Dirección de Contabilidad del Estado

Ministerio de Finanzas Públicas

Dirección de Contabilidad del Estado

Guatemala, 2016

Guía del Módulo de Gestión de Expedientes de Gasto PpR y SNIP

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Guía del Módulo de Gestión de Expedientes de Gasto PpR y SNIP

INTRODUCCIÓN

Esta guía está orientada a enseñar el uso y los conceptos fundamentales para realizar registros en el módulo de Gestión de Expedientes de Gasto en el Sistema Informático de Gestión -SIGES‐.

SIGES es una herramienta de apoyo a la EJECUCIÓN DEL GASTO que abarca procesos administrativos y de seguimiento para el abastecimiento de bienes y servicios, ligado a GUATECOMPRAS, al Sistema de Contabilidad Integrada ‐SICOIN‐ y al Sistema de Inversión Pública -SNIP-.

Base Legal: Acuerdo Ministerial No. 40‐2005, de fecha 30 de diciembre de 2005, del Ministerio de Finanzas Públicas y las modificaciones contenidas en el Acuerdo 385-2013.

Con esta guía aprenderá el proceso de registro de Compromiso y Devengado simultáneo -CYD-, Compromiso -COM- y Devengado -DEV-, Compromiso -COM- y Regularización Devengado y Pagado -RDP-.

1. Ingresar al Sistema Informático de Gestión –SIGES‐ https://siges.minfin.gob.gt

con el usuario y contraseña de acceso designado.

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Escenarios de Registros:

Los escenarios de registros para el módulo de gestión de expediente de gasto se

clasificaron de la manera siguiente:

• Únicamente podrán utilizar el módulo de gestión de expedientes de gasto PPR

y SNIP, aquellas entidades que ejecutarán bajo la metodología del presupuesto

por resultados.

• La gestión debe ser elaborada en una unidad compradora y no en un centro de

costo.

• El CYD es la gestión de gasto que considera como un solo proceso lo referente a

la adjudicación y liquidación. Se utilizará para el pago de los servicios básicos,

sub grupo 11, renglones del grupo 0 que no están en Guatenóminas, algunas

transferencias grupo 400 y 500.

• El COM-DEV se utiliza cuando la gestión va a generar pago por tesorería, para

los renglones de los subgrupos 13, 15, 19, renglones de los grupos 400, 500,

600, 800 y 900. Puede ser utilizado además para todos los grupos de gasto

cuando se gestiona un gasto de un SNIP. Los renglones que son la excepción

son 158,196, 197 y 199.

• El COM-RDP se utiliza cuando la gestión no va a generar pago por tesorería,

sino que va a regularizar el gasto para todos los grupos de gasto siendo estos

de PpR como de SNIP. Vinculación con la constancia de disponibilidad presupuestaria:

• De acuerdo a la normativa vigente Decreto 101-97, artículo 26. LIMITE DE LOS

EGRESOS Y SU DESTINO. Los créditos contenidos en el presupuesto general de

ingresos y egresos del Estado, aprobados por el Congreso de la República,

constituyen el límite máximo de las asignaciones presupuestarias. No se podrán

adquirir compromisos ni devengar gastos para los cuales no existan saldos

disponibles de créditos presupuestarios, ni disponer de estos créditos para una

finalidad distinta a la prevista. (Consultar la Ley de Ingresos y Egresos vigente

para cada ejercicio fiscal).

Debe ingresar al módulo de gestión de expedientes de gasto PpR y SNIP

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Proceso de Compromiso – Devengado Simultáneo, CYD Procedimiento Debe colocar el mouse sobre la palabra procesos, para desplegar el menú y seleccionar la gestión correspondiente. Gestión CyD:

1. Ingresar a Gestión de Gasto Seleccionar e ingresar a la gestión que debe realizar posicionando el mouse sobre ella.

2. Crear la Gestión

Seleccionar Gestión de Gasto e ingresar al ícono de Crear para el llenado de la información correspondiente.

