guía básica creación bases de datos en access
TRANSCRIPT
ÍNDICE
01 INTRODUCCIÓN 1. ¿PARA QUÉ SIRVE ACCESS?
2. ¡PERO SI ESO YA LO PUEDO HACER CON EXCEL!
3. ENTONCES, ¿POR QUÉ USAR ACCESS?
02 OBJETOS IMPORTANTES DE ACCESS 1. FORMULARIO
2. TABLA
3. INFORME
4. REGISTRO
5. GRÁFICOS DINÁMICOS
6. TABLAS DINÁMICAS
7. CONSULTAS
03 CREAR UNA TABLA A. LISTAS DESPLEGABLES EN UNA TABLA
B. ADJUNTAR IMÁGENES (O ARCHIVOS)
ÍNDICE
04 CREAR UN FORMULARIO A. INICIO DEL FORMULARIO
B. LIGAR CAMPOS DESPLEGABLES EN FORMULARIOS (CAMPOS DEPENDIENTES)
05 CREAR UN INFORME A. PRIMEROS PASOS
B. FILTRAR INFORME
06 CREAR UN GRÁFICO DINÁMICO A. GRÁFICO BÁSICO
B. EJEMPLO
07 CREAR UNA TABLA DINÁMICA A. EJEMPLO
ÍNDICE
08 CREAR UNA CONSULTA A. EJEMPLO
09 TUTORIALES DE AMPLIACIÓN
01 INTRODUCCIÓN
1. ¿PARA QUÉ SIRVE ACCESS? Para un organizado y eficiente almacenamiento y manipulación de datos, o lo que es lo mismo, para crear BASES
DE DATOS.
2. ¡PERO ESO YA LO PUEDO HACER CON EXCEL! Claro. Y quizás por eso la mayoría de gente no use el ACCESS, porque todo se puede hacer con EXCEL.
3. ENTONCES, ¿POR QUÉ USAR ACCESS? La principal ventaja frente a EXCEL es que, una vez tenemos creada la base de datos, disponemos de ventajas que
nos permiten AHORRAR MUCHO TIEMPO EN EL MOMENTO DE CONSULTAR E INTRODUCIR DATOS.
EXCEL únicamente dispone de TABLAS y GRÁFICOS para mostrar y recibir datos. Con ACCESS, además de lo
dicho, podremos crear de una manera casi automática, INFORMES y FORMULARIOS.
02 OBJETOS IMPORTANTES DE ACCESS
1. FORMULARIO ¿Quién no ha rellenado un formulario alguna vez? Cuando se rellena, por ejemplo, una ENCUESTA, se está
rellenando un FORMULARIO. Esos datos que se “traga” la encuesta son linkados a una TABLA, donde se
almacenan ordenadamente. Ejemplo de formulario:
El usuario introduce
los datos en los
campos de texto y
éstos se guardan
automáticamente en
la tabla enlazada.
Puede ser texto,
imágenes o
cualquier archivo
adjunto.
02 OBJETOS IMPORTANTES DE ACCESS
2. TABLA No tiene ningún misterio. Són como en EXCEL, pero más sencillas. Sólo almacenan datos, son la BASE DE DATOS. Aquí es donde van a parar los datos obtenidos en los formularios:
02 OBJETOS IMPORTANTES DE ACCESS
3. INFORME Es donde podemos ver todos los datos que se han ido almacenando en el FORMULARIO de MANERA
ORDENADA. Nos permiten visualizar toda la información que tengamos de una manera rápida y cómoda, así como
FILTRAR LA INFORMACION ESPECÍFICA que deseemos consultar.
Si quisiéramos encontrar
todos los REGISTROS del
modelo PQ25, haríamos
click derecho en el campo
de texto correspondiente, y
escojeríamos Filtros de
texto Es igual a… y
escribiríamos PQ25.
También podemos filtrar
mediante otros métodos y
por tantos parámetros como
deseemos (por ejemplo,
todos los PQ25 del mes de
junio que han tenido fallos
relacionados con ruido,
seleccionando “Contiene…
” y escribiendo la palabra
“ruido”)
02 OBJETOS IMPORTANTES DE ACCESS
4. REGISTRO En nuestro informe, cada registro es cada uno de los fallos con sus datos correspondientes (las franjas grises
y blancas separan cada registro).
En las tablas, un registro es una fila de la tabla.
En los formularios, cada página es un registro.
TODOS SON EQUIVALENTES.
