guÍa usuario del sistema de evaluaciÓn de desempeÑo
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GUÍA USUARIO DEL SISTEMA DE EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO
PERSONAL DE ADMINISTRACIÓN Y SERVICIOS.
Mayo 2018
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I. VISIÓN CORPORATIVA DE LA UNIVERSIDAD AUSTRAL DE CHILE
Nuestra Visión: Ser una universidad de excelencia, comprometida con el progreso, bienestar
y el desarrollo sustentable, a partir del saber científico y humanístico, el avance tecnológico
y la creación artística, concordante con su trayectoria de libertad, respeto y pluralismo.
Nuestra Misión: La Universidad Austral de Chile es una comunidad académica dedicada a la
enseñanza superior, al cultivo y difusión de la ciencia, la cultura y la creación artística en el
ámbito nacional e internacional. Mediante sus acciones contribuye con excelencia al
desarrollo sustentable y bienestar del país, desde el sur-austral de Chile, formando
profesionales y graduados ética y socialmente comprometidos, creando e investigando en
las diversas áreas del conocimiento científico, tecnológico, humanístico, artístico y social y
manteniendo una activa vinculación con el medio.
Nuestros Valores: a) Libertad: Entendida como la autonomía del trabajo académico en el
marco de los fines determinados por la organización; y la responsabilidad que conlleva el
ejercicio tolerante y plural de esa autonomía. b) Excelencia: Vocación de la Universidad para
realizar las tareas que le son propias con integralidad, calidad y rectitud superiores que la
haga digna de reconocimiento, confiabilidad y aprecio ante los destinatarios de su quehacer
académico. c) Responsabilidad social y compromiso con la Comunidad: Vinculación
efectiva y afectiva de la Universidad con la comunidad regional y nacional, que la mueve a
realizar y promover acciones tendientes a mejorar el bienestar de las personas, la protección
de la naturaleza y la responsabilidad social de nuestros estudiantes. d) Transparencia y
Responsabilidad Evaluativa: Práctica institucional guiada por la accesibilidad a toda la
información relevante para el quehacer de la comunidad universitaria y aquella de interés
público para la sociedad regional y nacional. Se asienta en una cultura evaluativa y
participativa capaz de dar cuenta de las tareas y resultados propios de su quehacer.
*Fuente: Plan Estratégico Institucional 2016-2019
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II. PRESENTACIÓN
El sistema de evaluación del desempeño está inserto dentro de la Política de Movilidad,
Promoción y Ascenso para personal de administración y servicios y tiene como propósito
contribuir al mejoramiento estratégico de la gestión en el desarrollo de personas, a través de
un ambiente laboral de excelencia que distinga a la Universidad como una opción de
enseñanza y aprendizaje de alto nivel.
III. OBJETIVOS DE LA GUÍA:
• Entregar y aclarar conceptos que faciliten el proceso de Evaluación del Desempeño para
el personal de administración y servicios.
• Preparar a los responsables de Unidades y Macrounidades en cómo evaluar el desempeño
de los trabajadores a su cargo.
• Conocer por parte de los evaluadores y evaluados los contenidos y definiciones del sistema
de evaluación del desempeño.
IV. PRINCIPIOS DEL SISTEMA DE EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO
OBJETIVOS DEL PROCESO DE EVALUACION DEL DESEMPEÑO.
• Proveer al trabajador de información que le permita mejorar su desempeño, superar sus
debilidades y consolidar sus fortalezas.
• Estimular compromisos y acciones de mejoramiento en el desempeño del trabajo, tanto
en lo referido al cumplimiento de tareas asignadas, como su desarrollo de habilidades
y conocimientos, a través de la identificación de causas de las diferencias entre el
rendimiento esperado y el obtenido.
• Orientar a las macrounidades / unidades para implementar acciones de desarrollo a
través de estrategias de enseñanza - aprendizaje.
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• Proporcionar a la Dirección de Personal y a la Jefatura directa, un instrumento que
facilite la provisión de cargos, la capacitación y la movilidad interna.
LOS PRINCIPIOS QUE RIGEN EL SISTEMA DE EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO SON:
• Transparencia
• Confianza
• Respeto
• Confidencialidad
• Asertividad
• Foco en el mejoramiento y desarrollo
RECOMENDACIONES BÁSICAS PARA EL INICIO DE LA EVALUACIÓN /AUTOEVALUACIÓN
• Conocer la razón de evaluar. Revise los objetivos contenidos en esta guía.