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3. Datos que debe ingresar en la Gestión:

a) NIT del proveedor. b) Seleccionar el Método de Gasto. d) Para el campo de CDP, ver Artículo 26, del Decreto No. 101-97. e) Seleccionar un archivo que desee adjuntar relacionada a la gestión. f) Ingresar una descripción. g) En el tipo de documento de respaldo, seleccionar el tipo y clase.

1111111111111111111111111111111111111111 h) Seleccionar el centro de costo. i) Seleccionar el renglón. j) Agregar una descripción relacionada al renglón. k) Seleccionar la unidad de medida. l) Presionar el botón de Agregar subproducto.

m) Seleccionar subproducto. n) Agregar cantidad y precio. o) Presionar agregar subproducto.

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p) Debe ingresar a carpeta de facturas. q) Presionar el +agregar factura. . r) Ingresar serie y número de factura. s) Ingresar fecha y monto de factura. t) Presionar el botón de actualizar de color verde.

u) Seleccionar carpeta de deducciones si corresponde. v) Presionar +Agregar Deducción. w) Seleccionar deducción. x) Ingresar monto de deducción. y) Presionar el cheque de color verde, actualizar. z) Presionar Crear la gestión CYD.

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Al posicionar sobre la palabra regresar, el sistema muestra la pantalla, donde se observa que ya se ha creado la gestión de CYD, la que aparece en estado de registrado y también muestra las acciones a seguir.

4. Autorizar la Gestión de CYD:

A continuación se debe autorizar la gestión de CYD, para ello debe seleccionar Gestión de Gasto y presionar Autorizar, al abrir la pantalla se confirma la autorización en la parte inferior derecha de la pantalla, luego presionar regresar en el mensaje de operación realizada con éxito y regresa a la pantalla principal.

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5. Asignar Fuentes:

Luego de autorizar la gestión de CYD, la acción que continúa es Asignar Fuentes: Para ello debe presionar la carpeta de Compromiso y Devengado; y seleccionar Asignar Fuentes.

En este proceso de agregar fuentes, vale hacer la observación si la estructura presupuestaria que está afectando tiene más de una fuente de financiamiento, en la parte de la asignación presupuestaria de la pantalla muestra una bandera de color diferente a verde, esto indica que está asociada a más fuentes. Para poder continuar debe ubicarse en el área de catálogo de fuentes presupuestarias en la misma pantalla y seleccionar la palabra asociar a la fuente correspondiente. Si la bandera se muestra en color verde, significa que la estructura presupuestaria está financiada. En el presente caso, solamente se confirma la asignación de fuentes.

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6. Generar CYD:

Luego de Asignar fuentes, se procede a generar el CYD, esta acción se realiza presionando la carpeta de Compromiso y Devengado, seleccionar Generar CYD.

El sistema muestra la pantalla, en donde se confirma la acción de generar CYD en el icono que se encuentra ubicado en la parte inferior derecha.

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Al presionar la palabra regresar el sistema muestra la pantalla donde se observa el CYD en estado de solicitado y la siguiente acción es aprobar CYD.

7. Aprobar CYD:

Para realizar este proceso, debe presionar la carpeta de Compromiso y Devengado, seleccionar Aprobar CYD.

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Y al ingresar en el ícono Aprobar CYD, muestra la siguiente pantalla, donde se debe confirmar la aprobación del CYD en el ícono que se encuentra ubicado en la parte inferior derecha.

Al posesionar el mouse sobre Aceptar el sistema muestra la pantalla, donde se observa la acción que continúa es iniciar proceso de pago que lo realiza la Tesorería Nacional.

8. Procedimiento para imprimir el CUR,

Seleccionar Imprimir Reporte de Ejecución

El sistema muestra la siguiente pantalla en la que debe presionar el botón de impresora, luego continuar, para ver su presentación en pdf.

