guía del usuario-empresa - sicoq 2015

L ibertad y Orden

2Ministro de Justicia y del DerechoYesid Reyes Alvarado

Viceministro de Poltica Criminal y Justicia Restaurativa Miguel Samper Strouss

Director de Poltica Contra las Drogas y Actividades Relacionadas Javier Andrs Flrez Henao

Subdirectora de Control y Fiscalizacin de Sustancias Qumicas y EstupefacientesNubia Elena Pacheco Gmez Colaboradores Control y Fiscalizacin de Sustancias Qumicas y Estupefacientes

Zulema Rosado Bayona Edilma Guzmn Gonzlez Ricardo Andrs Murillo Cepeda Angie Catherine Contreras Snchez

Diseo de logotipo y portadalvaro G. Montenegro Rosero

Fotografas de la portada www.google.com

Diagramacin e impresinImprenta Nacional de Colombia

Contenido

Introduccin................................................................................................................4

1. Aspectos generales................................................................................................5

2. Especificaciones del sistema .................................................................................62.1. Idiomas compatibles ............................................................................................ 62.2. Requisitos previos ................................................................................................ 62.3. Navegadores soportados ..................................................................................... 62.4. Manejo de contraseas ....................................................................................... 7

2.4.1. Cambio de contrasea...................................................................................... 72.4.2. Vigencia de la contrasea ................................................................................ 82.4.3. Cmo recuperar la contrasea ......................................................................... 82.4.4. Recomendaciones para administrar las contraseas ...................................... 9

2.5. Entorno de trabajo .............................................................................................. 102.6. Iconos y mensajes .............................................................................................. 112.7. Perfiles de los usuarios ...................................................................................... 11

2.7.1. Perfil de empresa............................................................................................ 112.7.2. Perfil de sucursal ............................................................................................ 12

3. Cmo incorporar la informacin de la empresa...................................................123.1. Registro de la empresa ...................................................................................... 123.2. Ingreso al sistema .............................................................................................. 153.3. Administracin de la informacin de la empresa .............................................. 16

3.3.1. Informacin general ....................................................................................... 173.3.2. Direcciones donde se manejan las sustancias y productos qumicos controlados- sucursal ..................................................................................... 193.3.3. Actualizacin de personas: representantes legales socios miembros de junta directiva apoderados ................................................... 21

4. Trmite de solicitudes ..........................................................................................234.1. Creacin de la presolicitud ................................................................................ 244.2. Incorporacin de las sucursales en la presolicitud ............................................ 254.3. Incorporacion de las sustancias en la presolicitud ............................................ 26

4.3.1. Actividades ..................................................................................................... 284.3.2. Tipo de uso ..................................................................................................... 29

4.4. Preguntas de seguridad fsica e industrial ........................................................ 294.5. Envo de la presolicitud ...................................................................................... 30

44.6. Notificacin de requerimientos .......................................................................... 314.7. Notificacin del resultado .................................................................................. 324.8. Solicitud de reconsideracin .............................................................................. 334.9. Modificaciones a las solicitudes en curso ......................................................... 34

4.9.1. Creacin de la peticin de modificacin ........................................................ 344.9.2. Diligenciamiento de la modificacin .............................................................. 35

5. Registro electrnico de movimientos ..................................................................385.1. Cargue de inventario o saldo inicial .................................................................. 385.2. Registro individual ............................................................................................. 39

5.2.1. Tipos de uso ................................................................................................... 425.2.2. Anulacin de movimientos ............................................................................. 42

5.3. Cargue masivo .................................................................................................... 435.4. Cmo registrar movimientos en caso de presentarse contingencias .................................................................................................... 47

5.4.1. Generalidades aplicativo................................................................................ 475.4.2. Movimientos................................................................................................... 485.4.3. Sincronizacin de movimientos ..................................................................... 53

6. Consultas y reportes en el sistema......................................................................556.1. Reporte presolicitud ........................................................................................... 556.2. Reporte solicitudes enviadas ............................................................................. 56

6.2.1 Reporte de solicitud ....................................................................................... 566.2.2 Reporte documentacin requerida .................................................................. 57

6.3. Reporte solicitud modificacin ........................................................................... 576.4 Reporte solicitudes con requerimientos ............................................................. 586.5 Reporte de certificados ....................................................................................... 596.6 Reportes empresa ............................................................................................... 60

5Sistema de informacin para el control de sustancias y productos qumicos

introduCCin

El Ministerio de Justicia y del Derecho - Subdireccin de Control y Fiscalizacin de Sustancias Qumicas y Estupefacientes, y la Polica Nacional de Colombia - Direc-cin de Antinarcticos Unidad Control y Fiscalizacin de Sustancias Qumicas, como responsables por el ejercicio del control a las sustancias y productos qumicos que pueden ser utilizados para la produccin de drogas ilcitas, adelantan desde 2013 un proceso de actualizacin y tecnificacin del modelo de control con el propsito de focalizar los esfuerzos en objetivos de alto impacto para reducir el desvo, facilitar y automatizar los trmites administrativos, fortaleciendo as la interdiccin e inteligen-cia, involucrando el sector empresarial en la responsabilidad del control.

Como resultado de uno de los componentes de este proceso, relacionado con la adap-tacin de nuevas tecnologas de comunicacin e informacin a la ejecucin de los pro-cedimientos administrativos y al manejo de la informacin, el Ministerio de Justicia y del Derecho y la Polica Nacional de Colombia, en alianza institucional, se compla-cen en presentar a todo el sector empresarial y comercial, as como a las diferentes autoridades de control, la herramienta tecnolgica SICOQ - Sistema de Informacin para el Control de Sustancias y Productos Qumicos, diseada especialmente para el registro electrnico de las transacciones; con esta herramienta se realiza el manejo de sustancias y productos qumicos controlados, se conoce en tiempo real su trazabilidad, se reducen los tiempos de expedicin de los certificados que autorizan su manejo e interconecta los diferentes entes y autoridades de control.

Esperamos que esta herramienta tecnolgica facilite el cabal cumplimiento de las obligaciones de los usuarios de sustancias y productos qumicos controlados, constru-ya una relacin de confianza con las diferentes instituciones de control para que, de manera conjunta, sea posible responder efectivamente a las pretensiones del narco-trfico, con el fin de detectar e impedir cualquier intento de desvo de estos insumos fundamentales para la extraccin, refinacin y transformacin de drogas ilcitas.


1. AspeCtos generAles

El Sistema de Informacin para el Control de Sustancias y Productos Qumicos (SICOQ) es una herramienta tecnolgica que le permite interactuar, de manera gil y oportuna, a las empresas con las entidades competentes para el ejercicio del control de sustancias y productos qumicos que pueden ser utilizados en la fabricacin de drogas ilcitas.

El sistema cuenta con tres mdulos: un mdulo de empresa, un mdulo de control ad-ministrativo Ministerio de Justicia y del Derecho y un mdulo de control operativo Polica Nacional de Colombia; la plataforma se encuentra alojada en los servidores de la Polica Nacional de Colombia, esto garantiza la confidencialidad de la informa-cin de las empresas. Adems cuenta con un triple factor de seguridad, se compone de usuario-contrasea, cdigo de verificacin y certificado digital.

La aplicacin SICOQ les proporciona a las empresas generar y tramitar en forma elec-trnica las solicitudes de expedicin, renovacin o sustitucin de los Certificados de Carencia de Informes por Trfico de Estupefacientes (CCITE), as como las auto-rizaciones extraordinarias y las solicitudes de reconsideracin. Estas solicitudes son atendidas a travs del mdulo del control administrativo Ministerio de Justicia y del Derecho, que interacta por este mismo medio con la Polica Nacional de Colombia para la realizacin de la visita de inspeccin necesaria para la atencin del trmite. Los resultados de dichas inspecciones son incorporados en el sistema para continuar con el anlisis tcnico en el Ministerio de Justicia y del Derecho y culminar el trmite.

As mismo, SICOQ autoriza a las empresas el registro electrnico en lnea, de las tran-sacciones que generan la utilizacin de las sustancias y productos qumicos contro-lados y consultar en lnea el registro de estos movimientos. Esta aplicacin brinda la posibilidad de generar reportes de informacin.

Esta gua ha sido preparada con el fin de definir los lineamientos bsicos para que el usuario- empresa tenga un mayor entendimiento y uso de la aplicacin; es de mucha importancia su consulta antes y/o durante el uso de la plataforma. Como apoyo para la utilizacin de la herramienta se han elaborado videos tutoriales, disponibles en las p-ginas web de la Polica Nacional de Colombia y del Ministerio de Justicia y del Derecho.

En el texto de la gua el usuario encontrar la siguiente convencin:

Esta imagen identifica las notas relacionadas con el numeral que se est desarrollando. Estas notas brindan informacin que debe-rn tener presente los diferentes tipos de usuarios.


2. espeCifiCACiones del sistemA

2.1. Idiomas compatiblesEl idioma compatible para esta versin es el idioma espaol.

2.2. Requisitos previosPara el uso de la aplicacin se requiere tener instalado en el computador el programa Java; para validar si lo tiene instalado ingrese a la pgina http://www.java.com/es/ opcin Tengo Java?

Si no cuenta con el programa puede instalarlo de manera gratuita usando la opcin Descarga gratuita de Java.

