guía de inicio del usuario - ibm.com · antes de utilizar esta información y el producto al que...

IBM TRIRIGA Versión 10.3.1

Guía de inicio

del usuario

Nota Antes de utilizar esta información y el producto al que da soporte, lea la información del apartado “Avisos” de la página 95.

Esta edición es aplicable a la versión 10, release 3, nivel de modificación 1 de IBM® TRIRIGA® y a todos los releases y modificaciones subsiguientes hasta que se indique lo contrario en nuevas ediciones.

© Copyright International Business Machines Corporation 2011, 2013. Reservados todos los derechos.

Derechos reservados para usuarios del gobierno de los Estados Unidos: el uso, copia o divulgación están restringidos por el acuerdo GSA ADP Schedule Contract establecido con IBM Corp.

Contenido

ACERCA DE ESTA GUÍA ......................................................................................... 1

Convenios .............................................................................................................................................................. 1

Soporte ................................................................................................................................................................... 1

1. GUÍA DE INICIO ................................................................................................ 2

2. PÁGINA INICIAL Y PORTALES DE IBM TRIRIGA .......................................... 3

Componentes de la aplicación .............................................................................................................................. 3

Secciones de portal................................................................................................................................................ 6 Sección de portal Gráfico 6 Sección de portal Formulario 7 Sección de portal Último visitado 8 Sección de portal Medidas de rendimiento 8 Sección de portal Enlaces relacionados 9 Sección de portal Recordatorios 9 Sección de portal Informe 12 Sección de portal Servicio de solicitudes 12

Ejemplos de portales .......................................................................................................................................... 13

3. MI PERFIL ....................................................................................................... 14

Acceso a Mi perfil ............................................................................................................................................... 14

Gestionar Mi perfil ............................................................................................................................................. 14 Especificar y revisar información de Mi perfil 14

4. MIS MARCADORES ........................................................................................ 18

Añadir marcadores a Mis marcadores ............................................................................................................. 18

Acceso a Mis marcadores ................................................................................................................................... 19

Gestionar Mis marcadores ................................................................................................................................. 19 Añadir, renombrar y suprimir carpetas de Mis marcadores 19 Editar, renombrar, suprimir y mover Mis marcadores 19

5. MIS INFORMES ............................................................................................... 21

Acceso a Mis informes ........................................................................................................................................ 21

Gestionar Mis informes ...................................................................................................................................... 21 Copiar un informe de comunidad como Mi informe 22 Crear un informe dentro de Mis informes 22

6. PERSONALIZAR ............................................................................................. 23

Acceso a Personalizar ......................................................................................................................................... 23

Gestionar Personalizar ....................................................................................................................................... 23 Personalizar secciones de portal y diseño de portal 24

7. OBJETOS DE NEGOCIO Y FORMULARIOS ................................................. 27

Componentes de un formulario ......................................................................................................................... 28

Pestañas de un formulario ................................................................................................................................. 30 Pestañas comunes 31

Secciones de formulario ..................................................................................................................................... 35 Acciones de sección comunes 35 Tipos de secciones comunes 36

Campos de formulario ........................................................................................................................................ 38 Tipos de campos comunes 38 Utilización de la función Autocompletar 43

Acciones de formulario ...................................................................................................................................... 43 Acciones comunes 44

Iconos de formulario .......................................................................................................................................... 45 Iconos comunes 45

APÉNDICE A – ROLES Y PORTALES: EJEMPLOS ............................................. 47

I. Roles y portales de aplicación ........................................................................................................................ 49 Administrador de aplicaciones 49 Creador de aplicaciones 50

II. Roles y portales de empresa .......................................................................................................................... 51 Ejecutivo de lugar de trabajo 51 Ejecutivo de finanzas 52 Gestor de unidades de negocio 53

III. Roles y portales de Request Central ........................................................................................................... 54 Usuario de Request Central 54

IV. Roles y portales de Real Estate Environmental Sustainability ................................................................ 55 Gestor/planificador medioambiental 55

V. Roles y portales de operaciones .................................................................................................................... 56 Ejecutivo de operaciones 57 Gestor de evaluación de instalaciones 59 Gestor de centro de contacto 61

Agente de centro de contacto 62 Gestor de contratos/compras 64 Gestor de inventario 65 Coordinador de reservas 66 Gestor de servicios 67 Técnico de servicio 69 Proveedor de servicios externo 70

VI. Roles y portales de instalaciones ................................................................................................................. 72 Ejecutivo de instalaciones 72 Gestor de activos 74 Gestor/planificador de espacio 75 Gestor/planificador de traslados 77

VII. Roles y portales inmobiliarios .................................................................................................................... 78 Ejecutivo inmobiliario 78 Gestor de extractador de bienes inmuebles 80 Extractador de Bienes inmuebles 81 Gestor de contratos inmobiliarios 82 Gestor de transacciones inmobiliarias 84 Miembro de equipo de proyecto de bienes inmuebles 86 Gestor de contabilidad de arrendamiento 87

VIII. Roles y portales de proyectos ................................................................................................................... 88 Ejecutivo de proyectos 88 Gestor de programas 89 Gestor de proyectos 91 Miembro de equipo de proyecto de capital 93

AVISOS .................................................................................................................... 95

Consideraciones de la política de privacidad ................................................................................................... 96

Marcas registradas ............................................................................................................................................. 97

© Copyright IBM Corporation 2011, 2013. 1

Acerca de esta guía

En esta sección se describe cómo puede ayudarle esta guía a utilizar la gestión de mantenimiento y servicio en IBM® TRIRIGA® Enterprise Workplace Management. También se suministra información acerca de otros recursos de IBM Corporation disponibles para el usuario, como por ejemplo documentación y soporte adicionales.

Esta guía describe los procedimientos de iniciación en la aplicación IBM TRIRIGA 10. La guía contiene descripciones de los diversos formularios, pestañas, secciones y sus funciones.

Convenios

Este documento utiliza los siguientes convenios para facilitar su lectura y comprensión:

Nota – Una nota proporciona información importante que debe conocer además de los detalles estándar. A menudo, las notas se utilizan para darle a conocer los resultados de las acciones.

Sugerencia – Una sugerencia añade información intuitiva que puede ayudarle a utilizar mejor el sistema.

Atención –Un aviso de atención indica la posibilidad de daños en un programa, dispositivo, sistema o datos.

Soporte

IBM Software Support suministra asistencia para los defectos de los productos, respuestas a preguntas

frecuentes y redescubrimiento. Consulte el sitio de IBM Software Support en www.ibm.com/support.

http://www.ibm.com/support


1. Guía de inicio

Esta Guía de inicio del usuario proporciona la información necesaria para empezar a trabajar con las aplicaciones de IBM TRIRIGA. En particular, este documento proporciona los conceptos básicos de la navegación por el sistema IBM TRIRIGA y cubre la mayoría de las características, formularios, campos, convenios de denominación, iconos y otros elementos básicos de la interfaz de usuario.

La aplicación IBM TRIRIGA es una aplicación basada en la web, por lo que lo único que necesita para acceder al sistema es un navegador web estándar. El administrador de aplicaciones de la empresa debe suministrarle lo siguiente:

Dirección URL: debe disponer de una dirección URL para especificarla en el campo de dirección

del navegador. El URL es parecido a http://dirección_aplic, donde dirección_aplic es la dirección utilizada en el entorno para acceder a la aplicación IBM TRIRIGA.

Cuenta de usuario de IBM TRIRIGA: debe ser usuario de IBM TRIRIGA para poder acceder a las funciones de la aplicación IBM TRIRIGA.

Como usuario “activo” de IBM TRIRIGA, debe disponer de lo siguiente:

Nombre de usuario y Contraseña: utilice su nombre de usuario y contraseña para iniciar la sesión en la aplicación IBM TRIRIGA.

Mi perfil: el registro Mi perfil es específico del usuario. Puede utilizar el registro Mi perfil para personalizar el aspecto y funcionamiento de diversos elementos del sistema IBM TRIRIGA, como por ejemplo la información de contacto, cómo se visualizan los campos, la moneda y el huso horario predeterminados, las preferencias de color de los gráficos, las preferencias de notificación y las salas de reuniones y espacios de trabajo favoritos.

Nota – El administrador puede configurar la página de inicio de sesión de la aplicación para incluir un enlace a fin de recuperar la información de contraseña en caso de que la olvide.


2. Página inicial y portales de IBM TRIRIGA

Después de iniciar la sesión, la página Inicial de IBM TRIRIGA es la entrada a la aplicación IBM TRIRIGA. Desde la página Inicial, puede revisar el portal Inicial o utilizar el sistema de menús para navegar a los portales de proceso disponibles para su rol. Todas las funciones de IBM TRIRIGA son accesibles por medio de menús y portales. Los administradores de la aplicación adaptan estos menús y portales para ajustarlos a las necesidades de diversos grupos e individuos. Con un Constructor de portal, un Gestor de estilos de sitio y Navigation Builder estándar, los administradores pueden adaptar fácilmente vistas (incluidos los logotipos), imágenes, anuncios, planes de planta, enlaces y otros elementos.

El hecho de configurar la aplicación facilita la comprensión de IBM TRIRIGA y el trabajo de las personas con funciones de trabajo específicas que requieren sólo un subconjunto del total de funciones de la aplicación, como por ejemplo gestores de instalaciones, técnicos de mantenimiento, gestores de mantenimiento, gestores de cartera, gestores de bienes inmuebles, gestores de proyectos, gestores de contratos y empleados de autoservicio. Los menús y portales funcionan con seguridad para garantizar que los usuarios individuales tengan acceso únicamente a las funciones que necesitan.

Este capítulo incluye los temas siguientes.

Componentes de la aplicación

Secciones de portal

Ejemplos de portales

Componentes de la aplicación

Al iniciar la sesión en la aplicación IBM TRIRIGA, se abrirá el portal Inicial . Desde el portal Inicial, tiene acceso a componentes de la aplicación tales como la Barra de bienvenida, la Barra de menús y el Portal. Utilice la Barra de menús para navegar a otros portales disponibles. En función de su rol, la aplicación IBM TRIRIGA puede constar de muchos portales. A su vez, cada portal consta de secciones de portal.

Componente de aplicación

Descripción

Página El portal Inicial de IBM TRIRIGA y todas las demás páginas estándar (no emergentes) de la aplicación constan de los siguientes componentes de aplicación.

Barra de bienvenida

Logotipo de empresa, Conmutador de empresa|proyecto y Selector de proyectos

Barra de menús

Barra de título de la página

Portal y secciones del portal



Descripción

Barra de bienvenida La Barra de bienvenida visualiza un saludo y su nombre de usuario. Si tiene acceso, pulse la acción Bienvenido, <Nombre usuario> para abrir su registro Mi perfil. Enlaces adicionales permiten acceder a elementos específicos o realizar determinadas acciones. Estas acciones permiten Cerrar la sesión del sistema y acceder al Mapa del sitio, al Soporte y a la Ayuda en línea.

Para obtener más información acerca del registro Mi perfil, consulte el capítulo Mi perfil .

Logotipo de empresa, Conmutador de empresa|proyecto y Selector de proyectos

En el extremo izquierdo, debajo de la Barra de bienvenida, puede observar el Logotipo de empresa. Pulse el Logotipo de empresa para volver a la página Inicial.

Si tiene una licencia de Proyecto de IBM TRIRIGA y es miembro del equipo de un proyecto, puede visualizar varias opciones en el extremo derecho, debajo de la Barra de bienvenida. Puede utilizar el icono Selector de

proyectos (del extremo derecho) para seleccionar o borrar un proyecto. Una vez seleccionado un proyecto, puede utilizar el Conmutador de empresa|proyecto para conmutar entre las vistas de nivel de compañía y de nivel de proyecto.

Nota – La Barra de menús puede cambiar cuando se encuentra en un proyecto, a fin de reflejar las opciones disponibles para los proyectos.

Barra de menús La Barra de menús se utiliza para ir a la diversas partes de la aplicación. La Barra de menús consta de un menú de primer nivel, un menú de segundo nivel y un megamenú de tercer nivel. Pasando el ratón por encima de un elemento de menú de primer nivel, puede descubrir sus elementos de menú de segundo nivel (si están disponibles). Pulsando la flecha abajo (si está disponible) de un elemento de menú de segundo nivel, puede descubrir sus elementos de menú de tercer nivel. Todos los usuarios tienen un menú Inicial de primer nivel que les devuelve al portal Inicial.

Nota – Los administradores del sistema pueden configurar los elementos de menú y las opciones de cada menú para reflejar los procesos de la empresa.



Descripción

Barra de título de la página

La Barra de título de la página visualiza el título de la página actual. A medida que navega más profundamente en la aplicación, la Barra de título de la página muestra un rastro de navegación de su ubicación jerárquica en forma de enlaces a la izquierda del título.

En el lado derecho de la barra, enlaces adicionales permiten acceder a elementos específicos o realizar determinadas acciones.

Dependiendo de su acceso de usuario y del portal, página o formulario específicos, aparecerán una o más de estas acciones, que le permitirán:

Ver informes,

Imprimir,

Personalizar,

Añadir a los marcadores y/o acceder a

Mis marcadores.

Para obtener más información acerca de Personalizar, consulte el capítulo Personalizar . Para obtener más información acerca de Mis marcadores, consulte el capítulo Mis marcadores .

Sugerencia – El contenido de la pantalla es demasiado

amplio para imprimir, así que para imprimir una página, pulse la acción Imprimir, pulse con el botón derecho en cualquier lugar de la ventana nueva visualizada, y seleccione Vista previa de impresión. En la parte superior

de la página, cambie Como se visualiza en pantalla

por Sólo el marco seleccionado y seleccione

Ajustar para encajar.

Portal y secciones del portal

Debajo de la Barra de título de la página, puede ver su Portal. Utilice la Barra de menús para navegar a otros portales disponibles. En función de su rol, la aplicación IBM TRIRIGA puede constar de muchos portales.

A su vez, cada portal consta de Secciones de Portal. Cada sección de portal realiza una función específica y/o visualiza datos pertinentes para su rol empresarial. Es el administrador de la aplicación quien configura las secciones del portal correspondientes al rol del usuario en el sistema.

Para obtener más información acerca de las secciones de portal habituales, consulte el subcapítulo Secciones de portal .

Sugerencia – En ventanas de búsqueda, en la parte superior de una lista de una sección, puede utilizar caracteres de comodín en filtros de tiempo de ejecución.


Secciones de portal

Cada portal de IBM TRIRIGA consta de Secciones de portal. Cada sección de portal realiza una función específica y/o visualiza datos pertinentes para su rol empresarial. El administrador de la aplicación ha configurado las secciones que figuran en el portal de acuerdo con el rol del usuario en el sistema.

Nota – En función del rol del usuario en la empresa y del acceso de licencia y la seguridad, el aspecto de la página Inicial o de otros portales puede variar. Sin embargo, contendrá una combinación de los componentes y tipos de secciones descritos en este tema.

Sugerencia – Si un gráfico contiene muchos detalles o una lista es más larga que el espacio disponible, puede expandir la sección del portal como se indica a continuación:

Maximizar – Puede maximizar la sección en la ventana actual pulsando el icono

Maximizar de la barra de sección.

Abrir en ventana nueva – Puede abrir la sección en una ventana nueva pulsando el

icono Menú contextual en la barra de sección y seleccionando Abrir en ventana nueva.

Este tema abarca las secciones de portal típicas.

Sección de portal Gráfico

Sección de portal Formulario

Sección de portal Último visitado

Sección de portal Medidas de rendimiento

Sección de portal Enlaces relacionados

Sección de portal Recordatorios

Sección de portal Informe

Sección de portal Servicio de solicitudes

Sección de portal Gráfico

En función de su rol de usuario en el sistema, el portal de IBM TRIRIGA puede contener una o varias secciones de portal Gráfico. La sección de portal Gráfico puede visualizar indicadores de rendimiento clave y otra información de naturaleza dinámica.

Sugerencia – Si un gráfico contiene muchos detalles, puede expandir la sección del portal como se indica a continuación.






Nota – En portales con varias secciones de portal, las leyendas de gráfico no aparecen en las secciones de portal Gráfico. Para ver la leyenda, maximice o abra la sección en su propia ventana.

