INSTITUTO NACIONAL DE COOPERACIÓN EDUCATIVAINCE FALCON ASOCIACIÓN CIVILGERENCIA DE FORMACIÓN PROFESIONALUNIDAD DE APOYO TÉCNICO

TÉCNICAS DE ARCHIVO

Nivel: Formación Básica

Venezuela, 2002

GUÍA DE

INSTITUTO NACIONAL DE COOPERACIÓN EDUCATIVA INCE FALCON ASOCIACIÓN CIVILGERENCIA DE FORMACIÓN PROFESIONALUNIDAD DE APOYO TÉCNICO

TÉCNICAS DE ARCHIVO

Nivel: Formación Básica Modo: Habilitación

Falcón, Mayo 2002

Elaborado Por:Lic. Mery FerrerLic. Maria Eugenia Figueroa

Especialista en Contenido:

Lic. Lila RieraCoordinación.

Lic. William Sánchez

Supervisión técnicaDivisión de Recursos para el AprendizajeCoordinación General

Gerencia General de Formación Profesional

Copyright INCE 2002

TABLA DE CONTENIDO

Pág.

Qué es el INCE 5

Presentación 6

Introducción

Objetivo General

7

8

Técnicas de archivo 9

Bibliografía 14

¿QUÉ ES EL INCE?

El Instituto Nacional de Cooperación Educativa (INCE), es un organismo

autónomo con personalidad jurídica y patrimonio propio, adscrito al

Ministerio de Educación, creado por Ley el 22 de Agosto de 1959 y

reglamentado por Decreto el 11 de Marzo de 1960 de acuerdo con Decreto

publicado en la Gaceta Oficial No. 34563 de fecha 28 de Septiembre, se

reforma el reglamento de la Ley del INCE, con la finalidad de reorganizarlo

y de acuerdo a los intereses del País y al proceso de reconversión

industrial.

El INCE es el ente Rector de la Formación Profesional en Venezuela, razón

por la cual su acción ha estado dirigida a la formación y capacitación de la

fuerza laboral, en consonancia con las necesidades de los sectores

productivos y con las políticas de desarrollo económico y social del estado

venezolano.

El Instituto tiene como Misión: “ Lograr bajo tutela del Estado y con la

colaboración de los patronos y trabajadores de los sectores productivos

de bienes y servicios, una eficiente formación y capacitación continua

de la fuerza laboral, complementando la educación recibida en el

sistema formal”.5

PRESENTACIÓN

Apreciado participante: Esta guía es el resultado del esfuerzo de un trabajo

arduo con el fin de ayudarle a formarse en el oficio que ha seleccionado.

El contenido se justa a un programa de estudio diseñado según los

requerimientos del oficio; pero desearíamos que, además, investigue en

otras fuentes para incrementar los conocimientos adquiridos.

Esperamos que aproveche al máximo la oportunidad que el INCE le brinda

de convertirse en un trabajador altamente capacitado, que responda

ampliamente, a las exigencias de su área laboral y en un ser humano

modelo.

6

INTRODUCCIÓN

Tener un archivo en las debidas condiciones es importante en

cualquier empresa, debido a la gran cantidad de documentos que genera un

negocio, por modesto que sea. También se debe, en parte, a que, con el

tiempo, el archivo ha pasado de ser un sitio donde se almacenaban los

papeles a convertirse en un importante instrumento de consulta.

Un sistema de archivo debe cumplir tres funciones básicas:

Reunir, de manera ordenada, toda la documentación que genera la

empresa.

Guardar el material de forma segura, es decir, protegido contra el fuego,

la humedad, el polvo, la mala utilización, el desgaste, etc.

Cuando sea necesario, permitir que el material pueda presentarse

rápidamente.

7

OBJETIVO GENERAL

Suministrar información tecnológica sobre las técnicas de archivo, con la finalidad que sean aplicadas en el campo laboral

Archivar:

Consiste en colocar y conservar ordenadamente en un lugar seguro toda la

documentación perteneciente a un individuo o empresa, debidamente

clasificada y encarpetada.

Modelo de archivo

8

Materiales que se utilizan para archivar:

Materiales Descripción

GuíasSon piezas fabricadas o fibra prensada cuyo objetivo es el de establecer divisiones dentro de los muebles para archivar.

CarpetasSon cartulinas dobladas en dos, que tienen como objetivo proteger la documentación archivada.

Marbetes

Cada gaveta necesariamente deberá tener al frente una etiqueta indicando la clasificación establecida y su fraccionamiento si lo hubiere. Si son letras aparecerá la primera y la última, si son números el primero y el último.

Ganchos sujetadores

Sirven para asegurar firmemente los documentos a las carpetas. Los más utilizados son los que miden 7 cm. y los hay de brazo corto o brazo largo según la cantidad de documentos a sujetar.