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Proceso de Compromiso – Devengado, COM‐DEV

1. Procedimiento Posicionarse en Procesos, luego seleccionar COM-DEV Compromiso y Devengado

2. Crear el COM‐DEV Presionar la carpeta de Gestión de Gasto y seleccionar la opción Crear.

3. Datos a Ingresar Los datos del proveedor y detalles de la compra.

a) NIT del proveedor. b) Método de gasto. c) Para el campo de CDP, Consultar el ARTICULO 26 del Decreto 101-97. d) Seleccionar un archivo que desee adjuntar relacionado a la gestión. e) Debe ingresar una descripción.

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f. Seleccionar el Centro de Costo. g. Seleccionar el renglón. h. Ingresar una descripción. i. Seleccionar la unidad de medida. j. Seleccionar subproducto, al hacerlo abrirá una ventana para agregar la

cantidad y el precio.

k. Seleccionar un subproducto. l. Colocar la cantidad y precio de insumos. m. Presionar agregar subproductos.

El sistema muestra la pantalla, donde solamente debe crear la gestión presionando el icono de crear.

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Al posicionar sobre la palabra regresar el sistema muestra la pantalla, donde se observa que ya se ha creado el COM‐DEV en estado de registrado y también muestra las acciones a seguir.

4. Autorizar el COM‐DEV Abrir el menú de Gestión de Gasto e ingresar a la opción de autorizar.

Desplegará la pantalla para verificar información y se confirma la autorización en la parte inferior derecha.

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Generará el mensaje siguiente.

Al posicionar el mouse sobre la palabra regresar, muestra la siguiente pantalla, en la cual se puede observar el estado autorizado y las acciones a seguir.

5. Asignar Fuentes Abrir el menú de Compromiso e ingresar a la opción Agregar Fuentes.

El sistema muestra la pantalla. Si se cuenta con varias fuentes de financiamiento para la estructura presupuestaria que se está afectando, debe asociar la fuente, si no, solamente confirmar la asignación de fuentes como se indica a continuación.

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Generará el mensaje siguiente.

Presionar sobre la palabra regresar para continuar con el proceso.

6. Generar Compromiso Ingresar a la opción en el menú principal de Compromiso y seleccionar Generar Compromiso.

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Seguidamente presionar generar compromiso que se encuentra ubicado en la parte inferior derecha de la pantalla.

Generará el mensaje siguiente.

Al posicionar sobre la palabra regresar, muestra la pantalla, en la cual se puede observar el estado del Compromiso y las acciones a seguir.

7. Aprobar COM‐DEV. Ingresar a la carpeta de Compromiso y seleccionar la opción aprobar compromiso

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Al ingresar muestra la pantalla en la que se confirma la acción oprimiendo el botón en la parte inferior derecha.

Generará el mensaje siguiente.

Al posicionar sobre la palabra Aceptar, muestra la pantalla, en la cual se puede observar el estado del Compromiso y las acciones a seguir. También puede imprimir el CUR seleccionando Imprimir Reporte de ejecución.

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Para imprimir el CUR seleccionar impresora, luego presionar continuar y el sistema muestra el CUR.

Presionar la impresora que muestra el pdf.

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8. Crear la liquidación del COM‐DEV.

Si existieran más gestiones pendientes de liquidar, debe seleccionar la que corresponda y presionar la opción liquidaciones como se muestra a continuación.

Mostrará la pantalla, en la cual deberá seleccionar la opción de crear

Y muestra la siguiente pantalla que permite seleccionar: a) liquidación total o parcial b) En documento de respaldo, seleccionar el tipo y la clase

c) Seleccionar +agregar factura d) Ingresar la serie, número de factura, fecha, monto y presionar en el cheque

de color verde, crear

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Al completar la información, mostrará en la pantalla el detalle de la factura.

Si existen deducciones también debe ingresar al campo de deducciones y seleccionar la que corresponde.

Por último oprimir el botón de crear en la parte inferior derecha de la pantalla.

Generará el mensaje siguiente.

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Al posicionar sobre la palabra regresar, muestra la pantalla, en la cual se puede observar que su estado es registrado, además las acciones a seguir.

