guía de excel

ICDL II Computacin Aplicada

1

Profesor Roberto Carrera

Qu es Excel?

Excel 2007 es una hoja de clculo integrada en Microsoft Office. Esto quiere decir que si

ya conoces otro programa de Office, como Word, Access, Outlook, PowerPoint, Les

resultar familiar utilizar Excel, puesto que muchos iconos y comandos funcionan de forma

similar en todos los programas de Office.

Una hoja de clculo es un programa que es capaz de trabajar con nmeros de forma sencilla

e intuitiva. Facilitando la entrega de resultados ,Para ello se utiliza una cuadrcula donde en

cada celda de la cuadrcula se pueden introducir nmeros, letras y grficos.

Libro de trabajo:

Un libro de trabajo es el archivo que creamos con Excel, es decir, todo lo que hacemos en

este programa se almacenar formando el libro de trabajo.

Los libros de trabajo de Excel tienen la extensin .XLS para versiones 2003 o inferior y

.XLSX para versiones 2007 o superiores.

Cuando se inicia una sesin de Excel automticamente se abre un nuevo libro de trabajo

con el nombre provisional de Libro1. Esto lo puedes comprobar en la pantalla de Excel, en

la Barra de ttulo en la parte superior de la ventana vers cmo pone Libro1.

Un libro de trabajo est formado por varias hojas, en principio constar de 3 hojas aunque

el nmero de stas puede variar entre 1 y 255, Si miras en la parte inferior de la ventana de

Excel encontrars las diferentes hojas del libro de trabajo, cada una de ellas nombradas de

la forma Hoja1, Hoja2 y donde tambin podemos cambiar el nombre y color para

identificarlas segn nuestro modelo de trabajo.

Las hojas de clculo estn formadas por columnas y filas.

Una columna es el conjunto de celdas seleccionadas verticalmente. Cada columna se

nombra por letras, por ejemplo A, B, C,.......AA, AB,........IV.

Cada fila se numera desde 1 hasta 1.048.576 y es la seleccin horizontal de un conjunto de

celdas de una hoja de datos.


2


Celda: La interseccin de una columna y una fila se denominan Celda y se nombra con el nombre

de la columna a la que pertenece y a continuacin el nmero de su fila, por ejemplo la

primera celda pertenece a la columna A y la fila 1 por lo tanto la celda se llama A1. Si

observas la ventana de Excel podrs comprobar todo lo explicado anteriormente. Debemos

tomar en cuenta que cada clculo que se realice en una celda, en esa misma celda se

visualizara la informacin. Ej.: si sumo 1+1 en la celda A1 el resultado aparecer en la

celda A1.Tambien podemos cambiarles el nombre a las celdas as como a los rangos

escribiendo el nombre que deseamos en el recuadro que e tiene la Y en la imagen e abajo

Rango: Otro concepto muy importante en una hoja de clculo es el de Rango, que es un bloque

rectangular de una o ms celdas que Excel trata como una unidad. Los rangos son vitales en la Hoja de Clculo, ya que todo tipo de operaciones se realizan a base de rangos. Donde

rango est compuesto por una celda inicial y una final separada por dos puntos Ej.: A1:Z1

si quisiramos seleccionar celdas individuales deberamos separarlas por punto y coma.

Si quisiramos seleccionar 2 rangos distintos, deberan ir separados por punto y coma. Tal

como se puede apreciar en las imgenes.


3


Una matriz seleccionada de una hoja de Excel est compuesta por varias filas y varias

columnas, donde a diferencia de una hoja de Excel las columnas no se identifican por letras

EJ; A, B, etc., las columnas de una matriz se identifican como columna 1, columna 2 etc.

dato que tenemos que tener en cuenta para algunas funciones.


4


Tipos de datos:

En una Hoja de Clculo, los distintos TIPOS DE DATOS que podemos introducir son:

Valores Constantes:

Es un dato que se introduce directamente en una celda. Puede ser un nmero, una fecha u

hora, o un texto.

