guía financiera de apoyo para la gestión de los fse

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SECRETARIA DE EDUCACIÓN DEL DISTRITO CAPITAL SUBSECRETARIA DE GESTION INSTITUCIONAL

DIRECCIÓN FINANCIERA OFICINA DE PRESUPUESTO 2352

VIGENCIA 2013

SECRETARIO D DUCAPtaÑ DISTRITAL OSCAR GIJSTAV SÁNCHEZ JARAMILLO

• #412/12,1_440-L*Q SUBSECRET DE e TI IN•TITUCIONAL

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SUBSECF6ARI • DE ACCESO Y PERMANENCIA JOSE ALFREDO SOTO TORRES

DIRECTORA FINANCIERA MARIA CECILIA GAITAN ROZO

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GUIA FINANCIERA DE APOYO PARA LA GESTION DE LOS FONDOS DE SERVICIOS EDUCATIVOS –FSE-

Av. Eldorado No. 66 – 63 PBX: 324 10 00 Fax: 315 34 48 www.sedbogota.edu.co Información: Línea 195

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Agradecimiento especial por apoyo y colaboración – Vigencia 2013: María Cecilia Gaitán Rozo Directora Financiera Carolina Murillo Cortés Profesional Especializado Yolanda Cuellar González Profesional Especializado Myriam Barrios Garzón Especialista en Revisoría Fiscal y Contraloría Fabio Ernesto Gonzalez Sánchez Economista Jaime Eladio Campo Correa Contador publico Faustino Rivera Peña Contador publico Luz Ángela Velásquez Colmenares Contador publico María Isabel Rodriguez Beltrán Contador publico Mauricio Ernesto Olarte Rujano Ingeniero civil Jeniffer Jerez Tarazona Administradora Pública Yinneth Torres Montaña Administradora Pública Denis Antonio Ardila Sepúlveda Administrador Público Javier Eduardo Serna Pineda Administrador Público



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__________________________________INTRODUCCIÓN

La presente GUIA se actualiza conforme a la normatividad vigente y presenta a los responsables de la administración de los recursos del FSE en los colegios oficiales, los diferentes pasos que a nivel presupuestal se deben tener en cuenta en la celebración de actos con recursos públicos y así alcanzar una gestión de calidad. Es importante entonces que los responsables de estos recursos, conozcan los principios y fundamentos para la programación, ejecución y control de los recursos públicos de forma democrática, participativa y con la efectiva aplicación de los principios rectores de la función administrativa1 Se desarrollan los conceptos básicos desde el punto de vista conceptual y legal, los conocimientos que se requieren para la creación y funcionamiento de los Fondos de Servicios Educativos – FSE, la mecánica para el cumplimiento de los procesos del recaudo de los ingresos y la ejecución del gasto. Desde el enfoque integral de la administración, se espera que la gerencia de la educación se base en un proceso de planeación y de presupuestación participativa, que en los colegios se refleja en el Proyecto Educativo Institucional – PEI el cual se refuerza en los proyectos de inversión. La estructura de la GUIA comprende dos capítulos con temas específicos que en un lenguaje sencillo y práctico, entrega los conceptos y fuentes legales de cada uno de ellos. CAPÍTULO I Creación y formas de administración de los Fondos de Servicios Educativos, su estructura orgánica, funciones, procesos presupuestales y marco legal. CAPÍTULO II En esta parte se presentan los aspectos generales sobre los principios presupuestales, estructura del presupuesto y el proceso presupuestal, incluyendo la programación, presentación y ejecución del presupuesto, así como algunas orientaciones para el manejo del flujo de caja y del cierre presupuestal al terminar la vigencia fiscal. Sistema presupuestal - FSE, se desarrolla en tres etapas: programación, ejecución y cierre presupuestal. La programación incluye pautas para la elaboración, planeación y programación del presupuesto de ingresos y gastos hasta su aprobación, la elaboración de un flujo de caja y el plan de compras, los procesos de ejecución incluye las modificaciones presupuestales y del cierre hacen parte las cuentas por pagar, reservas presupuestales y excedentes financieros. Igualmente, se

1 Artículo 209 de la Constitución Política de Colombia “La función administrativa está al servicio de los intereses generales y se

desarrolla con fundamento en los principios de la igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la descentralización, la delegación y la desconcentración de funciones.

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revisaran temas como la caja menor, las medidas de seguridad y la cancelación de un FSE existente. Es importante dar a conocer que la Secretaria de Educación del Distrito, impulsa con la comunidad educativa el ejercicio de construcción colectiva de los Presupuestos con los recursos de los Fondos de Servicios Educativos en los Colegios Oficiales del Distrito, como una expresión de gestión pública que materializa el principio de la participación efectiva y hace realidad los propósitos democráticos de la política de Bogotá Humana, que la actual administración promueve para el sector. El propósito, no sólo es hacer una descripción normativa o procedimental sobre la ejecución de los recursos de los FSE, sino también impulsar la aplicación de las más importantes estrategias que se desarrollan para garantizar la transparencia, equidad, eficiencia, legitimidad y la publicidad de la gestión financiera de los colegios, como es el caso del programa de Presupuestos con Participación en los Colegios Oficiales de Bogotá.



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Contenido Páginas

CAPÍTULO I. CREACIÓN Y ADMINISTRACIÓN DE LOS FSE…………………… 11

1. CREACIÓN DE UN FSE ………………………………………………. 11

2. ADMINISTACIÓN DE LOS FSE………………………………………… 13

2.1. Esquema General de Organización 2.2. Consejo Directivo 2.3. Rector 2.4. Auxiliar Administrativo con Funciones Financieras (Pagador) 2.5. Auxiliar Administrativo con Funciones de Almacenista 2.6. Contador

3. PROCESOS PRESUPUESTALES QUE LLEVAN A CABO LOS

FONDOS DE SERVICIOS EDUCATIVOS……………………………. 20

4. MARCO LEGAL………………………………………………………….. 21

CAPÍTULO II. SISTEMA PRESUPUESTAL – FSE………………………………….. 22

1. PRINCIPIOS PRESUPUESTALES…….……………………………… 22

2. ESTRUCTURA DEL PRESUPUESTO………………………………… 24

3. PROGRAMACIÓN PRESUPUESTAL…………………………………. 37

3.1. Etapas de la Programación Presupuestal 3.2. Preparación del Proyecto de Presupuesto 3.3. Factores a tener en cuenta para la preparación y elaboración del

proyecto de presupuesto 3.4. Plan de Compras como instrumento de programación presupuestal 3.5. Flujo de Caja como instrumento de programación y ejecución presupuestal

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4. EJECUCIÓN PRESUPUESTAL………………………………………… 47 4.1 . Ejecución Activa. 4.2. Ejecución Pasiva

4.2.1. Modificaciones Presupuestales 4.2.2. Certificado de Disponibilidad Presupuestal (CDP) 4.2.3. Registro Presupuestal (RP) 4.2.4. Orden de Pago (OP) 4.2.5. Comprobante de Egreso 4.2.6. Factura 4.2.7. Documento Equivalente

5. CIERRE PRESUPUESTAL……………………………………………… 59

5.1. Cuentas por Pagar 5.2. Reservas Presupuestales 5.3. Excedentes Financieros 5.4. Estado de Tesorería

6. HECHOS CUMPLIDOS …………………………………………………. 63

7. PAGO DE SENTENCIAS JUDICIALES, CONCILIACIONES Y LAUDOS

ARBRITRALES…………………………………………………………… 64

8. CAJA MENOR……………………………………………………………… 64

9. PÓLIZAS DE MANEJO…………………………………………………… 70

10. GENERALIDADES A TENER EN CUENTA…………………………… 71

11. UNIFICACIÓN DE FSE……………………………………………………. 71



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ANEXOS

CAPÌTULO I Anexo N° 1 Modelo de Reglamento Interno del Consejo Directivo……………….. 77 Anexo N° 2 Marco Legal……………………………………………………………….. 83 CAPÌTULO II Anexo N° 3 Formato de identificación y seguimiento de los gastos de inversión… 87 Anexo N° 4 Modelo de Acuerdo de Adición Presupuestal………………………….. 93 Anexo N° 5 Modelo de Acuerdo de Traslado Presupuestal………………………… 95 Anexo N° 6 Modelo de Solicitud de Certificado de Disponibilidad Presupuestal… 97 Anexo N° 7 Comprobante de Egreso…………………………………………………. 98 Anexo Nº 8 Modelo de Acta de constitución de Cuentas por Pagar y Reservas

Presupuestales……………………………………………………………. 99 Anexo Nº 9 Acta de Fenecimiento……………………………………………………. 101 Anexo N° 10 Acta de Reporte de Excedentes Financieros…………………………. 102 Anexo N° 11 Plan de Compras…………………………………………………………. 104 Anexo N° 12 Estado de Tesorería……………………………………………………… 105 Anexo Nº 13 Hechos Cumplidos……………………………………………………….. 106 Anexo Nº 14 Modelo Resolución de apertura y/o constitución de la Caja Menor… 111

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FONDOS DE SERVICIOS EDUCATIVOS - F.S.E

Son cuentas contables creadas por la ley como un mecanismo de gestión presupuestal y de ejecución de los recursos de los

establecimientos educativos estatales para la adecuada administración de sus ingresos y para atender sus gastos de

funcionamiento e inversión distintos a los de personal.



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CAPÍTULO I. CREACIÓN Y ADMINISTRACIÓN DE LOS FSE

1. CREACIÓN DE UN FSE. Para que un colegio (nuevo) pueda poner en marcha un Fondo de Servicios Educativos - FSE, es necesario que previamente cuente con la autorización de la SED, tenga unas características mínimas de organización, disponibilidad de recursos para contratar los servicios del contador y presuponer el nombramiento de un auxiliar administrativo con funciones financieras (pagador) nombrado por la SED, que permita la operación del Fondo con criterios de eficacia y eficiencia. Para crear y organizar FSE se procede de la siguiente forma:

a) Resolución de creación y funcionamiento del colegio – IED, expedida por la SED

b) Disponer de los recursos suficientes para contratar los servicios profesionales del Contador. c) Conformar la Asociación o Consejo de Padres de Familia

d) Conformar el Consejo Directivo

e) Tener asignado por parte de la SED, el auxiliar administrativo con funciones financieras

quien hará las veces de pagador y/o tesorero.

f) Tomar la decisión sobre la alternativa de organización del FSE por parte del Consejo Directivo del Colegio. Esta decisión debe quedar consignada mediante ACUERDO firmado

por el Consejo Directivo.

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g) Obtener el RUT (Registro Único Tributario) previa solicitud del NIT (Número de Identificación Tributaria) a nombre del “Fondo de Servicios Educativos IED....” mediante su tramitación ante la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, DIAN, para lo cual se debe presentar el acto administrativo de funcionamiento del colegio.

h) La entidad bancaria a través de la cual se manejaran los recursos del Fondo de Servicios

Educativos - FSE debe estar sujeta a la inspección y vigilancia de la Superintendencia Financiera y registrada en el ranking financiero de la SHD.

i) La cuenta bancaria debe tener firma conjunta del Ordenador del Gasto y el Auxiliar

Administrativo con funciones Financieras (Pagador) y para abrirla deben presentar la Resolución expedida por la SED, mediante la cual acredita al Director o Rector como Ordenador del Gasto y al Auxiliar Administrativo con funciones financieras. Debe presentarse además la Resolución de creación y funcionamiento del nuevo colegio, expedida por la SED.

j) Cuando se crea el FSE, deben elaborar el PROYECTO PRESUPUESTAL, soportados en el Memorando de lineamientos presupuestales, en las necesidades del colegio y su PEI.

k) Según el presupuesto aprobado por el Consejo Directivo mediante Acuerdo y desagregado a

nivel de grupos e ítems de ingresos y el de gastos por rubros de funcionamiento y la inversión por proyectos, constituir póliza de manejo que ampare al Rector o Director, al Auxiliar Administrativo con funciones Financieras (Pagador) y al responsable de la Caja Menor (diferente al rector y al Auxiliar Administrativo con funciones financieras), siempre y cuando la SED no la haya constituido previamente.

l) Enviar a la Dirección Local de Educación (DILE) la documentación para inscribir y registrar el

FSE, con copia a la Dirección Financiera de la SED, anexando:

1. Acuerdo del Consejo Directivo aprobando la creación del FSE. 2. Fotocopia del RUT. 3. Número de identificación Tributaria (NIT). 4. Certificación Bancaria relacionando: número de cuenta de ahorros y corriente,

identificando nombre del banco, sucursal, nombres del ordenador y del Auxiliar Administrativo con funciones Financieras (pagador), dirección y teléfono del colegio.



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2. ADMINISTRACIÓN DE LOS FSE. Para el manejo y la utilización adecuada de los recursos que se administran a través de los FSE, se ha establecido previamente el siguiente esquema de los diferentes entes que lo conforman y sus funciones.

2.1. Esquema general de organización de los FSE.

La creación y puesta en marcha del FSE requiere el compromiso de todos los responsables en la gestión del colegio, a saber:

2.2. Consejo Directivo. El Consejo Directivo de los colegios oficiales estará integrado por:

El Rector, quien lo presidirá y convocará ordinariamente una vez por mes y extraordinariamente cuando lo considere conveniente;

Dos representantes del personal docente, elegidos por mayoría de los votantes en una asamblea de docentes;

Dos representantes de los padres de familia. La elección de representantes de los padres de familia es la siguiente: Dos (2) representantes de los padres de familia elegidos por el consejo de Padres. En caso de existir Asociación de Padres de Familia y cuando el número de afiliados alcance la mitad mas uno de los padres de familia de los estudiantes del establecimiento educativo, la asamblea de la asociación elegirá uno de los dos representantes de los padres ante el consejo directivo, caso en el cual el consejo de padres elegirá solamente a un padre de familia como miembro del consejo directivo. (Artículo 9 del decreto 1286 de 2005).

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Un representante de los estudiantes elegido por el Consejo de Estudiantes, entre los alumnos que se encuentren cursando el último grado de educación ofrecido por el Colegio;

Un representante de los exalumnos, citados mediante oficio por el rector pero elegido por el Consejo Directivo, de ternas presentados por las organizaciones que aglutinen la mayoría de ellos o en su defecto, por quien haya ejercido en el año inmediatamente anterior el cargo de representante de los estudiantes;

Un representante del sector productivo organizados en el ámbito local o subsidiariamente de las entidades que auspicien o patrocinen el funcionamiento del colegio. El representante será citado mediante oficio por el rector y escogido por el Consejo Directivo, de candidatos propuestos por las respectivas organizaciones;

Dentro de los primeros sesenta días calendario siguientes al de la iniciación de clases de cada periodo lectivo anual, deberá quedar integrado el Consejo Directivo y entrar en ejercicio de sus funciones. Con tal fin, el rector convocará con la debida anticipación, a los diferentes estamentos para efectuar las elecciones correspondientes. El Consejo Directivo, es quien expide el Reglamento Interno a través del cual determina su propio funcionamiento (Ver guía Anexo N° 1). Este Consejo Directivo, se reúne ordinariamente una vez al mes y extraordinariamente por convocatoria del Rector(a) y tiene como funciones, las establecidas en el artículo 23 del Decreto 1860 de 1994. Y en relación con el Fondo de Servicios Educativos, el Consejo Directivo se constituye en el ente gestor y cumple adicionalmente con las funciones contenidas en el artículo 5° del Decreto 4791 de 2008, ellas son:

a) Antes del inicio de cada vigencia fiscal, analizar, introducir ajustes y aprobar mediante

acuerdo el presupuesto de ingresos y gastos del proyecto presentado por el rector o director rural;

b) Adoptar el reglamento para el manejo de la tesorería, el cual por lo menos determinará la forma de realización de los recaudos y de los pagos, según la normatividad existente en la entidad territorial certificada, así como el seguimiento y control permanente al flujo de caja y los responsables en la autorización de los pagos;

c) Aprobar las adiciones al presupuesto vigente, así como también los traslados que afecten el mismo;

d) Verificar la existencia y presentación de los estados contables por parte del rector o director rural, elaborados de acuerdo con las normas contables vigentes expedidas por el Contador General de la Nación;

e) Determinar los actos y contratos que requieran su autorización expresa; f) Reglamentar mediante acuerdo los procedimientos, formalidades y garantías para toda

contratación que no supere los veinte (20) salarios mínimos legales mensuales vigentes (s.m.l.m.v)

g) Aprobación de la contratación de los servicios que requiera el establecimiento educativo y que faciliten su funcionamiento de conformidad con la ley;

h) Autorizar al rector o director rural para la utilización por parte de terceros de los bienes muebles o inmuebles dispuestos para el uso del establecimiento educativo, bien sea gratuita u onerosamente, previa verificación del procedimiento establecido por dicho órgano escolar de conformidad con lo dispuesto en el Decreto 1860 de 1994;



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i) Aprobar la utilización de recursos del Fondo de Servicios Educativos para la realización de eventos pedagógicos, científicos, culturales, deportivos, o la participación de los educandos en representación del establecimiento educativo y fijar la cuantía que se destine para el efecto.

j) Verificar el cumplimiento de la publicación en lugar visible y de fácil acceso del informe de ejecución de los recursos del Fondo de Servicios Educativos.

k) Administrar en coordinación con el Rector, el Fondo de Servicios Educativos, en los términos de la Ley 715 de 2001 y el Decreto 4791 de 2008 y cumplir con las demás funciones establecidas en el artículo 23 del Decreto 1860 de 1994.

2.3. Rector o Director.

El rector del colegio, que será designado por concurso, además de las funciones señaladas en otras normas, tendrá las siguientes:

Dirigir la preparación del Proyecto Educativo Institucional con la participación de los distintos actores de la comunidad educativa;

Presidir el Consejo Directivo y el Consejo Académico de la institución y coordinar los distintos órganos del Gobierno Escolar;

Representar el establecimiento ante las autoridades educativas y la comunidad escolar;

Formular planes anuales de acción y de mejoramiento de calidad, y dirigir su ejecución;

Dirigir el trabajo de los equipos docentes y establecer contactos interinstitucionales para el logro de las metas educativas;

Realizar el control sobre el cumplimiento de las funciones correspondientes al personal docente y administrativo y reportar las novedades e irregularidades del personal a la SED;

Administrar el personal asignado a la institución en lo relacionado con las novedades y los permisos;

Participar en la definición de perfiles para la selección del personal docente, y en su selección definitiva;

Distribuir las asignaciones académicas, y demás funciones de docentes, directivos docentes y administrativos a su cargo, de conformidad con las normas sobre la materia;

Realizar la evaluación anual del desempeño de los docentes, directivos docentes y administrativos a su cargo;

Imponer las sanciones disciplinarias propias del sistema de control interno disciplinario de conformidad con las normas vigentes;

Proponer ante la SED, a los docentes que serán apoyados para recibir capacitación;

Suministrar información oportuna al departamento, distrito o municipio, de acuerdo con sus requerimientos;

Responder por la calidad de la prestación del servicio en su colegio;

Rendir un informe al Consejo Directivo del colegio al menos cada seis meses;

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Administrar el Fondo de Servicios Educativos y los recursos que por incentivos se le asignen, en los términos de la Ley 715 de 2001 y el Decreto 4791 de 2008;

Publicar una vez al semestre en lugares públicos y comunicar por escrito a los padres de familia, los docentes a cargo de cada asignatura, los horarios y la carga docente de cada uno de ellos;

Las demás que le asigne el alcalde para la correcta prestación del servicio educativo; El Rector como administrador y ordenador del gasto del FSE, cumple con las funciones y responsabilidades que se plasman en el artículo 6° del Decreto 4791 de 2008, estas son:

a) Elaborar el proyecto anual de presupuesto del FSE y presentarlo para aprobación del

Consejo Directivo; b) Elaborar el Flujo de Caja Anual del Fondo estimado mes a mes, hacerle los ajustes

correspondientes y presentar los informes de ejecución por lo menos cada tres meses al Consejo Directivo;

c) Elaborar con la justificación correspondiente los proyectos de adición presupuestal y los de traslados presupuestales, para aprobación del Consejo Directivo;

d) Celebrar los contratos, suscribir los actos administrativos y ordenar los gastos, con cargo a los recursos del Fondo, de acuerdo con el Flujo de Caja y el plan operativo de la respectiva vigencia fiscal, previa disponibilidad presupuestal y de tesorería;

e) Presentar mensualmente el informe de ejecución de los recursos del Fondo de Servicios Educativos;

f) Realizar los reportes de información financiera, económica, social y ambiental, con los requisitos y en los plazos establecidos por los organismos de control y la Contaduría General de la Nación, y efectuar la rendición de cuentas con la periodicidad establecida en las normas;

g) Suscribir junto con el contador los estados contables y la información financiera requerida y entregarla en los formatos y fechas fijadas para tal fin;

h) Presentar al final de cada vigencia fiscal a las autoridades educativas de la respectiva entidad territorial certificada, el informe de ejecución presupuestal incluyendo el excedente de recursos no comprometidos si los hubiere, sin perjuicio de que la entidad pueda solicitarlo en periodicidad diferente;

2.4. Auxiliar Administrativo con funciones Financieras (Pagador).

Es el responsable de garantizar la correcta ejecución de ingresos y gastos. De acuerdo con las funciones señaladas en el MANUAL DE FUNCIONES expedido por la SED a través de la Resolución 3950 del 7 de octubre de 2008 y atendiendo lo establecido en el artículo quince (15°) del Decreto 4791 de 2008, el Auxiliar Administrativo que apoye la gestión financiera deberá realizar las siguientes actividades:



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En presupuesto.

Registrar los compromisos con cargo al Presupuesto del colegio;

a) Asistir al ordenador de gasto en la

preparación y presentación ante el Consejo Directivo del

presupuesto anual del colegio b) Apoyar al almacenista en la elaboración del

Plan de Compras para visto bueno del Rector – ordenador del gasto;

c) Registrar y controlar el libro presupuestal; d) Elaborar y certificar las disponibilidades,

los registros presupuestales, constituir las reservas presupuestales y las cuentas por pagar;

e) Preparar los traslados, adiciones y reducciones presupuestales; f) Controlar el recaudo oportuno de los dineros que ingresan al FSE; g) Elaborar y presentar al ordenador de gasto y organismos de control los informes financieros; h) Evaluar y hacer seguimiento al Flujo de Caja y al presupuesto; i) Evaluar y presentar periódicamente informes de análisis sobre gestión financiera adelantada

en el colegio; En pagaduría

a) Elaborar junto con el ordenador del gasto el Flujo de Caja b) Manejar los libros de tesorería; c) Liquidar y cancelar las obligaciones contraídas por el colegio, haciendo los descuentos por

impuestos respectivos; d) Pagar oportunamente los impuestos recaudados; e) Apoyar al ordenador de gasto en la coordinación con las entidades bancarias para el manejo

de los recursos depositados en la cuenta bancaria del FSE; f) Asesorar al ordenador de gasto en el manejo del portafolio de inversiones y/o manejo

rentable de los recursos financieros del FSE; g) Preparar los Informes de Matriz Chip Presupuestal dispuesto por la Secretaría de Educación

Distrital. SED y subirlos a la página web; h) Elaborar conciliaciones bancarias y realizar cruce con las conciliaciones elaboradas por el

contador aclarando de manera inmediata las diferencias presentadas.

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En Contratación

a) Elaborar contratos de servicios y suministros de acuerdo con el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública;

b) Incorporar los pliegos de condiciones a la página de contratación vigente; c) Solicitar la documentación para la contratación; d) Solicitar pólizas cuando el contrato lo amerite;

2.5. Auxiliar Administrativo con funciones de Almacenista

Es el responsable del manejo de bienes devolutivos y de consumo. De acuerdo con las funciones señaladas en el MANUAL DE FUNCIONES expedido por la SED a través de la Resolución 3950 del 7 de octubre de 2008 y como apoyo a la gestión, el Auxiliar Administrativo que apoye el área de almacén deberá realizar las siguientes actividades:

a) Elaborar el Plan de Compras, atendiendo los requerimientos y proyectos presentados para el desarrollo de una educación con calidad.

b) Recibir a satisfacción los elementos de acuerdo con lo establecido en los contratos suscritos por el ordenar del gasto.

c) Registrar el ingreso de los bienes al almacén y su respectiva anotación en Kardex d) Atender las necesidades de los elementos básicos para el normal de desarrollo de las

funciones de los docentes y administrativos, tanto de Elementos Devolutivos, Consumo Controlado y Consumo Consumo.

e) Mantener actualizado el Kardex, registrando en los centros de costo los elementos despachados

f) Realizar la toma física de inventario de los elementos en servicio y los ubicados en bodega del almacén, como mínimo una vez al año o todos los que considere necesario, para su respectivo control y seguimiento, atendiendo lo establecido en la resolución 001/2001 de la Secretaría de Hacienda del Distrito.

g) Velar por la seguridad de los elementos en bodega, los cuales deben estar ubicados en estantería, cumpliendo con las normas de almacenaje.

h) Controlar los inventarios por dependencias, identificando los responsables de su manejo. i) Realizar el proceso de traslado de bienes entre dependencias según la necesidad del

colegio. j) Mantener plaquetizado los bienes muebles y equipos del F.S.E. y exigir a la S.E.D la

actualización de las mismas para identificar los bienes de acuerdo a lo establecido en la resolución 001/2001 de la Secretaría de Hacienda.

k) Preparar la documentación requerida para dar de baja a los bienes inservibles e innecesarios para el colegio, para presentar al Consejo Directivo con el fin de avalar el proceso de baja del inventario desde el punto de vista físico y de los registros contables.

l) Realizar mensualmente cruce de bienes devolutivos, de consumo controlado y consumo consumo vs los registros contables con el fin que mes a mes estas partidas se encuentren debidamente conciliadas;

m) Mantener actualizado y comunicar el resultado del levantamiento físico de los inventarios de bienes pertenecientes a la S.E.D.



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n) Consultar los precios del mercado para el inicio del proceso de los estudios previos del proceso de contratación.

o) Elaborar balance mensual de entradas y salidas de acuerdo con los movimientos realizados y hacer entrega de la información al contador del colegio para su respectivo registro contable.

p) Elaborar y presentar informes mensuales, semestrales y anuales o cuando le sean requeridos, siendo de gran importancia al cierre de la vigencia fiscal

q) Realizar las funciones de seguimiento al proceso de mantenimiento del colegio r) Atender el aula de audiovisuales s) Desempeñar las demás funciones relacionadas con el cargo, que le asigne el jefe inmediato.