Para ver gráficos

Portal de IBM TRIRIGA > Sección de portal Gráfico

Paso 1 Revise la sección de portal Gráfico.

Paso 2 Para ver información acerca de una sección del gráfico, sitúe el cursor sobre esa sección.

Paso 3 Para imprimir el gráfico, sitúe el el cursor sobre el gráfico y pulse el botón derecho del ratón. Seleccione Imprimir gráfico.

Paso 4 Para guardar una imagen del gráfico, sitúe el el cursor sobre el gráfico y pulse el botón derecho del ratón. Seleccione Guardar como imagen y especifique la ubicación y el nombre de archivo.

Sección de portal Formulario

En función de su rol de usuario en el sistema, el portal de IBM TRIRIGA puede contener una sección de portal Formulario. La sección de portal Formulario presenta un formulario de IBM TRIRIGA en el contexto de una sección de portal. Para obtener más información acerca de los formularios, consulte el capítulo Objetos de negocio y formularios .

Las secciones de portal de Formulario incluyen por ejemplo Centro de contacto, Localizar/Buscar espacio, Planificador de movimiento, Mi hoja horaria, y Gestor de Hoja de registro horario.

Sección de portal Ubicar/buscar espacio

En función de su rol de usuario en el sistema, el portal de IBM TRIRIGA puede contener la sección de portal Ubicar/buscar espacio. Puede utilizar la sección de portal Ubicar/buscar espacio para localizar: (1) Personas, salas y equipo en planes de planta, y (2) Edificios, estructuras y ubicaciones de minorista en un mapa GIS.

Para ubicar/buscar espacios

Portal de IBM TRIRIGA > Sección de portal Ubicar/buscar espacio

Paso 1 Revise la sección de portal Ubicar/buscar espacio.


Para ubicar/buscar espacios

Paso 2 Seleccione una opción del modo siguiente:

Persona – Para buscar una persona, seleccione la opción “Persona”. Aparecerá un campo adicional. Especifique o seleccione el nombre de la Persona.

Sala – Para buscar una sala, seleccione la opción “Sala”. Se visualizarán campos adicionales. Especifique o seleccione la sala, el edificio y/o el tipo de sala.

Equipo – Para buscar equipo, seleccione la opción “Equipo”. Se visualizarán campos adicionales. Especifique o seleccione el equipo, la planta y/o el tipo de equipo.

Edificio – Para buscar un edificio, seleccione la opción “Edificio”. Se visualizarán campos adicionales. Especifique o seleccione el edificio y/o la ciudad.

Paso 3 Pulse Ubicar.

Sección de portal Último visitado

En función de su rol de usuario en el sistema, el portal de IBM TRIRIGA puede contener la sección de portal Último visitado. La sección de portal Último visitado realiza el seguimiento de los últimos registros que ha visualizado en el sistema. La sección también proporciona enlaces a estos registros a fin de volver fácilmente a ellos.

Nota – En la sección de portal Último visitado sólo se realiza el seguimiento de los registros primarios. Un registro es primario si la aplicación IBM TRIRIGA le permite marcarlo. Para obtener más información acerca de Mis marcadores, consulte el capítulo Mis marcadores .

Para acceder a los últimos registros visitados

Portal de IBM TRIRIGA > Sección de portal Último visitado

Paso 1 Para ver los detalles de un registro que ha visualizado recientemente, pulse el enlace del registro.

Sección de portal Medidas de rendimiento

En función de su rol de usuario en el sistema, el portal de IBM TRIRIGA puede contener la sección de portal Medidas de rendimiento. La sección de portal Medidas de rendimiento proporciona “enlaces rápidos” a las diversas medidas tácticas y de Workplace Performance Management de su rol.

Nota – Consulte el manual IBM TRIRIGA 10 Real Workplace Performance Management User Guide para obtener una descripción completa del producto Workplace Performance Management.


Para acceder a las mediciones de rendimiento

Portal de IBM TRIRIGA > Sección de portal Mediciones de rendimiento

Paso 1 Para ver los detalles de una medición de rendimiento, seleccione el enlace correspondiente a la medida que desea ver.

Paso 2 Revise la medición. Si la medición pertenece a Workplace Performance Management, aparecerá resaltada en amarillo en la tabla de puntuación Workplace Performance Management del marco izquierdo y el gráfico correspondiente a la medición seleccionada aparecerá en el marco superior derecho.

Paso 3 Vuelva a la sección de portal Medidas de rendimiento para seleccionar otra medida. También puede seleccionar otra medida de la tabla de puntuación de Workplace Performance Management (en el marco izquierdo). Esta medida quedará resaltada en amarillo en la tabla de puntuación de Workplace Performance Management.

Paso 4 Revise la tabla de puntuación de Workplace Performance Management (en el marco izquierdo) para conocer otras mediciones disponibles y sus datos relacionados.

Sección de portal Enlaces relacionados

En función de su rol de usuario en el sistema, el portal de IBM TRIRIGA puede contener la sección de portal Enlaces relacionados. La sección de portal Enlaces relacionados proporciona “enlaces rápidos” a las diversas funciones, proyectos, tareas, solicitudes y otros registros de su rol.

Para acceder a los enlaces relacionados

Portal de IBM TRIRIGA > Sección de portal Enlaces relacionados

Paso 1 Para abrir un enlace relacionado, seleccione el icono Expandir o Contraer para mostrar u ocultar las ramas de la jerarquía.

Paso 2 Pulse el enlace relacionado que desee abrir.

Sección de portal Recordatorios

En función de su rol de usuario en el sistema, el portal de IBM TRIRIGA puede contener la sección de portal Recordatorios. La sección de portal Recordatorios proporciona un recuento y un “enlace rápido” a cada uno de los diversos avisos (incluidos los de Elementos de acción y Notificaciones) e informes (incluidos los de Solicitudes activas, Solicitudes pendientes, Tareas que vencen esta semana y otros) de su rol.


Para acceder a los recordatorios

Portal de IBM TRIRIGA > Sección de portal Recordatorios

Paso 1 Para ver los detalles de un recordatorio, seleccione el icono Expandir o Contraer para mostrar u ocultar las ramas de la jerarquía.

Paso 2 Pulse el recordatorio que desee abrir.

Si ha seleccionado una consulta:

Paso 3 Para exportar el contenido de la consulta a Microsoft Excel, seleccione Exportar en la esquina superior izquierda o superior derecha y siga las instrucciones.

Si ha seleccionado Elementos de acción o Notificaciones:

Paso 4 Consulte los capítulos Elementos de acción o Notificaciones .

Elementos de acción

El enlace Elementos de acción del portal de IBM TRIRIGA abre los elementos de acción recibidos más recientemente. Desde la sección Elementos de acción puede aceptar y acceder directamente a elementos de acción.

Las acciones deben ser aceptadas sólo si se envían al usuario y a otra persona en paralelo.

Si un elemento de acción se envía solamente a un usuario, el sistema actualiza automáticamente el estado del elemento de acción a “Aceptado”.

Para los elementos que se envían a más de una persona, utilice la acción Aceptar para indicar que está empezando a actuar sobre un elemento de acción. Esta acción actualizará el estado del elemento de acción de “Asignado” a “Aceptado” y eliminará el elemento de la sección Elementos de acción del otro usuario hasta que el primero haya completado la acción solicitada. Dependiendo del proceso definido para el elemento de acción, el registro puede o no volver a la sección Elementos de acción del otro usuario cuando el primero haya completado la acción solicitada.

Un ejemplo de un elemento de acción que debe aceptarse es cuando el sistema envía un elemento de acción para un registro, en el que las reglas de aprobación definidas para ese registro requieren el envío a muchos usuarios de una solicitud de aprobación en paralelo. En un escenario de este tipo, debe aceptar la aprobación mientras esté trabajando en ella. Cuando se aprueba o devuelve el registro, el sistema lo mueve al próximo paso del proceso de aprobación. Si sólo es necesario que una persona apruebe un registro, el sistema acepta el elemento de acción sin exigir que el usuario pulse la acción Aceptar.

Sugerencia – Si abre un elemento y no ve ninguna acción para el registro, ello indica que debe Aceptar el elemento de acción para continuar. Cierre el registro y siga las instrucciones de los elementos de acción para continuar.


Para responder a elementos de acción

Portal de IBM TRIRIGA > Sección de portal Elementos de acción

Paso 1 Para responder a un elemento de acción, si el estado del registro es “Asignado”, marque el recuadro de selección situado junto al registro y pulse la acción Aceptar de la esquina superior derecha. El sistema actualizará el estado de registro a “Aceptado” y eliminará el elemento de acción de la sección Elementos de acción de los demás usuarios hasta que el primero haya completado la acción.

Paso 2 Pulse el elemento de acción que desee abrir.

Paso 3 Realice la acción solicitada en el formulario. Esta acción determinada varía en función del tipo de elemento de acción. El registro se cierra y el elemento de acción se elimina de la sección Elementos de acción.

Nota – Los elementos de acción emitidos por el sistema IBM TRIRIGA también pueden enviarse al usuario por correo electrónico. Para recibir elementos de acción por correo electrónico, asegúrese de tener la dirección de correo electrónico en el registro Mi Perfil y de que el administrador de aplicaciones de la empresa haya configurado IBM TRIRIGA para que funcione con su sistema de correo electrónico corporativo.

Notificaciones

El enlace Notificaciones del portal de IBM TRIRIGA abre las notificaciones del sistema IBM TRIRIGA. El sistema de mensajería interno de las aplicaciones IBM TRIRIGA le notifica determinadas actividades, finalizaciones y otros sucesos. Las notificaciones pueden ser recordatorios, alertas o mensajes y están vinculados a procesos de flujo de trabajo.

Para acceder a las notificaciones

Portal de IBM TRIRIGA > Sección de portal Notificaciones

Paso 1 Para ver los detalles de una notificación, pulse la notificación que desee abrir.

Nota – Las notificaciones emitidas por el sistema IBM TRIRIGA también pueden enviarse al usuario por correo electrónico. Para recibir notificaciones por correo electrónico, asegúrese de tener la dirección de correo electrónico en el registro Mi Perfil y de que el administrador de aplicaciones de la empresa haya configurado IBM TRIRIGA para que funcione con su sistema de correo electrónico corporativo.

Paso 2 Para suprimir una notificación, marque el recuadro de selección situado junto a la notificación que desea suprimir. Pulse la acción Suprimir en la esquina superior derecha.


Sección de portal Informe

En función de su rol de usuario en el sistema, el portal de IBM TRIRIGA puede contener secciones de portal Informe. Las secciones de portal Informe muestran los resultados de un informe. A su vez, estos informes se crean en el Gestor de informes de IBM TRIRIGA. Estas secciones de portal Informe pueden utilizarse para muchos fines, que incluyen la visualización de:

Información general, como por ejemplo directorios de edificio o de empleados, alertas del sistema o noticias de la empresa.

Información específica del usuario, como por ejemplo las solicitudes activas, las tareas de trabajo asignadas, los contratos que gestiona o las tareas de mantenimiento preventivo que vencen este mes.

Sugerencia – Si un informe es más largo que el espacio disponible, puede expandir la sección de portal.





Sugerencia – Si un informe es más largo que el espacio disponible, también aparecerá la opción Más> en la esquina inferior derecha de la sección de portal. Pulse Más> para maximizar la sección.

Para acceder a los resultados de informe

Portal de IBM TRIRIGA > Sección de portal Informe

Paso 1 Para ver los detalles de un registro, seleccione el enlace correspondiente al registro que desee abrir.

Paso 2 Si están disponibles, revise las acciones (por ejemplo, Añadir, Aprobar, Someter comentario) en la esquina superior derecha.

Paso 3 Para exportar el contenido del informe a Microsoft Excel, pulse el icono Maximizar de la barra de sección. Cuando se expanda la sección de portal, seleccione Exportar en la esquina superior izquierda y siga las instrucciones.

Sección de portal Servicio de solicitudes

En función de su rol de usuario en el sistema, el portal de IBM TRIRIGA puede contener la sección de portal Request Central. La sección de portal Request Central proporciona una jerarquía “detallada” simple y ofrece la posibilidad de realizar solicitudes en línea referentes a servicios, reparaciones o productos.


Para realizar solicitudes de servicio

Portal de IBM TRIRIGA > Sección de portal Request Central

Paso 1 Para realizar una solicitud de servicio, seleccione el icono Expandir o Contraer para mostrar u ocultar las ramas de la jerarquía.

Paso 2 Pulse la solicitud específica. Cuando seleccione una opción que tenga un formulario de Solicitud (nivel más bajo de la jerarquía de opciones), se abrirá el formulario de Solicitud seleccionado.

Paso 3 Revise el formulario de Solicitud.

Paso 4 Rellene el formulario y luego pulse Crear borrador o Someter.

Ejemplos de portales

Para obtener ejemplos de los diversos portales basados en roles, consulte el Apéndice A – Roles y portales más adelante en esta guía de usuario.


3. Mi perfil

En el sistema IBM TRIRIGA, todos los usuarios activos de IBM TRIRIGA tienen un registro Mi perfil. El registro Mi perfil personaliza aspectos del sistema tales como el formato de los campos de fecha y hora, el huso horario y la moneda predeterminados, los colores de visualización de los gráficos, las preferencias de notificación, las preferencias de reserva y otros.

Nota – El sistema sincroniza los cambios en los campos que son comunes entre el registro Mi perfil y el registro Empleado, Consultoro Contacto externo .

Nota – En función de su rol en la empresa y de su acceso de licencia y seguridad, podrá o no acceder al registro Mi perfil desde la Barra de bienvenida. Además, puede que visualice todas las pestañas y secciones o un subconjunto de las mismas.


Acceso a Mi perfil

Gestionar Mi perfil

Acceso a Mi perfil

Utilice el siguiente procedimiento para acceder a Mi perfil.

Para acceder a Mi perfil

Página inicial > Barra de bienvenida

Paso 1 Vaya a la Barra de bienvenida y pulse la acción Bienvenido, <Nombre_usuario>.

Gestionar Mi perfil

Utilice el procedimiento siguiente para gestionar Mi perfil, lo cual incluye especificar y revisar la información en las diversas pestañas.

Especificar y revisar información de Mi perfil

Para especificar y revisar información de Mi perfil

Mi perfil > Pestaña General

Paso 1 Revise la pestaña General. La pestaña General contiene información genérica acerca del perfil de usuario en el sistema. Especifique o edite cualquier información adicional.



Paso 2 Pulse la pestaña Mi perfil.

Mi perfil > Pestaña Mi perfil

Paso 3 Revise la sección Cuenta de IBM TRIRIGA. Puede cambiar la contraseña de inicio de sesión desde la sección Cuenta de IBM TRIRIGA.

Paso 4 Revise la sección Portal predeterminado. La sección Portal predeterminado define la página de inicio y las opciones de menú.

Nota – Por lo general, la sección Portal predeterminado no es visible para los usuarios finales. Está controlada por el administrador de aplicaciones.

Paso 5 Revise la sección Preferencias. La sección Preferencias se utiliza para gestionar las preferencias de sistema específicas del usuario. Seleccione los valores adecuados.

Paso 6 Revise la sección Preferencias de color de gráfico. Utilice la sección Preferencias de color de gráfico para definir las preferencias de color del gráfico.

Paso 7 Para añadir un color, pulse Agregar rápidamentey, a continuación, utilice el icono

Seleccionar para elegir el color.

Paso 8 Pulse la pestaña Acceso de usuario.

Mi perfil > Pestaña Acceso de usuario

Paso 9 Revise las secciones Detalles de grupo y Detalles de licencia. La sección Detalles de Grupo visualiza los grupos de seguridad de los que usted es un miembro. La sección Detalles de licencia visualiza el tipo de licencias que tiene para IBM TRIRIGA.

Nota – Por lo general, la pestaña Acceso de usuario no es visible para los usuarios finales. Está controlada por el administrador de aplicaciones.

Paso 10 Pulse la pestaña Mi ubicación.

Mi perfil > Pestaña Mi ubicación

Paso 11 Revise la sección Gráficos. La sección Gráficos muestra el plan de planta asociado a la Ubicación primaria. La ubicación primaria (espacio) está resaltada en el plan de planta.

Paso 12 Pulse la pestaña Mis Notificaciones.



Mi perfil > Pestaña Mis notificaciones

Paso 13 Revise la sección Preferencias de aprobación.

