guia de organizacion de archivos
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ORGANIZACIÓN ARCHIVOS DE GESTION
BARBARA CARVAJAL
PROGAMA DE CIENCIAS DE LA INFORMACION BIBLIOTECOLOGIA Y ARCHIVISTICA
MATERIA : EXPRESION ORAL Y ESCRITA
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO
FECHA: 17 DE MAYO DE 2010
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Ley 594 de julio 14 de 2000 - Archivo General de la Nación
GUIA PARA LA ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS DE GESTION Y
TRANFERENCIAS DOCUMENTALES
ACUERDO 042 DE 2002 ARCHIVO GENERAL DE LA NACION
http://www.manizales.unal.edu.co/archivo/descargas/acuerdo_042.pdf
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LA ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS DE LA ENTIDAD ES IMPORTANTE POR CUANTO
1) Facilita el acceso a los documentos y a la información
2) Favorece el control por parte del encargado del archivo
3) Ahorra de trabajos a las personas que los necesitan
4) Agiliza la Gestión de la Entidad
5) Beneficia al usuario
6) Refleja una Buena organización
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DOCUMENTO DE ARCHIVO
Se entiende por documento administrativo de la DIRECCION DE TRANSITO DE BUCARAMANGA , toda información textual, sonora o en imágenes, fijada en cualquier soporte material, generada o producida por las diferentes dependencias y personas adscritas a la Entidad en desarrollo de sus funciones y como testimonio de sus diferentes actividades
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Decretos - Archivo General de la Nación
CLASIFICACION DE LOS ARCHIVOS Y SU CICLO VITAL
ARCHIVO DE GESTION ARCHIVO CENTRAL ARCHIVO HISTORICO
VALORES PRIMARIOSoAdministrativosoLegalesoFiscalesoContablesoFuncionales
VALORES SECUNDARIOSoHistóricosoCientíficosoCulturalesoMisionales
DISPOSICION FINAL
ELIMINACION
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• ALMACEN DE PAPEL
1. Papeles apilados, diarios, boletines, fotocopias
2. Pocas personas saben lo que hay
3. Los documentos llegan como pueden
4. Cada persona conserva o elimina o le que le parece oportuno
5. Es difícil encontrar y consultar un documento
6. Todo el mundo puede acceder
7. No hay normad de archivo ni de clasificación
• ARCHIVO DE DOCUMENTOS
1. Documentos importantes que hay que conservar, clasificar y ordenar
2. Inventario de los documentos con la descripción correspondiente
3. Traslado organizado al archivo central
4. Criterios únicos de conservación y eliminación
5. Consulta y préstamo de la documentación en forma ágil y oportuna
6. Acceso para el personal autorizado
7. Manual de gestión de documentos
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DOCUMENTOS QUE FORMAN PARTE DEL ARCHIVOABARCA EXCLUYE
Todos los documentos esenciales para el desarrollo de una actividad continuada de un área administrativas
Los documentos que acredite un valor administrativo y que forman parte de un procedimiento
Documentos que establecen responsabilidad fiscal
Documentos que aporten valor legal, contable o jurídico en las actuaciones de la empresa
Documentos que reflejan la historia de la entidad
Todos los documentos y libros conservados como referencia o material de consulta
Las copias de documentos originales , excepto de aquellos documentos de los que únicamente tengan copia
Boletines de noticias sin actualidad o importancia vigente
Notas, tarjetas, invitaciones particulares
Cotizaciones desactualizados Todo escrito a lápiz puesto que
no tiene valor jurídico
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PROCEDIMIENTO GENERAL PARA ARCHIVAR
Para archivar los documentos debemos seguir los siguientes procedimientos
ORDEN: Hay que disponer metódicamente los elementos y documentos con que se trabaja, para ejercer sobre ellos un control que permita saber, el cualquier momento en que parte se hayan.
ORGANIZACIÓN: La organización permite a la persona un mayor rendimiento y le ofrece la satisfacción de ver sus planes realizados.
PREVISION: Dedicar a las tareas de archivo el tiempo que sea necesario para mantenerlo al día
PRONTITUD: Los documentos que son solicitados al archivo deben encontrarse en forma inmediata
CORDIALIDAD: El manejo del archivo impone relaciones con otras personas de la empresa. La persona encargada del archivo debe estar siempre dispuesta y demostrar complacencia al dar información que le soliciten o al buscar los documentos que le pidan.
SIGILO PROFESIONAL: Tanto el archivista como el secretario u oficinista en general, deben ser personas altamente reservadas.