2.6. Contador Con el fin de apoyar los Consejos Directivos, Ordenadores del Gasto y Auxiliares Administrativos con funciones financieras en el manejo y administración de los recursos de los FSE, el profesional en Contaduría Pública que se contrate deben contar con las capacidades preparación e idoneidad profesional en las normas técnicas, catálogo de cuentas y procedimientos contables, en especial del régimen contable público A continuación se relacionan actividades que se recomiendan deben tener como mínimo el contrato de prestación de servicios contables: a) Elaborar Comprobantes de diario por todo concepto de las operaciones financieras y

patrimoniales del Colegio, particularmente de sus ingresos, de sus egresos, de cuentas de almacén, de inventarios, de responsabilidades fiscales, de impuestos, de cuentas de tesorería y de ajustes contables;

b) Imprimir libros auxiliares de contabilidad todos los meses (Libro auxiliar por cuenta, Libro de comprobantes de diario, Libro de depreciación elemento por elemento)

c) Establecer procedimientos escritos de los procesos contables por todo concepto de ingresos, de egresos, de almacén, de inventarios, de responsabilidades fiscales, de impuestos, de cuentas de tesorería y de ajustes contables interrelacionados con las diferentes áreas como Pagaduría, Almacén e Inventarios;

d) Generar en medio impreso mensualmente los Libros Oficiales de Contabilidad Diario y Mayor, debidamente foliados, prenumerados, rubricados y respaldados con acta de apertura suscrita por el ordenador del gasto;

e) Elaborar mensualmente la relación de cuentas por pagar del Colegio y reportarlo oportunamente en el formato oficial a la SED;

f) Elaborar y remitir oportunamente en los formatos oficiales a la SED de manera mensual el balance general; el estado de actividad financiera económica y social; el estado de cambios en el patrimonio, las cuentas recíprocas y semestralmente las notas a los estados financieros; esto no exime que las notas a los estados financieros deban elaborarse mensualmente, toda vez que estas hacen parte integral de los mismos.

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g) Certificar mensualmente los Estados Financieros y firmarlos anteponiendo el número de matrícula profesional;

h) Aplicar mensualmente indicadores financieros que orienten la medición de la gestión financiera del Fondo de Servicio Educativo, presentar los resultados obtenidos al ordenador del gasto para su evaluación y toma de decisiones;

i) Presentar trimestralmente al Consejo Directivo los Estados Financieros para su seguimiento;

j) Publicar mensualmente en un lugar del Colegio, visible y público, los Estados para efectos del control social;

k) Preparar la cuenta contable semestral y anual para su presentación oportuna a la Contraloría de Bogotá D.C., de acuerdo a las normas vigentes;

l) Liquidar y revisar oportunamente las retenciones de impuestos que deban ser declaradas y canceladas mensualmente por el Colegio, de acuerdo a la normatividad tributaria vigente;

m) Velar por la adecuada existencia del Control Interno Contable, realizando mensualmente al Ordenador del Gasto las recomendaciones para su mejoramiento;

n) Asesorar al Colegio en cuanto al cumplimiento de las normas tributarias y preparar para su presentación oportuna, conjuntamente con las demás áreas competentes del Colegio, los medios magnéticos que exijan las autoridades tributarias;

o) Hacer las Conciliaciones Bancarias mensualmente de manera oportuna dentro de los primeros ocho (8) días del mes siguiente, aclarando inmediatamente las partidas conciliatorias con los registros y documentos soportes internos y/o con las Entidades Bancarias, exigiendo a través del Ordenador del Gasto los reintegros a que haya lugar;

p) Velar para que el Colegio maneje sus recursos en las cuentas bancarias autorizadas e incluidas en el ranking financiero determinado por el comité de riesgos de la Dirección del Tesoro Distrital y tengan implementado las seguridades físicas y amparos que cubran los riesgos potenciales de pérdidas de recursos;

q) Asegurarse que todas las imputaciones contables obedezcan a operaciones que estén respaldadas por las exigencias tributarias, contables entre otras;

r) Efectuar semanalmente la contabilización de los comprobantes pendientes, con el fin de efectuar el cruce de saldos con las áreas de presupuesto, tesorería e inventarios

s) Cumplir de acuerdo con los lineamientos dados por la SED con la actividad de conciliar mensualmente los cierres financieros y los cierres de almacén y dejar documentada mediante acta tal gestión

t) Cumplimiento de las normas éticas, normas técnicas e inhabilidades e incompatibilidades establecidas en la Ley y aplicar el Régimen Contable Público, Catalogo de Cuentas vigente y reglamentos expedidos por el Contador General de la Nación, Secretaría de Hacienda Distrital y Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales – DIAN y Organismos de Control;

3. PROCESOS PRESUPUESTALES QUE LLEVAN A CABO LOS FSE.

Los FSE realizan tres grandes grupos de actividades:

a) Proyección y recaudo de ingresos. b) Proyección y ejecución de gastos. c) Rendición de cuentas y control e informes sobre la gestión realizada.



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Las dos primeras acciones conllevan la elaboración y ejecución del presupuesto anual del FSE. Esto también implica la organización de registros presupuestales y contables. Y la última, justifica mediante informes, la destinación de los recursos.

a) Proyección y recaudo de ingresos: Consiste en la identificación y el recaudo de los ingresos que sustentan el Fondo. Esto conlleva a la estimación de los ingresos, la elaboración del presupuesto de ingresos y el recaudo de éstos que a su vez origina la elaboración de registros contables.

b) Proyección y ejecución de gastos: Para esto, es necesario captar los ingresos y distribuirlos de acuerdo con las prioridades de gasto del colegio y su destinación específica. La estimación de los gastos que efectuará el Fondo está en función de la disponibilidad de ingresos y de las prioridades que el Rector y el Consejo Directivo asignen a las necesidades del Colegio.

c) Rendición de Cuentas e informes sobre la gestión realizada: Los FSE reciben recursos públicos. Por lo tanto, la proyección y ejecución de sus ingresos así como la proyección y ejecución de sus gastos deben realizarse y registrarse de acuerdo con las normas legales vigentes y dentro de un conjunto de principios técnicos, financieros y contables confiables. Esto implica ceñirse a las normas establecidas en cuanto a presentación de informes y a los controles ejercidos por la Contraloría Distrital, la Personería de Bogotá, entre otros que así lo requieren, e incluye la presentación de informes a la SED.

4. MARCO LEGAL

Las citas de las normas que se relacionan con los FSE, se efectúan de manera enunciativa, pues la normatividad aplicable también incluye disposiciones de carácter penal, fiscal, civil, que para este caso no estarán expuestas. (Ver guía Anexo N° 2)

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CAPÍTULO II. SISTEMA PRESUPUESTAL - FSE

Se define el sistema presupuestal como el conjunto de herramientas relacionadas con el proceso presupuestal, las cuales transforman los elementos de entrada (recursos disponibles), en resultados plasmados en el Presupuesto del Colegio. El objetivo final de este sistema es la satisfacción de las necesidades de la comunidad educativa, a través de una serie de bienes y servicios. Estos resultados se obtienen mediante la coordinación de los recursos con que cuenta el Colegio, y su adecuada programación y ejecución, utilizando las herramientas financieras que conforman el sistema.

1. PRINCIPIOS PRESUPUESTALES.

Los principios del Sistema Presupuestal son: Unidad de Caja: con el recaudo de todas las rentas y recursos de capital se atenderá el pago oportuno de las apropiaciones autorizadas en el presupuesto anual del colegio, salvo las excepciones contempladas en la Ley. Nota. Para los FSE, el principio de Unidad de Caja será aplicable a los recursos propios de libre destinación, diferentes a los recursos de transferencias y a los recursos con destinación específica. Universalidad: el presupuesto del FSE debe contener la totalidad de los ingresos y gastos que el colegio espera realizar durante la vigencia fiscal. Por tanto, el ordenador del gasto no podrá autorizar gastos que no figuren en el presupuesto aprobado.



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Anualidad: la realización y el efectivo control del programa financiero en el presupuesto, requiere de un período determinado. El año fiscal comienza el 1º de enero y termina el 31 de Diciembre del mismo año. Después del 31 de diciembre no se podrán asumir compromisos con cargo a las apropiaciones del año fiscal que se cierra en esa fecha. Inembargabilidad: protege los recursos del colegio. Los ingresos y recursos del presupuesto general de los FSE son inembargables. El Rector(a) – Ordenador(a) del Gasto que reciba una orden de embargo de los recursos del FSE, está obligado a solicitar constancia sobre la naturaleza y origen de dichos recursos a la Secretaría Distrital de Hacienda – Dirección Distrital de Presupuesto, dentro de los tres (3) días hábiles siguientes al recibo de la respectiva orden, para efectos de que la Oficina Asesora Jurídica de la SED tramite ante la autoridad competente el respectivo desembargo. Planificación: garantiza que los recursos se orienten al cumplimiento de las metas establecidas en el PEI y en el plan de Desarrollo Educativo del Distrito. Programación integral: posibilita la existencia de los recursos necesarios para la realización de proyectos. Especialización: las apropiaciones que se establecen en el presupuesto deben referirse a los objetivos del colegio. Legalidad En el presupuesto de cada vigencia fiscal no podrán incluirse ingresos, contribuciones o impuestos que no figuren en el presupuesto de rentas, o gastos que no estén autorizados previamente por la Ley, Resolución y/o Acuerdo de Consejo Directivo, ni podrán incluirse partidas que no correspondan a las propuestas por el Consejo Directivo para atender el funcionamiento de la administración y la inversión.

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2. ESTRUCTURA DEL PRESUPUESTO

La estructura del presupuesto se presenta en el siguiente cuadro:

RUBRO NOMBRE DEL RUBRO VALOR

PRESUPUESTO DE INGRESOS

2 INGRESOS

21 INGRESOS OPERACIONALES

212 NO TRIBUTARIOS

2124 Rentas contractuales

21242 Venta de Servicios

212421 Derechos educativos

2124211 Derechos Académicos

2124212 Cobros complementarios

2124213 Cobros periódicos

212422 Otros cobros

2124221 Derechos de grado

2124222 Certificaciones y constancias

2124223 Reposición de carne

2124224 Reposición de agenda o manual de convivencia

21243 Comercialización de mercancías

212431 Venta de bienes

2124311 Venta de productos de proyectos de estudio y experimentación

2124312 Venta de productos manufacturados

21244 Otras rentas contractuales

212441 Arrendamiento de bienes y servicios

21299 OTROS INGRESOS NO TRIBUTARIOS

22 TRANSFERENCIA

221 Nación

222 Departamento

223 Entidades Distritales

224 Administración Central

2241 SECRETARIA DE EDUCACION DEL DISTRITO

22411 Fondos de reposición

22412 Ampliación de jornada 40 horas

22413 Vitrina pedagógica

22414 Gratuidad Total

224141 Transferencia por derechos académicos

224142 Transferencia por cobros complementarios

22415 Escuela ciudad escuela

22416 Útiles escolares

22417 Otras transferencias SED

24 RECURSOS DE CAPITAL

241 Recursos del balance

2412 CANCELACION DE RESERVAS



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243 Rendimientos por Operaciones financieras

245 Excedentes financieros

246 Donaciones

247 Otros recursos de capital

RUBRO NOMBRE DEL RUBRO VALOR FUENTE DE FINANCIACION

PRESUPUESTO DE GASTOS SGP SED RP

3 GASTOS

31 GASTOS DE FUNCIONAMIENTO

311 SERVICIOS PERSONALES

3112 SERVICIOS PERSONALES INDIRECTOS

31123 Honorarios

311231 Honorarios entidad

31124 Remuneración servicios técnicos

311241 Sistematización de boletines de rendimiento escolar

311242 Otras remuneraciones servicios técnicos

312 GASTOS GENERALES

3121 ADQUISICIÒN DE BIENES

31212 Gastos de computador

31214 Materiales y Suministros

312141 Material didáctico

312142 Útiles escolares

312143 Otros materiales y suministros

3122 ADQUISICION DE SERVICIOS

31221 Arrendamientos

31222 Viáticos y Gastos de Viaje

31223 Gastos de transporte y comunicaciones

31224 Impresos y publicaciones

312241 Derechos de grado

312242 Certificaciones y constancias

312243 Carné

312244 Agenda

312245 Agenda y manual de convivencia

312246 Otros impresos y publicaciones

31225 Mantenimiento y reparaciones

312251 Mantenimiento Entidad

312252 Mantenimiento de mobiliario y equipo

31226 Seguros

312261 Seguros de la Entidad

31227 Suministro de alimentos

31228 Servicios públicos

312281 Energía

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312282 Acueducto, alcantarillado y basuras

312283 Teléfono

312284 Gas

312285 Telefonía móvil e internet

312286 Otros

3123 OTROS GASTOS GENERALES

31231 Sentencias Judiciales

31232 Impuestos, tasas y multas

31233 Intereses y comisiones

31234 Sostenimiento de plantas y animales

31235 Actividades científicas, deportivas y culturales

312351 Salidas Pedagógicas

312352 Otras Actividades Científicas, Deportivas y culturales

31236 Inscrip. y particip. en competencias deportivas, culturales y cientif.

312399 Otros Gastos Generales

315 Pasivos Exigibles Funcionamiento

33 INVERSIÓN

331 DIRECTA

3311 VITRINA PEDAGOGICA

3312 Escuelas - Ciudad - Escuela

3313 Medio Ambiente y Prevención de Desastres

3314 Aprovechamiento del Tiempo Libre

3315 Educación Sexual

3316 Compra Equipos Beneficio de los Estudiantes

3317 Formación de Valores

3318 Formación Técnica y para el Trabajo

3319 Fomento de la Cultura

33110 Investigación y estudios

33111 Otros proyectos

334 Pasivos Exigibles Inversión

DEFINICIÓN CÓDIGOS PRESUPUESTALES

INGRESOS. CÓDIGO 2

INGRESOS OPERACIONALES. CÓDIGO 21

Son los ingresos que los colegios a través de su FSE reciben ordinariamente, en función de su actividad y aquellos que por disposiciones legales les hayan sido asignados. Rentas Contractuales. Código 2124 Corresponde a Servicios, Comercialización de Mercancías y Otras Rentas Contractuales. Se presupuesta dentro de estos conceptos todo lo que se estime que vaya a recaudar efectivamente durante el año, independiente de la vigencia en que se haya causado. Venta de Servicios. Código 21242 Comprenden los conceptos de Derechos Educativos



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Derechos Educativos. Código 212421 Comprenden los Servicios Complementarios, Cobros Periódicos y Otros Cobros Derechos Académicos. Código 2124211 Hace referencia a matrícula y pensión. Servicios Complementarios. Código 2124212 Bajo este concepto se incluyen: boletines de rendimiento escolar, agenda, manual de convivencia, carné, material didáctico, mantenimiento de mobiliario y equipo utilizado en las aulas de clase y especializadas y las salidas pedagógicas. Cobros Periódicos. Código 2124213 Hace referencia a las posibles sumas que pagarían los padres de familia, acudientes o alumnos que voluntariamente lo hayan aceptado, por los servicios de transporte escolar y alimentación, cuando fueran suministrados directamente por el Colegio y no por la SED. Otros Cobros. Código 2124216 Corresponden a las sumas que deben cancelar esporádicamente los padres de familia, acudientes, alumnos o estudiantes, por bienes o servicios específicos como: la reposición del carné, reposición de diplomas y actas de grado, reposición de agenda y manual de convivencia. El Consejo Directivo determinaría el valor a cobrar por cada concepto, de acuerdo a los parámetros establecidos por la SED. Derechos de Grado. Código 2124221 Ingresos provenientes de la Gratuidad que se relacionan presupuestalmente como ingresos de transferencia. Las escuelas normales superiores, podrían relacionar ingresos por este concepto de los estudiantes matriculados en grados 12 y 13 Certificaciones y Constancias. Código 2124222 Ingresos provenientes de la Gratuidad que se relacionan presupuestalmente como ingresos de transferencia. Por este rubro los colegios pueden proyectar ingresos provenientes de las diferentes solicitudes de certificados y constancias de los ex – alumnos (retirados del sistema educativo oficial). Como tal se hará efectivo su cobro cuando los mismos sean solicitados por los ex alumnos. Reposición de carné. Código 2124223 Ingresos esporádicos que recibe el colegio de los padres de familia, acudiente o alumno para reponer el carné, sin obviar que cuando el estudiante solicite reposición del carné, el mismo debe ser bajado de la plataforma de apoyo escolar y lo que se perciba de recursos será destinado a papel, tóner, impresión y laminación. Reposición de Agenda y/o Manual de Convivencia. Código 2124224 Ingresos esporádicos que recibe el colegio de los padres de familia, acudiente o alumno para reponer la agenda o el manual de convivencia.

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Comercialización de Mercancías. Código 2120403 Productos de proyectos de estudio y experimentación, productos manufacturados. Venta de Bienes. Código 212431 Son los bienes producidos directamente por el colegio, por ejemplo: productos agrícolas, de artesanías, de reciclaje, entre otros.

Venta de Productos de Proyectos de Estudio y Experimentación. Código 2124311 Productos que son el resultado de proyectos de estudio y experimentación realizados dentro del proceso educativo, por ejemplo: perfumes, aromatizantes, esencias naturales, removedores, cremas para manos y cuerpo, entre otros. Venta de Productos Manufacturados. Código 2124312 Son los productos elaborados por los alumnos de forma manual o mediante el uso de máquinas Otras Rentas Contractuales. Código21244 Ingresos derivados del objeto para el cual ha sido creado el colegio, no incluidos en ninguna de las categorías anteriores. Arrendamiento de Bienes y Servicios. Código 212441 Corresponde al canon de arrendamiento de los espacios del colegio. En aquellos casos en que los ingresos operacionales sean por la explotación de bienes de manera permanente, debe sustentarse con estudio previo que garantice la cobertura de costos y someterse a aprobación de la entidad territorial. Cuando la explotación del bien sea eventual debe contar con la autorización previa del consejo directivo y quien lo usa deberá restituirlo en las mismas condiciones que le fue entregado. Cursos de Extensión a la Comunidad. Código212443 Ingresos derivados del pago que hacen miembros de la comunidad o asociaciones comunitarias con el fin de ser capacitados mediante cursos que les permitan ampliar sus conocimientos en temas de su interés. Asesorías y Estudios Técnicos Impartidos. Código 212444 Ingresos ocasionados en el pago que realizan los alumnos, padres de familia y demás personal vinculado al colegio por estudios especializados que les sean ofrecidos. Otros Ingresos NO Tributarios. Código 21299 Hace referencia a los recursos que por su naturaleza no se pueden clasificar dentro de los rubros definidos anteriormente.

TRANSFERENCIAS. CÓDIGO 22

Estos ingresos comprenden aportes y rentas provenientes de participaciones, que en general constituyen transferencias de otros organismos o entidades públicas.



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Su carácter de Aportes se caracteriza por la recepción de recursos sin que por la misma exista contraprestación alguna, estando determinados por una norma previamente establecida (Ley, Acuerdo, Decreto o Resolución según el caso). Nación. Código 221 Son los aportes recibidos del Gobierno Nacional no destinados a la capitalización de los colegios, como los ingresos que por concepto de Gratuidad, transfiere el Ministerio de Educación Nacional – MEN, directamente a los colegios a través de los FSE. Estos recursos son asignados para cubrir gastos de funcionamiento e inversión, distintos a los de personal. La gratuidad educativa se financiará con los recursos de la participación para educación del Sistema General de Participaciones por concepto de calidad. Departamento. Código 222 Son los aportes recibidos de los departamentos y sus entidades descentralizadas, no destinados a la capitalización de los colegios. Entidades Distritales. Código 223 Son los aportes recibidos de las Entidades Distritales como son los Fondos de Desarrollo Local o Entidades Descentralizadas. De este tipo de ingresos hacen parte los aportes y ayudas financieras para la realización de Programas Especiales. Administración Central. Código 224 Son los aportes recibidos de la Administración Central Distrital. De este tipo de ingresos hacen parte los aportes y ayudas financieras para la realización de Programas Especiales entregados por la Secretaría de Educación Distrital – SED (GRATUIDAD TOTAL, Escuela – Ciudad – Escuela, Proyectos de Inversión, Otras Transferencias SED). Secretaría de Educación del Distrito. Código 2241 Son los recursos transferidos por la SED determinados mediante acto administrativo. Fondo de Reposición. Código 22411 Se originó por el desmonte gradual de matrícula y pensión en los grados de 0° a 9°. Hoy día la SED ya no transfiere recursos por este concepto Ampliación de Jornada. Código 22412

La SED ya no transfiere recursos por este concepto.

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Vitrina pedagógica. Código 22413 Se originó por la asignación de recursos del Gobierno Distrital a colegios oficiales mediante la SED, para cubrir gastos de textos pedagógicos de consulta y de uso de los estudiantes y profesores, según lo estableciera la Resolución de la SED. La SED ya no transfiere recursos por este concepto. Gratuidad Total. Código 22414 Son recursos que la Secretaría de Educación Distrital – SED, transfiere a los colegios oficiales para compensar lo que los padres de familia dejan de pagar a raíz de la Gratuidad Total. Estos recursos son asignados para cubrir gastos de funcionamiento e inversión, distintos a los de personal y en beneficio de los estudiantes de preescolar, básica primaria, básica secundaria y media, como a los estudiantes de los ciclos I, II, III, IV, V, VI de educación para adultos. Escuela – Ciudad – Escuela. Código 22415 Recursos que gira la SED a los colegios en cumplimiento al apoyo de estímulos pedagógicos. Otras Transferencias SED. Código 22417 Aportes que transfiere la SED para la realización de Programas Especiales. RECURSOS DE CAPITAL. Código 24

Son principalmente los ingresos provenientes de recursos del balance, recursos del crédito, rendimientos de operaciones financieras; venta de activos, cancelación de reservas, donaciones y excedentes financieros generados en la vigencia anterior. Recursos del Balance. Código 241 Son los ingresos provenientes de la liquidación del ejercicio fiscal del año inmediatamente anterior. Cancelación de Reservas. Código 2412. Obedece a recursos obtenidos por la cancelación de las reservas presupuestales en los siguientes casos:

Por la anulación de la reserva constituida en la vigencia inmediatamente anterior para su incorporación y ejecución dentro de la vigencia actual.

Por la anulación de la reserva que fenece presupuestalmente por no haber sido ejecutada durante la vigencia siguiente a la de su constitución, pero donde el contrato aún se encuentra vigente.

Rendimientos por Operaciones Financieras. Código 243 Corresponde a los ingresos obtenidos por intereses, resultado de la colocación de recursos en cuentas bancarias, ahorros y títulos valores (CDT’s). Excedentes Financieros. Código 245 Corresponde a los recursos líquidos en Tesorería que al cierre de la vigencia fiscal no respaldan compromisos y obligaciones presupuestales legalmente adquiridos.



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Donaciones. Código 246 Son ingresos recibidos de otros gobiernos o de instituciones privadas de carácter nacional o internacional sin contraprestación o por parte de personas naturales con un fin determinado. Los recursos de asistencia o cooperación internacional de carácter no reembolsables, se incorporan al presupuesto como donaciones de capital, previa certificación de su recaudo expedido por el órgano receptor. Su ejecución se realizará de conformidad con lo estipulado en los convenios o acuerdos que los originen y estarán sometidos a la vigilancia de la Contraloría Distrital. Su incorporación al presupuesto se realizará mediante Acuerdo firmado por el Consejo Directivo. Otros Recursos de Capital. Código 247 Corresponde a aquellos recursos de capital diferentes a los definidos anteriormente GASTOS. CÓDIGO 3

GASTOS DE FUNCIONAMIENTO. CÓDIGO 31

Son las apropiaciones necesarias para el normal desarrollo de las actividades administrativas, técnicas y operativas. Comprende los gastos por servicios personales y gastos generales. SERVICIOS PERSONALES. CÓDIGO 311

Apropiación destinada al pago del personal que se vincula en forma ocasional para una gestión específica y temporal en desarrollo de actividades diferentes a las educativas, cuando no sean atendidas por personal de planta como: a) Contrato de prestación de servicios profesionales celebrados con personas naturales o jurídicas, b) Contrato de prestación de servicios no profesionales celebrados con personas naturales y jurídicas, sea de carácter técnico o predominantemente materiales y no calificadas, c) Los contratos para la ejecución de trabajos artísticos que solo puedan encomendarse a determinadas personas naturales. Honorarios Entidad. Código 31123 Por este rubro se deberán cubrir los servicios profesionales celebrados con personas naturales o jurídicas para desarrollar actividades de carácter profesional, diferentes a las educativas, con quien esté en capacidad de ejecutar el objeto del contrato y que haya demostrado la idoneidad y experiencia. Estos contratos se realizan de manera transitoria y esporádica de conformidad con el régimen legal vigente. Remuneración Servicios Técnicos. Código 31124 Por este rubro se deberán cubrir los contratos de prestación de servicios celebrados con personas naturales o jurídicas para desarrollar labores no profesionales, sea de carácter técnico o predominantemente materiales y no calificadas para actividades relacionadas con la administración o funcionamiento del colegio, diferentes a las educativas, que no sean las ordinarias del establecimiento, y que no sean atendidos por personal de planta.

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Sistematización de boletines de rendimiento escolar. Código311241 Pago a personas naturales o jurídicas que prestan el servicio técnico de sistematización de los boletines de rendimiento escolar al colegio. Los colegios que tengan acceso a alguna plataforma de apoyo escolar dispuesta por la SED a través de la página web, pueden obtener los boletines de rendimiento a través de la misma, de lo contrario podrán contratar con persona natural o jurídica, la elaboración de los boletines. Los contratos deberán estar sujetos al régimen contractual vigente y a lo establecido en el artículo 13 de la Ley 715 de 2001. Otras remuneraciones servicios técnicos. Código 311242 Corresponde al pago que el colegio realiza a personas naturales o jurídicas por la prestación de un servicio técnico distinto al de sistematización de boletines de rendimiento escolar. No se puede contratar servicios de mensajería, ni auxiliares para apoyar procesos administrativos. Otros gastos de personal. Código 311299 Corresponde a los gastos de personal que no están calificados dentro de las definiciones anteriores y se encuentran autorizados por norma legal vigente.

GASTOS GENERALES. CÓDIGO 312 Este concepto reúne las erogaciones por la adquisición de bienes y servicios para el normal funcionamiento de la entidad. Adquisición de Bienes. Código 3121 Gastos de Computador. Código 31212 Gasto por concepto de mantenimiento de equipos de computación hardware y software, de procedimiento electrónico de datos de grabación e impresión, contratos cuyo objeto sea facilitar el funcionamiento de sistemas de cómputo, siempre y cuando el mismo no sea asumido por la SED. Adquisición de medios magnéticos de almacenamiento de información, suministro para impresión, firma electrónica, certificados digitales y cinta para código de barras. En ningún caso incluye adquisición de equipos de cómputo, equipos de impresión y comunicaciones y contratación de personal temporal. Materiales y Suministros. Código 31214 Apropiación destinada para la adquisición de bienes tales como papelería, útiles de escritorio, diademas telefónicas o inalámbricas, insumos para proyectos de producción experimental, agrícola o comercial, elementos de aseo, cafetería y alimentos, elementos de botiquín de acuerdo a lo reglamentado por la Secretaría de Salud, materiales desechables de laboratorio y semillas. Elementos para la conservación de bienes muebles, material fotográfico, material necesario para artes gráficas y microfilmación; adquisición de bienes de consumo final o fungibles que no son objeto de devolución. Por este rubro no se pueden adquirir equipos Material didáctico. Código 312141 Corresponde a las ayudas didácticas o medios que facilitan el proceso pedagógico, calificados además como elementos de uso fungible en concordancia con lo definido en el párrafo primero del artículo 45° del Decreto 1860 de 1994 “Gastos de dotación personal del alumno tales como: los cuadernos y similares, los lápices y demás instrumentos de escritura, las guías educativas, guías de lectura, ejercicios o pautas de experimentación, los medios magnéticos de almacenamiento de



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información, las carpetas o sistemas de archivos, los instrumentos o materiales artísticos o deportivos y en general, los materiales que por uso fungible se consideren como dotación personal del alumno mas no como materiales de carácter propio de cada alumno”.

