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ORGANIZACIÓN INTERNACIONAL DE MADERAS TROPICALES
(OIMT)
AUTORIDAD NACIONAL DEL AMBIENTE
(ANAM)
ASOCIACIÓN NACIONAL PARA LA CONSERVACIÓN DE LA NATURALEZA (ANCON)
Proyecto: Producción forestal sostenible y conservación con la participación comunitaria en la Reserva Forestal de Chepigana en Darién, Panamá PD
482/07 Rev. 2 (F)
GUÍA DEL SISTEMA CONTABLE TRANSPARENTE
17 DE JUNIO DE 2011
2
GUÍA DEL SISTEMA CONTABLE TRANSPARENTE
ÍNDICE GENERAL
INTRODUCCIÓN 4
I. ASPECTOS GENERALES 6
1.1 Definición 6
1.2 Propósito 6
1.3 Alcance de la guía 7
II. ESTRUCTURA DEL SISTEMA CONTABLE TRANSPARENTE 7
2.1 Base del Sistema Contable Transparente 7
2.2 Registro en Operaciones 7
2.3 Los documentos de Respaldo 8
2.4 Mecanismo de Clasificación y Resumen 8
III. BASE DEL SISTEMA CONTABLE TRANSPARENTE 8
3.1 Definición 9
IV. DESCRIPCIÓN DE LOS COMPONENTES 9
4.1 Archivo de respaldo 9
4.2 Documento de Respaldo 9
4.2.1. La Factura 10
4.2.2. El Ticket 10
4.2.3. El Pagaré 12
4.2.4. El Recibo de Pago 12
4.2.5. El Recibo de dinero 13
4.2.6. Cheque 16
4.2.7. Comprobante de Cheque 16
4.2.8. Comprobante de depósito 18
V. CONTROL DEL EFECTIVO EN BANCO 19
5.1 Libro de Banco 20
5.2 Estado de Cuenta del Banco 22
5.3 La Conciliación Bancaria 23
VI. REGISTRO BÁSICO DE CONTABILIDAD EN HOJA COLUMNAR 26
6.1 Definición 26
6.2 Propósito 26
6.3 Norma en el Registro Contable en Hoja Columnar 26
6.4 Pasos para registrar en Hoja columnar 26
6.5 Ejercicio práctico 27
6.5.1 Desarrollo del Ejercicio Practico en la Hoja columnar 27
VII. BALANCE DE COMPROBACIÓN 29
7.1 Definición 29
7.1 Propósito 29
7.3 Pasos para elaborar el balance de Comprobación 29
7.4 Ejemplo del Balance de Comprobación 30
VIII. BALANCE GENERAL 30
8.1. Propósito 30
8.2 Pasos para elaborar el Balance General 30
8.3. Ejemplo del Balance General 31
IX ESTADO DE RESULTADO 33
9.1 Definición 33
9.2 Propósito 33
9.3 Pasos en la elaboración del estado de resultado 33
9.3.1 Ejemplo del estado de Resultado 34
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X CATÀLOGO DE CUENTA 34
10.1 Definición 34
10.2 Propósito 34
10.3 Paso para la elaboración del catalogo de cuenta 35
10.4 Ejemplo del Catálogo de cuenta 36
XI INVENTARIOS 37
11.1 Definición 37
11.1 Propósito 37
11.3. Inventario de activo fijo 38
11.3.1 Pasos para el control de activo fijo 38
11.3.2 Tarjetas de activos fijos 38
11.3.3 Pasos para la elaboración de tarjetas de activos fijos 38
11.3.4 Ejemplo de la tarjeta de activo fijo 39
11.3.5 Formato de toma de inventario 40
11.3.6 Ejemplo de formato de toma de inventario de activo fijo 40
XII INVENTARIO DE MERCANCÍA 41
12.1 Definición 41
12.2 Propósito 41
12.3 Paso para la forma del inventario de mercancía 41
12.4 Ejemplo de formato para la toma de inventario de mercancía 42
XIII PRESUPUESTO 42
13.1 Definición 42
13.2 Importancia del presupuesto 42 13.3 Funciones del presupuesto 43
13.4 Control del presupuesto 43
13.5 Ejemplo del formato de control de presupuesto 43
XIV CONCEPTOS GENERALES 44
14.1 La contabilidad como sistema 44
14.2 Estructura del sistema Contable 45
14.2.1 Registro de la actividad financiera 46
14.2.2 Clasificación de la información 46
14.2.3 Resumen de la información 46
14.3 Libros que se requieren 46
14.3.1 Libro Diario General 46
14.3.2 Libro Mayor General 47
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INTRODUCCIÓN El sistema contable transparente, tiene el propósito fundamental de orientar a las
organizaciones a crear una cultura de transparencia y de rendición de cuenta bajo
normas y procedimientos establecidos y aprobados institucionalmente, para propiciar
un clima organizacional armónico, con alto sentido de compromiso y progreso
sostenible que brinde beneficios a sus asociados, a la comunidad en general y en
especial a la Asociación de Comunidades Agroforestales Organizadas de Darién
(ACAFOD).
La “GUÍA DEL SISTEMA CONTABLE TRANSPARENTE” es un documento que
contiene las distintas normas, prácticas y procedimiento del manejo financiero y
contable de los recursos y operaciones que realiza la organización para cumplir con
su misión institucional de servicios a los asociados y a la comunidad en general.
Esta Guíala conforman los siguientes temas:
Aspectos Generales en este punto de forma breve, precisa y concisa se presenta
entre otros aspectos el alcance y propósito de la Guía.
El segundo y tercero expone una descripción de la estructura del Sistema Contable
transparente, los mecanismos de clasificación y resumen a La Estructura del Sistema
Contable transparente.
El cuarto explica los diferentes comprobantes de respaldo que se requieren para
registrar la contabilidad así como la importancia y los pasos a seguir.
El control del efectivo es de vital importancia para toda Asociación es por ello que el
quinto tema desarrolla la importancia y control del efectivo en banco así como los
documentos necesarios para tal fin.
La contabilidad es básica para el logro de la actividad comercial de la Asociación por
esta razón los temas del seis al diez, explican de forma sencilla mediante un ejercicio
práctico los pasos a seguir para registrar en hojas columnares u hoja de trabajo el
catálogo de cuenta y la elaboración de los Informes Financieros.
Toda Asociación para realizar su actividad comercial necesita tener un control de los
recursos que adquiere tales como: equipos y mobiliarios, entre otros, para ello deben
5
implementar inventarios. En ese sentido los temas once y doce explican la
importancia de los distintos inventarios, así como los documentos indispensables para
levantarlos.
De igual manera toda Asociación debe planificar de forma organizada las actividades
a realizar el tema trece se orienta a explicar la importancia del control presupuestario
y su alcance.
Por último, y no menos importante, para reforzar los temas antes esbozados se
incluyen algunos conceptos generales de Contabilidad.
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I. ASPECTOS GENERALES
1.1 Definición
La “GUÍA DEL SISTEMA CONTABLE TRANSPARENTE” es un documento que
recoge las distintas normas, prácticas y procedimiento del manejo financiero y
contable de los recursos y operaciones que realiza la organización para cumplir con
su misión institucional de servicios a los asociados y a la comunidad en general. Es
también un documento orientado a la práctica de uno de los principios fundamentales
para el fortalecimiento institucional que es la transparencia y rendición de cuentas.
1.2 Propósito
La “GUÍA DEL SISTEMA CONTABLE TRANSPARENTE” tiene como propósito
fundamental orientar a la organización a la creación de una cultura de transparencia y
de rendición de cuenta bajo normas y procedimientos establecidos y aprobados
institucionalmente, con el fin de crear un clima organizacional armónico, con alto
sentido de compromiso y progreso sostenible que brinde beneficios a sus asociados y
a la comunidad en general en especial a la Asociación de Comunidades.
1.3 Alcance de la guía
La “GUÍA DEL SISTEMA CONTABLE TRANSPARENTE” es una herramienta para el
fortalecer las prácticas de control financiero y contable de la organización, por lo que
su uso está definido para orientar, colaborar y comunicar el manejo estricto de las
operaciones diarias que realiza la organización en su camino hacia la visión
institucional. Por tal razón es una herramienta útil para los directivos, en el sentido
que constituye un instrumento para la función de garantizar un uso adecuado y
transparente de los recursos; y así poder rendir cuentas a la Asamblea General y a
otras entidades que los requieran producto de relaciones de negocios o colaboración.
Para los asociados es una herramienta que les permite vigilar, participar activamente
en el manejo trasparente de los recursos de la organización, obtener información
sobre una base trasparente y confiable que comunica y orienta una buena toma de
decisiones a corto y largo plazo.
