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Guía para la elaboración de Instrumentos Normativos y

Administrativos inscritos en el Programa de Mejora y

Simplificación Regulatoria Interna

Coordinación General de Transformación y Desarrollo

Institucional

FICHA TÉCNICA JURISSSTE

Denominación: Guía para la elaboración de Instrumentos Normativos y Administrativos Inscritos en el Programa de Mejora y Simplificación Regulatoria Interna.

Elaboró: Coordinación General de Transformación y Desarrollo Institucional.

Autorización: Guía elaborada por la Coordinación General de Transformación y Desarrollo Institucional y aprobada por la Subdirección General Jurídica.

Fecha de expedición: 15 de agosto de 2008.

Fecha de entrada en vigor: 15 de agosto de 2008.

Coordinación General de Transformación y Desarrollo Institucional Hoja: 5 de 22

Subdirección de Innovación y Calidad Código:

Guía para la elaboración de Instrumentos Normativos y Administrativos inscritos en el Programa de Mejora y Simplificación Regulatoria Interna

Revisión: 0Fecha de Elaboración: 16/06/2008


Elaboró Revisó Aprobó





Índice Página

Introducción 3

Objetivo de la Guía 3

Fundamento Legal 4

Glosario de Términos 5

Políticas 6

Metodología 9

Registro de propuestas en el Programa de Mejora y Simplificación Regulatoria 15

Anexos 16






Introducción

La Subdirección de Innovación y Calidad, en su carácter de Secretaría Técnica del Comité de Mejora Regulatoria Interna (COMERI), elabora la presente Guía con el propósito de proporcionar a las Unidades Administrativas Centrales y Desconcentradas del Instituto así como a los miembros permanentes de la Mesa de Mejora Regulatoria, los elementos necesarios para la integración y elaboración de instrumentos normativos y administrativos con base en los criterios de simplificación administrativa y regulatoria aplicables, así como las directrices establecidas para su elaboración y presentación al COMERI establecidas en el Manual de Integración y Funcionamiento del Comité de Mejora Regulatoria Interna.

Considerando que el buen desempeño de las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal deben su éxito a la práctica de mecanismos para eficientar la gestión administrativa, tales como la simplificación administrativa y regulatoria, aplicados a las políticas y procedimientos institucionales, como a prácticas y herramientas que apunten hacia la eliminación gradual de las cargas burocráticas gubernamentales en beneficio de la ciudadanía, este documento contiene elementos que deberán ser aplicados en las disposiciones que rigen la operación y funcionamiento del Instituto de Seguridad y Servicios Sociales de los Trabajadores del Estado.

En consecuencia, la presente Guía pretende, a través de las Unidades Administrativas Centrales y Desconcentradas del Instituto, establecer directrices claras y simplificadas que permitan mejorar la relación del Instituto con sus derechohabientes, de modo que se fomente e incentive la transparencia y rendición de cuentas, como principios de un Buen Gobierno.

Objetivo de la Guía

Que las Unidades Administrativas Centrales y Desconcentradas del Instituto cuenten con una herramienta que les permita aplicar criterios en materia de simplificación regulatoria y administrativa para la elaboración y actualización de los instrumentos normativos y administrativos que se inscriban al Programa de Mejora y Simplificación Regulatoria Interna para su revisión en las Mesas de Mejora Regulatoria.






Fundamento Legal

Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos (D.O.F. 5-Febrero-1917 y sus reformas).

Leyes

Ley del Instituto de Seguridad y Servicios Sociales de los Trabajadores del Estado. (D.O.F. 31-Marzo-2007).

Ley Orgánica de la Administración Pública Federal, Artículo 19. (D.O.F. 29-Diciembre-1976 y sus reformas).

Ley Federal de las Entidades Paraestatales (D.O.F. 14-Mayo-1986 y sus reformas).

Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental, Artículo 7 Fracción I y II; Artículo 9; Artículo 28 Fracción I y Artículo 61 Fracción I. (D.O.F. 11-Junio-2002 y sus reformas).

Reglamentos

Reglamento de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental, Artículo 5; Artículo 17; Artículo 18 y Artículo 24. (D.O.F. 11-Junio-2003).

Otras Disposiciones

Acuerdo por el que se establecen las Normas Generales de Control Interno en el ámbito de la Administración Pública. Artículo 1 y Artículo 3. (D.O.F. 27-Septiembre-2006 y sus reformas).