Otros materiales y suministros. Código 312143 Hace referencia a otros tipos de gastos que por su naturaleza no se pueden clasificar dentro de los rubros definidos anteriormente. Adquisición de Servicios. Código 3122 Viáticos y Gastos de Viaje. Código 31222 Rubro para atender los gastos de transporte, hospedaje y manutención de los estudiantes cuando sean aprobados por el Consejo Directivo de conformidad con el reglamento interno de la institución. Por este rubro no se puede atender el pago de viáticos del personal vinculado por honorarios, remuneración servicios técnicos y del personal supernumerario. No se podrá imputar a este rubro los gastos correspondientes a la movilización dentro del perímetro urbano de la ciudad, ni viáticos y gastos de viajes a contratistas. Los costos que deban asumirse por tal concepto podrán incluir los gastos del docente acompañante, siempre y cuando la comisión otorgada por la entidad territorial no haya generado el pago de viáticos. Gastos de Transporte y Comunicación. Código 31223 Apropiación destinada a cubrir gastos por concepto de empaques y acarreos, gastos por concepto de comunicación, servicio de mensajería, correo postal, teles, fax y telégrafo, los gastos por concepto de transporte dentro de la ciudad, de los empleados en cumplimiento de sus funciones. Y ocasionalmente para cubrir los gastos por concepto de transporte del rector y del auxiliar administrativo con funciones de tesorería, en cumplimiento de actividades netamente operativas (pago de impuestos, compra de insumos, transacciones financieras del establecimiento). Impresos y Publicaciones. Código 31224 Rubro destinado al suministro de libros de consulta, diseño, diagramación, divulgación y edición de libros, cartillas, videos y memorias; edición de formas, fotocopias, encuadernación, empastes, sellos, avisos, formularios, fotografías, renovación derecho código de barras, enmarcación de foto mosaicos, impresión de pendones así como las publicaciones en la gaceta oficial. Derechos de Grado. Código 312241 Este concepto de gasto, es asumido con recursos de gratuidad y corresponde a gastos asociados a la elaboración y caligrafía de los diplomas, el acta de grado y la ceremonia de graduación (maestro de ceremonia, alquiler de aula múltiple, teatro o lugar de ceremonias si la misma se amerita) y el alquiler de togas y birretes, estos dos últimos, siempre y cuando se cuente con recursos disponibles. Los colegios que no cuenten con aula múltiple, teatro o lugar de ceremonias, coordinarán con el respectivo Director Local de Educación, el lugar de la ceremonia de graduación, el cual no puede

generar costo alguno pero si el compromiso de entregarlo en las mismas condiciones que fue recibido.

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El Director Local de Educación organizará con los rectores de los colegios que cuenten con estos espacios el cronograma de eventos. Si al gestionar ante el Director Local de Educación el sitio de la ceremonia, el mismo no se logre o no sea posible, el rector(a) – Ordenador(a) del gasto puede con los recursos aprobados para el rubro de Derechos de Grado, alquilar el lugar de la ceremonia, sin que su alquiler implique cobro adicional a los padres de familia.

Certificaciones y Constancias. Código312242 Corresponde a los gastos inherentes a la elaboración de certificaciones y constancias. Carné. Código312243 Corresponde a los gastos inherentes a la elaboración del carné para los estudiantes conforme a la normatividad vigente. Agenda y Manual de Convivencia. Código 312245 Gasto relacionado con la elaboración de la agenda y manual de convivencia conforme a la normatividad vigente Otros impresos y publicaciones. Código 312246 Hace referencia a otros tipos de gastos que por su naturaleza no se pueden clasificar dentro de los rubros definidos anteriormente. Mantenimiento y Reparaciones. Código 312225 Mantenimiento, conservación, reparación, mejoramiento y adecuación de los bienes muebles e inmuebles del colegio, y adquisición de repuestos y accesorios. Las obras que impliquen modificación de la infraestructura del establecimiento educativo estatal deben contar con estudio técnico y aprobación previa de la SED. Mantenimiento de la Entidad. Código 312251 Por este rubro se registran los gastos correspondientes al mantenimiento preventivo y predictivo de bienes muebles e inmuebles que ocupen los colegios oficiales. Se entiende por Mantenimiento Preventivo, aquel que se refiere a los procesos de conservación de las edificaciones y sus espacios exteriores e interiores, mediante un programa sistemático de inspección, reparaciones menores y verificación: Instalaciones eléctricas, instalaciones hidrosanitarias, mantenimiento de cubiertas, impermeabilizaciones, arreglo de filtraciones, canales y bajantes, arreglo de enchapes, pinturas, cambio de vidrios, cambio de bombillos, conservación de zonas verdes, conservación de áreas exteriores, emergencias y reparaciones menores de acuerdo a lo establecido en el Plan de Mantenimiento Escolar (P.M.E), que será concertado con las directivas de cada establecimiento en coordinación y asesoría de la Dirección de Construcciones y la Dirección Local de Educación respectivo. Se entiende por Mantenimiento Predictivo todos los procesos que se realizan mediante reparación con reemplazo de partes o elementos antes que se deterioren o fallen, y se aplica a máquinas y equipos especialmente, tales como bombas de presión y eyección, tanques de reserva, antenas, instalaciones especiales y pararrayos de acuerdo a lo establecido en el Plan de Mantenimiento



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Escolar (P.M.E), que será concertado con las directivas de cada establecimiento en coordinación y asesoría de la Dirección de Construcciones de la SED y de la Dirección Local de Educación respectivo. Mantenimiento de Mobiliario y Equipo. Código 312252 Gastos relacionados con la reparación y mantenimiento de bienes muebles de aulas de clase y especializadas, equipos de aulas especializadas o administrativas y laboratorios del colegio. Seguros de la entidad. Código312261 Apropiación destinada a cubrir el costo previsto en los contratos o pólizas de manejo que requieran los funcionarios distritales de los colegios, así como también los seguros que requieran el levantamiento de embargos judiciales y los deducibles por concepto de reclamaciones a compañías aseguradoras. Servicios públicos. Código 316228 Rubro para sufragar los servicios facturados de energía eléctrica, acueducto, alcantarillado, aseo, gas, gas natural y telefonía fija de los inmuebles e instalaciones en los cuales funcione el colegio. También incluye aquellos costos accesorios tales como instalaciones, reinstalaciones, acometidas y traslados. Sentencias judiciales. Código 31231 Provee los recursos para pagar el valor de las sentencias, laudos, conciliaciones, transacciones y providencias de autoridades jurisdiccionales competentes, en contra del colegio y a favor de terceros. Los gastos conexos a los procesos judiciales y extrajudiciales fallados se pagarán por el mismo rubro que se pague la sentencia, laudo, etc. También se podrá pagar por este rubro la tarifa por utilización de Centros de Arbitraje, siempre y cuando estos gastos no hayan sido asumidos por la entidad territorial. Impuestos, Tasas y Multas. Código 31232 Apropiación destinada al pago de tributos, tasas, derechos, sanciones y multas que se ocasionen para el normal funcionamiento del colegio, cualquiera que sea el año de su causación. Intereses y Comisiones. Código 31233 Apropiación destinada al pago de las comisiones que se ocasionan por las operaciones de tesorería y demás servicios y costos financieros. Sostenimiento de Plantas y Animales. Código 31234 Corresponde a los gastos en los que incurre el colegio por el mantenimiento, cuidado, manutención y/o compra de plantas y animales. También incluye los gastos por alimentación, concentrados, suplementos y/o complementos alimenticios para animales, al igual que las erogaciones por servicio de veterinario, jardinero o botánico.

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Actividades Científicas, Deportivas y Culturales. Código 31235 Rubro por el que se registran los gastos de actividades pedagógicas, científicas, deportivas y culturales tales como: día o feria de la ciencia, semana o día deportivo, día del idioma, día del alumno, día del niño, actividades teatrales, cine, danzas, entre otros pero deben connotar un alto sentido pedagógico y por tanto sus recursos no pueden utilizarse para la compra de elementos suntuarios, realizar recepciones, invitaciones, atenciones o similares, celebración de contratos de publicidad y demás aspectos prohibidos en dichas disposiciones legales. Salidas pedagógicas. Código 312351 Apropiación destinada para gastos inherentes a salidas de tipo educativo efectuadas con los estudiantes del colegio. El gasto efectuado en este tipo de actividades debe estar acorde con un plan previamente estructurado con objetivo, fecha, horario, lugar y responsable. Los gastos sufragados por este rubro deben estar sujetos a las disposiciones legales vigentes que en materia de austeridad del gasto, reglamentan a las Entidades Públicas. Otras Actividades Científicas, Deportivas y Culturales. Código 312352 Hace referencia a otros tipos de gastos que por su naturaleza no se pueden clasificar dentro de los rubros definidos anteriormente. Las actividades pedagógicas, científicas, deportivas y culturales que se financien a través de este rubro, deben connotar un alto sentido pedagógico y por tanto sus recursos no pueden utilizarse para la compra de elementos suntuarios, realizar recepciones, invitaciones, atenciones o similares, celebración de contratos de publicidad y demás aspectos prohibidos en dichas disposiciones legales. Inscripción y Participación en Competencias Deportivas, Culturales y Científicas. Código 31236 Apropiación destinada a cubrir los gastos por inscripción, participación, incorporación, alistamiento, iniciación, admisión o ingreso de los alumnos del colegio a competencias de tipo pedagógico, deportivo, cultural o científico. Por este rubro no se podrán hacer gastos de capacitación. Otros Gastos Generales. Código 312399 Incluye los gastos eventuales, accidentales o fortuitos no incluidos específicamente dentro de los rubros de gastos generales que se presenten durante la vigencia fiscal, cuya erogación sea imprescindible e inaplazable para el funcionamiento y buena marcha del colegio. Este rubro requiere para su ejecución, de una resolución motivada por parte del Ordenador del Gasto.

INVERSION. CÓDIGO 33

Gastos en que incurre el colegio para el desarrollo económico, social y cultural de su comunidad, es decir, aquellos que contribuyen a mejorar el índice de calidad de vida de los estudiantes. Estos gastos deben desarrollarse a través de la metodología para formulación y ejecución de proyectos de inversión. Por este rubro podrá adquirirse equipo y mobiliario que el colegio requiera de acuerdo a la disponibilidad de los recursos propios y la descripción del proyecto de inversión, igualmente pueden adquirir licencias de productos informáticos y adquisición de derechos de propiedad intelectual pero previa autorización del nivel central, entre otros que se desarrollen conforme al PEI del colegio y a los siguientes proyectos de inversión establecidos en la Ley 115 de 1994 LEY GENERAL DE EDUCACIÓN.



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La clasificación, presentación, y estructura de la inversión será la siguiente: DIRECTA. CÓDIGO 331

3311 VITRINA PEDAGÓGICA 3312 ESCUELA – CIUDAD- ESCUELA 3313 MEDIO AMBIENTE Y PREVENCIÓN DE DESASTRES 3314 APROVECHAMIENTO DEL TIEMPO LIBRE 3315 EDUCACIÓN SEXUAL 3316 COMPRA DE EQUIPO BENEFICIO DE LOS ESTUDIANTES 3317 FORMACIÓN DE VALORES 3318 FORMACIÓN TÉCNICA Y PARA EL TRABAJO 3319 FOMENTO DE LA CULTURA 33110 INVESTIGACIÓN Y ESTUDIOS 33111 OTROS PROYECTOS

Nota. En consideración al Decreto 2209 de 1998 “Austeridad en el Gasto” es importante tener en cuenta los siguientes artículos para la ejecución de los recursos: Artículo 5o. Las entidades objeto de la regulación de este decreto, no podrán con recursos públicos celebrar contratos que tengan por objeto el alojamiento, alimentación, encaminadas a desarrollar, planear o revisar las actividades y funciones que normativa y funcionalmente le competen. Artículo 6o. Está prohibida la realización de recepciones, fiestas, agasajos o conmemoraciones de las entidades con cargo a los recursos del Tesoro Público.

3. PROGRAMACIÓN PRESUPUESTAL

Es el proceso mediante el cual se establecen los lineamientos, instrumentos y procedimientos para la elaboración, presentación, estudio y aprobación del presupuesto del Colegio.

3.1. ETAPAS DE LA PROGRAMACION PRESUPUESTAL

CONCEPTO RESPONSABLE

PREPARACIÓN ORDENADOR DEL GASTO apoyado por el PAGADOR

PRESENTACIÓN ANTE EL CONSEJO DIRECTIVO ORDENADOR DEL GASTO

APROBACIÓN CONSEJO DIRECTIVO

Envío a la SED ORDENADOR DEL GASTO – apoyado por el PAGADOR

Nota. La fecha de envío de la programación presupuestal, será establecida por la SED, mediante Acto administrativo.

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3.2. PREPARACIÒN DEL PROYECTO DE PRESUPUESTO

En esta etapa, se deben realizar los cálculos de ingresos y gastos que el FSE estima ejecutar, teniendo en cuenta el Plan de Desarrollo del Distrito, el PEI y la priorización de necesidades del Colegio No obstante, para tener un alto grado de legitimidad en el proceso de formulación del anteproyecto de presupuesto, se debe promover la participación de la totalidad de los estamentos de la comunidad educativa a través del Comité Institucional de Presupuestos con Participación (CIPP).

El CIPP está integrado por representantes de docentes, estudiantes, madres y padres de familia, con la participación de los integrantes del Consejo Directivo, el Rector - Director y el Auxiliar Administrativo con Funciones Financieras. En los colegios se debe procurar la participación del contador, en el Comité.

El Rector, Director – Ordenador del Gasto elabora con el apoyo del Auxiliar Administrativo con Funciones Financieras, el proyecto presupuestal que es presentado al Consejo Directivo, en un máximo de 3 sesiones, para su aprobación. Para los colegios incluidos en el programa de “Presupuesto con Participación”, el Rector, Director elaborará el proyecto de presupuesto con el apoyo del Auxiliar administrativo con funciones financieras - AAFF y el Comité Institucional de Presupuestos con Participación – CIPP, el cual será presentado al Consejo Directivo para su aprobación. El Consejo Directivo aprueba el presupuesto desagregado, mediante Acuerdo de Aprobación y Liquidación de Presupuesto, Acuerdo que debe ser firmado por los integrantes, los cuales deben ser como mínimo la mitad más uno (cinco (5) como mínimo). De no ser aprobado y expedido el presupuesto por parte del Consejo Directivo, el Rector lo adopta mediante Resolución Rectoral para su ejecución, anexando copia de las actas de reuniones firmadas por los integrantes del Consejo Directivo donde se especifica que no fue aprobado el presupuesto, o en su defecto, anexando constancia de citación a los integrantes del Consejo Directivo para revisión y aprobación del presupuesto, sin que fuera posible el quorum.



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PROCESO DE ELABORACION PROYECTO DE PRESUPUESTO

INSTANCIA FUNCION RESULTADO

CIPP: Comité Institucional de Presupuestos con participación

CD: Consejo Directivo AAFF: Auxiliar Administrativo con Funciones Financieras - pagador

Para una adecuada gestión en el manejo de los recursos que ingresan a los FSE, los Rectores o Directores deberán distribuirlos priorizando sus necesidades, teniendo como marco el Plan Operativo que se deriva del Proyecto Educativo Institucional - PEI.

3.3. FACTORES A TENER EN CUENTA PARA LA PREPARACIÓN Y ELABORACIÓN DEL PROYECTO DE PRESUPUESTO:

Plan Operativo

Plan de compras y Plan de contratación que incluya el plan de mantenimiento.

Lineamientos presupuestales

Resolución de Gratuidad – MEN y Resoluciones SED (área construida y área libre).

Los recursos de capital generados por el FSE.

Comportamiento de los ingresos del FSE en los años anteriores

AAF Almacenista - AAFF- Rector

Consolidación bienes y servicios requeridos para la siguiente vigencia

Proyecto de Plan de Compras

Rector

AAFF - Rector

Presentación al CIPP de los proyectos de plan de Compras y Presupuesto

Proyectos de Presupuesto y Plan de Compras concertado

Presentación al CD los proyectos de Plan de Compras y Presupuesto

Aprobación mediante Acuerdo del Plan de Compras y el Presupuesto

Rector

Preparación y elaboración proyecto de presupuesto

Proyecto de

Presupuesto

AAFF Reporta el Presupuesto a la SED, mediante el aplicativo

Presupuesto

reportado

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El proyecto presupuestal es el instrumento financiero mediante el cual se programa el presupuesto de ingresos desagregado a nivel de grupos y fuentes de ingresos y el presupuesto de gastos desagregado en funcionamiento a nivel de rubros e inversión a nivel de proyectos. Para la elaboración del presupuesto de los Fondos de Servicios Educativos, los colegios oficiales deben tener en cuenta adicionalmente, los actos administrativos que orientan los lineamientos de Programación Presupuestal vigentes, como son:

Resolución 4361 del 17 de octubre de 2006, Por el cual se adopta el Reglamento Territorial para definir el cobro de derechos académicos, cobros por servicios complementarios, cobros periódicos y otros cobros en los colegios oficiales de educación de educación formal de Bogotá.

Guía de Apoyo a los FSE, elaborada por la SED y publicada en la página WEB. Decreto 4791 de 2008 “Por el cual se reglamentan parcialmente los artículos 11, 12, 13 y 14

de la Ley 715 de 2001”. Resolución de Gratuidad N° 2580 del 27 de octubre de 2009 expedida por la Secretaría de

Educación del Distrito - SED. Resolución 280 del 16 febrero de 2010. Por la cual se establece el Programa Presupuestos

Participativos en todos los Colegios Oficiales de Bogotá y los lineamientos generales para la construcción participativa del presupuesto de inversión no recurrente de los proyectos de la SED."

El Decreto 4807 del 20 de diciembre de 2011 “Por el cual se establecen las condiciones de aplicación de la gratuidad educativa para los estudiantes de educación preescolar, primaria, secundaria y media de las instituciones educativas estatales y se dictan otras disposiciones para su implementación”

Resolución 660 de 2011 expedida por la SHD “Por la cual se adopta el Manual de Programación, Ejecución y Cierre Presupuestal de las entidades que conforman el Presupuesto Anual del Distrito Capital”

DECRETO DE LIQUIDACIÓN PRESUPUESTAL (vigente), "Por el cual se liquida el Presupuesto Anual de Rentas e Ingresos y de Gastos e Inversiones de Bogotá, Distrito Capital, para la vigencia fiscal; expedido por la Alcaldía Mayor de Bogotá, Distrito Capital."

Los demás lineamientos establecidos mediante Memorandos expedidos por la Dirección Financiera para los FSE.

PROYECCIÓN DE INGRESOS Se clasifican en:

Ingresos Operacionales

Transferencias

Recursos de Capital INGRESOS OPERACIONALES Son los ingresos que los colegios a través de su FSE reciben ordinariamente, en función de su actividad y aquellos que por disposiciones legales les hayan sido asignados



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INGRESOS DE TRANSFERENCIA Estos ingresos comprenden aportes y rentas provenientes de participaciones, que en general constituyen transferencias de otros organismos o entidades públicas. Su carácter de Aportes se caracteriza por la recepción de recursos sin que por la misma exista contraprestación alguna, estando determinados por una norma previamente establecida (Ley, Acuerdo, Decreto o Resolución según el caso). INGRESOS DE CAPITAL Son las rentas que se obtienen por concepto de recursos del balance, rendimientos financieros, donaciones en efectivo, excedentes financieros, u otros.

PROYECCIÓN DE GASTOS Su proyección se debe hacer teniendo en cuenta, que los recursos del FSE se deben destinar a gastos de funcionamiento e inversión diferentes a los de personal. Los gastos están clasificados en:

Funcionamiento

Inversión

GASTOS DE FUNCIONAMIENTO

Para los cálculos de gastos es indispensable la elaboración previa del Plan de Compras, el Plan de Contratación y el Plan de Mantenimiento de planta física. Para planear y proyectar en forma eficiente los recursos presupuestados en ingresos, es importante que en gastos se inicie con la proyección de los recursos destinados a boletín de rendimiento escolar, agenda y manual de convivencia, derechos de grado, contador y los gastos administrativos, finalizando con las actividades que se desarrollen a lo largo del año, priorizándolas de acuerdo con el impacto que pueda producir la falta de su realización, la disponibilidad presupuestal existente e identificando la fuente de financiación (Propios o del Sistema General de Participaciones). Una vez se programen los gastos esenciales, los demás recursos deben ser presupuestados de acuerdo con el proyecto educativo institucional - PEI y el Plan Operativo.

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GASTOS DE INVERSION

Corresponde a todo proyecto que se desarrolle en el colegio encaminado al PEI, al Plan Operativo y en beneficio de los estudiantes. La programación de estos gastos se asume con recursos del FSE, teniendo en cuenta el orden secuencial establecido en los formatos presupuestales, el código presupuestal y su objetivo debe ser consistente con los proyectos establecidos, como son:

CODIGO PRESUPUESTAL

NOMBRE DEL CODIGO

3371 VITRINA PEDAGÓGICA

3372 ESCUELA – CIUDAD- ESCUELA

3373 MEDIO AMBIENTE Y PREVENCIÓN DE DESASTRES

3374 APROVECHAMIENTO DEL TIEMPO LIBRE

3375 EDUCACIÓN SEXUAL

3376 COMPRA DE EQUIPO BENEFICIO DE LOS ESTUDIANTES

3377 FORMACIÓN DE VALORES

3378 FORMACIÓN TÉCNICA Y PARA EL TRABAJO

3379 FOMENTO DE LA CULTURA

33710 INVESTIGACIÓN Y ESTUDIOS

33711 OTROS PROYECTOS

La SED ha elaborado un formato denominado Anexo 4, que debe ser diligenciado por el responsable de cada proyecto (Ver Guía Anexo N° 3), en el cual se relaciona el nombre del proyecto, identificación del problema, descripción del proyecto, los objetivos, los componentes, las metas, los costos y la ejecución, para su formulación se debe tener en cuenta el manual de diligenciamiento. Todo proyecto formulado debe estar encaminado al Plan Educativo Institucional (PEI), al Plan Institucional de Mejoramiento Anual (PIMA), y en beneficio de los procesos de enseñanza y aprendizaje de los estudiantes y de iniciativas que propicien el mejoramiento continuo de la calidad educativa institucional. No se pueden programar proyectos de inversión que no estén articulados o enmarcados en el PEI o en alguno de los rubros de inversión relacionados, ni se pueden programar recursos de inversión que no estén enmarcados en proyectos formulados por los colegios. La programación de estos gastos se asume con recursos de los FSE, o de los recursos girados por la SED con destinación específica que financian los proyectos de inversión, teniendo en cuenta el orden secuencial establecido en los formatos presupuestales, el código presupuestal y su objetivo debe ser consistente con los proyectos establecidos. A continuación se presentan algunos de los criterios generales para la elaboración de los proyectos de inversión.



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Capacidad de Ejecución y los resultados que se esperan alcanzar el próximo año. Proyectar el valor que será ejecutado durante el próximo año, para que no haya lugar a la

constitución de reservas presupuestales o garantizar que el monto de éstas sea mínimo. Establecer la necesidad de nuevos proyectos de inversión conforme al PEI del colegio. Los recursos que se destinen a proyectos de inversión, se ejecuten conforme a una

programación previa de realización y puesta en marcha. Durante la programación de proyectos de inversión, considerar aquellos establecidos en el

artículo 14° de la Ley 115 de 1994 “Ley General de Educación”.

3.4. PLAN DE COMPRAS COMO INSTRUMENTO DE PROGRAMACIÓN Y EJECUCIÓN PRESUPUESTAL

Durante la proyección de ingresos y gastos, el Rector – Ordenador del Gasto solicita a las dependencias del colegio presentar sus requerimientos en cuanto al desarrollo de proyectos educativos y los gastos de inversión para la siguiente vigencia, a su vez se establecen los gastos recurrentes como: pago del contador, boletines, agenda, manual de convivencia, carné, papelería, entre otros. (Ver guía Anexo No.11) Igualmente, solicita al almacenista (o quien haga sus veces) elaborar el plan de compras en el formato respectivo y presentarlo al Consejo Directivo para su aprobación haciendo especial énfasis en aquellos gastos a los que hacen referencia los numerales 1, 3, 4 y 5 del artículo 11º del Decreto 4791 de 2008. Así, dentro de la programación de gastos generales y de inversión, deben quedar claramente identificados los rubros que se destinarán a la adquisición de bienes y servicios, a partir de la relación que el Rector o Director tiene programado adquirir durante la vigencia fiscal. El Plan de Compras, es una relación detallada de todos los bienes y servicios que el colegio requiere para su funcionamiento durante un período determinado. La programación de la compra de bienes, busca racionalizar los procedimientos necesarios para lograr un eficiente nivel de suministro, tanto en las calidades como en las cantidades durante un periodo. El Plan de Compras tiene como objetivos principales:

Conocer en forma ordenada los elementos necesarios para funcionar en un tiempo

determinado. Calcular el costo de esas compras para incluirlas dentro del presupuesto del Fondo.

Durante la vigencia en que se ejecute el Plan de Compras, es importante tener en cuenta que

cuando se realice una modificación al presupuesto, necesariamente se debe realizar una modificación al Plan de Compras y hacerlo aprobar por el Consejo Directivo.

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3.5. FLUJO DE CAJA COMO INSTRUMENTO DE PROGRAMACIÒN Y EJECUCIÒN PRESUPUESTAL

El FLUJO DE CAJA, es el instrumento financiero que determina la disponibilidad mensual de recursos que servirán de base para efectuar los pagos correspondientes a los compromisos adquiridos. Será elaborado por el Ordenador del Gasto (Rector o Director), el responsable de Presupuesto, Auxiliar Administrativo con Funciones Financieras. la programación se elaborara mes a mes una vez aprobado el presupuesto. La SED, a través de la Dirección Financiera, busca que el Flujo de Caja, sea una herramienta útil en la planeación, programación, control y manejo eficiente de los recursos de los Fondos de Servicios Educativos. En este sentido se presentan los criterios y metodología a tener en cuenta en la elaboración, registro y control del Flujo de Caja, al igual que el instructivo y formatos requeridos para realizar dicha labor. Nota: No se podrán adquirir compromisos que no cuenten con disponibilidad de recursos en la tesorería. En síntesis, el Flujo de Caja, permite:

Estimar la cantidad de recursos que estarán disponibles en cada mes para atender pagos.

Identificar los periodos de excedentes de liquidez que permitan a los Fondos la colocación temporal de estos recursos en el mercado financiero en condiciones de plazo y tasa que permitan maximizar los rendimientos, teniendo en cuenta el ranking financiero de la Secretaría de Hacienda Distrital – SHD.

Establecer políticas y estrategias para el recaudo de los ingresos corrientes y lineamientos en materia de pagos de funcionamiento y/o inversión.

Al cierre de cada mes, el Auxiliar Administrativo con funciones financieras reemplazará el Flujo de Caja programado para el mes por el flujo de caja de los pagos ejecutados y los ingresos recibidos es decir, los giros efectivamente realizados y los ingresos efectivamente recibidos. Estos recursos podrán ser reprogramados por el FSE cuando se establezca el momento en que van a ser efectivamente recaudados o utilizados. Control. El ordenador del Gasto Rector o Director, presentará un informe trimestral de la ejecución presupuestal reflejada en el Flujo de Caja al Consejo Directivo, quien realizará el seguimiento de su ejecución.



