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Gua Rpida

Compras

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Introduccin El presente taller tiene como objetivo final brindar el apoyo y conocimiento amplio al Usuario sobre el Mdulo de Compras (SOC) del Sistema Enkontrol.

Cmo ingreso al Mdulo de Compras?

Se debe seleccionar el icono y dar doble click. Para un adecuado funcionamiento del Mdulo de Compras hay que tener presente una serie de datos previos necesarios, a fin de contar con un correcto funcionamiento de este Mdulo. En seguida el Mdulo de Compras presenta la siguiente pantalla y solicita la Clave de la Compaa, la Clave de Usuario y el Password del Usuario que desea ingresar:

rea Para las Empresas Constructoras las reas pueden ser los Frentes presupuestales utilizados para controlar la Obra. Para dar de alta un rea, es necesario ir al men Maestros y a continuacin a la opcin rea. El sistema nos mostrar una pantalla como se muestra a continuacin:

En el caso de no disponer del Password debe dirigirse con su rea de Sistemas y seguir el procedimiento conocido.

Agregar: Se puede agregar un rengln con el icono que se encuentra en la barra de herramientas con las teclas rpidas ALT+A y otra opcin sera desde el men Edicin. Centro de Costo: Es el nmero que identificar a la Obra a la que har referencia el rea. rea: Es el nmero con el que se identifica el rea. Descripcin: Nombre del rea Grabar: Se guarda la informacin dada de alta por medio del icono en forma de disco que se encuentra en la barra de herramientas, por medio del men adicional Edicin y/o con las teclas rpidas Ctrl.+GCalzada del Valle 381 Pte. Col. Del Valle, Garza Garca, N. L. C. P. 66220 Mxico Tel. (81)81730400

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rea / Cuenta En esta opcin se deben establecer aquellas entidades dentro del presupuesto de control que permitirn realizar los acumulados de consumos. Estos recibirn las asignaciones a travs de las salidas de almacn para comparar los costos de obra reales contra los presupuestados. Para dar de alta un rea Cuenta, es necesario ir al men Maestros y a continuacin a la opcin rea/ Cuenta. El sistema nos mostrar una pantalla como se muestra a continuacin: Agregar: Se puede agregar un rengln con el icono que se encuentra en la barra de herramientas con las teclas rpidas ALT+A y otra opcin sera desde el men Edicin.

Centro de Costo: Es el nmero que identificar a la Obra a la que har referencia el rea y la Cuenta rea: Es el nmero con el que se identifica el rea. Descripcin: Nombre del rea Grabar: Se guarda la informacin dada de alta por medio del icono en forma de disco que se encuentra en la barra de herramientas, por medio del men adicional Edicin y/o con las teclas rpidas Ctrl.+G LABs Significa Libre a Bordo. Al seleccionar la opcin LABs del men Maestros el sistema permite definir las diferentes formas de embarque de los insumos. Para acceder a esta opcin, es necesario ir al men Maestros y a continuacin seleccionar la opcin LABs. Agregar: Se puede agregar un rengln con el icono que se encuentra en la barra de herramientas con las teclas rpidas ALT+A y otra opcin sera desde el men Edicin.

Nmero: Este campo corresponde al nmero (mximo tres dgitos) con el que se quiere identificar al LAB en cuestin. Descripcin: se refiere al nombre o concepto con el que se identificar dicho LAB. Grabar: Se guarda la informacin dada de alta por medio del icono en forma de disco que se encuentra en la barra de herramientasCalzada del Valle 381 Pte. Col. Del Valle, Garza Garca, N. L. C. P. 66220 Mxico Tel. (81)81730400

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ABC Regiones Mediante esta opcin se da dan de alta las Regiones que se van a utilizar para las columnas de la ventana de la Lista de Precios; en esta ventana se muestran los Centros de Costo asignados a cada Regin. Para acceder a esta opcin, es necesario ir al men Maestros y a continuacin seleccionar la opcin ABC Regiones.

Agregar: Se puede agregar un rengln con el icono que se encuentra en la barra de herramientas con las teclas rpidas ALT+A y otra opcin sera desde el men Edicin.

Descripcin: en este campo se introduce la descripcin de la Regin. Grabar: Se guarda la informacin dada de alta por medio del icono en forma de disco que se encuentra en la barra de herramientas

Retenciones Mediante esta opcin se administra el Catlogo de Retenciones, mismas que pueden ser aplicadas a los Proveedores en caso de as requerirse, ya sea porque el Proveedor la tenga definida como default en el Maestro de Proveedores, o que se le agregue al momento de que se le genere una Orden de Compra. Para acceder a esta opcin, es necesario ir al men Maestros y a continuacin seleccionar la opcin Retenciones. Para dar de alta las Retenciones se hace de la siguiente manera: Agregar: Se puede agregar un rengln con el icono que se encuentra en la barra de herramientas con las teclas rpidas ALT+A y otra opcin sera desde el men Edicin. Cpto: En este campo se introduce la clave con la cual ser identificada la retencin. % Cant.: En este campo se define como ser aplicada la retencin al momento de generarse la Orden de Compra, y se puede aplicar por porcentaje o por cantidad.Calzada del Valle 381 Pte. Col. Del Valle, Garza Garca, N. L. C. P. 66220 Mxico Tel. (81)81730400

