guÍa evaluaciÓn del desempeÑo empleados de carrera administrativa, período de prueba

GUÍA EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO

Empleados de Carrera Administrativa, Período de Prueba

Marco legal

• Constitución Política: Art. 125

• Ley 734/02: Art. 33 numerales 3,4 y 5 Art. 34 numeral 1 y 20.

• Ley 909/04: Art. 37 al 40

• Dto. Ley 1567/98: Art. 13 ; Art. 26 al 40.

• Dto. Ley 760/05: Art. 33 al 43

• Dto. Reg. 1227/05: Art. 50 al 64

2

Marco legal

“Por el cual se establece el Sistema Tipo de Evaluación del Desempeño Laboral de los Servidores de Carrera Administrativa y en Período de Prueba”

Usos del Resultado de la Evaluación

a) Adquirir los derechos de carrera como resultado del período de prueba

b) Otorgar incentivos pecuniarios y no pecuniarios

c) Planificar la capacitación y la formación

d) Determinar la permanencia en el servicio

e) Acceder a encargos

f) Otorgar comisión para desempeñar empleos de libre nombramiento y remoción o de período.

Componentes de la Evaluación

a) Metas Institucionales, por Áreas o Dependencias.

b) Compromisos Laborales, con sus condiciones de Resultado.

c) Evidencias o Soportes.

d) Compromisos Comportamentales.

Niveles de Cumplimiento

El cumplimiento en la evaluación del desempeño laboral se enmarcará dentro de los siguientes niveles:

1. Sobresaliente

2. Destacado

3. Satisfactorio

4. No Satisfactorio

Escala de cumplimiento de los compromisos laborales

Ésta se encuentra definida en relación con los compromisos laborales fijados y con los siguientes intervalos a los cuales se les asigna un valor porcentual:

1. Nivel Destacado de 90% a 100%

2. Nivel Satisfactorio de 66% a 89%.

3. Nivel No Satisfactorio menor o igual al 65%

Escala de cumplimiento de los compromisos laborales

El evaluado podrá acceder al nivel sobresaliente siempre y cuando haya alcanzado el 95% o más de la escala de cumplimiento de los compromisos laborales y demuestre que genera un valor agregado a través del logro de algunos factores, los cuales se evaluarán como Cumple o No cumple, de la siguiente forma.

Como acceder al Nivel Sobresaliente

• Cuando el evaluado alcance entre el 95% y el 99% de cumplimiento de los compromisos laborales fijados, para acceder al nivel sobresaliente deberá cumplir por lo menos dos (2) de los factores definidos por la entidad.

• Cuando el evaluado alcance el 100% de cumplimiento de los compromisos laborales fijados, para acceder al nivel sobresaliente deberá cumplir por lo menos uno (1) de los factores definidos por la entidad.

¿ Cuáles son los Factores ?

1. Por calidad y oportunidad.2. Por aportes, propuestas o iniciativas adicionales.3. Por iniciativas tendientes a acciones proactivas en las

actividades que cumpla.4. Por participación y aprovechamiento de capacitación

relacionada con las actividades propias del empleo y que genere un valor agregado para la entidad o la dependencia.

5. Por participación en grupos o en actividades que requieren de disposición voluntaria.

6. Por cumplimiento de competencias comportamentales.

Definición de Factores

• Por calidad y oportunidad. Entendida como la entrega y cumplimiento anticipados de los compromisos adquiridos, siempre que se cumpla con los estándares establecidos, en los formatos previstos y las formalidades que el Instituto tenga para ello.

• Por aportes, propuestas o iniciativas adicionales. Que demuestren mayor economía, celeridad y realización con elementos que enriquezcan y mejoren los parámetros establecidos. Sobre estos aportes deberán existir evidencias medibles que demuestren estas mejoras.

• Por iniciativas tendientes a acciones proactivas en las actividades que cumpla. Las cuales deben ser útiles y aplicables en la entidad. Sobre estos aportes deberán existir evidencias medibles que demuestren estas mejoras.