Nmeros:

Para introducir nmeros puedes incluir los caracteres 0,1,2,3,4,5,6,7,8,9 y los signos especiales + - ( ) / % E . .

Los signos (+) delante de los nmeros se ignoran, y para escribir un nmero negativo ste tiene que ir precedido por el signo (-).

Al escribir un nmero entre parntesis, Excel lo interpreta como un nmero negativo, lo cual es tpico en contabilidad.

El carcter E o e es interpretado como notacin cientfica. Por ejemplo, 3E5 equivale a 300000 (3 por 10 elevado a 5).

Se pueden incluir los puntos de miles en los nmeros introducidos como constantes. Cuando un nmero tiene una sola coma se trata como una coma decimal.

Si introducimos el smbolo % al final de un nmero, Excel lo considera como smbolo de porcentaje.

Si un nmero no cabe en su celda como primera medida se pasa automticamente a anotacin cientfica.

Por defecto los nmeros aparecen alineados a la derecha en la celda.

Fecha u Hora:

Para introducir una fecha u hora, no tienes ms que escribirla de la forma en que deseas que aparezca.

Al igual que los nmeros (ya que realmente lo son), las fechas y las horas tambin aparecen alineados a la derecha en la celda.

Cuando introduzcas una fecha comprendida entre los aos 1929 y 2029, slo ser necesario introducir los dos ltimos dgitos del ao, sin embargo para aquellas

fechas que no estn comprendidas entre dicho rango, necesariamente deberemos

introducir el ao completo.

Ejemplos:

1/12/99 1-12-99 2:30 PM

14:30 1/12/99 14:30 12/07/2031


5


Texto:

Para introducir texto como una constante, selecciona una celda y escribe el texto. El texto puede contener letras, dgitos y otros caracteres especiales que se puedan

reproducir en la impresora.

Una celda puede contener hasta 16.000 caracteres de texto.

Si un texto no cabe en la celda puedes utilizar todas las adyacentes que estn en blanco a su derecha para visualizarlo, no obstante el texto se almacena nicamente

en la primera celda.

El texto aparece, por defecto, alineado a la izquierda en la celda.

Frmulas:

Una frmula es una secuencia formada por valores constantes, referencias a otras

celdas, nombres, funciones, u operadores. generalmente esta secuencia trabaja bajo

una estructura.

Una frmula es una tcnica bsica para el anlisis de datos. Se pueden realizar

diversas operaciones con los datos de las hojas de clculo como *, +, -, Seno,

Coseno, etc.

En una frmula se pueden mezclar constantes, nombres, referencias a otras celdas,

operadores y funciones. La frmula se escribe en la barra de frmulas y debe

empezar siempre por el signo =.

Los distintos tipos de operadores que se pueden utilizar en una frmula son :

o OPERADORES ARITMTICOS se emplean para producir resultados

numricos. Ejemplo: + - * / % ^

o OPERADOR TIPO TEXTO se emplea para concatenar celdas que

contengan texto. Ejemplo: &

o OPERADORES RELACIONALES se emplean para comparar valores y

proporcionar un valor lgico (verdadero o falso) como resultado de la

comparacin. Ejemplo: < > = =

o OPERADORES DE REFERENCIA indican que el valor producido en la

celda referenciada debe ser utilizado en la frmula. En Excel pueden ser:

Operador de rango indicado por dos puntos (:), se emplea para

indicar un rango de celdas. Ejemplo: A1:G5

Operador de unin indicado por una coma (; ,) dependiendo de

la configuracin del teclado. O de idioma, une los valores de dos o

ms celdas. Ejemplo: A1;G5


6


Cuando hay varias operaciones en una misma expresin, cada parte de la misma se

evala y se resuelve en un orden determinado. Ese orden se conoce como prioridad

de los operadores.

Se pueden utilizar parntesis para modificar el orden de prioridad y forzar la

resolucin de algunas partes de una expresin antes que otras.