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Default: Es el porcentaje o cantidad definida como default cuando se genera la orden de compra. Aplica: Es la forma en la que se aplicar la retencin en la orden de compra, puede ser aplicada en el subtotal o no aplicarse. Naturaleza: En este campo se define la naturaleza de la retencin, al momento de que se realiza la afectacin contable, puede ser un cargo, un abono, un cargo rojo, o bien, un abono rojo. Insumo: Es la clave del insumo sobre el cual se aplicar la retencin. Cta Contable: Es la cuenta definida en la contabilidad para la afectacin de en la contabilidad. Forma de Pago: Es la forma de pago definida para la retencin, puede ser que no se pague, o por el monto calculado, o bien, sobre el saldo retenido. TM Pago: Tipo de movimiento definido para el pago de la retencin, este solo se activa en el caso de que la forma de pago de la retencin sea diferente a la de No se paga. Aplica IVA: Se indica si el concepto de retencin SI aplica o NO al momento de generar la orden de compra. TM Descuento: Tipo de movimiento definido para el descuento de la retencin. Afecta OC: Se indica si la retencin afecta al momento de generar la orden de compra. Afecta Factura: Se indica si la retencin afecta al momento de realizar la facturacin. Considera insumos negativos: Es un check box para indicar si la retencin afecta a insumos negativos. Grabar: Se guarda la informacin dada de alta por medio del icono en forma de disco que se encuentra en la barra de herramientas, por medio del men adicional Edicin y/o con las teclas rpidas Ctrl.+G

Asignacin de Requisitores Con esta opcin el sistema permite asignar a los Empleados que tiene autorizacin para hacer Requisiciones de Compra. Para acceder a esta opcin, es necesario ir al men Presupuestos y a continuacin seleccionar la opcin Asignacin de Requisitores.

El procedimiento para dar de alta a un Requisitor es el siguiente:

Agregar: Se puede agregar un rengln con el icono que se encuentra en la barra de herramientas, con las teclas rpidas ALT+A y otra opcin sera desde el men Edicin.


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Requisitor: En este campo se coloca el Nmero del empleado que est autorizado para hacer Requisiciones. La bsqueda del empleado es sencilla, por medio del icono de la barra de herramientas (en forma de binoculares) y/o por medio del men Edicin y/o con la tecla rpida F1 Si en este campo utilizas el nmero (000) el sistema permitir que TODOS los empleados puedan hacer requisiciones para un CC y tipo y grupo definido. Centro de Costo: Se introduce el Nmero del CC al que se asignar el Requisitor. Si en este campo tecleas (000) y/o (*) el sistema permitir que el Requisitor definido en el campo anterior puedan hacer requisiciones para TODOS los CC y para un tipo y un grupo de insumos definido. Tipo de Insumo: En este men selecciona el tipo de Insumo que el Empleado est autorizado a solicitar en la Requisicin. Si en este campo tecleas el nmero 0 el sistema permitir que un Requisitor pueda comprar TODOS los tipos de Insumos para un CC y Grupo de Insumos definido. Grupo de Insumo: En este men se selecciona el grupo de Insumo que el Empleado est autorizado a solicitar en la Requisicin. Si en este campo tecleas el nmero 0 el sistema permitir que el Requisitor pueda hacer requisiciones para TODOS los Grupos de Insumo para un CC y Tipo de insumo definido. Grabar: Se guarda la informacin dada de alta por medio del icono en forma de disco que se encuentra en la barra de herramientas, por medio del men adicional Edicin y/o con las teclas rpidas Ctrl.+G

Asignacin de Compradores En esta opcin, el sistema permite establecer el Tipo de Insumos y Grupo que cada Comprador puede gestionar, as como el Centro de Costos en que lo har. Para acceder a esta opcin, es necesario ir al men Presupuestos y a continuacin seleccionar la opcin Asignacin de Compradores.

El procedimiento para dar de alta a un Comprador es el siguiente:

Agregar: Se puede agregar un rengln con el icono que se encuentra en la barra de herramientas, con las teclas rpidas ALT+A y otra opcin sera desde el men Edicin. Comprador: Debe insertarse el nmero del Comprador y/o Empleado. En este campo si se introduce el nmero cero, el sistema asignar a todos los empleados registrados a un centro de costo, es decir, todos los empleados podrn realizar compras en ese centro de costo.Calzada del Valle 381 Pte. Col. Del Valle, Garza Garca, N. L. C. P. 66220 Mxico Tel. (81)81730400

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Centro de Costo: Se introduce el nmero del Centro de Costo al cual se asignar el Comprador, para ello puede utilizarse la opcin de Bsqueda por medio del icono de la barra de herramientas (binoculares) y/o por medio del men Edicin y/o la tecla rpida F1. En este campo si se introducen ceros, el sistema asignar al comprador a todos los centros de costo, esta misma operacin la realizar si se introducen en el campo tres asteriscos (***). Tipo de Insumo: Men descendente donde se selecciona el Tipo de Insumo que el Empleado est autorizado a comprar, al seleccionar el nmero cero, el sistema permitir que compre todos los Tipos de Insumo. Grupo de Insumo: Men descendente donde se selecciona el Grupo de Insumo que el Empleado est autorizado a comprar, si se selecciona el nmero cero, el sistema permitir que el Empleado compre todos los Grupos de Insumo registrados dentro del Tipo de Insumo correspondiente. Grabar: Se guarda la informacin dada de alta por medio del icono en forma de disco que se encuentra en la barra de herramientas, por medio del men adicional Edicin y/o con las teclas rpidas Ctrl.+G


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1. Requisiciones

Cmo realizo la Requisicin de un Insumo? Las Requisiciones de Insumos es una forma por medio de la cual el Personal hace llegar sus necesidades al Departamento de Compras de los distintos Insumos que se necesitan para la alimentacin de las lneas de produccin, mantenimiento, mobiliario de la empresa, etc. Para llevar a cabo las Requisiciones de Insumos, es necesario ir al men de Procesos Diarios y luego seleccionar la opcin Requisiciones del Mdulo de Compras.

