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G U Í A D E L U S U A R I O

XM FAX 9.1

XM Fax

Número de versión 9.1.0.75 – marzo 2020.

Patentes

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Índice de materias

Capítulo 1 : Introducción....................................................................................................1Propósito del documento................................................................................................................................1Herramientas Windows....................................................................................................................................1Herramientas web.............................................................................................................................................2Herramientas externas.....................................................................................................................................2

Capítulo 2 : Envío de faxes con SendFax.........................................................................5Visión general...................................................................................................................................................5

Lanzar SendFAX....................................................................................................................................................................5

Descripción de la interfaz.....................................................................................................................................................5

Detalles de la barra de menús e iconos asociados...........................................................................................................6

Resultado del envío del fax según el tipo de destino........................................................................................................9

Parámetros......................................................................................................................................................10Configuración de conexión................................................................................................................................................10

Configuración del usuario con despliegue local...........................................................................................................................11

Configuración de usuario con solución basada en la nube.........................................................................................................13

Parámetros email.................................................................................................................................................................14

SendFAX Interfaz Opciones de pantalla............................................................................................................................15

Configurar la resolución por defecto del fax a la impresión...........................................................................................16

Enviar un fax...................................................................................................................................................16Usar portadas......................................................................................................................................................................17

Gestionar documentos fax.................................................................................................................................................17

Enviar transmisiones..........................................................................................................................................................18

Enviar manualmente una transmisión............................................................................................................................................18

Selección de un destinatario en un agenda telefónica.................................................................................................................19

Seleccionar un destinatario cuando la agenda telefónica no se muestra...................................................................................19

Modificar la lista de destinatarios....................................................................................................................................................20

Modificación de los parámetros de transmisión..............................................................................................................21

Editar la información del destinatario o de la sociedad................................................................................................................21

Cambiar los parámetros de transmisión de faxes.........................................................................................................................23

Enviar un fax con una resolución específica...................................................................................................................24

Integraciones de agenda telefónica..............................................................................................................24Enviar un fax con SendFAX a través de una línea de mando....................................................................25

XM Fax 9.1 | GUÍA DEL USUARIO i

Índice de materias

Capítulo 3 : Gestión de sus contactos (para SendFax).................................................27Descripción general de Agenda telefónica local.........................................................................................27Lanzar la agenda.............................................................................................................................................27Detalles de la barra de menús e iconos asociados.....................................................................................28Contactos de la agenda telefónica................................................................................................................29

Gestionar agendas..............................................................................................................................................................31

Gestionar listas de contactos............................................................................................................................................31

Gestionar contactos............................................................................................................................................................32

Grupos de agendas.............................................................................................................................................................32

Compactar la base de datos..........................................................................................................................33Búsqueda de agendas....................................................................................................................................33

Buscar un contacto.............................................................................................................................................................33

Usar la búsqueda avanzada...............................................................................................................................................34

Fuentes de datos externas............................................................................................................................35Importar una fuente de datos externa...............................................................................................................................35

Relacionar con una fuente de datos externa....................................................................................................................36

Procedimiento de vinculación.........................................................................................................................................................36

Actualizar una fuente externa vinculada........................................................................................................................................37

Capítulo 4 : Visualizar los fax...........................................................................................39Visión general.................................................................................................................................................39Lanzamiento del visualizador........................................................................................................................39Detalles de la barra de menús e iconos asociados.....................................................................................40Trabajo con el visualizador............................................................................................................................41

Capítulo 5 : Usar anotaciones..........................................................................................43Visión general.................................................................................................................................................43Tipos de anotación.........................................................................................................................................43Trabajar con anotaciones..............................................................................................................................44

Capítulo 6 : Utilidades fax para aplicaciones generales................................................47Visión general.................................................................................................................................................47Enviar faxes a partir de aplicaciones de Windows usando SendFAX.......................................................47Enviar fax desde aplicaciones de Windows usando XMPrintToMail.........................................................48Enviar fax desde aplicaciones Windows usando la impresora Web Fax Composer...............................49Envío de un fax con el Add-in fax para MS Word........................................................................................49

Enviar un Fax a partir de MS Word con la función Enviar fax........................................................................................49

La función Fax Merge para MS Word................................................................................................................................50

Enviar un fax a partir de MS Word con la función Fusión de faxes.............................................................................................50

Enviar un fax usando el servicio Fax por Internet de Microsoft Office.....................................................52

Capítulo 7 : Enviar faxes con clientes de correo-e........................................................55

ii XM Fax 9.1 | GUÍA DEL USUARIO

Índice de materias

Enviar faxes con clientes email: Visión general..........................................................................................55Enviar faxes con clientes email usando SMTP............................................................................................55

Envío de un fax con un cliente de correo-e usando SMTP.............................................................................................56

Recepción de faxes y notificaciones.................................................................................................................................56

Cambio de la portada..........................................................................................................................................................57

Cambio de la información del remitente y de las opciones de fax.................................................................................57

Gestión de destinatarios.....................................................................................................................................................58

Adición de la información del destinatario a través del campo Destinatario del correo-e........................................................59

Adición de la información del destinatario a través del Cuerpo del mensaje de correo-e........................................................61

Añadir destinatarios a partir de la agenda email...........................................................................................................................61

Códigos de cuerpo (Referencia)........................................................................................................................................62

Enviar faxes con Outlook usando Exchange y los formularios XM Fax...................................................66Uso del XM Fax Add-in para Outlook................................................................................................................................66

Envío de un fax con Outlook conectado a un servidor de Exchange............................................................................67

Recepción de faxes y notificaciones con Outlook...........................................................................................................69

Cambio de la portada, información del remitente y opciones de fax con Outlook.......................................................70

Gestión de destinatarios con Outlook...............................................................................................................................72

Añadir información del destinatario con Outlook..........................................................................................................................73

Añadir destinatarios a partir de la lista de contactos Outlook.....................................................................................................74

Enviar faxes con el formulario XM Fax para IBM Notes.............................................................................75Envío de un fax con el formulario para IBM Notes..........................................................................................................75

Cambio de la portada, información del remitente y opciones de fax con el formulario para IBM Notes...................77

Gestión de destinatarios con IBM Notes..........................................................................................................................79

Determinar números de fax..............................................................................................................................................................80

Añadir destinatarios a partir de la agenda IBM Notes...................................................................................................................80

Capítulo 8 : Gestión de portadas.....................................................................................83Generalidades.................................................................................................................................................83Lanzamiento del Editor de portada...............................................................................................................83Detalles de la barra de menús e iconos asociados.....................................................................................84Creación de una portada................................................................................................................................86

Añadido y edición de elementos........................................................................................................................................86

Variables de la portada.......................................................................................................................................................87

Configuración del formato de la página............................................................................................................................88

Configuración de los parámetros locales de la portada (idioma y formato de la fecha).............................................88

Configuración de la resolución de la portada..................................................................................................................89

Objetos compatibles OLE 2.0........................................................................................................................90Integrar y vincular objetos OLE 2.0...................................................................................................................................90

Gestión de objetos OLE 2.0 en una portada.....................................................................................................................91

Capítulo 9 : Monitoreo de sus faxes y de su cuenta......................................................93

XM Fax 9.1 | GUÍA DEL USUARIO iii

Índice de materias

Monitoreo de sus faxes y de su cuenta........................................................................................................93El punto de monitoreo de la cuenta de fax..................................................................................................93

Gestión de la configuración...............................................................................................................................................94

Capítulo 10 : Cliente de web.............................................................................................97Visión general.................................................................................................................................................97

Conectarse al Cliente de web.............................................................................................................................................97

Descripción del entorno del Cliente de web.....................................................................................................................98

Opciones del Cliente de web............................................................................................................................................................99

Enlace con el instalador de bajada de XM Fax para las aplicaciones clientes de Windows...................................................100

Carpetas de fax.............................................................................................................................................100Carpeta Historial de entrada.............................................................................................................................................101

Historial de entrada - Vista de Carpeta de faxes actuales..........................................................................................................101

Historial de entrada - Vista de Carpeta de faxes eliminados......................................................................................................102

Gestión de sus faxes salientes......................................................................................................................................................102

Visualizar los detalles de un fax entrante.....................................................................................................................................105

Carpeta Historial de salida...............................................................................................................................................110

Historial de salida - Vista de Carpeta de faxes actuales.............................................................................................................111

Historial de salida - Vista de Carpeta de faxes eliminados.........................................................................................................111

Gestión de sus faxes salientes......................................................................................................................................................112

Visualizar los detalles de faxes salientes.....................................................................................................................................113

Carpeta de cola de salida.................................................................................................................................................116

Vista Carpeta de cola de salida......................................................................................................................................................116

Gestión de sus faxes en espera....................................................................................................................................................117

Visualizar los detalles de un fax en cola de salida......................................................................................................................118

Funciones Ordenar y Buscar...........................................................................................................................................120

Ordenar la lista de faxes.................................................................................................................................................................120

Buscar en la lista de faxes.............................................................................................................................................................120

Función Redactar.........................................................................................................................................124Descripción de la interfaz de redacción..........................................................................................................................124

La pestaña Redactar.......................................................................................................................................................................124

La lengüeta remitente e información de la compañia.................................................................................................................126

La pestaña opciones.......................................................................................................................................................................127

Crear y enviar un fax.........................................................................................................................................................128

Añadir uno o más destinatarios a un fax......................................................................................................................................129

Añadir uno o más elementos adjuntos a un fax..........................................................................................................................130

Delegación.....................................................................................................................................................130Añadir y gestionar delegados..........................................................................................................................................131

Acceder a la interfaz (de otro usuario) como delegado................................................................................................133

Adjuntar documentos a un fax usando la impresora de Web Fax Composer........................................133

iv XM Fax 9.1 | GUÍA DEL USUARIO

Índice de materias

Opciones de subida..........................................................................................................................................................135

Configuración general......................................................................................................................................................135

Agenda telefónica web.................................................................................................................................136Acceder y navegar en las agendas..................................................................................................................................136

Gestión de los contactos..................................................................................................................................................137

Crear un contacto o un grupo........................................................................................................................................................137

Gestión de contactos y grupos......................................................................................................................................................138

Copiar contactos públicos en su lista de contactos privados...................................................................................................139

Importar contactos a partir de una fuente externa......................................................................................................................139

Envío de un fax a partir de una agenda..........................................................................................................................140

Configurar el añadido automático de contactos............................................................................................................140

Lexicon..........................................................................................................................................................141

Capítulo 11 : Envío de SMS por correo-e......................................................................143Servicio de procesamiento de SMS de salida...........................................................................................143Envío de SMS por correo-e..........................................................................................................................143

XM Fax 9.1 | GUÍA DEL USUARIO v

Índice de materias

vi XM Fax 9.1 | GUÍA DEL USUARIO

Índice de materias

IntroducciónCapítulo 1

Propósito del documento

Este manual está destinado a cualquiera que use XM Fax para enviar, recibir o gestionar faxes.

Nota: No cubre el servidor XM Fax ni la instalación cliente (véase Guía de instalación y demantenimiento), ni la configuración del servidor ni la gestión (véase Guía de administración).

Herramientas Windows

XM Fax ofrece varias herramientas que se pueden instalar y usar en el entorno de Microsoft Windows.

SendFAX

SendFAX es una interfaz fax que ofrece a los usuarios todas las funciones implicadas en el envío de un fax(véase capítulo: Visión general en la página 5).

Agenda telefónica de SendFAX

La agenda telefónica local de SendFAX es una aplicación que le permite gestionar localmente sus contactospara su fácil selección enSendFAX. Se pueden crear un número indeterminado de agendas (véase capítulo:Descripción general de Agenda telefónica local en la página 27).

Nota: Además de esta aplicación de agenda telefónica local, es posible usar las agendas telefónicasweb personales y públicas desde SendFAX (ver Agendas telefónicas web en la página 2).

Visualizador

El Visualizador permite a los usuarios la visualización y la lectura de los faxes. Normalmente es un visualizadorde archivos TIFF que ofrece algunas funciones de edición adicionales (véase capítulo: Visión general en lapágina 39).

Nota: Si no tiene el visualizador instalado en su ordenador, puede usar Windows Imaging Preview paraver sus faxes.

Utilidades fax para aplicaciones generales

XM Fax ofrece varias utilidades que le permiten enviar faxes directamente desde sus aplicaciones generales.Pueden ser controladores de impresoras, usados con cualquier aplicación por la función imprimir, o funcionesfax integradas para MS Office / Word (ver capítulo: Visión general en la página 47).

XM Fax 9.1 | GUÍA DEL USUARIO 1

Capítulo 1 | Introducción

Utilidades fax para clientes email

XM Fax le permite enviar y recibir faxes con su software de correo electrónico. Además, si usa MicrosoftOutlook (conectado a un servidor de intercambio), o IBM Notes (según su licencia, dispone de algunasherramientas adicionales para facilitar la gestión de sus faxes (véase capítulo: Enviar faxes con clientesemail: Visión general en la página 55).

Editor de portada

El editor de portada le permite crear portadas de fax o modificar las suministradas. Una portada puedecontener variables que son determinadas en el momento del envío - nombre del remitente, dirección, teléfonoy números fax, etc. - (véase capítulo: Generalidades en la página 83).

Punto de monitoreo de la cuenta fax

El punto de monitoreo es un icono de notificación dinámica situado en la barra de tareas de Windows quele permite monitorear la actividad de su propia cuenta fax (faxes pendientes/enviados/recibidos, fallo del fax,estado de conexión de la cuenta...). Este también es un punto de acceso rápido a su buzón fax (cliente Web).

Restricción: Esta función no se admite en el contexto de una solución basada en la nube.

Herramientas web

XM Fax ofrece varias herramientas a las que se puede acceder con un navegador web. Todas estándisponibles a través de la misma interfaz web. Para obtener más información consulte el capítulocorrespondiente (Visión general en la página 97).

Nota: La interfaz del cliente web de XM Fax está optimizada para el uso con tecnologías asistivas queson utilizadas por personas con impedimentos visuales o movilidad reducida.

Navegador de faxes

La interfaz web provee una forma de ver el estatus de sus faxes en el historial de entrada, el historial desalida y la cola de salida.

Redacción web

La redacción web es la parte de la interfaz web donde usted puede crear y enviar faxes.

Agendas telefónicas web

Las agendas telefónicas web le permiten gestionar sus contactos personales (y posiblemente ver los contactospúblicos) que se pueden usar para enviar faxes desde el cliente web, y opcionalmente desdeSendFAX.

Herramientas externas

En dependencia de la implementación realizada por su administrador, usted podría beneficiarse de lasfuncionalidades de XM Fax a través de varios clientes externos (diferentes de los que se proporcionan conel instalador del cliente XM Fax).

2 XM Fax 9.1 | GUÍA DEL USUARIO


Clientes de correo-e (para envío de faxes)

Usted podría enviar faxes a través de XM Fax utilizando su cliente de correo-e; los elementos adjuntos decorreo-e se envían como páginas de fax. Véase Enviar faxes con clientes email: Visión general en la página55.

Clientes de correo-e (para envío de SMS)

Usted podrían beneficiarse de una funcionalidad que le permite enviar mensajes de SMS a través de XM Faxutilizando su cliente de correo-e (además de los medios para enviar faxes). Véase Servicio de procesamientode SMS de salida en la página 143.

Aplicaciones de dispositivos multifuncionales

Usted podría enviar faxes desde su Impresora/Dispositivo multifuncional a través de una aplicación integral(conector) diseñada para XM Fax.

Se ofrecen varias soluciones para dispositivos compatibles con tecnologías tales como eCopy ShareScan,Fuji Xerox Apeos iiX, Lexmark eSF, Ricoh ESA, Sharp OSA, Xerox ConnectKey y Xerox EIP. Contacte a suadministrador para obtener más detalles.

Aplicación móvil

Existe una aplicación móvil integral para iOS y Android disponible para los usuarios de XM Fax. Con estaaplicación usted puede enviar y gestionar sus faxes en cualquier momento y lugar, desde su dispositivomóvil, utilizando su cuenta XM Fax existente:

• Envíe documentos por fax de manera rápida y fácil desde sus ubicaciones de almacenamiento de archivos,desde otras aplicaciones o utilizando su cámara integrada.

• Haga el seguimiento y gestione sus faces recibidos y enviados, reciba notificaciones de aplicación, hagaanotaciones y vuelva a enviar los faxes recibidos.

Para obtener más detalles sobre las funciones de la aplicación móvil XM Fax, visite la App Store de Appleo Google Play.



Envío de faxes con SendFaxCapítulo 2

Visión general

SendFAX es la interfaz fax para usuarios que tienen necesidades importantes de envío de faxes. Si Outlookha sido configurado en su máquina local, SendFAX puede ser integrado con Outlook.

Este capítulo incluye información acerca de configurar SendFAX y usarlo para enviar faxes con variasopciones.

Lanzar SendFAX

Entre las aplicaciones de XM Fax instaladas, seleccione SendFAX.

Aparecerá la interfaz de SendFAX.

Nota: SendFAX también puede ser accesado a través de cualquier aplicación Windows con una funciónde impresión (véase Enviar faxes a partir de aplicaciones de Windows usando SendFAX en la página47) o de Microsoft Outlook haciendo clic en el botón (si el add-in Outlook está instalado en su PC).

Descripción de la interfaz

Aparte de los menús y barras de herramientas, después de la instalación inicial la interfaz por defecto deSendFAX se divide en cuatro zonas principales:


Capítulo 2 | Envío de faxes con SendFax

1. La sección Manual Addressing Fields (campos de envío manual) – A, Sociedad, Destino, y Sujeto– le permite ingresar directamente la información del destinatario. Normalmente, A recibe el nombre deldestinatario.Destino, que es único campo obligatorio de los cuatro, recibe el número del fax o la direccióne-mail.

2. La sección Destinatarios presenta los individuos y grupos que reciben la transmisión, seleccionada deuna agenda o ingresada directamente en los campos de envío manual.

3. La Vista en miniaturas presenta sucesivamente una imagen reducida de cada página del fax. Una barrade desplazamiento le permite ver cualquier página; seleccionar una página en la vista en miniatura paraver esa página en la vista previa de fax. La vista en miniaturas también le permite reordenar y eliminarpáginas de un fax.

4. La sección Vista preliminar del fax presenta una sola página del fax a la vez. Es aquí que puede añadiranotaciones a un fax antes de enviarlo. Si desea más detalles de las anotaciones, véase el capítulocorrespondiente (Visión general en la página 43).

También, SendFAX ofrece los medios:

• para seleccionar una portada entre varias disponibles en el servidor de fax,• para visualizar una lista de contactos de destinatarios potenciales a partir de una o varias agendas

disponibles,• para modificar la configuración de las transmisiones, modificar la información de su remitente y destinatario,• para cambiar la interfaz a fin de cumplir con sus requisitos,• para enviar faxes a números de fax así como a direcciones email.

Detalles de la barra de menús e iconos asociados

Descripción de todos los elementos de la barra de menú de SendFAX.



Menú Archivo

cancela el fax actual, borra la lista de destinatarios del fax e inicia uno nuevo.Nuevo

le permite insertar un archivo en su fax.Insertar

le permite guardar su fax en un directorio local o de la red.Guardar como

imprime el fax y cualquier portada.Imprimir

envía el fax y cierra la interfaz de SendFAX.Enviar

envía el fax pero mantiene la interfaz de SendFAX abierta, por ejemplo, para quepueda enviar el mismo fax a otros destinatarios.

Enviar sin cerrar

le permite cambiar el nombre del host servidor de fax y otros parámetros. Si deseamás detalles, consultar Configuración de conexión en la página 10.

Configuración de conexión

permite que el usuario pueda cambiar su nombre de usuario y contraseña. Sidesea más detalles, consultar Configuración de conexión en la página 10. Esta

Parámetros del usuario

opción sólo está disponible en modo nativo (cuando hay envío a través de lapasarela XML),

permite al usuario configurar las opciones de SMTP y el contenido de correoelectrónico (utilizado por la función de correo electrónico de SendFAX). Si deseamás detalles, consultar Parámetros email en la página 14.

Configuración de correoelectrónico

cierra SendFAX.Salir

Menú Editar

presenta una ventana con pestañas donde ingresa la información del remitenteo de la sociedad y define la configuración del fax. Para obtener información

Propiedades de faxeado

adicional consultar Editar la información del destinatario o de la sociedad en lapágina 21 y Cambiar los parámetros de transmisión de faxes en la página 23.

le permite modificar la información acerca del destinatario del fax seleccionadoen la lista de destinatarios de fax.

Destinatario de fax

ingresa un comentario en la portada.Comentarios portada

le permite configurar la impresora de XM FaxPropiedades impresoras

Menú Ver

muestra las barras de herramientas de SendFAX. Cuando una barra de herramientas estávisible, aparece una casilla de marcado al lado de su nombre. Las cuatro barras de herramientas,

Barra deherramientas

Main (principal), Preview (vista previa), Thumbnail miniaturas), y Annotation (anotación); sevisualizan por defecto.

presenta u oculta la barra de estado. Una casilla de marcado aparece al costado cuando estávisible.

Barra de estado

muestra una sección de la agenda a la derecha o la izquierda de la interfaz.Agendatelefónica

presenta sólo las miniaturas y la vista previa del fax. La visualización de los campos de envíomanual, la lista de destinatarios de fax y la información del contacto se suspenden. Al

Vista preliminartotal

deseleccionar la Vista preliminar total se vuelve a visualizar esta información en la ventanaSendFAX.



visualiza una ventana que permite:Opciones

• seleccionar las agendas telefónicas que desea integrar con SendFAX (véase Integracionesde agenda telefónica en la página 24).

• escoger la interfaz de SendFAX por defecto a lanzar a través de la impresora virtual deXM Fax (véase SendFAX Interfaz Opciones de pantalla en la página 15 para obtener másinformación)

establece el idioma utilizar en las aplicaciones clientes para el usuario actual (MMC Snap-in,SendFAX, Visualizador TIFF, Agenda telefónica local y Editor de portada). Los cambios tienenlugar después de reiniciar SendFAX.

Idiomas

Menú Miniatura

elimina las páginas seleccionadas en la vista en miniaturas de su fax.Eliminar

desplaza la página seleccionada a la primera página después de una portada.Desplazar ➤ primero

desplaza la página seleccionada hacia arriba de una páginaDesplazar ➤ arriba

desplaza la página seleccionada hacia abajo de una páginaDesplazar ➤ abajo

desplaza la página seleccionada a la última página del fax.Desplazar ➤ último

indica a SendFAX que excluya la página seleccionada en la vista en miniaturascuando envía el fax.

Marcar como ➤ Noenviar

restaura una página excluida.Marcar como ➤ enviar

aumenta o reduce la ampliación de las páginas en la vista en miniaturas.Aumento

Menú Vista preliminar

le permite ver la primera página de su fax.Primera página

le permite ver la página previa de su fax.Página anterior

le permite ver la página siguiente de su fax.Página siguiente

le permite ver la última página de su fax.Última página

presenta la página a una ampliación que calza mejor con la venta de vista previa.Mejorvisualización

presenta la página al ancho máximo que calza con la venta de vista previa.Ancho de página

presenta la página al alto máximo que calza con la venta de vista previa.Alto de página

le permite escoger uno de los valores de ampliación predefinidos.Aumento

Menú Anotaciones

Las anotaciones son objetos que puede añadir para llamar la atención sobre ciertas partes de un fax. Paraobtener más información sobre las anotaciones consulte el capítulo correspondiente (Visión general en lapágina 43).

Nota: La función Anotaciones no se puede usar en las portadas cuando se redacta un fax en SendFAX.



Menú Herramientas

lanza su agenda telefónica local para gestionar los contactos que se pueden usar conSendFAX. Véase Agenda telefónica local de SendFAX Descripción general de Agendatelefónica local en la página 27 para obtener información detallada.

XM Fax Agendatelefónica local

Nota: Su Agenda telefónica web de XM Fax se puede gestionar a través del Clienteweb (véase Agenda telefónica web en la página 136).

Menú Ayuda

abre la ayuda en línea, donde puede obtener más información sobre el uso de XM Fax.Temas de ayuda

muestra la información de versión y copyright de SendFAX.Acerca deSendFAX

Resultado del envío del fax según el tipo de destino

SendFAX le permite enviar un fax a un destino que puede ser un número de fax o una dirección de correo-e.Cuando el destino es un número de fax, el comportamiento es igual al de cualquier otro fax. Cuando el destinoes una dirección de correo-e, el fax (con la portada, si existe) se envía como un documento adjunto al correo-e.Los parámetros del correo-e, incluido el formato del documento adjunto, se pueden configurar aquí:Parámetrosemail en la página 14.

Según SendFAX esté configurado para enviar faxes, tendrá diferentes comportamientos para los registrosde destino y de faxes enviados. Si desea más informaciones sobre las configuraciones, véase Parámetrosen la página 10.

SendFAX Configurado para enviar faxes a través de la pasarela XML del servidor

En esta configuración, los faxes normales se envían directamente al servidor de fax (a través de la pasarelaXML) y los correos-e se envían a través de un servidor de correo-e por separado.

Cuando el destino es un número de fax, el registro del fax enviado aparecerá en la carpeta Historial desalida del cliente web.

Cuando el destino es una dirección de correo-e, el registro del correo-e enviado aparecerá en un archivo.log: C:\Users\<user_name>\AppData\Roaming\Fax\SendFAX\Trace\SendFaxEmail.log. Puede abrireste registro con cualquier software editor de textos.

SendFAX Configurado para enviar faxes a través de Outlook

En esta configuración, los faxes y correos-e se envían a través de Outlook al servidor apropiado (fax/correo-e).

Cuando el destino es un número de fax, el registro del fax enviado aparecerá en la carpeta Elementosenviados de Outlook así como en la carpeta Historial de salida del cliente web.

Cuando el destino es una dirección de correo-e, el registro del fax enviado aparecerá sólo en la carpetaElementos enviados de Outlook.

Comportamiento del correo-e con o sin portada

Cuando se envía un fax a múltiples números de fax, siempre se conserva un registro para cada destino defax, independientemente de que haya o no una portada. El comportamiento es diferente cuando se envía adirecciones de correo-e.



Cuando se envía un fax a múltiples direcciones de correo-e sin una portada, SendFAX sólo crea un correo-ey lo envía a todos los destinatarios. El campo A: del correo-e recibido por los destinatarios contiene el nombrede todos los destinatarios.

Por otro lado, si se envía el fax con una portada, SendFAX crea un correo-e para cada destinatario y elcampo A: contendrá sólo el correo-e del destinatario.

Cuando se envía a múltiples direcciones de correo-e y SendFax no está configurado para enviar faxes através de Outlook, siempre se crea un registro para cada destinatario, en el archivo .log, independientementede que haya o no una portada. En Outlook, sólo se conserva un registro para cada correo-e enviado.

Parámetros

En esta sección encontrará los diferentes parámetros que pueden ser configurados en SendFAX. Normalmente,estos parámetros son configurados por el administrador del sistema y el usuario no necesita configurarloso modificarlos.

Configuración de conexión

La forma de conectarse al servidor de fax depende del entorno en el cual se implementa: como desplieguelocal o como parte de una solución basada en la nube.

Si desea cambiar la configuración de su conexión efectuada durante la instalación inicial, proceder de lamanera siguiente:

1. En la barra de menús de SendFAX , hacer clic en Archivo ➤ Parámetros de conexión.El cuadro de diálogo Información de la cuenta aparece.

2. En la sección Parámetros de conexión , especificar el nombre o la URL del host.



Atención: Este valor debe ser correctamente configurado (o comunicado) por su administradormientras instala SendFax y no debe cambiarlo.

• Configuración con despliegue local

Nombre que se utiliza para acceder al host del servidor de fax local.

Sintaxis aceptable: [{http|https}://] <ServerName_or_IP>[: <Port>]

En el contexto HTTPS, <ServerName_or_IP> debe ser el nombre común del servidor de fax (y no sudirección IP).

Nota: Si desea aprovechar la integración de la agenda telefónica web, debe asegurarse de quela URL ingresada le permita acceder a los servicios web de XM Fax (los cuales usan HTTPS pordefecto).

• Configuración con solución basada en la nube

La URL para conectarse a una solución basada en la nube Esta solo se puede ingresar en la formade una URL.

3. En la sección SendFAX enviará sus faxes a través de , seleccionar el botón radio que corresponde asu configuración deseada:

• Seleccionar Outlook si desea usar la integración de SendFAX con Outlook. Outlook debe estarconfigurado previamente en la computadora local y el servidor Microsoft Exchange server de suorganización debe estar configurado correctamente por administrador.

• En una configuración de despliegue local: hacer clic en Terminar para finalizar la configuración.• En una configuración con solución basada en la nube: hacer clic en Siguiente y continuar con

Configuración de usuario con solución basada en la nube en la página 13.

Nota: Para poder enviar faxes a direcciones de correo-e no se requiere ninguna configuraciónde correo-e adicional. Outlook lo gestionará automáticamente.

• Seleccionar La interfaz pasarela XML del servidor de fax para usar SendFAX en modo normal.

• En una configuración con despliegue local: hacer clic en Siguiente y continuar con Configuracióndel usuario con despliegue local en la página 11.

• En una configuración con solución basada en la nube: hacer clic en Siguiente y continuar conConfiguración de usuario con solución basada en la nube en la página 13.

Nota: Para poder enviar faxes a direcciones de correo-e, debe configurar parámetros de correo-eespecíficos (véase Parámetros email en la página 14).

Configuración del usuario con despliegue local

Continuación de Configuración de conexión en la página 10 para una configuración de despliegue local.



1. En la sección Autentificación, seleccionar el botón radio que corresponde a su configuración deseada:

• SeleccionarUsar la identificación simple integrada deWindows para conectarse automáticamentecon su identidad NT normal.

Nota: La casilla de selección Obtener la información del remitente del directorio activo allanzamiento, completa la información del remitente con la información del directorio activo si elusuario seleccionó la opción Usar remitente usual e información de la empresa en laconfiguración de transmisión avanzada. Si desea detalles adicionales sobre esto último, consultarla sección Editar la información del destinatario o de la sociedad en la página 21, que se encuentramás adelante en este capítulo.

• SeleccionarUsar autentificación básica, e ingresar la identificación del usuario en el campoNombrede usuario y la contraseña en el campo Contraseña. Si desea usar estos valores cada vez que seconecta, marcar la casilla Recordar contraseña.

Nota: Si desea aprovechar la integración de la agenda telefónica web, debe seleccionar Usar laidentificación básica (o sea, la integración no funcionará con SSO habilitado).

2. En la sección Las confirmaciones de correo-e se deben enviar a, seleccionar una de las opcionespara la dirección correo-e a la que se deben enviar las notificaciones del resultado:

DescripciónOpción

No recibirá ninguna confirmación por correo-e.No enviar confirmaciones por correo-e

Recibirá las confirmaciones a través de la dirección decorreo-e asociada a la cuenta definida en el pasoprecedente.

Usar la dirección de correo-e asociada conmi cuenta

Nota: Esta opción está seleccionada por defecto.

Recibirá las confirmaciones a través de la dirección decorreo-e ingresada manualmente en el campo adyacente.

Usar esta dirección de correo-e



3. Hacer clic en Terminar.

Las sesiones de SendFAX siguientes usarán la misma configuración. Si la casilla Recordar contraseña nose marcó, un diálogo le invitará a ingresar la contraseña al enviar un fax, si fuese necesario.

Nota: Si hay un problema con el sistema cuando trata de conectarse a SendFAX y aparece un mensajede error, consultar al administrador de su sistema para asegurarse de que dispone de la autorizaciónapropiada, o para averiguar cuándo está nuevamente disponible el sistema.

Si en cualquier momento desea cambiar la pasarela o modificar las propiedades de la conexión, realizarnuevamente el procedimiento de instalación como se describe más arriba.

