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Gerencia de Pagos GUI80000301

Vigente a partir del 29/08/2016

GUIA DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA GUARDA Y CUSTODIA DE

VALORES Y DOCUMENTACIÓN INSTITUCIONAL

Gerencia de Pagos GUI80000301

Vigente a partir del 29/08/2016

Propiedad del Banco Nacional de Obras y Servicios Públicos, S.N.C. Dirección General Adjunta de Administración Gerencia de Pagos Av. Javier Barros Sierra No. 515, Piso 1 Col. Lomas de Santa Fe, Delegación Álvaro Obregón Ciudad de México, C.P. 01219 Tel. 52-70-12-00 La reproducción total o parcial de este documento podrá efectuarse mediante la autorización expresa de la Gerencia de Pagos, otorgándole el crédito correspondiente.

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Acuerdo(s)/FAC Día Mes Año

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Revisó: RAG 17 09 07

GUÍA DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS

PARA LA GUARDA Y CUSTODIA DE VALORES Y DOCUMENTACIÓN INSTITUCIONAL

Hoja de Autorización

Elaboró

Mónica Béjar López Peniche Experto Técnico

Rúbrica

José Fernando Sánchez Blanco Especialista Técnico

Rúbrica

Revisó y Aprobó

Ricardo Arnaud Gómez Gerente de Pagos


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Sección de Control de Cambios Revisión

Página (s) Modificada (s)

Descripción del Cambio Fecha de Emisión

01 todas Se cambió a la imagen institucional vigente y se actualizó con la nueva Estructura Orgánica por lo que no se genera FAC.

29-08-16


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Contenido

Sección I Visión General ___________________________________________ 4

I.1. Objetivo _____________________________________________________ 4

I.2. Alcance ______________________________________________________ 4

I.3. Responsabilidades _____________________________________________ 4

I.4. Marco Jurídico y Normativo _____________________________________ 5

I.5. Instancias de Autorización ______________________________________ 5

1.6. Definiciones y Términos ________________________________________ 5

Sección II Políticas ________________________________________________ 7

Sección III Procedimientos _________________________________________ 9

Sección IV Anexos _______________________________________________ 18


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Sección I Visión General

I.1. Objetivo Establecer el procedimiento administrativo que garantice el adecuado manejo de los documentos, por el personal de la Institución y de la Gerencia de Pagos, responsable de la Guarda y Custodia de Valores y Documentación Institucional.

I.2. Alcance Esta guía de políticas y procedimientos aplica desde la solicitud de guarda y custodia de valores y/o Documentación Institucional, para que se registren y conserven en la Bóveda de Seguridad; hasta los registros de salida de acuerdo a la normatividad aplicable.

I.3. Responsabilidades Responsable Responsabilidad

Gerente de Pagos Autorizar y Revisar esta Guía de Políticas y Procedimientos.

Proponer mejoras.

Coordinar la actualización del presente documento cuando se requiera o derivada de:

o Modificaciones al marco jurídico y normativo aplicable; o Observaciones y/o recomendaciones por parte de las instancias de

supervisión y fiscalización, así como de las autoridades competentes;

o Cambios en la estructura organizacional de Banobras; y, mejora del proceso de calidad regulatoria.

o Gestionar la publicación de este documento en la Normateca.

Enviar a guarda y custodia el documento. Rubricar todas las hojas.

Experto Técnico/Especialista

Técnico

Elaborar esta Guía de Políticas y Procedimientos. Proponer y coordinar las mejoras. Monitorear los manuales con los que se tiene interacción.

Gerencia de área usuaria Aplicar esta Guía de Políticas y Procedimientos. Proponer y ejecutar las mejoras.


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I.4. Marco Jurídico y Normativo A continuación se señalan los ordenamientos jurídicos en que se sustentan las políticas y procedimientos de la presente guía, en la inteligencia de que es una referencia efectuada de manera enunciativa más no limitativa:

Manual de Procedimientos para la Atención de Solicitudes de Guarda y Custodia en la Dirección de Consultoría Jurídica.

Manual de Organización de la Dirección General Adjunta de Administración.

Sistema de Control Interno

Guía para la Emisión de Documentos Normativos.

I.5. Instancias de Autorización El presente documento debe ser autorizado por el Gerente de Pagos de conformidad con la Guía para la Emisión de Documentos Normativos.

