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Guia de gestion de proyectos con Microsoft ProjectTRANSCRIPT
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GUIA #1
DE LABORATORIO DE LA MATERIA GESTION DE PROYECTOS
Tomada de la tesis
Desarrollo de guas prcticas de laboratorio para las materias de Formulacin y
Evaluacin de Proyectos y Gestin de Proyectos para las carreras de Ingeniera
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Instrucciones generales para la prctica de laboratorio de Gestin de Proyectos
I. Durante todo el curso desarrollar cada prctica en el mismo archivo, para evitar crear
uno nuevo en cada ocasin y mantener la continuidad del mismo caso
II. El archivo en el que trabajar todas las prcticas deber llevar por nombre el nmero
de grupo de laboratorio, su apellido y su nmero de carn, ejemplo:
01Trejo00045102.mpp
III. Cada prctica deber realizarse de manera individual.
IV. Al final de cada prctica el instructor le proporcionar un ejercicio propuesto
correspondiente al tema cubierto, en la siguiente prctica deber de entregarlo resuelto
junto con el archivo de MS Project y un resumen del desarrollo del ejercicio en MS
Word.
V. Al final de la ltima prctica del ciclo deber de entregar una copia del archivo que
refleje el desarrollo de todas las prcticas, este archivo ser parte de su calificacin del
laboratorio de la materia.
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PRACTICA #1: Diagrama de Gantt
Objetivo General
Lograr que el estudiante pueda estructurar de manera clara y organizada cualquier
proyecto apoyndose en MS Project 2007
Objetivos Especficos
El estudiante deber saber cmo simular diferentes escenarios que conlleven alteraciones
en el tiempo de realizacin del proyecto.
El estudiante lograr elaborar un Diagrama de Gantt, leerlo e interpretarlo
Desarrollar en el estudiante una visin integral de cualquier proyecto, identificando que
cualquier pequeo cambio en l repercute en la totalidad del mismo
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Introduccin
Un proyecto es un conjunto de actividades que se encuentra interrelacionadas y coordinadas con
el fin de alcanzar objetivos especficos dentro de los lmites que impone un presupuesto y un
lapso de tiempo previamente establecido.
La gestin de proyectos busca organizar y administrar recursos de manera que se lleve a cabo
todo el trabajo necesario en un proyecto dentro del alcance, tiempo y costos. Este trabajo
necesario debe de ser detallado de manera ordenada y lgica de tal manera que se tenga claro qu
actividades se llevaran a cabo, cundo, en qu orden, qu recursos consumir y durante
cunto tiempo. El Diagrama de Gantt le permitir tener una herramienta visual que le ayudar a
tener un panorama integral de las variables antes mencionadas; por definicin un Diagrama de
Gantt es:
Herramienta grfica cuyo objetivo es mostrar el tiempo de dedicacin previsto para diferentes
tareas o actividades a lo largo de un tiempo determinado
Una de las aplicaciones ms comunes de los Diagramas de Gantt, despus de elaborado, es el
seguimiento del progreso de las actividades, en base a esto la toma de decisiones y los controles
del proyecto se vuelven mucho mas claro Para la elaboracin de un Diagrama de Gantt necesitar
al menos las actividades involucradas en el proyecto su duracin y sus precedencias (orden
lgico).
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INDICE
CASO PARA DESARROLLAR .......................................................................................................................... 6
SECCION 1. DEFINICIN DE PARMETROS INCIALES: .................................................................................. 7
1.1 CREACIN DE CALENDARIO LABORAL....................................................................................................... 7
SECCION 2. DEFINICIN DE TAREAS DEL PROYECTO ..................................................................................... 9
SECCION 3. DIAGRAMA DE GANTT ............................................................................................................. 12
3.1 INTERPRETACIN DEL DIAGRAMA DE GANTT .......................................................................................... 12
3.1.1Actividades Resumen ...................................................................................................................... 12
3.1.2 Precedencias .................................................................................................................................. 13
SECCION 4. PRESENTACIN DEL DIAGRAMA DE GANTT ............................................................................. 16
4.1 ESCALA DE TIEMPO .......................................................................................................................... 16
4.2 FORMATOS DEL DIAGRAMA ............................................................................................................... 18
4.3 INCREMENTOS PROGRAMADOS ................................................................ ERROR! MARCADOR NO DEFINIDO.
