guía rápida de acceso al portal bsos bs-factura
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Guía rápida de acceso al portal BSOS BS-Factura
Guía del proveedor
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Guía de acceso
Contenido 1. Acceso al portal BSOS de BS-Factura .................................................................................... 2
2. Opciones del usuario emisor ................................................................................................. 3
2.1. Grabación de facturas ....................................................................................................... 3
2.2. Grabación de suplidos de una factura............................................................................. 13
2.3. Consulta de facturas ........................................................................................................ 13
2.4. Reenvío de una factura ................................................................................................... 16
2.5. Añadir documentos adjuntos a una factura .................................................................... 17
2.6. Borrado de facturas ......................................................................................................... 18
2.7. Configuración de notificaciones por mail........................................................................ 18
3. Anexos ................................................................................................................................. 20
4. Contactos ............................................................................................................................ 21
Versión del documento Fecha de revisión
5.0 25/06/2018
6.1 16/07/2019
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Guía de acceso
1. Acceso al portal BSOS de BS-Factura
Para acceder al portal BSOS de BS-Factura se debe usar el siguiente enlace:
https://www.bsfactura.com/bsfzk6/home/login.zul?portal=bsos
Pantalla de login
Tras introducir las credenciales de acceso, se accede al portal:
Menú principal
La página se estructura de acuerdo a los siguientes bloques:
1. Menús generales de la aplicación
2. Bienvenida personalizada: presenta el nombre del usuario y la fecha de la última
conexión
3. Presentación y acceso directo a las opciones consideradas más frecuentes
Las principales funcionalidades que se pueden realizar son las siguientes:
Opciones comunes a todos los usuarios:
Inicio: Página principal de la aplicación. Se muestra cuando el usuario se identifica en
el portal BS Factura.
Opciones: Página que permite personalizar el formato de descarga de facturas, así
como la activación y desactivación de notificaciones.
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2. Opciones del usuario emisor
2.1. Grabación de facturas
Existen en el portal dos opciones disponibles para grabar facturas.
a) Grabación de factura mediante formulario
b) Carga de facturas mediante fichero
a) Grabación mediante formulario:
Permite cargar facturas mediante un formulario interactivo, informando todos los datos
necesarios para el correcto procesado de dicha factura.
En el momento de la grabación se deberá adjuntar un documento pdf de la factura y se
podrá adjuntar también otro documento.
Uso de acceso directo:
Accesos directos al menú
Uso del menú superior:
Menú de acceso a crear factura
Acceso al formulario para introducir los datos:
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Formulario de introducción de datos de factura
A continuación se intenta explicar cada sección del formulario de factura.
Sección “Creación Interactiva de la factura”:
Sección de emisor/receptor
Los datos del emisor se corresponden con los que se han facilitado para el alta en el portal
y no se pueden modificar. El receptor será obligatorio y se deberá seleccionar de la lista.
Sección “Identificación de la factura”:
Sección que identifica la factura
Obligatorio. En esta sección se debe indicar si la factura es original o rectificativa, el
número y número de serie de la factura, la fecha y la divisa del importe de la factura.
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Sección “Datos complementarios de la factura”:
Sección de datos complementarios
Obligatorio. En esta sección el emisor podrá añadir comentarios adicionales a la factura y
adjuntar, además del pdf de la factura, un documento adicional.
El documento pdf a adjuntar en esta sección deberá ser un documento único donde se
incluya la imagen de la factura principal y la de TODOS los suplidos (si los hubiera).
Así mismo, deberá indicar cierta información (explicada a continuación) que identifique el
tipo de factura y que permitirá asignar la factura al circuito de aprobación
correspondiente.
Según la tipología de la factura se deberá seleccionar una opción u otra.
A continuación se detallan los diferentes tipos de circuitos previstos actualmente:
Circuito de pre-adjudicación:
Se deberá seleccionar la opción de “Código se servicio”, donde
- Código de servicio: el código indicado por el gestor
- SEDAS y AUTOS
- Tipo de factura: indicar si pertenece a pre-subasta o post-adjudicación
Pantalla de Datos complementarios
Circuito de post-adjudicación/daciones:
Se deberá seleccionar la opción de “Número de autorización”, que será el indicado por
el gestor.
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Pantalla para indicar número de autorización
El gestor de la unidad correspondiente deberá indicar el número de autorización que
se debe utilizar y también el número de gestor (si aplica).
Para las unidades de Solvia que tengan que indicar el desglose contra el que aplicar el
importe de una factura, además de adjuntar el pdf de la factura podrán adjuntar un
Excel con la información correspondiente.