Configuración de usuario con solución basada en la nube

Continuación de Configuración de conexión en la página 10 para una configuración con solución basada enla nube.

1. En la sección Autentificación, ingresar su nombre de usuario.2. En la sección Las confirmaciones de correo-e se deben enviar a, seleccionar una de las opciones

para la dirección de correo-e a la que se deben enviar las notificaciones del resultado:

Nota: Si seleccionó Outlook en el cuadro de diálogo Información de la cuenta, esta sección noes visible. El envío de correo-es es cubierto automáticamente por Outlook.

DescripciónOpción

No recibirá ninguna confirmación por correo-e.No enviar confirmaciones por correo-e



DescripciónOpción

Recibirá las confirmaciones a través de la dirección decorreo-e asociada a la cuenta definida en el pasoprecedente.

Usar la dirección de correo-e asociada conmi cuenta

Nota: Esta opción está seleccionada por defecto.

Recibirá las confirmaciones a través de la dirección decorreo-e ingresada manualmente en el campo adyacente.

Usar esta dirección de correo-e

3. Hacer clic en Terminar y siga las instrucciones en la pantalla Conexión que sigue.

Las sesiones SendFAX siguientes usarán la misma configuración.

Nota: Si hay un problema con el sistema cuando trata de conectarse a SendFAX y aparece un mensajede error, consultar al administrador de su sistema para asegurarse de que dispone de la autorizaciónapropiada, o para averiguar cuándo está nuevamente disponible el sistema.

Si en cualquier momento desea cambiar la pasarela o modificar las propiedades de la conexión, realizarnuevamente el procedimiento de instalación como se describe más arriba.

Parámetros email

Para acceder al cuadro de diálogo Parámetros email Archivo ➤ Parámetros email... en la barra de menúsSendFAX.

Parámetros SMTP

Si desea enviar faxes a direcciones email (además que a números fax), necesita configurar los parámetrosemail. Si está configurado para enviar sus faxes a través de Outlook (véase Configuración de conexión en



la página 10), los parámetros SMTP ya están configurados y no pueden ser modificados en este diálogo (elcuadro Parámetros SMTP está en gris).

Si no usa Outlook y desea enviar faxes a direcciones email a través de un servidor de emails, configurar losparámetros SMTP.

Atención: Cuando envía faxes a direcciones email (al contrario de números fax) el registro de los faxesenviados no se consigna en las carpetas de Cliente Web. Véase Resultado del envío del fax según eltipo de destino en la página 9 para más información.

Especificar el Servidor de correo. El administrador ya debe haber configuradocorrectamente el servidor de email (SMTP) de su organización.

Servidor de email

Nota: Sintaxis aceptable: <MailServerName_or_IP>[:<Port>]

Por defecto, el número de puerto es 25. Sólo debe ingresar un número de puertosi usa uno diferente.

Selecionar Usar la dirección email asociada a mi cuenta si desea que SendFAXuse su email normal como dirección de retorno. Si desea una respuesta a otra

Dirección del remitente

dirección email, seleccionar Usar esta dirección email, e ingresar una direcciónemail válida en el campo de ingreso.

Contenido del email

En este cuadro puede seleccionar el formato de documento adjunto al email y escribir un mensaje por defecto.

Cuando envía un fax a una dirección email, el fax tiene forma de un documentoadjunto. Puede seleccionar PDF o TIFF como formato. Por defecto es PDF.

Documento adjunto

Escriba su mensaje por defecto. El mensaje aparecerá en el cuerpo del email sólosi no hay texto en el campo Comentarios de la portada o cuando no hay portada.

Mensaje por defecto

SendFAX Interfaz Opciones de pantalla

SendFAX se puede usar para componer faxes de cero, tal como se describe en este capítulo, pero tambiénpuede ser lanzado de cualquier aplicación Windows imprimiendo en ina impresora virtual dedicada llamadaXM Fax (véase Visión general en la página 47).

Cuando se lanza a través de esta impresora, SendFAX aparece por defecto con el tipo de interfaz seleccionadoen el menú Ver ➤ Opciones de SendFAX.

Puede cambiar estos parámetros por defecto según sus necesidades:

DescripciónOpción

SendFAX se visualizará con la interfaz mínima requerida para enviarfaxes rápidamente (véase los detalles a continuación)

Siempre visualizar la interfaz básica

SendFAX se visualizará con la interfaz completa descrita en estecapítulo (véase Lanzar SendFAX en la página 5).

Siempre visualizar la interfaz completa



Nota: Cuando se accede a través del menú inicio de Windows, SendFAX siempre aparecerá con suinterfaz completa.

Presentación de la interfaz básica

La interfaz básica de SendFAX incluye un solo campo para ingresar el número de fax del destinatario, quees la información mínima requerida para enviar un fax.

Al hacer clic en Enviar se envía inmediatamente el fax al destino indicado.

La Vista avanzada (interfaz completa) se puede visualizar antes de enviar el fax si desea beneficiarse detodas las otras funciones de SendFAX.

Configurar la resolución por defecto del fax a la impresión

Para cambiar ma resolución por defecto del controlador de laimpresora para faxes, efectuar los siguiente:

1. Seleccionar Editar ➤ Propiedades de impresora.2. Hacer clic en la pestaña Papel/calidad.3. Hacer clic en el botón Avanzado.4. Configurar la resolución del controlador de la impresora en el campo Calidad de la impresión gráfica.

Las opciones son Baja (200x100), Alta (200x200), Fina (300x300) o Ultra Fina (400x400).A la siguiente conexión a SendFAX, el programa validará la resolución del controlador de la impresora.Si la resolución por defecto del controlador de la impresora es superior a la resolución máxima permitidapor el perfil del usuario, SendFAX la adapta a esta última.

5. También puede escoger diferentes algoritmos de fusión a través de la opción Medios tonos. Si decideusar un algoritmo de difusión por error, puede ajustar la intensidad de la presentación.Esto cambia la resolución de la impresora para todo el sistema, y permanece así hasta que se cambianuevamente, usando el procedimiento anterior.

Enviar un fax

Para enviar un fax usando SendFAX:

1. Lanzar SendFAX.2. Si fuese necesario, seleccionar una portada y escribir un mensaje en ella (véase Usar portadas en la

página 17).3. Introducir uno o más documentos a enviar, a través de la función adjuntar, o arrastrar y soltar, o usando

la impresora XM Fax (véase Gestionar documentos fax en la página 17).

Sugerencia: En este paso, puede si lo desea, reordenar, cancelar o eliminar páginas de fax. Tambiénpuede añadir anotaciones en el panel de previsualización de fax (véase Anotaciones Visión generalen la página 43).



4. Dirigir la transmisión con un número de fax, una dirección de correo-e o destinatarios de sus listas decontactos (véase Enviar transmisiones en la página 18).

5. Si fuese necesario, modificar la información del remitente o los parámetros de transmisión del fax (véaseModificación de los parámetros de transmisión en la página 21)

6. Si fuese necesario, modificar la resolución del fax (véase Enviar un fax con una resolución específica enla página 24)

7. Hacer clic en Enviar para enviar el fax y cerrar la aplicación SendFAX.

Sugerencia: Puede seleccionar Archivo > Enviar sin cerrar si desea redactar otro fax.

Nota: En caso de una solución basada en la nube (el servidor no se encuentra en un desplieguelocal), si la Autentificación por dos factores está habilitada en su cuenta, deberá ingresar el Códigode verificación generado por su Aplicación de autentificación.

Usar portadas

Seleccionar una portada

Para seleccionar una portada, usar el menú portadas desplegable de la barra de herramientas.

Nota: XM Fax ofrece portadas por defecto. Además, el editor de portadas le permite componer y guardarsus propias portadas. Consultar las Portadas Generalidades en la página 83 si desea más información.

Nota: Un fax enviado a una dirección email se comporta diferentemente si tiene o no una portada.Véase Comportamiento del correo-e con o sin portada en la página 9 para más información.

Añadir un comentario a una portada

Para añadir un comentario a una portada, seleccionar una portada e ir a Editar > Comentarios portada.

Nota: Cuando envía un fax a una dirección email, puede usar un mensaje por defecto cuando no seingresa un comentario en la portada. Véase Contenido del email en la página 15 para más información.

Gestionar documentos fax

Aquí se da la lista de las acciones disponibles para modificar el fax que se está enviando con SendFAX:

Insertar un documento

Es posible añadir páginas al fax que está elaborandon usando documentos existentes. Un lote de tipos dearchivos son compatibles: puede ser, por ejemplo, un documento Office Microsoft, un archivo texto básico,una imagen, un archivo PDF...

Para efectuarlo, hacer clic en y examinar para buscar el archivo a insertar.

Todas las páginas del documento seleccionado se convierten en formato TIFF y se insertan como nuevaspáginas después de la última página de su fax.

Nota: Se puede añadir más de un documento al mismo fax.



Reordenar las páginas fax

Las páginas del fax a enviar se puede reordenar mediante el visualizador de miniaturas.

Para efectuarlo, seleccionar una página y usar los botones y para desplazarla hacia arriba o haciaabajo.

Nota: También puede desplazar la página rápidamente a la primera o la última página de su faxseleccionandoMiniaturas➤Desplazar y escogiendoPrimero oÚltimo. Observar que “primera” significa“la primera página después de la portada”, si hay una portada.

Otra manera de desplazar las páginas puede ser arrastrando y soltando la página en la vista en miniaturas(el punto de inserción se indicará por dos flechas amarillas durante la fase de arrastre).

Cancelar la transmisión de una página

Esta función puede ser útil cuando desea enviar sólo una parte de su fax sin tener que retirar físicamentelas páginas no deseadas.

Para marcar las páginas que no desea enviar con el fax, seleccionarlas en la vista en miniaturas y hacer clicen .

Todas las páginas canceladas están marcadas por un signo rojo. Si desea restaurar las páginas canceladas,sólo necesita seleccionarlas y hacer clic nuevamente en el botón .

Eliminar una página

Para eliminar físicamente una página del fax, seleccionarla y hacer clic en sobre la vista en miniaturas.

Guardar un fax

Para guardar una copia del fax en su PC, seleccionar Archivo ➤ Guardar como.

Nota: Los faxes se guardan en formato TIFF.

Imprimir un fax

Para imprimir el fax actual, seleccionar Archivo ➤ Imprimir.

Nota: Para definir una resolución de impresión específica por defecto, véase Configurar la resoluciónpor defecto del fax a la impresión en la página 16.

Enviar transmisiones

Puede enviar una transmisión ingresando manualmente el destinatario o seleccionando un contacto en unade las agendas.

Se puede añadir más de un destinatario a la lista de destinatarios del fax a enviar. También, esta lista puedeser modificada fácilmente.

Enviar manualmente una transmisión

Cómo enviar un fax manualmente desde SendFAX.

1. Ingresar un nombre en el campo A.



2. Si lo desea, ingresar un dato en el campo Empresa.3. Ingresar un número de fax o una dirección de correo-e en el campo Destino. Sólo esta entrada es

obligatoria.

Sugerencia: Puede añadir un signo «+» antes de un código de país extranjero para aplicar el formatocorrecto al número de fax del campo A: en la portada.Sin embargo, la función de signo «+» podríano ser compatible dependiendo de su empresa telefónica o de la configuración del servidor de faxproporcionada por su administrador.

Sugerencia: Si desea añadir un código DTMF (como un número de extensión o un código de largadistancia), puede ingresarlo después del número del fax, precedido por una o varias pausas (comao letra p – sin distinción entre mayúsculas y minúsculas).

Por ejemplo: (514) 222-3333p1234 (equivalente a (514) 222-3333,1234).

4. Si lo desea, ingresar un dato en el campo Asunto.5. Hacer clic en .

El destinatario se añade a la lista Destinatarios.

Sugerencia: También se puede añadir cualquier destinatario de la lista Destinatarios a la agendatelefónica seleccionada (aunque no se muestre) haciendo clic en el destinatario.

Selección de un destinatario en un agenda telefónica

Cómo enviar un fax seleccionando un destinatario en una agenda telefónica en SendFAX.

1. Seleccione Ver > Agenda telefónica > Mostrar a la derecha si la sección de la agenda telefónica no semuestra en la parte derecha de la interfaz de SendFAX.

2. Use Agenda telefónica seleccionada para seleccionar su lista de contactos (si es necesario) según suintegración actual (véase Integraciones de agenda telefónica en la página 24).

3. Buscar y seleccionar contactos según la fuente seleccionada:

• Agenda telefónica web: Comenzar a teclear el texto de la búsqueda (nombre de contacto/grupo,empresa o número de fax) para ver los resultados de la lista y luego seleccionar el contacto o grupoobjetivo.

• Agenda telefónica loca: Comenzar a teclear un nombre de contacto/grupo para explorar rápidamentela lista y luego seleccionar el contacto o grupo objetivo.

4. Hacer clic en .

El destinatario se añade a la lista Destinatarios.

Nota: Si la Dirección preferida del contacto es un correo electrónico, el fax será enviado al correoelectrónico y no a un número de fax. Véase Contactos de la agenda telefónica en la página 29.

Sugerencia: También se puede añadir cualquier destinatario de la lista Destinatarios a la agenda

telefónica seleccionada, haciendo clic en .

Seleccionar un destinatario cuando la agenda telefónica no se muestra.

Cómo seleccionar un destinatario de una agenda telefónica en SendFAX cuando la agenda telefónica no semuestra en la interfaz.



1. En SendFAX, hacer clic en o en el botón A.SendFAX muestra la vista de la agenda telefónica en una ventana aparte.

2. Use Agenda telefónica seleccionada para seleccionar su lista de contactos (si es necesario) según suintegración actual (véase Integraciones de agenda telefónica en la página 24).

3. Buscar y seleccionar contactos según la fuente seleccionada:

• Agenda telefónica web: Comenzar a teclear el texto de la búsqueda (nombre de contacto/grupo,empresa o número de fax) para ver los resultados de la lista y luego seleccionar el contacto o grupoobjetivo.

• Agenda telefónica loca: Comenzar a teclear un nombre de contacto/grupo para explorar rápidamentela lista y luego seleccionar el contacto o grupo objetivo.

4. Hacer clic en .El destinatario se añade a la lista Destinatarios.

Nota: Si la Dirección preferida del contacto es un correo electrónico, el fax será enviado al correoelectrónico y no a un número de fax. Véase Contactos de la agenda telefónica en la página 29.

Sugerencia: También se puede añadir cualquier destinatario de la lista Destinatarios a la agendatelefónica seleccionada haciendo clic en el destinatario.

5. Hacer clic en Aceptar para cerrar la ventana de la agenda telefónica.

Modificar la lista de destinatarios

Cómo modificar parámetros en la lista de destinatarios en SendFAX.

Si desea cambiar alguna información o parámetros de los destintarios antes de añadirlos a la listaDestinatarios.

Nota: Toda información añadida de esta manera a la lista de destinatarios no afecta la informacióncontenida en la agenda, sólo al fax que se envía.

Aquí damos las acciones posibles:

Editar la información del destinatario del fax

Esta opción la permite modificar alguna información de los destinatarios, sólo para el fax que está enviando,sin cambiar nada de la Agenda.



Para realizarlo, seleccionar el destinatario en la lista Destinatarios y hacer clic .

Cambiar el destino del destinatario

Esta opción puede ser útil cuando el contacto tiene más de un número de fax o dirección email y deseaseleccionar otro u otra que los destinos por defecto en el fax que está enviando.

Para realizarlo, hacer un clic derecho en el destinatario en la lista Destinatarios seleccionar Destinos yseleccionar el número de fax o dirección email a usar para la transmisión.

Filtrar la lista de destinatarios para la transmisión

Esta opción le permite deseleccionar/seleccionar destinatarios en la lista de Destinatarios a fin de enviarloso no al fax actual. Puede ser útil si necesita enviar dos versiones ligeramente diferentes al mismo fax a doslotes diferentes de destinatarios que se encuentran en la misma lista de destinatarios.

Para realizarlo, marcar o desmarcar la casilla al lado del nombre de cada destinatario implicado en la listaDestinatarios.

Nota: Una vez enviado el fax al primer lote de destinatarios, la lista de destinatarios y el fax siguenvisualizados, así puede modificar el fax y enviarlo a un segundo lote de destinatarios sólo marcando odesmarcando las casillas.

Eliminar un destinatario de la lista de destinatarios

Esta opción simplemente elimina el destinatario de la lista Destinatarios.

Nota: No es posible deshacer la operación.

Para realizarlo, seleccionar el destinatario en la lista Destinatarios y hacer clic .

Modificación de los parámetros de transmisión

Editar la información del destinatario o de la sociedad

Cómo modificar la información que aparece en un fax en SendFAX.

Debe tener los derechos de modificación a este nivel. En caso contrario, ponerse en contacto con eladministrador.

Puede necesitar la modificación de la información del remitente y de la sociedad que aparecerá en el faxenviado; sin modificar esta información tal como está escrita en la base de datos XM Fax. Por ejemplo, puedeser necesario editar la información del remitente cuando envía un fax de la parte de otro usuario.

Los cambios de la información del destinatario y de la sociedad se aplican sólo al fax actual, la vez siguienteque use SendFAX, toda esta información volverá a ser recogida de la base de datos del servidor de fax.

Nota: Sin embargo, puede escoger la opción de recordar sus cambios para toda futura transmisión através de SendFAX. De todas maneras, no afectará su información real almacenada en la base de datos.

Para realizarlo:

1. Hacer clic en2. En la pestaña Información del remitente, marcar la casilla Usar remitente usual e información de la

sociedad.



Ahora puede modificar los campos.

Nota: Si marca la casillaRecordar mi información, los cambios seguirán usándose para las futurassesiones SendFAX.

3. Para modificar la información de la sociedad, seleccionar Información sociedad.

4. Hacer clic en OK para aplicar la información a la transmisión.



Cambiar los parámetros de transmisión de faxes

Cómo cambiar la configuración de transmisión de un fax en SendFAX.

Debe tener los derechos de modificación a este nivel. En caso contrario, ponerse en contacto con eladministrador.

La configuración de transmisión incluye la prioridad del fax y el número de reintentos y opciones de notificación.

1. Seleccionar Editar > Propiedades de faxeado.2. Seleccionar la pestaña Parámetros fax.

3. Marcar la casilla Usar parámetros fax usuales.

Nota: Esto aplicará los parámetros de fax usuales a todas las transmisiones de fax futuras. Paracambiar los parámetros de una sola transmisión, debe volver a este diálogo y desmarcar la casillaUsar parámetros fax usuales.

4. Usar la casilla desplegable Prioridad para seleccionar Alta, Normal, o Baja.5. Ingresar Reintentos.

El número más alto disponible es 99.

6. Para activar o desactivar la notificación del fax, marcar o desmarcar las casillas Notificar éxito o Notificarfallos.

7. Si desea activar o desactivar la recepción de una notificación simple (resumen) después de la emisiónde un fax difundido, marcar o desmarcar la casilla Difundir notificación.

Nota: La autorización de este tipo de notificación no suspende las otras notificaciones de fax salientes.Si deja las casillas Notificar éxito y Notificar fallos marcadas, el perfil aún está configurado pararecibir notificaciones para todas las comunicaciones fax al interior de una difusión.

8. Si desea retardar el envío del fax actual, marcar la casilla Retardar la transmisión hasta: e introducir lafecha y la hora para el retraso.



Nota: El retraso de transmisión se aplicará sólo a la transmisión hacia números de fax. Lastransmisiones hacia direcciones email se enviarán inmediatamente.

9. Hacer clic en OK para aplicar la configuración a la transmisión.

Enviar un fax con una resolución específica

Antes de enviar un fax, puede cambiar su resolución usando el procedimiento en Configurar la resoluciónpor defecto del fax a la impresión en la página 16.

Integraciones de agenda telefónica

Como seleccionar las agendas telefónicas que desea integrar con SendFAX y cómo mostrarlas en la interfaz.

1. Seleccionar las fuentes de sus contactos:a) En la barra de menús, seleccionar Ver ➤ Opciones.

b) Seleccionar las agendas telefónicas que desea integrar con SendFAX (en dependencia de susnecesidades y de su entorno corporativo):

Incluye todas las agendas telefónicas que están disponibles en suaplicación Agenda telefónica local (véaseDescripción general de Agendatelefónica local en la página 27).

XM Fax Agenda telefónica local

Incluye su agenda telefónica web personal, así como cualquier agendatelefónica web pública a la cual su administrador pueda haberle dadoacceso (véase Agenda telefónica web en la página 136).

XM Fax Agenda telefónica web

Nota: La integración de la agenda telefónica web requiere que:

• La URL al servidor de fax, según se especifica en laconfiguración de conexión de SendFAX, permita acceder a losservicios web (en HTTPS por defecto).

• Usted haya iniciado sesión a través de la autentificación básica(o sea, no a través de SSO).

(Véase Configuración de conexión en la página 10.)

Incluye los contactos que están almacenados en su Outlook (o cualquierotra aplicación de correo electrónico compatible con MAPI).

Agenda MAPI

c) Hacer clic en Aceptar.

2. Seleccionar Ver ➤ Agenda telefónica y escoger Mostrar a la derecha o Mostrar a la izquierda endependencia de la visualización que desea obtener.



Figura 1: Visualización “Mostrar a la derecha”

Figura 2: Visualización “Mostrar a la izquierda”

Nota: Con la agenda telefónica en pantalla, puede ocultar o mostrar los campos de envío manual

(A, Empresa y Destino) utilizando el botón o situado encima de la lista de Destinatarios .

3. Si tiene más de una fuente de agenda telefónica, puede mostrarlas alternativamente utilizando la listadesplegable Agenda telefónica seleccionada.

4. Si necesita eliminar la sección de agenda telefónica de la interfaz de SendFAX:a) Seleccionar Ver ➤ Agenda telefónica.

La selección de visualización actual aparece seleccionada en el submenú.b) Seleccione este elemento seleccionado.La agenda telefónica desaparece de la interfaz de SendFAX

Nota: Esta documentación asume que la información de la agenda telefónica se muestra en el ladoderecho de la interfaz de SendFAX.

Enviar un fax con SendFAX a través de una línea de mando

Cómo enviar un fax en modo silencioso.



Nota: Esta sección está destinada a los usuarios avanzados.

Se puede acelerar el envío de un fax con SendFAX usando una línea de mando en vez de abrir la aplicación.

Desde la carpeta install_path\client, ingresar la línea de mando siguiente:SendFax.exe

Nota: Este mando abre la aplicación SendFAX.

Los argumentos disponibles para la línea de mando son:

• -c: Para ingresar la información del destinatario,• -a: Para adjuntar un archivo al fax,• -s: Para definir el sujeto del fax,• -q: Para enviar el fax y salir automáticamente de la aplicación. Cuando está ausente, SendFAX se abre

con todos los destinos y debe hacer clic en el botón Enviar para enviar los faxes.

Nota: Los guiones usados frente a los argumentos pueden ser sustituidos por barras oblícuas.

Importante: La información fax= o email= debe estar presente en la información del destinatario (/c)si no, no se envía el fax. El número de fax o la dirección email deben ser válidos. Para enviar a unadirección email, la información fax= no debe estar presente en la información del destinatario, si aparecenfax= y email= en la información, el número de fax es prioritario. Se debe crear una línea de informaciónde destinatario para cada número de fax y cada dirección email.

Por ejemplo:SendFax.exe /s "This is the subject" /a "attach_file.tif" /c"fax=5141234567/fn=Jane/ln=Smith/co=MyOrganization /[email protected]" /c"fax=5147654321/fn=John/ln=Smith/co=MyCompany" /c"[email protected]/fn=Robert/ln=Pepper/co=Example & Co." /q

En este ejemplo, el fax será:

• “Este es el sujeto” para Sujeto• “attach_file.tif” como archivo adjunto• Tres destinatarios:

• Jane Smith, 514.123.4567, MyOrganization, [email protected]• John Smith, 514.765.4321, MyCompany• Robert Pepper, [email protected], Example & Co.

• Enviar silenciosamente (/q)

Los primeros dos se envían a números de fax y el tercero a una dirección email.

Aquí se da una lista de los camps disponibles para enviar un fax con una línea de mando:

DescripciónCampos

Información básica relativa al destinatariodear=, first= o fn=, last= o ln=

Información de direccionamiento del destinatarioaddress=, city=, state=, zipcode=, country=

Información de contacto del destinatariophone=, pager=, cellular=, email=, fax=

Sociedad y cargo del destinatariocompany= o co=, jobtitle=

Código de facturación y código de subfacturación deldestinatario

billingcode= o bc=, subbillingcode= o sbc=



Gestión de sus contactos (para SendFax)Capítulo 3

Descripción general de Agenda telefónica local

Agenda telefónica local de SendFAX es una aplicación que se instala localmente (en su computadora) yalmacena contactos previstos para el uso como destinatarios de fax a través de SendFAX.

En su primera instalación, la aplicación Agenda telefónica local contiene una sola agenda telefónica vacía,la cual se encuentra en la carpeta <install_path>\Client y tiene la extensión .xmc.

Usted puede añadir un número ilimitado de contactos en esta agenda telefónica (con nombre de contacto,fax, dirección, empresa y dirección de la empresa, etc.), e incluso crear varias agendas telefónicas a travésde la misma aplicación. Existen tres formas de añadir contactos en Agenda telefónica local:

• Manualmente utilizando la interfaz de aplicación de agenda telefónica,• Importando una lista de contactos de una fuente de base de datos externa, o• Enlazando la agenda telefónica a una fuente de base de datos externa.

En los primeros dos casos, los datos residirán dentro de la agenda telefónica. Usted puede modificarloscuando sea necesario.

En el tercer caso, los datos residen en la fuente externa y solo se muestran a través de la agenda telefónica.Si la información se debe cambiar o actualizar, usted debe actualizar la fuente externa utilizando el softwareque la creó.

Lanzar la agenda

Lanzar la agenda:

• Entre las aplicaciones de XM Fax instaladas, seleccione Agenda; o• En SendFAX, seleccionar Herramientas ➤ Agenda telefónica local de XM Fax.

La agenda por defecto y la lista de contactos o las que abrió últimamente se visualizan automáticamente.Se proporciona un ejemplo en la copia de pantalla siguiente.


Capítulo 3 | Gestión de sus contactos (para SendFax)

Figura 3: Vista de la agenda

Por defecto, una agenda visualiza la información del contacto en cuatro columnas: Apellido, Nombre,Sociedad, y Número de fax. Sin embargo, puede ajustar los encabezados de las columnas para visualizarcualquiera de los campos de información disponibles en la agenda.

Puede seleccionar cualquier encabezado de columna como la clave de ordenación Por ejemplo, la clave deordenación por defecto es Apellido en orden ascendente. Si lo desea, puede seleccionar Número de fax,Sociedad, o cualquier otro encabezado de columna visualizado como clave de ordenación. El orden declasificación puede ser ascendente o descendente.

Para insertar o eliminar una columna, hacer un clic derecho en la barra de encabezado y seleccionar Insertarcolumna o Retirar esta columna.

Nota: Cuando se inserta una nueva columna, se añade automáticamente a la izquierda del encabezadode la columna seleccionada.


Descripción de todos los elementos de la barra de menú de la Agenda.

El menú Archivo

le permite crear una nueva agenda, una nueva lista de contactos al interior de una agendaexistente, un nuevo contacto en una lista de contactos y un nuevo grupo de contactos.

Nuevo

le permite abrir una agenda existente, una lista de contactos o una agenda pública siexiste.

Abrir

guarda una agenda recién creada.Guardar como

importa datos de fuente de datos externa.Importar

relaciona una agenda con una fuente de datos externa.Enlace

le permite actualizar los enlaces que coinciden con los campos de una fuente de datosexterna en los campos internos de la agenda.

Campos del enlace

cierra la agenda.Salir



El menú Editar

presenta las propiedades de un contacto o grupo seleccionado.Propiedades

elimina un contacto, grupo o lista de contactos seleccionado.Eliminar

selecciona todos los contactos en la lista de contactos actualmente visualizada.Seleccionar todo

El menú Ver

conmuta el orden en que se visualizan los nombres.Visualizar nombre

visualiza u oculta la barra de herramientas en la parte superior de la ventana de laagenda.

Barra de herramientas

visualiza u oculta la barra de estado en la parte inferior de la ventana de la agenda.Barra de estado

permite seleccionar el idioma.Idiomas

El menú Herramientas

realiza una búsqueda de contactos.Buscar contactos

realiza una búsqueda de contactos y permite criterios de búsquedamás detallados.

Búsqueda avanzada

le permite renombrar, editar y eliminar las listas de contacto yapresentes en la agenda.

Gestión lista de contactos

compacta la base de datos de la agenda.Compactar base de datos

Contactos de la agenda telefónica

Una agenda se compone de al menos una lista de contactos. Una lista de contactos es una lista de posiblesdestinatarios de fax que contiene detalles como nombre, apellido, empresa, dirección, número de fax, correoelectrónico, etc. Una agenda puede tener cualquier número de listas de contactos; sin embargo, solo sepuede usar una lista de contactos a la vez. Cuando usted crea una nueva agenda, se genera una nueva listade contactos.

En la agenda, se seleccionan listas de contactos usando la lista desplegable Mostrar nombres en (véasela figura en Lanzar la agenda en la página 27).

Se dispone de amplios campos de información para cada contacto. Se puede acceder a estos camposseleccionando Editar ➤ propiedades después de haber seleccionado un contacto o haciendo clic derechoen el contacto deseado de la lista de contactos. A continuación se describe una captura de pantalla:



Nota: Hasta tres números de fax y hasta tres direcciones de correo-e están disponibles haciendo clicen el opuesto a uno de estos respectivos campos de información. El campo Dirección preferida lepermite seleccionar la que SendFAX utilizará cuando se especifican varias direcciones.

Si la Dirección preferida es un correo-e, el fax será enviado al correo-e y no a un número de fax.

Sugerencia: Puede añadir un signo «+» antes de un código de país extranjero para aplicar el formatocorrecto al número de fax del campo A: en la portada.Sin embargo, la función de signo «+» podría noser compatible dependiendo de su empresa telefónica o de la configuración del servidor de faxproporcionada por su administrador.

Al hacer clic en Nombre completo podrá introducir un título (Dr., Sr., Sra., Srta., o Prof.) y el nombre y losapellidos, como se ilustra en la captura de pantalla siguiente. El título aparecerá como un saludo en el fax.

Se puede ingresar información adicional haciendo clic en la pestaña Definido por el usuario. Por ejemplo,una vez ingresada la dirección de la empresa en los campos de dirección, puede desear usar los camposDefinido por el usuario para ingresar la dirección personal de un contacto. Para los campos definidos porel usuario se dispone del campo comentario, como se indica en la captura de pantalla siguiente:



Gestionar agendas

Abrir una agenda

Para abrir una agenda hacer clic en y seleccionar un archivo .xmc.

Añadir una agenda

Para añadir una agenda hacer clic en luego nombrar la nueva agenda y hacer clic en Guardar.

Ahora puede poblar la lista de contactos por defecto con contactos y, opcionalmente, con grupos.

Gestionar listas de contactos

Añadir una lista de contactos

Para añadir una lista de contactos, hacer clic en y luego nombrar la nueva lista de contactos.

Renombrar y eliminar una lista de contactos

Es posible renombrar o eliminar una lista de contactos vía el menú de gestión de la lista de contactos. Paraefectuarlo, ir a Herramientas > Gestión lista de contactos luego seleccionar una lista de contactos.



Gestionar contactos

Añadir un contacto

Para añadir un contacto hacer clic en y luego completar la información del contacto.

Nota: Ningún campo de la información del contacto es obligatorio. La agenda le invita a ingresar unnombre cuando se ingresa ninguno. Sin embargo no está obligado a ingresar uno. Aún puede crear uncontacto vacío para completarlo ulteriormente.