I. Se debe contar con un certificado digital o token, el cual puede adquirirse con las certificadoras aprobadas por la Superintendencia de Industria y Comercio, el cual debe estar instalado en el computador donde se ingresar a la platafor-ma, SICOQ cuenta con un nivel de seguridad que implica el uso de certificados digitales para el proceso de autenticacin o identificacin del usuario con el fin de permitir el inicio de sesin en la herramienta; si la empresa no cuenta con un certificado digital no es posible efectuar su registro en el sistema y, en consecuencia, no puede ingresar a la herramienta.

2.3. Navegadores soportadosSe garantiza el correcto funcionamiento del sistema en navegadores como Google Chrome versin 36 en adelante, Mozilla Firefox versin 31 en adelante, Internet Explo-rer versin 10 en adelante.

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Gua del usuario - empresa

Google Chrome, Mozilla Firefox, Internet Explorer

2.4. Manejo de contraseasLas empresas usuarias del Certificado de Carencia de Informes por Trfico de Es-tupefacientes en el momento en que se inicia la implementacin del sistema, de-bern solicitar por escrito al Ministerio de Justicia y del Derecho la asignacin del(los) usuario(s) y clave(s), para lo cual enviarn una comunicacin suscrita por el Representante Legal donde registren el nombre de la persona y el correo electrni-co autorizado para recibir esta informacin. El Ministerio enviar a esta direccin electrnica la informacin.

Las empresas que soliciten por primera vez la expedicin del Certificado de Carencia de Informes por Trfico de Estupefacientes, obtendrn el usuario y la clave realizando las ac-ciones descritas en la seccin Registro de la empresa, contenida en el siguiente captulo.

A continuacin se describe el manejo de la contrasea para los diferentes escenarios.

2.4.1. Cambio de contraseaEl usuario, podr realizar el cambio de la contrasea desde la opcin cambiar contrase-a del panel de usuario una vez haya iniciado sesin en el sistema.

Se presentar la siguiente ventana emergente:

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Sistema de informacin para el control de sustancias y productos qumicos

Para cambiar la contrasea se debern suministrar los siguientes datos de entrada:Contrasea Actual: Ingresar la contrasea vigente.Nueva Contrasea: Ingresar la nueva contrasea a utilizar.Confirmar Contrasea: Ingresar una vez ms la nueva contrasea .Terminar el cambio dando clic en el botn Cam-biar Contrasea.

Inmediatamente despus del cambio, la nueva contrasea iniciar la vigencia, quedando la anterior desactivada.

2.4.2. Vigencia de la contraseaEl sistema presentar un mensaje de notificacin informando el nmero de das de vigencia que le quedan a la contrasea.

Cuando el nmero de das de vigencia se haya cumplido, se le impedir el acceso al sistema al usuario, de tal manera que tendr que acceder mediante la opcin No puedes acceder a tu cuenta? ver.

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2.4.3. Cmo recuperar la contraseaEn caso de que no la recuerde o que haya caducado la vigencia de la contrasea, el usuario debe presionar clic en el link No puedes acceder a tu cuenta?

Se solicita el usuario y el ingreso del cdigo de verificacin para realizar el envo de la solicitud, en la ventana que aparece a continuacin:

Debe ingresar la infor-macin y dar clic sobre el botn Guardar Cambios.

El sistema enviar un correo electrnico con la direccin electrnica a la que el usua-rio deber ingresar; all encontrar los pasos a seguir.

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De acuerdo con las instrucciones que aparecen en esa direccin electrnica, el siste-ma solicita la nueva contrasea, la confirmacin de la nueva contrasea y el ingreso del cdigo de verificacin para la realizacin del cambio o la renovacin.

Ingresar la informacin y dar clic sobre el botn Guardar cambios.

Si los valores son correctos, el sistema presentar mensaje de actualizacin correcta con un link que direcciona al Login.

2.4.4. Recomendaciones para administrar las contraseasPara administrar las contraseas en SICOQ se deben tener en cuenta las siguientes recomendaciones:

a. Las contraseas deben tener una longitud mnima de 7 caracteres y deben in-cluir un carcter especial ejemplo: (*, _, -, {,}etc.).

b. Las contraseas tienen una vigencia de 30 das, que contarn a partir del lti-mo da del cambio de la contrasea. Si se cumplen los 30 das y el usuario no ha cambiado la contrasea, esta expirar y no se permitir el ingreso del usuario a la aplicacin.

c. El sistema cuenta con la funcionalidad de aviso de expiracin de la contrasea, que se presentar faltando 10 das para la expiracin de esta.

d. El sistema

e. con la posibilidad de recuperar o renovar la vigencia de la contrasea si esta ya expir mediante una opcin llamada No puedes acceder a tu cuenta que se encuentra en la pgina de inicio de sesin.

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f. Dentro del sistema existe la opcin de cambiar la contrasea. El sistema per-mite tres intentos incorrectos de ingreso de contrasea, despus de los cuales bloquea el usuario; cuando esto ocurra se debe contactar al administrador del sistema para habilitar el usuario.

2.5. Entorno de trabajoUna vez se ingresa al SICOQ, se visualizar el entorno de trabajo, lugar donde sern ejecutadas las funcionalidades del sistema. Ver siguiente ilustracin:

El entorno de trabajo est conformado por los siguientes elementos:

1. Men principal: Contiene las opciones de men de las funcionalidades del sistema (formularios, reportes) de acuerdo al rol del usuario que realiza el in-greso en el sistema.

2. Panel usuario: Presenta el nombre de usuario que realiz el ingreso al siste-ma, adems de las opciones de cambio de contrasea y cerrar sesin.

3. Logos institucionales: Lugar donde se visualizan los logos del Ministerio de Justicia y del Derecho y de la Polica Nacional de Colombia.

4. Ruta de navegacin: Gua de navegacin entre formularios y reportes aso-ciada a las opciones del men principal.

5. Panel de trabajo: Espacio donde sern presentados los formularios y repor-tes seleccionados desde el men principal.

2.6. Iconos y mensajesA continuacin se presentan los conos que pueden visualizarse en el sistema SICOQ:

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Mensaje de advertencia: indica precaucin en la funcionalidad que se va a ejecutar.

Mensaje de ejecucin correcta: aparece al ejecutar correcta-mente las funcionalidades de la plataforma.

Mensaje de error: aparece cada vez que ocurre un error en la eje-cucin de las funcionalidades de la plataforma.

i Mensaje de informacin: presenta informacin acerca de la fun-cionalidad que se est ejecutando.

i Mensaje de descripcin: se presenta en cada formulario de la plataforma describiendo su funcionalidad.

2.7. Perfiles de los usuariosEl sistema permite la asignacin de dos tipos de perfil para las empresas, teniendo en cuenta el nmero de direcciones donde se manejan las sustancias y el grado de descentralizacin del registro de movimientos.

2.7.1. Perfil de empresaCorresponde a la persona que interacta con el sistema, haciendo uso de sus mdulos. Este tipo de usuario puede:

Administrar la informacin de la empresa. Crear, enviar y consultar el estado de las solicitudes del Certificado de Carencia

por Trfico de Estupefacientes (CCITE). Consultar sus Certificados (CCITE). Registrar y consultar en lnea los movimientos realizados con las sustancias

qumicas.

2.7.2. Perfil de sucursalEste tipo de usuario puede crear, modificar, anular consultar la informacin del registro de movimientos en lnea de la direccin de manejo de las sustancias que le hayan sido asignadas.

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3. Cmo inCorporAr lA informACin de lA empresA

3.1. Registro de la empresaLa primera actividad que realiza una empresa que requiere Certificado de Carencia de Informes por Trfico de Estupefacientes es el registro de la empresa. A continuacin describen los pasos a seguir para efectuar este registro en la plataforma SICOQ. Si ya cuenta con un usuario y contrasea omita esta seccin y dirjase a la seccin de ingreso al sistema.

Las empresas usuarias del Certificado de Carencia de Informes por Tr-fico de Estupefacientes, en el momento en que se inicia la implemen-tacin del sistema, ya se encuentran registradas en el sistema a partir de la informacin del CCITE vigente, por lo que no requieren realizar las actividades de registro.

Para acceder a la pgina de registro de empresa, el usuario debe ingresar la siguiente direccin URL en la barra de direcciones de su navegador preferido:

Al ingresar a la direccin indicada, encontrar el formulario para crear el usuario con rol de empresa, para acceder a SICOQ.

Nombre (*): Nombre de la empresa que se va a registrar. Tipo Empresa (*): Seleccionar de las siguientes opciones, de acuerdo con su na-

turaleza jurdica:

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Persona Natural sin Establecimiento de Comercio. Persona Natural con Establecimiento de Comercio. Persona Jurdica Sociedades Limitadas, colectivas, en comandita simple o

empresas unipersonales. Persona Jurdica Sociedad Annima -por acciones simplificada (S.A.S.)- co-

mandita por acciones (S.C.A.). Persona Jurdica Sucursales de Sociedad. Persona Jurdica Sociedades Extranjeras.

Tamao Empresa (*): Seleccionar de las siguientes opciones el tamao de la empresa:

Gran Empresa. Mediana Empresa. Microempresa. Pequea Empresa. Persona Natural.