CONCETRACION: Debe ejecutar con toda atención las labores del archivo
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ACTUACIONES DE UNA UNIDAD ADMINISTRATIVA
DAN ORIGEN A:
UNIDADES DOCUMENTALES
Son piezas documentales que produce o recibe una unidad administrativa de acuerdo a las funciones asignadas y esto a su vez conforman las
series documentales
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SERIE:INVESTIGACIONES DISCIPLINARIAS
ORDEN DE PROCEDENCIA
ORDEN ORIGINAL
Ordenación: Por meses y dentro de cada mes en orden cronológico
Fallo Sep 12/07
Pruebas Ago. 30/07 Descargos
Agosto 15/07 Indagación
Julio 05/
Denuncia Junio 30/07
InvestigaciónDisciplinaria
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COMO ORGANIZAR
LOS ARCHIVOS
DE GESTION
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DOCUMENTOS RECIBIDOS
CORRESPONDENCIA RECIBIDA
CORRESPONDENCIA RECIBIDA
SolicitudSolicitud
SerieSerie
RespuestaRespuesta
Correspondencia despachada
Correspondencia despachada
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COMUNICACIONES INTERNAS
SUB. TECNICA
TESORERIA
REGISTRO AUTOMOTOR
LICENCIAS
CONTABILIDAD
DIRECCION GENERAL
COMUNICACIONES INTERNAS
SUB. FINANCIERA
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DIFERENTES SERIES DOCUMENTALES: ORDENACION ALFABETICA
PROVEEDORES
INVENTARIOS
CUENTAS DE COBRO
CAJA MENOR
Capacitación de personal
Actas Consejo Directivo
ACTAS
VIATICOS
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ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS
CLASIFICACION ORDENACION DESCRIPCION
FONDOSERIE DOCUMENTAL YTIPOLOGIALos documentos producidosPor una oficina no debenMezclasen con otros
Se determina que documento va primero y cual va después. Los documentos deben archivarse y organizasen de acuerdo al orden que le dio el área productora
Permite identificar, localizarY recuperar la información Para la gestión.
Principio de procedencia Principio de orden originalMarcación de legajos,
Cajas e inventario
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TRANFERENCIAS DOCUMENTALES
ARCHIVO CENTRAL
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PROCEDIMIENTO DE TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS AL ARCHIVO
CENTRAL
I. Cumplir con el cronograma ( del 1 de enero al 31 de enero de todos los años)
II. Valoración y selección de la documentación.
III. Elaboración de Inventario documental
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PROCEDIMIENTO DE TRANSFERENCIAS AL ARCHIVO CENTRAL
IV. Recepción de Transferencias
V. Revisión y cotejo.
VI. Verificación de firmas y foliación.
VII. Verificación retiro copias y material metálico.
VIII. Ubicación.
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FOLIACION
Cada tipología Documental se Le debe asignar en la parte superiorDerecha en formaAscendente de Abajo hacia Arriba haciendoLa respectivaFoliación por cadaDocumento dentroDe la carpeta , Utilizando lápizNegro
Alcaldía de Bucaramanga 3
Alcaldía de Bucaramanga 2
Alcaldía de Bucaramanga 1
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CONDICIONES PARA OBSERVAR EN EL PROCESO DE FOLIACION
Asignar un número consecutivo a cada folio escrito en la parte superior derecha del documento.
El número debe ser registrado a lápiz de mina negra. La foliación se efectúa respetando la ordenación
cronológica que presenta la unidad de conservación ( carpeta, libro, legajo, etc..
Si existe otra foliación, esta se anulará con una línea diagonal (/) o una (X) y quedará como validad la última realizada.
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MARCACION
Las carpetas o legajos se identificaran con un rótulo autoadhesivo el cual debeubicarse en la parte superiorderecha y debe contener lossiguientes datos Ubicación del stiquer
Caja No_____________ Carpeta No ____________________Código de la Dependencia______ Código de la Serie DocumentalNombre de la Serie DocumentalFecha Mes___________ Año_________ No de folios______--
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MARCACION DE LA CARPETA O LEGAJO
Las carpetas o legajos se identificarán con unrótulo autoadhesivo elcual debe ubicarse en laparte superior izquierday debe contener lossiguientes datos
Ubicación del stiquer
Caja No_________ Carpeta No___________Nombre de la Serie DocumentalMes_________________Año__________________Folios___________
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MARCACION DE CAJAS
No CAJA
CODIDO DEL AREA
1
100
ACTAS
Actas Consejo DirectivoVigenciaFolios
12 3 4
El lomo del legajoo carpeta debedescansar sobre labase de la caja deizquierda a derecha
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FORMATO DE TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
FORMATO DE TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
UNIDAD ADMINISTRATIVA_________________REGISTRO DE ENTRADA_______DIA_____MES_____AÑO
No caja/legajo
1-1
Código
100
NOMBRE DE LA SERIEO CONTENIDO
ACTASACTAS DEL CONSEJODIRECTIVO
FECHAS EXTREMASINICIAL FINALAÑO MES DIA
VIGENCIA
NO DE FOLIOSUNIDAD DE CONSERVACION
ENTREGADO POR_________________RECIBIDO POR____________________________FIRMA_____________________________ FIRMA______________________________CARGO_____________________________CARGO________________________________