• Evaluar sobre la base de información representativa. Piense en ejemplos concretos y
característicos.
• Evaluar sobre la base de información suficiente. Busque toda la información necesaria
antes de iniciar la evaluación.
• Evaluar sobre la base de información relevante. Hechos críticos y significativos en el
desempeño del cargo. En este ámbito y los dos anteriores, resulta en extremo valioso el
llevar una bitácora de incidentes críticos acontecidos durante el período de
evaluación.
V. ROL DEL EVALUADOR(A) EN EL SISTEMA DE EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO
Siempre será el jefe directo o la persona que él designe (con similares responsabilidades y
autoridad formal sobre el evaluado) al inicio del período a evaluar.
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Rol del evaluador(a):
• Conocer la Política de Movilidad, Promoción y Ascenso.
• Conocer el Sistema de Evaluación del Desempeño.
• Haber comunicado los objetivos de su unidad y/o plan de desarrollo al evaluado(a).
• Dar las facilidades al evaluado(a) para que participe en las actividades propias del
proceso de evaluación de desempeño.
• Recopilar activamente información que le permita una opinión fundada sobre las
competencias a evaluar.
• Mantener una bitácora del desempeño del evaluado (hechos relevantes, notas de
mérito, etc.).
• Evaluar el nivel de desarrollo de la competencia o parámetro del evaluado y acordar
compromisos de desarrollo y mejora.
• Entregar retroalimentación permanente al evaluado.
• Aportará notas de mérito, documentos u otras evidencias y, proporcionará
verificadores que guíen el comportamiento a lo largo del período.
• Podrá evaluar solamente a las personas que estén bajo su dependencia directa.
VI. ROL DEL EVALUADO(A) EN EL SISTEMA DE EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO
Rol del evaluado(a):
• Conocer la Política de Movilidad, Promoción y Ascenso.
• Conocer el Sistema de Evaluación del Desempeño.
• Conocer y comprender los objetivos y proyectos de su unidad, entregados por su
jefatura.
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• Mantener una bitácora de su desempeño.
• Solicitar revisiones continuas a su evaluador y retroalimentación.
• Autoevaluar el nivel de desarrollo de su competencia o su parámetro de desempeño
y acordar compromisos de desarrollo y mejora con su evaluador.
VII. APLICACIÓN DEL SISTEMA DE EVALUACIÓN
Entre el 25 de junio y el 06 de julio de 2018, se desarrollará el proceso de Evaluación de
Desempeño con efectos de promoción y ascenso.
VIII. DISPOSICIONES GENERALES
En el mes de diciembre de cada año, o al término del proceso, la Universidad en conjunto
con el Sindicato, evaluarán el proceso de Movilidad Promoción y Ascenso y realizará los
ajustes necesarios que el Sistema de Evaluación de Desempeño requiera.
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Será sujeto de evaluación todo(a) trabajador(a) que labora en la Universidad, con contrato
de trabajo indefinido.
La evaluación entregará información para promociones, capacitación y será un insumo
importante para generar acciones remediales y de desarrollo para el evaluado(a).
Trabajador(a) que, por más de un mes, se encuentre ausente (licencia médica o se
encuentre con permiso con, o sin goce de sueldo), será evaluado(a) por el período
efectivamente trabajado, no pudiendo ser éste inferior a 8 meses de trabajo efectivo dentro
de un año calendario. Situaciones excepcionales deberán ser informadas, antes del inicio
del proceso, a Dirección de Personal y evaluadas por Comisión Técnica. De igual manera,
aquellos(as) evaluadores(as) que tengan menos de 8 meses en el cargo, deberán evaluar
en conjunto con jefatura anterior.
Existirán 4 categorías según puntaje logrado: Nivel Sobre lo Esperado (4 puntos), Nivel
Esperado (entre 3 y 3,9 puntos), Nivel bajo lo esperado (entre 2 y 2,9 puntos), Nivel muy
bajo lo esperado (entre 1 y 1,9 puntos). Existirá la alternativa no observado/no aplica para
evaluar competencias distintivas.