7
II. ESTRUCTURA DEL SISTEMA CONTABLE TRANSPARENTE
2.1 Bases del sistema contable transparente
El sistema contable transparente está integrado por los siguientes Subsistemas a
saber; el registro de las operaciones, los documentos de respaldo, los mecanismos de
clasificación y los resúmenes e informes de resultados.
2.2 Registro de operaciones
La Asociación como organización productora de bienes y servicios y entidad social,
produce de manera parmente operaciones que se traducen desde el punto de vista
financiero en transacciones que requieren ser registradas, clasificadas y resumidas. El
sistema tiene entonces un gran papel que permite el registro y control sistemático de
todas las operaciones que se realizan en la Asociación.
2.3 Los documentos de respaldo
Los documentos de respaldo son todos los comprobantes escrito, en los que se deja
constancia de las operaciones que se realizan en las actividades comerciales. Estos
son de vital importancia para mantener un apropiado control de todas las acciones
que se realizan en la Asociación.
2.3.1 Importancia de los documentos de respaldo
La misión que cumplen los documentos de respaldo es de suma importancia,
conforme surge de lo siguiente:
En ellos queda precisada la relación jurídica entre las partes que
intervienen en una determinada operación, o sea sus derechos y
obligaciones.
Constituyen un medio de prueba para demostrar la realización de los actos
de comercio.
Constituyen el elemento fundamental para la contabilización de dichas
operaciones.
Permiten el control de las operaciones practicadas por la Asociación y la
comprobación de los asientos de contabilidad.
8
Su misión es importante ya que en ellos queda precisada la relación
jurídica entre las partes que intervienen en una determinada operación.
Ayudan a demostrar la realización de alguna acción comercial y son parte
fundamental para la contabilización de tales acciones.
Finalmente estos documentos permiten controlar las operaciones
practicadas por la empresa o el comerciante y la comprobación de los
asientos de contabilidad.
2.4 Mecanismos de clasificación y resumen
Los mecanismos de clasificación y el resumen constituyen los medios que se utilizan
para crear la información contable.
La información contable se clasifica en grupos o categorías. Se deben agrupar
aquellas transacciones a través de las cuales se recibe o paga dinero de acuerdo al
manual de cuenta.
Resumen de la información: para que la información contable pueda ser utilizada por
quienes toman decisiones, esta debe ser resumida.
III BASES DEL SISTEMA CONTABLE TRANSPARENTE
9
3.1 Definición
Las bases del Sistema Contable Transparente, es una estructura organizada donde
se presentan normas, pautas y procedimientos mediante la cual se recogen las
informaciones de la Asociación, como resultado de sus operaciones, valiéndose de
recursos como formularios, reportes, libros contables, documentos de respaldo, otros
y que presentados a la gerencia le permitirán a la misma tomar decisiones financieras.
IV. DESCRIPCIÓN DE LOS COMPONENTES
4.1 Archivo de Respaldo
Es el lugar donde se guardan y se conservan los documentos de respaldo en forma
organizada, usualmente producidos en la asociación o en otro lugar.
REGISTRO BÁSICO HOJAS COLUMNA
RES
PREPARACIÓN
DE INFORMES
BALANCE DE COMPROBACIÓN
INVENTARIO
DE RECURSOS
CATALOGO DE CUENTAS
DOCUMENTO DE RESPALDO
PATRONES DE COSTO
PRODUCCIÓN
SERVICIOS
BALANCE
GENERAL
ESTADO DE RESULTADO
MERCANCÍA
ARCHIVO DE RESPALDO
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4.2 Documentos de respaldo
Los documentos de respaldo contable son documentos emitidos dentro y fuera de
la Asociación, estos documentos son los que sustentan los registros contables.
Ejemplo: facturas de ventas, facturas de compra recibos por cobros, recibos de
pago, pagaré, cheques, comprobantes de cheques entre otros.
4.2.1 Factura
La factura es el documento principal de la operación de compraventa con ella queda
concretada y concluida la operación, es un documento de contabilidad. Es la relación
escrita que el vendedor entrega al comprador detallando las mercancías que le ha
vendido, indicando cantidades, naturaleza, precio y demás condiciones de la venta.
Como mínimo la factura debe extenderse por duplicado. El original queda en poder del
comprador y el duplicado queda para el vendedor y con él se contabiliza la venta y el
cargo al comprador.
4.2.1.1 Propósito
El propósito de la factura es servir como medio de prueba legal cuyo valor depende
del total registrado.
Es muy importante que la Asociación al momento de realizar actividades comerciales
utilice la factura. Esta debe tener impreso el nombre de la Asociación (membrete),
cada factura debe tener el control numérico, la factura puede ser emitida por
operaciones de contado o crédito.
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Con este documento se hace el cargo al cliente y se contabiliza su deuda a favor del
vendedor. Para el comprador es el documento que justifica la compra y con su
contabilización queda registrado su compromiso de pago.
4.2.1.2 Normas en el uso adecuado de la factura de ventas
Debe tener impreso el nombre de la Asociación
El Ruc. o permiso de operaciones
El número en cada factura (secuencia numérica)
La factura debe contener un original y dos copia.
La original se entrega al cliente si es una venta al contado.
Si la venta es al crédito la factura original no se entrega al cliente se le
entregara una copia.
La factura original debe estar firmada por el cliente como constancia de que
recibió conforme y se compromete a pagar.
No se utiliza lápiz debe ser llenada a con bolígrafo.
No se puede tachar, borrar o alterar.
Las copias no se botan y estas sirven de respaldo en los registros de
contabilidad.
4.2.1.3 Normas que se exigen en una factura de compra
En caso que la compra sea al contado la Asociación debe exigir la factura
original.
Esta factura debe tener el nombre de la Asociación para poder registrar en
contabilidad.
No se debe aceptar facturas tachadas, borradas o alterada.
Debe ser confeccionada con bolígrafo.
Es importante verificar el detalle de la compra y el total a pagar antes de ser
cancelada.
4.2.1.4 Pasos para la confección de la factura
Fecha: El día que se está confeccionando.
Cliente: Nombre del cliente (persona que compra).
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Dirección: Lugar de residencia, oficina o negocio del cliente(persona que
compra).
Contado: Se coloca si la factura es contado o crédito.
Cantidad: Colocar en número la cantidad de la venta.
Descripción: Describir el artículo vendido.
P/U(precio/unitario): Colocar en número el precio por unidad del artículo
vendido.
Total: El total de la venta (se multiplica la cantidad por el precio unitario).
Sub-total: Poner la suma de la columna del total.
I.T.B.M. :Colocar el resultado del total del 7% (se multiplica el resultado del
sub-total por 7%).
Total: Se suma el resultado del sub-total más el resultado del 7. %
¿Quiénes son las personas responsables en el uso de la factura?
Las personas responsables de utilizar las facturas son las que la directiva apruebe ya
sea para la venta como también para las compras.
4.2.2 Ticket
Se emite por operaciones de contado. Los tickets sólo pueden ser emitidos por
máquinas registradoras (o controladores fiscales) autorizadas a funcionar.
Cuando la Asociación compra en un establecimiento comercial debe solicitar la
factura. El ticket emitido por la máquina debe ser acompañado por la factura de
compra.
4.2.3 Pagaré
Un pagaré es un documento que contiene la promesa incondicional de una persona -
denominada suscriptora-, de que pagará a una segunda persona -llamada beneficiaria
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o tenedora-, una suma determinada de dinero en un determinado plazo de tiempo, es
un medio de prueba legal.
Es importante que el pagaré al momento de confeccionarlo,(llenarlo) lleve todos los
datos que contiene; el número del pagaré, el monto en número de la cantidad a pagar,
el día que cancelará o pagará, el nombre de la Asociación o a quien debe pagar,
nuevamente la cantidad a pagar pero en letras.
4.2.3.1 Propósito
El propósito del pagaré es servirle a la Asociación como medio de prueba legal,
sirve como una garantía de cobro.
4.2.3.2 Normas en el uso adecuado del Pagaré
Debe tener secuencia numérica.
El original se guarda y se le entrega al cliente cuando cancela la totalidad del pagaré.
No se puede tachar, borrar o alterar.
No se utiliza lápiz debe ser llenado con bolígrafo.
El pagaré que se anula se le coloca la palabra ANULADO.
EL pagaré ANULADO no se vota.
4.2.4 Recibos de pago
Es muy importante que al momento de entregar o pagar un gasto, una compra, con
dinero de la Asociación ésta utilice el recibo de pago.
