GUIA PARA LA ELABORACION

DE PROYECTOS CULTURALES LO CALESVersión 1.0 / 2007

Sabina Andrea Gálvez del ValleEncargada de Cultura

Municipalidad de Puente Alto

De un tiempo a esta parte, saber diseñar proyectos se ha convertido en la llavemaestra para acceder a recursos provenientes de distintas fuentes, del ámbitopúblico como privado, aprender a desenvolvernos en esta lógica, se convierte en unrequisito imprescindible a la hora de competir por los recursos.Ello implica aprender, en la práctica, a manejar esta herramienta y saber hablar enel lenguaje técnico de quienes finalmente evalúan y seleccionan los proyectosculturales.Este ejercicio comunicacional es clave para alcanzar los objetivos propuestos ypoder materializar nuestras ideas.

Nos preguntamos, por ejemplo, cuál es la diferencia entre un proyecto cultural y unproyecto científico, tecnológico, productivo, etc. ¿Cuál es la especificidad de losproyectos de información y/o, culturales en comparac ión a otras áreas delconocimiento que utilizan esta herramienta de gestión? ¿Es necesario marcar estadiferencia o más bien el proyecto en nuestro ámbito, debe tender a la precisión delos proyectos de las ciencias exactas?

Tomando en consideración esta dicotomía inicial en sus distintos matices, elobjetivo fundamental de esta clase será revisar colectivamente algunas directricesprincipales en la formulación y gestión de proyectos. Facilitar la operacionalizaciónde los conceptos, aterrizándolos en ini ciativas de escala real y donde la teoría seaplica a la gestión.

El diseño de proyectos no es la panacea, pero sí existe un conjunto de recetasútiles, buenas prácticas y soluciones técnicas al momento de enfrentar esta etapade clarificación de lo que queremos, debemos y podemos hacer.

¿Qué es un proyecto, por qué se formula un proyecto?

Génesis de un proyecto

El punto de partida de todo proyecto es el tema, entendido éste como lacuestión, el fenómeno, el proceso o el hecho que provoca en el autor una actitudsubjetiva, espiritual, de inquietud e interés como para adoptarlo para intentarla elaboración de un proyecto.

Conceptos básicos

El proceso de elaboración del proyecto abarca la totalidad de las accionesque desarrolla quien hace el proyecto (alumno, profesional, científico, etc.) y d equienes lo apoyan (docentes, colaboradores, otros científicos). El concepto"proceso de elaboración de un proyecto" engloba, como veremosinmediatamente, a los otros dos, e l diseño y la formulación.

Con el término diseño del proyecto haremos referencia a la adopción deestrategias metodológicas para resolver el problema o encarar la cuestiónelegida para el proyecto.

Elección del tema

La elección del tema, en el orig en de un proyecto, puede estar motivada por lapercepción de una situación problemática real , objetiva, real,

observable, existente en forma exterior al alumno y de una dignid ad yrelevancia tal que merezca ser considerada "tema de un proyecto" o bien puedeprovenir de una inquietud espiritual, interna del estudiante que, movido por sucuriosidad, inquietud, "chispa" o creatividad, considera que tal cuestión mereceun estudio a través de un proyecto.

Identificación de una necesidad

El punto de partida del diseño de un Proyecto está en la determinación de lasnecesidades de las personas , empresas, población, etc. Estas necesidades yla voluntad institucional de satisfacerlas, llevan a una ACCION SOCIAL.

Se entiende por ACCION SOCIAL la intervención de la realidad, medianteacciones que asignan recursos escasos, para aumentar el bienestar de lapoblación, empresa o comunidad en su conjunto.