Eliminar un contacto

Para eliminar un contacto, seleccionar un contacto y hacer clic en .

Nota: Los contactos se listan como individuos y como miembros de un grupo. Al eliminar un contactoindividual se elimina ese contacto de cualquier grupo en el que sea miembro.

Editar un contacto

Para cambiar las propiedades de un contacto, seleccionar un contacto y hacer clic en .

Grupos de agendas

Un grupo se compone de un cierto número de contactos individuales y opcionalmente de otros grupos. Alseleccionar un grupo cuando envía un fax, envía el fax a todos los contactos que contiene. Una lista decontactos puede incluir cualquier número de grupos.

Los contactos que coloca en un grupo siguen listados como contactos independientes en la lista de contactos.Si elimina el grupo, los miembros siguen disponibles como contactos independientes. Sin embargo, si seeliminan de los contactos individuales, también se eliminan del grupo.

Las secciones siguientes proporcionan detalles sobre la manera de gestionar sus grupos.

Añadir un grupo

Para añadir un grupo hacer clic en y nombrar el nuevo grupo.

Nota: Se puede añadir un contacto nuevo o existente al grupo mientras lo crea.

Gestionar un contacto o un grupo en un grupo

Para añadir un contacto o un grupo a un grupo o eliminar un contacto o grupo de un grupo, seleccionar ungrupo y luego hacer clic en .

Eliminar un grupo

Para eliminar un grupo hacer clic en .

Nota: Los contactos se listan como individuos y como miembros de un grupo. Si se elimina un grupono se eliminan los individuuos de las listas de contactos.



Compactar la base de datos

A fin de recuperar el espacio de los campos no usados de la información de los contactos, se puede compactarla base de datos. Para efectuarlo, ir a Herramientas > Compactar base de datos.

Búsqueda de agendas

La agenda ofrece una búsqueda básica y una búsqueda avanzada. La búsqueda básica busca una sola listade contactos y especifica las entradas exactas que espera encontrar en los campos de información, tal comoNombre, Apellido, y Número de fax.

Una búsqueda avanzada le permite especificar una amplia gama de criterios. Puede seleccionar cualquiercampo de información disponible y especificar varios criterios de búsqueda. Aún más, una búsqueda avanzadapuede especificar más de una lista de contactos.

Ambos tipos de búsqueda se pueden guardar y volver a usar ulteriormente.

Las secciones siguientes proporcionan detalles sobre la manera de efectuar búsquedas.

Buscar un contacto

1. En la agenda, seleccionar Herramientas > Buscar contactos.La agenda ofrece Nombre, Sociedad, Número de fax y Ciudad como criterios de búsqueda.

2. Ingresar las entradas apropiadas.

Nota: Usar para cambiar Ciudad en Estado/provincia o País.

3. Seleccionar Guardar como e ingresar un nombre si se debe guardar la búsqueda.

Nota: Las búsquedas guardadas pueden ser recuperadas y ejecutadas usando la casilla de selecciónMostrar nombres en, en la parte superior derecha de la ventana de la agenda. Se listan bajo elencabezado Ver.

4. Hacer clic en Buscar ahora.5. Si fuese necesario, hacer clic en Avanzado para pasar a una búsqueda avanzada. Si desea más detalles

sobre la búsqueda avanzada, consultar la sección siguiente, Usar la búsqueda avanzada en la página34.



Usar la búsqueda avanzada

1. En la agenda, seleccionar Herramientas > Búsqueda avanzada.

Nota: Por defecto, se selecciona la lista de contactos actual Usar Examinar para seleccionar odeseleccionar las listas de contactos.

2. En Nuevos criterios, usar Campo para seleccionar una categoría de información.3. Usar Condición para seleccionar una condición. Condiciones incluye contiene, es exactamente,

comienza con, no contiene, está vacío, y no está vacío.4. En Valor, ingresar una entrada que represente los resultados esperados. Las condiciones está vacío y

no está vacío no requieren la entrada Valor.5. Hacer clic enAñadir a la lista.

Nota: Puede definir uno o más criterios. Usar Eliminar para efectuar cualquier corrección.

6. EnOpciones, seleccionarCumplir con cualquier criterio cuando existen dos o más criterios y cualquieracoincide con la condición de la búsqueda.

Nota: Para aplicar cada criterio a la búsqueda, seleccionar Cumplir con todos los criterios.

7. Seleccionar Guardar como e ingresar un nombre si se debe guardar la búsqueda.

Nota: Las búsquedas guardadas pueden ser seleccionadas y ejecutadas usando Mostrar nombresen. Se listan bajo el encabezado Ver.

8. Hacer clic en Buscar ahora.9. Si fuese necesario, hacer clic en Nueva búsqueda para crear otra búsqueda.



Fuentes de datos externas

Las fuentes de datos externas pueden ser importadas en una agenda, como una nueva lista de contactos oen una lista existente. Una vez en la agenda, los contactos se pueden actualizar como cualquier otro contacto.Las fuentes de datos externas posibles son:

• XM Fax Agenda• Una coma separa el valor del archivo de texto (.csv).• Microsoft Excel• Microsoft Access• Una fuente de datos compatible con ODBC (Open DataBase Connectivity)• Borland dBASE III, IV, y 5• Symantec ACT!

Las fuentes externas pueden ser una hoja de cálculo o una tabla en una base de datos que contiene unalista de nombres y números de fax. Al importar la fuente, importa los nombres y los números de fax a la listade contactos actual.

La lista de datos externa debe estar correctamente organizada, con los nombres de los campos quecorrespondan en significado, aunque no sea la frase exacta, con los campos de información usados por laagenda. Por ejemplo un campo llamado Nombre en una fuente de datos externa puede incluir el nombre yel apellido.Nombre yApellido, sin embargo, son dos campos diferentes en la agenda. Es posible que deseeactualizar la fuente externa antes de importarla.

Es posible que desee atribuir los campos a importar a los campos correspondientes ofrecidos por la agenda.Cuando los nombres de los campos coinciden de cerca o exactamente con los nombres de la agenda; XM Faxautomáticamente vincula el campo de la fuente externa al campo de la agenda correspondiente. Cuando losnombres de los campos no coinciden, se le da la oportunidad de vincularlos manualmente.

Importar una fuente de datos externa

Aunque hayan otras fuentes externas disponibles, este ejemplo importa la información de una hoja de cálculoMicrosoft Excel.

1. En la agenda, seleccionar Archivo > Abrir para seleccionar la agenda correcta.

Nota: Si fuese necesario, usar Mostrar nombres en para seleccionar la lista de contactos correcta.

2. Seleccionar Archivo > Importar.3. Usar Seleccionar el formato de su base de datos para seleccionar Excel.

Nota: Hacer clic en La primera fila contiene el nombre del campo si la primera hilera de la hojade cálculo representa los nombres de los campos o encabezado de las columnas.

4. Ingresar la ruta y nombre del archivo en el campo proporcionado. Alternativamente, hacer clic en Examinarpara ir al archivo, seleccionarlo, y hacer clic en OK.

5. Hacer clic en Siguiente.6. Seleccionar la hoja de cálculo que contiene la información del contacto.7. Hacer clic en OK.

La agenda trata de hacer corresponder los campos correspondientes. Sin embargo, si los nombres delos campos de la fuente externa no coinciden, debe realizar el enlace por su cuenta haciendo clic en lacolumna de la derecha donde aparece la frase Sin enlace. Una lista desplegable presenta los campos



de la agenda disponibles. Usar Autoconcordancia para que la agenda aplique la concordancia másimportante. Usar Reinicio para borrar todas las concordancias y comenzar nuevamente.


Relacionar con una fuente de datos externa

Las fuentes de datos externa pueden ser vinculada con una agenda. Una fuente externa vinculada siemprese trata como una lista de contactos nueva y diferente. XM Fax usa el nombre de la tabla u hoja de cálculocomo nombre de la lista de contactos. El nombre que debe ser único, se puede cambiar durante la operaciónde vinculado o ulteriormente gracias a Editar > Renombrar. Luego se visualiza en el campo Lista decontactos.

No puede vincular una lista de contactos externa con una lista de contactos existente.

Los contactos de la lista de contactos vinculada no pueden ser editados o actualizados en XM Fax. La agendavisualiza esta información en formato sólo lectura. Si la información del contacto en una lista de contactosvinculada se debe cambiar, debe actualizar la fuente misma. Los contactos de una lista de contactos vinculadano pueden ser asignados a un grupo. No se puede añadir contactos adicionales, los contactos individualesno se puede eliminar directamente en la agenda XM Fax.

Debido a que un enlace es dinámico, los cambios que efectúa en el contenido de la fuente se reflejan en lalista de contactos vinculada.

No puede actualizar los datos en una lista de contactos vinculada. Por ejemplo, si añade un nuevo campoa la fuente, o cambia el nombre del campo de un campo existente en la fuente, puede ser necesario vincularloa un campo específico de la agenda.

Se proporciona un ejemplo en la sección siguiente.

Procedimiento de vinculación

Aunque hay otros formatos disponibles, este ejemplo vincula la información de una hoja de cálculo MicrosoftExcel.

1. En la agenda, seleccionar Archivo > Enlace.2. Usar Seleccionar el formato de su base de datos para seleccionar Excel.3. Hacer clic en La primera fila contiene el nombre del campo si la primera hilera de la hoja de cálculo

representa los nombres de los campos o encabezado de las columnas.4. Ingresar la ruta y nombre del archivo en el campo proporcionado. Alternativamente, hacer clic en Examinar

para ir al archivo, seleccionarlo, y hacer clic en OK.5. Hacer clic en Siguiente.6. Seleccionar la hoja de cálculo que contiene la información del contacto.7. Hacer clic en OK.

La agenda trata de hacer corresponder los campos correspondientes. Sin embargo, si los nombres delos campos de la fuente externa no coinciden, debe realizar el enlace por su cuenta haciendo clic en lacolumna de la derecha donde aparece la frase Sin enlace. Una lista desplegable presenta los camposde la agenda disponibles. Usar Autoconcordancia para que la agenda aplique la concordancia másimportante. Usar Reinicio para borrar todas las concordancias y comenzar nuevamente.




Actualizar una fuente externa vinculada

1. En la agenda, usar el menú desplegable para seleccionar la lista de contactos vinculada.2. Seleccionar Archivo > Campos del enlace.

La ventana Véase el enlace aparece.3. Usar la lista desplegable haciendo un clic derecho en la columna de la derecha sobre el campo apropiado.4. Seleccionar el campo agenda que corresponde mejor con el nombre del campo externo.5. Hacer clic en Terminar.

Nota: Reiniciar reinicia todos los campos agenda a Sin enlace. Reiniciar se puede usar cuandouna fuente externa vinculada ha sido muy modificada y se deben asignar manualmente muchosenlaces correctos.



Visualizar los faxCapítulo 4

Visión general

Puede visualizar un fax en diferentes softwares, independientemente de que el archivo de imagen del faxesté en formato TIFF o PDF.

Si su preferencia es un formato TIFF, puede usar XM Fax Viewer como su aplicación predeterminada paravisualizar los faxes. Cuando está instalado en su ordenador, se abre automáticamente cuando seleccionala función de visualización en un formulario de fax desde su lista de fax.

Gracias al visualizador, puede:

• tener una vista global de las páginas de fax gracias a la vista de miniaturas de todas las páginas• girar las páginas de fax y usar una herramienta de aumento para una mejor visualización

Así como:

• anotar el fax• imprimir el fax• guardar una copia local del fax

Lanzamiento del visualizador

Entre las aplicaciones de XM Fax instaladas, seleccione Visualizador TIFF.

Nota: Cuando selecciona ver un fax de su lista de faxes, el fax se abre automáticamente en elvisualizador.

Aparecerá el visualizador, como se indica en la pantalla siguiente (con un ejemplo de fax):


Capítulo 4 | Visualizar los fax

En la parte superior, se dispone de varias herramientas de visualización y de anotación (listadas en la sección:Detalles de la barra de menús e iconos asociados en la página 40). A la izquierda está la lista de miniaturas,donde puede ver todas las páginas del fax, y a la derecha está la vista principal, donde puede ver la páginaseleccionada en la vista de miniaturas.


El menú Archivo

Abre un archivo TIFF existente. El formato TIFF se usa para los faxes.Abrir

Envía el fax a una impresora.Imprimir fax:

Guarda una copia del fax (o sólo una parte) con un nuevo nombre.Guardar como

El menú Ver

La pestaña del menú Ver presenta laBarra de herramientas principal y las opcionesBarra de herramientasde anotación que activan sus iconos de herramienta respectivos.

El menú página

Visualiza la primera página del fax en la ventana principal del visualizador.Primera

Visualiza en la vista principal la página inmediatamente anterior a la queestá en curso en la vista principal.

Previa

Visualiza en la vista principal la página inmediatamente siguiente a la queestá en curso en la vista principal.

Siguiente



Visualiza la última página del fax en la ventana principal.Última

Gira la página en curso en la vista principal de 90 grados a la izquierda.Girar a la izquierda

Gira la página en curso en la vista principal de 180 grados.Voltear

Gira la página en curso en la vista principal de 90 grados a la derecha.Girar a la derecha

Gira todas las páginas 90 grados a la izquierda.Girar todo a la izquierda

Gira todas las páginas de 180 grados.Voltear todo

Gira todas las páginas 90 grados a la derecha.Girar todo a la derecha

Visualiza las propiedades de la página, método de compresión así comola resolución y el tamaño de la imagen.

Propiedades

El menú zoom

Selecciona la escala de visualización siguiente.Ampliación

Selecciona la escala de visualización previa.Reducción

Redimensiona la altura de la página a la vista.Altura de página

Redimensiona el ancho de la página a la vista.Ancho de página

Selecciona la mejor escala para adaptar la página a la vista.Toda la página

Estas son las escalas predefinidas.25% al 200%.

La escala por defecto (tamaño actual).100%

Visualiza una ventana para la que puede ingresar un porcentaje dezoom.

Personalizada

El menú anotación

Las anotaciones son notas y objetos añadidos a un documento dentro de otras aplicaciones tales comoSendFAX y el visuaizador.

Si desea más informaciones consultar el capítulo implicado (Visión general en la página 43).

El menú miniaturas

El menú Miniaturas ofrece tres tamaños de imagen para visualizar la imagen principal en una vista deminiaturas a la izquierda del visualizador.

Trabajo con el visualizador

Abrir un fax en el visualizador

Para ver un fax en el visualizador a partir de un archivo, seleccione Archivo ➤ Abrir y examine para buscarel archivo.

Nota: El archivo debe ser un archivo TIFF generado por el servidor fax. Puede contener más de unapágina.



Abrir un fax de la lista de faxes

Se puede ver un fax directamente de la lista de faxes (recibidos o enviados) seleccionando la funciónvisualización para el fax implicado. El visualizador se abre automáticamente.

Nota: Los faxes abiertos a partir de su lista de faxes se almacenan en el almacén media del servidor yno se pueden modificar. Sin embargo, puede guardar una copia local del fax si desea conservar lasmodificaciones aplicadas con el visualizador (véase Guardar una copia local de un fax en la página 42).

Gestión de la configuración de la pantalla del visualizador

El visualizador le permite cambiar la visualización de las páginas fax de varias maneras, usando lasherramientas de visualización y de zoom (véase El menú página en la página 40 y El menú zoom en lapágina 41).

También, la vista de miniaturas (a la izquierda) le permite tener una vista global del fax cuando contiene másde una página, y navegar fácilmente en estas páginas (véaseEl menú miniaturas en la página 41).

Nota: Por defecto, las páginas se visualizan a la vertical, pero puede agrandar el tamaño de la vista deminiaturas hacia la derecha a fin de verlas lado a lado en hileras, si el fax contiene muchas páginas.

Añadir anotaciones

Para añadir anotaciones a su fax, por favor consulte el capítulo implicado: Visión general en la página 43.

Guardar una copia local de un fax

Si ha efectuado modificaciones a un fax, por ejemplo, añadiendo anotaciones, puede desear guardar unacopia local en el disco duro de su ordenador, dejando el original intacto. Para guardar una copia local,seleccione Archivo ➤ Guardar como, examine para la ubicación e ingresar el nombre del nuevo archivo.La extensión .tiff se aplica automáticamente.

Nota: Si el fax ya fue abierto a partir de un archivo local, también puede seleccionar Archivo ➤ Guardarsi dese actualizar el archivo sin hacer una copia.

Si desea guardar parcialmente el fax (sólo algunas páginas), seleccione la opción Gama de páginas eindique las páginas implicadas en el campo. Por ejemplo:

• 1-5, si desea guardar las páginas de 1 a 5.• 1,5, si desea guardar las páginas 1 y 5.• 1,3-5 si desea copiar las páginas 1, 3, 4 y 5.

Nota: Puede realizar una combinación;

Imprimir un fax desde el visualizador

Para imprimir un fax con el visualizador, seleccione Archivo ➤ Imprimir fax.



Usar anotacionesCapítulo 5

Visión general

Las anotaciones son notas y objetos añadidos a un fax en SendFAX o el Visualizador. Existen 5 tipos deanotaciones: texto, línea, rectángulo, sello y destacador.

Las anotaciones se añaden seleccionando el tipo de anotación, dibujo y añadiendo texto si fuese necesario.Todas las anotaciones pueden ser redimensionadas y desplazadas alrededor de la página. Las anotacionestambién pueden ser formateadas. Se puede atribuir color y grosor a las líneas y rectángulos, color, fuente ytamaño se pueden atribuir al texto.

Las anotaciones añadidas no son permanentes. Se sobreimponen a la página en la página de vista previay se incorporan al archivo TIFF generado cuando transmite el documento. La fuente o el documento originalno cambia.

Nota: La función anotaciones no se puede usar en las portadas cuando se compone un fax en SendFAX.

Tipos de anotación

Existen cinco tipos de anotaciones disponibles a través del menú Anotación o iconos de la barra deherramientas:

dibuja un cuadro de texto en la página actual visualizada. Ingresar el texto inmediatamentedespués de dibujar el cuadro. Los cuadros de texto se puede redimendionar haciendo clicen ellos y desplazando las manijas (cuadrados negros).

Texto

dibuja una línea en la página.Línea

dibuja un rectángulo en la página.Rectángulo

presenta una ventana a través de la que selecciona un archivo bitmap (.bmp). Seleccionarel archivo bitmap deseado y arrastrar el cursor para formar un rectángulo. El gráfico bitmapseleccionado se imprime en la página.

Sello

Nota: Como una anotación, los sellos bitmap pueden ser seleccionados yredimensionados.

dibuja una cinta rectangular coloreada de amarillo. Se usa para destacar un texto importante.Destacador


Capítulo 5 | Usar anotaciones

Trabajar con anotaciones

Aquí damos las acciones posibles que puede efectuar con las anotaciones:

Añadir una anotación

Para añadir una anotación, seleccionar uno de los tipos de anotación en la barra de herramientas deanotaciones, luego dibujar haciendo clic y arrastrando el cursor en la página.

Nota:

• En el caso de una anotación bitmap, primero necesita seleccionar una imagen (sólo archivos con laextensión .bmp) a través de una ventana Abierta.

• En el caso de una anotación de texto, puede escribir directamente el texto en la casilla después desu creación.

Todas las anotaciones son objetos modificables que se colocan sobre la página cuando los dibuja. Por ello,puede desplazar, redimensionar o reformatearlos ulteriormente (consultar las secciones siguientes).

Seleccionar una anotación

Para poder seleccionar una anotación que ha sido añadida, debe activar el botón para activar el puntero.Luego, puede hacer clic en la anotación para seleccionarla.

Nota: También se puede seleccionar o deseleccionar todas las anotaciones de una página seleccionandoAnotación ➤ Seleccionar todo o Anotación ➤ Deseleccionar todo.

Desplazar una anotación

Para desplazar una anotación, basta con arrastrarla y soltarla en el lugar deseado de la página.

Redimensionar una anotación

Para redimensionar una anotación, seleccionarla y luego usar las manijas que aparecen (cuadrados negrosalrededor de la anotación) para darle una nueva dimensión.

Formatear una anotación

Se puede modificar las propiedades visuales de las anotaciones línea, rectángulo y texto.

Para efectuarlo, seleccionar la anotación y hacer clic en en la barra de herramientas de anotaciones:

• Para las anotaciones línea y rectángulo, puede cambiar el color y el grosor de las líneas.• Para la anotación texto, puede cambiar todas las propiedades de la fuente y el color de fondo.

Editar una anotación texto

Para editar el texto de una anotación texto, basta con seleccionarla e ingresar el nuevo texto.

Nota: Se puede editar el texto accediendo a las propiedades de la anotación texto (véase la secciónprevia).

Eliminar una anotación

Para eliminar una anotación, seleccionarla y hacer clic en la barra de herramientas de anotaciones.



Ocultar o mostrar las anotaciones

Si necesita ocultar o mostrar las anotaciones que ha realizado, seleccionarAnotación➤Mostrar anotación.



Utilidades fax para aplicacionesgenerales

Capítulo 6

Visión general

XM Fax proporciona varias utilidades que le permiten enviar varios faxes directamente desde sus aplicacionesgenerales. Estas utilidades son de dos tipos:

• Controladores de impresora, usados como impresoras normales, que convierten su documento actualen un archivo TIFF que se adjunta a un fax para ebviarlo a través de:

• SendFax (véase Enviar faxes a partir de aplicaciones de Windows usando SendFAX en la página 47)• Email (véase Enviar fax desde aplicaciones de Windows usando XMPrintToMail en la página 48)• Web Fax Composer (véase Enviar fax desde aplicaciones Windows usando la impresora Web Fax

Composer en la página 49)

• Funciones de fax integradas:

• Macros de fax usables en MS Word (véase Envío de un fax con el Add-in fax para MS Word en lapágina 49).

Nota: Las macros de fax usan SendFAX para terminar el envío.

• La función servicio de fax por internet de Microsoft Office (véase Enviar un fax usando el servicio Faxpor Internet de Microsoft Office en la página 52).

Enviar faxes a partir de aplicaciones de Windows usandoSendFAX

Si SendFAX está instalado en su ordenador, puede enviar faxes de cualquier aplicación de Windows instaladaen su sistema que tenga la posibilidad de imprimir. Puede realizar estas operaciones fax usando cualquieraplicación de Windows.

1. Abrir con la aplicación apropiada el documento a enviar por fax.

Nota: Por ejemplo, puede ser un documento de MS Word que acaba de escribir y guardar.

2. Acceder a las opciones de impresión de la aplicación (p. ej. Imprimir..., para MS Word).3. Seleccionar la impresora XM Fax en la lista de impresoras disponibles.


Capítulo 6 | Utilidades fax para aplicaciones generales

Nota: Si necesita una resolución específica para su fax, hacer clic en Propiedades➤ Papel/Calidad➤ Avanzado. El campo Calidad de la impresión gráfica le permite seleccionar la calidad Baja(200x100), Alta (200x200), Fina (300x300) o Ultra Fina(400x400). Después de la validación, lanueva resolución definida quedará vigente hasta que la vuelva a cambiar. Si la resolución por defectodel controlador de la impresora es superior a la resolución máxima permitida por el perfil del usuario,SendFAX rechaza el archivo digitalizado, genera una advertencia emergente para el usuario ypermanece abierto.

4. Hacer clic en Aceptar.SendFAX se lanza, en su interfaz completa o básica, según su configuración de SendFAX (véase SendFAXInterfaz Opciones de pantalla en la página 15).

Nota: Puede imprimir documentos adicionales en el fax por enviar, repitiendo los pasos previos(desde la misma u otra aplicación)

5. Indicar la dirección del fax.

Nota: Lo mínimo necesario es un número de fax; la interfaz completa de SendFAX le permitebeneficiarse de otras funciones de direccionamiento (p. ej.: asunto, destinatarios múltiples, agenda,etc.). Si desea más informaciones, véase Visión general en la página 5.


6. Hacer clic en Enviar.

Enviar fax desde aplicaciones deWindowsusandoXMPrintToMail

El controlador de impresora XMPrintToMail le permite enviar faxes desde cualquier aplicación de Windows,como si estuviese imprimiendo el documento desde esta aplicación. Este controlador convierte el documentoal formato TIFF y lo añade a un correo electrónico como archivo adjunto.

Nota: Para poder utilizar XMPrintToMail, el servidor de fax tiene que estar interconectado con un sistemade correo electrónico.

Para enviar un fax desde una aplicación Windows:

1. Abrir con la aplicación apropiada el documento a enviar por fax.

Nota: Por ejemplo, puede ser un documento de MS Word que acaba de escribir y guardar.

2. Acceder a las opciones de impresión de la aplicación (p. ej. Imprimir..., para MS Word).3. Seleccionar la impresora XMPrintToMail en la lista de las impresoras disponibles.4. Si necesita una resolución específica para su fax, hacer clic en Propiedades ➤ Papel/Calidad ➤

Avanzado.El campo Calidad de la impresión gráfica le permite seleccionar una calidad Baja(200x100) oAlta(200x200) para el archivo TIFF a crear.

Nota: Después de la validación, la nueva resolución definida quedará vigente hasta que la vuelvaa cambiar.

Nota: Al usar XMPrintToMail, si la resolución predeterminada del controlador de la impresora essuperior a la resolución máxima permitida por el perfil del usuario, recibirá una notificación de fallo.



5. Imprimir el documento.Su programa de correo predeterminado se abre y un nuevo correo se crea, con su documento añadidocomo archivo adjunto (archivo TIFF).

6. Dirigir su correo-e según su programa de correo electrónico, como para enviar un fax. Puede seleccionarun contacto en su lista de contactos (este contacto debe tener un número de fax), o ingresar un númerode fax con la sintaxis adecuada en el campo de dirección.

Nota: Por ejemplo:

• En MS Outlook, ingresar:[FAX:1234567890]

• En IBM Notes, ingresar:[email protected]


7. Terminar la redacción del fax y la selección de las opciones.8. Enviar el mensaje.

Enviar fax desde aplicaciones Windows usando la impresoraWeb Fax Composer

El controlador de impresora Web Fax Composer le permite enviar faxes a través del cliente de web imprimiendolos documentos desde cualquier aplicación Windows. El controlador de impresora convierte el documentoen un archivo TIFF y lo carga como un archivo adjunto en la interfaz de redacción del cliente de web. VéaseAdjuntar documentos a un fax usando la impresora de Web Fax Composer. en la página 133.

Envío de un fax con el Add-in fax para MS Word

Se han implementado dos funciones para enviar faxes con XM Fax desde MS Word:

• La función Enviar Fax, permite enviar simplemente su documento en curso como un fax.• La función Fax Merge, que permite transmitir un fax con un contenido dinámico usando la función Mail

Merge MS Word.

Nota: Ambas funciones usan la SendFAX aplicación para finalizar el envío de faxes. Por ello, SendFAXdebe estar instalado en su ordenador. Si el Add-in fax para Microsoft Word y/o SendFAX no estáninstalados en su ordenador, por favor contacte su administrador.

Enviar un Fax a partir de MS Word con la función Enviar fax

Antes de comenzar, salir de SendFAX si está en ejecución.

La función Enviar fax le permite enviar por fax cualquier documento directamente desde la aplicación MSWord (a través de la impresora virtual XM Fax). Para ello:



1. Abrir Microsoft Word.2. Redactar el documento que usará como mensaje de fax, y guardarlo.3.

Hacer clic en el botón Enviar fax (en la pestaña Fax).SendFAX se lanza, en su interfaz completa o básica, según su configuración de SendFAX (véase SendFAXInterfaz Opciones de pantalla en la página 15).

4. Indicar la dirección del fax.

Nota: Lo mínimo necesario es un número de fax; la interfaz completa de SendFAX le permitebeneficiarse de otras funciones de direccionamiento (p. ej.: asunto, destinatarios múltiples, agenda,etc.). Si desea más información, véase Visión general en la página 5.


La función Fax Merge para MS Word

La función Fax Merge para Microsoft Word le permite transmitir un fax donde las partes del contenido delmensaje dependen del destinatario (saludos u otra información personal). Para esto, los campos dinámicosse insertan en un documento principal usando la función Mail Merge MS Word. Estos campos están vinculadoscon una fuente de datos externos tal como un archivo Excel o Access, su lista de contactos Outlook, etc.

El proceso total se puede resumir de la manera siguiente:

1. Crear o identificar una fuente de datos. Las entradas efectuadas a la fuente de datos son la informaciónque aparecerá en los campos de fusión MS Word.

Nota: La fuente de datos debe contener una columna con todos los números de fax de losdestinatarios. Esta es la información mínima requerida para transmitir un fax.

2. Crear un documento principal, que es el mensaje fax actual, ingresar en los campos de fusión MS Wordque reciben la información ingresada en la fuente de datos.

3. Abrir el documento principal, mapear los campos de fusión de XM Fax a los campos de fuente de datosexterior, y enviar el fax con SendFAX (véase Enviar un fax a partir de MS Word con la función Fusión defaxes en la página 50).

Enviar un fax a partir de MS Word con la función Fusión de faxes

Antes de iniciar este procedimiento, debe tener acceso a una fuente de datos existente que contenga unalista de destinatarios (por ejemplo un archivo Excel o Access, o incluso su agenda Outlook).

Importante: Esta fuente de datos debe contener una columna con todos los números de fax de losdestinatarios, que es la información mínima requerida para transmitir un fax.

Los primeros pasos del procedimiento siguiente indican las acciones principales a realizar a fin de tener undocumento listo para usar la función Fusión de faxes. Para la información específica sobre el uso de lafunción Fusión de correos de Microsoft, por favor consultar la ayuda en línea de MS Word.

Para enviar un fax con la función Fusión de faxes en MS Word:

1. Salir de SendFAX si está en ejecución.2. Abrir MS Word e iniciar el proceso Envío de correo/Fusión de correos con los atributos siguientes:

• El tipo de documento debe ser Cartas.• El documento inicial debe ser el documento en curso.



3. Seleccionar una fuente de base de datos que contenga la lista de sus destinatarios.4. Preparar el contenido de su mensaje de fax, incluyendo todos los campos fusionados que desea insertar

y guardar su documento.

Importante: Se recomienda verificar los resultados con valores reales de destinatarios, con objetode ajustar la distribución del documento principal y prevenir saltos de página no deseados. Si elnúmero de páginas no es el mismo para todos los destinatarios, SendFAX no podrá procesar losfaxes. Esto puede ocurrir debido a que la longitud del contenido de algunos campos puede variarsignificativamente de un destinatario a otro.

5. Detener aquí el proceso de fusión de correos (no terminar la fusión) y continuar, siguiendo las instruccionesque se indican en este procedimiento.

Atención: Si procede con las opciones finales de fusión de correo por defecto, no podrá enviar susdocumentos fusionados como faxes separados.

6.Hacer clic en el botón Fusión de faxes (en la pestaña Fax).Se abre la ventana Mapeado de campo.

7. Mapear los campos de XM Fax hacia los correspondientes de su fuente de datos.

Nota: Este paso es necesario para poder enviar el fax correctamente. Por ejemplo, si el campoNúmero de fax de XM Fax está mapeado hacia un campo que no contiene un número fax, la emisiónfallará.

8. Hacer clic en Aceptar.Sus documentos son convertidos en una impresión virtual y luego se lanza SendFAX, mostrando el faxcorrespondiente al primer registro de su fuente de datos; todos los otros registros también aparecen enla lista de destinatarios del fax.

9. En este paso, usted puede realizar nuevas modificaciones al fax, tales como (si es necesario):

• Ingresar un Asunto.• Seleccionar una portada• Adjuntar documentos adjuntos (que serán comunes a todos los faxes de la transmisión).• Eliminar destinatarios de la lista.

Restricción: No puede añadir destinatarios a la lista.


Todos los faxes de la fusión se envían por separado a cada destinatario de la lista.