4.2.4.1 Ejemplo de Recibo de Pago:
Nombre de la Asociación
RECIBO DE PAGO No.012
Fecha: _________________________________
PÁGUESE A: __________________________________________________________________________
LA SUMA DE: _________________________________________________________CON ______/100**
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EN CONCEPTO DE: ______________________________________________________________________
Entregado por:_______________________ Aprobado por: __________________________________
Recibido Por: ________________________ No. Cedula______________________________________
4.2.4.2 Propósito
El propósito del recibo de pago es dejar constancia del dinero que sale de la
Asociación de acuerdo a las actividades desarrollada y sirve de comprobante de
respaldo para los registros en contabilidad.
4.2.4.3 Normas en el uso adecuado del Recibo de Pago
Debe tener impreso el nombre de la Asociación
El Ruc. o permiso de operaciones (si lo tienen)
El número en cada recibo de pago (secuencia numérica)
La fecha en que se elaborara el recibo de pago.
El recibo de pago debe contener un original y una o dos copia.
El original es de la Asociación.
El original sirven de respaldo en los registros de contabilidad.
No se puede tachar, borrar o alterar.
No se utiliza lápiz debe ser llenada a con bolígrafo.
El recibo anulado se le coloca la palabra ANULADO y debe estar el original y
las copias.
Los recibos ANULADOS no se botan.
Debe contener las firmas de las personas que entregan el dinero, aprueban la
entrega del dinero por parte de la Asociación, firma y cédula de la persona
que recibe el dinero.
4.2.4.4 Pasos para la confección del Recibo de Pago
Fecha: Se coloca la fecha del día que se está confeccionando.
PÁGUESE A: Poner el nombre de la persona a quien se le paga.
Dirección: La dirección de la persona a quien se le paga.
La suma de: Se pone en letra y número la cantidad del dinero entregado.
En concepto de: Se describe el motivo de la salida del dinero.
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¿Quiénes son las personas responsables en el uso del recibo de pago?
La Asociación designará las personas responsables del recibo de pago.
4.2.5 Recibo de Dinero El recibo de dinero es una constancia que se requiere cuando recibimos dinero en la
Asociación.
Es muy importante que al momento de recibir dinero en la Asociación, utilice el recibo
de dinero, esto permite que los asociados se sientan unidos ya que permite un clima
de confianza.
4.2.5.1 Ejemplo de Recibo de Dinero:
Nombre de la Asociación
RECIBO DE DINERO
No.144
Fecha: _________________________________
RECIBÍ DE: _____________________________________________________________________________
LA SUMA DE: _________________________________________________________CON ______/100**
EN CONCEPTO _________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________
Recibido por:_______________________
Entregado Por: ________________________ No. Cedula______________________
4.2.5.2 Propósito
El propósito del recibo de cobro es implementar controles de todas las entradas del
efectivo a la Asociación. Es dejar constancia del dinero que entra en la Asociación de
acuerdo a las actividades desarrollada y sirve de comprobante de respaldo para los
registros en contabilidad, además permite un ambiente de confianza entre los
asociados.
4.2.5.3 Normas en el uso adecuado del Recibo de Dinero
Debe tener impreso el nombre de la Asociación El Ruc. o permiso de operaciones (si lo tienen)
El número en cada recibo de dinero (secuencia numérica)
La fecha en que se recibe el dinero.
El recibo de dinero debe contener un original y una o dos copia.
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El original es para la persona que entrega el dinero.
Las copias sirven de respaldo en los registros de contabilidad.
No se puede tachar, borrar o alterar.
No se utiliza lápiz debe ser llenada a con bolígrafo.
El recibo anulado se le coloca la palabra ANULADO y debe estar la original y las copias.
Los recibos ANULADOS no se botan.
Debe contener las firmas de las personas que; entrega el dinero y la firma de la persona que recibe el dinero.
4.2.5.4 Pasos para la confección del Recibo de Dinero
Fecha: Fecha del día que se recibe el dinero.
Recibí de: Nombre de la persona que entrega el dinero.
Dirección: Dirección de la persona a quien se le paga.
La suma de: Se coloca en letra y número la cantidad del dinero recibido.
En concepto de: Se describe el motivo de la entrada del dinero.
¿Quiénes son las personas responsables en el uso del recibo de pago?
La Asociación designara las personas responsables del recibo de dinero.
4.2.6 El cheque
Un cheque es un documento contable de valor en el que la persona que está
autorizada para firmar o extraer dinero de una cuenta, extiende a otra persona una
autorización para retirar una determinada cantidad de dinero de su cuenta la cual se
expresa en el documento. Jurídicamente el cheque es un título valor a la orden o al
portador.
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4.2.6.1 Propósito
El propósito del cheque es implementar controles en la salida del dinero depositado
en el banco de acuerdo a actividades desarrollada en la Asociación. Es dejar
constancia del dinero que entra en la Asociación de acuerdo a las actividades
desarrollada y sirve de comprobante de respaldo para los registros en contabilidad.
4.2.6.2 Norma en el uso adecuado del cheque
El cheque sólo puede ser expedido cuando se reúnan los requisitos siguientes:
La calidad y veracidad del cliente las cuales celebra un contrato con el
banco.
Los bancos reciben de sus clientes dinero que se obligan a devolver a la
vista, cuando el cliente lo requiera por medio de cheque.
Para documentar las órdenes de pago de los clientes se utilizan los
cheques.
La Asociación al momento de emitir un cheque debe verificar si cuenta con
suficiente fondos para confeccionar el cheque.
La persona que firma el cheque debe ser la persona autorizada ante el
banco para expedir los cheques.
4.2.6.3 El cheque se compone de :
Número del cheque
Fecha
Nombre de la persona a quien se le emite el cheque
Cantidad en número y letra del valor del cheque
Las personas autorizadas para Firmar en el banco.
Todo cheque emitido debe tener un comprobante de respaldo o Comprobante de
cheque.
4.2.6.4 Pasos para la confección del cheque
Fecha: Se coloca la fecha del día que se está confeccionando.
Páguese a la orden de: Nombre de la persona a quien se le entrega el
dinero.
S B/.:Se coloca la cantidad a pagar en número.
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En la siguiente línea (_______Balboas o Dólares U.S.A.), se escribe la
cantidad del cheque en letras.
Memo: se escribe en forma abreviada para que se gira el cheque.
¿Quiénes son las personas responsables en la elaboración del cheque?
La persona que firma el cheque debe ser la persona autorizada ante el banco por la
Junta Directiva.
4.2.7 Comprobante de cheque
Es el documento que se utiliza al momento de emitir o confeccionar un cheque. 4.2.7.1 Propósito El cheque sirve de constancia de que se giró o se pagó. Queda como comprobante de
respaldo y debe ser acompañado por un documento que lo certifique (factura, recibo),
por qué la Asociación está pagando el cheque.
4.2.7. 2 Ejemplo de Comprobante de cheque
Nombre de la Asociación
COMPROBANTE DE CHEQUE
N° DE CTA: 03-101-23078-3
FECHA: 26 febrero 2011 N° DE CHEQUE: 003
PÁGUESE A LA ORDEN DE: **Pedro González ** B/.35.00
LA SUMA DE: -TREINTA Y CINCO BALBOAS CON 00/100**-
DESCRIPCIÓN DR CR
PAGO POR :
SERVICIOS PROFESIONALES
Banco
35.00
35.00
Elaborado Por: ____________________ Aprobado por: __________________
RECIBÍ CONFORME: ___________________________________
4.2.7.3 Norma en el uso adecuado del comprobante de cheque
Todo comprobante de cheque debe tener un documento de respaldo
(factura, recibos entre otros).
El comprobante de respaldo (factura, recibos entre otros), debe ser por el
mismo valor o la cantidad del cheque pagado.
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El comprobante de respaldo (factura, recibos entre otros), debe tener el
nombre de la Asociación.
Los documentos de respaldo (factura, recibos entre otros) que sustentan el
comprobante de cheque se le colocará la palabra pagado y se coloca el
número del cheque con que fue pagado, Cheque # 03. Esto evita que sea
pagada dos veces la factura, recibo, entre otros.
4.2.7.4 Pasos para la confección del comprobante de cheque
Fecha: Se coloca la fecha del día que se está confeccionando.
Páguese a la orden de: Nombre de la persona a quien se le entrega el
dinero.
S B/: Colocar la cantidad a pagar en número.
En la siguiente línea (_______Balboas o Dólares U.S.A.), se escribe la
cantidad del cheque en letras.
Memo: se escribe en forma abreviada para que se gira el cheque.
¿Quiénes son las personas responsables en la elaboración del comprobante de
cheque?
La persona que la asociación designe.