Despus el sistema mostrar una pantalla como se ilustra a continuacin:

Generalmente las Requisiciones son de dos tipos: Requisiciones de Obra: stas deben estar en la Explosin de Materiales Requisiciones Admvas.: stas deben estar registradas en el Presupuesto de Control (Admvo.) Toda Requisicin de Compra deber ser generada nicamente por los Requisitores autorizados


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La ventana est dividida en 2 secciones: Seccin de encabezado. Esta seccin permite registrar los Datos Generales de las Requisiciones. Seccin de detalle. En esta seccin se registran los Insumos que son solicitados al Departamento de Compras. En esa pantalla indicar los datos que se listan a continuacin: 1. Centro de costos, en este campo se introduce el nmero del centro de costos para el cual se har la requisicin. Para facilitar su captura se encuentra el icono en la barra de herramientas (binoculares), el men edicin, o la tecla rpida F1. 2. Nmero req., En este campo se indica el nmero de la Requisicin para ese Centro de Costos, el Usuario puede colocar el nmero que desee, sin embargo se recomienda utilizar el nmero consecutivo que proporciona automticamente el sistema, el cual aparecer al dar un clic sobre la flecha colocada al lado del campo. Si solo se desea Consultar una Requisicin que ya fue elaborada, se teclea el Centro de Costos y el Nmero de Requisicin y se da ENTER o TAB, automticamente se despliega la informacin.

3. Fecha, es la fecha de elaboracin de la Requisicin. 4. LAB, es un men descendente donde se selecciona la forma de embarque de los insumos. Es requisito que el catlogo de LABs sea alimentado a fin de permitir que la requisicin sea almacenada. 5. Tipo de requisicin, aqu se selecciona el grado de Urgencia que se tiene para la requisicin en cuestin. Sus valores son: a. Normal b. Urgente c. Crtico 6. Solicit. En este campo se introduce el nmero que identifica al Empleado que est solicitando los Insumos. Por lo anterior, deben estar configurados los catlogos de Empleados y de Requisitores, a fin que pueda registrarse. 7. Autoriz. En este campo se introduce el nmero del Empleado que autorizar la Requisicin, mismo que debe haber sido registrado en el Catlogo de Empleados. 8. VoBo. En este campo se introduce el nmero del empleado que dar el visto bueno a la requisicin, por lo que es necesario que haya sido registrado en el catlogo de empleados. 9. Comentarios. En este campo puede ser utilizado por el usuario para introducir algn texto general respecto a la requisicin, este campo acepta hasta 50 caracteres.


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10. Enseguida, dar clic en el botn de insertar rengln para insertar los Insumos que se estn solicitando por medio de la Requisicin.

11. Partida, este campo indica el nmero individual de la partida dentro de la Requisicin. 12. Insumo, en este campo se coloca el cdigo que identifica al insumo requerido. Para realizar la bsqueda del insumo se puede hacer por medio del icono que se encuentra en la barra de herramientas (binoculares), por medio del men edicin, o con la tecla rpida F1, automticamente el sistema indica en el campo descripcin el insumo del que se trata. 13. rea-cuenta, Se define el rea-cuenta a la que va destinada el Insumo requisitado. 14. Referencia. Es un campo informativo en l que se puede colocar nmeros de control interno. 15. Fecha requerido. En este campo se debe indicar la fecha para la cual el Insumo debe estar ya disponible en el almacn. 16. Cantidad. En este campo se introduce la cantidad total del Insumo requerida, considerando las unidades de medida que estn definidas para ese insumo en particular. 17. Por comprar, es un campo no capturable. El sistema automticamente registra en el campo, el total requerido, la cantidad de este campo se ir modificando conforme se vayan realizando las compras. 18. Descripcin de la partida, En este campo el usuario puede introducir un comentario especfico referente al insumo de la partida en cuestin

19. Oprimir el botn de Grabar

para guardar la Requisicin.

20. Al grabar la Requisicin, el sistema da la opcin de imprimirla desplegando el siguiente mensaje.

21. Oprimir SI, si as se desea, entonces el sistema desplegar el formato para impresin de entradas de almacn que ya trae predefinido consigo.