ESCALA DE EVALUACIÓN
Puntaje Categoría Descripción
4 Nivel sobre lo esperado Supera frecuentemente lo esperado para el cargo
3 Nivel esperado Cumple con lo esperado para el cargo
2 Nivel bajo lo esperado Cumple ocasionalmente con lo esperado, requiere
permanente guía y supervisión
1 Nivel muy bajo lo esperado No cumple con lo esperado para el cargo
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A partir del 1 de agosto la Comisión Permanente iniciará “Proceso de mejora”, revisando
aquellos casos evaluados con puntaje <= 2.90 por su jefatura.
Dirección de Personal emitirá una carta de amonestación para aquellas jefaturas que en
adelante no cumplan la tarea de evaluar sin justificación alguna, será parte de la carpeta
de vida del Evaluador(a) y restará posibilidades de ascenso o postulación a otro cargo, se
utilizará el mismo procedimiento que en los casos de no evaluación por la jefatura. En este
caso, se considerará el puntaje de la autoevaluación en reemplazo de la Evaluación de la
jefatura directa.
Para aquellos casos en que el evaluador es también evaluado y no se autoevalúe, las
evaluaciones del personal asociado a su supervisión serán invalidadas, en estos casos la
Comisión Ad-Hoc considerará el puntaje de la autoevaluación en reemplazo de la
Evaluación de la jefatura directa.
Respecto de los Evaluados (as), resulta necesario también clarificar la importancia y la
responsabilidad en sus procesos evaluativos, por lo anterior, Dirección de Personal emitirá
una carta de amonestación para aquellas Evaluados (as), que no cumplan la tarea
evaluarse sin justificación alguna, esta carta de amonestación será parte de la carpeta de
vida del trabajado(a) y restará posibilidades de ascenso o postulación a otro cargo.
IX. INSTRUMENTO DE EVALUACIÓN.
PARÁMETROS O COMPETENCIAS DEL SISTEMA
Concepto: ¿Qué entenderemos por parámetro o competencia?
Conjunto de conocimientos, habilidades, disposiciones y conductas que posee una persona,
que le permiten la realización exitosa de una actividad.
Principales aspectos de las competencias:
• Se ponen de manifiesto cuando se ejecuta una tarea o se realiza un trabajo con
diferentes grados de desarrollo.
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• Están relacionadas con la ejecución exitosa en una actividad, sea laboral o de otra
índole.
• Tienen una relación causal con el rendimiento laboral.
• Pueden ser generalizables a más de una actividad.
COMPETENCIAS DEL CARGO Y DESCRIPTORES (PONDERACIÓN 90%)
Parámetro/Competencias Descriptores (ejemplos)
Aplica normas de higiene y seguridad
en su trabajo
• Conoce y aplica el Reglamento Interno de
Orden, Higiene y Seguridad.
• Utiliza los implementos de seguridad
entregados por la universidad para realizar su
trabajo.
• Mantiene su estación de trabajo ordenada
• Conoce y aplica el protocolo de emergencia
en caso de que sea requerido.
Mantiene buenas relaciones
interpersonales con la comunidad
universitaria
• Responde amablemente el teléfono: saluda,
escucha, responde el requerimiento, se
despide.
• Atiende cordialmente: saluda, escucha
atentamente, demuestra interés, responde los
requerimientos y se despide.
• No existen reclamos sobre su forma de tratar
a las personas.
• Recibe felicitaciones formales por su trato.
Colabora en las tareas de la unidad
• Demuestra interés en colaborar en caso de
ausencia de un funcionario (a) sin que se le
solicite.
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• Acepta cuando se le solicita colaborar en las
tareas del funcionario (a) ausente
• Realiza las tareas de reemplazo con la
calidad y estándares acordados.
Cuida equipos materiales y
herramientas usados en la Universidad
• Utiliza correctamente y mantiene en buen
estado los equipos y materiales
proporcionados por la universidad.
• Informa oportunamente cualquier falla a su
jefatura.
Cumple horario o jornada de trabajo
• Cumple el horario de trabajo estipulado en su
contrato.
• Cumple la jornada de trabajo acordada
contractualmente.
Cumple con su trabajo en los plazos y
estándares solicitados.
• Cumple con las fechas acordadas de
entrega de su trabajo.
• Cumple con los requerimientos de calidad
acordados.
Propone ideas u otras formas de
trabajo que le permitan mejorar
• Sugiere espontáneamente ideas para
mejorar su trabajo.
• Propone iniciativas de mejora.
Solicita capacitación atingente al
cargo para mejorar su desempeño
• Solicita capacitación relacionada con su
cargo.
• Solicita ayuda o asesoría a quien corresponda
para mejorar su trabajo.
