guia 1 herramientas de word
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Algunas de las Herramientas más utilizas en microsoft wordTRANSCRIPT
Instituto Técnico con Enseñanza Empresarial
Redecomputo
"Entidad de Educación para el Trabajo y
Desarrollo Humano"
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Esta configuración permite definir los parámetros iníciales de hoja con
que se va a trabajar, tal como son tamaño, orientación y márgenes.
Para lo cual, lo primero que se debe definir el tamaño del papel,
optando por su orientación: HORIZONTAL o VERTICAL. Luego
definimos las márgenes de la página: SUPERIOS, INTERIOR,
IZQUIERDO Y DERECHO.
Definir estas opciones le permita trabajar con más seguridad y
ordenadamente desde el principio.
Para realizar estas opciones, (CON LA HOJA EN BLANCO) se dirige a
la FICHA DISEÑO DE PÁGINA, presentando 6 grupos de comandos:
Temas, Configurar página, Fondo de Página, párrafo y organizar.
Para la ORIENTACION DE LA PÁGINA, esta opción está colocada en
la opción vertical, podremos modificarla desde el comando de
orientación que aparece en el grupo CONFIGURAR PÁGINA. Para
esto, se da clic en la flecha que aparece junto a la palabra orientación
y elegir la opción que deseamos, HORIZONTAL O VERTICAL.
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Las márgenes del documento se pueden ajustar a través de la
opción márgenes que aparecen en ese mismo grupo..
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Al hacer clic en la flecha que aparece bajo esta opción de
márgenes, aparece un menú con una serie de márgenes
predefinidos por WORD, con la denominación que les da el
mismo programa (normal, estrecho, moderado, ancho y reflejado),
y las dimensiones de los mismos. Podemos elegir cualquiera de
ellos solo haciendo clic sobre la opción que preferimos. Si por el
contrario, ninguna de las opciones que aparecen por defecto nos
resulta útil y deseamos definir las dimensiones de las márgenes
del documento, entonces se selecciones MARGENES
PERSONALIZADAS.
En cado de mostrar ventana como la anterior en la que debemos
especificar las medidas en centímetro en cada una de las casillas
correspondientes:
Se puede hacer de 2 formas:
1. Con los triángulos que aparecen a la derecha de cada casilla,
se incrementa o se disminuye el valor mostrado en la casilla .
2. Seleccionando el valor que hay en la casilla (arrastrando el
ratón desde su derecha hasta la izquierda) o bien posicionándose
a la derecha del valor con un clic y con la tecla de retroceso
borrándolo. Ahora, una vez borrado el valor que había en la
casilla, teclearemos el que deseemos. Si tiene decimales, el
carácter decimal que deberemos utilizar es la coma de siempre.
3. Por ejemplo, para un documento tipo de una carta comercial,
los parámetros de los márgenes se podrían especificar como se
muestra en la siguiente imagen .
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Así, quedan definidos tanto los márgenes, como la orientación
del papel .
Nota: Las normas Icontec establecen las márgenes de un
documento de la siguiente manera:
Superior: 3 cm.
Inferior: 3 cm.
Derecho: 2 cm.
Izquierdo: 3 o 4 cm si va legajado.
En orientación seleccione la opción
deseada para la impresión:
- Vertical: se utiliza para documentación
en general.
Punta de flecha opción tamaño de papel
- Horizontal: Se utiliza Por lo general para
tablas o gráficas.
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Para el tamaño de papel se selecciona desde esa misma ficha de
diseño de página, en el grupo correspondiente a la configuración de
la página eligiendo el comando de tamaño de papel. Pinchando a la
derecha de esta opción, se va a desplegar un panel que nos ofrece
varias opciones de tamaño de papel, seleccionando aquella que nos
interese en nuestro caso .
El tamaño de papel más habitual es el A4, que ya viene seleccionado
por la aplicación por defecto, sin embargo podemos cambiar el tamaño
del papel sobre el que queremos trabajar, haciendo clic sobre las
diferentes alternativas que nos ofrece el programa. Se puede definir
las medidas del documento de manera personalizada mediante la
opción Más tamaños de papel .
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Al elegir esta opción, se abre una nueva ventana, la correspondiente a la
configuración de la página, en la pestaña Papel.