REGISTRO
02 OBJETOS IMPORTANTES DE ACCESS
5. GRÁFICOS DINÁMICOS Al igual que en EXCEL, también disponemos de la función de creación de GRÁFICOS DINÁMICOS. Los gráficos
dinámicos se crean a partir de columnas específicas de la tabla de la cual queremos el gráfico.
Su utilidad principal es la siguiente:
de una tabla con muchos datos (nº
KPM, Status, Tipo, Orden,
Reclamación, Responsable,
Proveedor…) necesitamos ver un
gráfico que, por ejemplo, nos
muestre únicamente la cantidad de
defectos con Status 5 de Salzgitter
en el mes de Mayo. Así, solo
tendremos que seleccionar los datos
de la tabla, y arrastrarlos
intuitivamente a la gráfica.
02 OBJETOS IMPORTANTES DE ACCESS
6. TABLAS DINÁMICAS Su función es la misma que los GRÁFICOS DINÁMICOS: mostrar, a partir de una tabla más grande y con muchas
más columnas de datos, únicamente los registros que nos interesan, pero en lugar de mostrarlos en un gráfico, se
mostrarán en una tabla:
02 OBJETOS IMPORTANTES DE ACCESS
7. CONSULTAS Su función es mostrar, de una tabla, los datos específicos que queremos ver. Es decir, es como si tenemos una
tabla de frutas en la que se muestran datos de color, rugosidad, si tiene semilla o no, sabor, densidad, etc, y sólo
nos interesa saber su color y rugosidad. Entonces la consulta nos crearía una tabla sólo con esos datos.
03 CREAR UNA TABLA
Clic en Base de
datos en blanco
Añadimos el
nombre y dónde
guardaremos
nuestra BD
Clic en Crear
Al abrir el programa nos aparecerá lo siguiente:
03 CREAR UNA TABLA
Éste será nuestro espacio principal de trabajo. Comenzaremos creando una tabla con todos los datos que
queremos almacenar.
Click en el menú
Crear Tabla
Click en Archivo
Ver Vista
Diseño
El Id servirá para identificar
el número de registro.
Seleccionaremos el tipo
Autonumeración para que
se incremente
automáticamente al crear
nuevos registros.
En la columna Nombre del
campo Iremos añadiendo
qué características
querremos guardar para
cada trabajador (nombre,
apellidos, cargo, sueldo…).
Cada vez que
cambiamos la
vista, nos pedirá
que guardemos.
Asignaremos un
nombre y
pulsaremos
aceptar. En
nuestro caso
para el ejemplo
será una BD de
Trabajadores.
En la columna Tipo de
datos especificaremos si
se tratará de texto, número
u otras opciones que
vemos en el desplegable.
Siempre que queramos
añadir o editar un campo,
tendremos que venir a la
Vista Diseño.
03 CREAR UNA TABLA
Si volvemos a la vista Hoja de datos, podremos visualizar la tabla que acabamos de crear, y procederemos a
rellenarla con los datos que tengamos.
Click en Archivo
Ver Vista Hoja de
datos
El campo Id se rellena sólo. Los demás
se rellenan uno por uno, o seleccionando
elementos de listas desplegables.
Los campos Sueldo y Cargo los
haremos con listas
desplegables a continuación.
03 CREAR UNA TABLA
Con el mismo proceso
que el anterior,
guardamos y
renombramos la tabla
Sueldo.
Modificamos el
nombre del campo Id y
le asignamos el
nombre que
queramos. En este
caso, Euros.
Desde el menú
Archivo, cambiamos a
la vista Hoja de
datos.
Nos pedirá que
guardemos. Clic a si.
Añadiremos cada una
de las cantidades que
necesitemos.
1. LISTAS DESPLEGABLES EN UNA TABLA Ahora crearemos otra tabla de la misma forma que la anterior, llamada Sueldo, para crear una lista desplegable
de selección de datos:
03 CREAR UNA TABLA
Desde la Vista Diseño en la
tabla Trabajadores, situamos
el cursor en la fila
correspondiente al campo
Sueldo.
En la parte inferior de la
imagen, nos aparecerá una
tabla llamada Propiedades
del campo.
Clic en la pestaña de
Búsqueda
En el desplegable Mostrar
control, escogemos la opción
Cuadro Combinado.
En el desplegable Columna
dependiente, escogemos
nuestra tabla Sueldo
En Columna dependiente y
Número de columnas,
escribimos 1, para referirnos
a la primera columna de la
tabla sueldo.