Nota: El mapeado usado para enviar este documento no se conserva. Por ello, la próxima vez queenvíe por fax un documento principal, debe mapear nuevamente los campos de XM Fax hacia los camposde la fuente de datos utilizada.

Enviar un fax usando el servicio Fax por Internet de MicrosoftOffice

Los programas de MS Office incluyen una función de servicio de fax por Internet integrada que le permiteconectarse directamente a un proveedor de servicio de fax que le enviará su fax. Como usuario de XM Fax,puede enviar faxes a través de XM Fax seleccionando esta función.

Nota: Para activar esta función, su administrador debe haber realizado una configuración específica.

El procedimiento siguiente muestra cómo usar esta función desde Microsoft Word, pero puede efectuarlodesde otras aplicaciones de Office tales como Excel o PowerPoint.

Nota: En todos los casos Microsoft Outlook debe estar instalado en su ordenador.

1. Abrir Microsoft Word.2. Escribir o abrir el documento que desea enviar como un fax.3. Seleccionar la función Fax por internet:

Según su versión de Microsoft Office:

• Office 2007: Botón de Office ➤ Enviar ➤ Fax por Internet• Office 2010: Archivo ➤ Guardar y enviar ➤ Enviar usando el correo-e ➤ Enviar como fax por

Internet• Office 2013+: Archivo ➤ Compartir ➤ Correo-e ➤ Enviar como fax por Internet

Se abre la interfaz de servicio de fax por Internet de Office. Ejemplo:



Nota: El documento original es ahora una imagen TIFF adjunta.

4. Enviar su fax de acuerdo con los campos y las opciones disponibles de la función Servicio de fax.Normalmente puede ingresar:

• El nombre del Destinatario de fax• El Número de fax• Un mensaje en el campo del cuerpo principal (que aparecerá en la portada del fax)

Nota: La opción Utilizar cubierta disponible aquí quedará no marcada (como lo está de manerapredeterminada): XM Fax está configurado para añadir la portada de su perfil predeterminado al fax.Si marca esta casilla, su fax tendrá una segunda portada innecesaria.

Si desea información adicional sobre las opciones de la función Servicio de fax de Office, véase laayuda en línea de Microsoft Office.

5. Hacer clic en Enviar.El mensaje se envía para ser procesado como un fax por XM Fax, usando su cuenta y la información desu perfil.

Nota: El mensaje también aparece en su carpeta Elementos enviados de Outlook.



Enviar faxes con clientes de correo-eCapítulo 7

Enviar faxes con clientes email: Visión general

Nota: Según su licencia, algunas o todas las funciones email descritas aquí pueden estar indisponibles.Por favor, contacte su administrador.

XM Fax le permite enviar y recibir faxes y recibir notificaciones a través de su cliente email, según laconfiguración efectuada por el administrador en el servidor fax.

Según la configuración de su servidor email y de su liencia, también es posible beneficiarse de las funcionesespeciales disponibles:

• en Microsoft Outlook (con Exchange y XM Fax formularios para Outlook)• en IBM Notes (con Domino y XM Fax formulario de composición para IBM Notes)

Enviar faxes con clientes email usando SMTP

Nota: El software email que usa el SMTP (protocolo simple de transferencia de mails) incluye productostales como Microsoft Outlook, Outlook Express, Mozilla ThunderBird, IBM Notes...

Composición de faxes

Con XM Fax, puede enviar faxes a través de cualquier software email de este tipo. Esto sólo requiere queel administrador instale la pasarela XM Fax para SMTP.

Nota: Esta sección se aplica a cualquier cliente email que usa SMTP, sin embargo, si usa MicrosoftOutlook vinculado con un Servidor Exchange, puede acceder a algunas funciones más flexibles, comose explica en la sección: Enviar faxes con Outlook usando Exchange y los formularios XM Fax en lapágina 66. De la misma manera, si usa IBM Notes con el formulario de composición XM Fax (disponiblesegún su licencia), véase la sección: Enviar faxes con el formulario XM Fax para IBM Notes en la página75.

Recepción de fax

Finalmente, si su cuenta XM Fax fue configurada para esto, puede gestionar sus faxes entrantes y susnotificaciones de faxes salientes directamente en su cliente email (véase Recepción de faxes y notificacionesen la página 56).


Capítulo 7 | Enviar faxes con clientes de correo-e

Envío de un fax con un cliente de correo-e usando SMTP

Para enviar un fax con su cliente de correo-e:

1. Cree un nuevo correo-e.2. Ingresar un asunto y escribir el mensaje, como lo haría para un correo-e.

Aparecerán en la portada de su fax.

Nota: Se admiten los formatos de texto simple y HTML en el cuerpo del mensaje para los faxessalientes. XM Fax admite imágenes integradas en el cuerpo del mensaje HTML.

3. Si fuese necesario, añada elementos adjuntos que constituirán las páginas del fax.4. En el campo del destinatario (A), ingresar el número del fax con la sintaxis siguiente:

fax=fax_number@domain_name

donde:

• fax_number es el número completo del fax del destinatario al que envía el fax.• domain_name es el nombre del dominio usado para redirigir el mensaje al servidor de fax de su

empresa.

Nota: Su administrador debe indicarle este nombre de dominio.

Sugerencia: Puede añadir un signo «+» antes de un código de país extranjero para aplicar elformato correcto al número de fax del campo A: en la portada.Sin embargo, la función de signo«+» podría no ser compatible dependiendo de su empresa telefónica o de la configuración delservidor de fax proporcionada por su administrador.

Por ejemplo:[email protected]

Nota: Para saber cómo gestionar el contenido del campo de destinatarios para combinaciones máscomplejas, véase Gestión de destinatarios en la página 58.

5. Si fuese necesario, puede cambiar la portada, la información del remitente y las opciones para el fax queenvía (véase Cambio de la portada en la página 57 y Cambio de la información del remitente y de lasopciones de fax en la página 57).

6. Envíe el fax como lo haría con un correo-e.

El fax se envía y recibirá por correo-e la notificación de fax enviado con éxito si su XM Fax cuenta estáconfigurada para esto.

Nota: Si desea más información sobre la manera de gestionar las notificaciones con su cliente decorreo-e, véase Recepción de faxes y notificaciones en la página 56.

Recepción de faxes y notificaciones

Si su XM Fax cuenta fue configurada para esto, debe recibir sus faxes entrantes y sus notificaciones de faxessalientes directamente por email en su cliente email.

Nota: Si configura su cliente email con una dirección Responder a (otra dirección email que la usadapara enviar los faxes), todas sus notificaciones de salida se enviarán a esa dirección.



Todas estas notificaciones aparecerán como mensajes email con elementos adjuntos. Por ejemplo:

Nota: Los elementos adjuntos que recibe con las notificaciones email tienen la extensión .tif o .pdf.

También puede visualizar una lista de sus faxes entrantes y salientes usando un navegador Web (véaseVisión general en la página 97).

Cambio de la portada

Cuando se envía su fax, la portada predeterminada que se utiliza depende de suXM Fax perfil. Sin embargo,si tiene los derechos suficientes, puede cambiarla por su propia portada o por una disponible en el servidorde fax.

• Si desea usar una portada situada en su ordenador, debe vincularla al mensaje enviado, como cualquierotro elemento adjunto.

Nota: La extensión del archivo es: .cse. Las portadas pueden ser creadas o modificadas con eleditor de portada (véase Generalidades en la página 83).

• Si desea usar una portada diferente que se encuentra en el servidor de fax, debe insertar un código decuerpo en el cuerpo del mensaje a enviar (véase Códigos de cuerpo (Referencia) en la página 62).

Cambio de la información del remitente y de las opciones de fax

Por lo general:

• La información del remitente (nombre, empresa, etc.) se puede mostrar en la portada del fax.• Las opciones de fax definen la manera en que desea enviar el fax y recibir las notificaciones.

Cuando se envía su fax, se recuperan la información del remitente y las opciones del fax de su XM Faxcuenta.

Sin embargo, puede anularlas o completarlas, si dispone de derechos para esto, usando códigos de cuerpoinsertados en el cuerpo del mensaje. Para obtener más información sobre el concepto de código de cuerpoy para obtener una lista de códigos de cuerpo disponibles, consultar Códigos de cuerpo (Referencia) en lapágina 62



Nota: Todos estos cambios se aplicarán sólo para el fax en curso y no afectarán los datos guardadosen su XM Faxcuenta y perfil en el servidor de fax.

Gestión de destinatarios

Cuando redacta un fax con su cliente de correo-e, es posible que necesite saber cómo gestionar de maneraadecuada la información que ingresará sobre los destinatarios. Esta sección le ayuda a hacerlo.

Añadir un código DTMF (número de extensión o código de larga distancia)

Si desea añadir un código DTMF (como un número de extensión o un código de larga distancia), puedeingresarlo después del número del fax, precedido por una o varias pausas (letra p – sin distinción entremayúsculas y minúsculas).

Restricción: En general, la coma se usa para insertar una pausa en la mayoría de los entornos, aquíno es el caso.

Por ejemplo:[email protected]

Añadir información del destinatario

La información sobre los destinatarios se puede especificar al enviar faxes a través de clientes de correo-e.Esta información (por ejemplo el nombre, la sociedad, el cargo...) puede ser útil por dos razones:

• Puede aparecer en la portada del fax.• Se almacena con el fax en la XM Fax base de datos.

Nota: La especificación de la información del destinatario es opcional. Sólo el número de fax es obligatoriocuando envía el fax.

Puede especificar la información del destinatario de dos formas:

• utilizando una sintaxis exclusiva directamente en el campo del destinatario (es decir, el campo «A:»):véase Adición de la información del destinatario a través del campo Destinatario del correo-e en la página59, o

• añadiendo códigos de cuerpo del destinatario en el cuerpo del mensaje de correo-e: véase Adición de lainformación del destinatario a través del Cuerpo del mensaje de correo-e en la página 61.

Añadir más destinatarios

Es posible añadir más de un destinatario a su fax:

• Para ingresar manualmente varios destinatarios, debe separarlos con un punto y coma. Por ejemplo:[email protected]; [email protected]

• También puede añadir direcciones de correo-e reales si desea enviar el mismo mensaje por correo-e aotros destinatarios. Por ejemplo:[email protected]; [email protected]

• Finalmente, puede añadir destinatarios a partir de la agenda del cliente de correo-e. Si desea más detalles,consultar Añadir destinatarios a partir de la agenda email en la página 61.



Adición de la información del destinatario a través del campo Destinatario del correo-e

Puede especificar la información del destinatario directamente a través del campo del destinatario («A:») delcorreo-e. Para hacerlo, debe respetar una sintaxis específica, como se describe en esta sección.

Nota: Si envía su correo-e a varios números de fax (múltiples destinatarios), puede especificar lainformación del destinatario para cada número de fax ingresado.

Añadir sólo el nombre del destinatario

Si sólo necesita añadir el nombre del destinatario, puede ingresarlo simplemente usando la sintaxis smtpsiguiente:"recipient_name"<fax=fax_number@domain_name>

Por ejemplo:"John Smith"<[email protected]>

Como resultado, todas las palabras entre comillas serán consideradas por el sistema como el nombre deldestinatario, y el fax se enviará a la dirección de correo-e entre los símbolos < >.

Nota: En esta sintaxis, las doble comillas definen lo que se llama Ver nombre de la dirección de correo-e.Según su cliente de correo-e, puede tener acceso al valor Ver nombre nuevamente haciendo doble clico un clic derecho (propiedades del correo-e), si desea modificarlo una vez resuelta la dirección decorreo-e en el campo destinatario.

Añadir otra información del destinatario

En general, la información adicional se inserta a través de variables, directamente en la dirección de correo-e(para un destinatario determinado), utilizando la sintaxis siguiente:fax=fax_number/variable_name=value/variable_name=value@domain_name

Las reglas son las siguientes:

• Las variables adicionales se deben ingresar inmediatamente después del número del fax y antes delnombre del dominio.

• Cada variable adicional debe estar precedida por una barra oblicua (/).• El valor de cada variable debe ser indicado después del nombre de la variable, con un signo de igualdad

(=).

Importante: Todos los valores de la información del destinatario ingresados directamente en la direcciónemail sólo deben contener caracteres básicos ASCII. Los caracteres internacionales/especiales (talescomo letras acentuadas o caracteres no latinos) no están permitidos en estos valores. Sin embargo,existe una solución: véase Información del destinatario con caracteres internacionales en la página 60.

Por ejemplo:fax=5141234567/fn=John/ln=Smith/[email protected]

Nota: El nombre y el apellido se pueden ingresar usando esta sintaxis. Sin embargo, también puedemezclar las sintaxis para ingresar el nombre como un simple Ver nombre:"John Smith"<fax=5141234567/[email protected]>



Información del destinatario con caracteres internacionales

Si la información del destinatario contiene caracteres internacionales (en general, cualquier carácter que noforma parte del conjunto de caracteres ASCII básico), debe ingresarlos en Ver nombre del destinatario, envez de ingresarlos directamente en la dirección de correo-e, donde estos caracteres no están permitidos.

Aquí se dan algunos ejemplos según la sintaxis permitida:

• Si desea indicar sólo el nombre del destinatario:"François Légaré"<[email protected]>

• Si desea indicar el nombre y otra información del destinatario:"/fn=François/ln=Légaré/jobtitle=Président"<[email protected]>

Nota: Aunque no se recomiende, puede suceder que defina información tanto en Ver nombre comoen la dirección correo-e. En caso de conflicto (la misma variable definida en ambos con un valordiferente), el valor se tomará de Ver nombre para anular el que se encuentra en la dirección correo-e.

Por ejemplo:

• Ver nombre:/fn=François/ln=Légaré/city=Montréal• Dirección de correo-e: fax=5141234567/co=MyCompany/[email protected]

En ese caso, el sistema usará la información fn=François, ln=Légaré, co=MyCompany ycity=Montréal.

Variables de destinatarios disponibles

Todas las variables disponibles para añadir la información de un destinatario se listan en la tabla siguiente.Cada una de ellas corresponde a un emplazamiento de portada; que también se indica.

Marca de portadaEjemploVariable

Calleaddress=123 Maple Streetaddress

Código de facturaciónbc=Cuenta 9876bc, or billingcode

Celularcellular=5149876543cellular

Ciudadcity=Montrealcity

Sociedadco=Mi Sociedadco, or company

Paíscountry=Canadácountry

Estimadodear=Sr.dear,

dirección [email protected]

Nombrefn=Johnfn, or first , or firstname

Apellidoln=Smithln, or last , or laststname

Cargojobtitle=Presidentejobtitle

Teléfonophone=5149876542phone

Pagerpager=5149876541pager

Estadostate=Quebecstate

Código de subfacturaciónsbc=6543sbc, or subbillingcode

Código Zipzipcode=H1J 2K3zipcode



Las variables ingresadas deben corresponder a los campos de la portada que está usando. Por ejemplo, siingresó la variable Cellular pero la portada no contiene el campo corrspondiente, el número del celular deldestinatario no aparecerá en la portada. Sin embargo, la información se grabará con el fax en la base dedatos XM Fax.

Nota: Si desea crear sus propias portadas o modificar las existentes, por favor consulte el capítuloimplicado (Generalidades en la página 83).

Adición de la información del destinatario a través del Cuerpo del mensaje de correo-e

Usted puede especificar la información utilizando los códigos de cuerpo del destinatario insertados en elcuerpo del mensaje. Para obtener más información sobre el concepto de códigos de cuerpo y para obteneruna lista de códigos de cuerpo disponibles, consultar Códigos de cuerpo (Referencia) en la página 62

Restricción: Si dirige su correo-e a varios números de fax (varios destinatarios), todos los destinatariosdel fax heredarán la misma información del destinatario.

Nota: Es posible especificar la información del destinatario simultáneamente a través de códigos decuerpo y del campo del destinatario («A»). Sin embargo, si la misma propiedad del destinatario seespecifica en ambos lugares, el valor del campo del destinatario anulará el valor del código de cuerpo.

Añadir destinatarios a partir de la agenda email

Contactos específicos

Si desea usar su lista de contactos de cliente email para añadir destinatarios a sus faxes, debe crear contactosadicionales específicos cuya dirección email por defecto se construye con la misma sintaxis que para eldireccionamiento manual (véase Envío de un fax con un cliente de correo-e usando SMTP en la página 56):fax=fax_number@domain_name

Nota: Recuerde que domain_name es el nombre del dominio usado para redirigir los faxes al servidorfax de su sociedad. Por consiguiente, todos los contactos de su agenda usada para enviar faxes debentener una dirección email que termina con el mismo término.

Por ejemplo:

[email protected] 1

[email protected] 2

[email protected] 3

Email y Fax: Dos contactos

Si desea tener una dirección email y un número de fax para la misma persona, debe crear dos contactosseparados e identificarlos según su tipo.

Por ejemplo:

[email protected] Smith (email)Contacto 1

[email protected] Smith (fax)Contacto 2

Nota: Se pueden añadir destinatarios email y destinatarios fax al mismo fax a partir de la agenda.



Información del destinatario

La información del destinatario no se puede tomar de los campos de información acostumbrados de suagenda, excepto el contenido de Ver nombre del contacto, que será interpretado automáticamente por elsistema como el nombre del destinatario.

Sin embargo, puede indicar cualquier información del destinatario en la dirección email usando la mismasintaxis que para el direccionamiento manual (véase Adición de la información del destinatario a través delcampo Destinatario del correo-e en la página 59).

Luego, el campo de dirección email por defecto del contacto puede contener por ejemplo:fax=5141234567/fn=John/ln=Smith/[email protected]


Códigos de cuerpo (Referencia)

Los códigos de cuerpo son expresiones de texto que usted puede insertar en el cuerpo del mensaje decorreo-e redactado con el fin de especificar varias propiedades del fax (o anular las opciones predeterminadassi se le permite).

Una vez que envía su fax, los códigos de cuerpo ingresados son interpretados por el servidor de fax (cadavalor especificado se incluye en los metadatos del fax correspondiente) y desaparecen del cuerpo del mensaje.

Restricción: Con Microsoft Outlook conectado a un servidor de Microsoft Exchange, el cuerpo delcorreo-e donde se insertan los códigos de cuerpo debe tener formato de texto simple (no HTML).

Esta sección es una referencia que proporciona:

• La sintaxis a utilizar cuando se incluyen códigos de cuerpo al cuerpo del correo-e.• Todos los códigos de cuerpo, reagrupados por contexto:

• Información del remitente• Opciones de fax• Autentificación• Información del destinatario• Propiedades adicionales (personalizadas)

Sintaxis del código de cuerpo

Los códigos de cuerpo se deben ingresar con la sintaxis siguiente:@@body_code=value

Nota: Si el término value contiene espacios o el carácter <, o si se compone de caracteres Unicódigo,debe ingresar toda la cadena entre comillas dobles, con el fin de que todos los caracteres del valor seancorrectamente interpretados por el sistema. Por ejemplo, si la ciudad es Montreal, puede escribir@@sendercity=Montreal, pero si la ciudad es Nueva York, debe escribir @@sendercity="Nueva York".

Códigos de cuerpo para la información del remitente

Nota: Para usar estos códigos de cuerpo, debe poseer derechos para sobrescribir su información deremitente. Contacte a su administrador para saber cuáles son sus derechos para enviar faxes.



DescripciónCódigo de cuerpo

Especifica la ID de su estación de llamada.@@csid

Especifica su dirección.@@senderaddress

Especifica su código de facturación.@@senderbillingcode

Especifica su número de celular.@@sendercellular

Especifica su ciudad.@@sendercity

Especifica el nombre de su empresa.@@sendercompany

Especifica su país.@@sendercountry

Especifica su correo electrónico.@@senderemail

Especifica su número de fax.@@senderfax

Especifica su nombre.@@senderfirstname

Especifica su apellido.@@senderlastname

Especifica su número de localizador.@@senderpager

Especifica su número de teléfono.@@senderphone

Especifica un saludo tal como Sr. Sra. o prof.@@sendersalutation

Especifica su estado o provincia.@@senderstate

Especifica su código de subfacturación.@@sendersubbillingcode

Especifica su cargo.@@sendertitle

Especifica su código postal.@@senderzipcode

Códigos de facturación de remitente: Grupos atómicos

Algunos códigos de cuerpo del remitente son parte de lo que llamamos “grupos atómicos”. Sólo hay dosgrupos atómicos de códigos de cuerpo:

• El grupo atómico información de dirección se compone de:

• @@sendercompany

• @@senderaddress

• @@sendercity

• @@senderstate

• @@sendercountry

• @@senderzipcode

• El grupo atómico información de teléfono se compone de:

• @@senderphone

• @@senderfax

Si tan solo se especifica una propiedad de un grupo con un código de barras, entonces todas las propiedadesde este grupo se toman del cuerpo del mensaje y no de su cuenta XM Fax. Por tanto, las propiedades quefaltan se sustituyen por cadenas de texto vacías.



Por ejemplo, si @@sendercompany=company_name se incluye en el cuerpo del mensaje, ninguno de los otroselementos que forman parte del grupo atómico información de dirección se tomarán de su cuenta XM Fax.Si sus códigos de cuerpo correspondientes no están presentes en el mensaje, su valor quedará vacío.

Por el contrario, si ninguno de los elementos de un grupo atómico se especifica en el cuerpo del mensaje,se usan los valores especificados en su cuenta XM Fax.

Nota: El resto de los códigos de cuerpo no forman parte de ningún grupo atómico. Por consiguiente,su inclusión en el cuerpo del mensaje no tiene ningún impacto en las otras propiedades.

Códigos de cuerpo para las opciones de fax

Nota: Para usar estos códigos de cuerpo, debe poseer derechos para sobrescribir sus opciones de fax.Contacte a su administrador para saber cuáles son sus derechos para enviar faxes.

Valores aceptadosDescripciónCódigo de cuerpo

Ninguno, ocs_name.cse

Especifica la portada XM Fax que desea usar.@@coversheetname

Importante: Esta portada debe ser una de las portadasadicionales permitidas para su Perfil (si existe).

Restricción: La portada por defecto de su Perfil no seráaceptada aquí; si desea usarla, no inserte este código decuerpo.

Cualquier fecha/hora conel formato:AAAA-MM-DDThh:mm:ss

Permite retrasar el envío del fax actual y especifica la fecha y lahora de este retraso.

@@delayuntil

Sí o NoIndica si debe ser notificado por correo-e de una transmisión dedifusión (resumen de todas las comunicaciones).

@@notifybroadcast

Nota: Activar este tipo de notificación no suspende lasotras notificaciones de faxes salientes. Si usa los códigosde cuerpo @@notifysuccess y @@notifyfailed, aúnrecibirá notificaciones para todas las comunicaciones faxal interior de la transmisión.

Sí o NoIndica si debe ser notificado por correo-e del fallo de latransmisión.

@@notifyfailed

Sí o NoIndica si recibirá una vista preliminar del fax por correo-e antesde enviarlo.

@@notifypreview

Nota: Si se usa este parámetro cuando envía el fax, recibiráuna vista preliminar del fax por correo-e, pero no se enviaráel fax al o a los destinatarios. Para enviar realmente el faxal o a los destinatarios indicados después de la recepciónde la vista preliminar, debe quitar este parámetro y enviarel fax nuevamente (debe volver a abrir su fax original a partirde la carpeta elementos enviados).

Sí o NoIndica si debe ser notificado por correo-e del éxito de latransmisión.

@@notifysuccess



Valores aceptadosDescripciónCódigo de cuerpo

Baja, Alta, Fina oUltrafina

Especifica la resolución estándar a la que se enviará el elementoadjunto del fax.

@@resolution

Nota: El valor de resolución máximo disponible esconfigurado por el administrador.

Alta, Normal, o BajaEspecifica la prioridad del fax.@@sendpriority

1 a 99Especifica el número de veces a intentar (cuando ocurre un errortal como una señal de ocupado).

@@sendretries

Nota: No puede exceder el número máximo de reintentosespecificado por el administrador.

Sí o NoEspecifica si se envía el cuerpo del mensaje con el fax.@@usebody

Nota: Este parámetro anula cualquier restricción de perfil.

Código de cuerpo para autentificación

Si el administrador ha establecido su cuenta XM Fax para autentificación SMTP, deberá introducir unacontraseña en el cuerpo del mensaje utilizando el código de cuerpo @@password.

Nota: Contacte a su administrador para saber cuáles son sus derechos para enviar faxes.

Por ejemplo: @@password=MyPw1234

Códigos de cuerpo para la información del destinatario


Especifica la dirección del destinatario.@@recipientaddress

Especifica el código de facturación del destinatario.@@recipientbillingcode

Especifica el número del celular del destinatario.@@recipientcellular

Especifica la ciudad del destinatario.@@recipientcity

Especifica el código de facturación del destinatario.@@recipientcompany

Especifica el país del destinatario.@@recipientcountry

Especifica el correo electrónico del destinatario.@@recipientemail

Especifica el nombre del destinatario.@@recipientfirstname

Especifica el apellido del destinatario.@@recipientlastname

Especifica el número de localizador del destinatario.@@recipientpager

Especifica el número de teléfono del destinatario.@@recipientphone

Especifica un saludo, tal como Sr. Sra. o prof., del destinatario.@@recipientsalutation

Especifica el estado o la provincia del destinatario.@@recipientstate

Especifica el código de subfacturación del destinatario.@@recipientsubbillingcode

Especifica el cargo destinatario.@@recipienttitle




Especifica el código postal del destinatario.@@recipientzipcode

Códigos de cuerpo para las propiedades adicionales (personalizadas)

Si su administrador ha configurado el servidor para usar propiedades de fax adicionales (personalizadas) ya usted se le permite o tiene previsto especificar tales propiedades cuando envía faxes, puede usar unmáximo de 5 códigos de cuerpo:

• @@custom1

• @@custom2

• @@custom3

• @@custom4

• @@custom5

Nota: Estos códigos de cuerpo se pueden especificar tal cual, independientemente de los nombres depantalla de la propiedad correspondiente que se pueden haber configurado en el servidor. Contacte asu administrador para conocer el propósito exacto de cada uno.

Enviar faxes con Outlook usando Exchange y los formulariosXM Fax

Si usa SMTP, la gestión de los faxes con Outlook es la misma que con cualquier otro cliente email (véaseEnviar faxes con clientes email usando SMTP en la página 55). Sin embargo, si su Outlook está conectadoal servidor Microsoft Exchange y si su administrador ha configurado el servidor Exchange para esto, se puedeusar otro protocolo (MAPI) para una mejor gestión de sus faxes.


Adicionalmente, dispone de algunas herramientas para facilitar la composición de faxes: si están instaladas,puede usar los formularios XM Fax para Outlook, o incluso el software SendFax. También, el add-in XM Faxpara Outlook le permite un acceso fácil a estas herramientas de composición.

Recepción de fax

Los formularios XM Fax para Outlook incluyen un formulario de composición de fax, así como un formulariode vista previa, y formularios de notificación para una mejor visualización de las notificaciones de sus faxesrecibidos (faxes salientes y entrantes; véase Recepción de faxes y notificaciones con Outlook en la página69).

Uso del XM Fax Add-in para Outlook

Si su administrador instaló el XM Fax add-in para MS Outlook, debe ver un nuevo botón en la interfaz MSOutlook:

en la barra de herramientas.con MS Outlook 2007 (o versionesprevias):

en la pestaña Fax de la barra Outlook.con MS Outlook 2010 (o versionesmás recientes):



Este botón permite un acceso rápido a la interfaz con la que normalmente elabora sus faxes.

La interfaz de elaboración de faxes que se abre haciendo cilc en este botón depende de las herramientas alas que le ha dado acceso su administrador. Puede ser (por prioridad decreciente):

1. La interfaz Enviar Fax (si Enviar Fax está instalada en su ordenador)2. El formulario de composición XM Fax para Outlook (si los formularios fueron publicados por el administrador

sin la instalación de Enviar Fax)3. La interfaz de elaboración de un email normal de Outlook (si no se intaló ninguna de las dos

herramientasprevias)

Nota: Si desea más información sobre la manera de redactar faxes con Enviar fax, véase Visión generalen la página 5. Si desea más información sobre la manera de redactar faxes con MS Outlook (con osin los formularios), véase Envío de un fax con Outlook conectado a un servidor de Exchange en lapágina 67.

Envío de un fax con Outlook conectado a un servidor de Exchange

Sugerencia: Si el add-in de Outlook está instalado, puede hacer clic en el botón correspondiente paraacceder directamente a su interfaz de redacción de fax normal (formulario de correo-e clásico o fax).Véase Uso del XM Fax Add-in para Outlook en la página 66 para más información.

Inicio sin los formularios para Outlook

Puede redactar un fax como si fuera un correo-e normal, pero el direccionamiento debe seguir la sintaxisdada en esta sección. Sintaxis de direccionamiento del fax para Outlook en la página 68.

Inicio con los formularios para Outlook

Si su administrador instaló los XM Fax formularios para Outlook, puede acceder a la interfaz dedicada (enlugar de la interfaz de redacción de correo-e) seleccionando:

• Para Outlook 2007: Herramientas ➤ Formulario ➤ Seleccionar formulario• Para Outlook 2010+: Inicio ➤ Nuevos elementos ➤ Más elementos ➤ Seleccionar formulario

El formulario que debe abrir se llama Redacción, en la Biblioteca de formularios organizativos (bibliotecaseleccionada en la lista desplegable Ojear), y aparece de la manera siguiente:



Luego, puede redactar su fax.

Nota: El direccionamiento debe seguir la sintaxis dada en la sección siguiente.

Sintaxis de direccionamiento del fax para Outlook

Con o sin el uso de formularios para Outlook, preparar un fax es lo mismo que usar cualquier otro cliente decorreo-e. La única e importante diferencia reside en la sintaxis usada para direccionar el fax en el campodestinatarios (A), que es la siguiente:[FAX:fax_number]

Por ejemplo:[FAX:5141234567]

Nota: Los corchetes son obligatorios.


Funciones de envío de fax opcionales

Así como para cualquier otro fax enviado con un cliente de correo-e, puede (con o sin formularios):

• Ingresar un asunto y un mensaje.

Nota: El cuerpo del mensaje admite los formatos de texto simple, RTF y HTML para los faxessalientes.XM Fax admite imágenes integradas en el cuerpo del mensaje RTF/HTML.

• Adjuntar documentos que constituirán las páginas del fax.• Añadir entradas más complejas en el campo destinatarios (véase Gestión de destinatarios con Outlook

en la página 72).• Cambiar la portada, la información del remitente y las opciones del fax.



Nota: Si utiliza los formularios para Outlook, puede beneficiarse de las interfaces específicas paraello (véase Cambio de la portada, información del remitente y opciones de fax con Outlook en lapágina 70). De lo contrario, necesitará consultar las secciones: Cambio de la portada en la página57 y Cambio de la información del remitente y de las opciones de fax en la página 57.

Autentificación

Si el administrador ha establecido su XM Fax cuenta para autentificación SMTP, deberá introducir unacontraseña en el cuerpo del mensaje utilizando el código de cuerpo @@password (véase Cambio de lainformación del remitente y de las opciones de fax en la página 57).

Nota: Contacte a su administrador para saber cuáles son sus derechos para enviar faxes.

Recepción de faxes y notificaciones con Outlook

Sin los formularios para Outlook

Si los XM Fax formularios para Outlook no están instalados, los faxes recibidos y las notificaciones de susfaxes enviados se visualizarán en la interfaz email normal, así como para cualquier cliente email que usaSMTP (véase Recepción de faxes y notificaciones en la página 56).

Con los formularios para Outlook

Si su administrador ha instalado los XM Fax formularios para Outlook, los faxes recibidos y las notificacionesde sus faxes enviados se visualizarán en los formularios especialmente diseñados con este fin.