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Elaboración del FLUJO DE CAJA de Ingresos. El Flujo de Caja de ingresos se debe elaborar de acuerdo al comportamiento de los recaudos del FSE, así Ingresos Operacionales:

Derechos Académicos, cobros complementarios y derechos de grado .. Se programarán conforme las fechas de recaudo establecidas por parte de las escuelas normales superiores, para los grados diferentes a los de cero a once y ciclos de educación para adultos.

Certificados y Constancias. Los recaudos por este concepto se programarán conforme a la normatividad vigente. (Según Decreto 4807 de 2011).

Otras Rentas Contractuales. Arrendamiento de tienda escolar. Estos ingresos se programaran mes a mes de acuerdo con el canon de arrendamiento establecido para este servicio.

Otros ingresos no tributarios. Estos se programarán de acuerdo a la proyección realizada por el FSE con base en el comportamiento histórico de los dos últimos años.

Ingresos de Transferencias. Son recursos recibidos del Gobierno Nacional, Departamental o Distrital.

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Cuando los recursos de transferencia sean girados por la Entidad Nacional (MEN) a los colegios oficiales a través de los FSE, estos se programarán a través del rubro de presupuesto de ingreso denominado “Nación” y se identificaran como fuente de financiación, Sistema General de Participación – SGP. En el caso de las transferencias del Distrito, estas se programarán y se ajustarán en los meses en los cuales la SED mediante comunicado, informe sobre las posibles fechas de transferencia de recursos a los colegios oficiales a través de los FSE y para el caso de Gratuidad, los recursos se programarán a través del rubro de presupuesto de ingresos denominado “Gratuidad total” y se identificarán como fuente de financiación, Recursos Propios – RP. Ingresos de Capital. Rendimientos Financieros. Estos se programarán mensual o trimestralmente de acuerdo a las condiciones de pago de intereses de las cuentas de ahorro o inversiones financieras (CDT’s) que posea el FSE. Otros Ingresos. (DONACIONES, OTROS INGRESOS NO RELACIONADOS). Estos se programarán en cada uno de los meses en los cuales se espera recibir los recursos Elaboración del FLUJO DE CAJA de Gastos. Gastos de Funcionamiento

Servicios Personales. Los rubros de Honorarios (Contador) y Remuneración de Servicios técnicos se programarán teniendo en cuenta: a) Tipo de Contrato. b) La forma de pago pactada en los contratos (pagos mensual, trimestral, semestral). c) Fecha de Inicio del Contrato. d) Fecha de Terminación del Contrato.

Gastos Generales. Gastos de materiales y suministros. Los pagos se programarán teniendo en cuenta: a) Inventarios. b) Valor de los equipos o insumos. c) Forma de pago pactada en los contratos (pagos mensual, trimestral, semestral, contra

entrega total, o parcial). d) Fecha de compra de los bienes o insumos. e) Fecha de ingreso al almacén. f) Cantidad de bienes o insumos.

Servicios Públicos. Los pagos se programarán de acuerdo con: a) Comportamiento de los consumos en las dos últimas vigencias. b) Fechas de facturación. c) Valor de la Tarifa. d) Tipo de servicio (Gas y Teléfono). e) Políticas de reducción del consumo.



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Actividades Culturales, deportivas y científicas. Los pagos se programarán de acuerdo con:

a) Fecha programada de realización de la actividad. b) Inscripciones. c) Insumos requeridos. d) Tipo de Actividad. e) Valor del Proyecto. f) Beneficios. g) Duración. h) Tipo de contratos requeridos.

Modificación al Flujo de Caja. El Flujo de Caja – puede ser modificado:

En forma vertical como producto de un traslado, Adición o Reducción del Presupuesto.

En forma horizontal como consecuencia de las reprogramaciones efectuadas mes a mes.

Cuando se realiza una modificación al presupuesto necesariamente se debe realizar una modificación al Flujo de Caja, la cual debe venir acompañada por la reprogramación respectiva. Así, una vez se efectúe la modificación presupuestal, debidamente aprobada por el Consejo Directivo, el AAFF – Pagador, puede efectuar la modificación al Flujo de caja Los valores de la modificación deben ser incluidos en la columna de modificaciones: cuando se trata de una adición se incluye con signo positivo y cuando se trate de una reducción con signo negativo. La reprogramación es un mecanismo que tiene la entidad para adelantar o retrasar pagos y así ajustar el Flujo de Caja a la realidad del colegio. La reprogramación se debe realizar por lo menos una vez al mes, de la siguiente manera: En los primeros tres días hábiles de cada mes el Ordenador del Gasto Rector o Director y AAFF - Pagador, ajustará el Flujo de Caja programado a los recaudos y pagos reales efectuados durante el mes anterior. Y el saldo correspondiente será trasladado al mes en que efectivamente se realizará el pago o se recibirá el ingreso. No deben existir saldos de Flujo de Caja negativos, ni se debe efectuar ningún pago que no esté amparado en el mismo.

4. EJECUCIÓN PRESUPUESTAL

Una vez aprobado el presupuesto desagregado por rubros e ítems (liquidado), por el Consejo Directivo mediante Acuerdo, aprobado el Plan de Compras y Plan de Contratación y elaborado el

flujo de caja se da inicio a la fase de EJECUCIÓN PRESUPUESTAL.

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4.1. EJECUCIÓN ACTIVA

Recaudo de Ingresos. La ejecución activa del presupuesto se define como el recaudo anual de los ingresos del presupuesto del Colegio soportados en comprobantes de ingreso teniendo como soporte consignaciones debidamente identificadas o actos administrativos y se clasifican en ingresos operacionales, transferencias y recursos de capital. Operacionales. Son los que se obtienen por la utilización de los recursos del colegio en la prestación del servicio educativo o por la explotación de bienes o servicios del colegio, a saber:

Derechos Académicos. Matrícula y pensión (en el caso de la escuela normal superior y para los grados diferentes a los de cero a once).

Derechos de Grado (en el caso de la escuela normal superior para los grados 12 y 13).

Cobros Complementarios. Boletines de rendimiento escolar, material didáctico, agenda y manual de convivencia, carné, mantenimiento de mobiliario y equipos utilizados en aulas de clase y especializadas y salidas pedagógicas. (en el caso de la escuela normal superior y para los grados diferentes a los de cero a once).

Otros Cobros. Reposición de carné, reposición de agenda y manual de convivencia.

Otras Rentas Contractuales. Arrendamiento de Bienes y Servicios, prestación de servicios, otros cursos de extensión a la comunidad y asesorías de estudios técnicos.

Certificaciones y Constancias. Para el caso de los ex – alumnos.

Otros ingresos no tributarios. Venta de bienes producidos por el colegio, venta de productos de proyectos de estudio y experimentación y venta de productos manufacturados.

La mayoría de los ingresos operacionales son asumidos ahora a través de la GRATUIDAD TOTAL exceptuando los ingresos por concepto de “Otros cobros, Otras rentas contractuales y Otros ingresos no tributarios” Transferencia. Son recursos financieros girados directamente a los FSE de los colegios por las entidades públicas de cualquier orden, su carácter de Aportes se caracteriza por la recepción de recursos sin que por la misma exista contraprestación alguna, estando determinados por una norma previamente establecida (Ley, Acuerdo, Decreto o Resolución según el caso).

Las transferencias que sean asignadas a los colegios, no podrán ser comprometidas por el rector o director hasta tanto no se reciban en las cuentas del respectivo FSE.

Nación. Son recursos que transfiere el Ministerio de Educación Nacional – MEN por concepto de Gratuidad a los colegios oficiales como resultado de la exención del pago de los Derechos Académicos y cobros complementarios de los estudiantes registrados en el sistema de matrícula en los niveles de preescolar, básica primaria, básica secundaria y



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media. Estos recursos son identificados como fuente de financiación Sistema General de Participaciones – SGP y son transferidos mediante resolución a los colegios oficiales a través del FSE.

Dentro de las competencias que la normatividad le otorga a la Nación está la de desarrollar actividades de monitoreo, seguimiento y control, motivo por el cual el MEN expide la GUIA Nº 8 de septiembre de 2012, a través de la cual describe algunas de las herramientas de las que dispone para desarrollar actividades de seguimiento.

Distrito. Son recursos que transfiere la Secretaría de Educación Distrital – SED, por concepto de Gratuidad Total a los colegios oficiales y en concesión, para compensar lo que los padres de familia dejan de pagar a raíz de la Gratuidad Total pero conforme a la normatividad vigente.

Así, los recursos de Gratuidad Total se constituyen en los dineros que le permiten a los colegios asumir los gastos de funcionamiento e inversión, diferentes a los de personal y de todas formas atendiendo lo establecido en la normatividad vigente.

Otras Transferencias SED. Aportes que transfiere la SED para la realización de Programas Especiales soportados en un acto administrativo.

Recursos de Capital. Son los que obtiene el colegio eventualmente por concepto de recursos del balance, rendimientos financieros, donaciones en efectivo, bien sea directamente o a través de la correspondiente entidad territorial y que deben ser administrados a través del FSE Mensualmente se le deberá hacer un análisis a la ejecución de ingresos, donde con claridad logren establecer que los recursos propios, de transferencia y de capital, que respaldan las apropiaciones en el gasto tienen un comportamiento acorde a lo proyectado.

4.2. EJECUCIÓN PASIVA

Se define como la afectación del presupuesto a través de la adquisición de compromisos y la ordenación del gasto basado en las apropiaciones incluidas en el presupuesto anual de los FSE.

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La ejecución pasiva del presupuesto se realiza mediante la adquisición de compromisos y la ordenación del gasto.

PRESUPUESTO

APROPIACIÓN PRESUPUESTAL

CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL -

CDP

FLUJO DE CAJA ANUAL Y

MENSUALIZADO

INGRESO ALMACEN O RECIBIDO A SATISFACCIÓN,

ORDEN DE PAGO, COMPROBANTE DE EGRESO Y CHEQUE

SE LEGALIZA EL CONTRATO - SE

EXPIDE EL REGISTRO

PRESUPUESTAL

PROCESO CONTRACTUAL

PLAN DE CONTRATACIÓN

Y PLAN DE COMPRAS

Las apropiaciones incluidas en el Presupuesto Anual de los FSE, son autorizaciones máximas de gasto que el Consejo Directivo aprueba mediante Acuerdo, para ser comprometidas durante la presente vigencia fiscal y corresponden al valor asignado para cada rubro. Cuando se trate de recursos con situación de fondos, el responsable del presupuesto debe verificar previamente que los recursos estén disponibles en la tesorería. ACTIVIDADES PRESUPUESTALES Una vez elaborado y registrado en el sistema de información dispuesto por la SED el presupuesto aprobado por el Consejo Directivo, efectuada la ejecución activa del mismo, en consideración con el Plan de Compras y el Flujo de Caja (Decreto 4791 de 2008), y antes de continuar el proceso de ejecución presupuestal de la vigencia, es importante surtir las siguientes actividades, siempre y cuando haya lugar a las mismas:

RESERVAS PRESUPUESTALES Según Circular 18 del 20 de diciembre de 2012 expedida por la Secretaría de Hacienda Distrital – SHD, a partir de la vigencia 2013, las reservas presupuestales de 2012 no se incorporaran al presupuesto de la vigencia. Esta nueva situación implica que se efectuarán dos tipos de ejecución: la del presupuesto de la respectiva vigencia y la del presupuesto de reservas.



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Por lo anterior, en la vigencia 2013 dichos compromisos conservaran el mismo número de CDP y CRP de la vigencia 2012 que los originó y con base en estos, se procederá a realizar los respectivos giros. Es así como la SED expide el Memorando DF-5400-005 del 22 de febrero de 2013, indicando que a partir del 2014 los FSE ejecutaran las reservas conforme lo establece la Circular 18 de 2012

ADICIÓN DE EXCEDENTES FINANCIEROS

Son recursos que corresponden al valor neto en tesorería una vez descontadas las obligaciones y compromisos presupuestales legalmente adquiridos y pendientes de pago al cierre de la vigencia (reservas presupuestales, cuentas por pagar, acreedores varios e ingresos recibidos por anticipados). Una vez iniciada la vigencia, estos recursos deben ser adicionados, mediante Acuerdo firmado por el Consejo Directivo, al presupuesto de ingresos al rubro de Recursos de Capital – Excedentes Financieros y al presupuesto de gastos al o los rubros que apruebe el consejo directivo teniendo en cuenta la destinación especifica o no de los mismos, su fuente de financiación, necesidades del colegio y la normatividad vigente.

ETAPAS EN LA EJECUCIÓN DEL GASTO

En la ejecución de un gasto, es importante tener en cuenta los siguientes pasos:

a) Presupuesto elaborado por el Rector como ordenador del gasto con el apoyo del Auxiliar Administrativo con Funciones Financieras – AAFF y la participación del Comité Interinstitucional de Presupuestos Participativos.

b) Presupuesto liquidado aprobado por el Consejo Directivo, mediante Acuerdo firmado, fechado, foliado y numerado,

c) Plan de Compras aprobado por el Consejo Directivo. d) Flujo de Caja Anual (Decreto 4791 de 2008), con ajuste mensual. e) Estudios previos, estudios de mercado y/o justificación de la necesidad,

f) Solicitud del CDP, por parte del Ordenador del Gasto Vs Plan de compras y flujo de caja mensual

g) Expedición Certificado de Disponibilidad Presupuestal (CDP) Vs Tarjeta Presupuestal h) Proceso precontractual, teniendo en cuenta la cuantía. i) Proceso Contractual - Contrato Minuta de Contrato de suministro – Minuta de Contrato de

prestación de servicios. Minuta Contrato de Obra. j) Registro Presupuestal (RP) – con el cual se perfecciona y se legaliza el contrato, teniendo

en cuenta igualmente los requisitos habilitantes del contratista o proveedor. k) Factura o documento equivalente

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l) Comprobante de entrada de almacén (bien) y/o recibo a satisfacción (contrato de servicios o contrato de obra)

m) Orden de Pago. n) Comprobante de egreso. o) Cheque.

4.2.1. MODIFICACIONES PRESUPUESTALES

La Modificación Presupuestal, es una variación mediante la cual y por Acuerdo del Consejo Directivo se aumentan o disminuyen las cuantías apropiadas, para complementar las partidas insuficientes, ampliar los servicios existentes o establecer nuevos servicios, al igual que cancelar o aplazar las apropiaciones aprobadas. Las Adiciones, son operaciones mediante las cuales se modifica el monto total del presupuesto por la incorporación de un nuevo recurso no previsto o por un recaudo superior al programado inicialmente. Todo nuevo ingreso que perciba el colegio y que no esté contemplado en el presupuesto del FSE, será objeto de una adición presupuestal mediante Acuerdo firmado por el Consejo Directivo (Ver Guía Anexo N° 4) Para adicionar el presupuesto en cuantía superior al 20% se deberá contar con autorización previa por parte de la Secretaría de Educación – Dirección Financiera – Oficina de Presupuesto - y el procedimiento a seguir es el siguiente:

Efectuar la solicitud de autorización para la adición presupuestal mediante oficio firmado por el Rector, en el cual se indique el origen de los recursos a adicionar o en su defecto los rubros que dieron origen a esa adición (Excedentes financieros, cancelación de reservas, donaciones).

Adjuntar a dicho oficio, copia del Presupuesto aprobado por el Consejo Directivo para la vigencia.

Anexar acta de reporte de excedentes financieros, formato de Tesorería, acta de constitución de reservas presupuestales y/o acta de donación de dinero, según sea el caso.

Adjuntar los formatos de “Ejecución Presupuestal” diligenciados de la siguiente manera: En el presupuesto de ingresos, el valor de la adición deberá reflejarse en el rubro Excedentes Financieros, o cancelación de reservas, o Donaciones, según sea el caso, ubicándolos en la columna “adición” afectando el presupuesto definitivo y el presupuesto ejecutado. En el presupuesto de gastos, ese mismo valor de la adición deberá verse reflejado en la columna “adición”, según el o los rubros para los cuales será distribuido hasta afectar el presupuesto definitivo.

Aquellos ingresos que el colegio perciba a través del FSE mediante Resolución o acto administrativo, no requieren solicitud de adición por parte de la SED. Una vez obtenida la aprobación de la adición presupuestal por parte de la Secretaría de Educación, el Ordenador del Gasto presentará al Consejo Directivo para su aprobación, el proyecto de acuerdo de adición, el cual llevará relacionado el número de autorización suministrado por la SED.



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Los Traslados son las modificaciones que no varían el total del presupuesto sino que cambian la composición del mismo. El traslado disminuye el monto de una partida (contra crédito) para aumentar la de otra (crédito) en la misma cuantía. Todo traslado presupuestal debe ser aprobado por el Consejo Directivo mediante Acuerdo (Ver Guía Anexo Nº 5). Las Reducciones son la decisión definitiva de no ejecutar un monto determinado de gastos por inexistencia del recurso para su financiación o por variación de las circunstancias. Las reducciones afectan siempre el monto total del presupuesto y, por lo tanto, deben ser aprobadas por el Consejo Directivo. El valor de la reducción debe ser igual tanto en ingresos como en gastos.

OOrrddeennaacciióónn ddee GGaassttooss ddee FFuunncciioonnaammiieennttoo. Para la ordenación de un gasto se deben tener en cuenta principalmente los siguientes aspectos:

Verificar que exista apropiación presupuestal y que esté previsto en el objeto del gasto del rubro presupuestal que se pretende afectar.

Programar previamente en el Flujo de Caja los recursos necesarios para atender los pagos que se generen de la ordenación de dicho gasto.

Iniciar el trámite contractual siempre y cuando exista CDP previo.

Expedición de registro

Ordenar el gasto atendiendo rigurosamente lo dispuesto en la norma de contratación vigente.

OOrrddeennaacciióónn ddee GGaassttooss ddee IInnvveerrssiióónn. En la ordenación de gastos de inversión deberán tenerse en cuenta, además de los requisitos anteriores, los siguientes

Que el gasto ordenado corresponda a un proyecto enmarcado dentro del PEI del colegio.

Que el gasto corresponda a un proyecto debidamente formulado y que haga parte del presupuesto anual aprobado.

Solicitud de certificado de disponibilidad presupuestal Operación mediante la cual El Ordenador del gasto solícita que se le expida un certificado de disponibilidad como respaldo para iniciar el proceso de ejecución presupuestal del gasto.

4.2.2. CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL (CDP)

Una vez aprobado el Presupuesto mediante Acuerdo, elaborado el Flujo de caja y el plan de compras y se4 encuentren los recursos en tesorería, el ordenador del gasto puede dar inicio a la adquisición de bienes, obras o servicios allí registrados. Para esto, debe solicitarle por escrito al Auxiliar Administrativo con funciones financieras el Certificado de Disponibilidad Presupuestal – CDP (Ver Guía Anexo N° 6).

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El CDP, es el documento expedido por el responsable del presupuesto o por el funcionario que desempeñe estas funciones en cada Colegio, mediante el cual afecta en forma preliminar un rubro presupuestal, garantizando la existencia de apropiación presupuestal disponible libre de toda afectación y suficiente para respaldar los actos administrativos con los cuales se procede a afectar el presupuesto o a hacer uso de apropiación presupuestal. En la expedición del CDP es importante identificar la fuente de financiación que respaldará el compromiso. No se podrán adquirir compromisos, ni registrar actos administrativos que afecten las apropiaciones presupuestales sin contar con certificados de disponibilidad presupuestal previos, los cuales deben numerarse en orden secuencial y cronológico. Tenga en cuenta que el CDP no constituye un compromiso presupuestal y por tanto no da lugar a ejecución de recursos. El CDP afecta sólo preliminarmente el presupuesto hasta tanto se perfeccione el compromiso y se efectúe el correspondiente Registro Presupuestal. Los colegios deberán llevar un registro de esta operación, a través de las Tarjetas Presupuestales o los formatos que se puedan establecer a través del cual se pueda obtener un reporte de emisión de CDP a la fecha, para determinar los saldos de apropiación, disponibles por fuente de financiación, en bancos y expedir nuevas disponibilidades. Cualquier compromiso que se adquiera con violación de estos preceptos creará responsabilidad personal y pecuniaria a cargo de quien asuma estas obligaciones. La información que contiene el CDP incluye:

Nombre del Colegio.

NIT

Número de la Disponibilidad.

Emitir el siguiente enunciado: “El suscrito responsable del presupuesto certifica que: En el presupuesto de gastos de Funcionamiento y/o Inversión de la vigencia 201X existe apropiación disponible para atender la presente solicitud.”

Código Presupuestal.

Nombre del Rubro Presupuestal.

Fuente de financiación

Valor del CDP a expedir.

Nombre del Solicitante (Ordenador del Gasto) y número de oficio.

Objeto del CDP.

Fecha de expedición del CDP.

Firma del Responsable de presupuesto.



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111122 –– SSEECCRREETTAARRÍÍAA DDEE EEDDUUCCAACCIIÓÓNN

0011 –– UUNNIIDDAADD 0011

FFOONNDDOO DDEE SSEERRVVIICCIIOO EEDDUUCCAATTIIVVOO

CCOOLLEEGGIIOO __________________________________________________________________________

IINNSSTTIITTUUCCIIÓÓNN EEDDUUCCAATTIIVVAA DDIISSTTRRIITTAALL NIT ______________________________________________

COD DANE ____________________________________________________

CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL - CDP N° ____

EL SUSCRITO RESPONSABLE DEL PRESUPUESTO CERTIFICA Que en el presupuesto de gastos e inversiones de la vigencia ____ existe apropiación para atender la presente solicitud, así: CÓDIGO PRESUPUESTAL CONCEPTO VALOR Fuente: __________________________________ Total ___________________________________ OBJETO: ____________________________________________________ Se expide a solicitud del señor ___________________ Rector y/o Director – Ordenador del Gasto del colegio ______________________, mediante oficio número ________de fecha ________ de ________de _________ (del mismo año).

_____________________________

NOMBRE DE LA AAFF - PAGADORA AUXILIAR ADMINISTRATIVO CON FUNCIONES FINANCIERAS

Responsable del presupuesto

Anulación total o parcial de Disponibilidades Presupuestales Pueden tener origen en las siguientes situaciones:

Cuando se perfeccione el compromiso respaldado con un CDP y el valor comprometido resulte inferior al valor de la disponibilidad.

Cuando no se hace uso del CDP.

Al cierre de la vigencia los CDP no utilizados y los saldos se anulan de oficio.

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4.2.3. REGISTRO PRESUPUESTAL (RP)

Una vez expedido el CDP, registrado en la tarjeta presupuestal del rubro correspondiente identificando fuente de financiación y llevado a cabo el proceso contractual definiendo cuantía, beneficiario, objeto, formas de pago, entre otras, se procede a la solicitud del RP por parte del Ordenador del Gasto.

El RP, es la operación mediante la cual se perfecciona el compromiso y se afecta en forma definitiva la apropiación, garantizando que ésta no será desviada a ningún otro fin, el valor de este documento debe ser igual al valor del contrato. El RP constituye requisito indispensable para iniciar la ejecución de un contrato. El certificado de RP, es el documento mediante el cual se hace constar la operación del registro de los compromisos u obligaciones adquiridos con proveedores de bienes, obras y servicios en el presupuesto; para tal efecto, el responsable del presupuesto expedirá la certificación escrita haciendo constar que la operación se realiza en forma oportuna, es decir antes de la iniciación del contrato, una vez verificado el saldo y la vigencia de la disponibilidad a afectar. Una vez emitido el RP por el valor total del contrato, se libera en la tarjeta presupuestal el excedente que se registre en el CDP (si lo hubiere).

EEll RRPP ddeebbee ccoonntteenneerr llaa ssiigguuiieennttee iinnffoorrmmaacciióónn::

Nombre del Colegio.

NIT

Detallar que es un Registro Presupuestal.

Número del Registro.

Emitir el siguiente enunciado: “El suscrito responsable del presupuesto certifica que: En el presupuesto de gastos de Funcionamiento y/o Inversión de la vigencia 201X (actual) existe apropiación disponible para atender la presente solicitud.”

Código Presupuestal.

Nombre del Rubro Presupuestal.

Valor del RP a expedir.

Fuente de Financiación

Número del CDP a afectar.

Nombre del Beneficiario (Proveedor y/o contratista)

Objeto del RP.

Fecha de expedición del RP.

Firma del Responsable de presupuesto.



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111122 –– SSEECCRREETTAARRIIAA DDEE EEDDUUCCAACCIIÓÓNN

0011 –– UUNNIIDDAADD 0011

FFOONNDDOO DDEE SSEERRVVIICCIIOOSS EEDDUUCCAATTIIVVOOSS

CCOOLLEEGGIIOO <<<<NNOOMMBBRREE DDEELL CCOOLLEEGGIIOO>>>> INSTITUCIÓN EDUCATIVA DISTRITAL

NIT __________________________ COD DANE ______________________________

CERTIFICADO DE REGISTRO PRESUPUESTAL - RP

N° __________

El suscrito responsable del presupuesto certifica Que se ha efectuado el registro presupuestal para atender compromisos, así: CÓDIGO PRESUPUESTAL CONCEPTO VALOR Fuentes: Total $ CDP N°_____________ TIPO Y NÚMERO DE COMPROMISO: Por Ejemplo: Contrato de suministro No. OBJETO: BENEFICIARIO: __________________________________________________ NIT y/o C.C: ________________________________________________ Se expide a los _____días del mes de ___________de _________

NOMBRE DEL AAFF - PAGADOR AUXILIAR ADMINISTRATIVO CON FUNCIONES FINANCIERAS

Responsable del presupuesto

El responsable de presupuesto de cada colegio no podrá expedir registros presupuestales con anterioridad al CDP y a la fecha y firma del contrato.

AAnnuullaacciióónn ttoottaall oo ppaarrcciiaall ddee RReeggiissttrrooss PPrreessuuppuueessttaalleess. Los casos en que se presentan estos eventos son los siguientes:

La liquidación de los contratos que presenten saldos.

La declaratoria de caducidad o cualquier otro acto administrativo que determine el no requerimiento de nuevos pagos con cargo a dicho compromiso.

Al anular total o parcialmente un RP se debe anular igualmente el saldo o el valor total de la Disponibilidad Presupuestal que amparó el compromiso. Al efectuar esta anulación deberá

contar con el soporte que le garantice la operación (Resolución o Acta de liquidación).

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4.2.4. ORDEN DE PAGO (OP)

LLaa OOrrddeenn ddee PPaaggoo es el documento mediante el cual el ordenador del gasto solicita al Auxiliar Administrativo con Funciones Financieras o Tesorero la realización del pago de una obligación adquirida de conformidad con la Ley. Las órdenes de pago deben estar numeradas en forma secuencial ascendente. El Auxiliar Administrativo con Funciones Financieras o Tesorero verificará la existencia del CDP, que se haya efectuado el proceso contractual (Contrato escrito) acorde a lo reglamentado por el Consejo Directivo cuando no supere los 20 smmlv o al Estatuto de Contratación cuando el contrato supere los 20 smmlv, que exista RP, contrato firmado, que el proveedor o contratista cumpla con los requisitos habilitantes, se tenga el recibido a satisfacción (si es un servicio), ingreso a almacén (si es un bien), copia de la póliza de cumplimiento (si el mismo lo requiere), factura o documento equivalente.

Con la Orden de Pago firmada por el Ordenador del Gasto y la verificación del Auxiliar Administrativo con Funciones Financieras, se procede a la expedición del comprobante de egreso y el cheque.