Los demás parámetros, tanto
de la pestaña General como
la pestaña Búsqueda,
también son modificables. En
la derecha saldrá una
descripción que nos ayudará
a entender cada parámetro.
En la mayoría de los casos
será cuestión de ir probando
según nuestras necesidades.
Para finalizar y ver la lista
desplegable de Sueldo en
nuestra tabla Trabajadores,
volvemos a la vista Hoja de
datos.
03 CREAR UNA TABLA
Ya tenemos el desplegable de Sueldo. Ahora, con el mismo procedimiento, Creamos la tabla Cargo, y la volvemos
a enlazar de la misma forma para tener un desplegable de Cargo.
03 CREAR UNA TABLA
2. ADJUNTAR IMÁGENES (O ARCHIVOS)
No existe un Tipo de datos
Imagen. Sin embargo,
seleccionando Datos
adjuntos podemos adjuntar
fotos que, aunque no
aparezcan visualmente en
nuestra tabla, aparecerán en
el formulario que realicemos.
Así, estarán en nuestra tabla,
pero no los veremos
diréctamente.
Para verlos tendremos que
hacer doble click en el
símbolo de dato adjunto, y
luego clic en abrir.
Para insertar un
archivo, haremos
doble clic en el
símbolo de dato
adjunto.
03 CREAR UNA TABLA
En esta ventana, clic en
Agregar… y seleccionamos
la foto donde la tengamos
guardada en nuestro
ordenador, y pulsaremos
Abrir.
Aceptar
Ya tenemos
nuestra foto.
04 CREAR UN FORMULARIO
Para seguir añadiendo más datos en nuestra tabla en un futuro, usaremos un formulario. El formulario nos
permitirá visualizar la información de manera más clara y visualizar las fotos o archivos adjuntos.
C.
Menú Crear
Formulario
Ya tenemos nuestro
formulario creado. Para
editarlo, clic en Ver
Vista diseño
Para editar cada
campo, hemos de
seleccionar el o los
correspondiente
campos y editarlos en
la Hoja de
Propiedades.
Por ejemplo, el campo
de foto es muy ancho y
muy corto; vamos a
hacerlo más estrecho.
Seleccionamos todos
los campos Clic
derecho Diseño
Quitar diseño, para
poder modificar cada
campo por individual.
1. INICIO DEL FORMULARIO
04 CREAR UN FORMULARIO
Seleccionamos el campo
de fotos.
Situamos el cursor en una de las esquinas del cuadrado
y arrastramos hacia la izquierda para hacerlo más
estrecho.
Si queremos asignarle una medida en
concreto, nos dirigimos al menú Hoja
de propiedades, y editamos las
propiedades Alto y Ancho.
Ahora haremos más estrecho el campo de Id, y
editaremos otros parámetros. Lo seleccionamos, y a
continuación, podemos editar, por ejemplo:
Los
márgenes.
El color
de fondo.
El estilo de
los bordes
del cuadro.
Hay muchas propiedades
y más pestañas de
propiedades. Será
cuestión de ir probando y
observando los resultados
en la vista Formulario.
04 CREAR UN FORMULARIO
Es importante que en los campos de
texto grandes cambiemos esta
opción en la pestaña Otras.
Seleccionaremos Nueva línea en
campo.
Para editar otras características del
formulario (el Formulario, no
campos de formulario), nos
situaremos encima del formulario sin
tener ningún campo seleccionado y
haremos clic el botón derecho.
Nos aparecerán varias opciones que
podremos editar.
Una vez editados los parámetros que
deseemos, podría quedar algo así:
Podemos insertar algún logo o imagen de fondo a
nuestro formulario insertando una imagen en la pestaña
Diseño.
Vista diseño Vista formulario
Ahora podremos escribir en cada
campo y los datos se irán
guardando en nuestra tabla de
base de datos.
Para añadir una foto, iremos a la Vista formulario y haremos doble
clic en el campo de fondo y nos dejará añadir una imagen.
04 CREAR UN FORMULARIO
Si nos fijamos, en la Vista
formulario, en la parte inferior de la
ventana, tenemos el número del
formulario donde estamos situados, y
los formularios que hay.
Podemos utilizar esos botones para
navegar por nuestros formularios o
para filtrar alguna palabra del
formulario en el que nos
encontremos.
Pero hay funciones útiles que no
están. Por ejemplo, uno que permita
imprimir el formulario que queramos.