Las operaciones entre parntesis son siempre ejecutadas antes que las que estn

fuera del parntesis. Sin embargo, dentro de los parntesis se mantiene la prioridad

normal de los operadores.

Cuando hay expresiones que contienen operadores de ms de una categora, se

resuelve antes las que tienen operadores aritmticos, a continuacin las que tienen

operadores de comparacin y por ltimo las de operadores lgicos .

Los operadores de comparacin tienen toda la misma prioridad, es decir que son

resueltos de izquierda a derecha, en el orden en que aparecen. Son:

COMPARACIN

Igualdad (=)

Desigualdad ()

Menor que ()

Menor o igual que (=)


7


Funciones:

Una funcin es una frmula especial escrita con anticipacin y que acepta un valor o

valores, realiza unos clculos con esos valores y devuelve un resultado.

Todas las funciones tienen que seguir una sintaxis, secuencia y estructura, si sta no se

respeta Excel nos mostrar un mensaje de error.

1) Los argumentos o valores de entrada van siempre entre parntesis. No dejes espacios

antes o despus de cada parntesis.

2) Los argumentos pueden ser valores constantes (nmero o texto), frmulas o

funciones.

3) Los argumentos deben de separarse por un punto y coma ";". Para que se pueda

respetar la secuencia o sintaxis de una funcin, ya que si falta un ; la funcin arrojara

Error

Ejemplo:

=SUMA (A1:B3) esta funcin equivale a =A1+A2+A3+B1+B2+B3

=SUMA (A1; R1 ;C2) esta funcin equivale a = A1+R1+C2

Frmulas y Funciones:

Vamos a profundizar en el manejo de funciones ya definidas por Excel 2007 para agilizar la

creacin de hojas de clculo, estudiando la sintaxis de stas as como el uso del asistente

para funciones, herramienta muy til cuando no conocemos muy bien las funciones

existentes o la sintaxis de stas.

Introducir Frmulas y Funciones:

Una funcin es una frmula predefinida por Excel 2007 (o por el usuario) que opera con

uno o ms valores y devuelve un resultado que aparecer directamente en la celda o ser

utilizado para calcular la frmula que la contiene.


8


La sintaxis de cualquier funcin es:

NOMBRE_FUNCIN (ARGUMENTO1; ARGUMENTO2;...; ARGUMENTO N)

Siguen las siguientes reglas:

Si la funcin va al comienzo de una frmula debe empezar por el signo =. Los argumentos o valores de entrada van siempre entre parntesis. No dejes

espacios antes o despus de cada parntesis.

Los argumentos pueden ser valores constantes (nmero o texto), frmulas o

funciones.

Los argumentos deben de separarse por un punto y coma ;.

Ejemplo: =SUMA (A1:C8)

Tenemos la funcin SUMA() que devuelve como resultado la suma de sus argumentos. El

operador ":" nos identifica un rango de celdas, as A1:C8 indica todas las celdas incluidas

entre la celda A1 y la C8, as la funcin anterior sera equivalente a:

=A1+A2+A3+A4+A5+A6+A7+A8+B1+B2+B3+B4+B5+B6+B7+B8+C1+C2+C3+C4+C

5+C6+C7+C8

En este ejemplo se puede apreciar la ventaja de utilizar la funcin.

Las frmulas pueden contener ms de una funcin, y pueden aparecer funciones anidadas

dentro de la frmula.

Ejemplo: =SUMA (A1:B4)/SUMA (C1:D4)

Existen muchos tipos de funciones dependiendo del tipo de operacin o clculo que

realizan. As hay funciones matemticas y trigonomtricas, estadsticas, financieras, de

texto, de fecha y hora, lgicas, de base de datos, de bsqueda y referencia y de informacin.

Para introducir una frmula debe escribirse en una celda cualquiera tal cual introducimos

cualquier texto, precedida siempre del signo =.


9


Insertar funcin con el asistente:

Una funcin como cualquier dato se puede escribir directamente en la celda si conocemos

su sintaxis, pero Excel 2007 dispone de una ayuda o asistente para utilizarlas, as nos

resultar ms fcil trabajar con ellas o no conociramos la funcin.