4.2.5. COMPROBANTE DE EGRESO – Pago de Compromisos

El comprobante de egreso (Ver Guía Anexo N° 7), es el documento mediante el cual se realizar los desembolsos y resume los datos principales de los documentos que generan la obligación. Reflejando las transacciones relacionadas con los pagos, sustenta los registros contables de los FSE al igual que los descuentos tributarios y las contribuciones especiales, así mismo constituye la base para la expedición del cheque. El valor del cheque deberá ser igual al valor neto registrado en el comprobante de egreso. El ordenador del gasto y el auxiliar administrativo con funciones financieras verificara los montos antes de firmar.

4.2.6. FACTURA Requisitos que debe contener una factura, para efectos tributarios, la expedición de factura a que se refiere el artículo 615 del Estatuto Tributario Nacional, consiste en entregar el original de la misma, con el lleno de los siguientes requisitos:

a. Estar denominada expresamente como factura de venta.

b. Apellidos y nombre o razón y NIT del vendedor o de quien presta el servicio.

http://www.gerencie.com/diferencia-entre-rut-y-nit.html



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c. Apellidos y nombre o razón social y NIT del adquirente de los bienes o servicios, junto con la

discriminación del IVA pagado.

d. Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de facturas de

venta.

e. Fecha de su expedición.

f. Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados.

g. Valor total de la operación.

h. El nombre o razón social y el NIT del impresor de la factura.

i. Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas.

Al momento de la expedición de la factura los requisitos de los literales a), b), d) y h), deberán estar

previamente impresos a través de medios litográficos, tipográficos o de técnicas industriales de

carácter similar. Cuando el contribuyente utilice un sistema de facturación por computador o

máquinas registradoras, con la impresión efectuada por tales medios se entienden cumplidos los

requisitos de impresión previa. El sistema de facturación deberá numerar en forma consecutiva las

facturas y se deberán proveer los medios necesarios para su verificación y auditoría.

4.2.7. DOCUMENTO EQUIVALENTE:

Decreto 522 de 2003. Artículo 3°. Documento equivalente a la factura en adquisiciones efectuadas por los FSE a las personas inscritas en el régimen simplificado. El adquirente que adquiera bienes o servicios de personas naturales no comerciantes o inscritas en el régimen simplificado, expedirá a su proveedor un documento equivalente a la factura con el lleno de los siguientes requisitos:

a. Apellidos, nombre o razón social y NIT del adquirente de los bienes o servicios;

b. Apellidos, nombre y NIT de la persona natural beneficiaria del pago o abono;

c. Número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva;

d. Fecha de la operación;

e. Concepto;

f. Valor de la operación;

5. CIERRE PRESUPUESTAL Es el procedimiento que realizan los FSE con el propósito de determinar la ejecución presupuestal de ingresos y gastos, las obligaciones pendientes de pago, el estado de Tesorería a la fecha de cierre presupuestal y los excedentes financieros.

http://www.gerencie.com/impuesto-a-las-ventas.html

http://www.gerencie.com/persona-natural.html

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Al momento del cierre presupuestal, se debe revisar que cada Certificado de Disponibilidad Presupuestal expedido soporte un Registro Presupuestal y aquellos que no lo hacen, a solicitud del Ordenador del Gasto que requirió su expedición, sean anulados. Se recomienda, NO EFECTUAR anulación de Certificados de Disponibilidad Presupuestal, sin antes haber verificado que efectivamente estas Disponibilidades no estén respaldando compromisos o en el caso de los Registros Presupuestales que éstos no se requieran para amparar el pago. Con el cierre presupuestal, se realizan las siguientes actividades:

Identificación de obligaciones – CUENTAS POR PAGAR

Constitución de - RESERVAS PRESUPUESTALES

Anulación de RESERVAS PRESUPUESTALES y constitución de PASIVOS EXIGIBLES

Identificación de los - EXCEDENTES FINANCIEROS

Formalización del - ESTADO DE TESORERÍA

5.1. CUENTAS POR PAGAR Son todas las órdenes de pago a terceros que quedaron pendientes de pago en las respectivas pagadurías al cierre de la vigencia fiscal, las cuales deben registrarse como “giro” en la contabilidad Presupuestal y en la ejecución pasiva del presupuesto. Además, deben estar registradas en el acta de constitución de cuentas por pagar (Ver guía Anexo N° 8)

Los Soportes para las Cuentas por Pagar son:

Estudios previos o justificación

Certificado de disponibilidad presupuestal.

Contrato, Orden de servicio, Orden de compra, orden de trabajo o convenio ínter administrativo.

Certificado de registro presupuestal.

Ser giradas presupuestalmente.

Factura presentada por el proveedor de bienes o servicios debidamente radicada en la pagaduría.

Acta de recibo de obra debidamente refrendada por el supervisor del contrato.

Certificado del recibo a satisfacción en el caso de prestación de servicios.

Comprobante de ingreso al almacén, en el caso de compra de bienes.

Orden de pago debidamente diligenciada por el Ordenador del gasto. El Ordenador del Gasto, el Tesorero (Auxiliar administrativo con funciones financieras) y el Contador validarán y certificarán con sus firmas las cuentas por pagar y deberán indicar la fuente de financiación que las respalda.

5.2. RESERVAS PRESUPUESTALES

Se definen como las obligaciones y compromisos contenidos en un Certificado de Registro Presupuestal que al cierre de la vigencia, no se hayan podido cumplir, esto es, que el bien no se



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haya recibido, que la obra no se haya terminado, que el servicio no se haya prestado, pero que los compromisos estén debidamente contraídos y desarrollen el objeto de la apropiación. Soportes para las Reservas Presupuestales. Estas Reservas Presupuestales, además del registro en libros, deben estar registradas en el acta de constitución de reservas (Ver guía Anexo N° 8) y se soportarán con los siguientes documentos:

Estudios previos o justificación

Certificado de disponibilidad presupuestal.

Contrato firmado por las partes (Contrato de servicio, Contrato de compra, Contrato de obra).

Certificado de registro presupuestal.

Orden(es) de pago emitida(s) Cancelación, anulación de reservas presupuestales (vigencia anterior) y constitución de pasivos exigibles. Si al momento del cierre presupuestal, la(s) reserva(s) presupuestal(es) no ha(n) sido girada(s) en su totalidad, la(s) misma(s) fenece(n) sin excepción, pero el saldo no se anula. El auxiliar administrativo con funciones financieras (pagador) debe elaborar el Acta de Fenecimiento (Ver guía Anexo N° 9), por cuanto se constituirá como un pasivo exigible para la siguiente vigencia, si el compromiso aún existe. En este caso, los recursos se adicionarán al presupuesto 2013, en Ingresos al rubro de “cancelación de reservas” y en Gastos al rubro de “Pasivo Exigible”. Vale la pena recordar, que cuando se constituya un pasivo exigible, el mismo debe ser informado a la Oficina de Control Interno Disciplinario de la SED. Si al momento del cierre presupuestal, se tuviera certeza que la reserva presupuestal no se va a ejecutar porque el compromiso legalmente constituido ya no existe, se procede a la anulación de dicha reserva con el acto administrativo que soporta la liquidación unilateral del contrato. Los recursos liberados mantendrán la destinación para ser adicionados en la siguiente vigencia a los mismos rubros que le dieron origen e incorporados en el acta de reporte de Excedentes Financieros. Para este caso el Auxiliar Administrativo con funciones financieras elaborará el Acta de cancelación de reservas.

5.3. EXCEDENTES FINANCIEROS. Corresponde al valor neto en Tesorería una vez descontadas las obligaciones y compromisos presupuestales legalmente adquiridos y pendientes de pago al cierre de la vigencia (reservas presupuestales, las cuentas por pagar, acreedores varios e ingresos recibidos por anticipado).

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Una vez obtenido el valor neto de los excedentes financieros, se procede a identificar la fuente de financiación de los recursos y la destinación específica o no de los mismos y se emite una Acta de reporte de Excedentes Financieros (Ver guía Anexo N° 10).

5.4. ESTADO DE TESORERÍA Corresponde a la suma de los valores en caja, bancos e inversiones temporales al cierre de la vigencia fiscal. De este estado hacen parte los fondos con destinación específica, derechos académicos y cobros complementarios, los acreedores varios, las cuentas por pagar, las reservas y en general todo recurso que esté a disposición de la tesorería del FSE. (Ver guía Anexo Nº 12) Caja. Representa la existencia de fondos en dinero y cheques en moneda nacional, de disponibilidad inmediata. Cuenta Corriente y de Ahorros. Representa el valor de los saldos en la cuenta corriente o de ahorro, en moneda nacional. Inversiones Temporales. Bajo esta denominación se agrupan cuentas representativas de los fondos colocados en títulos valores CDT, con la finalidad de obtener un rendimiento financiero el cual se encuentra predeterminado. Fondos con Destinación Específica. Son los recursos disponibles, sin comprometer, al cierre de la vigencia fiscal que se hayan recibido con DESTINACIÒN ESPECÌFICA (Ej. Escuela – Ciudad - Escuela), se adicionarán mediante Acuerdo firmado por el Consejo Directivo al presupuesto de la siguiente vigencia en el presupuesto de ingresos y en el presupuesto de gastos deben mantener la destinación para atender el objeto para lo cual se recibieron, siempre y cuando los mismos no estén sujetos a devolución. Cuentas por Pagar en Poder del Tesorero. Son todas las órdenes de pago a terceros que quedaron pendientes de pago en las respectivas pagadurías al cierre de la vigencia fiscal. Cheques en Poder de Terceros: Comprende los cheques que no han sido cobrados y que se encuentran en poder del proveedor o prestador del servicio Acreedores Varios.. Corresponde a los valores pendientes de pago al cierre de la vigencia, descontados del valor bruto de las órdenes de pago a favor de la Dirección de Impuestos Distritales, la DIAN por concepto de retención en la fuente y Retención de IVA; a la Secretaria de Hacienda del Distrito por concepto de Retención de ICA . En el caso de los cheques descontados de impuestos, se recomienda que estos queden declarados y pagados en diciembre Derechos Académicos y Cobros Complementarios. Los Derechos Académicos hacen referencia a matrícula y pensión. Los cobros complementarios corresponden a servicios como los boletines, la agenda, el material didáctico entre otros.



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Reconocimientos. Los reconocimientos son recursos que al cierre de la vigencia no han ingresado a la Tesorería, pero de los cuales se tiene absoluta certeza que se recibirán en una fecha posterior a la del cierre presupuestal. Los reconocimientos tendrán como soporte un Acto Administrativo o Certificación. Legalización definitiva de la Caja Menor. Es el proceso mediante el cual se legaliza la caja menor del FSE con fecha anterior al cierre presupuestal. Los dineros en efectivo en poder del responsable deberán ser consignados en la cuenta de ahorros del FSE, la consignación junto con los soportes del gasto deberán ser entregados al Auxiliar Financiero para su respectiva legalización.

6. HECHOS CUMPLIDOS Está prohibido tramitar o legalizar actos administrativos que afecten el presupuesto de gastos cuando no reúnan los requisitos legales o se configuren como hechos cumplidos. Así, cuando un colegio adquiere un bien o servicio, es necesario precisar que a los ordenadores les está prohibido contraer compromisos sin disponibilidad previa de recursos en tesorería (y en bancos) y en consecuencia administrativamente no sería posible acceder al pago solicitado, en cuanto constituye un HHeecchhoo CCuummpplliiddoo. Para el caso de haberse recibido efectivamente algún bien o servicio sin el respaldo presupuestal y contractual previo, la SED establece las siguientes precisiones: Los compromisos que se hayan adquirido con violación a estos preceptos crean responsabilidad personal y pecuniaria, disciplinaria y penal a cargo de quién los asuma, por tal motivo es necesario que se informe a la Oficina de Control Interno de la SED y a la Contraloría de Bogotá. Sin embargo, si se determina que efectivamente los trabajos o servicios descritos en las facturas y cuentas de cobro fueron prestados o suministrados en el colegio y recibidos a entera satisfacción por la persona responsable y por ende que ingresaron al patrimonio del Distrito Capital a través del Fondo, no puede abstenerse la administración de pagar el valor de los mismos, ya que se incurriría en un enriquecimiento injustificado para la entidad, por lo cual debe intentarse uunnaa ccoonncciilliiaacciióónn

pprreejjuuddiicciiaall entre las partes, siendo procedente entonces informarle a los contratistas sobre el particular a efecto de que le otorguen poder a un abogado titulado para que en nombre y representación de ellos solicite ante el Agente del Ministerio Público la audiencia de conciliación tendiente a que la Secretaría de Educación del Distrito Capital – colegio reconozca y pague el valor de los trabajos. En todo caso, anexamos concepto de la Oficina Asesora Jurídica de la SED emitido el 1° de febrero de 2005 al respecto, ya que hace referencia a los procedimientos a seguir (Ver guía Anexo N° 13).

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7. PAGO DE SENTENCIAS JUDICIALES, CONCILIACIONES Y LAUDOS ARBITRALES

Los servidores públicos de los colegios, a quienes corresponda la ejecución de sentencias, laudos, conciliaciones y providencias de autoridades jurisdiccionales competentes en contra de los Fondos de Servicios Educativos y a favor de terceros y los gastos conexos a los procesos judiciales y extrajudiciales, están obligados a desarrollar y adoptar las medidas conducentes al pago de las sentencias dentro de los plazos establecidos. Para ello, respetarán en su integridad los derechos reconocidos a terceros en estas sentencias, actuarán de conformidad con el procedimiento establecido en el Código Contencioso Administrativo y demás disposiciones legales y evitarán que se dicten órdenes de embargo contra el colegio y el Distrito. En los colegios se tramita y ordena estos pagos con el Presupuesto de la vigencia que se está ejecutando. El procedimiento a seguir para el pago de una sentencia judicial, conciliación o laudo es el siguiente:

El ordenador del gasto debe contar con la sentencia o Acto administrativo o Acta de Conciliación que ordena el pago.

El ordenador del gasto debe reunir al Consejo Directivo para que mediante Acuerdo apruebe efectuar un Traslado presupuestal al rubro “Sentencias Judiciales”

Expedición del Certificado de Disponibilidad Presupuestal.

Anexar Copia de la sentencia, laudo arbitral, conciliación debidamente ejecutoriada o notificado.

Expedición del Registro Presupuestal.

Emitir Orden de Pago.

Cheque a nombre del beneficiario que indique la sentencia o acta de conciliación que obliga el pago.

Emite el cheque soportado en la orden de pago y el comprobante de egreso

Hace la entrega al beneficiario, o solicita autorización.

Registra en libros

Entrega soportes al contador

8. CAJA MENOR El dinero que se entregue para la constitución de la CAJA MENOR debe ser utilizado para sufragar gastos identificados y definidos en el PRESUPUESTO DE GASTOS GENERALES (Resolución 0001 de 2009 expedida por la SHD), y para atender erogaciones de menor cuantía que tengan el carácter de situaciones urgentes, imprevistas, imprescindibles, inaplazables y necesarios para la buena marcha de la administración y definidos en la Resolución de constitución. Constitución. La constitución y ordenación de la CAJA MENOR está a cargo del ordenador del gasto quien podrá destinar el manejo de la misma a un funcionario administrativo de planta o provisional. La Caja



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Menor se constituirá para cada vigencia fiscal, mediante Resolución suscrita por el Ordenador del Gasto (Ver guía Anexo Nº 14), en la cual debe indicar:

Funcionario responsable del manejo de la caja menor. Puede ser un funcionario de planta o

en provisionalidad pero diferente al AAFF-pagador o almacenista. Cuantía mensual o anual de la caja menor. La cuantía mensual no puede superar los dos (2)

smmlv, y la anual no puede superar el 10% del presupuesto de la vigencia y de todas formas no puede superar los veinte (20) smmlv.

Cuantía por rubro presupuestal de gastos generales. Definir de esa cuantía mensual o anual, la distribución de los recursos, por rubro.

Finalidad. Indicar que la Caja Menor se constituirá para atender erogaciones de menor cuantía que tengan el carácter de gastos urgentes, imprescindibles, inaplazables, necesarios y definidos en la Resolución de Constitución.

Clase de gastos que se pueden realizar. Los identificados y definidos en los conceptos de Presupuesto de Gastos Generales

Los rubros de Caja Menor se ejecutaran conforme a la definición de los mismos en la presente

GUIA. Certificado de Disponibilidad Presupuestal CDP. Para la constitución, se deberá contar con el certificado de disponibilidad presupuestal previo, el cual debe expedirse por el monto correspondiente a la suma del valor de la apertura y la proyección del número de reembolsos que se pretendan realizar en el respectivo año, respetando los límites en las cuantías establecidas anteriormente y la disponibilidad de recursos en tesorería. Registro presupuestal RP. Para los reembolsos respectivos, los cuales tienen situación de fondos, se debe expedir el RP por el monto total del valor mensual de la caja menor, pero afectando el CDP emitido para constituir la respectiva caja menor. Al momento de solicitar el reembolso de caja menor, se expide el RP por el valor del mismo y se afectara la disponibilidad expedida inicialmente. Una vez se conozca la fecha de cierre presupuestal, ese último mes (diciembre) se debe tener en cuenta que la caja menor se cierra una semana antes y al requerirse de un reembolso por los días que faltan para su cierre, el registro presupuestal se expide igualmente por el valor del reembolso, afectando el CDP expedido, el cheque por el valor del RP y al cierre de la caja menor, el responsable de la misma consigna en la cuenta del FSE el valor sobrante previa legalización de la caja menor y el AAFF-pagador debe liberar los saldos comprometidos en el CDP y RP.

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Cuantía. Los colegios pueden constituir en cada anualidad una Caja Menor, donde mensualmente la cuantía no supere los dos (2) salarios mínimos legales vigentes mensuales, que al año no supere el 10% del presupuesto anual de apropiaciones y en todo caso que no exceda los 20 smmlv al año. Rubros a afectar. El dinero que se entregue para la constitución de la Caja Menor debe ser utilizado para sufragar gastos identificados y definidos en los conceptos del Presupuesto de Gastos Generales y para atender erogaciones de menor cuantía que tengan el carácter de situaciones urgentes, imprescindibles, inaplazables, necesarios y definidos en la Resolución de constitución respectiva. Los gastos que se efectúen por caja menor deben afectar el rubro presupuestal correspondiente, dado que estos gastos tienen su afectación en el presupuesto general del FSE. La GUIA ofrece al inicio del presente capítulo, la definición de cada uno de los rubros presupuestales y lo que a través de ellos se puede adquirir Manejo del Dinero. Dado que la cuantía NO supera los cinco (5) smmlv, el dinero se puede manejar en efectivo bajo medidas de seguridad. Estos recursos serán administrados por el FUNCIONARIO facultado, debidamente asegurado, diferente al jefe de bodega, almacenista o AAFF-pagador y tesorero, sin obviar que la ordenación de los gastos a efectuar por Caja Menor seguirán en cabeza del Ordenador del Gasto, quien autorizará los respectivos desembolsos mediante formato escrito y firmado. Apertura de los libros. Cada FSE procederá a dar apertura a los libros en donde se registren diariamente las operaciones que afectan la caja menor, indicando la fecha, imputación presupuestal de gasto, concepto y valor, según los comprobantes que respalden cada operación. Los Libros que debe llevar el responsable de caja menor son:

Libro de Efectivo de Caja Menor

Libro por rubros presupuestales

Libro de efectivo de Caja Menor. Es aquel en el cual se registrarán todas las operaciones con fundamento en los recibos definitivos.

FECHA No. RECIBO BENEFICIARIO DEBE HABER SALDO

15-01-201X CE 001 Apertura de caja menor 860.000 860.000

16-01-201X 001 Papelería Comercial 20.000 840.000

17-01-201X 002 Pepita Pérez 10.000 830.000



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Libro por rubros presupuestales. Se registran las operaciones por cada uno de los rubros asignados en la Resolución de Constitución de la Caja Menor, ejemplo:

MATERIALES Y SUMINISTROS


15-01-201X Valor asignado 200.000 200.000

16-01-201X 001 Papelería Comercial 20.000 180.000

TRANSPORTE Y COMUNICACIÓN


15-01-201X Valor asignado 160.000 160.000

17-01-201X 002 Pepita Pérez 10.000 150.000

Primer giro. El primer giro constituye el inicio operativo de la Caja Menor y requiere:

Que exista acto administrativo de creación, expedido por el Rector como ordenador del gasto.

Que se haya expedido el certificado de disponibilidad presupuestal previo por el monto correspondiente a la suma del valor de la apertura y la proyección del número de reembolsos que se pretendan realizar en el respectivo año, respetando las cuantías señaladas y la disponibilidad de recursos en tesorería.

Que el responsable del manejo y administración de la Caja Menor haya sido designado en el mismo acto administrativo de creación.

Que el responsable tenga póliza de manejo vigente, aprobada con anterioridad al primer giro y por el monto total de la Caja Menor o en su defecto se encuentre amparado en la misma póliza que asuma la SED.

Que se cuente con las medidas mínimas de seguridad para la tenencia en efectivo de los recursos de la caja menor.

Apertura de libros. Pagos de Caja Menor.

Cada vez que se efectúe un pago con cargo a la Caja Menor se debe tener en cuenta, además del monto a cancelar, el cual no debe superar el 10% del valor mensual de la Caja Menor, lo siguiente:

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El rubro presupuestal al que corresponde imputarlo y la respectiva afectación contable

Que la factura o documento equivalente cumpla con los requisitos de ley

El monto total de la(s) factura(s)

Las deducciones de Ley (si las hubiere)

El valor neto a pagar

La fecha de pago

Cuando el gasto sea por transporte urbano el soporte es el recibo definitivo de caja menor. Soportes de caja menor Los soportes de la caja menor serán los recibos definitivos de caja menor soportados por las factura o documento equivalente: Límites del gasto. Los gastos que se efectúen en cada operación, no podrán superar el 10% de la cuantía mensual asignada para la CAJA MENOR (ej: Si la caja menor se constituyera mensualmente por $600.000 un solo gasto por alguno de sus rubros no puede ser mayor de $60.000), tampoco podrá efectuarse ninguna clase de fraccionamiento en las compras para superar este monto y los dineros que se entreguen por caja menor, deberán ser legalizados dentro de los 3 (tres) días siguientes a la realización del gasto. Solicitud de reembolso. El reembolso se efectuará una vez al mes en la cuantía de los gastos realizados cuando exceda el 70% del monto de algunos de sus rubros. (dos o mas de dos), Se hará a través del formato de reembolso, anexando facturas, comprobantes de ingreso al almacén (si se trata de la compra de un bien) y demás soportes que justifiquen el gasto, firmados por los proveedores y el responsable de la Caja Menor. El Auxiliar Administrativo con funciones financieras girará al responsable de la caja menor el valor neto resultante del valor total de las adquisiciones y gastos efectuados en el período, disminuido en el valor de los descuentos efectuados, los que deberán ir relacionados en el formato de reembolso y en los anexos. Los documentos soporte de reembolso se foliarán o numerarán en orden ascendente y cronológico. El Formato de solicitud debe incluir:

Identificación de la Caja Menor para la cual se efectúa el reembolso.

Cargo del funcionario responsable.

Período que cubre el reembolso.

Relación consecutiva de los recibos de caja menor.

La cuenta de reembolso, con todos sus soportes



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Firma del ordenador del gasto autorizando el reembolso

Requisitos para el reembolso. En la legalización de los gastos para efectos del reembolso, se exigirá el cumplimiento de los requisitos que a continuación se indican:

Que los gastos se refieran al objeto y funciones del colegio y se ejecuten estrictamente, conforme al fin para el cual fueron programadas las apropiaciones de los rubros presupuestales.

Que los gastos estén agrupados por rubros presupuestales, bien sea en el comprobante de pago o en la relación anexa, y que correspondan a los autorizados en la resolución de constitución.

Que los documentos presentados sean los originales y que cumplan la normatividad en cuanto a las facturas o documentos equivalentes

Que la fecha del comprobante del gasto corresponda al periodo de la caja menor que se está legalizando.

Que el gasto se haya efectuado después de haberse constituido o reembolsado la CAJA MENOR según el caso.

Funciones del responsable Son funciones del responsable de la Caja Menor las siguientes:

Llevar y mantener al día los libros de bancos y auxiliares que se requieran para los registros contables y control de los fondos.

Adquirir y pagar los bienes y servicios de conformidad con el acuerdo de contratación expedido por el consejo directivo y las normas administrativas y fiscales.

Legalizar oportunamente las cuentas para la reposición de fondos, manteniendo liquidez. Responder por el manejo y funcionamiento de los fondos entregados.

Prohibiciones. Con los dineros de la Caja Menor no se podrán efectuar las siguientes operaciones:

Adquirir elementos con existencia comprobada en Almacén

Fraccionar compras de un mismo elemento

Realizar desembolsos a dependencias diferentes del colegio

Cambiar cheques o efectuar préstamos

Ejecutar compras de la misma naturaleza con diferentes rubros

Legalización parcial.

En la legalización de los gastos para efectos del reembolso, se exigirán los siguientes requisitos:

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Que los gastos estén agrupados por rubros presupuestales en el comprobante de pago o en relación anexa y debe corresponder a gastos autorizados en la resolución de constitución.

Que los documentos soporte sean originales, facturas o documentos equivalentes

Que la fecha de las facturas o documentos equivalentes corresponda al periodo por legalizar.

Que el gasto sea posterior a la constitución o reembolso de la caja, pero limitado en la fecha de expedición del Certificado de Disponibilidad Presupuestal.

Legalización definitiva. La legalización definitiva se hará antes del cierre presupuestal de la correspondiente vigencia fiscal; el responsable presentarán una relación de los gastos en los formatos establecidos, anexando comprobantes de pago hasta la fecha de cierre. Si en la fecha de cierre existe un saldo sobrante, el responsable deberá consignar esos valores en la cuenta de ahorros del FSE, el incumplimiento de su legalización oportuna y del manejo del dinero que se encuentre a su cargo acarreará las acciones legales a que hubiese lugar. Cancelación de una Caja Menor. Cuando se considere que el funcionamiento de una caja menor es innecesario, inconveniente o inoperante, ésta podrá ser cancelada por disposición de la misma autoridad que ordenó su constitución por voluntad propia o a petición de autoridad competente. Se ordenará la cancelación mediante Resolución después de haberse legalizado todos los gastos por el titular, reintegrando el saldo de los fondos que recibió a la cuenta de ahorros del FSE. El registro contable es idéntico al realizado en la legalización definitiva por cierre de vigencia. La SED sugiere un modelo de Resolución de creación y funcionamiento de la CAJA MENOR. Control. Para garantizar que las operaciones estén debidamente sustentadas, que los registros sean oportunos y adecuados y que los saldos correspondan; el Auxiliar Administrativo con funciones financieras efectuara arqueos periódicos. Igualmente realizará revisión de los libros y la existencia y legalidad de los soportes de pago.

9. PÓLIZAS DE MANEJO El funcionamiento del FSE conlleva la administración de recursos y con ello la responsabilidad por el manejo de los mismos. La legislación contempla la manera de garantizar la protección de los dineros y valores mediante la constitución de pólizas de manejo. En el FSE, las pólizas deben cubrir al ordenador del gasto, al Auxiliar Administrativo con Funciones Financieras, Auxiliar Administrativo



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con Funciones de Almacén y al responsable de la caja menor y ser asumidas por el FSE en el evento que la SED no los cubra a través de la póliza global. .