• Por participación y aprovechamiento de capacitación relacionada con las actividades propias del empleo y que genere un valor agregado para la entidad o la dependencia. La participación en los eventos a los cuales se le convoque no puede ser inferior al 80% y deberá demostrar la aplicación del conocimiento adquirido.


• Por participación en grupos o actividades que requieran disposición voluntaria. La participación en estos grupos o actividades no podrá afectar el debido cumplimiento de los compromisos que su cargo y funciones demanden.

• Por cumplimiento de competencias comportamentales.


Comisión Evaluadora

Se debe conformar Comisión Evaluadora cuando el jefe inmediato del evaluado sea un empleado de carrera administrativa o vinculado a través de nombramiento provisional. Estas Comisiones Evaluadoras estarán conformadas por el jefe inmediato y el superior jerárquico (FLNR), que en las Regionales será el Director Regional

Si el jefe inmediato es de un grado inferior al evaluado , éste es evaluado únicamente por el superior jerárquico (FLNR), con el acompañamiento del jefe inmediato

Tipos de Evaluación

TRES (3) TIPOS DE EVALUACIÓN

• Evaluaciones definitivas

• Evaluaciones parciales semestrales

• Evaluaciones parciales eventuales.

Evaluaciones Definitivas

ANUAL. 1 de Febrero y 31 de Enero del año siguiente (sumatoria de las dos semestrales - 360 días)

VENCIMIENTO PERÍODO DE PRUEBA Término de seis (6) meses

Evaluaciones Parciales Semestrales

A) PRIMERA EVALUACIÓN PARCIAL:

Período: primero (1) de febrero al treinta y uno (31) de julio de cada año.

Término: Quince (15) de agosto del mismo año.

B) SEGUNDA EVALUACIÓN PARCIAL:

Período: primero (1) de agosto al treinta y uno (31) de enero del año siguiente,

Término: Quince (15) de febrero de cada año.

Las Fechas Claves:

Calificación definitiva del periodo evaluado.

(1 al 15 Feb. del siguiente año)

“Se debe enviar copia física de la Evaluación a la Dirección de Gestión

Humana”

(1 Feb. al 15 Feb. del siguiente año)

Evaluación del Segundo Semestre

(1 Ago. al 31 Ene.)Seguimiento al desempeño

laboral y registro de evidencias del segundo

semestre

(1 al 15 de Febrero)

A) Calificación definitiva del año anterior “Se debe enviar copia física de la Evaluación a

la Dirección de Gestión Humana”

B) Fijación de Compromisos

(1 Feb. al 31 Jul.)Seguimiento al desempeño

laboral y registro de evidencias del primer

semestre

(1 al 15 Ago.)Evaluación Primer semestre

“No se envía a la Dirección de Gestión Humana”

Qué debemos hacer del 1 al 15 de febrero de 2013

1 •Calificar el segundo semestre 2012•Consolidar la evaluación definitiva•Enviar copia física a DGH

2 •Concertar los compromisos laborales y comportamentales para el siguiente periodo 2013 – 2014•No enviar copia a DGH

Cuando realizar Evaluaciones Parciales Eventuales

• Por cambio de evaluador (Jefe inmediato y/o FLNR).

• Por cambio definitivo de empleo del evaluado, como resultado de un traslado.

• Cuando el empleado deba separarse temporalmente del ejercicio de las funciones del empleo por más de treinta (30) días calendario.

• Por interrupción del período de prueba por un término igual o superior a veinte (20) días calendario.

• Estas evaluaciones deberán realizarse dentro de los diez (10) días siguientes a la fecha en que se produzca la situación que las origine, con excepción de la ocasionada por cambio de evaluador, que deberá realizarse antes del retiro de éste.

Evaluaciones Parciales Eventuales

• No se realizan evaluaciones parciales eventuales por un período menor de treinta (30) días calendario.

• Si se está en período de prueba no se realizan evaluaciones parciales eventuales por períodos menores a veinte (20) días calendario.

Evaluación de Desempeño

• CALIFICACIÓN OBJETO DE RECURSO.