En la figura siguiente se propone una estructura de fichero aconsejable, pero puede
variar dependiendo de las necesidades de cada unidad.
Ejemplo de fichero de desglose
Circuito de facturas de mantenimiento e inmuebles (DISI):
Se deberá seleccionar la opción “Código Mantenimiento y Obras Inmuebles”, e
introducir el número de código que el gestor de Banco Sabadell le haya indicado. Si se
desconoce, se deberá poner en contacto con su gestor.
Pantalla para informar Código Mantenimiento y Obras Inmuebles
Si el código no es el indicado por su gestor y no corresponde con la factura, dicha
factura le será rechazada en la etapa de aprobación.
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Circuito de facturas de gastos generales:
Se deberá seleccionar la opción de “Código de Gastos Generales” e introducir el
número de código que el gestor la haya indicado. Si se desconoce, se deberá poner en
contacto con su gestor.
Si el código no es el indicado por su gestor y no corresponde con la factura, dicha
factura le será rechazada en la etapa de aprobación.
Pantalla para informar código de Gastos Generales
Sección “Detalle de la factura”:
Sección de líneas de detalle
Opcional. En esta sección se deberán ir añadiendo las líneas de detalle que componen la
factura. En el caso de que la factura sea de sólo suplidos, esta sección no es necesario
cumplimentarla.
Si es necesario añadir más de una línea de detalle, se deberá pulsar el botón “Añadir línea
de detalle de factura” (ver 1 en figura anterior).
Si una factura tiene líneas de detalle que corresponden a suplidos, no se incluirán en esta
sección. Para ello existe la sección “Facturas de Suplidos”.
Sección “Facturas de Suplidos”:
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Sección de Facturas de Suplidos
Opcional. En esta sección se añadirá la información de cada suplido. NO se debe, en la
sección “Detalle de la factura” (de la factura principal), añadir ninguna información del
suplido.
Para añadir información de los suplidos, el proveedor deberá primero declarar el importe
total de los suplidos (ver 1 en figura). Posteriormente, a través del botón “Adjuntar
Factura Suplido” (ver 3 en figura) añadirá la factura de suplido.
Al pulsar el botón “Adjuntar Factura de Suplido” se abrirá un formulario de factura que se
deberá rellenar informando los campos obligatorios (marcados con un asterisco *).
En el formulario de grabación de factura de suplido NO ES NECESARIO adjuntar ningún
documento pdf, ya que el pdf de la factura de suplido se ha debido incorporar en el
documento pdf del formulario principal.
Cuando se grabe el suplido, el importe acumulado se actualizará (ver 2 en figura).
En el caso de que el importe acumulado sea superior al declarado, se le mostrará un
mensaje informativo:
Mensaje de aviso de importe de suplidos superior al declarado
En la factura principal se mostrará en rojo un mensaje informando del exceso, y no le
permitirá grabar la factura, mostrándole el mensaje de aviso anterior:
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Formulario principal - Resumen suplidos
Si el importe acumulado es inferior al importe declarado, le permitirá grabar la factura
pero quedará en estado “Pendiente de suplidos”.
La factura se verá en la pestaña “Emitidas” y se deberá completar para que pueda entrar
en el circuito de aprobación.
NOTA1: se permite una tolerancia de +/- 10 céntimos entre el importe acumulado y el
importe declarado de suplidos.
NOTA2: Cuando se pulse el botón “Adjuntar factura de suplido”, se abrirá una ventana
donde deberá añadir la información de la factura de suplido.
En esta nueva pantalla, en el campo “Observaciones” se deberá añadir información que
aparecerá como resumen del suplido en el formulario:
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Alta de un proveedor de un suplido:
Si el proveedor de un suplido no se encuentra dado de alta en la plataforma, se podrá
añadir la información correspondiente al emisor pulsando en la lupa, la cual abrirá un
formulario para dar de alta al proveedor en la plataforma.
Formulario de alta de proveedor de suplido
Una vez se haya completado el formulario de alta de proveedor, se vuelve al formulario
del suplido para continuar introduciendo la información del suplido.
Sección “Impuestos y Retenciones”:
Área de impuestos y retenciones
Sólo lectura. En esta sección se mostrará información de los impuestos y retenciones que
se hayan indicado en el momento de crear las líneas de detalle de la factura.
Sección “Anticipos”:
Sección de anticipos
Opcional. En esta sección se pueden detallar los anticipos que apliquen en la factura. No
es obligatorio informar esta sección.
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Sección “Datos de pago”:
Sección de datos de pago
Obligatorio.
Forma de pago: por defecto aparecerá marcada el método de pago ordinario del banco.