En Colombia, y mientras se reglamenta el artculo 43 de laLey 1450 de 2011, los parmetros vigentes para clasificar las empresas por su tamao son los contenidos en el artculo 2 de la Ley 590 de 2000, modificado por el artculo 2 de laLey 905 de 2004: Planta de personal y activos totales.

Tipo documento (*): Seleccionar de las siguientes opciones el tipo de documento: NIT (si es persona jurdica). Nmero de matrcula mercantil (si es establecimiento de comercio). Cdula de ciudadana (en el caso de personas naturales).

Nmero documento/usuario (*): Ingresar el nmero de documento segn corres-ponda, sin puntos ni guiones; este es el usuario para el ingreso a la plataforma.

Contrasea (*): Ingresar una contrasea de tipo alfanumrica, que contenga mni-mo 7 caracteres, incluyendo un carcter especial.

Confirmar contrasea (*): Ingresar nuevamente la contrasea.

Direccin correspondencia (*): Ingresar la direccin de ubicacin de las ofici-nas administrativas de la empresa.

Departamento (*): Seleccionar el departamento.

Ciudad (*): Seleccionar la ciudad.

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Email (*): Direccin de correo electrnico del contacto de la empresa; a este correo el sistema enviar un mail de confirmacin de creacin del usuario y ser la direc-cin electrnica registrada para notificaciones.

Confirmar email (*): Ingresar nuevamente la direccin de correo electrnico.

Telfono (*): Ingresar el nmero telefnico de la empresa.

Cdigo de verificacin (*): Ingresar el valor que se visualiza en la imagen. Debe ser igual el valor ingresado al visualizado en la imagen, de lo contrario no permitir la creacin del usuario.

Certificado (*): Seleccionar el certificado digital que ha sido instalado en el com-putador. Para ello:

I. Presione el botn refrescar , para que se busquen y listen los certificados almacenados en la mquina (en caso que haya ms de uno).

II. Si se presenta una ventana de confirmacin para la ejecucin del componente de firma digital, debe seleccionar la opcin Acepto los riesgos y deseo ejecutar esta aplicacin y dar clic en el botn Ejecutar.

III. Seleccione de la lista el nombre descriptivo del certificado digital con el cual se va a firmar digitalmente el ingreso a la aplicacin.

Complete el registro presionando el botn de Guardar ; con dicha accin el sistema presentar mensaje de confirmacin de cambios y enviar un correo electrnico para activar y terminar el proceso de creacin del usuario.

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Cuadro confirmacin de cambios Usuario creado satisfactoriamente

Al seleccionar el link se activar el usuario visualizndose el siguiente mensaje:

Si el usuario desea ingresar al sistema presionar clic en iniciar sesin, para ser direccionado al formulario de login (ingreso a la plataforma).

Todas las empresas deben tener su certificado digital (token) para realizar el registro en el sistema, de lo contrario NO podrn reali-zar el proceso de ingreso.

El correo electrnico enviado por el sistema tiene vigencia; por lo tanto, se recomien-da terminar el proceso de activacin de usuario inmediatamente se reciba el correo electrnico.

El usuario es creado con una vigencia de un (1) mes, tiempo para enviar la solicitud y ha-cer llegar los documentos de requisitos fsicamente al Ministerio de Justicia y del Dere-cho (Subdireccin de Control y Fiscalizacin de Sustancias Qumicas y Estupefacientes).

Todos los campos son de ingreso obligatorio, el sistema validar cada uno de ellos.

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3.2. Ingreso al sistemaPara ingresar a la pgina de inicio de sesin del sistema SICOQ, el usuario debe registrar en la barra de direcciones la direccin URL https://srvsicoq.policia.gov.co/FactorySuite.

Para acceder a la aplicacin el usuario debe:Ingresar el usuario (nmero de identificacin de la empresa).Ingresar la contrasea (valores ingresados cuando se registr la empresa).Ingresar el cdigo de verificacin.Ingresar el certificado digital, de acuerdo con las instrucciones establecidas en el numeral 3.1 Regis-tro de la empresa.

Luego de ingresar las credenciales del usuario, se debe terminar la accin de inicio de sesin mediante la opcin Iniciar sesin.

Si el ingreso fue correcto el usuario visualizar el siguiente men:

3.3. Administracin de la informacin de la empresaLa opcin Administrar Empresa que se encuentra en el men, presenta la infor-macin incorporada en el formulario de registro de empresas. Mediante esta opcin se permite la administracin de la informacin general de la empresa, direcciones o sucursales y representantes, socios, apoderados y/o miembros de junta directiva.

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3.3.1. Informacin generalEsta opcin solo permite actualizaciones de informacin referente a direccin de co-rrespondencia de la empresa, departamento, ciudad, correo electrnico, telfono, ta-mao de la empresa y descripcin de la metodologa de prdidas y de ganancias por condiciones fsico- qumicas de las sustancias.

Si se requiere actualizar alguno de estos datos, se selecciona en el costado izquierdo del panel del trabajo (listado de registros) el registro de la empresa que requiere modi-ficar, inmediatamente el sistema cargar los datos de la empresa en el costado dere-cho del panel de trabajo (detalle del registro). Se actualizan los datos correspondientes y se guardan los cambios realizados mediante el botn guardar cambios .

Si se requiere realizar algn tipo de modificacin a nivel de nombre o tipo de empresa, se debe desactivar (mediante el botn activo que aparece en este formulario) el registro de la empresa en la actualizacin de datos, agregar el nuevo registro de la empresa mediante el botn , guardando los datos diligenciados mediante el botn guardar cambios .

Las actualizaciones de la informacin de la empresa contenida en el CCITE requieren para su aprobacin la presentacin de la solicitud de SUSTITUCIN, conforme a las instrucciones del siguiente captulo. Si existe una solicitud en curso, la inclusin de la modificacin debe ser informada previamente al Ministerio de Justicia y del Derecho para su autorizacin.

En el caso que la empresa cambie el tipo y el nmero de documento debe realizar una solicitud de expedicin de Certificado de Carencia por primera vez, ver numeral 3.1.

El dato Estado, que se encuentra en este formulario, le dar la opcin de conocer la validez del nuevo registro, as:

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Sin aprobacin: Indica que se realiz un nuevo registro, pero no se ha generado la solicitud de sustitucin; por lo tanto, estos datos no se reflejarn en el CCITE.

En trmite: Se refiere a que la empresa envi una solicitud de CCITE que, actual-mente, se encuentra en trmite en el Ministerio de Justicia y del Derecho.

Aprobado: La informacin se encuentra contenida en el CCITE vigente, expedido por el Ministerio de Justicia y del Derecho.

Rechazado: Esta informacin fue enviada por la empresa en una solicitud de sus-titucin que no fue aprobada por el Ministerio de Justicia y del Derecho.

Inactivo: El usuario desactiv el registro de la empresa, por lo que estos datos ya no estn vigentes.

La actualizacin de la informacin que se realiza en esta opcin no comprende la modificacin del NIT de la empresa o sea el usuario con el cual se ingresa al sistema.

Los campos metodologa de prdidas y metodologa de ganancias deben ser diligenciados en caso de que la empresa tenga definidos procedimientos para calcular las variaciones en los inventarios de la(s) sustancia(s) debido a prdidas o ganancias de ndole fsicas y/o qumicas, dependiendo de cada una de ellas y las condiciones am-bientales. Se debe realizar una breve descripcin de dichas metodologas para todas y cada una de las sustancias que por sus caractersticas apliquen, teniendo en cuenta que esta informacin debe permanecer actualizada. Para definir esa metodologa la empresa puede consultar al productor y/o distribuidor de la sustancia.

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Seleccionado el registro en el costado izquierdo del panel del trabajo (listado de regis-tros) y presionando clic derecho se visualizarn las siguientes opciones:

Sucursal (direccin o direcciones donde se manejan las sustancias).

Representantes, socios, apoderados, miembros Junta Directiva.

3.3.2. Direcciones donde se manejan las sustancias y productos qumicos controlados- sucursal

Esta opcin permite la administracin de las direcciones en las cuales se requiere ma-nejar sustancias qumicas de control, haciendo clic en el botn Nuevo registro .

Para las empresas usuarias del CCITE en el momento en que se ini-cia la implementacin del sistema, esta informacin fue incorporada automticamente en el sistema, por lo que es necesario que se ve-rifique.

Es necesario ingresar la siguiente informacin:

Nombre/denominacin (*): Nombre de la sucursal o su denominacin.

Direccin (*): Ingresar la direccin donde est ubicada la sucursal.

Departamento (*): Seleccionar el departamento donde est ubicada la sucursal o direccin.

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Ciudad (*): Seleccionar la ciudad de ubicacin de la sucursal o direccin.

Zona: Seleccionar el tipo de zona en donde se encuentra ubicada la sucursal o direccin: Rural o urbana.

Telfono (*): Ingresar el nmero de telfono de la sucursal o direccin; en caso contrario ingresar cero (0).

Celular (*): Ingresar un nmero de celular de la sucursal o direccin. En caso con-trario ingresar cero (0).

Persona contacto (*): Ingresar el nombre de la persona responsable en la sucur-sal o direccin.

No. Documento contacto (*): Ingresar el nmero de documento de la persona de contacto de la sucursal o direccin.

Fecha expedicin (*): Seleccionar la fecha de expedicin del documento de la persona de contacto de la sucursal o direccin.