9. Autorizar la liquidación Posicionarse en la carpeta de liquidación e ingresar a la opción de autorizar

Muestra la pantalla, en la que únicamente hay que confirmar la autorización en parte inferior derecha.

Generará el mensaje de operación realizada con éxito.

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Al posicionar el mouse sobre la palabra regresar, muestra la siguiente pantalla, en la cual se puede observar el estado de la Liquidación y las acciones a seguir.

10. Distribuir montos, Abrir el menú Devengado e ingresar a Distribuir Montos

Y muestra la pantalla, donde se debe confirmar la distribución de montos en la parte inferior derecha de la misma.

Generará el mensaje siguiente.

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Presionar sobre la palabra Aceptar y luego también presionar salir y muestra la siguiente pantalla, en la cual se puede observar el estado del Devengado y las acciones a seguir.

11. Generar Devengado Abrir el menú Presupuesto e ingresar a Generar Devengado

Muestra la pantalla donde se debe confirmar Generar Devengado en la parte inferior derecha de la misma.

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Generará el mensaje siguiente.

Al posicionar el mouse sobre la palabra regresar, muestra la siguiente pantalla, en la cual se puede observar el estado del Devengado solicitado y las acciones a seguir.

12. Aprobar Devengado Abrir el menú Devengado e ingresa a la opción Aprobar Devengado.

Muestra la pantalla, donde solamente se debe confirmar aprobar devengado.

Generará el mensaje de operación realizada con éxito.

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Al posesionar sobre la palabra aceptar muestra la pantalla donde se puede observar que el Devengado se encuentra en estado de APROBADO y que la siguiente acción es el proceso de pago que se sigue haciendo en Sicoin.

13. Imprimir el Comprobante único de Registro -CUR- Debe presionar la flecha de regresar a gestión

Luego presionar imprimir reporte de ejecución

Seleccionar CUR DEV y presionar el ícono de impresora para que el sistema muestre el CUR para imprimirlo.

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14. Proceso de Compromiso – Regularización Devengado y Pagado, COM‐RDP

En este proceso se gestiona la regularización de todos los grupos de gasto que ejecuten por préstamos, donaciones, fideicomisos y/o convenios, entre otros.

1. Seleccionar la opción COM-RDP Elegir la opción COM‐RDP Compromiso – Regularización del Devengado y Pagado del menú.

2. Crear la Gestión de Gasto Abrir el menú de Gestión de Gasto e ingresar a la opción de crear

3. Datos a ingresar

a. NIT. b. Seleccionar el método de compra. d. Para el campo de CDP, consultar el Artículo 26 del Decreto 101-97. e. Descripción relacionada a la regularización. f. Si se trata de una inversión, seleccionar SNIP. g. Seleccionar Centro de Costos. h. Seleccionar Renglón.

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i. Descripción relacionada a la regularización. j. Seleccionar unidad de medida. k. Presionar Agregar subproducto.

l. Seleccionar el subproducto que corresponda. m. Cantidad y precio de insumos. n. Presionar agregar subproductos.

Después de completar la información que se solicita en la pantalla, oprimir el botón de crear que se encuentra ubicado en la parte inferior derecha de la misma.

Al presionar sobre la palabra regresar el sistema muestra la pantalla, donde se observa que ya se ha creado el COM‐RDP en estado de registrado y también muestra las acciones a seguir.

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4. Autorizar la Gestión de Gasto Abrir el menú Gestión de Gasto e ingresar a la opción autorizar

5. Confirmar autorización Mostrará la siguiente pantalla, donde se confirma la autorización en la parte inferior derecha de la misma.

Generará el mensaje siguiente.

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Al presionar sobre la palabra regresar el sistema muestra la pantalla, en la cual se observa el estado de la Gestión de Gasto en estado autorizado y las acciones a seguir.