Estatuto Orgánico del Instituto de Seguridad y Servicios Sociales de los Trabajadores del Estado. (D.O.F. 6-Junio-1988 y sus reformas).

Manual de Organización General del Instituto de Seguridad y Servicios Sociales de los Trabajadores del Estado, expedido por Acuerdo de la Dirección General del Instituto, publicado en el D.O.F. el 26-Mayo-2006.

Manual de Integración y Funcionamiento del Comité de Mejora Regulatoria Interna, expedido por Acuerdo de la Dirección General del Instituto, publicado el 6 de Junio de 2003 y sus reformas.






Glosario de Términos

Con el propósito de facilitar la correcta interpretación y aplicación de la presente guía, a continuación se describen los conceptos más representativos:

Anteproyecto de disposiciones.- Documento que integra directrices de aplicación interna elaboradas, previas a su publicación e inicio de vigencia.

Comité.- Comité de Mejora Regulatoria Interna. Desregulación.- Representa la eliminación parcial o total de prácticas normativas internas que dificulten la gestión administrativa institucional (por falta de fundamentación, motivación, por ser anacrónicas, se encuentren abrogadas, derogadas, duplicadas o dispersas).

Documento.- Escrito en que constan datos fidedignos o susceptibles de ser empleados como tales para probar algo y pueden presentarse en forma impresa o soporte magnético.

Formato de Justificación Regulatoria.- Documento emitido por la Secretaría de la Función Pública, a través del cual las Unidades Administrativas y Desconcentradas del Instituto, proponentes describen las características de sus proyectos de disposiciones a modificar o de nueva creación, de conformidad con las disposiciones de la Secretaría de la Función Pública.

Instrumentos Administrativos.- Son documentos que sirven como medios de comunicación y coordinación que permiten registrar y transmitir en forma ordenada y sistemática la información de una organización, como manuales de organización, manuales de procedimientos, guías, entre otros.

Instrumentos Normativos.- Son preceptos de acatamiento obligatorio como el Estatuto Orgánico, Reglamentos, Acuerdos, entre otros.

Lenguaje Ciudadano.- Es una herramienta de simplificación regulatoria y una directriz de la Secretaría de la Función Pública referida en el Manual de Lenguaje Claro, cuyo propósito es utilizar menos recursos en explicaciones y aclaraciones sobre el contenido de los procesos, servicios, formatos y requisitos, cuando éstos son escritos en un lenguaje simple, claro y directo.

Mejora Regulatoria.- Conjunto de acciones que se realizan para eficientar la regulación de las actividades del instituto, también construye y actualiza el marco jurídico para subsanar vacíos, mejorar procesos y reformar la regulación vigente originada por los cambios económicos, sociales y tecnológicos.






Propuesta de Mejora Regulatoria.- Documento que las áreas proponentes inscriben al Programa de Mejora y Simplificación Regulatoria Interna que someten a evaluación de la Secretaría Técnica del Comité, a través de las Mesas de Mejora Regulatoria.

Regulación.- La regulación es el conjunto de instrumentos jurídicos que emplea un Gobierno Federal para establecer obligaciones y procesos con los que tienen que cumplir los particulares, las empresas y el gobierno mismo. Como actos legislativos o administrativos de carácter general, (leyes, reglamentos, decretos, acuerdos, normas, circulares y formatos), criterios, metodologías, instructivos, directivas, reglas, manuales, entre otros, a fin de asegurar la aplicación de las disposiciones en la realización de trámites y servicios.

Simplificación.- Acción y efecto de simplificar, es decir hacer más sencillo, más fácil y menos complicado algo. El uso de un lenguaje claro; la eliminación de trámites; procedimientos ágiles y sencillos; rediseño de procesos; gestión electrónica, son algunos elementos de simplificación.

Sobrerregulación.- Duplicidad en la emisión o aplicación de disposiciones o directrices para la regulación de un procedimiento, trámite o servicio, que dificulte la regulación interna o bien de lugar a la obsolescencia u omisión en la aplicación de disposiciones.






Políticas Generales

1. La presente Guía será aplicable para todas las Unidades Administrativas Centrales y Desconcentradas del Instituto que inscriban propuestas de mejora regulatoria al programa.