Importe de aprobación: visualiza el límite de aprobación actual.

Delegar a: si se selecciona un nombre de persona, todas las asignaciones nuevas asignadas al usuario se direccionan al “delegado”.

Sugerencia – Utilice la opción Delegar a si está fuera de la oficina o no puede responder a aprobaciones entrantes durante un tiempo. Si ya tiene aprobaciones en los Elementos de acción, asegúrese de responder a ellas o de reasignarlas antes de ausentarse de la oficina.

Paso 14 Revise la sección Preferencias de notificación. Dependiendo de su rol en la empresa, puede recibir notificaciones del sistema IBM TRIRIGA cuando cambie el estado de los registros. Marque el recuadro de selección Sin notificación para suspender las notificaciones.

Paso 15 Revise las secciones Exclusiones de notificación y Suscripciones de notificación. Utilice las secciones Suscripciones de notificación y Exclusiones de notificación para “suscribirse a” y “desuscribirse de” diversas notificaciones del sistema.

Paso 16 Pulse la pestaña Preferencias.

Mi perfil > Pestaña Preferencias

Paso 17 Revise la pestaña Preferencias. La mayoría de las preferencias de la pestaña Preferencias pertenecen al producto IBM TRIRIGA Workplace Reservation Manager. Permiten definir sus “favoritos”. A su vez, el producto IBM TRIRIGA Workplace Reservation Manager presenta los favoritos del usuario como las primeras opciones al realizar reservas.

Para obtener más información, vaya al Information Center de IBM TRIRIGA 10 y seleccione Gestión de reservas y recursos reservables.

Paso 18 Revise las pestañas Edificios preferidos, Vehículos preferidos, Espacios de reunión preferidos y Espacios de trabajo preferidos y sus secciones. Utilice estas secciones para pulsar Buscar y especificar sus favoritos.

Nota – Cuando pulse Buscar, se abrirá un recuadro de diálogo. Para utilizar el Filtro inteligente, pulse el recuadro de texto que indica “Contiene”, especifique los criterios de filtro y pulse la tecla [Intro] o pulse Aplicar filtros. El sistema visualizará las opciones coincidentes con los criterios de filtro. PulseBorrar filtros para eliminar la información especificada en los recuadros de texto Filtro inteligente.



Paso 19 Revise la pestaña Delegados de reserva y su sección. Utilice la sección Delegados de reserva para pulsar Buscar y especificar las personas que pueden realizar reservas en su nombre.

Paso 20 Revise la pestaña Información de tarjeta de crédito y su sección. Especifique la información de su tarjeta de crédito predeterminada.

Paso 21 Revise la pestaña Códigos de cuenta predeterminados y su sección. Especifique los códigos de cuenta predeterminados para los servicios listados.

Paso 22 Cuando esté listo, pulse Guardar y cerrar en la esquina superior derecha.


4. Mis marcadores

En el sistema IBM TRIRIGA, Mis marcadores ofrece la posibilidad de acceder a sus páginas favoritas o utilizadas con frecuencia con un solo clic. Cuando se añade un nuevo marcador para una página, se coloca una entrada de marcador nueva en la carpeta Mis marcadores seleccionada. Seleccione la carpeta y pulse el marcador para ir a la página marcada correspondiente.

Nota – En función de su rol en la empresa y de su acceso de licencia y seguridad, podrá o no acceder a Añadir a marcadores o a Mis marcadores. Además, según el portal, página o formulario, estas opciones de marcador aparecen en el lado derecho de la barra de título de la página actual.


Añadir marcadores a Mis marcadores

Acceso a Mis marcadores

Gestionar Mis marcadores

Añadir marcadores a Mis marcadores

Utilice el procedimiento siguiente para añadir un marcador (para la página actual) a Mis marcadores.

Para añadir un marcador a Mis marcadores

Paso 1 Para añadir una entrada de marcador para la página actual, pulse Añadir a Mis marcadores. Se visualizará el recuadro de diálogo Añadir marcador, que muestra un recuadro de texto y una lista de carpetas de marcadores disponibles (por ejemplo, Mis favoritos).

Paso 2 En el recuadro de texto, especifique o edite el nombre del marcador (por ejemplo, Espacio).

Paso 3 Pulse el icono Mostrar carpetas u Ocultar carpetas para mostrar u ocultar las

carpetas de marcadores. Si lo prefiere, pulse el icono Añadir carpeta nueva para crear una carpeta. Seleccione la carpeta de marcadores (por ejemplo, Mis favoritos).

Paso 4 Pulse el botón Añadir para añadir una nueva entrada de marcador para la página actual.


Acceso a Mis marcadores

Utilice el siguiente procedimiento para acceder a Mis marcadores.

Para acceder a Mis marcadores

Paso 1 Para acceder a sus marcadores, pulse Mis marcadores. El panel Mis marcadores aparecerá en el lado derecho, mostrando una lista de las carpetas de marcadores disponibles (por ejemplo, Personas) y sus respectivos marcadores (por ejemplo, consultores, empleados).

Gestionar Mis marcadores

Utilice los siguientes procedimientos para gestionar Mis marcadores, que incluyen la posibilidad de añadir, renombrar y suprimir carpetas de marcadores, así como la capacidad de editar, redenominar, suprimir y mover entradas de marcadores individuales.

Añadir, renombrar y suprimir carpetas de Mis marcadores

Editar, renombrar, suprimir y mover Mis marcadores

Añadir, renombrar y suprimir carpetas de Mis marcadores

Para añadir, renombrar y suprimir carpetas de Mis marcadores

Paso 1 En el panel Mis marcadores, pulse el icono desplegable Carpetas de marcadores para visualizar el menú desplegable.

Paso 2 Revise las opciones de menú que aparecen:

Añadir carpeta nueva: pulse esta opción para visualizar un recuadro de texto en el que puede dar un nombre a la carpeta nueva. Especifique el nombre de la carpeta nueva.

Renombrar carpeta: pulse esta opción para editar y renombrar la carpeta seleccionada.

Suprimir carpeta: pulse esta opción para suprimir la carpeta seleccionada. Pulse Aceptar para confirmar la supresión.

Editar, renombrar, suprimir y mover Mis marcadores

Para editar, renombrar, suprimir y mover Mis marcadores

Paso 1 En el panel Mis marcadores, seleccione la carpeta de marcadores y seleccione el

marcador específico que desea editar. Pulse el icono desplegable Marcadores para visualizar el menú desplegable.


Para editar, renombrar, suprimir y mover Mis marcadores

Paso 2 Revise las opciones de menú que aparecen:

Editar marcador: pulse esta opción para conmutar la lista a la modalidad “Editar ”, que permite renombrar o suprimir el marcador.

Renombrar marcador: en la modalidad “Editar”, pulse esta opción para renombrar el marcador seleccionado.

Suprimir marcador: en la modalidad “Editar”, pulse esta opción para suprimir el marcador seleccionado. Pulse Aceptar para confirmar la supresión.

Mover marcador: en la modalidad “Editar”, pulse esta opción para mover el marcador seleccionado. En el recuadro de diálogo Mover marcador, pulse el

icono Mostrar carpetas u Ocultar carpetas para mostrar u ocultar las

carpetas de marcadores. Si lo prefiere, pulse el icono Añadir carpeta nueva para crear una carpeta. Seleccione la carpeta de marcadores de destino (por ejemplo, Mis favoritos, Personas). Pulse el botón Mover.


5. Mis informes

En el sistema IBM TRIRIGA, Mis informes ofrece la posibilidad de crear informes para sus propios propósitos o acceder a informes compartidos. Con los permisos de seguridad adecuados, puede compartir un informe de Mis informes con grupos de usuarios. Por lo tanto, un informe aparecerá en Mis informes si lo ha creado o lo ha compartido con un grupo del cual es miembro.

Nota – En función de su rol en la empresa y de su acceso de licencia y seguridad, podrá o no acceder a Mis informes. Además, dependiendo del portal, el aspecto de la página Mis informes puede variar.


Acceso a Mis informes

Gestionar Mis informes

Acceso a Mis informes

Utilice el siguiente procedimiento para acceder a Mis informes.

Para acceder a Mis informes

Página inicial > Barra de menús

Paso 1 En la Barra de menús, pulse Mis informes.

Nota – Si la aplicación IBM TRIRIGA se ha configurado de modo diferente, póngase en contacto con el administrador para conocer la ubicación exacta de Mis informes.

Gestionar Mis informes

Nota – Para obtener una descripción más completa de Mis informes, consulte el manual IBM TRIRIGA Application Platform 3 Creación de informes - Guía del usuario.

Nota – Sólo los informes gráficos definidos en Informes del sistema pueden aplicarse a las secciones de gráficos. Mis informes no están destinados al uso en secciones de gráficos. Para acceder a una descripción más completa de los informes gráficos, vaya al Information Center de IBM TRIRIGA Application Platform 3 y seleccione Gestión de gráficos.

Utilice los siguientes procedimientos para gestionar la característica Mis informes, que incluye la copia de un informe de comunidad existente en Mis informes, así como la creación de un informe dentro de Mis informes.

Copiar un informe de comunidad como Mi informe


Crear un informe dentro de Mis informes

Copiar un informe de comunidad como Mi informe

Para copiar un informe de comunidad como Mi informe

Paso 1 En la página Mis informes, pulse la pestaña Comunidad.

Paso 2 Busque y seleccione los informes de comunidad que desea copiar.

Paso 3 En la pestaña Comunidad, pulse Copiar como mi informe.

Paso 4 Vuelva a la pestaña Mis informes. Ahora puede visualizar los informes copiados. Observe que el Nombre va precedido de “Copia de”, mientras que el Título sigue siendo el mismo.

Crear un informe dentro de Mis informes

Para crear un informe en Mis informes

Paso 1 En la página Mis informes, seleccione la pestaña Mis informes y pulse Nuevo.

Paso 2 Revise el formulario Informe que se visualiza. Especifique la información necesaria.


6. Personalizar

En el sistema IBM TRIRIGA, mientras que el registro Mi Perfil permite aplicar preferencias a ciertos aspectos relacionados con datos del sistema, el panel Personalizar ofrece la posibilidad de personalizar el contenido disponible de las secciones de portal y la disposición de las columnas del portal para cada portal individual que muestra la acción Personalizar.

Nota – En función de su rol en la empresa y de su acceso de licencia y seguridad, podrá o no acceder a Personalizar. Además, según el portal, página o formulario, esta opción aparece en el lado derecho de la barra de título de la página actual.


Acceso a Personalizar

Gestionar Personalizar

Acceso a Personalizar

Utilice el siguiente procedimiento para acceder a Personalizar.

Para acceder a Personalizar

Paso 1 Para acceder a las opciones de personalización de portal, pulse Personalizar. Se visualizará el panel de preformato Personalizar, que muestra una lista de las secciones de portal disponibles y el diseño actual de las secciones de portal activas.

Paso 2 Revise el panel de preformato Personalizar.

Gestionar Personalizar

Nota – En función del rol del usuario en la empresa y del acceso de licencia y de seguridad, puede que visualice todas las secciones de portal disponibles o un subconjunto de las mismas.

Utilice los siguientes procedimientos para gestionar Personalizar, que incluye prestaciones para filtrar el contenido de secciones de portal por tipo y palabra clave, para añadir, reorganizar y eliminar secciones de portal, así como la capacidad de cambiar la disposición de las columnas de portal.


Personalizar secciones de portal y diseño de portal

Para personalizar secciones de portal y el diseño de portal

Para filtrar secciones de portal por tipo y palabra clave

Paso 1 En el panel de preformato Personalizar, revise las opciones de filtrado Añadir contenido.

Nota – Si este portal es el Inicial, se visualizará un tercer filtro que permite seleccionar las secciones del portal Inicial o todas las secciones de portal. Este filtro se describe en los pasos subsiguientes.

Para filtrar por tipo, seleccione una de las opciones siguientes:

Todo – Seleccione esta opción para visualizar todas las secciones de portal disponibles.

Tabular – Seleccione esta opción para visualizar las secciones de portal de tipo tabla disponibles (por ejemplo, Mis solicitudes activas, Mis programas y Proyectos).

URL – Seleccione esta opción para visualizar las secciones de portal de tipo ubicación GIS (por ejemplo, GIS, Mis ubicaciones de proyectos).

Gráfico – Seleccione esta opción para visualizar las secciones de portal de gráfico (por ejemplo, Oportunidades por tipo).

Enlaces – Seleccione esta opción para visualizar las secciones de portal de tipo “enlace rápido” (por ejemplo, Medidas de rendimiento, Enlaces relacionados y Recordatorios).

Formulario –Seleccione esta opción para visualizar secciones de portal de tipo formulario de proceso (por ejemplo, Centro de contacto, Buscar espacio, Ubicar, Planificador de traslado, Mi hoja horaria y Gestor de hoja de registro horario).

Los resultados filtrados aparecen en la columna Secciones disponibles.

Paso 2 Para filtrar por palabra clave, especifique un valor de texto para buscar las secciones de portal disponibles que contengan ese valor en algún lugar del título. PulseFiltrar. Los resultados filtrados aparecen en la columna Secciones disponibles.

Sugerencia – Puede aplicar tanto filtros por tipo como por palabra clave simultáneamente.



Paso 3 Para filtrar por portal, seleccione una de las opciones siguientes:

Secciones de portal de inicio – Seleccione esta opción para visualizar todas las secciones de portal disponibles del portal inicial.

Todas las secciones de portal – Seleccione esta opción para visualizar todas las secciones de portal disponibles de todos los portales.

Nota – Este tercer filtro no aparece fuera del portal Inicial.

Sugerencia – Puede aplicar dos o tres filtros por tipo, palabra clave y portal simultáneamente.

Paso 4 Revise los resultados filtrados en la columna Secciones disponibles.

Para añadir, reorganizar y eliminar secciones de portal

Paso 5 En el panel de preformato Personalizar, filtre y busque las secciones de portal preferidas según se ha descrito en el procedimiento anterior.

Paso 6 En la columna Secciones disponibles, pulse el botón Añadir para cada sección de portal que desee añadir. El contenido seleccionado desaparecerá de la columna Secciones disponibles y aparecerá en el diseño de la derecha.

Paso 7 Revise el contenido añadido en la parte inferior de la columna derecha.

Paso 8 Para reorganizar el contenido en el diseño, sitúe el cursor sobre una barra de título para arrastrar y soltar la sección de portal en otra ubicación de cualquier columna.

Paso 9 Para eliminar el contenido, pulse la X de la esquina superior derecha de cada sección de portal que desee eliminar. El contenido seleccionado desaparecerá del diseño y volverá a la columna Secciones disponibles, sin filtrar.

Paso 10 Revise el contenido revisado. Cuando el contenido esté establecido del modo deseado, pulse Guardar en la esquina superior derecha. El panel de preformato Personalizar se cerrará y el contenido de la sección de portal personalizado aparecerá en la página actual.



Para cambiar la disposición de las columnas de portal

Paso 11 En el panel de preformato Personalizar, pulse la pestaña Cambiar disposición de las columnas. Revise las opciones de Cambiar disposición de las columnas. Seleccione una de las opciones siguientes:

Una – Seleccione esta opción para visualizar una columna que ocupe el 100% de la anchura.

Dos iguales – Seleccione esta opción para visualizar dos columnas iguales que ocupen el 50% de la anchura.

Dos 30/70 – Seleccione esta opción para visualizar dos columnas desiguales que ocupen el 30% y el 70% de la anchura.

Tres iguales – Seleccione esta opción para visualizar tres columnas iguales que ocupen el 33,3% de la anchura.

Tres 20/60/20 – Seleccione esta opción para visualizar tres columnas desiguales que ocupen el 20%, el 60% y el 20% de la anchura.

Paso 12 Revise la nueva disposición de las columnas. Si es necesario, reorganice el contenido como se describe en el procedimiento anterior.

Paso 13 Cuando el contenido esté establecido del modo deseado, pulse Guardar en la esquina superior derecha. El panel de preformato Personalizar se cerrará y la disposición de las columnas de portal personalizado aparecerá en la página actual.

Para restaurar la secciones de portal y el diseño en los valores predeterminados

Paso 14 En el panel de preformato Personalizar, pulse Restaurar valor predeterminado en la esquina inferior derecha.