Nota: Si configura Outlook con una dirección Responder a (otra dirección email que la usada paraenviar los faxes), todas sus notificaciones de salida se enviarán a esa dirección.

Para cada tipo y estado de las notificaciones que recibe, el formulario es diferente, debido a la naturalezade la información a visualizar. Por esto, puede recibir notificaciones con los formularios siguientes:

• Notificación fallo entrada• Notificación éxito entrada• Notificación fallo salida• Notificación éxito salida• Notificación de difusión• Vista preliminar (cuando recibe una vista preliminar antes de enviar el fax efectivamente, véase Recibir

una vista preliminar en la página 70).

Nota: Cada uno de estos formularios contienen pestañas en las que puede ver información acerca delfax y de la comunicación.

También, cuando recibe un fax o una notificación, un icono específico distinguirá su estado en la lista entretodos los otros email (si el administrador ha activado la función para su XM Fax cuenta):

NotificaciónIcono

Fax entrante recibido con éxito

Fax entrante no recibido

Fax saliente enviado con éxito (o resumen de transmisión)



NotificaciónIcono

Fax saliente con fallo de envío

Vista preliminar del fax

Cambio de la portada, información del remitente y opciones de fax conOutlook

Por lo general:


Si tiene los derechos para ello, puede cambiar su portada, la información del remitente y las opciones de faxpara anular los elementos predeterminados (o completarlos) para el fax en curso.

Nota: Todos estos cambios se aplicarán sólo para el fax en curso y no afectarán los datos guardadosen su cuenta y perfil XM Fax en el servidor de fax.

Sin los formularios para Outlook

Si está utilizando Outlook sin los formularios XM Fax, la Portada, la Información del remitente y las Opcionesde fax se deben gestionar igual que en cualquier otro cliente de correo-e utilizando el SMTP (con las mismasrestricciones):

• Puede sustituir la portada seleccionada por la suya añadiendo un archivo .cse a los elementos adjuntosdel mensaje.

• Puede usar códigos de cuerpo para anular su información del remitente y opciones de fax (incluida laportada). Si desea más información, consultar Códigos de cuerpo (Referencia) en la página 62

Con los formularios para Outlook

Si su administrador instaló los formularios XM Fax para Outlook, puede acceder a las pestañas disponiblesen el formulario de redacción para realizar los mismos cambios (véase las secciones siguientes).


En la pestaña Mensaje (ver Inicio con los formularios para Outlook en la página 67) puede seleccionar unade las portadas disponibles del Servidor de fax en la lista desplegable Portada. Si deja el valor <Default>,se utilizará la portada predeterminada asociada con su perfil.

Nota: Aún puede sustituir la portada seleccionada por la suya añadiendo un archivo .cse a los elementosadjuntos del mensaje (si tiene los derechos suficientes).

Recibir una vista preliminar

También, en la pestaña Mensaje, puede marcar la casilla Enviarme un correo-e con la vista preliminarpara recibir una vista preliminar de su fax.

Nota: Si esta casilla está marcada cuando envía el fax, recibirá una vista preliminar del fax por correo-e,pero no se enviará el fax al o a los destinatarios. Para enviar realmente el fax al o a los destinatariosindicados después de la recepción de la vista preliminar, debe quitar este parámetro y enviar el faxnuevamente (para permitirlo, el cliente de correo-e clonó y volvió a abrir su fax original ).



Cambio de la información del remitente

La pestaña Información del remitente le permite cambiar su información personal predeterminada. Sólonecesita marcar la casilla Usar esta información y cambiar los valores de los campos.

Nota: Esta casilla no está marcada de manera predeterminada, y la información se recupera de sucuenta en el servidor de fax.

Cambio de las opciones de fax

La pestaña Opciones de entrega le permite cambiar las opciones de fax. Sólo necesita marcar la casillaUsar estas opciones y cambiar las opciones siguientes.

Nota: Esta casilla no está marcada de manera predeterminada, y la configuración se recupera de superfil en el servidor de fax.

A continuación se da una descripción de las opciones disponibles:



DescripciónOpción

Especifica la prioridad del fax.Prioridad

Especifica el número de veces a intentar (cuando ocurre un error tal como una señal de ocupado).Reintentos

Nota: No puede exceder el número máximo de reintentos especificado por el administrador.

Especifica la resolución estándar a la que se enviará el elemento adjunto del fax.Resolución

Nota: El administrador configura el valor de resolución máximo disponible.

Indica si debe ser notificado por email del éxito de la transmisión.Notificar si éxito

Indica si debe ser notificado por email del fallo de la transmisión.Notificar si fallo

Indica si debe ser notificado por email de una transmisión de difusión (resumen de todas lascomunicaciones).

Notificar difusión

Nota: Activar este tipo de notificación no suspende las otras notificaciones de faxessalientes. Si deja las casillas Notificar éxito y Notificar fallos marcadas, recibiránotificaciones para todas las comunicaciones fax al interior de la difusión.

Permite retrasar el envío del fax actual y especifica la fecha y la hora de este retraso.Transmisiónretrasada hasta:

Gestión de destinatarios con Outlook

Cuando redacta un fax con Outlook, es posible que necesite saber cómo gestionar de manera adecuada lainformación que desea ingresar en el campo destinatarios. Esta sección le ayuda a hacerlo.




Por ejemplo:[FAX:5141234567p9876]


Puede añadir información del destinatario y asociarla al número de fax ingresado, usando una sintaxisdedicada. Si desea más detalles, consultar Añadir información del destinatario con Outlook en la página 73.

Nota: La adición de información del destinatario es opcional. Sólo el número de fax es obligatorio cuandoenvía el fax.

Sugerencia: La información del destinatario también se puede especificar utilizando códigos de cuerpo,como en cualquier otro cliente de correo-e utilizando SMTP (con las mismas restricciones). Véase Adiciónde la información del destinatario a través del Cuerpo del mensaje de correo-e en la página 61.





• Para ingresar manualmente varios destinatarios, debe separarlos con un punto y coma. Por ejemplo:[FAX:5141234567]; [FAX:5149876543]

• También puede añadir direcciones de correo-e reales si desea enviar el mismo mensaje por correo-e aotros destinatarios. Por ejemplo:[FAX:5141234567]; [email protected]

• Finalmente, puede añadir destinatarios a partir de la agenda de Outlook. Si desea más detalles, consultarAñadir destinatarios a partir de la lista de contactos Outlook en la página 74.

Añadir información del destinatario con Outlook

Al igual que en otros clientes de correo-e, se puede añadir la información del destinatario al número de faxde un destinatario dado, a través del campo del destinatario (es decir, el campo «A:»), con el fin de quequede accesible al servidor de fax y también a la portada del fax. Las variables del destinatario que se puedenusar son las mismas que para SMTP, pero la sintaxis general es algo diferente.

Añadir sólo el nombre del destinatario

Si sólo necesita añadir el nombre del destinatario, puede ingresarlo simplemente usando la sintaxis siguiente:[Fax:recipient_name@fax_number]

Nota: En este caso, todo lo que se pone entre la palabra Fax: y el símbolo @ se considera como elnombre del destinatario. El símbolo @ es obligatorio cuando se especifica el nombre del destinatario.

Por ejemplo:[Fax:John Smith@5141234567]

Añadir otra información del destinatario

Si, además del nombre, desea añadir otra información para un destinatario dado, debe usar la sintaxissiguiente:[Fax:/variable_name=value/variable_name=value@fax_number]

Las reglas son las siguientes:

• Todas las variables se deben ingresar entre la palabra Fax: y el símbolo @.• Cada variable, incluso la primera, debe estar precedida por una barra oblicua (/).• El valor de cada variable debe ser indicado después del nombre de la variable, con un signo de igualdad

(=).

Importante: Si ingresa el nombre del destinatario con otra información, debe indicarlo con su variablecorrespondiente; el caso descrito en la sección anterior (Añadir sólo el nombre del destinatario en lapágina 73) ya no se puede aplicar.

Por ejemplo:[Fax:/fn=John/ln=Smith/jobtitle=Manager@5141234567]

Variables de destinatarios disponibles

Todas las variables disponibles para añadir la información de un destinatario se listan en la tabla siguiente.Cada una de ellas corresponde a un emplazamiento de portada; que también se indica.



Marca de portadaEjemploVariable

Calleaddress=123 Maple Streetaddress

Código de facturaciónbc=Cuenta 9876bc, or billingcode

Celularcellular=5149876543cellular

Ciudadcity=Montrealcity

Sociedadco=Mi Sociedadco, or company

Paíscountry=Canadácountry

Estimadodear=Sr.dear,

dirección [email protected]

Nombrefn=Johnfn, or first , or firstname

Apellidoln=Smithln, or last , or laststname

Cargojobtitle=Presidentejobtitle

Teléfonophone=5149876542phone

Pagerpager=5149876541pager

Estadostate=Quebecstate

Código de subfacturaciónsbc=6543sbc, or subbillingcode

Código Zipzipcode=H1J 2K3zipcode

Las variables ingresadas deben corresponder a los campos de la portada que está usando. Por ejemplo, siingresó la variable Cellular pero la portada no contiene el campo corrspondiente, el número del celular deldestinatario no aparecerá en la portada. Sin embargo, la información se grabará con el fax en la base dedatos XM Fax.

Nota: Si desea crear sus propias portadas o modificar las existentes, por favor consulte el capítuloimplicado (Generalidades en la página 83).

Añadir destinatarios a partir de la lista de contactos Outlook

Puede añadir a los destinatarios de su fax cualquier contacto de su lista de contactos personal de la lista decontactos de Outlook cuyo tipo de email es FAX. Se consideran como contactos fax y recibiránautomáticamente elmensaje como un fax.

Nota: Dentro de la lista de contactos de Outlook, el mismo contacto puede tener varias direccionesemail y fax definidos. Para cada una de estas entradas, el contacto aparecerá varias veces en su listade contactos personal - algunas para emails de tipo SMTP, otras para faxes, de tipo FAX. Por ello nose necesitan crear varios contactos (emails y faxes) para la misma persona. También, observe que esposible añadir destinatarios email y destinatarios fax al mismo fax a partir de la agenda.

Según sus necesidades, existen dos maneras para obtener contactos fax:



Usando un campo fax (sólo número de fax)

Si algunos de sus contactos personales tienen un número fax en uno de sus campos llamado “Fax” (Faxcomercial, Fax doméstico u Otro fax), serán visualizados automáticamente como contactos fax en la listade contactos disponibles (en su lista de contactos personal).

Nota: En un campo fax, no se necesita una sintaxis específica para el número de fax.

Uso de un campo email (número de fax con información del destinatario)

La información del destinatario no se puede obtener de los campos de información de sus contactos Outlook.Sin embargo, se puede usar uno de los campos email del contacto (en vez de un campo fax) para incluirinformación del destinatario con el número de fax.

Para esto, debe usar la misma sintaxis que para el direccionamiento manual (véase Añadir información deldestinatario con Outlook en la página 73). Luego, el segundo campo email de su contacto puede contenerpor ejemplo:[Fax:/fn=John/ln=Smith/jobtitle=Manager@5141234567]

Nota: Una vez ingresada este tipo de información en el campo, los paréntesis cuadrados y la palabraFax: desaparece. Esto indica que Outlook ha interpretado la dirección email como una información fax.Puede acceder a las propiedades del campo (y modificar su contenido si fuese necesario) haciendo unclic derecho en él: el Tipo de email debe ser FAX.

Enviar faxes con el formulario XM Fax para IBM Notes

La gestión de faxes con IBM Notes es normalmente la misma que para cualquier otro cliente email que usaSMTP (véase Enviar faxes con clientes email usando SMTP en la página 55). Sin embargo, la composicióndel fax puede ser más simple.

Nota: Según su licencia, es posible que el formulario para IBM Notes no esté disponible.


Si su administrador ha configurado el servidor IBM Domino para esto, algunas funciones específicas sepueden usar para simplificar la composición del fax a través de un formulario dedicado (Memo Fax).

Recepción de fax

Para recibir sus faxes entrantes y notificaciones para sus faxes salientes, IBM Notes trabaja como cualquierotro cliente email que usa SMTP (véase Recepción de faxes y notificaciones en la página 56).

Envío de un fax con el formulario para IBM Notes

Si su administrador instaló los XM Fax formularios para IBM Notes, puede acceder a la interfaz exclusiva(en vez de la interfaz normal de redacción de correo-e) seleccionando Ver ➤ Fax.



Para abrir el formulario de redacción del fax, sólo necesita hacer clic en el botón Nuevo fax.

Luego, puede componer su fax.

Nota: El direccionamiento debe seguir la sintaxis dada en la sección siguiente.

Sintaxis de direccionamiento de faxes con el formulario para IBM Notes

Con el uso de formularios para IBM Notes, preparar un fax es lo mismo que usar cualquier otro cliente decorreo-e. La única diferencia es que puede ingresar el número del fax directamente en el campo dedestinatarios (A), sin seguir ninguna sintaxis en particular:

Por ejemplo:5141234567


Funciones de faxeado opcionales

Así como para cualquier otro fax enviado con un cliente de correo-e, puede:

• Ingresar un asunto y un mensaje.• Adjuntar documentos que constituirán las páginas del fax.• Añadir entradas más complejas en el campo de destinatarios (véase Gestión de destinatarios con IBM

Notes en la página 79).



• Cambiar la portada, la información del remitente y las opciones del fax (véase Cambio de la portada,información del remitente y opciones de fax con el formulario para IBM Notes en la página 77).

Autentificación

Si el administrador ha establecido su XM Fax cuenta para autentificación SMTP, deberá introducir unacontraseña en el campo Contraseña. De lo contrario, este campo no aparece en el formulario.

Nota: Por favor, contacte a su administrador para saber cuáles son sus derechos para enviar faxes.

Cambio de la portada, información del remitente y opciones de fax conel formulario para IBM Notes

Por lo general:


Si tiene los derechos para ello, puede cambiar su portada, la información del remitente y las opciones de faxpara anular los elementos predeterminados (o completarlos) para el fax en curso.

Nota: Todos estos cambios se aplicarán sólo para el fax en curso y no afectarán los datos guardadosen su cuenta y perfil XM Fax en el servidor de fax.


En la pestaña Mensaje (ver Envío de un fax con el formulario para IBM Notes en la página 75) puedeseleccionar una de las portadas disponibles del Servidor de fax en la lista desplegable Portada. Si deja elvalor <Default>, se utilizará la portada predeterminada asociada con su perfil.

Nota: Aún puede sustituir la portada seleccionada por la suya añadiendo un archivo .cse a los elementosadjuntos del mensaje (si tiene los derechos suficientes).

Cambio de la información del remitente

La pestaña Información del remitente le permite cambiar su información personal predeterminada. Sólonecesita marcar la casilla Usar esta información y cambiar los valores de los campos.

Nota: Esta casilla no está marcada de manera predeterminada, y la información se recupera de sucuenta en el servidor de fax.



Cambio de las opciones de fax

La pestaña Opciones de entrega le permite cambiar las opciones de fax. Sólo necesita marcar la casillaUsar estas opciones y cambiar las opciones siguientes.

Nota: Esta casilla no está marcada de manera predeterminada, y la configuración se recupera de superfil en el servidor de fax.

A continuación se da una descripción de las opciones disponibles:

DescripciónOpción

Especifica la prioridad del fax.Prioridad

Especifica el número de veces a intentar (cuando ocurre un error tal como una señal de ocupado).Reintentos

Nota: No puede exceder el número máximo de reintentos especificado por el administrador.

Especifica la resolución estándar a la que se enviará el elemento adjunto del fax.Resolución

Nota: El administrador configura el valor de resolución máximo disponible.

Indica si debe ser notificado por email del éxito de la transmisión.Notificar si éxito

Indica si debe ser notificado por email del fallo de la transmisión.Notificar si fallo

Indica si debe ser notificado por email de una transmisión de difusión (resumen de todas lascomunicaciones).

Notificar difusión

Nota: Activar este tipo de notificación no suspende las otras notificaciones de faxessalientes. Si deja las casillas Notificar éxito y Notificar fallos marcadas, recibiránotificaciones para todas las comunicaciones fax al interior de la difusión.

Permite retrasar el envío del fax actual y especifica la fecha y la hora de este retraso.Transmisiónretrasada hasta:



Alternativa: Códigos de cuerpo

También puede usar códigos de cuerpo para anular su información del remitente y opciones de fax (incluidala portada). Si desea más información, consultar Códigos de cuerpo (Referencia) en la página 62

Gestión de destinatarios con IBM Notes

Cuando redacta un fax con el formulario para IBM Notes, es posible que necesite saber cómo gestionar demanera adecuada la información que desea ingresar en el campo destinatarios. Esta sección le ayuda ahacerlo.

Nota: La manera de ingresar números de fax fue simplificada especialmente para el formulario deredacción para IBM Notes. Sin embargo, cuando se envía un fax, la sintaxis usada finalmente para losnúmeros de fax es actualmente la misma que para cualquier cliente SMTP. Durante la redacción delfax, puede aplicar previamente esta sintaxis de manera automática a los números de fax ingresados,utilizando un botón exclusivo (véase Determinar números de fax en la página 80).




Por ejemplo:5141234567p9876


Puede añadir información del destinatario y asociarla al número de fax ingresado, usando una sintaxisdedicada que es exactamente la misma que para los clientes de correo-e usando SMTP (véase Adición dela información del destinatario a través del campo Destinatario del correo-e en la página 59).

Sin embargo, al igual que para un simple número de fax, el formulario para IBM Notes le permite ingresar lainformación sin tener que ingresar la palabra fax= ni el nombre del dominio en el servidor de fax (con elsigno @).

Por ejemplo:5141234567/fn=john/ln=smith


Sugerencia: La información del destinatario también se puede especificar utilizando códigos de cuerpo,como en cualquier otro cliente de correo-e, utilizando SMTP (con las mismas restricciones). VéaseAdición de la información del destinatario a través del Cuerpo del mensaje de correo-e en la página 61.



• Para ingresar manualmente varios destinatarios, debe separarlos con una coma. Por ejemplo:5141234567, 5149876543



• También puede añadir direcciones de correo-e reales si desea enviar el mismo mensaje por correo-e aotros destinatarios. Por ejemplo:5141234567, [email protected]

• Finalmente, puede añadir destinatarios a partir de la agenda IBM Notes. Si desea más detalles, consultarAñadir destinatarios a partir de la agenda IBM Notes en la página 80.

Determinar números de fax

Cuando se envía un fax, la sintaxis usada finalmente para los números de fax es actualmente la misma quepara cualquier cliente SMTP:fax=número_fax@nombre_dominio

El formulrio determinará automáticamente los números de fax con la buena sintaxis, incluido el nombre deldominio usado para su servidor fax. Para verificar si el número de fax será determinado correctamente,puede usar el botón .

Por ejemplo:5141234567,5149876543

será determinado como<[email protected]>,<[email protected]>

Añadir destinatarios a partir de la agenda IBM Notes

Añadir destinatarios fax

Para añadir destinatarios de su agenda, sólo necesita hacer clic en el botón Dirección fax y seleccionar losdestinatarios en su lista de contactos.

Cuando valida su selección de destinatarios, el formulario de composición trata de recuperar información enlos campos Fax oficina y Fax doméstico (números de fax), pero también en los campos Primero y Último(nombres) y el campo Sociedad del contacto, para elaborar y determinar una entrada de destinatario conla buena sintaxis. El comportamiento cambia según lo que se encuentre:

• Si todos los destinatarios tienen al menos un número de fax en el campo Fax oficina o en el campo Faxdoméstico, toda la información se determina en el campo destinatarios del formulario.

• Si un destinatario no tiene un número fax, aparece un cuadro de diálogo que lo invita a ingresar un númeropara este individuo.

• Si un destinatario tiene muchos números de fax (Fax oficina y Fax doméstico), aparece un cuadro dediálogo que lo invita a seleccionar el número donde desea enviar el fax.



Nota: Puede marcar o desmarcar cualquiera de estos números de fax, por defecto se seleccionantodos ellos.

Añadir destinatarios de fax con más información

El formulario de IBM Notes no permite recuperar más información que el número de fax y el nombre y elapellido de los campos de la agenda del contacto. Sin embargo, existen dos maneras de añadir másinformación a un contacto:

• Puede añadir esta información manualmente en el campo destinatarios del formulario, después de haberañadido el contacto desde la agenda.

• Puede añadir esta información en la interfaz del contacto de la agenda: en el campo fax, después delnúmero del fax. Por ejemplo, el campo Fax oficina del contacto puede tener el valor siguiente:5141234567/jobtitle=Manager

Cuando se añade un contacto desde la agenda, también se añade su cargo.

Nota: En ambos casos, puede seguir la sintaxis presentada en esta sección: Adición de la informacióndel destinatario a través del campo Destinatario del correo-e en la página 59.


Añadir destinatarios email

Se pueden añadir destinatarios email desde la agenda si desea enviar el mismo fax como email a algunosdestinatarios. Para esto, sólo necesita hacer clic en el botón Dirección email y seleccionar los destinatariosen su lista de contactos.

Nota: Cuado valida la dirección email de cada destinatario se añade al campo Cc del formulario.



Gestión de portadasCapítulo 8

Generalidades

El editor de portada ofrece la posibilidad de diseñar sus propias portadas para XM Fax, y de modificar lasexistentes proporcionadas con el Servidor fax.

Con el editor de portada, es posible:

• dibujar formas geométricas• añadir texto e imágenes bitmap• añadir variables que introducen automáticamente dicha información, como el nombre del remitente y el

de la sociedad, etc.• crear, importar y vincular objetos compatibles OLE 2.0 (vinculación e integración de objetos) dentro del

editor de portada• configurar varios parámetros como la resolución, el formato de la página y los datos locales (idioma y

formato fecha/hora).

Nota: Los administradores pueden decidir si instalan o no el editor de portada en el ordenador de unusuario. Por esto, es posible que algunos usuarios no tengan acceso al módulo.

Lanzamiento del Editor de portada

Entre las aplicaciones de XM Fax instaladas, seleccione Editor de portada.

Aparecerá el editor de portada tal como se ve en la pantalla siguiente:


Capítulo 8 | Gestión de portadas


El menú Archivo

Le permite crear una nueva portada.Nuevo

Abre una portada previamente guardada.Abrir

Guarda la portada en curso.Guardar

Guarda su portada en curso con un nombre diferente o en una ubicación diferente.Guardarcomo

Imprime la portada en curso.Imprimir

Presenta la portada tal como se verá impresa.Vistapreliminar

Configura las opciones de impresión.Configurarimpresión

Presenta el nombre del archivo de los archivos de portadas a los que accedió recientemente.Archivoreciente

Cierra el editor de portada.Salir



El menú Edición

Elimina la última acción.Deshacer

Corta (quita) los objetos seleccionados y los pone en el portapapeles a fin de pegarlosen otra parte.

Cortar

Copia los objetos seleccionados en el portapapeles.Copiar

Pega el contenido del portapapeles en su portada.Pegar

Borra los objetos seleccionados.Borrar

Le permite crear, importar y vincular un gráfico, texto, hoja de cálculo, etc., creados conotras aplicaciones (véase Integrar y vincular objetos OLE 2.0 en la página 90).

Insertar nuevoobjeto

Le permite editar y actualizar enlaces (sólo para objetos vinculados, véase Gestión deobjetos OLE 2.0 en una portada en la página 91).

Enlaces

Le permite gestionar el objeto OLE 2.0 seleccionado (véase Objetos compatibles OLE2.0 en la página 90).

Objeto

El menú Ver

Presenta la barra de herramientas principal, la barra de herramientas dibujo, y labarra de herramientas de atributos de texto.

Barras deherramientas

Activa o desactiva la barra de estado en la base de la ventana del editor de portada.Barra de estado

Muestra u oculta la visualización de los puntos de la parrilla en la páginaParrilla

Le permite seleccionar una ampliación diferente para ver sus páginas. Por defecto,la página se visualiza al 100% (tamaño actual).

Configuración zoom

Activa la selección del idioma.Idiomas

El menú Variables

Hay tres categorías de variables usadas en las portadas:

• General• Remitente• Destinatario

Estas variables son completadas automáticamente por XM Fax cuando transmite su fax.

Nota: Si desea más información, véase Variables de la portada en la página 87.

El menú Configuración

Le permite seleccionar el tamaño de la página de la portada (Letter, Legal, A3,B3 o A4) o ver las dimensiones de la página en pulgadas, píxeles, o milímetros(véase Configuración del formato de la página en la página 88).

Configuración depágina

Le permite configurar los parámetros locales que determinan el formato de lafecha y de la hora que aparecen en la portada (véase Configuración de losparámetros locales de la portada (idioma y formato de la fecha) en la página 88).

Local

La función Actualizar

El botón Actualizar del menú le permite actualizar la visualización en curso de la portada.



Creación de una portada

1. Abrir el editor de portada.2. Si fuese necesario, ajustar el formato de la página y los parámetros locales para la portada actual (véase

Configuración del formato de la página en la página 88 y Configuración de los parámetros locales de laportada (idioma y formato de la fecha) en la página 88).

3. Añadir y organizar los elementos que desea que aparezcan en la portada:

• Para las formas geométricas, bitmapas y variables, véase Añadido y edición de elementos en la página86.

• Para los objetos compatibles OLE 2.0, véase Objetos compatibles OLE 2.0 en la página 90.

4. Seleccione Guardar como y escriba el nombre de su portada.La extensión .cse se aplica automáticamente.

Nota: Puede guardar la portada con una resolución específica. Si desea más información, véaseConfiguración de la resolución de la portada en la página 89.

Ahora puede usar la portada con el Servidor de fax.

Nota: Su integración depende del administrador (véase XM Fax Guía de administración).

Añadido y edición de elementos

Se puede personalizar la portada añadiendo y editando elementos tales como texto, líneas, formas y variablesgracias a la barra de herramientas:

Dibuja un cuadro de texto en la página visualizada en curso. Escriba el textoinmediatamente después de dibujar el cuadro. Los cuadros de texto pueden serredimensionados haciendo clic en ellos y desplazando las asas.

Texto

Dibuja una línea en la página.Línea

Dibuja un rectángulo o un cuadrado en la página.Rectángulo o cuadrado

Dibuja un rectángulo o un cuadrado con esquinas redondeadas en la página.Rectángulo o cuadrado conesquinas redondeadas

Dibuja un círculo o elipse en la página.Círculo o elipse

Añade una variable en la página. Seleccione una variable General, Remitente,o Destinatario.

Variable

Nota: Si desea más información, véase Variables de la portada en lapágina 87.

Añade un polígono Haga clic una vez y desplace el cursor a la esquina siguiente.Polígono

Nota: Haga doble clic para cancelar la inserción de un polígono.

Inserta, crea o vincula un objeto a la página. Si desea más información, véaseObjetos compatibles OLE 2.0 en la página 90.

Objeto



Variables de la portada

Hay tres categorías de variables usadas en las portadas:

• General• Remitente• Destinatario

Estas variables son completadas automáticamente por XM Fax cuando transmite su fax.

Variables generales

Las variables generales incluyen:

• Hora, Fecha• Número de páginas• Asunto• Comentarios• Marca API, Marca API 2

Variables del Remitente

La información del remitente se define en las propiedades de información del remitente. Las variables delremitente incluyen:

• Estimado, Ver nombre, Nombre, Apellido• Sociedad, Cargo• Calle, Ciudad, Estado, País, Código Zip• Teléfono, Fax, Celular, Pager, e-mail• Código de facturación, Código de subfacturación

Variables del Destinatario

Variables del destinatario, es decir, variables relativas al destinatario del fax, se incluyen cuatro categorías:

• Nombre• Dirección• Destino• Otros

La tabla siguiente lista las variables ofrecidas en cada categoría. Observe que la información del destinatarioestá definida en la agenda.

OtrosDestinoDirecciónNombre

TeléfonoDestinoCalleEstimado

ExtensiónFaxCiudadNombre

CelularFax 2EstadoApellido

PagerFax 3Código ZipNombre

Código de facturacióne-mailPaísSociedad

Código de subfacturacióne-mail 2Cargo

Comentario de la agendae-mail 3



OtrosDestinoDirecciónNombre

Usuario 1

Usuario 2

Usuario 3

Usuario 4

Nota: La selección del menú Estimado recibe el valor ingresado en el campo Saludos en la agenda.

Configuración del formato de la página

Para acceder al cuadro de diálogo de la configuración del formato de la página, basta seleccionarConfiguración ➤ Configuración de página.

Aquí, puede cambiar:

• El formato de la página de su portada gracias a la lista desplegable Tamaño papel.

Nota: Las dos dimensiones del tamaño seleccionado se visualizan a la derecha del cuadro de diálogo(en la unidad de medida seleccionada más abajo).

• La unidad de medida usada para la portada Pulgadas, Píxeles o Milímetros).

Nota: Las coordenadas del cursor (en la barra de estado del editor) se visualizarán en esta unidad.

Configuración de los parámetros locales de la portada (idioma y formatode la fecha)

Puede seleccionar los parámetros locales que serán implementados en la definición de la cubierta.

Para acceder al cuadro de diálogo de la configuración local, seleccionar Configuración ➤ Local.



Aquí, puede cambiar:

• El idioma (y país, con su configuración local normal) usado para la portada en curso, en la lista desplegableLocal.

• Los formatos de la Hora y de la Fecha que desea usar para las variables hora y fecha que puede haberañadido a su portada.

Nota: Tiene acceso a varios formatos predefinidos que puede probar seleccionándolos: la secciónMuestras simulará el formato de salida real de la fecha y de la hora actual.

También, el formato personalizado le permite ingresar (en el campo situado al lado de la listadesplegable) su propio formato, creado de acuerdo con la sintaxis ICU 4.0 (si desea más detalles,consultar la página Web: http://icu-project.org/apiref/icu4c/classSimpleDateFormat.html, en la secciónDescripción detallada).

Configuración de la resolución de la portada

Las máquinas fax autónomas tienen normalmente una resolución inferior a la de las impresoras láser. Susportadas pueden tener una apariencia lévemente más tosca cuando se imprimen en una máquina fax.

Puede aplicar una resolución específica a su portada al guardarla por la primera vez (o seleccionandoArchivo➤ Guardar como si el archivo ya existe).

Aquí, puede seleccionar una resolución en el cuadro desplegable Resolución en la parte inferior. Lasopciones disponibles son:

• Baja resolución (200 x 100)• Alta resolución (200 x 200), seleccionada por defecto• Resolución fina (300 x 300)• Resolución ultra fina (400 x 400)

Nota: Una vez guardado el archivo, la resolución queda integrada en la definición de la portada. Poresto, si desea usar una portada con varias resoluciones, debe tener cada ejemplar con un nombrediferente. Sin embargo, si sólo necesita cambiar la resolución de una portada existente, debe usar laopción Guardar como y sobreescribir el archivo usando el mismo nombre.



http://icu-project.org/apiref/icu4c/classSimpleDateFormat.html

Objetos compatibles OLE 2.0

Debido a que el editor de portada es compatible OLE 2.0, puede crear, integrar o vincular culquier objetocompatible OLE 2.0 creado con una amplia variedad de aplicaciones de terceros.

Cómo funciona

Cuando crea un nuevo objeto, la aplicación usada para crear el objeto se lanza al interior del editor de portada.Una ventana de la aplicación le permite realizar las operaciones necesarias, y los menús, barras deherramientas y barra de estado se integran en la ventana del editor de portada. Haga clic fuera de la ventana,pero dentro de la portada para cerrar la aplicación.

Ejemplo de aplicaciones

Entre muchos otros,los objetos colocados en una portada pueden ser gráficos de CorelDraw y CorelPhotoPaint, gráficos de Microsoft Paint, diapositivas de Microsoft PowerPoint, documentos Word y WordPerfect,etc.

Nota: La aplicación para generar el tipo de objeto deseado debe estar accesible en el ordenador queejecuta el editor de portada.