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DURACION PREDECESORAS
1
2
3 Desmontaje de techo, puertas, ventanas, columnas y defensas 2.5 das
4 Demolicin de piso, pared, azulejo, tuberas 8 das 3
5 Demolicin de concreto armado 4 das 3
6 Desalojo 5 das 4,5
7
8 Limpieza, descapote 6 das 6
9 Trazo 2 das 8
10 Excavacin 12 das 9
11 Fundaciones 5 das 10
12 Relleno compactado 15 das 11
13 Paredes 25 das 11
14 Nervaduras y columnas 1.67 das 11
15 Soleras y vigas 1.67 das 14
16 Losas 1.67 das 15
17 Enchapado 6 das 13
18 Estructura de techos 10 das 15
19 Cubiertas 3.5 das 18
20 Cepo 1 da 19
21 Piso de ladrillo, zcalo y grada final de piso 5 das 12,16,19
22 Puertas 6 das 21
23 Ventanas, defensas 5 das 21
24 Acabados 4 das 23,13,22,20
25 Cielo falso, fascia, cornisa 17 das 21
26 Instalaciones hidrosanitarias 20 das 10
27 Instalaciones elctricas 22 das 10
28 Pintura 10 das 27,24,19,26,25
29 Limpieza Final y desalojo 2 das 28
ACTIVIDADES
Proyecto reparacin de una escuela
Fase I: Trabajo preliminares
Fase II: Construccin
CASO PARA DESARROLLAR
Tome en cuenta a siguiente informacin de un Proyecto de Reparacin de una Escuela:
Perodo Laboral: Lunes a Viernes, 8:00 am 4:30 pm, 1 hora de almuerzo
Perodos No Laborales: Sbado y Domingo
Establecer los das laborales de Ley, tales como Semana Santa, Semana Agosto, Navidad, Ao
Nuevo, etc.
Fecha de inicio del Proyecto: 2 de enero de 2008
Cmo podr observar, se le ha proporcionado una tabla con las actividades necesarias para la
realizacin de un proyecto, con la duracin respectiva y su precedencia (indica que actividades
tienen que culminarse antes de empezar la siguiente).
Para la elaboracin del Diagrama de Gantt de este Proyecto, a travs de MS Project 2007
tendremos los siguientes pasos:
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SECCION 1. Definicin de Parmetros Inciales:
Es necesario crear un calendario laboral con las
restricciones del caso
1.1 Creacin de calendario laboral
a) Cree un nuevo proyecto en MS Project 2007 tal
como se le indic al principio de la prctica
b) En la barra de Herramientas seleccione la
pestaa Proyecto, luego seleccione la opcin Informacin del Proyecto
c) En la ventana de dilogo
que aparece en el campo
de Fecha de Comienzo,
seleccione la fecha
indicada
d) Ahora deber definir el calendario laboral por el cual se
regir el proyecto. En la barra de herramientas seleccione
la pestaa Herramientas, luego seleccione Cambiar
calendario laboralEn el cuadro de dilogo seleccione
Crear calendario, cree un nuevo calendario base con
el nombre Planificacin
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e) Una vez creado el calendario asignado para su proyecto, deber definir los perodos
laborales que apliquen. En el mismo cuadro de dilogo anterior, seleccione la vieta
Semanas laborales, seleccione el botn de Detalles, deber de seleccionar la opcin
Establecer da(s) en estos perodos laborales especficos:,ya que cada horario laboral
depende de las especificaciones de cada proyecto, ahora deber de modificar los horarios
tal y como se defini en el caso (8:00 am 4:30 pm, con una hora de almuerzo)
f) Luego de haber realizado las modificaciones a cada da de la semana en el que se
necesario, deber de asignar los perodos no laborales como excepciones en su calendario
laboral (asuetos), en el mismo cuadro de dilogo anterior, haga click en la pestaa
Excepciones,
deber definir las
fechas iniciales y
finales de los
asuetos, tal y
como se muestra
en la grfica
HORARIO
LABORAL
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La Precedencia indica el
orden jerrquico de
realizacin de las tareas
SECCION 2. Definicin de Tareas del Proyecto
En la informacin del proyecto se le proporcionaron las actividades necesarias para culminarlo,
note que hay actividades que deben de cumplirse antes de empezar otra, por ejemplo, la
demolicin del piso (actividad # 4), no se podr empezar sin antes haber culminado el desmontaje
de puertas, ventanas, columnas y defensas (actividad #3), pero puede ser realizada
simultneamente junto con la demolicin del concreto armado (actividad #5).
