de Google Docs solo se puede compartir

con200 usuarios, incluidos los que pueden leer, comentar y editar (este límite no

se aplica a los elementos públicos).

Solo 50 personas pueden editar y ver un documento, una hoja de cálculo, una

presentación o un dibujo al mismo tiempo. Otros lectores adicionales podrán

obtener una vista previa del elemento, pero no podrán editarlo ni estarán visibles

para otros usuarios que estén trabajando con dicho elemento.

Hasta 10 personas pueden editar y ver una presentación o un documento a la

vez en la versión anterior de documentos de Google Docs.

Si tus necesidades superan este límite, considera las siguientes opciones:

Cuando sea posible, elige la opción de visibilidad "Público".

Comparte el documento o el archivo con la lista de distribución en lugar de

compartirlo con cada persona.

guía google drive

Documents