• Cuando desconoce la forma de realizar una
tarea, solicita ayuda.
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COMPETENCIAS DISTINTIVAS: RESPONSABILIDAD SOCIAL Y AMBIENTAL (PONDERACIÓN
10%)
Parámetro/Competencias Descriptores (ejemplos)
Contribuye a incrementar el atractivo de la
Universidad en su entorno.
• Manifiesta deseo de permanecer en la
universidad.
• Contribuye a la buena imagen institucional
de manera verbal y conductual.
• Cuida la infraestructura de la universidad
(instalaciones, equipos, jardines, áreas
comunes, etc.)
• Informa oportunamente cualquier situación
que perjudique la imagen de la
universidad.
• Recomienda la universidad.
Pertenece y participa en proyectos
comunitarios (sociales, deportivos culturales,
sindicales, educacionales, etc.)
• Es miembro formal y activo de un proyecto
comunitario.
Escucha y transmite requerimientos de la
comunidad universitaria a su superior
oportunamente.
• Mantiene actitud de “puertas abiertas”
para recibir requerimientos de integrantes
de la comunidad universitaria.
• Demuestra interés por los requerimientos de
la comunidad universitaria.
• Canaliza oportunamente a la unidad
pertinente requerimientos de la
comunidad universitaria.
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Posee conductas y prácticas que
demuestran preocupación por el medio
ambiente.
• Demuestra cuidado en el uso de los
servicios básicos (luz, agua, calefacción,
etc.)
• Cumple con los protocolos para el uso de
los residuos tóxicos y no tóxicos.
• Aplica las normas y procedimientos para el
reciclaje de papeles, plásticos, baterías,
etc.
• Informa oportunamente a quien
corresponde de cualquier situación que
ponga en riesgo el medio ambiente en la
universidad.
Pertenece y participa en proyectos o
iniciativas que promuevan el desarrollo
sustentable y la educación ambiental.
• Es miembro formal y activo de un proyecto
relacionado con el desarrollo sustentable y
la educación ambiental.
X. ERRORES MÁS FRECUENTES QUE SE DEBEN EVITAR
Algunos de los errores de evaluación más comunes, se originan en sesgos del evaluador
al juzgar a sus evaluados. Los más comunes son:
• Efecto de halo: se juzga al evaluado por una característica particular (positiva o
negativa) contaminando ésta todos los parámetros de evaluación.
• Importancia del cargo y no el desempeño: Algunos evaluadores tienden a reflejar en
las evaluaciones la importancia del cargo y no cómo la persona desempeña las tareas
del cargo. Es decir, si un individuo desempeña una función más importante que otro,
tiende a ser beneficiado en la evaluación. Suele ser un error frecuente cuando no se
tiene claro cuáles son los objetivos que se persiguen con una evaluación del
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desempeño o cuando no se tienen claros los conceptos de evaluación de cargo y
evaluación del desempeño.
• Conducta reciente: se juzga favorable o desfavorablemente basándose en las últimas
conductas que recuerda el evaluador, sean positivas o negativas.
• De benevolencia: se evalúa a todos los trabajadores por igual, colocándolos en el
extremo superior de la curva normal.
• De similitud: cuando uno de los evaluados tiene algún parecido con la forma de ser
del evaluador, si la autoestima de este último es alta, entonces dará una buena
calificación, si es baja, lo calificará mal.
• De familiaridad: cuando algún evaluado(a) guarda un parecido con un familiar
cercano del evaluador.
• De edad: es cuando se toma como parámetro la edad del evaluado(a) que se evalúa,
a favor o en contra.
• De antigüedad: afecta la evaluación que se haga, si el evaluado(a) tiene mucho o
poco tiempo en la institución.
XI. APELACIÓN AL PROCESO DE EVALUACIÓN.
Frente a cualquier situación que se considere que distorsiona una evaluación objetiva, las
personas podrán apelar de su evaluación a la comisión ad-hoc destinada a resolver estas
situaciones, siguiendo lo indicado en el siguiente diagrama y teniendo presente el instructivo
elaborado para tal efecto:
La comisión ad-hoc formada para estos propósitos será integrada por el Director de
Personal, un(a) representante del Directorio Sindical y otro(a) representante titular del
escalafón respectivo (los Directores Sindicales en lo que corresponde al personal afiliado
al Sindicato N°1), quienes determinarán, en primera instancia, si las personas cumplen con
los requisitos mínimos de apelación, vale decir, si adjuntan los verificadores que
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fundamentan su apelación. Se analizará, además, si tales verificadores corresponden a
una justificación para corregir la evaluación que ha otorgado la jefatura.