Lugar expedicin (*): Ingresar el lugar de expedicin del documento de la perso-na de contacto de la sucursal o direccin.

Clic en el botn Guardar cambios para registrar la sucursal en el sistema.

Para modificar datos de la sucursal o direccin de manejo de las sustancias, tales como nombre/denominacin, zona, nmero de telfono, nmero de celular, persona de contacto, nmero de documento de la persona de contacto, fecha de expedicin del documento de la persona de contacto, lugar de expedicin del documento de la perso-na de contacto de la sucursal y el estado de activacin o desactivacin de la sucursal en el sistema SICOQ, en el costado izquierdo del panel del trabajo (listado de registros) debe seleccionar el registro de la sucursal, a continuacin modificar los nuevos valores al registro seleccionado, presionar botn Guardar y confirmar los cambios en el mensaje de confirmacin.

Si la direccin o sucursal ya figura dentro de un CCITE y se requiere su exclusin, debe proceder a desactivarla, para lo cual debe seleccionar el registro de la sucursal que re-quiere desactivar en el costado izquierdo del panel del trabajo (listado de registros), a continuacin cambiar el estado de activacin de la sucursal o direccin a inactivo, pre-sionar botn Guardar y confirmar los cambios en el mensaje de confirmacin.

Las actualizaciones de la informacin de las sucursales o direcciones de manejo de las sustancias contenidas en el CCITE requieren para su aprobacin la presentacin de la solicitud de SUSTITUCIN, confor-me a las instrucciones del siguiente captulo. Si existe una solicitud en curso, la inclusin de la modificacin debe ser informada previa-mente al Ministerio de Justicia y del Derecho para su autorizacin.

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El dato Estado, que se encuentra en este formulario, le permitir conocer la validez del nuevo registro, de la misma forma que las actualizaciones de la informacin gene-ral, contenidas en el numeral 3.3.1.

Las sucursales y/o direcciones pueden ser eliminadas en caso de no estar asociadas a una solicitud o CCITE. Si desea eliminar una sucursal y/o direccin, el usuario en el costado izquierdo del panel del trabajo (listado de registros) debe seleccionar el registro de la sucursal a eliminar, presionar clic en el botn Eliminar y aceptar los cambios en el mensaje de confirmacin.

3.3.3. Actualizacin de personas: Representantes legales, socios, miembros de Junta Directiva, apoderados

Esta opcin permite la administracin de la informacin relacionada con los represen-tantes legales (principales y suplentes), socios, miembros de Junta Directiva (prin-cipales y suplentes) y apoderados de la empresa, haciendo clic en el botn Nuevo registro .

Para las empresas usuarias del CCITE en el momento en que se inicia la implementacin de SICOQ, los nombres de las personas fueron incorporados automticamente en el sistema. Por ello se requiere que en el momento de ingresar por primera vez, la empresa clasifique estas personas en las opciones presentadas y complemente la infor-macin faltante.

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Es necesario ingresar la siguiente informacin por cada uno de los representantes legales (principales y suplentes), socios, miembros de Junta Directiva (principales y suplentes) y apoderados de la empresa:

Es empresa: Activar si el socio, miembro de Junta Directiva o apoderado es una empresa. No aplica para el caso del representante legal.

Nombre (*): Nombre/razn social. Apellido (*): Apellidos. Ingresar solo en el caso de persona natural. Fecha de nacimiento (*): Ingresar solo en el caso de persona natural. Lugar de nacimiento (*): Ingresar solo en el caso de persona natural. Tipo identificacin (*): seleccionar el tipo de identificacin:

Cdula de Ciudadana Cdula de Extranjera Documento Extranjero NIT No Definido Nmero de Matrcula Mercantil Pasaporte Registro Civil Tarjeta Identidad

Nmero de identificacin (*): Ingresar el nmero de identificacin del documen-to arriba seleccionado.

Fecha de expedicin (*): Del documento de identificacin; solo aplica para per-sonas naturales.

Lugar de expedicin (*): Del documento de identificacin; solo aplica para per-sonas naturales.

Fecha de vencimiento: Del documento de identificacin; ingresar solo en el caso que aplique al documento segn el tipo.

Email (*): Direccin de correo electrnico del representante, socio, miembro de Junta Directiva y/o apoderado.

Telfono (*): Nmero telefnico del representante, socio, miembro de Junta Di-rectiva y/o apoderado.

Es socio: Activar si es socio de la empresa.

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Es representante: Activar si es representante de la empresa.

Es apoderado: Activar si es apoderado de la empresa.

Es miembro Junta Directiva: Activar si es miembro de la Junta Directiva de la empresa.

Activo: Desactivar si el representante, socio, miembro de Junta Directiva y/o apo-derado ya no pertenece a la empresa. Por defecto su valor es activo en la aplicacin.

Una vez se termina de ingresar la informacin, se procede a dar clic en el botn Guardar .

Desde este formulario solo es posible modificar el e-mail, el telfono del representan-te, socio, miembro de junta directiva o apoderado, as como el estado de activacin o desactivacin del registro. Si se requiere modificar otra informacin registrada en este formulario, en el costado izquierdo del panel del trabajo (listado de registros) debe seleccionar el registro de la persona y a continuacin cambiar los nuevos valo-res al registro seleccionado; presionar botn Guardar y confirmar los cambios en el mensaje de confirmacin.

Si la persona ya figura dentro de un CCITE y se requiere su exclusin, se debe pro-ceder a desactivar el registro correspondiente. Para desactivarlo, en el costado iz-quierdo del panel del trabajo (listado de registros) debe seleccionar el registro de la persona, cambiar su estado de activacin a inactivo, presionar botn Guardar y aceptar los cambios en el mensaje de confirmacin.

Las inclusiones y exclusiones de las personas (naturales y jurdicas) en el CCITE requieren para su aprobacin la presentacin de la so-licitud de SUSTITUCIN, conforme a las instrucciones del siguiente captulo. Si existe una solicitud en curso, la inclusin de la modifica-cin debe ser informada previamente al Ministerio de Justicia y del Derecho para su autorizacin.

El dato Estado, que se encuentra en este formulario, le permitir conocer la validez del nuevo registro, de la misma forma que las actualizaciones de la informacin gene-ral, contenidas en el numeral 3.3.1.

El sistema permite eliminar las personas registradas en este formulario, siempre y cuando no estn asociados a una solicitud o CCITE. Si se desea eliminar una persona, en el costado izquierdo del panel del trabajo (listado de registros) se debe seleccionar el registro de la persona, presionar clic en el botn Eliminar y aceptar los cam-bios en el mensaje de confirmacin.

El listado de registros de la opcin actual es actualizada cada vez que se ejecute una accin (Nuevo, Edicin y Eliminacin) en el formulario.

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4. trmite de soliCitudes

Una de las innovaciones que trae el Sistema de Informacin para el control de sustancias y productos qumicos es la interaccin entre la empresa, el Ministerio de Justicia y del Derecho y la Polica Nacional de Colombia, en el trmite de la solicitud de expedicin del Certificado de Carencia de Informes por Trfico de Estupefacientes (CCITE), lo que se traduce en exactitud y confiabilidad de la informacin, as como en mayor agilidad y oportunidad del trmite.

Ingrese a esta opcin si usted es una empresa que va a solicitar el CCITE por primera vez, requiere la sustitucin o renovacin del que tiene vigente o necesita una autoriza-cin extraordinaria, de conformidad con la normatividad vigente.

4.1. Creacin de la presolicitudMediante esta opcin, se le permite al usuario la creacin de una presolicitud de CCITE, la cual ser enviada al Ministerio de Justicia y del Derecho para su posterior estudio y validacin.

Para crear una presolicitud, el usuario debe tener registrado en el sistema como mni-mo una sucursal, de lo contrario no se permitir la creacin de la presolicitud.

El usuario debe entrar por la opcin presolicitud hacer clic en el botn Nuevo e ingresar la informacin en los siguientes campos:

Empresa (*): Por defecto lista la empresa activa o usuaria del sistema (el usuario en el sistema es el NIT de la empresa).

Tipo trmite (*): Seleccionar entre los siguientes:

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Primera Vez - Extraordinario Renovacin - Sustitucin

Banco (*): Seleccionar el banco y el nmero de cuenta en la cual se realiz la consignacin o transferencia.

N consignacin / N aprobacin (*): Ingresar el nmero de consignacin o el nmero de aprobacin de la transferencia mediante la cual se realiz el pago.

Valor consignacin (*): Ingresar el valor consignado o transferido.

Fecha consignacin (*): Seleccionar la fecha en que se realiz la consignacin o transferencia.

Departamento consignacin (*): Seleccionar el departamento (geogrfico) en el que se realiz la consignacin o transferencia.

Ciudad consignacin (*): Seleccionar la ciudad en la que se realiz la consigna-cin o transferencia.

Justificacin (*): Registrar los motivos por los que se genera la solicitud.

Estado (*): Seleccionar el estado de la solicitud. Al crear la presolicitud el nico estado posible, ser Creada, pero en la edicin luego de ingresar cantidades, acti-vidades y tipos de uso, se permite el cambio de estado de la presolicitud a Enviada.

Clic en el botn Guardar para registrar la pre-solicitud en el sistema.