Definiciones de proyecto

Un conjunto de 1 actividades relacionadas y coordinadas con el fin de 2alcanzar objetivos específicos , dentro de los 3 límites de unpresupuesto y un 4 período dado (Viveros 1995),

Una decisión sobre uso de recursos, con el objetivo de incrementar, mantener omejorar la producción de bienes o prestación de servicios. Se materializa por logeneral en una obra física. Normalmente su ejecución se financia con gasto decapital y su operación con gasto corriente (MIDEPLAN)

La búsqueda de una solución inteligente al planteamiento de un problematendiente a resolver, entre tantas, una necesidad humana (Sapag,2002)

Una iniciativa tendiente a la utilización y transformación de difere ntes recursoscon el fin de crear bienes y servicios que satisfagan alguna necesidad. Dichainiciativa puede ser cuantificada y por ende, evaluada (Bulnes, 1998)

Un proyecto es

El resultado de la elaboración de una investigación, acción o proceso queconduce a unos resultados más o menos previstos en las etapas de diseñoprevio. El resultado de la acción de proyectar puede ser un plan, programa,acción, etc. de acuerdo con las denominaciones de uso en un entorno socio -político determinado, tradición o el alcance de su contenido.

La articulación de varios proyectos en torno a temas comunes forman unprograma, y la unión de éstos, conforma un Plan. El siguiente esquema muestrala relación entre estos instrumentos:

Relación entre instrumentos: Plan, Progra ma, Proyectos

PLANCarácter global. Identifica los medios para

alcanzar objetivos y metasLargo plazo

PROGRAMAMás específico que el Plan, identifica proyectos

que lo componenMediano plazo

PROYECTOUnidad más concreta.Detalla acciones para

alcanzar objetivosCorto plazo

VIVEROS, CEDESCO, 1996

Para qué creamos proyectos

Para superar un problema o necesidad colectiva, reconocida y que tengasolución.

disminuir el riesgo de invertir. mejorar la toma de decisiones en la resolución de problemas. utilizar los recursos de la manera más rentable posible. que los recursos, siempre limitados, se utilicen racionalmente. seleccionar, entre dos o más alternativas, la más conveniente. reducir los riesgos de improvisar.

Construcción de un proyecto implica

Construir previamente buenos diagnósticos aprender a considerar simultáneamente un conjunto de factores humanos, técnicos y financieros iniciar un trabajo colectivo, aprender a trabajar en equipo y aprender a

escuchar emprender el esfuerzo de depurar el mensaje para alcanzar la mayor claridad posible. Es lo que se denomina presentación del proyecto reconocer la oportunidad que se presenta y adaptar nuestra idea al “gusto del

evaluador” (ver anexo con los distintos formularios de proyectos)

Un proyecto debe responder a las siguientes preguntas

Qué Naturaleza del proyecto Por qué Justificación o fundamentación Para qué Objetivos Cuánto Metas Para quiénes Beneficiarios Dónde Localización Cómo Metodología y actividades Cuándo Cronograma Quiénes Recursos humanos Con qué Recursos materiales y financieros

VIVEROS, CEDESCO, 1996

Antecedentes del proyecto

Todo proyecto se desarrolla en el marco de una realidad determinada .Este entorno o contexto representa el conjunto de circunstancias de unaactuación, las que a su vez condicionan la situación donde queremosimplementar el proyecto, pero también determinan muchas de las opciones aproponer.

Un proyecto mantiene dos tipos de relaciones con su contexto:

El proyecto debe interactuar con su entorno para así ubicarse y justificar sufunción social. Dadas sus características, los proyectos culturales reclaman un altonivel de sensibilidad respecto del contexto donde se desarrollarán y se presentan comoimprescindibles para una buena intervención.

Construcción de un proyecto

Por lo anterior, un proyecto se construye a partir de un proceso de conocimiento,análisis y diagnóstico de su propio entorno. Para la reflexión del contexto se propone elsiguiente

NECESIDADES DEMANDAS PROBLEMÁTICAS

Paula Palacios;Mario Castro D.; Claudio Gómez P.

“Formulación de proyectos culturales”

Proyectos culturales

Se caracterizan porque responden a los siguientes aspectos:

Identificación y diagnóstico comunidad Necesidad a cubrir Pertinencia Arraigo Local Identificación de beneficiarios directos y/o potenciales Calidad y competencia

Diseño y formulación del proyecto

Conceptos Básicos

El proceso de elaboración del proyecto abarca la totalidad de las accionesque desarrolla quien hace el proyecto (alumno, profesional, científico, etc.) y dequienes lo apoyan (docentes, colaboradores, otros científi cos). El concepto"proceso de elaboración de un proyecto" engloba, como veremosinmediatamente, a los otros dos, el diseño y la formulación.