Si queremos introducir una funcin en una celda:

Situarse en la celda donde queremos introducir la funcin. Hacer clic en la pestaa

Frmulas.

Elegir la opcin Insertar funcin.

O bien, hacer clic sobre el botn formulas de la barra de frmulas.

Aparecer el siguiente cuadro de dilogo Insertar funcin:

Excel 2007 nos permite buscar la funcin que necesitamos escribiendo una breve

descripcin de la funcin necesitada en el recuadro Buscar una funcin: y a continuacin

hacer clic sobre el botn ir, de esta forma no es necesario conocer cada una de las funciones


10


Que incorpora Excel ya que el nos mostrar en el cuadro de lista Seleccionar una funcin:

las funciones que tienen que ver con la descripcin escrita.

Para que la lista de funciones no sea tan extensa podemos seleccionar previamente una

categora del cuadro combinado O seleccionar una categora: esto har que en el cuadro de

lista slo aparezcan las funciones de la categora elegida y reduzca por lo tanto la lista. Si

no estamos muy seguros de la categora podemos elegir Todas.

En el cuadro de lista Seleccionar una funcin: hay que elegir la funcin que deseamos

haciendo clic sobre sta.

Observa como conforme seleccionamos una funcin, en la parte inferior nos aparecen los

distintos argumentos y una breve descripcin de sta. Tambin disponemos de un enlace

Ayuda sobre esta funcin para obtener una descripcin ms completa de dicha funcin.

A final, hacer clic sobre el botn Aceptar.

Justo por debajo de la barra de frmulas aparecer el cuadro de dilogo Argumentos de

funcin, donde nos pide introducir los argumentos de la funcin: Este cuadro variar segn

la funcin que hayamos elegido, en nuestro caso se eligi la funcin SUMA ().


11


Argumentos de funcin:

En el recuadro Nmero1 hay que indicar el primer argumento que generalmente ser una

celda o rango de celdas tipo A1:B4 . Para ello, hacer clic sobre el botn para que el

cuadro se haga ms pequeo y podamos ver toda la hoja de clculo, a continuacin

seleccionar el rango de celdas o la celda deseadas como primer argumento (para seleccionar

un rango de celdas haz clic con el botn izquierdo del ratn sobre la primera celda del

rango y sin soltar el botn arrstralo hasta la ltima celda del rango) y pulsar la tecla

INTRO para volver al cuadro de dilogo.

En el recuadro Nmero2 habr que indicar cul ser el segundo argumento. Slo en caso de

que existiera.

Si introducimos segundo argumento, aparecer otro recuadro para el tercero, y as

sucesivamente.

Cuando tengamos introducidos todos los argumentos, hacer clic sobre el botn Aceptar.

Ejemplo:

Hacer clic en el botn

funcin al lado de la barra

de formulas.

Buscar y seleccionar la

funcin

Colocar aceptar


12


Tambin encontramos la el botn autosuma que se ubica en la pestaa inicio seccin

modificar, que nos permite calcular rpidamente algunos rangos o celdas que se encuentren

juntos. Otra forma de trabajar con funciones.

Despus de haber elegido la

funcin.

Ingresar el rango, valores o

nmeros en este caso, que

se van a sumar.

Como ingrese un rango

queda en el cuadro de

texto de Numero1 , si

tuviera otro rango o valor

podra ingresarlo en el

cuadro de texto numero2


13


Utilizar Expresiones como argumentos de las Funciones:

Excel permite que en una funcin tengamos como argumentos expresiones, por ejemplo la

suma de dos celdas (A1+A3). El orden de ejecucin de la funcin ser primero resolver las

expresiones y despus ejecutar la funcin sobre el resultado de las expresiones.

Por ejemplo, si tenemos la siguiente funcin =Suma((A1+A3);(A2-A4)) donde:

A1 vale 1

A2 vale 5

A3 vale 2

A4 vale 3

Excel resolver primero las expresiones (A1+A3) y (A2-A4) por lo que obtendremos los

valores 3 y 2 respectivamente, despus realizar la suma obteniendo as 5 como resultado.