Integrar y vincular objetos OLE 2.0

Con el editor de portada, un objeto OLE 2.0 puede ser integrado (físicamente) en la portada, o vinculadoindicando la ruta de la ubicación física del objeto.

En ambos casos, debe hacer clic en el botón para añadir un objeto.

Añadir un objeto integrado

Cuando un objeto está integrado, puede ser considerado como cualquier otro elemento tal como un texto,una forma geométrica, una imagen bitmap o una variable. Sin embargo, un objeto integrado puede seractualizado en el editor de portada: la aplicación original usada para crear el objeto se lanza al interior deleditor de portada.

Cuando se abre el cuadro de diálogo Insertar objeto, tiene dos opciones:

• Si desea crear un objeto desde cero y diseñarlo directamente en el editor de portada:

1. Seleccione la opción Crear nuevo.2. Seleccione el tipo de objeto que desea crear, luego haga clic en OK.

La aplicación asociada al tipo de objeto seleccionado se abre y puede iniciar el diseño del objeto.

Nota: Una vez terminado el objeto, sólo debe hacer clic en la portada, fuera del objeto.

• Si desea integrar un objeto que ya existe:

1. Seleccione la opción Crear de archivo.2. Examine para buscar el archivo deseado, luego haga clic en OK.

Se añade el objeto (integrado) a la portada.

Nota: Un objeto itegrado se enmarca con líneas continuas.



Añadir un objeto vinculado

Cuando un objeto está vinculado, sólo su ruta de ubicación y nombre de archivo están referenciados en laportada sin que esté físicamente integrado. Los cambios efectuados al objeto vinculado - fuera del editor deportada, usando la aplicación que lo creó - se reflejan automáticamente en la portada.

Cuando se abre el cuadro de diálogo Insertar objeto:

1. Seleccione la opción Crear de archivo.2. Seleccione la casilla Enlace.3. Examine para buscar el archivo deseado, luego haga clic en OK.

Se añade el objeto (vinculado) a la portada.

Nota: Un objeto itegrado se enmarca con líneas punteadas.

Gestión de objetos OLE 2.0 en una portada

Edición de un objeto en una portada

Se pueden editar objetos directamente desde la portada, sólo haciendo doble clic en ellos. Sin embargo, elcomportamiento es levemente diferente según el estado (integrado o vinculado) del objeto:

• Si el objeto está integrado:

1. la aplicación que lo creó se abre al interior del editor de portada,2. una vez terminada la modificación, sólo debe hacer clic en la portada, fuera del objeto.

• Si el objeto está vinculado:

1. la aplicación que lo creó se abre independientemente fuera del editor de portada,2. una vez terminada la modificación, necesita guardar el objeto antes de cerrar su aplicación.

Nota: En este caso, tenga cuidado pues el archivo fuente indicado por el enlace será modificado(no sólo en la portada).

Conversión de un objeto

Según los formatos soportados, puede convertir un objeto en otro formato.

Cuando un objeto está seleccionado, seleccioneEditar➤ Tipo_ObjetoObjeto➤Convertir, luego seleccionarel formato deseado para la conversión.

Nota: Tipo_Objeto es el tipo del objeto seleccionado. Las conversiones posibles dependen de este tipode objeto.

Gestión de enlaces (sólo para objetos vinculados)

Puede acceder a la interfaz de gestión de enlaces seleccionando Editar ➤ Enlaces.



Todos los objetos vinculados de la portada actual están listados en esta interfaz.

Nota: Si había un objeto vinculado seleccionado al abrir esta interfaz, estará seleccionado por defectoen la lista. Sin embargo, una vez abierta la interfaz, puede seleccionar cualquier otro objeto de la listay administrar sus parámetros de vinculación.

Por defecto, los objetos vinculads en una portada se actualizan automáticamente (opción: Automática).Cuando se cambia el objeto con la aplicación que lo creó, esos cambios se reflejan inmediatamente yautomáticamente en la portada.

Sin embargo, la actualización puede ser manual (opción: Manual). Cuando la actualización manual estáseleccionada, el objeto queda como era en el momento que lo vinculó. Los cambios sólo se aplican al objetooriginal y no al objeto de la portada. Si necesita actualizar esta última, puede usar Actualizar ahora.

Por ejemplo, un logotipo ya usado como un objeto vinculado en una portada debe ser modificado. Debecambiar la actualización de automática a manual mientras se efectúan estos cambios. Una vez terminadaslas modificaciones, puede volver a la actualización automática o mantener la actualización manual anticipandocambios ulteriores.

Gracias la misma interfaz, también puede:

• Lanzar la aplicación para editar el objeto vinculado (Fuente abierta)• Transformar el objeto vinculado en un objeto integrado rompiendo el enlace (Romper enlace)• Cambiar el enlace para apuntar hacia otro objeto (Cambiar de fuente)



Monitoreo de sus faxes y de su cuentaCapítulo 9

Monitoreo de sus faxes y de su cuenta

Para ver todo el contenido de su buzón de fax y conocer el estado de todos los faxes que ha enviado orecibido debe usar por defecto el cliente de acceso a la Web (véase Visión general en la página 97).

Además, es posible que el administrador haya configurado su perfil de envío de fax para que recibanotificaciones por correo-e sin que importe la actividad de fax de su Buzón de fax (véase Enviar faxes conclientes email: Visión general en la página 55).

Además de esto, puede monitorear en tiempo real el estado actual y la actividad más reciente de su cuentade fax a través de un icono dinámico situado en la barra de tareas de Windows (véase El punto de monitoreode la cuenta de fax en la página 93).


El punto de monitoreo de la cuenta de fax

Una vez instalada, esta función proporciona un medio para monitorear continuamente la actividad de sucuenta de fax (ej.: conectividad y eventos de fax relativos a su cuenta de fax). También proporciona un puntode acceso rápido a su buzón de fax basado en la Web.


La función está representada por un icono dinámico e interactivo situado en la barra de tareas de Windows:

Comprender el estado del icono

Permanece hasta...DescripciónEstado

—No hay error de fax.Está conectadoal sistema de faxy... Usted retira de su buzón de faxes los faxes

con error.Hay al menos un fax entrante o saliente conerrores en sus carpetas del historial defaxes.

Ha leído todos los faxes recibidos y todoslos faxes pendientes fueron enviados (ohan fallado).

Al menos un fax recibido no ha sido leído(historial de entrada) o un fax está en envío(cola de salida).

o

intermitente


Capítulo 9 | Monitoreo de sus faxes y de su cuenta

Permanece hasta...DescripciónEstado

El sistema se hace accesible.El sistema de fax es inaccesible (debido a un problema delservidor o a una incorrecta configuración de la cuenta; véaseGestión de la configuración en la página 94)

Nota: El estado del icono se actualiza cada 5 minutos.

Interactividad adicional

EfectosAcción

El estado del icono es actualizado instantáneamente y una sugerencia aparece con la informaciónrelacionada (cuenta de usuario conectado, mensaje de estado, número de faxes implicados por elestado...).

Con el ratónencima

Su Buzón de fax se abre a través de su navegador Web (véase Visión general en la página 97).Con un doble clic

Puede gestionar la configuración de la función (véase Gestión de la configuración en la página94).

Con un clicderecho

Gestión de la configuración

Configuración del idioma

Para definir el idioma visualizado de la función, hacer un clic derecho en el icono de monitoreo de la barrade tareas de Windows y seleccionar su Idioma.

Configuración de la cuenta

Para gestionar la configuración de la conexión usada por el icono de monitoreo, hacer un clic derecho en elicono de la barra de tareas de Windows y seleccionar Configuración de la cuenta.



Todas las configuraciones de la conexión y del inicio de sesión descritas a continuación son obligatoriaspara usar la función:

• Configuración de la conexión del servidor de fax:

Atención: Este valor debe ser correctamente configurado (o comunicado) por su administradormientras instala la función y no debe cambiarlo.

DescripciónCampo

Nombre que se utiliza para acceder al host del servidor de fax local.Nombre o URL del host


En el contexto HTTPS, <ServerName_or_IP> debe ser el nombre común del servidorde fax (y no su dirección IP).

• Autentificación:

DescripciónOpción

Si desea conectarse automáticamente con su cuenta de Windows actual.Usar la identificaciónsimple integrada deWindows

Si desea conectarse usando su cuenta de fax registrada por el servidor de fax (Nombrede usuario y Contraseña).

Usar la identificaciónbásica



Cliente de webCapítulo 10

Visión general

XM Fax proporciona una interfaz basada en navegador para el envío de faxes y la presentación del estadode los faxes enviados, recibidos y en espera. Esta interfaz se conoce como Cliente de web.

Terminología

La interfaz del Cliente de web utiliza terminología y siglas que son bien conocidas en la industria del fax, noasí para la mayoría de los usuarios. Puede consultar el léxico al final de este capítulo para conocer mejorestos términos (véase Lexicon en la página 141).

Conectarse al Cliente de web

Nota: En caso de una solución basada en la nube (el servidor no es un despliegue local), la conexiónes controlada por la solución basada en la nube y este procedimiento no corresponde.

1. Iniciar el navegador de Internet a través del enlace o la dirección comunicada por el administrador.Por lo general: http://<ServerName_or_IP>/fax

Nota: En el contexto de HTTPS, la sintaxis es: https://<ServerName>/fax

donde <ServerName> debe ser el Nombre común del servidor de fax (y no su dirección IP).

Aparece la pantalla de conexión al Cliente de web, como se muestra en la pantalla siguiente.

Nota: Si su administrador del sistema le ha autorizado el acceso con su cuenta NT actual, podráconectarse automáticamente a la pantalla Estado del fax.

2. Ingresar su Dirección de correo-e (o su dirección SMTP), tal como ha sido asignada por el administradordel sistema.

3. Ingresar su Contraseña.


Capítulo 10 | Cliente de web

4. Si fuese necesario, marcar la casilla No cerrar sesión para acceder con mayor rapidez a la interfaz enlas próximas conexiones.

5. Hacer clic en Conexión.

Nota: Por razones de seguridad, en ocasiones se le podría indicar que cambie su contraseña antesde acceder a la interfaz del Cliente de web. La política predeterminada para las contraseñas es lasiguiente: 8 caracteres como mínimo, incluyendo al menos 1 letra mayúscula y 1 número (a menosque su administrador haya definido otra política).

Una vez conectado, se muestra la página Historial de entrada del Cliente de web.

Nota: Si desea acceder a la bandeja de fax de otro usuario como delegado (en caso de que dispongade esta función) véase: Acceder a la interfaz (de otro usuario) como delegado en la página 133.

Descripción del entorno del Cliente de web

Barra de navegación superior

La barra de navegación superior incluye los elementos siguientes:

DescripciónElemento del menú

Proporciona acceso a la vista del Menú de carpetas (véase Carpetas de fax en la página100).

Faxes

Proporciona acceso a la vista de Contactos, donde se encuentran las agendas telefónicas(véase Agenda telefónica web en la página 136).

Contactos

Indica el nombre de usuario XM Fax correspondiente al usuario que está conectadoactualmente.

Nombre de usuario (correoelectrónico)

Abre un cuadro de diálogo donde se pueden cambiar varias opciones de la interfaz (véaseOpciones del Cliente de web en la página 99).

Opciones

Lanza una ayuda en línea acerca del Cliente de web.Ayuda

Desconecta el usuario actual de la aplicación.Desconexión

Panel de navegación izquierdo

El contenido del panel de navegación izquierdo varía dependiendo del contexto, según se describe acontinuación:



DescripciónElemento del menú

Esta lista desplegable aparece solo si usted es un Delegado de otro usuario de XM Fax yle permite alternar entre su cuadro de fax y los cuadros de fax de los usuarios de quienes

Cuadro de fax

usted es delegado. Si desea más detalles, consultar Acceder a la interfaz (de otro usuario)como delegado en la página 133.

El botón Redactar fax, situado en el lado izquierdo de la interfaz de web del usuario, abreuna página donde usted puede configurar, redactar y enviar fax, directamente desde unnavegador de Internet. Si desea más detalles, consultar la sección siguiente: FunciónRedactar en la página 124.

Nota: Es posible que sus derechos de envío de fax no le permitan acceder al botónRedactar fax.

Las carpetas Historial de entrada, Historial de salida y Cola de salida se muestrancuando usted selecciona Faxes en la barra de navegación superior, y le permiten accedera todos los faxes del cuadro de fax actual (véase Carpetas de fax en la página 100).

Carpetas de fax

Estas carpetas se muestran cuando selecciona Contactos en la barra de navegaciónsuperior y le permiten buscar y gestionar los contactos de su agenda telefónica (véaseAgenda telefónica web en la página 136).

Agendas telefónicas ygrupos

Opciones del Cliente de web

El enlace Opciones da acceso a las dos pestañas de opciones descritas a continuación.

Nota: Estas dos pestañas se visualizan sólo si su administrador ha activado la función Delegación. Sino es el caso, sólo aparecerá la sección Opciones (descrita aquí en la pestaña General).

General/Opciones del usuario

PredeterminadoDescripciónOpción

Para cambiar el idioma visualizado en la interfaz.Idioma de la interfaz

PDFPara cambiar el formato de visualización de los faxes (TIF o PDF).Formato de descargade fax




Preguntar si deseoañadirlos a miscontactos personales

Para configurar la adición automática de los contactos a su agenda.

Si desea más información, consultarConfigurar el añadido automáticode contactos en la página 140.

Cuando se envía unfax a nuevoscontactos

No marcada:Para desactivar la selección automática de los contactos de la agendaal escribir un nombre o un número de fax en los campos de la pestañaRedactar.

Desactivarautocompletar

Seguridad


Para cambiar la contraseña de su cuenta XM Fax.Cambiar contraseña

Nota: La política predeterminada para las contraseñas es lasiguiente: 8 caracteres como mínimo, incluyendo al menos 1letra mayúscula y 1 número (a menos que su administradorhaya definido otra política).

Delegación

Esta pestaña le permite:

1. Añadir otros usuarios XM Fax como delegados.2. Configuración de los permisos para darles acceso a su buzón fax.

Si desea más informaciones, véase: Añadir y gestionar delegados en la página 131.

Enlace con el instalador de bajada de XM Fax para las aplicaciones clientes de Windows

Solución basada en la nube: El enlace de descarga está disponible a través del Centro de asistencia:Technical Support ➤ Software and Tools (https://support.xmedius.com/hc/en-us/articles/203824826).

Entre las aplicaciones puede instalar la impresora Web Fax Composer que puede ser útil al usar Web Access.Véase Adjuntar documentos a un fax usando la impresora de Web Fax Composer. en la página 133 si deseamás informaciones sobre esta función.

Carpetas de fax

En la ventana Faxes se muestran las carpetas siguientes en el Panel de navegación:

• La carpeta Historial de entrada: Contiene todos los faxes que ha recibido (véase Carpeta Historial deentrada en la página 101).

• La carpeta Historial de salida: Contiene todos los faxes que ha enviado (véase Carpeta Historial desalida en la página 110).

• La carpeta Cola de salida: Contiene todos los faxes que están en proceso de envío (véase Carpeta decola de salida en la página 116).



https://support.xmedius.com/hc/en-us/articles/203824826

Para acceder a la carpeta que desea consultar, hacer clic en el enlace de la carpeta del Panel de navegación.

Carpeta Historial de entrada

La carpeta Historial de entrada contiene dos listas de faxes: una que contiene los faxes actuales (vista deCarpeta de faxes actuales) y otra que contiene los faxes eliminados (vista de Carpeta de faxes eliminados).

Historial de entrada - Vista de Carpeta de faxes actuales

En la carpetaHistorial de entrada, puede seleccionar las vistas de carpetas de faxesActuales o Eliminados.

La vista de carpeta de faxes Actuales presenta el estado de los faxes actuales que ha recibido. Para vermás detalles sobre la lista de faxes Eliminados, consultar Historial de entrada - Vista de Carpeta de faxeseliminados en la página 102.

La carpeta de faxes del Historial de entrada presenta los controles siguientes:

• Función de búsqueda: Encima de los enlaces Actuales | Eliminados verá los campos y botones deBúsqueda. ConsultarBúsqueda de registros del historial entrada en la página 120 si desea más informaciónsobre esta función.

• Función Ordenar: A la derecha de la carpeta verá la función Ordenar. Consultar Ordenar la lista defaxes en la página 120 para ver una descripción de esta función.

• Botones de gestión de faxes: Justo encima de la lista de faxes se encuentran tres botones: Reenviar,Eliminar y Más acciones Estos botones le permiten gestionar sus faxes. Véase Gestión de sus faxessalientes en la página 102.

• Lista de faxes: La lista de faxes contiene todos los faxes que ha recibido. Para cada fax se muestra lainformación básica siguiente:

• El estado de fax recibido;• La información De: o CSID remoto.• La información del campo A: o el número de destino del fax;• El número de páginas que contiene el fax, y;• La fecha de recepción (o la hora si se recibió ese mismo día).



Al hacer clic en cualquier fax se mostrarán los detalles de este. Consultar Visualizar los detalles de unfax entrante en la página 105 para ver una descripción de esta función.

Nota: Cada vez que se visualiza un fax (a menos que la misma persona lo haga varias veces en uncorto periodo de tiempo), la acción se registra en el Registro de eventos de fax (véase Registro deeventos de entrada en la página 109).

Historial de entrada - Vista de Carpeta de faxes eliminados

La carpeta de faxes Eliminados del historial de salida muestra el estado de todos los faxes entrantes quese han eliminado.

La vista de carpeta de faxes eliminados del historial de entrada presenta las mismas funciones que la vistade carpeta de faxes actuales del historial de entrada, pero con la adición de un botón Restaurar. VéaseGestión de sus faxes salientes en la página 102.

Gestión de sus faxes salientes

La vista de la carpeta de faxes actuales del historial de entrada ofrece al usuario varias opciones paragestionar los faxes:

DescripciónBotón

Este botón le permite reenviar uno o varios de los fax recibidos a uno o varios destinatarios.

Actualmente una función completa ofrece varias opciones de fácil uso para el usuario talescomo destinos recientemente usados y favoritos, y arrastrar y soltar faxes para reenviarlosrápidamente (véase Reenviar faxes en la página 103).

Reenviar

Nota: Los faxes que desea reenviar pueden ser seleccionados en las vistas Actualo Eliminados del historial de entrada.

Nota: Cuando se ha reenviado un fax, se muestra un icono junto a la casilla.

En la vista Carpeta de faxes actuales: Al hacer clic en el botón Eliminar se eliminan losfaxes seleccionados. Los faxes eliminados se pueden visualizar en la vista de carpeta defaxes eliminados.

En la vista Carpeta de faxes eliminados: Al hacer clic en el botón Eliminar se eliminanpermanentemente los faxes seleccionados.

Eliminar

SOLO en la vista de Carpeta de faxes eliminados: Al hacer clic en el botón Restaurar,los faxes seleccionados se envían de vuelta al Historial de entrada - Carpeta de faxesactuales.

Restaurar



DescripciónBotón

Cuando un fax no se ha leído, aparece resaltado con texto en negrita. Una vez revisado,el texto aparece sin negritas. El usuario puede seleccionar si un fax se marca como visto

Más acciones > Marcarcomo visto

o no visto, sin tener que abrirlo, haciendo clic en el botón Marcar como visto o Marcarcomo no visto.Más acciones > Marcar

como no visto

Al seleccionar la casilla que aparece debajo de los botones, se seleccionarán todos losfaxes que se muestran en la carpeta.

Casilla de selecciónSeleccionar todos

El proceso es sencillo, simplemente seleccionar uno o más faxes marcando las casillas a la izquierda de lasentradas de todos los faxes en la ventana del Historial de entrada y luego hacer clic en el botón apropiadosegún la acción deseada.

Nota: Cada vez que se realiza una acción de la tabla anterior, dicha acción se registra en el Registrode eventos del fax (véase Registro de eventos de entrada en la página 109).

Reenviar faxes

Los faxes pueden ser reenviados del Histórico de entrada (ya sea en la vista Actual o Eliminado):

Inicio del reenvío

Antes de seleccionar los detinatarios, tiene dos opciones para iniciar la acción de reenvío:

• Marcar la casilla a la izquierda de la línea (de uno o varios faxes), luego hacer clic en Reenviar, o• Arrastrar directamente el fax (o una selección de varios faxes) al botón Reenviar usado el tirador ( ) a

la izquierda de la línea.

El botón/Menú reenvío

En todos los casos, el botón Reenviar desplegará un menú en el que podrá seleccionar los destinos, para:

• Reenvío rápido (véase Reenvío rápido en la página 103).• Reenvío avanzado (véase Reenvío avanzado en la página 104).

Reenvío rápido

Puede beneficiarse de varias funciones y opciones que le permiten reenviar rápidamente faxes a los destinosque más usa.

Sin embargo, todas estas funciones dependen de su actividad de reenvío actual, es posible que sea necesarioque vaya varias veces a la ventana de reenvío rápido antes de obtener un entorno efectivo de reenvío rápido(véase Reenvío avanzado en la página 104).

Destinos disponibles rápidamente

El menú Reenviar contiene – entre otras opciones – una lista de los destinos más recientes que ha usadopara reenviar faxes, y una lista de destinos que puede haber marcado como favoritos (véase Gestión de losfavoritos en la página 104).



Al seleccionar un destino en una de estas listas (al hacer clic en la selección de un fax o arrastrando ysoltando un fax) instantáneamente reenviará los faxes implicados a este destino.

Nota: Si desea reenviar el mismo fax a varios destinatarios, debe repetir la misma acción para todoslos destinatarios implicados, o puede realizar esto en una sola acción seleccionando Más.

Gestión de los favoritos

En cualquier lugar donde se liste un destino en la interfaz a través de la función reenviar (en el menú Reenviaro en la ventana de reenvío avanzado), se visualiza una estrella en la que se puede hacer clic a su izquierdapara poder añadirlo como favorito o eliminarlo de la lista de favoritos.

La lista completa de favoritos aparece en el menú Reenviar, sobre la lista de los destinos recientementeusados.

Reenvío repetitivo a varios destinos

Si necesita reenviar faxes de manera repetitiva a varios destinos, por ejemplo si está a cargo de la distribuciónde los faxes recibidos a través de un sólo número de fax a varios destinatarios internos de su sociedad, estaoperación puede ser facilitada seleccionando Reenvío ➤ Desadjuntar antes de iniciar el reenvío de losfaxes.

De esta manera, tiene todo el contenido del menó Reenviar permanentemente disponible en una ventanaseparada, que le permite arrastrar y soltar faxes rápidamente en cualquiera de sus destinatarios recienteso favoritos.

Reenvío avanzado

Al seleccionar Reenviar ➤ más accede a una ventana donde se pueden realizar muchas más accionesespecíficas y avanzadas.



Reenviar la selección de faxes a varios destinatarios

Una vez que accede a esta pantalla, sólo necesita hacer clic en los destinos disponibles en la lista de laizquierda para añadirlos a la derecha (con el fin de elaborar una lista de destinos a la que se debe reenviarla selección de faxes) y luego hacer clic en Reenviar.

Nota: Si selecciona un destino por error, sólo necesita hacer clic en él en la lista de la derecha paraeliminarlo de la selección.

Búsqueda de destinos disponibles

Puede buscar destinos ingresando caracteres en el campo Buscar: la lista inferior se actualizaráinstantáneamente para visualizar sólo los destinos cuyo nombre contiene (en cualquier parte del nombre) lasecuencia de caracteres ingresados.

Filtrar los destinos disponibles

Los destinos disponibles pueden ser de varios tipos (usuarios de fax, carpetas, impresoras...). Puede filtrarlospor tipo, usando la lista desplegable a la derecha del campo Buscar. Se visualizan todos los tipos por defecto.

Visualizar los detalles de un fax entrante

Para ver los detalles de un fax recibido, hacer clic en la entrada de fax correspondiente del Historial deentrada.

Los detalles del fax entrante se dividen en cinco pestañas:

• Fax (véase Pestaña Faxes salientes en la página 106)• Propiedades (véase Pestaña Propiedades de faxes entrantes en la página 107)• Historial de encaminamiento (véase Pestaña Historial de encaminamiento de entrada en la página 108)• Nota (véase Pestaña Notas de faxes salientes en la página 109)• Registro de eventos (véase Registro de eventos de entrada en la página 109)



Los siguientes controles están disponibles en la vista Detalles del fax:

• Enlace Atrás: Regresa a la vista de carpetas;• Botón Descargar: Descarga el archivo de fax en formato TIFF a su disco duro local;

Nota: Este botón estará deshabilitado a menos que su administrador haya activado la función deDescarga. Si la función se activa mientras usted está conectado a su cuenta, podría tener quedesconectarse y volverse a conectar para poder utilizarla.

• Botón Reenviar: Tiene la misma función que el botón Reenviar de la vista de carpetas (véase Gestiónde sus faxes salientes en la página 102);

• Botón Eliminar: Tiene la misma función que el botón Eliminar de la vista de carpetas (véase Gestión desus faxes salientes en la página 102);

• Botón Restaurar (SOLO en el historial de entrada: vista de Carpeta de faxes eliminados): Tiene la mismafunción que el botón Restaurar de la vista de carpetas (véase Gestión de sus faxes salientes en la página102);

• Botón Más acciones > Imprimir información del fax: Abre el cuadro de diálogo de impresión delnavegador de Internet para imprimir las Propiedades del fax junto con el Historial de encaminamiento yla Nota;

• Botón Más acciones > Marcar como no visto: Una vez que se ha revisado un fax, el texto aparece sinnegritas. Al usar este botón, el usuario puede restaurar el fax al estado de no visto (texto en negritas).

Nota: Cada vez que se realiza una acción de la tabla anterior, dicha acción se registra en el Registrode eventos del fax (véase Registro de eventos de entrada en la página 109).

Restricción: Es posible que sus derechos de envío de fax no le permitan acceder a los botonesDescargar o Imprimir información del fax.

Pestaña Faxes salientes

La pestaña Fax muestra el contenido de un fax recibido. Los contenidos del fax no se pueden editar.



Se dispone de los controles siguientes:

•Iconos de Diseño de página : Si se hace clic en estos iconos se obtienen los efectos siguientes(de izquierda a derecha):

• Ver el fax en modo de página (para lectura)• Ver el fax en modo de miniatura (para vista global y selección de página)

•Controles de Selección de página : En los faxes de múltiples páginas, selecciona elnúmero de página con flechas o a través de un campo de entrada.

•Iconos deRotación de página : Si se hace clic en estos iconos se obtienen los efectos siguientes(de izquierda a derecha):

• Rotar todas las páginas 180 grados (posición invertida)• Rotar la página actual 180 grados (posición invertida)

•Controles de Aumento de página :

• Ajustar horizontalmente en la ventana• Ajustar verticalmente en la ventana• Cambia el aumento de la(s) página(s) con un control deslizante o a través de un campo de entrada

de porcentaje

Pestaña Propiedades de faxes entrantes

La pestaña Propiedades muestra la información del fax. Véase Lexicon en la página 141 para conocer laterminología y las siglas específicas.



Propiedades adicionales

Si su administrador ha configurado el servidor para usar y mostrar propiedades de fax adicionales(personalizadas), estas aparecen en la parte inferior de esta misma página, como se muestra en el ejemplosiguiente:

Nota: El título real de la sección, así como las etiquetas reales de estas propiedades adicionalesdependerán de la configuración realizada por su administrador, según el propósito específico de estasdentro de su organización.

Algunas de estas propiedades pueden ser de solo lectura, mitras que otras pueden ser editables (identificadascon un icono de lápiz). Si se le permite o desea editar tales propiedades, haga clic en el icono de lápiz,ingrese o modifique el valor y haga clic en Guardar.

Nota: Cada vez que una propiedad personalizada es modificada (por usted, por un delegado de subuzón de fax o por un administrador) la acción se registra en el Registro de eventos de fax (véaseRegistro de eventos de entrada en la página 109).

Pestaña Historial de encaminamiento de entrada

La pestaña Historial de encaminamiento contiene la información y el historial de encaminamiento para estefax:

Nota: El fax puede haber sido reenviado varias veces o a varios destinatarios; en todos los casos, todala información de reenvío será listada en esta pestaña.



Pestaña Notas de faxes salientes

La pestaña Nota de fax permite a los usuarios añadir notas de texto personales a los faxes entrantes ysalientes.

Nota: Por ejemplo, un usuario puede usar la nota de fax como recordatorios del contenido o como unapalabra clave para consultas de búsqueda. La ventana tiene una capacidad máxima de 2500 caracterespara cada nota de fax.

Hacer clic en el botón Guardar para guardar el texto. El texto que contienen las notas de fax sigue al faxcuando este se reenvía a otros usuarios de XM Fax.

Nota: Cada vez que se guarda una nota, la acción se registra en el Registro de eventos de fax (véaseRegistro de eventos de entrada en la página 109). El contenido de la nota guardada aparecerá comoparte de la información registrada, donde estará visible solo para el autor de la nota y los administradoresautorizados.

Registro de eventos de entrada

La pestaña Registro de eventos muestra todos los eventos que ocurrieron y todas las acciones realizadasen el fax actual.

Nota: Es posible que, en dependencia de los derechos de su perfil de envío de fax, no tenga acceso aesta pestaña, pero siempre estará disponible para los administradores autorizados.



Un registro de eventos de faxes entrantes incluirá lo siguiente:

1. Todos los eventos de éxitos y fracasos relacionados con:

• Envío de faxes (por el sistema)• Encaminamiento y notificaciones de fax (al destinatario y otros destinos)

2. Cualquier acción realizada por usuarios (incluidos los delegados) y administradores, como:

• Fax visto o descargado

Nota: Si el mismo usuario/administrador visualiza el fax varias veces en un periodo corto detiempo, la acción podría no registrarse varias veces (debido a un proceso de almacenamiento encaché temporal)

• Fax marcados como visto o no vistos• Fax reenviado o reencaminado• Fax eliminado o restaurado• Nota de fax guardada• Propiedad personalizada de fax modificada

Cada evento/acción se registra con su fecha, resumen y nombre del originador. Al seleccionar un evento oacción específicos, podría haber información adicional disponible debajo del registro.

Exportación del registro de eventos de fax

El registro de eventos de fax se puede exportar/descargar a través de un archivo de Microsoft Excel (archivo.xlsx con el nombre de la ID de transacción de fax). Este archivo contiene la información detallada sobretodos los eventos/acciones del fax actual.

Carpeta Historial de salida

La carpeta Historial de salida contiene dos listas de faxes: una que contiene los faxes actuales (vista deCarpeta de faxes actuales) y otra que contiene los faxes eliminados (vista de Carpeta de faxes eliminados).



Historial de salida - Vista de Carpeta de faxes actuales

En la pestaña Historial de salida, puede seleccionar las vistas de carpetas de faxes Actuales o Eliminados.

La vista de carpeta de faxes Actuales presenta el estado de todos los faxes actuales que ha enviado. Paraver más detalles sobre la vista de faxes Eliminados, consultar Historial de salida - Vista de Carpeta de faxeseliminados en la página 111.

La carpeta de faxes del Historial de salida presenta los controles siguientes:

• Función de búsqueda: Encima de los enlaces Actuales | Eliminados verá los campos y botones deBúsqueda. ConsultarBúsqueda de registros del historial entrada en la página 120 si desea más informaciónsobre esta función.

• Función Ordenar: A la derecha de la carpeta verá la función Ordenar. Consultar Ordenar la lista defaxes en la página 120 para ver una descripción de esta función.

• Botones de gestión de faxes: Justo encima de la lista de faxes se encuentran tres botones: Eliminar,Volver a enviar y Más... . Estos botones le permiten gestionar sus faxes. Véase Gestión de sus faxessalientes en la página 112.