4.2.8. COMPROBANTE DE DEPÓSITO
4.2.8.1 Propósito
Documento confeccionado por el banco, cuyo propósito es servirle como
comprobante de control interno, del depósito efectuado, tanto para el banco como
para la Asociación.
20
4.2.8.2 Norma en el uso adecuado del comprobante de depósito
El banco no acepta comprobantes de depósito con:
Borrones o tachones
Debe estar debidamente llenado de acuerdo a la información del
comprobante.
Es muy importante colocar correctamente el número de cuenta de la
Asociación, de lo contrario el depósito se le cargara a otra cuenta.
4.2.8.3 Pasos para la confección del comprobante de depósito
Fecha: Poner la fecha del día que se está depositando,
Número de cuenta: se coloca el número de la cuenta asignada por el banco
a la Asociación.
La persona que realiza el depósito debe firmar el comprobante.
Colocar en número en la parte de efectivo la cantidad a deposita
Se coloca en la parte de Cheques, la cantidad a depositar en cheques.
¿Quiénes son las personas responsables en la elaboración delcomprobante de
cheque? Las personas responsables en la elaboración del comprobante de
depósito, es la persona que la Asociación designe.
V. CONTROL DE EFECTIVO EN BANCO
5.1. Libro de Banco
Como su nombre lo indica es un libro, no oficial, en el que la Asociación recogen los
movimientos de los bancos (entradas – deposito, salida-cheques y cargos bancarios)
y se registran dichos movimientos cronológicamente
21
5.1.1 Ejemplo del Libro de Banco
Nombre de la Asociación
Libro de Banco
GLOBAL BANK - CUENTA N.03-101-2300-2
5.1.2 Propósito
El propósito del libro de banco es ejercer un mejor control de las operaciones
bancarias en lo referente a entregas o depósitos, retiros, emisión de notas de
cargo, notas de abono o cualquier otra operación que signifique aumentar o
disminuir el saldo de la cuenta corriente de la Asociación.
El mejor control ejercido sobre las operaciones bancarias, es un elemento que
facilita el mejor uso de los recursos financieros de la Asociación y por ende
facilitan la dirección de la Asociación.
5.1.3 Norma en el uso adecuado del libro de banco
Todo registro que se hace en el libro de banco debe tener un documento
de respaldo (comprobante de depósito, cheque, nota de débito).
El registro en el libro de banco debe ser el mismo valor o cantidad del
documento de respaldo (comprobante de depósito, cheque, nota de débito).
Toda anotación en el libro de banco se registra con tinta permanente, no se
utiliza lápiz.
No se puede borrar, tachar si se anula un cheque se coloca del lado de
entrada.
El libro de banco se mantiene actualizado, se registra al momento de
utilizar o confeccionar un cheque
Fecha Detalle # cheque Entrada Salida Saldo 11/2/11 Depósito 5,000. 5,000.00 110/2/11 Depósito 100.00 5,100.00 112/2/11 Pedro G 001 30.00 5,070.00
25/2/11 Depósito 300.00 5.370.00 26/2/11
Victoriano 002 90.00 5,280.00
26/2/11
Pedro G 003 35.00 5,245.00
28/2/11 Nota débito 2.00 5,243.00
22
No se puede girar o hacer un cheque si no se verifica el saldo en libro esto
permite conocer si existe el fondo necesario para que el banco entregue el
dinero.
Se registra la copia del depósito. Se registra como entrada de dinero al
banco únicamente cuando se deposita en el banco.
5.1.4 Pasos para registrar en el libro de banco
Fecha: se coloca la fecha que contiene el comprobante de respaldo
(comprobante de depósito, cheque, nota de débito),
Detalle: se coloca la operación bancaria si es depósito, nota de débito, si
es un cheque, se coloca el nombre de la persona que se le hace el
cheque.
Número de cheque: se coloca el número del cheque.
Entrada: se coloca de acuerdo al comprobante de depósito la cantidad
depositada. También se registrar como entrada un cheque que se anulan días
después de la fecha confeccionado.
Salida: se coloca la cantidad del comprobante de cheque girado. También se
coloca la cantidad de la nota de débito (cargo bancario).
Saldo: Es la operación de restar las salidas de las entradas. El saldo en banco
se mantiene actualizado esto determina con qué dinero cuenta la Asociación en
el banco.
¿Quiénes son las personas responsables de registrar en el libro de banco?
Las personas responsables de registrar en el libro de banco es aquella persona
que la Asociación autoriza
5.2 Estado de Cuenta del Banco
Documento comercial proporcionado por el banco en donde informan a la asociación
el movimiento de su cuenta en el mes y el saldo disponible al cierre del mes.
5.2.1 Ejemplo Estado de Cuenta Bancario
GLOBAL BANK –CUENTA #0I-101-2300-2
ESTADO DE CUENTA
Nombre del cliente: Fecha: Saldo disponible:
Cuenta #: 03-101-2300-2 28-2-211 B/. 5,278.00
23
Fecha No. Operación Descripción Débito Crédito Saldo
1/2/1 0112222 Depósito 5,000.00 5,000.00
10/2/11 0112223 Depósito 1000.00 5,100.00
15/2/11 0112224 Pago cheque #1 30.00 5,070.00
25/2/11 0112225 Depósito 300.00 5,370.00
27/2/11 0112226 Cheque #2 90.00 5,280.00
28/2/11 011222 Nota debito 2.00 5,278.00
5.2.2 ¿Cómo leer un estado de cuenta bancario?
Después que la Asociación abre la cuenta en el Banco para trabajar con cheques,
recibirá un estado de cuenta mensual del banco que indicará la actividad o
movimientos de la cuenta durante un determinado plazo. Se tiene que leer el
estado de cuenta cuidadosamente para entender cuál fue la actividad financiera
en el mes. Siempre se debe buscar la siguiente información en el estado de
cuenta:
Fechas que cubre este estado de cuenta.
El saldo inicial debe ser el mismo que el saldo final del último mes.
El número total de depósitos que la Asociación realizo durante el mes.
Para depositar debe colar la fecha del día en que se deposita. El número y nombre
de la cuenta, la firma de la persona que está realizando el depósito.
Se coloca la cantidad en número del monto a depositar si es en efectivo, o se llena la
casilla de cheques si en cheques.
5.3 LA CONCILIACIÓN BANCARIA 5.3.1 Definición La conciliación bancaria es el proceso de análisis y de investigación, tendiente a
aclarar los motivos por los cuales el saldo que muestra el estado de cuenta
mensual, enviado por el banco a la Asociación, no coincide con el saldo que la
cuenta del banco muestra en los libros de la asociación; y lo que es más importante,
permite conocer cuál es el saldo correcto y exacto que ha de tener dicha cuenta, en
los registros del banco y en los de la Asociación.
5.3.2 Importancia Es el formato que se utiliza para que llevar el control del efectivo en banco.
24
5.3.3 Propósito
El propósito es verificar el movimiento de las operaciones efectuadas con el banco,
permitiendo comprobar la exactitud de nuestro saldo y el obtenido por el banco al
final de cada mes.
5.3.4 Norma en la elaboración de la conciliación bancaria
La conciliación bancaria se confecciona al final de cada mes.
Para realizar la confección de la conciliación bancaria es necesario el libro
de banco actualizado.
La Asociación debe solicitar al banco el Estado de Cuenta los primeros
días del mes.
Para realizar la confección de la conciliación bancaria es necesario el
Estado de Cuenta proporcionado por el banco, este se coloca detrás de la
conciliación bancaria confeccionada.
5.3.5 Ejemplo del formato de la Conciliación Bancaria
LA ESPERANZA
CONCILIACIÓN BANCARIA
GLOBAL BANK - CUENTA N.03-101-2300-2
Correspondiente al mes de ________________2011
Saldo según libro al 31 de 2011
B/. Más:
Depósitos efectuados en el mes Nota de Crédito Cheques anulados Sub-Total Menos:
Cheques girados del # al # Nota de débito
Saldo según libro al de 2011
Saldo según Banco al de 2011
B/ Más:
Depósito en Transito Menos: Cheques en circulación
Saldo según Banco conciliado al / /2011
B/
25
5.3.5.1 Pasos para la confección de la conciliación bancaria
La conciliación bancaria como todo formato debe contener en la parte superior
el nombre de la Asociación, el nombre del documento (Conciliación Bancaria) y
el mes que corresponde.
Saldo según libro al: se coloca la fecha y el saldo del mes anterior de acuerdo
al libro y a la conciliación bancaria del mes anterior.
Más:
Depósito efectuado en el mes: se suma todo lo depositado en el mes,
registrado en el libro de banco y se coloca el total de todos los depósitos en el
mes.