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22. Despus de haber grabado la requisicin es necesario saber su estatus, esto lo vemos en el campo Estatus de Autorizacin, Este campo indica si la Requisicin ya fue autorizada o no. Para autorizarla es necesario seleccionar del men Edicin la opcin Autoriza Requisicin. Esta misma operacin puede realizarse con el botn que se encuentra en la barra de herramientas y al posicionarte en ese campo aparecer la leyenda (Autorizar), donde el sistema solicitar el Nmero y Password del Empleado asignado para autorizar Requisiciones. Al introducir los datos correctos la Requisicin quedar autorizada. La ventana que aparece para ingresar los datos de la persona que autoriza es la siguiente:

23. Una vez autorizada la Requisicin, el sistema nos mandar el siguiente mensaje confirmando dicha autorizacin:


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2. Generacin Compra

de

rdenes

de

Cmo llevo a cabo la Generacin de rdenes de Compra de las Requisiciones generadas? En esta opcin el sistema permite generar rdenes de Compra a partir de las Requisiciones capturadas y autorizadas, que presenten aun cantidades pendientes por comprar. Para llevar a cabo la Generacin de rdenes de Compra, es necesario ir al men de Procesos Diarios y luego seleccionar la opcin Generacin de rdenes de Compra del Mdulo de Compras


La secuencia a seguir para generar rdenes de Compra en esta opcin, es la siguiente: 1. Centro Costo Inicial y Final, en estos campos se introduce la clave del Centro de Costo para el cual se har la Orden de Compra. 2. Comprador, se anota el nmero que identifica al Empleado que realizar la compra.Calzada del Valle 381 Pte. Col. Del Valle, Garza Garca, N. L. C. P. 66220 Mxico Tel. (81)81730400

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3. Fecha Inicial y Fecha Final, En estos campos se establece un rango (perodo), el cual debe contener las Requisiciones para las que se generar Orden de Compra. 4. Requisicin. Inicial y Requisicin. Final, En estos campos se define un rango que contenga las requisiciones para las cuales se generar Orden de Compra. Existe un men descendente de la derecha se selecciona el tipo de Requisicin que se quiere sean mostradas por el sistema, sus valores pueden ser: Todos, Normal, Urgente y Crtico. 5. Procesar, Despus de definir los datos anteriores se le da click al icono de procesar que aparece en la barra de herramientas y el sistema despliega automticamente las Requisiciones encontradas con las caractersticas solicitadas. 6. Proveedor, es un campo en el cual debe anotarse el nmero que identifica al Proveedor al cual se le har la compra. En la parte inferior se despliega informacin especfica de los insumos de la requisicin que an estn pendientes por comprar, indicando la cantidad especfica. 7. Requerido, en este campo se indica la fecha para la cual el insumo debe estar disponible en el Almacn, el sistema despliega la fecha definida en la requisicin pero es posible modificarla. 8. Colocada En este campo se anota la cantidad que ser autorizada a comprar por medio de la Orden de Compra. 9. Precio, En este campo se indica el precio por unidad del insumo, automticamente el sistema despliega el importe generado por la compra. 10. Moneda, Men descendente donde defines el tipo de moneda a utilizar en la compra 11. Tipo de Cambio, Si la O.C es en moneda extrajera en este campo se define el tipo de cambio a tomar. 12. Descripcin de la Partida, En este parmetro el sistema despliega el comentario registrado en la requisicin pero es posible modificarlo. 13. Oprimir el botn de Grabar para guardar la Orden de Compra.

14. El sistema pregunta si se desea generar la Orden de Compra. En este caso si todo est correcto oprimimos el botn SI.

15. Inmediatamente despus el sistema nos indicar el nmero de la Orden de Compra generada:


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3. rdenes de Compra

Cmo genero rdenes Compra de forma directa?

de

Una orden de compra puede provenir del proceso de Generacin de rdenes de Compra a partir de una Requisicin, sin embargo, una Orden de Compra puede ser capturada en forma directa En esta opcin el sistema permite capturar rdenes de compra cuando no son generadas a partir de una requisicin, de igual forma es posible hacer modificaciones a las rdenes de compra ya existentes y que aun no han sido impresas. Para generar rdenes de Compra de forma directa es necesario ir al men de Procesos Diarios y luego seleccionar la opcin rdenes de Compra del Mdulo de Compras



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La serie de pasos para capturar las rdenes de compra de forma directa ser el siguiente: 1. Centro de Costos, En este campo se introduce el nmero del Centro de Costos para el cual se har la Orden de Compra. 2. Nmero, En este campo se indica el nmero de la Orden de Compra para ese Centro de Costos. El sistema sugiere el nmero consecutivo siguiente disponible. Si deseamos capturar una orden de compra, debemos conservar el nmero sugerido, sin embargo, puede colocarse un nmero menor al sugerido si deseamos revisar una orden de compra ya capturada. 3. B S, es un campo informativo que indica si la orden de compra se clasifica como adquisicin de bienes o servicios. 4. Fecha, El sistema introduce automticamente la fecha de elaboracin de la orden de compra, la cual no podr ser editada. 5. Proveedor, representa al Proveedor al cual se har la compra 6. Comprador, en este campo se registra el nmero de Empleado que registra la compra. Debe haberse registrado dicho empleado en el catlogo de empleados, as como en el catlogo de compradores. 7. Solicit, Representa al Empleado que solicita los insumos. El Empleado debe haberse registrado previamente en el catlogo de Empleados. 8. Autoriz, en este campo se introduce el nmero del Empleado que autorizar la Orden de Compra. 9. VoBo., representa al Empleado que dar el visto bueno a la Orden de Compra. 10. Embrquese, Representa el medio que ser utilizado para el traslado de lo solicitado por el Comprador. Ya que esta opcin utiliza un men, la informacin la tomar de lo capturado en el Catlogo de Embarques, sin embargo, si no se cuenta con el medio de embarque que desea el Comprador, dentro del men, se podr capturar dicho medio, en el campo que se encuentra a la derecha de l. 11. LAB, Representa el lugar donde el Proveedor entregar lo solicitado por el Comprador. Como requisito, deben estar registrado dichos destinos en el catlogo de LABs. 12. Obra, es un campo informativo relacionado con las Obras de Precios Unitarios. Si tiene valor, indica el nmero de Obra desde donde se gener la Orden de Compra. 13. Estimacin, Campo informativo relacionado con las Obras de Precios Unitarios. Si tiene valor, indica el nmero de Estimacin de la cual proviene la Orden de Compra. 14. Concepto factura, Representa el concepto con el que se registrar la Factura al momento registrar el pasivo correspondiente a la Orden de Compra. ElCalzada del Valle 381 Pte. Col. Del Valle, Garza Garca, N. L. C. P. 66220 Mxico Tel. (81)81730400