Paso 15 PulseAceptar.

Nota – Las selecciones de contenido y diseño del portal vuelven al valor predeterminado original anterior a la aplicación de cambios u operaciones de guardar. Por lo tanto, si ha guardado cambios con respecto al valor de portal original, estos cambios se perderán.


7. Objetos de negocio y formularios

Las aplicaciones IBM TRIRIGA son únicas por su capacidad para crear, definir y gestionar datos, relaciones y procesos en función del tipo de los objetos, a los que IBM TRIRIGA hace referencia como objetos de negocio. Cada objeto de negocio puede tener uno o más Formularios. Un formulario define el modo en que los datos se presentan a los usuarios.

Las aplicaciones IBM TRIRIGA se entregan con un conjunto de objetos de negocio y formularios definidos basados en procedimientos recomendados del sector. Los formularios contienen registros que contienen pestañas, secciones y campos destinados a capturar la información relevante y acciones que realizan la transición de un registro a lo largo de su ciclo de vida y desencadenan procesos de negocio.

Los objetos de negocio y formularios pueden representar objetos comunes utilizados por todos los procesos, tales como: Personas (por ejemplo, Empleados, Consultores y Contactos externos), Activos (por ejemplo, Equipo, Tecnología y Mobiliario) y Ubicaciones (por ejemplo, Propiedad, Terreno, Edificios, Estructuras, Plantas y Espacios). Los objetos de negocio y formularios también pueden representar objetos utilizados en los propios procesos, tales como: Proyectos, Contratos, Solicitudes y Tareas.

A su vez, los formularios contienen:

Campos de datos exclusivos para las necesidades del objeto con pestañas y secciones organizadas.

Acciones que cambian un registro a lo largo de su ciclo de vida y realizan procesos de negocio.

Asociaciones con otros objetos (por ejemplo, los empleados pueden estar asociados a espacios y activos).

Procesos de negocio exclusivos definidos y gestionados por flujos de trabajo de IBM TRIRIGA.

Informes exclusivos para un único registro o en varios registros.

Seguridad y acceso de usuario definidos por formulario.

Nota – La aplicación IBM TRIRIGA permite al administrador del sistema modificar los objetos de negocio y formularios para adaptarlos mejor a las necesidades de negocio de la organización. Por lo tanto, los formularios y procesos que se describen en esta guía pueden variar en función de la implementación.

Nota – En función del rol del usuario en la empresa y de su acceso de licencia y seguridad, puede tener acceso a todos los formularios del producto IBM TRIRIGA o a un subconjunto de los mismos.


Componentes de un formulario

Pestañas de un formulario

Secciones de formulario

Campos de formulario

Acciones de formulario


Iconos de formulario

Componentes de un formulario

Al seleccionar una opción de menú (u opción Mapa del sitio) que tenga un formulario (nivel más bajo de la jerarquía de opciones), se abrirá el formulario. Revise el formulario. Todos los formularios tienen el mismo diseño y características básicas.

Componente de formulario

Descripción

Barra de título del formulario

La Barra de título del formulario visualiza el título del formulario actual.

En el lado derecho de la barra, enlaces adicionales permiten acceder a elementos específicos o realizar determinadas acciones.

Dependiendo de su acceso de usuario y del portal o formulario específico, aparecerán una o más de estas acciones, que le permitirán acceder a:

Añadir a marcadores

Imprimir, y

Ayuda.

Para obtener más información acerca de Mis marcadores, consulte el capítulo Mis marcadores .

Sugerencia – El contenido de la pantalla es demasiado

amplio para imprimirlo, así que imprima una página, pulse la acción Imprimir, pulse con el botón derecho en cualquier lugar de la ventana nueva visualizada y seleccione Vista previa de impresión. En la parte superior de la página,

cambie Como se visualiza en pantalla por Sólo

el marco seleccionado y seleccione Ajustar para

encajar.



Descripción

Pestañas Las pestañas se utilizan para navegar por las páginas de un registro. Las pestañas de un formulario se encuentran directamente debajo de la barra de título del formulario en la parte superior de la ventana. Considere las pestañas como páginas del formulario. Cada pestaña representa una página diferente con secciones y campos específicos.

Si el formulario contiene varias pestañas que pueden visualizarse a lo largo de la parte superior de la página, puede visualizar más pestañas como se indica a continuación:

Pestañas desplazables – Puede desplazarse por las pestañas pulsando las flechas de retroceso y avance de los extremos de las pestañas.

Menú desplegable – Puede visualizar un menú desplegable de todas las pestañas pulsando la flecha abajo del extremo derecho de las pestañas.

Sugerencia –Si el menú desplegable no es lo suficientemente alto para visualizar todas las pestañas disponibles, puede utilizar las teclas de flecha arriba y flecha abajo para desplazarse hacia arriba y hacia abajo por las pestañas disponibles.

Para obtener más información acerca de los tipos de pestañas, consulte el subcapítulo Pestañas de un formulario .

Instrucción La parte superior de cada pestaña de un formulario contiene un área destinada a una breve instrucción o descripción de la misma.

Secciones Dentro de una pestaña, los datos se agrupan en secciones que los subdividen con el propósito de categorizarlos y organizarlos para facilitar el acceso y utilización de los mismos. Cada sección empieza con un barra horizontal de color (la barra de sección) con el nombre de sección a la izquierda y acciones en el lado derecho de la barra.

Las acciones de sección pueden variar en función del tipo de sección y del proceso de negocio realizado. Estas acciones de sección pueden utilizarse para añadir registros, buscar y asociar registros, borrar o eliminar registros asociados u otros procesos específicos del formulario y la sección.

Para obtener más información acerca de los tipos de secciones, consulte el subcapítulo Secciones de formulario .



Descripción

Campos Las pestañas y secciones contienen campos. Hay varios tipos de campos en las aplicaciones IBM TRIRIGA. Cualquier campo de cualquier tipo que vaya precedido de un icono de asterisco rojo ( ) es un campo obligatorio.

Para obtener más información acerca de los tipos de campos, consulte el subcapítulo Campos de formulario .

Acciones Las acciones son botones que permiten acceder a elementos específicos o realizar determinadas acciones. Las acciones mueven un registro a través de su ciclo de vida, llevan a cabo un proceso de negocio o invocan una regla de negocio específica del formulario.

Las acciones de un formulario se encuentran directamente debajo de la barra de título del formulario en la parte superior de la ventana. Estas acciones pueden variar en función del tipo de formulario que está visualizando, el estado del registro y el permiso de seguridad. No todas las acciones están disponibles de forma simultánea. Algunas acciones están disponibles sólo después de pulsar una acción anterior.

Las acciones pueden incluir acciones específicas de formulario, – por ejemplo, Crear, Activar, Retirar y Completar – o acciones comunes, como por ejemplo:

Guardar: guarda los cambios que haya realizado en el registro.

Guardar y cerrar: guarda los cambios realizados y cierra el registro.

X (Cancelar): Cierra el registro sin realizar una operación de Guardar. Si cambia la información del registro y pulsa X, se le solicitará si desea guardar los cambios.

Para obtener más información acerca de las acciones de formulario, consulte el subcapítulo Acciones de formulario .

Pestañas de un formulario

Aunque la mayoría de las pestañas son específicas para las necesidades y los procesos de los diversos objetos de negocio y formularios, hay varias pestañas que son comunes en todos los formularios. En algunas de estas pestañas comunes, el contenido está totalmente determinado por IBM TRIRIGA Application Platform. Otras figuran en todos los formularios, por lo que procesos y funciones similares funcionan de forma similar. Este tema proporciona detalles relativos a las pestañas comunes.

Nota – No se alarme si no visualiza alguna de estas pestañas o ninguna de ellas en un formulario determinado. Aunque estas pestañas pueden aparecer en la mayoría de los formularios, el administrador del sistema puede optar por desactivarlas u ocultarlas en roles de usuario específicos a través de la seguridad. Varias de ellas se utilizan para fines de administración de aplicaciones.


Pestañas comunes

Para acceder a las pestañas comunes

Paso 1 Abra un formulario común, como por ejemplo Edificio o Empleados.

Paso 2 Si está disponible, pulse la pestaña Notificaciones.

Pestaña Notificaciones

Paso 3 Revise la pestaña Notificaciones. La pestaña Notificaciones contiene información básica relativa al proceso de aprobación y notificación, como por ejemplo la lista de personas que deben revisar el registro, el estado del proceso de revisión, la fecha en que el registro se ha enviado para revisión y comentarios añadidos por los revisores durante la revisión del registro. La pestaña Notificaciones también muestra todas las notificaciones relacionadas con el registro.

Paso 4 Revise la sección Aprobadores manuales. Seleccione la acción Añadir persona para añadir aprobadores específicos al registro.

Paso 5 Revise la sección Notificación de cambio de estado. Seleccione la acción Añadir estado para añadir un estado de notificación específico al registro.

Nota – Generalmente, es el administrador de aplicaciones quien establece las reglas relativas a quién debe aprobar un objeto de negocio/formulario, el orden de direccionamiento, cómo se produce la escalación y quién debe recibir una notificación de un cambio de estado.

Paso 6 Si está disponible, pulse la pestaña Notas y documentos.

Pestaña Notas y documentos

Paso 7 Revise la pestaña Notas y documentos. La pestaña Notas y documentos asocia información adicional (como comentarios) o documentos relacionados con el registro.

Nota – El gestor de documentos de IBM TRIRIGA gestiona los documentos utilizados en el sistema IBM TRIRIGA. Para obtener más información, consulte el manual IBM TRIRIGA 10 Document Management User Guide.

Paso 8 Si está disponible, pulse la pestaña Sistema.



Pestaña Sistema

Paso 9 Revise la pestaña Sistema. La pestaña Sistema contiene información relacionada con la administración del registro, como el tipo de registro, la fecha de creación y la fecha de la última modificación y la persona que modificó el registro por última vez.

Geografía del sistema, Organización del sistemay Ubicación del sistema se utilizan junto con el gestor de seguridad para determinar los privilegios de acceso a los datos.

Lenguaje del registro Muestra el lenguaje base en el que se ha creado el registro. El lenguaje de registro se utiliza junto con los mensajes y notificaciones de usuario.

Paso 10 Si está disponible, pulse la pestaña Detalles de calendario.

Pestaña Detalles de calendario

Paso 11 Revise la pestaña Detalles de calendario. Varios formularios de las aplicaciones IBM TRIRIGA contienen una pestaña Detalles de calendario. Detalles de calendario especifica el huso horario del recurso representado por el registro, si el recurso es reservable y el calendario de disponibilidad.

Nota – Los calendarios de disponibilidad son plantillas de calendario que definen los días y las horas (horas laborables) en que el recurso está disponible y los días festivos (días de excepción) en los que el recurso no está disponible. Las plantillas de calendario se crean y gestionan en el Gestor de configuración del sistema.

Paso 12 Si está disponible, pulse la pestaña GIS.

Pestaña GIS

Paso 13 Revise la pestaña GIS. La pestaña GIS contiene un mapa que señala la ubicación y la extensión del mapa es el área localizada.

Paso 14 Si está disponible, pulse la pestaña Instancia de flujo de trabajo.



Pestaña Instancia de flujo de trabajo

Paso 15 Revise la pestaña Instancia de flujo de trabajo. Al trabajar en un registro, se inician flujos de trabajo dentro de la aplicación para cumplir diversos procesos y reglas de negocio. Cada línea de detalle muestra el nombre, estado y fecha y hora de inicio del flujo de trabajo. Pulse el enlace para ver los pasos del flujo de trabajo.

Los estados son los siguientes:

Para flujos de trabajo síncronos:

o Activo (el flujo de trabajo está actualmente en ejecución)

o Saltado (el flujo de trabajo se habría ejecutado, pero las condiciones de inicio no se han satisfecho)

o Completado (el flujo de trabajo ha finalizado)

Para flujos de trabajo asíncronos:

o Terminado anormalmente, Aviso de terminación anormal (el flujo de trabajo ha terminado anormalmente mediante la prestación Detener de la consola de administración)

o Activo (el flujo de trabajo está actualmente en ejecución)

o Completado, Aviso de finalización (el flujo de trabajo ha finalizado)

o Fallido (el flujo de trabajo ha detectado un error y no ha podido continuar; la información acerca del problema se ha grabado en el registro del sistema)

o Saltado (el flujo de trabajo se habría ejecutado, pero las condiciones de inicio no se han satisfecho)

o Detenido, Aviso de detención (el flujo de trabajo ha ejecutado una tarea de detención)

o En espera, Aviso de espera (el flujo de trabajo está a la espera de recibir una tarea de aprobación o acción de usuario)

Nota – Si en el estado figura “–Aviso”, ello indica que se ha detectado un problema, se ha grabado información en el registro del sistema y el flujo de trabajo ha continuado el proceso.

Paso 16 Si está disponible, pulse la pestaña Inclusiones.

Pestaña Inclusiones

Paso 17 Revise la pestaña Inclusiones. La pestaña Inclusiones muestra el registro padre (el registro actual) y una lista de los registros hijo en una vista jerárquica. El registro padre constituye la raíz de la jerarquía seguido por los registros hijo.

Paso 18 Si está disponible, pulse la pestaña Informes.



Pestaña Informes

Paso 19 Revise la pestaña Informes. La pestaña Informes es una pestaña generada por el sistema que muestra una lista de informes de formulario específicos para el registro.

En el Visor de informes de IBM TRIRIGA dispone de opciones para navegar por el informe, imprimirlo o guardarlo en formato de archivo externo.

Sugerencia – Seleccione la acción Imprimir en la barra de título del formulario para visualizar toda la información del formulario en un formato adecuado a la impresora.

Paso 20 Si está disponible, pulse la pestaña Asociaciones.

Pestaña Asociaciones

Paso 21 Revise la pestaña Asociaciones. La pestaña Asociaciones es una pestaña generada por el sistema que muestra otros registros asociados con el registro actual y permite navegar a los registros asociados.

La pestaña Asociaciones muestra una vista gráfica del registro actual y todos los Módulos a los que está enlazado. Los nombres de los módulos asociados aparecen dentro de óvalos conectados por una línea al registro original. Puede puede expandir esta vista para visualizar módulos y registros de datos concretos a los que se ha enlazado el registro original y para profundizar en los detalles de los registros asociados. Las asociaciones se establecen generalmente al ejecutar procesos de negocio o especificar datos en los campos del registro.

Paso 22 Si está disponible, pulse la pestaña Acciones de auditoría.

Pestaña Acciones de auditoría

Paso 23 Revise la pestaña Acciones de auditoría. La pestaña Acciones de auditoría muestra una lista de todas las acciones auditadas que se han realizado en el registro. Cuando se crea, envía, activa, revisa, guarda o retira un registro, se visualiza una entrada de registro nueva en la pestaña Acciones de auditoría, que muestra la acción que se ha realizado, quién la he realizado y cuándo se ha realizado.

Nota – La pestaña Acciones de auditoría lista sólo las acciones que el Creador de aplicaciones de IBM TRIRIGA ha definido para ser auditadas.

Paso 24 Cuando haya terminado, vuelva a la pestaña General y/o pulse una acción de formulario en la esquina superior derecha.


Secciones de formulario

Dentro de una pestaña, los datos se agrupan en secciones que los subdividen con el propósito de categorizarlos y organizarlos para facilitar el acceso y utilización de los mismos. Las secciones empiezan con un barra horizontal de color (la barra de sección) con el nombre de sección a la izquierda y acciones a la derecha.

Las acciones disponibles varían en función del tipo de sección y del proceso de negocio realizado. Las acciones pueden utilizarse para añadir registros, buscar y asociar registros, borrar o eliminar registros asociados u otros procesos personalizados. Si una sección es de un tipo que contiene un “enlace” a otro registro (Sección inteligente), el texto es de hiperenlace (resaltado y subrayado). Pulse cualquiera de los nombres de campo hiperenlazados de la sección para abrir el registro asociado.

Acciones de sección comunes

La tabla siguiente describe brevemente las acciones típicas que se encuentran en las barras de sección.

Acción Descripción

Subpestañas Las pestañas se utilizan para segregar datos o funciones dentro de una sección.