1.6. Definiciones y Términos Término Significado

Valores y Documentación Institucional

Para los efectos de la presente guía, se entenderá por Valores y Documentación Institucional aquellos instrumentos que incorporen algún derecho corporativo, patrimonial o de crédito a favor de la Institución, no considerándose la documentación de tipo contable que es custodiada por la Gerencia de Contabilidad.

Deberá entenderse por valores aquellos documentos de carácter privado, tales como cualquier título de crédito, incluyendo acciones de cualquier tipo y los valores emitidos por la Federación y los gobiernos locales; contratos o convenios relacionados con la operación crediticia de la Institución; pólizas de seguros y fianzas; así como facturas y pagarés.

Clasifican como Documentación Institucional, aquellos documentos pasados ante la fe de corredor o notario público, dentro de los que destacan las escrituras constitutivas de la Institución y sus filiales, así como sus modificaciones; las escrituras de los inmuebles propiedad de la Institución; primer testimonio de las escrituras de los préstamos con garantía hipotecaria que otorga la Institución a sus empleados y funcionarios, así como aquellas que contengan las ampliaciones a dichos préstamos.

Clasificación La clasificación constituye el proceso de formar categorías por tipo de valor o Documentación Institucional, con base a las claves que a continuación se mencionan, disponiéndose en la bóveda de seguridad de un registro para tales efectos:

Valores:

V1 .-Títulos de crédito

V2 .-Pólizas de seguros y fianzas

V3 .-Facturas de bienes propiedad de la Institución

V4 .-Facturas de bienes dados en garantía a la Institución


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Término Significado V5 .-Contratos o convenios relacionados con la operación crediticia de la Institución

V6 .-Otros

Documentación Institucional:

D1.-Escrituras constitutivas de la Institución y sus filiales

D2 .-Escrituras de inmuebles propiedad de la Institución

D3 .-Primeros testimonios de escrituras que contengan créditos otorgados por la institución

D4 .-Primeros testimonios de escrituras que contengan préstamos con garantía hipotecaria otorgados por la Institución a su personal

D5 .-Otros

Ordenamiento El ordenamiento es el proceso de situar los valores y la Documentación Institucional, en los compartimentos determinados en la bóveda de seguridad, permitiendo su fácil localización.

Guarda y Custodia

La Guarda y Custodia es el acto de conservar y cuidar los valores y la Documentación Institucional por los responsables de la bóveda de seguridad, durante el plazo que establezcan las disposiciones aplicables.

Plazo de Guarda y Custodia

Representa el período que el área usuaria determina en su solicitud, para que se conserven los valores y la documentación en la bóveda de seguridad. La vigencia de conservación de un valor y/o documento Institucional, como ya se estableció anteriormente, la fija el área usuaria con base a la normatividad que establezcan las disposiciones establecidas, y generalmente, el tipo de valor y/o documento de que se trate lo señala.


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Sección II Políticas

II.2. Políticas generales para la Guarda y Custodia de Valores y Documentación Institucional

II.2.1. De la operación

1. El área solicitante del servicio de guarda y custodia debe entregar la documentación en original o copia certificada, de acuerdo a la normatividad que le aplique.

2. Toda solicitud para Guarda y Custodia de Valores y/o Documentación Institucional, debe tramitarse ante la Gerencia de Pagos vía ventanilla del Módulo de Atención al Personal; mediante oficio y formato solicitud signado por el Gerente o nivel superior. Los Valores o Documentación Institucional (original o copia certificada), se anexarán a la solicitud relacionándolos, utilizando los campos consignados para su identificación (número, descripción del documento, nombre del documento, número de área, folio del área solicitante, crédito, número de expediente en su caso, registro ante la SHCP, fecha de SHCP, importe, fecha de suscripción o de apertura, tiempo de permanencia en Guarda y Custodia etc.) según sea el caso. De acuerdo al cotejo del(los) documento(s) o valor(es) original(es), con la información proporcionada en oficio y formato de solicitud; se procederá a proporcionar acuse al comisionado del área solicitante; para su inmediato registro, clasificación y ordenamiento dentro de la Bóveda de Guarda y Custodia de Valores.