•Calificación Definitiva.

• RECURSOS.

•REPOSICIÓN: Evaluador.

•APELACIÓN: Inmediato Superior del Evaluador.


• EVALUADOR: 15 DÍAS siguientes al vencimiento del período anual (1-15

Febrero)

• EVALUADO: 5 días siguientes al vencimiento del plazo evaluador

• EVALUADOR: Efectuar 5 días siguientes a la solicitud.

• EVALUADOR: Si éste no realiza la evaluación parcial o semestral o la calificación definitiva, el evaluado obtendrá la Calificación Mínima Satisfactoria

• LA NO CALIFICACIÓN DARÁ LUGAR A INVESTIGACIÓN DISCIPLINARIA – Falta Grave tanto para evaluado como para el evaluador


RECUERDE OPRIMIR LA TECLA F9 PARA ACTUALIZAR EL FORMATO

Formato 2012-2013

Hoja 1 – Parte 1 Datos Generales

Manual de Funciones

Información básica para las siguientes hojas

Formato 2012-2013

Hoja 1 – Parte 2 Compromisos laborales

En esta columna se transcriben las metas del Plan de Acción o el objeto del área que sirva como referente para fijar los compromisos.

Se construyen los compromisos con la siguiente estructura: VERBO + OBJETO + CONDICIONES DEL RESULTADO Indicar el porcentaje de cada

compromiso, de acuerdo con el impacto respecto de las metas del plan.

La sumatoria de los porcentajes debe dar 100%

Formato 2012-2013

CONOCIMIENTO ANÁLISIS COMPRENSIÓN

Organizar Analizar Clasificar

Definir Valorar Describir

Duplicar Calcular Explicar

Rotular Categorizar Expresar

Enumerar Comparar Identificar

Memorizar Contrastar Indicar

Ordenar Diferenciar Reconocer

Reconocer Discriminar Reportar

Relacionar Examinar Revisar

Recordar Inventariar Ordenar

Reproducir Cuestionar Decir

Formato 2012-2013

SÍNTESIS APLICACIÓN EVALUACIÓN

Organizar Aplicar Valorar

Ensamblar Escoger Argumentar

Recopilar Demostrar Evaluar

Componer Emplear Seleccionar

Construir Ilustrar Elegir

Diseñar Operar Comparar

Formular Practicar Defender

Preparar Programar Estimar

Proponer Esbozar Juzgar

Redactar Solucionar Calificar

Trazar Utilizar Apoyar

Formato 2012-2013

Hoja 2 Compromisos Comportamentales

Formato 2012-2013

Hoja 3Portafolio de evidencias

Formato 2012-2013

DIA MES AÑO DIA MES AÑO

DIA MES AÑO

SI NO

0%

Documento de Identidad

Nivel Jerarquico y Denominación


FECHA EMISIÓN

Gaestión Humana

EV

AL

UA

DO

RJe

fe

Inm

edia

to

Nombre Completo

COMISIÓN NACIONAL DEL SERVICIO CIVIL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN

CONSOLIDACIÓN DE RESULTADOS EVALUACIÓN PERÍODO ANUAL U ORDINARIO

PROCESO: EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO LABORAL

CÓDIGO: EDL - RG - 02

9.999.999Pepe Perez

CALIFICACIÓN DEFINITIVA NO SATISFACTORIO Y 0 FACTORES DE CUMPLIMIENTO.

FIRMA DEL NOTIFICADOR

FIRMA DEL SERVIDOR PÚBLICO NOTIFICADO

HOJA 4- SISTEM A TIPO - EVALUACIÓN DEL DESEM PEÑO LABORAL-

Mayo 18 de 2011

Versión 4,0

EV

AL

UA

DO

RL

ibre

N

om

bra

mi

Nombre Completo

EV

AL

UA

DO

NOMBRE DEL NOTIFICADOR NOMBRE DEL NOTIFICADOR

FIRMA DEL SERVIDOR PÚBLICO NOTIFICADO

CALIFICACIÓN DEFINITIVA EN FIRME FIRMA DEL NOTIFICADO FIRMA DEL NOTIFICADOR

SEGUNDA INSTANCIA

FIRMA DEL NOTIFICADOR

CALIFICACIÓN DEFINITIVA

NOMBRE DEL SERVIDOR PÚBLICO NOTIFICADONOMBRE DEL SERVIDOR PÚBLICO NOTIFICADO

CONFIRMAMOTIVACIÓN

(dd/mm/aa)MODIFICA

REVOCA

PRIMERA INSTANCIA

MODIFICA

CONFIRMA

(dd/mm/aa)