Buscar La acción Buscar abre una ventana de resultados de búsqueda desde la que puede seleccionar registros para visualizarlos en la sección. En función de la búsqueda, la sección puede llenarse automáticamente con datos del registro. Al seleccionar un registro (utilizando la acción Buscar) y guardar el registro actual, crea automáticamente una asociación entre el registro actual y el registro seleccionado.

Añadir La acción Añadir tiene dos propósitos:

Crea un registro.

Asocia el nuevo registro con el registro actual. Difiere de la acción Buscar acción en que permite crear registros "sobre la marcha".

Borrar La acción Borrar elimina todos los datos existentes de una sección. Normalmente, la acción Borrar se utiliza cuando el objeto relacionado está en una sección con un solo registro.

Eliminar La acción Eliminar elimina el registro seleccionado de una sección. Normalmente, la acción Eliminar se utiliza cuando el objeto relacionado está en una sección que contiene varios registros. Al eliminar un registro seleccionado y guardar el registro actual, se elimina automáticamente la asociación entre el registro actual y el registro seleccionado.

Acciones personalizadas

Las secciones también pueden contener acciones personalizadas que ejecuten la lógica empresarial específica de la sección.


Tipos de secciones comunes

Sugerencia – Si una sección de formulario contiene muchos detalles, puede centrar la vista mostrando determinadas secciones y ocultando otras, como se indica a continuación.

Expandir sección – Puede expandir la sección en la ventana actual pulsando el

icono Expandir sección de la barra de sección.

Contraer sección – Puede contraer la sección en la ventana actual pulsando el

icono Contraer sección de la barra de sección.

Tipo de sección Descripción

Sección de atención Todos los formularios contienen una sección Atención en la parte superior de cada pestaña. Normalmente, esta sección está oculta. El sistema utiliza esta sección para visualizar mensajes basándose en las acciones realizadas o para visualizar instrucciones adicionales.

Sección de datos Una sección Datos contiene principalmente campos de datos. Los valores especificados en los campos de una sección Datos son específicos del registro. Por ejemplo, la sección General de un registro Empleado es una sección Datos. Las secciones de datos pueden contener acciones personalizadas.

Sección de Gantt Una sección Gantt muestra una lista de tareas; sus fechas de inicio y finalización reales, planificadas y de línea base; y sus dependencias. Las fechas que aparecen en un diagrama de Gantt siguen el formato de fecha y hora definido en Mi perfil.

Si el proyecto es de mayores dimensiones, puede optar por abrir el diagrama de Gantt en una ventana nueva pulsando la acción Abrir Gantt en ventana nueva en la barra de la sección Gantt de Tareas de proyecto.

Nota – Consulte el manual IBM TRIRIGA 10 Program and Project Management User Guide para obtener más información acerca de las secciones de Gantt.

Sección de Gráficos Una sección Gráficos muestra una vista gráfica (normalmente una vista de plan de planta) relacionada con el registro actual.

Por ejemplo, puede visualizar una sección Gráficos de un registro Empleado. La sección visualizará el plan de planta de la ubicación primaria del usuario con la sala resaltada (en verde).



Sección de consulta Una sección Consulta es normalmente un enlace de referencia entre el registro actual y uno o varios registros del sistema. Los registros de la consulta proceden siempre del mismo módulo y normalmente del mismo objeto de negocio. El sistema establece una “asociación” entre el registro actual y los registros asociados. Todos los campos visualizados en la sección Consulta corresponden a los registros asociados. Si un valor de campo cambia en el registro enlazado, el sistema lo actualiza automáticamente en el registro actual.

Nota – Una sección Consulta representa generalmente una asociación de uno a muchos entre el registro actual y los registros asociados.

Las secciones de consulta contienen generalmente las acciones Buscar y Eliminar. Las secciones Consulta también pueden contener acciones personalizadas. Las secciones Consulta contienen informes relacionados (subconsultas) y filtros inteligentes. Las columnas pueden ordenarse. Puede saltar a una página específica de la cuadrícula.

Nota – Cuando una sección Consulta contiene menos de dos filas de datos, los filtros no se visualizan. Las acciones Aplicar filtros, Borrar filtros y Mostrar más filtros también quedan ocultas.

Las consultas editables permiten especificar datos directamente en los campos de la consulta.

Las secciones de consulta también se utilizan para visualizar registros de sólo lectura, como por ejemplo registros de anotaciones.

Sección de informe La sección Informe se utiliza en todas las aplicaciones IBM TRIRIGA para visualizar informes que proporcionan información específica sobre el registro (como por ejemplo un informe de resumen de área de medición para una registro de Planta o Edificio; un informe de resumen de registro visualizado en la pestaña Informes; o un informe analítico, como por ejemplo el Informe de análisis de evaluación del registro Edificio).

En el Visor de informes de IBM TRIRIGA dispone de opciones para navegar por el informe, imprimirlo y guardarlo en formato de archivo externo.



Sección inteligente Una sección inteligente sección es un enlace de referencia a otro registro del sistema. El sistema establece una “asociación” entre el registro actual y el registro enlazado. Todos los campos visualizados en la sección inteligente corresponden al registro enlazado.

Normalmente, las secciones inteligentes se configuran como secciones de “enlace activo”. Si un valor de campo cambia en el registro enlazado, el sistema lo actualiza automáticamente en el registro actual.

Las secciones inteligentes contienen normalmente las acciones Buscar y Borrar y también pueden contener acciones personalizadas.

Nota – Una sección Inteligente representa generalmente una asociación de uno a uno entre dos registros.

Por ejemplo, puede visualizar una sección inteligente de un registro de empleado (sección Organización primaria). Si una sección inteligente contiene un campo editable, puede especificar texto parcial en el campo y seleccionar la tecla [Tabulador] en el teclado. El sistema buscará en la base de datos los registros coincidentes. Si el sistema encuentra un registro coincidente, completa el campo de entrada y asocia el registro. Si el sistema encuentra más de una entrada coincidente, presenta al usuario una lista en la que puede seleccionar.

Campos de formulario

La tabla siguiente proporciona breves descripciones de los tipos de campos de formulario más frecuentes en las aplicaciones IBM TRIRIGA.

Tipos de campos comunes

Tipo de campo Descripción

Binario Los campos binarios pueden utilizarse para asociar una imagen o un archivo a un registro. Cada campo binario tiene asociado un icono Cargar

imagen , que abre el formulario Cargar archivo.

Booleano Los campos booleanos permiten definir una sentencia como true o false. Todos los campos booleanos del sistema tienen un recuadro de selección a la izquierda o a la derecha de la etiqueta del campo. Si marca el recuadro de selección, está definiendo la sentencia como verdadera (true). Los campos booleanos se visualizan en forma de recuadros de selección marcados/no marcados en las consultas e informes no editables. Para

filtrar un campo booleano, utilice los valores TRUE o FALSE.



Objeto de negocio Los campos de objeto de negocio se completan seleccionando un registro existente en el sistema. Puede especificar el nombre de registro

manualmente o ejecutar una consulta pulsando el icono Seleccionar y seleccionando el registro en la lista devuelta. Los campos de objeto de negocio están relacionados con un registro de Ubicación, Geografía o Organización y están etiquetados en consecuencia.

Clasificación Las clasificaciones se utilizan para categorizar registros. Las clasificaciones se parecen mucho a las listas, pero pueden ser jerárquicas. Los campos de clasificación deben rellenarse seleccionando un registro de Clasificación existente en el sistema. La clasificación adecuada puede especificarse manualmente o seleccionarla en una lista desplegable

seleccionando el icono Seleccionar . Clase de edificio, Distribución en zonas, Marca y Prioridad de mantenimiento son ejemplos de clasificaciones.

Nota – Es el administrador del sistema quien determina los elementos incluidos en una clasificación.

Color Un campo de color define el color. Los colores pueden seleccionarse

mediante el selector de color seleccionando el icono Seleccionar .

Número de control Los números de control son identificadores exclusivos asociados a determinados tipos de registros. El sistema genera los números de control en función de los convenios de numeración definidos por el administrador de aplicaciones. Los números de control pueden tener un prefijo, un número de secuencia y un sufijo. Los números de control son de sólo lectura.

Fecha El campo de fecha indica la fecha específica. Las fechas pueden

seleccionarse mediante el icono Calendario .

Nota – Para cerrar el widget, puede pulsar el icono de calendario o pulsar la tecla Esc. También puede pulsar Intro para cerrar el widget y comprometer la fecha seleccionada.

Fecha y hora El campo de fecha y hora especifica la fecha y hora específicas. El campo de fecha y hora también puede ser generado por el sistema, en cuyo caso actuará como indicación de fecha y hora a efectos de auditoría. La

fecha/hora puede seleccionarse mediante el icono Calendario .




Duración El campo de duración especifica la duración en años, meses, semanas, días, horas, minutos y segundos. La duración puede especificarse

mediante los recuadros de texto correspondientes o el icono Duración .


Imagen Los campos de imagen pueden contener fotografías u otras imágenes. Una

imagen puede seleccionarse y cargarse mediante el icono Imagen . Se le solicitará que seleccione la imagen que debe cargarse.

Lista Los campos de lista deben llenarse seleccionando valores de una lista

predeterminada. Seleccione el icono Lista para obtener una lista de valores.

Ubicador Un campo de ubicador es un tipo de campo especial utilizado para visualizar un valor basado en un enlace a otro registro.

Por ejemplo, puede que se muestre el campo Ubicación primaria de un registro Proyecto de capital. Puede pulsar la acción de sección Buscar para realizar una selección. El nombre de la ubicación seleccionada se visualizará en el campo Ubicador. Una vez rellenado el campo, la etiqueta del mismo se convertirá en un hiperenlace. Puede abrir el registro asociado (Ubicación) pulsando el hiperenlace.

Puede que se visualice la palabra “Búsqueda” en una etiqueta de campo.

Se trata de un campo de ubicador. Pulse el icono Seleccionar para efectuar una selección. El nombre de Geografía se visualiza en el campo de ubicador, y el sistema rellena otros campos (Ciudad, Estado/provincia y País).

En todos los casos, el campo Ubicador utiliza Autocompletar. Para obtener más información, consulte la sección Utilización de la función Autocompletar .



Nota Un campo de nota permite al usuario especificar texto con formato de cualquier longitud.

Puede cortar y pegar en un campo de nota texto procedente de otro documento o utilizar los iconos situados encima del texto para dar formato al texto especificado. El editor ofrece las siguientes funciones:

Formato, incluidos el font, el tamaño de font, color de font, color de fondo, negrita, cursiva, subrayado, tachado, superíndice, subíndice, número, viñetas, alineación y aumentar/disminuir el sangrado.

Operaciones básicas de edición, como las de cortar, copiar, pegar, pegar como texto sin formato, pegar desde Word, deshacer, rehacer, buscar y buscar y reemplazar.

Insertar y actualizar una tabla.

Incluir una imagen.

Visualizar y editar el código fuente HTML.

Nota – Las opciones de formato del campo de nota pueden configurarse en el Gestor de estilos. Para obtener más información acerca del gestor de estilos, consulte el manual IBM TRIRIGA Application Platform 3 User Experience User Guide.

Nota (continuación) Si desea incluir una imagen en un campo de nota, utilice uno de los siguientes métodos:

Cargue la imagen en el servidor IBM TRIRIGA del siguiente modo.

(1) Desde el campo de nota, pulse el icono Imagen .

(2) Pulse el icono Selector de imagen .

(3) Seleccione una imagen.

(4) Especifique información adicional.

(5) Pulse el botón Insertar.

De lo contrario, utilice el URL de imagen como se indica a continuación:

(1) Desde el campo de nota, pulse el icono Imagen .

(2) Copie y pegue el URL en el campo de URL de imagen.

(3) Pulse el botón Insertar.

El tamaño del campo de nota cambia dinámicamente en función de los datos del mismo a fin de minimizar el espacio en blanco de la parte inferior del campo. Si observa un campo de nota que no tiene los controles del editor en la parte superior, es un campo de sólo lectura.



Número El campo de número contiene números – medidas, costes, porcentajes y valores similares. Aunque un campo de texto también puede incluir números, sólo un campo de número es reconocido como un número por el sistema y, por consiguiente, puede utilizarse en cálculos y fórmulas.

Muchos campos de número están asociados a una Unidad de medida (UOM) “base” del registro. El procedimiento garantiza que todos los valores de un tipo similar utilicen la misma UOM. Cuando los campos de número están asociados a una UOM base, las unidades son de sólo lectura.

Otros campos de número tienen una lista desplegable donde puede seleccionarse la unidad de medida (UOM) adecuada.

La moneda es un campo de tipo número. En la mayoría de los casos, la moneda está asociada a una UOM de moneda “base”.

Contraseña El campo de contraseña visualiza cualquier texto que se escribe en forma de puntos. Estos puntos protegen la integridad y la seguridad de la contraseña.

Sólo lectura del sistema Los campos de sólo lectura del sistema no pueden modificarse directamente. Un valor de campo de sólo lectura no tiene un límite. Los valores de estos campos son generados por el sistema o están controlados por acciones realizadas en un registro.

Texto La mayoría de los campos de la aplicación IBM TRIRIGA son campos de texto. Estos campos aceptan cualquier carácter del teclado. Los campos de texto pueden contener una sola línea o varias líneas.

UOM (unidad de medida)

El campo de unidad de medida (UOM) es un tipo de campo de lista y se llena con valores procedentes de una lista predeterminada. Seleccione el

icono Lista para obtener una lista de valores.

Moneda (por ejemplo, dólares estadounidenses), Área (por ejemplo, pies cuadrados, metros cuadrados), Longitud (por ejemplo pies, metros) son ejemplos de unidades de medida.

URL El campo de URL especifica direcciones de sitio web (URL). Puede acceder directamente al sitio Web especificado seleccionando el icono Abrir sitio

Web . El sitio web se muestra en una ventana separada del navegador de Internet.

Nota – Especifique el URL completo exactamente igual que haría en un navegador.


Utilización de la función Autocompletar

En todos los casos, el campo Ubicador posee la función Autocompletar. Para obtener más información acerca del campo Ubicador, consulte el subcapítulo Campos de formulario .

Para utilizar Autocompletar

Paso 1 Para utilizar la función Autocompletar, escriba algunas letras del valor que desea especificar en este campo. El sistema mostrará una lista de hasta 10 valores para el campo que contienen lo que ha escrito, con los caracteres coincidentes resaltados en negrita.

Paso 2 El primer elemento sugerido de la lista está resaltado. Utilice las teclas de flecha arriba y abajo para seleccionar un elemento o pulse el elemento directamente.

Si utiliza las teclas de flecha arriba y abajo para seleccionar el elemento, pulse [Intro] o el [Tabulador] para completar la selección.

Si pulsa un elemento directamente, la selección se realizará automáticamente.

Paso 3 Si los primeros 10 valores devueltos no incluyen lo que está buscando, puede:

Escribir más caracteres para limitar la lista de elementos sugeridos.

Suprimir algunos caracteres, que pueden ampliar la lista de elementos sugeridos.

O bien teclear un conjunto diferente de caracteres.

Paso 4 La lista desaparecerá cuando vuelva al recuadro de texto, pulse el [Tabulador], pulse fuera del recuadro de texto, pulse [Esc] o realice una selección.

Paso 5 Puede especificar los datos de la empresa con Autocompletar especificando unos pocos caracteres y pulsando la tecla [Tabulador]. El sistema realiza una consulta y una de las acciones siguientes:

Si la consulta devuelve un registro, dicho registro completa la selección.

Si la consulta devuelve más de un registro, el sistema presenta los registros en una lista, tal como se describe aquí.

Si la consulta no devuelve registros, recibirá un mensaje “No hay registros coincidentes” y el cursor permanecerá en el campo a la espera de su próxima acción.

Acciones de formulario

A lo largo de sus ciclos de vida, los registros pueden existir en diversos estados físicos y funcionales que deben reflejarse en una aplicación empresarial. Por ejemplo, una persona, ubicación o activo puede estar Activo o Retirado. Un contrato puede estar en Borrador, Emitido, Completado o Retirado. Una tarea puede estar en Borrador, Activada, Retenida, Completada, Cerrada o Retirada.

IBM TRIRIGA llama estados a estas transiciones del ciclo de vida. Las acciones necesarias para realizar la transición de un registro de un estado a otro se denominan acciones. Las acciones están


representadas por los botones de la barra de acciones principal del registro. El estado actual de un registro se refleja en el valor del campo Estado (normalmente ubicado en la sección General de la pestaña General). Algunas transiciones de estado requieren una acción directa (el usuario selecciona la acción en la barra de acciones); otras están automatizadas y se producen en segundo plano como parte de un proceso de negocio.