Con el término diseño del proyecto haremos referencia a la adopción deestrategias metodológicas para resolver el problema o encarar la cuestiónelegida para el proyecto.

Estudio de las necesidades sociales a las que pretende darrespuesta el proyecto.Diagnóstico sobre la problemática a intervenir.Tipos y niveles de demanda social en la que s e basa el proyecto.

Elaboración de proyectos

Dos DINAMICAS: En la elaboración y diseño de un proyecto confluyen una dinámica de ge stión

(tiempo-oportunidad) con una dinámica de reflexión (alternativas de solución, etc.). Estas influyen sobre las diferentes etapas y actividades que derivan en un

resultado final.

4 Factores para la elaboración de un proyecto

IDEA BASICA CAPITAL INFRAESTRUCTURA RECURSOS HUMANOS

Fases del diseño de proyecto

I. Anteproyecto

El anteproyecto sirve para organizar nuestras ideas, definir nuestras metas yelaborar un programa de trabajo antes de emprender una acción que a vecespuede resultar dilatada en el tiempo y en el espacio". Visto de esta forma elanteproyecto constituye un esquema de trabajo que ayuda a darle sentido a lainvestigación de una forma sistemática.

Un Anteproyecto sirve al investigador para tener un bosquejo que le ayudará adespejar el mayor número de dudas en relación al Proyecto final o definitivo yque le permitirá ordenar sistemáticamente su pensamiento .

el Anteproyecto es el paso previo a la elaboración del Proyecto y el cual serviráde gran apoyo al investigador al permitirle coordinar los pasos a seguir paraobtener el mayor provecho de su trabajo. El Anteproyecto es un esbozo, apenasla punta del Iceberg que significa un trabajo.

Es un borrador del proyecto final.

II. Estudio de Factibilidad

El perfil corresponde a un estudio que permite determinar la viabilidad técnico -económica de llevar adelante la idea de proyecto. Para ello contempla el estudiodel mercado, los aspectos técnicos y de evaluación utilizando cifras estimativasque incluya un cálculo preliminar de costos y beneficios. Por tanto, el estudiodel perfil permite llegar a un grado aceptab le de certidumbre de la convenienciade seguir adelante con el proyecto; abandonar definitivamente la idea si seencuentran demasiados inconvenientes; o postergar la iniciativa.

La prefactibilidad es la etapa de descarte de soluciones y de investigación d e“alternativas” que culmina con la selección de una opción viable desde el puntode vista técnico y económico.

El estudio de factibilidad representa la etapa final en el proceso deaproximaciones sucesivas, dentro del cual la información debe ser cada ve z más

rigurosa y precisa. Aquí se consideran los aspectos técnicos del proyecto talescomo: localización, tamaño, tecnología, calendario de ejecución, entre otros.

Los estudios de factibilidad se componen de:

Diagnóstico

Para formular un programa o proye cto es preciso conocer la situación en la quese actuará, conocer las necesidades reales que presenta el área de influencia delproyecto.

El diagnóstico debe comenzar con el análisis de la situación que se va aplanificar, este se inicia con una DESCRIPCIÓ N detallada de la situación,tratando ser en lo más posible neutral y coherente con la realidad estudiada.

Los datos que proporcione la descripción deberán ser sometidos a unaexplicación que permita remontarse a las causas primeras de la situación, paradesarrollar después un ANÁLISIS de la descripción, aceptarla o no para llegar aun conocimiento completo del panorama que se va a enfrentar cuando sedesarrolle el proyecto:

1. Formulación del problema (Situación actual)2. Formulación del objetivo (Situación de seada)3. Análisis del campo de fuerzas-contexto4. Identificación y selección de las situaciones y posibles soliciones

Estudio técnico

Tamaño del ProyectoN° de beneficiariosVolumen

Ubicación del ProyectoCoberturaLocalización

Proceso ProductivoMano de obraInsumosOrganizaciónCapacidad instaladaTecnología

Estudio social

Características de los grupos sociales que pueden influir en el desarrollo delproyecto positiva o negativamenteOrganización socialNivel educativoNivel socioeconómicoCreencias y costumbresPrácticas religiosasTendencias políticas

Estudio jurídico

Normas o disposiciones legales que pueden regir o circunscribir el proyecto o laorganización ejecutora.