Esta ventana nos vuelve a permitir la selección de un tamaño estándar del
papel (A4, A3, carta, oficio, ejecutivo...), pero además nos va a dar la
posibilidad de definir de manera personal las medidas del ancho y del largo
de nuestro papel, expresados en centímetros. Para indicar estas medidas se
puede proceder de las dos maneras indicadas anteriormente: modificando las
cantidades que aparecen en las casillas mediante las flechas ascendentes y
descendentes que hay junto a ellas, o bien, escribiendo de manera directa
las medidas que deseamos para nuestro documento.
De esta manera ya podemos definir el tamaño del papel. En cada una de
estas ventanas de configuración de página, para que las elecciones que
realizamos se apliquen en nuestro documento, será necesario que se pulse
el botón de aceptar. De este modo, los cambios realizados, los tendremos
disponibles, para éste documento con el que estamos trabajando ahora. Sin
embargo, para el próximo documento que queramos realizar con Word, los
márgenes, y resto de características de configuración de página... volverán a
estar con sus valores primitivos y predeterminados por la aplicación, por lo
que se deberá entrar a cambiarlos para cada documento nuevo.
Pero si se desea dejar los parámetros modificados en el panel de
configuración de página para los nuevos documentos que se realice en un
futuro, en vez de pulsar el botón de Aceptar, pulsaríamos el de
Predeterminar (abajo a la izquierda del panel). Inmediatamente, se nos abre
un panel que pregunta: ¿Desea cambiar las opciones predeterminadas para
la página? Responde: Si.
También se accede al panel de configurar página directamente haciendo
doble clic en cualquier lugar de la regla vertical izquierda del documento.
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Le ayuda a encontrar los errores ortográficos y las palabras escritas in correctamente en un documento. Hay varias formas de acceder al corrector ortográfico y gramatical: Desde opciones, seleccione la ficha Revisar y haga clic en el botón Ortografía y gramática .
Dentro del cuadro de diálogo, seleccione la opción apropiada cuando la aplicación localice un posible error gramatical u ortográfico.
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Omitir todas – Se salta esa selección en concreto y todas
aquellas que revisen el mismo error.
Agregar – Se salta la selección en concreto y la agrega al
Diccionario correspondiente
Cambiar – Sustituye la selección por la palabra correcta que
seleccionemos de las sugerencias o que escribamos en el
cuadro de texto superior
Cambiar todas – sustituye esa selección en concreto y todas
aquellas que revisen el mismo error
Autocorrección – Sustituye la selección con otra palabra
alternativa que haya seleccionado o escrito previamente y
agrega la entrada al diccionario de Autocorrección
Eliminar – Elimina la selección (Esta opción sólo está
disponible cuando el programa encuentra una palabra
repetida
Omitir una vez – Se salta la selección.
También existe la posibilidad de que Word revise el texto a
medida que se escribe. Para configurar esta opción se debe abrir
el cuadro de diálogo Opciones de Word desde el botón de
Office. Desde la categoría Revisión, active las casillas de
verificación en Revisar ortografía mientras escribe y Revisar
gramática con ortografía. Cuando ambos correctores están
activados, Word muestra una línea ondulada roja marcando los
posibles errores ortográficos y una línea ondulada verde para los
errores gramaticales.
Si hacemos clic con el botón derecho sobre una palabra
subrayada, aparecerá el menú contextual con las posibles
opciones de corrección.
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1. Dar clic en el Menú Archivo.
2. Dar clic en Opciones.
3. En la parte izquierda de la ventana, hacer clic sobre la
opción Revisión.
4. En la parte derecha desactivar con un clic la casilla Omitir
Palabras En Mayúsculas.
5. Clic en Aceptar.
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Esta es otra forma de revisar la
ortografía; para elegir esta forma de
revisión debemos hacer clic en el menú
archivo, luego opciones, y marcar la
casilla Revisar ortografía mientras
escribe.
Debemos dejar resaltada la opción
Marcar errores gramaticales mientras
se escribe.
Otra diferencia respecto al método anterior es que cuando
encuentre un posible error no mostrará el cuadro de diálogo
que vimos anteriormente, si no que subrayará la palabra no
encontrada con un subrayado ondulad o en color rojo, como
vemos en la imagen de abajo.
A partir de ese momento
Word efectuará la revisión
ortográfica de modo
permanente, de forma que
nos mostrará los errores que
ya existan en el texto y los
que cometamos según
vamos introduciendo nuevo
texto.
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Agregar la palabra que
se desea remplazar Agregar la palabra
corregida
Botón
Agregar Se utiliza para reemplazar texto
mientras digita la información, es
muy utilizado para corregir
errores muy comunes o cambiar
automáticamente palabras muy
complicadas de digitar.