Nota de crédito: se coloca el total de la nota de crédito registrada en el Estado
de Cuenta del banco.
Cheques anulados: se coloca el monto de los cheques anulados que
corresponda a los meses anteriores. Esta información es del libro de banco.
Sub-Total: se suma el saldo según libro más depósito, más nota de crédito,
más cheques anulados
Menos: *Cheques girados del # 01 al # 20 (se coloca la secuencia
numérica utilizada en ese mes): se pone la suma de todos los cheques
girados durante el mes
Saldo según libro al 28 de febrero 2011: es el resultado de la resta del sub-total
menos los cheques girados, Este resultado indica el saldo en libro.
Saldo según Banco al 28 de febrero 2011: se coloca el saldo que aparece en
el estado de cuenta del banco.
Deposito en tránsito: es el depósito que la Asociación deposita en el banco
pero el banco al momento de emitir el estado de cuenta bancario no lo registra
pero aparece en el mes siguiente.
Cheque en circulación: Son los cheques girados por la Asociación que todavía
no fueron a cambiarlos al banco pero están registrado en el libro de banco y no
aparecen en el estado de cuenta bancaria.
Saldo según Banco conciliado es el resultado del saldo en banco menos el
monto de cheques en circulación.
5.3.5.2 Orientaciones para detectar inconsistencia
El saldo en banco y el saldo en libro deben coincidir o conciliar.
26
Si por algún motivo no coinciden el saldo en libro de banco con el saldo presentado
por el banco esto puede ser por:
a) Depósito en tránsito registrado por la Asociación y no registrado por el banco
b) Cheques girados por la Asociación y no presentados al banco para su pago
c) Datos otorgados o abonados en la cuenta corriente, no registrados en el libro
bancos; ro si en el Extracto de cuenta corriente (letras o pagarés descontados o
pagados por los clientes).
VI. REGISTRO BÁSICO DE CONTABILIDAD EN HOJAS COLUMNARES
6.1 Definición
Esta hoja columnar no constituye un documento oficial de la Contabilidad, sino que
sirve de herramienta para que se puedan elaborar los estados financieros y
presentar de forma resumida todas las cuentas que han intervenido en el proceso
contable.
6.2 Propósito
El propósito es registrar (documentos, comprobante de respaldo), clasificar por
medio del nombre de las cuentas establecidas en el catálogo de cuenta las entradas
y salidas en forma ordenada, y por orden de fecha todas las actividades de la
Asociación y poder elaborar un Balance de Comprobación y elaborar los Estados
Financieros.
6.3 Norma en el registro contable en hojas columnares
Se clasifica la documentación de respaldo por orden de fecha.
Todo registro en la hoja columnar debe tener documento de respaldo.
Todo documento de respaldo (factura, cheque, recibo de ingreso, recibo de egreso
entre otros) no debe estar borrado, tachado o alterado.
6.4 Pasos para registrar contabilidad en la hoja columnar
Para realizar este registro se utiliza una hoja columnar en la cual primero se
coloca en la parte superior el nombre de la Asociación, luego el nombre del
documento y la fecha.
27
Parte inferior o cuerpo, conformado por las siguientes columnas:
Una columna para colocar la fecha.
Luego el detalle (se detalla la descripción de la transacción).
Luego se coloca en cada columna el nombre de la cuenta de acuerdo al
catálogo de cuentas con su débito y crédito. Ejemplo; Caja se utiliza dos
columnas entrada (débito), salidas (crédito).
Después de registrar todas las transacciones se totaliza y se saca un Balance
de Comprobación.
6.5 Ejercicio práctico
Seguidamente un Ejemplo que permitirá mejorar el conocimiento no sin antes
recordar que: *La contabilidad es el registro ordenado donde se analiza, clasifica, y
se resumen las transacciones financieras de la Asociación.
En una transacción contable existe una entrada y una salida, es por eso que se dice
que la contabilidad es por partida doble donde siempre debe haber balance, un débito
(DR) y un crédito (CR).
Un día feliz en mi tiendita
*Juan, está muy contento porque hoy inicia operaciones de su gran proyecto que
siempre soñó, que es un pequeño negocio de ventas de insumos y materiales de
construcción y mercancía en su comunidad, el cual registro en el Ministerio de
Comercio e Industrias (MICI), como La Esperanza.
*El 1/02/2011, inicia operaciones con una pequeña caja de B/50.00 (Recibo de
ingreso #1). No se le quita de la mente que tiene que trabajar bien fuerte para
cancelar un pequeño préstamo que le dio la asociación a través de fondos del
proyecto PARTICIPA-MIDA, de B/5,000.00, el 2/02/2011 Recibo de ingreso #2). Tiene
en su cajón facturas de compra de mercancía por B/2,000.00 y de materiales 3,
000.00 (02/02/2001). Está limpiando su pequeño negocio para que este bonito y
atender sus clientes de la mejor manera. Para ello compro, según factura el
2/02/2011, B/25.00 en materiales de limpieza y aseo. Compro una caja registradora
de segunda a Julián Batista en B/200.00 y la cancelo el 2/02/2011. Los mobiliarios de
venta que le hizo su compadre Sergio que le cobro baratoB/500.00, también los
cancelo el (2/02/20011).
28
*Hoy (3/02/20011) llega también su sobrino, Pedro que le va ayudar como vendedor,
al cual le pagara B/5.00 diarios (pago semanal de trabajo).
*Oye Pedro, aquí está tu pago (5/2/2011) de 15.00 de esta primera semana (3 al
5/02/2001) esta primera semana de ventas el balance me dice que solo llegamos a
B/300.00, que te parece, - para empezar, no está mal tío Juan-. Bueno pero también
tuve que pagar el alquiler del local a don Checho que me cayó de inmediato
pidiéndome los B/80.00 del mes.
*Vio tío que la gente está llegando a comprar, aquí se necesitaba un negocio como
este, comenta Pedro. La verdad que sí, contesta Juan. Mira que este cierre (7/13 de
Febrero/20011), de esta semana las ventas fue de B/700.00. Ahora esta semana
compre al contado a la distribuidora B/100.00 de mercancía. Bueno aquí tienes tu
semanal completo (13/02/2001) de B/30.00.
*Juan llego contento y le dice a Mary su esposa, -Mira la cosa esta caminado bien por
eso quiero llevar el registro para no estar perdido. Mary le contesta, - que bien, no
sólo hay que trabajar, sino también ser ordenado. Mira aquí está el slip de depósito
(13/02/2011) de B/100.00 en la cuenta del negocio y recuerda que necesitamos
comprar algo de comida. Bueno Toma estos B/100.00 para comida (13/02/2011) y yo
me los cargo a mi salario, que no sé ni cuánto va hacer.
*Tío, en esta tercera semana (14 al 20 de febrero de 2011) la compra de materiales
se ha movido bien porque están construyendo unas casitas, y parece que le están
metiendo algo de billete y con eso del transporte caro nos están comprando a
nosotros. *Qué bien Pedro, pero sabes nada de crédito, tengo que recuperar para
atender mis compromisos después veremos. La verdad que estoy muy contento
espero mantener este ritmo porque las ventas subieron a B/800.00, esto de los
materiales, yo sabía que era bueno, porque la mercancía nos da mucho. Tío ya me
voy y recuerde que tome una de las carretillas de B/60.00 para cargar materiales
(14/02/2011). *Mejor que me lo dijiste, ya lo anoto. Y toma tu pago (cheque No 0001)
de B/30.00 (15/02/2011) y hasta el lunes. La situación mejoro, y para la cuarta
semana (21 al 28 de febrero de 2011), aunque menos, con una venta de B/850,00,
pero Juan tuvo que comprar mercancía (B/500.00), y algo de materiales (B/1000.00),
para lo cual solo tuvo que abonar B/700.00 y el resto pagadero a 30 días, con la
distribuidora, La UNICA. SA. También tuvo que cancelar una factura de B/90.00 de
transporte, al señor Victorio, por el traslado de mercancía, con el cheque No 2
(28/02/2011). Le paga con el Cheque No 003 los B/35.00 el día 28/2/2011. En esta
29
semana realizo un depósito de B/300.00 a su cuenta de Banco (28/02/20011).
También, le abono al primo B/500.00 de préstamos (28/02/2011). Al 28/02/2011, Juan
realiza el inventario y lo estima a costo en B/. B/4,685.00 Por favor prepare un
balance de ingresos y gastos primer mes de operación de la tiendita del Señor Juan,
para ver cómo le ha ido. Si está haciendo las cosas bien o no.