3. El área usuaria podrá modificar el plazo de guarda y custodia en cualquier momento y retirar los Valores y/o Documentación Institucional, por vencimiento o en forma anticipada; mediante la presentación del formato de solicitud (anexo 1) vigente, y Oficio signado por el Gerente del área solicitante como nivel mínimo; señalando el folio consecutivo del área usuaria y la descripción de los Valores o Documentación Institucional a retirar.

4. En caso de que el área requiera nuevamente el servicio de guarda y custodia, deberá observar el procedimiento contenido en esta guía desde su inicio.

5. Únicamente el personal que presente autorización por escrito del Gerente o nivel superior del área que solicitó inicialmente su Guarda y Custodia, podrá seleccionar o consultar dentro del Módulo de Atención al Personal, los Valores y la Documentación Institucional concentrada en la bóveda de seguridad. Los órganos de Control y/o los de Fiscalización, externos o de la Institución; también podrán consultar los documentos o los valores, presentando para tal fin, la autorización del Gerente como nivel mínimo. En todas las consultas, el personal comisionado deberá registrar su entrada y posterior salida, presentando Identificación Oficial Vigente.

6. El área usuaria con base a la normatividad que establezcan las disposiciones establecidas, debe mantener contacto permanente con el personal de la Gerencia de Pagos, a fin de que determinen los plazos de guarda y conservación de valores y documentos institucionales, no asumiendo ninguna acción de destrucción a este respecto.

7. El personal del Módulo de Atención al Personal no está obligado a proporcionar información o copias simples fotostáticas de valores y Documentación Institucional que se encuentren bajo su custodia. Para cualquier operación diferente a la Guarda y Custodia de los Valores o


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Documentación Institucional será necesario solicitar su retiro por cuenta del área usuaria que solicitó originalmente su ingreso.

8. El personal del Módulo de atención al Personal tendrá como máximo hasta dos días hábiles posterior a la fecha de recepción para hacer entrega de la documentación solicitada, avisando a través de un correo electrónico o vía telefónica. En caso de ser necesario se responderá por escrito del estatus de la documentación solicitada.

9. El personal solicitante tendrá un máximo de cinco días hábiles posterior al aviso, en caso de no retirar la documentación solicitada, la Gerencia de Pagos tendrá la facultad de cancelar la solicitud de retiro y el personal del área tendrá que solicitar de nuevo la documentación con base al procedimiento correspondiente.

10. Se proporcionará atención en materia de Valores y Documentación Institucional a las áreas usuarias, dentro del horario de 9:00 a 13:30 horas, en días hábiles.

11. Las instalaciones de la Caja General de Guarda y Custodia se consideran zona restringida, por lo que únicamente tiene acceso a ella el personal adscrito al área.

12. El área de Seguridad Institucional; proporcionará la infraestructura (Recursos Humanos, Materiales, y procedimientos) para proteger al personal, los valores, y la documentación Institucional; que según su Manual califique necesarios.

13. La Caja General de Guarda y Custodia, invariablemente debe permanecer cerrada y sin acceso en horas y días inhábiles.

14. El personal de Seguridad asignado al área de la Bóveda, debe proteger, y vigilar la apertura y cierre del recinto; permitiendo el acceso al personal asignado o comisionado a la zona restringida. Dicho recinto debe permanecer cerrado cuando no se encuentre en operación. En ausencia del personal encargado, el Gerente de Pagos deberá designar al personal de apoyo.

15. La información electrónica de la base de datos de Guarda y Custodia de Valores y Documentación Institucional; se opera y protege, mediante la logística informática Institucional. Apoyo proporcionado por la Dirección de Tecnologías de Información y Comunicaciones (Equipo, actualización y mantenimiento de Software y Hardware).


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Sección III Procedimientos

III.1. Descripción

A continuación se muestra una breve descripción.

Etapa Descripción Localización

en este documento

1 RECEPCIÓN de la Documentación Institucional.

Solicitud de ingreso para Guarda y Custodia.

III.2.1.

Área usuaria/Gerencia de Pagos.

2 RETIRO de la Documentación Institucional.

Solicitud de retiro de Guarda y Custodia.

III.2.2.

Área usuaria/Gerencia de Pagos.