1. Dar clic en el Menú Archivo.
2. Dar clic en el botón Opciones
de Word.
3. En la parte izquierda de la
ventana que aparece, hacer clic
sobre la opción Revisión
4. Dar clic en el botón Opciones
de Autocorrección
5. En la ventana que aparece
hacer clic en el recuadro de la
opción Reemplazar y digitar la
palabra que desea cambiar:
Ejemplo: Hueyas.
6. En la opción Con hacer clic en el recuadro y digitar el texto que reemplazará
dicha palabra: Ejemplo: huellas
7. Dar Clic en el botón Agregar, clic en aceptar, clic en Aceptar.
8. Ahora cuando digite la palabra, después de pulsar Enter o barra espaciadora
aparecerá el cambio automático
1. Dar clic en el Menú Archivo.
2. Dar clic en el botón Opciones.
3. En la parte izquierda de la ventana que aparece, hacer clic sobre
la opción Revisión
4. Dar clic en el botón Opciones de Autocorrección
5. En la opción Reemplazar hacer clic en el recuadro y digitar la
palabra que desea eliminar.
6. Aparecerá la autocorrección en la parte inferior, selecciónela con
un clic.
7. Clic en el botón eliminar, clic en aceptar, clic en aceptar. 8. Ahora cada vez que se digite la palabra esta no se cambiara automáticamente.
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Esta opción nos permite
mejorar o enriquecer la
redacción de los documentos
utilizando palabras que son
igual significado pero de
diferente escritura.
1. Clic con el botón derecho
del Mouse sobre la palabra.
2. Desplazarnos a la opción
sinónimos.
3. Dar clic en el sinónimo
deseado.
Nota: Si desea más opciones dar clic en sinónimos y seleccione la
categoría y el sinónimo deseado. Ejemplo: (Gordo obeso,
flaco delgado, Bella preciosa).
1. Seleccione el texto que desea cambiar.
2. Clic en la ficha Inicio
3. En el grupo fuente hacer clic sobre el botón Cambiar
mayúsculas y minúsculas.
4. Seleccionar la opción MAYÚSCULAS o minúscula según lo
desee.
Nota: Otra opción para cambiar mayúsculas por minúsculas y viceversa, es
seleccionar el texto que desea cambiar, luego oprimiendo las techas Shift y
F3 podrá realizar el cambio deseado.
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Esta opción la utilizamos cuando deseamos encontrar un texto
o palabra especifica en todo un documento y nos da la
oportunidad de cambiarla por la deseada.
Buscar (Ctrl + B)
1. Dar clic en la ficha Inicio.
2. Dar clic en el botón Buscar que se encuentra en el
grupo edición.
3. Botón buscar Aparecerá una recuadro al lado izquierdo
de la pantalla en ella dar clic en la casilla Buscar en
documento y escriba la palabra que desea buscar.
Oprimir Enter.
4. Aparecerán en el documento las palabras seleccionadas y resaltadas.
Nota: Si la palabra no se encuentra en el documento de una vez el programa lo indica con un mensaje, de ser necesario verifíquela.
Reemplazar (Ctrl + L)
Dar clic en la punta de flecha del botón Buscar y
seleccionar la opción Búsqueda Avanzada
Dar clic en el pestaña Remplazar.
En la ventana que aparece digite en la casilla
Buscar, la palabra que desea buscar.
En la casilla Reemplazar con escriba la palabra
que reemplazará a la escrita en la casilla Buscar.
Oprima el botón Remplazar y Automáticamente
remplaza las palabras buscadas.
Por medio de esta opción el usuario puede determinar el
espacio que desee entre cada uno de los renglones del
documento, Por ejemplo espacio doble, sencillo, 1.5
líneas.
1. Ubicar el cursor donde comenzará el párrafo, o si ya
está digitado seleccionarlo.
2. Dar clic en la ficha inicio.
3. Dar clic en el botón interlineado que se encuentra
en el grupo Párrafo.
4. En el listado que aparece dar clic en el interlineado
deseado.
5. Para que los renglones queden más juntos volver a
dar Clic en el botón interlineado.
6. Dar clic en la casilla Quitar espacio después del
párrafo.
Botón Interlineado
Nota: Según las normas Icontec cualquier documento
debe ir con interlineado sencillo y doble después de un
punto a parte o de un título.