VII. BALANCE DE COMPROBACIÓN
7.1 Definición
Es un instrumento financiero que se utiliza para visualizar la lista del total de los
débitos y de los créditos de las cuentas, junto al saldo de cada una de ellas (ya sea
deudor o acreedor). De esta forma, permite establecer un resumen básico de un
estado financiero.
7.2 Propósito
Representar la prueba de los registros en la hoja columnar. Así se obtiene un registro
correcto, además, representa que se han efectuado bien los registros contables
reflejando un balance entre el débito y el crédito.
7.3 Pasos en la elaboración del balance de comprobación
De acuerdo al resultado del ejercicio realizado en la Hoja de Trabajo - REGISTRO
BÁSICO EN HOJAS COLUMNARES – LA ESPERANZA se elaborará el Balance de
Comprobación.
Lo primero que se debe hacer es;
Colocar en la parte superior el nombre de la Asociación, el nombre del
documento (Balance de Comprobación) y la fecha.
Revisar o chequear los saldos de cada cuenta que aparece al final de la hoja
de trabajo u hoja columnar.
Sacar un listado con todas las cuentas de la hoja de trabajo y sus saldos.
Totalizar los saldos débito y crédito
Comprobar la igualdad de las sumas
30
Esto no garantiza que las cifras sean exactas ni que las cuentas manejadas sean las
correctas por eso es importante que se analice la transacción antes de registrar en las
cuentas. Pueden haberse cometido errores en los registros, como por ejemplo;
Registrar un monto en una cuenta equivocada, una cantidad incorrecta, duplicar un
registro, etc.
Si el Balance de comprobación no cuadra es evidente que se cometieron errores.
7.4 Ejemplo del Balance de Prueba
La Esperanza Balance de Prueba del 1 al 28 de febrero 2011
Nombre de la cuenta Débito (DR) Crédito (CR)
Caja 50.00
Banco 245.00
Equipo de Tienda 260.00
Mobiliario de Tienda 500.00
Cuenta por Pagar 800.00
Préstamo por Pagar 4,500.00
Capital de Juan 50.00
Compras 6,540.00
Gastos 405.00
Ventas 2,650.00
Totales 8,000.00 8,000.00
VIII. BALANCE GENERAL
El balance general, es una especie de fotografía que retrata la situación contable de la
asociación en una cierta fecha.
8.1 Propósito
Presentar un resumen de todo lo que tiene la Asociación, lo que debe, lo que le deben
y de lo que realmente le pertenece a su propietario, a una fecha determinada.
8.2 Pasos en la elaboración del balance general
Colocar en la parte superior el nombre de la Asociación, el nombre del
documento (Balance de Comprobación) y la fecha.
31
Clasificar las cuentas según activos, pasivo y capital.
Colocar las cuentas de Activos con su saldo de acuerdo a los totales de la hoja
columnar sin olvidar anotar el inventario Inicial.
Sumar todos los activos.
Colocar las cuentas de Pasivos con su saldo de acuerdo a los totales de la hoja
columnar
Sumar todos los Pasivos.
Colocar las cuentas de Capital con su saldo de acuerdo a los totales de la hoja
columnar y la ganancia del periodo según hoja de trabajo.
Sumar los totales de las cuentas de Pasivo con los totales de las cuentas de
Capital. El resultado de la suma debe ser igual que el total del activo.
8.2 Ejemplo del Balance General
A continuación presentaremos el Balance de la tienda La Esperanza LA ESPERANZA BALANCE GENERAL del 1 al 28 de febrero 2011 ACTIVO
CAJA 50.00 BANCO 245.00 INVENTARIO 4,685.00 EQUIPO DE TIENDA 260.00 MOBILIARIO DE TIENDA 500.00
TOTAL DE ACTIVO 5,740.00
PASIVO CUENTA POR PAGAR 800.00
PRÉSTAMO POR PAGAR 4,500.00
TOTAL DE PASIVO 5,300.00
CAPITAL APORTE DE JUAN 50.00
GANANCIA DEL PERIODO 390.00
TOTAL DE CAPITAL 440.00
TOTAL DE PASIVO Y CAPITAL 5,740.00
32
Al elaborar el balance general la Asociación obtiene información valiosa sobre su
negocio, como el estado de sus deudas (Pasivos), lo que debe cobrar o la
disponibilidad de dinero en el momento o en un futuro próximo.
Una simple observación muestra que el total de activo es igual a la suma de Pasivo
con el Capital.
Las partes que conforman el balance general son: Activos = Pasivos +
Patrimonio.
ACTIVOS
Es todo lo de valor que tiene la Asociación como por ejemplo; dinero en caja y en
bancos, cuentas por cobrar a los clientes o socios, materias primas en existencia,
máquinas y equipos, vehículos, muebles y enseres, construcciones y terrenos.
Los activos de una Asociación se pueden clasificar en: Activos corrientes (es fácil
convertirlo en dinero), Activos fijos (bienes muebles e inmuebles y le sirven para
desarrollar sus actividades) otros Activos.
PASIVOS
Es todo lo que la Asociación debe y se clasifican en: Pasivos corrientes (lo que la
Asociación debe pagar en un período menor a un año). Pasivo a largo plazo (se
debe pagar en un período mayor a un año), Otros pasivos (son pasivos que no se
pueden clasificar en las categorías de pasivos corrientes y pasivos a largo plazo,
ejemplo, arrendamiento recibido por anticipado).
Patrimonio
Es el valor de lo que le pertenece a la Asociación en la fecha de realización del
balance. Este se clasifica en:
Capital
Es el aporte inicial hecho por el asociado para poner en funcionamiento su
Asociación.
Utilidades del Período Anterior
Es el valor de las utilidades (ganancia) obtenidas por la Asociación en el período.
Este valor debe coincidir con el de las utilidades que aparecen en el último estado de
Resultado.
33
IX. ESTADO DE RESULTADO
9.1 Definición
Herramienta que generalmente las empresas utilizan para saber cuáles son sus
ingresos, sus gastos y finalmente determinar el nivel de beneficio o pérdida de todas
las acciones realizadas en un determinado período de tiempo, generalmente mensual.
9.2 Propósito
Mostrar los ingresos y gastos que ha obtenido en la Asociación a lo largo de su
ejercicio económico.
Para hacer un estado de resultado se deben comprender previamente los siguientes
conceptos.
Ingresos.- Todo el dinero que la Asociación gana por cualquier actividad
realizada.
Costo de Venta: Es la suma del inventario inicial más las compras del
periodo menos el inventario final.
Excedente Bruto: Es el resultado del ingreso menos el costo de venta.
Egresos.- Es todo el dinero que la Asociación gastas por cualquier tipo de
actividad.
Gastos - Son todos los gastos necesarios para realizar la actividad.
Ganancia Neta: Es el resultado de la resta del excedente bruto menos los gastos.
9.3 Pasos en la elaboración del estado de resultado
Colocar en la parte superior el nombre de la Asociación, el nombre del
documento (Estado de Resultado) y la fecha.
34
Clasificar las cuentas según los ingresos.
Calcular el costo de venta.
Restar el total del ingreso menos el resultado del costo de venta.
Al resultado obtenido se le restan los gastos y se obtiene la Ganancia o
Pérdida del período.
9.3.1 Ejemplo del Estado de Resultado:
LA ESPERANZA ESTADO DE RESULTADO del 1 al 28 de febrero 2011
INGRESO Venta 2,650.00
Costo de Venta Inventario Inicial 0.00
Más: Compra 6,540.00 Menos: Inventario Final -4,685.00
Total de Costo de Venta 1,855.00
Excedente Bruto 795.00 Menos. Gastos 405.00
Total de ganancia neta 390.00
X. CATÁLOGO DE CUENTAS
10.1 Definición
Como su nombre lo indica, el catálogo es una lista de todas las cuentas que pueden
necesitarse de acuerdo a las actividades a que se dedique la Asociación.
Es uno de los aspectos más importantes para contar con la información contable y
llevar un mejor control de las actividades de la Asociación es necesario un
Codificador de Cuentas o Catálogo de Cuentas.
Este Plan de Cuenta es único y se elabora de acuerdo a la necesidad de información
que requieren las Asociaciones o las personas que utilizan los informes contables.
10.2 Propósito
Ofrecer un listado que contiene todas las cuentas que son necesarias para registrar
los hechos que sean objeto de contabilizar, ordenando las cuentas que integran el
sistema contable y sirve:
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Como estructura básica en la Asociación y en el diseño del sistema
contable.
Como medio para obtener información
Para utilizar la misma cuenta frente a hechos similares
Para facilitar la confección de los estados contables.