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campo puede estar disponible a captura, siempre y cuando se haya indicado esto, en la ventana de Datos Compaa. 15. Autorecepcionable, Este check define si la Orden de Compra ser autorecepcionable, es decir, que en el momento de guardarla, automticamente se le efectuar entrada al Almacn. Esto solo aplica para rdenes de Compra de insumos no inventariables. En caso de que se defina as, se activan los siguientes campos de captura: a. Almacn. Se captura el nmero del Almacn en el cual entrarn a los insumos. b. Empleado. Se captura la clave del Empleado con el que se realizar la entrada al Almacn de los insumos incluidos en la Orden de Compra. 16. Tipo orden de compra, Men descendente donde se selecciona el grado de urgencia que se tiene para la orden de compra en cuestin. Sus valores son: a. Normal b. Urgente c. Crtico 17. Moneda, Identifica la moneda con la que se elaborar la orden de compra. Consta de un men descendente donde se selecciona el tipo de moneda que se utilizar para la elaboracin de la orden de compra 18. Tipo de cambio, En este campo se actualiza la equivalencia en moneda nacional de la moneda a utilizar. 19. Subtotal, Es un dato que se despliega automticamente, corresponde al costo/gasto antes de IVA que corresponde a esta orden de compra. 20. IVA, En este campo se anota el porcentaje de IVA que ser aplicado al monto de la compra. Adicionalmente, al lado derecho del campo de captura del IVA, aparece el monto calculado para el porcentaje definido. El monto calculado es editable. Si se cambia el monto de IVA, automticamente ajustar el campo IVA. 21. Retencin, Se muestra de manera automtica, y corresponde al importe que se aplicar en la Orden de Compra por concepto de retencin. 22. Total, Es un campo calculado y corresponde al monto total de la Orden de Compra. 23. Condiciones de pago, Botn que despliega una serie de campos que contienen las caractersticas de pago definidas por el proveedor, mismas que pueden modificarse en esta parte. 24. Mostrar Retenciones, Botn que despliega una serie de campos que contienen las retenciones definidas por default para el Proveedor 25. Enseguida, dar clic en el botn de insertar rengln Insumos que se comprarn en la rden de Compra. para insertar los

26. Partida, Este campo indica el nmero individual de la partida dentro de la orden de compra.Calzada del Valle 381 Pte. Col. Del Valle, Garza Garca, N. L. C. P. 66220 Mxico Tel. (81)81730400

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27. Insumo, En este campo se coloca el cdigo que identifica al insumo requerido. La bsqueda de este dato puede hacerse por medio del icono que aparece en la barra de herramienta (binoculares), por medio del men edicin, o por medio de la tecla rpida F1. 28. Descripcin, En este campo aparece el nombre del insumo que ha sido utilizado, segn la captura del campo anterior 29. Fec. Entregar, Este campo debe indicar la fecha para la cual el insumo debe estar ya disponible en el Almacn. 30. Cantidad, En este campo se introduce la cantidad total del insumo a comprar, considerando las unidades de medida que estn definidas para ese insumo en particular. 31. Precio, En este campo se introduce el precio por unidad de insumo, el sistema despliega automticamente el importe de la compra, mostrando tambin en la parte superior la cantidad correspondiente al IVA y el monto total. 32. Descripcin de la partida, En este campo el Usuario puede introducir un comentario especfico referente al insumo de la partida en cuestin

33. Oprimir el botn de Grabar

para guardar la Orden de Compra.

34. El sistema pregunta si se desea generar la Orden de Compra. En este caso si todo est correcto oprimimos el botn SI. Tambin nos preguntar si se desea imprimir la descripcin larga del insumo. 35. En caso de que se haya optado por imprimir la O.C., el sistema procesa la impresin automticamente, de otra manera se tendr que imprimir posteriormente con el botn de Procesa Impresin.


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4. Ajustes / Cancelacin rdenes de Compra

de

Cmo realizo ajustes o cancelaciones a las rdenes de Compra que ya gener? Esta opcin permite al Usuario realizar alguna modificacin a la Orden de Compra cuando ya ha sido impresa, o cancelarla definitivamente. Esta ltima operacin slo podr ser realizada por el Empleado autorizado para ello. Para realizar un Ajuste / Cancelacin de una Orden de Compra, es necesario ir al men de Procesos Diarios y luego seleccionar la opcin Ajuste / Cancelacin OC del Mdulo de Compras


El proceso para capturar Ajustes a una Orden de Compra es el siguiente: 1. Centro Costo, En este campo se introduce el nmero del Centro de Costo al cual pertenece la Orden de Compra.