2. Será responsabilidad de las Unidades Administrativas Centrales y Desconcentradas del Instituto la inscripción, de sus propuestas de mejora regulatoria, de cualquiera de los instrumentos normativos que elaboren o actualicen con el propósito de regular las funciones sustantivas de sus áreas, en el Programa de Simplificación y Mejora Regulatoria Interna;

3. Los instrumentos normativos y administrativos deberán sustentarse necesariamente, en las atribuciones y facultades que le confiere principalmente, la Ley del Instituto de Seguridad y Servicios Sociales de los Trabajadores del Estado y el Estatuto Orgánico a cada una de las Unidades Administrativas Centrales y Desconcentradas del Instituto;

4. La elaboración de instrumentos normativos y administrativos que se inscriban o se hayan inscrito al Programa de Simplificación y Mejora Regulatoria Interna, deberán apegarse a los elementos de simplificación administrativa y regulatoria que se exponen en la presente Guía, así como, preferentemente, redactarse bajo criterios de lenguaje ciudadano;

5. Los instrumentos normativos y administrativos que se inscriban como propuestas al Programa de Mejora Regulatoria Interna, deberán acompañarse de forma obligatoria del Formato de Justificación Regulatoria establecido para tales fines, a efecto de que sean revisados en las mesas de mejora regulatoria interna;

6. Todos los instrumentos normativos y administrativos que se inscriban como propuesta de mejora regulatoria, deberán ser enviados en forma impresa y medio magnético (CD´s) a la Subdirección de Innovación y Calidad, a más tardar treinta días hábiles previos a la fecha de celebración de la Mesa de Mejora Regulatoria para su revisión; en caso contrario, se cancelará y se programarán los trabajos de revisión conforme a la disponibilidad con la que se cuente.

7. La Subdirección de Innovación y Calidad, a través de la Jefatura de Servicios de Estudios de Organización, será responsable de llevar a cabo la revisión previa al documento, debiendo enviar vía correo electrónico, a más tardar ocho días hábiles contabilizados a partir de la recepción del documento, las observaciones de estructura y forma a la Unidad Administrativa responsable;






8. Las Unidades Administrativas Centrales y Desconcentradas deberán atender las observaciones procedentes emitidas por la Subdirección de Innovación y Calidad y enviar el instrumento normativo modificado, vía correo electrónico, a más tardar cinco días hábiles previos a la celebración de la Mesa de Mejora Regulatoria a realizar, en caso de no cumplir este plazo, la sesión no podrá llevarse a cabo;

9. La Subdirección de Innovación y Calidad en su carácter de Secretaría Técnica del COMERI, será responsable de enviar a más tardar los cinco días hábiles previos a la celebración de la mesa, el documento sujeto a revisión a los miembros permanentes de la Mesa de Mejora Regulatoria, quedando como responsabilidad de estos últimos el análisis de dicho documento.

10.Será de la responsabilidad de los miembros permanentes e invitados a las Mesas de Mejora Regulatoria la revisión puntal del instrumento normativo o administrativo objeto de la mesa, emitiendo sus comentarios y observaciones por correo electrónico a la Jefatura de Servicios de Estudios de Organización, así como firmar la hoja de liberación de la propuesta sujeta a revisión en las Mesas de Mejora Regulatoria de dicho instrumento.






Metodología.

1. Criterios para la elaboración y actualización de Instrumentos Normativos

Una vez que los responsables de las Unidades Administrativas Centrales y Desconcentradas del Instituto, identifiquen los instrumentos a modificar o elaborar, se deberán considerar previamente los siguientes elementos:

Que el propósito del documento determine su naturaleza jurídica o administrativa con base en la Clasificación de Documentos Normativos y Administrativos determinados por la Secretaría de la Función Pública (Anexo1).

Identificar a quien se dirige el documento, a fin de que se empleen los términos y contenidos adecuados al perfil y expectativas del (los) usuario(s).

Definir los apartados que integraran el documento.

Se deberá identificar si el instrumento a elaborar no conlleva a una contravención o duplicidad con disposiciones vigentes, en caso de proceder llevar a cabo un esfuerzo para fusionar o unificar un solo instrumento.