Además, una barra de sección puede contener acciones específicas del proceso de negocio de la sección. Estas acciones invocan lógica empresarial específica, abren formularios de entrada de datos adicionales, visualizan una lista de consultas para selección y otras operaciones similares.

Acciones comunes

La tabla siguiente lista las acciones comunes disponibles y una descripción de cada una de ellas.

Nota – Cada formulario puede contener acciones exclusivas. Consulte las guías de usuario correspondientes para obtener una descripción completa de los diversos estados y acciones disponibles para formularios específicos.

Nombre de acción Descripción

Crear Al pulsar la acción Crear, el sistema genera un nuevo registro en estado Activo y cierra la ventana actual. Este procedimiento está sujeto a la condición de que se especifiquen todos los campos obligatorios y de que todas las validaciones sean satisfactorias. Si alguna validación falla, se visualiza un mensaje indicativo en la sección Atención.

Crear borrador Al pulsar la acción Crear borrador, si se han especificado todos los campos obligatorios y todas las validaciones son satisfactorias, el sistema crea un registro en estado de Borrador. Si alguna validación falla, se visualiza un mensaje indicativo en la sección Atención.

Guardar Al pulsar la acción Guardar, el sistema guarda el registro activo. Este procedimiento está sujeto a la condición de que se especifiquen todos los campos obligatorios y de que todas las validaciones sean satisfactorias. Si alguna validación falla, se visualiza un mensaje indicativo en la sección Atención.

Guardar y cerrar o Continuar

Al pulsar la acción Guardar y cerrar o Continuar, se guarda la información del registro activo y se cierra la pantalla actual. Este procedimiento está sujeto a la condición de que se especifiquen todos los campos obligatorios y de que todas las validaciones sean satisfactorias. Si alguna validación falla, se visualiza un mensaje indicativo en la sección Atención.

X Al pulsar la acción X (Cancelar), el sistema descarta los cambios que se han realizado desde la última acción Guardar y cierra la ventana del registro activo. Si hay cambios pendientes, el sistema proporciona un mensaje de aviso.


Nombre de acción Descripción

Copiar Al pulsar la acción Copiar, el sistema crea una copia del registro en estado de Borrador con el nuevo nombre del registro con el prefijo "Copia de".

Calcular Al pulsar la acción Calcular, el sistema vuelve a calcular todos los elementos de coste del registro y los actualiza para incluir los cambios incorporados.

Activar, Emitir o Someter

Al pulsar las acciones Activar, Emitir o Someter, el sistema cambia el registro actual al estado Revisión en curso e inicia el proceso de aprobación. Si se aprueba, el registro pasa al estado Activo o Emitido. Si no se ha aprobado, el registro vuelve al estado anterior.

Completar Al pulsar la acción Completar, el sistema cambia el registro al estado de sólo lectura Completado.

Suprimir Al pulsar la acciónSuprimir, el sistema suprime el registro actual y cierra la ventana.

Revisar Al pulsar la acción Revisar o Reabrir, el sistema reabre un registro (que se ha emitido, retirado o completado) para editarlo.

Retirar Al pulsar la acción Retirar, el sistema transfiere el registro al estado Retirado y todos los datos del registro pasan a ser de sólo lectura.

Anular retirada Al pulsar la acción Anular retirada, el sistema vuelve a abrir el registro para editarlo.

Más Dependiendo del registro, al pulsar la acción Más se visualizan otras diversas acciones, incluidas las ya descritas. Pulse la acción que desee.

Iconos de formulario

La tabla siguiente proporciona breves descripciones de los iconos de formulario más frecuentes en las aplicaciones IBM TRIRIGA.

Iconos comunes

Icono Descripción

Icono Expandir sección: Pulse el icono Expandir sección para visualizar la sección del formulario en una vista ampliada.

Icono Contraer sección: Pulse el icono Contraer sección para visualizar la sección del formulario en una vista reducida.


Icono Descripción

Icono Campo obligatorio: El icono Campo obligatorio es un asterisco rojo, que indica que el campo es obligatorio para que pueda realizarse una acción.

Icono Lista: pulse el icono Lista situado junto al campo de lista para visualizar una lista de opciones predefinidas que ha definido el Gestor de listas. Por ejemplo, el campo de lista Moneda puede contener opciones tales como Dólares americanos y Euros.

Icono Seleccionar/consultar/buscar: pulse el icono Seleccionar para visualizar una ventana de consulta con la lista de registros disponibles. Desde ella puede buscar y seleccionar un registro específico para el campo correspondiente.

Icono Calendario/duración: pulse el icono Calendario/duración situado junto al campo Fecha o Duración para visualizar un calendario. Desde ahí puede especificar una fecha o duración para el campo correspondiente.

Icono Borrar campo: pulse el icono Borrar campo para borrar la información del campo correspondiente.

Icono Imagen: pulse el icono Imagen o Cargar imagen situado junto al campo Imagen para visualizar la ventana Cargar archivo. Desde ella puede buscar, seleccionar y cargar una imagen específica (por ejemplo, gif, jpeg) de su sistema o servidor local en la aplicación.

Icono Registro enlazado: pulse el icono Registro enlazado para visualizar el registro correspondiente en una ventana nueva.

Icono Abrir sitio Web: pulse el icono Abrir sitio Web para abrir el sitio Web indicado en su navegador.

Icono Expandir jerarquía: pulse el icono Expandir jerarquía para visualizar los elementos hijo ocultos debajo del elemento actual de la jerarquía.

Icono Contraer jerarquía: pulse el icono Contraer jerarquía para ocultar los elementos hijo visualizados debajo del elemento actual de la jerarquía.

Icono Jerarquía (sin hijos): este icono Jerarquía indica que no hay registros hijo debajo del elemento actual.

Botón de selección: cuando los elementos se muestran en una cuadrícula con botones de selección junto a ellos, sólo se puede seleccionar un elemento.

Recuadro de selección: cuando los elementos se muestran en una cuadrícula con recuadros de selección junto a ellos, puede realizarse más de una selección simultáneamente.


Apéndice A – Roles y portales: Ejemplos

En este apéndice se proporcionan ejemplos de posibles roles de usuario y sus configuraciones de portal en función de las áreas empresariales.

Área Roles

I. Roles y portales de aplicación Administrador de aplicaciones

Creador de aplicaciones

II. Roles y portales de empresa Ejecutivo de lugar de trabajo

Ejecutivo de finanzas

Gestor de unidades de negocio

III. Roles y portales de Request Central

Usuario de Request Central

IV. Roles y portales de Real Estate Environmental Sustainability

Gestor/planificador medioambiental

V. Roles y portales de operaciones Ejecutivo de operaciones

Gestor de evaluación de instalaciones

Gestor de centro de contacto

Agente de centro de contacto

Gestor de contratos/compras

Gestor de inventario

Coordinador de reservas

Gestor de servicios

Técnico de servicio

Proveedor de servicios externo

VI. Roles y portales de instalaciones Ejecutivo de instalaciones

Gestor de activos

Gestor/planificador de espacio

Gestor/planificador de traslados

VII. Roles y portales inmobiliarios Ejecutivo inmobiliario

Gestor de extractador de bienes inmuebles

Extractador de bienes inmuebles

Gestor de contratos inmobiliarios

Gestor de transacciones inmobiliarias

Miembro de equipo de proyecto de bienes inmuebles

Gestor de contabilidad de arrendamiento


Área Roles

VIII. Roles y portales de proyectos Ejecutivo de proyectos

Gestor de programas

Gestor de proyectos

Miembro de equipo de proyecto de capital


I. Roles y portales de aplicación

Administrador de aplicaciones

Rol Perfil de utilización

Administrador de aplicaciones

El administrador de aplicaciones es el responsable de gestionar la aplicación IBM TRIRIGA. El administrador de aplicaciones es normalmente una persona con conocimiento de la empresa, experiencia e interés en la parte técnica de las aplicaciones.

El administrador de aplicaciones interactúa con la mayoría de los usuarios del sistema y realiza las siguientes funciones.

Crea y gestiona licencias y grupos de seguridad.

Configura el acceso de los usuarios.

Crea y mantiene la mayoría de estándares de nivel de sistema y de aplicación, incluidos los valores de clasificación y lista.

A menudo crea informes y consultas a petición del usuario.

Puede gestionar el rendimiento del sistema, aunque con frecuencia esta tarea la realiza un usuario más técnico.

Puede gestionar tareas de configuración más sencillas, tales como cambios de etiqueta, añadir un campo o sección a un formulario y crear portales.

Desde el punto de vista técnico, este rol:

Tiene formación específica acerca de la aplicación IBM TRIRIGA (1-2 semanas).

También puede tener formación acerca del Creador de aplicaciones de IBM TRIRIGA (1-2 semanas).

Utiliza Microsoft Outlook o Lotus Notes® para las operaciones diarias de correo electrónico y calendario.

Utiliza un sistema informático durante la mayor parte de su horario de trabajo.

Detalles de portal:

El portal destinado a este rol se basará en los siguientes detalles (seleccionados en el registro de Personas de este rol):

Página inicial: Inicio – Portal de administrador de aplicaciones

Detalles de grupo: Grupo Admin

Detalles de licencia: IBM TRIRIGA Enterprise Workplace Management


Creador de aplicaciones


Creador de aplicaciones Los creadores de aplicaciones IBM TRIRIGA incluyen a cualquier usuario con formación y, habitualmente, con certificación en la plataforma IBM TRIRIGA, incluidos los desarrolladores de aplicaciones IBM TRIRIGA, servicios IBM TRIRIGA, consultores de soluciones IBM TRIRIGA, socios y clientes.

El Creador de aplicaciones crea o modifica:

Objetos de negocio, formularios y flujos de trabajo (incluidas las asociaciones y familias de estados).

Portales y navegación.

Grupos de seguridad.

Informes y consultas.

Paquetes de migración de objetos (OM) para mover funciones de aplicación nuevas o actualizadas entre entornos.


Tiene formación específica de Creador de aplicaciones IBM TRIRIGA y es un desarrollador de IBM TRIRIGA certificado (1-3+ semanas).

Está familiarizado con los procedimientos de desarrollo de aplicaciones.


Detalles de portal:


Página inicial: Inicio – Portal de creador de aplicaciones

Detalles de grupo: Grupo Admin

Detalles de licencia: IBM TRIRIGA Enterprise Workplace Management


II. Roles y portales de empresa

Ejecutivo de lugar de trabajo


Ejecutivo de lugar de trabajo

El ejecutivo de lugar de trabajo incluye cualquier rol ejecutivo responsable de gestionar (o interesado en) el rendimiento del equipo de Workplace Management y la “cartera” de Workplace. Este rol puede incluir altos ejecutivos y ejecutivos a nivel de vicepresidente senior.

El Ejecutivo de lugar de trabajo:

Accede a la aplicación IBM TRIRIGA con poca frecuencia, por lo que la facilidad de utilización es importante.

Supervisa las mediciones de rendimiento.

Establece metas, objetivos y criterios de rendimiento estratégicos del lugar de trabajo.

Recibe y responde a aprobaciones y notificaciones.


No tiene formación específica en IBM TRIRIGA aparte de las instrucciones básicas de inicio de sesión.

Utiliza MS Outlook o Lotus Notes para las operaciones diarias de correo electrónico y calendario.

Utiliza herramientas de productividad de oficina como Word y Excel periódicamente.

Detalles de portal:


Página inicial: Inicio – Portal de ejecutivo de lugar de trabajo

Detalles de grupo: Ejecutivo de lugar de trabajo de TRIRIGA

Detalles de licencia: (1) IBM TRIRIGA Enterprise Workplace Management y (2) IBM TRIRIGA Workplace Performance Management Enterprise


Ejecutivo de finanzas


Ejecutivo de finanzas El ejecutivo de finanzas incluye cualquier rol ejecutivo responsable de gestionar (o interesado en) el rendimiento financiero de la empresa, el equipo de Workplace Management y la “cartera” de Workplace. Este rol puede incluir altos ejecutivos y ejecutivos a nivel de vicepresidente senior.

El Ejecutivo de finanzas:


Supervisa las medidas del rendimiento financiero y la conformidad.

Establece metas, objetivos y criterios de rendimiento estratégicos del lugar de trabajo financiero.



No tiene formación específica en IBM TRIRIGA aparte de las instrucciones básicas de inicio de sesión.

Utiliza Outlook o Lotus Notes para las operaciones diarias de correo electrónico y calendario.


Detalles de portal:


Página inicial: Inicio – Portal de ejecutivo de finanzas

Detalles de grupo: Ejecutivo finanzas de TRIRIGA

Detalles de licencia: (1) IBM TRIRIGA Enterprise Workplace Management y (2) IBM TRIRIGA Workplace Performance Management Enterprise





Los gestores de unidades de negocio representan las diversas organizaciones de la empresa y, por lo tanto, el Gestor de unidades de negocio es generalmente el “cliente” del equipo de Workplace Management.

El Gestor de unidades de negocio:

Coordina las necesidades de espacio y equipo de su organización.

Responde a solicitudes de previsión de espacio.

Aprueba y coordina la utilización y las asignaciones de espacio de su organización.

Coordina los traslados de su organización.

Establece los servicios y acuerdos de nivel de servicio (SLA) con los diversos proveedores de servicios de Workplace.

Coordina la formación autoservicio de su organización.

Aprueba algunos tipos de solicitudes de autoservicio (por ejemplo, solicitudes de traslado y producto).

Supervisa la satisfacción de los ocupantes.

Supervisa el rendimiento respecto a los acuerdos de SLA.


Tiene algunos conocimientos de IBM TRIRIGA (una semana).


Utiliza herramientas de productividad de oficina como Word y Excel.

Utiliza el sistema ERP de la empresa para gestionar los presupuestos y gastos reales de la organización.

Utiliza un sistema informático con regularidad.

Detalles de portal:


Página inicial: Inicio – Portal de gestor de unidades de negocio

Detalles de grupo: Ejecutivo de unidades de negocio de TRIRIGA

Detalles de licencia: (1) IBM TRIRIGA Enterprise Workplace Management y (2) TRIRIGA Workplace Performance Management Enterprise


III. Roles y portales de Request Central




El usuario de Request Central:

Entra solicitudes cuando es necesario (5-6 por año).

Averigua el estado de las solicitudes.

Es encuestado acerca de la calidad de servicio de las solicitudes.


No tiene conocimientos de IBM TRIRIGA.

Está familiarizado con sitios web basados en el consumidor, como por ejemplo Amazon.com.


Detalles de portal:


Página inicial: Inicio – Portal de Request Central

Detalles de grupo: TRIRIGA Request Central

Detalles de licencia: (1) IBM TRIRIGA Request Central o (2) IBM TRIRIGA Request Central – Reserve.


IV. Roles y portales de Real Estate Environmental Sustainability





El rol de Gestor/planificador medioambiental puede variar desde un rol dedicado exclusivamente a la sostenibilidad ambiental –hasta una persona que ha tomado la responsabilidad de la ES pero que sigue conservando su responsabilidad principal. En el último caso, el gestor de ES puede tener un rol principal, como por ejemplo gestor de bienes inmuebles o de instalaciones, o gestor de servicio de operaciones.

En muchas empresas, el gestor/planificador medioambiental (para instalaciones) rinde cuentas a un gestor del departamento de sostenibilidad o alto ejecutivo a nivel de compañía.

El Gestor/planificador medioambiental orientado a instalaciones:

Define y supervisa programas de consumo de carbono, energía, agua, residuos, recorridos y emisiones.

Es responsable de recopilar e informar sobre el rendimiento medioambiental relacionado con las instalaciones –incluyendo iniciar solicitudes mensuales de información a los miembros del equipo medioambiental del emplazamiento o a proveedores de servicios.

Rinde cuentas al nivel de gestión superior acerca del rendimiento medioambiental actual y planificado de las instalaciones.

Recomienda proyectos de mejora medioambiental – a menudo iniciados por otros departamentos de instalaciones.

Participa en proyectos ambientales aprobados.


Tiene alguna formación específica en IBM TRIRIGA.