MOTIVACIÓN

REVOCA

FECHA Y NUMERO DE RADICACIÓN DEL RECURSO

Firma del Jefe Inmediato

Por participación y aprovechamiento de capacitación relacionada con las actividades propias del empleo y que genere un valor agregado para la entidad o la dependencia

RECURSOS

CUM PLE

Por participación en grupos o en actividades que requieren de disposición voluntaria

CANTIDAD DE FACTORES DEL NIVEL SOBRESALIENTE CUMPLIDOS 0MOTIVACIÓN DE LA CALIFICACIÓN DEFINITIVA INTERPONE RECURSOS

CUM PLE

0%Fecha de la Notificación

¿Es posible acceder a la calificación en el Nivel Sobresaliente?

Firma del Funcionario de Libre Nombramiento y Remoción en caso de constituir Comisión Evaluadora

Firma del Funcionario de Libre Nombramiento y Remoción en caso de constituir Comisión Evaluadora

Evaluación de la Gestión por Dependencias

Por aportes, propuestas o iniciativas adicionales

CALIFICACIÓN DEL NIVEL SOBRESALIENTE

NO SATISFACTORIOFACTORES DEL NIVEL SOBRESALIENTE CUMPLIMIENTO

CALIFICACIÓN DEFINITIVA - NOTIFICACIÓN -

Firma del Servidor Público EvaluadoPor iniciativas tendientes a acciones proactivas en las actividades que cumplió

Calificación Definitiva

Por calidad y oportunidad


NO

Firma del Servidor Público Evaluado

% Avance Evaluación 1er Semestre


0%Fecha de la Evaluación

% Avance Evaluación 2º Semestre

Firma del Servidor Público Evaluado

Nombre Completo

Dependencia o Area

CONSOLIDACIÓN DE LAS EVALUACIONES

Nivel Jerarquico y Denominación Profesional


Nivel Jerarquico y Denominación

EVALUACIÓN DEL PRIMER SEMESTRE - COMUNICACIÓN -

Dependencia o Area

Dependencia o Area

0%Fecha de la Evaluación

EVALUACIÓN DEL SEGUNDO SEMESTRE- COMUNICACIÓN -

Hoja 4 Consolidación de resultados evaluación período anual u ordinario

Formato 2012-2013

Recordemos colocar las fechas

Formato 2012-2013

Evaluación en la Dirección Gestión Humana

Evaluación en la Dirección Gestión Humana

1er semestre

Desde Hasta Días Evaluación parcial

Director 1 01/02/2012 26/02/2012 26 NO

Director 2 27/02/2012 11/03/2012 15 NO

Director 3 12/03/2012 15/07/2012 124 SI

Director 4 16/07/2012 31/07/2012 15 NO

2do semestre


Director 4 01/08/2012 12/08/2012 12 NO

Director 5 13/08/2012 31/01/2013 168 SI

Evaluación en la Dirección Gestión HumanaDurante el período se realizan 2 evaluaciones parciales eventuales que una vez sumadas, dan como resultado la evaluación definitiva. Es necesario enviar estas 2 parciales.

Si la sumatoria de las dos evaluaciones parciales eventuales realizadas es igual a 81.11% , esto equivale al 100%, debiendo realizar la anotación en la casilla de motivación de la calificación, del consolidado de resultados de la siguiente forma:

En caso de que esta sumatoria sea menor, se realiza una regla de 3 para obtener la calificación final:

81.11% equivale al 100%, cuanto es el 75% = 75% / 81.11% = 92.46%

Al servidor solo se le calificaron 292 días (292/360=81.11%), por lo que su calificación es del 100%, por múltiples cambios de jefe.