Actualmente aunque se cambie dicha opción, el método de pago será el que tenga
establecido el banco por defecto.
Fecha de pago: es orientativa y obligado informar por normativa, aunque el banco tiene
establecido sus fechas de pago ordinarios.
IBAN: deberá seleccionar una de las cuentas que aparezca en la lista y que será la que en
su momento se le comunicó al banco para los pagos.
En caso de que se desease el pago en otra cuenta y no apareciera en la lista, se deberá
seleccionar la opción de “IBAN NO dado de Alta” y el equipo de administración de facturas
se encargará de gestionar el alta del IBAN que se indique en la factura y de proceder al
pago en ese IBAN. Este paso no es bloqueante para la grabación de la factura, tan sólo se
debe asegurar que el número IBAN esté indicado en la factura.
Selección de IBAN
ES OBLIGATORIO que en el pdf de la factura que se adjunta, figure el IBAN/CCC en la cual
se quiere que se haga el pago de la factura.
NOTA: Si se selecciona “IBAN NO dado de alta” y en el pdf de la factura no viene indicado
claramente el número IBAN/CCC, la factura podrá ser rechazada.
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Sección “Total de la Factura”:
Informativo. En esta sección se muestra un resumen de la factura.
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b) Carga de facturas mediante fichero
A través del portal BSOS se podrán subir ficheros de facturas. Los ficheros deben ser en
formato XML FacturaE 3.2.
Antes de utilizar esta opción, deberá contactar con el mail que figura en el apartado de
“Contactos” de este documento, ya que se deben realizar ajustes que permitan la
grabación correcta de las facturas en el sistema.
Una vez se tenga la conformidad del equipo técnico de BS-Factura para utilizar esta
opción de carga de facturas, los pasos a realizar son los indicados a continuación.
El acceso a la carga es a través del menú superior:
Opción de carga de ficheros
Se mostrará la siguiente pantalla:
Pantalla de selección de fichero
2.2. Grabación de suplidos de una factura
Si una factura tiene suplidos, cuando se ajunte el pdf de la factura principal, es importante
que en el mismo documento deban ir todos los suplidos. Si no se hace así, la factura será
rechazada cuando se valide.
El modo de grabar un suplido está indicado en el siguiente apartado: Sección “Facturas de
Suplidos”.
2.3. Consulta de facturas
El portal BSOS permite la consulta de las facturas grabadas y emitidas para poder ver el
estado de ellas en todo momento.
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Permite a los usuarios emisores la visualización de las facturas que han emitido y las que
están en proceso de carga. Además, pueden realizar acciones sobre ellas.
Cuando se añade una factura en el portal BSOS, dicha factura pasa a un estado
automático de “En Proceso de Carga”. No es necesario realizar ninguna acción sobre
dichas facturas: un proceso automático que se ejecuta cada hora cambiará dicho estado al
siguiente estado de la factura, que será “Factura Emitida”.
El acceso se realiza a través del menú superior, opción de Facturas:
Menú superior de facturass
Para evitar tener que mostrar un número excesivo de facturas en el primer acceso, la
búsqueda está inicializada por defecto a facturas introducidas en los últimos seis meses,
con el dato de búsqueda “Fecha Envío Desde” inicializado con esos valores.
Es decir, si el acceso se produce el día 31 de Marzo de 2016, se mostrarán las facturas
cuya fecha de introducción de facturas sea posterior al día 1 de Octubre de 2015.
Así mismo, se aplica el filtro de que las fechas de las facturas deben estar comprendidas
en los últimos dos años.
Pantalla de resultado de facturas
Se puede utilizar la funcionalidad de búsqueda avanzada, que se encuentra en la parte
superior, para refinar la búsqueda modificando los criterios de búsqueda:
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Búsqueda avanzada
Tras modificar los criterios de búsqueda, se debe pulsar el botón inferior “Ejecutar”. En la
pantalla de resultados inferior, se mostrarán las facturas introducidas en el sistema y que
cumplan los criterios de búsqueda introducidos.
Detalle de resultados
Consulta de facturas rechazadas:
Para poder ver si una factura ha sido rechazada, se debe usar el menú superior
“Facturas/Rechazadas”:
Opción de menú de facturas rechazadas
En esta pestaña se muestran también los suplidos. Es decir, si una factura principal tiene
dos suplidos y la factura ha sido rechazada (si se rechaza un suplido, se rechaza toda la
factura en su conjunto), se mostrarán tres facturas: los dos suplidos y la factura principal.