Para ello, nos vamos a la Vista
diseño Pestaña Diseño Botón
Hacemos un solo clic donde
queramos poner el boton en el form.,
y nos aparecerá el siguiente diálogo:
Escogeremos Operaciones con
formularios Imprimir un
formulario y clic en Siguiente.
El asistente irá preguntando cómo configurar el botón
de forma guiada.
Cuando pulsemos finalizar, nos aparecerá nuestro
botón en el formulario. Desde la Vista diseño, al igual
que los campos de texto, podremos editar su tamaño,
colores, etc.
Cuando estemos en la Vista formulario, podremos
utilizar nuestro botón para imprimir de manera rápida
el formulario que deseemos.
Cuando hagamos clic sobre el botón, nos
aparecerá el asistente de impresión.
Nota: los botones no aparecerán en el
formulario cuando lo imprimamos. Sólo
hacen función de navegación.
Botón
Si echamos un vistazo,
comprobaremos que hay
muchas opciones que nos
permiten crear botones con
diferentes funciones tanto para
registros, formularios, informes u
otros objetos de Access.
04 CREAR UN FORMULARIO
2. LIGAR CAMPOS DESPLEGABLES EN
FORMULARIO (CAMPOS DEPENDIENTES) A veces nos interesará que un campo de formulario esté comunicado con otro en el sentido de que cuando uno
cambie lo haga el otro también. En el caso de nuestro ejemplo, queremos crear un nuevo campo desplegable de
Categoría para que de ella dependa el campo de Sueldo:
RECORDATORIO: Para crear el nuevo cuadro
desplegable seguimos los mismos pasos que al crear
el de Sueldo o Cargo. Nos quedará una tabla así:
Luego, en Vista diseño del
formulario, vamos al menú Agregar
campos existentes y arrastramos
el campo Categoría al formulario.
Seleccionamos el campo de
Sueldo, y en la pestaña de Datos
de la Hoja de propiedades
seleccionamos como Origen de
control y como Origen de fila la
tabla Categoría. En Columna
dependiente, escogemos 1. En
Bloqueado, seleccionamos Si.
Nos dirigimos a los mismos
parámetros en el campo categoría.
Aquí solo tenemos que cambiar el
campo Columna dependiente a 2.
05 CREAR UN INFORME
1. PRIMEROS PASOS
Nos dirigimos al Menú superior
Crear Informe
Se nos creará un informe
automáticamente, que editaremos
a nuestra conveniencia en la Vista
diseño:
05 CREAR UN INFORME
2. FILTRAR INFORME
Tenemos varias opciones de
filtro. Podemos filtrar tantas
veces como queramos y en
tantas columnas como
deseemos. Para ver las
opciones de filtro haremos clic
derecho encima del campo que
queramos filtrar.
Por ejemplo: Si deseamos
visualizar únicamente en el
informe los trabajadores de
categoría B que contienen “ma” en
su nombre, haremos clic aquí y
escribiríamos “ma”.
Y aquí, en el campo de categoría,
seleccionaríamos “Igual a B”.
Resultado del filtro
06 CREAR UN GRÁFICO DINÁMICO
1. GRÁFICO BÁSICO
Vamos al menú superior
pestaña Crear Más
formularios Gráfico
dinámico.
Después nos dirigimos a la
pestaña de Diseño Lista de
campo
Nos aparecerá la lista de los
campos que podemos añadir al
gráfico.
Por ejemplo, arrastramos el
campo de Tareas al eje
horizontal, y arrastramos
Nombres al centro. Este gráfico
nos comunica cuántas personas
hacen X número de tareas.
06 CREAR UN GRÁFICO DINÁMICO
1. EJEMPLO Hemos visto la manera de crear un gráfico. Ahora trabajaremos con uno real hecho para el departamento.
Disponemos de una tabla de control de defectos con propiedades como el Status, el departamento (Abteilung), el Status,
entre otros, y necesitábamos una tabla que nos hiciera una consulta rápida de cuántos fallos en status 5 había en el mes
de julio en el departamento de Salzgitter.
Por tanto, necesitaremos generar, una vez tengamos los campos en el gráfico, los siguientes filtros: uno de Abteilung,
para decir que solo queremos los de Salzgitter; otro de Status, para decir que sólo queremos los de Status 5, y un filtro
de Tiempo, que viene incluido por defecto aunque no lo hayamos creado, para decir que sólo queremos los de Julio.
06 CREAR UN GRÁFICO DINÁMICO
Arrastraremos los siguientes
campos de la Lista de campos: Abteilung
Fecha
por mes Status
Para filtrar Status,
introduciremos una leyenda
pulsando este botón.