Regional Chocó

Regional Chocó

1er semestre


Director 1 01/02/2012 29/02/2012 30 SI

Director 2 01/03/2012 31/07/2012 150 SI

2do semestre


Director 2 01/08/2012 05/12/2012 125 SI

Director 3 06/12/2012 31/01/2013 55 SI

Durante el período se realizan 4 evaluaciones parciales eventuales que una vez sumadas, dan como resultado la evaluación definitiva. Es necesario enviar estas 4 parciales.

Regional Putumayo

Regional Putumayo

1er Semestre


Director 1 01/02/2012 27/03/2012 57 SI

Director 2 28/03/2012 31/07/2012 123 SI

2do Semestre


Director 2 01/08/2012 20/12/2012 140 SI

Director 3 21/12/2012 01/01/2013 11 NO

Director 4 02/01/2013 31/01/2013 30 SI



Si la sumatoria de las dos evaluaciones parciales eventuales realizadas es igual a 97.22%, esto equivale al 100%, debiendo realizar la anotación en la casilla de motivación de la calificación, del consolidado de resultados de la siguiente forma:



Al servidor solo se le calificaron 350 días (350/360=97.22%), por lo que su calificación es del 100%, por la no calificación de 10 días 21 de diciembre al 1 de enero de 2013, por cambio de jefe.

Regional Putumayo

Regional Antioquia

Regional Antioquia

1er semestre


Director 1 01/02/2012 08/05/2012 98 SI

Director 2 09/05/2012 21/05/2012 13 NO

Director 3 22/05/2012 31/07/2012 69 SI

2do semestre


Director 3 01/08/2012 05/01/2013 155 SI

Director 4 06/01/2012 31/01/2013 25 NO


Si la sumatoria de las dos evaluaciones parciales eventuales realizadas es igual a 89.44%, esto equivale al 100%, debiendo realizar la anotación en la casilla de motivación de la calificación, del consolidado de resultados de la siguiente forma:

Al servidor solo se le calificaron 322 días (322/360=89.44%), por cambio de Director Regional, como la sumatoria de la evaluaciones parciales eventuales es del 89.44 % su calificación definitiva es de 100%

Regional Antioquia



Como el período de evaluación es del 1 al 15 de febrero el Director 4, es quien consolida la evaluación definitiva, teniendo como soporte las tres evaluaciones parciales eventuales.

Regional Antioquia

Dir. 4 Evaluación Definitiva

Dir. 3 II sem

Dir. 3 I sem

Dir. 1 I sem

Regional Magdalena

Regional Magdalena

1 semestre


Director 1 01/02/2012 31/07/2012 180 Semestral

2do Semestre


Director 1 01/08/2012 07/01/2013 157 SI

Director 2 08/01/2013 31/01/2013 23 NO

Durante el período se realizan 1 evaluación semestral y 1 evaluación parcial eventual que una vez sumadas, dan como resultado la evaluación definitiva. Es necesario enviar estas 2 evaluaciones.

Si la sumatoria de las dos evaluaciones realizadas es igual a 93.61 %, esto equivale al 100%, debiendo realizar la anotación en la casilla de motivación de la calificación, del consolidado de resultados de la siguiente forma:

Al servidor solo se le calificaron 337 días (337/360=93.61%), por cambio de Directores Regionales, como la sumatoria de la evaluaciones parciales eventuales es del 93.61 % su calificación definitiva es de 100%

Regional Magdalena



Como el período de evaluación es del 1 al 15 de febrero el Director 2, es quien consolida la evaluación definitiva, teniendo como soporte las 2 evaluaciones realizadas.