Otra informacin que aparece en el cuadro al inicio de la prctica
es la duracin de cada actividad, sta generalmente es un
estimado definido por un equipo de trabajo a cargo del proyecto,
el cual puede ser modificado en orden de actualizar el plan de trabajo.
En la columna de actividades encontrar algunas que se encuentran numeradas pero sin duracin,
denominadas actividades resumen, las cuales indican fases en el proyecto, recuerde que al
iniciar la Gestin de un proyecto debe de describirlo desde lo micro a lo macro, para esto debe de
definir etapas de realizacin que servirn para el monitoreo o para organizar su plan de trabajo.
Para
definir las tareas asignadas al proyecto deber de seguir los siguientes pasos.
a) Asegrese de encontrarse en la pgina del Diagrama de Gantt
b) Deber de de ingresar el nombre de la tarea en el campo designado, asegrese de que a las
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actividades resumen o fases del proyecto no debe de asignarles Duracin, ni Comienzo,
ni Fin, ni Predecesora, ya que
como mencionamos
anteriormente estas actividades
representaran en conjunto la
duracin total de una fase y el
programa realizar los clculos
tomando en cuenta la duracin
individual de c/u de las tareas
que la componen y sus precedencias; prosiga llenando los campos con la informacin
necesaria.
Note que las fases del proyecto al no asignarles una duracin especfica el programa les asigna 1
da?. Ahora deber de indicarle al programa que tareas son parte de que fase; en el cuadro
proporcionado podr ver que la actividad resumen mayor es el nombre del proyecto, y el equipo
de trabajo ha definido dos fases para su implementacin (Fase I: Trabajos Preliminares y Fase II:
Construccin), las cuales constan de las diferentes actividades descritas para llevara a cabo cada
fase
c) Colquese en la tarea llamada Fase I: Trabajos
Preliminares, en la barra de herramientas
encontrar una serie de botones representados
por una flecha a la izquierda y otro con una
flecha a la derecha, estos botones son para
asignar sangras, lo cual indica que tarea
pertenece a que fase; para indicar que la Fase I
es, valga la redundancia, una fase del proyecto, haga clic sobre la flecha hacia la derecha.
TIP: El orden para llenar los campos es: primero las actividades, luego las
precedencias y por ltimo la duracin.
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Ahora el nombre del proyecto aparecer en negritas, en este momento se encuentra definido que
la Actividad #1 (nombre del proyecto) es una actividad resumen y que todo lo que se encuentra
por debajo de ella, es parte de sta; prosiga de la misma manera para definir las actividades que
forman parte de la Fase I. Las sangras indican jerarquas en las actividades.
d) Luego de haber introducido todas las actividades, su duracin, sus precedencias y sus
jerarquas, notar que las fases del proyecto se han actualizado en la duracin de cada una,
de la misma manera las fechas de comienzo y fin son actualizadas en base a la
informacin con la que aliment la pagina
En este
cuadro puede apreciar la duracin preliminar del proyecto en su totalidad, la duracin de las fases
que constituyen el proyecto, etc.