Leyenda
Por defecto, la tabla dinámica
nos suma los status. Nosotros
no queremos la suma de
status (estaríamos sumando
status 5 + status 5 = status 10),
sino el recuento, para saber
cuantos hay.
Para hacer el Recuento de
Status, clic derecho a Suma de
Status, y en Autocalcular
Cuenta.
Gráfico
resultante
06 CREAR UN GRÁFICO DINÁMICO
Ahora hemos de seleccionar los
filtros. Como hemos dicho
antes, son tres. Pulsando la
flecha de cada campo nos
aparece lo siguiente:
Seleccionamos
sólo Salzgitter.
Seleccionamos
el mes de Julio.
Seleccionamos
el Status 5
Aquí tenemos
el total de
defectos con
Status 5 del
departamento
de Salzgitter en
el mes de Julio.
07 CREAR UNA TABLA DINÁMICA
1. EJEMPLO Siguiendo el ejemplo de base de datos que hemos usado para el ejemplo real de la tabla dinámica, realizaremos también
una tabla dinámica. El procedimiento es muy similar. En nuestro caso haremos una tabla como el gráfico anterior, de
Abteilung i Status, en una fecha determinada.
Vamos a Crear Más
formularios Tabla
dinámica
07 CREAR UNA TABLA DINÁMICA
Arrastramos el campo de
Abteilung a cualquiera de los
dos ejes.
Arrastramos el campo de
Status al otro eje.
Si queremos añadir más
filtros, como en nuestro caso,
un filtro temporal, lo
añadimos en esta parte
superior.
Por ejemplo, también
podríamos filtrar por la
persona que reclama esos
defectos (Responsable). Lo
arrastraríamos al lado del
campo-filtro Fecha por mes.
La lista de campos aparece
como en la creación de los
gráficos dinámicos.
A continuación veremos
cómo asignar el Recuento
de Status a la tabla.
07 CREAR UNA TABLA DINÁMICA
Clic derecho a la etiqueta
Status Autocalcular
Cuenta
Clic en la etiqueta cuyo filtro
queremos modificar, y
seleccionamos en este caso
el mes de Julio.
Para mostrar los detalles (si
no, por defecto sólo aparecen
los datos del total general),
contrariamente a lo que
estaríamos pensando,
pulsamos el botón – de todos
los campos o de los que nos
interese visualizar.
Tabla
resultante
08 CREAR UNA CONSULTA
1. EJEMPLO
De esta tabla, necesitamos
únicamente tener las columnas
de Fruta, Color y Piel.
Podríamos duplicarla y borrar
las columnas que no
necesitamos, pero lo más
correcto y rápido es hacer una
consulta.
Vamos a Crear Diseño de
Consulta
08 CREAR UNA CONSULTA
Aparecerá una nueva ventana
con éste cuadro de diálogo.
Seleccionamos la tabla (en
este caso se llama Frutas) y
clic en Agregar y luego en
Cerrar.
En esta tabla de la parte
inferior de la ventana hemos
de seleccionar del desplegable
todos los campos que
queramos que aparezcan en la
nueva tabla que vamos a
crear: Fruta, Color y Piel.
Vamos a Vista hoja de datos
y visualizaremos nuestra
Consulta finalizada.
09 TUTORIALES DE AMPLIACIÓN
Este tutorial es esencialmente una guía básica de uso. Por lo tanto, si surgen problemas u otro tipo de cuestiones,
tendremos que explorar por internet o experimentar con el programa.
Para aquellas posibles cuestiones o dudas a continuación se facilitan algunos enlaces de interés:
• AUTONUMERACIÓN DESDE OTRO NÚMERO
A veces nos puede interesar empezar una base de datos con auto numeración desde un número diferente de 1
Videotutorial de Autonumeración
• INTRODUCCIÓN A SQL
SQL es uno de los idiomas de programación con los que podemos añadir más funciones a nuestras bases de datos.
Para aprender las nociones básicas de SQL Videotutorial de nociones básicas de SQL
• AYUDA DE MICROSOFT OFFICE
Como seguramente sabemos, microsoft Office ofrece ayuda online por medio de su página oficial. Podemos buscar
nosotros mismos en la Página de ayuda de Microsoft Access, donde también se expone un listado de los problemas
más frecuentes de los usuarios, o podemos preguntar a la Microsoft Community para Access , donde los usuarios de
Access ofrecen su experiencia.