• Lista de faxes: La lista de faxes contiene todos los faxes que ha enviado. Para cada fax se muestra lainformación básica siguiente:

• El estado de fax enviado;• El asunto del fax;• La información del campo A: o el número de destino del fax;• El número de páginas que contiene el fax, y;• La fecha de envío (o la hora si se envió ese mismo día).

Al hacer clic en cualquier fax se mostrarán los detalles de este. Consultar Visualizar los detalles de faxessalientes en la página 113 para ver una descripción de esta función.

Nota: Cada vez que se visualiza un fax (a menos que la misma persona lo haga varias veces en uncorto periodo de tiempo), la acción se registra en el Registro de eventos de fax (véase Registro deeventos de salida en la página 115).

Historial de salida - Vista de Carpeta de faxes eliminados

La carpeta de faxes Eliminados del historial de salida muestra el estado de todos los faxes salientes quese han eliminado.



La vista de carpeta de faxes eliminados del historial de salida presenta las mismas funciones que la vista decarpeta de faxes actuales del historial de salida, pero con la adición de un botón Restaurar. Véase Gestiónde sus faxes salientes en la página 112.

Gestión de sus faxes salientes

La vista de la carpeta de Faxes actuales del historial de salida ofrece al usuario varias opciones paragestionar los faxes:

DescripciónBotón

Hacer clic en el botón Volver a enviar para volver a enviar el o los faxes:Volver a enviar

• A los mismos números (opción predeterminada, sin ingresar un nuevo número).• O a uno o varios números diferentes (ingresándolos en el campo correspondiente).• Posiblemente con un (nuevo) aplazamiento de difusión (ingresando una fecha y una

hora después de haber marcado la función Aplazamiento de la difusión hasta.

Después de la validación, el o los faxes seleccionados se enviarán a la Cola de salidapara su procesamiento.

Nota: Si su administrador ha configurado el servidor para usar propiedades de faxadicionales (personalizadas) los faxes que se vuelven a enviar incluirán los valoresactuales de los faxes originales al momento en que tiene lugar el nuevo envío (exceptolos valores que se originan a partir de los códigos de barras, los cuales siempre sevuelven a escanear).

En la vista Carpeta de faxes actuales: Al hacer clic en el botón Eliminar se eliminan losfaxes seleccionados. Los faxes eliminados se pueden visualizar en la vista de carpeta defaxes eliminados.

En la vista Carpeta de faxes eliminados: Al hacer clic en el botón Eliminar se eliminanpermanentemente los faxes seleccionados.

Eliminar



DescripciónBotón

SOLO en la vista de Carpeta de faxes eliminados: Al hacer clic en el botón Restaurar,los faxes seleccionados se envían de vuelta al Historial de salida - Carpeta de faxes actuales.

Restaurar

Cuando un fax no se ha leído, aparece resaltado con texto en negrita. Una vez revisado,el texto aparece sin negritas. El usuario puede seleccionar si un fax se marca como visto

Más acciones > Marcarcomo visto

o no visto, sin tener que abrirlo, haciendo clic en el botón Marcar como visto o Marcarcomo no visto.Más acciones > Marcar

como no visto



Nota: Cada vez se realiza una acción de la tabla anterior, dicha acción se registra en el Registro deeventos del fax (ver Registro de eventos de salida en la página 115).

Restricción: Es posible que sus derechos de envío de fax no le permitan acceder al botón Volver aenviar.

Visualizar los detalles de faxes salientes

Para ver los detalles de un fax enviado, hacer clic en la entrada de fax correspondiente en Historial desalida.

Los detalles del fax saliente se dividen en cuatro pestañas:

• Fax (véase Pestaña Faxes salientes en la página 114)• Propiedades (véase Pestaña Propiedades de faxes salientes en la página 114)• Nota (véase Pestaña Notas de faxes salientes en la página 115)• Registro de eventos (véase Registro de eventos de salida en la página 115)


• Enlace Atrás: Regresa a la vista de carpetas;• Botón Descargar: Descarga el archivo de fax en formato TIFF a su disco duro local;




• Botón Volver a enviar: Tiene la misma función que el botón Volver a enviar de la vista de carpetas (véaseGestión de sus faxes salientes en la página 112);

• Botón Eliminar: Tiene la misma función que el botón Eliminar de la vista de carpetas (véase Gestión desus faxes salientes en la página 112);

• Botón Restaurar (SOLO en el historial de salida: vista de Carpeta de faxes eliminados): Tiene la mismafunción que el botón Restaurar de la vista de carpetas (véase Gestión de sus faxes salientes en la página112);

• Botón Más acciones > Imprimir información del fax: Abre el cuadro de diálogo de impresión delnavegador de Internet para imprimir las Propiedades del fax junto con la Nota;

• Botón Más acciones > Marcar como no visto: Una vez que se ha revisado un fax, el texto aparece sinnegritas. Al usar este botón, el usuario puede restaurar el fax al estado de no visto (texto en negritas).

Nota: Cada vez que se realiza una acción de la tabla anterior, dicha acción se registra en el Registrode eventos del fax (véase Registro de eventos de salida en la página 115).

Restricción: Es posible que sus derechos de envío de fax no le permitan acceder a los botonesDescargar, Imprimir información del fax o Volver a enviar.


El procedimiento para visualizar el contenido de un fax saliente en una ventana de navegación es el mismoque el usado para ver un fax entrante. Si desea más detalles, consultar la sección, Pestaña Faxes salientesen la página 106.

Pestaña Propiedades de faxes salientes




Propiedades adicionales

Si su administrador ha configurado el servidor para usar y mostrar propiedades de fax adicionales(personalizadas), estas aparecen en la parte inferior de esta misma página, como se muestra en el ejemplosiguiente:

Nota: El título real de la sección, así como las etiquetas reales de estas propiedades adicionalesdependerán de la configuración realizada por su administrador, según el propósito específico de estasdentro de su organización.

Algunas de estas propiedades pueden ser de solo lectura, mitras que otras pueden ser editables (identificadascon un icono de lápiz). Si se le permite o desea editar tales propiedades, haga clic en el icono de lápiz,ingrese o modifique el valor y haga clic en Guardar.

Nota: Cada vez que una propiedad personalizada es modificada (por usted, por un delegado de subuzón de fax o por un administrador) la acción se registra en el Registro de eventos de fax (véaseRegistro de eventos de salida en la página 115).

Pestaña Notas de faxes salientes

La pestaña Nota de fax permite a los usuarios añadir notas de texto personales a los faxes entrantes ysalientes. Si desea más detalles, consultar Pestaña Notas de faxes salientes en la página 109.

Registro de eventos de salida

La pestaña Registro de eventos muestra todos los eventos que ocurrieron y todas las acciones realizadasen el fax actual.

Nota: Es posible que, en dependencia de los derechos de su perfil de envío de fax, no tenga acceso aesta pestaña, pero siempre estará disponible para los administradores autorizados.



Un registro de eventos de faxes salientes incluirá lo siguiente:

1. Todos los eventos de éxitos y fracasos relacionados con:

• Envío de faxes (al sistema)• Difusión de faxes (al destinatario)• Notificaciones de fax (retorno)

2. Cualquier acción realizada por usuarios (incluidos los delegados) y administradores, como:

• Transmisión de fax/difusión cancelada o reintentada• Fax visto o descargado

Nota: Si el mismo usuario/administrador visualiza el fax varias veces en un periodo corto detiempo, la acción podría no registrarse varias veces (debido a un proceso de almacenamiento encaché temporal)

• Fax marcados como visto o no vistos• Fax vuelto a enviar• Fax eliminado o restaurado• Nota de fax guardada• Propiedad personalizada de fax modificada

Cada evento/acción se registra con su fecha, resumen y nombre del originador. Al seleccionar un evento oacción específicos, podría haber información adicional disponible debajo del registro.

Exportación del registro de eventos de fax

El registro de eventos de fax se puede exportar/descargar a través de un archivo de Microsoft Excel (archivo.xlsx con el nombre de la ID de transacción de fax). Este archivo contiene la información detallada sobretodos los eventos/acciones del fax actual.

Carpeta de cola de salida

La carpeta de Cola de salida contiene solo una lista de faxes. Los faxes se mantendrán en esta carpetahasta que termine el proceso de envío.

Vista Carpeta de cola de salida

La carpeta Cola salida muestra el estado de los faxes que se están enviando o que están a la espera deser enviados.

La carpeta de faxes en la Cola de salida presenta los controles siguientes:



• Función de búsqueda: En la parte superior de la ventana verá los campos y botones de Búsqueda.ConsultarBúsqueda de registros del historial entrada en la página 120 si desea más información sobreesta función.

• Botones de gestión de faxes: Justo encima de la lista de faxes se encuentran dos botones: Cancelary Volver a enviar ahora. Estos botones le permiten gestionar sus faxes. Véase Gestión de sus faxes enespera en la página 117.

• Lista de faxes: La lista de faxes contiene todos los faxes que ha enviado. Para cada fax se muestra lainformación básica siguiente:

• Estado del fax en espera;• El asunto del fax;• La información del campo «A:» o el número de destino del fax;• El número de páginas que contiene el fax, y;• La hora a la que se envió o, en caso de haberlo aplazado, la hora (si es el mismo día) o la fecha a la

que se enviará.

Nota: Deberá actualizar la página para ver el progreso de un fax que se envía.

Cuando el destino del fax ha respondido con una señal de ocupado: el fax permanece en la cola hastaque XM Fax intenta un nuevo envío.

Cuando la transmisión del fax se ha aplazado (para un envío de fax programado): el fax permanece enla cola con el estado de Aplazado hasta que llegue la fecha de su envío.

Al hacer clic en cualquier fax se mostrarán los detalles de este. Consultar Visualizar los detalles de unfax en cola de salida en la página 118 para ver una descripción de esta función.


Gestión de sus faxes en espera

La vista de Cola de salida ofrece al usuario varias opciones para gestionar los faxes, usando botones talescomo: Cancelar, Cancelar difusión, y Reintentar ahora. Consultar la pantalla siguiente, y la tabla si deseauna idea general.

DescripciónBotón

Cuando hay faxes con estado de En espera para reintento, esto puede haber sido causadopor un error temporal (línea de fax ocupada) o permanente (problemas de hardware o

Reintentar ahora

software) detectado por XMFaxDriver. Una vez corregido este error, el sistema cambia elestado a Listo para enviar. Cuando el usuario hace clic en el botón Reintentar ahora, elsistema ejecuta la acción de inmediato, sin pasar por el modo de reintento aplazado.



DescripciónBotón

Hacer clic en el botón Cancelar para cancelar la difusión del fax o faxes seleccionados.Cancelar

Marcar la casilla a la izquierda del nombre del fax que desea anular, en la ventana Colade salida que forma parte de la difusión que desea cancelar y hacer clic en el botónCancelardifusión.

Cancelar difusión

Nota: Un fax se difunde cuando un usuario de XM Fax envía el mismo fax a dos omás destinatarios. Cada ejemplar del fax difundido aparece por separado en la Colade salida. Puede anular uno (o varios) de estos faxes, tal como acabamos dedescribirlo, o anular toda la difusión.



Nota: Cada vez se realiza una acción de la tabla anterior, dicha acción se registra en el Registro deeventos del fax (ver Registro de eventos de salida en la página 115).

Sugerencia: La única manera de cambiar la fecha/hora programada de un fax aplazado es cancelareste fax en la Cola de salida y luego volver a enviarlo a partir del Historial de salida (véase Gestión desus faxes salientes en la página 112).

Visualizar los detalles de un fax en cola de salida

Para ver los detalles de un fax en cola de salida, hacer clic en la entrada de fax correspondiente en la Colade salida.


Los detalles del fax entrante se dividen en dos pestañas:

• Fax (véase Pestaña Faxes salientes en la página 119)• Propiedades (véase Pestaña Propiedades de faxes salientes en la página 119)




• Enlace Atrás: Regresa a la vista de carpetas.• Botón Descargar: Descarga el archivo de fax en formato TIFF a su disco duro local;


• Botón Volver a intentar ahora: Tiene la misma función que el botón Volver a intentar ahora de la vistade carpetas (véase Gestión de sus faxes en espera en la página 117);

• Botón Más acciones > Imprimir información del fax: Abre el cuadro de diálogo de impresión delnavegador de Internet para imprimir las Propiedades del fax;

• Botón Más acciones > Cancelar / Cancelar difusión: Tiene la misma función que el botón Cancelar /Cancelar difusión de la vista de carpetas (véase Gestión de sus faxes en espera en la página 117);

Nota: Cada vez que se realiza una acción de la tabla anterior, dicha acción se registra en el Registrode eventos del fax (véase Registro de eventos de salida en la página 115).

Restricción: Es posible que sus derechos de envío de fax no le permitan acceder a los botonesDescargar o Imprimir información del fax.


El procedimiento para visualizar el contenido de un fax saliente en una ventana de navegación es el mismoque el usado para ver un fax entrante. Si desea más detalles, consultar la sección, Pestaña Faxes salientesen la página 106.

Pestaña Propiedades de faxes salientes


Nota: Incluso si su administrador ha configurado el servidor para usar propiedades de fax adicionales(personalizadas), estas no aparecerán entre las propiedades de fax saliente en esta página. Sin embargo,usted podrá verlas entre las propiedades de fax de salida (véase Pestaña Propiedades de faxes salientesen la página 114).



Funciones Ordenar y Buscar

Estas dos herramientas le ayudarán a organizar los faxes y desplazarse a través de estos.

Puede ordenar sus faxes según distintos valores predefinidos y realizar búsquedas utilizando diferentesvariables.

Ordenar la lista de faxes

La función Ordenar le permite ordenar la lista de faxes según valores predefinidos. Cuando el cursor seencuentra sobre el texto subrayado en negrita, se muestra la lista de valores. Seleccionar el valor deseadopara ordenar la lista. Si hace clic en la flecha triangular, se invertirá el orden.

La lista de valores que se muestran en la figura corresponde a la carpeta Historial de entrada. En la carpetaHistorial de entrada se dispone de los valores siguientes:

• Estado• Asunto• Hora• A

Nota: Esta función no está disponible en la carpeta Cola de salida.

Buscar en la lista de faxes

Puede visualizar todos los faxes, o una selección específica de éstos, en cualquiera de las tres carpetas,mediante la barra de búsqueda ubicada en la parte superior del navegador.

Búsqueda de registros del historial entrada

Búsqueda simple del historial de entrada

La herramienta de búsqueda simple (se observa a continuación) contiene un campo de búsqueda y doslistas desplegables.



Búsqueda de texto

El campo le permite ingresar una palabra clave que puede localizar un conjunto específico de faxes en elarchivo del historial de entrada. La búsqueda se realiza en todos los campos de propiedad de los Detallesdel fax, incluidas las propiedades adicionales (campos personalizados) que el administrador pueda haberhabilitado;

Restricción: La búsqueda no incluye el contenido de la imagen del fax (en la pestaña Fax).

Nota: La búsqueda no distingue entre mayúsculas y minúsculas.

El usuario cuenta con la posibilidad de incluir o excluir de la búsqueda palabras clave específicas, en unaexpresión de búsqueda muy parecida a la de un motor de búsqueda. La tabla siguiente proporciona detallesadicionales sobre los parámetros de búsqueda que se pueden utilizar en este campo.

DescripciónOperador

Los operadores + y - indican que una palabra debe estar presente o ausente, respectivamente, para poderobtener una coincidencia. Los operadores se deben colocar antes (sin espacio) de la palabra (p. ej.: +xxx-yyy).

+ -

Los asteriscos sirven como operador de truncado (o comodín). Se deben adjuntar a la palabra por designar.Las palabras coinciden si comienzan con la palabra que antecede al operador *.

*

Una frase que esté entre comillas dobles ("") sólo coincidirá con filas que contengan literalmente la mismafrase, tal como ésta se escribió. El motor de texto completo divide la frase en palabras, y efectúa la búsqueda

"

de las palabras. Los caracteres que no son palabras no necesitan coincidir totalmente. La búsqueda defrases sólo requiere que coincidan exactamente las mismas palabras de la frase y en el mismo orden. Porejemplo, "frase de prueba" coincide con "frase, prueba".

Nota: La búsqueda simple está diseñada para ignorar palabras «genéricas» específicas llamadas«palabras de parada», tales como,el, o, nuevamente, etc. Estas palabras de parada se pueden modificarpara añadir o eliminar palabras específicas que pueden interferir con la naturaleza de la búsqueda.Comuníquese con su Administrador para mayor información.

Nota: En la búsqueda simple, una palabra se define como una secuencia de letras, dígitos, guionesbajos, pero sólo 1 apóstrofe consecutivo en una fila. Por ejemplo:

• aaa'666 se considera como 1 palabra• a'b'c65 se considera como 1 palabra• a"abcd6 se considera como dos palabras

Una vez seleccionados todos sus criterios, hacer clic en el botón Buscar. Si deja el campo de búsquedavacío y la opción Todos en los menús desplegables, se mostrarán todos los faxes (ver los menús desplegablesFecha y Estado a continuación).

Nota: Si ha realizado una selección en los menús desplegables, la función de búsqueda buscará soloen los faxes filtrados. Para buscar en todos los faxes, seleccionar Todos en ambos menús desplegables.

Filtrar por fechas

El menú desplegable Fecha le permite filtrar los faxes según los siguientes criterios: el fax se recibió encualquier momento o en determinado intervalo de tiempo.

Hacer clic en el intervalo de tiempo deseado. Si selecciona Personalizado aparece el menú Intervalo defechas personalizado donde podrá especificar otro intervalo de fechas. Puede reducir su búsqueda inclusomás si especifica una hora de inicio en la fecha inicial y una hora de terminación en la fecha final. Las horasse pueden seleccionar en incrementos de 15 minutos.



El filtro se implementa en cuanto se selecciona un elemento de la lista desplegable o cuando se hace clicen el botón Aceptar del menú Intervalo de fechas personalizado.

Filtrar por estado

El menú desplegable Estado le permite ver todos los faxes actuales o filtrarlos para ver solo los recibidos olos de envío parcial/fallido. En cuanto se realiza una selección, se implementa el filtro de los faxes.

Búsqueda avanzada del historial de entrada

Para una búsqueda relacionada con un campo específico del fax, hacer clic en el enlace Avanzado.

Nota: El enlace Avanzado no está disponible para soluciones basadas en la nube.

Ingresar los valores de búsqueda que desea.

Restricción: Las propiedades adicionales (campos personalizados) que el administrador puede haberhabilitado no se incluyen en la búsqueda avanzada.

En la búsqueda avanzada, el valor de búsqueda debe coincidir con todo el contenido del campo relacionado.Si se busca en el campoDe se ingresaría, por ejemplo, 5142221111 como número de fax en lugar de 2221111,ya que este último no produciría ningún resultado.

Nota: La búsqueda no distingue entre mayúsculas y minúsculas.

El operador O (en mayúscula) se puede utilizar en estos campos para buscar criterios alternos.

Los menús desplegables Fecha y Estado funcionan igual que en la búsqueda simple.

Nota: Consultar Lexicon en la página 141 para ver la terminología específica y las siglas utilizadas enla búsqueda avanzada.



Búsqueda de registros del historial salida

Búsqueda simple del historial de salida

La búsqueda simple del Historial de salida funciona de la misma forma que la búsqueda simple del historialde entrada. Véase Búsqueda simple del historial de entrada en la página 120

Búsqueda avanzada del historial de salida

La búsqueda avanzada del Historial de salida funciona igual que la Búsqueda avanzada del historial deentrada en la página 122, pero los campos de búsqueda son diferentes.


Restricción: Las propiedades adicionales (campos personalizados) que el administrador puede haberhabilitado no se incluyen en la búsqueda avanzada.

Buscar registros de la Cola de salida

Búsqueda simple

La búsqueda simple de la cola de salida funciona de la misma forma que la búsqueda simple del historial deentrada. Véase Búsqueda simple del historial de entrada en la página 120

Nota: Hay algunas diferencias aquí en comparación con el historial de faxes entrantes y salientes:

• El menú desplegable Estado se sustituye por el menú desplegable Prioridad. Le permite indicar sidesea ver todos los faxes salientes o solo los de prioridad Alta, Normal o Baja.

• Incluso si su administrador ha configurado el servidor para usar propiedades de fax adicionales(personalizadas), no es posible hacer búsquedas en estas desde la cola de salida. Sin embargo,usted podrá hacer búsquedas en estas desde el historial de salida.

Búsqueda avanzada

La búsqueda avanzada de la cola de salida funciona igual que la Búsqueda avanzada del historial de entradaen la página 122, pero los campos de búsqueda son diferentes.




Función Redactar

El botón Redactar fax abre una página donde usted puede configurar, redactar y enviar faxes directamentedesde un navegador de Internet.

Descripción de la interfaz de redacción

Pestañas

La página Redactar contiene tres pestañas: Redactar (predeterminada), Información del remitente y laempresa , y Opciones. Se usan en Crear y enviar un fax en la página 128.

Botones

El botón Enviar, situado encima de las pestañas, transmite el fax.

Nota: Es posible que sus derechos de envío de fax no le permitan acceder al botón Enviar.

El botón Vista previa hace que el servidor de fax genere una vista preliminar de su fax antes de enviarlo.

Nota: Esta operación (que implica la conversión de imágenes en el servidor) puede tardar cierto tiempoen dependencia del número de páginas de los archivos adjuntos.

La pantalla de vista previa ofrece las mismas opciones de visualización que las que están disponibles cuandose visualiza un fax enviado o recibido (véase Pestaña Faxes salientes en la página 106). En esta pantallausted puede enviar su fax o regresar a la pantalla de redacción para realizar los cambios.

Atención: Si hace clic en el botón Redactar fax se reiniciarán todos los campos y se cancelará el faxque usted estaba preparando.

La pestaña Redactar

En el cuadro de diálogo de la pestaña Redactar los usuarios pueden especificar los destinatarios del fax,modificar la portada, e incluir elementos adjuntos.



En la sección Destinatarios, se dispone de los siguientes campos:

El nombre del(de los) destinatario(s).Nombre

La entidad donde trabaja(n) el(los) destinatario(s).Empresa

El número de fax del(de los) destinatario(s).Fax

Sugerencia: Puede añadir un signo «+» antes de un código de país extranjero paraaplicar el formato correcto al número de fax del campo A: en la portada.Sin embargo, lafunción de signo «+» podría no ser compatible dependiendo de su empresa telefónica ode la configuración del servidor de fax proporcionada por su administrador.

Nota: Para añadir (y gestionar) uno o más destinatarios, consultar Añadir uno o más destinatarios a unfax en la página 129.

En la sección Portada, se dispone de los siguientes campos:

Seleccionar una portada a adjuntar al memo (la portada predeterminada es Basic01.cse) Sino desea adjuntar una portada , seleccionar Ninguna.

Estilo

El asunto del memo del fax.Asunto

El mensaje de texto principal del fax.Comentario

En la sección Archivos adjuntos, los usuarios pueden adjuntar uno o más archivos al fax. Si desea másinformación, consultar Añadir uno o más elementos adjuntos a un fax en la página 130.

También puede añadir elementos adjuntos usando la impresora de Web Fax Composer. Véase Adjuntardocumentos a un fax usando la impresora de Web Fax Composer. en la página 133.



Nota: Aunque la impresora de Web Fax Composer abre la función de Redacción en el Cliente de web,esta se puede usar con el Cliente de web ya abierto y adjuntará elementos al fax actual. Lo hará aunqueya hayan elementos adjuntos al fax actual.

La lengüeta remitente e información de la compañia

El cuadro de diálogo para la lengüeta Remitente e Información de la compañia es el lugar donde usteddebe introducir su Información personal, Información de facturación, y la Información de la compañia.Se puede usar la información suministrada en el perfil asociado a su cuenta de usuario, o indicar directamentela información personalizada.

Usar remitente e información de la compañía por defecto: seleccione esta opción para usar la informaciónde facturación y de la compañia especificada en el perfil asociado a su cuenta de usuario. La informaciónpersonal permanecerá vacía, salvo por el correo electrónico.

Usar el remitente e información de la compañía habituales : seleccione esta opción para personalizar lainformación personal, de facturación y de la compañia para este fax. Con esta selección, podrá editar loscampos debajo de esta selección:

Un saludo estándar. Por ejemplo, Estimado Sr., Estimada Srta.,Estimada Sra..

Tratamiento:

El nombre de pila del remitente.Nombre:

El apellido del remitente.Apellido:

El cargo del remitente.Cargo:



La dirección electrónica del remitente.Correo electrónico:

El número de teléfono celular del usuario (voz).Celular:

El número del remitente.Busca:

El código de facturación del remitente.Código de facturación:

El código de subfacturación del remitente.Código de subfacturación:

El nombre de la compañia del remitente.Compañia:

La dirección de la compañia del remitente (número y calle).Dirección:

La ciudad donde está ubicada la compañia del remitente.Ciudad:

El estado o provincia donde está ubicada la compañia del remitente.Provincia:

El país donde está ubicada la compañia del remitente.País:

El código postal de la compañia del remitente.Código Postal:

El número de teléfono de la compañia del usuario (voz).Teléfono:

El número de fax de la compañia del remitente.Fax:

Al hacer clic en el botón Restaurar valores por defecto iniciales se restablecen en los campos los valorestomados del perfil del usuario. Si no se indica ningún valor en el perfil, o si el campo forma parte de la secciónInformación personal (salvo el correo electrónico), el contenido del campo se pone en blanco.

La pestaña opciones

El cuadro de diálogo para la pestaña Opciones es el espacio donde debe definir los parámetros del fax, eindicar si desea recibir notificaciones. Consultar la pantalla siguiente donde se describe.

Seleccione Usar opciones por defecto para usar los parámetros del fax especificados en el perfil asociadoa su cuenta de usuario.

Seleccione Usar opciones habituales para personalizar los parámetros del fax. Si selecciona esta opción,podrá ingresar datos en los campos siguientes:

Especifica la prioridad del fax (Baja o Normal). El valor por defecto es Normal.Prioridad:



Especifica el número máximo de veces en que la pasarela intenta transmitirel fax, antes de renunciar al envío. Por defecto son 3 . El número máximo es99

Número de reintentos:

Especifica la resolución del fax (Alta o Baja ). Por defecto es Alta.Resolución:

Marque esta casilla para emitir una notificación después de que se logre enviarun fax sin percances.

Notificar éxito:

Marque esta casilla para emitir una notificación cuando no se logre enviar unfax.

Notificar fallo:

Marque esta casilla para activar la recepción de una simple notificación(resumida) después de la emisión de la difusión de un fax.

Notificar difusión:

Nota: Activar este tipo de notificación no suspende las otras notificacionesde faxes salientes. Si deja las casillas Notificar éxito y Notificar fallosmarcadas, recibirá notificaciones para todas las comunicaciones fax alinterior de la difusión.

Si desea retrasar el envío del fax actual, marque esta casilla y luego ingreseuna fecha y una hora de retraso.

Transmisión retrasadahasta:

Al hacer clic en Restaurar valores por defecto se restablecen en los campos los valores tomados del perfildel usuario. Si no especifica ningún valor en el perfil, el contenido del campo aparece en blanco.

Crear y enviar un fax

Para usar esta función, debe tener derechos para enviar faxes.

Para crear y enviar un fax usando la función Redactar del Cliente de web, seguir los siguientes pasos:

1. Hacer clic en Redactar fax.2. En la pestaña Redactar, ingresar el Nombre, Empresa y Número de fax de un destinatario.

Sugerencia: Si desea añadir un código DTMF (como un número de extensión o un código de largadistancia), puede ingresarlo después del número del fax, precedido por una o varias pausas (comao letra p – sin distinción entre mayúsculas y minúsculas).

Por ejemplo: (514) 222-3333p1234 (equivalente a (514) 222-3333,1234).

Nota: Si desea añadir (y gestionar) más de un destinatario, consultar Añadir uno o más destinatariosa un fax en la página 129.

Los campos Nombre, Empresa y Número de fax ofrecen entradas automatizadas a partir de la agendade web cuando usted comienza a ingresar un valor.

3. Ingresar el Asunto del fax,4. Introducir el texto real del mensaje en la sección Comentario.5. Si desea usar una portada específica, seleccionar una portada en la lista desplegable Portada, o

seleccionar Ninguna si no desea adjuntar una portada al fax.6. Si desea adjuntar un archivo al fax, consultar Añadir uno o más elementos adjuntos a un fax en la página

130.7. Si necesita modificar la información del remitente y de la empresa o la configuración del fax actual,

consultar La lengüeta remitente e información de la compañia en la página 126 y La pestaña opciones enla página 127.

8. Hacer clic en el botón Enviar, situado sobre las pestañas de la función Redactar.



Nota: Puede generar una vista previa de su fax antes de enviarlo. Sin embargo, esta operaciónpuede tardar cierto tiempo en dependencia del número de páginas a previsualizar. Véase Descripciónde la interfaz de redacción en la página 124 para más información.

Al enviar un fax, el Cliente de web confirma el estado de envío mediante una confirmación del ID de difusiónsimilar a la siguiente:

Nota: Puede añadir un contacto a su agenda cuando envía un fax. Sin embargo, esta acción puede serconfigurada de antemano. Si desea más información, consultar Configurar el añadido automático decontactos en la página 140

Añadir uno o más destinatarios a un fax

Aquí se indica la manera de añadir uno o más destinatarios a un fax que se desea enviar, y la manera degestionar la lista de destinatarios.

Este procedimiento toma en cuenta que está preparando un fax antes de enviarlo. Si desea más informaciónsobre el envío de un fax, consultar Crear y enviar un fax en la página 128.

Para añadir uno o varios destinatarios a su fax:

1. En la pestaña Marcar, ingresar el Nombre, Sociedad y Número de fax de un destinatario.2. Si desea añadir más de un destinatario, hacer clic en el botón Más destinatarios.

Aparece una nueva sección a la derecho de los campos Destinatarios.

3. Ingresar la información del destinatario en los campos de información y hacer clic en Añadir una vezrealizado el ingreso.

4. Repetir esta operación para cada destinatario del fax.5. Si necesita modificar la información de un destinatario ya ingresado en la lista:

a) Seleccionar un destinatario en la lista, y hacer clic en Editar.

Nota: En los campos que ya contienen información, si hace clic en Editar se elimina estainformación.

La información del destinatario seleccionado aparece en los campos correspondientes a la izquierday el destinatario desaparece de la lista.

b) Modificar la información en los campos y hacer clic en Añadir para validar.El destinatario modificado aparece nuevamente en la lista.



6. Si desea eliminar un destinatario de la lista, selecionarlo y hacer clic en Retirar.

Añadir uno o más elementos adjuntos a un fax

Aquí se indica la manera de añadir uno o más elementos adjuntos a un fax que se desea enviar.

Este procedimiento toma en cuenta que está preparando un fax antes de enviarlo. Si desea más informaciónsobre el envío de un fax, consultar Crear y enviar un fax en la página 128.

Para añadir uno o varios elementos adjuntos a su fax:

1. Hacer clic enExaminar y seleccionar un archivo para adjuntarlo al fax.2. Si desea añadir más de un elemento adjunto, hacer clic en el botón Más adjuntos.

Se abre una nueva sección bajo el campo Examinar.

3. Hacer clic enExaminar y seleccionar el archivo que desea adjuntar al fax y hacer clic en Añadir.4. Repetir esta operación para cada elemento adjunto al fax.5. Usar los botones Mover hacia arriba y Mover hacia abajo para modificar el orden de los elementos

adjuntos.6. Si desea eliminar un elemento adjunto de la lista, selecionarlo y hacer clic en Retirar.

Nota: También puede añadir elementos adjuntos usando la impresora de Web Fax Composer. VéaseAdjuntar documentos a un fax usando la impresora de Web Fax Composer. en la página 133.

Aunque la impresora de Web Fax Composer abre la función Web Access Compose, se puede usarcon Web Access ya abierta que adjuntará elementos al fax actual. Lo hará aunque ya hayan elementosadjuntos al fax actual.