10. GENERALIDADES PARA TENER EN CUENTA

1. Los saldos de los CDP’s expedidos y que a la fecha de cierre presupuestal no hayan surtido trámite de RP, deben anularse mediante oficio, por consiguiente, la ejecución presupuestal a esa fecha NO debe reflejar saldo alguno de las mismas.

2. El Auxiliar Administrativo con funciones Financieras debe efectuar la CONCILIACIÓN entre los Giros Presupuestales y los Giros de Tesorería (Pagos Efectivos) de la vigencia del año de cierre.

3. Los giros presupuestales corresponden a los egresos mediante los cuales los ordenadores del gasto solicitan al tesorero pagar las obligaciones adquiridas por la entidad a su cargo.

4. La diferencia presentada entre los giros presupuestales y los de tesorería deben corresponder exactamente al valor registrado en cuentas por pagar y en acreedores.

5. Del buen uso de la información depende el éxito en el cierre de la vigencia fiscal del año.

11. UNIFICACIÓN DE FONDOS DE SERVICIOS EDUCATIVOS - FSE La unificación de Fondos de Servicios Educativos de establecimientos educativos estatales, se podría presentar por las siguientes razones:

Caso 1. Integración de establecimientos educativos

Caso 2. Liquidación de un FSE para celebrar convenio con uno mayor Cuando alguna de estas dos circunstancias se presente, la Dirección Financiera diseñó mediante la

Circular 005 de 2002, el siguiente procedimiento aplicable a cualquiera de los dos casos:

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Caso 1. La Secretaría de Educación expide una Resolución mediante la cual se integra un establecimiento educativo a otro y queda adscrito como sede.

Caso 2. El Consejo Directivo de cada establecimiento elabora Acuerdo de convenio para la administración de los recursos del FSE

Para cualquiera de los dos casos, el Auxiliar Administrativo con funciones financieras elabora relación de documentos a entregar:

a. Soportes debidamente foliados de los gastos realizados durante la vigencia en curso. b. Último Certificado de Disponibilidad Presupuestal y Registro Presupuestal expedido. c. Carpeta con los contratos suscritos durante la vigencia con sus respectivos soportes,

debidamente foliados. d. Soportes debidamente foliados de los ingresos recibidos durante la vigencia en curso. e. Ejecución presupuestal del ingreso y del gasto, a la fecha de entrega del cargo. f. Entrega de carpeta con declaraciones de impuestos con el respectivo sello de recibido del

banco. g. Situación de impuestos y pago de servicios públicos a la fecha. h. Informe del estado de tesorería. i. Cuentas por pagar en poder de tesorería. j. Libros auxiliares de bancos, con corte a la fecha de entrega. k. Extractos bancarios, correspondientes al mes inmediatamente anterior a la fecha de entrega l. Saldos certificados por bancos con corte a la fecha de entrega. m. Títulos valores (Cheques y CDTs) n. Flujo de Caja, ejecutado a la fecha de entrega. o. Plan de compras, p. Formato diligenciado de cambio de firmas ante las Entidades Financieras. q. Archivo con la normatividad que aplica en el ejercicio del cargo r. Informes trimestrales de ejecución presupuestal s. Copia de Acuerdos de Consejo Directivo sobre aprobación y modificaciones del

presupuesto de ingresos y gastos. t. Reglamento del Consejo Directivo de la contratación inferior a los 20 S.M.M.L.V u. Carpeta con los informes presentados al Consejo Directivo durante la vigencia en curso. v. Entrega de todos los documentos soportes emitidos durante su periodo laboral. w. Elabora Acta de entrega del cargo la cual será suscrita y firmada por el AAFF del colegio

que pasa a ser sede con el AAFF del colegio que lo recibe como sede o con el AAFF del FSE con el cual se suscribe convenio

x. Para el caso del colegio que se integra como sede, el AAFF hace entrega del inventario de Bienes a su cargo al funcionario responsable de Almacén o a su jefe inmediato

y. Acto administrativo de mutuo acuerdo para celebración de un convenio y / o acto administrativo de cierre del colegio para convertirse en sede

A su vez, el Rector como Ordenador del Gasto del colegio que se integra como sede o que se adscribe a otro fondo mayor, presenta los siguientes informes, con datos actualizados a la fecha de corte:



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Inventario de bienes muebles e inmuebles del colegio con las novedades respectivas. Elaborado de conformidad con los procedimientos establecidos por la Dirección de Dotaciones Escolares de la SED. Para ello cuenta con el apoyo del almacenista (si lo hay)

Plan de Desarrollo Institucional e informe de ejecución del mismo.

Informe del presupuesto aprobado por el Consejo Directivo para la presente vigencia.

Informe de ejecución Presupuestal y de Tesorería a la fecha y Estados Contables con corte al último día del mes anterior, con el apoyo del pagador y contador quienes previamente han elaborado corte contable y presupuestal e informes.

Informes que reflejen claramente:

Saldo en cuentas de activo, pasivo, patrimonio, ingreso, costos y gastos. Inventario de bienes muebles e inmuebles del colegio, con las novedades

respectivas. Elaborado de conformidad con los procedimientos establecidos por la Dirección de Construcciones y la Dirección de Dotaciones Escolares.

Estado de la cuenta bancaria, anexando chequeras y las conciliaciones bancarias. Situación fiscal de la administración, anexando últimas declaraciones de industria y

comercio y retención en la fuente, debidamente canceladas. Cuentas por pagar derivadas únicamente de la entrega a satisfacción de bienes,

obra o servicios y de los anticipos pactados en contratos no ejecutados, debidamente soportados y aprobados.

Informe de los dineros en Bancos, cuanto de ello está comprometido, cuales tienen destinación específica y cual no.

Anexa certificación bancaria, que indica el saldo de la cuenta a la fecha de cierre, saldo que debe coincidir con el valor registrado en el balance. Este valor se entregará mediante cheque a nombre de la cuenta del fondo del colegio que recibe. Consignación que se detallará y anexará.

Debe hacer entrega de los siguientes libros: Libro diario, mayor y balances, libro de tesorería “auxiliar de bancos” y libros auxiliares contables

Informe de los dineros en Caja Menor (si la hay), acto administrativo y responsable.

Informe de los contratos efectuados a la fecha (contador, tienda escolar y otros) o contratos en curso. Obligaciones y compromisos que no se hayan podido cumplir, que estén legalmente contraídas y que hayan desarrollado el objeto de la apropiación afectada.

Informe de los proyectos de inversión aprobados y su nivel de ejecución a la fecha.

Informe de la situación de Almacén, inventarios, Plan de compras y flujo de caja.

Número de actas y Resoluciones firmadas a la fecha

La totalidad del archivo a su cargo debidamente actualizado y foliado.

Archivo con la normatividad que aplica en el ejercicio del cargo

Copia de Acuerdos de Consejo Directivo sobre aprobación y modificaciones del presupuesto de ingresos y gastos.

Reglamento del Consejo Directivo de la contratación inferior a los 20 S.M.M.L.V

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Carpeta con los informes presentados al Consejo Directivo durante la vigencia en curso

Produce el acta definitiva de entrega debidamente firmada por el Ordenador del Gasto

saliente y por el entrante

El Ordenador del Gasto entrante registra nueva firma e inicia trámite ante la DIAN para

cambio del nombre del Ordenador del Gasto

Elabora “poder” a nombre del fondo – cuenta del colegio al cual queda adscrito el fondo,

para que asuma las cuentas por pagar existentes, incluyendo las de servicios públicos.

Los colegios a integrar, realizan reunión de entrega, elaborando ACTA DE ENTREGA Y

RECIBO del fondo a liquidar, en presencia de los integrantes del consejo directivo, el

contador, el auxiliar administrativo con funciones financieras y de almacén.

Para la integración de los saldos del fondo a liquidar, en los libros correspondientes del

colegio que recibe, deben estar debidamente asesorados por contador del colegio.



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NOTAS BIBLIOGRÁFICAS

Conceptos Jurídicos de la Secretaría de Educación Distrital.

Conceptos Jurídicos del Ministerio de Educación Nacional

Circulares y Memorandos de la Secretaría de Educación del Distrito.

Guía de Apoyo Presupuestal y Contractual 2007 expedida por la SED

Manual FSE – Ministerio de Educación Nacional



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ANEXO N° 1. MODELO DE ACUERDO SUGERIDO PARA REGLAMENTAR

EL FUNCIONAMIENTO INTERNO DE LOS CONSEJOS DIRECTIVOS

ACUERDO No. ____ (Día, mes, año)

“POR MEDIO DEL CUAL SE EXPIDE EL REGLAMENTO INTERNO DEL CONSEJO DIRECTIVO

DEL COLEGIO –NOMBRE DEL COLEGIO - IED” El Consejo Directivo del Colegio “NOMBRE DEL COLEGIO – IED”, en uso de sus facultades legales en especial las conferidas por la ley 115 de 2001, el Decreto 1860 de 1994, el Decreto 4791 de 2008 y,

CONSIDERANDO: Que de conformidad con lo establecido en el Artículo 23 literal (p) del Decreto 1860 de 1994, es competencia del Consejo Directivo de los colegios oficiales, señalar su propio reglamento. Que es deber del Consejo Directivo contar con un reglamento claro y definido que le permita y asegure su correcto funcionamiento, preservando las disposiciones de ley y garantizando el debido respeto y cumplimiento de los deberes que les corresponde a sus miembros y a la misma institución educativa. Qué en mérito de lo expuesto,

ACUERDA:

CAPÍTULO I. NATURALEZA – COMPOSICIÓN – FUNCIONES

Artículo 1.- El Consejo Directivo de conformidad con lo establecido en las normas vigentes, es un órgano colegiado permanente de dirección y orientación de la comunidad académica y administrativa del Colegio “NOMBRE DEL COLEGIO – IED”. Artículo 2.- El Consejo Directivo estará conformado por un total de ocho (8) miembros, integrado así:

El rector, quien lo presidirá y convocará ordinariamente una vez por mes y extraordinariamente cuando lo considere conveniente.

Dos representantes del personal docente, elegidos por mayoría de los votantes en una asamblea de docentes.

Dos representantes de los padres de familia. La elección de representantes de los

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padres de familia es la siguiente: Dos (2) representantes de los padres de familia elegidos por el consejo de Padres. En caso de existir Asociación de Padres de Familia y cuando el número de afiliados alcance la mitad mas uno de los padres de familia de los estudiantes del establecimiento educativo, la asamblea de la asociación elegirá uno de los dos representantes de los padres ante el consejo directivo, caso en el cual el consejo de padres elegirá solamente a un padre de familia como miembro del consejo directivo. (Artículo 9 del decreto 1286 de 2005).

Un representante de los estudiantes elegido por el consejo de estudiantes, entre los alumnos que se encuentren cursando el último grado de educación ofrecido por la institución.

Un representante de los exalumnos, elegido por el Consejo Directivo, de ternas presentadas a las organizaciones que aglutinen la mayoría de ellos o en su defecto, por quien haya ejercido en el año inmediatamente anterior el cargo de representante de los estudiantes.

Un representante de los sectores productivos organizados en el ámbito local. El representante será escogido por el Consejo Directivo, de candidatos propuestos por las respectivas organizaciones.

Artículo 3.- El periodo de los integrantes del Consejo Directivo, será de 12 meses, contados a partir de la instalación del mismo. Artículo 4.- Las funciones del Consejo Directivo son:

Tomar decisiones que afecten el funcionamiento de la institución, excepto las que sean competencia de otra autoridad.

Las competencias establecidas en el artículo 5o. del Decreto 4791 de 2008 y hacer seguimiento y control permanente al Flujo de Caja ejecutado.

Las competencias establecidas en el artículo 23 del Decreto 1860 de 1994

Las competencias establecidas en el Decreto 1290 de 2009

Servir de instancia para resolver los conflictos que se presenten entre Docentes y Administrativos con los alumnos del establecimiento educativo y después de haber agotado los procedimientos previstos en el manual de Convivencia.

Adoptar el Manual de Convivencia y el Reglamento de la Institución.

Fijar los criterios para la asignación de cupos disponibles para la admisión de nuevos alumnos.

Asumir la defensa y garantía de los derechos de toda la comunidad Educativa, cuando algunos de sus miembros se sientan lesionados.

Aprobar el Plan anual de actualización Académica del personal docente presentado por el Rector.

Participar en la planeación y evaluación del currículo y del Plan de Estudios y someterlos a la consideración de la Secretaria de Educación Distrital, para que verifiquen el cumplimiento de los requisitos establecidos en la ley y los reglamentos.

Estimular y controlar el buen funcionamiento de la Institución Educativa.

Darse su propio reglamento.

Otras que le sean asignadas por disposición legal o autoridad competente y no estén asignadas a otro órgano del Gobierno Escolar.



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CAPITULO II. INSTALACIÓN – ELECCIÓN Artículo 5.- El Consejo Directivo se instalará dentro de los treinta días calendarios siguientes a su conformación. Artículo 6.- Instalado el Consejo Directivo, informará al rector las funciones de carácter legal y reglamentario, que asumirá como Presidente del Consejo Directivo. Artículo 7.- Las Funciones del Presidente del Consejo Directivo son:

Convocar y presidir las reuniones del Consejo Directivo.

Firmar, las actas, acuerdos y demás actos administrativos o documentos emanados del Consejo Directivo.

Cumplir y hacer cumplir lo estipulado en los diferentes manuales de funciones, reglamentos y las decisiones tanto del Gobierno escolar debidamente conformado, como las debidamente adoptadas en el Consejo Directivo del Colegio “NOMBRE DEL COLEGIO – IED”.

Requerir a los integrantes de Consejo Académico, Comisión de evaluación y promoción, Comité de convivencia para que presenten y sustenten el informe de su gestión.

Las demás que le señale el Proyecto Educativo Institucional, el propio Consejo Directivo, las normas vigentes, el Presente reglamento Interno y demás disposiciones.

Llevar el registro de actas y acuerdos expedidos por el Consejo Directivo del Colegio “NOMBRE DEL COLEGIO – IED”.

Mantener debidamente Archivados, legajados y foliados, en estricto orden cronológico, los originales de las actas y acuerdos expedidos por el Consejo Directivo del Colegio “NOMBRE DEL COLEGIO – IED”.

Preparar y tramitar la convocatoria a las reuniones de Consejo Directivo.

Tramitar todo lo concerniente a la recepción, respuesta y envío de la correspondencia y demás documentos.

CAPITULO III. DE LAS REUNIONES – CONVOCATORIAS – QUORUM

Artículo 8.- El Consejo Directivo, se reunirá ordinariamente una (1) vez por mes. Artículo 9- El Consejo directivo se reunirá extraordinariamente cuando sea convocado, en los siguientes casos:

Cuando presenten conflictos de intereses general entre los distintos estamentos de la IED.

Cuando se requiera atender asuntos relacionados con solicitudes judiciales por actuaciones de la comunidad Educativa.

Cuando se presenten faltas graves contra el Manual de Funciones y demás reglamentos internos o normativos.

A petición del Personero estudiantil.

Para considerar acciones de reposición, que presenten los miembros de la comunidad

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educativa.

Para autorizar acciones judiciales, interponer recursos o nombrar apoderados que salvaguarden los intereses de la institución.

Cuando se requiera autorizar gastos extraordinarios que afecten la estructura del presupuesto aprobado, ingresos o gastos de la vigencia presupuestal respectiva.

En caso de presentarse situaciones de anormalidad académica o administrativa que afecte directamente a la IED.

Artículo 10- La convocatoria a reuniones ordinarias y extraordinarias la hará el Presidente o a petición de al menos cuatro (4) miembros del consejo directivo, con tres (3) días calendario de antelación. Artículo 11.- El Consejo Directivo podrá deliberar, tomar decisiones válidas y expedir acuerdos con la mayoría de los miembros presentes (mitad más uno, es decir cinco miembros del consejo directivo). Artículo 12.- Cada miembro de Consejo directivo tendrá derecho a un voto. Artículo 13.- Los miembros del consejo Directivo serán removidos de su cargo por:

Faltas graves al Manual de Convivencia, manual de funciones, reglamento interno de la institución, reglamento interno del Consejo Directivo o demás normas vigentes.

Por inasistencias no justificadas a tres (3) sesiones consecutivas del Consejo Directivo.

Por renuncia voluntaria.

CAPÍTULO IV. DEL ORDEN DEL DÍA - DE LOS DEBATES - DE LAS VOTACIONES Artículo 14.- El orden del día será fijado por el presidente del Consejo Directivo, observando las siguientes normas:

Verificación del quórum para deliberar y adoptar decisiones válidas.

Lectura y aprobación de actas anteriores.

Lectura de comunicaciones remitidas al Consejo Directivo.

Los puntos respectivos, objeto de la convocatoria.

Artículo 15.- El orden del día será presentado a consideración de los miembros del Consejo Directivo para su análisis y aprobación. Artículo 16.- La alteración del orden del día deberá acordarse por mayoría simple de votos. La proposición de alteración será votada sin discusión alguna y sobre el resultado no será admisible proposición diferente a la de la verificación. Artículo 17.- Cuando en una reunión no se hubiere agotado el orden del día señalado, en la siguiente reunión, el Presidente dará prelación a los puntos no agotados en la reunión anterior.



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Artículo 18.- Todo Proyecto de Acuerdo que reglamente aspectos de funcionamiento y de operacionalización del Colegio XXXXXX IED, deberá aprobarse en un debate, celebrado en reunión debidamente convocada. Artículo 19.- Los integrantes del Consejo Directivo. no podrán tomar la palabra más de tres veces sobre la proposición o asunto que se está discutiendo, salvo autorización expresa del Presidente del Consejo Directivo. Artículo 20.- De la regla anterior se exceptúan al autor de un Proyecto, de la moción o modificación, quien tendrá derecho al uso de la palabra, de acuerdo con la autorización expresa del Presidente del Consejo Directivo. Artículo 21.- La votación es el acto colectivo por el cual el Consejo Directivo declara su voluntad y se expresará en Acuerdos. Artículo 22- El voto, es el acto individual por medio del cual cada miembro principal del Consejo Directivo declara su voluntad. Sólo los miembros principales tienen derecho a voto en el Consejo Directivo. Artículo 23.- No hay votación valida cuando el total de los votos haya sido inferior al quórum establecido legal o reglamentariamente. Artículo 24.- Ninguna proposición podrá votarse sin que previamente haya sido sometida a discusión por parte del presidente del Consejo Directivo. Artículo 25.- Ningún miembro del Consejo Directivo podrá retirarse de la reunión, cuando cerrada la discusión, hubiere de votar, si lo hiciere se dejará constancia en el acta Artículo 26.- Ningún miembro del Consejo Directivo podrá votar en nombre de otro, ni votar cuando está ausente. El voto es personal e intransferible. Artículo 27.- El Presidente al comienzo de cualquier votación, la declarará abierta. Una vez recogidos los votos o llamada a lista, según el caso, la declarará cerrada. No siendo admisible ningún voto más después de tal declaración. Artículo 28. La votación deberá hacerse pública, no hay voto secreto.

CAPITULO V. DE LAS ACTAS Y ACUERDOS Artículo 29.- De las reuniones del Consejo Directivo se levantarán ACTAS, que irán firmadas, foliadas, fechadas y con un consecutivo, adicionalmente contendrán una relación sucinta de los temas debatidos, las personas que intervinieron y los acuerdos adoptados.

Artículo 30.- De las decisiones aprobadas por el Consejo Directivo se expedirán ACUERDOS

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que irán firmados, foliados, fechados y con un consecutivo adicionalmente, contendrán detalladamente las dediciones adoptadas; los que serán firmados por los integrantes del Consejo Directivo que asistieron al debate. Artículo 31.- Contenido del acta: El Acta será elaborada en orden cronológico y contendrá:

Numero consecutivo.

Lugar, día y hora en que se realizó la reunión o se abrió la misma.

Nombres de los miembros principales asistentes, de los suplentes que asistan y de todos aquellos invitados debidamente autorizados por el Consejo Directivo.

Mención de la lectura del Acta Anterior con su aprobación integra, o enmiendas, si es el caso.

Constancias de haberse leído el orden del día.

Información de los asuntos tratados y los nombres de quienes intervinieron en las discusiones respectivas.

Desarrollo y resultado de las votaciones realizadas para aprobar diversos asuntos.

Desarrollo y resultados de las elecciones hechas.

Las constancias escritas o verbales que quieran dejar los miembros del Consejo Directivo, cuando lo pidan a la Presidencia y ésta así lo disponga.

Registro de la hora en que haya sido levantada la reunión. Artículo 32.- Contenido del acuerdo: El acuerdo será elaborado por el secretario técnico (asignado por el Consejo Directivo) cumpliendo el principio de “unidad de materia” y contendrá, como mínimo:

Numero (consecutivo).

Fecha.

Titulo.

Considerando.

Decisión adoptada (parte Resolutiva)

Firma de los miembros principales asistentes. Artículo 33º. El presente Acuerdo rige a partir de la fecha de su expedición y deroga todos los acuerdos que le sean contrarios.

FIRMAS CONSEJO DIRECTIVO Rector Representante exalumnos Representante Docentes Representante Docentes Representante estudiantes Representante Padres de Familia Representante Padres de Familia Representante Sector Productivo



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ANEXO Nº 2. MARCO LEGAL APLICADO A FSE

Las citas de las normas que se relacionan a continuación, se efectúa de manera enunciativa, pues la normatividad aplicable también incluye disposiciones de carácter penal, fiscal, civil, que para este caso no estarán expuestas. NORMAS RELACIONADAS CON LA CREACIÓN Y EL FUNCIONAMIENTO DE LOS FSE. Los responsables de la gestión de los FSE deben tener presente un conjunto de disposiciones legales que se relacionan con el manejo de los fondos públicos. Estas son: *. LEY 115 de 1994 “Ley General de Educación”. Que en su artículo 182, crea los Fondos de Servicios Docentes en los colegios para atender los gastos distintos a los de salarios y prestaciones. El Consejo Directivo del colegio administrará los recursos de estos fondos. El Rector o Director será el ordenador del Gasto que apruebe el Consejo Directivo y responderá fiscalmente por el adecuado uso de los fondos.” Así, en los colegios empiezan a constituirse los Fondos de Servicios Docentes anteriormente denominados Fondo de Fomento de Servicios Docentes de acuerdo al Decreto Extraordinario 102 de 1976 y reglamentado por el Decreto Ordinario 398 de 1990, incluso en aquellos colegios en los que para la fecha aún no existían. *. Decreto 714 del 15 de noviembre de 1996 “Por el cual se compilan el Acuerdo 24 de 1995 y Acuerdo 20 de 1996 que conforman el Estatuto Orgánico del Presupuesto Distrital”. El Decreto 714 de 1996, contiene temas como “Ejecución Presupuestal”, “Modificaciones Presupuestales” y “Responsabilidades Fiscales”. *. Decreto 111 de 1996. “Por el cual se compilan la Ley 38 de 1989, la Ley 179 de 1994 y la Ley 225 de 1995 que conforman el Estatuto Orgánico del Presupuesto”. ARTICULO 1o. La presente ley constituye el Estatuto Orgánico del Presupuesto General de la Nación a que se refiere el artículo 352 de la Constitución Política. En consecuencia, todas las disposiciones en materia presupuestal deben ceñirse a las prescripciones contenidas en este Estatuto que regula el sistema presupuestal. Artículo 12. Los principios del sistema presupuestal son: la planificación, la anualidad, la universalidad, la unidad de caja, la programación integral, la especialización, Inembargabilidad, la coherencia macroeconómica y la homeóstasis (Ley 38/89, artículo 8o. Ley 179/94, artículo 4°). *. Ley 80 de 1993 y sus decretos reglamentarios. “Establece el régimen de contratación

administrativa”.

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*. Ley 1150 de 2007 y sus decretos reglamentarios. “Por medio de la cual se introducen medidas para la eficiencia y la transparencia en la Ley 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones generales sobre la contratación con recursos públicos”.

**.. Ley 87 de 1993. “Implanta el sistema de Control Interno en las entidades estatales”.

**.. Ley 42 de 1993. “Reglamenta la aplicación del Control Fiscal en las entidades estatales”.

**.. Resolución 222 de 2006 Distrital. Por el cual se adopta el nuevo Régimen de Contabilidad Pública, el cual entra a regir a partir del 1° de enero de 2007. *. Ley 715 de 2001, Nacional “Por la cual se dictan normas orgánicas en materia de recursos y competencias de conformidad con los artículos 151, 288, 356 y 357 (Acto legislativo 01 de 2001) de la Constitución Política y se dictan otras disposiciones para organizar la prestación de los servicios de educación y salud entre otros”. Los artículos 9, 10, 11, 12, 13 y 14 de la Ley 715 hacen especial énfasis en la conformación de Instituciones Educativas Distritales que presten un año de educación preescolar y nueve grados de educación básica como mínimo y la media, de Centros Educativos Distritales que no brindan el ciclo de educación completa, la administración de las mismas, determina nuevas funciones para el Rector o Director, define Fondo de Servicios Educativos, establece los procedimientos de contratación de los Fondos de Servicios Educativos y el manejo presupuestal de los mismos. El artículo 11, Fondo de Servicios Educativos: dice: “Las Instituciones educativas estatales podrán administrar Fondos de Servicios Educativos en los cuales se manejarán los recursos destinados a financiar gastos distintos a los de personal, que faciliten el funcionamiento del colegio”. En el artículo 13, hace referencia a los procedimientos de contratación de los Fondos de Servicios Educativos establece que los actos y contratos de cuantía superior a veinte (20) salarios mínimos mensuales se regirán por las reglas de la contratación estatal y que cuando la cuantía del contrato sea inferior a los veinte 20 salarios mínimos mensuales, el Consejo Directivo de cada colegio podrá señalar los trámites, garantías y constancias que deben cumplirse para que el rector o director celebre cualquier acto o contrato. *. Ley 734 de 2002. “Por la cual se expide el Código Disciplinario Único. Establece normas para preservar la moralidad en la administración pública y con el desempeño de los funcionarios públicos en el manejo de los fondos públicos”. En especial tener en cuenta el artículo 34°. Deberes. Son deberes de todo servidor público. numeral 3° que dice: “Formular, decidir oportunamente o ejecutar los planes de desarrollo y los presupuestos, y cumplir las leyes y normas que regulan el manejo de los recursos económicos públicos, o afectos al servicio público”. Artículo 35°. Prohibiciones. A todo servidor público le está prohibido. Numeral 16 que dice: “Asumir obligaciones o compromisos de pago que superen la cuantía de los montos aprobados en el Programa Anual Mensualizado de Caja (PAC)”.



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Artículo 48°. Faltas gravísimas. Son faltas gravísimas las siguientes. Numeral 22. “Asumir compromisos sobre apropiaciones presupuestales inexistentes o en exceso del saldo disponible de apropiación o que afecten vigencias futuras, sin contar con las autorizaciones pertinentes”. Numeral 23. “Ordenar o efectuar el pago de obligaciones en exceso del saldo disponible en el Programa Anual Mensualizado de Caja (PAC)”. Numeral 24. “No incluir en el presupuesto las apropiaciones necesarias y suficientes, cuando exista la posibilidad, para cubrir el déficit fiscal, servir la deuda pública y atender debidamente el pago de sentencias, créditos judicialmente reconocidos, laudos arbitrales, conciliaciones y servicios públicos domiciliarios”. Numeral 25. “No adoptar las acciones establecidas en el estatuto orgánico del presupuesto, cuando las apropiaciones de gasto sean superiores al recaudo efectivo de los ingresos”. Numeral 26. “No llevar en debida forma los libros de registro de la ejecución presupuestal de ingresos y gastos, ni los de contabilidad financiera”. Numeral 27. “Efectuar inversión de recursos públicos en condiciones que no garanticen, necesariamente y en orden de precedencia, liquidez, seguridad y rentabilidad del mercado”. *. Resolución Reglamentaria 001 de 2007 - SIVICOF, Distrital. “Por la cual se reglamenta la Rendición de Cuenta, su revisión y se unifica la información que se presenta a la Contraloría de Bogotá D.C.