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Puedes elegir esta vista haciendo clic en el icono "Diseño de
impresión" que se encuentra dentro del grupo "Vistas de
documento" en la pestaña Vista de la cinta de opciones::
En esta vista, Word muestra la hoja con sus respectivos márgenes. El
texto aparece tal como será imprimido. Combinando esta vista con la
opción de zoom "Una página", puedes visualizar la página
rápidamente antes de mandarla a imprimir. Combinando esta vista con
la opción de zoom "Ancho de página", obtienes un espacio máximo de
trabajo conservando las proporciones del texto en relación a los
bordes de la hoja.
Entre una página y otra de un documento Word, en esta vista, aparece
un espacio en blanco. Es posible eliminar este espacio modificando las
opciones de Word: haz clic en el menú Archivo > Opciones. En la
ventana de diálogo "Opciones de Word" haz clic en Mostrar, luego
desmarca la casilla "Mostrar espacio en blanco entre páginas en la
vista Diseño de impresión.
Si has utilizado versiones
anteriores de Word es posible que
eches de menos la Vista
preliminar. En Word 2010 ya no
existe. Lo que se ha hecho es
incluir en la pestaña Vista las
opciones más interesantes, que
son las de Zoom:
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El botón Una página ajustará la página al espacio que tenga en la
pantalla, para que quepa completamente. Lo mismo sucede con Dos
páginas, pero con dos de ellas, una junto a la otra.
Pero, ¿y si tenemos más páginas? ¿Y si queremos ver por encima las
15, 30 o 500 páginas que tiene el documento?
Para hacerlo, deberemos pulsar el botón Zoom.
Se abrirá una ventana con una opción muy interesante: Varias
páginas.
Haremos clic en el botón con forma de monitor y se desplegará un
submenú donde podremos seleccionar cuántas páginas queremos
ver y cómo deberán estar organizadas.
Por ejemplo, en la imagen queremos ver una vista previa de un
documento de 15 páginas, así que hemos decidido mostrar 3 filas con 5
columnas cada una. Seleccionamos las páginas del modo en que
queremos. Justo bajo el menú indicará que vamos a mostrar 3 x 5
páginas.
En la pantalla de vista previa vemos cómo quedará, y al pulsar Aceptar
veremos el resultado real.
Desde esta vista podremos apreciar y corregir mejor los detalles. Por
ejemplo, si una página contiene sólo una o dos líneas de texto, lo ideal
sería intentar ajustar el texto de forma que quepa en la anterior, y así
ahorrar un papel. También veremos de forma más rápida y cómoda si
los gráficos o imágenes del documento están bien centrados, etc.
Una vez nos hemos hecho una idea de cómo quedará, lo interesante
será que volvamos a la vista que normalmente utilizamos para trabajar
IMPRIMIR G
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Para imprimir en Word realice lo siguiente utilice la combinación de teclas Ctrl más la tecla P o también lo puede hacer de la siguiente forma: 1. Dar clic en el menú Archivo 2. Dar clic en la opción imprimir
3. Dar clic en la punta de flecha de la casilla Impresoras elija o verifique si la impresora seleccionada es la correcta para imprimir
IMPRIMIR
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4. En la opción Configuración. Despliegue y Determine si imprime todas las páginas, solamente la página actual o indique el intervalo personalizado, separado por comas, o con guión.
5. En la opción copias Determine el número de copias que imprimirá del documento.
6. Haga clic en el botón Imprimir para iniciar el proceso de impresión.
PROBLEMAS Y SOLUCIONES DE IMPRECIÓN (Cola de Impresión)
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Cuando enviamos una impresión y esta no funciona, la
solución no es enviar otra porque esta tampoco funcionará, se
recomienda entonces verificar lo siguiente:
Que la impresora este encendida.
Que tenga papel.
Que la impresora esté conectada al computador.
Que estemos enviando la impresión a la impresora
adecuada.
Al no tener en cuenta las anteriores recomendaciones,
entonces debemos hacer lo siguiente:
Si existe cola de impresión aparecerá una pequeña
impresora con un signo de admiración o interrogación,
cerca al reloj en la barra de tareas, hacer doble clic sobre
ella.
Aparecerá una ventana en ella seleccione los documentos
que desea cancelar Indicador de cola de impresión
Dar clic en el menú documento.
Dar clic en cancelar todos los documentos de impresión.
Esperar a que sean eliminados los trabajos de impresión y
cerrar la ventana que apareció.
Ahora si envíe la impresión normalmente.