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III.2.1. Para la Guarda y Custodia de Valores y Documentación Institucional

III.2.1.1. Diagrama de Flujo

1.0 Determina, requisita y presenta solicitud para Guarda y Custodia de; Valores y Documentación Institucional

2.0 Recibe formato y oficio para guarda y custodia de valores y/o Documentación Institucional

5.0 Realiza los registros contables, vía Sistema de Contabilidad Financiera (Sistema de Contabilidad)

3.0 Clasifica, asigna folio y lugar en la Bóveda, a los valores y/o Documentación Institucional

4.0 Alimenta la base de datos de Guarda y Custodia

Área Usuaria

Especialista Técnico

Inicio

Fin


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II.2.1.1.1. Descripción de Actividades

Responsable

Paso Actividad Documento de Trabajo

Entregable Tiempo

Área usuaria

1.0 Determina, requisita y presenta solicitud para Guarda y Custodia de; Valores y Documentación Institucional.

1.1 Determina de acuerdo a sus necesidades: el plazo, los Valores, y/o la Documentación Institucional; que requieran ser conservados en Guarda y Custodia.

Valores y/o Documentación

Institucional Por evento

1.2 Integra a la solicitud para Guarda y Custodia, los originales y/o copias certificadas de los Valores y la Documentación Institucional.

1.3 Requisita mediante el formato solicitud para Guarda y Custodia, relacionando los Valores y Documentación Institucional, así como, el plazo que requiera ser conservado.

Por evento

1.4 Recaba autorización en solicitud y oficio del Gerente o nivel superior del área, y presenta al Módulo.

Formato y Oficio solicitud para

Guarda y Custodia


Institucional, Formato y

Oficio solicitud


2.0 Recibe formato y oficio para guarda y custodia de valores y/o Documentación Institucional.

2.1 Coteja que los valores y/o documentos recibidos correspondan a los relacionados en la solicitud, así como la autorización correspondiente. Identifica los componentes para su clasificación de acuerdo a la codificación establecida en el


Institucional, Formato y Oficio

solicitud Guarda y Custodia

Por evento


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Responsable


Entregable Tiempo

siguiente punto. Verifica la cantidad de fojas del (los) documento (s).

2.2 Acusa recibo en la copia del formato solicitud para Guarda y Custodia y en su oficio.

Acuse de recibo:

Formato y Oficio Solicitud

Guarda y Custodia.

3.0 Clasifica, asigna folio y lugar en la Bóveda, a los valores y/o Documentación Institucional.

3.1 Clasifica, asigna folio y lugar en la bóveda de seguridad a los valores y/o Documentación Institucional de acuerdo a la codificación establecida para cada documento, como sigue: Valores: V1.-Títulos de crédito. V2.-Pólizas de seguros y fianzas. V3.-Facturas de bienes propiedad de la Institución. V4.-Facturas de bienes dados en garantía a la Institución. V5.-Contratos o convenios relacionados con la operación crediticia de la Institución. V6 .-Otros Documentación Institucional: D1.-Escrituras constitutivas de la Institución y sus filiales. D2.-Escrituras de inmuebles propiedad de la Institución. D3.-Primeros testimonios de escrituras que contengan créditos otorgados por la Institución. D4.-Primeros testimonios de escrituras que contengan préstamos con garantía hipotecaria otorgados por la


Institucional, Formato y Oficio

solicitud Guarda y Custodia.

Por evento


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Responsable


Entregable Tiempo

Institución a su personal. D5 .-Otros

4.0 Alimenta la base de datos de Guarda y Custodia.

4.1 Alimenta la base de datos de Guarda y Custodia, de acuerdo a los campos requeridos para su localización e identificación.

Por evento

4.2 Procede a integrar la documentación o valor, según el ordenamiento previamente asignado.

Reporte: base de datos Guarda y

Custodia

5.0 Realiza los registros contables, vía Sistema de Contabilidad Financiera (Sistema de Contabilidad).

5.1 Realiza los registros contables, afectando las cuentas de orden y auxiliares correspondientes.

Por evento

5.2 Obtiene Póliza contable por los movimientos realizados del día: vía Sistema de Contabilidad Financiera (Sistema de Contabilidad).

Registros Contables.