Estudio de la capacidad institucional

Compatibilidad entre la misión institu cional y los objetivos del proyecto.Capacidad de la organización ejecutora para llevar a cabo el proyecto

Estudio financiero

Plan de inversión (Proyectos Productivos)Flujo de cajaEstado de resultadoFuentes de financiamientoEstudio de mercado (Proyectos Productivos)

III. Plan de Acción y Presupuesto

Un plan de acción está compuesto de actividades, por lo tanto i dentifique lasactividades que debe realizar para cumplir cada meta.

Las actividades deben definirse en forma secuencial, lógica y coherentecon las metas identificadas . Son las acciones que se deben prever para labuena ejecución de la propuesta. A partir de ellas se obtendrán las metas.

Para lograrlo se necesita un conjunto de insumos y recursos en un periodo detiempo determinado. Si las metas son claras y están cuantificadas, definir lasactividades es un trabajo fácil.

Un presupuesto es un documento que traduce los planes en dinero: dinero que necesitagastarse para conseguir tus actividades planificadas (gasto) y dinero que necesitagenerarse para cubrir los costes de finalización del trabajo (ingresos).

Consiste en una estimación o en conjeturas hechas con fundamento sobre lasnecesidades en términos monetarios para realizar un proyecto .

IV. Formulación

Justificación o fundamentació n

Exprese las razones por las cuales cree es necesario desarrollar el proyecto.Caracterice brevemente el área de influencia y el problema con sus causas yefectos, así obtiene la situación actual o línea de base sobre la cual se medirá elproyecto. Debe basarse en el análisis que llevó al conocimiento del problema.

En esta sección se debe especificar los estudios previos realizados o revisadospara su sustentación.

Para explicar cómo el proyecto contribuye a solucionar el problema identificadoinicialmente, se pueden tener en cuenta los siguientes aspectos:

En qué medida el proyecto contribuye a solucionar el problema planteado Cómo los beneficiarios del proyecto recibirán los resultados. El por qué de la localización y del área de influencia del proyecto. Cómo la tecnología propuesta es adecuada, permite contribuir a la solución del

problema y conservar o mejorar el medio ambiente. Razones por las cuales se solicita la cooperación: explicar el motivo por el cual

se considera necesario el apoyo p ara adelantar el proyecto. Análisis de la equidad del proyecto ( de género, etareas, etc.) y de cómo las

personas participan de las acciones del proyecto, y se benefician de susresultados

Objetivo general

La definición del objetivo nace del problema y sus causas para identificar unpropósito: que se va a hacer y un fin: para que se va a hacer. La formulación deeste objetivo deberá contemplar el cambio concreto que mediante la ejecuciónde este proyecto se alcanzará en relación con el problema identifi cado. Esteobjetivo debe estar relacionado con las estrategias de desarrollo previstas en losplanes y programas gubernamentales, ya sean nacionales, departamentales omunicipales.

Objetivos específicos

Cada objetivo específico se refiere a una causa cr ítica del problema. El conjuntode objetivos específicos permitirá cumplir el objetivo general. Cada objetivoespecífico también debe estar orientado por un propósito (Qué) y un fin (Paraqué).

Su planteamiento debe partir del análisis del árbol de prob lemas, de tal maneraque cada objetivo específico sea una respuesta de solución a un problema onecesidad. Los objetivos específicos son las soluciones concretas a las causasdel problema, que el proyecto desea resolver. Estos objetivos son los finesinmediatos que el proyecto se propone alcanzar en un tiempo determinado y sedeben formular en términos de solución a las causas del problema planteado.

Metas

Se refiere a los resultados o logros medibles cuantitativa y cualitativamente enun periodo de tiempo determinado.

Identifique la(s) meta(s) que deben alcanzarse para cumplir cada objetivoespecífico. Son las expresiones cuantitativas y cualitativas de loslogros que se pretenden obtener con el proyecto. Su formulación debe hacersedesde el punto de vista de tiempo y calidad.