Ha utilizado Excel para el registro de datos medioambientales, incluyendo datos mensuales de energía, residuos, recorridos y emisiones –así como para calcular las emisiones de carbono.

Detalles de portal:

El portal para este rol estaría basado en los detalles siguientes:

Página inicial: Inicio – Portal de gestor medioambiental

Detalles de grupo: Gestor/planificador medioambiental de TRIRIGA

Detalles de licencia: (1) IBM TRIRIGA Real Estate Environmental Sustainability Manager y (2) IBM TRIRIGA Real Estate Environmental Sustainability Manager

V. Roles y portales de operaciones


Ejecutivo de operaciones




Ejecutivo de operaciones

El Ejecutivo de operaciones es el responsable de la parte del equipo de lugar de trabajo que gestiona directamente las operaciones y el mantenimiento de las instalaciones. El ejecutivo de operaciones puede rendir cuentas a diversos cargos de la empresa, como por ejemplo al ejecutivo de instalaciones, al CFO o al COO, pero generalmente tiene acceso directo al nivel de gestión superior.

El Ejecutivo de operaciones:

Interactúa con el nivel de gestión superior para desarrollar objetivos estratégicos de operaciones.

Desarrolla planes estratégicos de largo alcance para lograr dichos objetivos.

Crea y gestiona el presupuesto y los gastos de activos fijos y operativo fiscal de la organización.

Supervisa el rendimiento operativo de los proveedores de servicios tanto internos como externos.

Supervisa las condiciones y el rendimiento medioambiental de las instalaciones y recomienda/aprueba niveles de financiación y planes de gastos.

Proporciona un entorno de trabajo propicio para un trabajo productivo.


Supervisa proyectos de construcción y renovación.






Utiliza Word y Excel periódicamente.

Detalles de portal:


Página inicial: Inicio – Portal de ejecutivo de operaciones

Detalles de grupo: Ejecutivo de operaciones de TRIRIGA

Detalles de licencia: (1) IBM TRIRIGA Operations Manager y (2) IBM TRIRIGA Workplace Performance Management Operations


Gestor de evaluación de instalaciones




Gestor/planificador de evaluación de instalaciones

Dependiendo de la empresa, el rol de Gestor/planificador de evaluación de instalaciones puede variar desde un rol dedicado exclusivamente a la evaluación de instalaciones (o a la evaluación de condiciones) –hasta una persona que ha tomado la responsabilidad de la evaluación de instalaciones pero que sigue conservando su responsabilidad principal. En el último caso, el gestor de evaluación de instalaciones puede tener un rol principal, como por ejemplo gestor instalaciones o gestor de servicio de operaciones.

El Gestor/planificador de evaluación de instalaciones:

Define y supervisa programas de reparación y evaluación de condiciones relacionados con las instalaciones.

Es responsable de recopilar e informar de los datos relacionados con las condiciones de los sistemas de edificación, ubicaciones y estructuras clave y activos de las instalaciones, incluyendo el inicio de solicitudes de inspección de las instalaciones a miembros del equipo del emplazamiento o a proveedores de servicios externos.

Rinde cuentas al nivel de gestión superior acerca del rendimiento actual y planificado de las instalaciones.

Recomienda proyectos de mejora de evaluación de instalaciones (FA) – a menudo iniciados por otros departamentos de instalaciones.

Participa en proyectos de evaluación de instalaciones (FA) aprobados.


Tiene alguna formación en IBM TRIRIGA (1-3 días).


Ha utilizado Excel o un sistema de propiedad de proveedor para registrar datos de FA –así como calcular las calificaciones de Índice de condición de instalaciones (FCI).

Detalles de portal:


Página inicial: Inicio – Portal de gestor/planificador de evaluación de instalaciones

Detalles de grupo: Gestor de evaluación de instalaciones de TRIRIGA

Detalles de licencia: (1) TRIRIGA Operations y (2) IBM TRIRIGA Workplace Performance Management Operations





El Gestor de centro de contacto gestiona los agentes de centro de contacto y también puede actuar como agente de centro de contacto.

El gestor de centro de contacto puede rendir cuentas al ejecutivo de instalaciones o al ejecutivo de operaciones. En algunas empresas, el gestor de centro de contacto gestiona tanto instalaciones como agentes relacionados con tecnología.

El Gestor de centro de contacto:

Define y supervisa las medidas de rendimiento de los agentes de centro de contacto, como por ejemplo el volumen de llamadas y la tasa de resolución de urgencias.

Ayuda en las llamadas durante periodos de alto volumen.

Asiste en las llamadas que se han escalado debido a solicitudes o problemas especiales o a interlocutores conflictivos.

Gestiona la base de conocimiento.

Gestiona la formación de los agentes.


Tiene formación específica en IBM TRIRIGA (una semana) – la misma formación que el agente de centro de contacto.


Trabaja en la aplicación Centro de contacto parte del día.

Detalles de portal:


Página inicial: Inicio – Portal de gestor de centro de contacto

Detalles de grupo: TRIRIGA Gestor de centro de contacto





El agente de centro de contacto actúa como un conserje, respondiendo a las llamadas de los empleados y consultores de las empresas relacionadas con solicitudes de servicios (demasiado calor, demasiado frío, escapes, luces apagadas), traslados, productos (necesidad de una nueva silla o sistema informático) y reservas. Algunas empresas implementan los productos IBM TRIRIGA Request Central e IBM TRIRIGA Reserve, permitiendo que los empleados especifiquen directamente las solicitudes y reservas.

Los Agentes de centro de contacto informan a un Gestor de centro de contacto y pueden gestionar solicitudes y reservas para varias ubicaciones.

El Agente de centro de contacto:

Recibe y registra solicitudes (tanto de solicitante como basadas en ubicación).

Maneja las solicitudes directamente desde llamadas, así como desde correo electrónico o fax.

Convierte la información de llamada en una solicitud del sistema IBM TRIRIGA.

Intenta resolver el problema durante la llamada telefónica, evitando la necesidad de crear una solicitud.

Puede ser responsable de enviar la solicitud al proveedor de servicios adecuado.

Realiza el seguimiento de los interlocutores para algunas solicitudes.

Se mide por medidas relacionadas con llamadas (como por ejemplo la tasa de resolución de urgencias y el volumen de llamadas).


Tiene formación específica en IBM TRIRIGA (una semana).


Trabaja en la aplicación Centro de contacto la mayor parte del día.

Detalles de portal:


Página inicial: Inicio – Portal de agente de centro de contacto

Detalles de grupo: TRIRIGA Agente de centro de contacto



Gestor de contratos/compras


Gestor de contratos y Gestor de compras

El Gestor de contratos y el Gestor de compras tienen roles similares y, en función de la empresa, puede existir uno, otro o ambos.

El Gestor de contratos y el Gestor de compras:

Crea y gestiona todas las propuestas y contratos tanto a nivel de compañía como para proyectos específicos.

Puede ser un miembro de equipo de proyecto y gestionar contratos y compras específicas de dicho proyecto.

Gestiona el rendimiento con respecto a entregas/requisitos a cumplir según el contrato.






Detalles de portal:

El portal destinado a estos roles se basará en los siguientes detalles (seleccionados en los registros de Personas de los roles):

Página inicial: Inicio – Portal de gestor de contratos y compras

Detalles de grupo: Administrador de contratos de TRIRIGA



Gestor de inventario


Gestor de inventario El Gestor de inventario gestiona ubicaciones de inventario tanto autoservicio como gestionadas.

El Gestor de inventario:

Envía materiales y activos a los técnicos.

Garantiza la disponibilidad óptima de existencias.

Supervisa las solicitudes y órdenes de compra para la reposición de existencias.

Recibe artículos entrantes.

Mantiene recuentos de existencias precisos.


Tiene algo de formación específica en IBM TRIRIGA (una semana).


Ha utilizado Excel y/u otros sistemas de gestión de inventario anteriormente.

Detalles de portal:


Página inicial: Inicio – Portal de gestor de inventario

Detalles de grupo: Gestor de inventario de TRIRIGA



Coordinador de reservas



Coordinador de reservas El Coordinador de reservas gestiona una cartera de salas reservables y servicios, equipos y vehículos relacionados y gestiona solicitudes y reservas para espacios de reunión y de oficina. El Coordinador de reservas puede actuar como conserje para un centro de eventos o como gestor de salas privadas.

El Coordinador de reservas:

Coordina todos los aspectos de las reservas y los proveedores de reservas para su cartera, incluyendo la configuración de atributos de las salas, los proveedores de servicio de comida y el equipo.

Gestiona los contratos de servicio de comida asociados a las salas.

Supervisa el trabajo de los proveedores de servicio para asegurar que las reuniones se llevan a cabo satisfractoriamente; se asegura por ejemplo de que se entreguen los pedidos de servicio de comida y de equipo, de que las salas estén correctamente configuradas y de que los costes relacionados con la reserva se carguen adecuadamente.

Analiza las medidas de utilización y propone renovaciones para proporcionar la distribución óptima del espacio de reunión y de oficina y del equipo.

El Conserje Coordinador de reservas también:

Recibe llamadas/correos electrónicos y registra las solicitudes de reserva.

Convierte la información de la llamada/el correo electrónico en una reserva en nombre del solicitante.

Controla las salas privadas designadas.

Crea, cambia y cancela reservas de salas, pedidos de servicio de comida, reservas de equipo y vehículos.




Trabaja en la aplicación Reserva la mayor parte del día.

Detalles de portal:

El portal para este rol estaría basado en los detalles siguientes:

Página inicial: Inicio – Portal de Coordinador de reservas

Detalles de grupo: Coordinador de reservas TRIRIGA

Detalles de licencia: (1) IBM TRIRIGA Request Central – Reserve y (2) IBM TRIRIGA Facilities Manager

Gestor de servicios



Gestor de servicios Algunas organizaciones tienen un rol de planificador de servicios que cumple con la misma tarea de supervisión y planificación de actividades que un gestor de servicios. Por tanto, estos roles se combinan y se denominan: Gestor/planificador de servicios.

El Gestor de servicios:

Define y gestiona acuerdos de nivel de servicio con los clientes.

Gestiona proveedores de servicios externos.

Asigna tareas a los técnicos a lo largo de cada día de trabajo en función de SLA, la disponibilidad de los técnicos y los conocimientos de los mismos (40-100 al día).

Revisa las mediciones tanto tácticas (día a día) como a largo plazo (mensuales) del equipo y actúa según sea necesario para manejar el rendimiento más allá de los umbrales definidos.




Detalles de portal:


Página inicial: Inicio – Portal de gestor/planificador de servicios

Detalles de grupo: Gestor de servicios de TRIRIGA



Técnico de servicio


Técnico de servicio El Técnico de servicio:

Recibe tareas en IBM TRIRIGA (5-10 al día).

Tiene la responsabilidad principal de realizar tareas sobre el terreno.

Puede ser un especialista comercial que maneja un estrecho rango de tipos de tareas o un generalista que maneja un rango más amplio de tipos de tareas.

Puede planificar sus tareas diarias o trabajar en tareas que están predeterminadas por el Gestor de servicios.

Puede actualizar el sistema; actualizar el sistema para registrar el tiempo y los materiales es un requisito para acuerdos de nivel de servicio, pero no es su principal controlador.


No es un experto informático, pero tiene alguna formación específica en IBM TRIRIGA (1-3 días).

Utiliza Outlook o Lotus Notes para las operaciones diarias de correo electrónico y calendario; puede utilizar un dispositivo portátil sobre el terreno.

Detalles de portal:


Página inicial: Inicio – Portal de técnico de servicio

Detalles de grupo: Técnico de servicio de TRIRIGA





Algunas empresas externalizan servicios en proveedores de servicios externos. La externalización de servicios puede abarcar desde actividades de mantenimiento rutinarias hasta servicios especializados. Algunas empresas externalizan todas sus operaciones y el mantenimiento en un proveedor de servicios externo; otras tienen una combinación de recursos internos y externos.

Los proveedores de servicios externos realizan el trabajo en función de requisitos de contrato (contratos y órdenes de compra abiertas) o bajo demanda (órdenes de compra). Los proveedores de servicios externos pueden proporcionar servicios (por ejemplo, técnicos o electricistas de mantenimiento) o productos (por ejemplo, los materiales necesarios para realizar el trabajo o activos específicos).

El Proveedor de servicios externo:

Gestiona los acuerdos de nivel de servicio.

Recibe y realiza tareas de trabajo y órdenes de compra.

Puede realizar el mantenimiento correctivo, preventivo y basado en condiciones.

Puede realizar servicios especiales tales como inspecciones y recomendaciones medioambientales y de condiciones para la acción correctiva.

Asigna tareas a los técnicos en función de SLA, la disponibilidad de los técnicos y los conocimientos de los mismos.

Revisa las mediciones tanto tácticas (día a día) como a largo plazo (mensuales) del equipo y actúa según sea necesario para manejar el rendimiento más allá de los umbrales definidos.

Emite facturas del trabajo realizado.

Puede participar como miembro de equipo de proyecto.





Detalles de portal:


Página inicial: Inicio – Portal de proveedor de servicios externo

Detalles de grupo: Proveedor de servicios externos de TRIRIGA



VI. Roles y portales de instalaciones

Ejecutivo de instalaciones




Ejecutivo de instalaciones

El Ejecutivo de instalaciones (o Gestor de instalaciones) es el responsable de la parte del equipo de lugar de trabajo que gestiona directamente las instalaciones. En algunas empresas, el Ejecutivo de instalaciones y el Ejecutivo inmobiliario tienen el mismo rol. El ejecutivo de instalaciones puede rendir cuentas a diversos cargos de la empresa, como por ejemplo al CFO o al COO, pero generalmente tiene acceso directo al nivel de gestión superior.

El Ejecutivo de instalaciones:

Interactúa con el nivel de gestión superior para desarrollar objetivos estratégicos de instalaciones.



Supervisa asignaciones de espacio y proporciona una utilización de espacio eficiente.

Supervisa traslados y tasas de rotación en la organización.









Utiliza MS Word y Excel periódicamente.

Detalles de portal:


Página inicial: Inicio – Portal de ejecutivo de instalaciones

Detalles de grupo: Gestor de instalaciones de TRIRIGA

Detalles de licencia: (1) IBM TRIRIGA Facilities Manager y (2) IBM TRIRIGA Workplace Performance Management Facilities


Gestor de activos


Gestor de activos El Gestor de activos es habitualmente responsable de una clase de activos definida, como por ejemplo Sistemas y servidores de TI, Equipos de oficina, Equipo de punto de venta o Mobiliario.

El Gestor de activos:

Identifica y compra productos dentro de los estándares de coste y calidad establecidos por la empresa.

Gestiona el coste total de la propiedad y la depreciación de activos.

Gestiona acuerdos y garantías de arrendamiento de activos.

Garantiza el mantenimiento y la gestión correctos de los activos adquiridos.

Mantiene un inventario óptimo para satisfacer la demanda.

Adquiere y elimina los activos y equipos de acuerdo con los estándares medioambientales corporativos.





Utiliza el sistema ERP de la empresa.


Detalles de portal:


Página inicial: Inicio – Portal de gestor de activos

Detalles de grupo: Gestor de activos de TRIRIGA





Algunas empresas tienen roles separados para el Planificador de espacio y el Gestor de espacio.. Otras combinan las responsabilidades en un solo rol.

El rol Gestor/planificador de espacio de IBM TRIRIGA suministra una única interfaz de usuario aplicable a ambos roles individuales. Las diferencias se derivan de la licencia de IBM TRIRIGA: IBM TRIRIGA Facilities proporciona acceso a la función tradicional de gestión de espacios; IBM TRIRIGA Strategic Facility Planning (SFP) proporciona acceso a la planificación avanzada.

Este rol se deriva tradicionalmente de un diseño arquitectónico interior o de ingeniería en segundo plano y, por tanto, su naturaleza es “visual” y espera gráficos de plan de planta.

El Gestor/planificador de espacio:

Es responsable de optimizar la utilización del espacio.

Planifica el espacio para satisfacer los objetivo de negocio.

Gestiona las asignaciones y devoluciones de espacio diarias de la organización.

Aconseja a los clientes internos acerca de las mejoras de utilización y las opciones de planificación.

Asigna y gestiona las asignaciones de tareas.