Utilizar Funciones como argumentos de las Funciones

Excel tambin permite que una funcin se convierta en argumento de otra funcin, de esta

forma podemos realizar operaciones realmente complejas en una simple celda. Por ejemplo

=MAX(SUMA(A1:A4);B3) , esta frmula consta de la combinacin de dos funciones, la

suma y el valor mximo. Excel realizar primero la suma SUMA(A1:A4) y despus

calcular el valor mximo entre el resultado de la suma y la celda B3.


14


Formulas vistas en clases

1. =Max(

2. =MIN(

3. =Promedio(

4. =Suma(

1. =Contar(Rango)

Estas cuatro funciones

trabajan de la misma manera

donde la sintaxis pide;

valores, nmeros un rango

en las imgenes podemos ver

dos ejemplos distintos.

La funcin contar, la utilizamos

para saber la cantidad exacta de

celdas ocupadas con informacin

numrica determinada por un

rango, en el ejemplo de la imagen

el resultado debera ser 5 a pesar

que son 6 celdas que estn en el

rango ,debido a que una de las

celdas contiene texto y no ser

contabilizada en el total.


15


2. =Contar.si(Rango;criterio)

3. Condicin si

si(Prueba_logica;Valor_si_verdadero;Valor_si_falso)

La funcin contar.si , la utilizamos

Para contar el contenido de las

celdas, pero tomando en cuenta un

criterio, en el caso del ejemplo

contar todas las celdas que

contengan el numero 5 dentro del

rango seleccionado, en el ejemplo a

simple vista la funcin debera

contar 3 celdas que tienen el valor,

la sintaxis es seleccionar el rango

; y luego aplicar el criterio, este

ultimo siempre entre comillas

La condicin si, trabaja con

una prueba lgica que puede

ser una comparacin, donde

segn el resultado de esa

comparacin podemos

obtener 1 ms resultados,

en el ejemplo podemos ver

que comparamos un

promedio con la nota de

aprobacin, dando como

resultados 2 opciones. Donde

los resultados deben ir entre

Comillas, distintos serian si

los resultados que queremos

se encuentran en otras celdas

como la segunda imagen en

este caso al ser celdas no

iran entre comillas, solo el

nombre de la celda


16


4. =Buscarv(valor_buscado;matriz_a_buscar;indicador_de_columna;Falso)

La Idea de la funcin buscarV , es que mediante un identificador nico,

se pueda buscar la informacin que corresponde a su misma Fila Para

eso necesitamos una celda que se ingrese el valor buscado, como en la

imagen es la celda A7,y necesitamos seleccionar la matriz de

informacin donde encontraremos o buscaremos la informacin

relacionada al valor buscado, luego indicar la columna adecuada de la

matriz para que se muestre la informacin, y al final seleccionar Falso

para que la bsqueda sea exacta, si revisamos la celda donde estamos

creando la formula , corresponde la columna nombre , y por ende

dentro de la matriz seleccionada es la columna 2,ya que la 1

corresponde a la columna del identificador nico. Una vez terminada la

formula, si en la celda de valor buscado ingreso un nmero

identificador debera mostrarme la informacin correspondiente como

se puede apreciar en la imagen de que se encuentra en la parte inferior.


17


5. =Sumar.si.conjunto(Rango_suma;Rango_criterio;criterio)

En la funcin =Sumar.si.conjunto ( , la idea es sumar datos numricos correspondientes a la

misma fila, usando un criterio , obviamente el rango de suma es donde se encuentran los

valores numricos , y el rango del criterio es de donde nosotros vamos a seleccionar el

criterio. Como se ve en la imagen en la parte superior, en la estructura de la formula

podemos ver los rangos seleccionados donde el criterio es Calama por ende el resultado

final solo ser la suma de los valores que corresponden a Calama

guía de excel

Documents