Codificar un plan de cuentas es asignarle un símbolo (número o letra o una
combinación de ambos) a las cuentas. Esto se realiza para facilitar el
reconocimiento de las cuentas. Existen varios sistemas de códigos, en esta
oportunidad se hace referencia al numérico decimal, el cual permite intercalar
cuentas a medida que se amplían las necesidades de Asociación.
10.3 Pasos para la elaboración del catálogo de cuenta
Colocar en la parte superior el nombre de la Asociación, el nombre del
documento (Catálogo de Cuenta).
Colocar una columna para anotar el número de la página del libro donde se
encuentra registrada la cuenta (Mayor genera) - Pág. #.
Colocar una columna para anotar el Código, es dar un número índice a cada
grupo del balance, tanto del Balance General como del estado de Resultado
o Estado de Pérdidas y Ganancias, de la siguiente forma:
Balance:
1.1. Activo
2.2. Pasivo
3. 3. Capital
Estado de Pérdidas y Ganancias:
4. 4. Ingresos
5.5. Costos de Ventas
6. 6. Costo de Producción
7. 7. Gastos
8.8. Otros Ingresos
9.9. Otros Egresos
Estas cifras indican, cada una de ellas, un grupo general distinto y
permanecerán invariables, de manera que todas las cuentas de activo
comenzarán con el número 1, las del pasivo con el 2, y así sucesivamente.
36
Por último se coloca una columna para anotar el nombre de la cuenta.
10.4 Ejemplo del Catálogo de Cuenta
CATÁLOGO DE CUENTAS
Pág. #
Código Nombre de la Cuenta
1 Activo Corriente
1111 Caja General
1112-1 Caja Menuda
113 Fondo de Cambio
1115 Cuentas Bancarias
1115-1 Banco
115-2 Banco.
1112 Cuenta y Préstamo por Cobrar
1112-1 Cuenta por Cobrar Asociado
112-2 Cuenta por Cobrar no Asociado
113 Préstamo por Cobrar
113-1 Previsión para Cuentas y Préstamos Incobrables
114-1 Inventario
12 Activo Fijo
121 Propiedad planta y equipo
12.1.1 Depreciación Acumulada Propiedad Planta y Equipo
131 Otros Activos
131.1 Gastos pagados por Adelantados
2 Pasivo
2.1 Pasivos circulantes o a corto plazo
2.1.1 Cuenta por Pagar Proveedores
2.1.2 Prestaciones por Pagar
2.2. Pasivo fijo o a largo plazo
2. 2 Préstamo por Pagar
2.3 Otros Pasivos
3 Patrimonio
31 Certificado de Aportación
32-2 Fondo de Previsión social
32-3 Fondo de Educación
33 Reserva
33-1 Reserva
34 Donaciones y Re-Avalúa
34-1 Donación
37
XI. INVENTARIO DE ACTIVO FIJO
11.1 Definición
Verificación periódica de las existencias de materiales, equipo, muebles e inmuebles
con que cuenta una dependencia o entidad, a efecto de comprobar el grado de
eficacia en los sistemas de control administrativo, el manejo de los materiales, el
método de almacenaje y el aprovechamiento de espacio en el almacén.
11.2 Propósito
Mantener control contable sobre todos lo que adquiere la Asociación.
El inventario constituye uno de los elementos más importantes del Activo, por lo tanto,
se debe llevar un control permanente de todos los inventarios en la Asociación y así
se llevarán registros de todos los datos concernientes a lo que se compra ejemplo:
35-1 Excedente o Perdida del Periodo
35-2 Excedente Acumulado
36 Ajustes a Períodos Anteriores
4 Ingresos
41 Ventas de Madera
41-1 Ventas de Mercancía
41-2 Ventas de Productos Agrícolas
42 Descuento y Devoluciones en ventas
5 Costo de Ventas
51 Compras
6 Costos de Producción
61 Costos Directos
61-1 Mano de Obra
62 Costos Indirectos
7 Gastos
71-1 Gastos de Operaciones
71-2 Gastos Administrativos
8 Otros Ingresos
81 Interés Recibido
82 Cuota de Inscripción
9 Otros Egresos
91 Pérdida en Venta de Activo Fijo
92 Otros Egresos
38
mercancía, su almacenamiento y su venta, así como también los equipos, mobiliario,
propiedades que adquiera la Asociación.
11.3 Inventario de activo fijo
Los activos fijos son los bienes que la Asociación adquiere y utiliza de manera
continua en el curso normal de sus operaciones, ejemplo, equipos, mobiliario,
terrenos, etc.
11.3.1 Paso para el control del activo fijo
Se abre un archivo de activo fijo (cartapacio), se colocan todos los
comprobantes de compras originales, estos deben tener el # del cheque con
que se compró, lo que permite verificar la compra; al comprobante de cheque
se le coloca la copia.
Como medida de control al momento de comprar el activo se le coloca un
número de identificación a cada activo fijo comprado.
Se confecciona una tarjeta de control de activo fijo para cada uno de los activos
comprados. Ejemplo de formato.
Se recomienda realizar un inventario de Equipo por lo menos 4 veces al año,
como medida de control.
11.3.2 Tarjeta de activo fijo
11.3.2.1 Propósito
La tarjeta de inventario permite controlar los activos fijos (equipos, mobiliarios,
edificios, etc.) comprados, además, ayuda a conocer el lugar donde se encuentra el
activo, el precio de compra y el valor actual.
11.3.3 Pasos para la elaboración de la Tarjetas de activos Fijos
Colocar en la parte superior el nombre de la Asociación, el nombre del
documento (Auxiliar de Activo Fijo).
Equipo: se coloca el número del equipo – código-. 09
Cantidad: 5
Ubicación: Oficina de la Asociación
Nombre del activo: Sillas Plegables color verde
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Marca: ROTAZ
Modelo: M-2
Seri: 001
Clasificación: Mobiliario de Oficina
Fecha: Se coloca la fecha de compra de acuerdo al documento de compra
(factura, etc.).
Valor de adquisición: el precio de compra el que aparece en el documento de
compra.
Aumento: Después de comprado el activo se decide ampliar, mejorar el activo,
el total de lo pagado se anota en esta columna.
Disminución: Si por algún motivo el activo comprado pierde valor de acuerdo al
comprobante este se anota.
Depreciación mensual: disminución del valor del activo fijo, producido en el
mes.
Depreciación anual: disminución del valor del activo fijo, producido en el año.
Valor según libro: resultado de la operación de sumar el valor de adquisición
más el aumento si lo hay y restarle la disminución, menos la depreciación de
acuerdo al día.
11.3.4 Ejemplo de formato – Tarjeta de activo fijo
NOMBRE DE LA ASOCIACIÓN
AUXILIAR DE ACTIVO FIJO
Equipo .________________________
Cantidad-_______________________
Ubicación:___________________________________ Nombre del activo:_____________________________________
Marca:____________ Modelo:______________ Serie:_____________ Clasificación:___________
Fecha Valor de Adquisición Aumento Disminución
Deprec. Mensual Deprec. Anual
Valor según Libro
2/1/11 30.00
40
11.3.5 Formato de toma de inventario
11.3.5.1 Propósito
La toma de inventario de equipo, periódicamente tiene el propósito de garantizar que
los equipos comprados se le están dando un buen uso y se encuentran en la
Asociación.
11.3.5.2 Paso para el control del activo fijo
Colocar en la parte superior el nombre de la Asociación, el nombre del
documento (Inventario de Activo Fijo) y Fecha en que se realiza el inventario.
Cantidad: Cantidad de los activos comprados.
Número(#)de Código: número de identificación a cada activo fijo comprado
Nombre del activo: se describe el nombre del activo que se compró.
Ubicación: el lugar donde se encuentra
P/U: precio unitario que se pagó por cada unidad.
Valor B/: Es el total pagado por la mercancía comprada.
Responsable del inventario: Colocar el nombre de la persona que realiza el
inventario físico de los activos.
Verificado por: Colocar el nombre la persona que certifica la toma del
inventario. Para esto se debe realizar un muestreo al azar.
11.3.6 Ejemplo de formato de toma de Inventario de Activo Fijo
Nombre de la Asociación
INVENTARIO DE ACTIVO FIJO
Fecha en que se realiza el inventario
CANTIDAD # CÓDIGO NOMBRE DEL ACTIVO FIJO UBICACIÓN P/U VALOR B/.
5 9 Sillas Plegables color verde Oficina de la Asociación 12.00 300.00
_________________________ ________________________________
Responsable del inventario Verificado por:
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XII. INVENTARIO DE MERCANCÍA
12.1 Definición
El inventario de mercancía es el conjunto de mercancías o artículos que tiene la
Asociación para la venta y que al final del mes se cuenta para conocer con que
cuenta la Asociación.