Actividades

Identifique las actividades que debe realizar para cumplir cada meta. Las actividades deben definirse en forma secuencial, lógica y coherente

con las metas identificadas . Son las acciones que se deben prever par a labuena ejecución de la propuesta. A partir de ellas se obtendrán las metas.

Para lograrlo se necesita un conjunto de insumos y recursos en un periodo detiempo determinado. Si las metas son claras y están cuantificadas, definir lasactividades es un trabajo fácil.

Cronogramas

Cada una de las actividades señaladas anteriormente se deben consignar en ungráfico de barras que describe el tiempo necesario para su ejecución. En laprimera columna se incluye cada una de las actividades y la segunda e nadelante se rellena el número de meses que se necesitan para adelantar cadaactividad.

La carta Gantt, también conocida como Cronograma, es una técnica devisualización de actividades que muestra una secuencia de ellas y para cadauna, el tiempo que se requiere para cumplirlas.

Se espera que en una Carta Gantt estén anotadas todas las actividades delproyecto desde el principio al fin y se indique la duración de cada una. En casode que una actividad sea requisito para otra, sólo podrá comenzar cuando laanterior esté terminada. Lo mismo si dos actividades son ejecutadas por lamisma persona, se debe indicar que la segunda comenzará cuando la primeraya esté terminada.

Las ventajas principales de una Carta Gantt son que permite revisar de manerasimple lo proyectado versus lo realizado; que es de fácil representación y rápidoaprendizaje y que es fácil de leer.

Las desventajas radican en que para los proyectos complejos no muestra lainterdependencia entre actividades y no indica qué actividades puedenatrasarse sin influir en el término programado del proyecto.

Para crear una Carta Gantt se pueden usar software simples que van desdeMicrosoft Excel (o cualquier planilla de cálculo) hasta Microsoft Projectque está orientado precisamente a ese tipo de trab ajo.

Obtención de recursos

Las organizaciones de la sociedad civil suelen enfrentarse con algunos interrogantes ala hora de planificar su misión. ¿De dónde se puede sacar el dinero necesario paratrabajar? ¿Cómo se obtiene apoyo público o privado? ¿C ómo hacen las institucionesque consiguen generar sus propios recursos?, son apenas algunas de las cuestiones aresolver cuando se trata de hacer realidad los proyectos.

El camino de la generación de recursos puede resultar complejo, pero se simplifica e ngran medida si se consideran algunas claves, datos útiles, consejos de profesionalesidóneos o se toman en cuenta las experiencias exitosas desarrolladas por otrasorganizaciones.

El concepto generación o desarrollo de recursos es más amplio que el derecaudación de fondos. Los recursos pueden ser producidos a partir de lascapacidades de la organización, el compromiso de los miembros con la misión,la implementación de proyectos y una comunicación eficaz.

Se entiende por recursos al conjunto de persona s y elementos materiales,económicos y tecnológicos necesarios para llevar adelante la misióninstitucional.

La generación de recursos es la serie de acciones constantes que realizan losmiembros de una organización con el objetivo de concretar las iniciat ivas yasegurar su continuidad.

Es fundamental que esta gestión se lleve a cabo sin desvirtuar la condición desin fines de lucro de la entidad.

Para ello, las ganancias deben ser invertidas en fines sociales y no distribuidasentre los miembros.

Proceso

1. Constituir formalmente la organización ,que debe contar con personeríajurídica otorgada por la Inspección General de Justicia (IGJ) o por la Direcciónde Personas Jurídicas de cada municipalidad.

2. Aprovechar la tecnología porque las posibilidades de gene rar recursos seincrementan con la incorporación de herramientas como Internet.

3. Diversificar las fuentes de recursos , porque la escasez de organismos queaporten fondos supone una mayor dependencia para cualquier organizaciónsocial.

4. Formular proyectos por escrito. Se deben redactar las propuestas enforma clara y ordenada.

5. Atender a la realidad de la organización. La estrategia de generación derecursos debe adaptarse a cada organización .No existen fórmulas pre -establecidas que sirvan a todas las organiz aciones.

6. Prestar atención a la situación financiera. Tener presente la relaciónentre los cobros y los pagos al momento de tomar decisiones.