6. Agregar Fuente Seleccionar Compromiso y presionar Agregar Fuente

7. Confirmar Agregar Fuente Se confirma en la parte inferior derecha de la pantalla

Al ingresar, el sistema muestra la pantalla donde se puede observar que aparece la estructura presupuestaria financiada porque el cheque en color verde indica que solamente tiene una sola fuente de financiamiento, en el caso que tuviera más de una fuente, aparecería en el campo de Catálogo de Fuentes Presupuestarias todas más la palabra Asociar en cada una de ellas, entonces se tendría que seleccionar la fuente que corresponda. En el presente caso, solamente se confirma la asignación de fuentes.

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8. Generar Compromiso Abrir el menú de Compromiso e ingresar a la opción Generar Compromiso

El sistema muestra la pantalla donde se debe completar la información siguiente:

a) Ingresar el tipo de documento de respaldo b) Clase c) Número que identifica el documento de respaldo d) confirmar generar el compromiso

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Al presionar la palabra regresar nos muestra la pantalla, en la cual se muestra el estado del compromiso en estado Solicitado y las acciones a seguir.

9. Aprobar Compromiso Presionar la carpeta de Compromiso e ingresar a la opción Aprobar el Compromiso

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El sistema muestra la siguiente pantalla para confirmar la aprobación del compromiso en la parte inferior derecha de la misma.

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Al presionar la palabra regresar muestra la pantalla, en la cual se muestra el estado del compromiso en estado Aprobado y las acciones a seguir.

10. Liquidación de Compromiso Se debe seleccionar la carpeta de liquidaciones

11. Crear Liquidación Abrir el menú de Liquidación e ingresar en Crear

12. Datos a ingresar: a. Seleccionar liquidación total o liquidación parcial. b. Tipo de documento de respaldo. c. Clase de documento de respaldo. d. Seleccionar tipo de pago. e. Seleccionar banco. f. Seleccionar cuenta.

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13. Seleccionar carpeta de facturas, oprimiendo el botón del signo (+)

g. Agregar factura. h. Ingresar serie de factura. i. Ingresar número de factura. j. Ingresar fecha. k. Ingresar monto. l. Presionar actualizar datos cheque color verde.

14. Si es necesario, seleccionar carpeta de deducciones, ingresar en agregar deducción oprimiendo el signo (+)

m. Elegir la deducción correspondiente n. Monto o. crear

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15. Crear la liquidación: Al tener completa la información en la pantalla oprimir el botón de crear que se encuentra ubicado en la parte inferior derecha de la misma

Al presionar la palabra regresar muestra la pantalla en donde se muestra el estado Registrado de la liquidación y las acciones a seguir

16. Autorizar la Liquidación Abrir el menú Liquidación e ingresar a la opción autorizar

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Muestra la siguiente pantalla donde se debe confirmar la autorización de la liquidación en la parte inferior derecha de la misma.

Al presionar la palabra regresar muestra la pantalla en donde se muestra el estado Autorizado de la liquidación y las acciones a seguir

17. Distribuir Montos en Regularización Abrir el menú de Regularización e ingresar en distribuir montos

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Muestra la siguiente pantalla donde hay que confirmar la distribución de montos en la parte inferior derecha.

18. Generar Regularización Debe abrir el menú de Regularización e ingresar en Generar Regularización

Muestra la pantalla en la cual se debe confirmar la acción de generar la regularización en la parte inferior derecha de la misma.

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Al presionar la palabra regresar, el sistema muestra la pantalla, donde se observa que la regularización se encuentra en estado solicitado.

19. Aprobar la Regularización Debe abrir el menú de Regularización e ingresar en Aprobar Regularización

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Muestra la siguiente pantalla donde se confirma la aprobación de la regularización en la parte inferior derecha de la misma.

Al presionar la palabra regresar, el sistema muestra la pantalla, donde se observa que la regularización se encuentra en estado APROBADO.

20. Imprimir el CUR Para imprimir el CUR, presionar la flecha de Regresar a Gestión,

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Luego presionar Imprimir Reporte de ejecución

Seleccionar el CUR RDP y presionar el icono de Imprimir Reporte de ejecución