Si el usuario desea modificar informacin de la presolicitud debe hacer clic sobre el re-gistro de la grilla del formulario y seleccionar o cambiar los nuevos valores al registro seleccionado. Una vez realizado esto, debe presionar botn Guardar y confirmar los cambios en el mensaje de confirmacin.

Si desea eliminar la presolicitud debe seleccionar el registro de la grilla del formulario, presionar clic en el botn Eliminar y confirmar los cambios en el mensaje de confirmacin.

La grilla del formulario es actualizada cada vez que se ejecute una accin (Nuevo, edicin y eliminacin) en el formulario.

Al momento de crear la presolicitud, el sistema automticamente ad-junta los representantes, socios, miembros de junta directiva y apo-derados que se encuentran en estado activo, as como la informacin general y las sucursales activas actualmente registradas.

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4.2. Incorporacin de las sucursales en la presolicitudUna vez realizada la creacin de la presolicitud en la grilla de datos, se debe hacer clic derecho sobre esta para desplegar el men emergente Solicitud sucursal, como se observa en la siguiente imagen:

A continuacin se selecciona la opcin solicitud sucursal y se elige la sucursal para asociar la siguiente informacin:

Nmero de personas de la sucursal (*): Nmero de personas que trabajan en la sucursal.

Nmero de personas en contacto con sustancias (*): Nmero de personas de la sucursal que tienen contacto con las sustancias.

Dar clic en el botn Guardar cambios para registrar la informacin diligenciada.

Se debe diligenciar la informacin solo de la(s) sucursal(es) sobre la(s) cual(es) se va(n) a solicitar sustancias.

Seleccionado el registro en la grilla del formulario y presionando clic derecho se visua-lizarn las siguientes opciones:

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4.3. Incorporacin de las sustancias en la presolicitudAl dar clic en la opcin Sustancia presolicitud se visualiza una grilla de edicin masiva con el listado de las sustancias controladas, cantidades a solicitar y las unida-des de medida.

El usuario ingresar las cantidades y unidades sobre las sustancias correspondientes y terminar la accin mediante el botn Actualizar.

Se deben ingresar primero las cantidades sobre las sustancias, para poder proceder a seleccionar actividades y tipos de uso sobre estas. Las sustancias sobre las cuales no se ingresan cantidades, no son tenidas en cuenta.

Presionando clic derecho sobre el registro de sustancia de la grilla mltiple se visuali-zarn las siguientes opciones:

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Para asociar las actividades (llamadas anteriormente calidades) a la sustancia debe dirigirse a la opcin Sustancia presolicitud - actividades; para asociar los tipos de uso a la sustancia debe dirigirse a la opcin sustancia presolicitud - tipo uso.

4.3.1. ActividadesEn este formulario se asocian la(s) actividad(es) que se realizar(n) con la sustancia seleccionada (antes llamadas calidades):

1. Comprador (A)2. Importador (B) 3. Distribuidor (C)4. Consumidor (D) 5. Productor (E)6. Almacenador (F)

Dar clic en el botn Guardar cambios para asociar la actividad a la sustan-cia. Si requiere asociar otra actividad, es necesario dar clic en el botn y en el costado derecho del panel de trabajo seleccionar la prxima actividad a adicio-nar; vuelva a presionar clic en el botn Guardar cambios

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Si el usuario requiere modificar la actividad debe hacer clic sobre el registro de la gri-lla del formulario y seleccionar los nuevos valores del registro. Debe presionar botn Guardar cambios y confirmar los cambios en el mensaje de confirmacin.

Si desea eliminar la actividad debe seleccionar el registro de la grilla del formulario, debe presionar clic en el botn Eliminar y confirmar los cambios en el mensaje de confirmacin.


4.3.2. Tipo de usoEn este formulario se asocia(n) el(los) tipo(s) de uso en el(los) que se va a utilizar la sustancia seleccionada:

Tipo uso (*): Seleccionar el tipo de uso definido para la sustancia.

Dar clic en el botn Guardar cambios para asociar el tipo de uso a la sustancia. Si requiere asociar otro tipo de uso, es necesario dar clic en el botn y en el costado derecho del panel de trabajo seleccionar el prximo tipo a adicionar; vuelva a presionar clic en el botn Guardar cambios

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Si el usuario requiere modificar el tipo de uso debe hacer clic sobre el registro de la grilla del formulario y seleccionar los nuevos valores del registro seleccionado. Debe presionar botn Guardar cambios y confirmar los cambios en el mensaje de confirmacin.

Si desea eliminar el tipo de uso debe seleccionar el registro de la grilla del formulario, debe presionar clic en el botn Eliminar y confirmar los cambios en el mensaje de confirmacin.


4.4. Preguntas de seguridad fsica e industrialLas preguntas de seguridad fsica e industrial son un complemento del registro foto-grfico que el solicitante debe enviar para el estudio de su trmite. Para diligenciarla debe ir al formulario de registro de la sucursal (numeral 4.2) y, al dar clic en la opcin Preguntas de seguridad fsica e industrial se visualiza una grilla de edicin masiva con el listado de las preguntas. Seleccione la respuesta de acuerdo a la pre-gunta correspondiente al tipo de seguridad: fsica e industrial; existen dos nicas respuestas SI / NO.

Se debe dar clic en el botn Actualizar para guardar las respuestas.

Todas las respuestas de seguridad fsica e industrial son obligatorias. Si existe alguna observacin o justificacin sobre estos aspectos, de-ber elaborar un documento anexo a los requisitos que enva al Mi-nisterio de Justicia y del Derecho.

Si el usuario desea modificar alguna respuesta debe ubicarse en la pregunta y selec-cionar la respuesta deseada. Presionar el botn Actualizar y confirmar los cambios en el mensaje de confirmacin.

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4.5. Envo de la presolicitudCuando se concluyen las acciones contempladas en los numerales 4.2, 4.3 y 4.4., el usuario accede al formulario Presolicitud y en el campo Estado, selecciona la opcin Enviada. A partir de ese momento el Ministerio de Justicia y del Derecho puede visualizarla. No obstante lo anterior, hasta que no se reciban en la Oficina de Correspondencia los documentos que acrediten el cumplimiento de los requisitos y la informacin que soporte la justificacin de la solicitud, no se iniciar el trmite.

El Ministerio de Justicia y del Derecho registra el nmero de radicacin en el Sistema y este, de manera automtica, asigna el nmero de la solicitud y notifica este dato a la empresa al correo electrnico registrado en la solicitud.

Una vez la empresa enva la presolicitud es necesario que radique los documentos que acrediten el cumplimiento de los requisitos (ver: Reporte de requisitos generales y especficos en el captulo 6) y la in-formacin que soporta la justificacin de la solicitud en el Ministerio de Justicia, para que en la Subdireccin de Control y Fiscalizacin verifique la informacin y la presolicitud pase a ser una solicitud.

Esta notificacin, as como de las que tratan los numerales 4.6 y 4.7 sern enviadas desde el correo del SICOQ: [email protected]

4.6. Notificacin de requerimientosEl Ministerio de Justicia y del Derecho efecta la verificacin de la informacin regis-trada en el Sistema y la evaluacin de la documentacin enviada. Cuando se determi-nan inconsistencias en la informacin suministrada o los documentos no evidencian el cumplimiento de los requisitos generales y especficos de acuerdo con el tipo de trmite, registra en el sistema las observaciones y este genera y enva, automtica-mente, el requerimiento al correo electrnico registrado por la empresa en la solicitud, as como al apoderado, en caso de que se haya registrado.

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El estado de la solicitud podr consultarse en el formulario Solicitudes devuel-tas, que se trata con mayor detalle en el captulo 6. Consultas y Reportes.

Una vez enve los requisitos faltantes al Ministerio y/o modifique la solicitud en la plata-forma, la empresa cambia el estado a enviada por solicitud con requerimientos.

4.7. Notificacin del resultadoUna vez culminada la evaluacin tcnica y legal, as como la consulta con los Organis-mos de Inteligencia y Seguridad del Estado (OISE) y practicada la visita de inspeccin correspondiente, por parte de la Polica Nacional, el Ministerio de Justicia y del Dere-cho profiere un resultado (Certificado de Carencia de Informes por Trfico de Estupefa-cientes, Resolucin de Abstencin o Auto de Archivo). Sobre este resultado, el SICOQ de forma automtica notifica a la empresa mediante el correo electrnico registrado en la solicitud, as como al apoderado, en caso de que se haya registrado.

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Cuando el certificado es expedido, la empresa puede solicitar al ad-ministrador del sistema la creacin de usuarios con rol sucursal con el fin de descentralizar el registro de movimientos. Esta solicitud puede realizarse a travs de un correo electrnico.

Los usuarios con rol sucursal tambin deben contar con un certificado digital o token para ingresar al sistema.

En el formulario Certificados que se trata con mayor detalle en el captulo 6. Consul-tas y Reportes, puede consultarse el listado de los certificados que han sido expedidos.

4.8. Solicitud de reconsideracinLa empresa, en caso de no estar de acuerdo con la vigencia asignada, las sustancias, cantidades o actividades aprobadas en el Certificado de Carencia, deber en un trmi-no no mayor de 10 das hbiles a partir de su expedicin, solicitar una reconsideracin.

Esta opcin se visualiza al realizar clic derecho sobre el registro del certificado expedido que aparece en el formulario anterior. Mediante esta opcin la empresa puede realizar el proceso de generacin y envo de solicitudes de reconsideracin para el certificado.