Regional Magdalena


Dir. 1 II sem

Dir. 1 I sem

Regional Atlántico

Regional Atlántico

1er semestre



2do Semestre


Director 1 01/08/2012 07/12/2012 127 SI

Director 2 08/12/2012 01/01/2013 24 NO

Director 3 02/01/2013 31/01/2013 30 SI

Durante el período se realizan 1 evaluación semestral y 2 evaluaciones parciales eventuales que una vez sumadas, dan como resultado la evaluación definitiva. Es necesario enviar estas 3 evaluaciones.

Si la sumatoria de las 3 evaluaciones realizadas es igual a 93.61 %, esto equivale al 100%, debiendo realizar la anotación en la casilla de motivación de la calificación, del consolidado de resultados de la siguiente forma:

Al servidor solo se le calificaron 337 días (337/360=93.61%), por cambio de Director Regional, como la sumatoria de la evaluaciones parciales eventuales es del 93.61 % su calificación definitiva es de 100%

Regional Atlántico



Como el período de evaluación es del 1 al 15 de febrero el Director 3, es quien consolida la evaluación definitiva, teniendo como soporte las 3 evaluaciones realizadas.

Regional Atlántico


Dir. 3 III sem

Dir. 1 II sem

Dir. 1 I sem

Regional Guaviare

Regional Guaviare

Durante el período se realizan 2 evaluaciones parciales eventuales y una evaluación semestral que una vez sumadas, dan como resultado la evaluación definitiva. Es necesario enviar estas 3 evaluaciones.

1er semestre


Director 1 01/02/2012 31/05/2012 120 SI

Director 2 01/06/2012 31/07/2012 60 SI

2do Semestre



Regional Nariño

Regional Nariño

Durante el período se realizan una evaluación semestral 2 evaluaciones parciales eventuales que una vez sumadas, dan como resultado la evaluación definitiva. Es necesario enviar estas 3 evaluaciones.

1 semestre



2do Semestre


Director 1 01/08/2012 17/12/2012 137 SI

Director 2 18/12/2012 31/01/2013 43 SI

Regional Boyacá

Regional Boyacá


1er semestre



2do Semestre


Director 1 01/08/2012 02/12/2012 122 SI

Director 2 03/12/2012 31/01/2013 58 SI

Regional Quindío

Regional Quindío


1er semestre



2do Semestre


Director 1 01/08/2012 15/11/2012 105 SI

Director 2 16/11/2012 31/01/2013 75 SI

Regional Cauca

Regional Cauca


1 semestre


Director 1 01/02/2012 28/05/2012 118 SI

Director 2 29/05/2012 31/07/2012 62 SI

2do Semestre



Regional Bogotá

Regional Bogotá


1 semestre


Director 1 01/02/2012 07/05/2012 97 SI

Director 2 08/05/2012 31/07/2012 83 SI

2do Semestre



Regional Cundinamarca

Regional Cundinamarca


1 semestre


Director 1 01/02/2012 25/05/2012 115 SI

Director 2 26/05/2012 31/07/2012 65 SI

2do Semestre



Regional Sucre

Regional Sucre


1er semestre


Director 1 01/02/2012 08/05/2012 98 SI

Director 2 09/05/2012 31/07/2012 82 SI2do Semestre



Recomendaciones Finales

QUÉ DEBEMOS ENVIAR: La evaluación definitiva (1/2/2012 al 31/01/2013)• Quien consolida la evaluación es el último jefe o comisión

evaluadora• La concertación de compromisos laborales con cada jefe o comisión

evaluadora• Concertación y evaluación de competencias comportamentales• Portafolio de evidencias• Evaluaciones parciales eventuales, en caso de haberlas.• Consolidado de resultados

RECORDEMOS QUE TODAS LAS HOJAS DEBEN VENIR CON TODAS LAS FECHAS Y FIRMAS

Es muy importante realizar la valoración de los compromisos comportamentales, indicando las Fortalezas y los Aspectos a mejorar, lo que no se mide no es susceptible de mejora.

Recomendaciones Finales

La dirección de Gestión Humana le enviará por correo electrónico, un listado con las evaluaciones esperadas, para que se relacione la calificación obtenida por el servidor y en cada envío enviar, únicamente las evaluaciones que se han remitido.

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