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SECCION 3. Diagrama de Gantt
Hasta el momento lo que ha realizado es la descripcin del proyecto en MS Project 2007, ahora
debe de interpretar el Diagrama de Gantt.
A medida ha ido llenando los campos indicados, se ha ido generando automticamente el
Diagrama, que simplemente consiste en la ilustracin de las actividades en formas de barras sobre
una escala de tiempo, adems se indica la precedencia con una serie de flechas que representan el
orden de realizacin.
Como puede observar en la figura, la longitud de cada barra representa a escala la duracin de la
actividad; cada barra representa la actividad paralela en la tabla donde ingreso los datos-
3.1 Interpretacin del Diagrama de Gantt
3.1.1Actividades Resumen
Tal y como se explico las actividades resmenes, sirven como tal, logrando identificar fases del
proyecto y las actividades que conllevan, tome nota de las siguientes observaciones:
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Las fases del proyecto estn representados en este caso por barras negras en forma de
llaves
Antes se explic porque al ingresar las actividades resumen no se llenaran los campos de
duracin, ahora note el uso de esta observacin
o Haga clic sobre el pequeo
cuadro con un smbolo
(contraer) ubicado a la par de
las actividades resumen
Notar que las tareas que
componan la fase se ocultan,
realice esta operacin con la
siguiente fase.
3.1.2 Precedencias
Si recuerda, las precedencias eran el orden de realizacin de las actividades, que tarea(s) debe(n)
de finalizar(se) antes de comenzar la siguiente
Dependiendo de cmo haya definido este orden, se pueden encontrar los siguientes tipos
precedencias y sus respectivas representaciones grficas
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Esta relacin Significa
Aparece en el
Diagrama de
Gantt como Ejemplo
Fin a comienzo
(FC) o (FS)
La fecha de fin de la
tarea predecesora
determina la fecha de
comienzo de la tarea
sucesora
La terminacin de todas las
demoliciones precede
directamente al desalojo (Fase I)
Comienzo a
comienzo (CC) o
(SS).
Precedencia
clsica
La fecha de comienzo de
la tarea predecesora
determina la fecha de
comienzo de la tarea
sucesora.
Por ejemplo, en la actividad
6(Desalojo), podra definir que
es necesario que se comience
cuando empiece la segunda
Demolicin
Fin a fin (FF)
La fecha de fin de la
tarea predecesora
determina la fecha de fin
de la tarea sucesora
Se utiliza esta precedencia
cuando necesita definir que el fin
de una actividad debe de ser
exactamente al mismo tiempo
que el fin de la anterior, por
ejemplo la tarea 28 y 29, para
asegurarse que se termine de
limpiar al momento que se
termine de pintar
Comienzo a Fin
(CF) o (SF)
La fecha de comienzo de
la tarea predecesora
determina la fecha de fin
de la tarea sucesora.
Este tipo de relacin se utiliza en
raras ocasiones. Por ejemplo, si
quisiera asegurarse que al
instalar las puertas (Actividad
#22) el piso de ladrillo no haya
sido instalado (Actividad # 21)
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Si una segunda tarea debe producirse
despus de la primera tarea, esto es
una secuencia. Si la segunda tarea
solo se producir si la primera tarea
es completada, esto es una
dependencia.
Tome en cuenta que estas particularidades las debe
definir el equipo de trabajo en base a las prioridades
y/o objetivos del proyecto, adems que cada cambio
tendr o no cambios en la duracin del proyecto,
costos, etc., por ejemplo
Realice los cambios de presencia mencionados en Comienzo a Comienzo y Fin a Fin
Comienzo a Comienzo
a) La tarea que en la que desea definir la condicin
especial Comienzo a Comienzo es el Desalojo
(#6), despliegue la informacin de esta tarea
b) En el cuadro de dilogo busque las actividades predecesoras en la pestaa
Predecesoras.
c) Seleccione que tipo de precedencia
desea asignarle, tome en cuenta lo
siguiente: De acuerdo a al inicio de
que tarea desea vincular el inicio del
Desalojo?