7. Identificar quién se encarga de esta tarea en la institución. Puede serun profesional contratado, el consejo directivo, o bien los miembros de la OSCque demuestren idoneidad para esta tarea.

8. Planificar estratégicamente, no improvisar. Hay que establecer cuálesson los objetivos a cumplir en un período y con una cantidad de recursosdeterminados.

9. Ser ético y transparente en la gestión , porque eso constituye una fortalezapara la institución.

Lo necesario para gestionar recursos

Cualquiera sea el ámbito al que la organización se dirija para gestionar fondos,debedisponer de una herramienta básica: la carpeta instituc ional.A través de ella se proporciona información sobre las características de laorganización y su misión.La carpeta de una organización debe incluir: datos referidos a su razón social, áreatemática en la que se desempeña, y si cuenta con personal re ntado y voluntario.Además, es recomendable proporcionar información sobre los programas en curso,la pertenencia a redes, las fuentes de financiamiento disponibles o con las que secontó anteriormente, un detalle del presupuesto institucional, los resulta doslogrados y el balance. En esa compilación también deben consignarse datosrelacionados con el aspecto legal y contable estatuto, inscripción en la Afip), cuálesson las vías de contacto con la organización y el nombre de un miembro de laentidad.

Red Solidaria

Definición de ítems presupuestarios

Personal : Corresponde a los recursos humanos que se requieren paraadelantar las labores de ejecución del proyecto. Se deben clasificar comocoordinador, expertos, profesionales y personal administrativo d e apoyo.

Capacitación : Comprende: becas internacionales, pasantías nacionales,pasantías internacionales, entrenamiento a personal de la institucióncolombiana a realizar en el puesto de trabajo, y cursos o seminarios. Solamentese deben incluir las actividades de capacitación directamente relacionadas alproyecto.

Subcontratos : Se deben incluir los costos para actividades de promoción,divulgación, impresos, publicaciones u otros gastos que se deban cubrir pormedio de contratos con terceros para realizar actividades específicas delproyecto.

Equipos : Distribuir en equipo fungible, que corresponda a materiales,suministros, gastos de oficina; y equipo no fungible, como maquinaria, equiposde oficina, tecnología especial, entre otros. Deben inc luirse tan sólo aquellosequipos que son necesarios para el logro de los objetivos del proyecto. Esnecesario tener en cuenta que los equipos solicitados impliquen transferenciade tecnología al país.

Viajes: Cuantificar el costo de los pasajes y viático s para los viajes tantonacionales como internacionales, de las personas que realizarán las actividadesprevistas en el proyecto fuera de su sede de trabajo o de la del proyecto.

Infraestructura: Comprende los costos de las adecuaciones, adquisición deterrenos, compra de edificios, obras de ingeniería, entre otros, que el proyectorequiera para cumplir sus objetivos. Este componente debe ser por lo generalcubierto por los aportes colombianos.

Misceláneos :Incluir otros gastos diferentes a los component es anteriores yque se necesiten para ejecutar el proyecto.

Monitoreo, seguimiento y evaluación

Describa el esquema, mecanismos, instrumentos, personal y demás recursosque utilizará para el control del proyecto en todas sus fases. El esquema demonitoreo, seguimiento y evaluación es una responsabilidad de la organizaciónproponente, o sea es inherente a sus compromisos y responsabilidades y por lotanto ninguna de estas tareas es delegable en instituciones externas.

En todos los casos es indispensabl e poder medir el nivel de consecución de losresultados planteados con el fin de permitir el seguimiento y la evaluación delproyecto. Los indicadores de resultado permiten establecer en que medida yplazos son alcanzados los resultados. Las fuentes de v erificación indican dondese puede obtener la información sobre los indicadores para verificar que losresultados se lograron.

Definición de indicadores

Un indicador es una unidad de medida que permitirá realizar el seguimientodel proyecto y verificar el cumplimiento del objetivo.

Defina los indicadores en los aspectos económicos, social, cultural y político.Describa aquellos que se aplican al objetivo del proyecto. El indicador permitetener una unidad de medida para valorar y evaluar el cumplimien to, elcomportamiento y dinámica del objetivo, metas y actividades, además deseñalar al finalizar el periodo, que metas concretas logramos entregar.

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