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2. Nmero, se escribe el Nmero de la Orden de Compra a la que se har alguna modificacin. La bsqueda de este dato puede hacerse por medio del icono que aparece en la barra de herramienta (binoculares), por medio del men Edicin y/o por medio de la tecla rpida F1. El sistema despliega automticamente los campos con la informacin previamente capturada para la Orden de Compra. La informacin que el sistema permite modificar es la siguiente: 3. rea Cuenta, Este campo se indica el rea cuenta para el insumo incluido en la O.C. 4. Fecha: Este campo se indica la fecha en que el insumo deber estar disponible en el almacn. 5. Autorizado, se introduce el nmero del empleado que autorizar los Ajustes en la Orden de Compra. 6. Cantidad, En este campo es posible modificar la cantidad original del insumo. 7. Precio, En este campo se actualiza el precio por unidad de Insumo. 8. Confirma: Campo Informativo. 9. Oprimir el botn de Grabar Compra. para guardar los Ajustes a la Orden de

Para llevar a cabo la Cancelacin de la Orden de Compra, se deben seguir los pasos 1 y 2, y al traer la informacin de la Orden de Compra a cancelar, se debe oprimir el botn Cancelar que se muestra a continuacin:

El sistema solicitar el password de la persona autorizada para hacer la cancelacin de rdenes de Compra. Se introduce la clave y se oprime la tecla ENTER, con esto el sistema cancelar definitivamente la Orden de Compra. Una vez indicado el password, el sistema nos preguntar si deseamos cancelar la Orden de Compra. En este caso oprimimos el botn Si y la Orden de Compra ser cancelada definitivamente.


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5. Movimientos NO Inventariables a) Mantenimiento a Remisin

Cmo realizo la Recepcin de Insumos No Inventariables? Para llevar a cabo el registro de la Recepcin de Insumos No Inventariables, contamos con varias alternativas, una de ellas es la opcin de Mantenimiento a Remisiones. Para acceder a esta opcin, es necesario ir al men de Procesos Diarios, seleccionar la opcin Movimientos No Inventariables y posteriormente Mtto. Remisin del Mdulo de Compras. Despus el sistema mostrar una pantalla como se ilustra a continuacin:

Mediante esta opcin, el Sistema permite al Usuario registrar y mantener actualizadas las entradas al Almacn de los insumos solicitados a travs de una Orden de Compra. Tambin es posible dentro de esta opcin, modificar algn registro de entradas realizado previamente 1. Almacn, en este campo se anota el nmero del Almacn en el que se registrar la entrada de insumos.Calzada del Valle 381 Pte. Col. Del Valle, Garza Garca, N. L. C. P. 66220 Mxico Tel. (81)81730400

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2. Remisin, En este campo se indica el nmero de folio correspondiente a la entrada de almacn. El usuario puede seleccionar el nmero que desee, sin embargo depender de la configuracin establecida en la ventana de los datos generales del mdulo de inventarios, si el nmero que se utilice para la remisin, es vlido o no. 3. Centro de Costos, se introduce el nmero del Centro de Costos al que pertenece la Orden de Compra que contiene los insumos a registrar 4. Fecha, en este campo se introduce la fecha de elaboracin del registro de entradas. 5. Orden de Compra, en este campo se teclea el nmero de la Orden de Compra de la cual se har la entrada. 6. Recibi, en este campo se introduce el nmero del Empleado responsable de la recepcin de los insumos. 7. Comentarios, en este campo el Usuario puede incluir algn comentario referente a la entrada de los insumos. A una remisin de almacn, pueden agregarse tantas partidas de recepcin de insumos como sea necesario. Por cada partida, se llenar la siguiente informacin: 8. Enseguida, dar clic en el botn de insertar rengln 9. Partida, este campo no es capturable e indica el nmero de lnea del registro de entradas. 10. Insumo, En este campo se introduce la clave del insumo para el cual se har el registro de entradas. 11. Remisin, Campo informativo. 12. Cantidad, En este campo se anota la cantidad total recibida del insumo. Automticamente el sistema coloca el precio del insumo registrado anteriormente y el importe total. Si es necesario agregar otra partida al registro de entradas de la misma orden de compra, se sigue el mismo procedimiento.

13. Oprimir el botn de Grabar para guardar los Ajustes a la Orden de Compra. El sistema nos preguntar si deseamos imprimir el Formato de Almacn. En caso de requerirlo oprimir el botn SI.