Revisa las mediciones tanto tácticas (día a día) como a largo plazo (mensuales y anuales) del equipo y actúa según sea necesario para manejar el rendimiento más allá de los umbrales definidos.




Prefiere trabajar con planes de planta más sencillos basados en navegador específicos para sus necesidades, aunque un pequeño segmento de Gestores/planificadores de espacio son también usuarios de CAD.

Detalles de portal:


Página inicial: Inicio – Portal de gestor/planificador de espacio

Detalles de grupo: (1) Gestor de espacio de TRIRIGA y (2) Planificador de espacio de TRIRIGA






Algunas organizaciones tienen un planificador de traslados y un gestor de traslados. In IBM TRIRIGA Facilities, los procesos y el acceso a la información de los roles es similar. Por tanto, estos roles se combinan y se denominan: Gestor/Planificador de traslados.

Este rol se deriva tradicionalmente de un diseño arquitectónico interior o de CAD en segundo plano y, por tanto, su naturaleza es “visual” y espera gráficos de plan de planta.

El Gestor/planificador de traslados:

Es responsable de suministrar reorganizaciones de plan de espacio.

Planifica e implementa proyectos, tareas y diseños de traslado.

Gestiona pequeños traslados diarios, reconfiguraciones de oficina y solicitudes de mobiliario.

Coordina planes de traslado con otros gestores/planificaciones de traslados, con los gestores/planificadores de espacio y con TI/Telecomunicaciones.

Asigna tareas al equipo (similar al gestor de servicios) y/o puede realizar tareas (similar al técnico de servicio). Genera tareas/solicitudes de mantenimiento o servicios relacionados con los traslados.




Prefiere trabajar con planes de planta más sencillos basados en navegador específicos para sus necesidades, aunque un segmento de Gestores/planificadores de traslados son también usuarios expertos de CAD. Los planificadores de traslados suelen trabajar en estrecha colaboración con diseñadores especializados de CAD y diseñadores de interiores.

Detalles de portal:


Página inicial: Inicio – Portal de gestor/planificador de traslados

Detalles de grupo: (1) Gestor de traslados de TRIRIGA y (2) Planificador de traslados de TRIRIGA



VII. Roles y portales inmobiliarios

Ejecutivo inmobiliario


Ejecutivo inmobiliario El Ejecutivo inmobiliario es el responsable de la parte del equipo de lugar de trabajo que gestiona las transacciones y contratos inmobiliarios. La responsabilidad principal del ejecutivo inmobiliario consiste en buscar, adquirir, gestionar y enajenar bienes inmuebles para optimizar la cartera de acuerdo con las necesidades y los objetivos principales de la empresa. El ejecutivo inmobiliario puede rendir cuentas a diversos cargos de la empresa, como por ejemplo al CFO o al COO, pero generalmente tiene acceso directo al nivel de gestión superior.

El Ejecutivo inmobiliario:




Gestiona la adquisición y venta de instalaciones.

Gestiona contratos inmobiliarios (alquiler y propiedad).

Se asegura de la realización de los pagos adecuados, la ejecución de las opciones y la evaluación de las renovaciones.

Revisa fechas críticas, evalúa opciones de contrato y determina la dirección estratégica.

Supervisa las asignaciones de espacio y los costes inmobiliarios asociados de las organizaciones internas.

Facilita la conformidad de los informes de normativas.

Supervisa asignaciones de espacio y proporciona una utilización de espacio eficiente.







Utiliza Outlook o Lotus Notes para las operaciones diarias de



correo electrónico y calendario.


Detalles de portal:


Página inicial: Inicio – Portal de ejecutivo inmobiliario

Detalles de grupo: Ejecutivo inmobiliario de TRIRIGA

Detalles de licencia: (1) IBM TRIRIGA Real Estate Manager y (2) IBM TRIRIGA Workplace Performance Management Real Estate





El Gestor de extractador de bienes inmuebles gestiona a los Extractadores de bienes inmuebles y también puede actuar como Extractador de bienes inmuebles. El Gestor de extractador de bienes inmuebles puede informar al Ejecutivo inmobiliario.

El Gestor de extractador de bienes inmuebles:

Supervisa los extractos de arrendamiento en curso realizados por Extractadores de bienes inmuebles.

Gestiona la formación de los Extractadores de bienes inmuebles.

Ayuda a interpretar la terminología del alquiler, verificar los datos de construcción, resumir los alquileres y trasladar esa información a IBM TRIRIGA.

Ayuda comprobar la exactitud de los resúmenes de contrato existentes con respecto al documento de alquiler real.


Tiene formación especifica en IBM TRIRIGA (1-3 días) – la misma formación que el Extractador de bienes inmuebles.

Tiene sólidos conocimientos informáticos y está familiarizado con Excel y Word.


Detalles de portal:


Página inicial: Inicio – Portal de Extractador de bienes inmuebles

Detalles de grupo: Gestor de extractadores de bienes inmuebles de TRIRIGA



Extractador de Bienes inmuebles


Extractador de bienes inmuebles

La responsabilidad primaria del Extractador de bienes inmuebles es crear extractos de arrendamientos de bienes inmuebles para la empresa.

El Extractador de bienes inmuebles:

Interpreta la terminología del alquiler, comprueba los datos del edificio, resume los alquileres y traslada esa información a IBM TRIRIGA.

Comprueba la exactitud de los resúmenes de contrato existentes con respecto al documento de alquiler real.


Tiene alguna formación específica en IBM TRIRIGA (1-3 días).



Detalles de portal:


Página inicial: Inicio – Portal de Extractador de bienes inmuebles

Detalles de grupo: Extractador de bienes inmuebles de TRIRIGA

Detalles de licencia: (1) IBM TRIRIGA Real Estate Manager




La responsabilidad principal del gestor de contratos inmobiliarios consiste en gestionar contratos de bienes inmuebles (alquileres y de propiedad) de la empresa. Se asegura de la realización de los pagos adecuados, la ejecución de las opciones y la evaluación de las renovaciones.

El Gestor de contratos inmobiliarios:

Interpreta la terminología del alquiler, comprueba los datos del edificio, resume los alquileres y traslada esa información a IBM TRIRIGA.

Revisa fechas críticas y determina la información financiera de cada edificio, incluyendo alquileres debidos, ajustes de CAM, ajustes de índice, planificaciones de alquileres en porcentaje y cualquier otro pago asociado a contratos inmobiliarios.

Realiza asignaciones de espacio y de costes asociados con contratos inmobiliarios a las organizaciones internas.

Comprueba la exactitud de los resúmenes de contrato existentes con respecto al documento de alquiler real.

Recibe y responde a solicitudes de información relativa a los contratos y la aclaración de cláusulas.

Garantiza la conformidad de las cláusulas del contrato.

Evalúa las opciones contractuales, hace recomendaciones para ejecutar o descartar opciones y registra la decisión final en IBM TRIRIGA.

Facilita los avisos legales y la correspondencia relacionados con la administración de alquileres.





Detalles de portal:


Página inicial: Inicio – Portal de gestor de contratos RE

Detalles de grupo: Administrador de contratos inmobiliarios de TRIRIGA





El Gestor de transacciones inmobiliarias es responsable de todos los “acuerdos” inmobiliarios (transacciones). Este rol se lleva a cabo por medio de la gestión efectiva de planes de transacción y proyectos inmobiliarios. Al igual que en cualquier proyecto, el coste, el tiempo y el rendimiento de los proveedores de servicios son esenciales para la localización, adquisición y enajenación de instalaciones críticas de la empresa (en propiedad y arrendados). Habitualmente, el gestor de transacciones inmobiliarias rinde cuentas al ejecutivo inmobiliario.

El Gestor de transacciones inmobiliarias:



Crea y gestiona planes de transacción y proyectos inmobiliarios.

Gestiona la adquisición y venta de instalaciones.

Inicia acuerdos inmobiliarios de arrendamiento y propiedad y los términos de los mismos.

Gestiona proveedores de servicios externos tales como asesores, intermediarios, bancos y propietarios de instalaciones.

Revisa fechas críticas, evalúa opciones de contrato y determina la dirección estratégica.








Detalles de portal:


Página inicial: Inicio – Portal de gestor de transacciones RE

Detalles de grupo: Gestor de transacciones inmobiliarias de TRIRIGA






Los miembros del equipo de un proyecto de bienes inmuebles pueden variar mucho, pero normalmente son responsables de una parte del proyecto de transacción encargada de adquirir o enajenar instalaciones de propiedad o arrendadas. Los miembros de equipo de proyecto de bienes inmuebles puede incluir intermediarios, tasadores, consultores, extractadores de alquileres, proveedores, especialistas internos en bienes inmuebles, gestores de contratos, agentes de compra y otros.

El miembro de equipo de proyecto de bienes inmuebles:

Proporciona un servicio de destino relacionado con el éxito global del proyecto de bienes inmuebles, como por ejemplo definir requisitos, buscar ubicaciones adecuadas y evaluar y aprobar propuestas de acuerdos (cargos) de arrendamiento o propiedad.

Dependiendo del servicio específico suministrado al proyecto de bienes inmuebles, las tareas y el nivel de implicación pueden diferir, pero la mayoría de los miembros del equipo comparten datos y necesidades de proceso comunes, que incluyen:

Acceso a información general y a otros miembros del equipo

Acceso a la planificación del proyecto

Acceso a las tareas asignadas, y

Acceso a información específica del proyecto controlada por el grupo de seguridad de miembros de equipo.


Tiene poca formación en IBM TRIRIGA, pero aumenta paulatinamente su competencia al participar en más proyectos.


Detalles de portal:


Página inicial: Inicio – Portal de miembro de equipo de proyecto de bienes inmuebles

Detalles de grupo: Miembro de equipo de proyecto de bienes inmuebles de TRIRIGA

Detalles de licencia: (1) IBM TRIRIGA Real Estate and (2) IBM TRIRIGA Workplace Performance Management Real Estate





El Gestor de contabilidad de arrendamiento es el responsable de gestionar los datos de contabilidad de FASB de los contratos de arrendamiento (de bienes inmuebles y activos) de la empresa, asegurándose de que se realizan asunciones adecuadas, de que las opciones están planificados y de que se evalúan las renovaciones.

El Gestor de contabilidad de arrendamiento:

Revisa y actualiza las asunciones de contabilidad de los contratos de arrendamiento.


Es relativamente experto en informática, está familiarizado con Microsoft Excel y Microsoft Word y tiene formación específica en IBM TRIRIGA (1-5 días)

Utiliza Outlook o Lotus Notes para las operaciones diarias de correo electrónico y calendario,


Detalles de portal:


Página inicial: Inicio – Portal de gestor de contabilidad de arrendamiento

Detalles de grupo: Contable de arrendamiento de TRIRIGA



VIII. Roles y portales de proyectos

Ejecutivo de proyectos


Ejecutivo de proyectos El Ejecutivo de proyectos es el responsable de la parte del equipo de lugar de trabajo que gestiona los proyectos a corto y largo plazo. El ejecutivo de proyectos puede rendir cuentas a diversos cargos de la empresa, como por ejemplo al ejecutivo de instalaciones o inmobiliario, al CFO o al COO, pero generalmente tiene acceso directo al nivel de gestión superior.

El Ejecutivo de proyectos:

Interactúa con el nivel de gestión superior para desarrollar objetivos estratégicos de programa y proyecto.



Supervisa el rendimiento de programas y proyectos de los proveedores de servicios tanto internos como externos.

Recomienda/aprueba niveles de financiación y planes de gastos.









Detalles de portal:


Página inicial: Inicio – Portal de ejecutivo de proyectos

Detalles de grupo: Ejecutivo de proyectos de TRIRIGA

Detalles de licencia: (1) TRIRIGA Projects, (2) TRIRIGA Projects Upgrade, y (3) IBM TRIRIGA Workplace Performance Management Projects


Gestor de programas




Gestor de programas Un programa es un grupo de proyectos relacionados gestionados de manera coordinada para obtener unas ventajas y un control que no serían posibles gestionándolos individualmente. La financiación y el soporte pueden asignarse en función de categorías de riesgo/recompensa, líneas de negocio específicas o tipos genéricos de proyectos, como por ejemplo medioambientales o de infraestructura (instalaciones o planes de transacciones inmobiliarias).

Con frecuencia, el gestor de programas rinde cuentas al departamento de gestión de proyectos (PMO) y puede dirigir directamente a uno o varios gestores de proyectos. El gestor de programas a menudo tiene línea de comunicación directa con los ejecutivos de instalaciones, inmobiliarios y altos ejecutivos. El gestor es responsable de gestionar fondos importantes y debe decidir sobre la mejor utilización de los mismos para cumplir los objetivos del programa.

El Gestor de programas IWMS:

Realiza estimaciones y envía solicitudes de financiación para nuevos programas o cambios en la financiación de programas existentes.

Establece fuentes de financiación y asigna fondos.

Evalúa y aprueba solicitudes de financiación de proyectos.

Gestiona el coste y el rendimiento planificado del programa de cuerdo con los objetivos de programa establecidos.

Supervisa el coste y el rendimiento planificado de los proyecto y ajusta o termina la financiación de proyectos para alcanzar los objetivos del programa.

Rinde cuentas al nivel de gestión superior acerca del rendimiento del programa.




Ha utilizado proyectos Excel y MS anteriormente para la gestión de programas.

Detalles de portal:


Página inicial: Inicio – Portal de gestor de programas

Detalles de grupo: Gestor de programas de TRIRIGA



Gestor de proyectos




Gestor de proyectos Los gestores de proyectos normalmente son responsables de proyectos de nueva construcción y reformas importantes, así como de proyectos de evaluación de instalaciones (renovación de componente), medioambientales u otros proyectos que requieren la coordinación de varios miembros del equipo y una gestión del presupuesto y la planificación.

En muchas empresas, el gestor de proyectos rinde cuentas a un departamento de gestión de proyectos (PMO) o a un gestor de programas.

El Gestor de proyectos IWMS:

Realiza estimaciones y envía solicitudes de financiación para nuevos proyectos.

Establece y gestiona el presupuesto y la planificación del proyecto.

Coordina todas las actividades del proyecto, incluidos el diseño y construcción, inspecciones y permisos.

Gestiona todas las propuestas, contratos, órdenes de compra, órdenes de cambio, facturas y pagos relacionados con el proyecto.

Gestiona las actividades de cierre al finalizar del proyecto para asegurarse de que todos los aspectos del proyecto se han se ha resuelto satisfactoriamente.

Rinde cuentas al nivel de gestión superior acerca del rendimiento del proyecto.


Tiene alguna formación específica en IBM TRIRIGA (3-5 días).


Ha utilizado (y en algunos casos prefiere utilizar) MS Project para la planificación de proyectos avanzada y las asignaciones de recursos.

Detalles de portal:


Página inicial: Inicio – Portal de gestor de proyectos

Detalles de grupo: Gestor de programas de TRIRIGA





Los miembros de equipo de proyecto de capital pueden variar mucho, pero normalmente son responsables de alguna parte de proyectos de nueva construcción y de reformas importantes, así como de proyectos de evaluación de instalaciones (renovación de componente), medioambientales u otros proyectos.

Los miembros de equipo de proyecto de capital puede incluir arquitectos, ingenieros, consultores, contratistas, subcontratistas, proveedores, gestores y técnicos de operaciones y mantenimiento, gestores de contratos, agentes de compra y otros.

El miembro de equipo de proyecto de capital:

Suministra un servicio de destino relacionado con el éxito global del proyecto, como por ejemplo diseño, consultoría, construcción, materiales o inspecciones.

Dependiendo del servicio específico suministrado al proyecto de capital, las tareas y el nivel de implicación pueden diferir, pero la mayoría de los miembros del equipo comparten datos y necesidades de proceso comunes, que incluyen:

Acceso a información general del proyecto y a otros miembros del equipo

Acceso a la planificación del proyecto

Acceso a las tareas asignadas, y

Acceso a información específica del proyecto controlada por el grupo de seguridad de miembros de equipo.


Tiene poca formación en IBM TRIRIGA, pero aumenta paulatinamente su competencia al participar en más proyectos.


Ha utilizado MS Project.

Detalles de portal:


Página inicial: Inicio – Portal de miembro de equipo de proyecto de capital

Detalles de grupo: Miembro de equipo de proyecto de TRIRIGA


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