Para generar una solicitud de reconsideracin, en el costado derecho del panel de trabajo (detalle del registro), debe seleccionar la opcin Nuevo Registro , y dili-genciar los siguientes datos:

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Justificacin (*): Especifique los motivos de la reconsideracin.

Estado (*): Seleccione el estado correspondiente, mediante el estado Creada podr guardar la solicitud de reconsideracin sin enviarla, esto con el fin de validar el cuerpo de est; una vez se tome la decisin de enviar la solicitud de reconside-racin, debe proceder a cambiar el estado de esta a Enviada.

Debe dar clic en el botn Guardar cambios para registrar la informacin diligenciada.

Una vez la empresa enve la solicitud de reconsideracin, se iniciar el proceso de anlisis de esta en el Ministerio de Justicia y del De-recho.

4.9. Modificaciones a las solicitudes en cursoEl formulario de Solicitudes enviadas, sobre el cual encuentra mayor detalle el captulo 6. Consultas y Reportes, permite visualizar y realizar el seguimiento del es-tado de las solicitudes enviadas a la Subdireccin de Control y Fiscalizacin de Sus-tancias Qumicas y Estupefacientes del Ministerio de Justicia y del Derecho. Adems, respecto de las solicitudes que se encuentran en curso, permite generar peticiones para modificar sustancias, cantidades, actividades, tipos de uso, personas y direccio-nes de manejo de las sustancias contenidas en esa solicitud.

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Seleccionando el registro de la solicitud enviada en el costado izquierdo del panel del trabajo (listado de registros) y realizando clic derecho sobre este, se visualiza la opcin de Generar Peticin.

4.9.1. Creacin de la peticin de modificacinPara generar una peticin se deben diligenciar los siguientes datos:

Justificacin (*): Ingrese la justificacin correspondiente. Modificar sustancias: Active si dentro de las modificaciones incluye agregar o

excluir sustancias. Modificar actividades: Active si dentro de las modificaciones incluye agregar o

excluir actividades. Modificar tipos de uso: Active si dentro de las modificaciones incluye agregar o

excluir tipos de uso. Modificar sucursales: Active si dentro de las modificaciones incluye agregar o

excluir direcciones o sucursales. Modificar personas: Active si dentro de las modificaciones incluye agregar o excluir

representantes, socios, miembros de junta directiva o apoderados.

La peticin se enviar con estado Solicitud para modificacin; una vez se aprue-be la modificacin por parte del Ministerio de Justicia y del Derecho, la peticin que-dar en estado Aprobada para modificacin y se visualizar en la opcin Soli-citudes aprobadas para modificacin.

En forma simultnea, la empresa debe enviar la documentacin com-plementaria que contenga la informacin sobre el cumplimiento de los requisitos tcnicos o legales de la modificacin requerida. Si la empresa no enva esta informacin, la solicitud no ser estudiada por parte del Ministerio de Justicia y del Derecho.

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El Ministerio de Justicia y del Derecho, una vez estudiada la peticin recibida y los documentos aportados, se pronunciar aprobando o negando esta peticin. En el caso de la aprobacin, esta se reflejar en el formulario Solicitudes aprobadas para modificacin.

4.9.2. Diligenciamiento de la modificacinUna vez aprobada la peticin de modificacin de la solicitud en curso, se le habilitar al usuario este formulario, en el cual debe seleccionar el registro de la solicitud aprobada para modificacin en el costado izquierdo del panel del trabajo (listado de registros) y realizando clic derecho sobre este, se visualizarn las siguientes opciones:

Solicitud sucursal Solicitud personas Reporte presolicitud modificada

La empresa debe ingresar a las opciones de submen segn los cambios o actua-lizaciones requeridas a realizar a la solicitud de Certificado de Carencia. Una vez realizados los cambios mediante las opciones de submen, puede proceder a realizar las modificaciones correspondientes en el encabezado de la solicitud.

El diligenciamiento de las modificaciones se realiza en cada una de las opciones de la misma forma que se hizo en la solicitud inicial, es decir: sucursales, sustancias, cantidades, actividades, tipos de uso, preguntas de seguridad industrial (ver numerales 4.2, 4.3 y 4.4).

Seleccionando el registro de la solicitud aprobada para modificacin en el costado iz-quierdo del panel del trabajo (listado de registros), se cargarn los siguientes datos co-rrespondientes a esta en el costado derecho del panel del trabajo (detalle del registro):

Tipo trmite (*):Seleccionar el tipo de trmite de la solicitud en curso, entre los siguientes:

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Primera Vez

Extraordinario

Renovacin

Sustitucin

Banco (*): Seleccionar el banco y el nmero de cuenta en la cual se realiz la consignacin de la solicitud que se encuentra en curso.

N consignacin / N aprobacin (*): Ingresar el nmero de consignacin o el nmero de aprobacin sobre el cual se realiz el pago.

Valor consignacin (*): Ingresar el valor consignado.

Fecha consignacin (*): Seleccionar la fecha en que se realiz la consignacin.

Departamento consignacin (*): Seleccionar el departamento en el que se rea-liz la consignacin.

Ciudad consignacin (*): Seleccionar la ciudad en la que se realiz la consig-nacin.

Justificacin (*): Ingresar motivos por los cuales se genera la solicitud.

Estado (*): Seleccionar el estado de la solicitud. El nico estado posible es En-viada, luego de ingresar o modificar la informacin de la solicitud (incluir/excluir sucursales, incluir/excluir representantes, incluir/excluir sustanciasetc.), cambie el estado de la solicitud a Enviada, para que los datos incluidos o modificados en la solicitud, sean enviados a la Subdireccin de Control y Fiscalizacin de Sustancias Qumicas y Estupefacientes.

Una vez terminada la modificacin de la solicitud, se debe dar clic en el botn Guardar para que los datos incluidos o modificados en la solicitud, sean en-viados al Ministerio de Justicia y del Derecho. As mismo, debe cambiar el estado de la solicitud a enviada para que en el Ministerio de Justicia y del Derecho contine el flujo de la solicitud.

Aunque no se trata de una nueva solicitud, las modificaciones apro-badas generan en el proceso del trmite una nueva evaluacin por parte del Ministerio de Justicia y del Derecho, por lo que automtica-mente se devuelven a su inicio.

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5. registro eleCtrniCo de movimientos

5.1. Cargue de inventario o saldo inicialEl inventario o saldo inicial es la cantidad de cada una de las sustancias qumicas con-troladas autorizadas y aprobadas en un certificado, que se encuentra en una sucursal o sede como inventario fsico al momento de iniciar con los registros electrnicos de movimientos en esta herramienta informtica.

Las empresas usuarias del Certificado de Carencia de Informes por Trfico de Estu-pefacientes en el momento en que se inicia la implementacin del sistema, debern ingresar los inventarios o saldos iniciales de todas las sustancias autorizadas en todas y cada una de las sucursales o sedes autorizadas.

Posteriormente, al hacer el registro de cada movimiento en SICOQ, el sistema calcula el saldo automticamente, por lo que no hay necesidad de registrarlo.

Para lo anterior, se debe seguir el siguiente procedimiento:

En el men principal, se escoge Detalle Certificado. En la ventana que se abre, se debe ingresar el nmero del Certificado de Carencia de Informes por Trfico de Estupe-facientes vigente y presionar Intro o Enter en el teclado. Ah, se listarn cada una de las sustancias autorizadas por cada sucursal.

Escogiendo cada una, se le debe hacer clic derecho y se debe seleccionar la opcin Cargue Inventario. De ah, se mostrar la siguiente informacin:

Al ingresar la cantidad del saldo inicial de la sustancia, se debe seleccionar el certifi-cado digital que validar dicha entrada. Para seleccionar el certificado digital, se hace clic en el botn Recargar lista , posteriormente se despliega el listado y se selecciona el certificado digital con el cual se firma este primer registro.

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Finalmente se confirma el ingreso del inventario o saldo inicial para la sustancia selec-cionada mediante la opcin Guardar Cambios .

Se debe repetir este procedimiento por cada sustancia autorizada y por cada sede o sucursal donde se manejan las mismas.

5.2. Registro individualUna vez registrado el saldo o inventario inicial para cada una de las sustancias, en el caso que sea necesario, se procede con el registro de todos los movimientos de las sustancias qumicas controladas autorizadas en el Certificado de Carencia de Informes por Trfico de Estupefacientes.

Sea del caso resaltar, que el registro de cada uno de los movimientos debe hacerse de manera oportuna, tan pronto se presente ese movimiento en el tiempo.

En la opcin de men del usuario empresa, el usuario selecciona la opcin Registro de movimientos, donde encontrar los formularios en los que se ingresarn los diferentes movimientos.

Al seleccionar la empresa y la sucursal correspondiente, se muestran las sustancias aprobadas para la sede seleccionada.

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Para ingresar un movimiento se debe seleccionar la sustancia. Automticamente se lis-tan los movimientos ms recientes registrados para esa sustancia.

Hacer clic en el botn Adicionar para habilitar el formulario de los datos de entrada del movimiento.