Note que al realizar este cambio, ni la duracin ni las fechas de inicio y finalizacin se vieron
afectadas, debidas a que la tarea que est analizando tambin tiene otra predecesora (Demolicin
piso, pared y azulejos), la cual tiene una mayor duracin que la Demolicin de concreto, lo cual
significa que aunque el Desalojo lo comience cuando comience la Demolicin del concreto an
deber de esperar a finalizar la Demolicin del piso, pared y azulejos.
Vuelva a colocar la precedencia que cambi a como estaba
originalmente y modifique la de la primera demolicin. Qu
sucedi con las fechas de inicio y con la duracin de la fase?
Por qu?
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Fin a Fin
Realice el procedimiento anterior con la tare 28 y 29 (Pintura y Limpieza final y desalojo).
a) Qu tarea desea que finalice exactamente cuando finalice la pintura de la escuela?
Despliegue la informacin de esta tarea. y modifique el tipo de precedencia.
Recuerde, MS Project es una herramienta que le ayudar a simular el impacto de las decisiones
que tome el equipo de trabajo en cuanto a duracin de tareas, orden de realizacin, prioridades y
objetivos del proyecto; estas decisiones depende del criterio de los miembros del equipo. MS
Project no le dir directamente que decisiones tomar.
SECCION 4. Presentacin del Diagrama de Gantt
Ahora que sabe cmo interpretar y modificar los parmetros del Diagrama de Gantt, debe saber
cmo presentarlo de manera clara y til.
4.1 Escala de tiempo
Un diagrama de Gantt es la representacin grfica de las tareas de un proyecto en el tiempo.
Originalmente la escala de tiempo de MS
Project est programada para aparecer en
semanas como escala mayor y en das
como escala menor, adems puede
Qu sucedi con al
duracin de la tarea y
de la fase?
Cambiaron las
fechas?
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observar que en esta configuracin puede identificar los perodos no laborales definidos en el
Calendario laboral, como columnas sombreadas de gris.
Esta configuracin puede ser modificada dependiendo de cmo quiera presentar la informacin,
para esto siga los siguientes pasos.
a) Haga clic derecho sobre la escala de tiempo
b) Aparecer el siguiente cuadro de dilogo
Aqu puede realizar los cambios que
estime convenientes para su
propsito.
Ahora defina las unidades del nivel
intermedio en Meses y las del nivel
inferior en semanas
Notar que el diagrama se ha
contrado y no aparecen los perodos no laborales, ya que en la duracin del proyecto no existen
asuetos que puedan ser representados en esta escala de tiempo
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De esta manera ver el diagrama en su pantalla.
4.2 Formatos del Diagrama
Hasta el momento lo nico que puede apreciar en el diagrama es:
Precedencias
Una nocin relativa de la duracin de las tareas
Tareas que componen las fases.
Pero se vuelve difcil identificar fechas de inicio y finalizacin, as como el nombre de la tarea
representada.
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La manera ms fcil de modificar el formato del
Diagrama es utilizando el Asistente para Diagramas
de Grantt.
En el cuadro de dilogo encontrar
diferentes formatos, informacin que
desea presentar en el diagrama, etc.
Por ejemplo:
Las informaciones que podran ser
tiles mostrar, pueden ser el nombre
de la tarea y su fecha d inicio.
Para modificar la informacin presentada, puede seleccionar cualquiera de las opciones que
aparecen el cuadro de dilogo o bien puede personalizarla.
El diagrama de Gantt aparecer de la siguiente manera:
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Se puede apreciar que a la izquierda de la barra esta la fecha de inicio, dentro de la barra esta la terminacin y a la derecha el nombre
de la tarea.
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De esta manera debera de verse el Diagrama de Gantt para el caso desarrollado de reparacin de una Escuela.
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