(Sistema de Contabilidad)

Fin del procedimiento


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III.2.2. Para el Retiro anticipado o por vencimiento de período de Valores y Documentación Institucional

III.2.2.1. Diagrama de Flujo

1.0 Determina, requisita y presenta solicitud para RETIRO de guarda y custodia de Valores y Documentación Institucional

2.0 Recibe formato y oficio para RETIRO de guarda y custodia de valores y/o Documentación Institucional

5.0 Realiza los registros contables, vía Sistema de Contabilidad Financiera y Actualiza la Base de Datos

3.0 Consulta en la Base de Datos y Localiza, en la en la Bóveda los Valores y/o Documentación

4.0 Entrega los Valores y/o Documentación Institucional previa autorización de la Gerencia de Pagos

Área Usuaria


Inicio

Fin

6.0 Consulta en la Base de Datos y Localiza en la Bóveda los valores y/o documentos


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III.2.2.2. Descripción de Actividades Responsable

Paso Actividad Documento de

Trabajo Entregable Tiempo

Área usuaria

1.0 Determina, requisita y presenta solicitud para RETIRO de guarda y custodiade Valores y Documentación Institucional.

1.1 Determina de acuerdo a sus necesidades, el RETIRO por vencimiento o anticipado del plazo de los Valores, y/o la Documentación Institucional.

Por evento

1.2 Integra la información de los Valores y/o la Documentación Institucional por retirar.

1.3 Requisita mediante oficio yformato solicitud para RETIRO de Guarda y Custodia;relacionando los Valores y Documentación Institucional por retirar.

1.4 Recaba autorización en solicitud y oficio del Gerente o nivel superior del área, y presenta en la ventanilla de la Caja General de la Gerencia de Pagos.

Formato y Oficio solicitud para RETIRO de Guarda y Custodia


2.0 Recibe formato y oficio para RETIRO de guarda y custodia de valores y/o Documentación Institucional.

Formato y Oficio solicitud para RETIRO de Guarda y

Custodia

2.1 Recibe solicitud autorizada por elárea correspondiente,confirmando e identificandoinformación de: Valores y/odocumentación por retirar;respecto del Área; el Titular, ydel responsable de recibir (los).

Por evento

2.2 Acuse de recibo solicitud de retiro; programando yconfirmando vía correo electrónico o telefónica suentrega.

ACUSE Formato y Oficio solicitud para RETIRO de

Guarda y Custodia


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Responsable


Entregable Tiempo

3.0

Consulta en la Base de Datos y Localiza, en la en la Bóveda los Valores y/o Documentación.

3.1 Consulta en la Base de datoscon la información proporcionadaen formato y oficio, lalocalización dentro de la Bóveda.

ACUSE Formato y

Oficio solicitud para RETIRO de Guarda y

Custodia.

Por evento

3.2 Extrae los documentos,cotejando con la solicitud suidentificación.

Valores y Documentación

Institucional.

3.3 Prepara acuse para su entrega alcomisionado para recibirdocumentación.

Valores y Documentación

Institucional. Con ACUSE

4.0

Entrega los Valores y/o Documentación Institucional previa autorización de la Gerencia de Pagos.

4.1 Entrega con acuse autorizado por la Gerencia de Pagos, al responsable asignado por el áreacorrespondiente.

Valores y

Documentación Institucional. Con

ACUSE

Por evento

5.0 Realiza los registros contables, vía Sistema de Contabilidad Financiera yActualiza la Base de Datos.

5.1 Realiza los registros contables por el(los) Movimiento (s) de retiro; afectando las cuentas de orden y auxiliares correspondientes. Obtiene póliza contable por los movimientos contables del día.

5.2 Actualiza la base de datos de Guarda y Custodia, obteniendo el reporte correspondiente.

5.3 Archiva la documentación soporte por los movimientos del día.

diario

6.0 Consulta en la Base de Datos y Localiza en la Bóveda los valores y/o documentos

6.1 Consulta en la Base de Datos con la información proporcionada en formato y


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Responsable


Entregable Tiempo

oficio la localización dentro de la Bóveda

6.2 No localiza los documentos cotejando con la solicitud su identificación

6.3 Prepara oficio de respuesta para su entrega al solicitante

Por evento

Fin del procedimiento


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Sección IV Anexos

IV.1. Tabla de Anexos

Anexo No. Nombre Pág. 1 Formato Guarda y Custodia de Valores y Documentación Institucional 19


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Anexo 1 Formato Guarda y Custodia de Valores y Documentación Institucional

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