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5. Movimientos NO Inventariables b) Recepcin de Insumos

Cmo realizo la Recepcin de Insumos No Inventariables? Para llevar a cabo el registro de la Recepcin de Insumos No Inventariables, contamos con varias alternativas, otra de ellas es la opcin de Recepcin de Insumos en la seccin de Movimientos No Inventariables. Para acceder a esta opcin, es necesario ir al men de Procesos Diarios, seleccionar la opcin Movimientos No Inventariables y posteriormente Recepcin de Insumos del Mdulo de Compras. Despus el sistema mostrar una pantalla como se ilustra a continuacin:

Mediante esta opcin el sistema permite registrar las entradas al Almacn de los insumos NO INVENTARIADOS (Ej. Sub-Contratos, Mano de Obra y Administrativos) solicitados a travs de una Orden de Compra. En esta opcin el sistema muestra solo las rdenes de Compra que presentan cantidades pendientes por recibir.Calzada del Valle 381 Pte. Col. Del Valle, Garza Garca, N. L. C. P. 66220 Mxico Tel. (81)81730400

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Para realizar la recepcin de los insumos no Inventariables a travs de esta opcin se captura la siguiente informacin: 1. Centro de Costos, en este campo se introduce el nmero del Centro de Costos al que pertenecen las rdenes de Compra que contienen los insumos a registrar. Al momento de registrar el Centro de Costos, automticamente aparecen en la parte izquierda de la ventana todas las rdenes de Compra pendientes de surtir. 2. Orden de Compra Inicial y Final, estos campos se llenan automticamente al seleccionar el Centro de Costos, dentro del cual se encuentran las rdenes de Compra que contienen los Insumos a registrar. 3. Almacn, en este campo se anota el nmero del Almacn en el que se registrar la entrada de Insumos. 4. Recibi, En este campo se introduce el nmero del Empleado responsable de la recepcin de los Insumos. 5. Comentarios, En este campo el Usuario puede incluir algn comentario referente a los insumos recibidos. 6. Remisin, En este campo se indica el nmero de movimiento de Almacn donde se pretenden registrar las entradas. 7. Fecha rem., en este campo se introduce la fecha de elaboracin del registro de entradas. 8. Con el puntero se selecciona la Orden de Compra deseada y del lado derecho aparecern las partidas correspondientes a esa Orden de Compra. Nos colocaremos en la partida a registrar. Los campos que observaremos son: a. Folio remisin, Campo informativo. b. rea-cuenta, Es el rea-cuenta definida en la Orden de Compra para el Insumo o Partida. c. Cantidad recibida, en este campo se anota la cantidad total recibida del insumo indicado. d. Precio. Este campo lo llena el sistema automticamente con el precio definido en la orden de compra. e. Importe. Este campo lo llena el sistema automticamente al llenar el campo de Cantidad recibida.

9. Oprimir el botn de Grabar para guardar los Ajustes a la Orden de Compra. El sistema nos preguntar si deseamos generar la impresin de la Entrada. En caso de requerirlo oprimir el botn SI.


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5. Movimientos NO Inventariables c) Recepcin Global de Insumos

Cmo realizo la Recepcin de Insumos No Inventariables? Para llevar a cabo el registro de la Recepcin de Insumos No Inventariables, contamos con varias alternativas, otra de ellas es la opcin de Recepcin Global de Insumos en la seccin de Movimientos No Inventariables. Para acceder a esta opcin, es necesario ir al men de Procesos Diarios, seleccionar la opcin Movimientos No Inventariables y posteriormente Recepcin Global de Insumos del Mdulo de Compras.


Esta ventana es parecida a la de Recepcin de Insumos, la diferencia consiste en que en esta ventana se realiza la recepcin GLOBAL TOTAL del insumo NO Inventariado de una Orden de Compra. Para realizar la recepcin de los insumos no Inventariables a travs de esta opcin se captura la siguiente informacin: 1. Centro de costos, En este campo se introduce el nmero del Centro de Costos al que pertenecen las rdenes de Compra que contienen los insumos aCalzada del Valle 381 Pte. Col. Del Valle, Garza Garca, N. L. C. P. 66220 Mxico Tel. (81)81730400

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registrar. Al momento de registrar el Centro de Costos, automticamente aparecen en la parte izquierda de la ventana todas las rdenes de Compra pendientes de surtir. 2. Orden de Compra Inicial y Final, estos campos se llenan automticamente al seleccionar el Centro de Costos, dentro del cual se encuentran las rdenes de Compra que contienen los insumos a registrar. 3. Almacn, en este campo se anota el nmero del Almacn en el que se registrar la entrada de Insumos. 4. Recibi, en este campo se introduce el nmero del empleado responsable de la recepcin de los insumos. 5. Comentarios, en este campo el Usuario puede incluir algn comentario referente a los insumos recibidos. 6. Remisin, en este campo se indica el nmero de movimiento de almacn donde se pretenden registrar las entradas. 7. Fecha Rem., en este campo se introduce la fecha de elaboracin del registro de entradas. 8. Con el puntero se selecciona la Orden de Compra deseada y del lado derecho aparecern las partidas correspondientes a esa Orden de Compra. Nos colocaremos en la partida a registrar y observaremos: a. Folio remisin, Campo informativo. b. rea-cuenta, Es el rea-cuenta definida en la Orden de Compra para el Insumo o Partida. c. Cantidad recibida, en este campo se sugiere la cantidad pendiente de recibir. d. Precio. Este campo lo llena el sistema automticamente con el precio definido en la orden de compra. e. Importe. Este campo lo llena el sistema automticamente al llenar el campo de Cantidad recibida.

9. Oprimir el botn de Grabar para guardar los Ajustes a la Orden de Compra. El sistema nos preguntar si estamos seguros de grabar el movimiento. En caso de estar seguros de la recepcin de insumos a realizar, oprimir el botn SI

10. El sistema nos preguntar si deseamos generar la impresin de la Entrada. En caso de requerirlo oprimir el botn SI.


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6. Consulta Remisin

Cmo realizo una Consulta a las Remisiones generadas? En esta opcin como su nombre lo indica nos sirve para consultar las Remisiones Entradas hechas en un Almacn definido por rango de fechas y por los nmeros de remisiones Para acceder a esta opcin, es necesario ir al men de Procesos Diarios, seleccionar la opcin Movimientos No Inventariables y posteriormente Consulta Remisin del Mdulo de Compras.