Al ir a consultar las facturas rechazadas, por defecto no se mostrarán ningún resultado. Es
necesario pulsar sobre la lupa (paso 1) para que la aplicación muestre resultados:
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Consulta de motivo de rechazo
Una vez se muestren los resultados, se podrá ver un detalle del motivo del rechazo
pulsando sobre el botón que aparecerá en la columna “Núm. Errores” (paso 2).
2.4. Reenvío de una factura
Sólo se podrá reenviar una factura dentro de los 90 días desde el momento en que se ha
grabado la factura en el portal.
Si una factura ha sido rechazada, el emisor tiene la posibilidad de reenviar dicha factura
con los datos corregidos, sin tener que volver a crear la factura desde cero.
Para ello se ha habilitado la opción de “Reenviar” desde la pestaña de “Rechazadas”.
NOTA 1: se deberá introducir de nuevo el documento pdf de la factura.
NOTA 2: una factura que se haya reenviado NO SE PODRA BORRAR de la pestaña
rechazadas.
Pantalla de reenvío de una factura
Una vez que la factura se haya reenviado y la nueva factura se pueda visualizar en la
pestaña de “Emitidas”, la factura reenviada que se encuentra en la pestaña de
“Rechazadas” mostrará una marca que indica que se ha reenviado y así poder
identificarlas:
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2.5. Añadir documentos adjuntos a una factura
En esta sección se muestra el procedimiento para adjuntar documentos a una factura.
En el momento de la grabación de una factura se deberá adjuntar un pdf de la factura y
también se podrá adjuntar un documento adicional.
Dichas opciones se encuentran bajo la sección de “Datos complementarios de la factura”.
Botones de adjuntar documentos
Si es necesario adjuntar más documentos, se podrá hacer pero una vez la factura se
encuentre en estado de “Emitida”. Para poder adjuntar documentos en una factura, los
datos de la factura tienen que estar creados en BS-Factura y la factura estar en un estado
diferente del de “Pendiente de Carga”, es decir, la factura debe encontrarse en estado
“Emitida”.
Los pasos a realizar son:
Se debe buscar la factura en la pestaña “Facturas/Emitidas”.
Sólo se permite adjuntar ficheros en una única factura, con lo que se debe seleccionar la
factura (una sóla) a la que se quiere adjuntar ficheros.
Una vez seleccionada una factura, se habilitará la opción de “Administrar adjuntos”.
Opción de administrar adjuntos
En la pantalla siguiente, elegiremos la opción “Alta” para adjuntar un nuevo fichero, o
seleccionaremos el icono de “Borrar” si deseamos eliminar un documento ya adjunto:
Detalle de administración de adjuntos
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Tras haber seleccionado la opción de alta, se debe seguir el wizard de Windows y aceptar:
Búsqueda de fichero a adjuntar
El nombre del documento no deberá contener tildes ni caracteres extraños. En caso
contrario, recibirá un mail indicando que la carga del documento no se ha podido realizar.
2.6. Borrado de facturas
Para borrar una factura el procedimiento es siempre el mismo: primero se debe
seleccionar una (o varias facturas) y pulsar sobre la opción de borrar:
Opción de borrado de facturas
El borrado de una factura en el portal sólo se puede realizar bajo las siguientes
circunstancias:
a) Facturas rechazadas: una factura que se encuentra en la pestaña de “Rechazadas”
puede ser eliminada, excepto si la factura rechazada proviene de un reenvío de una
factura rechazada previamente.
b) Facturas emitidas: una factura que se encuentra en la pestaña de “Emitidas” sólo
podrá ser borrada mientras no haya sido aprobada por el primer aprobador (puede
haber varios niveles de aprobación. Esto dependerá de la naturaleza de la factura).
Esto se notará porque si una (o varias) facturas seleccionadas ya han sido aprobadas
por un primer nivel de aprobación, no se habilitará la opción de “Borrar”.
2.7. Configuración de notificaciones por mail
Cada usuario podrá parametrizar qué notificaciones desea recibir por mail y decidir si
desea recibir o no notificaciones.
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La periocidad de notificaciones es única para todos los usuarios del portal BSOS: diaria.
Para poder recibir notificaciones se debe indicar una dirección de mail de notificaciones.
Para ello deberá ir a la opción del menú “Opciones” y seleccionar “Configuración Datos de
Usuario”:
Pantalla de Configuración de Datos de Usuario
Notificaciones de cambio de estado:
Se debe de seleccionar la opción del menú “Opciones” y seleccionar “Recepción de
cambios de estado”:
Pantalla de Notificación de Cambios de Estado
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3. Anexos
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4. Contactos
En caso de dudas o incidencias en la introducción de facturas, se dispone del siguiente canal de
información:
Correo electrónico: [email protected]