Delegación

XM Fax permite que los usuarios deleguen a otros XM Fax usuarios el acceso a su bandeja fax, por ejemplo,mientras están de vacaciones.

Siempre que el administrador haya activado la función delegación (por favor consulte al administrador de suServidor fax si no es el caso), dos tipos de usuarios pueden ser definidos en el contexto de la delegación:el propietario y el delegado.

Propietario

Este término define todos los XM Fax usuarios que tienen acceso a su propia bandeja fax a través de lainterfaz cilente Web. Como propietarios, tienen acceso a todas las funciones que el administrador les haotorgado (véase Visión general en la página 97).



Un propietario puede delegar a uno o varios XM Fax usuarios (llamados aquí delegados) el acceso a subandeja fax. El acceso del delegado es configurable (muchas opciones entre un acceso total a muy restringido)y puede ser diferente de un delegado a otro.

Si desea más información sobre la gestión de los delegados, véase Añadir y gestionar delegados en la página131.

Delegados

Este término define todos los XM Fax usuarios que tienen acceso a su propia bandeja fax a través de lainterfaz cliente Web y que han sido seleccionados por otro XM Fax usuario (llamado aquí propietario) paraacceder precisamente a su bandeja fax en un contexto de delegación.

Según los permisos específicos que el propietario ha dado al delegado, este delegado puede tener todo elpoder o un acceso restringido a la bandeja fax del propietario y a sus funciones.

Nota: XM Fax usuarios pueden ser delegados de muchos propietarios.

Si desea más información sobre el acceso a la interfaz como delegado, véase: Acceder a la interfaz (de otrousuario) como delegado en la página 133.

Añadir y gestionar delegados

El procedimiento siguiente supone que:

• Usted ya está conectado a la interfaz de acceso al Cliente Web, bajo su propia bandeja de fax.• Su administrador ha activado la función de Delegación.

Para añadir un delegado y configurar los permisos para el acceso a su bandeja fax:

1. Hacer clic en el enlace Opciones en la esquina superior derecha de la interfaz.Aparece la pantalla Opciones.

2. Seleccionar la pestaña Delegación.

3. Hacer clic en Añadir



4. En el campo Correo-e del usuario, comenzar a escribir el nombre de la cuenta del usuario de la personaque desea añadir como delegado, luego hacer clic en Verificar correo-e.Según las primeras letras que ingrese, el sistema puede completar el nombre en el campo o permitirleque seleccione un elemento en una lista de usuarios disponibles cuyo nombre de cuenta comienza conestas letras.

Importante: Se recomienda usar el botón Verificar correo-e a fin de verificar si el nombre de lacuenta de usuario ingresada existe, de lo contrario no se beneficiará de la delegación deseada.

Sugerencia: Si no encuentra o no recuerda los nombres de cuentas de los usuarios existentes, aúnpuede dejar el campo Correo-e del usuario vacío y simplemente hacer clic en Verificar correo-epara acceder a la lista de todos los usuarios disponibles.

5. Definir los permisos de delegación que desea otorgar a este Delegado específico:

PredeterminadoDescripciónNombre de la opción

DesactivadoEl delegado sólo puede ver la primera página de cualquier fax en su bandeja.Sólo mostrar laprimera página

ActivadoEl delegado puede redactar faxes a partir de su bandeja.Tiene acceso a laredacción

ActivadoEl delegado puede eliminar faxes a partir de la vista Eliminados de subandeja.

Tiene acceso a laeliminaciónpermanente

ActivadoEl delegado puede reintentar el envío de faxes a partir de su Historial desalida.

Tiene acceso alreintento

ActivadoEl delegado puede reenviar faxes a partir de su Historial de entrada.Tiene acceso alreenvío Nota: Todas las operaciones de reenvío serán marcadas con el nombre

del delegado en el Historial de encaminamiento del fax implicado(véase Visualizar los detalles de un fax entrante en la página 105).

Nota: Todas las acciones que un delegado realiza en un fax se registran en el Registro de eventosdel fax (véase Registro de eventos de entrada en la página 109 o Registro de eventos de salida en lapágina 115).

6. Hacer clic en AñadirEl nuevo delegado aparece ahora en la lista de Delegados y el usuario designado ahora puede accedera su bandeja de fax de acuerdo con los permisos que usted haya seleccionado. La Fecha de inicio dela delegación también se muestra para futuras consultas.

Ahora puede añadir y configurar otros delegados si fuese necesario, o gestionar la lista de los existentesusando los botones Editar y Eliminar.



Nota: La Fecha de inicio no cambiará tras la edición de los permisos dentro de una delegación existente.

Acceder a la interfaz (de otro usuario) como delegado

El procedimiento siguiente supone que:

• Su administrador ha activado la función de Delegación.• Al menos otro XM Fax usuario lo ha añadido como delegado.

Para acceder a la bandeja de fax de otro usuario como delegado:

1. Conectarse a la interfaz del Cliente de web con su propia cuenta.En la esquina superior izquierda de la interfaz debe ver la lista desplegable Bandeja de fax, que le permiteconmutar entre su bandeja de fax (en la parte superior de la lista) y las bandejas de fax de todos losusuarios que lo han añadido como delegado.

2. Seleccionar un usuario en la lista desplegable.Ahora se encuentra en la bandeja de fax del usuario seleccionado, y puede actuar según los permisosespecíficos que le haya dado ese usuario como delegado.

Restricción: Los permisos delegados que pueda tener sólo son para enviar faxes (véase la lista deopciones en la sección: Añadir y gestionar delegados en la página 131). Nunca tendrá acceso a lasección Opciones de otra bandeja de fax que no sea la suya propia.

Nota: Todas las acciones que un delegado realiza en un fax se registran en el Registro de eventosdel fax (véase Registro de eventos de entrada en la página 109 o Registro de eventos de salida en lapágina 115).

Sugerencia: Para volver a su propia bandeja de fax, le basta con seleccionar el nombre de su cuentaen la lista desplegable Bandeja de fax.

Adjuntar documentos a un fax usando la impresora de Web FaxComposer.

Si la impresora de Web Fax Composer está instalada en su ordenador, puede enviar faxes a través de lainterfaz del Cliente de web imprimiendo documentos en cualquier aplicación Windows.

Nota: La impresora Web Fax Composer puede ser instalada gracias al paquete de instalación para elcliente. Véase Enlace con el instalador de bajada de XM Fax para las aplicaciones clientes de Windowsen la página 100.

Al usar la impresora de Web Fax Composer, el documento se convierte en un archivo TIFF y se adjunta aun fax por la función Redactar del Cliente de web.

1. Abrir el documento a enviar por fax con la aplicación apropiada.2. Acceder a la opción imprimir de la aplicación.3. Seleccionar la impresora Web Fax Composer en la lista de impresoras disponibles.



4. Imprimir el documento.El documento se transforma en un archivo TIFF y se abre la ventana Preparación del elemento adjunto .El archivo TIFF es visible en el cuadro Progreso .

5. Ingresar su configuración de conexión e identificación (si no se ha configurado).Si desea más informaciones, véaseConfiguración de la conexión y de la identificación en la página 135.

6. Hacer clic en Cargar.Se abre una sesión de la interfaz del Cliente de web en modo redacción, con su archivo TIFF añadidocomo un elemento adjunto.

Nota: En caso de una solución basada en la nube (el servidor no se encuentra en un desplieguelocal), si la Autentificación por dos factores está habilitada en su cuenta, deberá ingresar el Códigode verificación generado por su Aplicación de autentificación.

Nota: Si ya había un fax en preparación en la interfaz web, el archivo TIFF se adjunta a este fax.

Nota: Para cargar más de un elemento adjunto a la vez y para la automatización de la carga dearchivos, véase Opciones de subida en la página 135

7. Para finalizar la redacción del fax y enviar su fax en el Cliente de web, véase .



Opciones de subida

Opciones de subida automática

Si normalmente sube sólo un elemento adjunto a la vez al Web Fax Composer, puede marcar la casillaSubida automática. Cuando imprime a partir de una aplicación Windows, la ventana Preparación delelemento adjunto se abre e inicia la subida inmediatamente.

El botón Cancelar se convierte luego en un botón Cerrar que incluye una temporización de 10 segundosuna vez subido el archivo TIFF. Puede hacer clic en Cerrar en cualquier momento para cerrar la ventana.

Nota: Cuando la opción Subida automática está activada, evita que el usuario modifique la configuración(conexión, identificación, idioma). Para desactivarla, desmarcar la casilla durante el plazo de 10 segundosla próxima vez que use la impresora de Web Fax Composer.

Subir más de un elemento adjunto

Nota: La casilla Subida automática no debe estar marcada para usar este método.

Una vez que un archivo ha sido transformado en TIFF en la ventana Preparación del elemento adjunto,no hacer clic en Subir esta vez. Volver a su aplicación Windows para usar cualquier otra aplicación Windowsa fin de imprimir cualquier otro archivo en la impresora de Web Fax Composer. El archivo TIFF se añadiráa la casilla Progreso de la ventana Preparación del documento adjunto.

Repetir esta operación tantas veces como sea necesario hasta que todos los elementos que desea adjuntarestén en la casilla Progreso, luego subir al Web Fax Composer. Todos los elementos adjuntos estaránpresentes en la función Web Access Compose.

Nota: Si desea subir un elemento adjunto adicional después de haber subido los otros, imprimir y subirel archivo que será simplemente añadido a la lista de elementos adjuntos en la función Web AccessCompose.

Configuración general

Selección del idioma de la interfaz

Usar la lista desplegable para cambiar instantáneamente el idioma usado en la ventana Preparación delelemento adjunto .

Nota: La configuración predeterminada es Usar mi configuración regional.

Configuración de la conexión y de la identificación

La configuración de la conexión y del inicio de sesión son obligatorias para usar la función.

Configuración de la conexión del servidor de fax:

La forma de conectarse al servidor de fax depende del entorno en el cual se implementa: como desplieguelocal o como parte de una solución basada en la nube.

Atención: Este Nombre o URL del Host debe ser correctamente configurado (o comunicado) por suadministrador mientras instala la función y usted no debe cambiarlo.



DescripciónCampo

Configuración con despliegue local

Nombre que se utiliza para acceder al host del servidor de fax local.

Nombre o URL del host


En el contexto HTTPS, <ServerName_or_IP> debe ser el nombre común del servidor defax (y no su dirección IP).

Configuración con solución basada en la nube

La URL para conectarse a una solución basada en la nube Esta solo se puede ingresaren la forma de una URL.

Autentificación

DescripciónOpción

Si desea conectarse automáticamente con su cuenta de Windows actual.Usar la identificaciónsimple integrada deWindows

Nota: No está disponible (deshabilitada) para una solución basada en la nube.

Si desea conectarse usando su cuenta de fax registrada por el servidor de fax (Nombrede usuario y Contraseña - con la opción de recordar su contraseña).

Usar la identificaciónbásica

Agenda telefónica web

Una agenda telefónica web almacena información de contacto de los destinatarios a quienes usted envíafaxes. Esta información puede incluir un nombre de contacto, número de fax, dirección, empresa y direcciónde la empresa, etc.

Hay dos tipos de agendas telefónicas:

• Agenda telefónica pública (corporativa): se le asigna a usted a través de su perfil (accesible para todoslos usuarios que tienen este perfil) y solo es gestionada por los administradores.

• Agenda telefónica personal (privada): accesible y gestionable solo por usted.

Estas agendas telefónicas se pueden usar principalmente para enviar faxes desde el cliente de web, yopcionalmente desde SendFAX

Este capítulo explica cómo:

• Acceder y navegar en las agendas• Gestionar contactos y grupos en su agenda telefónica personal.• Enviar faxes desde agendas telefónicas.

Acceder y navegar en las agendas

Para acceder a la interfaz de gestión de la agenda telefónica, conectarse a la interfaz de Internet (véaseConectarse al Cliente de web en la página 97) y hacer clic en el enlace Contactos situado en la parte superiorde la página.



La interfaz está dividida en tres secciones. La columna de la izquierda presenta la lista de las agendasdisponibles (y sus grupos) y la columna central le permite navegar a través de los contactos de un gruposeleccionado. La columna de la derecha le permite ver la información y los detalles de un elementoseleccionado.

Nota: Una versión condensada de la información se presenta en la sección de la derecha. Si hace clicen Mostrar todos los detalles verá toda la información del elemento seleccionado.

Herramienta web de búsqueda en la agenda telefónica

Puede buscar elementos gracias a la barra de búsqueda situada bajo la barra de opciones ingresando lasletras en el campoBuscarmiembros. Puede filtrar la búsqueda seleccionando un valor en la lista desplegableMostrar.

Herramienta web de selección rápida de la agenda telefónica

Si desea seleccionar rápidamente varios elementos, use los enlaces disponibles en la barra Seleccionar.

Gestión de los contactos

Al interior de su agenda personal puede:

• Crear y gestionar sus propios contactos y grupos• Copiar contactos de una agenda pública en su agenda personal• Importar contactos a partir de fuentes externas• Configurar el añadido automático de contactos

Esta sección le indica como realizar estas acciones.

Crear un contacto o un grupo

Crear un contacto

Para crear un contacto, hacer clic en .



Nota: Sólo Ver nombre y el número del FAX son obligatorios. Si desea añadir más información alcontacto creado puede acceder a un formulario de ingreso más completo haciendo clic en Mostrardetalles >>:


Hacer clic en Aplicar para validar.

Crear un grupo

Para crear un grupo, seleccionar Grupo usando la flecha situada junto al botón .

Ingresar un Nombre para el grupo y hacer clic en Aplicar para validar.

Gestión de contactos y grupos

Aquí damos una lista de las opciones disponibles ofrecidas para gestionar contactos y grupos en su agendapersonal.

DescripciónBotón

Edita los detalles de los elementos.

Borra el elemento seleccionado.



DescripciónBotón

Añade el elemento seleccionado a un grupo.

Nota: Puede añadir un grupo a otro grupo.

Quita el elemento seleccionado de un grupo.

Nota: Todas las acciones mencionadas se pueden realizar en selecciones múltiples (excepto Editar).Sin embargo, no están disponibles en los elementos de las agendas públicas, pues sólo puede gestionarsus propios contactos.

Copiar contactos públicos en su lista de contactos privados

No se puede modificar un contacto en una agenda pública. Sin embargo, puede copiar contactos a partir deuna agenda pública en su agenda personal para gestionarlos como sus propios contactos.

Para esto, seleccione un elemento, haga clic en y seleccione Contactos personales.

Nota: Esta acción se puede realizar en selecciones múltiples.

Importar contactos a partir de una fuente externa

Puede importar una lista de contactos externa a su agenda personal usando un archivo CSV.

1. Seleccione – en su agenda personal – el nodo Todos los miembros o un grupo donde desea recibir laimportación de la lista externa de contactos.

2.Haga clic en .

3. Seleccione el tipo de aplicación en la que se exportó la lista de contactos, como un archivo CSV (MSOutlook, Outlook Express o IBM Notes).

Nota: Para usar la opción IBM Notes (usando CSV), el archivo CSV debe ser exportado a partir deIBM Notes versión 8.5+, con los parámetros por defecto: todas las propiedades, con encabezados.

4. Examine el archivo que desea importar.



Nota: El archivo importado debe ser un archivo CSV exportado por la aplicación seleccionada conanterioridad.

5. Seleccione la opción para los contactos del archivo CSV que ya existen en la agenda:

• Fusionar: La información contenida en los contactos importados remplazará la de los contactosexistentes.

• Añadir: Se creará un nuevo contacto.• Ignorar: El contacto importado se ignorará.

6. Haga clic en Importar.

Los contactos se añaden a su agenda.

Envío de un fax a partir de una agenda

Para enviar un fax directamente a partir de una agenda

1. Seleccione un contacto o un grupo

Nota: Aquí puede usar selecciones múltiples.

2.Haga clic en .Aparece la pantalla Marcar donde los contactos seleccionados se añaden automáticamente a la secciónDestinatarios.

3. Elabore en fax de la manera normal: Crear y enviar un fax en la página 128

Configurar el añadido automático de contactos

Una función le permite añadir nuevos destinatarios de fax a su agenda después de haber enviado un fax.Puede configurar la manera de trabajar de esta función.

1. En la pantalla principal de la interfaz Web, haga clic en Opciones.

2. Seleccione una opción de añadido, Cuando se envía un fax a nuevos contactos:

• Pregúnteme si deseo añadirlos a mis contactos personales



• Añadirlos a mis contactos personales• No añadirlos a mis contactos personales

3. Haga clic en Aplicar.

Lexicon

ANI: Automatic Number Identification (Identificación automática de número) Este el número de fax delremitente (el campo DE:).

ID de difusión: Cuando se envía a varios destinatarios, XM Fax crea una ID de difusión que será idénticaa todos los faxes de los destinatarios (a diferencia de la ID de transacción que es diferente para cada fax).

Destino: El número de fax de destino (al cual se envía el fax). Aparece en las Propiedades de detalles lascarpetas del Historial de salida y de la Cola de salida.

DID: Direct Inward Dialing (número de Marcado directo de entrada). Este es el número de fax del destinatario(el campo A: en la carpeta del historial de entrada).

Extensión: Cuando se utiliza, aparece después del número de fax en el campo A: de las propiedades defax del Historial de entrada.

ID del Fax: Representa la ID de transacción o la ID de difusión.

CSID remoto: Véase CSID del Identificador de fax remoto.

CSID del Identificador de fax remoto: CSID significa Call Station ID (ID de la central de llamadas). En unfax entrante, la CSID es el identificador del remitente. A menudo es un número de fax, pero también puedeser una cadena de caracteres.

Código de facturación de remitente: Código que el remitente utiliza para atribuir el costo de la transacciónde fax a un proyecto o cuenta específicos.

ID de transacción: Identificador único para cada fax enviado y recibido por XM Fax.



Envío de SMS por correo-eCapítulo 11

Servicio de procesamiento de SMS de salida

Dependiendo de la implementación realizada por su administrador, usted podría beneficiarse de unafuncionalidad que le permite enviar mensajes SMS a través de XM Fax, utilizando su cliente de correo-e.

Nota: Esta función se proporciona como complemento de las funcionalidades de envío de fax reales.Técnicamente, el flujo de envío de faxes y el flujo de envío de SMS no están interrelacionados.

Detalles del servicio de SMS

El servicio que presta XM Fax solo incluye el procesamiento de los correos-e convertidos en mensajes SMSpara su entrega a destinos telefónicos (a través de un proveedor de SMS externo).

Solo los usuarios reconocidos por XM Fax (a través del correo electrónico de su remitente) podrán enviarmensajes SMS, una vez configurados, a través de este servicio.

XM Fax no archiva los mensajes SMS. Por tanto, usted no tendrá acceso a ningún historial de mensajesSMS enviados, excepto en la forma de correos electrónicos con su cliente de correo-e.

Envío de SMS por correo-e

1. Crear un nuevo correo-e a partir de su cliente de correo-e.2. Ingresar el número de teléfono en el campo A, con la sintaxis siguiente:

sms=<phone_number>@<any_domain>

Por ejemplo, si el número es 555 123-4567, ingresar: [email protected].

Nota: Se utiliza la sintaxis predeterminada usada por XM Fax. Se le puede haber proporcionadootra información más específica si su administrador configuró la funcionalidad SMS de maneradiferente.

Sugerencia: Se admite la mezcla de destinatarios (es decir, SMS / fax / destinatarios de correo-e),siempre que se ingrese adecuadamente la sintaxis para cada uno, separadas por un punto y coma.Se procesará correctamente el correo-e según las especificidades y restricciones asociadas concada tipo de destino.

3. Escribir el texto a enviar como SMS en el cuerpo del correo-e.

Nota: Se ignorarán los elementos adjunto para los destinos de SMS: todo el texto del SMS se debeescribir en el cuerpo del correo-e. Si el texto es demasiado largo para un solo SMS (según las normasdel SMS), este se dividirá automáticamente en varios SMS.


Capítulo 11 | Envío de SMS por correo-e

4. Enviar el correo-e.

XM Fax procesará su correo-e para enviarlo como SMS al o a los números de teléfono previstos.

Nota: XM Fax no emitirá ninguna notificación de entrega satisfactoria. Sin embargo, si se rechaza sumensaje, recibirá una notificación de no entrega (Non-Delivery Receipt - NDR).


Capítulo 11 | Envío de SMS por correo-e

Índice

Aacceso a la Web

redactar faxlengüetas

Información sobre el remitenteInformación de facturación 126Información de la empresa 126Información personal 126

pestañasOpciones fax 127

add-in para Outlook 66Agenda telefónica local 24Agenda telefónica web 24agendas

añadir 31apertura 31búsqueda

buscar un contacto 33búsqueda avanzada

usando 34búsqueda básica 33

compactar la base de datos 33contactos

añadir 32editar 32eliminar 32

defecto 27fuentes de datos externas

Importarejemplo 35

vinculaciónejemplo 36

vinculadosactualizar 36, 37dinámica 36limitaciones 36tratada como lista de contactos 36

gruposañadir 32añadir o eliminar

contactos o grupos 32eliminar 32

lanzarde SendFAX 27

listas de contactosañadir 31eliminar y renombrar 31

menúsArchivo 28Edit (editar) 29Herramientas 29Ver 29

visualizarencabezados de columna

añadir y eliminar 28

agendas (continuado)visualizar (continuado)

encabezados de columna (continuado)seleccionar como una clave de ordenación 28

agendas telefónicas 24, 27, 29, 30, 35, 136, 137campos de información

adicional 30Cliente de web

acceder, navegar 136gestionar contactos

crear un contacto 137contactos

listas de contactos 29fuentes de datos externas

importaratribuir campos 35

organización 35anotaciones 43, 44

añadir 43tipos 43trabajar con anotaciones 44

añadir información del destinatariocliente de correo-e (SMTP) 58Outlook 73

añadir un destinatario a partir de la agendaemail cliente (SMTP) 61IBM Notes (formulario) 80

añadir un destinatario a partir de la lista de contactosOutlook 74

Aplicaciones de Windowsenviar fax desde XMPrintToMail 48enviar faxes usando SendFax 47

archivos .cse 86autentificación SMTP

con códigos de cuerpo 65

Ccambio de la información del remitente

cliente de correo-e (SMTP) 57Formularios de Outlook 71IBM Notes (formulario) 77

cambio de la portadacliente de correo-e (SMTP) 57Formularios Outlook 70IBM Notes (formulario) 77

cambio de la portada, información del remitente y opcionesde fax

IBM Notes (formulario) 77Outlook 70

cambio de las opciones de faxcliente de correo-e (SMTP) 57Formularios de Outlook 71IBM Notes (formulario) 78

campos personalizados 108, 115cancelar la transmisión de una página con SendFAX 18

XM Fax 9.1 | GUÍA DEL USUARIO Índice - 1

cliente de correo-e (SMTP)añadir información del destinatario 58cambiar la información del remitente y las opciones defax 57cambio de la portada 57enviar un fax 56gestión de destinatarios 58recibir una vista preliminar 64ver nombre 59

Cliente de web 97, 98, 99, 100, 101, 102, 105, 106, 107, 108, 109, 110, 111, 112, 113, 114, 115, 116, 117, 118, 119, 120, 122, 123, 124, 125, 128, 141

Barra de navegación superior 98cambiar la contraseña 100cambio del idioma visualizado 99carpetas de fax 100cola de salida

detalles del fax 118, 119gestión de faxes 117propiedades de fax 119vista del fax 119

conectándose a 97formato para ver los faxes 99historial de entrada

detalles del fax 105, 106, 107, 108, 109faxes actuales 101faxes eliminados 102gestión de faxes 102historial de encaminamiento de faxes 108notas de fax 109propiedades de fax 107vista del fax 106

historial de salidadetalles del fax 113, 114, 115faxes actuales 111faxes eliminados 111gestión de faxes 112notas de fax 115propiedades de fax 114visualizar los faxes 114

lexicon 141opciones 99ordenar y buscar

función de búsquedaCola de salida

búsqueda avanzada 123Historial de entrada

búsqueda avanzada 122búsqueda simple 120

Historial de salidabúsqueda avanzada 123búsqueda simple 123

función ordenar 120panel de navegación izquierdo 98redactar 99, 124redactar fax

archivos adjuntos 125crear y enviar un fax 128destinatarios 125pestañas

Redactar 124

código de larga distanciaen el cliente de correo-e (SMTP) 58en el Cliente de web 128en IBM Notes (formulario) 79en Outlook 72en SendFAX 19

códigos de cuerpogrupos atómicos 63para información del destinatario 65para la autentificación SMTP 65para la información del remitente 62para opciones fax 64sintaxis 62

conectándose ael Cliente de web 97SendFAX

sin resultado 13, 14usando

un cuenta en la nube 13una cuenta de dominio NT 12una cuenta del sitio 12

configuración de notificacióncambio en SendFAX 23

configuración de prioridadcambio en SendFAX 23

configurar el número de nuevos intentoscambio en SendFAX 23

Ddelegación 130, 132

opciones 132delegados

acceder a otra bandeja de fax 133añadir/gestionar 131definición 131

determinar números de faxIBM Notes (formulario) 80

Eeditor de portada 83, 84, 85, 86, 88, 89

lanzar 83menús

Actualizar 85Archivo 84Configuración 85Editar 85Variables 85Ver 85

portadasconfiguración de la resolución 89configuración de los parámetros locales 88configuración del formato de la página 88creación 86

eliminar una página con SendFAX 18email cliente (SMTP) 55, 56, 61

añadir un destinatario a partir de la agenda 61recepción de faxes 56usado para enviar faxes 55

enviar faxescon la función Fusión de faxes 50

Índice - 2 XM Fax 9.1 | GUÍA DEL USUARIO

enviar faxes (continuado)de SendFAX

con una resolución específica 24enviar faxes con clientes email 55enviar un fax

cliente de correo-e (SMTP) 56en SendFAX

desde una agenda telefónica (no mostrada) 20en una agenda telefónica 19manualmente 18

IBM Notes (formulario) 75Outlook 67

enviar y recibir faxes 1envío de fax programado

cambio del programa para un fax aplazado 118

Ffavoritos

para el reenvío 104faxes

en SendFAXimpresión 16

enviara través de una línea de mando 26con la función Fusión de faxes 50con SendFAX

con una resolución específica 24desde MS Word con la función Enviar fax 49

enviar y recibir 1monitoreo 93visualizar 39

Formularios Outlookcambio de la portada 70recibir una vista preliminar 70

Ggestión de destinatarios

cliente de correo-e (SMTP) 58IBM Notes (formulario) 79Outlook 72

gestión de documentos fax en SendFAX 16, 17grupos atómicos (códigos de cuerpo) 63guardar faxes con SendFAX 18

HHerramientas

para la web 2para Windows 1

Herramientas web 2Herramientas Windows 1

IIBM Notes

usado para faxear 75IBM Notes (formulario)

añadir un destinatario a partir de la agenda 80cambio de la portada 77

IBM Notes (formulario) (continuado)cambio de la portada, información del remitente y opcionesde fax 77determinar números de fax 80enviar un fax 75gestión de destinatarios 79

Icono de la barra de tareas de Windows 93imágenes bmp 83imprimir faxes con SendFAX 18imprimir faxes en SendFAX 16Información de la empresa

editar en SendFAX 21información del destinatario

adición con códigos de cuerpo 65información del remitente

cambio con códigos de cuerpo 62editar en SendFAX 21

insertar un documento con SendFAX 17

LLa función Enviar fax para Microsoft Word 49La función Fusión de faxes para Microsoft Word

enviar un fax 50lanzar SendFAX

por la primera vez 14por primera vez 10

lista de destintarios.en SendFAX

modificar los parámetros 20listas de contactos 25, 27, 29, 30, 31, 32

añadira una agenda 31

campos de informaciónadicional 30

contactosañadir 32editar 32eliminar 32

defecto 27eliminar desde una agenda 31predeterminado 29seleccionar 29

MMacro Fax Merge para Microsoft Word 50macros fax

para MS Word 49Microsoft Excel

fuente de datos externaejemplo de importación en una agenda 35ejemplo de vinculación con una agenda 36

Microsoft Exchangeconfigurar la conexión en SendFAX 10

Microsoft WordFax Merge 50uso de la función Enviar fax 49

monitoreofaxes y cuenta 93punto de monitoreo de la cuenta fax 93

mostrar las anotaciones 45


Nnúmero de la extensión

en el cliente de correo-e (SMTP) 58en el Cliente de web 128en IBM Notes (formulario) 79en Outlook 72en SendFAX 19

Oocultar las anotaciones 45opciones fax

cambio con códigos de cuerpo 64Outlook

add-in 66añadir información del destinatario 73añadir un destinatario a partir de la lista de contactos 74cambio de la portada, información del remitente y opcionesde fax 70enviar un fax 67gestión de destinatarios 72recepción de faxes 69usado para faxear 66

Pparámetros de transmisión

cambio en SendFAX 23pasarelas

para XMLconfigurar la conexión en SendFAX 10

pausaen cliente de correo-e (SMTP) 58en el Cliente de web 128en IBM Notes (formulario) 79en Outlook 72en SendFAX 19

portadas 83, 86, 87, 88, 89, 90, 91configuración de la resolución 89configuración de los parámetros locales 88configuración del formato de la página 88creación 86Objetos compatibles OLE 2.0

conversión 91edición 91gestión de objetos vinculados 91integración 90vinculación 91vinculados

edición 91variables 87

propiedades de fax adicionales 108, 115propietario

añadir/gestionar delegados 131definición 130

punto de monitoreo de la cuenta de faxconfiguración 94

punto de monitoreo de la cuenta faxdescripción 93

Rrecepción de faxes

email cliente (SMTP) 56Outlook 69

recibir una vista preliminarcliente de correo-e (SMTP) 64Formularios Outlook 70

reenviarbuscar y filtrar 105destinos rápidos 103favoritos 104generalidades 103Opción "Desadjuntar" para tareas repetitivas 104varios destinos 105

reordenar las páginas con SendFAX 18restaurar la transmisión de una página con SendFAX 18

SSendFAX 5, 7, 8, 9, 10, 11, 12, 13, 14, 15, 16, 17, 18, 19,

20, 24, 25, 26, 27, 43, 47accesada a través de la impresora virtual del servidor

faxseleccionar la interfaz de apertura por defecto 15

agendas telefónicasIntegración 24visualización 24

anotaciones 43conectándose a

sin resultado 13, 14usando

un cuenta en la nube 13una cuenta de dominio NT 12una cuenta del sitio 12

configuración de conexiónMicrosoft Exchange 10pasarela para XML 10

descripción de la interfaz 5enviar un fax

a través de una línea de mando 26con una resolución específica 24desde una agenda telefónica (no mostrada) 20en una agenda telefónica 19manualmente 18

faxesimpresión 16

gestión de documentos fax 16lanzar

por la primera vez 14por primera vez 10

listas de contactosselección 25

menúsAnotación 8Archivo 7Ayuda 9Editar 7Herramientas 9Miniatura 8Ver 7Vista preliminar 8


SendFAX (continuado)parámetros de conexión

SMTP 14parámetros email 14portadas

añadir un comentario 17seleccionar 17

visualización de la vista previa del faxanotaciones 43

SMTP 14Véase también email cliente (SMTP)configurar la conexión en SendFAX 14

Véase también email cliente (SMTP)

Uubicación

fuentes de datos externasenlazadas 27importar 27

predeterminadade las agendas telefónicas 27

Vver nombre

cliente de correo-e (SMTP) 59visualizador

faxesañadir anotaciones 42apertura

del cliente web 42guardar una copia local 42imprimir 42

lanzar 39menús e iconos 40utilidad 39visualizar

gestión 42visualizar los faxes 39

XXMPrintToMail 48


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