El procedimiento para hacer la consulta es la siguiente: 1. Almacn, en este campo se teclea la nmero de Almacn a consultar, 2. Remisin Inicial y Final, Rango de Remisiones ingresadas al Almacn definido al inicio. 3. Fecha Inicial y Final: Perodo que se quiere consultar


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4. Procesar, Despus de definir los datos anteriores se le da click al icono de procesar que aparece en la barra de herramientas y el sistema despliega automticamente las Remisiones encontradas con los parmetros sealados. Al darle doble click en uno de los renglones de informacin se abre la ventana donde se hizo la recepcin como se muestra a continuacin:


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7. ABC a Interfaz Contabilidad

Qu es el ABC a Interfaz Contabilidad? En esta opcin se define la afectacin contable de todos los Tipos de Movimientos del Almacn en la contabilidad. Enkontrol permite generar plizas de contabilidad a partir de los movimientos de Almacn, lo que significa una gran ventaja, ya que se podr reconocer el valor de los Inventarios en la Contabilidad y generar plizas de aplicacin al costo, la Obra en proceso o el gasto, segn se requiera. Para acceder a esta opcin, es necesario ir al men de Procesos Diarios, seleccionar la opcin Movimientos No Inventariables y posteriormente ABC Interfase Contabilidad del Mdulo de Compras.



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Los campos a llenar en esta ventana son los siguientes: 1. Tipo de Movimiento: Men descendente donde se selecciona cada uno de los Tipos de Movimientos para configurar los asientos contables. 2. Almacn: Men descendente donde se selecciona un Almacn especfico o todos para el que se va a configurar el asiento contable. 3. Centro de Costo: Men descendente donde se selecciona un Centro de Costo especfico o todos, para el que se va a configurar el asiento contable. 4. rea y Cuenta: Mens descendentes donde se selecciona una en especfico o todas, para las que se va a configurar el asiento contable. 5. Insumo: En este parmetro existen 3 opciones: i. ii. Tipo Inicial Final: En este campo se define el rango o el tipo de insumo especifico Grupo Inicial-Final: En este capo se debe de definir el grupo de insumos (Eje 99) esto para lograr un rango total, de lo contrario habr que estar modificando este rango cada vez que se agreguen grupos nuevos. Cons Inicial-Final: Se refiere al consecutivo del Insumo

iii.

6. Cuenta, Scuenta y SSCuenta: Mens descendentes donde se selecciona la cuenta contable a la que se afectarn los movimientos propios de Almacn. Dicho de otra manera es la cuenta contable de Almacn con el detalle que se haya especificado en cada Compaa. Para darle versatilidad a esta configuracin Enkontrol ofrece la posibilidad de utilizar comodines que permite hacer que las cuentas que se afectarn tengan el mismo nmero que los parmetros que a continuacin se explican: i. Especfica: Define una cuenta contable fija ii. Almacn (ALM): Genera el asiento a la cuenta contable cuyo nmero corresponda al nmero de almacn especificado en cada movimiento individual. iii. CC: Genera el asiento a la cuenta contable cuyo nmero corresponda al nmero de centro de costo especificado en cada movimiento individual. iv. Tipo de insumo (TIE): Genera el asiento a la cuenta contable cuyo nmero corresponda al nmero de tipo de insumo especificado en cada movimiento individual. v. Tipo de insumo *100 (TIE*): Genera el asiento a la cuenta contable cuyo nmero corresponda al nmero de tipo de insumo especificado en cada movimiento individual multiplicado por 100. vi. Grupo de elemento (GPOE): Genera el asiento a la cuenta contable cuyo nmero corresponda al nmero de grupo de insumo especificado en cada movimiento individual. vii. rea (AREA): Genera el asiento a la cuenta contable cuyo nmero corresponda al nmero de rea especificado en cada movimiento individual. viii. Cuenta (ICTA): Genera el asiento a la cuenta contable cuyo nmero corresponda al nmero de cuenta de Almacn especificado en cada movimiento individual.


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7. Tipo: Men descendente donde se selecciona la naturaleza de la cuenta contable que seleccionamos. 8. Cuadre: En este parmetro se seleccionan del men descendente la Cuenta, Scuenta y SSCuenta, el cual es el asiento complementario al del Almacn, como pueden ser las cuentas de costo, obra en proceso, gastos, material recibido sin factura, etc. 9. Desglose de CC: Men descendente donde tenemos las siguientes opciones: i. OBRA: El asiento contable se registrarn al CC cuyo nmero corresponda al nmero de obra especificado en cada movimiento individual. ii. CC: El asiento contable se registrarn al CC cuyo nmero corresponda al nmero de CC especificado en cada movimiento individual. iii. AREA: El asiento contable se registrarn al CC cuyo nmero corresponda al nmero de rea especificado en cada movimiento individual. iv. ICTA: El asiento contable se registrarn al CC cuyo nmero corresponda al nmero de Cuenta de Almacn especificado en cada movimiento individual. 10. Grabar. Se guarda la configuracin por medio del icono en forma de disco que se encuentra en la barra de herramientas


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