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Cuando se hace clic en Adicionar se habilitan los campos del formulario para ingre-sar la informacin del movimiento, para ello le sern solicitados los siguientes datos (los datos marcados con (*) son obligatorios y los dems son opcionales):

Tipo (*): Si es de tipo (Segn las actividades aprobadas en el certificado): Compra. Importacin (Compra a proveedor en el exterior). Exportacin (Venta a cliente en el exterior). Venta. Consumo. Produccin (Obtencin de sustancia o producto qumico controlado). Remisin de entrada (Aumenta el inventario). Remisin de salida (Reduce el inventario). Prdidas o eventualidades (Accidentes que reducen el inventario). Devolucin de entrada. Devolucin de salida. Dilucin o preparacin (Aumento del inventario). Disposicin final. Prdidas fsico/qumicas (Calculadas de acuerdo con la metodologa estableci-

da en Administrar Empresa). Ganancias o eventualidades (Accidentes que aumentan el inventario). Ganancias fsico/qumicas (Calculadas de acuerdo con la metodologa estable-

cida en administrar empresa).

Fecha (*): Fecha en que se realiz el movimiento.

Cantidad (*): Cantidad de la sustancia que se registra en el movimiento.

Tipo documento soporte (*): Tipo de documento fsico y existente con el cual se soporta el movimiento, si es de tipo (segn tipo de movimiento seleccionado):

Documentos de ganancia Documentos de prdida Factura de compra Factura de venta (Venta y Exportacin) Orden de consumo Orden de entrada Orden de produccin

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Orden de salida Declaracin de importacin Remisin de entrada Remisin de salida

Lote: Aplica cuando sea necesario y para las actividades consumidor y/o productor.

Nmero documento soporte (*): Ingresar el nmero del documento soporte.

Traslado sucursal: Seleccionar una de las sucursales destino de la empresa en el caso que se trate de un traslado.

Detalle (*): Comentarios u observaciones para tener en cuenta respecto al movi-miento. Se recomienda ingresar toda informacin relevante que no se pueda dili-genciar en otros campos.

Tipo documento del tercero (*): Especificar el tipo de documento del tercero in-terviniente en el movimiento a registrar. Si es de tipo Cdula de Ciudadana, Cdula Extranjera, NIT, Pasaporte o Tarjeta Identidad.

Nombre del tercero (*): Ingresar nombres y apellidos completos del tercero inter-viniente en el movimiento a registrar.

Numero documento del tercero (*): Ingresar el nmero del documento de iden-tificacin del tercero interviniente en el movimiento a registrar de acuerdo con el tipo de documento seleccionado anteriormente.

Direccin del tercero (*): Ingresar la direccin del tercero interviniente en el movimiento a registrar.

Numero CCITE del tercero: Ingresar el nmero del CCITE del tercero intervinien-te en el movimiento a registrar cuando se conozca.

Departamento del tercero (*): Seleccionar el departamento de ubicacin del ter-cero interviniente en el movimiento a registrar.

Ciudad del tercero (*): Seleccionar la ciudad de ubicacin del tercero intervinien-te en el movimiento a registrar.

Clic en el botn Guardar para registrar el movimiento en el sistema y poder conti-nuar con el diligenciamiento de los tipos de uso.

Cuando el movimiento es de tipo consumo, dilucin, prdida, ganan-cia o produccin, se debe especificar en la seccin de informacin del tercero, los datos propios de la empresa.

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5.2.1. Tipos de usoSe cargar el formulario para asociar los tipos de uso de las sustancias qumicas al movimiento que se est registrando.

Seleccionar el tipo de uso y dar clic en la opcin Adicionar.

5.2.2. Anulacin de movimientosNo se permite la modificacin de movimientos. Sin embargo, cuando el usuario regis-tra un movimiento y detecta que este contiene datos errneos, debe proceder a anular el movimiento y luego generar un nuevo movimiento con la informacin correcta.

Para realizar la anulacin, el usuario debe diligenciar el dato de entrada Comenta-rio especificando los motivos por los cuales se anula el movimiento.

Clic en el botn Anular para terminar el proceso de anulacin.

Una vez anulado el movimiento, toda la informacin referente a este se presenta, nicamente, en modo de lectura sin que sume o reste cantidad de sustancias en el inventario, afecte el saldo.

5.3. Cargue masivoEsta funcionalidad automatiza el registro de movimientos mediante el cargue de un archivo plano y acepta solo archivos con extensin (*.txt). Ese archivo debe contener por rengln o lnea un movimiento y el nmero de renglones equivaldr al nmero de movimientos a cargar.

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Se utilizar el smbolo &: como separador de los datos del movimiento y el smbolo | como separador para el tipo de uso del movimiento. Este debe cumplir con la si-guiente estructura:

ISC&:TM&:FM&:CM&:TS&:NS&:NL&:ST&:PD&:TD&:ND&:NT&:DT&:CT&:CI|TU

Sigla Nombre Genrico Tipo de dato Descripcin Obligatorio

ISC IDSustancia Certificado

NumricoNmero de identificacin o cdigo de la sustancia dentro del certificado aprobado.

S

TM Tipo Movimiento Numrico Nmero de identificacin o cdigo del tipo de movimiento

S

FM Fecha Movimiento dd/mm/yyyy Fecha del movimiento con formato dd/mm/yyyy

S

CM Cantidad Movimiento

Decimal

Cantidad del movimiento, permite un mximo de 10 enteros y dos decimales, separador decimal el punto .

S

TS Tipo Doc Soporte NumricoNmero de identificacin o cdigo del tipo de documento soporte dentro de SICOQ

S

NS Nmero Documento Soporte

Numrico

Nmero del documento soporte segn el tipo de documento soporte anteriormente especificado.

S

NL Nmero Lote Alfanumrico Identificador del nmero de lote

NO

ST Sucursal Traslado NumricoNmero de identificacin o cdigo de la sucursal a la cual se va a realizar el traslado

NO

PD Descripcin Proceso TextoDescripcin del movimiento para especificar datos adicionales del movimiento.

S

TD Tipo Documento Receptor

NumricoNmero de identificacin o cdigo del tipo de documento del tercero

S

ND Nmero Documento Numrico Nmero de identificacin del tercero

S

NT Nombre Receptor Texto Nombre del tercero del movimiento

S

DT Direccin Receptor Texto Direccin de ubicacin del tercero del movimiento

S

CT Ciudad Receptor Numrico Ciudad de ubicacin del tercero del movimiento

S

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Sigla Nombre Genrico Tipo de dato Descripcin Obligatorio

CI Nmero CCITE Numrico

Nmero del Certificado de Carencia de Informes por Trfico de Estupefacientes del tercero del movimiento

NO

TU Tipos de Uso Numrico Nmero de identificacin o cdigo del tipo de uso

NO

Ejemplo en pantalla:

Los movimientos a registrar a travs del cargue masivo deben ser oportunos, por lo que no se permitir el cargue de movimientos antiguos.

Si un dato de entrada es opcional y este no se ingresa, igualmente en el rengln del movimiento del archivo plano se debe dejar el separa-dor vaco &:, Ejemplo:

isC&:tm&:fm&:Cm&:ts&:ns&:nl&:st&:pd&:td&:nd&:nt&:dt&:Ct&:|

Si no se conoce el nmero del CCITE del tercero, se utiliza el formato anterior, pues este campo es opcional.

Una vez el usuario tenga el archivo de movimientos generado correctamente, ingresa-r la opcin de Cargue de archivo plano y seguir el procedimiento para cargar el archivo en el sistema:

7. Realizar clic en el botn Examinar.

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8. Buscar y seleccionar el archivo a cargar y hacer clic en el botn Abrir

9. Hacer clic en la opcin Subir, esta accin verificar el contenido del archivo.

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10. Si la columna mensaje est OK y el estado del movimiento de cargue espe-cificado VALINTEGRIDAD, ratifica que todos los datos del movimiento son correctos y se cargan los registros, para ello se hace clic en el botn Cargar registros.

11. Luego de cargar los registros, si la columna mensaje presenta OK y la colum-na estado presenta VALINSERCION, confirma que los movimientos han sido cargados satisfactoriamente en el sistema SICOQ.

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5.4. Cmo registrar movimientos en caso de presentarse contingenciasnicamente cuando haya cadas del servidor u otros problemas que no permitan el acce-so al sistema SICOQ mediante internet, se permite realizar el registro de movimientos en modo fuera de lnea. De esta manera se podr llevar el control de los inventarios opor-tunamente y despus sincronizarlos cuando se restablezca la comunicacin con SICOQ.

Para poder utilizar esta funcionalidad, esta debe ser solicitada por la empresa usuaria de manera formal al administrador del sistema SICOQ y su uso debe ser restringido a eventualidades del servidor o problemas excepcionales de comunicacin.

5.4.1. Generalidades aplicativoUna vez recibido del administrador del sistema, la herramienta de contingencia, se ac-cede al aplicativo y debe hacer doble clic sobre el cono identificado en la ilustracin.

Para poder ejecutar el aplicativo de contingencia, el equipo debe te-ner previamente instalado el complemento de JAVA. (Ver captulo Especificaciones Tcnicas).

Al realizar esta accin, se abrir una ventana de acceso en la cual se deben ingresar las mismas credenciales de acceso del sistema que se utiliza en lnea.