Elaborar la redacción del documento haciendo uso del lenguaje ciudadano, atendiendo a los siguientes criterios o elementos aplicables según corresponda a la temática del documento:

a) Emplear texto claro, preciso y consistente.b) Mantener uniformidad en la terminología total del documento.c) Emplear palabras simples (Ejemplo: dilación = demora; empero = sin embargo;

óptimo = mejor), precisas, evitar palabras innecesarias.d) Utilizar frases breves y claras.e) Describir párrafos que transmitan de manera precisa la información al receptor.






2. Estructura por tipo de Documento

La conformación de los documentos corresponderá al tipo de instrumento normativo y administrativo que se elabore, especificándose a continuación algunos instrumentos:

2.1 Reglamentos:

La estructura del documento deberá elaborarse conforme a los siguientes elementos y en el orden que se indica a continuación:

Nombre completo del reglamento

Proemio.- Hacer referencia al fundamento normativo que otorga la facultad a la autoridad autoriza la creación o actualización del instrumento, señalando el artículo y en su caso, la fracción específica y fecha de su expedición.

Índice.- Deberá enlistar el contenido del instrumento, numerándose las páginas según corresponda a los capítulos, secciones, apartados, entre otros,

Articulado.- Llevar a cabo la descripción de normas o directrices, considerando lo siguiente:

Todos los artículos que se señalen deberán atender a una acción sustantiva a regular, no deberán incluirse acciones que no estén relacionadas directamente con su objetivo y la normatividad que dio origen al reglamento.

Cada artículo en su descripción deberá regular una sola acción a fin de asegurar su correcta interpretación y cumplimiento.

Se deberá incluir en forma enunciativa y no limitativa, el desarrollo de los artículos en el siguiente orden :

a) Describir el objetivo del reglamento de manera clara y precisa, es decir, la razón de ser del instrumento especificando el qué, mediante qué y el para qué.

b) Enlistar en orden alfabético los términos frecuentemente utilizados en el texto del reglamento y su descripción correspondiente, a fin de clarificar e interpretar adecuadamente el contenido del mismo.






c) Indicar el ámbito de aplicación del reglamento, es decir, la (s) unidad (es) administrativa (s) y/o los sujetos obligados a su cumplimiento, sujetos responsables de vigilar su aplicación e interesados en el reglamento.

Incluir todas aquellas declaraciones, instrucciones, recomendaciones y/o requisitos de aplicación al reglamento, que puedan clasificarse en generales, específicas y particulares, según corresponda a la materia que regule el reglamento.

Artículos Transitorios.- Disposiciones que regulen acciones temporales, a partir de la entrada en vigor del reglamento en cuestión y la normatividad que deja sin efecto, así como posibles excepciones a la aplicación del nuevo ordenamiento.

2.2 Lineamientos:

La estructura de los lineamientos se elaborará de conformidad a la materia que regule el documento, debiendo incluir necesariamente el desarrollo de los siguientes aspectos:

Nombre completo de los lineamientos

Índice.- Hacer referencia a los apartados que integran los lineamientos.

Objetivo.- Describir de manera clara y precisa la razón de ser de los lineamientos especificando el qué, mediante qué y el para qué.

Fundamento legal.- Hacer referencia a la normatividad (leyes, acuerdos, otras disposiciones de orden federal e instrumentos normativos institucionales) que dan origen a los lineamientos, señalando el artículo y en su caso, la fracción específica y fecha de su expedición.

Ámbito de aplicación.-, Hacer referencia a la (s) unidad (es) administrativa (s) y/o los sujetos obligados a su cumplimiento, sujetos responsables de vigilar su aplicación e interesados en los lineamientos.






Descripción de los lineamientos.- Precisar y especificar el mecanismo para el cumplimiento de las directrices señaladas en los lineamientos, haciendo uso de adjetivos de modo, tiempo y lugar, o en su caso, precisiones que aseguren el adecuado cumplimiento de las mismas, así mismo, atender a las aplicaciones indicadas en el apartado de Criterios para la Elaboración y Actualización de Instrumentos Normativos de la presente guía.

Glosario de términos.- Incluir las definiciones, terminología, abreviaturas que sean necesarias para la correcta interpretación y aplicación de los lineamientos, debiendo ser enlistadas en orden alfabético.

Anexos.- Integrar los instrumentos que sirvan de apoyo en la ejecución de la guía los cuales podrán ser formatos o elementos de apoyo para realizar la acción o actividad objeto de la guía.