DDeeccrreettoo 44779911 ddee 22000088 NNaacciioonnaall,, ““Por el cual se reglamentan parcialmente los artículos 11, 12, 13 y 14 de la Ley 715 de 2001”.

RReessoolluucciióónn 00000011 ddeell 1122 ddee mmaayyoo ddee 22000099 DDiissttrriittaall,, “Por la cual se adopta el Manual para el Manejo y Control de Cajas Menores”

LLeeyy 11445500 ddee 22001111 NNaacciioonnaall. “Por el cual se expide el Plan Nacional de Desarrollo 2010 - 2014”

LLeeyy 11447744 ddee 22001111 NNaacciioonnaall. “Por el cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública”

DDeeccrreettoo 44880077 ddee 22001111 NNaacciioonnaall. “Por la cual se establecen las condiciones de aplicación de la gratuidad educativa para los estudiantes de educación preescolar, primaria, secundaria y media de la instituciones educativas estatales y se dictan otras disposiciones para su implementación”

RReessoolluucciióónn 44004477 ddee 22001111 SSEEDD. “Por la cual se reglamenta para el Distrito Capital la creación y el funcionamiento de los Fondos de Servicios Educativos en todos los Establecimientos Educativos Oficiales”

DDeeccrreettoo 11551100 ddee 22001133 NNaacciioonnaall.. ““Por el cual se reglamenta el Estatuto General de Contratación de la Administración Públicas y se dictan otras disposiciones”

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GUIA FONDO DE SERVICIOS EDUCATIVOS – SUBDIRECCION DE MONITOREO Y CONTROL – MINISTERIO DE EDUCACIÓN NACIONAL Memorando de lineamientos de programación y cierre presupuestal expedidas por la SED.

Y las Resoluciones que expida la SHD para la liquidación del presupuesto de la vigencia



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ANEXO Nº 3. IDENTIFICACIÓN Y SEGUIMIENTO A LOS GASTOS DE INVERSIÓN

QUE ADELANTA EL COLEGIO

INFORMACIÓN GENERAL

NOMBRE IED: ____________________________________________CÓDIGO DANE: ____________________LOCALIDAD: ___________

SUBPROYECTO No. __ NOMBRE:____________________________________________ÁREA: ____________________________VIGENCIA: _____________

INFORMACIÓN ESPECÍFICA

IDENTIFICACIÓN DEL

PROBLEMA

DESCRIPCION DEL

PROYECTOOBJETIVOS COMPONENTES META TIPO DE GASTO

COSTO POR TIPO

DE GASTOFISICA %

FINANCIERA

VALOR

NOMBRE DEL RESPONSABLE DEL PROYECTO: ______________________________________FIRMA: ___________________________

FECHA PRESENTACIÓN: _______________________________________

NIVEL DE EJECUCIÓN

SECRETARIA DE EDUCACIÓN DEL DISTRITO

DIRECCIÓN FINANCIERA

IDENTIFICACIÓN Y SEGUIMIENTO DE LOS GASTOS DE INVERSIÓN QUE ADELANTA LA INSTITUCIÓN EDUCATIVA



89

IINNSSTTRRUUCCTTIIVVOO IDENTIFICACIÓN Y SEGUIMIENTO DE LOS GASTOS DE INVERSION DE LA INSTITUCIÓN EDUCATIVA DISTRITAL Con el ánimo de conocer los gastos de inversión que tiene el colegio, la Secretaría de Educación del

Distrito elaboró el formato “Identificación y seguimiento de los gastos de inversión del colegio”, el

cual servirá para la programación y seguimiento a la ejecución de los mismos.

El formato será solicitado por la Dirección Financiera de la SED trimestralmente, con el fin de

conocer la ejecución del proyecto. Dicho formato, diligenciado, deberá estar acompañado de un

informe de ejecución, teniendo en cuenta que todo proyecto de inversión debe fortalecer los

procesos de enseñanza, aprendizaje y evaluación. Cuando el proyecto involucre actividades y

recursos del Plan Institucional de Mejoramiento Anual -PIMA-, el colegio deberá presentar el

seguimiento trimestral, de carácter presupuestal y pedagógico, que evidencie la ejecución y el

impacto de las actividades programadas, y enviará el respectivo reporte, anexando soportes, a la

Dirección de Evaluación de la Educación en los formatos que ésta establezca.

Para el diligenciamiento del formato tenga en cuenta las siguientes instrucciones:

SELECCIONAR COLEGIO

Seleccione su localidad y luego el nombre de su colegio de la lista que se despliega. Una vez

realizados estos dos procesos, aparecen automáticamente los datos correspondientes al Código

DANE que identifica a la institución educativa, el nombre del Fondo de Servicio Educativo (FSE) al

que están asociados los recursos del colegio y el correspondiente número de NIT.

INFORMACIÓN GENERAL DEL PROYECTO DE INVERSIÓN

Escriba el nombre del proyecto, el subnivel de gasto de inversión al que se asocia dentro del

presupuesto del colegio, el problema o necesidad que intenta solucionar, mitigar o atender, una

breve descripción del proyecto y los tres objetivos principales que se pretenden alcanzar con su

ejecución. Por último, se identifican las asignaturas relacionadas con el proyecto, en caso que no se

encuentre relacionado con las asignaturas listadas, se deberá seleccionar la opción "Otras" y escribir

el nombre de la asignatura.

Nombre del proyecto

Especifique clara y brevemente la acción a realizar y el tema sobre el que se realiza la misma. Dado

lo anterior, el nombre del proyecto debe dar indicios sobre el contenido del proyecto. El título no

debe superar las 10 palabras.

90

Ejemplos:

Periódico Escolar Quimera

Medio ambiente, la casa de todos.

Problema o necesidad relacionada

Identifique las características más importantes del problema o la necesidad y las condiciones en que

se presenta (existencia de necesidades no satisfechas o parcialmente satisfechas, disponibilidad de

recursos, conocimiento de las características sociales y culturales de la población, presencia de

conflictos sociales, etc.).

Una clara y correcta definición del problema o situación que se va a atender es la clave para la

formulación del proyecto y para su éxito en el logro de sus metas y objetivos. Si la definición es

incorrecta, difícilmente se pueden alcanzar resultados efectivos y se dificultan los procesos de

seguimiento y evaluación del proyecto.

Breve descripción del proyecto

Establezca un objetivo general y máximo tres objetivos específicos.

Un objetivo es aquello que se espera obtener a través de la ejecución del proyecto (qué se persigue

con la realización del proyecto y sus componentes). Los objetivos del proyecto deben ser medibles,

expresarse en función de resultados, con el propósito de facilitar la evaluación y el futuro

seguimiento de éste, y debe estar relacionado con el horizonte institucional definido en el Proyecto

Educativo Institucional (PEI) y las acciones de mejoramiento previstas en el Plan Institucional de

Mejoramiento Anual (PIMA).

Asignaturas asociadas al proyecto

Marque con una X las asignaturas del plan de estudios relacionadas con el proyecto, si no se

encuentra relacionado con las asignaturas listadas, se deberá seleccionar la opción "Otras" y escribir

el nombre de la asignatura

INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL PROYECTO DE INVERSIÓN

Se debe detallar la información específica de cada uno de los componentes del proyecto con las

metas a desarrollar en la vigencia que se está programando, el área de gestión que guiará el

componente, el presupuesto programado y, trimestralmente, el reporte de su ejecución financiera y

de metas.



91

Componentes

Especifique los componentes desde los cuales se programan las actividades para dar cumplimiento

a los objetivos establecidos en el proyecto. Estos componentes son los subtemas del proyecto y

sirven para orientar las actividades que se realizarán.

Metas

Permiten cuantificar y medir el nivel de cumplimiento de los propósitos de cada componente durante

una vigencia determinada. Tenga en cuenta la siguiente información para diligenciar correctamente

tales metas:

Proceso: Escriba un verbo en infinitivo (verbos terminados en ar, er, ir) que identifique la acción a

realizar y permita medir su cumplimiento o realización.

Cantidad: Indique el valor cuantitativo del componente. Se refiere a la cuantificación de la unidad de

medida o del producto que requiere el componente.

Unidad De Medida: Escriba la variable objeto de la inversión que identifica y permite cuantificar el

proceso. Generalmente esta unidad de medida hace referencia al recurso que se requiere.

Área De Gestión:

Seleccione el área de gestión para cada componente de acuerdo con las siguientes opciones:

Académica: Integra los componentes que hacen referencia a temas de mejoramiento académico,

fortalecimiento de estrategias de aprendizaje y desarrollo de actividades que propendan por el

impacto académico de los estudiantes.

Administrativa: Involucra los componentes que relacionan aspectos de apoyo administrativo:

evaluación e incentivos al personal docente, contratación de servicios, apoyo financiero y contable,

manejo de almacén (dotaciones e inventarios), gestión de recursos físicos y demás que sean

transversales al mejoramiento de la gestión interna.

Comunidad: Consolida los componentes que relacionan aspectos de participación de la comunidad

educativa, prevención de desastres, gestión de conflictos, actividades de bienestar institucional,

programas de inclusión escolar y convivencia, convenios para la articulación de la Media

Especializada y alianzas con el sector productivo, entre otras que involucren servicios para promover

el bienestar de la comunidad.

Directiva Y Horizonte Institucional: Integra los componentes que hacen referencia a aspectos de

planeación estratégica de la Institución Educativa, apropiación del direccionamiento estratégico,

Gobierno escolar, planeación y presupuestos participativos y demás actividades que fortalezcan

92

la cultura organizacional y sus planes de mejoramiento.

Presupuesto

Establezca el costo del proyecto para la vigencia a programar, éste debe corresponder a las

necesidades reales de recursos del proyecto, de conformidad con los componentes previamente

definidos para lograr los objetivos planteados; comprende el costo anual del proyecto, definido a

partir de las necesidades y metas previstas. Para determinar los costos por tipo de gasto tenga en

cuenta los gastos incurridos con anterioridad, o de valoraciones por el mismo objeto. El monto

presupuestal por tipo de gasto debe garantizar la ejecución del mismo.

Ejecución

Especifique la cantidad y porcentaje de ejecución del recurso y el presupuesto y porcentaje

alcanzado trimestralmente. Durante la vigencia de ejecución del proyecto, se debe reportar a la

Dirección Financiera la ejecución de las metas y de los recursos con los que se ha comprometido

cada componente del proyecto. En caso de que el proyecto cuente con recursos y/o actividades del

Plan Institucional de Mejoramiento Anual -PIMA- el colegio debe presentar el seguimiento trimestral

de carácter presupuestal y pedagógico que evidencie la ejecución y el impacto de las actividades

programadas, y enviar el respectivo reporte anexando soportes a la Dirección de Evaluación de la

Educación en los formatos que ésta establezca.

Por último debe registrar el nombre del (os) responsable (s) del proyecto, la firma y fecha de presentación



93

ANEXO N° 4. ACUERDO DE ADICIÓN PRESUPUESTAL

ALCALDIA MAYOR DE BOGOTÁ, DISTRITO CAPITAL SECRETARÍA DE EDUCACIÓN

COLEGIO DISTRITAL “NOMBRE DEL COLEGIO - IED”

ACUERDO No. (Día/mes/año)

Que el Consejo Directivo del Colegio Distrital “NOMBRE DEL COLEGIO – IED), en uso de sus

facultades y en especial las que le otorga el Artículo 5° del Decreto 4791 del 19 de diciembre de 2008,

CONSIDERANDO:

Que el ordenador del gasto presenta a consideración del Consejo Directivo el proyecto de adición al presupuesto de la vigencia fiscal de 201X. Que se hace necesario adicionar los recursos por valor letras $________, provenientes de XXXXXXXXXXX, de conformidad con lo establecido en la Resolución y/o Acta de donación y/o Acuerdo Distrital y/o Decreto Distrital No. XXX de XXXXX de 201X., con o sin destinación específica (Hacer referencia a la fuente y uso de los recursos).

ACUERDA: ARTÍCULO 1°: Adicionar los recursos por valor de letras $XXXXX, de acuerdo a la siguiente descripción:

CODIGO RUBRO VALOR VALOR

2 INGRESOS

2240107 OTRAS TRANSFERENCIAS SED $3.000.000

3 GASTOS

311021001 MATERIAL DIDACTICO $1.500.000

3110227 OTRAS ACTIVIDADES DEPORTIVAS, CULTURALES Y CIENTIFICAS

$1.500.000

TOTAL $3.000.000 $3.000.000

94

ARTICULO 2°: El presente Acuerdo rige a partir de la fecha de su expedición. Dado en Bogotá D.C, a los xx días del mes de xxx de 201X.

PUBLIQUESE Y CUMPLASE Firman los FIRMAS CONSEJO DIRECTIVO

Rector Representante exalumnos Representante Docentes Representante Docentes Representante estudiantes Representante Padres de Familia Representante Padres de Familia Representante Sector Productivo



95

ANEXO Nº 5. ACUERDO DE TRASLADO PRESUPUESTAL



ACUERDO No. (Día/mes/año)

QQuuee eell CCoonnsseejjoo DDiirreeccttiivvoo ddeell CCoolleeggiioo DDiissttrriittaall ““NNOOMMBBRREE DDEELL CCOOLLEEGGIIOO -- IIEEDD””,, eenn uussoo ddee ssuuss

ffaaccuullttaaddeess yy eenn eessppeecciiaall llaass qquuee llee oottoorrggaa eell AArrttííccuulloo 55°° ddeell DDeeccrreettoo 44779911 ddeell 1199 ddee ddiicciieemmbbrree ddee

22000088,,

CONSIDERANDO Que el ordenador del gasto presenta a consideración del Consejo Directivo el proyecto de traslado dentro del presupuesto de la vigencia fiscal de 201X, Que se hace necesario trasladar los recursos por valor de letras $XXXXXXXXXXX, dentro del presupuesto de la presente vigencia, de conformidad con la justificación presentada por el ordenador del gasto (se describe la justificación).

ACUERDA: ARTICULO 1°: Trasladar los recursos por valor de letras $ xxxxx, de conformidad con la siguiente descripción: (Primero se debe reducir el rubro del cual se pretende trasladar recursos)

CODIGO RUBRO VALOR VALOR

31 GASTOS DE FUNCIONAMIENTO $3.200.000

33 INVERSION $3.200.000

TOTAL $3.200.000 $3.200.000

ARTICULO 2°: El presente Acuerdo rige a partir de la fecha de su expedición. Dado en Bogotá D.C, a los xx días del mes de xxx de 201X.

PUBLIQUESE Y CUMPLASE FIRMAS CONSEJO DIRECTIVO

96

Rector Representante exalumnos Representante Docentes Representante Docentes Representante estudiantes Representante Padres de Familia Representante Padres de Familia Representante Sector Productivo



97

ANEXO Nº 6. SOLICITUD DE CDP



MEMORANDO Nº Para: AUXILIAR ADMINISTRATIVO CON FUNCIONES FINANCIERAS - PAGADOR De: RECTOR(A) Fecha: día / mes / año de la solicitud Asunto: SOLICITUD DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL Le solicito expedir con cargo al presupuesto de rentas y gastos de la vigencia xxxxxxx disponibilidad presupuestal para sufragar el siguiente gasto: _____________________________por la cuantía de valor letras___________________________ ($ ) Mcte. Atentamente, Nombre Rector(a) – Ordenador (a) del Gasto (a)

98

ANEXO Nº 7. COMPROBANTE DE EGRESO

CONCEPTO PORCENT. VALOR VALOR

RETEFUENTE CODIGO VALOR

RETEIVA

RETEICA

CONTRIB.ESPECIAL

TOTAL DCTOS

BANCO CUENTA CHEQUE No.

ESPACIO PARA COPIA CHEQUE

COLEGIO SAN MIGUEL IED - NIT 000.000.000-0

COMPROBANTE DE EGRESO No. FECHA

DISPONIB. No. REGISTRO No: ENTRADA ALMACEN No.

IMPUTAC.PRESUPUESTAL CONCEPTO

HUELLAORDENADOR DEL GASTOAUXILIAR ADM INISTRATIVO CON

FUNCIONES FINANCIERAS CONTABILIZADO RECIBI C.C.



99

ANEXO Nº 8. ACTA DE CONSTITUCIÓN DE CUENTAS POR PAGAR

Y RESERVAS PRESUPUESTALES



ACTA Nº

(Día/mes/año)

ACTA DE CONSTITUCION DE CUENTAS POR PAGAR Y RESERVAS PRESUPUESTALES VIGENCIA 201X

En Bogotá D. C, a los xx días del mes de diciembre de 201X, se reunieron NOMBRE DEL RECTOR en calidad de ordenador de gasto y NOMBRE DEL PAGADOR como Auxiliar Administrativo con funciones financieras, del Colegio NOMBRE DEL COLEGIO - IED, con el fin de establecer al cierre de la vigencia la relación de los compromisos pendientes de pago, que se discriminan de la siguiente forma: CUENTAS POR PAGAR:

No. RP

No. Orden

y/o Contrato

No. ORDEN

DE PAGO BENEFICIARIO CONCEPTO VALOR

141 35 180 PEDRO RUIZ Mantenimiento y reparación mobiliario

$4.500.000

1 01 182 PATRICIA TRUJILLO

Honorarios Contador – Noviembre

$ 450.000

138 37 183 JULIO LARA Mantenimiento entidad – instalaciones eléctricas

$ 500.000

TOTAL $5.450.000

RESERVAS PRESUPUESTALES

No. RP

No. Orden

y/o Contrato

BENEFICIARIO CONCEPTO VALOR

100

1 01 PATRICIA TRUJILLO Honorarios Contador - Diciembre

$ 450.000

03 04 GLORIA DIAZ Honorarios Revisor Fiscal - Diciembre

$. 350.000

06 8 FERNANDO MUÑOZ Último pago Sistematización boletines y entrega de informes

$ 2.500.000

TOTAL $ 3.300.000

No siendo otro el objeto de la presente acta, se firma por los que en ella intervinieron. NOMBRE DEL RECTOR NOMBRE DEL PAGADOR Rector – Ordenador de Gasto Auxiliar Administrativo con Funciones Financieras



101

ANEXO Nº 9. ACTA DE FENECIMIENTO DE LAS RESERVAS

PRESUPUESTALES



ACTA Nº

(Día/mes/año)

ACTA DE FENECIMIENTO RESERVAS CONSTITUIDAS VIGENCIA 201X

En Bogotá D. C, a los xx días del mes de diciembre de 201X, se reunieron NOMBRE DEL RECTOR en calidad de ordenador de gasto y NOMBRE DEL PAGADOR como Auxiliar Administrativo con funciones financieras, del Colegio “NOMBRE DEL COLEGIO” - IED, con el fin de determinar el estado de las reservas presupuestales constituidas al cierre de la vigencia fiscal 200x las cuales debían ser giradas durante la presente vigencia y por diferentes razones no fue posible su ejecución, las cuales se relacionan a continuación:

RP BENEFICIARIO CONCEPTO VALOR JUSTIFICACION

50 PEPITO PEREZ Mantenimiento mobiliario y equipo

$2.000.000 Imposibilidad de encontrar repuestos originales

65 JUAN RODRIGUEZ Servicios Profesionales

$ 600.000 Razones personales que impidieron continuar con la ejecución del contrato

TOTAL $2.600.000

Los recursos por valor de $2.600.000, hacen parte de los excedentes financieros y corresponde a (establecer la destinación de los mismos). No siendo otro el objeto de la presente acta, se firma por los que en ella intervinieron. NOMBRE DEL RECTOR NOMBRE DEL PAGADOR

Rector – Ordenador de Gasto Auxiliar Administrativo con Funciones Financieras

102

ANEXO Nº 10. ACTA DE REPORTE DE EXCEDENTES FINANCIEROS



ACTA Nº

ACTA DE REPORTE DE EXCEDENTES FINANCIEROS

VIGENCIA 201X En Bogotá D. C, a los xx días del mes de diciembre de 201X, se reunieron NOMBRE DEL RECTOR en calidad de ordenador de gasto y NOMBRE DEL PAGADOR como Auxiliar Administrativo con funciones financieras, del Colegio XXXXXXXXXXXXXXX IED, con el fin de identificar, clasificar y reportar los recursos no ejecutados durante la presente vigencia, los cuales se constituyen como excedentes financieros y se discriminan de la siguiente manera:

CODIGO RUBRO DEST. ESPECIFICA

LIBRE DESTINACION

RECONOCIMIENTOS TOTAL

31 GASTOS DE FUNCIONAMIENTO

311241 Sistematización de boletines de rendimiento escolar

$ 350.000

31222 Gastos de transporte y comunicación

$1.500.000

312251 Mantenimiento de la entidad

$12.000.000 $ 2.000.000

31 Materiales y suministros

$1.200.000 $ 500.000

33 INVERSION

33102 Proyecto 2 (mencionar el nombre)

$ 500.000

33103 Proyecto 3 (mencionar el nombre)

$ 800.000

RECONOCIMIENTOS CERTIFICADOS

$5.300.000

TOTAL $14.700.000 $ 4.150.000 $5.300.000 $24.150.000



103

Los recursos aquí detallados con destinación específica, por valor de $14.700.000 serán adicionados al presupuesto de la siguiente vigencia con el mismo valor y destinación. Los reconocimientos por valor de $5.300.000, corresponden a (describir la naturaleza de los recursos). Y se adicionarán de acuerdo a su destinación. (Este párrafo se incluye cuando exista reconocimientos). Los recursos liberados por concepto de Cancelación o no ejecución de reservas reportadas mediante Acta de Fenecimiento No. xx de xx de 201X, ascienden a $XXXXXXXXX, valor que se encuentra incorporado en el (los rubro (s) correspondiente (s). (Este párrafo se incluye cuando exista Acta de Fenecimiento de recursos liberados). No siendo otro el objeto de la presente acta, se firma por los que en ella intervinieron. NOMBRE DEL RECTOR NOMBRE DEL PAGADOR Rector – Ordenador de Gasto Auxiliar Administrativo con Funciones Financieras

104

ANEXO Nº 11. PLAN DE COMPRAS

ALCALDIA MAYOR DE BOGOTÁ, DISTRITO CAPITAL

SECRETARÍA DE EDUCACIÓN COLEGIO DISTRITAL “NOMBRE DEL COLEGIO - IED”

NIT

PLAN DE COMPRAS PARA LA VIGENCIA 201X

I TEM UNI DAD CANT V/ UNI TARI O V/ TOTAL

MANTENIMIENTO Y REPARACIONES

M a nt e ni mi e nt o de l a Ent i da d $ 64.322.000

f l ux ome t r os pa r a ba ños UNI DAD 4 $ 150.000 $ 600.000

Mant enimient o bat er ias de baños bat er ia 14 $ 480.000 $ 6.720.000

lavado t anques subt erraneos unidad 8 $ 125.000 $ 1.000.000

arreglo t ubos rot os Met ro 20 $ 150.000 $ 3.000.000

SUBTOTAL $ 11. 3 2 0 . 0 0 0

S I S TEM AS ELECTRI COS

ALAMBRE Nª 14 MTRS 101 $ 430 $ 43.430

Alambre Nº 10 MTRS 100 $ 780 $ 78.000

alambre Nº 12 MTRS 100 $ 550 $ 55.000

Balast os de 96 unidad 32 $ 34.375 $ 1.100.000

bombillo ahorrador unidad 30 $ 17.000 $ 510.000

CARP I NTERI A M ETALI CA

Rejas para aulas especialisadas Mt rs 100 $ 40.000 $ 4.000.000

malla para prot ecciòn de las vent anas mt rs 160 $ 40.000 $ 6.400.000

soport es para comput adores unidad 40 $ 40.000 $ 1.600.000

SUBTOTAL $ 12 . 0 0 0 . 0 0 0

DOTACI ON

arreglo pupit res Unidad 700 $ 34.000 $ 23.800.000

SUBTOTAL $ 2 3 . 8 0 0 . 0 0 0

VI DRI OS Y CERRADURAS

Reposiciòn de vidr ios mt rs 150 $ 35.000 $ 5.250.000

SUBTOTAL $ 5 . 2 5 0 . 0 0 0

CUBI ERTAS

Cambio de Tejas Plast icas mt rs 50 $ 100.000 $ 5.000.000

Limpiesa de canales y bajant es Mt rs 200 $ 10.000 $ 2.000.000

Dest ape de rejillas de los pat ios mt rs 80 $ 8.400 $ 672.000

SUBTOTAL $ 7 . 6 7 2 . 0 0 0

OTROS

Mt o de los prados del colegio mt rs 1000 $ 1.500 $ 1.500.000

Fumigación unidad 2 $ 400.000 $ 800.000

arreglo cuart o inf ormat ica mt rs 25 $ 20.000 $ 500.000

pint ada de la of icina de secret ar ia mt s 60 $ 24.668 $ 1.480.000

SUBTOTAL $ 4 . 2 8 0 . 0 0 0

TOTAL M ANTENI ENTO LA ENTI DAD $ 6 4 . 3 2 2 . 0 0 0

M ATERI ALES Y S UM I N I S TROS

OTROS MATERIALES Y SUMINISTROS $ 1. 6 5 1. 7 9 0

Acet at os para Impresora caja 5 $ 39.698 $ 198.490

Acet at os para f ot ocopiadora caja 5 $ 24.360 $ 121.800

az of icio UNIDAD 10 $ 3.500 $ 35.000

bandas de caucho caja 18 $ 250 $ 4.500

bayet illa blanca MTRS 30 $ 7.750 $ 232.500

bayet illa roja MTRS 20 $ 7.750 $ 155.000

sobres marbet es colores sobre 100 $ 875 $ 87.500

t int a 51345 a negra heliun pakar UNIDAD 2 $ 85.000 $ 170.000

t int a para sellos negra f rasco 10 $ 1.700 $ 17.000

t oner laser 6L heliun pakar UNIDAD 2 $ 285.000 $ 570.000

anillo y espiral UNIDAD 50 $ 1.200 $ 60.000

TOTAL OTROS M ATERI ALES Y S UM I N I S TROS $ 1. 6 5 1. 7 9 0

Firma del Auxiliar Administrativo con Funciones de Almacén



105

ANEXO Nº 12. ESTADO DE TESORERIA


COLEGIO DISTRITAL “NOMBRE DEL COLEGIO - IED” NIT

ESTADO DE TESORIA

DIA - MES - AÑO

DESCRIPCION PARCIAL TOTAL

CAJA

CUENTAS CORRIENTES

CUENTAS DE AHORRO

INVERSIONES TEMPORALES

TOTAL FONDOS DISPONIBLES

FONDOS CON DESTINACIÓN ESPECÍFICA AÑO VIGENCIA Y ANTERIORES

CUENTAS POR PAGAR EN PODER DEL TESORERO AÑO VIGENCIA

CHEQUES PENDIENTES DE COBRO EN PODER DE TERCEROS

ACREEDORES VARIOS A DICIEMBRE 31 DE VIGENCIA

MATRICULAS Y PENSIONES RECIBIDAS POR ANTICIPADO AÑO VIGENCIA

DISPONIBILIDAD NETA EN TESORERIA (1)

RESERVAS PRESUPUESTALES(2)

RESERVAS PRESUPUESTALES CONSTITUÍDAS PARA EL VIGENCIA

SUPERAVIT/DEFICIT (1-2)

RECONOCIMIENTOS (CERTIFICADOS) AÑO VIGENCIA

TRANSFERENCIAS ADMINISTRACIÓN CENTRAL

OTRAS TRANSFERENCIAS DE LA NACIÓN

OTROS RECONOCIMIENTOS DE INGRESOS

SITUACION FISCAL Y/O EXCEDENTES FINANCIEROS

Firma del Auxiliar Administrativo con Funciones Financieras

106

ANEXO Nº 13. HECHOS CUMPLIDOS

El artículo 13º de la Ley 715 de 2001 sobre los Procedimientos de contratación de los Fondos de Servicios Educativos establece “... El rector o director celebrará los contratos que hayan de pagarse con cargo a los recursos vinculados a los Fondos, en las condiciones y dentro de los limites que rigen los reglamentos.(...) En ningún caso el Distrito o Municipio propietario del colegio responderá por actos o contratos celebrados en contravención de los limites enunciados en las normas que se refieren al Fondo; las obligaciones resultantes serán de cargo del rector o director, o de los miembros del Consejo Directivo si las hubiere autorizado...” El art. 5 de la citada ley determina que el presupuesto de gastos y apropiaciones contendrá las apropiaciones, gastos o erogaciones que requiera el colegio para su normal funcionamiento, y para las inversiones que el proyecto educativo institucional demande y, que el mismo debe guardar estricto equilibrio con el presupuesto de ingresos. Igualmente el parágrafo primero del precitado artículo, determina que las transferencias o giros que las entidades territoriales efectúen a los colegios, no podrán ser comprometidos por el rector o director hasta tanto no se reciban los recursos de las cuentas del respectivo colegio. El art. 10 del Decreto 4791 de 2008, establece que los rectores o directores no podrán asumir compromisos, obligaciones o pagos por encima del flujo de caja del Fondo de Servicios Educativos o que no cuenten con disponibilidad de recursos en la tesorería, en consecuencia el director o rector no podrá contraer obligaciones imputables al presupuesto de gastos del Fondo de Servicios Educativos sobre apropiaciones inexistentes o que excedan el saldo disponible. En caso de ser necesario y existiendo la disponibilidad se efectuarán las modificaciones pertinentes al presupuesto a través del Consejo Directivo. El Decreto Distrital No. 714 de 1996 por el cual se compilan el Acuerdo 24 de 1995 y el Acuerdo 20 de 1996, que conforman el Estatuto Orgánico del Presupuesto Distrital en su art. 52 prevé que todos los actos administrativos que afecten las apropiaciones presupuestales deberán contar con certificados de disponibilidad previos que garanticen la existencia de apropiación suficiente para atender estos gastos. Igualmente establece que estos compromisos deberán contar con registro presupuestal para que los recursos con él financiados, no sean desviados a ningún otro fin. En este registro se deberá indicar claramente el valor y el plazo de las prestaciones a las que haya lugar. Dicha operación es un requisito de perfeccionamiento a estos actos administrativos.