12.2 Propósito
Realizar el inventario físico de mercancía al finalizar el periodo contable, garantiza
que la Asociación tendrá claro cuál fue la cantidad de mercancía vendida a precio de
costo y con cuanto cuenta para el nuevo período.
Al relacionar este inventario con el inicial, con las compras y ventas netas del período
se obtendrán las Ganancias o Pérdidas Brutas en Ventas de ese período.
12.3 Paso para la toma del inventario de mercancía
Realizar reunión con el personal que trabajará en la toma del inventario para
explicar la importancia y la forma de llenar el formulario.
Se recomienda que las personas encargadas de las ventas no participen en la
toma del inventario, estas están presente para verificar que se realice
correctamente pues el resultado del mismo indica su labor.
La persona que realiza el costeo (multiplica la cantidad por el precio de costo),
no debe ser la misma que está encargada de las compras y las ventas.
Pasó para la confección del formulario;
Colocar en la parte superior el nombre de la Asociación, el nombre del
documento (Inventario de Mercancía)y Fecha en que se realiza el inventario de
mercancía.
Cantidad: se cuenta la mercancía y se coloca el resultado.
Nombre de la mercancía: se coloca el nombre de la mercancía.
Descripción: se coloca el peso, volumen etc.
P/Venta: Se coloca el precio de venta que tiene la mercancía.
Total de Ventas: Se coloca el resultado de la multiplicación de la cantidad por el
precio de venta. *Esta operación se puede realizar después del inventario.
P/Costo: Se coloca el precio de costo o sea el precio de compra de acuerdo a
la factura. Esto se realiza después de levantar el Inventario.
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Total del Costo: Se multiplica la cantidad por el precio de costo.
Se suman todas las columnas.
12.4 Eejemplo de formato para la toma de Inventario de mercancía
Nombre de la Asociación
INVENTARIO DE MERCANCÍA
FECHA ______________________________________________
CANTIDAD NOMBRE DE LA MERCANCÍA DESCRIPCIÓN
P/ DE VENTA
TOTAL DE VENTAS
P/ COSTO
TOTAL DE COSTO
_________________________
________________________________ Responsable del inventario
Verificado por:
XII. PRESUPUESTO Y CONTROL DE PRESUPUESTO
13.1 Definición
Es la cantidad de dinero que la Asociación estima ya sea en proyectos o actividades
de la Asociación, y que será necesaria para hacer frente a ciertos gastos en un
periodo determinado.
Uno de los objetivos primordiales del presupuesto es la determinación de los y gastos
ya efectuados en otros ingresos que se pretenden obtener, así como los gastos que
se van a producir. Esta información debe elaborarse en la forma más detallada
posible y tomando en cuenta los ingresos por períodos.
13.2 Importancia del presupuestoLas partidas del presupuesto sirven como guías
durante la ejecución de programas de personal en un determinado período de tiempo,
y sirven como norma de comparación una vez que se hayan completado los planes y
programas.
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13.3 Funciones del presupuesto
Planeación: conocer el camino a seguir, interrelacionar actividades, establecer
objetivos y dar una adecuada organización.
Organización: estructurar técnicamente las funciones y actividades de los
recursos humanos y materiales buscando eficiencia y productividad.
Coordinación: buscar equilibrio entre las diferentes actividades de la
Asociación.
Dirección: guiar las acciones de todo el personal que tiene que ver con el
proyecto ejecutado según los planes estipulados en el presupuesto.
Control: medir si los propósitos, planes y programas se cumplen y busca
correctivos en las variaciones.
13.4 Control de presupuesto
Es un proceso que permite evaluar la actuación y el rendimiento o resultado obtenido
en cada gasto; para ello se establecen las comparaciones entre lo presupuestado y lo
realizado.
13.5 Ejemplo Control del Presupuesto.
NOMBRE DEL A ASOCIACIÓN
CONTROL DE PRESUPUESTO
FECHA QUE CORRESPONDE
ACTIVIDAD PRESUPUESTO
MES JUNIO REALIZADO EN EL MES JUNIO
TOTAL ACUMULADO PRESUPUESTADO ENERO
JUNIO TOTAL ACUMULADO
VENTA
VENTAS 300.00 275.00 1,500.00 1,425.00
COMPRAS 200.00 225.00 1,000.00 1,420.00
GASTOS 120.00 130.00 720.00 650.00
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XIV. CONCEPTOS GENERALES
La Contabilidad: son los registros ordenados que se clasifican, se resumen en
términos monetario las actividades financieras de la Asociación, para registrar y
controlar los valores patrimoniales de los socios. Sirve para:
Proporcionar una imagen numérica de lo que sucede en la vida y en la actividad
organizada.
Registrar y controlar las transacciones de la Asociación con exactitud y rapidez.
Fuente variada, actualizada y confiable de información para la toma de
decisiones.
Proteger los activos de la Asociación mediante mecanismos que evidencien en
forma automática y oportuna la malversación de fondos o sustracción de
activos.
Explicar y justificar la gestión de los recursos.
Preparar estados financieros.
Existe una estrecha relación entre:
La operación de la Asociación
La contabilidad
La toma de decisiones
14.1 LA CONTABILIDAD COMO SISTEMA
Corriente de Entrada. Toda anotación o registro contable debe tener documento de
respaldo el cual permite la entrada de los registros contables, en donde se recopilan
los datos de acuerdo a los comprobantes de respaldos.
PROCESO CONTABLE. Se analiza y se clasifica el registro de acuerdo al origen del
mismo.
Corriente de Salida. Por último se resume la información registrada y se elabora los
diferentes informes; Balance General, Estado de Resultado, Estado de Cambio en la
Posición Financiera.
USUARIO SECTOR. Los informes financieros les son útiles a los usuarios del sector.
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CARACTERÍSTICAS DE LA INFORMACIÓN CONTABLE
14.2 ESTRUCTURA DEL SISTEMA CONTABLE
Un sistema de información contable bien diseñado, sigue un modelo básico,
ofreciendo así control, compatibilidad, flexibilidad y una relación aceptable de costo
beneficio. En el sistema contable de cualquier, Asociación independientemente del
sistema contable que utilicé, se deben ejecutar tres pasos básicos utilizando
información relacionada con las actividades financieras; los datos se deben registrar,
clasificar y resumir, sin embargo, el proceso contable involucra la comunicación a
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quienes estén interesados y la interpretación de la información contable para ayudar
en la toma de decisiones comerciales.
14.2.1 Registro de la Actividad Financiera
En un sistema contable, se debe llevar un registro sistemático de la actividad
comercial diaria en términos económicos. En una Asociación o empresa, se llevan
a cabo todo tipo: registrar en los libros de contabilidad. Una transacción, se refiere a
una acción terminada más que a una posible acción a futuro. Ciertamente, no todos
los eventos comerciales se pueden medir y describir objetivamente en términos
monetarios.
14.2.2 Clasificación de la Información
Un registro completo de todas las actividades, comerciales implica comúnmente un
gran volumen de datos, demasiado grande y diverso para que pueda ser útil para las
personas encargadas de tomar decisiones. Por tanto, la información se debe clasificar
en grupos o categorías. Se deben agrupar, aquellas transacciones a través de las
cuales se recibe o se paga dinero.
14.2.3 Resumen de la Información
Para que la información contable, sea utilizada por quienes toman decisiones, esta
debe ser resumida. Por ejemplo, una relación completa de las transacciones de venta
de la Asociación de productos agrícolas, sería demasiado larga para que cualquier,
persona se dedicara a leerla. Los empleados o asociados responsables de comprar
mercancías necesitan la información de las ventas resumidas por producto.
14.3 LIBROS QUE SE REQUIEREN
En una Asociación deben utilizarse los Libros Contables exigidos por la Ley:
14.3.1 El libro de Diario
El libro de Diario tiene por objeto registrar y reflejar cronológicamente los hechos
contables. Es decir, según las fechas en que se producen las diferentes operaciones
de la Asociación. Los valores de las cuentas que tuvieron movimiento durante el
período, se trasladan de este libro al libro mayor.
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14.3.2 Libro Mayor General
El libro Mayor tiene como función básica, recopilar sistemáticamente las operaciones
inscritas en el libro de diario. Es decir, que sirve para llevar control de cada cuenta
contable del balance, a efecto de terminar, en cualquier fecha, los saldos de cada una
de éstas.
El libro de Inventarios
En este libro se registra los Estados Financieros del período, con todos sus anexos;
Balance General, Estado de Resultado. La utilización de este libro es opcional ya que
no está regulado por Ley.
“CLASIFICACIÓN” DE LAS CUENTAS”
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