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Validado el acceso el aplicativo, se presentar la zona de trabajo:

1. Movimientos: Al seleccionar esta opcin, se abrir la interfaz para el registro de movimientos en la zona de trabajo.

2. Sincronizar: Esta opcin permite el envo de los movimientos registrados en el aplicativo de contingencia, una vez superados los problemas de comunica-cin y de acceso.

3. Opciones: Se identifica las propiedades del aplicativo asignadas por defecto.

5.4.2. Movimientos.Permite realizar el registro de movimientos al igual que en el sistema en lnea, tal cual es explicado en el captulo 5.2 Registro Individual del presente manual.

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Identifica la empresa y las sucursales que estn asociadas a la empresa autenticada en el ingreso del aplicativo.

Lista las sustancias aprobadas: Filtra las sustancias aprobadas a la empresa y sucursal seleccionadas.

El aplicativo solo presentar las sustancias asociadas al CCITE que se encuentre vigente. Para este aplicativo no existe el cargue masivo de movimientos.

Para adicionar un nuevo movimiento se debe seleccionar del listado la sustancia a la cual se desea registrar el movimiento y luego dar clic en el botn: Adicionar. Si no es seleccionada ninguna sustancia, el botn Adicionar no se habilitar.

Al seleccionar la opcin Adicionar, se habilitarn las pestaas: Movimiento De-talle, Tipos de Uso y Anular. En la primera pestaa se ingresan los datos requeridos para registrar el movimiento deseado.

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Una vez ingresados todos los datos, se debe seleccionar la opcin Guardar. El registro se ver reflejado automticamente en el Listado de Movimientos.

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Para asociar un tipo de uso al movimiento, se deben llevar a cabo los siguientes pasos:

Seleccionar el movimiento correspondiente del listado de movimientos. Ir a la pestaa Tipo de Uso. Seleccionar el Tipo de Uso Agregar el tipo mediante el botn: Adicionar. El tipo de uso asociado ser visualizado automticamente en la lista.

Para anular un movimiento se debe seleccionar el movimiento del listado, ir a la pes-taa: Anular. Escribir el comentario que es de carcter obligatorio y dar clic en el botn: Anular.

Una vez anulado el movimiento el aplicativo presentar un mensaje de confirmacin:

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Confirmado el anterior mensaje se identificar automticamente el movimiento anulado en el listado, mostrando activada la casilla Anulado del registro.

5.4.3. Sincronizacin de movimientosEsta opcin permite actualizar los movimientos adicionados en el aplicativo de contin-gencia con los existentes en el sistema web.

Posteriormente, para llegar a la interfaz respectiva, se debe seguir la ruta indicada en el punto: 5.4.1 generalidades del aplicativo. Opcin 2: Sincronizar.

En esa interfaz de sincronizacin, se identifican los movimientos creados, la fecha de registro, la cantidad, la Fecha de envo y Error envo. Para realizar la sincro-nizacin debe seleccionar el botn Sincronizar.

Una vez realizado el proceso, se identifica el siguiente mensaje:

Al confirmar ese mensaje, se regresa automticamente a la interfaz de sincronizacin donde se refresca el listado de movimientos pendientes por sincronizar y presentando los movimientos que por algn motivo no pudieron sincronizarse.

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Debe tener en cuenta se mantiene la regla de oportunidad del regis-tro de movimientos que obliga a ingresar la informacin cuando el movimiento ocurra en el tiempo.

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6. ConsultAs y reportes en el sistemA

El sistema SICOQ permite a los usuarios realizar reportes y consultas asociadas con:

Los trmites que realiza ante el Ministerio de Justicia y del Derecho Subdi-reccin de Control y Fiscalizacin de Sustancias Qumicas y Estupefacientes.

La informacin de los Certificados de Carencia de Informes por Trfico de Estu-pefacientes que le han sido expedidos a la empresa.

La informacin del Certificado vigente. Los movimientos realizados con cada una de las sustancias, por empresa y por

sucursal.

En la generacin de un reporte el usuario debe tener en cuenta el nmero de pginas, esta opcin se visualiza en la parte superior cen-tral de la barra de herramientas seccin pgina del reporte. Este reporte puede ser exportado a mltiples formatos y ser impreso para su revisin antes del envo de la presolicitud.

6.1. Reporte presolicitudUna vez el usuario crea la presolicitud, puede visualizar la informacin registrada, ingresando por esta opcin (presolicitud) en el men, seleccionando el registro en el costado izquierdo del panel de trabajo, haciendo clic derecho sobre l y escogiendo la opcin Reporte de presolicitud.

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6.2. Reporte solicitudes enviadas Al ingresar a la opcin de solicitudes enviadas, el usuario puede visualizar y realizar el seguimiento del estado de las mismas.

En el costado izquierdo del panel de trabajo el usuario puede:

Verificar el nmero de radicado externo de la documentacin que aport para el trmite y el nmero de solicitud asignado.

Conocer si su solicitud cumpli o no, con los requisitos generales y especficos durante la revisin inicial del trmite.

Conocer si en la revisin final el trmite cumpli o no, con los requisitos tcni-cos y legales.

Conocer el estado actual de su solicitud.

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6.2.1. Reporte de solicitudUna vez el usuario enva la presolicitud puede visualizar la informacin registrada, ingresando por la opcin solicitudes enviadas, seleccionando el registro en el costado izquierdo del panel de trabajo, haciendo clic derecho sobre l y escogiendo la opcin Reporte solicitud.

6.2.2. Reporte documentacin requeridaEl usuario puede verificar la informacin que por tipo de trmite, debe enviar al Minis-terio de Justicia y del Derecho- Subdireccin de Control y Fiscalizacin de Sustancias Qumicas y Estupefacientes, ingresando a la opcin de solicitudes enviadas, seleccio-nando el registro en el costado izquierdo del panel de trabajo, haciendo clic sobre l y escogiendo la opcin Documentacin requerida.

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6.3. Reporte solicitud modificacinUna vez el usuario modifica la presolicitud puede visualizar la informacin registrada, ingresando por la opcin solicitudes aprobadas para modificacin, seleccionando el registro en el costado izquierdo del panel de trabajo, haciendo clic derecho sobre l y escogiendo la opcin de Reporte presolicitud modificada.

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6.4. Reporte solicitudes con requerimientosAl ingresar a la opcin Solicitudes devueltas, el usuario puede visualizar aquellas que el Ministerio de Justicia y del Derecho ha rechazado por no aportar o incumplir algn requisito del trmite.

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6.5. Reporte de certificadosAl ingresar a la opcin Certificados, el usuario puede visualizar el listado de todos los Certificados de Carencia de Informes por Trfico de Estupefacientes y Autorizaciones Extraordinarias que le han sido expedidos y el estado en el que se encuentran. Para esto, se selecciona el registro en el panel de trabajo y se hace clic derecho sobre l para escoger la opcin Reporte CCITE.

Al ingresar a la opcin Detalle certificado, del men principal, el usuario puede visualizar la informacin aprobada en el Certificado de Carencia de informes por Trfico de Estupefacientes (CCITE) vigente. Cuando se selecciona esta opcin no se presentan datos, para ver la lista de sustancias aprobadas por certificado-sucursal, el usuario debe desplegar el panel de bsqueda realizando clic en el botn Panel de bsqueda. Ver siguiente ilustracin.

Desplegado el panel, el usuario puede buscar por el nmero de CCITE una sustancia en especfico, o simplemente listar todas las sustancias aprobadas por Certificado-su-cursal dejando vacos los datos de entrada del panel de bsqueda y seleccionando la opcin Buscar.

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Luego de listar la sustancia aprobada por certificado-sucursal, seleccionando el re-gistro en la grilla del formulario y presionando clic derecho, se pueden visualizar las actividades autorizadas.

6.6. Reportes empresaUna vez el usuario ha registrado movimientos en SICOQ, puede consultar el histrico de estos en el Certificado vigente, ingresando a la opcin Reportes empresa donde visualizar, dependiendo del rol autorizado, las opciones Balance sucursales y Balance empresa.

Un usuario que tenga autorizado el rol empresa tendr acceso a la informacin del balan-ce de cada una de las sucursales (o direcciones autorizadas) y al balance de la empresa, mientras que un usuario con rol sucursal solamente podr ver la informacin propia.

En la opcin Balance empresa (o Balance sucursales) se muestran los datos de los certificados aprobados por empresa (o sucursal) y sustancia. Seleccionando el registro en la grilla del formulario y presionando clic derecho, se visualizan las opcio-nes: Reporte de movimientos y Reporte detallado por saldo mensual.

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Al seleccionar la opcin Reporte de movimientos, se presenta la informacin general de las transacciones realizadas para el intervalo de fechas seleccionado: Io: Inventario Inicial, E: Entradas, S: Salidas, If: Inventario Final. Adicionalmente, se vi-sualizan los detalles de los movimientos de entrada y salida (fecha, tipo movimiento y cantidad) y los movimientos anulados se muestran en color rojo.

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Al seleccionar la opcin Reporte detallado por saldo mensual, se presenta la informacin del Certificado de la empresa (sucursal), el saldo inicial para el periodo seleccionado, el detalle de los movimientos, el inventario final, los movimientos anu-lados (en color rojo) y los movimientos de traslados si aplican (en color verde).

Carrera 66 No. 24-09Tel.: (571) 4578000

www.imprenta.gov.co

guía del usuario-empresa - sicoq 2015

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