107

Agregando además que cualquier compromiso que se adquiera con violación de estos preceptos, creará responsabilidad personal y pecuniaria a cargo de quienes asuman estas obligaciones. Sobre las responsabilidades se establece en el art. 89 del citado decreto que además de la responsabilidad penal a que haya lugar, serán fiscalmente responsables:

1. Los ordenadores de gasto o cualquier otro funcionario que contraiga a nombre de los Órganos y Entidades Distritales obligaciones no autorizadas en el presupuesto anual del Distrito o que autoricen giros para pagos de las mismas.

2. El Ordenador que solicite la constitución de reserva para el pago de obligaciones contraída contra expresa prohibición legal.

3. Los Pagadores que efectúen y autoricen pagos, cuando con ellos se violen los preceptos consagrados en el presente Estatuto y en las demás normas que regulan la materia.

4. Los Ordenadores de Gasto que no informen oportunamente los compromisos legalmente adquiridos o gastos legalmente ejecutados.

5. Los Responsables de presupuesto que incorporen en el inventario de compromiso y obligaciones pendientes de pago a 31 de diciembre, sin que estos se hubiesen adquirido en debida forma.

Parágrafo.- Los ordenadores, pagadores, auditores y demás funcionarios responsables que estando disponibles los fondos y legalizados los compromisos demoren sin justa causa su cancelación o pago, incurrirán en causal de mala conducta. Art. 90 Los ordenadores y pagadores serán solidariamente responsables de los pagos que efectúen sin el lleno de los requisitos legales. La Contraloría Distrital velará por el estricto cumplimiento de esta disposición.-

EEll aarrttííccuulloo 6644 ddee llaa LLeeyy 444466 ddee 11999988 define la conciliación como un mecanismo de resolución de conflictos a través del cual, dos o más personas gestionan por si mismas la solución de sus diferencias, con la ayuda de un tercero neutral y calificado, denominado conciliador. La conciliación entraña una negociación entre las partes interesadas, en presencia de un tercero llamado conciliador que facilita, promueve y. avala el acuerdo logrado. La conciliación por ser institucional tiene en Colombia el respaldo legislativo porque siempre se efectúa en un centro de conciliación, debidamente autorizado y por lo tanto, el acuerdo o desacuerdo se tiene siempre como una decisión con plenos efectos legales. Por lo tanto, la conciliación es un medio alternativo de solución de conflictos en el que las partes asumen en un ambiente de informalidad y privacidad, con la ayuda de un tercero facilitador, un compromiso de beneficio mutuo que tiene el respaldo legal, y que para el caso que nos ocupa el reconocer dicho

pago por este medio, le evitaría a la administración verse comprometida en un proceso judicial al que seguramente tendría que verse abocada y seriamente comprometida, según pruebas

108

descritas en su solicitud.

EEssttaabblleeccee eell aarrttííccuulloo 1199 ddee llaa lleeyy 664400 ddee 22000011, que" Se podrán conciliar todas las materias que sean susceptibles de transacción, desistimiento y conciliación, ante los conciliadores de los centros de conciliación, ante los servidores públicos facultados para conciliar a los que se refiere la Ley y ante los notarios". Pero, por otro lado, hay asuntos cuya posibilidad de ser conciliados no deriva de la ley sino de la naturaleza misma de la función prestada, como ocurre con ciertas facultades de las que, gracias a su investidura, disfrutan las autoridades. Por esta razón, la ley 446 incluye una disposición especial aplicable a la materia administrativa, cuando reza: " PPooddrráánn ccoonncciilliiaarr ttoottaall oo ppaarrcciiaallmmeennttee,,

eenn llaass eettaappaass pprreejjuuddiicciiaall oo jjuuddiicciiaall,, llaass ppeerrssoonnaass jjuurrííddiiccaass ddee ddeerreecchhoo ppúúbblliiccoo,, aa ttrraavvééss ddee ssuuss

rreepprreesseennttaanntteess lleeggaalleess oo ppoorr ccoonndduuccttoo ddee aappooddeerraaddoo,, sobre conflictos de carácter particular y contenido económico de que conozca o pueda conocer la jurisdicción de lo contencioso administrativo a través de las acciones previstas en los artículos 85,86 y 87 del Código Contencioso Administrativo". Entonces en el caso de las entidades públicas, la capacidad de disposición se relaciona de un lado, tanto con el asunto al cual se refiere, que debe estar dentro de la órbita de competencia del respectivo funcionario, como de la circunstancia de que. los derechos o pretensiones sean renunciables, alienables y el titular pueda disponer de ellos. De conformidad con lo dispuesto en el artículo 3 de la Ley 640 de 2001, llaa ccoonncciilliiaacciióónn ppooddrráá sseerr

jjuuddiicciiaall si se realiza dentro del proceso judicial o eexxttrraajjuuddiicciiaall si se realiza antes o por fuera del proceso, esta última es la que se deberá intentar ante el agente del ministerio público ( Procurador Delegado en lo Judicial ante el Tribunal Administrativo de Cundinamarca) teniendo en cuenta que de conformidad con el artículo 37 de la citada Ley, antes de incoar cualquiera de las acciones previstas en los artículos 86 y 87 del Código Contencioso Administrativo, las partes individual o conjuntamente deberán formular la solicitud de conciliación extrajudicial como requisito de procedibilidad. La solicitud se acompañara de la copia de la petición de conciliación enviada a la entidad, de las pruebas que fundamenten las pretensiones. Es importante anotar, que tal conciliación deberá ser presentada antes de dos (2) años, contados a partir de la ocurrencia de los hechos, es decir antes de que pueda surtirse el fenómeno de la caducidad para la acción de Reparación Directa, ya que según el artículo 21 de la ley 640 de 2001, la presentación de la solicitud de conciliación extrajudicial en derecho ante el conciliador suspende el término de prescripción o de caducidad. Si la prestación de los servicios se efectuaron sin contrato previo no respaldo presupuestal, los acreedores del colegio en el evento de no conciliar podrían iniciar ante la jurisdicción contenciosa una acción de reparación directa. Para establecer el término de caducidad de la acción debemos remitirnos a la disposición legal, contenida en el No. 8º del Art. 44 de la Ley 446 de 1998, en el cual se establece el término de caducidad de las acciones de reparación directa, en dos años contados a partir del día siguiente de la ocurrencia del hecho administrativo, generador de la reparación.



109

LLaa ccaadduucciiddaadd es la extinción del derecho a la acción por cualquier causa, como el transcurso del tiempo, de manera que si el actor deja transcurrir los plazos fijados por la ley en forma objetiva, sin presentar la demanda, el mencionado derecho fenece inexorablemente, sin que pueda alegarse excusa alguna para revivirlos. Dichos plazos constituyen una garantía para la seguridad jurídica y el interés general. Y es que la caducidad representa el limite dentro del cual el ciudadano debe reclamar del Estado determinado derecho; por ende, la actitud negligente de quién estuvo legitimado en la causa no puede ser objeto de protección, pues es un hecho cierto que quien, dentro de las oportunidades procesales fijadas por la ley ejerce sus derechos, no se verá expuesto a perderlos por la ocurrencia del fenómeno indicado. El parágrafo 3 del artículo primero, establece" en materia de lo contencioso administrativo el trámite conciliatorio, desde la misma presentación de la solicitud deberá hacerse por medio de abogado titulado quién deberá concurrir, en todo caso, a las audiencias en que se lleven a cabo la conciliación". Igualmente, el artículo 4 de la citada ley, determina que los trámites de conciliación que se celebren ante funcionarios públicos facultados para conciliar, ante centros de conciliación de consultorios jurídicos de facultades de derecho y de las entidades públicas son GRATUITOS. Con relación al registro de las actas de conciliación, el artículo 14 y 24 de la Ley 640 de 2001, establece que cuando se trate de conciliaciones en materia de lo contencioso administrativo, una vez registrada el acta que contenga el acuerdo conciliatorio se remitirá el expediente a la jurisdicción competente para que surta el trámite de aprobación improbación judicial. ""_ "".. El artículo 23 de la Ley 640 de 2001, establece que "LLaass ccoonncciilliiaacciioonneess eexxttrraajjuuddiicciiaall en materia de lo contencioso administrativo solo podrán ser adelantadas ante los Agentes del Ministerio Público asignados a esta Jurisdicción" Además de las pruebas aportadas con la solicitud de la conciliación, durante la celebración de la audiencia de conciliación extrajudicial en asuntos de lo contencioso administrativo, los interesados podrán aportar las pruebas que estimen pertinentes. Sin embargo, si el conciliador lo estima necesario, podrá solicitar que se alleguen nuevas pruebas o que se complementen las presentadas por las partes con el fin de establecer los presupuestos de hecho y de derecho para la conformación del acuerdo conciliatorio. En cuanto a los efectos de la conciliación, es importante establecer que de una parte se trata de un mecanismo que sirve para crear, modificar o extinguir derechos u obligaciones entre las partes, y de otra que produce efectos procesales como entre otros con la cosa juzgada, el de la prueba indiciaria, el inhibitorio de las acciones instauradas y el instintivo del proceso. El artículo 66 de la Ley 446 de 1998 dispone" El acuerdo conciliatorio hace tránsito a cosa juzgada, y el acta de conciliación presta mérito ejecutivo". De ahí que una de las características más importantes de la Conciliación es la de ser finalista,

teniendo en cuenta que como ya lo anotábamos, es la incorporación del acuerdo total o parcial

logrado entre las partes en un acta.

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De acuerdo a lo expuesto, esta oficina considera que el rector como ordenador del gasto del colegio, sólo puede ordenar el pago de las obligaciones contraídas legalmente contenidas en los actos administrativos que afecten las apropiaciones presupuestales de los FSE, esto es, que cuenten con certificados de disponibilidad previos que garanticen la existencia de apropiación suficiente para atender estos gastos y con registro presupuestal que indique claramente el valor y el plazo de las prestaciones a las que haya lugar Los compromisos que se hayan adquirido con violación a estos preceptos crean responsabilidad personal y pecuniaria, disciplinaria y penal a cargo de quién los asuma, por lo cual le solicitamos informar sobre el particular a cada una de las instancias a fin de que inicien la investigaciones del caso. Sin embargo, si se determina que efectivamente los trabajos o servicios descritos en las facturas y cuentas de cobro fueron prestados o suministrados en el colegio y recibidos a entera satisfacción por la persona responsable y por ende que ingresaron al patrimonio del Distrito Capital a través del Fondo, no puede abstenerse la administración de pagar el valor de los mismos, ya que se incurriría en un enriquecimiento injustificado para la entidad, por lo cual debe intentarse uunnaa

ccoonncciilliiaacciióónn pprreejjuuddiicciiaall entre las partes conforme al procedimiento ya analizado, siendo procedente entonces informarle a los contratistas sobre el particular a efecto de que le otorguen poder a un abogado titulado para que en nombre y representación de ellos solicite ante el Agente del Ministerio Público la audiencia de conciliación tendiente a que la Secretaría de Educación del Distrito Capital – colegio “ El Recuerdo” reconozca y pague el valor de los trabajos. La citada diligencia será atendida por esta Asesoría una vez se notifique al señor Secretario de Educación en calidad de Representante Legal de la entidad. No sobra advertir que el caso que nos ocupa debe ponerse en conocimiento de la Oficina Asesora de Control Disciplinario Interno de la SED y de la Contraloría de Bogotá”.



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ANEXO Nº 14. MODELO DE RESOLUCIÒN – CAJA MENOR

ALCALDIA MAYOR DE BOGOTÁ, DISTRITO CAPITAL

SECRETARÍA DE EDUCACIÓN COLEGIO DISTRITAL “NOMBRE DEL COLEGIO - IED”

FFOONNDDOO DDEE SSEERRVVIICCIIOOSS EEDDUUCCAATTIIVVOOSS<<<< NNOOMMBBRREE DDEELL CCOOLLEEGGIIOO >>>>

RREESSOOLLUUCCIIOONN NNoo.. ____________ DDeell ((ddííaa//mmeess//aaññoo))

PPoorr llaa ccuuaall ssee ccoonnssttiittuuyyee llaa ccaajjaa mmeennoorr ppaarraa llaa vviiggeenncciiaa ffiissccaall ddeell 220011XX yy ssee rreeggllaammeennttaa ssuu

ffuunncciioonnaammiieennttoo

EL RECTOR O DIRECTOR DEL COLEGIO << NOMBRE DEL COLEGIO >>

INSTITUCIÓN EDUCATIVA DISTRITAL

CONSIDERANDO

Que el colegio << NOMBRE DEL COLEGIO - IED >> debe atender necesidades urgentes, imprevistas, imprescindibles o inaplazables, necesarias para la buena marcha de la administración, en forma ágil y funcional y que para este efecto no tiene constituido en esta vigencia ningún mecanismo. Que para atender este tipo de necesidades se hace indispensable la creación de una (1) caja menor para atender las jornadas y las sedes que se citan a continuación: << Jornada Mañana, Jornada Tarde, Jornada Nocturna y/o Jornada Única>>. Que la Resolución 00001 de 2009 expedida por la Secretaría de Hacienda Distrital adopta el Manual para el manejo y control de las cajas menores. Que el Manual para el manejo y control de las cajas menores, define que la caja menor son fondos renovables que se proveen con recursos del presupuesto de gastos y su finalidad es atender erogaciones de menor cuantía que tengan el carácter de situaciones imprevistas, urgentes, imprescindibles o inaplazables, necesarios para la buena marcha de la administración. Que la caja menor se constituye únicamente para cada vigencia fiscal mediante Resolución, en la

cual se indicaran los siguientes aspectos:

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Cuantía

Finalidad

Objeto o finalidad de los fondos destinados a la caja menor

Discriminación de los gastos que se puedan realizar de acuerdo con la normatividad vigente

Indicación de los rubros presupuestales que se afectarán y su cuantía

Cargo y nombre del funcionario responsable de su manejo

Cargo del funcionario asignado como Ordenador del Gasto de la caja menor Que el mismo Manual establece que el funcionario designado para el manejo de la caja menor deberá estar amparado mediante póliza y que este funcionario debe ser distinto al jefe de bodega o almacén, pagador o responsable de la contabilidad. Que el Manual para el manejo y control de las cajas menores establece en su literal 5º que los fondos que constituyen la caja menor solamente pueden utilizarse para sufragar gastos identificados y definidos en los conceptos del presupuesto de Gastos Generales. Que en mérito de lo expuesto,

RESUELVE Artículo 1º Constitución. Constitúyase para la vigencia fiscal del 201X en el Fondo de Servicios Educativos << NOMBRE DEL COLEGIO - IED >> la caja menor por una cuantía máxima mensual de dos (2) smmlv. Artículo 2º Responsables. Los recursos a que se refiere el artículo anterior, serán manejados por el Rector como Ordenador del Gasto quien la delega en el Funcionario “NOMBRE DEL FUNCIONARIO ADMINISTRATIVO” – “cargo” – “Número de cédula” amparado mediante póliza expedida por la SED. Parágrafo 1º : Cuando el responsable de la caja menor se encuentre en vacaciones, licencia o comisión, el Rector Ordenador del Gasto, podrá mediante Resolución, encargar a otro funcionario afianzado, para el manejo de la misma, mientras subsista la situación, para lo cual solo se requiere de la entrega de los fondos y documentos mediante arqueo, al recibo y a la entrega de la misma, lo que deberá constar en acta de entrega y recibo firmada por los responsables involucrados. Parágrafo 2º: Como Ordenador de la caja menor actuara el Rector o Director del colegio el señor(a) “NOMBRE DEL RECTOR” identificado con CC Nº……. Artículo 3° Clasificación de los gastos. Con los recursos destinados a la caja menor se cubrirán los gastos identificados y definidos en los conceptos del presupuesto de GASTOS GENERALES que tendrán el carácter de gastos menores, urgentes, imprescindibles, inaplazables y necesarios. Estos conceptos serán los que se detallan a continuación y por la cuantía que se señala para el respectivo rubro presupuestal, ejemplo:



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Concepto Cuantía

Gastos Generales $1’070.000

Gastos de Transporte y Comunicación $430.000

Otros Impresos y Publicaciones $90.000

Otros Materiales y Suministros $300.000

Mantenimiento de la Entidad $250.000

Total $1’070.000

Gastos de Transporte y Comunicación. Código 31223

Apropiación destinada a cubrir gastos por concepto de empaques y acarreos, gastos por concepto de comunicación, servicio de mensajería, correo postal, teles, fax y telégrafo, los gastos por concepto de transporte dentro de la ciudad, de los empleados en cumplimiento de sus funciones. Y ocasionalmente para cubrir los gastos por concepto de transporte del rector y del auxiliar administrativo con funciones de tesorería, en cumplimiento de actividades netamente operativas (pago de impuestos, compra de insumos, transacciones financieras del establecimiento).

Impresos y Publicaciones. Código 312246

Rubro destinado al suministro de libros de consulta, diseño, diagramación, divulgación y edición de libros, cartillas, videos y memorias; edición de formas, fotocopias, encuadernación, empastes, sellos, avisos, formularios, fotografías, renovación derecho código de barras, enmarcación de foto mosaicos, impresión de pendones así como las publicaciones en la gaceta oficial.

Otros Materiales y Suministros. Código 312143

Apropiación destinada para la adquisición de bienes tales como papelería, útiles de escritorio, diademas telefónicas o inalámbricas, insumos para proyectos de producción experimental, agrícola o comercial, elementos de aseo, cafetería y alimentos, elementos de botiquín de acuerdo a lo reglamentado por la Secretaría de Salud, materiales desechables de laboratorio y semillas. Elementos para la conservación de bienes muebles, material fotográfico, material necesario para artes gráficas y microfilmación; adquisición de bienes de consumo final o fungibles que no son objeto de devolución. Por este rubro no se pueden adquirir equipos

Mantenimiento de la Entidad. Código 312251 Por este rubro se registran los gastos correspondientes al mantenimiento preventivo y predictivo de bienes muebles e inmuebles que ocupen los colegios oficiales.

Se entiende por Mantenimiento Preventivo, aquel que se refiere a los procesos de

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conservación de las edificaciones y sus espacios exteriores e interiores, mediante un programa sistemático de inspección, reparaciones menores y verificación: Instalaciones eléctricas, instalaciones hidrosanitarias, mantenimiento de cubiertas, impermeabilizaciones, arreglo de filtraciones, canales y bajantes, arreglo de enchapes, pinturas, cambio de vidrios, cambio de bombillos, conservación de zonas verdes, conservación de áreas exteriores, emergencias y reparaciones menores de acuerdo a lo establecido en el Plan de Mantenimiento Escolar (P.M.E), que será concertado con las directivas de cada establecimiento en coordinación y asesoría de la Dirección de Construcciones y la Dirección Local de Educación respectivo. Se entiende por Mantenimiento Predictivo todos los procesos que se realizan mediante reparación con reemplazo de partes o elementos antes que se deterioren o fallen, y se aplica a máquinas y equipos especialmente, tales como bombas de presión y eyección, tanques de reserva, antenas, instalaciones especiales y pararrayos de acuerdo a lo establecido en el Plan de Mantenimiento Escolar (P.M.E), que será concertado con las directivas de cada establecimiento en coordinación y asesoría de la Dirección de Construcciones de la SED y de la Dirección Local de Educación respectivo.

Artículo 4° Reglamentación. El monto de las adquisiciones individuales realizadas a través de cada uno de los rubros constituidos para la caja menor no podrá ser superior al 10% del monto total de la caja menor constituida mensualmente, o sea no podrá ser superior al 10% de los dos (2) smmlv. El Dinero que se entregue para la constitución de la Caja Menor debe ser utilizado para sufragar gastos menores de caracteres urgentes, imprescindibles, inaplazables y necesarios, que se identifiquen bajo los siguientes conceptos: 1. La legalización de los gastos y la reposición de la caja se hará cuando se haya gastado el 70%

del monto mensual de alguno de los rubros autorizados. 2. Solamente se pueden relacionar recibos o facturas del periodo que se está legalizando. 3. Para la reposición o reembolso deberá hacerse una relación en orden cronológico con un

resumen por los rubros presupuestales afectados, el reintegro será autorizado por el Rector Ordenador del Gasto.

4. Cuando por cualquier circunstancia la caja menor autorizada quede inoperante no se podrá constituir otra o reemplazarla hasta tanto la anterior haya sido legalizada en su totalidad.

Artículo 5º Prohibiciones. No se pueden realizar con los fondos de la caja menor las siguientes operaciones: 1. Fraccionar compras de un mismo elemento. 2. Reconocer y pagar gastos por concepto de Servicios Personales y Contribuciones Inherentes a

la nómina, cesantías y pensiones. 3. Efectuar pagos de contratos cuando de conformidad con la Ley General de Contratación vigente,

deban constar por escrito. 4. Cambiar cheques o efectuar prestamos 5. Superar el monto asignado a cada rubro en el presupuesto. 6. Realizar desembolsos con destino a órganos diferentes de su propia organización o jornada



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Artículo 6º Primer Giro. Se efectuara con base en el siguiente requisito: 1. Que el funcionario encargado de su manejo haya constituido o ampliado la poliza de manejo y

esté debidamente aprobada, amparando el monto total de la respectiva caja menor, siempre y cuando esta póliza de manejo no haya sido expedida por la SED.

2. Que cuente con la autorización del gasto firmada por el Ordenador del Gasto

COLEGIO XXXXXXXXXXXXXXXX

SOLICITUD GASTO CAJA MENOR

FECHA

Señor(a): Nombre del responsable de la caja menor

Sírvase entregar al señor (a): persona que va a realizar la compra

la suma de: $(xxxxxxxx) Letras

Para realizar la siguiente compra:

FIRMA DEL ORDENADOR DEL GASTO

3. Que se cuente con recursos disponibles en caja menor por el rubro a afectar.

4. Cuando se trate de una compra para la cual se va a delegar a un funcionario diferente al

responsable de la caja menor, se expide un recibo provisional de caja menor

NOMBRE DEL COLEGIO

COMPROBANTE PROVISIONAL DE CAJA MENOR N°

FECHA: _______________________

NOMBRE DEL FUNCIONARIO DE LA CAJA MENOR: _______________________________________

ENTREGADO A: ____________________________________________________

DEPENDENCIA: ____________________________________________________

VALOR $___________ EN LETRAS: ___________________________________

CONCEPTO PARA EL CUAL SE SOLICITA EL DINERO: ___________________

116

FIRMA DE QUIEN RECIBE FIRMA DEL ESPONSABLE DEL MANEJO DE LA CAJA MENOR

5. El funcionario a quien se le entregue el efectivo, tiene que legalizar el gasto dentro de los tres (3)

días hábiles siguientes al desembolso. En caso contrario la responsabilidad total de la compra recaerá sobre el funcionario que firmó el recibo provisional.

6. Una vez entregada la factura o documento equivalente, el recibo de caja provisional será remplazado por el recibo definitivo.

Artículo 7º Funciones del Responsable. Son funciones del responsable de la Caja Menor, las siguientes:

Adquirir y pagar los bienes y servicios

Llevar y mantener al día los libros de Caja y auxiliares que requiera para el control de los Fondos

Legalizar oportunamente las cuentas para la reposición de los Fondos, manteniendo la liquidez necesaria para atender los requerimientos de bienes y servicios.

Responder por el buen manejo y utilización de los fondos entregados Artículo 8º Por Caja Menor, se reconocerán aquellos gastos efectuados a partir del primer día de constituida la caja menor mediante la presente Resolución y hasta el momento de la liquidación y el cierre de la misma, teniendo en cuenta siempre la fecha de emisión del Certificado de Disponibilidad Presupuestal y que el monto de cada gasto no supere el 10% del valor de la caja menor mensual. Artículo 9° Y aplica todo lo demás que se encuentre definido para el manejo de la caja menor en la presente Resolución Artículo 10º Vigencia y Derogatorias. La presente resolución rige a partir de la fecha de su expedición y deroga las disposiciones que le sean contrarias.

COMUNÍQUESE Y CUMPLASE

Dado en Bogotá, D.C., a los día / mes / año

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RReeccttoorr OOrrddeennaaddoorr ddeell GGaassttoo

guía financiera de apoyo para la gestión de los fse

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