2.3 Manuales:

La estructura de los manuales dependerá del tipo de manual del que se trate para lo cual se deberá atender a las guías institucionales según corresponda: manuales de organización, manuales de procedimientos y manual de integración y funcionamiento de órganos colegiados (comités y subcomités).

2.4 Guías:

La estructura de la guía deberá elaborarse conforme a los siguientes elementos y en el orden que se indica a continuación:

Nombre completo de la guía

Índice.- Hacer referencia a los apartados que integran la guía.

Introducción.- Definir de manera breve el propósito de la guía, así como los antecedentes que dieron origen a la necesidad de elaboración.

Objetivo.- Describir de manera clara y precisa la razón de ser de la guía especificando el qué, para quien va dirigida y el para qué.






Fundamento Legal aplicable.- Enunciar las Leyes, Reglamentos, ordenamientos de carácter federal e instrumentos normativos institucionales que se refieren de manera directa al contenido de la guía, señalando el artículo y en su caso, la fracción específica y fecha de su expedición.

Glosario de términos.- Incluir las definiciones, terminología, abreviaturas que sean necesarias para la correcta interpretación y aplicación de la guía, debiendo ser enlistadas en orden alfabético.

Políticas.- Se deberá atender a las características señaladas en el apartado de políticas del presente documento.

Metodología.- Precisar de manera clara aplicando lenguaje ciudadano y en secuencia cronológica las instrucciones que deberá seguir el responsable de su aplicación en una actividad o acción específica.

Anexos.- Integrar los instrumentos que sirvan de apoyo en la ejecución de la guía los cuales podrán ser formatos o elementos de apoyo para realizar la acción o actividad objeto de la guía.






3. Presentación y Registro de Propuestas de Mejora Regulatoria

Para la presentación y registro de las propuestas de mejora regulatoria se deberán llevar a cabo los siguientes pasos en el orden que se establece:

1. Enviar a la Jefatura de Servicios de Estudios de Organización de la Subdirección de Innovación y Calidad el proyecto de documento para su revisión de forma y estructura.

2. La Jefatura de Servicios de Estudios de Organización revisará y en su caso señalara las adecuaciones a realizar en el documento.

3. Llevar a cabo la integración preliminar del documento debiendo incluir las adecuaciones procedentes propuestas por la Jefatura de Servicios de Estudios de Organización.

4. Enviar el instrumento normativo administrativo a la Secretaría Técnica del COMERI acompañado del Formato de Justificación Regulatoria debidamente integrado conforme al instructivo de llenado (Anexo 2) para ser sometido a la revisión de la Mesa de Mejora Regulatoria que le corresponda.

5. Los miembros de la Mesa de Mejora Regulatoria llevarán a cabo la revisión del documento de conformidad a lo establecido en el Manual de Integración y Funcionamiento del COMERI, emitiendo la “Hoja de Liberación”






ANEXOS






Anexo 1. Instrumentos Normativos y Administrativos

INSTRUMENTOS PROPÓSITO TIPO DE INSTRUMENTO

AcuerdoDefine ó delega funciones, atribuciones o acciones específicas para una actividad u Objetivo.

Normativo

Guía

Expone recomendaciones para la ejecución de procesos, actividades o cumplimiento de obligaciones y trámites, que regulan directamente las funciones del área.

Administrativo

LineamientosEstablecer los términos, límites y características de las actividades del sector público.

Normativo

Manual

Establecer instrucciones detalladas y precisas para realizar de forma ordenada y sistemática las funciones, procedimientos y atribuciones conforme a objetivos institucionales y de acuerdo a políticas concretas.

Normativo

Norma Dirigir la actuación general de los servidores públicos. Normativo

Oficio

Regular o dar instrucciones específicas sobre asuntos propios de la APF; por su naturaleza es de aplicación temporal y para un universo limitado de destinatarios.

Normativo

Política

Instruir a los servidores públicos sobre cómo realizar una tarea, comisión o actividad determinada conforme a objetivos institucionales establecidos.

Normativo

ReglaDefinir los preceptos fundamentales sobre aspectos técnicos y operativos en materias específicas.

Normativo






Anexo 2. Formato de Justificación Regulatoria






El instructivo de llenado de este formato se encuentra publicado en la Normateca Federal en la página: http://www.normateca.gob.mx//NF_HSR.php?Datos=9.


http://www.normateca.gob.mx//NF_HSR.php?Datos=9

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