Sub. GuíasSon piezas similares a las guías, que sirven para establecer divisiones menores. También reciben el nombre de guías secundarias o auxiliares.

Carpetas colgantes

Traen en su parte superior un aditamento a manera de ganchos que permite apoyarlos en una armadura de metal que se introduce dentro del archivador.

Rótulos engomadosSon tirillas de papel que se adhieren a las pestañas de las carpetas donde se escribe el nombre del expediente.

Disquetes

Los disquetes constituyen uno de los medios más populares para el almacenamiento y traslado de la información, ya que, aunque no tienen excesiva capacidad, son sumamente manejables.

9

Equipos de Archivo:

Equipos Descripción

Archivadores

Estos muebles se fabrican generalmente de metal ya que ofrecen mayor protección a la documentación, estos varían según el número de gavetas, los hay de dos, tres, cuatro y ocasionalmente cinco. Dentro de las gavetas es donde se les coloca el armazón metálico para colocar las carpetas colgantes.

Estanterías

Las estanterías para archivo pueden ser desde simples armazones metálicos para colocar archivos inactivos, hasta muebles metálicos para colocar archivos inactivos, hasta muebles metálicos con puertas corredizas.

Tarjeteros

Son muebles considerados como auxiliares de los métodos para archivar de localización indirecta, también se les llama ficheros, ya que agrupan tarjetas o fichas clasificadas.

Bandejas

La correspondencia o documentos que han de archivarse se colocan en bandejas o separadores.Las bandejas pueden estar colocadas directamente sobre el escritorio del archivista o superpuestas en un mueble con ruedas, lo que facilita la labor del archivista.

10

Clasificación de los documentos para archivar:

TIPO DESCRIPCIÓN

Documentos internos

Son aquellos documentos que se tramitan dentro de la misma organización u empresa, tales como: circulares, memorandos, convocatorias, actas e informes.

ExternosSon aquellos documentos que se tramitan fuera de la organización u empresa, tales como: telegramas, cartas comerciales, cartas de pedidos.

ActivosEn este caso se guardan los documentos de gran circulación que todavía se están tramitando o se espera una respuesta

Inactivos En este caso, el documento que se guarda ya está cerrado y sólo se consultará cuando se necesite una información muy precisa.

11

Métodos de Archivo:

MÉTODOS: DESCRIPCIÓN

Alfabético

Se basa en ordenar la documentación atendiendo al nombre alfabético de empresas, clientes, Instituciones, personas, etc.

Geográfico

Este sistema clasifica la documentación a tenor de cual sea su procedencia. Puede agrupar los expedientes por estados, países, distritos, provincias, etc. aunque casi siempre siguiendo un orden alfabético.

Por asuntoEn este sistema, los documentos y las correspondencias se archivan por asunto, materia o contenido en riguroso orden alfabético.

Numérico

Esta modalidad asigna un número consecutivo a los documentos relativos a personas o empresas con las que mantiene una relación y las carpetas se archivan según ese orden numérico.

12Métodos de búsqueda de documentos archivados:

Referencias cruzadas:

Aunque la documentación no puede ser archivada en un solo sitio, si

puede ser pedida por diferentes nombres, por tanto, debe establecerse

relación entre el nombre por el cual puede ser solicitada y el nombre bajo el

cual está archivada. A este proceso se le denomina establecer referencias

cruzadas.

Establecer referencia cruzada es ordenar un nombre en forma

diferente a como debe escribirse al seguir las reglas de clasificación. Hay

dos formas de establecerlas: mediante hojas y en tarjetas.

Métodos de préstamo de documentos archivados:

La documentación de una empresa necesita ser examinada

frecuentemente por su personal para consultar asuntos relacionados con la

misma. Esta documentación puede pertenecer al archivo activo o al

inactivo.

En cualquiera de los casos, la misión del archivista es facilitar la

documentación solicitada con la mayor prontitud posible y archivarla

nuevamente tan pronto como sea reintegrada luego de cumplir su función

informativa. Para el desarrollo de este procedimiento, es preciso establecer

un sistema de control que permita hacer el seguimiento del documento

expediente prestado, logrando su inmediata localización y evitando su

perdida o deterioro.

13

BIBLIOGRAFÍA

Enciclopedia de la Secretaria. La Oficina. Tomo II. Océano Grupo

Editorial.

González y Rueda, Porfirio T. Simplificación del trabajo de Oficina.

Editorial LIMUSA. México.

Lillian, Doris y Besse, May Miller. Manual completo de la Secretaria.

Editorial continental. S.A., México.

Ramírez Valenzuela, Alejandro. La Secretaria Ejecutiva. Ediciones

Ciencia y Técnica Serie I Tomo II

Secretaria Ejecutiva. Tomo 1 y 2. Cultural de Ediciones. Edición 1998.

Madrid España.

14