La comisión ad-hoc revisará las situaciones que según el evaluado o evaluador pudieran
obstaculizar un proceso objetivo, la comisión revisará las apelaciones y dará a conocer su
parecer y resolverá, en definitiva.
Por otra parte, también revisará la consistencia entre la autoevaluación y la evaluación del
trabajador si presentan igual ponderación. Si la evaluación y la autoevaluación son idénticas,
serán revisadas por la comisión para determinar si estas son espontáneamente iguales,
asimismo verá las situaciones en que el rango o diferencia de puntaje entre ellas es igual o
mayor a un 30%.
En definitiva, cautelará que este proceso se lleve a cabo con la mayor rigurosidad posible,
tomando en cuenta la evidencia física o digital que se presente. En este sentido, tanto la
Dirección de Personal como la Comisión Permanente cautelarán que aquellas evaluaciones
con nota 4.0 o 1.0 sean debidamente respaldadas con evidencia, de lo contrario, la nota de
evaluación será modificada a 3.0, es decir, en lo esperado para el cargo.
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XII. ALGORITMO DE MOVILIDAD
Dentro de la Evaluación de Desempeño los parámetros del cargo (8) ponderan un 90%, el 10 %
restante corresponden a Responsabilidad Social y Ambiental (5). Las mismas ponderaciones
corresponden a la autoevaluación.
Evaluación de Desempeño = (50% Ev. Desempeño Jefe Directo + 50% de la Autoevaluación de
Desempeño)
Dentro de la Evaluación de Desempeño se evaluarán los parámetros del cargo (8), que ponderan
un 90%, el 10 % restante corresponden a Responsabilidad Social y Ambiental (5).
ESCALA DE MOVILIDAD
XIII. REQUISITOS PARA OPTAR A MOVILIDAD
Los requisitos para optar a movilidad dentro de su escalafón son los siguientes:
a) Puntaje igual o superior a 3.2 en evaluación de desempeño (promedio evaluación jefe
directo y autoevaluación considerando dos decimales de aproximación)
b) El tiempo establecido como requisito para ascender para todos los escalafones es:
i. 5 años de antigüedad en la Universidad
Ranking Puntaje Movilidad
Nivel sobre lo esperado 4,0 SI
Nivel esperado 3,0 – 3,99 SI ≥ 3,20
Nivel bajo lo esperado 2,0 – 2,99 NO
Nivel muy bajo lo esperado 1,0 – 1,99 NO
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ii. 4 años de permanencia en el escalafón
iii. 2 años de permanencia en la categoría.
c) Las horas de capacitación establecidas serán 20 horas anuales. El corte para la
consideración de los cursos de capacitación, serán aquellos cursos pertinentes
finalizados y aprobados desde el 01 de agosto de 2016 hasta el 31 de mayo de 2018.
d) Podrán optar a movilidad quienes, además tengan cuarto año medio rendido y
aprobado.
e) En igualdad de condiciones se considerarán los siguientes criterios:
• La nota se verificará con corte dos decimales (0, 00).
• Ante la misma nota, se dará prioridad:
i. Antigüedad en la Universidad.
ii. Antigüedad en el escalafón.
iii. Grado o nivel dentro de su escalafón.
f) Existirán 90 cupos para movilidad, según lo establecido en contrato colectivo vigente
(Título X art. 10.1) los que serán distribuidos por escalafón de manera porcentual según
criterio a acordar con Sindicato de Trabajadores N°1, adicionalmente se incorporarán
cupos por inclusividad referente al punto “C” del Título XV precedente.
XIV. CONCLUSIONES
Con esta Política de Movilidad basada en un Modelo de Evaluación de Desempeño
tanto laboral como de participación del trabajador en iniciativas internas y externas de
la UACh, se espera implementar un sistema de gestión del desempeño que su propósito
último es el desarrollo de las personas en la Universidad y que este desempeño este
alineado a los objetivos estratégicos, al crecimiento de la Institución y al crecimiento
de la Comunidad Universitaria.
“Si cada trabajador crece en competencias, habilidades, servicios, liderazgo,
conocimiento, estará contribuyendo al desarrollo de la Universidad Austral de Chile”.